POLITCNICO DE COLOMBIA

EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GUA DIDCTICA
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DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS

MDULO DE FORMACIN: ACTIVIDADES DE CIERRE DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DE
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CIERRE DEL
PROYECTO
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no consigues lo que quieres Annimo
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ACTIVIDADES DE CIERRE DEL PROYECTO

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ACTIVIDADES DE CIERRE DEL PROYECTO

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Identifica el proceso de cierre del proyecto.

Conoce y aplica la metodologa para el cierre del proyecto.

Comprende las utilidades del software para el cierre del proyecto.

DESCRIPCIN DEL MATERIAL

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- Proceso de cierre del proyecto o fase
- Metodologa para el cierre del proyecto
CONTENIDO
- Aplicacin del software para el cierre del
proyecto

Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!

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ACTIVIDADES DE CIERRE DEL PROYECTO

INTRODUCCIN

Entre todas las fases que forman parte del ciclo de vida de un proyecto, hay una en
particular a la que se le dedica muy poco espacio o simplemente se omite de los
libros de texto y talleres, esta es la fase de cierre o terminacin. Esta etapa del
proyecto es considerada por muchos como antiptica, sin embargo, es tan
importante como la formulacin, gestin y evaluacin del proyecto.

A Pesar de que el cierre de todo proyecto debera estar rodeado de celebracin y

alegra ya que, en el mejor de los casos, significa el logro de los objetivos previstos
y la satisfaccin de la necesidad que dio origen a la intervencin, la conclusin del
proyecto suele crear algunos problemas y algn nivel de estrs en el equipo de
trabajo.

Algunos expertos afirman que el cierre del proyecto suele crear, entre otras cosas,
inseguridad laboral ya que las personas que conforman el equipo del proyecto o

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desarrollan cualquiera de las actividades de este, se quedarn sin empleo una vez
que se haya concluido con la intervencin. Este hecho puede generar incentivos
para que los trabajadores retrasen las obras con la finalidad de alargar el proyecto
y no quedarse desempleados, por lo que es importante prever este riesgo en la
etapa de planificacin y establecer mecanismos que permitan mitigarlo.

Otro problema que puede presentarse durante esta etapa es la deficiencia en la

transmisin del conocimiento a las personas que realizarn las actividades
operativas una vez que el proyecto haya culminado, ya que el equipo por lo general

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est muy ocupado en la terminacin de las actividades para ocuparse de entrenar

y capacitar al personal.

Y por ltimo la resistencia que existe a documentar y mantener un registro de todos

los acontecimientos ocurridos durante el proyecto, de manera tal que la informacin
pueda ser utilizada como gua para futuros proyectos.

El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos, segn lo refleja el

PMBOK:

- La administracin y cierre de contratos: que consiste, como su nombre lo indica,

en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a finalizar las relaciones
contractuales establecidas durante el desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso
y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

- El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la revisin de todos

los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se ha

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cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

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I. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO

El cierre de proyecto es la ltima fase del ciclo de vida del proyecto y es un proceso
que consiste en finalizar todas aquellas actividades realizadas a travs de los
diferentes procesos de gestin de proyectos para dar por terminado formalmente
el proyecto mismo.

El proceso consiste en revisar toda la informacin generada durante las fases del
proyecto para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto est completo, finalizar
las relaciones contractuales establecidas durante el proyecto, que el proyecto haya
cumplido con los entregables y sus objetivos, y que el cliente haya aceptado el
producto o servicio final resultante del proyecto.

Para ello es necesario que el lder y equipo de proyecto realicen un reporte de cierre
de proyecto, un documento en el que se plasmar la informacin ms relevante del
proyecto en cuanto a los resultados obtenidos, el cumplimiento de los objetivos, las
desviaciones de acuerdo a lo planificado, entre otros aspectos.

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Es importante mencionar que el cierre del proyecto no slo se compone de la
generacin del reporte, sino que incluye otras actividades esenciales como parte
del proceso, como por ejemplo:

Liberacin de los recursos, tanto de personal como de materiales y/o equipo,

su redistribucin y reasignacin a otros proyectos, en caso necesario.
Cierre de todos los contratos.
Recopilacin y finalizacin de todos los registros del proyecto.
Documentacin de los problemas que se enfrentaron en el proyecto y su
resolucin.

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Captura de lecciones aprendidas.

La celebracin del fin del proyecto.

II. METODOLOGA PARA EL CIERRE DEL PROYECTO

La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecucin del proyecto y el cliente

acepta el resultado. El propsito de realizar de realizar un cierre formal,
adicionalmente a ser un escenario de verificacin de cumplimiento de objetivos y
criterios de xito, es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de
mejorar el desempeo en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la
terminacin del proyecto se deben identificar e incluir en el plan de lnea base.

Estas actividades pudieran incluir organizar y archivar documentacin del proyecto,

recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de evaluacin posteriores a la
terminacin del proyecto, tanto dentro de la organizacin del contratista como en la
del cliente.

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La importancia fundamental del cierre de un proyecto radica en que permite
constatar qu se hizo bien durante el desarrollo del proyecto, identificar los errores
cometidos en la gestin y aprender de estos para no cometerlos en el futuro. De
esta manera la informacin obtenida permitir mejorar el trabajo y se convertir en
una fuente de informacin valiosa para la organizacin y para aquellos lderes y
miembros del equipo de proyecto que decidan en un momento futuro realizar un
proyecto similar al que se est finalizando. El reporte de cierre del proyecto
permitir, adems de sus beneficios, dejar constancia de la finalizacin formal del
proyecto.

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Elementos esenciales del reporte de cierre

Los componentes esenciales de un reporte de cierre son:
Informacin General: Es la informacin que permite identificar el proyecto,
como por ejemplo el nombre y cdigo del proyecto, el nombre del lder y el
financiador, la entidad ejecutora y la fecha de inicio y fin del proyecto.
Descripcin del Proyecto: Es una breve descripcin del proyecto. En esta
seccin se plasma informacin ms relevante sobre el proyecto, y que se puede
consultar en el Acta de Constitucin del Proyecto.
Revisin de Objetivos y Resultados: Esta seccin sirve para realizar la
comparacin de los objetivos y resultados en diferentes reas clave del proyecto
(alcance, tiempo, costo, calidad, etc.). Se establecen los objetivos, los criterios de
xito, los resultados obtenidos, y una explicacin de las variaciones encontradas.
Beneficios y/o Impactos del proyecto: En el caso de los proyectos de
desarrollo, una descripcin de los beneficios y/o impactos que el proyecto tuvo en
mbitos como la infraestructura, el crecimiento econmico y el desarrollo social.
Informacin de Contratos: Descripcin breve sobre el cierre de contratos del
proyecto.
Las firmas del lder de proyecto, el financiador y algn otro involucrado clave
que avalen la finalizacin formal del proyecto.

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Tambin es relevante aclarar que si por alguna u otra razn el proyecto se
da por concluido antes de la fecha de terminacin programada, es necesario
documentar formalmente el por qu se concluy el proyecto y los procedimientos
para la transferencia de los entregables terminados y sin terminar del proyecto
cancelado.

Las actividades necesarias para un cierre administrativo del proyecto o fase, incluye
metodologas paso a paso que direccionan:

Acciones y actividades necesarias para satisfacer criterios de finalizacin o

terminacin para la fase o proyecto.

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Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o

resultados del proyecto a la prxima fase o a produccin y/o operacin.

Actividades necesarias para recoger registros de proyecto o fase, auditar el

xito o falla del proyecto, reunir lecciones aprendidas y archivar informacin
del proyecto para uso futuro de la organizacin.

III. APLICACIN DEL SOFTWARE PARA EL CIERRE DEL

PROYECTO

El entregable de cierre de proyecto debe ser generado por el lder del proyecto al
final del proyecto, para registrar y hacer una revisin de lo que ocurri durante su
ejecucin y decidir cmo maximizar el valor del proyecto. El documento debe
derivarse teniendo como referencia los entregables Plan de Proyecto, Plan de
Calidad y Plan de Riesgos, de manera conjunta con la formalizacin de cambios

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aprobados.

El documento debe ser revisado en la reunin de cierre de proyecto y las

recomendaciones de la reunin, conjuntamente con el documento de cierre deben
ser presentados al comit del proyecto, financiador del proyecto o cliente para
permitir entonces que formalmente el proyecto sea cerrado (el entregable por
supuesto tendr las firmas de aprobacin).

Otra importante razn para originar este entregable es asegurarse de compartir las
mejores prcticas entre diferentes proyectos a travs de las lecciones aprendidas
que lega cada proyecto.

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Seguidamente se da una gua del contenido y razn de ser de cada una de las
secciones del entregable de cierre de proyecto:

Logros contra objetivos establecidos

Exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y establecer brevemente
cmo fueron alcanzados (o no) o qu fue cambiado.

Entregables
Establecer los entregables tal como fueron relacionados en los planes de proyecto
y calidad y su estado final (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). A
manera de ejemplo se refleja una seccin de la tabla en mencin incluida en el
entregable de un proyecto real.

Cambios de alcance aprobados durante el curso del proyecto

Relacionar los cambios de alcance aprobados durante el curso del proyecto y
describir su impacto sobre el proyecto. Las actas de su aprobacin (comit de
cambios) pueden ser un anexo del entregable de cierre.

Actividades de control de calidad

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Debe incluirse una tabla resumen de las actividades de control de calidad asociadas
a cada entregable en el plan de calidad y para cada una establecer si fueron llevadas
a cabo y una breve descripcin del beneficio.

Performance de ejecucin de las actividades del programa

En forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con
respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas
significativas, debe explicarse razn, plan de choque que se realiz y efecto sobre
el proyecto de manera general. Un buen nivel de sntesis es una tabla que incluya
actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicacin de varianzas con
el alcance aqu expresado.

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Performance de ejecucin del presupuesto

Al igual que en caso anterior, en forma breve debe exponerse como fue la ejecucin
del presupuesto con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades o rubros del
plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel
de detalle las razones de tales varianzas. Un buen nivel de sntesis es una tabla que
incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicacin de
varianzas con el nivel de cobertura aqu expuesto.

Impacto sobre el servicio

Si el proyecto impact la prestacin del servicio, debe explicarse en qu forma fue
impactado y qu manejo se realiz del impacto.

Evolucin de supuestos y riesgos

Relacionar los supuestos consignados en el Plan de Proyecto y establecer si fueron
correctos y cmo fueron manejados.

Relacionar del documento de Plan de Riesgos solamente aquellos riesgos que

terminaron impactando el proyecto y como fue manejado su impacto (en teora si
las medidas de contingencia estuvieron suficientemente estudiadas, tendra que ser

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lo realizado).

Acuerdos para soporte y evolucin

Brevemente describir los acuerdos para el soporte en curso, referenciando cuando
sea necesario un acuerdo de nivel de servicio (service level agreement) y el
resultado del traspaso a los usuarios y la organizacin de prestacin de servicios.

Reconciliacin del presupuesto del proyecto

Explicar el estado de las cuentas del proyecto, describiendo cuando sea necesario
acuerdos sobre la gestin de operaciones pendientes, tales como previsiones para
trabajo residual o la aprobacin de facturas pendientes.

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Lecciones aprendidas del proyecto

Explicar qu lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cmo pueden ser
comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la
organizacin.

Acciones y responsables
Acciones que deban ser llevadas a cabo, responsables de su cumplimiento y fecha
planeada de terminacin:

Completar entregables.
Hacer frente a las cuentas del proyecto.
Asegurar que los beneficios completos del proyecto sean alcanzados.
Comunicar y aplicar las lecciones aprendidas.

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Muchas gracias por su participacin en el Diplomado en Gerencia de

Proyectos!

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BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Gua de apoyo Project Professional. Plan de

modernizacin de la gestin institucional. 2012. 19p.

CMARA DE COMERCIO DE MEDELLN. Juan Carlos Garca. Gerencia de

Proyectos. 2013. 78p.

PONS, Juan Felipe. Anlisis terico del PMBOK y su puesta en marcha en

proyectos de edificacin. 2009. 236p.

HERNNDEZ, Mario. Administracin de proyectos de software PMI. Cierre de

proyectos. 2012. 08p.

CANO, Walter G. Introduccin a la gerencia de proyectos. Medelln. 2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y

contingentes de trabajo. Bogot. 2013. 47p.

CIBERGRAFA:

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