PARTES DE LA VENTANA DE

ACCESS

Barra de titulo
Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access.
En ella estn las opciones comunes de Windows: Minimizar, maximizar y cerrar.

Barra de Men
Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas, se encuentran sub-men es, que
contienen todas las opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.

Barra de Herramientas
Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comandos ms
usados en Access, esta sufre variaciones de acuerdo a la situacin o al objeto seleccionado.
Estas opciones tambin se encuentran en la barra de Men

rea de trabajo Access

Es el sector en donde se abrirn las ventanas de trabajo, por ejemplo: Las bases de datos, formularios,
informes, etc.
Barra de estado
Nos muestra una breve resea de la accin de determinado comando.
Puede indicarnos tambin qu operacin podemos realizar a continuacin.
Si llevamos el sealador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botn-herramienta, podremos
leer all una breve descripcin de su funcin.

Ventana de bases de Datos

Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: Tablas, Formularios,
Consultas, Informes, pginas, macros y mdulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una
base de daros.

El botn de Microsoft Office

Reemplaza el men Archivo y est situado en la esquina superior izquierda de estos programas de
Microsoft Office.

Tipos de datos:

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales.
Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se
utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo,
pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad
tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten
almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. De
rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la
izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el
tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin
de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa
8 bytes de espacio en disco.
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumeracin no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas
con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando
perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no
utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar,
en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto
que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o
pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como
informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos
admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de
correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo
Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen
de mapa de bits del archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o
lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor
multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido.

Relacin de uno a muchos

La relacin de uno a muchos es el tipo de relacin ms comn que podemos encontrarnos.

En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre", puede tener
mas de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija".

Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla padre".

Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido solo
puede haber sido realizado por un solo cliente. Este es un ejemplo de la relacin uno a muchos
Relacin de mucho a muchos

En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener mas de un registro enlazado
en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazado mas de un registro de la tabla
padre

En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los distribuidores y
otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de nuestros proveedores,
deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos productos. Este es un ejemplo de relacin
muchos a muchos, en el que tenemos varios distribuidores para cada producto y cada distribuidor puede
ofertarnos varios productos

Relacin uno a uno

En las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla padre" solo puede tener un registro enlazado en
la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener como mximo un registro enlazado
con la "tabla padre".

Un ejemplo de este tipo de relaciones podra ser por ejemplo una tabla que relacionara cada trabajador
con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es decir que cada trabajador solo tiene un
currculo y cada currculo solo tiene hace referencia a un trabajador.

Integridad Referencial

La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran que los datos se mantendrn
correctamente relacionados una vez establecida la relacin y de que no se podrn eliminar datos
accidentalmente.
La primera de estas reglas viene a decir que no puede haber registros en una tabla hija que no estn
enlazados a la tabla padre. En el ejemplo de nuestra base de datos: Todos los pedidos deben haber sido
encargados por algn cliente. No puede haber pedidos sin clientes que lo hayan encargado.

El sistema de integridad referencial se encarga de comprobar que cuando introducimos algn pedido el
cliente al que se lo asignamos exista previamente en la tabla de clientes.

La segunda de estas reglas viene a decir que no se puede borrar ningn registro de la tabla padre si esta
relacionado con registros de las tablas hijas. Es decir Access comprueba que antes de borrar algn registro
en la tabla clientes, no haya pedidos relacionados con ese cliente en la tabla pedidos.

La clave principal

El ltimo paso que hay que dar en el diseo de una tabla consiste en definir lo que se denomina la
clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.

Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifican a cada registro de manera
nica.
Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden
contener valores iguales.
La manera ms rpida de acceder a un registro de una tabla es a travs de la clave principal.
Haga que los datos de sta sean descriptivos y fciles de recordar.
Cuanto ms pequeo sea el tamao del campo ms rpido funcionar la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

Abra una tabla en la vista Diseo.

Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un
campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos,
mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de filas de cada
campo.
Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.