UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

(UCI)

TEMA:
PLAN DE GESTION DEL ALCANCE, RIESGO Y
COMUNICACIN DE LA RUTA DE ACARREO DE
MATERIALES DEL PROYECTO
HIDROELECTRICO PIRRIS

NOMBRE DEL SUSTENTANTE:

ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS

PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO

REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR EL TTULO DE
MASTER EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

San Jos, Costa Rica

JUNIO 2008
 ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

(UCI)

Este proyecto de final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

requisito para optar el grado de Master en Administracin de Proyectos

Lic. lvaro Castillo Quesada MAP

DIRECTOR DE PROYECTO

Ing. Sandy Mora Orozco MAP Ing. Federico Vargas Uzaga MAP
LECTOR No.1 LECTOR No.2

Ing. Juan Carlos Jimnez Ros

SUSTENTANTE
 iii

AGRADECIMIENTOS

El presente trabajo representa un esfuerzo no solamente personal, sino tambin de compaeros

de trabajo, amigos y familiares que de una u otra manera me han motivado y alentado para
concluirlo y entregar a la universidad, al ICE y al P.H.Pirrs, un resultado de calidad y ante todo
de un producto y una herramienta base para la aplicacin de los conceptos de la Administracin
de Proyectos.

A todos ellos, mi ms sincero agradecimiento y la disponibilidad de poder compartir en tiempo y

dedicatoria para concretarlo.
 iv

DEDICATORIA

Dedico este esfuerzo, hoy concluido a mi esposa Audrey, mis hijos Juan Pablo y Mara Gabriela,
motivadores a toda hora con sus palabras, acciones y sacrificios.

Para mi madre Carmen Ligia y mi suegra Mara Rosa, cuyos apoyos y esfuerzos para que tanto
mi esposa y yo pudiramos concluir los estudios de maestra.

Para mis compaeros de trabajo de la Ruta de Acarreo de Materiales, Hazel, Milena, Silvia,
Sussy, Humberto, Diego, Ana Mara seguimos trabajando y luchando da con da para que este
proyecto sea lo mejor que todos deseamos y podamos al final estar orgullosos de haber
cumplido.

El futuro lleg ayer y trae nombre compuesto: Conocimiento, innovacin, eficiencia,

calidad, honestidad y rapidez.
Peter Druker
 v

NDICE GENERAL

RESUMEN EJECUTIVO _______________________________________________________ 1

1. INTRODUCCIN ___________________________________________________________ 3
1.1.1 Objetivo General _______________________________________________________________ 6
1.1.2 Objetivos especficos____________________________________________________________ 6
2.1 Generalidades ___________________________________________________________________ 7
2.1.1 Historia del Instituto Costarricense de Electricidad_______________________________________ 9
2.1.2 Misin y visin del ICE__________________________________________________________ 10
2.1.3 Estructura organizacional del ICE __________________________________________________ 11
2.1.4 Misin y visin del sector de Electricidad y CAP _______________________________________ 13
2.1.5 Proyectos de generacin elctrica del ICE ___________________________________________ 15
2.1.5.4 Plantas elicas ___________________________________________________________ 17
2.1.5.5 Paneles solares ___________________________________________________________ 18
2.1.6 Generalidades del Proyecto Hidroelctrico Pirrs _______________________________________ 18
2.2.1. Procesos en la Administracin de Proyectos _________________________________________ 25
2.2.2 reas de conocimiento en la Administracin de Proyectos ________________________________ 26
2.2.2.1 Gestin del alcance ________________________________________________________ 28
2.2.2.1.1 Planificacin del alcance ________________________________________________ 29
2.2.2.1.2 Definicin del alcance __________________________________________________ 29
2.2.2.1.3 Definicin de una estructura de desglose de trabajo (EDT) _______________________ 30
2.2.2.1.4 Verificacin del alcance _________________________________________________ 30
2.2.2.1.5 Control del alcance ____________________________________________________ 30
2.2.2.2 Gestin de la comunicacin __________________________________________________ 31
2.2.2.2.1 Planificacin de las comunicaciones ________________________________________ 31
2.2.2.2.2 Distribucin de la informacin _____________________________________________ 32
2.2.2.2.3 Informar el rendimiento _________________________________________________ 32
2.2.2.2.4 Gestionar a los interesados ______________________________________________ 32
2.2.2.3 Gestin del riesgo _________________________________________________________ 33
2.2.2.3.1 Planificacin de la gestin de riesgos _______________________________________ 33
2.2.2.3.2 Identificacin del riesgo _________________________________________________ 34
2.2.2.3.3 Anlisis Cualitativo del Riesgo ____________________________________________ 35
2.2.2.3.4 Anlisis Cuantitativo del Riesgo ___________________________________________ 36
2.2.2.3.5 Planificacin de la respuesta a los riesgos ____________________________________ 36
2.2.2.3.6 Seguimiento y control de los riesgos ________________________________________ 36
3.1 Herramientas ___________________________________________________________________ 38
3.2.1.1 Investigacin documental ____________________________________________________ 41
3.2.1.2 Investigacin de campo _____________________________________________________ 41
4. CONTENIDO _____________________________________________________________ 43
4.1 Alcance del Proyecto _____________________________________________________________ 43
4.1.2 Objetivos especficos___________________________________________________________ 44
4.1.3 Enunciado del Alcance del proyecto. _______________________________________________ 45
4.1.5 Lmites del proyecto. ___________________________________________________________ 47
4.1.7 Criterios de aceptacin. _________________________________________________________ 48
4.1.8 Supuestos __________________________________________________________________ 48
4.1.9 Restricciones ________________________________________________________________ 49
4.1.10 Exclusiones ________________________________________________________________ 50
4.2 Estructura de Divisin del Trabajo (EDT). ____________________________________________ 51
4.3 Diccionario de la EDT ____________________________________________________________ 55
4.4 Lnea Base del Alcance ___________________________________________________________ 55
 vi

4.5 Verificacin del alcance. __________________________________________________________ 62

4.6 Control del Alcance. _____________________________________________________________ 63
4.7 Riesgos del Proyecto_____________________________________________________________ 64
4.7.2. Valoracin del riesgo __________________________________________________________ 67
4.7.3. Identificacin de los riesgos _____________________________________________________ 68
4.7.3.1 Revisin de documentacin __________________________________________________ 69
4.7.3.2 Tormenta de ideas_________________________________________________________ 70
4.7.4. Anlisis cualitativo de riesgos ____________________________________________________ 72
4.7.4.1 Anlisis porcentual de las causas-riesgos ________________________________________ 72
4.7.4.2 Anlisis histograma ordenado (Pareto) __________________________________________ 73
4.7.4.3 Generacin de la matriz de riesgos _____________________________________________ 75
4.7.5. Planificacin de la respuesta al riesgo ______________________________________________ 77
4.7.6. Seguimiento y control __________________________________________________________ 79
4.8 Gestin de la Comunicacin _______________________________________________________ 80
4.8.1 Definicin de la matriz de roles y responsabilidades ____________________________________ 80
4.8.2 Planificacin de las comunicaciones. _______________________________________________ 83
4.8.2.1 Generacin de la matriz de involucrados _________________________________________ 85
4.8.2.2 Generacin del mapa de involucrados. __________________________________________ 87
4.8.2.3 Clasificacin de los involucrados. ______________________________________________ 89
4.8.3 Definicin de la comunicacin. ____________________________________________________ 92
4.8.3.1 Comunicacin Interna ______________________________________________________ 92
4.8.3.1.1 Coordinacin del equipo de trabajo _________________________________________ 92
4.8.3.1.2 Informacin al personal P. H. Pirrs _________________________________________ 93
4.8.3.1.2.1 Charlas al personal involucrado __________________________________________ 93
4.8.3.1.2.2 Informacin general de avance __________________________________________ 93
4.8.3.1.2.3 Informe gestin ambiental ______________________________________________ 93
4.8.3.1.4 Coordinacin con el equipo de Presa _______________________________________ 94
4.8.3.1.5 Coordinacin obras por contrato ___________________________________________ 94
4.8.3.1.6 Seguimiento a denuncias comunales _______________________________________ 94
4.8.3.1.7 Informacin de avance del contratista _______________________________________ 95
4.8.3.2 Comunicacin Externa ______________________________________________________ 95
4.8.3.2.1 Comunicacin a la comunidad ____________________________________________ 95
4.8.3.2.1.1 Relacin con comisiones de verificacin comunal _____________________________ 95
4.8.3.2.1.2 Relacin con propietarios ______________________________________________ 96
4.8.3.2.1.3 Relacin con vecinos sobre la ruta ________________________________________ 96
4.8.3.2.2 Comunicacin institucional _______________________________________________ 96
4.8.3.2.2.1 Relacin con instituciones locales ________________________________________ 96
4.8.3.2.2.2 Relacin con el MOPT _________________________________________________ 97
4.8.3.2.2.3 Relacin con la Defensora de los Habitantes ________________________________ 97
4.8.3.2.2.4 Relacin con las Municipalidades _________________________________________ 98
4.8.3.2.3 Enlace comunal _______________________________________________________ 98
4.8.3.2.3.1 Seguimiento a denuncias_______________________________________________ 98
4.8.3.2.3.2 Administracin de la documentacin ______________________________________ 98
4.8.4 Generacin de la matriz de comunicacin. ___________________________________________ 99
4.8.5 Generacin de la matriz de reuniones. _____________________________________________ 101
4.8.6 Informar el rendimiento. ________________________________________________________ 102
4.8.6.1 Tcnica ________________________________________________________________ 102
4.8.6.2 Ambiental ______________________________________________________________ 107
4.8.6.3 Social _________________________________________________________________ 107
5. CONCLUSIONES ________________________________________________________ 109
6. RECOMENDACIONES ____________________________________________________ 111
7. BIBLIOGRAFIA __________________________________________________________ 113
 vii

8. ANEXOS _______________________________________________________________ 114

8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto. ______________________________________________________ 115
8.2 Anexo 2: Enunciado del Alcance. __________________________________________________ 120
8.3 Anexo 3: Estructura de Divisin del Trabajo del PFG. __________________________________ 124
8.4 Anexo 4: Cronograma de Actividades del PFG. _______________________________________ 126
8.5 Anexo 5: EDT de la Ruta de Acarreo de Materiales. ___________________________________ 128
8.4 Anexo 6: EDT de Comunicacin. __________________________________________________ 130
8.7 Anexo 7: Matriz de causa-efecto e identificacin de riesgos. ____________________________ 132
8.8 Anexo 8: Matriz de riesgos. _______________________________________________________ 134
8.9 Anexo 9: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT del proyecto. _____________________ 136
8.10 Anexo 10: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT de comunicacin del proyecto. ____ 138
 viii

NDICE DE FIGURAS

Figura No 1 Estructura Organizacional (ICE, 2008) _________________________________ 12

Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) ____________________________ 13
Figura 3. Diagrama de las Obras del P.H.P. (Planeamiento y Control PHP, 2007) _________ 19
Figura 4. Estructura de Divisin del Trabajo del P.H.P. (Planeamiento y Control PHP, 2008) _ 20
Figura 5. Organigrama del P.H.P. (Planeamiento y Control PHP, 2008) __________________ 20
Figura 6. Representacin de las reas de conocimiento (PMI, 2004) ____________________ 28
Figura 7. Caja de resumen y tarea de una EDT. ___________________________________ 52
Figura 8. EDT de la Ruta de Acarreo de Materiales. ________________________________ 53
Figura 9. EDT de Comunicacin. _______________________________________________ 54
Figura 10. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS). _______________________________ 65
Figura 11. Tabla de Medicin. __________________________________________________ 68
Figura 12. Categorizacin y Probabilidad. _________________________________________ 68
Figura 13. Grfica de porcentaje causa-efecto-riesgo. _______________________________ 72
Figura 14. Grfica de Histograma Ordenado (Pareto) ________________________________ 74
Figura 15. Registro para la respuesta al riesgo identificado. ___________________________ 78
Figura 16. Tipo de comunicacin al involucrado. ____________________________________ 83
Figura 17. Grfica de comunicacin a los involucrados y tipo de estrategia._______________ 88
Figura 18. Tabla de ndices para clasificacin de involucrados. ________________________ 89
Figura 19. Grfica de clasificacin de involucrados. _________________________________ 91
Figura 20. Reporte de rendimiento del proyecto, actualizacin del Project. ______________ 103
Figura 21. Reporte de rendimiento por tipo de actividad, obras de mitigacin. ____________ 104
Figura 22. Grfica de rendimiento de obras de mitigacin. ___________________________ 105
Figura 23. Reporte de costos, obras de mitigacin San Pablo. ________________________ 106
Figura 24. Mapa de avance de obras y acciones en las comunidades. __________________ 108
 ix

NDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Diccionario de la EDT de Ruta de Acarreo de Materiales. ____________________ 56

Cuadro 2: Diccionario de la EDT de Comunicacin Ruta de Acarreo de Materiales._________ 59
Cuadro 3: Matriz de causa-efecto e identificacin de riesgos. __________________________ 71
Cuadro 4: Tabla de histograma. ________________________________________________ 74
Cuadro 5: Matriz de riesgos. ___________________________________________________ 76
Cuadro 6: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT del proyecto. __________________ 81
Cuadro 7: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT de comunicacin del proyecto. ____ 82
Cuadro 8: Matriz de involucrados del proyecto. _____________________________________ 86
Cuadro 9: Mapa de involucrados. _______________________________________________ 87
Cuadro 10: Matriz de poder de decisin/inters. ____________________________________ 90
Cuadro 11: Matriz de comunicacin relacin MOPT-CONAVI. ________________________ 100
Cuadro 12: Matriz de reuniones relacin MOPT-CONAVI. ___________________________ 101
 x

NDICE DE ACRNIMOS Y SIGLAS

ICE, Instituto Costarricense de Electricidad.

CGP, Coordinacin General de Proyectos.
CAP, Centro de Apoyo a Proyectos.
PHP, Proyecto Hidroelctrico Pirrs.
PMI, Project Management Institute.
EDT, Estructura de Desglose del Trabajo.
RBS, Estructura de Desglose del Riesgo.
MOPT, Ministerio de Obras Pblicas y Transportes.
CONAVI, Concejo Nacional de Vialidad.
COSEVI, Concejo de Seguridad Vial.
SETENA, Secretaria Tcnica Nacional Ambiental.
RACSA, Radiogrfica Costarricense Sociedad Annima.
CNFL, Compaa Nacional de Fuerza y Luz.
UEN, PySA, Unidad Estratgica de Negocios, Proyectos y Servicios Asociados.
MET, Maquinara, Equipos y Talleres.
MIDEPLAN, Ministerio de Planificacin.
CNE, Comisin Nacional de Emergencia.
SIEPAC, Sistema Interconectado Elctrico para Amrica Central.
 xi

NDICE DE ABREVIACIONES

MW, Mega watt.

GWh, Giga Watt hora.

m, metros lineales.

msnm, metros sobre el nivel del mar.

Km2, Kilmetros cuadrados.

Hm3, Hectmetros cbicos.

Km, Kilmetro.

a.m, Antes de meridiano.

p.m, posterior de meridiano.

 1

RESUMEN EJECUTIVO

Desde hace ms de 50 aos el Instituto Costarricense de Electricidad ha desarrollado proyectos

hidroelctricos necesarios para el pas con una gran capacidad en su gestin, ejecucin y
conclusin, bajo los estndares de la ingeniera ms estrictos y actualizados.

El Proyecto Hidroelctrico Pirrs, es uno de los proyectos en desarrollo por parte del ICE que
inici desde el ao 1992, con las investigaciones geolgicas y los diseos de ingeniera
geotcnica e hidrulicos concernientes al Diseo Bsico (etapa 1).

Este proyecto presenta la particularidad de estar contenido en cinco cantones diferentes:

Desamparados, Len Corts, Tarrazu, Parrita y Aserr, teniendo un total de 23 comunidades en
el rea de influencia directa (dentro de los lmites del proyecto en el desarrollo de las obras) y 45
comunidades en el rea de influencia indirecta (fuera de los lmites del proyecto).

El entorno de desarrollo del proyecto, conlleva una interrelacin con diferentes involucrados
como la poblacin en general, instituciones locales, grupos de desarrollo, gobiernos locales y
fuerzas sociales y ambientales, aspectos que en los anteriores proyectos no constituan
protagonismo e inters.

Dadas estas condiciones, la aplicacin de las herramientas de la Administracin de Proyectos

constituye no solamente un orden en la gestin de proyectos, sino tambin en la aplicacin de
novedosos conceptos en los aspectos de relaciones con las comunidades y su entorno.

Es as, como el presente trabajo de aplicacin de las herramientas Gestin del Alcance, Gestin
del Riesgo y Gestin de la Comunicacin al Proyecto de la Ruta de Acarreo de Materiales,
constituye no solamente la definicin de dichas herramientas sino tambin de la innovacin en la
aplicacin de las mismas con respecto a las comunidades y su interrelacin.

Dentro del desarrollo del presente trabajo, se han establecido los diversos objetivos especficos
que cumplirn con los planteamientos inciales y la obtencin de los resultados esperados. Es
as como se establecen las herramientas especficas para la gestin de la comunicacin,
estrategias de aplicacin haca las comunidades, instituciones involucradas e involucrados
internos y externos.

Adicionalmente se establece un modelo para el plan de gestin de riesgos, el cual contempla

todos los riesgos identificados con sus respectivos planes de contingencia, mitigacin y traslado.
Se plantea una herramienta para que en el desarrollo de futuros proyectos se consideren los
aspectos sociales, institucionales, ambientales y del entorno que afectan a la ruta de acarreo. Se
propone una metodologa para los cronogramas y diseos de trabajo de los diferentes procesos
del proyecto, y se estandarizan plantillas de generacin de informacin para los distintos
involucrados, en la cual se detalla el que, quien, cuando y como requiere la informacin.

Pero no solamente se contempla la aplicacin de estos conceptos de la Administracin de

Proyectos, pues tambin se ha desarrollado una propuesta de aplicacin de nuevas
 2

herramientas, principalmente de anlisis cualitativo de riesgos, en donde a los aspectos sociales

se le asignaron pesos y se logran ubicar desde un punto lgico.

La gestin de la comunicacin es otra rea del conocimiento que requiri de un anlisis

cuidadoso, pues la intervencin de una variedad de involucrados con diferentes intereses,
caracteres y culturas, fueron de las necesidades base y principales elementos para concretar de
manera efectiva las diferentes herramientas y aplicaciones del concepto.

La identificacin de involucrados, su ubicacin estratgica dentro del proyecto, la atencin de sus

necesidades, pero por sobre todo del tipo de informacin y lenguaje fueron parte de las
problemticas que se resolvieron.

Es as, como luego del tratamiento del proyecto por cada una de las reas del conocimiento
aplicadas, los resultados no solamente se basan en la obtencin de matrices y tablas aplicadas,
ndices y valoraciones matemticas, sino tambin en una estrategia en cada uno de los casos.

En el caso de la comunicacin, principalmente por la relacin con involucrados tanto internos

como externos, se logra una identificacin de los mismos, pero tambin se determinan sus
necesidades de informacin, aspectos importantes tales como la categora de involucrado y su
peso dentro del desarrollo del proyecto como tal.

Aunque los conceptos de Administracin de Proyectos estn siendo adaptados a las diferentes
organizaciones, instituciones y grupos de trabajo, los mismos han sido introducidos bajo el
ejemplo que ha dado la ruta de acarreo y la eficiencia y eficacia de los resultados y manejo de
las necesidades del proyecto.

Es importante, valorar estas herramientas en aplicaciones ms all de las necesidades de un

proyecto como tal, y deben ser orientadas a otros tpicos y requerimientos que se exponen en el
trabajo presentado.
 3

1. INTRODUCCIN

Dentro del desarrollo de los proyectos por parte del ICE, los aspectos constructivos han sido los
predominantes y estratgicos tanto de los encargados de las obras, como de los Directores y
Gerentes de alta jerarqua de la Institucin.

Hoy en da, la aplicacin de este concepto ha dado a la Institucin el enfrentamiento a situaciones

que anteriormente no tena a su paso por el desarrollo de los proyectos, la legislacin, aplicaciones
jurdicas ms amplias, el fortalecimiento y creacin de otras Instituciones que apoyan la gestin de
las comunidades, habitantes y organizaciones sociales, hacen que los enfoques del ICE para
desarrollar obras contemplen los comportamientos y caracteres humanos.

La organizacin como tal y sus Jerarquas organizaciones consientes de los impactos que
representan estos enfrentamientos y sus posibles resultados nada favorables para el desarrollo de la
obra, estn dando el paso en el fortalecimiento de una estructura funcional que dio sus resultados
bajo este antiguo esquema de trabajo y ejecucin de obra.

La aplicacin de los nuevos conceptos de participacin de las comunidades, de la identificacin de

los involucrados, metodologas de comunicacin efectivas y la consideracin de los riesgos son
elementos no solo del cambio en la cosmovisin sino en la nueva era de Administracin de
Proyectos, el cual bajo los estndares bsicos de planificacin, ejecucin y cierre enfocan y
direccionan objetivos claros de una organizacin dispuesta competir en el mercado.

Estos conceptos de la Administracin de Proyectos, que han visto un desarrollo potencial en la

organizacin y ejecucin de proyectos del ICE, no solamente parte de una iniciativa organizativa,
ms an del deseo de los profesionales integrantes de estos proyectos, en la aplicacin de nuevos
conceptos que permitan cumplir con su trabajo de manera eficiente, ordenada y efectiva.

Adicional a estos conceptos contemporneos y de educacin, se suma un elemento novedoso pero

importante respondiendo principalmente a los alcances del Estudio de Impacto Ambiental aprobado
 4

por la SETENA para cualquier desarrollo y que implica el concepto de Responsabilidad Social de la
Empresa.

Este concepto aunque no definido de manera concreta por las instituciones si posee una claridad en
los alcances y responsabilidad, el respeto por parte del administrador de la dignidad humana en el
momento de procurar la consecucin de los objetivos que se proponga para la empresa.

Lo que hoy en da se plantea es un nuevo paradigma de empresa en el que el respeto a los

estndares mnimos internacionales de derechos humanos pase a ser una cuestin intrnseca al
proceso de construccin de la empresa responsable1.

Responsabilidad Social empresarial es el compromiso permanente de las empresas para aumentar

su competitividad mientras contribuyen activamente al desarrollo sostenible de la sociedad
costarricense mediante acciones concretas y medibles dirigidas a solucionar los problemas
prioritarios del pas1.

Dentro del desarrollo del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, la aplicacin del anterior concepto ha tomado
fuerza y relevancia pues las obras han tenido que convivir con el entorno social y ambiental de
manera armoniosa.

Aspectos como el comportamiento humano, las relaciones interpersonales y comunales, as como

de que las comunidades se identifiquen y comprometan con la obra, son elementos difciles de
controlar pero sobre todo de administrar e integrar.

Es as como, la organizacin del proyecto y ms an los profesionales involucrados en la

construccin de las obras, estn desarrollando el cambio haca una integracin de los componentes

1
Lic. Hazel Daz Melendez, Directora rea de Control de Gestin, Defensora de los Habitantes de Costa
Rica, San Jos, enero 2008, Comunicacin Personal
 5

comunales, institucionales, ambientales y sociales, con una aplicacin de metodologas

administrativas que se acoplen a las necesidades de todos los involucrados.

Hoy el proyecto hidroelctrico Pirrs formula un ejemplo positivo de este cambio de cultura
organizacional en donde una nueva formacin de profesionales con mayor visin y estrategias est
dando resultados efectivos.

A partir de estos conceptos y consideraciones previas de una obra compleja, la aplicacin de los
estndares del Project Management Institute (PMI, 2004), hacen que de una forma lgica, ordenada
pero sobre todo efectiva se desarrollen proyectos y procesos con un alto grado de precisin en sus
etapas y resultados.

La Ruta de Acarreo de Materiales, en su condicin de necesidad para la obra constructiva pero

tambin de necesidad de armona con el entorno revela la difcil tarea de integrar y concretar una y
otra necesidad, es all donde los conceptos de la Administracin de Proyectos son fundamentales en
las diferentes reas de aplicacin.

El objetivo de este trabajo es el establecer mediante la aplicacin de las reas del conocimiento de
alcance, riesgo y comunicacin de las herramientas efectivas para la administracin del proyecto de
la Ruta de Acarreo de Materiales.

Los resultados de este trabajo sern una base de partida para el planteamiento de futuras acciones
similares que desarrolle el ICE en la construccin de nuevos proyectos y en donde el factor del
entorno y su interrelacin con la obra son de un alto grado de inters, pero sobre todo integracin y
compromiso nico.
 6

1.1. Objetivos

1.1.1 Objetivo General

Establecer, mediante la aplicacin de las reas de conocimiento: Gestin del Alcance, Gestin de la
Comunicacin y Gestin del Riesgo, las herramientas para la administracin de proyectos
relacionados con el trasiego de materiales y equipos, que impliquen el paso por comunidades,
aplicando para esto las mejores prcticas dictadas por el Project Management Institute 2(PMI).

1.1.2 Objetivos especficos

Se enumeran los siguientes:

Definir las herramientas especficas para la Gestin de la Comunicacin, como estrategia

para el manejo de las comunidades e instituciones involucradas, as como involucrados
internos y externos.
Describir el modelo para el Plan de Gestin de Riesgos, el cual contempla los planes de
contingencia, mitigacin y traslado.
Mostrar una herramienta para que se consideren los aspectos sociales, institucionales,
ambientales y del entorno, que afectan el desarrollo de futuros proyectos de rutas de acarreo
o similares.
Proponer una metodologa para los cronogramas de trabajo de los diferentes procesos del
proyecto.
Estandarizar plantillas de generacin de informacin para los distintos involucrados, en la
cual se detalle el qu, quin, cundo y cmo se requiere la informacin.

2Project Management Institute: Institucin encargada de consolidar y estandarizar todos los conocimientos de la
Administracin de Proyectos. Esta publica el PMBOK el cual es su estndar. Su sede se localiza en Estados Unidos de
Norte Amrica.
 7

2. MARCO TEORICO

2.1 Generalidades

El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una institucin de una gran reputacin a nivel
nacional y centroamericano. Desde sus inicios hace ms de cincuenta y cinco aos, se ha dedicado
completamente al servicio nacional. Destacndose por sus grandes beneficios, esta institucin se ha
ido desarrollando paralelamente con las demandas del mercado y bienestar de sus clientes (ICE,
2006).

El ICE fue creado el 8 de abril de 1949 mediante el Decreto de Ley N 449, como resultado de una

larga lucha librada por varias generaciones de costarricenses en procura de una solucin definitiva al

problema de escasez de energa, y en apego de la soberana nacional en el campo de la explotacin

de los recursos hidroelctricos del pas.

El ICE se cre como una institucin autnoma encargada del desarrollo de las fuentes productoras

de energa elctrica del pas. Algunas de las funciones que se encomendaron fueron:

1. Solucionar el problema de escasez de energa elctrica del pas, mediante la

construccin y puesta en servicio de ms plantas de energa hidroelctrica, con sus

correspondientes redes de distribucin.

2. Promover el desarrollo del pas mediante el uso de la energa elctrica como fuente

de fuerza motriz.
 8

3. Procurar la utilizacin racional de los recursos naturales y terminar con su

explotacin destructiva e indiscriminada.

4. Conservar y defender los recursos hidrulicos del pas, mediante la proteccin de

las cuencas, las fuentes, los cauces de los ros y las corrientes de agua.

5. Hacer de los procedimientos tcnicos, administrativos y financieros, modelos de

eficiencia, capaces de garantizar el buen funcionamiento del Instituto, que sirvan de

norma a otras actividades costarricenses.

Cabe mencionar que el ICE no absorbi a la empresa extranjera desde un principio; ambos sistemas

coexistieron hasta 1967. Pero es claro que a partir de la creacin del ICE, con la puesta en

operacin de sus plantas generadoras de energa, el pas pudo dirigir su desarrollo elctrico de

acuerdo con sus propias necesidades sociales y econmicas.

Sus servicios de telecomunicaciones y generacin elctrica son sus mayores aportes. La demanda
energtica conforme los avances tecnolgicos se han dado, es mayor. Para satisfacer la misma, el
ICE se ve en la necesidad de crear proyectos de generacin para satisfacer las expectativas de sus
clientes.

Actualmente, se cuenta con el pas diferentes plantas de generacin pero con fuentes distintas.
Algunos ejemplos son el Proyecto Geotrmico Miravalles, el cual aprovecha el calor del subsuelo.
Tambin el Proyecto Tejona que utiliza la energa del viento para su fin, entre otros (ICE, 2006)

El ICE cuenta con amplia experiencia y capacidad de respuesta en la construccin de proyectos

hidroelctricos, labor que desarrolla desde 1950 con la puesta en operacin de la primera planta.
 9

En estos momentos, el ICE se encuentra en una etapa de modernizacin por la cual se requiere una
mayor atencin a la recoleccin de lecciones aprendidas. Obras desarrolladas como los tneles,
excavaciones de tajos, caminos de acceso, presas, casa de mquinas y otras actividades que han
formulado todo un reto profesional y gran inversin de recursos econmicos y materiales, no han
sido adecuadamente documentadas lo que ha significado la prdida de una valiosa herramienta de
partida y orientacin en el desarrollo de futuros proyectos.

Por tanto, la Administracin de Proyectos se convierte en la herramienta requerida para lograr estos
fines. Por medio de la aplicacin de los conceptos del PMI como base para el ordenamiento lgico
de la informacin, planificacin y ejecucin de los proyectos.

2.1.1 Historia del Instituto Costarricense de Electricidad

El Instituto Costarricense de Electricidad naci alrededor de los aos 50s por medio de un gran
grupo de ingenieros con la idea de presentar un plan a la Asamblea Legislativa. En el ao 1948, este
equipo el cual fue liderado por el ingeniero Jorge Manuel Dengo Obregn, presenta el documento
denominado Plan General de Electrificacin de Costa Rica. Esto dio pie a la creacin de tan digna
institucin mediante la legalizacin del Decreto Ley No.449. Esta ley, emitida el 8 de abril de 1949,
la declara una empresa autnoma tanto administrativa como financieramente. Esta institucin tiene
como responsabilidad proveer al pas de todos los servicios de electricidad y telecomunicaciones
(ICE, 2006)

Esta gran institucin tiene como funciones principales las enumeradas a continuacin:

Brindar solucin a la gran demanda energtica del pas al promover la ejecucin y

finalizacin de proyectos elctricos, haciendo la distribucin de la energa al territorio
nacional.
 10

Incentivar la generacin elctrica en el pas para que sea un impulso para el desarrollo del
mismo.
Predicar la conciencia sobre la utilizacin de los recursos naturales para la generacin
elctrica.
Promover la conservacin de los recursos hidrulicos.
Crear, impulsar y realizar una gestin de los procesos tcnicos, administrativos y financieros
con los cuales se busca una estandarizacin dentro de la organizacin.

Para el ao 1963, se public la ley 3226 que responsabilizara al ICE de los servicios telefnicos,
radio telefnicos y radio telegrficos en el pas. Con esta nueva enmienda, tres aos despus hizo
realidad la construccin de centrales telefnicas automticas.

Conforme el tiempo fue transcurriendo, el crecimiento del ICE ha ido ligado a dos grandes empresas
estatales. Estas son: Radiogrfica Costarricense (RACSA) y la Compaa Nacional de Fuerza y Luz
(CNFL)

Con una sobrevivencia de ms medio siglo, el ICE ha logrado la generacin de proyectos

hidroelctricos, trmicos, geotrmicos, elicos y solares. Eso ha dado el beneficio de hacer posible
una cobertura del 98.10% en la parte elctrica del territorio nacional. Adems, con base en su
esfuerzo, se ha llegado a la meta de tener una cobertura de 95% en el sector de telecomunicaciones
(ICE, 2006)

2.1.2 Misin y visin del ICE

La misin del Grupo ICE ha sido establecida de la siguiente manera:

Servir a los mercados de la industria elctrica y de las telecomunicaciones e informacin, con

niveles de competitividad internacional, a travs de un enfoque de multiservicios y aplicaciones, para
satisfacer las crecientes y variadas necesidades de los clientes, manteniendo una posicin de
 11

liderazgo en los nuevos segmentos de estas industrias y segmentos asociados, de acuerdo con el
marco jurdico vigente. (ICE, 2006)

En el caso de la visin, se encabeza a continuacin:

Empresa propiedad del estado, competitiva, lder en el mercado de las telecomunicaciones,

informacin e industria elctrica con la mejor tecnologa y recurso humano al servicio del cliente y la
sociedad costarricense, que contribuya con el desarrollo econmico, social y ambiental,
promoviendo la universalidad del servicio en el mbito nacional de los recursos naturales. (ICE,
2006)

2.1.3 Estructura organizacional del ICE

La estructura organizacional de dicha institucin est reflejada en el Figura No.1 propuesto a

continuacin.
 12

Figura No 1 Estructura Organizacional (ICE, 2008)

Como se ve en el organigrama anterior, el ICE est dividido en cinco niveles de Subgerencias

primordiales luego de la Gerencia General a saber, Corporativa, Finanzas, Administrativa
Institucional, Electricidad y Telecomunicaciones. Los proyectos de generacin elctrica pertenecen a
la Subgerencia de Electricidad, dentro del nivel definido como Directivo de Proyectos y Servicios
Asociados (UEN PySA)

Dentro de sta UEN, los proyectos cuentan con el Centro de Apoyo a Proyectos (CAP). Este Centro
ofrece el asesoramiento requerido por los proyectos en su fase inicial de ejecucin. El CAP es parte
integral de la Coordinacin de General de Proyectos cuyo organigrama se muestra en la Figura 2.
 13

CGP

Salud Ocupacional Gestin del Sistema

Gestin de Produccin Planeamiento y control

Coordinado de proyectos de transmisin Proyectos de generacinn

Proyectos de transmisinn

CAP MET

Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006)

Una vez construidos los proyectos son entregados a la UEN de Produccin de Electricidad para que
los administre lo cual incluye el respectivo mantenimiento de la obra.

La organizacin se puede decir que es matricial en vas de desarrollo. La comunicacin horizontal

entre niveles se est implementando de tal modo que permita la formacin de equipos de proyecto.
Sin embargo, la organizacin est en el esfuerzo del cambio haca los conceptos de organizacin
por proyectos. No obstante, la aplicacin de este concepto conlleva un cambio de paradigmas,
principalmente en los mandos estratgicos.

2.1.4 Misin y visin del sector de Electricidad y CAP

Es importante resaltar la misin y visin de estas dos instancias.

El Sector Electricidad ha definido la siguiente misin:

 14

Mejorar la calidad de vida y el desarrollo econmico y social, a travs de un servicio de electricidad

que supera las expectativas de bienestar, comodidad y progreso de todos los costarricenses. Sector
Electricidad (ICE, 2006)

Su visin es:

Constituirse en la mejor empresa elctrica de Amrica con respecto de la calidad, continuidad,

solidaridad, universalidad y precio competitivo del servicio, a la satisfaccin de los clientes, al
desarrollo sostenible de los recursos energticos renovables y al manejo del medio ambiente; y ser
reconocida como un factor fundamental para el desarrollo econmico y social del pas, como un
smbolo de la capacidad y la democracia costarricense y como lder de la integracin elctrica de
Amrica Central. Sector Electricidad (ICE, 2006)

La misin del CAP es la siguiente:

Dirigir la fase de ejecucin de los proyectos para la industria elctrica y otros asignados por la
Administracin Superior, por medio de un equipo de trabajo competente, con el fin de satisfacer las
expectativas de nuestros clientes (CAP, 2006)

Su visin es:

Ser una organizacin lder en el desarrollo de proyectos, creativa y con capacidad de adaptacin a
los cambios del entorno, cuyo pilar fundamental es su recurso humano. (CAP, 2006)
 15

Los valores del CAP son los siguientes:

Mstica: Aporte de entrega y sacrificio por el rea de proyectos.

Compromiso: Estamos identificados con las metas y objetivos del Proyecto y del rea de
Proyectos, dispuestos a contribuir para su logro.

Trabajo en equipo: Somos capaces de compartir para alcanzar metas comunes, aportando cada
uno de nosotros nuestras mejores habilidades y destrezas en el buen desempeo de las tareas,
respetando las ideas y opiniones de todos los miembros.

Excelencia: Buscamos superar las expectativas, creemos que todo lo que hacemos puede ser
mejorado, siendo innovadores y visualizando las oportunidades, mediante una actitud vigilante y
crtica, haciendo el mejor uso del talento, tiempo y los recursos.

Integridad: Actuamos con honestidad, justicia, lealtad, sinceridad y responsabilidad, tanto en forma
individual como en la relacin con todas las personas, comunicando directamente nuestras
observaciones a los compaeros. (CAP, 2006)

2.1.5 Proyectos de generacin elctrica del ICE

Para suplir la demanda energtica del pas, el ICE ha promovido la construccin de obras de
generacin elctrica. Estas han sido medios para la utilizacin racional de los recursos naturales.
Para la institucin, existen varios tipos de obras de esta envergadura. Entre ellas se encuentran:
plantas hidroelctricas, geotrmicas, termoelctricas, elicas y paneles solares. (ICE, 2006)
 16

2.1.5.1 Plantas hidroelctricas

stas generan gracias al aprovechamiento de la energa hidrulica. Para poder explotar este
recurso, se requiere la construccin de obras de gran magnitud. La primera de ellas es una presa en
el cauce del ro la cual puede ser de concreto, o un relleno selecto e impermeable o de enrocado.
Estas permiten almacenar el agua en las pocas en donde la lluvia no es abundante. Este
almacenamiento puede ser llamado zona de captacin o en. En el mayor de los casos se le
denomina o zona de embalse y ah es donde se mantiene el agua. La presa cuenta con compuertas
que se instalan para liberar el agua almacenada cuando as lo requiera, para efectos de limpieza o
sobre nivel del embalse.

Para completar la planta, se necesita la construccin de una obra de conduccin de aguas. Este
tiene la funcin de transportar el agua desde la toma hasta un sitio que se encuentre cercano a la
casa de mquinas. En la mayora de los proyectos, la obra de conduccin construida es un tnel.
Estas son obras subterrneas que pueden ser excavadas por distintas tcnicas constructivas. El
tnel se le debe de unir a una tubera forzada y esta es la encargada de transportar el agua
directamente a la casa de mquinas.

En esta ltima, el agua es recibida y es distribuida hacia las ramificaciones dependiendo del nmero
de turbinas presentes en la planta de generacin. La energa hidrulica pone en accin el generador
y produce de esta manera energa elctrica. Luego, cuando al agua le toca la hora de salir de la
turbina, es llevada a un tnel o canal de restitucin que la conduce directamente al ro.

Actualmente, el ICE ha construido una gran cantidad de plantas hidroelctricas en el pas. Algunos
ejemplos son: La Garita, Ro Macho, Cach, Arenal, Ingeniero Miguel Pablo Dengo (Proyecto
Corobic), Lic. Alberto Echando, Sandillal, Toro I y Toro II, Angostura, Peas Blancas, Cacao, Pirrs,
Cariblanco, Garabito entre otros (ICE, 2006)
 17

2.1.5.2 Plantas geotrmicas

Para generar energa, requieren del calor del vapor del agua del subsuelo. Para aprovechar este
recurso, el ICE realiz varios estudios para buscar el sitio ideal para su localizacin. Para el ao
1987, se determina la puesta en marcha de la construccin del Proyecto Geotrmico Miravalles. Este
se encuentra localizado en las faldas del volcn Miravalles en la Fortuna de Bagaces de
Guanacaste. (ICE, 2006)

2.1.5.3 Plantas termoelctricas

Utilizan la energa de los combustibles en los cuales son ms aprovechados el diesel y bunker y
estas son empleadas como planes de contingencia en el caso que las plantas hidroelctricas no
pudiesen responder a la demanda energtica. Esto significa que hasta la fecha, en el pas no ha
habido una poca que presente un grado de sequa tan grande como para que ellas operen al 100%.
En la actualidad, estas se encuentran en un 0.83% de operacin. En el pas, se encuentran
trabajando cinco plantas termoelctricas: Colima, San Antonio, Barranca, Mon a pistn y Mon a
gas. (ICE, 2006)

2.1.5.4 Plantas elicas

Funcionan con la fuerza del viento. Se debe realizar la construccin de grandes plataformas en cuya
cspide, se colocan hlices. Estas giran con la accin del viento y generan energa mecnica. La
existente en el pas es llamada Tejona y se localiza en el rea de embalse de la Planta Arenal, en el
cantn de Tilarn en Guanacaste.

Esta planta tiene una capacidad de generacin entre 76 y 98 GWh por ao. Sus turbinas son un
modelo 55 KENETECH 33 M-VS. La mayor produccin de energa elica en Costa Rica en esta
planta se encuentra entre los meses de Enero y Agosto. Debido a la presencia del invierno, los
meses de Setiembre y Octubre no favorecen a su produccin.
 18

Este tipo de energa ayuda a solventar la demanda energtica y brinda apoyo a la produccin que se
obtiene utilizando el recurso del agua. Esto contempla que Costa Rica presenta mejores opciones
para la generacin de energa mucho ms barata comparando con la trmica y geotrmica. (ICE,
2006)

2.1.5.5 Paneles solares

Para abastecer la demanda energtica hogarea que se encuentra lejana de una red de distribucin,
el ICE implement el sistema de instalacin de paneles solares. Este es formado por un panel de 75
watts, un inversor (produce corriente alterna), disyuntores, batera de ciclo profundo, cables
elctricos y apagadores. El sistema permite que se almacene la energa solar durante el da y que
esta sea utilizada en horas de la noche. Existen comunidades que disfrutan los beneficios de este
sistema. Algunas son: Reserva Pacuare, Jabuy, Calver, Pennsula de Osa, entre otras (ICE, 2006)

2.1.6 Generalidades del Proyecto Hidroelctrico Pirrs

El Proyecto Hidroelctrico Pirrs se localiza en la cuenca del ro Pirrs (Vertiente del Pacfico)

en las cercanas de las ciudades de San Marcos de Tarraz y San Pablo de Len Corts, en la

Provincia de San Jos. La Casa de Mquinas se ubica en las cercanas del casero de Bijagual

(distrito de La Legua) de Aserr.

Tendr una potencia instalada de 128 MW y una generacin media anual de 560 GWh.

Consiste en una presa de Concreto Compactado con Rodillo (CCR) de 113 m de alto con un

volumen de concreto a colocar de 760.000 m3 (elevacin de la presa 1205 msnm) que formar un

embalse til de 30 hm con un rea de embalse de 1.14 Km2 que le da capacidad de regulacin

mensual. Una conduccin subterrnea de 10523 metros con un dimetro revestido de 3.40m y
 19

3.20m en zonas de concreto y de 2.3m en zonas de blindaje de acero que permitir aprovechar una

cada bruta de 874 metros. La tubera de presin tiene una longitud de 803 m, incluyendo 340 m de

tubera dentro de galera. Su dimetro es de 2.5 m y 2.0 m y luego del bifurcador de 1.3 m. La Casa

de Mquinas es de tipo superficial y albergar dos unidades pelton de eje vertical de 64 MW cada

una. La salida de la energa ser a travs de la lnea Pirrs-Escaz de 44 km de largo. La energa

firme anual es 226 GWh. La energa anual secundaria es 335 GWh y la energa anual total es 561

GWh. Este sistema de transmisin es parte de las obras de interconexin del SIEPAC.

Figura 3. Diagrama de las Obras del P.H.P. (Planeamiento y Control PHP, 2007)
 20

Figura 4. Estructura de Divisin del Trabajo del P.H.P. (Planeamiento y Control

PHP, 2008)

Para la construccin de este Proyecto existe una organizacin claramente definida, la cual cuenta

con un Director, cinco reas de apoyo que incluyen Planeamiento y Control, Control de la Calidad,

Gestin de la Calidad, Suministros y Seguridad Ocupacional. Existen otras seis reas operativas que

incluyen Obras por Contrato, Gestin Ambiental, Ingeniera, Construccin Administracin y Manejo

Integral de la Cuenca.

DIRECTOR DE PROYECTO
Ing. Oscar Luis Vega Antonini

Planeamiento y Control Control de Calidad

Ing. Wagner Flores S. Ing. Randall Bonilla A.

Unidad de Suministro y
Gestin de la Calidad
Adquisicin Materiales
Ing. Sandy Mora O.
Tc. Jorvin Rojas A.

Seguridad Ocupacional
Tc. Arianna Lpez G.

Contratos Gestin Ambiental Ingeniera Construccin Administracin Manejo Integral de la Cuenca

Ing. Irene Ziga L. Lic. Jorge Rosales B. Ing. Juan Arias F. Ing. Eduardo Mora B. Lic. lvaro Castillo Q. Ing. Luis Melndez M.

SETEC
Ing. Alvaro Bolaos R.

Topografa
Ing.Juan C. Jimnez R.

Figura 5. Organigrama del P.H.P. (Planeamiento y Control PHP, 2008)

 21

Dadas las evidentes ventajas del Proyecto, en 1994 el Sector de Desarrollo del ICE tom la

determinacin de impulsar su ejecucin y asegurar su financiamiento por lo que se busc la

autorizacin de MIDEPLAN para tal fin. En consideracin se tom su tamao, que es lo

suficientemente grande para satisfacer el crecimiento de la demanda y a la vez de un costo

manejable por la mayora de las agencias financieras de desarrollo.

En respuesta a la solicitud hecha por el ICE y despus de tener el apoyo tanto del Ministro de

Recursos Naturales Energa y Minas como del Ministro de Relaciones Exteriores y Culto, el

Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica comunic en enero de 1995 su criterio

favorable al inicio de negociaciones para el financiamiento del Proyecto.

En 1996, durante la visita del Presidente de la Repblica a Japn, en compaa del Ministro de

Relaciones Exteriores, Dr. Fernando Naranjo y del Dr. Roberto Dobles, Presidente Ejecutivo del ICE,

el Gobierno de Costa Rica solicit en Tokio al Gobierno de Japn financiamiento para el Proyecto

Hidroelctrico Pirrs. El Primer Ministro Ryutaro Mashimoto se comprometi a cooperar con nuestro

pas en este sentido y envi en setiembre del mismo ao la primer misin de la Overseas Economic

Cooperation Fund (OECF) para iniciar contactos con oficiales del ICE.

Este crdito concesional cubre hasta el 75% de la inversin total, con una tasa de inters al 3%, un

perodo de gracia de 10 aos y un plazo de amortizacin de 30 aos.

El crdito del JBIC es un financiamiento en condiciones excepcionalmente favorables para Costa

Rica. Este crdito concesional cubrir aproximadamente el 54% de la inversin total, con una tasa

de inters al 2.2%, un perodo de gracia de 7 aos y un plazo de amortizacin de 30 aos.

 22

La misin del P.H.Pirrs es la siguiente:

Desarrollar el P.H. Pirrs en el tiempo y presupuesto establecidos por medio de una cultura

orientada hacia el trabajo en equipos multidisciplinarios; con un adecuado uso de los recursos y los

ms altos estndares de calidad. (P.H.P.2008)

La visin para el P.H.Pirrs es la siguiente:

Concluir con xito la construccin del P.H. Pirrs para colaborar con la generacin de electricidad a

fin de satisfacer la demanda nacional: en conformidad con los requisitos del cliente y en armona con

el desarrollo integral de las comunidades aledaas. (P.H.P.2008)

Los valores del P.H.Pirrs son los siguientes:

Trabajo en equipo: Es la conformacin de un grupo de personas, con caractersticas

diversas, que trabajan bajo la conviccin de lograr un objetivo comn, dejando de lado sus intereses

individuales.

Respeto: Aceptar los actos, criterios, diferencias y pensamientos de los dems, aunque no

se compartan.

Humildad: No sentirse superior, aceptar las ideas de los dems, sin pensar que nuestro

criterio es el nico.

Compromiso: Llevar a cabo las tareas con conviccin, independientemente de las

dificultades que se presenten.

Responsabilidad: Conviccin para cumplir con nuestras funciones y deberes asumiendo

las consecuencias de nuestros actos y decisiones. (PHP, Ambiente de Control Interno, 2007)
 23

2.2 Introduccin a la Administracin de Proyectos

La Administracin de Proyectos es una herramienta muy utilizada en la actualidad. Por lo tanto, la

nueva era trata de aplicarla en todas las empresas. Hoy en da la Administracin Efectiva de
Proyectos es parte de la realidad del cambio de las organizaciones en la aplicacin de nuevos
conceptos en busca de los mejores resultados.

Pero en realidad, se necesita definir Administracin de Proyectos. La Gua de Fundamentos de la

Direccin de Proyectos (PMBOK) la define de la siguiente manera:

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a

las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. (PMI, 2004)

El PMBOK, es la gua fundamental del Project Management Institute (PMI), el cual es un estndar
para la gestin de los proyectos. Para entender los estndares dictados en la misma, es importante
entender el verdadero concepto de qu es un proyecto. En el libro Administracin Exitosa de
Proyectos escrito por Jack Gido y James Clements se llega a encontrar la siguiente definicin:

Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo especfico mediante una serie especial de
actividades interrelacionadas y la utilizacin eficiente de recursos. (Gido y Clements, 2003)

De acuerdo con lo establecido en la Gua a los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (PMBOK

Guide), en su apartado 1.2, un proyecto se define como emprendimiento temporario realizado

para crear un producto o servicio nico. Temporario significa que cada proyecto tiene un comienzo

definido y un final definido. nico significa que el producto servicio es diferente de alguna manera

que lo distingue de otros productos servicios

 24

Por otra parte, el apartado 1.3 de la citada Gua, define la Administracin de Proyectos como la

aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto

para satisfacer los requerimientos del proyecto. La direccin de proyectos se realiza a travs del uso

de procesos como: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.

De acuerdo con los autores citados anteriormente, un proyecto presenta las siguientes
caractersticas:

Tiene un objetivo claro y define de manera especfica el producto, servicio o resultado que
se desea obtener.
Todos los proyectos poseen incertidumbre, para bajar este grado, se debe de planear las
actividades y los recursos por utilizar.
Un proyecto as como tiene un inicio, tiene un final.
Necesita la definicin de tareas o actividades especficas para cumplir los objetivos del
proyecto.
Para la realizacin de las tareas, requiere utilizar recursos para lograr su fin.
Un proyecto es nico ya que todos son distintos y tienen resultados diferentes.
Todos tienen un cliente que aporta la idea inicial y proporciona los recursos que se requieren
para su realizacin.

Si se llega a entender el concepto real de un proyecto, es un paso para obtener el xito. Segn el
autor Yamal Chamoun, para lograr el mismo debe de cumplir los siguientes cuatro factores:

Alcance: se puede decir que se refiere a todo lo que se debe de realizar para lograr los
entregables que se requieren. En este, se limitan las acciones de tal manera que se dice lo
que no o s est incluido dentro del fin del proyecto.
 25

Costo: se refiere a los recursos. Cuando se empieza un proyecto, se presupuestan los

recursos requeridos. El proyecto debe de requerir la cantidad que fue presupuestada o
menos en el momento que este se empiece a ejecutar para lograr los entregables.
Tiempo: as como el costo es calculado con anterioridad, lo mismo sucede con el tiempo.
Cuando se est con el cliente, se presenta una propuesta de cunto tiempo se requiere para
obtener los entregables del proyecto. Se le entrega al cliente un cronograma de trabajo el
cual ser cumplido por el equipo de proyecto.
Calidad: este se basa en la satisfaccin del cliente. Cuando l ve el entregable, cumple con
sus expectativas y adems se hizo en el tiempo y costo planeado, la calidad ha sido
cumplida. Esta se refiere ms que todo al cumplimiento con los requerimientos impuestos
por el cliente.

Como se mencion en las caractersticas, un proyecto tiene un principio y final. Esto hace que el
proyecto tenga un ciclo de vida. El mismo se encuentra dividido en fases.

Segn el libro de Administracin Exitosa de Proyectos de Gido y Clements, el ciclo de vida se

encuentra dividido en cuatro fases. En la primera fase, se manifiesta una necesidad por la cual se
requiere la realizacin de un proyecto. La segunda, es empleada para determinar las acciones o
herramientas para satisfacer esa necesidad. En la tercera, se pone en prctica todas esas acciones
y herramientas que fueron propuestas, y en la ltima se determina la finalizacin del proyecto y la
obtencin de los entregables que cubrirn la necesidad planteada en la primera fase. Cada una de
estas concluye cuando el producto requerido en la misma es obtenido. Generalmente, los resultados
obtenidos en la fase anterior son las entradas para la siguiente.

2.2.1. Procesos en la Administracin de Proyectos

Para realizar una adecuada direccin de proyectos, se deben de aplicar los procesos necesarios
para lograr el fin del proyecto. El PMI 2004 define proceso de la siguiente manera:
 26

Proceso es el conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para

alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. (PMI, 2004)

Segn lo establecido por el PMI, existen cinco grupos de procesos los cuales deben de ser aplicados
en los proyectos. Estos son:

Grupo de procesos de inicio: en este, se determina la misin, visin, justificaciones,

supuestos, restricciones, factores crticos de xito y objetivos del proyecto.
Grupo de procesos de planeacin: en este caso, se definen las herramientas, acciones y la
manera en que se van a cumplir los objetivos del proyecto.
Grupo de procesos de ejecucin: este consiste en poner en prctica lo que fue determinado
en el grupo de procesos de planeacin. En otras palabras, es implementar el plan trazado.
Grupo de procesos de seguimiento y control: estos se requieren para verificar que lo
planeado vaya de acuerdo con lo ejecutado.
Grupo de procesos de cierre: este se requiere para cerrar el proyecto, verificar los productos
o entregables obtenidos del proyecto. Adems, es de gran importancia debido que en este
se documentan las lecciones aprendidas y los cambios tenidos durante el ciclo de vida del
proyecto.

2.2.2 reas de conocimiento en la Administracin de Proyectos

Existen nueve reas de Conocimiento las cuales describen los conocimientos y las prcticas

de la Administracin de Proyectos. En el Anexo 1 de presenta la interaccin de las nueve reas de

Conocimiento, con los cinco procesos comunes en cada una de ellas. Estas nueve reas de

conocimiento se describen brevemente a continuacin:

 27

Gestin de la Integracin del Proyecto: permite asegurar que todos los diferentes

elementos del proyecto estn coordinados de manera apropiada.

Gestin del Alcance del Proyecto: incluye todo el trabajo necesario, detallando qu se

hace y qu no se hace, con el fin de completar en forma exitosa el proyecto.

Gestin de Tiempo del Proyecto: contiene todos los procesos requeridos para garantizar

que el proyecto se terminar en el tiempo fijado. Existe una gran interaccin con otras reas de

conocimiento.

Gestin de Costos del proyecto: es la planificacin de los recursos, estimacin de costos,

asignacin de presupuestos y control de costos, de tal forma que se garantice que el proyecto se

complete dentro del presupuesto aprobado.

Gestin de la Calidad del Proyecto: descripcin de los procesos requeridos para

garantizar la satisfaccin de las necesidades que dieron origen al proyecto.

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto: descripcin de todos los procesos

requeridos para garantizar un uso efectivo del personal involucrado en el proyecto.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto: describe todos los procesos requeridos

para asegurar que la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y destino final de la

informacin se realice en tiempo y forma.

Gestin de Riesgos del Proyecto: describe procesos de identificacin, anlisis y respuesta

a los riesgos del proyecto.

 28

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto: procesos requeridos para la adquisicin de

bienes y servicios para el proyecto.

ALCANCE

ADQUISICIONES TIEMPO

RIESGO INTEGRACION COSTO

COMUNICACION CALIDAD

RECURSOS
HUMANOS

Figura 6. Representacin de las reas de conocimiento (PMI, 2004)

Las reas de conocimiento que se ponen en estudio son: alcance, comunicacin y riesgos. Estas
sern descritas a continuacin.

2.2.2.1 Gestin del alcance

Segn Yamal Chamoun en su libro Administracin Profesional de Proyectos, define la gestin del
alcance de la siguiente manera:
 29

Asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y slo el trabajo requerido para terminar
el proyecto exitosamente. (Chamoun, 2002)

En efecto, la gestin del alcance incluye todo ese grupo de procesos necesarios para establecer las
acciones requeridas para lograr el objetivo del proyecto. La definicin del alcance tiene la
funcionalidad de brindar fronteras o limitaciones al proyecto as como supuestos y restricciones.

Basndose en el PMI 2004, la gestin del alcance contempla cinco procesos para su realizacin.
Estos se describen a continuacin.

2.2.2.1.1 Planificacin del alcance

Es el primero que se hace y tiene gran importancia debido a que aqu se define la necesidad,
problemtica presentada, objetivos y posibles entregables. Este es un proceso de gran relevancia
para la redaccin del plan de gestin del proyecto. Al concluirlo, se obtiene el plan de gestin del
alcance. Este es el resultado ms importante del proceso y en realidad responde al cmo se
comprobar, archivar, administrar y dar definicin al proyecto. Este debe de permitir la creacin
de una estructura de desglose de trabajo (EDT), administracin de los cambios y verificacin de los
entregables. (PMI, 2004)

2.2.2.1.2 Definicin del alcance

Tiene como fin la preparacin del enunciado del alcance del proyecto. Este debe de determinar de
una manera detallada, los productos, servicios o entregables que se esperan obtener del proyecto.
La finalidad del mismo es la obtencin del enunciado del alcance. Este contempla de una forma
detallada la siguiente informacin: objetivos del proyecto, descripcin del alcance, requisitos, lmites,
entregables, supuestos, normas de aprobacin de los entregables, restricciones, factores crticos de
xito. Adems se debe detallar el costo, posibles riesgos preliminares y duracin. (PMI, 2004)
 30

2.2.2.1.3 Definicin de una estructura de desglose de trabajo (EDT)

La EDT es una de las herramientas ms importantes para la gestin de un proyecto. Esto consiste
en la descomposicin del mismo de una manera lgica y prioritaria.

Esto se debe realizar enfocando el entregable del proyecto y de este ver, las tareas que se deben
realizar para lograrlo. Puede lograrse mediante procedimientos, plantillas para la EDT y por medio
de la descomposicin. Este procedimiento es la divisin de los productos o entregables en
elementos ms pequeos. Esto queda a criterio del equipo de proyecto y as como puede ser muy
detallada, puede ser simple. Lo importante es no perder el enfoque en el entregable. Al final se logra
obtener la EDT, el diccionario de la EDT (en este se explican de manera detallada cada tarea o
actividad descrita en la misma, incluye informacin como la explicacin de la actividad, cdigo y
responsable de su ejecucin) y la lnea base del alcance. (PMI, 2004)

2.2.2.1.4 Verificacin del alcance

En este proceso, se obtiene ya la conformidad de los interesados del proyecto acerca de los
productos o entregables del mismo. Esto significa que este proceso tiene el fin de comprobar que los
entregables cumplan de manera satisfactoria con los estndares definidos. En la implementacin del
proceso, la principal herramienta por utilizar es la inspeccin. Mediante esta prctica se puede
revisar que los estndares de calidad propuestos se estn cumpliendo. Por ltimo los resultados de
este proceso son ya los productos aprobados bajo los estndares establecidos, los cambios que han
sido hechos y las acciones aplicadas para corregir errores. (PMI, 2004)

2.2.2.1.5 Control del alcance

Este proceso tiene como fin el gestionar los cambios que se hayan presentado en el alcance del
proyecto y adems controlar el impacto sobre el mismo. Con la utilizacin de sistema del control de
 31

cambios, estudios de variacin y replanificacin, los resultados que obtiene son las actualizaciones
del enunciado del alcance, EDT y su diccionario. (PMI, 2004)

2.2.2.2 Gestin de la comunicacin

Esta rea de conocimiento se enfoca en gestionar los procesos requeridos para la recolecta,
reparticin, creacin, archivo y recuperacin de la informacin al interesado o destino a tiempo. Esto
quiere decir que los involucrados e interesados en el proyecto tendrn accesibilidad a la informacin
de una forma eficiente y rpida. De acuerdo con sus intereses y expectativas, se puede generar la
informacin y ser entregada a los mismos.

En el libro Administracin Profesional de Proyectos escrito por Yamal Chamoun, define esta rea de
conocimiento de la siguiente manera:

Lograr una comunicacin efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada
generacin, recoleccin, distribucin, archivo y disposicin final de la informacin del proyecto.
(Chamoun, 2002)

Segn el PMI 2004, para llevar a cabo esta rea de conocimiento se requiere la aplicacin de cuatro
procesos. Estos sern descritos a continuacin.

2.2.2.2.1 Planificacin de las comunicaciones

Tiene como fin el determinar los intereses y necesidades que tiene cada uno de los interesados en el
proyecto. En realidad, se encarga de contestar el quin, qu y cundo se requiere la informacin.
Mediante la implementacin del estudio de requerimientos para las comunicaciones y la aplicacin
de la tecnologa, se logra obtener el plan de gestin de las comunicaciones. Este contempla la
informacin que se requiere, de qu manera, quin la necesita, el canal de envo, plazo de envo y
un glosario de palabras no conocidas. (PMI 2004)
 32

2.2.2.2.2 Distribucin de la informacin

Es el encargado de mantener accesible la informacin a los interesados. Adems, debe de ser

capaz de responder las inquietudes de los mismos de una manera rpida. Por lo que se requiere de
un plan de gestin de comunicaciones. Con la implementacin de la destreza para comunicar,
recoleccin, reparticin y rescate informacin, se puede obtener: el archivo de lecciones aprendidas,
registros, informes y presentaciones del proyecto. Adems una adecuada alimentacin de
informacin para a los involucrados y sus respectivas notificaciones en el caso de que ocurran
cambios. (PMI, 2004)

2.2.2.2.3 Informar el rendimiento

Este busca la recoleccin de los datos, distribucin del rendimiento a los involucrados e informacin
a los ltimos de la manera en que se utilizan los recursos en el proyecto. La manera ms apropiada
de hacer esto es mediante la inclusin de cmo se va cumpliendo el alcance, cronograma,
distribucin de costos y aplicacin de los estndares de calidad. Las herramientas por utilizar para
este proceso son, por ejemplo; paquetes de software para la recopilacin y presentacin de la
informacin. Adems se pueden utilizar estos para que el interesado pueda consultar la misma, le
informe acerca del tiempo y costos del proyecto. Con la implementacin de estas herramientas, es
posible obtener: informes de rendimiento, proyecciones del proyecto, el archivo y aprobacin de
cambios y las acciones correctivas empleadas. (PMI, 2004)

2.2.2.2.4 Gestionar a los interesados

Esto tiene como fin el administrar los intereses y expectativas de cada uno de los involucrados.
Adems aporta la manera de enfrentar los conflictos entre ellos y sus necesidades.
 33

Para esto es necesario conocer el plan de gestin de las comunicaciones, polticas, procedimientos
y estndares de la organizacin. As, se pueden definir mtodos de comunicacin (reuniones, correo
electrnico, llamadas telefnicas) y adems tener un registro de los conflictos que se presentan.
Esto es de gran utilidad que se archive y documente.

Con la realizacin de estos procedimientos, se pueden obtener una resolucin de los conflictos y
aprobacin de los cambios que hayan sido solicitados. Adems, se obtiene el archivo de las
acciones correctivas y actualizaciones del plan de gestin de proyecto. (PMI, 2004)

2.2.2.3 Gestin del riesgo

Esta rea de conocimiento tiene como fin la identificacin, anlisis y realizacin de respuesta a los
riesgos. Su objetivo principal es que la organizacin se encuentre preparada a la posible ocurrencia
de los mismos y minimice su impacto (en el caso de que sea negativo) en el proyecto.
Para Yamal Chamoun en su libro Administracin Profesional de Proyectos, define esta rea de
conocimiento con el siguiente concepto:

Reducir la repercusin negativa de los riesgos en nuestro proyecto. Identificar las reas de
oportunidad por lograr y las amenazas por controlar. Establecer un Plan de Manejo de Riesgos con
sus respectivos responsables. (Chamoun, 2002)

Segn el PMI 2004, para la gestin adecuada del riesgo se deben de realizar seis procesos. Estos
se describen a continuacin.

2.2.2.3.1 Planificacin de la gestin de riesgos

Este es el proceso ms importante ya que si se hace de manera cuidadosa, es un xito garantizado

en la realizacin de los siguientes. Aqu se definen las actividades para abordar y enfrentar los
riesgos.
 34

La mejor manera de obtener un plan de riesgos exitoso es que el equipo de proyecto participe. La
realizacin de reuniones para el aporte de ideas y posibles medidas de enfrentamiento de los
riesgos es de carcter valioso. Con esto, se puede lograr el plan de gestin de riesgos, el cual
contempla una metodologa, roles y responsabilidades de los miembros del equipo, control y
monitoreo de los riesgos y fecha de realizacin de ese monitoreo.

Algo importante que proporciona el plan es la categorizacin de los riesgos. Para esto se realiza una
estructura de desglose de estos (RBS), en donde se colocan de una manera detallada. Esto ayuda a
gestionar e identificar los mismos de una manera apropiada. Esta es realizada de acuerdo con el
criterio de la organizacin o equipo de proyecto.

Adems el plan brinda escalas de medicin para la probabilidad e impacto de los riesgos. Estas son
utilizadas en el anlisis cualitativo de estos. Con estas escalas se define la matriz de probabilidad e
impacto. Estas se subdividen en los principales factores de cumplimiento de un proyecto: tiempo,
alcance, costo y calidad. Dependiendo del riesgo, se clasifican en las categoras en las cuales esta
se divide.
Como adicional, al plan se adjuntan las tolerancias permitidas por los interesados, los formatos del
informe de riesgos y la manera para brindar el seguimiento de los mismos. (PMI 2004)

2.2.2.3.2 Identificacin del riesgo

En este proceso se reconocen todos los posibles riesgos que pueden afectar el proyecto. El director
de este lo debe hacer en conjunto con su equipo de trabajo. Puede ser que conforme el proyecto
avance, se descubran nuevos riesgos. Por eso es importante registrarlos y documentarlos.

Para que el director del proyecto, junto con su equipo, pueda identificar los riesgos, se recomienda
utilizar las siguientes sugerencias:
 35

Leer y consultarla documentacin de proyectos anteriormente registrados en la

organizacin.
Utilizar la lluvia de ideas en las reuniones planeadas del equipo de trabajo.
Realizar entrevistas a involucrados, expertos, miembros del equipo de proyecto.
Realizar un foro de expertos en riesgos. A esto se le llama tcnica Delphi.
Realizar un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
Hacer listas de control basadas en la historia y conocimientos de proyectos anteriores.
Recopilacin de supuestos e hiptesis y su anlisis respectivo.
Diagramas de causa y efecto, flujo o influencias.

Con la aplicacin de estas recomendaciones se lleva a la formacin del registro de riesgos. Este
contempla todos aquellos identificados y las posibles acciones para dar respuesta a los mismos.
Adems describe la fuente oriunda del riesgo y la categora que se encuentra ya representada en la
RBS. (PMI, 2004)

2.2.2.3.3 Anlisis Cualitativo del Riesgo

En este, se debe establecer la prioridad de los riesgos los cuales previamente fueron identificados.
Este proceso usa la probabilidad de ocurrencia, el impacto que puede causar en los objetivos del
proyecto (si estos llegan a ocurrir) y tambin el papel de la tolerancia al riesgo. Utilizando
valoraciones de evento e impacto, la matriz de probabilidad e impacto, valoracin de la calidad de
los datos de riesgos, la categorizacin de los mismos y la valoracin de la urgencia, se logra tener el
registro de riesgos. Este debe de contemplar enlistados, las clasificaciones de los riesgos, y
agruparlos en categoras. Tambin tiene que contemplar la distincin de los que requieren una
accin a corto plazo, los que requieren un estudio y acciones complementarias, los de baja prioridad
y los resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos. (PMI, 2004)
 36

2.2.2.3.4 Anlisis Cuantitativo del Riesgo

Para la realizacin del mismo, se requieren los resultados obtenidos en el anlisis cualitativo de
riesgos. Este se lleva a cabo con los riesgos ya priorizados ya que son los que pueden tener una
repercusin de gran significado en el proyecto. Por medio de esto, el proceso ayuda al estudio del
impacto de los mismos y les coloca una calificacin. Utiliza mtodos como la Simulacin de
Montecarlo, rboles de decisin, distribuciones probabilsticas, entrevistas y juicio de expertos. Con
esto se logra obtener la actualizacin del registro de riesgos compuesto por: el estudio probabilstico
en tiempo, costo y general del proyecto, los riesgos cuantificados y priorizados y los resultados
obtenidos del proceso. (PMI, 2004)

2.2.2.3.5 Planificacin de la respuesta a los riesgos

Ac se definen las acciones y opciones que se tienen para incrementar las oportunidades y
minimizar las amenazas, las cuales podra afectar el alcance del proyecto. Para afrontarlos, se
pueden aplicar diferentes estrategias: evitarlos, mitigarlos o transferirlos (en el caso de que sean
negativos) Si es al contrario, se pueden explotar, compartir o mejorar. Debido a que algunos riesgos,
(si ocurren es imposible afrontarlos) deben de ser aceptados. En este caso, es recomendable que el
equipo de proyecto prepare un plan de contingencia para responder a los riesgos. Con la realizacin
de este proceso se logra la actualizacin del registro de riesgos y plan de gestin de proyecto.
Adems se logra la fijacin de acuerdos contractuales en el caso de que los mismos lleguen a
ocurrir. (PMI, 2004)

2.2.2.3.6 Seguimiento y control de los riesgos

En este proceso se le da seguimiento a los riesgos ya planificados, adems da la oportunidad de la

incorporacin de otros nuevos riesgos. Para esto se hace: reevaluacin, auditorias, estudios de
variacin, mediciones al rendimiento y reuniones acerca de la situacin del proyecto. El fin es lograr
 37

la actualizacin del registro de riesgos, archivo de acciones correctivas aplicadas, medidas de

prevencin, as como una actualizacin al plan de gestin del proyecto. (PMI, 2004)
 38

3. MARCO METODOLGICO

Es fundamental el establecer cmo se lograra el entregable, para ello se define el marco

metodolgico con el fin de concretar los parmetros que se aplicarn, las herramientas y tcnicas de
investigacin utilizadas, para ello se plantea el contestar lo siguiente:

Las herramientas por emplear para la obtencin de resultados

Las tcnicas de investigacin que se utilizarn para dicho procedimiento
El cmo se piensa obtener los productos y cumplir con los objetivos propuestos en el
enunciado del alcance
La utilizacin de referencias textuales o referencias de comunicacin personal

3.1 Herramientas

Las herramientas que se piensan utilizar para la realizacin del documento propuesto y sugeridas
por el PMI 2004 son las siguientes:

1. Acta de proyecto

Este documento da la aprobacin de inicio del proyecto. En el mismo se describe la idea principal y
necesidad que se tiene para la realizacin de aquel. Tambin se detalla el director de proyecto y su
patrocinador. Este ya ha sido generado el cual es una entrada a la elaboracin de este documento
(Anexo 1, pgina 114).

2. Enunciado preliminar del alcance

En el mismo se detallan los objetivos del proyecto, necesidades y justificaciones. En este, se deben
de especificar los entregables que generar el proyecto (Anexo 2, pgina 120).
 39

3. Juicio de expertos

Este se basa en el criterio de profesionales en la materia. En este caso a los expertos en las
relaciones con las comunidades, socilogos, comunicadores, antroplogos y administracin de
proyectos, se les realizarn entrevistas en las cuales sern recolectadas sus lecciones aprendidas y
percepcin acerca del tema en cuestin. En conjunto con todas las entrevistas, la informacin
adquirida se procesar y estandarizar.

4. Plantillas, formularios

Aunque no existe alguna documentacin especfica del tema, la obtencin de algunos elementos
escritos principalmente en las relaciones humanas, permitirn ser de base para la preparacin del
producto final, la aplicacin de plantillas y formularios en el proyecto hidroelctrico tambin sern
base para el anlisis y aplicacin.

5. Anlisis de interesados y requerimientos de comunicacin

Para la generacin de plantillas de comunicacin, se deben de analizar los posibles involucrados en

el proceso de la ruta, tanto interno como externo. De este modo, se distingue el tipo de informacin
requerida por los mismos, el tiempo de entrega y canal adecuado de envo.

6. Estructura de desglose de trabajo

Se plante una EDT, en la cual se ha descompuesto el entregable y es el documento en sus

respectivos productos. Esta herramienta ser de gran ayuda para controlar que las actividades
necesarias para generar los productos se estn realizando (Anexo 3, pgina 124).
 40

7. Cronograma de actividades

Este fue propuesto para la elaboracin del documento. En l, se encuentran definidos los tiempos de
ejecucin para lograr los productos. Aqu se podr observar si estos tiempos estn siendo cumplidos
con el fin de lograr el cumplimiento del mismo (Anexo 4, pgina 126).

8. Herramientas de presentacin de informacin

De acuerdo con las entrevistas por realizar, esta informacin ser procesada y se obtendrn
resultados. Se necesita saber la mejor manera de presentarla ya que sea fcil de entender para los
futuros usuarios. La manera ptima de representar los resultados obtenidos sern consultados con
expertos.

9. Matrices de probabilidad e impacto

Estas tablas sern definidas de acuerdo con mtricas utilizadas actualmente en la organizacin.
Sern de gran utilidad para el anlisis cualitativo de los posibles riesgos.

10. Estructura de desglose de riesgos

Esta herramienta orienta a la clasificacin y categora de los riesgos. Esta ser utilizada para los
posibles riesgos identificados en el proceso de ejecucin, al lograr as un requisito importante para
obtener este plan de gestin.
 41

3.2 Tcnicas de investigacin

3.2.1 Fuentes documentales de investigacin

Generalmente se refieren a documentos cientficos en los cuales se pueda comprobar la

autenticidad del mismo. Esta debe ser en todo sentido, tanto textual, literaria como histrica. Adems
debe de demostrarse la confiabilidad de los datos y que venga respalda por su casa editora. Estas
pueden ser descritas en dos grupos de investigacin. (Eyssautier, 2002)

3.2.1.1 Investigacin documental

Este tipo de investigacin se basa en la documentacin. Esta puede ser de libros, informes, textos y
plantillas o polticas documentadas. Tambin son capaces de brindar aportes tericos a la
investigacin por realizar y de esta manera obtener el resultado deseado. (Eyssautier, 2002)

Para este caso, se pretende la consulta de los siguientes documentos:

Manuales, informes o documentos de procedimientos del Sistema de Gestin del proyecto,

en los cuales se definen algunos de los parmetros de valoracin, as como de
metodologas de aplicacin que fueron gestionadas por oras actividades similares en el
proyecto.
Libros de texto que den aporte al conocimiento de la Administracin de Proyectos y las
reas de conocimiento por aplicar en esta investigacin (alcance, comunicacin y riesgos).

3.2.1.2 Investigacin de campo

Para la elaboracin de este tipo de investigacin, se acude a la recopilacin de informacin del

ambiente en el cual se va a investigar. (Eyssautier, 2002)
 42

Las herramientas que se piensan utilizar en este caso son las siguientes:

Realizacin de entrevistas a algunos Directores de organizaciones que poseen alguna

relacin con el tema, expertos de otras Instituciones y Consultores externos o bien
profesionales que han sido recomendados y han tenido alguna aplicacin en anteriores
proyectos o desarrollos.
El juicio de expertos es el aporte generado debido a la experiencia desarrollada por una
persona a travs de su vida profesional. En el momento de la confeccin del producto es
valiosa. Sus aportes, debido a las experiencias en sus campos de trabajo, son de gran
utilidad.
 43

4. CONTENIDO

4.1 Alcance del Proyecto

Durante el proceso constructivo del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, la ejecucin de la obra Presa es
parte del resultado de la Licitacin Pblica N7225-E, Contrato Obras Sitio de Presa, la cual ser
desarrollada por un contratista y bajo las especificaciones establecidas en el cartel de licitacin y en
donde se ha definido la ruta de acarreo de materiales.
La ruta de acarreo de materiales del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, es la nica va definida para el
contratista de la presa ingrese su logstica, materiales y requerimientos en la construccin de la obra,
a su vez tambin es la ruta oficial de acarreo de los materiales y logstica del proceso de
revestimiento de tnel ejecutado por la administracin.
Adicional a esto, la ruta de acarreo deber ser utilizada tambin en el traslado de los materiales para
el revestimiento del tnel de conduccin, que ser una actividad desarrollada por administracin del
ICE.
Producto del desarrollo de las dos anteriores actividades, el P.H.Pirrs debe de investigar, definir y
ejecutar las acciones correspondientes a mitigacin haca las comunidades por donde transitarn los
equipos, estas actividades son resultado de la aplicacin del concepto de Responsabilidad Social
Empresarial y de los alcances definidos en el estudio de impacto ambiental aprobado por la
SETENA.
As mismo, se plantea toda una estructura de organizacin de comunicacin y enlace con la
comunidad a fin de poseer un canal directo y efectivo entre los involucrados del proyecto.
Otro aspecto, el cual no solamente est conformado por la administracin del ICE y el contratista
sino de las diferentes comunidades por donde recorre esta ruta de acarreo y que por las
caractersticas de cada una deben ser analizadas y atendidas de manera individual.
 44

4.1.1 Objetivo general de la Ruta de Acarreo

Ser la nica y definida va de acceso para los materiales, logstica y requerimientos, para la
construccin de las obras en Sitio Presa y el Revestimiento del Tnel del Proyecto Hidroelctrico
Pirrs.

4.1.2 Objetivos especficos

Definir las herramientas especficas para la gestin de la comunicacin, estrategias de

aplicacin haca las comunidades, instituciones involucradas, involucrados internos y
externos.
Establecer un modelo para el plan de gestin de riesgos, el cual contemple todos los riesgos
identificados con sus respectivos planes de contingencia, mitigacin y traslado.
Plantear una herramienta para que en el desarrollo de futuros proyectos se consideren los
aspectos sociales, institucionales, ambientales y del entorno que afectan a la ruta de
acarreo.
Proponer una metodologa para los cronogramas y diseos de trabajo de los diferentes
procesos del proyecto.
Estandarizar plantillas de generacin de informacin para los distintos involucrados, en la
cual se detalle el que, quien, cuando y como requiere la informacin.
 45

4.1.3 Enunciado del Alcance del proyecto.

Segn Chamoun (2005), la declaracin del alcance es como realizar pequeos charters de cada
entregable final, desglosndolos, describindolos, especificando como deben quedar para ser
aceptados por el Cliente.

En el caso del PMBOK (2004), la definicin del alcance se construye sobre la base de los principales
entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciacin del proyecto en el
enunciado del alcance del proyecto preliminar.

Durante el proceso constructivo del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, la ejecucin de la obra Presa es
parte del resultado de la Licitacin Pblica N7225-E, Contrato Obras Sitio de Presa, la cual ser
desarrollada por un contratista y bajo las especificaciones establecidas en el cartel de licitacin y en
donde se ha definido la ruta de acarreo de materiales.

La ruta de acarreo de materiales del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, es la nica va definida

para el contratista de la presa ingrese su logstica, materiales y requerimientos en la
construccin de la obra, a su vez tambin es la ruta oficial de acarreo de los materiales y
logstica del proceso de revestimiento de tnel ejecutado por la administracin.(Enunciado
del Alcance del Proyecto)

Producto del desarrollo de las dos anteriores actividades, el P.H.Pirrs debe de investigar, definir y
ejecutar las acciones correspondientes a mitigacin haca las comunidades por donde transitarn los
equipos, estas actividades son resultado de la aplicacin del concepto de Responsabilidad Social
Empresarial y de los alcances definidos en el estudio de impacto ambiental aprobado por la
SETENA.
As mismo, se plantea toda una estructura de organizacin de comunicacin y enlace con la
comunidad a fin de poseer un canal directo y efectivo entre los involucrados del proyecto.
 46

Esta situacin ha producido que la incorporacin dentro de la estructura de desglose del trabajo se
vea tan compleja y difcil de comprender y relacionar, que como parte de las acciones novedosas de
este trabajo, propone un componente externo ajeno a esta estructura de los modelos de
comunicacin.

As, los aspectos de comunicacin que han sido identificados y propuestos, poseen su propia
estructura de desglose del trabajo y diccionario, sin embargo se debe aclarar que son necesarios y
estn insertos en cada uno de los componentes del primer nivel del proyecto.

Otro aspecto, el cual no solamente est conformado por la administracin del ICE y el contratista
sino de las diferentes comunidades por donde recorre esta ruta de acarreo y que por las
caractersticas de cada una deben ser analizadas y atendidas de manera individual.

Dentro de las acciones concretas que debe ejecutar el Proyecto Pirrs sobre la ruta de acarreo, est
la coordinacin interinstitucional, la cual es base fundamental en los resultados y el respeto a las
competencias de las otras Instituciones Estatales responsables.

A partir de esta necesidad de coordinacin, se establecen mecanismos dinmicos de comunicacin

e interrelacin, adicional a ello y bajo el marco jurdico que cubre al Estado y sus componentes,
deben gestionarse acciones que no sean de la total responsabilidad de cada involucrado, ms an
de un compromiso con la obra, comunidad y el entorno social.

Estas acciones, deben ser documentadas y ser parte de los elementos base para futuros desarrollos
o necesidades de la organizacin, su administracin debe ser efectiva, concreta y clara para poder
plantear como resultado final una herramienta definida, la gestin, formalizacin y finiquitos de estas
acciones aunque elementos meramente jurdicos, si son de alta necesidad principalmente en su
estructura tcnica.
 47

4.1.4 Requisitos de la Ruta de Acarreo.

Deber de definirse de forma clara, concreta y nica, la ruta para el transporte de los
materiales, logstica y necesidades del contratista de la Presa y del Revestimiento del Tnel
ejecutado por la administracin del proyecto, bajo los parmetros de diseo de la geometra
vial.
Debern de mantener una comunicacin efectiva entre el equipo de trabajo de la ruta, las
comunidades involucradas a lo largo de la ruta, el contratista, las Instituciones locales y
estatales y las instancias sociales y ambientales competentes.
Debern de ejecutarse antes de iniciar el acarreo de materiales para la construccin de la
presa, todas y cada una de las acciones de mitigacin definidas del resultado de la
integracin del diagnstico social, ambiental, de ruido, infraestructura y vibraciones, por
responsabilidad del ICE y en coordinacin con las Instituciones competentes.
Debern de formalizarse legalmente y por los medios jurdicos que correspondan como
convenios, contratos de uso, pago de daos, permisos unilaterales y otros de todas las
acciones que deban desarrollarse sobre la ruta y que requieran del uso de alguna de las
anteriores figuras jurdicas.
Esta ruta definida de acarreo ser la misma ruta para el transporte del contratista, as como
del revestimiento del tnel y como ruta oficial para los proveedores del P.H.Pirrs y vehculos
oficiales o que realicen trabajos de transporte para el proyecto.

4.1.5 Lmites del proyecto.

La ruta de acarreo de materiales, ser la ruta nica y oficial para el trasiego del contratista y de las
necesidades del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, durante su construccin.
 48

4.1.6 Productos entregables

Los productos entregables de la ruta de acarreo son los siguientes:

El diseo de la ruta con el cumplimiento de los parmetros de geometra horizontal y vertical

para el trasiego de los equipos pesados.
Las mitigacin tanto en definicin, ejecucin y seguimiento de las obras a lo largo de la ruta
de acarreo.
Los finiquitos o cierres de las aplicaciones jurdicas formalizadas, como convenios, contratos
de uso, permisos unilaterales y pago de daos.

4.1.7 Criterios de aceptacin.

Diseo: Deber definirse una nica ruta que cumpla con los estndares y requerimientos de
geometra vial tanto horizontal como vertical para el transporte pesado, adicional de poseer
el menor impacto haca el entorno comunal y social dada la necesidad de volmenes de
materiales y por ende de la frecuencia de los equipos.
Mitigacin: Sern la concrecin completa de todas y cada una de las acciones de
prevencin sobre la ruta de acarreo, definidas y establecidas por la integracin del
diagnostico social, ambiental, ruido, infraestructura y vibraciones, esto con base en el
cumplimiento del cronograma definido y entregado a los involucrados.
Finiquitos: Los documentos formales de cierre de convenios, contratos de uso, permisos
unilaterales establecidos para la ruta, de carcter temporal y con responsabilidad y alcances
definidos claramente.

4.1.8 Supuestos

Se contar con el apoyo de la Direccin Jurdica del ICE para la formalizacin de los
procesos jurdicos como convenios, contratos de uso y permisos unilaterales.
 49

Se contar con el apoyo requerido por parte de las diferentes Jefaturas del proyecto para la
obtencin de la informacin requerida, personal o recurso humano de soporte y la
aprobacin de acciones de su personal.
Se contar con los recursos requeridos de materiales, logstica y mano de obra para
desarrollar todas y cada una de las acciones requeridas por la ruta de acarreo.
Se contar con la maquinara y equipo necesarios para la conformacin de los caminos
alternos necesarios en la ruta.
Se contar con el apoyo de las unidades de suministro y de planeamiento y control para
agilizar trmites de adquisiciones de materiales o bien necesidades en los aspectos de
comunicacin de la ruta.
Se contarn con medios electrnicos y tecnolgicos disponibles, esto para la efectiva
comunicacin con las otras Instituciones involucradas, actualizacin de la informacin y
generacin de alternativas de comunicacin efectiva.
La administracin de la ruta de acarreo ser independiente al resto de las obras, esto para
garantizar los recursos y disponibilidad de requerimientos y necesidades cuando esta lo
requiera.
El horario de uso de la ruta esta definido de lunes a domingo de 6:00 a.m. a 6:00 p.m. en los
57 kilmetros de la ruta de acarreo.

4.1.9 Restricciones

Limitaciones de presupuestarias.
Poca disponibilidad de personal capacitado en procesos similares.
Poco conocimiento de legislacin ambiental y social sobre este tema en especfico.
La intervencin de un contratista externo que ejecuta la obra y a su vez de la sub-
contratacin de servicios de transporte.
El recurso humano del contratista fuera de la zona y extranjero el cual posee una cultura de
manejo diferente a la nuestra.
 50

La intervencin de organizaciones formales e informales, la iglesia, grupos organizados

comunales y lderes comunales que no estn de acuerdo con las acciones de la ruta de
acarreo.
La falta de experiencia en comunicacin masiva y de las herramientas necesarias para llevar
a cabo este tipo de comunicacin al ser administrada por la gerencia general del ICE.
La administracin de un contrato pues cualquier accin de correccin del contratista o
ejecucin de alguna accin deber estar incluida de previo en las especificaciones tcnicas
del cartel de licitacin.
Los medios de comunicacin entre el contratista y el ICE, el cual debe ser nico, por ello la
respuesta ante situaciones no es tan gil y concreta.
El entorno social y comunal el cual es muy cambiante a lo largo de la ruta y depende
principalmente de los lderes y personas que promuevan el desarrollo comunal.

4.1.10 Exclusiones

Los aspectos de control de calidad sobre las rutas tales como la superficie de rodamiento,
geometra y mantenimiento, acciones de mitigacin y mejoramientos de los caminos, pues
son externos.
La administracin de la Instituciones involucradas y su organigrama de trabajo.
El resto de los alcances del Estudio de Impacto Ambiental de la SETENA para el proyecto,
pues solo se concreta a la ruta de acarreo.
El resto de las obras del Proyecto Hidroelctrico Pirrs como Casa de Maquinas y obras
complementarias desarrolladlas en el sector de Parrita.
Se excluye de este trabajo los aspectos internos y de manejo de los recursos de otras
Instituciones que participan directamente en el proyecto como CONAVI, COSEVI, MOPT,
Ministerio de Salud, CNE, Gobiernos Locales de la zona.
Se excluye los alcances de la jurisprudencia que aplican las instancias sociales y
ambientales tales como SETENA, Defensora de los Habitantes, Tribunal Ambiental, ya que
 51

deben ser analizadas cuando apliquen o en su defecto cuando la institucin lo demande o

solicite aclaraciones especficas.

4.2 Estructura de Divisin del Trabajo (EDT).

La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser
ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos
entregable requeridos. (PMBOK, 2004)

Esta definicin de la EDT propuesta por el PMBOK est enfocada bsicamente en describir de una
manera concreta pero ordenada los componentes del proyecto y sus relaciones dentro del mismo.

Sin embargo, hay que resaltar que en medida en que esos componentes sean desglosados tan
precisamente en la estructura, la complejidad de la misma podra ocasionar confusiones a los
miembros del equipo de trabajo en sus acciones o bien confundir en algunos productos que sean
semejantes o posean componentes comunes en su desarrollo.

Por ello, se rescata el comentario expresado en el texto de Chamoun (2005), todo el trabajo incluido
en esta es parte integral del alcance del proyecto. Lo que no est incluido en esta estructura no lo
consideramos como parte del proyecto y no existe.

Otro aspecto importante, lo son los entregables del primer nivel de la EDT, a pesar de ser una
herramienta que describe a detalle los componentes del proyecto, si debe ser claro en sus
definiciones y ubicacin dentro de la estructura.

Por ello y al ser este proyecto tan complejo por el nmero de entregables definidos, se estableci
como pauta de inicio que dentro de la EDT y especficamente en los entregables de primer nivel,
este fuese reducido en nmero, para a partir de cada uno de ellos desglosar las necesidades y
 52

fuesen fcilmente ubicables dentro de la EDT y a su vez comprendidas, controladas y con un

seguimiento manejable.

La interpretacin grfica de la EDT es muy sencilla y obedece a un orden lgico de la evolucin de

un proyecto en especfico, para comprender este tipo de grfica se presenta a continuacin las
definicin genrica de la caja que a componen.

Figura 7. Caja de resumen y tarea de una EDT.

En las propuestas de EDT que se detallan a continuacin, se debe tener claro cual es la informacin
que suministra estas figuras, para ello se detalla a continuacin:

En la primera lnea se define el nombre sea de la tarea resumen o bien de algunos de los
paquetes de trabajo de la EDT.
El numeral a la izquierda, resaltado en color amarillo, as como el numeral debajo del
nombre al extremo izquierdo de la caja, indican el consecutivo o identificador numrico
consecutivo de la EDT.
Por ltimo, el nmero que aparece en la derecha, debajo del nombre de la tarea, es el
nmero de identificacin segn la EDT y que corresponde segn sea su ubicacin dentro de
la estructura de desglose del trabajo.
 53

Figura 8. EDT de la Ruta de Acarreo de Materiales.

Como se detalla en la figura anterior, el desglose del primer nivel de la EDT, propone nicamente
tres entregables definidos, los cuales a nivel del proyecto son independientes y sus definiciones
claramente no confunden a los miembros del equipo de trabajo, esta propuesta trae consigo el que
se puedan ordenar los paquetes de trabajo de una forma concreta y definida, adicional a ello el
control de la EDT es ms efectivo. Para efectos de la mejor interpretacin as como de la valoracin
de la EDT planteada con todos sus componentes ver el anexo 5, pgina 128.

Este concepto tambin se aplic en la gestin de la comunicacin del proyecto, este entregable que
aunque dentro del Plan de Gestin del Proyecto se enfoca como una de las reas de conocimiento,
si plantea por la complejidad del mismo y estrategia, una atencin aparte.
 54

Por esta razn, dentro del proyecto se propone como un entregable que posea tambin su propia
EDT nica y definida para este componente, es as como se plantea dentro del primer nivel de la
EDT, entregables claros y definidos que poseen paquetes de trabajo especficos y claros. A
continuacin se presentan los segundos niveles de los componentes de la EDT propuesta, ver en
anexo 6, pgina 130 la propuesta completa.

Figura 9. EDT de Comunicacin.

 55

4.3 Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT, constituye el documento que respalda a la EDT como tal, en el se describe
a detalle de cada uno de los componentes de la misma, inclusive los paquetes de trabajo, en el cual
adicional se define un identificador y el responsable que tambin esta insertado en el mismo (Cuadro
1, pgina 55).

Un aspecto importante del diccionario, es la descripcin de elementos jurdicos base, como lo son
contratos, convenios interinstitucionales, acuerdos formales y actas que permiten evaluar la
evolucin y avance del entregable as como del control y el seguimiento.

La propuesta del diccionario de la EDT se basa en una matriz en donde se identifica cada
componente as como su descripcin, para cada caso de la EDT de comunicacin se propone un
diccionario con los mismos elementos que la EDT general de la ruta de acarreo (Cuadro 2, pgina
58)

4.4 Lnea Base del Alcance

Una vez concretado el enunciado del alcance de manera detallada, la definicin de cada una de las
EDT, as como del diccionario de cada una de las EDT, la sumatoria de estos componentes
concretos para el proyecto define la lnea base del alcance del proyecto.
 56

Cuadro 1: Diccionario de la EDT de Ruta de Acarreo de Materiales.

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN
Ruta nica para el trasalado de los materiales, logistica y necesidades para la construccin de la
1 RUTA DE ACARREO Juan Carlos Jimnez Presa y el Revestimiento del Tnel del P.H.Pirrs
Se debe de establecer todos los parmetros, necesidades, criterios y carcteristicas para trasladar
los materiales y logistica de cada una de las obras, este componente deber de abarcar todos los
1.1 Diseo Juan Carlos Jimnez
aspectos a saber, tcnicos o ingenieriles, sociales, ambientales, legales, institucionales y
econmicos.
Basado en la informacin y carcteristicas de necesidades, se debe anlizar los aspectos de
1.1.1 Geometra Juan Carlos Jimnez geometra tanto horizontal como vertical de los caminos de acceso, la infraestructura existente y sus
condiciones para el trnsito que se espera.

Con base en anteriores proyectos donde su construccin sea similar a la nuestra, as como de los
volumeners de concreto, rendimientos y tiempos de ejecucin, deben planterase las estimaciones de
1.1.2 Frecuencias Abel Rivera
frecuencia o cantidades de vehculos durante la poca de construccin, tipo de equipo as como de
un desglose de las frecuencias en el tiempo mediante grficas.

Con base en las frecuencias y volumenes de obra, se requiere de poseer las estimaciones de
capacidad de trasnporte de los equipos, esto para la valoracin de la infraestructura existente y ls
1.1.3 Capacidad de soporte Abel Rivera nuevos proyectos de vias que se desarrollan en la zona, se hace necesaria la valoracin de puentes,
rutas nacionales, pasos de vehculos, con el fin de determinar si se efectarn o no las superficies de
rodamiento.

Es la integracin de los resultados de las anteriores paquetes de trabajo para plasmar por escrito un
1.1.4 Informe de rutas Juan Carlos Jimnez
informe y la valoracin de la opciones que se poseen para la ruta de acarreo.

Son todas aquelllas acciones preventorias y de responsabilidad del ICE, segn lo establecido en el
Estudio de Impacto Ambiental aprobado por la SETENA y que deben estar concluidas antes del
1.2 Mitigacin Hazel Naranjo Fallas
inicio del acarreo de materiales para la construccin de la Presa previsto para incios delmes de junio
del 2008,

Son todos aquellos documentos formales y legales en donde se establen los alcances del uso de
reas para la conformacin de caminos, usos de reas de trabajo, paqueos de los equipos, acciones
1.2.1 Contratos y permisos Juan Carlos Jimnez
de mitigacin de construccin de aceras, senderos, mallas y todos aquellas actividades que se
ejecuten con el respectivo aval formal del propietario por parte del ICE.

Permiso o contrato de uso gratuito formalizado para la conformacin del camino alterno de la ruta de
1.2.1.1 Banco Aleman Juan Carlos Jimnez
acarreo
Permiso o contrato de uso gratuito formalizado para la conformacin del camino alterno de la ruta de
1.2.1.2 Banco Improsa Juan Carlos Jimnez
acarreo
Permiso o contrato de uso gratuito formalizado para la conformacin del camino alterno de la ruta de
1.2.1.3 Sr. Rafael Umaa Juan Carlos Jimnez
acarreo
Permiso o contrato de uso gratuito formalizado para la conformacin del camino alterno de la ruta de
1.2.1.4 Ruta La Maquina Juan Carlos Jimnez
acarreo

Son todos aquellos aspectos tcnicos, sociales y ambientales que deben de considerarse para
1.2.2 Diagnosticos Hazel Naranjo Fallas
realizar una evaluacin del entorno por completo sobre la ruta de acarreo definida

Es la valoracin del todo el entorno a lo largo de la ruta desde el punto de vista social, debe a aplicar
1.2.2.1 Social Silvia Mora acciones y mediciones concretas que den como resultado grficas y metricas sociales para valorar el
impacto de la ruta por las comunidades.

Es la valoracin de la infraestructura del entorno, casas, edificaciones, monumentos, obras

1.2.2.2 Infraestructura Hazel Naranjo Fallas comunales que se localicen directamente sobre la ruta, su proposito es poseer el antes de la ruta
para valorar si se presentan afectaciones que se justifiquen por nuestro transporte.

Son los parmetros antes del inicio de la ruta, es decir los registros de ruido previos y que nos
1.2.2.3 Ruido Xiomara Moya permitiran evidenciar si nuestro ransporte afecta en esta condicin y justifica el tomar acciones para
mitigar.

La aplicacin de un instrumento (Sismografo), que permite registrar el entorno actual y conocer datos
1.2.2.4 Vibraciones Erick Yaniselly
previos con ejercicios de campo antes del incio del acarreo.

Con la informacin adquirida de los anteriores paquetes de trabajo, la misma se plasma en un mapa
1.2.2.5 Integracin al GIS Hazel Naranjo Fallas para determinar precisamente donde se dan los mayores impactos o registros y las acciones
concretas que deban tomarse.
Integracin de la infortmacin de los paquetes de trabajo anteriores para elaborar el respectivo
1.2.2.6 Informe de mitigacin Hazel Naranjo Fallas informe que permitir definir , justificar y presupuestar ante la Institucin de todas y cada una de las
acciones de mitigacin sobre la ruta de acarreo.
Son los docuemntos formales en donde se establecen los alcances y restricciones para la ejecucin
1.2.3 Convenios Institucionales Juan Carlos Jimnez de obras de manera conjunta con otras Instituciones estatales directamente involucradas en el
proyecto de la ruta de acarreo.

La formalizacin legal del respectivo convenio de cooperacin interinstitucional para llevar a cabo las
1.2.3.1 CONAVI Juan Carlos Jimnez acciones en donde este directamente involucrada esta institucin, como mejoramiento de superficie
de rodamiento en las rutas nacionales, bacheo, puentes y otros.

Direccin de Ingeniera de Formalizacin del respectivo convenio de cooperacin interinstitucional para ejecutar las acciones de
1.2.3.2 Juan Carlos Jimnez
sealizacin horizontal y vertical sobre la ruta de acarreo.
Trnsito
Formalizacin del convenio de cooperacin interinstitucional para llevar a cabo labores de
1.2.3.3 MOPT Juan Carlos Jimnez
reforzamiento de superficies de rodamiento de rutas alternas o vecinales.

Es la formulacin de las respectivas especificaciones tcnicas y requerimientos para la adquisicin

1.2.4 Adquisicin de materiales Juan Carlos Jimnez
de los materiales necesarios en las acciones de mitigacin con las instituciones.

Es la produccin de 26,000m3 de base granular tipo "A" segn el CR-2002 para entregar al CONAVI
1.2.4.1 Produccin de agregados Minor Novo
en los trabajos del asfltado de la carretera Santa Marta-San Carlos.
 57

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN

Todo el proceso de aduisicin de los materiales solicitados por la Direccin de Ingenera de Trnsito
Sealizacin horizontal y
1.2.4.2 Juan Carlos Jimnez segn su diagnostico sobre la ruta, para ejecutar la respectiva sealizacin horizontal y vertical, los
vertical materiales sern entregados y fiscalizados para su respectiva aplicacin sobre la ruta de acarreo.

Es la ejecucin segn el cronograma definido de las acciones de mtigacin y prevencin sobre las
1.2.5 Ejecucin Hazel Naranjo Fallas comunidades directamente impactadas por la ruta de acarreo, bajo los estndares y requerimientos
definidos en los diagnosticos y las instituciones competentes o responsables de las autorizaciones.

Es la conformacin de rutas alternas para evitar el paso por los centros de poblacin mas criticos o
1.2.5.1 Caminos Carlos Anderson
bien el mantenimiento de rutas alternas para el trnsito de vehculos livianos sobre la ruta.

Conformacin de una ruta alterna de 3,5 Km para evitar el paso de la ruta de acarreo por el centro de
1.2.5.1.1 Camino El Balar Carlos Anderson
San Marcos de Tarraz.

Conformacin de una ruta alterna de 4,2 Km para evitar el paso de la ruta de acarreo por el centro de
1.2.5.1.2 Camino Llobeth Carlos Anderson
San Pablo de Len Corts.

Conformacin de una ruta alterna de 1,5 Km para evitar el paso de la ruta de acarreo por el centro de
1.2.5.1.3 Camino La Maquina Carlos Anderson
San Pablo de Len Corts.

Mantenimiento La Esperanza-
1.2.5.1.4 Carlos Anderson Mantenimiento preventivo para esta ruta alterna para vehculos livianos.
Mata de Caa

Mantenimiento Bajo San Jos-

1.2.5.1.5 Carlos Anderson Mantenimiento preventivo para esta ruta alterna para vehculos livianos.
La Esperanza

Mantenimiento Cementerio
1.2.5.1.6 Carlos Anderson Mantenimiento preventivo para esta ruta alterna para vehculos livianos.
San Pablo-El Balar
Es la coordinacin, ejecucin y seguimiento de las obras concretas de mtigacin que deben ser
1.2.5.2 Obras Hazel Naranjo Fallas dasarrolladas por la administracin del ICE o bien fiscalizadas si son ejecutasa por otras
Instituciones Estatales
Sealizacin horizontal y Toda la sealizacin de trnsito horizontal y vertical sobre la ruta basado en el diagnosticos realizado
1.2.5.2.1 Junior Araya
por la Direccin de Ingenera de Trnsito del COSEVI.
vertical
Construccin de un puente peatonal de 40 metros de longitus en acero e independiente al puente
1.2.5.2.1 Puente peatonal Bajo del Ro Willy Romero
existente sobre la ruta nacional 303,

Reforzamiento conduccin Reforzamiento en algunos tramos sobre la ruta nacional 222 de la linea de conduccin de agua
1.2.5.2.3 Hazel Naranjo Fallas
potbal para la comunidad de Frailes.
acueducto Frailes
Construccin en metal de casetas de autobuses para la ubicacin de estas sobre la ruta de acarreo,
1.2.5.2.4 Caseta de autobuses Willy Romero
bajo los planos definidos y aprobados.
1.2.5.2.4.1 Terranova Hazel Naranjo Fallas Colocacin de la caseta de autobuses en esa comunidad.

1.2.5.2.4.2 Entrada a Santa Cruz Hazel Naranjo Fallas Colocacin de la caseta de autobuses en esa comunidad.
Construccin de aceras peatonales de 1,2m de ancho sobre las rutas nacionales y en donde se ha
1.2.5.2.5 Aceras Hazel Naranjo Fallas definido por la densidad de los peatones, calidades de los mismos y condicones topograficas que lo
permitan.
Tramo La Sierra-San
1.2.5.2.5.1 Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.
Cristobal

1.2.5.2.5.2 Tramo Santa Cruz-Abejnoal Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.

Tramo San Pablo-Montes de

1.2.5.2.5.3 Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.
Oro
Tramo San Marcos-Mata de
1.2.5.2.5.4 Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.
Caa

Tramo San Marcos-

1.2.5.2.5.5 Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.
Quebrada Seca
Tramo San Jernimo-
1.2.5.2.5.6 Hazel Naranjo Fallas Construccin de aceras en ese tramo de la ruta.
Ventana
Conformacin de senderos peatonales de 1,2 m de ancho en agregado de 3/4 y compactado para la
1.2.5.2.6 Senderos Hazel Naranjo Fallas
facilidad del peatn.

Tramo La Sierra-San
1.2.5.2.6.1 Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.
Cristobal
1.2.5.2.6.2 Tramo Santa Cruz-Abejnoal Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.

Tramo San Pablo-Montes de

1.2.5.2.6.3 Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.
Oro
 58

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN

Tramo San Marcos-Mata de
1.2.5.2.6.4 Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.
Caa
Tramo San Marcos-
1.2.5.2.6.5 Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.
Quebrada Seca
Tramo San Jernimo-
1.2.5.2.6.6 Hazel Naranjo Fallas Conformacin de sendero en este tramo de la ruta.
Ventana
Construccin de mallas de priteccin para los nios en las escuelas y locaciones donde se
1.2.5.2.7 Mallas de proteccin Willy Romero
concentren peatones.
1.2.5.2.7.1 Escuela La Lucha Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.2 Escuela San Lorenzo Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.3 Escuela San Carlos Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.4 Escuela San Jernimo Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.5 Iglesia Bajo San Juan Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.6 Iglesia San Lorenzo Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.7 Camino a Terrazas Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.

1.2.5.2.7.8 Camino a Quebrada Seca Hazel Naranjo Fallas Colocacin de malla de proteccin.
Construccin en acero de guardacaminos para proteccin de los vehculos haca casas o locaciones
1.2.5.2.8 Guardacaminos Willy Romero
de riesgo.
Tramo La Sierra-San
1.2.5.2.8.1 Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.
Cristobal
1.2.5.2.8.2 Tramo Santa Cruz-Abejnoal Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.

Tramo San Pablo-Montes de

1.2.5.2.8.3 Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.
Oro
Tramo San Marcos-Mata de
1.2.5.2.8.4 Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.
Caa
Tramo San Carlos-Quebrada
1.2.5.2.8.5 Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.
Seca
Tramo San Jernimo-
1.2.5.2.8.6 Hazel Naranjo Fallas Colocacin de guardacaminos de proteccin.
Ventana
Construccin de redustores de velocidad bajo los estndares establecidos por la Direccin de
1.2.5.2.9 Reductor de velocidad Hazel Naranjo Fallas
Ingenera de Trnsito y en los puntos definidos por el Departamento de Previsin Val del MOPT.

Tramo La Sierra-San
1.2.5.2.9.1 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Cristobal
Tramo La Sierra-San
1.2.5.2.9.2 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Cristobal
1.2.5.2.9.3 Tramo Santa Cruz-Abejnoal Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.

Tramo San Pablo-Montes de

1.2.5.2.9.4 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Oro
Tramo San Marcos-Mata de
1.2.5.2.9.5 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Caa
Tramo San Carlos-Quebrada
1.2.5.2.9.6 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Seca
Tramo San Jernimo-
1.2.5.2.9.7 Hazel Naranjo Fallas Construccin de reductores de velocidad en los puntos definidos de eset tramo.
Ventana
Son los cierres y conclsiones formales de los contratos y convenios establecidos por la ruta, una vez
1.3 Finiquitos Juan Carlos Jimnez
que la misma halla concluido, as como de los informes finales de cierre del proyecto.

1.3.1 Obras Finales Hazel Naranjo Fallas Informe de cierre de las obras de mitigacin ejecutadas, segn los formatos de Gestin del Sistema.

Son las acciones concretas para finalizar el contratos entre las partes, tanto con acciones de campo
1.3.2 Cierre de contratos Juan Carlos Jimnez
como el cierre del mismo mediante un documento legal formalizado.
1.3.2.1 Banco Aleman Juan Carlos Jimnez Formalizacin del cierre del contrato legal.

1.3.2.2 Banco Improsa Juan Carlos Jimnez Formalizacin del cierre del contrato legal.

1.3.2.3 Sr. Rafael Umaa Juan Carlos Jimnez Formalizacin del cierre del contrato legal.

1.3.2.4 Ruta La Maquina Juan Carlos Jimnez Formalizacin del cierre del contrato legal.
Es el documento de cierre de convenios entre las instituciones, por parte de los Administradores del
1.3.3 Cierre de convenios Juan Carlos Jimnez
convenio.
1.3.3.1 CONAVI Juan Carlos Jimnez Cierre del convenio por parte de los Administradores del mismo.

1.3.3.2 Direccin de Trnsito Juan Carlos Jimnez Cierre del convenio por parte de los Administradores del mismo.

1.3.3.3 MOPT Juan Carlos Jimnez Cierre del convenio por parte de los Administradores del mismo.
Informe final de cierre del proyecto de la ruta de acarreo de materiales, bajo los estndares definidos
1.3.4 Informe Final Juan Carlos Jimnez
de Gestin del Sistema del Proyecto.
 59

Cuadro 2: Diccionario de la EDT de Comunicacin Ruta de Acarreo de Materiales.

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN

Director del proyecto, el cual coordinar al equipo de trabajo multidisciplinario para ejecutar y
concretar cada uno de los entregables y paquetes de trabajo, adems de establecer en conjunto de
1 RUTA DE ACARREO Juan Carlos Jimnez los mecnismos de seguimiento y control, cambios y aplicaciones especificas de la Administracin
de Proyectos.

GESTIN DE LA Referente a todas aquellas actividades relacionadas con el manejo de la informacin divulgativa y de
1,1 Milena Elizondo Crdenas
coordinacin de la Ruta de acarreo de materiales para la Presa y el revestimiento del Tnel.
COMUNICACIN
Manejo de la informacin, tanto divulgativa, como de coordinacin dirigida hacia el pblico interno del
1.1.1 Comunicacin Interna Milena Elizondo Crdenas
Proyecto.

La transmisin de informacin entre los miembros del equipo del proyecto, estar bajo la
responsabilidad del coordinador.
El medio por el cual se centralizar la participacin del equipo de proyecto ser mediante una reunin
de coordinacin mensual, cuya periodicidad podr ser modificada por el coordinador, de acuerdo a la
dinmica del proceso. Sin embargo, el coordinador puede comunicarse mediante la utilizacin de
otros medios con quien considere necesario, como reuniones informales, llamadas telefnicas,
correos electrnicos, etc.
Es necesario que la informacin de registro que se genere en este proceso, entendida como toda
aquella que deja evidencia de las acciones y acuerdos desarrollados en reuniones formales e
Coordinacin equipo de
1.1.1.1 Juan Carlos Jimnez informales, se encuentren dentro del marco de los siguientes canales:
trabajo Minutas: resumen escrito de los puntos relevantes y acuerdos concretos de una reunin formal.
Memorando: recordatorio de actividades o tareas a realizar dentro de un entregable. Pueden
enviarse va impresa, electrnica o telefnica.
Nota interna: medio oficial que difunde acuerdos, polticas y directrices, as como la entrega y
solicitud de informacin, todo relacionado con el desarrollo del entregable.
Listas de asistencia: formulario donde se evidencia la participacin a reuniones o actividades
ligadas al entregable. Toda documentacin deber ser almacenada por el Administrador del
Proyecto de Ruta.

Actividad destinada a mantener informado a todo el personal del Proyecto sobre el avance y los hitos
1.1.1.2 Informacin personal PHP Milena Elizondo Crdenas
de la Ruta.

1.1.1.2.1 Charlas personal involucrado
Actividad dirigida hacia el personal que formar parte de procesos ejecutorios de la Ruta de acarreo,
con el propsito de informarlos en forma oportuna acerca de la funcin de su trabajo y su relacin e
importancia con respecto al proyecto general, considerando que usualmente sus funciones estn
directamente relacionadas con la comunidad y por lo tanto el discurso que generen, debe
Milena Elizondo Crdenas
encontrarse en total apego con las estrategias establecidas.
Las charlas se desarrollarn por equipos de trabajo y se llevarn a cabo antes y durante el proceso
de las labores de campo correspondientes.

Accin enfocada a mantener informada del proceso a toda la poblacin del Proyecto, en forma clara,
oportuna y sencilla.
Se desarrollar por medio de presentaciones y artculos, que se divulgarn mediante los formatos
Informacin general de digitales de Informacin de Inters General y Libreta de Campo, as como las pizarras murales A
1.1.1.2.2 Milena Elizondo Crdenas
informarse.
avance
La periodicidad de la informacin estar definida por la consecucin de hitos a lo largo del desarrollo
del Proyecto.

Resumen mensual de actividades desarrolladas, que servir de informacin de entrada tanto para el
Monitoreo Ambiental como para el informe dirigido a SETENA, ambos responsabilidad del rea de
Gestin Ambiental del Proyecto.
El responsable de esta actividad, as como el coordinador del proceso sern los nicos emisores de
1.1.1.3 Informe Gestin Ambiental Silvia Mora Quirs
estos datos, los cuales se entregarn a la Jefatura de Gestin Ambiental, la primera semana de cada
mes, en forma electrnica, de acuerdo con formato preestablecido.
Cualquier solicitud de ampliacin o duda, debe hacerse mediante estos mismos canales.

El coordinador del Proyecto, tendr la responsabilidad de mantener una relacin constante con el
equipo de coordinacin del P.H.Pirrs
Debido a que la ruta representa un entregable del Proyecto es necesario que la informacin fluya en
ambos sentidos en forma oportuna y clara. De esta forma, el coordinador del Proyecto, deber
Coordinacin equipo del participar de cada una de las reuniones de coordinacin del P.H.Pirrs y comunicar en la reunin de
1.1.1.4 Juan Carlos Jimnez
coordinacin al resto del equipo, cualquier informacin que se relacione en forma directa con el
proyecto
desarrollo de la Ruta de acarreo. Asimismo, el coordinador designar, de considerarlo necesario, a
cualquier miembro para que lo acompae en caso de que el tema a discutir est ligado con un
entregable concreto de la Ruta de Acarreo.
 60

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN

La comunicacin con el contratista se har exclusivamente a travs del rea de Obras por Contrato,
mediante reuniones peridicas, donde se discutir el cumplimiento de las temticas sociales
Comunicacin Obras por
1.1.1.5 Milena Elizondo Crdenas establecidas en el contrato, la relacin con la comunidad y la informacin de avance del contratista. A
Contrato la misma asistirn el coordinador del Proyecto, el responsable de la relacin con esta rea y el
responsable de la relacin con la comunidad.

Ante una denuncia, el responsable de la comunicacin comunal, informar de la misma a Obras por
Seguimiento denuncias Contrato, va correo electrnico. Obras por Contrato se encargar de darles trmite con el
1.1.1.5.1 Silvia Mora Quirs
Contratista y brindar una respuesta. Comunicacin comunal brindar un informe de seguimiento,
comunales
para la reunin mensual de coordinacin.

El contratista deber enviar a Obras por Contrato informacin acerca de su avance, con el fin de que
esta se incorpore a la informacin general que se le brinda a la comunidad y as establecer un nico
Informacin de avance del
1.1.1.5.2 Milena Elizondo Crdenas canal de informacin hacia la comunidad. Esta informacin ser analizada en la reunin mensual con
contratista Obras por Contrato, ente por medio del cual se har llegar cualquier ampliacin o duda respecto a la
misma.

Manejo de la informacin, tanto divulgativa, como de coordinacin dirigida Todos los involucrados
1.1.2 Comunicacin externa Milena Elizondo Crdenas
externos del Proyecto de Ruta.

Implica la relacin establecida entre el Proyecto y las comunidades impactadas en forma directa e
1.1.2.1 Comunicacin comunidad Silvia Mora Quirs
indirecta con la ruta de trasiego de materiales.

Consiste en la comunicacin directa con las seis CVC conformadas en los diferentes tramos de la
Ruta de Acarreo. La relacin entre estas y el Proyecto se llevar a cabo por medio de reuniones
mensuales y/o visitas al campo, en las cuales asistir el coordinador del Proyecto y el responsable de
comunicacin comunal, as como segn amerite, el administrador del Proyecto y el encargado del
enlace comunal. Asimismo, quedar bajo el criterio del coordinador, la asistencia de algn otro
miembro del equipo de trabajo o del Proyecto, si el tema a tratar amerita su presencia.
1.1.2.1.1 Relacin CVC Silvia Mora Quirs
A estas reuniones asistir tambin el encargado de la relacin comunal del contratista, con el fin
nico de tomar apuntes de las denuncias que en concreto, tengan los vecinos hacia la empresa; sin
embargo, las denuncias presentadas sern recabadas tambin por el equipo de la Ruta, quien les
dar seguimiento por medio de las reuniones con el Administrador del Contrato, de tal forma que no
se establecer ninguna relacin directa de la comunidad con el contratista.

Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de

Seguimiento de San
1.1.2.1.1.1
Cristobal-Crsito Rey
Seguimiento de Santa Cruz-
1.1.2.1.1.2
La Cuesta-San Antonio
Seguimiento de San Pablo-
1.1.2.1.1.3
La Maquina-Montes de Oro
Seguimiento de San Marcos-
1.1.2.1.1.4
Mata de Caa
Seguimiento de San San
1.1.2.1.1.5
Carlos
Seguimiento de San
1.1.2.1.1.6
Jernimo-Alto San Juan
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.
Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.
Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.
Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.
Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.
Como parte de los trabajos de seguimiento, se establecen la atencin nica y definida de
unprofesional para la atencin y enlace directo con la comunidad, esta deber de mantener los
Silvia Mora Quirs niveles de informacin uniformes, claros y directos con cada comunidad involucrada, adems de
retroalimentar al equipo de trabajo de la ruta y sus diferentes componentes sobre observaciones y
acciones que deban de corregirse.

A cargo de la coordinacin de la Ruta, implica la relacin establecida entre el Proyecto y los dueos
1.1.2.1.2 Relacin propietarios Juan Carlos Jimnez
de propiedades involucradas en forma directa y contractual con la ruta de trasiego de materiales.
 61

IDENTIFICADOR COMPONENTE RESPONSABLE DESCRIPCIN

Para estos efectos, se requiere de la coordinacin con el Departamento Legal del ICE, la concrecin
1.1.2.1.2.1 Formalizacin de contratos Juan Carlos Jimnez de documentos formales y legales de permisos, autorizaciones, contratos y convenios, debe
mantener la informacin actualizada y los aspectos tcnicos claros.

Consiste en la informacin general de avance dirigida a las poblaciones involucradas en la ruta de

acarreo. Este discurso a la poblacin en general se llevar a cabo por medio de volantes,
desplegables, programas de radio, artculos y entrevistas en la prensa local, comunicados va
Relacin vecinos sobre la iglesias locales y afiches.
1.1.2.1.3 Sussy Caldern Arguedas
Ruta La estrategia y contenido estar a cargo de la coordinacin, el encargado de la comunicacin externa
y el de comunicacin comunal, mientras que la coordinacin de su difusin estar bajo la
responsabilidad de enlace comunal.

Implica la relacin establecida entre el Proyecto y las instituciones involucradas en forma directa e
1.1.2.2 Comunicacin Institucional Milena Elizondo Crdenas
indirecta con la ruta de trasiego de materiales.

Relacionada con una situacin especfica de las obras, para la cual sea necesario llevar a cabo
Coordinacin instituciones acciones concretas, en donde se requiera la intervencin de alguna institucin local. Estar bajo la
1.1.2.2.1 Silvia Mora Quirs
locales responsabilidad del encargado de enlace comunal, quien deber coordinar con el encargado de
comunicacin institucional y la coordinacin de la Ruta.

Proporcionar de manera efectiva informacin sobre el avance de las acciones de la ruta de acarreo,
1.1.2.2.1.1 Fuerza Pblica Milena Elizondo Crdenas reuniones de seguimiento, aplicacin de competencias y atencin a las observaciones generales, as
como enlace con el equipo de trabajo de la ruta.

Proporcionar de manera efectiva informacin sobre el avance de las acciones de la ruta de acarreo,
1.1.2.2.1.2 Ministerio de Salud Milena Elizondo Crdenas reuniones de seguimiento, aplicacin de competencias y atencin a las observaciones generales, as
como enlace con el equipo de trabajo de la ruta.

Proporcionar de manera efectiva informacin sobre el avance de las acciones de la ruta de acarreo,
1.1.2.2.1.3 Trnsito Milena Elizondo Crdenas reuniones de seguimiento, aplicacin de competencias y atencin a las observaciones generales, as
como enlace con el equipo de trabajo de la ruta.

Proporcionar de manera efectiva informacin sobre el avance de las acciones de la ruta de acarreo,
1.1.2.2.1.4 rea de Salud Los Santos Milena Elizondo Crdenas reuniones de seguimiento, aplicacin de competencias y atencin a las observaciones generales, as
como enlace con el equipo de trabajo de la ruta.

Comunicacin con las Direcciones del MOPT involucradas y de competencias sobre la ruta de
1.1.2.2.2 Relacin MOPT Juan Carlos Jimnez
acarreo, informacin de avance y necesidades de participacin de algunas reas de este ministerio.

El propsito es mantenerlas informadas oportunamente del avance del proceso y establecer un canal
Relacin Defensora de los de comunicacin directo y gil ante cualquier posible denuncia comunal.
1.1.2.2.3 Milena Elizondo Crdenas En primera instancia se llevar a cabo una reunin formal de actualizacin del proceso, en la cual, se
Habitantes detallen los objetivos del proyecto, su alcance, principales involucrados externos y el trabajo realizado
hasta el momento.

1.1.2.3 Enlace Comunal Sussy Caldern Arguedas En esta figura se concentra el manejo de toda la documentacin concerniente a la relacin comunal.

Actividad que implica la convocatoria comunal, ya sea a reuniones, charlas, visitas o cualquier otra
1.1.2.3.1 Convocatorias Sussy Caldern Arguedas actividad que forme parte de la comunicacin comunal o institucional, para lo cual debe coordinar con
los responsables de ambos entregables.
El responsable de este entregable tiene a su cargo la recepcin, respuesta y archivo de la
1.1.2.3.2 Correspondencia Sussy Caldern Arguedas
correspondencia dirigida al Proyecto, en relacin con el proceso de Ruta de Acarreo.
Tiene que ver con la recepcin, la respuesta y el seguimiento de las solicitudes que la comunidad,
instituciones, organizaciones o cualquier otro ente, formulen en relacin con la Ruta, ya sea con
1.1.2.3.2.1 Solicitudes Sussy Caldern Arguedas
referencia al contratista o al Proyecto mismo.

El encargado recibir la solicitud, se la comunica al coordinador del equipo de Ruta, quien le indicar
1.1.2.3.2.1.1 Solicitudes Proyecto Sussy Caldern Arguedas hacia quien debe direccionar la informacin. El seguimiento correspondiente, incluyendo la respuesta
a la comunidad estar a su cargo.

Recibe las solicitudes y las remite a Obras por Contrato, quien establece relacin directa con el
1.1.2.3.2.1.2 Solicitudes Contratista Silvia Mora Quirs
contratista. Le dar seguimiento a las mismas, por este mismo medio.

Tiene que ver con la recepcin, la respuesta y el seguimiento de las denuncias que la comunidad,
instituciones, organizaciones o cualquier otro ente, formulen en relacin con la Ruta, ya sea con
1.1.2.3.2.2 Denuncias Sussy Caldern Arguedas
referencia al contratista o al Proyecto mismo.

El encargado recibir la denuncia, se la comunica al coordinador del equipo de Ruta, quien le

1.1.2.3.2.2.1 Denuncias Proyecto Sussy Caldern Arguedas indicar hacia quien debe direccionar la informacin. El seguimiento correspondiente, incluyendo la
respuesta a la comunidad estar a su cargo.

Recibe las denuncias y las remite a Obras por Contrato, quien establece relacin directa con el
1.1.2.3.2.2.2 Denuncias Contratista Sussy Caldern Arguedas
contratista. Le dar seguimiento a las mismas, por este mismo medio.

Registro de las minutas que se generen de cualquier actividad en que intervenga la comunidad y
1.1.2.3.3 Minutas Sussy Caldern Arguedas
entrega de copia al Administrador del Proyecto de Ruta. Ambos llevarn un registro en paralelo.
 62

4.5 Verificacin del alcance.

La verificacin del alcance es el proceso de obtener la aceptacin formal por parte de los
interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados.
(PMBOK, 2004)

Para la ruta de acarreo de materiales, esta verificacin es responsabilidad de la figura del

Administrador del Proyecto asignado por el patrocinador del mismo, y posee la funcin de integrarse
al equipo de trabajo sin una asignacin especfica dentro de los entregables de la EDT.

Esta figura fiscalizadora, pero ms bien de control y prevencin posee las facultades dentro del
equipo de trabajo de solicitar informacin, registrarla, controlar la evolucin de los entregables
definidos, la gestin de cambios o actualizaciones de la EDT y diccionarios del proyecto.

Para ello, integra desde un inicio y participa dentro de las definiciones y alcances del proyecto de
manera activa y participativa, su responsabilidad conlleva el proporcionar peridicamente de los
resultados de sus valoraciones respecto al avance de los entregables, la aceptacin de los
productos por parte de los clientes, as como de las observaciones que considere deba plantear a
los responsables de cada entregable.

Adicional a ello, es un componente que brinda informacin ejecutiva al patrocinador del proyecto en
este caso, a su vez debe coordinar las acciones directamente con el Director asignado del proyecto
para sus planteamientos u observaciones por parte del patrocinador del mismo.

En el proceso de la gestin de la comunicacin se describir a detalle respecto a los medios y

canales de comunicacin entre el equipo de trabajo, la Direccin del proyecto y el Patrocinador.

La aceptacin de cada uno de los entregables definidos en la EDT por parte de los interesados, se
plantea de manera formal mediante la comunicacin por escrito y la aceptacin concreta del
producto, estos registros son resguardados por el Administrador del proyecto.
 63

4.6 Control del Alcance.

El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas
recomendadas se procesen a travs del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto.
(PMBOK, 2004)

Para efectos de la ruta de acarreo de materiales, el control de cambios esta bajo la responsabilidad
del Administrador del Proyecto, para ello posee la EDT, Diccionario y enunciado del alcance como la
lnea base del proyecto, sobre esta ejecuta su control y registra los cambios que se ven reflejados en
algn elemento de la lnea base cuando sea necesario.

Mantiene los registros originales y peridicamente realiza una actualizacin de los conceptos para
verificar que se mantengan o bien que no son los reales y deba proponerse la modificacin y
actualizacin del caso.

El control, se mantiene sobre el primer nivel de la EDT propuesta y aprobada por los miembros del
equipo de trabajo del proyecto, adems se valora si los conceptos del Diccionario de la EDT
concuerdan como lo desarrollado en la realidad y con el enunciado del alcance.

Cuando se registra un cambio en el alcance se registra luego de la aprobacin por parte del equipo
de trabajo, el mismo debe ser justificado y su impacto sobre la lnea base del proyecto valorado y
actualizado si fuese el caso, ello significa un cambio en el alcance y por ende una nueva aprobacin
por parte del equipo de trabajo del proyecto.
 64

4.7 Riesgos del Proyecto

La gestin de los riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con la planificacin de la
gestin de riesgos, la identificacin y el anlisis de riesgos, las respuestas a los riesgos y el
seguimiento y control de los riesgos de un proyecto. (PMBOK, 2004)

La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral de las buenas prcticas
gerenciales, es un proceso iterativo que consta de pasos, los cuales, cuando son ejecutados en
secuencia, posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones.

Administracin de riesgos es el trmino aplicado a un mtodo lgico y sistemtico de establecer el

contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una
actividad, funcin o proceso de una forma que permita a la organizaciones minimizar prdidas y
maximizar oportunidades. Administracin de riesgos es tanto identificar oportunidades como evitar o
mitigar prdidas.3

En este apartado se pretende orientar al profesional en:

Identificar los posibles riesgos que se puedan presentar en el desarrollo del Proyecto de la
Ruta de Acarreo de materiales, aunque se sugieren algunos se requiere de la actualizacin
del mismo con la evolucin del proyecto y avance del mismo.
Conocer posibles planes de contingencia para afrontar los riesgos, para ello sern
documentados en un registro de riesgos y su mejor interpretacin.

3
Estndar Australiano, Administracin de Riesgos, AS/NZS:1999
 65

4.7.1 Definicin de la RBS

Dentro del desarrollo del anlisis de los riesgos, el planteamiento de la RBS (Estructura de Desglose
del Riesgo) formula la base para tener claridad en la ubicacin de los riesgos sobre el proyecto y en
los roles y responsables por sobre cada uno de estos, segn los involucrados.

Esta formulacin de RBS, se basa en el entorno del desarrollo del proyecto, sus afectaciones sobre
l y los posibles parmetros que se deben de tomar en consideracin durante el anlisis de los
posibles riesgos.

Una de las aplicaciones de la definicin de la RBS, es la de aportar de manera grfica y clara cuales
son los elementos y su ubicacin dentro del desarrollo del proyecto, as como de su interrelacin con
otros parmetros de la gestin del riesgo.

RUTA DE ACARREO

Tcnico (RT) Externo (RE) De la organizacin (RO) Direccin de proyectos (RD)

Requisitos Otras Instituciones Financiamiento Estimacin

Tecnolgico Condiciones climticas Dependencias del proyecto Planificacin

Calidad Entorno social y ambiental Recursos Control

Rendimiento Regulatorio Priorizacin Comunicacin

Complejidad e interfaces

Figura 10. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS).

 66

A continuacin se describen cada uno de los conceptos para la identificacin de los riesgos segn la
propuesta de la RBS.

1. Riesgos Tcnicos: son aquellos que pueden ser causados por fuentes de informacin terica
existente en el proyecto. Se definen cinco causas:
Requisitos: aplicacin de normas, estndares, etc.
Tecnologa: aplicacin de herramientas como internet, software, telefona, etc.
Complejidad o interfaces: no entendimiento de las aplicaciones tericas o prcticas.
Rendimiento: comparacin de los avances programados con los obtenidos.
Calidad: aplicacin de parmetros o normas de calidad.

2. Riesgos Externos: son los causados por factores ajenos al proyecto. Para este caso se han
definido cuatro fuentes:
Otras Instituciones: el involucramiento o intervencin de otras Instituciones Estatales.
Condiciones climticas: afectaciones por lluvia, huracanes, terremotos, deslizamientos,
inundaciones, etc.
Entorno social y ambiental: aspectos de relaciones con las comunidades, comunicacin,
afectaciones ambientales por acciones, denuncias, etc.
Regulatorio: todas aquellas leyes y normas dentro y fuera de la organizacin.

3. Riesgos de la Organizacin: son los causados por los procesos administrativos dentro de la
organizacin o niveles jerrquicos y dependen de la gestin de los mismos, las causas son las
siguientes:

Financiamiento: prestamos locales o extranjeros.

Dependencias del Proyecto: otros proyectos en ejecucin que pueden interferir.
Recursos: factores como el recurso humano no calificado o insuficiente, materiales, logstica,
etc.
 67

Priorizacin: algunos proyectos o actividades pueden establecerse como prioritarias para la

organizacin.

4. Riesgos de la direccin de proyectos: son todos aquellos riesgos de la administracin de

proyectos y principalmente de la aplicacin de las reas del conocimiento. Las causas se
detallan a continuacin:

Estimacin: es la aplicacin de la presupuestacin o determinacin efectiva del costo de las

actividades del proyecto.
Planificacin: obedece a la programacin y relacin efectiva de las diferentes actividades
que deben ejecutarse en el proyecto.
Control: se refiere al seguimiento y control de las actividades, cmo deben alertar y en qu
situacin se debe poner ms atencin.
Comunicacin: tanto la interna como la externa la cual es muy estratgica para el proyecto.

4.7.2. Valoracin del riesgo

Para la valoracin del riesgo, se deben de tomar en consideracin los aspectos como su impacto,
consecuencia y probabilidad en el proyecto, para esta valoracin se realizaron reuniones con el
equipo de trabajo y expertos para registrar la informacin obtenida.

En estos casos se aplicaron las siguientes tablas para valorar cada uno de los riesgos y determinar
los alcances de cada uno en la ejecucin del proyecto.
 68

Impacto Definicin de Categora

Un evento, que si ocurre, causara fallas en el proyecto
Critico (C) (inhabilita el alcance de los requerimientos mnimos
aceptables).
Un evento, que si ocurre, causara incrementos severos en el
Serio (S) costo y el tiempo. Requerimientos secundarios pueden no ser
alcanzados.
Un evento, que si ocurre, causara incrementos moderados en
Moderado (Mo) el costo y el tiempo, pero los requerimientos importantes
pueden an lograrse.
Un evento, que si ocurre, causara incrementos bajos en el
Menor (Me) costo y el tiempo. Los requerimientos pueden ser alcanzados.

Despreciable (D) Un evento, que si ocurre, no tendra efecto en el proyecto.

Figura 11. Tabla de Medicin.

IMPACTO

D Me Mo S C

0-10% Bajo Bajo Bajo Medio Medio

PROBABILIDAD

CATEGORA
11-40% Bajo Bajo Medio Medio Alto

41-60% Bajo Medio Medio Medio Alto

61-90% Medio Medio Medio Medio Alto

91-100% Medio Alto Alto Alto Alto

Figura 12. Categorizacin y Probabilidad.

4.7.3. Identificacin de los riesgos

La Identificacin de Riesgos determina qu riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus

caractersticas. (PMBOK, 2004)

Este proceso define los posibles riesgos que podran afectar el proyecto, y los mismos pueden ser
oportunidades o amenazas. Para llevar a cabo este proceso de identificacin de los riesgos se
aplicaron las siguientes herramientas:
 69

Bsqueda y revisin de posibles informes o documentos generados en otros proyectos

hidroelctricos, el Estudio de Impacto Ambiental aprobado por la SETENA para el proyecto
en general y documentacin relacionada de otras Instituciones.
Utilizacin del mtodo tormenta de ideas, con el equipo de trabajo del proyecto e
involucrados estratgicos como Obras por Contrato, Gestin Ambiental, Seguridad
Ocupacional, Construccin e Ingeniera.
Juicio de expertos, consulta a personas que directamente se han involucrado en este tipo
de proyectos, principalmente sobre el manejo del entorno social, ambiental e institucional.

4.7.3.1 Revisin de documentacin

Para el caso de la ruta de acarreo, las acciones responden a lo definido y aprobado en el Estudio de
Impacto Ambiental de la SETENA para el P. H. Pirrs, por ello este documento fue base de
informacin para la identificacin de riesgos que ha previsto este estudio. Cabe destacar que el
mismo fue generado a partir del ao 1999. Sin embargo, se realiz una actualizacin como anexo al
documento en el ao 2005, para gestionar el trmite de explotacin del Tajo Abejonal.

Aunque especficamente no se destaca la identificacin del riesgo, s fue valida su consulta para
orientar al equipo de trabajo del proyecto en la aplicacin de consideraciones principalmente de tipo
social y ambiental.

Fue importante su valoracin en el aspecto de la definicin del entorno y las implicaciones de

carcter jurdico que podra verse implicada la organizacin, por el no cumplimiento de acciones
concretas de mitigacin definidas.

Otros documentos localizados y consultados, han sido los informes sociales y ambientales, adems
del informe de diagnostico de la ruta de acarreo que integro los aspectos social, ambiental,
infraestructura, vibraciones, ruido y polvo de manera actualizada y concreta, en donde como
resultado final de esta integracin se definieron las acciones concretas de mitigacin de la obra.
 70

4.7.3.2 Tormenta de ideas

Este ejercicio es muy utilizado para formular una buena base de partida, es quizs el resultado ms
valioso y de mayor aporte para la identificacin de los riesgos de la ruta de acarreo.

Para ello se estableci mediante una convocatoria formal del equipo de trabajo del proyecto, a las
diferentes reas involucradas estratgicamente en este proyecto, para su participacin en un taller
de identificacin de riesgos en donde se aplicara esta metodologa de trabajo, bajo el esquema
primeramente del uso del diagrama de causa-efecto o espina de pescado y conocido tambin como
diagrama de Ishikawa.

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teoras propuestas
sobre las causas de un problema. A partir de los resultados de este ejercicio se obtiene una grfica
interesante donde como resultado matemtico porcentual se determinan los riesgos ms
estratgicos de atencin, as como su identificacin segn la propuesta de la RBS.

Este diagrama es adems una herramienta para ordenar, de forma muy concentrada, todas las
causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos permite, por tanto,
lograr un conocimiento comn de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Es
importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan teoras.

En este caso especfico y dada la participacin multidisciplinaria de la convocatoria del taller, se

defini la aplicacin de esta metodologa de trabajo con algunas modificaciones de su esquema
pero el mismo principio de dinmica.

A continuacin se presenta de manera tabular los resultados de la tormenta de ideas aplicada para
la identificacin de los riesgos sobre el proyecto, la matriz completa con todos sus componentes ver
en anexo 7 pgina 132.
 71

Cuadro 3: Matriz de causa-efecto e identificacin de riesgos.

ID CAUSAS EFECTOS RIESGO CODIGO RBS

1 Medidas de mitigacin no se cumplan a tiempo
No contar con el presupuesto para desarrollar todas las obras de
2 mitigacin.
Que las expectativas de la comunidad superen las acciones de
3 mitigacin.
Los caminos alternos de uso no esten listos antes del inicio de la
4 construccion de la Presa y revestimiento del tunel.
Uso de rutas alternas no contempladas en el cartel u oficiales. 1. Que las acciones de mitigacin definidas y comprometidas no sean
5
concluidas antes del inicio de la ruta de acarreo prevista para mayo del 2008,
6 Comunidad no informada. Cierre de vias/ Anula a los interlocutores del proyecto/ Cierre parcial del
as como de las condiciones de uso de la ruta en aspectos como horario,
proyecto/ Reclamo por el contratista/ Incumplimiento ante la SETENA/ RO-01
Que el equipo del proyecto no sea el primer canal de informacin. velocidades, cuidados y respeto al entorno social y ambiental, as como de la
7 Incumplimiento a las condicones del contrato.
Cambios propuestos por el contratista, como horario, rutas
aplicacin de la legislacin y resolucin de conflictos mediante una via clara
8 alternas u otros. y definida.
9 No contar con coordinacin en los tiempos crticos del da.
Cambios en el equipo de trabajo del proyecto de la ruta e
10 involucrados.
Inclumplimiento por parte del transporte del ICE y sus contratistas
11 sobre las limitantes de uso de la ruta.
Ausencia de un protocolo para atender casos de accidentes.
12
 72

4.7.4. Anlisis cualitativo de riesgos

Los objetivos del anlisis son separar los riesgos menores aceptados de los riesgos mayores y
proveer datos para asistir en la evaluacin y el tratamiento de los mismos.

Para el caso del anlisis cualitativo se utilizaron las tablas o escalas descriptivas dadas en las
figuras 11 y 12 anteriores, para describir la magnitud de las consecuencias potenciales y la
probabilidad de que esas consecuencias ocurran.

Como se observa en la anterior figura 13, se determinaron un total de 53 causas, as como una
cantidad similar de efectos. A partir de esta valoracin, y agrupando las causas y efectos comunes o
con alguna relacin entre ellos, se identificaron un total de 20 riesgos sobre el proyecto.

4.7.4.1 Anlisis porcentual de las causas-riesgos

A partir de la informacin de la tormenta de ideas, en donde se obtuvieron las causas, efectos y

dedicin de los riesgos, se ponderaron cada uno de los riesgos segn su cantidad de causas y
efectos, esto para determinar que riesgos son los ms significativos en atencin y seguimiento. Los
resultados de este ejercicio se resumen en la siguiente grfica.

Porcentaje de causa-efecto segn riesgo

6 7 8
5 9
4% 4% 4% 11
4% 4% 10
4 4% 2%
6% 12 13 14
2% 2% 2%
15
3 2%
16
9% 2%
Otros 17
13% 2%
18
2%
19
2
2%
21% 20
1 2%
23%

Figura 13. Grfica de porcentaje causa-efecto-riesgo.

 73

Con base en los resultados de la grfica, se logra determinar que los riesgos identificados 1 y 2
poseen el porcentaje de mayores causas y efectos. Por lo tanto si se logran atender, minimizar o
eliminar estos riesgos, las probabilidades de que el proyecto sea afectado o impactado por stos
sern menores o de menor impacto.

4.7.4.2 Anlisis histograma ordenado (Pareto)

El Principio de Pareto, llamado as en honor a su creador italiano Vilfredo Pareto, afirma en forma
general, que el 20% de cualquier cosa producir el 80% de los efectos. Esto puede ser en poltica,
en economa, y tambin en proyectos. En proyectos se puede usar para entender que muchas veces
el 20% de las causas genera el 80% de los problemas.4

El Diagrama de Pareto es un tipo de histograma ordenado por frecuencia de ocurrencia que muestra
cuntos defectos fueron generados por causas identificadas, y sirve para analizar si el 20% de las
causas generaron el 80% de los problemas, o si hay porcentajes cercanos a estos.

Para crear un histograma, se deben organizar los datos en dos columnas en la hoja de clculo.
Estas columnas deben incluir los datos siguientes:

Datos de Entrada: estos son los datos que se desean analizar mediante la herramienta Histograma,
y corresponden al nmero de causas por cada riesgo identificado.

Nmeros de clase: estos nmeros representan los intervalos que desea que utilice la herramienta
Histograma para medir los datos de entrada en el anlisis de datos. Para este caso sern los riesgos
identificados segn su numeral asignado.

4
Instituto Argentino de Administracin de Proyectos, www.iaap.com.ar, consultado el da 23 de febrero del
2008.
 74

Cuadro 4: Tabla de histograma.

Clase Frecuencia % acumulado
1 10 50,00%
2 6 80,00%
3 1 85,00%
5 1 90,00%
11 1 95,00%
12 1 100,00%
4 0 100,00%
6 0 100,00%
7 0 100,00%
8 0 100,00%
9 0 100,00%
10 0 100,00%
13 0 100,00%
14 0 100,00%
15 0 100,00%
16 0 100,00%
17 0 100,00%
18 0 100,00%
19 0 100,00%
20 0 100,00%
y mayor... 0 100,00%

12 Histograma ordenado (Pareto) 120,00%

10 100,00%

8 80,00%
Frecuencia

6 60,00%

4 40,00%

2 20,00%

0 0,00%

Frecuencia

Riesgo identificado % acumulado

Figura 14. Grfica de Histograma Ordenado (Pareto)

 75

Como se observa, los riesgos del proyecto suman el 100%; en donde los riesgos 1 y 2 generan el
80% de los problemas sobre el proyecto como tal. Si se enfoca la atencin sobre estos dos riegos,
se solucionan o mitigan, estamos resolviendo el 80% de los riesgos que pueden afectar el proyecto.

Con lo anterior, se quiere decir tambin que el 20% del resto de los riesgos podra influir sobre los
resultados del proyecto como tal, pero que evidentemente son ms manejables y de menor impacto.

4.7.4.3 Generacin de la matriz de riesgos

Con base en la aplicacin de las tablas de referencia de las figura 11: medicin del impacto y la
figura 12: categorizacin y probabilidad del impacto, a cada uno de los riesgos identificados, se le
asignan por parte del equipo de trabajo del proyecto su respectiva categora, con ello se establecen
cuales son los riegos ms estratgicos de atencin, adems de definir caractersticas como el
disparador, la actividad de respuesta y el responsable de la ejecucin de dicha respuesta.

Con base en la matriz de riesgos, se logr identificar que existen once riesgos ubicados en la EDT
de la gestin de comunicacin del proyecto y un total de nueve riesgos ubicados en la EDT general
del proyecto, es decir que la influencia de la comunicacin sobre los riesgos identificados del
proyecto es de un 55%, en el caso del resto de actividades del proyecto es de 45%.

Otro aspecto interesante de resaltar, es que para el caso de la matriz y la aplicacin de las tablas de
valoracin del riego, claramente se determina que los riesgos ms estratgicos y delicados del
proyecto son el 1 y 2, siendo el 3 y el 5 de consideracin tambin. Estos resultados son equivalentes
con los resultados obtenidos del ejercicio de valoracin del riesgo por otros mtodos.

Las anteriores acotaciones se resumen en el siguiente cuadro, que para efectos de valoracin
integral se localiza completo en el anexo 8, pgina 134.
 76

Cuadro 5: Matriz de riesgos.

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE RIESGOS
Cdigo F08-20.00.001.2005 Versin 1

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
Grupo de trabajo de ruta de acarreo Direccin del Proyecto

Registro No. ________

MATRIZ DE RIESGOS
NOMBRE DEL
RUTA DE ACARREO DE MATERIALES
PROYECTO:

ENCARGADO
DEL PROYECTO:
ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS

ELABORADO
GRUPO DE TRABAJO DE LA RUTA DE ACARREO
POR:

PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI

IDENTIFICACIN VALORACIN PLAN DE ACCIN

Afecta a: Costo
Interno / Probabilidad de Tipo de Descripcin de la Costo
No de Riesgo Descripcin del riesgo Actividad del EDT #EDT Impacto Categora (C), Cronograma Disparador Responsable
Externo ocurrencia (%) accin Accin Estimado
(T), Desempeo (D).

Que las acciones de mitigacin definidas y

comprometidas no sean concluidas antes del inicio de Atraso o no
la ruta de acarreo prevista para mayo del 2008, as ejecucin de las
Completar las
como de las condiciones de uso de la ruta en aspectos acciones de Ing. Oscar Luis
1 Mitigacin 1.2 Interno C Alta 100 C-T-D Eliminar acciones de
como horario, velocidades, cuidados y respeto al mitigacin Vega Antonini
mitigacin
entorno social y ambiental, as como de la aplicacin segn el
de la legislacin y resolucin de conflictos mediante cronograma
una va clara y definida.

Que en los aspectos del uso de la ruta de acarreo, se

den situaciones de deterioro de la infraestructura vial
Aumento en el Atencin y Ing. Juan
(superficie de rodamiento, sealizacin, puentes,
2 Ejecucin 1.2.5 Interno C Alta 100 C-T indice de Mitigar direccionamiento Carlos Jimnez
guarda caminos, aceras, senderos, mallas de Ros
incidentes de los incidentes
proteccin), y no sean atendidos y corregidos de
manera efectiva por el responsable.
 77

4.7.5. Planificacin de la respuesta al riesgo

La planificacin de la respuesta a los riesgos es el proceso de desarrollar opciones y determinar

acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Incluye
la identificacin y asignacin de una o ms personas para que asuman la responsabilidad de cada
respuesta a los riesgos acordados. (PMBOK, 2004)

Aunque en el cuadro 6 se presenta una matriz de riesgo donde se identifican y priorizan los ms
estratgicos, as como de las actividades y responsables de llevarlas a cabo, se hace necesario la
formulacin de un registro, y definicin de las acciones a seguir de manera detallada, mediante un
formato propuesto que permita facilitar el posterior proceso de seguimiento y control del riesgo.

Este formato ser administrado y registrado por el Administrador del Proyecto asignado, el cual
tambin deber de cumplir la tarea de valorar las acciones y replantear, de ser necesario, las
revisiones y cambio ante el equipo de trabajo del proyecto mediante el proceso de seguimiento y
control definido.

La planificacin de la respuesta del riesgo documenta el cmo deben ser implementadas las
acciones, tales como identificar al responsable, el programa, los resultados esperados de las
acciones, el presupuesto, las medidas del desempeo y el proceso de revisin.

A continuacin se presenta la propuesta para la estrategia de la respuesta al riesgo identificado, que

aunque se describe en la matriz de riesgo, es conveniente una atencin especfica sobre cada uno
de los riesgos y sus respectivos parmetros de atencin y acciones.
 78

Crtico, medio, leve,

No. del Riesgo: Numero de riesgo Clasificacin:
etc
Estado del Riesgo: Activo Pasivo Desestimado
Fecha de % de probabilidad de
Fecha: Probabilidad:
formulacin ocurrencia
Responsable: Nombre de la personas (as) encargadas de monitorear y tomar acciones
de este riesgo
WBS:
Indicar a que entregable o actividad pertenece
Nombre de la Actividad: numero de
el riesgo identificado
nivel
Describir cual es el riesgo identificado (puede utilizar el
Descripcin del Riesgo: formato de:
si (evento o riesgo) entonces (consecuencia)
Interno / Externo: Indicar si el riesgo es (interno o externo)
Impacto: Bajo Medio Alto
Describir ampliamente el impacto que ocasionara dicho
Descripcin de Impacto:
riesgo
Alternativa: Mitigar Transferir Aceptar
Indicar la estrategia de respuesta al riesgo (mitigar,
Acciones correctivas:
transferir o aceptar 2pueden haber varias)
Criterio de Inicio o
Disparador:
Tiempo Mximo: Reserva:
Recursos Especiales:

Figura 15. Registro para la respuesta al riesgo identificado.

 79

4.7.6. Seguimiento y control

Es necesario que los riesgos, la efectividad del plan de respuesta para los riesgos, las estrategias y
el sistema de administracin que se establece para controlar la implementacin, sean monitoreados
para asegurar el control sobre las condiciones cambiantes de los riesgos y el entorno, pues como
sabemos, pocos riesgos son estticos.

Es bsica la constante revisin sobre la marcha para asegurar el plan de respuesta del riesgo, pues
podran existir cambios que afecten las probabilidades y consecuencias de un resultado, por lo que
se hace necesaria una actualizacin de los riesgos y de la administracin de los mismos.

Para ello, se establece que dentro de las reuniones del equipo de trabajo peridicamente se
analizar cada riesgo, su condicin al momento, las acciones para determinar si son aplicables o
deben de ser modificados por la evolucin del proyecto. Tambin se analizar si existen nuevos
riesgos dentro del proyecto, o en su defecto, si deben retirase algunos riesgos que fueron
identificados originalmente y que por acciones externas o internas se han superado o eliminado del
proyecto.

Al existir una condicin de interesados externos, es importante la comunicacin efectiva con stos,
por ello debe ser considerada la aplicacin de una administracin de la comunicacin aparte a la
estructura base del proyecto.

Es importante que sus percepciones sobre los riesgos sean identificadas y documentadas, y las
razones subyacentes para las mismas comprendidas y tenidas en cuenta. Este seguimiento es parte
de la interrelacin social e institucional.
 80

4.8 Gestin de la Comunicacin

La Gestin de las Comunicaciones del proyecto es el rea del Conocimiento que incluye los
procesos necesarios para asegurar la generacin, recogida, administracin, almacenamiento,
recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. (PMBOK, 2004)

La calidad de informacin que transmitamos depende mucho de cada Cliente, de cada proyecto, por
lo que es necesario plantear tanto los contenidos y las frecuencias, como considerar las personas
involucradas en las comunicaciones del proyecto. (Chamoun, 2002)

La Gestin de la Comunicacin para el Proyecto de la Ruta de Acarreo es de tal importancia y

estrategia que ms que un componente de la administracin de proyectos, significa un elemento
fundamental y bsico para lograr el xito.

4.8.1 Definicin de la matriz de roles y responsabilidades

Para tener claridad en la responsabilidad de las acciones sobre la comunicacin del proyecto, se
hace necesario la definicin de los roles y responsabilidades del equipo de trabajo de la ruta de
acarreo.

Esta actividad de definicin se lleva a cabo con el equipo del proyecto y se establecen segn la
siguiente estandarizacin:

R: responsable.
P: participa.
C: comunica.
I: informa.
O: opina.
 81

Esta definicin de la matriz de roles y responsabilidades, permite identificar por cada tarea de las
EDT su responsable, as como el nivel de intervencin sobre cada una de estas por parte de los
miembros del equipo de trabajo del proyecto. Tambin nos permite identificar y correlacionar las
actividades, sus responsables e involucrados del proyecto, aspectos que son fundamentales en la
identificacin y anlisis de los riesgos del proyecto.

El siguiente cuadro presenta dos entregables de primer nivel con sus respectivos roles y
responsabilidades de la EDT del proyecto general, la matriz completa puede consultarse en el anexo
9 pgina 136.

Cuadro 6: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT del proyecto.

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
F06-20.00.002.2005 Versin 1

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
OPN / CT - 20 GERENCIA GENERAL

Registro No. ________

MATRIZ DE ASIGNACIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRE DEL PROYECTO: RUTA DE ACARREO DE MATERIALES
ENCARGADO DEL PROYECTO: ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI
ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO DE RUTA DE ACARREO
Recursos Juan C Jimenez Milena Elizondo Silvia Mora Xiomara Moya Erick Yaniselly Hazel Naranjo Luis D. Arguello Carlos Anderson

Tareas EDT # Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin

Ruta de Acarreo 1 R P P P P P P P
Diseo 1.1 R C C C P P I P
Geometra 1.1.1 R C C C P P I P
Frecuencias 1.1.2 P C C C C C I R
Capacidad de Soporte 1.1.3 R I I I I I I I
Informe de rutas 1.1.4 R C O P P P I P
Mitigacin 1.2 P P P C P R P P
Contratos y permisos 1.2.1 R C C C C C P P
Banco Aleman 1.2.1.1 R I I I I I P I
Banco Improsa 1.2.1.2 R I I I I I P I
Rafael Umaa 1.2.1.3 R I I I I I P I
Ruta La Maquina 1.2.1.4 R O O I I O P O
 82

Cuadro 7: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT de comunicacin del

proyecto.

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
F06-20.00.002.2005

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
OPN / CT - 20 GERENCIA GENERAL

Registro No. ________

MATRIZ DE ASIGNACIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRE DEL PROYECTO: RUTA DE ACARREO DE MATERIALES (GESTION DE COMUNICACIN)
ENCARGADO DEL PROYECTO: ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI
ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO DE RUTA DE ACARREO
Recursos Juan C Jimenez Milena Elizondo Silvia Mora Sussy Calderon Hazel Naranjo Luis D. Arguello

Tareas EDT # Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin

Ruta de Acarreo 1 R P P P P P
Gestin de la comunicacin 1.1 P R P P P P
Comunicacin interna 1.1.1 P R C P P P
Coordinacin equipo de trabajo 1.1.1.1 R P P P P P
Informacin personal PHP 1.1.1.2 P R P P P P
Charlas personal involucrado 1.1.1.2.1 P R P P P P
Informacin general de avance 1.1.1.2.2 P R P P P P
Informe Gestin Ambiental 1.1.1.3 P P R P P P
Coordinacin equipo del Proyecto 1.1.1.4 R P P P P P
Comunicacin Obras por Contrato 1.1.1.5 P R P P P P
Seguimiento denuncias comunales 1.1.1.5.1 P P R P P P
Informacin avance contratista 1.1.1.5.2 P R P P P P

El anterior cuadro presenta la matriz de roles y responsabilidades para la EDT de comunicacin del
proyecto, esto dado por la complejidad y estratgica necesidad del componente de la gestin de la
comunicacin en el proceso del proyecto como tal, la matriz completa integral de la propuesta se
puede consultar en el anexo 10, pgina 138.
 83

4.8.2 Planificacin de las comunicaciones.

En este proceso es importante el determinar las necesidades de la informacin, as como cual ser
la comunicacin a los interesados, para lo cual se plantea de base el identificar a los involucrados
del proyecto y determinar cul es su grado de inters y necesidad de la informacin.

La definicin concreta de cada uno de los involucrados en el proyecto, sus intereses y necesidades
de comunicacin permiten definir qu tipo de informacin es requerida, el lenguaje y
direccionamiento de la informacin y una trazabilidad de comunicacin que es muy estratgica.

S se deben de considerar los aspectos de la organizacin en cuanto a la disponibilidad de

herramientas efectivas de comunicacin, el entorno social para definir la calidad de la informacin, y
por ltimo los compromisos identificados en el Estudio de Impacto Ambiental aprobado por la
SETENA.

Para ello, y dadas las caractersticas especiales de la comunicacin en este proyecto, de la

necesidad de formular el tipo de comunicacin y la definicin de sta para cada uno de los
involucrados del proyecto, se propone el siguiente esquema de comunicacin.

Tipo de
Comunicacin
(TC)

Tcnica Social Ambiental Jurdica

(TE) (SO) (AM) (JU)

Figura 16. Tipo de comunicacin al involucrado.

 84

Cada uno de los tipos de comunicacin se detalla a continuacin:

Tcnica (TE): es la comunicacin que se establece haca los involucrados de carcter

profesional tcnico, como aspectos de geometras de carreteras, diseos, sealizacin,
infraestructura, desarrollo de la obra, transporte y todo aquello que requiera de un anlisis
matemtico, de clculo o diseo.
Social (SO): se refiere a la comunicacin de aspectos socioculturales como densidades de
poblacin, interpretacin del entorno, la relacin con las instituciones comunales. El lenguaje
es tcnico aunque no es lo cotidiano.
Ambiental (AM): es la comunicacin de carcter ambiental, relacionada con el ruido, polvo,
y otras situaciones que, de acuerdo a valoracin causen impacto ambiental a las
comunidades y su entorno.
Jurdica (JU): es la comunicacin entre abogados, contratos, instituciones y la formalizacin
de convenios. Su lenguaje es muy diferente a los anteriores y debe ser especfico y
concreto.
 85

4.8.2.1 Generacin de la matriz de involucrados

A partir de la identificacin de los involucrados y siendo la Gestin de la Comunicacin estratgica

para el Proyecto de la Ruta de Acarreo, se propone realizar una matriz de involucrados estratgicos
del proyecto como tal.

Esta matriz de involucrados identifica, desde el anlisis del grupo de trabajo del proyecto y el juicio
de expertos del equipo de trabajo, los involucrados a los cuales se les debe prestar una
comunicacin ms precisa, debido a su injerencia en las acciones del proyecto y de las
caractersticas de cada uno de ellos, por las que podran influir en los resultados del mismo.

Lo anterior no quiere decir que el resto de los involucrados del proyecto no requieran de
comunicacin. Para ellos se establece ms adelante toda una estrategia de comunicacin asertiva
con el tipo de informacin que debe de suministrrseles.

La generacin de la matriz de involucrados, nos permite identificar posteriormente un mapa de los

mismos y definir de manera efectiva el criterio de comunicacin que se debe plantear para el
proyecto, as como de las herramientas necesarias para la comunicacin.
 86

Cuadro 8: Matriz de involucrados del proyecto.

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
IDENTIFICACIN DE INTERESADOS
F02-20.00.001.2005 Versin 1

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de :

OPN / CT - 20 DIRECCION DELPROYECTO

Registro No. ________

IDENTIFICACIN DE INTERESADOS
NOMBRE DEL PROYECTO: RUTA DE ACARREO DE MATERIALES ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO DE LA RUTA DE ACARREO

ENCARGADO DEL
ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
PROYECTO:
PATROCINADOR DEL
ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI
PROYECTO:
NOMBRE DEPENDENCIA CLASIFICACIN RESPONSABILIDADES TELFONO UBICACIN FSICA CORREO ELECTRNICO

Coordinador del equipo de Plantel Abejonal, San Pablo

Juan Carlos Jimnez Ros Construccin Principal 546-8728 jujimenezr@ice.go.cr
trabajo del proyecto de Len Corts
Coordinadora de la Plantel Abejonal, San Pablo
Milena Elizondo Cardenas Administracin Principal 546-8911 mielizondo@ice.go.cr
comunicacin del proyecto de Len Corts
Coordinadora de la relacin Plantel Abejonal, San Pablo
Silvia Mora Quros Manejo de Cuenca Principal 546-8923 simoraq@ice.go.cr
con las comunidades de Len Corts

Coordinadora de la
Plantel Abejonal, San Pablo
Hazel Naranjo Fallas Ingeniera Principal ejecucin de medidas de 546-8784 hanaranjo@ice.go.cr
de Len Corts
mitigacin
Encargada del enlace Plantel Abejonal, San Pablo
Sussy Caldern Arguedas Administracin Principal 546-8888 sucald@ice.go.cr
comunal de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Humberto Umaa Elizondo Gestin de la Calidad Principal Administrador del proyecto 546-8906 huumana@ice.go.cr
de Len Corts
Luis Diego Arguello Corts ICE-Direccin Jurdica Principal Soporte legal y asesor 220-5303 San Jos Larguello@ice.go.cr

Administradora del contrato Sitio Presa, margen

Irene Ziga Luna Obras por Contrato Principal 546-8946 Lzuniga@ice.go.cr
de la obra Presa izquierda
Plantel Abejonal, San Pablo
Eduardo Mora Bermudez Construccin Principal Jefatura de Construccin 546-8722 edmorab@ice.go.cr
de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Juan Arias Formozo Ingeniera Principal Jefatura de Ingeniera 546-8782 jarias@ice.go.cr
de Len Corts
Jefatura de Manejo de Plantel Abejonal, San Pablo
Luis Melendez Marn Manejo de Cuenca Principal 546-8921 lumelendez@ice.go.cr
Cuenca de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Alvaro Castillo Quesada Administracin Principal Jefatura de Adminsitracin 546-8828 jcastill@ice.go.cr
de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Oscar Luis Vega Antonini Direccion Principal Director del P.H.Pirrs 546-8900 ovega@ice.go.cr
de Len Corts
Jefatura de Gestin Plantel Abejonal, San Pablo
Jorge Rosales Blandino Gestin Ambiental Principal 546-8919 jorosales@ice.go.cr
Ambiental de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Alvaro Bolaos Ramrez SETEC Principal Jefatura de SETEC 546-8771 albolanosr@ice.go.cr
de Len Corts
Plantel Abejonal, San Pablo
Jorvin Rojas Alfaro USAM Principal Jefatura de USAM 546-8852 jorojasa@ice,go.cr
de Len Corts
Jefatura de Planeamiento y Plantel Abejonal, San Pablo
Warner Flores Siles Planeamiento y Control Principal 546-8702 waflores@ice.go.cr
Control de Len Corts
Director de Direccin de
Junior Araya Villalobos COSEVI Influenciador 226-5411 San Jos jaraya@mopt.go.cr
Ingeniera
Alejandro Molina Araya CONAVI Influenciador Director del CONAVI 202-5565 San Jos amolina@cnv.mopt.go.cr

Juan Bautista Rodrguez CNE Influenciador Director de Proyectos CNE 210-2742 San Jos jbrodriguez@cne.go.cr

Mara Ramrez Ramrez MOPT Influenciador Directora de Puentes 523-2403 San Jos mramirez@mopt.go.cr

Director de la Vicara
Padre Orlando Garca Vicara Pastoral Influenciador 834-4343 San Jos
Pastoral Social de San Jos

Defensora de los
Hazel Daz Garca Influenciador Directora de Gestin 248-2375 San Jos hdiaz@dhr.go.cr
Habitantes
Jorge Rojas Chacn MOPT Influenciador Director de Previsin Vial 523-2000 San Jos jrojas@mopt.go.cr
Marta Chaves Quirs SETENA Influenciador Analista Ambiental 234-3367 San Jos mchaves@setena.go.cr
Lider comunidad de San
Carlos Abarca Herrera CVC-San Carlos Influenciador 870-9568 Tarraz
Carlos
Leonardo Quesada Durn CVC-San Pablo Influenciador Alcalde de Len Corts 546-7484 Len Corts
Huanelgue Gutirrez
COSEVI Influenciador Sud-direcctor de trnsito 255-3562 San Jos huanelge03@yahoo.es
Bogantes
UBICACIN ELECTRNICA DE ESTE DOCUMENTO EN LA INTRANET
 87

4.8.2.2 Generacin del mapa de involucrados.

La generacin del mapa de involucrados se basa en un anlisis que realiz el equipo de trabajo de la
ruta de acarreo, con base en el juicio de expertos, documentacin actualizada como los diagnsticos
sociales, informes de minutas de reuniones con las comunidades y la interpretacin de cada
miembro en cuanto a las variables analizadas para cada uno de los involucrados.

Este mapa de involucrados, nos ofrece como resultado una evidencia del tipo y cantidad de
comunicacin que se debe suministrar a los involucrados de primera lnea de tratamiento. Los
resultados de este ejercicio se detallan a continuacin.

Cuadro 9: Mapa de involucrados.

 88

A partir de la anterior matriz y tomando en consideracin la siguiente ponderacin para la ubicacin

de los involucrados, se le asigna la siguiente categora de comunicacin.

Gestin cuidadosa: entre los valores de 1.00-0.80

Mantenerlos satisfechos: entre los valores de 0.79-0.70
Mantenerlos informados: entre los valores de 0.69-0.60
Poco monitoreo: todos los valores menores de 0.59.

Este anlisis de involucrados refleja de manera porcentual cual es la necesidad y caracterstica de la

informacin que debe suministrar.

Gestion cuidadosa Mantenerlos satisfechos Mantenerlos

informados Poco Monitoreo

25%
32% Gestion cuidadosa
Mantenerlos satisfechos
0% Mantenerlos informados
43%
Poco Monitoreo

Figura 17. Grfica de comunicacin a los involucrados y tipo de estrategia.

 89

4.8.2.3 Clasificacin de los involucrados.

A partir de la generacin del mapa de involucrados, se aclara el cmo debe ser orientada la
comunicacin y a quienes estratgicamente se les debe posicionar dentro de las categoras que se
describieron anteriormente.

No obstante, se propone realizar una clasificacin de los involucrados, esto con la finalidad de
establecer cuntos y cules son los involucrados que poseen un poder de decisin e inters sobre
las acciones y actividades del proyecto, para los que se establece la siguiente tabla de ndices a
aplicar:

Puntuacin Significado
1 mnimo
2 bajo
3 medio
4 intermedio
5 alto

Figura 18. Tabla de ndices para clasificacin de involucrados.

A partir de los conceptos de poder de decisin e inters, se le asigna la categora a cada

involucrado. sta accin es basada en la experiencia y el conocimiento de los involucrados:

Poder de decisin: se refiere a la magnitud de concrecin y definicin en las actividades en

que se relaciona con el proyecto, as como su categora en las decisiones concretas.
Inters: es la medida de relacin de los resultados del proyecto con sus actividades propias
o cotidianas. Los aspectos de inters son en referencia a los resultados concretos y sus
impactos sobre cada involucrado.

Dadas estas categoras asignadas a cada uno de los involucrados, se genera una tabla de poder de
decisin/inters, en donde a partir de los resultados de la misma se ubican en la grfica de
clasificacin de los involucrados.
 90

Cuadro 10: Matriz de poder de decisin/inters.

Poder de
Item Categora de Involucrado Inters
Decisin
1 Milena Elizondo Cardenas 5 5
2 Juan Carlos Jimnez Ros 5 5
3 Oscar Luis Vega Antonini 5 5
4 Silvia Mora Quros 5 5
5 Junior Araya Villalobos 5 2
6 Alejandro Molina Araya 5 1
7 Huanelgue Gutirrez Bogantes 5 1
8 Mara Ramrez Ramrez 5 1
9 Hazel Naranjo Fallas 4 5
10 Irene Ziga Luna 4 5
11 Luis Diego Arguello Corts 4 4
12 Juan Arias Formozo 4 3
13 Warner Flores Siles 4 3
14 Padre Orlando Garca 4 3
15 Jorge Rojas Chacn 4 1
16 Humberto Umaa Elizondo 3 5
17 Jorge Rosales Blandino 3 5
18 Alvaro Castillo Quesada 3 4
19 Leonardo Quesada Durn 3 4
20 Alvaro Bolaos Ramrez 3 3
21 Eduardo Mora Bermudez 3 2
22 Sussy Caldern Arguedas 2 4
23 Jorvin Rojas Alfaro 2 3
24 Marta Chaves Quirs 2 3
25 Juan Bautista Rodrguez 2 1
26 Luis Melendez Marn 2 1
27 Carlos Abarca Herrera 1 5
28 Hazel Daz Garca 1 4
 91

Clasificacin de Involucrados
6,7,8 5
5 1,2,3,4
A 12,13,14
B
Poder de Decisin

15 11 9,10

21 20 18,19 16,17
2.5
D 25,26 C 23,24 22

28 27

0
0 2.5 5
Inters

Figura 19. Grfica de clasificacin de involucrados.

La grfica anterior permite interpretar que existen dentro del proyecto un total de 15 involucrados
catalogados como A, los cuales poseen un poder de decisin/inters importante. De sta categora,
hay un total de 4 involucrados que requieren una comunicacin estratgica efectiva.

En el cuadrante B, localizamos un total de 6 involucrados que tienen un poder de decisin/inters

secundario pero no menos importante. En el cuadrante C existen un total de 5 involucrados con un
inters alto, pero poder de decisin bajo, y por ltimo tenemos los ubicados en el cuadrante D, con
un poder de decisin/inters bajo, siendo una cantidad de 2 involucrados.

Esta grfica nos permite, en resumen, identificar cuales involucrados poseen un alto poder de
decisin/inters y ejecutar una gestin de la comunicacin estratgica, asertiva, especfica y
oportuna con los mismos.

El numeral en la grfica corresponde a la identificacin del involucrado que se detallo en la matriz de

poder de decisin/inters anteriormente dada.
 92

4.8.3 Definicin de la comunicacin.

Al ser la comunicacin un aspecto importante dentro del desarrollo del proyecto, se hace necesario
establecer diferentes niveles para la misma, as como las caractersticas para cada uno de ellos. En
ese sentido, se han definido las comunicaciones estratgicas, as como las de los productos.

4.8.3.1 Comunicacin Interna

4.8.3.1.1 Coordinacin del equipo de trabajo

La transmisin de informacin entre los miembros del equipo del proyecto, estar bajo la
responsabilidad del coordinador.
El medio por el cual se centralizar la participacin del equipo de proyecto ser mediante una
reunin de coordinacin mensual, cuya periodicidad podr ser modificada por el coordinador, de
acuerdo a la dinmica del proceso. Sin embargo, el coordinador puede comunicarse mediante la
utilizacin de otros medios con quien considere necesario, como por ejemplo reuniones informales,
llamadas telefnicas, correos electrnicos, etc.
Es necesario que la informacin de registro que se genere en este proceso, entendida como toda
aquella que deja evidencia de las acciones y acuerdos desarrollados en reuniones formales e
informales, se encuentren dentro del marco de los siguientes canales:

Minutas: resumen escrito de los puntos relevantes y acuerdos concretos de una reunin
formal.
Memorando: recordatorio de actividades o tareas a realizar dentro de un entregable. Pueden
enviarse va impresa, electrnica o telefnica.
Nota interna: medio oficial que difunde acuerdos, polticas y directrices, as como la entrega
y solicitud de informacin, todo relacionado con el desarrollo del entregable.
Listas de asistencia: formulario donde se evidencia la participacin a reuniones o actividades
ligadas al entregable.
 93

4.8.3.1.2 Informacin al personal P. H. Pirrs

4.8.3.1.2.1 Charlas al personal involucrado

Actividad dirigida hacia el personal que formar parte de procesos ejecutorios de la Ruta de Acarreo,
con el propsito de informarlos de manera oportuna acerca de la funcin de su trabajo y su relacin
e importancia con respecto al proyecto en general, considerando que usualmente sus funciones
estn directamente relacionadas con la comunidad y por lo tanto el discurso que generen, debe
encontrarse en total apego con las estrategias establecidas.
Las charlas se desarrollarn por equipos de trabajo y se llevarn a cabo antes de iniciar las labores
de campo correspondientes.

4.8.3.1.2.2 Informacin general de avance

Accin enfocada a mantener informada del proceso a toda la poblacin del Proyecto, en forma
clara, oportuna y sencilla.
Se desarrollar por medio de presentaciones y artculos, que se divulgarn mediante los formatos
digitales de Informacin de Inters General y Libreta de Campo, as como las pizarras murales A
informarse.
La periodicidad de la informacin estar definida por la consecucin de hitos a lo largo del desarrollo
del Proyecto.

4.8.3.1.2.3 Informe gestin ambiental

Resumen mensual de actividades desarrolladas, que servir de informacin de entrada tanto para el
Monitoreo Ambiental como para el informe dirigido a SETENA, ambos responsabilidad del rea de
Gestin Ambiental del Proyecto.
 94

El responsable de esta actividad, as como el coordinador del proceso sern los nicos emisores de
estos datos, los cuales se entregarn a la Jefatura de Gestin Ambiental, la primera semana de cada
mes, en forma electrnica, de acuerdo con formato preestablecido.
Cualquier solicitud de ampliacin o duda, debe hacerse mediante estos mismos canales.

4.8.3.1.4 Coordinacin con el equipo de Presa

El coordinador del Proyecto, tendr la responsabilidad de mantener una relacin constante con el
equipo de la construccin de la Presa.
Debido a que la ruta representa un producto del proceso de Presa es necesario que la informacin
fluya en ambos sentidos en forma oportuna y clara. De esta forma, el coordinador del Proyecto,
deber participar de cada una de las reuniones de coordinacin para la construccin de la Presa y
comunicar en la reunin de coordinacin al resto del equipo, cualquier informacin que se relacione
en forma directa con el desarrollo de la Ruta de acarreo. Asimismo, el coordinador designar, de
considerarlo necesario, a cualquier miembro para que lo acompae en caso de que el tema a discutir
est ligado con un entregable concreto de la Ruta de Acarreo.

4.8.3.1.5 Coordinacin obras por contrato

La comunicacin con el contratista se har exclusivamente a travs del rea de Obras por Contrato,
mediante reuniones mensuales, donde se discutir el cumplimiento de las temticas sociales
establecidas en el contrato, la relacin con la comunidad, el avance de las medidas de mitigacin y
la informacin de avance del contratista. A la misma asistirn el coordinador del Proyecto, el
responsable de la relacin con esta rea y el responsable de la relacin con la comunidad.

4.8.3.1.6 Seguimiento a denuncias comunales

El responsable de la comunicacin comunal elaborar un documento escrito describiendo las

denuncias que la comunidad platea ya sea en reuniones comunales o va correspondencia, para ser
 95

entregado en la reunin. Obras por Contrato se encargar de darles trmite con el Contratista y
brindar un informe en la prxima reunin. De acuerdo con ste, se elaborar un informe de
seguimiento, para la reunin mensual de coordinacin.

4.8.3.1.7 Informacin de avance del contratista

El contratista deber enviar a Obras por Contrato informacin acerca de su avance, con el fin de que
esta se incorpore a la informacin general que se le brinda a la comunidad y as establecer un nico
canal de informacin hacia la misma. Esta informacin ser analizada en la reunin mensual con
Obras por Contrato, ente por medio del cual se har llegar cualquier ampliacin o duda respecto a la
misma.

4.8.3.2 Comunicacin Externa

4.8.3.2.1 Comunicacin a la comunidad

4.8.3.2.1.1 Relacin con comisiones de verificacin comunal

Es la comunicacin directa con las seis Comisiones de Verificacin Comunal conformadas en los
diferentes tramos de la Ruta de Acarreo. La relacin entre stas y el Proyecto se llevar a cabo por
medio de reuniones mensuales y/o visitas al campo, en las cuales asistir el coordinador del
Proyecto, el responsable de comunicacin comunal y el administrador del Proyecto. Asimismo,
quedar bajo el criterio del coordinador, la asistencia de algn otro miembro del equipo de trabajo o
del Proyecto, si el tema a tratar amerita su presencia.
A estas reuniones asistir tambin el encargado de la relacin comunal del contratista, con el fin
nico de tomar apuntes de las denuncias que en concreto, tengan los vecinos hacia la empresa; sin
embargo, las denuncias presentadas sern recabadas tambin por el equipo de la Ruta, quien les
 96

dar seguimiento por medio de las reuniones con el Administrador del Contrato, de tal forma de no
se establecer ninguna relacin directa de la comunidad con el contratista.

4.8.3.2.1.2 Relacin con propietarios

Estar a cargo de la coordinacin del Equipo la Ruta. Implica la relacin establecida entre el
Proyecto y los propietarios involucrados en forma directa y contractual con la ruta de trasiego de
materiales.

4.8.3.2.1.3 Relacin con vecinos sobre la ruta

Consiste en la informacin general de avance dirigida a las poblaciones involucradas en la ruta de

acarreo. Este discurso a la poblacin en general se llevar a cabo por medio de volantes,
desplegables, programas de radio, artculos y entrevistas en la prensa local, comunicados va
iglesias locales y afiches.
La estrategia y contenido estar a cargo de la coordinacin del equipo, el encargado de la
comunicacin externa y el de comunicacin comunal, mientras que la coordinacin de su difusin
estar bajo la responsabilidad del enlace comunal.

4.8.3.2.2 Comunicacin institucional

4.8.3.2.2.1 Relacin con instituciones locales

Se encuentra enfocada en dos vas, una que tiene que ver con el suministro de informacin general
de avance y otra relacionada con la coordinacin que debe realizarse, durante el proceso de Ruta.
En el primer aspecto, se informar peridicamente a las instituciones acerca del avance de las
labores, por medio de reuniones, cuya periodicidad se definir de acuerdo a la evolucin y las
necesidades de la Ruta. La coordinacin y convocatoria de la reunin, estar a cargo del
 97

responsable del enlace comunal, mientras que el discurso informativo estar bajo la responsabilidad
ya sea del responsable de la comunicacin institucional o el coordinador, quin precisamente ser el
que definir al emisor.
La coordinacin, por su parte, est relacionada con una situacin especfica de las obras, para la
cual sea necesario llevar a cabo acciones concretas, en donde se cuente con la intervencin de
alguna institucin local. Estar bajo la responsabilidad del encargado del enlace comunal, quien
deber coordinar con el encargado de comunicacin institucional y la coordinacin de la Ruta.

4.8.3.2.2.2 Relacin con el MOPT

Esta relacin es bsicamente la coordinacin de las acciones de la ruta de acarreo que hagan uso
de la infraestructura vial nacional. Por sta razn se deben identificar claramente las diferentes
instancias del Ministerio para su atencin. En esta relacin se establecen los mecanismos de
comunicacin especficos como las reuniones de coordinacin, la comunicacin va electrnica y
formal mediante nota para efectos de las solicitudes de autorizaciones y acuerdos de convenios o
trabajos compartidos. El canal de comunicacin para el proyecto es nico y la administracin de la
documentacin tambin ser nica a nivel interno para su distribucin y comunicacin.

4.8.3.2.2.3 Relacin con la Defensora de los Habitantes

El propsito es mantener informado oportunamente del avance del proceso a este importante
involucrado, y establecer un canal de comunicacin directo y gil ante cualquier posible denuncia
comunal.
En primera instancia se llevar a cabo una reunin formal de actualizacin del proceso, en la cual se
detallen los objetivos del proyecto, su alcance, principales involucrados externos y el trabajo
realizado hasta el momento.
Posteriormente, se realizar un proceso de comunicacin permanente, mediante el desarrollo de
reuniones trimestrales o mediante el envo de comunicados especficos que la coordinacin o el
equipo de trabajo considere pertinentes.
 98

Ante la presentacin de alguna denuncia formal, el coordinador solicitar la presencia del soporte
legal del ICE, quien en conjunto con la coordinacin y los responsables de la gestin de la
comunicacin y la comunicacin comunal definirn la estrategia a seguir. Paso posterior, en reunin
extraordinaria, se expondr para el anlisis del grupo.

4.8.3.2.2.4 Relacin con las Municipalidades

Se brindar informacin de avance de las labores en forma especfica a cada una de las
municipalidades involucradas: Tarraz, Len Corts y Desamparados, en reuniones peridicas de
acuerdo con la evolucin y las necesidades de la Ruta. Asimismo, se atender en forma oportuna
cualquier consulta u observacin que los gobiernos locales pudiesen tener.

4.8.3.2.3 Enlace comunal

4.8.3.2.3.1 Seguimiento a denuncias

Tiene que ver con la recepcin, la respuesta y el seguimiento de las denuncias que la comunidad,
instituciones, organizaciones o cualquier otro ente, formulen en relacin con la Ruta, ya sea con
referencia al contratista o al Proyecto mismo.
El encargado recibir la denuncia

4.8.3.2.3.2 Administracin de la documentacin

En esta figura se concentra el manejo de toda la documentacin concerniente a la relacin comunal.

El responsable de este entregable tiene a su cargo la recepcin, respuesta y archivo de la
correspondencia dirigida al Proyecto, en relacin con el proceso de Ruta de Acarreo.
Asimismo, queda bajo su responsabilidad la convocatoria comunal ya sea a reuniones, charlas o
cualquier actividad que forme parte de la comunicacin comunal e institucional, para lo cual, debe
coordinar con los responsables de estos entregables.
 99

De igual forma, deber elaborar las minutas que en estas actividades se generen y entregar copia al
administrador del Proyecto de Ruta. Ambos llevarn un registro en paralelo.

4.8.4 Generacin de la matriz de comunicacin.

A partir de la valoracin y definicin del tipo de comunicacin que se requiere para cada uno de los
involucrados del proyecto, se genera la matriz de comunicacin del proyecto que resume las
herramientas de comunicacin, canales y el resto de los parmetros necesarios para la
comunicacin efectiva.

Al ser la gestin de la comunicacin un elemento tan dinmico dentro del proyecto y diferente para
cada uno de los entregables, involucrados y responsables, se hace necesaria la definicin de esta
matriz de forma individual y especfica para los diferentes productos del mismo.

Es as, como la propuesta de comunicacin en este caso no puede concentrarse en aspectos nicos
y definidos de comunicacin, para ello se proponen diferentes canales, tipos y medios que estn
enfocados directamente en la necesidad del producto y los involucrados del proyecto. sta definicin
es establecida por el equipo de trabajo de la ruta.

A continuacin se presenta, como ejemplo, la definicin de la matriz de comunicacin para la

relacin con el MOPT, especficamente con el CONAVI en la ejecucin de acciones sobre las vas
nacionales utilizadas, y acciones concretas que se deben de ejecutar de forma coordinada no
solamente en la intervencin del ICE sino de contratistas involucrados por parte del CONAVI.
 100

Cuadro 11: Matriz de comunicacin relacin MOPT-CONAVI.

ELEMENTO DE COMUNICACIN / FINALIDAD ELABORA TIPO DE RECIBE PARTICIPA MEDIO DE TRANSMISIN Y DISEO FRECUENCIA
INFORMACIN COMUNICACIN FORMATO MEDIO
Diseo de alternativas Obtener diferentes Departamento de Director del CONAVI Director del P.H.P. y Consejo Nota oficial Correo Una vez, al inicio
alternativas de Ingeniera CONAVI y Directivo del ICE elctronico
TE
mejoramiento de la Construccin del
superficie de rodamiento P.H.P.
Diagnostico de la capacidad de Establecer frecuencia y Oficina de control de Departamento de Departamento de topografa Nota interna oficial Correo Una vez
trasiego del P.H.P. ejes equivalentes del calidad de P.H.P. construccin del P.H.P. del P.H.P. electrnico e
TE
trasiego de materiales para impreso
el P.H.P.
Diagnostico de la capacidad original Establecimiento del Departamento de Director de ingeniera del Administracin de contratos Nota interna oficial Impreso Una vez
del proyecto. nmero estructural de la ingeniera del CONAVI TE CONAVI del CONAVI
capacidad original de
Trasiego de materiales y agregados Determinacin de pesos y Oficina de control de Departamento de Laboratorio de materiales del Nota interna oficial Impreso Una vez
del P.H.P. calidades de los materiales calidad del P.H.P. TE construccin del P.H.P. P.H.P.
a transportar
Circulacin nominal. Clculo del transito Departamento de Director de ingeniera del Director del CONAVI Nota interna oficial Impreso Una vez
promedio de circulacin ingeniera del CONAVI TE-JU CONAVI
sobre la ruta
Clculo de ejes equivalentes Conocer el nmero de ejes Departamento de Director de ingeniera del Director del CONAVI y Formato establecido para Para el Una vez
equivalentes que circularan ingeniera del CONAVI CONAVI administrador del contrato agenda receptor final
sobre la ruta 303. en forma
TE Oficina de control de calidad impresa
y topografa del P.H.P.

Definicin de la alternativa. Establecimiento de la Director de Proyecto y Participantes Sin formato especfico Electrnico Una vez
opcin definitiva director del P.H.P. TE-SO-AM-JU Director de ingeniera del durante el
Jefatura de construccin proceso e

Disponibilidad de recursos Establecer que recursos Departamento de Director del CONAVI y Contrapartes legales Nota interna oficial Correo Una vez
cuentan cada uno de las topografa del P.H.P. P.H.P. elctronico e
instituciones para la TE-JU impreso
solucin
Jefatura de construccin
Costo Conocer el costo de la Departamento de Director del CONAVI y del Nota interna oficial Electrnico / Una vez
implementracin de la topografa del P.H.P. TE P.H.P. Impreso para
alternativa. los
participantes
Calibracin del quebrador. Establecimiento de la Encargado del Ingeniero de produccin de Laboratorio de control de Sin definir Cuando sea
configuracin de las mallas, y quebrador TE agregados. calidad del P.H.P. necesario
muelas del quebrador para la
produccin del agregado
Pruebas de calidad. Obtener las granulometrias Encargado del TE Ingeniero de produccin de Jefatura de control de calidad Nota interna oficial Electrnico Cada mes
del agregado producido quebrador agregados del P.H.P. del P.H.P. durante el
proceso e
impreso para
Especificaciones tcnicas del CR-2000 Establecimiento de la Departamento de Director de Proyecto P.H.P. Documento CR-2000 Impreso Una vez
granulometria del agregado ingeniera del CONAVI TE-JU Director del CONAVI
segn definido por el diseo

Pruebas de laboratorio de MECO. Conocer los resultados por Ingeniero residente de TE-JU Director de Proyectos de Nota Impresa Cada mes
muestreo de las la obra MECO
granulometrias y
caracteristicas del agregado
Pruebas de laboratorio del CONAVI. Conocer los resultados por Ingeniero responsable TE-JU Director de proyectos del Nota Impresa Cada mes
muestreo de las de la obra por CONAVI CONAVI
granulometrias y
caracteristicas del agregado
Pruebas de laboratorio del ICE. Conocer los resultados por Ingeniero responsable Jefatura de construccin del Nota interna oficial Impreso Cada mes
muestreo de las del convenio TE P.H.P.
granulometrias y
Firma del convenio ICE-CONAVI. Formalizacin del convenio Direccin juridica de TE-JU Presidebte ejecutivo del ICE Director del P.H.P. Documento formal y oficial Impreso Una vez
de cooperacin entre las cada institucin y Ministro de Obras Pblicas Director del CONAVI
instituciones y Transportes

Finiquito del convenio Cierre formal del convenio de Direccin juridica del JU Direccin juridica de cada Contrapartes. Documento oficial Impreso Una vez
cooperacin ICE institucin

Control de placas de equipos y boletas Controlar la entrega del Oficina de planeamiento JU Participantes Boletas y tablas Impreso Continua
material por medio de placas y control del P.H.P. establecidas
y boletas de los inspectoras
Control de volumen de entrega Establecimiento de los Ofician de planeamiento Ingenieros responsables del Reportes emitidos y Impreso Cuando se requiera
controles de entrega de los y control del P.H.P. y CONAVI, MECO e ICE clculos de volumenes por
TE-JU
materiales y volumenes departamento de topografa
topografa
Horario de carga y entrega Establecer el horario de Ingeniero administrador Ingeniero residente del Ingeniero responsable de la Nota oficial Impresa y Una vez
entrega de los agregados del convenio JU-SO-AM constratista obra por CONAVI correo
segn la disponibilidad del electronico
proyecto
 101

4.8.5 Generacin de la matriz de reuniones.

Dentro de la gestin de la comunicacin, las reuniones con los equipos de trabajo, involucrados y
responsables del proyecto son de necesidad estratgica para la coordinacin de acciones, revisin
de avances y toma de acuerdos para el proyecto.

Esta accin de coordinacin debe ser bien definida y acordada por los involucrados, y por su
complejidad se planifica estratgicamente y bajo las necesidades establecidas previamente. A
continuacin se presenta como ejemplo la matriz de reuniones para la relacin MOPT-CONAVI.

Cuadro 12: Matriz de reuniones relacin MOPT-CONAVI.

REUNIN FINALIDAD CONVOCA PARTICIPA RESPONSABLE DE MEDIO DE TRANSMISIN FRECUENCIA

AGENDA Y MINUTAS FORMATO MEDIO

Reunin inicial del proyecto Efectuar una valoracin del Director de Proyecto Director de Proyecto Director de Proyecto Formato establecido Correo Al iniciar el proyecto
impacto del trasiego de los P.H.P. y Jefatura del Director del CONAVI (revisin y para agenda y electrnico
agregados del P.H.P., as como Depratemneto de Director de ingeniera del CONAVI aprobacin) minutas
el impacto de la misma en la construccin del P.H.P. Jefatura de Topografa P.H.P.
infraestructura vial existente. Director del Consejo Directivo ICE
Jefatura de construccin del P.H.P.

Definicin de la alternativa de solucin Seleccin de la alternativa de
solucin definida para solventar
la problemtica del trasiego de
materiales del P.H.P.
Director del CONAVI y Director de Proyecto Director de Proyecto Formato establecido Impresa 22 das luego de la
Director del P.H.P. Director del CONAVI (revisin y para agenda y primera reunin
Director de ingeniera del CONAVI
aprobacin) minutas
Jefatura de Topografa P.H.P.
Director del Consejo Directivo ICE

Jefatura de construccin del P.H.P.

Formalizacin del convenio de cooperacin Definicin del documento de Director del proyecto y Director del P.H.P. Director de Proyecto Formato establecido Impresa 6 meses posterior a la
convenio de cooperacin administrador del Director del CONAVI (revisin y para agenda y primera reunin
Direccin juridica del ICE
interinstitucional, especificando convenio aprobacin) minutas
Direccin juridica del CONAVI
los alcances y
responsabilidades de cada uno.

Reunin de coordinacin entre los involucrados Coordinacin de las
del conenio ICE - CONAVI - MECO responsabilidades, alcances y
actividades de cada involucrado
en el convenio de cooperacin
interinstitucional.
Director de Proyecto Director del P.H.P. Director de Proyecto Formato establecido Impresa Un mes posterior a la
Director del CONAVI (revisin y para agenda y anterior reunin
Ingeniero residente de MECO
aprobacin) minutas
Ingeniero responsable de CONAVI
Director del Proyecto.

Finiquito del convenio Documento de cierre del
convenio de cooperacin
interinstitucional.
Director de Proyecto Director del P.H.P. Director de Proyecto Formato establecido Impresa Dos semanas posterior al
Director del CONAVI. (revisin y para agenda y finalizar la entrega de los
Director del proyecto.
aprobacin) minutas agregados
Direccin juridica del ICE.
Direccin juridica del CONAVI

Reunin final del proyecto Analizar los resultados Director de Proyecto Director del P.H.P. Director de Proyecto Formato establecido Correo Dos semanas posterior a
obtenidos en todo el proyecto Jefaturas de rea del P.H.P. (revisin y para agenda y electrnico la firma del documento de
Direccin juridica del ICE.
aprobacin) minutas finiquito
 102

4.8.6 Informar el rendimiento.

El proceso de informar el rendimiento implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la
distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. (PMBOK, 2004)

El rendimiento especfico del proyecto, al igual que en los anteriores aspectos de la comunicacin ha
sido abarcado en dependencia y las necesidades de los involucrados, as pues se han definido
diferentes herramientas de publicacin y administracin del rendimiento del proyecto.

4.8.6.1 Tcnica

Esta comunicacin del rendimiento del proyecto definida como tcnica, est enfocada a los aspectos
de avance segn los cronogramas, en donde se compara el avance programado contra el avance
real de las diferentes actividades.

Al ser una informacin de carcter tcnico, la misma dispone del cronograma actualizado del
proyecto, en donde se asignan los porcentajes de avance, fechas reales de inicio de las tareas, as
como de la actualizacin de las tareas con la aplicacin de la herramienta Project.

Adicional a ello, se elabora dentro de la estructura de seguimiento y control del proyecto la

publicacin de los avances por tipo de obra y tipo de actividad desarrollada, esto para verificar los
rendimientos establecidos previamente y el cumplimiento o acciones correctivas para solucionar la
deficiencia.

Por ltimo, se incorporan los costos del proyecto generados para la verificacin del presupuesto del
mismo, la administracin de los recursos y logstica requerida y utilizada. Toda esta informacin es
base para la generacin de un informe que se integra mensualmente, sin embargo las anteriores
publicaciones respecto al rendimiento del proyecto se realizan cada 15 das de labores cumplidas.
 103

Figura 20. Reporte de rendimiento del proyecto, actualizacin del Project.

 104

Figura 21. Reporte de rendimiento por tipo de actividad, obras de mitigacin.

PROYECTO HIDROELECTRICO PIRRIS
RUTA DE ACARREO DE MATERIALES

AVANCE DE LAS OBRAS DE MITIGACION

TOTALES POR TRAMOS

ACERAS

TRAMO LONGITUD (metros) DESCRIPCION AVANCE 02/12/2007 AVANCE 11/01/08 TOTAL CONSTRUIDO
LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%)

La Sierra-San Cristbal 2600 Acera Cristo Rey - Terranova 2600 80

650 Acera San Cristbal Sur 650 20 650 20
TOTAL 3250 3250 100

Santa Cruz-San Antonio 122 Acera en caserio por la Pulpera Abba

San Pablo 200 Acera tramo frente a la Cruz Roja 200 5.729
170 Acera frente Abastecedor Chino 170 4.87
445 Acera Barrio Ftima 445 12.75
2100 Acera Barrio Ftima-Cuesta La Virgen 2100 60.15
576 Acera camino a Montes de Oro
TOTAL 3491 2915 83.5

San Marcos-Mata de Caa 490 Acera Bajo San Juan 490 17.37
831 Acera Santa Marta 831 29.46
1500 Acera Mata de Caa 1450 51.4002 1450 51.4
TOTAL 2821 2771 98.23

San Carlos 1773 Acera San Carlos

LONGITUD TOTAL DE ACERAS 11457.00000 8936 78

SENDEROS
AVANCE 02/11/2007 AVANCE 11/01/08 TOTAL CONSTRUIDO
TRAMO LONGITUD (metros) DESCRIPCION LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%)

La Sierra-San Cristbal 1500 Sendero Cristo Rey 1500 60

500 Sendero Terranova 500 20
500 Sendero Tanque-Casa Blanca San Cristbal Sur 500 20
TOTAL 2500 2500 100

Santa Cruz-San Antonio 1000 Sendero San Antonio 600 42.8571 600 42.86
400 Sendero La Cuesta 400 28.5714 400 28.57
TOTAL 1400 1000 71.43

San Pablo 1500 Sendero Cuesta hacia La Virgen 1500 100

San Marcos-Mata de Caa 750 Sendero entrada Zapotal-Mata Caa 400 53.3333 400 53.33

LONGITUD TOTAL DE SENDEROS 6150.00000 5400 87.8

CAMINOS

TRAMO LONGITUD (metros) DESCRIPCION AVANCE 02/12/2007 AVANCE 11/01/08 TOTAL CONSTRUIDO
LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%)

Camino El Balar 3800 Camino alterno El Balar 3800 100

Camino Llobeth 4800 Camino alterno Llobeth 1710 35.63

Camino La Mquina 1200 Camino alterno La Mquina

LONGITUD TOTAL DE CAMINOS 9800.00000 5510 56.2

MANTENIMIENTO DE CAMINOS

TRAMO LONGITUD (metros) DESCRIPCION AVANCE 02/12/2007 AVANCE 11/01/08 TOTAL CONSTRUIDO
LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%) LONGITUD (m) (%)

Camino Bajo San Jos 3000 Mantenimiento 3000 100

Camino Cementerio San Pablo 1500 Mantenimiento 1500 100

Camino San Carlos-Terrazas 2000 Mantenimiento 1500 75 1500 75 1500 75

Camino La Esperanza 3500 Mantenimiento

Camino Mata de Caa-San Lorenzo 2500 Mantenimiento

Camino Bajo San Jos-Zapotal 3500 Mantenimiento

Camino El Cura 10000 Mantenimiento

LONGITUD TOTAL DE MANTENIMIENTO DE CAMINOS 26000 6000 23.1

 105

Figura 22. Grfica de rendimiento de obras de mitigacin.

Control de Obras por Administracin

RUTA DE ACARREO DE MATERIALES

100

90

80

70
Porcentaje de avance

60

50

40

30

20

10

0
01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01- 01-
Nov- Dic- Ene- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul-07 Ago- Sep- Oct- Nov- Dic- Ene- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul-08 Ago- Sep- Oct- Nov-
06 06 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 08 08 08 08 08 08 08 08 08 08

Fecha

Av. Programado Proyeccin Av. Real

 106

Figura 23. Reporte de costos, obras de mitigacin San Pablo.

 107

4.8.6.2 Ambiental

Este tipo de reporte del rendimiento, se basa en el suministro de la informacin de avances tcnicos
que ya han sido descritos anteriormente, a los cuales se les adicionan aspectos ambientales como la
contaminacin, el cumplimiento de lo dispuesto en el Estudio de Impacto Ambiental aprobado, as
como del reporte de acciones concretas ejecutadas.

Esta informacin de rendimiento, se genera por el aporte de los diferentes responsables del equipo
de trabajo, se integra y genera un informe que es entregado a la SETENA y la Defensora de los
Habitantes. Cabe destacar la incorporacin de aspectos jurdicos y del cumplimiento de acuerdos
interinstitucionales.

4.8.6.3 Social

Este es uno de los reportes de rendimiento ms complejos, no por la obtencin de la informacin,

sino por el medio y lenguaje con que debemos entregar la misma. Se basa en los resultados de los
rendimientos tcnicos y ambientales, transformados a un lenguaje y diagramas que las comunidades
e involucrados externos comprendan fcilmente.

Su enfoque se basa en un resumen de la informacin y presentacin de manera grfica utilizando el

mapa de la ruta e indicando cada uno de los avances de las obras. ste informe generado mediante
un afiche es ubicado en diferentes lugares de concentracin de pobladores, como escuelas,
edificaciones, sper mercados, y otros.

Adicional a ello, en las reuniones de coordinacin con los representantes de las comunidades, se
entregan los avances especficos de sus comunidades, para comunicar por el desarrollo de las
obras, acciones previas de la ruta e informacin que el grupo de la ruta de acarreo valore por
importancia y estrategia.
 108

Figura 24. Mapa de avance de obras y acciones en las comunidades.

 109

5. CONCLUSIONES

1. La aplicacin de las herramientas de la Administracin de Proyectos, ha sido de alta importancia y

eficiencia por ser un proyecto novedoso y complejo, para lo cual era determinante el desarrollar una
gestin efectiva, ordenada y lgica, los resultados de las aplicaciones revelaron una definicin
estratgica amplia y manejo integral.
2. En cuanto a las reas del conocimiento Gestin del Alcance, Gestin del Riesgo y Gestin de la
Comunicacin, un detalle interesante fue la adaptacin e integracin de las mismas a las
necesidades del proyecto. Si bien es cierto stas se aplicaron segn el PMBOK, el reto fue su uso y
aplicacin en aspectos sociales, ambientales y del entorno, obtenindose un resultado muy positivo
y una valoracin efectiva.
3. El ordenamiento de un proyecto tan complejo es fundamental para obtener los resultados esperados
y el cumplimiento de las expectativas planteadas, la formulacin de la Estructura de Divisin del
Trabajo (EDT) como parte no solo del ordenamiento, sino del seguimiento y asignacin de las
necesidades de recursos es ms que valioso una necesidad y obligacin.
4. La valoracin del entorno del proyecto como tal, es sumamente compleja, si se toma en
consideracin que est dentro de lo que se considera tecnologa blanda (social, del ambiente,
cultural). Fue necesario entonces la integracin de un equipo de trabajo multidisciplinario, que
supiese administrar de manera integral los conceptos de la administracin y de las profesiones y
pensamientos. La propuesta por lo tanto, es no solamente del cambio en la administracin de un
proyecto, sino tambin de un cambio en la forma de pensar y enfrentar el mismo.
5. Uno de los aspectos ms importantes, fue el resultado de los anlisis de riesgos, en los cuales se
determin que la influencia de aspectos como las relaciones comunales, comunicacin efectiva y
atencin a los aspectos sociales y ambientales son de gran peso. Esto demuestra que en la
actualidad cualquier desarrollo debe considerar una estrategia haca el entorno, por cuanto podra
ser que las consideraciones no estn bien orientadas y eso se pudo apreciar en el anlisis de los
riesgos.
 110

6. Dentro del anlisis de la comunicacin, elemento de un alto grado de estrategia, el resultado del
anlisis, y cuadros y grficas, evidencian que esta herramienta es fundamental, sobre todo cuando
est dirigida a quien corresponda con el lenguaje que se debe aplicar. Los conceptos tcnicos,
sociales, ambientales y jurdicos son un indicador que la comunicacin efectiva debe ser pensada y
orientada segn corresponda.
7. La organizacin de la comunicacin en el proyecto debe ser integral. Por esta razn los resultados y
la integracin de los involucrados en las diferentes fases del proyecto han sido clarificados en este
apartado de la Gestin de la Comunicacin de forma especfica.
8. Uno de los resultados ms positivos del planteamiento de este trabajo, lo es la valoracin en cada
una de las reas de conocimiento aplicadas. En cada una de ellas se denotan los aspectos
estratgicos del uso de las herramientas de la Administracin de Proyectos. Sin embargo a partir del
planteamiento del objetivo del proyecto como factor comn es la base para la atencin del proyecto
como tal, del seguimiento y control, la valoracin y atencin de los riesgos y por ltimo de la
comunicacin y principalmente del rendimiento de las diferentes actividades.
9. La innovacin en el anlisis de los resultados ha sido una de las tareas buscadas y definidas en este
trabajo. Este aspecto se ha cumplido al utilizar las mismas herramientas en otras aplicaciones, y sus
resultados han sido interesantes pues es una formulacin de nuevas ideas las cuales se han
incorporado en las tablas y matrices.
10. Para el caso de la recopilacin de la informacin de involucrados externos, como el CONAVI, MOPT,
Direccin de Ingeniera de Trnsito, Direccin de Puentes, Departamento Legal, fue de alta
importancia los medios de comunicacin electrnicos, siendo esta una herramienta de la
comunicacin altamente efectiva en la resolucin de situaciones, aclaraciones y actualizacin del
proyecto.
11. La relacin e intervencin de otras Instituciones en el proyecto es un aspecto crtico, principalmente
por la participacin en el desarrollo del mismo. A esto se les suma la poca disponibilidad de tiempo
para la atencin a las necesidades del proyecto. Sin embargo, y basado en la propuesta de
comunicacin, las herramientas definidas permiten el poseer este enlace de forma efectiva sin
necesidad de contar con el recurso en persona, esta accin formulada en el plan resume una
necesidad a la cual se le dio un tratamiento estratgico.
 111

6. RECOMENDACIONES

1. Debe de impulsarse un cambio en el pensamiento institucional, en lo relacionado a la valoracin

de los aspectos del entorno social y ambiental de los proyectos que se deben construir, los
cuales son en la actualidad factores fundamentales y crticos para el xito de un proyecto. Esto
por cuanto no hay una conciencia clara en los altos niveles de mando, y por lo tanto una dbil
planificacin de acciones.
2. A partir de este cambio de pensamiento en cuanto al entorno, se debe plantear la incorporacin
de un grupo de trabajo dedicado a estas acciones sociales, ambientales y de atencin a las
comunidades. Sin embargo, debe ser incorporado a este grupo de trabajo la parte tcnica y
jurdica para lograr una integracin y participacin multidisciplinaria.
3. Las interrelaciones con las comunidades, instituciones, grupos de trabajo y profesionales, hacen
la necesaria incorporacin de funcionarios con experiencia y la formacin acadmica en este
tipo de gestiones. Esto, por cuanto los dominios y competencias de cada rea deben ser
respetados, pero tambin deben de conocerse las bases de cada uno para poseer un equipo de
trabajo integral.
4. Los profesionales de la parte tcnica y jurdica deben interrelacionarse con mayor compromiso y
deseos, ya que las acciones aunque tcnicamente se justifiquen y sean claras, el componente
legal y de respaldo en cada una de ellas debe existir de igual manera.
5. La valoracin del riesgo no debe ser solamente un entregable para el conocimiento. Debe
asignarse el recurso necesario para enfrentar la posible ocurrencia de alguno de los riesgos
identificados.
6. Se debe de mantener un constante y efectivo monitoreo del entorno, ya que el mismo es muy
cambiante, principalmente en los aspectos sociales, culturales y polticos, en esto influye
tambin los tiempos de obra, retrasos y cambios a los conceptos originales planteados. La
aplicacin de las herramientas de la administracin de proyectos para la organizacin debe ser
concreta, obligatoria y necesaria. Existen actividades dentro de la organizacin que deben
cambiar y no ser ms una organizacin de ejecucin de la solucin a una necesidad.
 112

7. Al ser tan diversas y complejas las actividades desarrolladas en un proyecto hidroelctrico, se

suman los involucrados sociales, el entorno cambiante y los aspectos de intereses comunales y
sociales, es recomendable la integracin de una oficina de administracin de proyectos a la
organizacin como tal, ello para una mejor ordenamiento de conceptos, la aplicacin efectiva de
las herramientas, obtencin de mejores resultados y el resguardo de registros y aprendizaje de
las experiencias.
 113

7. BIBLIOGRAFIA

ICE. Pgina Web del Instituto Costarricense de Electricidad. 2008. Disponible en www.ice.go.cr.

PHP. Estructura organizacional del Proyecto Hidroelctrico Pirrs. UEN PySA, ICE. San Jos, Costa
Rica. 2008

IAAP. Pgina Web del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos. 2008. Disponible en
www.iaao.com.ar.

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2006.

CAP. Estructura organizacional del CAP. UEN PySA, ICE. San Jos, Costa Rica. 2007.

Anderson,A; Valern, P; Jimnez, J y Hernndez, M. Suministros de 26000 m3 de agregado Tipo A

para el asfaltado de la Ruta 303 Plan de comunicacin, riegos y Recursos Humanos. Universidad
para la Cooperacin Internacional. San Jos, Costa Rica, 2006.

Chamoun, Yamal. Administracin Profesional de Proyectos La Gua. Editorial Mc Graw Hill. Edicin
2002, Mxico.

Gido Jack, Clements James. Administracin Exitosa de Proyectos. Editorial Thomson. Segunda
edicin, ao 2003, Mxico.

Project Management Institute (PMI). Project Management Body of Knowledge. Edicin 2000, versin
en espaol.
 114

8. ANEXOS

8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto.

8.2 Anexo 2: Enunciado del Alcance.
8.3 Anexo 3: Estructura de Divisin del Trabajo del PFG.
8.4 Anexo 4: Cronograma de actividades del PFG.
8.5 Anexo 5: EDT de la ruta de acarreo de materiales.
8.6 Anexo 6: EDT de comunicacin.
8.7 Anexo 7: Matriz de causa-efecto e identificacin de riesgos.
8.8 Anexo 8: Matriz de riesgos.
8.9 Anexo 9: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT del proyecto.
8.10 Anexo 10: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT de comunicacin del proyecto.
 115

8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto.

 116

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION Cdigo

INTERNACIONAL
Pgina
116 de 150
PROGRAMA LATINOAMERICANO DE Versin
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE 1
PROYECTOS

Ttulo
Acta del Proyecto : Gestin del Alcance, Riesgos y Comunicacin de la Ruta de Acarreo de
Materiales del Proyecto Hidroelctrico Pirrs

IDEA DEL PROYECTO

Fecha de elaboracin de la idea del proyecto: Fecha de finalizacin:
06 de febrero del 2008 11 de mayo del 2008
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del proyecto
Gestin del Alcance, Riesgos y Comunicacin de la Ruta de Acarreo de Materiales del
Proyecto Hidroelctrico Pirrs
Nombre del administrador y sustentante: Nombre del patrocinador:
Ing. Juan Carlos Jimnez Ros Ing. Oscar Luis Vega Antonini
Nombre de la empresa ejecutora:
Proyecto Hidroelctrico Pirrs, Instituto Costarricense de Electricidad
 117

DETALLE DEL PROYECTO

Objetivo General:
Establecer mediante la aplicacin de las reas de conocimiento (alcance, comunicacin y
riesgo) las herramientas para la administracin del proyecto de la ruta de acarreo.
Objetivos especficos:
Definir las herramientas especficas para la gestin de la comunicacin, estrategias de aplicacin
haca las comunidades, instituciones involucradas, involucrados internos y externos.
Establecer un modelo para el plan de gestin de riesgos, el cual contemple todos los riesgos
identificados con sus respectivos planes de contingencia, mitigacin y traslado.
Plantear una herramienta para que en el desarrollo de futuros proyectos se consideren los aspectos
sociales, institucionales, ambientales y del entorno que afectan a la ruta de acarreo.
Proponer una metodologa para los cronogramas y diseos de trabajo de los diferentes procesos del
proyecto.
Estandarizar plantillas de generacin de informacin para los distintos involucrados, en la cual se
detalle el que, quien, cuando y como requiere la informacin.

Necesidad del Proyecto:

Durante el proceso constructivo del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, la ejecucin de la obra Presa es
parte del resultado de la Licitacin Pblica N7225-E, Contrato Obras Sitio de Presa, la cual ser
desarrollada por un contratista y bajo las especificaciones establecidas en el cartel de licitacin y
en donde se ha definido la ruta de acarreo de materiales.
La ruta de acarreo de materiales del Proyecto Hidroelctrico Pirrs, es la nica va definida para el
contratista de la presa ingrese su logstica, materiales y requerimientos en la construccin de la
obra, a su vez tambin es la ruta oficial de acarreo de los materiales y logstica del proceso de
revestimiento de tnel ejecutado por la administracin.
Adicional a esto, la ruta de acarreo deber ser utilizada tambin en el traslado de los materiales
para el revestimiento del tnel de conduccin, que ser una actividad desarrollada por
administracin del ICE.
Producto del desarrollo de las dos anteriores actividades, el P.H.Pirrs debe de investigar, definir y
ejecutar las acciones correspondientes a mitigacin haca las comunidades por donde transitarn
los equipos, estas actividades son resultado de la aplicacin del concepto de Responsabilidad
Social Empresarial y de los alcances definidos en el estudio de impacto ambiental aprobado por la
SETENA.
As mismo, se plantea toda una estructura de organizacin de comunicacin y enlace con la
comunidad a fin de poseer un canal directo y efectivo entre los involucrados del proyecto.
Otro aspecto, el cual no solamente est conformado por la administracin del ICE y el contratista
sino de las diferentes comunidades por donde recorre esta ruta de acarreo y que por las
caractersticas de cada una deben ser analizadas y atendidas de manera individual.
 118

Descripcin del producto:

El producto resultante consistir en una metodologa estandarizada, basada en los elementos de la
Administracin de Proyectos referentes a la planificacin y ejecucin, para el manejo efectivo del
Proyecto de la Ruta de Acarreo.

Justificacin del Impacto:

La ruta de acarreo de materiales es parte fundamental para la ejecucin del contrato de
construccin de obras en Sitio Presa, situacin que est definida mediante un cartel de licitacin y
la administracin del contrato por parte de la ingeniera de supervisin de la obra.
Esta situacin, adicional a la relacin con las comunidades por donde transitarn los equipos, as
como el desarrollo de obras en Sitio Presa por parte de un contratista independiente a la
organizacin, hace que los aspectos de coordinacin, comunicacin y responsabilidad sean
determinantes para alcanzar los objetivos del proyecto.
Por esta razn se requiere de una herramienta accesible y clara para dar seguimiento y comprender
el desarrollo del Proyecto de la Ruta de Acarreo. Su comprensin para cualquier miembro del
equipo del proyecto es una base fundamental para capitalizar lecciones aprendidas en futuros
emprendimientos similares.

Restricciones:
No contar con documentacin sobre el tema de proyectos similares.
Dificultad para coordinar y concretar entrevistas y reuniones con algunos involucrados,
funcionarios de otras Instituciones estatales.

Clientes Directos:
Obras por Contrato.
Ingeniera de Diseo.
Construccin.
Gestin Ambiental.
Gestin del Sistema.
Direccin del Proyecto.
Clientes Indirectos:
Subgerencia del sector electricidad.
Direccin Jurdica del ICE.
Unidad de Gestin de Proyectos (CAP).
Direccin UEN, Proyectos y Servicios Asociados.
Estudiantes interesados de la maestra.
 119

AUTORIZACIN PARA EL PROYECTO

Director del proyecto: Firma
Ing. Oscar Luis Vega Antonini
Sustentante Firma
Ing. Juan Carlos Jimnez Ros
Patrocinador del proyecto: Firma
Ing. Oscar Luis Vega Antonini
Aprobado por: Firma

Fecha:
 120

8.2 Anexo 2: Enunciado del Alcance.

 121

DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Fecha de elaboracin de la idea del proyecto: Fecha de finalizacin:
06 de febrero del 2008 11 de mayo del 2011
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del proyecto
Gestin del Alcance, Riesgos y Comunicacin de la Ruta de Acarreo de Materiales del Proyecto
Hidroelctrico Pirrs
Nombre del administrador y sustentante: Nombre del patrocinador:
Ing. Juan Carlos Jimnez Ros Ing. Oscar Luis Vega Antonini
Nombre de la empresa ejecutora:
Proyecto Hidroelctrico Pirrs, Instituto Costarricense de Electricidad
reas del conocimiento aplicadas:
Alcance, Comunicacin y Riesgo.
DETALLE DEL PROYECTO
Descripcin de la Idea / Problema
El proyecto consiste en la bsqueda, anlisis y definicin de una ruta de acceso para el traslado de
los materiales para la construccin de las obras en el sitio presa, esto como parte del proceso de
soporte en la Licitacin Pblica N7225-E, Contrato Obras Sitio de Presa.
Adicional a esto, la ruta de acarreo deber ser utilizada tambin en el traslado de los materiales
para el revestimiento del tnel de conduccin, que ser una actividad desarrollada por
administracin del ICE.
Producto del desarrollo de las dos anteriores actividades, el P.H.Pirrs debe de investigar, definir y
ejecutar las acciones correspondientes a mitigacin haca las comunidades por donde transitarn
los equipos, estas actividades son resultado de la aplicacin del concepto de Responsabilidad
Corporativa y de los alcances definidos en el estudio de impacto ambiental aprobado por la
SETENA.
As mismo, se plantea toda una estructura de organizacin de comunicacin y enlace con la
comunidad a fin de poseer un canal directo y efectivo entre los involucrados del proyecto.
Beneficios / Impacto en la Organizacin
La ruta de acarreo de materiales es parte fundamental para la ejecucin del contrato de
construccin de obras en sitio presa, situacin que esta definida mediante un cartel de licitacin y
la administracin del contrato por parte de la ingeniera de supervisin de la obra.
Esta situacin, adicional a la relacin con las comunidades por donde transitarn los equipos, as
como el desarrollo de la obra de presa por parte de un contratista independiente a la organizacin,
hace que los aspectos de coordinacin, comunicacin y responsabilidad sean la base para
desarrollar los objetivos del proyecto.
 122

Involucramiento de Otros Departamentos.

El proyecto conlleva con el involucramiento en las siguientes departamentos del proyecto:

Administracin.
SETEC.
Obras por Contrato.
Ingeniera de Diseo.
Construccin.
Gestin Ambiental.
Manejo de Cuenca.
Gestin del Sistema.
Seguridad Ocupacional.
Planeamiento y Control.
Direccin del Proyecto.

Como dependencias de la Institucin estn las siguientes involucradas:

Subgerencia del sector electricidad.

Direccin Jurdica del ICE.
Unidad de Gestin de Proyectos.
Direccin UEN, Proyectos y Servicios Asociados.
 123

FIRMA DE PARTICIPANTES
Participante Participante
Ing. Erick Yanicelli Murillo Com. Milena Elizondo Crdenas
Participante Participante
Ing. Carlos Anderson Herrera Arq. Hazel Naranjo Fallas
Participante Participante
Lic. Silvia Mora Quirs Tec. Xiomara Moya Solano
Participante Participante
Lic. Luis Diego Arguello Corts Tec. Wendy Fallas Rojas
Participante Participante
Lic. Humberto Umaa Elizondo Ing. Marinelly Hernndez Martnez
Participante Participante
Ing. Irene Ziga Luna
AUTORIZACIN PARA EL PROYECTO
Patrocinador Fecha

Ing. Oscar Luis Vega Antonini 11 de febrero del 2008

Director del proyecto Fecha (da/mes/ao)

Ing. Juan Carlos Jimnez Ros 11 de febrero del 2008

 124

8.3 Anexo 3: Estructura de Divisin del Trabajo del PFG.

125
 126

8.4 Anexo 4: Cronograma de Actividades del PFG.

127
 128

8.5 Anexo 5: EDT de la Ruta de Acarreo de Materiales.

129
 130

8.4 Anexo 6: EDT de Comunicacin.

131
 132

8.7 Anexo 7: Matriz de causa-efecto e identificacin de riesgos.

 133

ID CAUSAS EFECTOS RIESGO CODIGO RBS

1 Medidas de mitigacin no se cumplan a tiempo
No contar con el presupuesto para desarrollar todas las obras de
2 mitigacin.
Que las expectativas de la comunidad superen las acciones de
3 mitigacin.
Los caminos alternos de uso no esten listos antes del inicio de la
4 construccion de la Presa y revestimiento del tunel.
Uso de rutas alternas no contempladas en el cartel u oficiales. 1. Que las acciones de mitigacin definidas y comprometidas no sean
5
concluidas antes del inicio de la ruta de acarreo prevista para mayo del 2008,
6 Comunidad no informada. Cierre de vias/ Anula a los interlocutores del proyecto/ Cierre parcial del
as como de las condiciones de uso de la ruta en aspectos como horario,
proyecto/ Reclamo por el contratista/ Incumplimiento ante la SETENA/ RO-01
Que el equipo del proyecto no sea el primer canal de informacin. velocidades, cuidados y respeto al entorno social y ambiental, as como de la
7 Incumplimiento a las condicones del contrato.
Cambios propuestos por el contratista, como horario, rutas
aplicacin de la legislacin y resolucin de conflictos mediante una via clara
8 alternas u otros. y definida.
9 No contar con coordinacin en los tiempos crticos del da.
Cambios en el equipo de trabajo del proyecto de la ruta e
10 involucrados.
Inclumplimiento por parte del transporte del ICE y sus contratistas
11 sobre las limitantes de uso de la ruta.
Ausencia de un protocolo para atender casos de accidentes.
12
13 Cuellos de botella en algunos tramos de la ruta
14 Transito de vehculos en la poca de recoleccin de caf
15 Salida de equipos en zonas industriales
16 Situaciones de emergencia sobre la ruta
Afectacin a la superficie de rodamiento por derrames de
17 sustancias. 2. Que en los aspectos del uso de la ruta de acarreo, se den situaciones de deterioro de la
18 Ausencia o deterioro de la sealizacion vial.
Aumento de trnsito vehcular/ Conflicto comunal/ Accidentes de trnsito/ Reclamos del infaestructura vial (superficie de rodamiento, sealizacin, puentes, guarda caminos,
Desconocimiento de las condiciones y caractersticas de la ruta y su RO-02
contratista aceras, senderos, mallas de proteccin), y no sean atendidos y corregisdos de manera
19 uso por parte de los transportistas.
20 Mantenimiento inadecuado de los equipos de transporte.
efectiva por el responsable.
21 Deterioro a los caminos publicos
La infraestructura a lo largo dela ruta no sea adecuada al transito
22 del acarreo.
Necesidad de servicos basicos para los transportistas,como
23 alimentacion, estacionamiento, hospedaje.
Que los pasos por puentes no soporten el paso de los vehculos
24
3. Que debido a eventos naturales inmanejables ( lluvias, deslizamientos, huracanes,
25 Fenomenos naturales que afecten la ruta. Cierre temporal de la ruta/ Congestionamiento val/ Conflicto comunal/ Reclamos del
sismos, terrenotos) o humanos (accidentes de trnsito), sea necesario el uso de rutas RE-01
26 Cierre prolongado de la carretera interamericana contratista.
alternas no oficiales, y estas no sean aptas para el trnsito y la frecuencia de uso.
27 Factores climticos que afecten la visibilidad del transporte
28 Accidentes de transito sobre la ruta.
29 Los impactos de la ruta de acarreo en cuanto humo, ruido,
Aumento en el ndice epidemiolgico (asma, afectaciones cardiacas, etc)/ Contaminacin 4. Que por el incremento del polvo y ruido al entorno de la ruta, se generen afectaciones
30 Impacto por el ruido RE-02
ambiental a la salud de la problacin o sean mayores a los ndices y normas ambientales definidas.
31 Impacto por el polvo
Las Comisiones de verificacin comunal no asuman su papel o no
32 sean legitimados or la comunidad. 5. Que el plan de gestin de la comunicacin no sea tan efectivo y cumpla con el objetivo
Afecta la gestin de la comunicacin/ Deterioro de la comunicacin comunal RO-03
integral de la comunicacin a la poblacin entera sobre la ruta de acarreo.
Cambio de los gobiernos locales, CVC y grupos organizados.
33

34 Que se incremente la obra y el acarreo de los materiales 6. Que por efectos de la obra, se requiera incrementar el volumen de RCC a colocar en la
Cierre de vias/ Anula a los interlocutores del proyecto/ Mayor presupuesto RD-01
La obra de la Presa sea desarrollada por la Administracin Presa o bien esta obra sea asumida por parte de la Administracin y ejecutada por el ICE.
35

Transitar por los centro de poblacin de San Marcos y San Pablo 7. Que por parte de las comunidades, se incrementen las actividades culturales y sociales
36 Accidentes de trnsito/ Congestionamiento vial/ Aumento de trnsito vehcular/
(turnos, ferias, actos civicos, celebraciones) en donde utilicen parte del camino como el RE-03
Incremento en las actividades sociales y culturales en la zona de Contaminacin ambiental
espacio para desarrollarlas.
37 paso de la ruta
38 Accidente con consecuencias humanas
Conflicto comunal/ Demandas judiciales 8. La afectacin u alteracin a bienes inmuebles o muebles de terceros. RE-04
39 Daos en propiedades de terceros.
Que las Municipalidades no den autorizacin para el uso de
40 caminos municipales 9. Que por alguna razn se se habiliten los caminos alternos o parte de estos caminos
No contar con rutas alternas adecuadas RO-04
Cambio por parte de los propietarios de las rutas alternas que para evitar el paso por los centros de San Marcos y San Pablo.
41 dieron autorizacin
42 Falta de educacin vial en la Comunidad 10. Que por efecto del entorno y la cultura de manejo de la zona, los usuarios normales
El equipo que transita sobre la ruta no cuente con las respectiva Accidentes de trnsito. de la ruta (conductores, transportistas y resto de usuarios que no sean del ICE o RE-05
43 sealizacin de seguridad. Contratista), no tengan el cuidado y precaucin al utilizar la ruta.
A partir de la puesta en marcha de la ruta, se generen nuevas 11. Que una vez inciado el acarreo, se determinen otras acciones de mitigacin no
Atrasos en el cronograma de obras de mitigacin RD-02
44 medidas de mitigacion contempladas en el anlisis original ni en el cronograma.

Eventos polcos externos a la ruta que afecten la ruta de acarreo 12. Que por efecto de eventos polticos, sindicales o manifestaciones se den cierres
RE-06
(protestas, huelgas, etc) temporales o afectaciones de tramos de la ruta.
45 Cierre temporal de la va
Potestad limitada del administrador del contrato en los aspectos 13. Que las definiciones en las especificaciones y sus alcances jurdicos del cartel de
RT-01
46 socioambientales. Incumplimiento de los compromisos licitacin, limiten el actuar del Administrador del contrato
14. Que por la limitantes de recursos por parte de la Direccin de Trnsito no se apliquen
Poca presencia de oficiales de transito RE-07
47 Falta de controles/ Conflicto comunal/ Accidentes de trnsito los controles a la cultura de manejo.
15. Que por parte de algn miembro del P.H.Pirrs exprese o comunique situaciones
Fuga de informacion. RD-03
48 Conflicto comunal/ Perdida de credibilidad/ Conflico interno confidenciales de la Organizacin.
Poca presencia e indefinicion por parte del contratista en la 16. Que el soporte por parte del Contratista en los aspectos de relacin con las
RE-08
49 relacion comunal Perdida de credibilidad comunidades sea debl y de poca respuesta.
17. Que por parte de la Organizacin no se cuente con los medios administrativos para
Limitacion de pauta en medios de comunicacin RO-06
contar con las herramientas efectivas en la gestin de la comunicacin.
50 Conflico comunal/ Perdida de credibilidad/ Poca cobertura en la comunicacin
18. Que los mejoramientos de la superficie de rodamiento de algunos tramos no sean
Mejoramiento de suerficie de rodamiento en caminos. RO-07
51 Accidentes de trnsito/ Inseguridad peatonal concretados
Falta dela formalizacion de acuerdos , contratos, convenios, 19. Que alguna de las partes no cumpla con los alcances de los acuerdos, contratos,
RE-09
52 permisos Incumplimiento por alguna de las partes convenios, permisos o solictudes.
20. Que se den situaciones de mala relacin entre los transportistas y las comunidades
Mala relacin (conducta) entre los transportistas y la Comunidad. RE-10
53 Conflicto comunal por su comportamiento o caracteres sociales.
 134

8.8 Anexo 8: Matriz de riesgos.

 135

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE RIESGOS
Cdigo F08-20.00.001.2005 Versin 1

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
Grupo de trabajo de ruta de acarreo Direccin del Proyecto

Registro No. ________

MATRIZ DE RIESGOS
NOMBRE DEL
RUTA DE ACARREO DE MATERIALES
PROYECTO:

ENCARGADO
ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
DEL PROYECTO:

ELABORADO
GRUPO DE TRABAJO DE LA RUTA DE ACARREO
POR:

PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI

IDENTIFICACIN VALORACIN PLAN DE ACCIN

Afecta a: Costo
Interno / Probabilidad de Tipo de Descripcin de la Costo
No de Riesgo Descripcin del riesgo Actividad del EDT #EDT Impacto Categora (C), Cronograma Disparador Responsable
Externo ocurrencia (%) accin Accin Estimado
(T), Desempeo (D).

Que las acciones de mitigacin definidas y

comprometidas no sean concluidas antes del inicio de Atraso o no
la ruta de acarreo prevista para mayo del 2008, as ejecucin de las
Completar las
como de las condiciones de uso de la ruta en aspectos acciones de Ing. Oscar Luis
1 Mitigacin 1.2 Interno C Alta 100 C-T-D Eliminar acciones de
como horario, velocidades, cuidados y respeto al mitigacin Vega Antonini
mitigacin
entorno social y ambiental, as como de la aplicacin segn el
de la legislacin y resolucin de conflictos mediante cronograma
una va clara y definida.

Que en los aspectos del uso de la ruta de acarreo, se

den situaciones de deterioro de la infraestructura vial
Aumento en el Atencin y Ing. Juan
(superficie de rodamiento, sealizacin, puentes,
2 Ejecucin 1.2.5 Interno C Alta 100 C-T indice de Mitigar direccionamiento Carlos Jimnez
guarda caminos, aceras, senderos, mallas de Ros
incidentes de los incidentes
proteccin), y no sean atendidos y corregidos de
manera efectiva por el responsable.

Que debido a eventos naturales inmanejables ( lluvias,

deslizamientos, huracanes, sismos, terremotos) o Aumento en el Atencin y
Ing. Juan Carlos
3 humanos (accidentes de trnsito), sea necesario el uso de Ejecucin 1.2.5 Externo S Alta 100 C-T-D indice de Mitigar direccionamiento de
Jimnez Ros
rutas alternas no oficiales, y estas no sean aptas para el incidentes los incidentes
trnsito y la frecuencia de uso.
Que el plan de gestin de la comunicacin no sea tan
Comunicacin Atencin y Lic. Milena
efectivo y cumpla con el objetivo integral de la Denuncias delos
5 externa(EDT de 1.1.2 Interno S Alta 100 C-D Eliminar aplicacin de Elizondo
comunicacin a la poblacin entera sobre la ruta de involucrados
comunicacin) medidas Crdenas
acarreo.
Que por parte de la Organizacin no se cuente con los Gestin de la Atencin y Lic. Milena
La comunidad
17 medios administrativos para contar con las herramientas comunicacin (EDT 1.1 Interno S Alta 100 D Eliminar aplicacin de Elizondo
ese no informada
efectivas en la gestin de la comunicacin. de comunicacin) medidas Crdenas

Atencin y
Que los mejoramientos de la superficie de rodamiento de Denuncias delos Ing. Juan Carlos
18 Ejecucin 1.2.5 Interno S Alta 100 C-D Eliminar aplicacin de
algunos tramos no sean concretados involucrados Jimnez Ros
medidas
Que por la limitantes de recursos por parte de la Direccin Incremento en os Lic. Milena
Trnsito (EDT de Coordinacin
14 de Trnsito no se apliquen los controles a la cultura de 1.1.2.2.1.3 Externo Mo Alta 92 D incidentes Transferir Elizondo
comunicacin) interinstitucional
manejo. vehiculaos Crdenas
Que por efecto del entorno y la cultura de manejo de la
zona, los usuarios normales de la ruta (conductores, Comunicacin Lic. Milena
Controles y
10 transportistas y resto de usuarios que no sean del ICE o externa(EDT de 1.1.2 Externo C Alta 90 T-D Entorno Mitigar Elizondo
comunicacin
Contratista), no tengan el cuidado y precaucin al utilizar la comunicacin) Crdenas
ruta.
Que una vez iniciado el acarreo, se determinen otras Atencin y
Lic. Silvia Mora
11 acciones de mitigacin no contempladas en el anlisis Ejecucin 1.2.5 Externo Mo Alta 90 C-D Solicitudes Mitigar aplicacin de
Quirs
original ni en el cronograma. medidas
Que el soporte por parte del Contratista en los aspectos de
Enlace comunal(EDT Ausencia y falta Comunicacin forma Ing. Juan Carlos
16 relacin con las comunidades sea dbil y de poca 1.1.2.3 Externo S Media 60 D Transferir
de comunicacin) de respuesta la obras por contrato Jimnez Ros
respuesta.
Que por efecto de eventos polticos, sindicales o Comunicacin Atencin y Lic. Milena
12 manifestaciones se den cierres temporales o afectaciones institucional (EDT de 1.1.2.2 Externo Me Media 50 T-D Entorno Mitigar aplicacin de Elizondo
de tramos de la ruta. comunicacin) medidas Crdenas
Que por parte de las comunidades, se incrementen las
Incremento de Atencin y
actividades culturales y sociales (turnos, ferias, actos Enlace comunal(EDT Lic. Silvia Mora
7 1.1.2.3 Externo Me Baja 40 C-D actividades Mitigar aplicacin de
cvicos, celebraciones) en donde utilicen parte del camino de comunicacin) Quirs
comunales medidas
como el espacio para desarrollarlas.
Que se den situaciones de mala relacin entre los Atencin y
Enlace comunal(EDT Denuncias delos Lic. Silvia Mora
20 transportistas y las comunidades por su comportamiento o 1.1.2.3 Externo Mo Media 40 D Mitigar aplicacin de
de comunicacin) involucrados Quirs
caracteres sociales. medidas
Que por alguna razn no se habiliten los caminos alternos Atencin y
No aceptacin Ing. Juan Carlos
9 o parte de estos caminos para evitar el paso por los Caminos 1.2.5.1 Externo S Media 20 C-T Mitigar aplicacin de
dela solicitud Jimnez Ros
centros de San Marcos y San Pablo. medidas
Que por el incremento del polvo y ruido al entorno de la
Incremento en el Atencin y
ruta, se generen afectaciones a la salud de la poblacin o Arq. Hazel
4 Diagnosticos 1.2.2 Interno Mo Baja 10 C-D planteamiento de Mitigar aplicacin de
sean mayores a los ndices y normas ambientales Naranjo Fallas
denuncias medidas
definidas.
Que por efectos de la obra, se requiera incrementar el
Incumplimiento Rediccionamiento
volumen de RCC a colocar en la Presa o bien esta obra Ing. Juan Carlos
6 Diseo 1.1 Interno C Media 10 C-T-D delos trminos de Transferir del proceso de
sea asumida por parte de la Administracin y ejecutada por Jimnez Ros
referencia comunicacin
el ICE.
Atencin y Adm. Sussy
La afectacin u alteracin a bienes inmuebles o muebles Enlace comunal(EDT Ocurrencia de
8 1.1.2.3 Externo Mo Baja 10 C-D Transferir direccionamiento de Caldern
de terceros. de comunicacin) incidentes
los incidentes Arguedas
Que las definiciones en las especificaciones y sus Limitaciones Atencin y
contractuales Transferir direccionamiento de Ing. Juan Carlos
13 alcances jurdicos del cartel de licitacin, limiten el actuar Diseo 1.1 Interno C Media 10 D
para controlar el Jimnez Ros
del Administrador del contrato los incidentes
trasiego el
Comunicacin interna Atencin y
Que por parte de algn miembro del P.H.Pirrs exprese o Informacin Ing. Juan Carlos
15 (EDT de 1.1.1 Interno C Media 10 D Eliminar aplicacin de
comunique situaciones confidenciales de la Organizacin. tergiversada Jimnez Ros
comunicacin) medidas
Contratos y permisos/ Incumplimiento Atencin y
Que alguna de las partes no cumpla con los alcances de Ing. Juan Carlos
19 Convenios 1.2.1 / 1.2.3 Externo C Media 10 C-D de alguna de las Mitigar aplicacin de
los acuerdos, contratos, convenios, permisos o solicitudes. Jimnez Ros
interinstitucionales partes medidas
UBICACIN ELECTRNICA DE ESTE DOCUMENTO EN LA INTRANET

Riesgos identificados de la EDT de comunicacin.

 136

8.9 Anexo 9: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT del proyecto.

 137

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
F06-20.00.002.2005 Versin 1

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
OPN / CT - 20 GERENCIA GENERAL

Registro No. ________

MATRIZ DE ASIGNACIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRE DEL PROYECTO: RUTA DE ACARREO DE MATERIALES
ENCARGADO DEL PROYECTO: ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI
ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO DE RUTA DE ACARREO
Recursos Juan C Jimenez Milena Elizondo Silvia Mora Xiomara Moya Erick Yaniselly Hazel Naranjo Luis D. Arguello Carlos Anderson

Tareas EDT # Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin

Ruta de Acarreo 1 R P P P P P P P
Diseo 1.1 R C C C P P I P
Geometra 1.1.1 R C C C P P I P
Frecuencias 1.1.2 P C C C C C I R
Capacidad de Soporte 1.1.3 R I I I I I I I
Informe de rutas 1.1.4 R C O P P P I P
Mitigacin 1.2 P P P C P R P P
Contratos y permisos 1.2.1 R C C C C C P P
Banco Aleman 1.2.1.1 R I I I I I P I
Banco Improsa 1.2.1.2 R I I I I I P I
Rafael Umaa 1.2.1.3 R I I I I I P I
Ruta La Maquina 1.2.1.4 R O O I I O P O
Diagnosticos 1.2.2 O P P P P R P P
Social 1.2.2.1 I P R I I P P O
Infraestructura 1.2.2.2 I C P I C R I P
Ruido 1.2.2.3 I P P R P P I I
Vibraciones 1.2.2.4 I I P I R P I I
Integracin al GIS 1.2.2.5 I C C I I R I I
Informe de mitigacin 1.2.2.6 I P P I I R P P
Convenios institucionales 1.2.3 R I I I I I O I
CONAVI 1.2.3.1 R I I I I I O I
Direccin de Ingeniera de Trnsito 1.2.3.2 R I I I I I O I
MOPT 1.2.3.3 R I I I I I O I
Adquisicin de materiales 1.2.4 R I I I I I I I
Produccin de agregados 1.2.4.1 P C C I I C C R
Sealizacin horizontal/vertical 1.2.4.2 R C C I I C C C
Ejecucin 1.2.5 P C C I I R C P
Caminos 1.2.5.1 P C C I I P C R
Camino El Balar 1.2.5.1.1 P C C I I C C R
Camino Llobeth 1.2.5.1.2 P C C I I C C R
Camino La Maquina 1.2.5.1.3 P P P I I I O R
Mantenimiento Esperanza-Mata de Caa 1.2.5.1.4 P C C I I C C R
Mantenimiento Bajo San Jos-Esperanza 1.2.5.1.5 P C C I I C C R
Cementerio-El Balar 1.2.5.1.6 P C C I I C C R
Obras 1.2.5.2 P C C I I R C P
Sealizacin horizontal/vertical 1.2.5.2.1 R C C I I C C C
Puente Peatonal Bajo del Ro 1.2.5.2.2 P C C I I R C P
Reforzamiento conduccin acueducto Frailes 1.2.5.2.3 P C C I I R C P
Caseta de autobuses 1.2.5.2.4 P C C I I R C P
Terranova 1.2.5.2.4.1 P C C I I R C P
Entrada Santa Cruz 1.2.5.2.4.2 P C C I I R C P
Aceras 1.2.5.2.5 P C C I I R C P
Tramo La Sierra - San Cristobal 1.2.5.2.5.1 P C C I I R C P
Tramo Santa Cruz - Abejonal 1.2.5.2.5.2 P C C I I R C P
Tramo San Pablo - Montes de Oro 1.2.5.2.5.3 P C C I I R C P
Tramo San Marcos - Mata Caa 1.2.5.2.5.4 P C C I I R C P
Tramo San Carlos - Quebrada Seca 1.2.5.2.5.5 P C C I I R C P
Tramo San Jernimo - Ventana 1.2.5.2.5.6 P C C I I R C P
Senderos 1.2.5.2.6 P C C I I R C P
Tramo La Sierra - San Cristobal 1.2.5.2.6.1 P C C I I R C P
Tramo Santa Cruz - Abejonal 1.2.5.2.6.2 P C C I I R C P
Tramo San Pablo - Montes de Oro 1.2.5.2.6.3 P C C I I R C P
Tramo San Marcos - Mata Caa 1.2.5.2.6.4 P C C I I R C P
Tramo San Carlos - Quebrada Seca 1.2.5.2.6.5 P C C I I R C P
Tramo San Jernimo - Ventana 1.2.5.2.6.6 P C C I I R C P
Mallas de proteccin 1.2.5.2.7 P C C I I R C P
Escuela La Lucha 1.2.5.2.7.1 P C C I I R C P
Escuela San Lorenzo. 1.2.5.2.7.2 P C C I I R C P
Escuela San Carlos 1.2.5.2.7.3 P C C I I R C P
Escuela San Jernimo 1.2.5.2.7.4 P C C I I R C P
Iglesia Bajo San Juan 1.2.5.2.7.5 P C C I I R C P
Iglesia de San lorenzo 1.2.5.2.7.6 P C C I I R C P
Camino a Terrazas 1.2.5.2.7.7 P C C I I R C P
Camino a Quebrada Seca 1.2.5.2.7.8 P C C I I R C P
Guardacaminos 1.2.5.2.8 P C C I I R C P
Tramo La Sierra - San Cristobal 1.2.5.2.8.1 P C C I I R C P
Tramo Santa Cruz - Abejonal 1.2.5.2.8.2 P C C I I R C P
Tramo San Pablo - Montes de Oro 1.2.5.2.8.3 P C C I I R C P
Tramo San Marcos - Mata Caa 1.2.5.2.8.4 P C C I I R C P
Tramo San Carlos - Quebrada Seca 1.2.5.2.8.5 P C C I I R C P
Tramo San Jernimo - Ventana 1.2.5.2.8.6 P C C I I R C P
Reductor velocidad 1.2.5.2.9 P C C I I R C P
Tramo La Sierra - San Cristobal 1.2.5.2.9.1 P C C I I R C P
Tramo Santa Cruz - Abejonal 1.2.5.2.9.2 P C C I I R C P
Tramo San Pablo - Montes de Oro 1.2.5.2.9.3 P C C I I R C P
Tramo San Marcos - Mata Caa 1.2.5.2.9.4 P C C I I R C P
Tramo San Carlos - Quebrada Seca 1.2.5.2.9.5 P C C I I R C P
Tramo San Jernimo - Ventana 1.2.5.2.9.6 P C C I I R C P
Finiquitos 1.3 R C C I I C O P
Obras Finales 1.3.1 R C C I I C O P
Cierre de contratos 1.3.2 R C C I I C O P
Banco Aleman 1.3.2.1 R C C I I C O P
Banco Improsa 1.3.2.2 R C C I I C O P
Rafael Umaa 1.3.2.3 R C C I I C O P
La Maquina 1.3.2.4 R C C I I C O P
Cierre de convenios 1.3.3 R C C I I C O P
CONAVI 1.3.3.1 R C C I I C O P
Direccin de Trnsito 1.3.3.2 R C C I I C O P
MOPT 1.3.3.3 R C C I I C O P
Informe final 1.3.4 R P P I I P P P
UBICACIN ELECTRNICA DE ESTE DOCUMENTO EN LA INTRANET
 138

8.10 Anexo 10: Matriz de roles y responsabilidades de la EDT de comunicacin del proyecto.
 139

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

ORGANIZACIN PARA LA NORMALIZACIN
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
F06-20.00.002.2005

Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
OPN / CT - 20 GERENCIA GENERAL

Registro No. ________

MATRIZ DE ASIGNACIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRE DEL PROYECTO: RUTA DE ACARREO DE MATERIALES (GESTION DE COMUNICACIN)
ENCARGADO DEL PROYECTO: ING. JUAN CARLOS JIMENEZ RIOS
PATROCINADOR: ING. OSCAR LUIS VEGA ANTONINI
ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO DE RUTA DE ACARREO
Recursos Juan C Jimenez Milena Elizondo Silvia Mora Sussy Calderon Hazel Naranjo Luis D. Arguello

Tareas EDT # Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin Clasificacin

Ruta de Acarreo 1 R P P P P P
Gestin de la comunicacin 1.1 P R P P P P
Comunicacin interna 1.1.1 P R C P P P
Coordinacin equipo de trabajo 1.1.1.1 R P P P P P
Informacin personal PHP 1.1.1.2 P R P P P P
Charlas personal involucrado 1.1.1.2.1 P R P P P P
Informacin general de avance 1.1.1.2.2 P R P P P P
Informe Gestin Ambiental 1.1.1.3 P P R P P P
Coordinacin equipo del Proyecto 1.1.1.4 R P P P P P
Comunicacin Obras por Contrato 1.1.1.5 P R P P P P
Seguimiento denuncias comunales 1.1.1.5.1 P P R P P P
Informacin avance contratista 1.1.1.5.2 P R P P P P
Comunicacin externa 1.1.2 P R P P P P
Comunicacin Comunidad 1.1.2.1 P P R P P P
Relacin Comisin Verificacin Comunal 1.1.2.1.1 P P R P P P
Seguimiento San Cristobal - Cristo Rey 1.1.2.1.1.1 P P R P P P
Seguimiento Santa Cruz-La Cuesta- San Antonio 1.1.2.1.1.2 P P R P P P
Seguimiento San Pablo- La Mquina- Montes de Oro 1.1.2.1.1.3 P P R P P P
Seguimiento San Marcos- Mata de Caa 1.1.2.1.1.4 P P R P P P
Seguimiento San Carlos 1.1.2.1.1.5 P P R P P P
Seguimiento San Jernimo- Alto San Juan 1.1.2.1.1.6 P P R P P P
Relacin Propietarios 1.1.2.1.2 R P P P P P
Formalizacin contratos 1.1.2.1.2.1 R P P P P P
Relacin Vecinos sobre la ruta 1.1.2.1.3 P P P R P P
Comunicacin Institucional 1.1.2.2 P R P P P P
Coordinacin instituciones locales 1.1.2.2.1 P P R P P P
Fuerza Pblica 1.1.2.2.1.1 P R P P P P
Ministerio Salud 1.1.2.2.1.2 P R P P P P
Trnsito 1.1.2.2.1.3 P R P P P P
rea de Salud Los Santos 1.1.2.2.1.4 P R P P P P
Relacin MOPT 1.1.2.2.2 R P P P P P
Relacin Defensora de los Habitantes 1.1.2.2.3 P R P P P P
Enlace comunal 1.1.2.3 P P P R P P
Convocatoria 1.1.2.3.1 P P P R P P
Correspondencia 1.1.2.3.2 P P P R P P
Solicitudes 1.1.2.3.2.1 P P P R P P
Solicitudes Proyecto 1.1.2.3.2.1.1 P P P R P P
Solicitudes contratista 1.1.2.3.2.1.2 P P P R P P
Denuncias 1.1.2.3.2.2 P P P R P P
Denuncias Proyecto 1.1.2.3.2.2.1 P P P R P P
Denuncias contratista 1.1.2.3.2.2.2 P P P R P P
Minutas 1.1.2.3.3 P P P R P P
UBICACIN ELECTRNICA DE ESTE DOCUMENTO EN LA INTRANET