NDICE

Comparativa de sistemas RRHH 3

Calculadora de presupuestos de software RRHH 8
Costes ocultos de un proyecto de software RRHH 10
Precio Workday 12
Analizar las necesidades de su empresa respecto al software RRHH 13
Inversin en Taleo o HCM Fusion de Oracle 15
Proveedores: Factores a tener en cuenta 16
4 errores a evitar en las presentaciones de software RRHH en su empresa 18
6 preguntas esenciales que hay que hacer al proveedor 20
Soluciones a problemas con un software de nminas 22
Autoservicio del empleado: caractersticas y utilidad 24
Cmo implicar a los empleados en el autoservicio del empleado? 26
Errores comunes al utilizar el autoservicio del manager 28

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2
 Comparativa de sistemas RRHH
Uno de los aspectos ms importantes a la
hora de elegir sobre un sistema de RRHH
est en ver qu sistema se adapta mejor a
sus necesidades. En este sentido, la gran
variedad de sistemas de gestin de
recursos humanos, cada uno de ellos
orientado a campos concretos, puede
causar ms de un quebradero de cabeza en
un director de proyecto. Aqu se ofrece una
comparativa de algunos de los sistemas de
gestin ms conocidos, incluyendo la
mayora de las funciones disponibles en
cada uno de ellos.

Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4

Modelo de pago Pago nico de licencia o Pago nico de licencia Subscripcin mensual, Subscripcin mensual,
subscripcin mensual o subscripcin licencias nicas por licencias nicas por
(dependiendo de la mensual (dependiendo add-on add-on
versin elegida) de la versin elegida)
On-Premise No S No No
SaaS S S (hosting de versin S S
on-premise por SAP)
Integracin con otros S (especialmente los S (especialmente los S (consultar) S (consultar)
productos propios de Oracle) propios de SAP)
Mdulos o add-ons S S S S
Personalizacin S S S (con limitaciones) S (gestin directa con
el proveedor)
Funcionalidades Administracin de Administracin de Administracin de Administracin de
puestos y ascensos puestos y ascensos puestos y ascensos puestos y ascensos
Administracin global Asignacin de Asignacin de Asignacin de
de recursos humanos puestos de trabajo puestos de trabajo presupuestos por
Asignacin de puestos Autoservicio del Autoservicio del departamentos
de trabajo empleado empleado Autoservicio del
Autoservicio del Autoservicio del Autoservicio del empleado
empleado (con mnager mnager Autoservicio del
funcionalidades ms Clculo de impuestos Clculo de impuestos mnager
avanzadas) y prestaciones y prestaciones Clculo de impuestos
Autoservicio del Control de asistencia Control de asistencia y prestaciones
mnager (con Desarrollo del Evaluacin del Control de asistencia
funcionalidades ms empleado rendimiento Control de
avanzadas) Evaluacin del Gestin de nminas presupuestos
Clculo de impuestos y rendimiento (en un mdulo Gestin de
prestaciones Gestin de separado) contratacin
Control de asistencia contratacin

3
 Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4
(Funcionalidades) Evaluacin del Gestin de flujos de Gestin de perodos Gestin de flujos de
rendimiento trabajo vacacionales trabajo
Gestin de Gestin de nminas Gestin de personal Gestin de nminas
contratacin Gestin de perodos Gestin del talento Gestin de personal
Gestin de flujos de vacacionales Planificacin de Gestin del talento
trabajo Gestin de personal formacin Planificacin y
Gestin de nminas Gestin del talento Planificacin y gestin de la
Gestin de perodos Planificacin de gestin de la organizacin
vacacionales formacin organizacin Repositorio de
Gestin de personal Planificacin y informacin
Gestin del talento gestin de la Simulacin del pago
Planificacin y gestin organizacin de nminas
de la organizacin
Multilenguaje S S S S
Clculo de divisas S S S S
Compatibilidad con S S S S
dispositivos mviles
Herramientas de S S S S
Business Intelligence
Pros Varias opciones para Gran capacidad para Constantes Las mejores
la implementacin: el anlisis de datos actualizaciones funciones para la
on-premise, host por Experiencia en el Amplias opciones de gestin de nminas y
Oracle o un tercero, mundo del ERP hace integracin para un salarios
modelo hbrido que su integracin SaaS Presentacin de los
Frecuentes con este sistema sea Gran capacidad para informes de datos
actualizaciones una de las mejores acceso remoto con empresariales claros
Mdulos Todos los mdulos dispositivos mviles y concisos
especializados estn disponibles Gran alternativa para De acuerdo a
Fuertes opciones para desde el principio tener un sistema Gartner, tiene una de
la seguridad de los Una de las mejores RRHH en la nube las mejores
datos suites para la gestin La disponibilidad de integraciones entre
Herramientas de BI del talento Workday Financials sus distintos mdulos
completamente Si ya se utiliza el puede servir a Su entorno de flujo
integradas con los software de SAP ERP, empresas que de trabajo es uno de
datos de RRHH la integracin se necesiten un los mejores del
Si tiene un entorno puede realizar de software RRHH con mercado
empresarial de Oracle, forma ms rpida funciones de ERP Es uno de los
la implementacin es Gran cantidad de sistemas RRHH ms
mucho ms sencilla funcionalidades en especializados
diversos mbitos de
recursos humanos

4
 Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4
Contras Necesita una gran Inversin inicial y Limitada capacidad El acceso remoto es
cantidad de memoria perodo de para la gestin de mejorable, su app
para su versin on- implementacin nminas en algunos para mviles no
premise (sobre los bastante altos pases parece ser muy
128gb de RAM) Los mdulos del Menor atencin a popular
La confusa paquete bsico estn pequeas empresas No tiene demasiadas
terminologa de Oracle disponibles desde un No hay acceso sin opciones respecto a
puede no resultar primer momento, conexin a Internet redes sociales
atractiva para los pero funcionalidades ni disponibilidad para Su herramienta de
usuarios avanzadas deben ser una instalacin on- gestin del talento
No tiene opciones adquiridas premise puede ser
para la gestin de posteriormente Aunque Workday insuficiente
formacin a pesar de Se necesita un Financials puede Al estar enfocado en
tener mdulo de conocimiento de complementar el RRHH, puede ser
gestin del talento software SAP para ncleo RRHH, todava poco atractiva para
Su mdulo de poder personalizarlo no es una opcin quienes busquen una
contratacin es o configurarlo muy slida suite ERP completa
bastante limitado La versin en la nube Su funcin como ERP con su propio
La integracin con J.D. es simplemente un no es comparable a mdulo de RRHH
Edwards es bastante host de la versin on- la de competidores
limitada premise como SAP o Oracle,
El mercado de Oracle La gran cantidad de lo que provocar que
en Europa es bastante funcionalidades haya que
limitado disponibles a veces acompaarlo de
abruma otros sistemas extra

5
 SuccessFactors
Modelo de pago Subscripcin mensual, licencias nicas por add-on

On-Premise No
SaaS S
Integracin con otros S (especialmente los propios de SAP)
productos
Mdulos o add-ons S
Personalizacin S
Funcionalidades Administracin de sucesiones y ascensos
Asignacin de puestos de trabajo
Autoservicio del empleado
Autoservicio del mnager
Clculo de impuestos y prestaciones
Desarrollo del empleado
Evaluacin del rendimiento y objetivos
Gestin de contratacin y seleccin de personal
Gestin de nuevos empleados (Onboarding)
Gestin de nminas
Gestin de perodos vacacionales
Gestin de tiempo y ausencias
Gestin de las compensaciones
Gestin del talento
Formacin
Planificacin y anlisis

Multilenguaje S

Clculo de divisas S
Compatibilidad con mviles S
Herramientas de BI S

6
 SuccessFactors
Pros Interfaz intuitiva y orientada al usuario
Disponibilidad en diversos idiomas
Escuchan a los clientes y toman en cuenta sus comentarios para futuras
actualizaciones
Si se utiliza el ERP SAP, la integracin puede ser ms rpida
Gran variedad de funcionalidades en diferentes mbitos de los RRHH
Permite tener todos los datos en un mismo sitio

Contras Muchos mdulos han sido adquiridos y aadidos posteriormente y no acaban de

integrarse con el software
Algunas aplicaciones se encuentran desactualizadas
Adaptar las aplicaciones realizndole modificaciones pueden afectar la
experiencia de usuario de forma negativa
La administracin del sistema es engorrosa y compleja
El soporte es mejorable, cada vez se habla con un tcnico diferente por ello hay
que explicarlo todo desde el principio

Tabla comparativa de precios Workday vs. SuccessFactors

Precios Workday SuccessFactors

Precio por usuario/ao 90 - 180 165 (Licencia)

7
Calculadora de presupuestos de software RRHH
Calcular el presupuesto del software
RRHH elegido es siempre una odisea: hay
que tener en cuenta tanto las
funcionalidades como los usuarios, las
licencias, etc., y en muchas ocasiones el
precio no acaba de estar claro tras un
largo anlisis. En estos casos lo mejor es
guiarse por los precios ofrecidos en la
Calculadora de Presupuestos que se
ofrece a continuacin, y as estimar
cunto puede suponer la implementacin
de un software de RRHH en su empresa.
Modelos de pago
Pago mensual por empleado: bastante
popular gracias a la gran cantidad de
software de recursos humanos que se
vende como SaaS (software como servicio).
En este caso, se paga por empleado que se
incorpora al sistema, use este empleado el
sistema o no. Puede que haya costes de
implementacin al principio, aunque no
suele ser comn en el campo de las
aplicaciones SaaS.
El coste medio suele estar entre 2 y
10por empleado al mes, con reducciones
en el precio para empresas que superen los
1000 empleados (incluso hasta 0.20 por
empleado en algunos casos). En el precio
va incluido el mantenimiento y las
actualizaciones, aunque algunos
fabricantes o proveedores pueden aadir
costes extra por pago nico de licencia,
opciones de personalizacin, add-ons y
mdulos complementarios, formacin o
consultora.
Pago mensual por usuario: cambia la
perspectiva y slo se paga por usuario del
sistema, normalmente administradores o
responsables dentro del departamento de
recursos humanos. El precio del software
de recursos humanos que siga este modelo
puede ser ms econmico, aunque hay que
fijarse en que algunos fabricantes y
proveedores dicen usuario cuando quieren
decir empleado y viceversa. Adems,
muchos programas de recursos humanos
tambin incluyen funciones para los
empleados, lo que puede ser una sorpresa
en el precio final al categorizar a estos
empleados como administradores.
El coste medio suele estar entre 5 y 25
por responsable al mes y al igual que el
modelo anterior este suele incluir el
mantenimiento y las actualizaciones.
Igualmente, puede haber costes extra en
servicios complementarios.
8
Pago nico: este tipo de licencia suele estar
ligada a grandes suites de gestin de
recursos humanos o a un ERP que incluya
funciones de recursos humanos.
Normalmente este tipo de licencias son
para instalaciones on-premise en grandes
compaas. Adems, puede traer costes
extra en forma de funcionalidades y
mdulos aadidos o de gastos de
mantenimiento.
Muchas de estas suites tienen un precio
fijo, mientras que otras basan su precio
total en la cantidad de usuarios de la que
disponga el sistema, aumentando a medida
que aumenta el nmero de usuarios. El
precio de este tipo de modelos de pago
depende mucho del alcance y volumen del
proyecto, pudiendo llegar a alcanzar cifras
millonarias.
Cdigo abierto: en el mundo del software
empresarial tambin hay muchas
alternativas de cdigo abierto. Algunas de
ellas ofrecen planes de precios que
incluyen extras como mantenimiento,
asesoramiento, etc., mientras que otras
simplemente dejan a cargo del equipo de IT
de la empresa cualquier tipo de instalacin,
desarrollo, reparacin o cambio del
sistema.

Ejemplos de presupuestos
Presupuesto 1
Sistema: SAP Business One ERP con funciones RRHH.
Caractersticas: Host por SAP, subscripcin cuatrienal (48 meses), mnimo
3 responsables que utilizarn el sistema.
Precio: 95/mes x usuario. 95 x 3 = 285; 285 x 48 = 13.680
Observaciones: No incluye precio por extras, personalizacin, o consultora.

Presupuesto 2
Sistema: Oracle Fusion HCM Cloud con Fusion Global Payroll (nminas).
Caractersticas: En la nube, subscripcin anual (12 meses) alrededor de
500 empleados.
Precio: 8/mes x usuario (Fusion HCM Cloud) y 5/mes x usuario (Fusion
Global Payroll). 8*500 + 5*500 = 6500; 6500 x 12 = 78.000
Observaciones: No incluye precio por extras, personalizacin o consultora.

9
Costes ocultos de un proyecto de software RRHH
Los mayores gastos a la hora de adquirir
un sistema de gestin de recursos
humanos raramente se encuentran en el
precio. El coste total no se limita
simplemente al precio, sino tambin al
tiempo que se invierte en poner a punto el
nuevo sistema, la cantidad de recursos
que deben asignarse y el efecto que un
proyecto de estas caractersticas tendr
en la estructura organizativa de su
empresa. Por ello, cuando llegue la hora
de poner un proyecto en marcha, es
importante no slo prestar atencin al
presupuesto, si no a otras reas que
pueden provocar un aumento final del
coste total en trminos tanto productivos
como econmicos.
Alcance del proyecto
Un proyecto de implementacin de un
software RRHH tiene en cuenta muchas
variables y cuando esas variables empiezan
a modificarse en mitad del proyecto, las
fechas, plazos y lmites acaban siendo
sobrepasados. Una tardanza excesiva en la
finalizacin de un proyecto tiene un
impacto directo en el coste, ya sea por el
tiempo malgastado por los empleados o
responsables IT o por los gastos extra en
consultora.
En estos casos, la clave est en planificar
todo el proyecto lo ms ajustado posible.
No porque evitar que el alcance del
proyecto pueda extenderse, si no porque al
menos minimizar sus consecuencias.
Intente tener en cuenta todos los posibles
inconvenientes y escenarios, las
integraciones que necesitar, las opciones
personalizadas, las sesiones de formacin,
etc., y asigne el tiempo y recursos
adecuados a cada paso del proceso.
Gestin del equipo encargado del
proyecto
La gestin de proyectos es una habilidad
esencial en la implementacin de cualquier
tipo de software y, en el caso del software
RRHH, es igual de cierto. Necesitar a
alguien capaz de aplicar la metodologa de
gestin de proyecto ideal y que tenga
experiencia en la instalacin de software
empresarial, tanto de forma interna como
de forma externa (proveedor). En el caso
del proveedor es bastante sencillo, pues
tan slo necesitar pruebas de que han
realizado una implementacin del mismo
sistema o uno similar.
10
En cuanto a su equipo interno, debe tener
en cuenta que no siempre el responsable
del departamento RRHH tendr
experiencia en cuanto a cuestiones
tecnolgicas, por lo que tendr que guiarse
por otro tipo de habilidades. En este caso,
la persona encargada tiene que ser capaz
de entender lo que se requiere desde el
departamento de RRHH, pertenezca o no a
l, adems de poder presentar cualquier
tipo de duda, problema o mejora tanto al
vendedor como a los empleados internos
de su propia empresa.
Formacin insuficiente
La formacin en sistemas de gestin de
recursos humanos tiene la reputacin de
ser bastante cara. Si se hace de forma
eficiente, es precisamente lo contrario: el
ROI que obtendr con empleados
formados para utilizar el software al 100%
ser mayor y vendr mucho ms pronto de equipo elegido para la realizacin del
lo esperado. Sin embargo, si no se cuida la
formacin es posible que los costes totales
del sistema RRHH se disparen ante la
imposibilidad de utilizar un software
especializado tras gastar mucho dinero en
una formacin inservible. Lo mejor es
realizar un plan de formacin muy
detallado para que los empleados puedan
estar listos cuando el sistema empiece a
utilizarse internamente.
Disponibilidad de los implicados en
el proyecto
Cuando muchas personas distintas estn
involucradas en un mismo proyecto, puede
que nos encontremos que reunirlas a todas
al mismo tiempo es una tarea ardua. Puede
que el proceso de implementacin se
prolongue a mitad porque algunos de los
implicados tengan tareas ms
importantes que atender. Este
incremento de tiempo ralentizar todo el
proyecto, con una consecuente subida de
costes tanto en tiempo, como en dinero,
sobre todo si hay una consultora que sigue
cobrando mientras el tiempo corre. En este
sentido, la motivacin y compromiso del
proyecto es un factor crtico, tanto como
para el proyecto en s mismo como para
poder mantener el presupuesto y la fecha
lmite dentro de lo que se calcul en un
primer momento.
11
Precio Workday
El software de Recursos Humanos, Workday presenta un precio por empleado y ao que oscila
entre los 90 180/ao. Presentamos ahora en estos dos casos, dos situaciones de presupuesto
diferentes:

Caso 1: Versin optimista:

En este caso para una empresa de 1.500 empleados seleccionando el paquete ms bsico de
Workday. El coste anual de la suscripcin cloud sera:

1.500 trabajadores * 90 /ao = 135.000 /ao

Si aadimos, el primer ao, un coste de implementacin que habitualmente es un 1,25 sobre el coste
anual de la suscripcin a la nube, el coste del primer ao de Workday sera:

135.000/ao * 1.25 (coste mantenimiento) = 168.750 /primer ao

Caso 2: Versin pesimista:

En este caso para una empresa de 1.500 empleados, se seleccionara el paquete completo de
funcionalidades de Workday. El coste anual de la suscripcin cloud sera:

1.500 trabajadores * 180 /ao = 270.000 /ao

El primer ao, hay que aadir el coste de implementacin que habitualmente es un 1,25 sobre el
coste anual de la suscripcin cloud, el coste del primer ao del software de RRHH Workday sera:

270.000 /ao * 1.25 (coste mantenimiento) = 337.500 /primer ao

12
Analizar las necesidades de su empresa respecto al software
RRHH
El da ha llegado, es hora de adquirir un
nuevo software RRHH, pero ha definido
bien sus necesidades? Un sistema de
gestin de recursos humanos es una gran
inversin y es mejor asegurar que se elige
el mejor software para responder a sus
necesidades. Por ello, el anlisis interno
previo es una de las mayores piezas del
puzle que supone la implementacin de
un nuevo software RRHH. Asegure el xito
evitando los errores ms comunes
durante este proceso:
1. Una participacin parcial conlleva
unos requisitos incompletos
Si las necesidades y requisitos del software
RRHH involucran slo a una parte del
departamento de recursos humanos, lo
ms probable es que se acabe escogiendo
una solucin que no satisface a todos los
usuarios. Aunque no todo el mundo tenga
el mismo poder de decisin, para realizar la
mejor eleccin de software RRHH se
necesita tener una visin general del uso de
datos y las funcionalidades requeridas,
tanto de los mximos responsables como
de los empleados concretos. Es mejor
incluso involucrar a otros departamentos
como el financiero o el de informtica,
simplemente para que cada persona pueda
aportar perspectivas distintas que ayuden
a mejorar el resultado final. En estos casos
es mejor preguntar demasiado, que tener
que gastar ms tiempo y dinero en incluir
esas funcionalidades que no se haban
contemplado en un primer momento.
2. Permitir que la informacin de un
proveedor se imponga a sus
criterios
Aunque est trabajando con los mayores
expertos en software RRHH, es un error
comn permitir que lo que ofrece el
proveedor prevalezca sobre sus propias
opiniones. Que un software pueda hacer
esto o aquello de forma perfecta, no
significa que usted vaya a tener que
necesitar dichas funcionalidades. A veces
ser ms cmodo incorporar la
informacin del vendedor a su
planificacin de software, pues evitar un
proceso de anlisis ms largo, pero podr
pasar por alto funcionalidades que
encarezcan el precio y no necesite u obviar
otras que necesite dentro de la
configuracin de su software RRHH.
13
Utilice la informacin de un proveedor
solamente como soporte a las necesidades
de su organizacin y no como pilar central
que determine todo el proyecto en su
conjunto.
3. No establecer prioridades para los
requisitos
Todas las necesidades de su empresa en el
campo de recursos humanos no tendrn la
misma prioridad y tampoco deberan
tenerla. Por mucho que un mximo
responsable presione para incorporar una
funcionalidad en el sistema, hay que saber
establecer un rango de prioridades que
defina aquellos requisitos con un mayor
peso, o se acabarn olvidando las
necesidades ms bsicas del software
RRHH. Para evitar este riesgo, lo mejor es
crear una serie de etiquetas que definan la
urgencia o importancia de cada
funcionalidad. Despus, podr debatir los
elementos en cada rango o etiqueta con el
resto de miembros encargados de la
implementacin del software RRHH, para
as tener una visin de conjunto ms
objetiva y definir una estrategia ms clara a
la hora de incorporar funcionalidades a su
software RRHH.
14
Inversin en Taleo o HCM Fusion de Oracle

Oracle presenta dos opciones de softwares de recursos humanos que son Taleo y HCM
Fusion. El primero est especializado en la gestin del talento y el segundo, de forma ms
global, abarca todos los aspectos de los recursos humanos.

Se presenta la situacin para una empresa de 750 empleados. Estudian la inversin que
supondra cada software y las funcionalidades que les aportaran. Estas son importantes
para cubrir las necesidades optimizando la inversin.

Taleo, para la gestin del talento, con funcionalidades como adquisicin de talento,
rendimiento, desarrollo profesional, aprendizaje, sucesiones, compensaciones. El
coste anual para la empresa de 750 empleados con la totalidad de los mdulos sera:

100,80 usuario al ao * 750 empleados = 75.600 anuales

HCM Fusion, o como se denomina actualmente Global Human Resources, cuenta

con mayor nmero de funcionalidades: RRHH (perfiles, organizacin), gestin de
personal (tiempo, reas, proyectos), retribuciones de personal (nminas, beneficios,
compensaciones), optimizacin de RRHH (planes y predicciones) y anlisis RRHH
(estadsticas). El coste anual para la empresa de 750 empleados con la totalidad de
los mdulos sera:

194,40 usuario al ao * 750 empleados = 145.800 anuales

Las inversiones deben de tenerse en cuenta en relacin a las funcionalidades que ofrece
cada sistema. HCM Fusion es una inversin doble a la de Taleo, pero es un sistema global
para los recursos humanos. Hay que tener en cuenta las modificaciones de precio que pueda
ofrecer el proveedor elegido.

15
 Proveedores: Factores a tener en cuenta
Tras la eleccin del software RRHH, hay
que establecer cmo se implanta el
sistema. Aqu entran en juego los
proveedores, cuya eleccin no es tan fcil
como parece en un principio. De hecho,
uno de los factores de xito de un
proyecto de implantacin de un HRM
recae sobre la correcta eleccin del
proveedor. Por ello, se recomienda
asegurarse de los siguientes aspectos
antes de elegir al proveedor que trabajar
con su software RRHH.
Factores a tener en cuenta
Experiencia del proveedor
Conocimiento del sector de su empresa
Entendimiento de los objetivos de su
empresa
Compromiso para el trabajo con el cliente
Soporte y consejo tras la instalacin
Experiencia del proveedor
Es importante trabajar con un proveedor
que ofrezca seguridad con una larga
experiencia en el campo de implantacin
de sistemas software RRHH. Un proveedor
de un sistema debe conocer cmo
funcionan los procesos y los pasos a dar en
cada momento, si no quiere ver su
proyecto comprometido desde el primer
momento. No obstante, esto no significa
que un proveedor ms nuevo no pueda
realizar un gran trabajo, pero debe ser
capaz de suplir esa carencia con unos
objetivos y un asesoramiento del proceso
que transmita seguridad y confianza a su
empresa.
Conocimiento del sector de su
empresa
Aunque puede no parecer un aspecto
esencial, el conocimiento que el proveedor
tenga de su sector contribuir a la
reduccin de tiempo o problemas durante
la implantacin. Incluso el mismo software
RRHH puede variar en cuanto su
implantacin de un sector a otro. Adems,
un proveedor que tiene experiencia directa
en el mismo sector de su negocio
comprender los retos a los que puede
enfrentarse y as predecir y solucionar
alguna necesidad que usted no se dio
cuenta que tena.
16
Entendimiento de los objetivos
El proveedor debe entender desde un
primer momento las razones que le llevan
a adquirir un software RRHH y ser capaz de
responder y asesorarle para conseguir
alcanzarlas todas. Esa ser la nica manera
en la que el proveedor podr tener la
perspectiva correcta para la implantacin
del sistema de forma eficaz y con la
solucin ms completa y adecuada. Un
proveedor que se implica con los objetivos
de su compaa es clave para poder
alcanzarlos, ya que ofrecer las mejores
opciones para cubrir cualquier tipo de
necesidad de la empresa en el software.
Compromiso para el trabajo con el
cliente
La experiencia de algunos proveedores
puede llevarles a pasar por alto sus
peticiones y realizar una implantacin de
un software RRHH en base a su experiencia
previa. Hay que comprobar si el proveedor
est dispuesto a colaborar codo con codo
con los responsables del proyecto y as
asegurar que se contemplan todos los
procesos y perspectivas necesarios para la
implantacin correcta y completa en base
a lo que se ha establecido desde la empresa
que adquiere el software RRHH.
Soporte y seguimiento tras la
implantacin
Una vez que la implantacin se ha
realizado, puede ocurrir que el proveedor
tenga menos tiempo para ayudarle con su
sistema. En estos casos, pueden aparecer
imprevistos que no pueda resolver con su
equipo informtico interno y tenga que
recurrir al proveedor, y desconocer si est
disponible para resolverlos puede resultar
catastrfico. Las actualizaciones del
sistema que aparezcan despus de la
implantacin tambin pueden ser un
quebradero de cabeza. Por eso es
importante hasta establecer acuerdos
sobre hasta qu punto el proveedor
realizar un seguimiento tras la
implantacin.
Conclusin
Es importante asegurarse de que el
proveedor que se va a encargar de realizar
este proyecto rena ms o menos las
condiciones ptimas. No obstante,
tambin hay otras preguntas que se
pueden realizar como cunto tardar en
implantarse el software, qu tipo de
formacin para los usuarios proporcionan
o cmo se dividen los costes del proyecto.
17
4 errores a evitar en las presentaciones de software RRHH
en su empresa
Uno de los pasos clave en el proceso de
seleccin, es la reunin con los
proveedores de software RRHH. Usted y
su equipo se encontrarn en una sala,
escuchando atentamente a lo que el
representante del producto vaya
mostrando. En ocasiones, se encontrar
ante un vendedor que mover el ratn por
la pantalla casi tan rpido como habla, sin
poder atender claramente a lo que quiere
mostrarle; en otras ocasiones, se aburrir
soberanamente ante una presentacin
larga y tediosa.
No obstante, hay que tener en cuenta que
este es un paso clave en la seleccin: es el
momento en el que usted podr ver de
cerca los sistemas y tendr la oportunidad
de hacer las preguntas ms importantes.
Pero tambin, hay que mantener una
posicin firme y evitar:
1. No tener a los responsables
adecuados en la reunin
En la mayora de ocasiones, el equipo
necesario para la supervisin de un
proyecto de software de RRHH estar
compuesto por el director de recursos
humanos, uno de los mximos
representantes del departamento TIC y
quizs alguno de los responsables de lo que
en ingls se denomina C-Suite (CEO, CIO,
CTO, etc.). Pero, de verdad necesitan estar
todos presentes en las citas con los
proveedores de software de recursos
humanos? Que esta sea la parte ms
interesante del proceso de seleccin no
significa que la sala tenga que estar llena de
gente.
De la misma forma, la antigedad o
posicin en la empresa no tiene por qu ser
una buena seal. Por ejemplo, el
administrador de RRHH que vaya a pasar su
tiempo trabajando con la herramienta
tendr ms que decir sobre el nuevo
sistema que el jefe de RRHH que
simplemente vaya a autorizar su compra.
2. Dejar que los proveedores de
software de recursos humanos
dominen la presentacin
Reservar un da en el calendario y una sala
de reuniones puede ser muy sencillo, pero
la cita puede ser bastante improductiva si
deja que el proveedor tome las riendas de
la presentacin. Cuanta ms libertad le d
al proveedor, ms probable ser qu le
18
ensee lo que l quiere que vea, pero no
lo que usted necesita saber. Preparar un
guion de preguntas para la presentacin de
los proveedores de software de recursos
humanos puede ser tedioso, pero hay una
gran cantidad de ventajas asociadas. En
primer lugar, ser ms fcil comparar los
distintos programas, tan slo comparando
la informacin obtenida de cada uno. Por
otro lado, podr obtener una visin mucho
ms directa de si el software se adapta a
sus necesidades y procesos. Adems, as
consigue que el proveedor pueda cubrir
todas las dudas referentes al software
desde un principio y evitar de esta manera
una presentacin vaca e impersonal del
producto.
3. Adquirir el proveedor y no el
sistema
La persona que presente el nuevo software
no es, casi con toda seguridad, la persona
con la que tratar durante el ciclo de vida
del software y su soporte tcnico. De
hecho, es muy probable que no vuelva a
verle jams, por lo que fijarse en la persona
por encima del sistema no es muy viable en
estos casos.
Ante este tipo de situaciones, lo mejor es
realizar preguntas sobre el soporte y
atencin al cliente que ser recibido tras la
implementacin, para asegurar que el
sistema tendr una solidez y seguridad que
se sustente ms all de las palabras del
proveedor. Tenga doblemente en cuenta
este aspecto sobre el proveedor si adems,
ofrecer servicios de consultora durante la
implementacin.
4. Estar satisfecho con muy poco
Si el sistema y el proveedor son nuevos
para su compaa (es decir, se adquiere un
nuevo sistema en vez de actualizar uno ya
existente), no se conforme con una breve
presentacin o repaso a las caractersticas
del producto. Necesita una visin completa
del producto, con demostraciones basadas
en la seleccin de caractersticas y procesos
clave que usted haya identificado en su
negocio (es por ello que un guion es
esencial para asegurarse de que no olvida
nada durante la presentacin).
Tenga en cuenta que a veces una reunin
de un par de horas no es suficiente, e
incluso considere, si es posible, descargar
una versin de prueba gratuita del
programa para poder comprobar si todo lo
que oy en la reunin est en lo cierto o no.
19
6 preguntas esenciales que hay que hacer al proveedor
La eleccin del software de recursos
humanos es una cosa, pero que se llegue a
conseguir que funcione todo sin ningn
problema es otra cosa distinta. Por lo
general, los proveedores ofrecern
asesoramiento durante el proceso de
instalacin del software, ya que actuarn
como consultores del proyecto para
conseguir completar una implementacin
satisfactoria. Sin embargo, algunos estn
ms interesados en acabar cuanto antes
para dedicarse a su prximo proyecto. En
todo caso, si cuenta con los servicios de un
proveedor como los descritos, siempre es
recomendable hacer unas preguntas para
conocer aspectos clave de estos
proveedores.
1. Cmo ayudarn a involucrar a
los distintos tipos de usuarios?
No todos los usuarios tienen las mismas
necesidades al usar un nuevo software de
RRHH. Los responsables ejecutivos
necesitarn acceso completo a los
informes estratgicos y a los anlisis sobre
el personal; los gerentes de RRHH tendrn
sus portales de autoservicio para gestionar
las peticiones de los usuarios, as como
entender y manejar todas las funciones del
sistema; y los empleados tendrn que
poder, como mnimo, acceder a su propia
informacin personal. El apoyo del
proveedor en este sentido viene en la
forma de una metodologa clara con la que
diferenciar los diferentes grupos de
inters, las personas involucradas en el
proceso y conseguir hacerlas partcipes del
mismo.
2. Cmo presentar el cambio en
toda la empresa?
Con los nuevos sistemas RRHH en la nube
llegan asociados una gran cantidad de
cambios estructurales y de procesos.
Funcionalidades de autoservicio del
mnager y del empleado mucho ms
avanzadas, acceso continuo mediante
dispositivos mviles, herramientas de
colaboracin y redes sociales: todo ofrece
una nueva forma de trabajo que requiere
cambios desde la misma esencia de los
trabajadores de la empresa. Cmo podr
exponer ese cambio? Habr un proceso
formativo que tambin sirva de adaptacin
a las nuevas oportunidades del sistema?
3. Cmo ser la colaboracin con
el departamento TIC interno?
Ya sea una instalacin on-premise o en la
nube, es necesario establecer una estrecha
20
relacin de trabajo entre el proveedor del
software RRHH y el equipo informtico de
pueden retrasar seriamente la entrada en
funcionamiento del sistema si se realizan
de manera incorrecta o no se tienen en
cuenta los aspectos definidos por el propio
departamento interno de informtica.
4. Existe algn perodo de pruebas
para el sistema?
Antes de la puesta en escena, debe
considerar si existir un periodo para las
pruebas en recinto cerrado, para descartar
posibles errores y fallos al usarlo en un
contexto real. Despus de todo, este
sistema tratar datos personales (y
dependiendo de la versin, nminas) de
todos sus empleados, provocando que
cualquier error pueda hacer surgir quejas
contra el sistema (o la gestin del proceso
en s). Tambin puede ser bueno una
implementacin progresiva por
departamentos, o incluso tener un rea de
pruebas dentro de la empresa dnde
comprobar que todo va segn lo planeado.
5. Cunto tiempo se tarda en
ponerse en funcionamiento?
Debe conseguir que el proveedor le d una
respuesta realista, pues una fecha
demasiado temprana puede ser buena en
cunto al ahorro de tiempo, pero fatal si no
se implementan los aspectos importantes
su empresa. Temas como la migracin de
datos o la integracin con otros sistemas
correctamente. Sobreponer la fecha antes
de las funcionalidades es un factor que
puede llevar a un proyecto fallido.
6. Tiene el proveedor alguna
referencia?
Ya se trate de una consultora o del propio
fabricante del sistema RRHH, solicite ver
referencias en las que pueda comprobar
los procesos y seguimientos realizados
para empresas similares durante la
implementacin del sistema. Tome como
punto de partida esas referencias para el
alcance del proyecto, el presupuesto, el
rendimiento, el ROI y cualquier otro
aspecto que pueda venir tras la
implementacin. Lo ideal en todo caso
sera que esas referencias estuviesen
dentro de un negocio similar al suyo, en
tamao, actividad o metodologa.
21
Soluciones a problemas con un software de nminas
El pago de salarios es un aspecto esencial
en cualquier empresa, como lo puede ser
el departamento de ventas o el de
atencin al cliente. Es la forma de
recompensar, motivar y retener a sus
empleados, por lo que pagos incorrectos o
con retraso pueden provocar
insatisfaccin y desmotivacin en la
empresa, e incluso hacer que parte de sus
empleados decidan abandonar la
compaa.
Las relaciones entre la empresa y el
empleado estn bastante reguladas a nivel
gubernamental. Hay cientos de aspectos a
tener en cuenta a la hora de realizar y
calcular los salarios, y cualquier error
puede traer una serie de problemas que
estn ms all de un simple retraso en el
pago. Aqu se presentan algunos de los
errores ms comunes y cmo solucionarlos
mediante un software de nminas.
1. Tener a autnomos en su plantilla
La forma ms fcil de evitar tener que
realizar clculos con nminas y dems es
simple: que todos sus empleados sean
autnomos. Adems, as se puede evitar
ciertos costes extra (sobre todo los
referidos a la Seguridad Social de los
trabajadores). Pero esto es un error muy
serio y adems ilegal. Por ello, para saber si
sus trabajadores son realmente
autnomos debe considerar lo siguiente:
Establece su trabajo y horarios? Les
proporciona las herramientas necesarias
para realizarlo? Les tiene un puesto
asignado? Les prohbe hacer otro tipo de
trabajos para otras empresas o sustituir a
alguien en otra empresa? Si su respuesta a
estas preguntas ha sido s total o
parcialmente, quiz debera considerar que
su empleado no es autnomo. Con un
software de nminas, es mucho ms fcil
diferenciar entre los distintos tipos de
empleados, tanto si son autnomos como
asalariados.
2. No informar debidamente a la
administracin de cambios o
impuestos
Cada trabajador tiene unos impuestos
asociados a su tipo de contrato, el salario
que percibe, etc. Para el clculo de algunos
impuestos propios del trabajador, este
necesita que se informe de cualquier
cambio a la Seguridad Social en su contrato
o salario. No hacerlo puede conllevar
problemas tanto para el trabajador como la
propia empresa. Adems, normalmente
22
suelen establecerse plazos para este tipo
de comunicaciones, por lo que entregarlo
de forma tarda puede suponer una multa
de cantidad considerable. Un software de
nminas puede llevar un control de las
fechas y clculos necesarios para poder
tramitar todo tipo de impuestos con la
administracin y as evitar cualquier
inconveniente.
3. Aplicar un tipo de contrato o un
cmputo de horas incorrecto
Un contrato a media jornada tiene unos
requisitos e impuestos diferentes a uno a
jornada completa, igual que un contrato de
formacin no ser lo mismo que un
contrato indefinido. En este sentido, la
administracin no ayuda con la cantidad de
contratos existentes, cada uno con su
estructura y parmetros distintos y que no
hacen nada ms que traer quebraderos de
cabeza a los encargados de gestionarlos.
Un software de nminas puede incluir en
un solo sistema todos los tipos de contratos
que se apliquen dentro de su empresa,
para que sea mucho ms fcil diferenciar
los distintos impuestos y parmetros de
cada empleado.
4. No llevar un control o archivo de
nminas y salarios
Imagine que de repente la administracin
le comunica que tiene que reenviarle la
nmina de un empleado que lleva 6 meses
fuera de la empresa. Si no ha llevado un
control de las nminas emitidas, esto
puede convertirse en un serio problema.
En el mejor de los casos, tras una ardua
bsqueda podr encontrar las nminas
emitidas en emails o escondidos en algn
rincn de un sistema de gestin
documental. En el peor, puede que tenga
que pagar una multa imprevista
simplemente por no llevar un registro de
las nminas en su empresa. Para evitarlo,
cualquier software de nminas hoy en da
puede almacenar el tiempo que sea
necesario las nminas de los empleados,
incluso aquellos que ya no estn en la
compaa, en caso de que necesite
comunicarlas a la administracin en algn
momento.
Aunque estos no son los nicos errores, se
puede comprobar como no tener cuidado
con la gestin de nminas y salarios puede
traer grandes problemas a la empresa. En
este caso, la mejor solucin es contar con
un software de nminas que pueda
ayudarle a mantener una gestin
impecable y ahorrar cualquier
inconveniente con la administracin.
23
Autoservicio del empleado: caractersticas y utilidad
El autoservicio del empleado incluye una
amplia variedad de aplicaciones que
permite a los empleados realizar un gran
nmero de tareas que anteriormente
necesitaran un intermediario. Aunque los
usos ms comunes del autoservicio del
empleado se han centrado en procesos
administrativos propiamente dichos,
como la consulta de salarios, existen
compaas que han empezado a utilizarlo
tambin para la formacin de los
empleados, como asistencia tcnica, para
el control de gastos, la investigacin y las
compras. En general, las caractersticas del
autoservicio del empleado pueden
resumirse en las siguientes:
Gestin personal
La que permite al empleado consultar o
solicitar aspectos administrativos
personales, normalmente relacionados con
los salarios, las ausencias, la gestin de
vacaciones, planes de pensiones, seguros
mdicos, etc.
Gestin de elementos de la empresa
Incluye aquellos cambios relacionados con
la propia actividad dentro de la empresa, y
que pueden resultar tiles a efectos de
evaluacin de rendimiento o ahorra tiempo y costes en los pasos
productividad. Tambin para realizar
seguimientos a las actividades por parte
tanto del departamento de RRHH como de
otros responsables directos de cada
empleado. En este caso se puede informar
de los proyectos en los que cada empleado
se encuentra trabajando, cambiar el
nmero de asignados a un proyecto, o
registrar los gastos debido a un viaje por
cuestiones de la empresa.
Gestin de formacin y desarrollo
Ayuda a que los empleados puedan realizar
solicitudes de formacin para una mejora
de sus capacidades dentro de la empresa.
Tambin algunos sistemas incluyen la
gestin de encuestas y test sobre el estado
de los empleados, que puedan prevenir
riesgos para la salud o cambios en la
motivacin de los empleados. Adems,
tambin pueden incluir oportunidades de
mejora de las habilidades mediante la
inscripcin a programas de formacin o
tras el anlisis de la evaluacin del
desempeo del trabajador. Estas son
principalmente las reas de accin dentro
de un autoservicio del empleado, que
ayudarn a mejorar la relacin del
empleado con la empresa, a la vez que se
24
necesarios para gestionar estos aspectos
relacionados con el departamento de
recursos humanos.

Adems, todos los datos en tiempo real

introducidos por los empleados sern de
gran utilidad para los anlisis internos de la
compaa, tanto en productividad como
rendimiento e incluso motivacin, lo que
podr llevar al departamento de RRHH a
disear estrategias de mejora a nivel
global.

25
Cmo implicar a los empleados en el autoservicio del
empleado?
Que la implantacin de un autoservicio del
empleado tenga xito depende tambin de
cmo se presente esta herramienta a los
propios empleados. Si no saben qu
pueden hacer con ella y las ventajas que
aportar, la inversin ser un gasto intil
ms que una ayuda. Adems, los
empleados siempre pueden recurrir a lo
que hacan antes de que el autoservicio se
implementase, es decir, acudir
directamente al departamento de RRHH,
cosa que solamente podra evitarse si se
sustituyese el departamento completo por
una solucin de software (algo que no es
recomendable). El secreto para que la
inversin ofrezca una mxima rentabilidad
es conseguir que los empleados utilicen el
sistema y lo vean como una herramienta
til a la que acudir cuando necesiten ayuda
con los salarios, las ausencias, etc. Para
ello, aqu se muestran algunas tcticas para
implicar a los empleados con el nuevo
autoservicio.
Mantenga una comunicacin
constante con los usuarios
Al contrario que en otros proyectos, el
personal de la empresa al completo se
convierte en el objetivo principal del
proyecto. De hecho, es el ms importante,
ya que el software estar diseado
principalmente para responder a sus
necesidades dentro del departamento de
RRHH y sern ellos los que decidan
utilizarlo o no. Mantngalos informados
con newsletters internas, memorndums,
etc., que enfaticen los beneficios del
autoservicio del empleado y que les invite
a sealar cualquier problema potencial con
el sistema. Adems, conseguir hacerles
sentir an ms implicados en el proceso si
les involucra en el proceso de correccin de
los posibles problemas detectados.
Una interfaz familiar producir un
mayor uso del sistema
Las funcionalidades del sistema pueden ser
las ms avanzadas del mercado, pero si la
experiencia de usuario es demasiado
extraa, puede que esas funcionalidades se
queden a la espera de alguien que las
ponga en marcha. La familiaridad de los
usuarios con el sistema es un factor muy
importante para promover su uso. De
hecho, quizs convenga introducir las
nuevas funciones poco a poco o enlazadas
con aquello que los usuarios s conozcan.
Sin embargo esto puede ser bastante difcil
26
dependiendo del nivel de habilidad de cada
usuario, por lo que a veces comprobar
que los usuarios tendrn que confiar en su
intuicin y conocimiento previo para poder
empezar a utilizar el sistema.
Motive a los usuarios a utilizar el
nuevo sistema
Si el sistema se est implantando a gran
escala, tal vez sea imposible centrar la
atencin en cada uno de sus empleados,
por lo que tendr que utilizar otro tipo de
estrategias si quiere conseguir que los
usuarios empiecen a utilizar el programa.
Una de estas estrategias es ofrecer algn
tipo de bonificacin (econmica, de
producto, de tiempo libre) para aquellas
personas que utilicen ciertas funciones del
nuevo sistema. No obstante, intente no
sobrepasar los lmites de la bonificacin y
ofrecer algo que pueda suponer grandes
costes o establecer un lmite en el nmero
de usuarios que pueden acceder a esta
bonificacin, ya que esto ltimo supondra resolver dudas desde el primer momento,
crear una competicin interna que puede
resultar negativa para el ambiente de
trabajo.
Modifique el acceso al
departamento de RRHH
Tras la implementacin del sistema,
comprobar que muchos de los usuarios
volvern a hacer lo que han hecho siempre,
llamar por telfono al contacto de RRHH
que les resolver todas sus dudas. Evite
que esto ocurra cambiando el telfono del
departamento de RRHH y comunicando
cambios en los puestos de responsabilidad
de este departamento. Desve todas las
llamadas al antiguo nmero de RRHH a un
nmero de atencin que ayude a los
usuarios a utilizar el nuevo sistema paso a
paso.
Consiga que sean los propios
usuarios los que motiven a sus
compaeros
En toda empresa, siempre habr algunos
empleados reticentes a utilizar el nuevo
sistema, mientras que otros lo utilizarn
desde el primer da de forma entusiasta.
Pida ayuda a estos ltimos y consiga que
transmitan su entusiasmo a aquellos
compaeros que todava no se hayan
atrevido a utilizar el sistema. Al estar en
contacto con los usos del sistema, podrn
al mismo tiempo que identifican aquellos
problemas potenciales de sus compaeros.
27
Errores comunes al utilizar el autoservicio del manager
Tras un proceso de implementacin de un
sistema de RRHH puede ser que algunas
de sus opciones no saquen todo el
provecho que se plante en un primer
momento. El autoservicio del mnager es
un ejemplo perfecto de esto, siendo uno
de los nuevos elementos cruciales para un
departamento RRHH. Sin embargo,
existen ciertos errores comunes a la hora
de utilizarlo que pueden hacer que la
inversin en estos sistemas haya sido en
vano.
Aumentar la carga de trabajo en
lugar de disminuirla
La principal misin del autoservicio del
mnager es hacer ms fciles procesos de
administracin de empleados (que pueden
llegar a travs del autoservicio del
empleado o no). Sin embargo, una mala
optimizacin de los flujos de informacin o
los procesos, puede sobrecargar a los
mnager de trabajo, teniendo que
dedicarse a aprobar cientos de solicitudes
cuando podran estar automatizadas.
Establecer permisos y procesos
automticos podr sacar el mximo partido
al autoservicio del mnager. Los
responsables tan slo tendrn que
supervisar que esas acciones
automatizadas se hacen correctamente y
no tener que aprobar una por una cada una
de ellas.
No presentar todas las opciones y
funcionalidades a los usuarios
directos
Otro de los errores comunes es no ensear
a cada uno de los responsables que
utilizarn el autoservicio del mnager todas
las funciones que se incluyen en el sistema.
Por ejemplo, si existe tambin un
autoservicio del empleado con el que se
enven solicitudes que tengan que ser
supervisadas por los mnager de la
compaa pero stos no saben cmo
acceder a dichas solicitudes, es muy
probable que se produzca un retraso en la
respuesta, o que nunca llegue a producirse.
Esto acabar teniendo un impacto negativo
en los empleados, que se desmotivarn al
no recibir respuesta por parte de los
responsables. Por ello, es recomendable
organizar unas sesiones de formacin
previas con los responsables para mostrar
todas y cada una de las funciones
disponibles del software.
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 No realizar anlisis de los datos
obtenidos a travs del sistema
El nuevo sistema puede ser muy fcil de
usar, tener muchas funcionalidades y una
interfaz muy atractiva pero, cmo se
puede saber si est siendo realmente
eficaz? Motive a sus mnager realizando
anlisis peridicos de los datos recogidos a
travs del sistema: registre la velocidad y
volumen de las actividades ms habituales
a travs del sistema, compare el tiempo
que se tarda en completar una tarea con el
nuevo sistema con el tiempo que se
tardaba anteriormente, analice la tasa de
errores y la calidad de los datos recogidos
antes y despus de implementar el sistema
y calcule (si es posible) el ahorro
aproximado que el sistema ha podido
aportar a la organizacin. Una vez tenga
estos datos, podr tomar la estrategia
necesaria para sacarle el mximo partido al
sistema y motivar a los responsables a
utilizarlo con mayor frecuencia.
TIC Portal info@ticportal.es +34 954 040 045 Iniciativa del European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT) www.ekcit.eu
Evale las funciones y
caractersticas del programa
peridicamente
En el campo tecnolgico, los avances se
suceden a una velocidad vertiginosa. Al
mismo tiempo, una empresa en plena
expansin puede cambiar sus procesos o
departamentos a la misma velocidad,
provocando que el autoservicio del
mnager sea insuficiente para atender a
todas las nuevas peticiones o los nuevos
procesos que se incluyan en la empresa.
Por ello es necesario realizar evaluaciones
peridicas del funcionamiento y la
respuesta de los usuarios al sistema, de
forma que puedan mejorarse o aadirse
todas las funciones necesarias para que el
sistema tenga siempre un rendimiento
ptimo.
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