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Documentos Mercantiles

Integrante
Vania Poblete Ibarra
Docente
Justino Vsquez Gonzlez
Contabilidad Empresarial
2017
Introduccin

En estos tiempos la complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los


antiguos acuerdos verbales queden obsoletos.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier transaccin econmica y


financiera se sustente a travs de documentos mercantiles, esta es una rama de la
contabilidad la cual se encarga de analizar y estudiar las caractersticas de una
transaccin.

El presente trabajo trata que son los documentos mercantiles, sus caractersticas,
funciones, y sus clasificaciones, para finalmente clasificarlos en documentos
contables y extracontables, los cuales nos servirn para organizar la contabilidad.
Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones o transacciones comerciales, se
emiten para probar las operaciones mercantiles realizadas y registrar las mismas en
los libros de contabilidad.

Caractersticas de los documentos Mercantiles:

o Respaldan hechos econmicos con incidencia patrimonial para el ente.


o Constituyen un medio de prueba por escrito de la relacin comercial establecida
entre el emisor y el receptor, en caso de controversias.
o Permiten individualizar la clase de operacin que respaldan (compras, ventas,
pagos, cobros, etc.)
o Dan nacimiento al proceso contable.

Cumplen las siguientes funciones:

o Funcin contable, en cuanto proporcionan los datos necesarios para efectuar los
registros en los libros de contabilidad.
o Funcin jurdica, ya que constituyen un medio de prueba escrito de los hechos
econmicos que respaldan.
o Funcin de control, toda vez que permiten individualizar a las partes que
intervienen en las operaciones o transacciones, estableciendo responsabilidades.

Clasificacin:

Podemos clasificar los documentos mercantiles atendiendo a diversos criterios:

o Segn quien los emite:


Propios.
De Terceros.
o Segn su efecto contable:
1. Registrables.
2. No Registrables.
o Segn el tipo de operaciones o transacciones que reflejan:
1. Documentos directamente relacionados con la compra-venta de bienes y
servicios.
2. Documentos indirectamente relacionados con la compra-venta de bienes y
servicios.
3. Documentos relacionados con operaciones financieras.

1) Segn quien los emite:


o Propios: Tambin conocidos como copias de documentos entregados a
terceros, es decir aquellos que, habindose confeccionado en ms de un
ejemplar, el original fue entregado a la contraparte de la relacin comercial y
la/s copia/s se conservan en el ente con la finalidad de proceder a su registro,
control, consulta y archivo.

o De Terceros: Son aquellos comprobantes emitidos por otros entes y que se


reciben a efectos de controlar y registrar las transacciones mercantiles
realizadas con los mismos para posteriormente ser archivados dando as
cumplimiento a disposiciones legales y fiscales.

2) Segn su efecto contable:

o Registrables: Son aquellos que respaldan hechos que de una forma u otra
modifican el patrimonio del ente y consecuentemente deben ser registrados.

o No Registrables: Son aquellos que respaldan hechos que no originan


variacin patrimonial alguna, por lo que no deben ser registrados.

3) Segn el tipo de operacin o transaccin que reflejan:

o Documentos directamente relacionados con la compra-venta de bienes y


servicios:
Orden de compra
Boleta de compraventa
Factura
Letra de cambio
o Documentos indirectamente relacionados con la compra-venta de bienes y
servicios:
Nota de dbito
Nota de crdito
Resumen de cuenta
Gua de despacho
Cotizacin
o Documentos relacionados con operaciones financieras:
Nota de crdito bancaria
Cheque
Pagar

Documentos mercantiles ms usados en Chile

Documentos Contables

Gua de despacho
Las guas de despacho son documentos que deben emitirse obligatoriamente por
vendedores y prestadores de servicios. Dicha emisin debe realizarse cuando se
opta por postergar la entrega de la factura en una venta y cuando se trasladen
bienes (independiente de que eso constituya una venta), estas respaldan la entrega
efectiva de los productos, el comprador deber firmar dicho documento, o si no, no
se le ser entregado el objeto adquirido. Actualmente, stas pueden ser emitidas
tanto en formato electrnico como en papel. Incluso, un mismo contribuyente podra
emitir en las dos modalidades.

La gua de despacho debe contener:

Fecha, debe ser la del da del envo y/o traslado de las especies al comprador.
Nombre, direccin, RUT del vendedor y del comprador.
Las guas de despacho deben ser numeradas correlativamente, contener el
detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas y ser timbradas por
el SII.
Patente del vehculo destinado al transporte de carga, en el que se realizar el
traslado de los bienes corporales muebles, sea que la operacin constituya o no
venta.

Las guas de despacho deben indicar de manera obligatoria la siguiente informacin


al pie de imprenta:

Nombre o Razn Social del impresor de los textos y su domicilio.


Optativamente se puede incluir el telfono, RUT y nombre de fantasa, entre
otros.

Este documento debe emitirse en cuadruplicado. El original y segunda copia se


entregarn al comprador, quien anexara el original a la factura que posteriormente
reciba. Por su parte, el vendedor, deber conservar los duplicados de las guas
durante seis aos, con indicacin del nmero de la correspondiente factura.

La gua de despacho se puede efectuar hasta el dcimo da del mes siguiente de


realizadas las operaciones.

Como hacer una gua de despacho:

A partir de la Ley de Facturacin Electrnica de 2014, documentos como la gua de


despacho pueden hacerse digitalmente. De esta forma, aquellas empresas que
facturan hasta $500 millones anuales tienen la opcin de utilizar el Sistema de
Facturacin Gratuito del SII, con su RUT y contrasea de empresas, o su Certificado
Digital. Una vez hecho esto, el organismo tiene un instructivo paso a paso para
realizar una gua de despacho electrnica.

Contabilizacin:

Las guas de despacho facturadas por las sucursales deben ser contabilizadas en la
misma sucursal, pues en cada establecimiento (casa matriz o sucursal) debe existir y
llevarse un Libro de Ventas para registrar las operaciones realizadas, segn lo
establecido en el artculo 62 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y sin
perjuicio de las contabilizaciones centralizadas que efecte la casa matriz.

Ejemplo de uso:

Don Mario realizo la compra de un televisor por internet en un sitio de retail, al llegar
a la tienda para retirar su producto, muestra su copia de la boleta electrnica en la
seccin despacho de la tienda, el trabajador emite cinco guas de despacho, las
cuales dos se van con don Mario y tres quedan en posesin de la tienda, estas guas
de despacho las llena con los datos de don Mario y los datos de la compra, adems
de firmarlas.

Boleta de compraventa

La boleta de compraventa es el documento tributario para actividades de Primera


Categora (comercio, produccin, agricultura, transporte, servicios y en general,
actividades afectas a IVA). La boleta de compraventa, a diferencia de la factura, solo
genera un dbito fiscal para quien la emite.
Cuando se inicia un negocio, se tiene que mandar a hacer a una imprenta, y luego
legalizarla ante el Servicio de Impuestos Internos.

Caractersticas de las boletas de compraventa

Debe registrar la fecha de emisin y el monto total de la operacin.


Deben emitirse en duplicado, donde el original debe ser conservado por el
vendedor y la copia entregada al cliente.
Deben llevar impreso:
- Nombre o Razn Social
- RUT
- Domicilio (tanto de la casa matriz como de las sucursales)
- Giro o Actividad.
Tienen que ser timbradas previamente por el SII con Numeracin nica Nacional.
No es necesario detallar los bienes que se venden o los servicios que se prestan.
Pueden contener otras informaciones necesarias para el vendedor y su diseo es
convencional. Opcionalmente pueden anotarse datos del comprador.
Previa autorizacin del SII, pueden emitirse mediante mquinas registradoras.
Las cantidades consignadas incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
La fecha debe anotarse utilizando nmeros o palabras.

- El monto mnimo exigido para la emisin de la boleta es de $180.


- No existe una definicin para las dimensiones mnimas que debe tener una Boleta
de Ventas y Servicios, debiendo, en todo caso, garantizar que su emisin y
lectura sea clara y entendible.
- Los talonarios de Boletas de Compraventa deben guardarse durante los 6 aos
calendarios completos siguientes a su emisin.

Ejemplo de uso:

Don Juan tiene un negocio, llega la seora Sofa a comprar un kilo de pan, un kilo de
tomates y un kilo de azcar, don Juan le realiza una boleta por el monto de $2.460, la
cual el duplicado se lo entrega a la seora Sofa, y don Juan se queda con la boleta
original.

Letra de cambio

Es una orden de pago por la cual una persona ordena a otra cancelar cierta suma de
dinero a su orden. En otras palabras, por intermedio de este documento, se exige a
una persona cancelar una suma determinada de dinero en un lugar y fecha
acordados. Las letras de cambio poseen una fecha de vencimiento, que corresponde
al da en que stas debern ser pagadas. Pueden distinguirse cuatro tipos de
vencimientos: las letras giradas a da fijo (que vencen en dicha fecha), las letras
libradas a la vista (vencen en el acto de su presentacin al pago), las letras giradas a
un plazo desde la fecha (las cuales deben ser saldadas una vez que se cumple el
plazo indicado) y las letras libradas a un plazo desde la vista (vence a partir de su
fecha de la aceptacin). Para que un documento de este tipo sea considerado legal
debe cumplir una serie de requisitos:

Identificacin del librado: identidad completa de la persona fsica o todos los datos
de la razn social que tendr que pagar ya que, si existe algn error en este
campo, la letra de cambio carecer de validez.
Fecha y lugar de libramiento: debe especificarse dnde se realiza y el da, mes y
ao de dicha emisin.
Importe: la suma expresada debe citarse tanto en nmeros como en palabras,
junto a la aclaracin de la moneda en que se concretar el pago (en el caso de
que el pago se realice en moneda extranjera, es necesario sealar, en el da de
pago, el tipo de cambio entre ambas divisas).
Vencimiento: de acuerdo al tipo de documento la fecha de vencimiento cambiar
pero en la letra de cambio debe sealarse cundo terminar el plazo del deudor
para saldar la deuda.
Designacin del tomador: datos identificativos del librador de la letra, tanto
nombre y razn social como direccin exacta en la que se domicilie la letra.
Nmero de la cuenta: a la que el banco del librado deber abonar el importe de la
letra.
Aceptacin y firmas: ambas partes dejarn constancia de que han realizado esa
operacin con total libertad y firmarn para aprobar esto.

Ejemplo de uso:

Un ganadero vende la leche a Soprole el cual le paga al ganadero con una letra de
cambio que este enva a su banco (librado) para cobrarla con descuento, para
cobrarla por adelantado o al plazo del vencimiento.

Cheque

Un cheque es un documento bancario, el cual funciona como una orden de dinero.


Es un documento el cual nos permite autorizar tanto a instituciones como personas
naturales a realizar un retiro de una cantidad de dinero determinada desde nuestras
cuentas bancarias. El portador o beneficiario de un cheque debe presentarlo al cobro
dentro del plazo de sesenta das, contados desde la fecha de emisin del mismo,
siempre y cuando sea cobrado en la misma plaza de su giro; si se cobra en otra
plaza, el plazo se extiende a noventa das. Para proceder a cobrar un cheque, el
beneficiario tendr que firmarlo en forma atravesada en el anverso del mismo y
presentar su cdula de identidad en la ventanilla del cajero en el banco
correspondiente.

Tipos de Cheques

1.- Cheque al portador:


Tiene abiertas, es decir no tachadas, las frases a la orden de y o al portador.
Es transferible por la simple entrega, sin necesidad de endoso, de manera que el
tenedor de l se presume su dueo.
El cheque puede ser pagado a cualquier persona que lo presente a cobro, la que
deber acreditar su identidad con la respectiva cdula de identidad, siempre que
est girado en la forma, condiciones y dems requisitos que fija la ley y emane
legtimamente del girador.

2.- Cheque a la orden:


Tiene abierta (no tachada) la frase a la orden de y tachada la frase o al
portador. Es transferible mediante endoso, lo que se verifica con la firma puesta
al dorso del cheque.
Puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre se extendi el cheque o por el
ltimo endosatario en caso que haya sido endosado

3.- Cheque nominativo:


Tiene tachadas las frases a la orden de y o al portador. Como no puede ser
endosado, slo lo puede cobrar la persona a cuyo nombre se encuentra
extendido el documento o su representante o apoderado con poder suficiente.
En principio, los cheques nominativos no pueden ser depositados en una cuenta
que no sea la del beneficiario, a menos que un tercero acredite que tiene poder
suficiente para cobrar y percibir a nombre del beneficiario del cheque nominativo.
El carcter nominativo de un cheque no puede ser modificado.

4.- Cheque cruzado:


Se llama de esta manera al cheque al que su girador le traza dos rayas paralelas que
lo cruzan desde el borde superior al borde inferior. Existen dos tipos de cheques
cruzados:
Cheque cruzado en general, que es aqul que en su anverso tiene dos lneas
paralelas y transversales.
Cheque cruzado en especial, que es aqul que incluye el nombre de un banco
entre las dos lneas paralelas que indican el cruzamiento. En este caso su
presentacin debe hacerse por el banco especficamente sealado. La Ley de
Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques dispone que el cheque cruzado slo
puede ser presentado a cobro a travs de un banco, por lo que esta condicin
particular de un documento hace que no sea posible cobrarlo por caja, debe
depositarse en la cuenta corriente del beneficiario y esta condicin no puede
cambiarse ya que el portador no puede borrar o alterar las lneas transversales e
indicaciones del cheque cruzado.

5.- Cheque endosado:


El endoso es la firma al dorso del cheque por la que el beneficiario lo transfiere en
dominio, lo entrega en cobro o lo constituye en prenda. Todo endoso debe ser
firmado por la persona que lo extiende y la firma hecha por mandato de otro debe
indicar esa circunstancia.
Ahora bien, las personas jurdicas que endosen cheques deben completar el endoso
con la expresin por poder o p.p e indicar claramente el nombre de la empresa o
institucin. Los cheques que no cumplan con este requisito debern protestarse por
endoso incompleto.

6.- Cheque a fecha:


La Ley de Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques dispone que el cheque sea
siempre pagadero a la vista y que cualquier mencin en contrario se entienda por no
escrita. Asimismo, seala que el cheque presentado a cobro antes del da indicado
como fecha de emisin, es pagadero el da de su presentacin.

Ejemplo de uso:

Don Juan es dueo de una panadera y llama a un tcnico para que arregle una de
sus amasadoras, para pagarle emite un cheque nominativo al nombre del tcnico, el
cual podr solo el cobrar el cheque en el banco a su nombre.

Factura
Las facturas corresponden al documento tributario mediante el cual el contribuyente
que lo emite genera un Dbito Fiscal correspondiente a la recaudacin del IVA y
quien lo recibe descuenta el impuesto pagado mediante el Crdito Fiscal.
Para la emisin de una Factura se requiere de la autorizacin expresa del SII, quien
previamente evaluar y verificar el desempeo positivo del contribuyente en su
actividad comercial.

Estn obligados a emitir factura los vendedores o importadores, incluso de sus


ventas exentas, en las operaciones que realicen con otros vendedores o prestadores
de servicio, como asimismo los prestadores de servicio, cuando el beneficiario de la
prestacin sea un vendedor, importador o comerciante.

Existen diversos tipos de facturas, dependiendo de los requerimientos del giro a


actividad del contribuyente. Estos pueden ser:

Factura de Venta
Factura de Compra
Factura no Gravada o Exenta de IVA
Factura de Exportacin
Factura de Venta Exenta a Zona Franca Primaria

La factura puede ser emitida en formato fsico y electrnico:

En el caso del formato fsico, la elaboracin de este documento debe ser encargado
a una Imprenta y estar sujeta a las condiciones de formato y contenido que
establece el SII, identificando clara y expresamente los siguientes campos:

El RUT del contribuyente


El nombre del documento (la palabra factura, factura de compra, etc., segn
corresponda)
Nmero correlativo
Razn Social
Unidad del SII donde debe efectuarse el timbraje
Fecha de vigencia de emisin del documento
Giro
Direccin y Telfono de contacto

Toda factura debe reunir los siguientes requisitos copulativos:


Emitirse en cuadruplicado, entregndose el original y el triplicado al cliente,
quedando el duplicado en poder del vendedor, para su posterior fiscalizacin por
parte del SII, mientras que el cuadruplicado se entregar al cliente en el momento
de la cancelacin total de la factura; estar numeradas en forma correlativa y con
aposicin del sello oficial del SII; sealar, en detalle, la mercadera o naturaleza
del servicio, indicndose el precio unitario de las especies y el monto total de la
operacin, registrando separadamente, el valor del Impuesto al Valor Agregado
(IVA.) correspondiente; sealar las condiciones de venta.

Las facturas deben emitirse en el mismo momento de la entrega de las especies.


Si no fuese as, debe ser remplazada temporalmente por una Gua de Despacho,

y remitida, a posteriori, al comprador.

Una vez consumada la transaccin, es decir, cuando sta se haya cancelado,


debe entregarse el cuadruplicado al cliente y debe sealarse, expresamente, tal
situacin en la factura, colocndose la palabra "cancelado" y la fecha, adems del
timbre y la firma autorizados de la empresa emisora.

Ejemplo de uso:

Miguel compra con factura un tarro de pintura en $1.000 (neto), tendr un crdito de
$190 que corresponde al 19% del IVA que el pago, pero cuando Miguel venda el tarro
de pintura en $2.200 (neto), tendr un dbito de $418, este dbito el vendedor
deber enterarlo en arcas fiscales, pero tiene un crdito de $190, por lo tanto deber
enterar en arcas fiscales $228 por concepto de IVA ($418 - $190 = $228).

Nota de dbito
Es un documento legal, cuya finalidad es complementar la informacin de una factura
cuando procede un aumento del valor de ella, consignndose el motivo del mismo.
Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades exigidos para la factura.

Cuando utilizar una nota de dbito

Circunstancias bancarias: Cuando se carga una comisin que se aplic a un


cheque depositado.
Circunstancias comerciales: Cuando se abonan cuantas por el envo de
productos, cuando se cargan intereses o comisiones a los documentos, etc.
Cuando el que realiza el servicio o venta, quiere informar al cliente de que le ha
sido cargado en su cuenta una cuanta concreta, se realiza la nota de dbito. Las
causas para emitirla pueden ser, entre otras:
Intereses, error en menos en la facturacin.
Facturacin inferior a la debida
Gastos por envos.
Comisiones bancarias, etc.

Datos que debe contener una nota de dbito: Nombre y apellidos del cliente,
referencia a la factura, numeracin, importe total, cantidad a devolver.

Informacin bsica que debe contener una nota de dbito: En las notas de dbito
debe figurar informacin sobre el emisor, los costes, intereses y otros gastos,
informacin sobre el comprobante que hace referencia a quien recibe la nota sobre la
venta, as como datos de autorizacin o caducidad.

Ejemplo de uso:

Un vendedor emite una nota de dbito por el monto de $6000 por el traslado de 3
ventanas al comprador, porque no lo emiti en la factura.

Nota de crdito
Es el documento que una compaa enva a su cliente, para dar crdito a su cuenta
por un especfico valor, dicho concepto se muestra en dicha nota de crdito. Algunas
de las situaciones en que puede utilizarse la nota de crdito pueden ser: por
devoluciones o descuentos posteriores, para corregir algn exceso en las facturas,
por algn artculo que se haya averiado, por una disminucin en el precio.

Puede estipularse que de forma general, se calificara como un comprobante de


carcter tributario o contable que se emplea para mantener un descuento o
bonificacin sobre los bienes que ya han sido objeto de venta.

De todo ello, podemos extraer que:


Los motivos por los que puede expedirse una nota de crdito son por: anulacin,
devolucin, bonificacin o descuento.
Se podr emitir de nuevo, en mejora del mismo usuario, para retocar un
comprobante que se haya dado de forma previa.

Cundo se emite?

Cuando se aprecian fallos en la facturacin: Se factura un importe ms alto y


posteriormente se corrige mediante la nota.
Cuando se produce una devolucin.
Cuando se aplica un descuento o bonificacin.
En caso de avera o rotura de las mercancas.

Ejemplo de uso:

El caso habitual es que se devuelvan productos, como podra ser en un negocio de


banderas, en el momento de efectuar el pedido de una bandera, se abona el mismo
por medio de una factura, cuando se recibe el producto, se advierte que la bandera
llega con roturas y manchada, por ello se enva la mercanca de nuevo al negocio de
banderas, y este realiza una nota de crdito por el valor de la mercanca defectuosa
y le hace entrega de esta al comprador.

Documentos extracontables
Son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se
pueden generar varios informes de estos documentos. Dentro de los documentos
ms utilizados por las empresas son:

Orden de compra

Documento extracontable que permite hacer la solicitud de productos y/o servicios a


los proveedores. Tambin se utiliza la orden de compra para el Modulo de
Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los acreedores.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido


Nmero de orden de compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y de pago
Cantidad de artculos solicitados
Nmero de catlogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados.
Costo total de la orden
Firma autorizada

Ejemplo de uso:

Una empresa de fabricacin de ropa infantil realiza una orden de compra al


proveedor de telas, en ella especificara todos los aspectos necesarios para hacer el
pedido. Cuando el proveedor acepta la orden de compra se configura un contrato de
compra vinculante. Todos los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. El original se enva al proveedor y las copias
usualmente van al departamento de contabilidad (solo si el proveedor acepta la
orden de compra) para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

Orden de pedido
Documento extracontable que permite ingresar al sistema las solicitudes de
productos y/o servicios realizadas por los clientes.

Ejemplo de uso:

La orden de pedido es recibida por el proveedor de telas este documento es


generado posterior a la cotizacin de la empresa de fabricacin de ropa infantil,
donde el proveedor de telas registra la solicitud del comprador (Empresa de ropa
infantil) para as dar inicio al proceso de la venta, entrega, facturacin y cobranza.

Requisicin

Documento extracontable que aplica, nicamente, para el Modulo de Activos Fijos,


permitiendo realizar la solicitud interna de un activo fijo al Departamento de
Compras o responsable de la adquisicin del bien.

Ejemplo de uso:

Si una empresa vende algunas de sus telas, se necesitara que el rea de inventario
de la empresa realice un documento de requisicin para el rea de compras de la
empresa hacindole saber la necesidad de adquirir ms telas para tener en el
inventario.

Cotizacin

Documento extracontable que permite hacer la presentacin de los productos y/o


servicios de la empresa.

Ejemplo de uso:

Un curso de 4to medio pide una cotizacin a un hotel en el sur de chile, para su viaje
de fin de ao, pide a la empresa (hotel) la cotizacin por 14 das, por un total de 20
personas, incluido el hospedaje, la comida y el derecho a utilizar sus reas de
entretencin. La empresa (hotel) emite este documento presentando el total del
servicio al curso interesado.

Conclusin
o Los documentos mercantiles ayudan a que la contabilidad mantenga la
informacin econmica y financiera exacta, clara y fidedigna.

o Reconocimos las diferencias entre los documentos mercantiles ms utilizados en


el territorio nacional, como tambin nombramos algunos de conocimiento general.

o La investigacin consto de una bsqueda por pginas del gobierno, hasta blogs
de conocimiento de contabilidad bsica.

o Aprend para que sirven los documentos mercantiles en contabilidad, y a elegir


los que son registrables y los que no ingresan al proceso contable.
Bibliografa

Contabilidad bsica, definicin de documentos mercantiles


http://contabilidadbasica.weebly.com/documentos-mercantiles.html

PDF de la universidad UNSE, Cartilla de contabilidad


http://fhu.unse.edu.ar/carreras/cpn/contabilidad.pdf#page=35

Documentos tributarios, informacin de la pagina del SII


http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/preg_documentos_tributarios.htm