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rea de Consultora Organizacional

Sistemas de informacin de Recursos Humanos:

Cmo obtener, ordenar, analizar, evaluar y distribuir la informacin til a la
gestin de los Recursos Humanos de su empresa?

>> LA INFORMACIN EN EL REA DE RRHH DE LA EMPRESA

La administracin o gestin de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una labor

cada vez ms compleja, dotada de mayores desafos para quien est a cargo de tal funcin. En
bsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propsitos, organizar adecuadamente el
departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de
informacin precisa referida al manejo de personal de la empresa constituye una herramienta de
primer orden.

>> QU ES Y PARA QU SIRVE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS?

As como es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Informacin de Marketing

con el que pueda acumular informacin actualizada que le permita tomar decisiones gerenciales en
esta rea, tambin es vital que una empresa cuente con un Sistema de Informacin de Recursos
Humanos que sea soporte de cualquier toma de decisin atinente a la gestin de personal y a su
organizacin dentro de la empresa.

Informatizar el procesamiento de la informacin sistematizada de Recursos Humanos de la empresa

permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a
su modo de organizarlo en funcin de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho
software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la
informacin referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles
organizacionales.

Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos

entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organizacin, y del complejo y
multifactico entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organizacin. Su finalidad es la de
facilitar a la gerencia de la empresa informacin procesada y actualizada en formato electrnico a
aplicar en instancias de evaluacin y diagnstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y
debilidades en cuanto al modo en que estn organizados los empleados, y de las caractersticas del
mercado laboral al cual acudir en situaciones de bsqueda de nuevo personal. Se trata de una
herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin
de Recursos Humanos de la empresa.

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>> LAS PRINCIPALES FUENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH

Un sistema de Informacin de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos
suministrados por:

Bancos de Datos de Recursos Humanos

Reclutamiento y seleccin de personal
Entrenamiento y desarrollo de personal
Evaluacin del desempeo
Administrador de salarios
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadsticas de personal
Higiene y seguridad
Diferentes reas de la Administracin de Recursos Humanos de la empresa

Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un Sistema de Informacin de RRHH
son:

Estudios y estadstica sobre el mercado de trabajo local, nacional e internacional.

Estudios y estadstica sobre el entorno empresarial.

>> LOS PRINCIPALES CONTENIDOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH

Un sistema de tales caractersticas ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y
hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de informacin (outputs)
relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema. Tales salidas
de informacin constituyen listados, documentados, estadsticas, ndices, informes, y dems
insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podr orientar con mayor grado de
certeza el proceso de toma de decisiones atinentes al manejo integral de su personal.

Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa informacin son:

Reclutamiento y seleccin de personal

Trmites administrativos de personal
Descripcin y anlisis de cargos
Evaluacin de desempeo
Desarrollo y capacitacin laboral de empleados
Administracin de salarios, beneficios sociales y compensaciones
Plan de carreras
Higiene y seguridad laboral

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>> CARACTERSTICAS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH

1. Debe cubrir todas las necesidades de informacin del administrador de RRHH de la empresa

Un buen sistema de informacin de RRHH debe integrar en su operativa de almacenamiento,

procesamiento y generacin de salidas todas las reas que hacen a la Administracin de Recursos
Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus contenidos temticos sino tambin sus
aspectos presupuestales.

2. Debe ser totalmente integrado

Esto significa que sus distintos mdulos temticos deben estar interconectados entre s, de modo
que la variacin en uno de ellos provoca modificaciones automticas en los restantes. Supongamos
por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya genera la incorporacin
automtica de este nuevo empleado a la planilla de personal de la empresa y a la de trmites
administrativos del personal, implica variantes en la descripcin de cargos (cada empleado tiene sus
caractersticas personales, su formacin acadmica y profesional, competencias, destrezas y
habilidades desarrolladas distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un
nuevo caso al listado de quienes son sujeto de evaluacin de desempeo y procesar los resultados
de la induccin del empleado a tal instancia de evaluacin, as como incorporar las necesidades de
capacitacin y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae consigo.

3. Debe ser flexible

Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la informacin rica y variada en distintos
mdulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de
la empresa.

4. Debe ser modular

Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas reas operativas del
sistema, tambin es valioso que exista independencia de cada uno de los mdulos que constituyen
el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de
incorporar los mdulos de modo independiente.

5. Debe ser seguro

El sistema debe ser seguro en trminos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la
base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qu mdulos del sistema y a realizar qu clase de
operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de
control y auditora del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente
porque hoy en da tales sistemas de informacin son procesados por un mayor nmero de usuarios
desde terminales informticas diferentes, y al mismo tiempo.

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>> VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH

El uso adecuado de un sistema de tales caractersticas tiene como ventajas fundamentales:

a) una gestin integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos de
eficacia, eficiencia y rentabilidad.

b) un mayor compromiso y motivacin del personal en la medida en que sepa qu tan

importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa.

c) una actualizacin permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos

humanos de la empresa, con respaldo informtico y minimizando al mximo el material
impreso.

Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se
cometen errores como los que mencionamos a continuacin:

Escasa comunicacin entre Recursos Humanos y Sistema de Informacin.

Metas y objetivos pocos claros.
Resolucin de problemas equivocados.
Escaso involucramiento del usuario.
Falta de expertos en informtica.
Expectativas poco realistas.
Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

A modo de conclusin, corresponde precisar que el xito en los sistemas de informacin de

Recursos Humanos depende de la adecuada planificacin del sistema, que requerir una correcta
comunicacin entre usuarios y personal informtico.