Programas de vigilancia

epidemiolgica

Tutorial para instalacin y

ejecucin VN-AX-PPI-02
 Vigilancia epidemiolgica

Recopilacin, anlisis e interpretacin, en forma

sistemtica y constante, de datos especficos
sobre diferentes eventos en salud, para
utilizarlos en la planificacin, ejecucin y
evaluacin de diferentes intervenciones.
Requiere desarrollar la capacidad funcional para
recopilar, analizar y difundir datos de forma
oportuna para que las personas responsables del
mismo, implementen acciones de prevencin y
control eficaces.
 Programas de
vigilancia
Epidemiolgica
Programas
de
prevencin
Estructura

VN-AX-PPI-02
 Cartilla
Contiene marco terico y
desarrollo detallado de
todo el programa, bajo la
estructura del ciclo de
Deming.
 Flujograma

Diagrama de flujo
bajo la estructura
del ciclo de
Deming
Resume el
desarrollo del
programa y ubica
los elementos de
la cartilla en el
ciclo de desarrollo
del programa.
 Sistema de informacin

Plataforma de
registro y
procesamient
o de la
informacin
relevante para
la ejecucin
del programa.
 Productos asociados
Instructivo del sistema
de informacin:
Requisitos de
software
Registro y
procesamiento de
informacin.
Matriz legal
Plataforma
independiente.
 Instructivo sistema de informacin

El documento de instructivo del sistema de

informacin contiene instrucciones
detalladas para la operacin del sistema de
informacin; sin embargo, en la
continuacin de esta presentacin
encontrar un resumen de las instrucciones
que le puede ser til, especialmente para
los usuarios de Excel de nivel intermedio.

VN-AX-PPI-02
 Instructivo sistema de informacin
Elementos comunes
Todos los sistemas de informacin tienen las siguientes pginas:

1. Inicio 7. Registro de
2. Informacin de la trabajadores
empresa 8. Plan integral de
3. Listas propias (accede intervencin
desde la anterior) 9. Seguimiento a
4. Grado de avance del indicadores
PVE 10. Informe gerencial
5. Requisitos legales: 11. Consultas de:
genera una alerta para 1. Tablas de
consultar otra trabajadores
plataforma 2. Planes: pendientes,
6. Cronograma vencidos, todos los
planes. VN-AX-PPI-02
 Instructivo sistema de informacin
Aspectos a resaltar
Se deben identificar los elementos y las variables que
relacionan diferentes hojas del sistema:
Los cargos, sedes y reas se deben registrar
inicialmente en la hoja Listas propias de la
empresa, a la cual se accede desde la hoja
Informacin de la empresa.
Se puede hacer un cargue masivo inicial de
informacin a partir de tablas que tengan el mismo
orden y estructura de la tabla destino. Sugerimos
usar la misma fuente para las diferentes tablas y a
partir de ella elaborar las tablas secundarias segn
las variables solicitadas.

VN-AX-PPI-02
 Como usar los PVEs y PPs (1)

1. Instale los documentos del programa de

vigilancia en la misma carpeta en un solo
computador.
2. Defina quienes van a ser los encargados del
PVE. Ellos sern quienes asuman la
responsabilidad deli ingreso de informacin al
sistema.
3. Lea y comprenda el contenido de la cartilla.
4. Lea el flujograma y verifique la
correspondencia que tiene con los diferentes
captulos de la cartilla.

VN-AX-PPI-02
 Como usar los PVEs y PPs (2)
1. Abra el sistema de informacin y el instructivo
simultneamente y siga el instructivo paso a paso. Para
familiarizarse con el sistema de informacin requiere al
menos una semana de prctica usando una copia del
archivo diferente a la que va a usar de manera definitiva.
Le sugerimos que haga esta copia en una carpeta
diferente a la del PVE y que puede denominar prctica.
NUNCA cambie el nombre del sistema de informacin ni
de alguna de sus pginas.
2. Verifique la relacin existente entre la cartilla y el sistema
de informacin. Hay muchos elementos pre-elaborados
que le permitirn ahorrar tiempo y esfuerzo.
3. Si presenta inconvenientes con alguno de los elementos
por favor comunicarse con:
carlosefrain.cortes@positiva.gov.co
Telfono 1-6502200 ext 10815
VN-AX-PPI-02
 Requisitos del sistema

Microsoft Excel versiones 5.0/95 hasta

2013.
Nota: El sistema de informacin no
funciona con programas compatibles con
Microsoft Excel.

VN-AX-PPI-02
 Notas preliminares

Los archivos fueron desarrollados en Microsoft

Excel, con automatizacin en Visual Basic.
Los nombres de archivo y hojas no deben ser
modificados.
Sin importar la versin de Excel que use, debe
activar o permitir la ejecucin de macros. Si
desea mayor detalle para hacerlo, por favor
consulte el instructivo adjunto.

VN-AX-PPI-02
 Configuracin de pantalla

En caso de ver cortado algn formulario, puede cambiar la

configuracin de su pantalla mediante varias maneras, entre
las que mencionamos:
Reduciendo o ampliando la pantalla mediante la barra de
zoom que se encuentra habitualmente en el extremo inferior
derecho de la pantalla.
Si tiene ratn con botn central, oprimiendo la tecla Control
y simultneamente girando el botn del mouse
Siguiendo la ruta: Inicio / Panel de control / Pantalla /
Configuracin. All mueva la resolucin de pantalla hasta
1.024 x 768 pxeles y de clic en Aceptar.
VN-AX-PPI-02
 Navegacin

El desplazamiento por todo el sistema de

informacin se realiza a partir de la
pantalla inicial, llamada Men.
Todo cuadro de texto de fondo blanco,
letra negra y marco naranja abre la hoja
mencionada en dicho cuadro. En este
instructivo, cada hoja corresponde a un
mdulo. Asegrese de dar click en el
cuadro Inicio de cada hoja, para volver
al men principal.
VN-AX-PPI-02
 Navegacin

Para pasar a un mdulo haga clic sobre el recuadro

con el nombre del mismo. En cada formulario y en
cada hoja que se muestre, tendr disponible un
botn de ayuda para ampliar la explicacin acerca
del diligenciamiento. As mismo desde cada mdulo
(formulario) y desde cada hoja encontrar un botn
Inicio para regresar al men.
Siempre que observe una flecha que dice Sigue,
significa que el formulario se extiende hacia la parte
derecha de la hoja (la flecha es slo de carcter
informativo, no es un vnculo).
VN-AX-PPI-02
 Navegacin

Algunos formularios ocultan Excel

mientras se utilizan, por lo que si requiere
utilizar al mismo tiempo otro archivo en este
programa, debe abrirlo en otra sesin de
Excel para que no se oculte.

VN-AX-PPI-02
 Navegacin

En los formularios que se manejan en ventanas

independientes encuentra los siguientes botones:
Guardar: Graba un registro nuevo.
Ver registro: Permite consultar un registro que haya grabado
previamente.
Modificar: Actualiza la informacin de un registro existente
luego de haberlo consultado con el botn Ver registro.
Limpiar: Deja vacos todos los campos de la ventana para
iniciar un nuevo registro, pero no borra nada de la base de
datos.
Plan de accin: Abre la ventana correspondiente a planes de
accin, para registrarlo.
Inicio: Regresa al men.
VN-AX-PPI-02
 INSTRUCCIONES GENERALES

Dado que la funcionalidad de todos los

sistemas de informacin es la misma, a
continuacin se darn las instrucciones de
manejo de las hojas que son comunes a
todos los Programas de Vigilancia
Epidemiolgica (PVE) y Programas de
Prevencin (PP), y posteriormente se
detallarn solo los aspectos particulares de
cada uno de ellos.

VN-AX-PPI-02
 INSTRUCCIONES GENERALES
Las hojas comunes a todos los programas son:

Inicio Cronograma
Informacin de la Poblacin objeto
empresa Registro de
Listas propias trabajadores
(accede desde la Plan integral de
anterior) intervencin
Grado de avance Seguimiento a
del PVE indicadores
Requisitos legales: Informe gerencial
genera una alerta
para consultar otra
plataforma

VN-AX-PPI-02
 INSTRUCCIONES GENERALES

Adems en la parte inferior de la hoja principal se

encuentran unas opciones de consulta. Las
consultas comunes a todos los sistemas de
informacin son:
Tablas de trabajadores
Planes pendientes
Planes vencidos
Todos los planes.

VN-AX-PPI-02
 Impresin

Todas las hojas, excepto las de formulario (grado de

avance del PVE y plan integral de intervencin) se
pueden imprimir o guardar en formato PDF, segn
conveniencia de la empresa, siguiendo las
instrucciones del paquete de Microsoft Excel.
Recuerde configurar previamente las pginas usando
el men correspondiente, para que su impresin
tenga el nmero de pginas, la orientacin, el
aspecto y otros elementos segn su deseo.

VN-AX-PPI-02
 Hoja INICIO o Men

Al entrar al archivo encontrar el men con el

nombre de los diferentes mdulos que componen
esta herramienta.
Cuando considere que ha diligenciado
suficientemente alguno de los mdulos, marque
con una X la casilla correspondiente a este
mdulo en la hoja men. Esta casilla se
encuentra a la derecha del cuadro de vnculo a
cada mdulo y, al diligenciarla con la X agrega
su valor al porcentaje total de avance de tareas,
formulado en la casilla que se muestra al lado
derecho de su pantalla. VN-AX-PPI-02
 INFORMACIN DE LA EMPRESA

Encontrar un formulario en el que puede diligenciar

los datos que se solicitan, tales como informacin
general de la empresa, equipo de trabajo, poltica y
objetivos del programa.
Algunos de estos datos son utilizados en otros
formularios y documentos, por lo que es importante
que diligencie completa la informacin bsica de la
empresa.

VN-AX-PPI-02
 Informacin general de la empresa

Diligencie los campos de NIT, el

nombre de la empresa, la actividad
econmica, etc.
Son campos de texto que puede
editar posteriormente si se presentan
cambios.

VN-AX-PPI-02
 Equipo de trabajo

El equipo interno de la empresa y el de

asesores externos tienen reas diferentes de
registro.
En ambos casos, la lista de cargos se
obtiene de la que se ingrese en la hoja
listas propias de la empresa, de manera
que all se deben incluir los cargos del
equipo de trabajo y de los asesores junto
con los cargos de la poblacin objeto.
VN-AX-PPI-02
 Poltica de Seguridad y Salud en el
Trabajo

Si cuenta con un archivo de texto lo

puede copiar y pegar en el campo
correspondiente de esta hoja.

VN-AX-PPI-02
 Objetivos

Para los objetivos encuentra modelos

que puede modificar si lo desea. El
enunciado de estos objetivos se
encuentra en la cartilla, tanto para el
general como para los especficos.

VN-AX-PPI-02
 Listas propias de la empresa

Aparte de los botones Inicio y Ayuda hay

uno llamado Listas propias de la empresa,
el cual le permite incluir la lista de sedes,
reas, cargos.
En algunos programas especficos incluye
adems grupos de exposicin similar (GES)
y otras variables especficas de cada
programa.

VN-AX-PPI-02
 Listas propias de la empresa (2)

Si no tiene la informacin completa la puede

ingresar de forma parcial mientras la
consigue.
En esta hoja y otras es importante que no
deje espacios en blanco entre registros en la
columna de la izquierda, para que el
programa no omita informacin en su
funcin de bsqueda.

VN-AX-PPI-02
 Grado de avance del programa

El grado de avance se diligencia en un

formulario que posee tres pestaas: una
para evaluar los requisitos del plan bsico,
otra para los del plan avanzado y la ltima
para cada PVE especfico. Tenga en cuenta el
mensaje con texto de color naranja que
aparece en la parte superior: como se indica,
una evaluacin puede ser modificada
durante tres meses; pasado este tiempo
debe diligenciar una nueva.
VN-AX-PPI-02
Grado de avance del programa (Ayuda)

Las indicaciones especficas sobre el significado de

las opciones A, B, C y D las encuentra en la ayuda.
A (10 puntos), si el criterio se estableci, se implement y se
mantuvo.
B (5 puntos), si el criterio se estableci, se implement, pero
no se mantuvo.
C (3 puntos) si el criterio se estableci, pero no se
implement, ni se mantuvo.
D (0 puntos) no se estableci, no se implement y por lo
tanto no se mantuvo.

VN-AX-PPI-02
 Resultados del grado de avance del
programa

Los valores obtenidos en la calificacin

del grado de avance son llevados al
informe gerencial de manera
automtica.

VN-AX-PPI-02
 Requisitos legales

Para este mdulo al dar clic en el botn le

mostrar un mensaje indicando que se
maneja de manera independiente en otro
archivo, con el fin de unificar los requisitos
de todos los PVE.
Se desarroll una matriz de requisitos
legales en una plataforma independiente, la
cual se accede mediante Posipedia.
Si desconoce la ruta de acceso por favor
consulte a su asesor. VN-AX-PPI-02
 Cronograma

En este formulario encontrar el

cronograma de actividades para el
ao que elija en Perodo de gestin,
dividido por meses y semanas. En
cada celda seleccione si la tarea est
programada (P), se reprogram (R) o
ya se ejecut (E).

VN-AX-PPI-02
 Cronograma

Puede dejar filas en blanco si no ha

contemplado an la realizacin de la
actividad enunciada.
Los indicadores al final de cada mes y
el ao solo se calculan sobre las
casillas que han sido diligenciadas con
P, R o E, y el porcentaje anual es
el que se lleva al informe gerencial.
VN-AX-PPI-02
 Poblacin objeto

En este formulario la columna de rea

consulta informacin previamente digitada
en las listas propias de la empresa.
Debe registrar el nmero de trabajadores
expuestos al riesgo de cada rea y puede
ver la distribucin porcentual y el nmero
total de expuestos, para efectos de
priorizacin, entre otros.

VN-AX-PPI-02
 Listas propias de la empresa

En esta hoja puede registrar las reas,

sedes y otras variables que servirn
para alimentar los campos que tienen
validacin en otras hojas.

VN-AX-PPI-02
 Registro de trabajadores

En esta hoja se registra la informacin de los

empleados para su posterior ingreso en las
hojas propias de cada programa de
vigilancia.
Tenga en cuenta que si posee esta
informacin en otro archivo, para el cargue
inicial de informacin puede copiarla y
pegarla (slo valores) manteniendo el orden
de las columnas y las categoras
predefinidas (por ejemplo, Sexo: Femenino /
VN-AX-PPI-02
 Registro de trabajadores

Segn el tipo de programa, algunos de ellos

tiene una columna estado que se puede
cambiar entre activo e inactivo segn el
empleado se encuentre o no vinculado
actualmente a la empresa. En otros casos
simplemente debe eliminar la fila del
empleado que se retire del programa pero
debe tener en cuenta que al eliminarlo se
pierden los registros individuales de esta
persona.
VN-AX-PPI-02
Plan integral de intervencin o Plan de
accin

En esta ventana puede registrar los

planes de accin, indicando de dnde
provino, es decir, la fuente.
Cuando lo desee, puede consultar los
planes vencidos, los que estn
pendientes de hacer (vencidos o por
vencer) o todos los planes (incluye
ejecutados, en proceso y pendientes).
VN-AX-PPI-02
 Seguimiento a indicadores
Aunque se dan algunos indicadores
sugeridos, recuerde que debe completar su
informacin.
Tambin puede crear sus propios indicadores
y hacerles seguimiento mes por mes.
La cartilla le instruye sobre la formulacin de
indicadores segn su categora.
Para ver la grfica debe dar clic primero en
Calcular resultados y luego en Ver
grfica. Le mostrar el valor de cada mes,
su relacin con la meta y la lnea de VN-AX-PPI-02
 Informe gerencial

En este formato se consolida toda la

informacin del programa de vigilancia.
Una vez consignada toda la informacin
permite resumir la gestin y presentarla de
forma sencilla a otras instancias.
Las casillas con sombreado gris y las grficas
estn formuladas para traer informacin de
otras hojas.
Solo debe diligenciar las casillas no
sombreadas. VN-AX-PPI-02
 Informe gerencial

Para diligenciar el informe gerencial

empiece por colocar la informacin de
periodo y ao, que se encuentra en la
franja anaranjada superior.
La hoja consulta la informacin de
Responsable, rea y Cargo
segn lo registrado en la hoja de
Informacin de la empresa.
VN-AX-PPI-02
 Informe gerencial

Pase al grado de avance en la gestin

de riesgo en las columnas Porcentaje
periodo anterior y Metas y digite el
valor en cada una de las etapas con
sus respectivas metas; ahora dirjase
al cronograma de actividades en la fila
Metas de ejecucin y registre el
valor acordado como meta.
VN-AX-PPI-02
 Informe gerencial

Para finalizar el registro, escriba en el campo

de anlisis, logros y avances el texto que
considere adecuado segn los valores que
revela el informe.
El botn Plan de accin lo lleva al
formulario correspondiente segn lo
explicado con anterioridad.
El botn Inicio lo regresa al men principal.

VN-AX-PPI-02
 Consulta de trabajadores

En esta seccin podr generar tablas

y grficas dinmicas con la
informacin registrada de los
trabajadores (para describir su perfil
sociodemogrfico y ocupacional).
En el instructivo anexo puede
encontrar instrucciones de utilidad
para generar grficas y tablas
dinmicas. VN-AX-PPI-02
 Consultas

Para las consultas estn los botones de Ver

planes pendientes, Ver planes vencidos y
Ver todos los planes.
Cuando se solicita la opcin de ver todos los
planes, encuentra hacia el costado derecho
de la hoja una grfica que le muestra la
informacin de cules planes estn
pendientes, cules en ejecucin y cules ya
fueron ejecutadas.
VN-AX-PPI-02
 Instrucciones especficas para cada
PVE
Cada uno de los programas de vigilancia o
de prevencin tienen adems, hojas y
registros particulares que requieren
instruccin particular.
Por favor consulte cada uno de ellos. En el
instructivo que acompaa cada paquete de
programa puede consultar el ndice al inicio
del documento para acceder rpidamente a
l.
VN-AX-PPI-02
MUCHAS
GRACIAS