Manual Básico de Manejo de Access

Bases de Datos Microsoft ACCESS
Manual Bsico de manejo de Access (Microsoft).
1. Introduccin
Qu es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una escuela, de sus
alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le
llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y
manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como
totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Este gestor debe permitir en princip io:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos
aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, arch ivadores, pero en un momento
dado es conveniente acudir a las computadoras, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.
1.1 Tabla: registro y campo
Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de tablas como las que
podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefnica:
Agenda telefnica de alumnos

Nombre Direccin Telfono
Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457
Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566
Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234
En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para
que aparezcan de modo claro se organizaron en tres variables: Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que
aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una
persona buscando a partir de su nombre.
Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a
esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos organizado la
informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.
Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin asociada a

un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.
Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.
Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

1.2 Tipos de campos
En la agenda telefnica podemos ver que hay unos campos ms importantes que otros: as el Nombre es
fundamental para que el registro tenga sentido. Es raro que apareciera una direccin en la agenda sin ir
acompaado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que
definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.
1.3 Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefnica necesitamos una sola tabla,
pero puede haber casos en los que necesitemos ms de una.
La Facultad, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus alumnos.
Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las materias cursadas.
Facultad de Ciencias Sociales

Fecha Nombre Direccin Telfono. Carrera Materia Nota
2-3-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Metodologa 8
Trabajo
3-3-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Historia 7
12-3-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Economa 6
6-7-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Filosofa 8
Trabajo
7-7-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Psicologa 2
15-7-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Psicologa 6
5-12-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Psicologa 7
5-12-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Economa 7
12-12-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Filosofa 8
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se
plantea un problema: si cada vez que un alumno cursa una nueva materia se le tiene que abrir una ficha, en
poco tiempo los datos personales del alumno (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto
se multiplica por todos los alumnos la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes
innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz.
Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se relacionarn
por un campo comn en ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que un alumno curse
una nueva materia, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo
para que el Programa de base de datos sepa de qu alumno se trata. Para que se pueda establecer esta
relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del alumno,
el DNI).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le
llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos
plana.

1.4 Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos
Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir al
disear una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que
interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.
2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro de cada
tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la estructura de
la base de datos, ya que un mal diseo har que el s istema sea lento y los resultados no sean los esperados.
1.5 Bsquedas
En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un conjunto determinado de registros era
necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros
de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y prdida de
tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tena que seguir el proceso
contrario. En el caso de que se quisiera hacer una bsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo
(por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.
Cualquier programa de base de datos realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de los campos de la
base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacer bsquedas con varios criterios
distintos (de este autor y con fecha de publicacin posterior a esta), bsquedas combinadas (de tal autor o
de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la bsqueda es igual de rpido.
Una vez hecha la extraccin, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el total de la
base de datos (ordenarlos, informes) pero ejecutados nicamente sobre los registros extrados.
1.6 Formularios e informes
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir que deban tener
esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o extraerlos, ni que haya que
imprimirlos as.
Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero tienen una funcin
diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla,
mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.
1.6.1 Formularios
Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Esto
tiene motivos funcionales y estticos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas
relacionadas de forma que resulte mucho ms sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer
que no aparezcan determinados campos.
Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo de la Facultad. En
este tipo de bases de datos no interesar que todos los usuarios vean todos los datos.
Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin de los datos que
hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar alg n
registro.

1.6.2 Informes
Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de datos
tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato de tal forma
que generan de modo automtico cartas, etiquetas postales, listados.
2.1. Cmo crear un fichero de base de datos?

Al iniciar el programa se presentar la siguiente ventana:
Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecer otro cuadro de dilogo en el que se
dar nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el
contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn Crear. Aparecer la ventana de Access.
Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestaas se accede a los
distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y
mdulos.

3. Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una
hay que definir los campos que contendrn la informacin, es decir establecer la estructura que almacenar
la informacin...
3.1. Cmo crear una tabla?
Para crear una tabla se selecciona el botn Tablas y aparecern las diferentes opciones que presenta Access
para crear una tabla:
Crear en Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla.
Crear desde Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla
y la genera automticamente.
Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla
aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.
3.2. Las Vistas de la tabla
Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la
tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:

Vista Diseo Vista Hoja de datos

Desde esta vista se disean los campos pero no se pueden Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que
introducir datos. Si se desea introduc ir datos, se pulsa el contienen los campos o su descripcin.
botn se abrir la vista Hoja de datos. El aspecto es parecido
a una hoja de clculo en la cual los encabezados de las
Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a
columnas son los nombres de los campos y cada fila es un
introducir los datos pulsando el botn Vista.
registro.
3.2.2. Vista Diseo

Se elige Crear una tabla en Vista Diseo aparecer la siguiente ventana, que nos permitir manipular los
tipos de datos a cargar en cada variable o campo.
En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda co lumna el tipo de datos que ha
elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen
diferentes caractersticas del campo:
Nombre del campo: los nombres de los campos.
Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad.

Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los
datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de la Facultad. Se ha empezado con la tabla de los alumnos
pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, fecha de ingreso, lugar de
nacimiento, telfono, mail, etc.
En la figura anterior ya estuvimos definiendo condiciones de la estructura de la Tabla, en el campo CFSOC,

establecimos Tamao del campo, la obligatoriedad de cargar un dato (Requerido), y la regla que deben
cumplir los datos que se carguen (Regla de validacin), entre otras posibilidades para evitar la carga de
datos errneos.
Una vez definida la estructura a grandes rasgos de la Tabla Alumnos procedemos a guardarla. Al momento
de establecer el nombre de la misma. Access revisar la existencia o no de una clave principal que ordene y
organice la Tabla en cuestin.

3.3. La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica
cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o
almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la clave principal.
Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo nombre, pero el
nombre no es algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin se podran repetir en algn caso.
De modo que lo ms indicado es crear un cdigo nico para cada alumno, o utilizar el nmero de documento
como dato nico que identifica al registro (DNI).
Es decir los datos de un alumno no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que
cuando se quiera consultar el estado de un alumno se tendr la seguridad de que ah estn todos sus datos.
Se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin|Establecer C lave Principal.
No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no
se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo que se estable zca:

Si se elige la opcin " Si", Access crear automticamente un campo Autonumrico que ser la clave
principal.
3.3.1. Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples.
En nuestro caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual de la Clave principal en base a
asignarle al campo DNI dicha caracterstica, como se detalla en el 2do punto.
3.3.1.1. Claves principales de Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero
secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave
principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access
pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente,
Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.

3.3.1.2. Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza,
se puede designar ese campo como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece
la clave principal.
Guardar y repetir las opciones correspondientes a nuestra segunda tabla que terminara conformando el
motor de bsqueda de relaciones en nuestra base de datos.
Seguimos armando la estructura para nuestra Base de Datos Relacional. Nuestra segunda tabla nos permitir
generar la relacin para evitar cargar repetidamente la Carrera que cursa en la Facultad cada uno de los
alumnos registrados.
Si en la primer Tabla, el campo Carrera (CFSOC) contena la indicacin en un cdigo simple, pero cdigo al
fin, estamos en la necesidad de clarificar ese cdigo para los futuros trabajos dentro de la Base de Datos.
Para esto nos vemos en la necesidad de crear una Segunda Tabla para relacionarla con la Tabla Alumnos.
Entonces, nuestra segunda tabla tendr solamente dos campos (CFSOC; Detalle) en el primer campo
repetiremos las caractersticas de nuestra primera tabla, con el agregado de convertir este campo en Clave

Principal de la Tabla. El segundo campo esta destinado a la denominacin completa de la carrera que cursa
en la Facultad.
Procedemos a guardar nuestra Tabla con el nombre de Cdigo de Carrera.
6. Carga de datos por medio de formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es bastante incmo da. No slo no se pueden ver
todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que adems los registros estn uno
encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese
registro.
Los formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En
vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los
formularios.
Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan
incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se
actualizan.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ello s los registros se pueden ver de forma aislada, en
otros, todos los registros juntos, o tambin se puede disear un formulario con un formato totalmente
personalizado.
En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede
tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.
Entonces siguiendo el desarrollo de nuestro ejemplo crearemos un formulario destinado a ingresar datos en
la Tabla Alumnos.

Debido a la complejidad que posee la creacin de un formulario desde la vista diseo, (la misma que usamos
para crear la Tabla Alumnos), nos valemos en este caso del Asistente para la Creacin de Formularios. En la
Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la pestaa de Formularios y la opcin Crear un formulario
utilizando el asistente.
El asistente no ir guiando en base a preguntas en la creacin del Formulario. Hay que tener en cuenta que
este Formulario que estamos creando tiene por finalidad la carga de datos en la Tabla Alumnos, por
consiguiente se deben incorporar todos los campos al formulario.

Una vez incorporados los campos que formarn parte del Formulario nos queda por definir la distribucin del
mismo. Las distintas opciones de Distribucin tienen por finalidad la presentacin en pantalla de los datos
registrados en la Tabla. Podemos ver que a grandes rasgos hay dos formas preponderantes para la
presentacin de pantalla de los datos. Pueden ser vistos en forma individual, es decir un registro por
pantalla, las opciones EN COLUMNA o JUSTIFICADO, apuntan a esta opcin de un registro por pantalla.
Mientras que las opciones de TABULAR o HOJA DE DATOS presentarn todos los registros que quepan en
pantalla y habr que navegarlos con las barras de desplazamiento que se agregaran en forma automtica.
Luego de definida la distribucin del formulario hay que definir el diseo y el nombre del formulario por
defecto asumir el nombre de la tabla en la que esta basado.
Ya estamos en condiciones de ingresar registros en la tabla por medio del Formulario Alumnos.

Si avanzamos en la carga y tratamos de incorporar un registro que en algunos de sus campos contiene un
valor errneo y que en el armado de la estructura de la Tabla Alumnos, definimos que no era posible cargar,
aparecer un cuadro de dilogo informndonos que ese dato no cumple con las Reglas de Validacin y
devolver el Texto de Validacin antes definido. En nuestro ejemplo la sigla "FG" no corresponde a ninguna
carrera de las que se dictan en la Facultad. Hasta no corregir el dato no podremos avanzar en la carga del
siguiente registro.
En el caso de nuestra otra Tabla Cdigo de Carrera, no har falta crear un formulario ya que se pueden
ingresar los cinco registros pautados sin ningn inconveniente.
Consultas
4.1 Consultas a la base de datos
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mo strados pueden proceder de una
sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en
esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de
respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.
En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue
siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que
la tabla almacena segn los criterios solicitados.

4.1.2 Qu puede hacer una consulta?
Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa
base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas.
Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite
modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva
tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas.
Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver.
Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro.
Realizar clculos: se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar
el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que
contendrn el resultado del clculo.
Para crear nuevos formularios, informes o consultas: partiendo de los datos obtenidos en una consulta
se pueden crear nuevos elementos.
4.2 Tipos de consultas
4.2.1. Consulta de seleccin
Entre otras disponibles las Consulta de seleccin es la ms sencilla, en ella se indican unos criterios para ver
slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una
tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consult a.
Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de
ella.
4.3 Cmo crear una consulta?
Al seleccionar el cuadro de dilogos de consultas aparecern estas opciones que ofrece Access para crear
una consulta:
1. Crear una consulta en Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Crear una consulta utilizando Asistente: crea una consulta automticamente, segn los campos
seleccionados.
Como la realizacin de las distintas consultas a las Tablas que forman parte de nuestra Base de Datos sern
bastantes sencillas trabajaremos con la creacin de consultas en Vista Diseo, ya que tenemos nosotros
poseemos control absoluto sobre la base de datos que hemos diseado.

Inmediatamente debemos definir sobre que tablas ser realizada la consulta, en el cuadro de dilogo
elegiremos cul o cules sern las tablas que formarn parte de esta consulta. Como habamos definido
anteriormente Claves principales en las dos tablas que fo rman parte de nuestra Base de Datos al
incorporarlas en la nueva consulta veremos que ambas Tablas se relacionan automticamente. As podremos
realizar consultas (bsquedas) por algn criterio presente en una Tabla (Carrera) para que nos muestre
valores coincidentes con ese criterio en la otra Tabla (Alumnos).

El aspecto de la ventana de una consulta es este: vemos que la ventana se divide en dos secciones:
La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.
La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.
Para incorporar nuevos campos para que sean visualizados en la Consulta debemos seleccionar el campo en
la ventana superior dentro de una de las Tablas disponibles para la Consulta y con un doble click de mouse
se incorporan a la ventana inferior y forman parte de los campos involucrado en la Consulta.
El proceso de creacin de los criterios con los que trabajaremos en nuestra Consulta es muy simple. Adems
en las consultas hay un elemento que da la opcin de que un criterio de seleccin se vea o no. Esta opcin es
Mostrar.
4.4 Criterios
En esta casilla se introduce la condicin/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la
respuesta a la consulta.
Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la casilla criterio s. Dentro del campo se
buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o ms campos
de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo.

No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al
programa.
4.5. Establecer criterios
Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o numrica con operadores. Si
no se incluye ningn operador con la expresin (texto o nmero) el programa acta como si el operador
fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si existe un registro idntico a la expresin del criterio.
Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bsquedas
dentro de los registros.
4.5.1. Rangos de valores
Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:
Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 aos pero menores de 50. En la casilla
Criterios se escribir: Entre 18 Y 50.
<,>,>=,<=,<>: operadores de comparacin.
4.5.2. Varios criterios
En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa
buscar un registro que cumpla todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100
En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si
se quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un registro que cumpla al menos uno de
los criterios.
Este criterio tambin se puede utilizar en distintos campos:
Seleccionar los registros que o el campo Carrera sea Relaciones del Trabajo, o bien el campo edad sea
mayor de 18.
4.5.3. Los comodines
Se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra...
* representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por *ez. Otro
ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe
escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregar las comillas.
? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45 , el programa buscar un
registro en el cual los dos primeros dgitos sean 12 y los dos ltimos 45.
Al introducir una expresin con uno de estos tres operadores, Access aadir automticamente el operador
"Como".

4.5.5. Fecha actual
Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar
los pedidos que haya que entregar ese da.
En criterios se escribe Fecha()
4.6. Nuestra Consulta
Entonces en nuestro ejemplo la Consulta tiene por finalidad presentar los registros correspondientes a los
alumnos que figuran en las Tablas que cumplen con el criterio de estar inscriptos en la Carrera de Relaciones
del Trabajo.
Como estamos trabajando con Tablas relacionadas entre si, por un campo especifico, (CFSOC) tendremos
que prestar atencin a los datos que queremos presentar en pantalla como resultado de la Consulta. As que
cuando seleccionamos los campos que van a ser presentados seleccionamos el CFSOC de la Tabla Alumnos
que es el campo que contiene la informacin referida a cada registro y que nos dar la pauta de cul carrera
es en la que se encuentra inscripto. Dado que este campo se encuentra codificado por las siglas "RT", "CS",
"TS", "CC" y "CP", habra que disear algn instructivo que puede decodificar esa informacin para el usuario
no habituado a ese cdigo.
Por esta razn en nuestra Consulta este campo se utiliza para la seleccin de registros, pero no se pres enta a
la vista, se destilda la opcin Mostrar en la vista diseo de la Consulta, en el campo CFSOC. Pero se agrega
el campo Detalle de la Tabla Cdigo Carrera que contiene el nombre completo y conocido por todos los
usuarios de la Carrera en que se encuentra inscripto el registro.

Luego para ejecutar la Consulta podemos clickear el Smbolo de admiracin rojo en la barra de botones de
Access o bien pasar a la vista Hoja de datos, que nos permitir ver los registros de los campos que fueron
seleccionado y que cumplan con los criterios seleccionados. En la misma forma que accedemos a la Vista
Hoja de datos podemos volver a la Vista Diseo para poder introducir cambios en la consulta en la cul
estamos trabajando.

De la misma manera podemos sumar campos y criterios para que sea mas especifica nuestra bsqueda de
datos coincidentes en la Consulta. En nuestro ejemplo podemos agregar a la consulta el campo FN, (Fecha
de Nacimiento) para poder listar los datos de los alumnos que al 01/01/07 tengan 25 aos cumplidos, como
no esta registrada la edad en la tabla, tendremos que realizar la operacin de calcular quienes a la fecha
establecida puedan tener 25 aos cumplidos. En este caso aquellos alumnos que hayan nacido antes del
01/01/82. Por lo tanto el criterio a incorporar en el campo FN ser: <01/01/82. Cuando mayor sea la
cantidad de criterios establecidos en una consulta menor ser la cantidad de registros listados. Puede llegar
el caso en el cul no haya ningn registro coincidente con los criterios, as que habr que reveer los criterios
establecidos para realizar la consulta.
Vale la pena recordar que los criterios que se establecen en los distintos campos o variables se presentan en
una misma lnea de criterios y que por lo tanto la conexin entre ellos se da por medio de la funcin "Y", es
decir que tiene que cumplir con el primer criterio, tambin con el segundo y con los sucesivos para quedar
seleccionado y aparecer en la Vista hoja de datos. Si queremos que cumplan con algunos de los posibles
criterios habr que trabajar con la funcin "O" y en ese caso los criterios se explicitaran hacia abajo en el
campo correspondiente en el cuadro de creacin de la consulta. Es decir debajo del primer criterio
establecido en ese campo.
Los usuarios avanzados podrn realizar acciones ms complejas y especificas valindose de las herramientas
de programacin que trae incorporado el programa (Access), con los Mdulos y Macros para ajustar las
funciones de gestor de Base de Datos a aplicaciones exclusivas.

La finalidad del presente manual es presentar en forma sencilla las principales caractersticas de un gestor de
Base de Datos, en este caso Microsoft Access. Y que , orientado a ejercicios sencillos pueda facilitar el manejo
de Base de Datos a los alumnos

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Bases de Datos Microsoft ACCESS

Manual Bsico de manejo de Access (Microsoft).

-Recuperar datos y trabajar con ellos

1.1 Tabla: registro y campo

Agenda telefnica de alumnos

Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin asociada a

Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

1.2 Tipos de campos

1.3 Tipos de base de datos: planas y relacionales

Facultad de Ciencias Sociales

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

1.4 Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos

1.6 Formularios e informes

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

2.1. Cmo crear un fichero de base de datos?

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

3.2. Las Vistas de la tabla

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

Vista Diseo Vista Hoja de datos

3.2.2. Vista Diseo

Nombre del campo: los nombres de los campos.

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

En la figura anterior ya estuvimos definiendo condiciones de la estructura de la Tabla, en el campo CFSOC,

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

3.3. La clave principal

Se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin|Establecer C lave Principal.

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

3.3.1. Tipos de clave principal

3.3.1.1. Claves principales de Autonumrico

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

3.3.1.2. Claves principales de Campo simple

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

Procedemos a guardar nuestra Tabla con el nombre de Cdigo de Carrera.

6. Carga de datos por medio de formularios

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

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4.1 Consultas a la base de datos

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

4.1.2 Qu puede hacer una consulta?

4.2 Tipos de consultas

4.2.1. Consulta de seleccin

4.3 Cmo crear una consulta?

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

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La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

4.5. Establecer criterios

4.5.1. Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:

<,>,>=,<=,<>: operadores de comparacin.

4.5.2. Varios criterios

El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100

Este criterio tambin se puede utilizar en distintos campos:

4.5.3. Los comodines

? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

4.5.5. Fecha actual

En criterios se escribe Fecha()

4.6. Nuestra Consulta

Ing. Jos Fernando Rodrguez C.

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