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7.

Cuentas por Pagar: Pagos

30 | septiembre | 2014
Municipio de Apodaca / Advanzer
ndice

......................................................................................................................... 3
7.3.1 Pagos Masivos ................................................................................................................ 3
7.3.2 Pagos Manuales ............................................................................................................. 6
7.3.3 Pagos con Cheque ........................................................................................................ 8

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7. Cuentas por Pagar: Pagos

7.3.1 Pagos Masivos


Definicin

Descripcin del Proceso: Se utiliza para poder efectuar pagos de forma masiva
aplicando ciertos filtros que permitirn crear una propuesta de pago y de esta forma
poder contabilizar en un solo paso diferentes pagos a diferentes proveedores. Se podr
utilizar como va de pago T (transferencia bancaria) o C (Cheques).

Objetivo del Proceso: Ejecutar los pagos de las obligaciones contradas en la


Administracin del Municipio, en forma eficiente, oportuna y gil, cumpliendo con la
Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Disparador: El proceso inicia con la recepcin de informacin de pasivos para pago.

reas involucradas:

Direccin de Egresos (Encargado de Pagos)


Direccin de Contabilidad (Encargado de Banca Electrnica)

Proceso:

Paso 1. Recepcin de Informacin de Pasivos para Pago


Quin: Encargado de Adquisiciones
Que: Realiza la recepcin de factura del proveedor y en caso de ser un servicio la
generacin del pago es directamente en egresos
Cmo: Actividad Manual

Paso 2. Revisar y Decidir Pago de Pasivos


Quin: Encargado de pagos
Que: Recibe documentacin del Departamento de Adquisiciones los pasivos para
elaboracin de la propuesta de pago y revisa que todos los documentos recibidos
tengan su pasivo generado
Cmo: Ejecutando transaccin FBL1N

Paso 3. Elaboracin de Propuestas de Pago


Quin: Encargado de pagos
Que: Procede a realizar el desbloqueo de partidas o bien de pasivos.

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Cmo: Ejecutando transacciones FBL1N (para desbloquear las partidas) y F110 (para
decidir va pago).

Paso 4. Modificacin de Propuestas de Pago


Quin: Encargado de pagos
Que: Podr modificar la propuesta con base al flujo disponible o a la prioridad de
pagos de algunos proveedores, para ello tendr que bloquear las partidas que no se
desean pagar en ese momento para que no se incluyan en dicha propuesta.
Cmo: Ejecutando transacciones FBL1N (lista de partidas abiertas de acreedores) y
F110 (propuesta de pagos automtica).

Paso 5. Borrar Propuestas de Pago


Quin: Encargado de pagos
Que: Decidir, dependiendo de las modificaciones solicitadas por Direccin de
Egresos, si es necesario borrar la propuesta.
Cmo: Ejecutando transacciones F110.

Paso 6. Ejecucin de Propuesta de Pago


Quin: Encargado de pagos
Que: Realizar la corrida de pagos, obteniendo con ello, la contabilizacin de los
movimientos bancarios y cancelacin de pasivos, as como la afectacin presupuestal y
la emisin del archivo de dispersin para su carga a la banca electrnica
Cmo: Ejecutando transacciones F110

Paso 7. Solicitar Ejecucin en Banca Electrnica


Quin: Encargado de pagos
Que: Imprime la documentacin del pago ejecutado en el sistema e informa a la
Direccin de Contabilidad para que el responsable realice las transferencias de acuerdo
a lo que se ejecut en la corrida de pagos.
Cmo: Actividad Manual

Paso 9. Archivar Documentacin


Quin: Encargado de pagos
Que: Una vez procesadas las propuestas de pago y generados los archivos de carga
para la banca electrnica (cuando es por Transferencia), archivar la documentacin
correspondiente tanto del soporte del pasivo pagado como la impresin de la
propuesta de pago.
Cmo: Actividad Manual

Importancia del Proceso

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Se utiliza para poder efectuar pagos de forma masiva aplicando ciertos filtros que
permitirn crear una propuesta de pago y de esta forma poder contabilizar en un solo
paso diferentes pagos a diferentes proveedores.

Diagrama de Flujo

Versin: 1.0 Estado: Aprobado


Revisado por: Abigail Montemayor - Lder AP
7.3 Pagos Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar
Proceso: 7.3 Pagos
Fecha de Creacin: 11 junio 2014 Fecha de Modificacin: dd mes aaaa Subproceso: 7.3.1 Pagos Masivos

Recibir y revisar
Inicio soportes de pasivos
FBL1N
Hay
SI Modificar Propuesta
modificaciones ?
Direccin de Egresos

Revisar y decidir Elaborar propuestas Ejecutar propuesta


pago de pasivos de pago NO de pago
FBL1N FBL1N, F110 F110

Requiere
eliminar SI Eliminar Propuesta FIN
propuesta?

Archivar Es
NO
documentacin Transferencia?

SI
Contabilidad
Direccin de

Recibir aviso de
encargado de
pagos, para
ejecucin en Banca
Electrnica

Transacciones
FBL1N
F110

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7.3.2 Pagos Manuales
Definicin

Descripcin del Proceso: Pagos con cheques, manuales.

Objetivo del Proceso: Establecer los lineamientos para la realizacin de todos los
pagos con cheque por las obligaciones contradas en la Administracin del Municipio,
en forma eficiente, oportuna y gil, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad
Gubernamental.

Disparador: El momento en que el encargado de pagos recibe documentacin del


Departamento de Adquisiciones los pasivos para elaboracin del pago manual y revisa
en la transaccin FBL1N del GRP, que los documentos recibidos tengan su pasivo
generado, en caso de no contar con el registro correspondiente dar aviso al rea
origen del documento.

reas involucradas:

Direccin de Egresos (Encargado de pagos)

Proceso:

Paso 1. Revisin de Pasivos para Pago


Quin: Encargado de Pagos
Que: Revisa que los documentos entregados por el Departamento de Adquisiciones
para elaboracin del pago manual, tengan su pasivo generado. En caso de que la
informacin no coincide con el soporte documental, regresara dicho documento para su
verificacin y en su caso creacin de pasivo.
Cmo: Ejecutando transaccin FBL1N

Paso 2. Elaboracin del Pago Manual


Quin: El Encargado de pagos con base a la decisin tomada por Direccin de
Egresos.
Que: Procede a realizar el desbloqueo de partidas.
Cmo: Ejecutando la transaccin FBL1N para su tratamiento dentro de la transaccin
F-53 donde decide la clase de documento a utilizar (transferencia o cheque) as como
el da de aplicacin.

Paso 3. Cancelacin del Pago Manual


Quin: El Encargado de Pagos

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Que: Si se requiere realiza la cancelacin del documento de pago manual para la
anulacin del documento de compensacin y el respectivo documento de pago.
Cmo: Ejecutar la transaccin FBRA

Paso 4. Archivar Documentacin de Comprobante de Pago


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Despus de procesado el pago manual archivar la documentacin
correspondiente al pago realizado.
Cmo: Actividad manual

Importancia del Proceso

Este proceso es primordial para tener al da los gastos/egresos del Municipio.

Diagrama de Flujo

Versin: 1.0 Estado: Aprobado


Revisado por: Abigail Montemayor - Lder AP
7.3.2 Pagos Manuales Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar
Proceso: 7.3 Pagos
Fecha de Creacin: 11 junio 2014 Fecha de Modificacin: dd mes aaaa Subproceso: 7.3.2 Pagos Manuales

Archivar
documentacin de
pagos
Direccin de Egresos

NO

Recibe y revisa Elaboracin del pago


Hubo error en Fin
Inicio soportes de pasivos manual
el pago?
FBL1N FBL1N, F-53

SI

Anulacin de
Eliminacin de
compensacin
Documento
manual
FB08
FBRA

Transacciones
FBL1N
FBRA

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7.3.3 Pagos con Cheque
Definicin

Descripcin del Proceso: Emisin de Pagos con Cheque.

Objetivo del Proceso: Establecer los lineamientos para la realizacin de todos los
pagos con cheque por las obligaciones contradas en la Administracin del Municipio,
en forma eficiente, oportuna y gil, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad
Gubernamental.

Disparador: Cuando el encargado de pagos recibe de la institucin bancaria


correspondiente las remesas de cheques necesarias para la operacin de pagos y
requiere realizar el alta de dicha remesa.

reas involucradas:

Direccin de Egresos (Encargado de pagos)


Direccin de Presupuestos (Encargado de presupuestos)
Direccin de Presupuestos (Encargado de operaciones)

Proceso:

Paso 1. Alta de Remesa de Cheques


Quin: Encargado de Pagos
Que: Recibe de la institucin bancaria correspondiente las remesas de cheques
necesarias para la operacin de pagos y procede a realizar el alta de dicha remesa en
el sistema SAP.
Cmo: Ejecutando transaccin FCHI

Paso 2. Revisin de Pasivos para Pago


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Recibe documentacin del Departamento de Adquisiciones los pasivos para
elaboracin de la propuesta de pago y revisa en el sistema SAP, que todos los
documentos recibidos tengan su pasivo generado.

En caso de no contar con el registro correspondiente, dar aviso al rea origen


del documento (Encargado de control presupuestal, el Encargado de
contabilidad o el Encargado de nminas), de que la informacin no coincide con
el soporte documental y regresar dicho documento para su verificacin y en su
caso creacin de pasivo.
En caso de que todo documento entregado tenga su registro correspondiente,
se procede a realizar el anlisis de las partidas que se tienen que pagar en base
al vencimiento de las mismas y en conjunto con direccin de Egresos se decide
cuales entraran para pago con cheque.

Cmo: Ejecutando la transaccin FBL1N

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Paso 3. Elaboracin de Pagos con Cheque
Quin: El Encargado de Pagos
Que: Realiza el desbloqueo de partidas en el sistema SAP para su tratamiento. Genera
el registro de cancelacin de pasivo y emite la impresin de cheques.
Cmo: Ejecutar las transacciones FBL1N, F-58.

Paso 4. Visualizacin de Pagos con Cheque


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Si requiere cotejar datos puede visualizar informacin en el sistema SAP
utilizando el nmero de cheque. De la misma forma se puede visualizar los cheques
emitidos.
Cmo: Ejecutando las transacciones FCHN, FCH1

Paso 5. Relacin Documento Contra Cheque


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Visualiza el cheque con el nmero de documento.
Cmo: Ejecutando la transaccin FCH2

Paso 6. Anulacin de Pagos con Cheques


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Puede decidir si anula el pago con cheque. En tal caso anular la compensacin
del pago y posteriormente realizar un marcado al nmero de cheque emitido, como
cancelado.

Cmo:
Ejecutando la transaccin FCH8: Este proceso puede realizarse antes o despus
de mandar a imprimir ya que en ambos casos ser necesaria la anulacin de
dicho folio y se tendr que utilizar el consecutivo.

Ejecutando la transaccin FCH3: En caso de que por alguna razn no se haya


utilizado algn rango de la remesa, ejemplo: Cambio de formato de chequera.

Ejecutando la transaccin FCH9: En caso de haber entregado el cheque y el


mismo fue extraviado, robado o daado se procedera a anular.

Paso 7. Archivar Documentacin de Comprobante de Pago


Quin: El Encargado de Pagos
Que: Despus procesadas las operaciones con cheque, archivar el soporte del pasivo
pagado y el cheque emitido.
Cmo: Actividad manual

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Importancia del Proceso

Este proceso es importante para cumplir de forma oportuna y gil con los
pagos con cheque correspondientes del Municipio.

Diagrama de Flujo

Versin: 1.0 Estado: Aprobado


Revisado por: Abigail Montemayor - Lder AP
7.3 Pagos con cheques Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar
Proceso: 7.3 Pagos
Fecha de Creacin: 11 junio 2014 Fecha de Modificacin: dd mes aaaa Subproceso: 7.3.3 Pagos con cheques

Recepcin de
Revisin de Elaboracin de Visualizacin de Relacin Anulacin de
Alta de remesa informacin de Hay que
Existe pasivos para pagos con pagos con Documento vs pagos con
Inicio NO de cheques pasivos para anular pago SI
Remesa? pago cheque cheque Cheque cheque
Direccin de Egresos

FCHI pago con cheque?


FBL1N FBL1N, F-58 FCHN, FCH1 FCH2 FCH8, FCH3
MANUAL

SI NO

Archivar
FIN documentacin
de comprobante
de pago

FIN

Transacciones
FCHI
FBL1N
FCHN
FCH1
FCH2
FCH3
FCH8

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