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1) Descripcin del Procedimiento


1.1) Unidad Responsable: GIDT
Definir la ruta documental, acadmica y administrativa para oficializar la
1.2) Objetivo:
finalizacin del proceso de formacin con la expedicin del ttulo.

El procedimiento abarca la verificacin del cumplimiento de los requisitos para


1.3) Alcance: optar a la titulacin en programas de educacin superior, la emisin y entrega
de dichos ttulos.

2) Definiciones
2.1) Concepto 2.2) Definicin
Ttulo Acadmico Reconocimiento que la institucin le otorga a un estudiante por la culminacin de un
programa de educacin formal que lo acredita para acceder a la educacin superior o al
ejercicio de la profesin.
Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artculo 36.
Diploma pstumo El diploma pstumo es un reconocimiento otorgado por el Consejo Acadmico como
reconocimiento a los mritos acadmicos y personales de un estudiante de la UNAD,
que hubiere fallecido en el transcurso del programa, y que hubiera cursado al menos el
60% de los crditos o asignaturas requeridos para optar al ttulo.
Resolucin No 8316 de 20 de noviembre de 2014, Artculo segundo.
Duplicado del Duplicado del diploma. En caso de prdida o deterioro del diploma, se expide un
diploma duplicado por solicitud escrita del interesado, la cual debe ser remitida directamente a
la unidad de Grados (en conformidad con la circular normativa 200-003 del 29 de
septiembre de 2015 expedida por Rectora).

Este debe llevar, en lugar destacado, la palabra duplicado, la fecha y el nmero de la


resolucin que otorg el grado, previo pago de los derechos pecuniarios respectivos.
Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artculo 41.

3) Condiciones Generales
3.1) Cuando el estudiante no pueda reclamar diploma y acta de grado en la sesin programada, podr recibir los
documentos personalmente en el centro donde se encuentra adscrito o delegar a un tercero mediante poder
firmado y copia del documento de identidad.
3.2) Requisitos para obtener el ttulo en educacin superior. Para obtener el ttulo es necesario cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Haber aprobado la totalidad de los crditos acadmicos establecidos por el programa cursado.
b) Haber aprobado una de las opciones de grado establecidas en el reglamento estudiantil, acorde con las
regulaciones dadas por el respectivo consejo de escuela
c) Haber presentado el Examen de Estado de la Educacin Superior
d) Estar a paz y salvo por todo concepto con la institucin
e) Pagar el valor de derechos de grado establecido por el Consejo Superior

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Para los ttulos posgraduales no aplica el literal c.


Para obtener la titulacin en ms de un programa acadmico, se deber cumplir con cada uno de los
requisitos establecidos en los respectivos programas y la presente norma.

Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artculo 39.

No se incluye lo establecido en el Reglamento estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artculo


39, literal f) y lo establecido en el pargrafo 2 del mismo artculo, por cuanto la Ley 1738 del 18 de diciembre de
2014 establece que no se puede exigir la libreta militar como requisito para grado.
3.3) La universidad expedir paz y salvo para grado una vez se haya verificado la completitud de documentos en
historia acadmica del estudiante, el cumplimiento de la totalidad de los crditos acadmicos del programa, la
opcin de trabajo de grado, el estado financiero, deudas por laboratorios, deudas por biblioteca.
3.4) Para el desarrollo de este procedimiento la universidad contar con un proveedor de servicios de soluciones
tecnolgicas adecuadas en administracin electrnica, que incluya emisin de ttulos en papel de seguridad con
firmas electrnicas acreditadas y certificadas, plataforma que administre, contenga y publique el ttulo
universitario electrnico.

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4) Descripcin del Procedimiento


4.7) Cdigo de
4.5) Cdigos de
4.2) Insumos 4.4) Resultados o carpeta en la 4.8) Encargado de la
4.3) Descripcin detallada registros y 4.6) Medio de
N 4.1) Actividad necesarios para productos de la que se archiva actividad
de la actividad documentos archivo
la actividad actividad (cdigo segn (responsables)
asociados
la TRD)
INICIO
1 Realizar Ficha de El estudiante realiza la Ficha de No aplica Digital No aplica Estudiante
solicitud de seguimiento a solicitud de grado seguimiento
grado egresados diligenciando la ficha de individual y
(estudiantes seguimiento a egresados solicitud de grado
prximos a (estudiantes prximos a individual
graduarse) graduarse) en el Campus diligenciados en
disponible en virtual ingresando las campus virtual, con
el campus credenciales de acceso. su respectivo
virtual consecutivo.

2 Verificar Ficha de Se revisa el registro Listado de No aplica Digital No aplica Director de centro
crditos seguimiento acadmico y se verifica estudiantes del
contra plan individual y que el estudiante haya centro que han
de estudios. solicitud de cursado y aprobado la cumplido con el
grado totalidad de crditos del 100% de los
individual plan de estudios del crditos
diligenciados programa al que aspira acadmicos del
en campus graduarse. plan de estudios
virtual, con su discriminado por
respectivo Si esto se cumple, programa.
consecutivo. continua al paso 3, de lo
Registro contrario, se informa al
acadmico del estudiante y el
estudiante. procedimiento finaliza.

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3 Verificar que Listado de Verificar que el Listado de posibles No aplica Fsico/Digital No aplica Director de centro
el estudiante estudiantes estudiante se encuentre graduandos a paz y
se encuentra del centro que a paz y salvo por todo salvo.
a paz y salvo han cumplido concepto. Listado de posibles
por todo con el 100% de Si el estudiante se graduandos con
concepto. los crditos encuentra a paz y salvo pendientes o
acadmicos se incluye en el listado deudas por algn
del plan de de posibles graduandos concepto.
estudios a paz y salvo y sigue en
discriminado el paso 6, de lo contrario
por programa. se incluye en el listado
de posibles graduandos
con pendientes o
deudas por algn
concepto y sigue en el
paso 4.
4 Notificar al Listado de Se notifica al estudiante Notificacin al No aplica Fsico/Digital No aplica Director de centro
estudiante los posibles de manera discriminada estudiante.
pendientes graduandos las deudas por algn
los con deudas concepto que tenga con
pendientes o por algn la universidad.
deudas por concepto
algn
concepto.
5 Saldar los Notificacin al Entregar o reportar los Registros que No aplica Fsico/Digital No aplica Estudiante
pendientes o estudiante. pendientes con la evidencian que el
deudas. universidad a travs de estudiante se
los medios dispuestos encuentra a paz y
para este fin y vuelve al salvo por todo
paso 3. concepto
6 Generar paz y Listado de Se genera el paz y salvo Paz y salvo para Formato paz y Fsico No aplica Director de centro
salvo por posibles por todo concepto y se grado. salvo para grado
todo graduandos a valida mediante la firma (F-7-1-3).
concepto. paz y salvo. del director de centro.

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7 Generar Paz y salvo Generar el recibo de Recibo de pago de No aplica Fsico No aplica Registro y control
recibo de para grado. pago de derechos de derechos de grado. acadmico del
pago de grado para los centro
derechos de estudiantes que estn a
grado. paz y salvo por todo
concepto.
8 Pagar Recibo de Cancelar los derechos de Recibo de pago de No aplica Fsico No aplica Estudiante
derechos de pago de grado en las entidades derechos de grado
grado. derechos de financieras autorizadas. con timbre de caja.
grado.
9 Consolidar Recibo de Consolidar los Documentos del No aplica Fsico/Digital No aplica Estudiante
documentaci pago de documentos que estudiante.
n para derechos de evidencian el
grado. grado con cumplimiento de los
timbre de caja. requisitos para grado,
relacionados en la
circular publicada en la
pgina web, los cuales
debern ser digitalizados
y grabados en un disco
compacto.

10 Radicar Documentos Entregar en el centro la Documentos del Formato Carta Fsico/Digital No aplica Estudiante
documentaci del estudiante. versin fsica y la versin estudiante de solicitud de
n para digital de los radicados en el grado (F-7-1-2)
grado. documentos que son centro.
requisitos para grado.
En el caso de estudiantes
radicados en el
extranjero los
documentos pueden ser
enviados por correo
electrnico.

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11 Verificar Documentos Verificar que la Documentos del No aplica Fsico/Digital No aplica Director de centro
completitud, del estudiante documentacin estudiante
diligenciamie radicados en el presentada por el verificados.
nto y centro. estudiante corresponda
veracidad de con los documentos
la originales, est
documentaci completamente
n. diligenciada con los
datos tal y como
aparecen en los
documentos originales y
contenga todos los
requisitos establecidos
para proceder con la
graduacin.
En caso de que la
documentacin cumpla
con los requisitos sigue
al paso 13 de lo
contrario sigue en el
paso 12.
12 Notificar al Documentos Notificar al estudiante Notificacin al No aplica Fsico/Digital No aplica Director de centro
estudiante. del estudiante de manera discriminada estudiante.
verificados. la deficiencia de la
documentacin. Vuelve
al paso 9.
13 Cargar Documentos Cargar los documentos Documentos del No aplica Digital No aplica Director de centro
documentaci del estudiante del estudiante estudiante
n en la verificados verificados en la cargados en el
aplicacin aplicacin Mdulo para mdulo.
Mdulo para solicitud de grados.
solicitud de
grados.

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14 Confirmar la Documentos Confirmar que los Documentos del No aplica Digital No aplica Director de centro
verificacin del estudiante documentos cargados en estudiante
de la cargados en el el mdulo han sido cargados en el
documentaci mdulo. verificados contra los mdulo con
n. originales. verificacin
confirmada.
15 Verificar la Registro Se verifica que el Documentos del No aplica Digital No aplica Escuela
finalizacin acadmico y estudiante cumple con estudiante
del plan de opcin grado, los crditos acadmicos cargados en el
estudios y cargados en el del plan de estudios y mdulo con
aprobacin mdulo. aprob una de las verificacin
de la opcin Opciones de Trabajo de confirmada.
Trabajo de Grado establecidas para
Grado. el programa cursado.

16 Verificar la Documentos Verificar la informacin Informacin del No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS)
documentaci del estudiante cargada en la aplicacin graduando para
n cargada en cargados en el y en caso de que cumpla expedicin de
la aplicacin. mdulo con con los requisitos para la documentos.
verificacin elaboracin del diploma,
confirmada. el acta, el carn de
egresado y las
resoluciones sigue en el
paso 18, de lo contrario
sigue en el paso 17.
17 Notificar al Informacin Notificar al centro de Notificacin al No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS)
centro. del graduando manera pormenorizada centro.
para acerca de las deficiencias
expedicin de en la documentacin
documentos. para grado, en caso de
que la deficiencia este
en la documentacin
presentada por el
estudiante vuelve al

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paso 12, de lo contrario


vuelve al paso 13.
18 Avalar al Informacin Se avala la graduacin de Listado de No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS)
estudiante del graduando cada uno de los graduandos.
para grado. para estudiantes y se
expedicin de consolida el listado de
documentos. estudiantes para grado.
19 Generar los Listado de Se genera el listado de Listado de No aplica Digital No aplica GIDT
datos para la graduandos. estudiantes para grado graduandos en el
elaboracin con los requisitos del formato
de Diplomas y proveedor de servicios establecido por el
Actas de para la generacin de los proveedor de
Grado. diplomas y actas de servicios.
grado.
20 Solicitar la Listado de Solicitar la emisin de Solicitud de No aplica Digital No aplica GIDT
emisin de graduandos en diplomas y actas de emisin de
diplomas y el formato grado al proveedor de diplomas y actas.
actas de establecido servicios.
grado al por el
proveedor de proveedor de
servicios. servicios.
21 Verificar los Diplomas y Verificar la Reporte de No aplica Fsico No aplica GIDT (GRADOS)
diplomas y actas. documentacin enviada revisin.
actas de por el proveedor de
grado. servicios frente al
listado de graduandos
En caso de que exista
alguna diferencia entre
lo solicitado y lo enviado
se le notifica al
proveedor de servicios y
vuelve al paso 20, de lo

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contrario sigue en el
paso 22.
22 Distribuir Diplomas y Enviar por correo Gua para rastreo No aplica Fsico No aplica GIDT (GRADOS)
documentos actas. certificado los paquetes de envos.
a centros. de diplomas y actas y
carnets para cada
centro.
23 Organizar la Listado de Organizar la logstica Instalaciones No aplica Fsico/Digital No aplica Director de centro
logstica de graduandos. para la ceremonia de disponibles para la
ceremonia de grados con base en el ceremonia de
grados. Procedimiento grado.
Desarrollo de eventos,
si aplica.
24 Entregar los Diplomas y Entregar los diplomas, Diplomas, actas de No aplica Fsico No aplica Director de centro
diplomas, Actas de actas de grado y carnets grado y carnets
actas de grado. entregados.
grado y
carnets a los Instalaciones
graduandos. disponibles
para la
ceremonia de
grado
FIN

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5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

5) Diagrama de flujo del procedimiento

Registro y control Acadmico del


Funcin GIDT Director de centro Estudiante Escuela Oficina de grados
centro

INICIO

Realizar solicitud de grado

Verificar crditos contra plan


de estudios del programa

El estudiante Curs y aprob


el 100% de los crditos del plan no
de estudios?

Notificar al
Fin
si estudiante

Verificar que el estudiante se


encuentra a paz y salvo por todo
concepto

El estudiante se Notificar al estudiante


encuentra a paz y salvo? no los pendientes o deudas Saldar los pendientes o deudas.
por algn concepto.

si

Generar recibo de pago de derechos Generar paz y salvo por todo


de grado. concepto.

Pagar derechos de grado

Consolidar documentacin para


grado

Verificar completitud, diligenciamiento Radicar documentacin para grado.


y veracidad de la documentacin

la documentacin Cargar documentacin en el


cumple con los si Mdulo para solicitud de
criterios? grados

no

Verificar la finalizacin del plan


Confirmar la verificacin de Verificar la documentacin cargada en la
Notificar al estudiante de estudios y aprobacin de la
la documentacin aplicacin
opcin Trabajo de Grado.

se cumplen los
Notificar al centro no
requisitos?

si

Generar los datos para la


elaboracin de Diplomas y Avalar al estudiante para grado
Actas de Grado.

Solicitar la emisin de
diplomas y actas de grado al no
proveedor de servicios.

los documentos
Verificar los diplomas y actas de
cumplen con los
grado.
requisitos?

Organizar la logstica de la Distribuir documentos a los


si
ceremonia de grados centros

Entregar los diplomas, actas de


grado y carnets a los graduandos.

FIN
Fase

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6) Documentos de Referencia
6.1) Tipo de 6.2) No. y Fecha de 6.3) Nombre
Documento Aprobacin
Ley Ley 1188 del 25 de abril de Por la cual se regula el registro calificado de los
2008. programas de educacin superior.
Ley Ley 1738 del 18 de diciembre Por medio de la cual se prorroga la ley 418 de 1997,
de 2014 Prorrogada y modificada por las leyes 548 de 1999,
782 de 2002, 1106 de 2006 y 1421 de 2010 (Libreta
militar).
Decreto Decreto 1295 del 20 de abril Por el cual se reglamenta el registro calificado de que
de 2010. trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de
programas acadmicos de educacin superior.
Decreto Decreto 1075 de 26 de mayo Por medio del cual se expide el Decreto nico
de 2015 Reglamentario del Sector Educacin.
Acuerdo Acuerdo 0029 de 13 de Por el cual se expide el Reglamento Estudiantil de la
diciembre de 2013 Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD).
Resolucin Resolucin No 8316 de 20 de Por el cual se reglamenta el artculo 42 del artculo
noviembre de 2014. 029 de 2013, por el cual se expide el reglamento
general estudiantil de la UNAD (Grado pstumo).

7) Modificaciones/actualizaciones
7.1) Versin 7.2) Fecha 7.3) Descripcin resumida de la modificacin/actualizacin
0 24/02/2014 Primera versin emitida.
Se modific objetivo y alcance por cuanto este procedimiento
solo incluye grados de estudiantes de educacin superior.
Se modific definiciones acorde con lo establecido en el
Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, condiciones
generales 3.1 y 3.2 y se incluyen las condiciones generales 3.3
y 3.4. Se retir la primera definicin y se reemplaza por la
1 08/10/2015 condicin general 3.4.
Se modific el primer paso, redaccin y responsable del paso
15. En los pasos 18, 19 y 20 se reemplaza OCU por "el
proveedor de servicios"
Se incluye el la normatividad la Ley 1738 del 18 de diciembre
de 2014 la cual establece que no se puede exigir la libreta
militar para el grado.

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