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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro

Nacional de las Personas

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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Organismos Cooperantes

AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)

María Elena Gutiérrez - Coordinador General
Miriam Arredondo - Responsable de Programa de Gobernabilidad Democrática
Allan Oviedo - Técnico de Programa de Gobernabilidad Democrática

AGENCIA SUECA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (ASDI)

Ann Stodberg- Representante

PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)

José Manuel Hermida – Representante Residente
Edo Stork - Representante Residente Adjunto
Dina Salinas - Especialista en Gestión
Sergio Membreño – Coordinador del Área de Gobernabilidad
Fernando Lezama – Asesor Técnico Principal

Registro Nacional de las Personas

DIRECTORIO

Jorge Arturo Reina García - Director General
Gerardo Martínez - Sub Director Técnico
Manuel Sagastume - Sub Director Administrativo

JEFES DE DEPARTAMENTOS

Nelson Barahona – Administrador General del RNP
Ángel Mauro Amaya – Pagador Especial del RNP
Florisel Bustamante – Jefe del Departamento de Contabilidad
Julia Mayorquin – Jefe del Departamento de Auditoria Interna

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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

EQUIPO CONSULTOR

PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DEL RNP

Fernando Lezama – Coordinador
Fátima Cruz – Consultora encargada de la Elaboración del Manual
Nancy Guerra – Consultora para la Modernización de la Administración de Recursos Humanos
del RNP y Procesos Internos

PROYECTO GENERACIÓN DE CAPACIDADES PARA LUCHAR CONTRA EL SUBREGISTRO
EN HONDURAS

Dora Matamoros - Coordinadora
Fátima Cruz – Consultora encargada de la Implementación del Manual
Fátima Izaguirre – Administrativa/Financiera

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 2.1.1..3 Organigrama de la Administración General…………………………………………………………………………….1 Formulación Presupuestaria………………………………………………………………………………………………….1..3 Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuestario.1.1..1.1.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP……………………………………………………………………………………………………………………………….2..2 Evaluaciones del POA-Presupuesto……………………………………………………………………………….7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias ……………. 14 1.2 Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras…………………………………………………………………………………………………….5 Flujograma del Proceso de Formulación de las Modificación Presupuestaria en el RNP………. 20 2.1. 27 3.9 Programación de Cuotas de Compromisos …………………………………………………………………………….2.1.3.1. 33 3.1.1 Jurisdicción y Competencia del RNP …………………………………………………………………………………… 10 1.2 Ley del RNP………………………………………………………………………………………………………………………… 10 1.2 Funciones del Sub Director Administrativo……………………………………………………………………………… 17 2.5 Organigrama de Pagaduría Especial………………………………………………………………………………………… 20 2.1 Uso y Obligatoriedad del Manual……………………………………………………………………………………….1 Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual…………………………………………………………… 26 3.3 Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos…………………………………………………… 13 1. 18 2. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CONTENIDO Pag. Controles Internos del Área Administrativa………………………………………………………………………….6 Formato para remitir solicitud de Modificación a SEFIN……………………………………………………….5 Contenido del Manual………………………………………………………………………………………………………… 14 CAPITULO II.4 Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera…………………………………………………. 18 2.3.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP …………………………………………………………………. 13 1..1.. 26 3.3 Vigencia del Manual…………………………………………………………………………………………………………… 14 1.8 Funciones de Contabilidad……………………………………………………………………………………………………… 22 2. CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION 1.10 Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADIC………………………………………………………… 24 CAPITULO III.7 Organigrama de Contabilidad………………………….4 Modificaciones al Manual………………………………………………………………………………………………….1. 13 1.3.1 Organigrama Administrativo…………………………………………………………………………………………………… 17 2.1. 27 3.. Proyectos Cooperantes 12 1.1.3.3 Objetivos del RNP ………………………………………………………………………………………………………………... 13 1. 15 2.1. 34 3.2 Propósito del Manual…………………………………………………………………………………………………………...…… 12 1.9.6 Funciones de la Pagaduría Especial………………………………………………………………………………………….2.1.……………………………………………………………………… 21 2.1.1.1 El Registro Nacional de las Personas 10 1. 11 1... GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGO 3.1. 22 2. 11 1.4 Funciones del Administrador General……………………………………………………………………………………. 37 4 .1.3.1. 30 3.1. 35 3.8 Flujograma para el proceso de Formulación…………………………………………………………………………… 37 3.……….…………………….4 Funciones del RNP …………………………………………………………………………………………………………….

2 Apertura de propuestas técnicas y económicas……………………………………………………………………….3 Políticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos…………………………………………………… 48 3. 39 3. negociación y registro de contratos………………………………………………………………….………………………………………………………………………………… 42 3.………………………………. 38 3..………………………………………………. Materiales y Equipo con Financiamiento 57 Externo………………………………………………………………………………………………………………………………….9 Recursos de Revisión………………………………………………………………………………………………………………. 39 3. 60 4..3. 62 4. 59 4.3. Materiales y Equipo……………………………………………. 61 4.10 Archivos documentales…………………………………………………………………………………………………………… 62 4.2.3.2.2 Documentos de soporte para pagos……………………………………………………………………………………….2. Bienes.11 Inconformidades y Disputas……………………………………………………………………………………………………. 40 3.6 Procedimiento para pago de Servicios Públicos y Mensajería……………….2.2 Procedimiento para pago de planilla……………………………….6 Recepción de productos………………………………………………………………………………………………………….2.. 66 4. 48 3.5 Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Internacional……………………………. 43 3. 40 3.………………………………………………… 42 3.9 Procedimiento para pago de Servicios.5 Requisitos previos al pago de Alquileres.3 Ejemplo Formato de Autorización de Pagos…………………………………………………………………………….4 Procedimiento de pago de Horas Extras……………. 55 3..3.2.3.2.2.3.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros ………………………………………… 47 3..…………………………………………………….1 Políticas para elaboración de planillas…………………………………………………………………………………….2. 62 4.1.8 Procedimiento para pago de Viáticos……………………………….7 Conformación de la Comisión Evaluadora………………………………………………………………………………. 50 3.2.2.2 Procesos de Pagos…………………………………………………………………………………………………………………..10 Contratación Directa……………………………………………………………………………………………………………… 68 5 .…………………………………………………………..………………………………... 45 3. 60 4. CAPITULO IV. 48 3.8 Evaluación de ofertas……………………………………………………………………………………………………………… 61 4.8 Flujo grama de proceso de compra por Comparación de precios………. 59 4.9 Flujo grama para selección de consultores individuales Nacionales o Internacionales ……… 67 4...………. 44 3.7 Consideraciones para pago de Servicios Públicos y Mensajería……………………………………………….3.2.3. 63 4.2.8 Ejemplo de Formatos para Gestión Presupuestaria……………………………………………………………….3. 60 4.4 Llamado a licitación………………………………………………………………………………………………………………… 60 4. 51 3.…………………………………………………… 44 3.2.2.………………………………………….1 Procedimiento para pago de Bienes.6 Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Nacional…………………………………… 64 4.4 Montos y Modalidades de contratación y/o adquisición………………………………………………………. 60 4...2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones……………………………………………………….2.11 Políticas para pago de consultores………………………………………………………………………………………….………………. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.5 procedimiento para pago de Vacaciones……………………….5 Negociación y adjudicación…………………………………………………………………………………………………….……………………………………………….3 Políticas para pago de Horas Extras………………………………………………………………………………………… 51 3.. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 4.3 Código Ética y Medidas de Prevención de Fraude y Corrupción.3 Adjudicación..1 Lista Corta………………………………………………………………………………………………………………………………. 62 4.9 Políticas aplicables al pago de viáticos…………………………………………………………………………………….2.7 Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Privada ………………………………………………… 65 4.2.10 Flujograma para solicitud de cuotas de compromisos .. 54 3.4 Procedimiento para pago de Alquileres……………………………….2.2.6 Políticas sobre pago de Vacaciones………………………………………………………………………………………… 53 3. 59 4.2.7 Tabla de tiempos estimados para realizar un pago ………………………………………………………………..2. 59 4.1 Funciones de la Unidad de Compras……………………………………..……………………………………………………… 52 3.

95 6.10 Ejemplo de Control de Cheques en Transito…………………………………………………………………………… 94 6. 74 5.1 Tipos de Registro…………………………………………………………………………………………………………………….2 Procedimiento para administración de TGR para registro de Ingresos……………………………………. 91 6..3 Políticas contables adoptadas………………………………………………………………………………………………….1.1 Fuentes de Financiamiento Interno………………………………………………………………………………………… 78 5.1.4 Bajas y Transferencias de Bienes……………………………………………………………………………………………. 83 5.6 Informe de Ingresos……………………………………………………………………………………………………………….2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5.4 Ejemplo de Balanza de Comprobación……………………………………………………………………………………. 82 5.1. 73 5.5 Formato de Reporte Diario de Ingresos por servicios…………………………………………………………….1. 70 5..3. 72 5.1. 71 5. 89 6. 78 5.4 Aspectos a considerar para capacitar a Registradores Municipales………………………………………… 90 6.1 Control de Calidad de procesos contables……………………………………………………………………………….1.3 Descripción de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento………………………………………………….3 Clasificador de Organismos Financieros………………………………………………………………………………….2.1 Políticas sobre Administración y Control de Bienes……………………………………………………………… 101 7.1 Custodia y Asignación…………………………………………………………………………………………………………….1. 78 5. 102 6 .3 Mantenimiento……………………………………………………………………………………………………………………….8 Ejemplo Estructura de Estados Financieros…………………………………………………………………………….1.3 Catalogo de Cuentas………………………………………………………………………………………………………………..2 Seguros…………………………………………………………………………………………………………………………………… 101 7.2.2 Normas contables…………………………………………………………………………………………………………………… 71 5. 86 6.4.12 Funciones del Personal de Pagaduría……………………………………………………………………………………… 96 CAPITULO VII.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario)………………………………………………………………………………… 81 5.1. 91 6..8 Procedimiento para registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP……………………………………… 92 6.1 Principios de Contabilidad generalmente aceptados…………………………………………………………….5 Archivo de Partida Contable…………………………………………………………………………………………………… 75 5.2.1 Políticas sobre Ingresos…………………………………………………………………………………………………………… 86 6..2.2.7 Estados Financieros………………………………………………………………………………………………………………… 75 5.2 Manejo de los Registros Contable y Registro Administrativo…………………………………………………. 80 5.6 Ejemplo Movimiento de Cuenta (Libro Mayor)……….7 Formato de Reporte de Ingresos propios por mes ..3.…………………………………………………………….1.1. 75 5. 93 6.1.1 Políticas Contables………………………………………………………………………………………………………………….2.3.………………………………………………………….1.1. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO V.2 Catálogos de Cuenta……………………………………………………………………………………………………………….9 Devoluciones de Efectivo………………………………………………………………………………………………………. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL 6.2 Fuentes de Financiamiento Externo………………………………………………………………………………………… 79 5.1. 101 7..1.1 Políticas y Normas para uso de la Pagaduría…………………………………………………………………………. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7.3.4 Factores a considerar en la Información Financiera……………………………………………………………….2. 83 5.1. 75 5.3.1.1.5 Inventario Físicos y Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles……………………………………………. 84 CAPITULO VI. 79 5.4.11 Ejemplo de Nota para anulación de cheques………………………………………………………………………….. 88 6. 70 5.2.2 Registros contables y soporte administrativo………………………………………………………………………… 72 5.1.3.9 Proceso contable……………………………………………………………………………………………………………………..6 Libro Mayor……………………………………………………………………………………………………………………………. 90 6.. 101 7. 101 7..3 Formato de entrega de TGR a nivel Nacional………………………………………………………………………….4 Proceso de Operaciones Diarias……………………………………………………………………………………………… 74 5.

127 10.. 120 CAPITULO XIX.4 Políticas sobre manejo de almacén………………………………………………………. 126 10. 102 7.6 Procedimiento para Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles…………………………………………….1..12 Sistema Informático del RNP para Proveeduría……………………………………………………………. 124 CAPITULO X. 118 8..1. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7.2 Análisis de la Modificación…………………………………………………………………………………………………… 126 10.... 111 8.2 Relación Unidad de Bienes y Contabilidad……………………………………………………………………………... 128 7 . 123 9..……...…….1.. 106 7.………………………………………………………… 115 8..2.2 Funciones de recepción y despacho de materiales…………………………………………………………….1.…….1 Funciones Generales de Auditoria………………………………………………………………………………………….6 Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores…………………………………….……………..1.11 Procedimiento para matricula de vehículos……………………………………………………………………………. 126 10.. 103 7.……………… 117 8.7 Formato para modificación del manual………………………………………………………………………………….……………………. 114 8. 107 7....7 Ejemplo de formato para requisición de materiales …. 109 CAPITULO VIII.2..10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes……………………………………………………………………….10 Ejemplo formato de reporte de existencias por debajo cantidades mínimas……………. 106 7.5 Procedimiento para requisición de Materiales a Proveeduría……………………………………….8 Ejemplo formato para levantar inventario físico en almacén……………………………………………….1 Modificaciones del Manual…………………………………………………………………………………………………….2 Marco Legal………………………………………………………………………………………………………………………… 123 9..…...6 Formato para la solicitud de modificación del manual……………………………………………………………. 108 7.. 122 9. 124 9.....2 Funciones de Encargado de Bienes………………………………………………………………………………………. PROVEEDURIA 8.9 Procedimiento para Descargo de Bienes………………………………………………………………………………….………….1....... 116 8.1 Ejemplo para registro y control de terrenos……………………………………………………………………………. 107 7.……………………………… 112 8..1 Funciones Generales de Proveeduría……………………………………………...5 La organización……………………………………………………………………………………………………………………..3 Notificación de las Modificaciones…………………………………………………………………………………………..4 Independencia……………………………………………………………………………………………………………………….………… 112 8.5 Plan de Actualización y mejora del Manual…………………………………………………………………………… 126 10. 119 8. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUAL 10.3 Funciones de Almacén……………………………………………………………………………………………….3 Estructura……………………………………………………………………………………………………………………………….7 Ejemplo Acta de Cargo…………………………………………………………………………………………………………….4 Archivo de las Modificaciones………………………………………………………………………………………………… 126 10.11 Ejemplo Formato de Inventarió Físico………………………………………………………………….8. 111 8..9 Ejemplo formato de comprobante de entrega de materiales………... AUDITORIA INTERNA 9.. Ejemplo de control y mantenimiento de Mobiliario y Equipo………………………………………………… 104 7. 114 8..

deducciones y retenciones de impuesto sobre la renta. con una adscripción determinada y respaldada presupuestariamente. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS RNP Registro Nacional de las Personas AECID Agencia Española para la Cooperación Internacional PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ASDI Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional LEY Ley del RNP y sus reformas MANUAL Manual Administrativo SIAFI Sistema Integrado de Administración Financiera CONTRATO Convenio escrito por el cual una persona se compromete con otra a prestar un servicio a cambio de una remuneración. el sueldo devengado. fecha de ingreso y unidad administrativa que pertenece. TSC Tribunal Superior de Cuentas 8 . PLANILLA Es el registro impreso o digital de la remuneración de todos los empleados. en el mismo se refleja. PLAZA Es la posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un empleado a la vez.

ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN 9 . ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN CAPITULO I 1. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 1.

con personalidad jurídica. por el voto afirmativo de los dos tercios de la totalidad de los Diputados del Congreso. ratificado constitucionalmente el 23 de septiembre del año 2003. 31. 108-2007 se aprobaron las Reformas a la Ley del Registro Nacional de las Personas y fueron publicados en la Gaceta No. 62-2004 se aprobó la Ley del Registro Nacional de las Personas.1 El Registro Nacional de las Personas El RNP es el ente especializado e independiente del estado creado para planificar. desde su nacimiento hasta su muerte.1. 1. tendrá a su cargo el registro de todos los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales. electos por el Congreso Nacional por un período de cinco años. En ese sentido. acorde a la estructura que indica la misma. la complejidad y avances de las sociedades modernas ha sido más dinámica y requiere mayor capacidad institucional para dar respuesta a las nuevas demandas de protección del registro e identidad de las personas. el sistema integrado del Registro Civil e Identificación Nacional de las Personas naturales y proporcionar permanentemente al Tribunal Supremo Electoral (TSE).1 Jurisdicción y Competencia del RNP El RNP. Mediante Decreto Legislativo No.607 de fecha 15 de mayo del año 2008. que regula lo concerniente al RNP. conformándose el Registro Nacional de las Personas. sin costo alguno.2 Ley del RNP El Congreso Nacional de la República mediante Decreto No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 1. toda la información necesaria para que éste elabore el censo Nacional Electoral. como un organismo autónomo. 154-2003. la emisión de los documentos de identificación y medios necesarios para su participación en la vida ciudadana y social del país. Su función de registrar e identificar a las personas conlleva una serie de derechos que el Estado tiene la obligación indelegable de proteger con las herramientas que tenga a su alcance. reformaron los artículos 54 y 55 de la Constitución de la República. dirigir. técnica e independiente.1. organizar. administrado por un Director y dos Subdirectores. 10 . mediante Decreto Legislativo No. así como. 1. de forma exclusiva y con la más alta seguridad. desarrollar y administrar.

para la inscripción de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales hondureñas y extranjeras en su caso. en la forma y procedimientos que establece la Ley Electoral y de las Organizaciones Políticas. genéticas y de cualquier otra naturaleza. conservación. esta Ley y sus Reglamentos. seguros y confiables.3 Objetivos del RNP a) Garantizar la veracidad de la inscripción de los hechos y actos relacionados con la existencia y el estado civil de las personas naturales. f) Crear y poner en práctica sistemas técnicos. actualizada y permanente. j) Aplicar tecnologías avanzadas.1. protección y divulgación de datos e información de las personas naturales. toda la información sobre el estado civil de las personas naturales. la información necesaria para elaborar el Censo Nacional Electoral. mediante su correcta inscripción e identificación. 11 .1. e) Mantener en forma permanente y actualizada. i) Formar técnica y profesionalmente. h) Asesorar e informar a todas las instancias del Gobierno en materia de registro civil y de identificación de personas naturales. b) Registrar los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales. organizar y reglamentar los procedimientos. c) Registrar los actos jurídicos que modifiquen. así como las resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran y que sean susceptibles de inscripción. g) Suministrar al Tribunal Supremo Electoral (TSE) en forma oportuna. forenses.4 Funciones del RNP a) Planificar. el personal requerido por el Registro Nacional de las Personas (RNP) y administrar la Carrera Registral. relacionadas con la inscripción de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales y su identificación. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 1. para la recolección. reponerlos o rectificarlos según sea el caso. procesamiento. 1. b) Velar por el respeto y el ejercicio pleno de los derechos inherentes a la persona natural. d) Emitir los documentos que identifiquen a las personas naturales. complementen o cancelen las inscripciones de nacimiento o naturalización y efectuar las anotaciones correspondientes. biométricas. y d) Promover la disciplina y cultura registral. c) Coadyuvar al fortalecimiento de la democracia.

y. mejorar la inclusión y cohesión por medio de la identificación ciudadana de jóvenes. para incorporar medios y técnicas más estrictos en función de salvaguardar el registro y la identidad de las personas. agilizar. Así mismo.2. procedimientos y acciones iniciadas a partir de los proyectos. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas k) Elaborar y proporcionar a las instituciones públicas y privadas y a las personas naturales que lo soliciten. optimizar y racionalizar el uso de los recursos técnicos. 12 . tomando en cuenta que el éxito de la asistencia técnica y el acompañamiento se valoran a partir de la institucionalización de los procesos. eficiente y eficaz para la ejecución de las políticas y objetivos institucionales. la información y estadísticas generadas por el Registro Nacional de las Personas (RNP). se propuso avanzar en la aplicación y uso de procedimientos coherentes con las exigencias del contexto actual en materia registral y de identificación. productividad y eficacia y así mismo documentar. humanos. se realizará el diseño de propuestas alternativas con el propósito de contribuir al proceso de fortalecimiento del RNP mediante una modernización organizacional para fortalecer las capacidades institucionales a fin de transformarla en una institución ágil. a favor de la inclusión de diferentes actores tanto del Estado como de la Sociedad Civil. personas con discapacidad y participación en territorios de mayor exclusión social y ampliar las alianzas estrategias. Es por eso que este proyecto forma parte del plan estratégico de modernización del RNP. con el apoyo de ASDI y AECID. es importante rescatar la apropiación de estos procesos por parte de la institución.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP En el año 2010 a través del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP el PNUD. mujeres. Considerando la complejidad de las funciones del RNP se diseñó una estrategia integral en la que cada uno de estos componentes de acción se interrelacionan y refuerzan mutuamente. La falta de controles y procedimientos adecuados en los principales procesos que tiene a cargo el RNP es una importante fuente de atrasos y dificultades que se presentan al ciudadano al momento de hacer uso de los servicios registrales y de identificación. asegurando el logro de los objetivos propuestos. de ahorro. superando el acompañamiento especifico al RNP. financieros y materiales. En ese sentido. m) Las demás que sean necesarias para alcanzar su finalidad y objetivos 1. l) La emisión de los documentos oficiales de identificación personal.2 Proyectos Cooperantes 1. es por eso que con el propósito de incrementar los niveles de desempeño organizacional.

3. y se sustenta en la Ley de RNP y sus Reformas.2 Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras En el año 2012. análisis del marco legal que fundamenta y dirige las acciones del RNP.2 Propósito del Manual Este Manual de Políticas y Procedimientos tiene el propósito de presentar los términos. y la Ley de Compras y Contratación del Estado y su Reglamento.3. administración y ejecución de los fondos nacionales del RNP. en continuidad con la primera fase antes mencionada a través del Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en un apoyo bilateral al RNP y con el propósito de seguir apoyando el fortalecimiento institucional de dicha institución.1 Uso y Obligatoriedad del Manual El Manual Administrativo es de uso obligatorio para toda la estructura administrativa del RNP. 13 . 1. • Elaboración del reglamento interno de trabajo del RNP • Manual de inducción. 1. condiciones y procedimientos que regirán la gestión. 1. actualización del manual de descripción de puestos con desglose de funciones y perfil requerido. La Ley de Administración Pública y su Reglamento. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Con este proyecto se elaboraron los siguientes manuales: • Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos • Manual de Organización y Funciones. • Manual de evaluación del desempeño. • Diseño de la escala salarial • Manual de políticas y procedimientos del registro civil e identificación para minimizar la problemática identificada en la ejecución de los procesos actuales. La Ley del SIAFI.2.3 Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos 1. se realizó consultoría para garantizar la aprobación e implementación del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del RNP.

y la Ley de Compras y Contratación del Estado y su Reglamento. todos los procedimientos y funciones descriptos en este Manual podrán ser revisados y modificados para adaptarlos a las circunstancias del RNP y/o facilitar su ejecución exitosa. terminándose la versión final en enero del 2013 para aprobación del Directorio. La Ley de Administración Pública y su Reglamento. 1. Una vez aprobado por el Directorio. Ley Orgánica de Presupuesto. fue necesario actualizar el mismo. Su contenido normativo está basado en los aspectos operativos identificados en la Ley de RNP y sus Reformas. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 1. gasto operativo.) Los procedimientos de adquisiciones a ser usados para cada método de adquisición. La responsabilidad fiduciaria del RNP. 14 . En el Manual se desarrollan los siguientes temas: La descripción de la estructura organizativa de la Administración General del RNP y de sus funciones. La sujeción al “Código de Conducta Ética del Servidor Público” aplicable. no se aprobó en ese momento. sin embargo.3 Vigencia El presente Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Directorio del Registro Nacional de las Personas y regirá durante toda la vida del RNP. Dentro de ese mismo marco se han definido las políticas de administración de acuerdo a la práctica y a las características propias del RNP.4 Modificaciones del Manual Este Manual se elaboró en el año 2011. Dichas modificaciones deberán ser aprobadas por del Directorio del RN 1. compras menores. Licitaciones. Debido a nuevas directrices aprobada por la Secretaria de Finanzas. La Ley del SIAFI. etc.3. Los mecanismos internos de adquisiciones.3.3.5 Contenidos del Manual La estructura del Manual responde al Ciclo Administrativo-Financiero del presupuesto Nacional. Los flujogramas de procesos administrativos del RNP (Procesos de pagos. planillas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 15 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 2.

VII. para el oportuno pago de remuneraciones y aplicación de descuentos al personal. Dirigir y evaluar la operación del Sistema de Nóminas. Dictar. materiales. Normar el funcionamiento de las Capacitación. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 2. V. Determinar y operar los importes derivados de las deducciones y retenciones al personal efectuadas por el RNP y coordinar su entero en favor de terceros a los que les correspondan. Instruir. Dirigir la administración de los recursos humanos. respecto a la cobertura oportuna y correcta de las obligaciones fiscales de carácter local.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP Funciones Generales de la Estructura Administrativa I. Determinar los mecanismos para elevar la productividad del personal y hacer eficiente la operación de las áreas de la Institución. así como los Instructivos de Operación correspondientes a la Institución. IV. Establecer conjuntamente con la Dirección General. VIII. Establecer el otorgamiento de un servicio de Salud a los empleados del RNP. los criterios para la realización de estudios técnico-administrativos en materia de estructura orgánica y procedimientos. XI. programas y proyectos en base a los presupuestos correspondientes a la Dirección y someterlos a consideración de la Dirección General para su aprobación. considerando la normatividad vigente aplicable a la materia. 16 . estableciendo y evaluando el Sistema de Administración de Sueldos y Salarios de mando superior. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO II 2. Coordinar la actualización e integración de los Manuales de Organización y de Procedimientos. medio y homólogos. II. así como las que se tienen con las Instituciones de seguridad social generadas por las relaciones laborales. XII. planeando. normas y sistemas para la administración y desarrollo de los recursos humanos y las relaciones laborales del RNP. VI. X. IX. III. Establecer planes. promover y vigilar la aplicación de las políticas. así como la Comisión de Seguridad e Higiene y coordinar el funcionamiento de las mismas. Autorizar los sistemas de estímulos y recompensas conforme a la normatividad correspondiente y las Condiciones Generales de Trabajo. técnicos y financieros asignados a la Dirección y establecer las medidas necesarias para su optimización y racionalización.

1. XV. Presentar propuestas y proyectos de modernización y mejoramiento administrativo de las áreas que conforman la Estructura Administrativa. Evaluar mensualmente la ejecución presupuestaria y financiera. de conservación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. Diseñar y una vez aprobados. bienes y patrimonio de la Institución. Organigrama No. almacenaje y abastecimiento de recursos materiales y obras. Establecer los planes y programas anuales de adquisiciones.1. XIV. Coordinar la elaboración de los informes presupuestarios trimestrales y presentarlos al Director. poner en ejecución los instructivos. 17 . formatos y manuales administrativos del RNP Llevar un registro permanente y actualizado de las operaciones.1 Organigrama Subdirección Administrativa RNP 2. así como los correspondientes a la prestación de los servicios generales de apoyo a las diversas áreas del RNP. Coordinar la elaboración del anteproyecto del Presupuesto Anual del RNP. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas XIII. 1 2. debiendo rendir el informe correspondiente al Director.2 Funciones del Subdirector Administrativo Planificar. coordinar. Ejercer el control de todos los procesos administrativos. Las actividades administrativas del RNP se realizan a través de una Estructura Organizativa. para la aprobación del Directorio y dirigir su instrumentación. supervisar y dirigir los asuntos del área administrativa de la Institución.

Planificar. organizar.3 Organigrama de la Administración General Organigrama No.1. en lo que respecta a su área de acción. 18 . de adquisiciones y contrataciones y. controlar y dirigir la organización encargada de llevar a cabo las labores administrativas y financieras. Promover la prestación de servicios por parte de la Institución Informar trimestralmente al Director de las actividades administrativas bajo su responsabilidad Dirigir y coordinar el Comité de Compras del RNP. 2 2. 2.4 Funciones del Administrador General Elabora el Presupuesto Anual de la Institución Realizar los procesos de pagos de todos los bienes y servicios adquiridos por el RNP. de programar y dar seguimiento a las actividades del presupuesto del RNP. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Velar por el cumplimiento del Reglamento Interno y Manual de Funciones de la Institución.1.

y anuales y presentarlos a la Secretaria de Finanzas y a la Secretaria de Planificación. 19 . datos para elaboración de contratos. y de conformidad con prácticas apropiadas de carácter administrativo. para efectuar los pagos correspondientes a las actividades del POA y Plan de Compras. Generar el pre compromiso. Aprobar los pagos a proveedores y personal. en el SIAFI. de acuerdo a las disposiciones de Ley y asegurar la disponibilidad de fondos dentro de dicha cuenta. Administrar las cuentas y libretas del RNP. Preparar los documentos de licitación y selección para concursos. financiero. informes de evaluación. enmiendas. Ya sea vía SIAFI o vía Cheque. calificación y evaluación lista corta de consultores. criterios de selección. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Mantener un sistema de gestión financiera de forma adecuada para reflejar las operaciones. Elaborar los informes de ejecución trimestrales. recursos y gastos relacionados con el presupuesto del RNP Preparar los Planes de Compras y Contrataciones Anuales Apoyar la ejecución de las actividades del POA y Plan de Compras con la debida diligencia y eficiencia. resúmenes ejecutivos de los subcomponentes. compromiso y devengado. Así como cualquier otro documento necesario para la adquisición de bienes y servicios bajo el presupuesto del RNP. Ser contraparte de las auditorías realizadas la institución´. técnico. aclaración de los documentos de selección.

Emitir los cheque de proveedores y servicios. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 2. y una constante comunicación con los registros civiles municipales.5 Organigrama Pagaduría Especial Organigrama No. Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.1.1. Recaudar los ingresos provenientes de la venta de servicios. Participar en los procesos de auditoría de los entes contralores del Estado.6 Funciones de la Pagaduría Especial Establecer políticas y procedimientos para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Pagaduría. 3 2. Ejercer la función de pagador del RNP 20 . Participar en la ejecución de fondos de cooperación externa Formar parte de la Comisión de Compras. Mantener abastecido de documentación necesaria de los recibos de ingresos (talonarios TGR 01 entre otros).

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Firmar las F01 de pagos en el SIAFI. Garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del RNP. Trabajar en coordinación con el Administrador General y el Jefe de Contabilidad y auditoría para garantizar el adecuado uso de los recursos financieros del RNP.7 Organigrama de Contabilidad Organigrama No.1. Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes a su cargo a solicitud. 2. 4 21 . Elaborar informe de recaudaciones y entregarlo a los miembros del Directorio. sean manejados en forma transparente y oportuna se deberán respetar las políticas de tesorería. Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de la unidad.

y particularmente de los jerarcas.1. Elaborar informes y reportes contables 2. ya sea mediante auditores independientes o por los entes contralores del Estado. veracidad y legalidad. El control interno no acaba en el mantenimiento de registros contables correctos y la detección de fraudes. Elaborar las conciliaciones Bancarias y estados financieros del RNP. los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos. Coordinar con el Pagador Especial y con la Administración para garantizar el adecuado uso de los recursos financieros asignados al RNP. economía. ambos de una forma adecuada para reflejar las operaciones. Custodiar la documentación original de los procesos de pagos. recursos y gastos del RNP. Definiciones. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 2. de rendir cuentas acerca del desempeño institucional. financieros y materiales. Modificar y aprobar los Registros contables. gerencia y otros empleados de las entidades públicas y privadas. Participar en las auditorías de los estados financieros. actualizado y exacto. de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas definió el control interno como el “proceso permanente y continuo realizado por la dirección.1. con el propósito de asistir a los servidores públicos en la prevención de infracciones a las leyes y a la ética.9 Controles Internos del Área Administrativa El Artículo 2. Garantizar un sistema de registro contable y administrativo. cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a los objetivos siguientes: 22 .8 Funciones de Contabilidad Mantener un sistema de gestión financiera y elaborar estados financieros de acuerdo con los estándares de contabilidad normalmente aplicados. Los controles internos del RNP deben organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente aceptados y normas formalmente dictadas. fundado en la eficacia y eficiencia. Registra. Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes a su cargo a solicitud. Tomando como base el deber constitucional de todo funcionario público. con motivo de su gestión y administración de los bienes nacionales”. equidad. sino que además sirve como elemento facilitador y orientador para que la administración cumpla efectivamente sus planes y programas y logre sus objetivos.

c) Procurar la eficiencia. 23 . eficacia. 3 Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las unidades que controlan el presupuesto a Nivel Central. El control Interno es un concepto que incluye la independencia de las Unidades que conforman el Área Administrativa con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional. b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros. El control interno contable comprende las normas. 5 Establecer un plan de capacitación profesional. 8 Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para mantener el control de calidad. individual o especializada. ejecución y supervisión del trabajo en todas sus etapas. Oficialías. 6 Establecer un sistema de promoción del personal del área de control y administración del presupuesto. financiera. 7 Establecer un sistema de planeación. veracidad y oportunidad de la información presupuestaria. 10 Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades o cargos responsables de la gestión y administración. b) Garantizar la exactitud. y su personal mantienen cierta independencia con respecto a las otras oficinas. mantener y perfeccionar el sistema de control interno y en general vigilar su efectivo funcionamiento. manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras. procedimientos y mecanismos. administrativa y técnica. El control interno administrativo lo conforman las normas. así como a la producción de información atinente a las mismas. 1. procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración. economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del RNP. 9 Dotar de los recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de presupuesto y Proyectos. concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras. 2. se están cumpliendo. 4 Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente. cabalidad. presupuestarios. Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas siguientes: a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad establecer. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas a) Salvaguardar el patrimonio público. y Proyectos. administrativos y operativos del organismo o entidad y no un área independiente. para comprobar que este Manual se aplica consistentemente. contables.

Los superiores jerárquicos de todas las unidades deben auto evaluar el cumplimiento de los principales criterios de control diseñados y en operación. así como la preparación de un informe sobre las fortalezas y las deficiencias del Control Interno de su área de operación en la institución. Manuales de Procesos etc). 24 . profesional e independiente. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 11 Las demás controles que sean necesarias para una eficiente labor de la Unidad administrativa. Manuales de Organización. Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADICI La máxima autoridad.10. El Jefe de cada Unidad debe colaborar mediante la evaluación continua y permanente del diseño y funcionamiento del control interno como una actividad objetiva.1. en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o Unidades del RNP. 2. debe definir un marco normativo institucional (Reglamentos. Los superiores Jerárquicos de todas las unidades deben realizar funciones de supervisión continua y tienen la responsabilidad de documentar su participación en las operaciones y transacciones ejecutadas. y Funciones.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS 25 .

Alinear los POA-Presupuesto a los objetivos. Este presupuesto formulado debe ser entrado a la Secretaria de Finanzas durante el mes de agosto. Incorporar en los programas y proyecto de inversión pública del POA Presupuesto. Identificar los programas y proyectos de inversión pública. mediante la introducción de un Geo código (establecido por SEPLAN). Formular el POA-Presupuesto. metas.1 Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual De acuerdo a las instrucciones giradas por la Secretaria de Finanzas y la Secretaria de Planeación y Cooperación Internacional. acorde con la programación financiera correspondiente. Identificar los programas y proyectos de inversión pública. definido por SEFIN/SEPLAN. Dicha formulación debe iniciarse a más tardar en el mes de mayo del año anterior al periodo a formular.1 Formulación del Presupuesto La formulación del presupuesto anual es una responsabilidad de la Administración General del Registro. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS 3. 26 . a continuación se detallan algunos aspectos a considerar durante la formulación presupuestaria. e indicadores de la Visión de País y Plan de Gobierno. un código por objetivo. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO III 3. georeferenciada según las Regiones de la Visión de País. en armonía con el flujo de ingresos de la Tesorería General de la República y en base a las previsiones de ingresos establecidas por SEFIN. según las Regiones de la Visión de País. e incorporando el Geocódigo correspondiente a nivel de municipio. Alinear el POA-Presupuesto de la Administración Central y Descentralizadas a las 16 regiones de la Visión de País. Cada institución debe determinar la programación financiera en forma mensual y trimestral de su gasto. según las Regiones de la Visión de País. e identificar los respectivos montos de financiamiento. en atención a las necesidades de las mismas.1. meta e indicador. considerando la distribución de recursos presupuestarios entre las Regiones de la Visión de País. a fin de continuar con el proceso de aprobación. Realizar la formulación en las matrices establecidas por SEPLAN. 3. Identificar la planilla de sueldos y salarios según la estructura orgánica de cada Secretaria e Institución. No sobrepasar los techos presupuestarios establecidos por la SEFIN para cada Institución de la Administración Central y Descentralizada. así como su ubicación física.

EL informe debe ser enviado a SEPLAN con copia a SEFIN en los primeros 15 días del mes siguiente.1.1. 27 .3 Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx Correspondiente al Mes de: __________ 20XX Código: _______ Institución: __________________ Análisis de la Ejecución Física del POA. de Avance Medida Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo Fuente SIAFI. 3. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución efectuada a nivel de Actividad. Reporte de Resultados de Producción por Región e Institución. % de No. y de acuerdo a las Directrices de la Secretaria de Planificación se deberán realizar evaluaciones mensuales y trimestrales sobre la ejecución física del POA y financiera del presupuesto. se debe considerar lo siguiente: Todas las instituciones del sector público deberán realizar el registro mensual de la ejecución Poa presupuesto en el SIAFI el último día de cada mes. se tomará la información contenida en la base de datos del SIAFI.2 Evaluaciones del POA-Presupuesto En el marco de lo estipulado en el Artículo 3 de las Disposiciones Generales del Presupuesto contenidas en el Decreto 264-2010 del 28 de diciembre del 2010. A continuación los formatos. y de acuerdo al orden de la estructura programática aprobada. Para el informe mensual a nivel institucional. Programa/Actividad/Resultado Programado para el _____ Ejecutado al mes de de Producción Unidad Trimestre …………….

posteriormente será el mes correspondiente. 28 . Programado para el _____ Ejecutado al mes % de Código Unidad de Trimestre de……………. de los Proyectos de inversión pública de la institución. Proyecto/Actividad/Obra/Resultado Avance BIP Medida Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Producción por Institución. Análisis de la Inversión Pública Física y Financiera (si aplica). Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Reporte de Presupuesto Ejecutado por Grupo de Gasto. III. Describir en el cuadro siguiente la ejecución por grupo de gasto realizado por la institución. Presupuesto Anual Presupuesto Mensual % de Código Descripción Programado en Ejecutado en el Aprobado Vigente Avance el mes de: ____ mes de …….. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Análisis de la Ejecución Financiera del Presupuesto. Fuente SIAFI. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Proyecto a Nivel de Actividad/Obra. 1/ GASTO CORRIENTE INSTITUCIONAL 10000 SERVICIOS PERSONALES 20000 SERVICIOS NO PERSONALES 30000 MATERIALES Y SUMINISTROS 50000 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES GASTO DE CAPITAL INSTITUCIONAL 40000 BIENES CAPITALIZABLES 50000 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES DE CAPITAL 60000 ACTIVOS FINANCIEROS OTROS GASTOS DE CAPITAL 70000 SERVICIO DE DEUDA PUBLICA 90000 OTROS GASTOS TOTAL 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero.1 Ejecución Física de la Inversión Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución efectuada a nivel de Actividad/Obra.

Presupuesto Mensual: ___ Presupuesto Anual Nombre Ubicación Programado Ejecutado 1/: % de Proyecto Región Fondos Fondos Fondos Fondos Avance Aprobado Vigente Total Total Nacionales Externos Nacionales Externos 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero.1/ R01 R02 … R16 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero. Fuente y Región. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas III. Fuente SIAFI. posteriormente será el mes correspondiente. Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por Objetivos de la Visión de País. 1/ Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero. Presupuesto Anual Presupuesto Mensual OBJETIVO Aprobado Programado para el Mes Ejecutado en el mes de % de Avance VISIÓN DE PAÍS Vigente Congreso de _____ ………. o Por Regiones Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por región. Ejecución Financiera por Regiones y Objetivo de la Visión de País. Reporte de Objetivos. Describir los Principales Resultados para cada Región. Cargo y Unidad a la Destino y Duración del No. Viajes Internacionales y Resultados 1 Describir en el cuadro siguiente el número de viajes que los funcionarios y empleados realizaron al exterior.2 Ejecución Financiera de la Inversión Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera de los Proyectos de inversión pública de la institución. Nombre del Funcionario Resultado que Pertenece Viaje 29 . así como los resultados obtenidos de cada uno de ellos. Reporte de Ejecución del Presupuesto de Egresos Por institución. Visión de País por Institución y Fuente de Financiamiento. Presupuesto Anual Presupuesto Mensual REGIÓN Programado para el Ejecutado en el % de Avance Aprobado Vigente Mes de _____ mes de………. Fuente SIAFI. posteriormente será el mes correspondiente. Reporte de Ejecución Financiera de Proyectos Por Región y Tipo de Fondos. posteriormente será el mes correspondiente. Fuente SIAFI. o Por objetivos de la Visión de País..

(cantidad o porcentaje y costo). o RESULTADOS DE PRODUCCION (FP03) (Los más relevantes) 30 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. Asimismo. sector y subsector al que pertenece. la ERP y visión de País – Plan de Nación y Plan de Gobierno. así como también indicar la proporción de la población que fue atendida con cada resultado] El análisis de los Resultados de Gestión se hace para el Trimestre y acumulado al respectivo Trimestre. el resultado para cada objetivo. deben incluir comentarios sobre los logros cualitativos y los impactos en los Indicadores. supuestos.1. ANALISIS DE LA EJECUCION FISICA. que sus acciones están enmarcadas dentro de un Plan Estratégico aprobado en concordancia con el Plan de Gobierno. o que impacten en forma significativa el desempeño de la misma o que el costo del Resultado represente un porcentaje mayor que el 10% del Presupuesto de la institución. medios de verificación. La ejecución de los Resultados de Gestión de cada Objetivo Institucional es la siguiente: Desviación Objetivo ______________________________________________ Absoluta Porcentual Cantidad o Cantidad o Resultado de Gestión Unidad de Medida Porcentaje Porcentaje A-E E/ A % Aprobado Ejecutado A: Aprobado E: Ejecutado Comentarios a los Resultados de Gestión por cada Objetivo institucional en el trimestre y las desviaciones del cuadro anterior y el cumplimiento de la cobertura sobre la Población Objetivo. Metas. indicar los objetivos ya priorizados con sus variables.4 Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx INTRODUCCION Destacar otros aspectos generales de interés de la institución. tal como lo indica el Articulo 3 de las Disposiciones o RESULTADOS DE GESTIÓN (FP02) [Comentario general sobre los Resultados de Gestión de la institución. [Análisis de los Objetivos Institucionales en especial las que sean de carácter estratégico para la institución. tales como. Ejes Estratégicos y Objetivos: Sectoriales. variable macroeconómica a la cual el resultado fue relacionado y su correspondiente justificación. institucionales.

- . la fuente de financiamiento. - . . - TOTAL . SP: Subprograma. - Detallar y analizar el presupuesto que se ha ejecutado a nivel de programa indicando el tipo de fondo que lo ha financiado. - . . . . Elaborar un cuadro por programa) ANALISIS DE LA EJECUCION FINANCIERA o Presupuesto por Programas (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 % DE SALDO DISPONIBLE Cod. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Programa: _______________________________________ Estructura Resultado Acumulado al ITrimestre Cantidad o Porcentaje Variación Costo Variación Programática Descripción P SP Py A/O Resultado de Producción Aprobado Ejecutado A-E E/A % Aprobado Ejecutado A-E E/A % Unidad de Medida (P: Programa. A/O: Actividad/Obra) A: Aprobado E: Ejecutado Comentarios a los Resultados de Producción más relevantes en el trimestre y las desviaciones de estos. donde se destina. . PROGRAMA VIGENTE EJECUTADO EJECUCIÓN FN FE FN FE FN FE FN FE . - . - . (Obs. . - . indicando porque se dan. - . o Modificaciones Presupuestarias [En este numeral hacer referencia de las modificaciones presupuestarias que la institución ha realizado. - . Py: Proyecto. 31 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas OBJETIVOS DE VISION DE PAIS . SALDO DISPONIBLE Región Descripción VIGENTE EJECUTADO Ejecución FN FE Total Fuentes FN FE Total Fuentes FN FE FN FE R1 Valle de Sula R2 Valle de Comayagua R3 Occidente R4 Valle de Lean R5 Valle de Aguán R6 Cordillera Nombre de Dios R7 Norte de Olancho R8 Valles de Olancho R9 Biosfera Río Plátano R10 La Mosquitia R11 El Paraíso R12 Distrito Central R13 Golfo de Fonseca R14 Río Lempa R15 Arrecife Mesoamericano R16 Santa Bárbara Total [Este numeral corresponde a la regionalización del presupuesto tanto vigente como ejecutado.PLAN DE NACION o Logros e Impactos [Indicar en este numeral los logros e impactos alcanzados con la ejecución física y financiera del presupuesto 2011] (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 Variación No. OBJETIVO DE LA VISION DE PAIS VIGENTE EJECUTADO Absoluta % Total o Regionalización EJECUCIÓN DEL GASTO REGIONALIZADO AL I TRIMESTRE 2011 (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 % de Cod. comentar las regiones más relevantes en cuanto al presupuesto] 32 .

] o RECOMENDACIONES [Acciones que se recomienda debe adelantar la institución para subsanar los aspectos negativos identificados en el presente informe 3. Indicar las causas.5 Flujograma del Proceso de formulación de las Modificaciones Presupuestaria en el RNP 33 .1. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CONCLUSIONES RECOMENDACIONES CONCLUSIONES [Principales aspectos positivos y negativos sobre el desempeño de la institución identificados en el presente informe de ejecución física y financiera.

1.6 Formato para Remitir Solicitud de Modificación a SEFIN PROPUESTA REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS Modificación Presupuestaria Fondos XXXX No OBJETO aprobado DETALLE DE DISTRIBUCIÓN DEL VALORES JUSTIFICACIÓN Presupuesto GASTO xxxx TOTAL FIRMA ADMINISTRADOR GENERAL 34 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.

1. la que estará encargada del análisis. La formulación de normas técnicas para el diseño y operación de sistemas de información y de estadísticas del RNP. de la definición de prioridades del gasto y de la inversión según el presupuesto anual y de la evaluación periódica de la eficiencia y la eficacia de los programas de las respectivas instituciones……. Preparación de planes operativos anuales y la programación operativa a mediano y largo plazo en el área de su competencia. programas y proyectos de acuerdo con las políticas de gasto y de inversión pública y las directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la Republica. 2. Conducción de estudios para la definición de prioridades de gasto e inversión para el anteproyecto de presupuesto anual y para la gestión de recursos destinados al financiamiento de proyectos. 3.1. 6. Actualiza las evaluaciones del presupuesto en el SIAFI. 4.7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias El artículo 31 de la Ley General de Administración Pública. y evaluación de las políticas. Elabora los informes financieros y físicos mensuales y trimestrales de acuerdo a las disposiciones de SEPLAN y SEFIN. Evaluación periódica de su ejecución definiendo indicadores de eficiencia y eficacia. diseño. 8. 5. En coordinación con las Unidades Administrativas elabora el presupuesto Anual.. Cada Institución contara con una Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión. estable………. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. Análisis y diseño de políticas. programas y proyectos. 7. Participa en el proceso de Modificación presupuestaria de acuerdo al siguiente proceso 35 .

• Secretaria General: Manejo de aspectos legales relacionados a los aspectos de su competencia. dichas planillas se envían al área administrativa para el pago respectivo. Por otro lado el Administrador a través de la unidad de adquisiciones es el responsable de la contratación de consultores externos que deben ser remitidos a RR. • El área administrativa está relacionada con todas las áreas de trabajo del RNP. Así como en el proceso de revisión y elaboración de perfiles de puestos y salarios. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Relaciones del Área Administrativa con otras Instancias del RNP • Recursos Humanos: Responsable de generar las planillas de pago del personal.HH. • Directorio: Presentación ante del directorio de los temas administrativos. así como el manejo de la agenda periódica del Directorio. debido a la importancia que tiene para la toma de decisiones que implique afectar el presupuesto institucional 36 .

Las cuotas de compromiso se solicitan por grupo de gasto. 37 .1. a la Programación presupuestaria trimestral.1. y al Plan Operativo Anual aprobado.8 Flujo grama del Proceso de Formulación Flujo grama No. 500. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. 300. 1 3. La cuota debe ser solicitada en base.9 Programación de Cuotas de Compromiso Quince días antes del inicio de cada trimestre la administración General deberá solicitar la cuota de compromiso que necesitaría para la ejecución del siguiente trimestre. 400. 100 200. 900.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.10Flujograma para solicitud de cuotas de compromiso Flujo grama No.1. 2 38 .

2 Procesos de pagos de Bienes y Servicios Los pagos de bienes. La firma registrada para el manejo de los cheques es de competencia única del Pagador Especial del RNP. Para el proceso de pagos en Cheque el RNP mantiene una cuenta operativa en el Banco Central de Honduras.3 39 . la firma de las F-01 es potestad del pagador Especial del RNP. servicios y personal se podrán realizar bajo dos mecanismos: a través del SIAFI o a través de Cheque. 3. Los pagos mediante el SIAFI se realizarán de acuerdo a los manuales establecidos en el SIAFI. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.1 Procedimiento para pago de Bienes. Materiales y Equipo Flujo grama No.2.

3 Ejemplo Formato de Autorización de Pago La autorización de pago es de carácter interno y refleja el visto bueno para realizar el pago correspondiente. es decir. la remisión de los documentos a contabilidad se realizará una única vez cuando al finalizar el proceso de pago. dicho documento se realiza en Word en un formato que a continuación se detalla: 40 . servicios.2. viáticos personal etc. que se realicen vía SIAFI. cuando tesorería haya realizado el pago.2 Documentos de soporte para pago • Acta de entrega y/o recepción del Producto (proveeduría) • Factura Original y recibo del Proveedor • Orden de Compra • Cotizaciones o Actas de Adjudicación • Autorización de Pago 3. sino que el pago y el ingreso se realizan en el mismo tiempo.2. 3. y que no representen la generación de cuentas por pagar. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas NOTA: Para efectos de los pagos de bienes.

PARA: _____________________________ Administrador General DE: _____________________________ Oficial de Pagos Por este medio solicito AUTORIZACIÒN para realizar el pago siguiente: 1. INFORMACIÓN GENERAL Nombre Beneficiario: ____________________________________________________ Valor del Pago. (L. ________________)________________________________________ (Números) Letras Concepto del pago: _________________________________________________________ _______________________________________________________ Instrucciones Especiales: _________________________________________________________ ______________________________________________________ 2. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Autorización de Pago No. INFORMACION PRESUPUESTARIA Programa Sub Programa Grupo de Gasto Objeto de Gasto Monto por Objeto _______________________________ AUTORIZADO POR (firma y sello) 41 .

quien conjuntamente con el Jefe de Registros Civiles analiza las condiciones del inmueble y la conveniencia de la solicitud. • El Subdirector Administrativo aprueba la solicitud y la remite al Departamento de Administración.2. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. dirigida al Jefe del Departamento de Administración. y graba 2 diskettes Solicita Autorización interna para proceder al pago Administraciòn SI si Ingresa. para la suscripción o renovación del contrato de alquiler de un inmueble. Verifica y aprueba Se pagará vía SIAFI F-01 Control de Calidad del Proceso NO Remite documentación al Departamento de Contabilidad Actualización de Archivo Genera partida Auxiliar ydepartida de Ingresos ejecución financiera de gasto Contabilidad Envia documentaciòn de pago a Pagadurìa Firma F-01 en SIAFI o emite el Cheque correspondiente Pagaduría Remite transferencia o cheque al os bancos correspondientes Deja copia del proceso y remite información a Contabilidad Genera partida de pagos Contabilidad Archivo de Documentos de soporte Cierre del Proceso de Pago 3. 42 . • El Departamento de Administración remite la solicitud al Subdirector Administrativo.2.5 Requisitos previos al Pago de Alquileres • Solicitud del Registrador Civil Municipal. En el caso de los edificios administrativos en Tegucigalpa y San Pedro Sula.4 Procedimiento para pago de Alquileres Flujo grama No. la decisión es del Directorio. 4 Recibe y revisa contrato Elabora Planilla de pago .

3.2. elabora el contrato y los remite a la Dirección General. • El Director General firma el contrato y lo devuelve al Departamento de Administración. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas • El Departamento de Administración conjuntamente con Asesoría Legal. 5 43 .6 Procedimiento para pago de Servicios Públicos y Mensajería Flujo grama No.

2.2.8 Procedimiento para pago de viáticos Flujo grama No.7 Consideraciones para el pago de servicios Públicos y Mensajería • Los pagos de servicios públicos y mensajería se efectúan una vez al mes. • Los mismos deberán efectuarse a más tardar el 20 de cada mes 3. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. 6 44 .

000. 2. LEGALES. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. EN LA APLICACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE. categoría del funcionario y duración del viaje.2.00 45 . Las liquidaciones de viáticos y otros gastos de viaje se harán obligatoriamente de conformidad a los siguientes lineamientos: 1. CATEGORIA GRUPO OCUPACIONAL COMPRENDE EL SIGUIENTE PERSONAL I ALTOS FUNCIONARIOS DIRECTOR. REGIONALES. OFICIALES ADMINISTRATIVOS. Para viajes al exterior es obligatorio presentar comprobantes de salida y entrada del país de origen y destino. SUB SECRETARIO GENERAL. ASESORES DEL DIRECTORIO Y JEFES DE DEPARTAMENTO. III EJECUTIVO SUB JEFES DE DEPARTAMENTO. AUDITOR INTERNO. En la determinación del monto se deben considerar la zona del viaje. OPERADORES.9 Políticas aplicables al pago de viáticos El monto aplicable para el pago de viáticos está determinado por el Reglamento de Viáticos del Registro Nacional de las Persona. ADEMAS DE LOS NIVELES INDICADOS. 3. ANALISTAS. JEFES DE SECCION. TECNICOS Y AUDITORES EN SISTEMA DE INFORMATICA: SUPERVISOR DE AUDITORIA. INSPECTOR GENERAL. Los viáticos deben ser aprobados por el Sub Director del área que le compete la solicitud. Los viáticos deben liquidarse a más tardar 5 días después del viaje como lo establece la Ley. AUDITORES III y AGENTE DE INSPECTORIA. PAGADOR ESPECIAL. DE BIENES. SUB DIRECTOR Y SECRETARIO GENERAL II DIRECTIVO ADMINSTRADOR GENERAL. OFICIALES CIVILES Y DE CAPACITACION. CATEGORIAS DE GRUPO OCUPACIONAL PARA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS. debidamente cancelada. Para viajes al interior del país es obligatorio presentar la factura original del hotel. INCLUYE PERSONAL PERMANENTE NO CLASIFICADO O DE PUESTOS CON SUELDO DE PUESTOS CON MENSUAL IGUAL O MAYOR A LOS 22.

00 AL L.10. ADEMAS DE LOS NIVELES INDICADOS.00. PERSONAL PERMANENTE NO CLASIFICADO O DE PUESTOS CON SUELDO MENSUAL ENTRE L.999. AUXILIARES DE BIENES. 46 . INCLUYE. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas IV TECNICO AUTIDORES AUXILIARES.000. REGISTRADORES CIVILES MUNICIPALES.21. V APOYO TECNICO DEMAS PERSONAL NO INCLUIDO EN LA CATEGORIAS ANTERIORES. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Y MOTORISTA.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros Flujo grama No.2. 7 47 .

y reside en Honduras.1 Políticas para la elaboración de Planillas 1. Para la captura de datos en la Planilla de Pago. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. La acreditación del pago de los salarios deberá efectuarse en forma de depósito en cada cuenta de ahorros o cheques del personal o en forma de cheque. El proceso de selección y contratación de los consultores se detalla en el capítulo de adquisiciones de este manual. El Departamento de Recursos Humanos será el encargado de la elaboración de la Planilla de Pago del personal permanente y/o por contrato. para ese proceso se debe considerar: Los techos o montos máximos a pagar. El pago de consultores extranjeros debe ser negociado entre el contratante y el consultor de acuerdo al producto presentar.9% Patrono). 2. 48 . 3. (3. los montos diarios a pagar a consultores internacionales oscilan entre US$150 y US$600 dólares diarios. planillas complementarias a más tardar el 15 de cada mes. 3. se deben considerar los siguientes puntos para cada empleado con plaza permanente: a) Sueldo mensual: De acuerdo a la escala salarial autorizada y según contrato y/o acuerdo.3.3 Políticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos 3. se calcula con base en el techo definido por el IHSS. Sin embargo esta es una referencia por el que el monto se define en base a negociación y producto a presentar. establecidos por la Deposiciones Generales del Presupuesto (que se modifican año con año). c) IHSS (2.5% Empleado Permanente y 5. Ley de control del gasto público Un consultor es nacional cuando es de nacionalidad Hondureña. Las planillas deberán ser entregadas al departamento de contabilidad para el pago correspondiente así: planilla de Normal del 8 al 10 del mes de pago. b) ISR: (Impuesto Sobre la Renta): El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el cálculo para este rubro. El empleado deberá firmar una constancia de pago (recibo) que mostrará el sueldo ganado en el período de pago menos las deducciones autorizadas por él.5% Empleado Temporal y 8.4% Patrono) Si el sueldo rebasa el tope máximo de la cotización. así como aquellos otros requeridos por la Ley. 4.11 Políticas para pago de consultores El monto a pagar a los consultores está definido según las leyes nacionales.2.

M. (de puesto o nivel). se procede a descontar al empleado el importe señalado. g) Impuesto Vecinal: El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el cálculo para este rubro. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas d) INJUPEMP: (7% Empleado Permanente y 11% Patrono) Cantidad que se obtenga de multiplicar el porcentaje por el sueldo mensual. según la A. Promociones. e) Movimientos de Personal: Los Movimientos de Personal pueden ser. Otros importes de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Departamento de Recursos Humanos. h) Liquidación de Viáticos y otros importes: De acuerdo a la orden de descuento emitida por el Departamento de Contabilidad. Baja (fecha de Cancelación). Cambio de Unidad Administrativa. 49 .D. f) Préstamos a Corto y Largo Plazo: De acuerdo a la orden de descuento emitida por el INJUPEM. Interinatos (período de duración). Banco de los Trabajadores. Altas. (nuevo ingreso o reingreso.C ó Alcaldía que corresponda. reanudación de labores (fecha de reanudación). se procede a descontar a los empleados que no han seguido el procedimiento normal de liquidación de viáticos el importe señalado.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.2 Procedimiento para el pago de Planillas Flujo grama No. 8 50 .3.

Tendrán derecho al pago de Horas Extras todos los empleados con nombramiento y contrato. se debe considerar: el monto de honorarios mensuales del consultor entre los días del mes trabajado. esta solicitud debe indicar el nombre del funcionario. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. 9 51 . la cantidad de horas extras a trabajar. Las horas extras son todas las horas que el personal trabaja fuera del horario normal establecido para funcionarios del Gobierno de Honduras. 3. No se podrá aprobar el trabajo en horas inhábiles al personal hasta que Administración determine la disponibilidad presupuestaria y financiara para el pago.3.3 Políticas para pago de Horas Extras 1. 3. Para la determinación del monto a pagar por hora. 2. la justificación del trabajo a realizar.4 Procedimiento de pago de Horas Extras Flujo grama No. 5.3. 4. Los Jefes de cada Departamento deben solicitar por escrito al Sub Director Administrativo la autorización para el pago de horas extras.

Revisión de Planilla 1 Planilla de Pago ¿Existen Correcciones en la Planilla de Pago? RR. 9. Elabora y registra en el programa la partida de ingreso y la 3 Control partida de gastos Contabilidad Contable 11. Impresión de la Planilla 5. Entrega el cheque y/o hace la transferencia bancaria. Contabilidad 5 Fin del Proceso TERMINA PROCEDIMIENTO 52 . Verificación de datos del funcionario. 4. SI: Ingresa y modifica los valores incorrectos. 4 Acreditación 13. Cuadra la Planilla de Pago. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. del Pago 14.HH. Autorización y O solicita emisión de cheque Administración 2 aprobación de Pago 8. Genera Planilla nuevamente aplicando las correcciones. Firma F01 o emite cheque. Envía documentación a Pagaduría 12. Elaboración de la Planilla Elaboración de 3. Revisa y registra la partida de pago 18. 10. Ingresa. derechos etc. Pagador 15. Envía documentos a Contabilidad 17. Escanea los documentos y deja copia. tiempo de trabajar en la institución.3. Firma autorización de pago y remite documentación a contabilidad. verifica y aprueba el pago en el SIAFI. Especial 16. 2. 7. Remisión de Planilla Administración 6. Elabora autorización interna de pago. Archiva y custodia la información original.5 Procedimiento de pago de Vacaciones PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE VACACIONES N° Procedimiento Actividad Responsable 1. Revisa valores ya analiza las cuentas.

la acumulación será hasta por dos (2) años. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3. cuando el empleado desempeñare labores técnicas. El Departamento de Recursos Humanos será la responsable de realizar el cálculo de los días adquiridos por el empleado y el pago de sus vacaciones. la cual deberá ser tramitada previo disfrute ante la jefatura inmediata y el Departamento de Recursos Humanos. Dicho calendario se elaborara atendiendo a las necesidades del servicio y cuando así lo requieran las circunstancias. de dirección. 7. podrá modificarse siempre. en forma especial su reemplazo. 2. desglosándose de la siguiente manera Años en Vacaciones en servicio días laborables 1 12 2 15 3 18 4 22 5 30 4.3. El Departamento de Recursos Humanos se responsabilizara en acreditarle al empleado el pago de las vacaciones. El personal que desee disfrutar de sus vacaciones podrá hacerlo previa notificación y autorización firmada por el jefe inmediato. 53 . quien le dará su visto bueno. pero se podrá hacer por una sola vez. 5. solo el Jefe de cada departamento podrá alterar el calendario de vacaciones siempre que así convenga a las necesidades del servicio. el cual podrá ser cobrado en la fecha de pago correspondiente. a más tardar en el mes de noviembre de cada año. en los casos apuntados. 3. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concederán a razón de los años de servicio continuo. Los jefes de las unidades deberán enviar al Departamento de Recursos Humanos. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concederán a razón de los años de servicio continuo. de confianza y otras análogas que dificulten. 6. mediante el formulario de autorización de vacaciones. Se prohíbe acumular vacaciones.6 Política sobre pago de Vacaciones 1. tomando en cuenta las conveniencias de los trabajadores afectados. el calendario de vacaciones de los empleados bajo su dependencia.

Actividad Responsable* Estimada (Días laborables) 1 Elaboración Orden de Compra Adquisiciones 1 2 Firma orden de Compra Administrador 1 3 Exoneración Orden de Compra Oficial Administrativo 1-3 4 Entrega de Bienes Proveedor 1 5 Inicia Proceso de Pago Proveeduría 2 6 Elaboración Autorización de Pago Oficial Administrativo 1 7 Revisión Control Interno 1 8 Firma Orden de Pago Administrador 0 9 Copias y Registro Oficial Administrativo 0 10 Registro en Siafi Oficial Administrativo 1 11 Aprueba en SIAFI Administrador 1 12 Envío del proceso a contabilidad Oficial Administrativo 1 13 Registro contable Contabilidad 1-2 14 Emisión de pago Pagaduría 1-2 54 .3.7 Tabla de tiempos estimados para realizar pagos Duración No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.

3. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas ANEXOS DEL CAPITULO 3.8 Ejemplo de Formularios de Gestión Presupuestaria. 55 .

INSTITUCIONAL 56 . ACT/OBRA OBJETO BENEFIC DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO . M. REVERSION RESERVA MODIFICACIÓN (TRSI) CODIGO DESCRIPCION FUENTE FINANCIAMIENTO CODIGO DESCRIPCION ORGANISMO FINANCIADOR FINANCIAMIENTO: RECURSOS PRESUPUESTARIOS DISMINUIDOS CODIGO DE LA RUBRO DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO INSTITUCION TOTAL : RECURSOS PRESUPUESTARIOS INCREMENTADOS CODIGO DE LA RUBRO DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO INSTITUCION TOTAL : ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DISMINUIDAS INSTITUC. SUBPRG PROY. FORMUL. TOTAL : DESCRIPCION: Por giro presupuestario AUTORIZACION DEL REGISTRO DE ESTA OPERACION: AUTORIDAD COMPETENTE DIRECTOR GRAL.INST. PROG. TOTAL : ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS INCREMENTADAS INSTITUC PROG. SUBPRG PROY. ACT/OBRA OBJETO BENEFIC.. ANTERIOR FECHA DE ELABORACION DIA MES AÑO ADICION DISMINUCION TRASPASO TRASPASO CLASE DE (ADIC) (DISM) (TRASP) INTER. F-04 FORMULARIO DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA PAGINA No. DE ORIGEN DIA MES AÑO DIA DIA MES MES AÑO AÑO No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas REPUBLICA DE HONDURAS SECRETARIA DE FINANZAS FORM. DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO . DE FINANZAS Y CREDITO PUBL. DE PRESUPUESTO DIRECTOR GRAL.DESCENTR. DOCUMENTO DE ORIGEN FECHA DEL DOCTO. de NUMERO FORMULARIO FECHA DE ELABORACION N°.INSTIT.

• La administración del Registro revisa el control de calidad del proceso (si toda la documentación es completa). para firma del Administrador del RNP. Bienes. para el proceso de exoneración correspondiente. • El Administrador del RNP firma autorización de pago • Proceso se remite a contabilidad • Contabilidad a Pagaduría • Pagaduría emite cheque o transferencia correspondiente. 57 . • El oficial administrativo del proyecto. • El oficial administrativo del proyecto remite la Autorización de pago. El procedimiento de pagos se detalla a continuación: • Personal del Proyecto realiza el proceso de compra. elabora Autorización de Pago. con un número cronológico del proyecto. Materiales y Equipo con Financiamiento Externo Los procesos de compras y contrataciones con financiamiento externo se harán de acuerdo a lo establecido en los Convenios de Crédito o donación correspondiente. • El RNP realiza el proceso de exoneración y devuelve orden de compra exonerada al personal administrativo del Proyecto. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 3.3.9 Procedimiento para pago de Servicios. con toda la documentación de soporte correspondiente. • Elabora Orden de compra y remite la misma a la Administración del RNP.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 58 .

posteriormente se prepara el informe de evaluación de estas. actas de apertura de las ofertas. 59 . mientras que las ofertas económicas pasan a custodia de la unidad de adquisiciones. 4. 4. • Coordinar y/o preparar los documentos de los procesos de adquisiciones licitación y concursos. enmiendas a los pliegos.2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones 4. • Otras funciones pertinentes que se le asignen.1 Funciones de la Unidad de Compras: • Realizar las operaciones relacionadas con la adquisición de bienes y contratación de servicios necesarios para la ejecución del presupuesto de acuerdo a la normativa aplicable. Incluyendo. informes de evaluación de las ofertas. • Preparar las comunicaciones solicitando la designación de los miembros de los comités para la evaluación de las ofertas y responsabilizarse porque la evaluación de las ofertas se efectúen en estricto cumplimiento con los criterios señalados en los pliegos de licitación. actas de negociación. . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO IV 4. comunicaciones cruzadas con los licitantes y contratistas. • Preparar los avisos para licitaciones y concursos nacionales e internacionales y las invitaciones para cotizaciones. • Presentar informes trimestrales sobre el avance de ejecución de los procesos de contrataciones. • Coordinar los eventos para la apertura de ofertas y preparar una acta de cada uno de ellos. invitaciones a presentación de ofertas.2. 4. de acuerdo al PAC. pliegos de licitación o pedidos de propuesta.2. reclamos presentados sobre los procesos de contratación.2 Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas El procedimiento de Apertura de Propuestas de acuerdo al Método de Selección que se aplique. ofertas recibidas. • Mantener un archivo separado para cada proceso. de las actividades de su competencia. Contrato. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES La Unidad de compras estará bajo la jurisdicción del Administrador General. el cual deberá contener todos los documentos referentes al mismo. elaborándose un acta de recepción de ofertas y apertura de oferta técnica. • Preparar el Plan Anual de Compras y Contrataciones. inicia con la recepción de la documentación de conformidad a las fechas establecidas.1 Lista Corta Los siguientes parámetros serán utilizados para la elaboración de la lista corta: La lista corta deberá estar conformada de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado tanto para firmas como para personas.

en calidad de Coordinador del Comité El administrador General o un representa que el Delegue. para los efectos de procesos que deben ser sometidos a la comisión de evaluación la Administración del Registro a través de la Unidad de Compras convocara al Comité Evaluador de ofertas el cual estará conformado al menos por los siguientes miembros. 60 . registro y custodia de expedientes de los contratitas y proveedores. o un representante que él Delegue Un representante de Auditoría interna Un representante de la Unidad de compras (elabora Acta y no tienen voto).2.2.2. las calificaciones mínimas requeridas. El Pagador Especial. la descripción de los servicios o equipos a suministrar. 4.4 Llamado a Licitación El llamado a licitación debe efectuarse con antelación suficiente. para efectos de los pagos.3 Adjudicación. negociación y registro de Contratos Las adjudicaciones y negociaciones de los contratos se harán conforme a las previsiones contenidas en el Pedido de Propuestas el cual contiene las instrucciones para este proceso. En el llamado a presentar oferta se debe hacer constar la intención del beneficiario de celebrar un contrato para el suministro de bienes y servicios. Remitiendo a la administración general los documentos pertinentes. También se debe indicar si los licitantes tienen que presentar garantía de mantenimiento de la oferta y el monto de la misma. 4. la fecha.6 Recepción de Productos Proveeduría debe elaborar un acta de recepción a satisfacción de los bienes adquiridos y/o de las obras ejecutadas. indicar la fuente de financiamiento.2. 4. y registrarlo con la Unidad de Bienes Nacionales respectiva. . 4. conforme a los canales internos acordados.2. El Sub Director Administrativo. de conformidad al contrato.5 Negociación y Adjudicación El proceso de negociación y adjudicación se rigen de acuerdo a la Normas aplicables al proceso. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Los sobres con las ofertas económicas son abiertos hasta que el Informe de Evaluación Técnica haya sido aprobado por la Comisión Evaluadora. hora.7 Conformación de la Comisión Evaluadora Las Disposiciones Generales del Presupuesto establecen los techos para los procesos de adquisiciones y contrataciones. la dirección para la presentación de las propuestas. Los procedimientos de apertura y evaluación de las ofertas están regulados en la sección “Instrucciones a los licitantes” de los respectivos documentos de propuestas que se utilizaran para la selección de cada firma consultora. Las negociaciones son realizadas por la parte administrativa del RNP. para que los posibles licitantes puedan obtener los documentos de precalificación o licitación y preparar y presentar sus ofertas. 4.

En caso de no cumplir estos estándares se debería de descalificar la incorporación del miembro del Comité de Evaluación. Confidencialidad del proceso de Evaluación. deberá justificar que esa percepción de conflicto de interés no influenciara en su evaluación. ellos adjudican el proceso y firman los contratos. y el resultado de la deliberación. enmendar. Todos los candidatos deben de declarar de antemano posibles impedimentos relacionados con conflicto de interés que pueda afectar la objetividad. el miembro. previo al proceso de revisión y evaluación de ofertas técnicas.2. Adjudicación de Ofertas La adjudicación del proceso en una licitación es responsabilidad del Directorio del RNP. capaces de detallar un razonamiento adecuado en cada evaluación. El comité debe velar que estrictamente se cumpla con los procedimientos y criterios de evaluación indicados en los Pliegos y Pedido de Propuestas. las ofertas. las adendas y aclaraciones a los pedidos de propuestas si las hubiera. 61 . La opinión de los miembros del Comité de Evaluación debe de ser objetivos y basados en su criterio técnico profesional. 4. se canalizara a través del Sub Director Administrativo para que se le haga llegar a la empresa y/o firma que tenia la consulta. Los Miembros del Comité de Evaluación deben mostrar los más altos estándares de integridad. de no separarse del cargo. o alterar las especificaciones técnicas y/o Términos de Referencia en vista de que los consultores y proveedores preparan sus propuestas basados en los Términos de Referencia incluidos en los Pedidos de Propuestas y especificaciones técnicas incluidas en los Pliegos de Licitación. consultores. Todos los miembros del comité de evaluación deberían de firmar un acuerdo escrito para cumplir con las restricciones de las transacciones con los consultores invitados para asegurar su credibilidad del proceso de evaluación y mantener la confianza con el prestatario. En el evento de que contra algún miembro del comité de evaluación exista la percepción del conflicto de interés.9 Recursos de Revisión (Inconformidades) En cuanto a las inconformidades es preciso aclarar que si la misma amerita una reunión del equipo que conforma la Comisión de Evaluación. Los miembros del comité de evaluación deben de asegurar que el proceso de evaluación es confidencial. incluyendo empleados. como los Pedidos de Propuestas y/o Documentos de Licitación.2. 4.8 Evaluación de las ofertas – Documentos necesarios La Comisión de Evaluación recibe de la unidad de compras. Declaración de posibles impedimentos. toda la documentación necesaria para proceder a la evaluación de las ofertas. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas El Comité no está autorizado a modificar. esta se llevara a cabo. Ellos deben excluirse de cualquier afiliación y asociación con los licitantes o las firmas de la lista corta. familiares o con afiliación en negocios y política.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4.2. Licitación Privada 4. 4. Se aplicaran aquellas medidas de uso común que se detallan en la Ley de Contratación del Estado (Sección II Articulo 15 y 16).11 Inconformidades y Disputas Las inconformidades y disputas que se presentan durante y posteriormente al proceso en cuestión. ya que cambian año con año. Todo el personal involucrado en el manual deberá estar familiarizado con el Código de ética de los funcionarios públicos. enfocadas a la prevención de fraude.3 Códigos de Ética y Medidas de Prevención de Fraude y Corrupción Institucionales Se aplicaran las medidas de los Códigos de Ética de los Funcionarios Públicos vigentes y estarán a la disposición de todos los funcionarios involucrados en este manual.10 Archivos Documentales La Unidad de compras es responsable de mantener en archivo toda la documentación del proceso de compra y o adquisición. El método de contratación se define en relación al monto estimado del proceso. siempre deberá recibir una respuesta de la Unidad de compras. Artículo 158 que los montos serán establecidos año con año en las Disposiciones Generales del Presupuesto. 62 . se utilizará la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Para este hecho la Ley establece las siguientes modalidades de compras y o contrataciones. conflicto de interés y otros relacionados. en el Reglamento de la Ley se Establece en el Capítulo IV. Contratación Directa 3. corrupción. Licitación Pública Nacional 5. 1. consultor o firma consultora que presente una inconformidad o disputa en alguno de los procesos.4 Montos y Modalidades de contratación y/o adquisición Para las compras y contrataciones con fondos del Estado de Honduras. El proveedor de Bienes y Servicios.2. Licitación pública Internacional Para determinar que método de contratación se usará en un proceso. por esta razón estos techos no se citan en este manual. contratista. Comparación de Precios 2. 4. serán manejadas bajo la responsabilidad primaria de la Unidad de compras. 4.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4. Licitación Pública Internacional Flujo grama No.5 Flujograma Adquisición de Bienes. 10 63 .

11 64 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4.6 Flujograma Adquisición de Bienes Licitación Pública Nacional Flujo grama No.

12 65 .7 Flujograma Adquisición de Bienes para Licitación privada Flujo grama No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4.

8 Flujograma de procesos de compras por Comparación de precios Flujo grama No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4. 13 66 .

14 67 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4.9 Flujograma Selección de Consultores Individuales (Nacionales o Internacionales) Flujo grama No.

• Cuando se trate de la adquisición de repuestos u otros bienes y servicios especializados cuya fabricación o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fábrica registrada.10 Contratación Directa Según el artículo 63 de la Ley de Contrataciones del Estado. cuando se trate de Contratos de la Administración Descentralizada o de los demás organismos públicos a que se refiere el Artículo 1 de la Ley. 68 . • Cuando se trate de trabajos científicos. en cuyo caso se podrán contratar las que Faltar en con el mismo consultor que hubiere realizado las anteriores en forma satisfactoria. siempre que no hubieren sustitutos convenientes. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4. de conformidad con el Artículo 38 de la Ley. y. la contratación directa podrá realizarse en los casos siguientes: • Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situación de emergencia al amparo de lo establecido en el Artículo 9 de la Ley. requerirá autorización del Presidente de la República cuando se trate de contratos de la Administración Pública Centralizada. • Cuando se hubiere programado un estudio o diseño por etapas. cuyo valor no exceda de los montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República. Para llevar a cabo la Contratación Directa en los casos que anteceden. en cuyo caso podrán solicitarse cotizaciones a posibles oferentes sin las formalidades de la licitación privada • Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas. • Cuando se trate de la acuñación de moneda y la impresión de papel moneda. • Cuando se trate de obras. suministros o servicios de consultoría. debiendo emitirse Acuerdo expresando detalladamente sus motivos. o del órgano de dirección superior. técnicos o artísticos especializados.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES 69 .Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5.

C. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO V 5 PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5. debe considerar los siguientes elementos: a) Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de Contabilidad. etc. ƒ Tipo y Naturaleza ƒ Por clasificador presupuestario ƒ Por País Financiero ƒ Por Organismo Financiero ƒ Por Centro de Costo ƒ Por Componente ƒ Por Actividad. para comprobar que el manual contable se aplica consistentemente. ejecución y supervisión del trabajo contable en todas sus etapas. e) Establecer un sistema de planeación. para que el personal mantengan cierta independencia con respecto a las otras oficinas. 5. Almacén. para el control de la Gestión Financiera del Registro Nacional de las Personas tiene las siguientes características A. f) Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos 70 .1 Políticas Contables El modelo de Contabilidad propuesto en este manual. c) Establecer un plan de capacitación profesional. Para implantar el control de calidad. Bienes Muebles e Inmuebles. Tesorería. D.1 Control de Calidad del Proceso Contable El control de calidad es un concepto que incluye la independencia de la Unidad de Contabilidad con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional. Se manejará aplicando el método de partida doble.1. Permite integrar las operaciones en los procesos de Presupuesto. Permite generar información individual en cada proceso y por los diferentes Niveles y tipo. b) Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente. Es aplicable a todos los niveles que conformen la estructura organizativa del RNP B. d) Establecer un sistema de promoción del personal contable.

d. 5. b.1.3 Políticas Contables Adoptadas a. Expresión de los Estados Financieros y Registros Contables Los Estados Financieros que se preparan. el método que se adoptara será el establecido en los convenios de préstamo / donaciones suscrito con las fuentes financieras. Como consecuencia de lo anterior el valor que se debite a una o varias cuentas debe ser igual a la que se abone u otras relacionadas con el mismo hecho contable.2 Normas Contables a. b. 71 . Periodo Contable El período contable será del 1 de enero y finalizará el 31 de diciembre. g) Dotar de recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de contabilidad. Registro Contable El registro Contable de las operaciones financieras se hará mediante el sistema de partida doble el cual se fundamenta en que no existe deudor sin acreedor.1. 5. h) Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades de contabilidad. Método de Contabilidad El método de Contabilidad adoptado por el Registro Nacional de las Personas será de “Devengado”. serán expresados en Lempiras o en otra moneda de acuerdo a la tasa cambiaria establecida por el Banco Central de Honduras cuando las circunstancias lo requieran. se están cumpliendo. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas para mantener el control de calidad. Ingresos por intereses bancarios Los ingresos que se generen en las diferentes cuentas bancarias se reconocen como Producto Financiero cuando se cobran o se acrediten a la cuenta bancaria. Transferencias fondos nacionales Las transferencias con cargo al presupuesto que se reciben de la SEFIN se contabilizarán cuando se reciba el efectivo y se tenga disponible para efectuar pagos a terceros. En el caso de proyectos financiados por organismos Internacionales de crédito. mediante el cual los ingresos se reconocerán cuando se reciben en dinero o especies y los gastos cuando se devenguen (comprometen). c. j) Brindar la información contable a los entes contralores del Estado. k) Las demás que sean necesarias para una eficiente labor de las unidades de contabilidad.

equipo. etc. se descargarán hasta que hayan sido documentados por los interesados. En uso Las propiedades. Propiedades. equipo. suministros. Los inventarios de material. equipo. i. vehículos. normas y métodos aprobados por la Contaduría General de la República. Propiedades. repuestos. se contabilizarán doblemente como cuentas de orden. etc. combustibles se valuarán mediante el método de Primeras Entradas. etc. para efectos del control del presupuesto como ejecución y por el desembolso efectuado. vehículos. en uso y cuya legalización. maquinaria.2 Registros Contables y de Soporte Administrativo 5. etc. identificación y registro está en proceso serán valuados de acuerdo a lo convenido con la Contaduría General de la República. etc. Primeras Salidas (PEPS).1 Tipos de Registro Para el manejo y control contable de las operaciones se llevarán registros propiamente contables y registros auxiliares administrativos que controlan la gestión operativa. Depreciaciones y amortizaciones Las depreciaciones de las propiedades. nuevo serán valuados al costo de adquisición. repuestos. d. etc. Nuevo. vehículos. e. equipo. equipo. Cuentas en moneda extranjera Las cuentas en moneda extranjera se expresarán en lempiras al cambio autorizado por el Banco Central de Honduras. Estos registros se clasifican de la siguiente manera: 72 . h. 5. g. Las reparaciones que sean iguales o mayores al 20% siempre y cuando aumentan la vida útil de estos bienes serán capitalizados. maquinaria. f. se harán de acuerdo a las políticas. suministros. En el caso que su destino sea para financiar gastos corrientes se registrarán como resultados del período (Se liquidará como Cuenta de Gastos al final del período).2. El costo de las propiedades. Contribuciones y donaciones Las contribuciones y donaciones recibidas de terceros en bienes o efectivo. Gastos de viaje y viáticos Los pagos que se tramiten en concepto de gastos de viaje y viáticos.. Inventario de materiales. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas c. vehículos. se contabilizarán en el patrimonio cuando sean utilizadas para financiar un programa o proyecto de inversión.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Registros auxiliares Nombre del registro Registro de Activo Fijo Registro de Tesorería Registro de Almacén Registro de Recursos Humanos Registros de Contrataciones y Adquisiciones Registro de presupuesto Registro de facturación de servicios del RNP Facturación de servicios administrativos Registros para el manejo de tiendas incluyendo: Inventarios Facturación Compras Ventas Corte de operaciones Arqueo 7.2 Manejo de los Registros Contables y Registros Administrativos Para el uso de los registros contables propuestos en este documento y de los registros administrativos. Esto no quiere decir que el modelo que se plantea en este capítulo y el resto del manual no pueda funcionar sin la aplicación de módulos los que funcionarán en forma coordinada con el módulo de contabilidad. 73 . se ha considerado que estos se podrán manejar manualmente o en forma mecanizada mediante la aplicación de módulos que funcionarán en línea integrados con el módulo de contabilidad.2. Registro de cuentas por Cobrar 8. Registro de cuentas por pagar 5.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Registros Contables Nombre del registro Libro Diario de operaciones Libro mayor Balanza de comprobación 5. 15 74 . 5.4 Proceso de Operaciones de Diario Flujo grama No.2.2.3 Catalogo de cuentas El catálogo de cuentas que se usará en el RNP es el catalogo oficial del SIAFI y de toda la administración gubernamental.

al finalizar el proceso contable. no se hará ningún registro contable si no se tiene un documento que soporte y evidencie la transacción. se debe imprimir el movimiento diario y mayor de todas las cuentas. Estado de Situación o Balance General.2. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5.5 Archivos de partidas contables Registrada la partida contable se hará el archivo correlativo del documento que generó la transacción. Mensualmente. procesada la partida de Diario se deberá imprimir en la computadora. es el de mostrar en forma resumida. Para garantizar confiabilidad y consistencia en este método. posteriormente será archivada junto a los documentos de soporte.8 Estructura de los Estados Financieros 75 .2.7 Estados Financieros El propósito principal de dichos informes. este archivo soportará el Registro Diario. este documento será guardado en forma cronológica en el nivel donde es ejecutada la operación contable. Estado de Ingresos y Gastos. Estado de Ejecución Presupuestaria. se puede recurrir a la consulta por pantalla o si se requiere escrita puede solicitarse una impresión. mediante los Estados Financieros anuales como ser. la historia económica del Registro Nacional de las Personas.2. 5.6 Libro Mayor La mayorización y clasificación de todas las transacciones operadas serán realizadas por el módulo contable. por lo que si en determinada fecha se requiere conocer una información de cómo se encuentra integrada una cuenta específica. 5. Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Patrimonio entre otros. 5.2.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas ƒ EJEMPLO REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS NOMBRE BANCO: ______________________________ No. CUENTA: _________ A nombre de : _______________________________________________________ FECHA BENEFICIARIO NUMERO CONCEPTO DEBE HABER SALDO CHEQUE 76 .

. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas ƒ Ejemplo de Conciliación Bancaria EJEMPLO CONCILIACIÓN BANCARIA Cuenta No.________________________________ Banco:____________________________________ A nombre de:______________________________ Al mes de:_____________________de:_________ Monto en L SALDO SEGUN EXTRACTO BANCARIO: SUB-TOTAL. SALDO SEGUN LIBROS: Detalle de cheques librados que el banco no ha pagado No......... MENOS CHEQUES QUE EL BANCO NO HA PAGADO: TOTAL ………………….... CHEQUE FECHA BENEFICIARIO VALOR _________________ _____________________ _____________________ 77 ..............

en los recursos no tributarios con el objeto de financiar sus gastos sin asignación predeterminada.3.1 Fuentes de Financiamiento Interno Las Fuentes financieras internas se clasifican de la siguiente forma: Tesoro Nacional Financiamiento que tiene origen. 5.2. en gravámenes impositivos fijados unilateralmente por el Estado Nacional. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas ƒ Estado de ejecución presupuestaria formulario ƒ Notas a los Estados Financieros véase ejemplo en el formulario.9 Proceso Contable 5. 78 .3 Descripción de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento 5.

2 Fuentes de Financiamiento Externo Crédito Externo Recursos provenientes de créditos otorgados por gobiernos extranjeros. de la renta de la propiedad. Crédito Interno Fuentes financieras que provienen de los usos del crédito. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Recursos Propios Ingresos recaudados por los Organismos descentralizados no empresariales y Empresas y Sociedades del Estado y que provienen de la venta de bienes. desde el punto de vista de los ingresos percibidos por operaciones de crédito público. Donaciones Internas Incluye las donaciones de fondos provenientes de personas y/o instituciones que desarrollan sus actividades en el territorio nacional. pueden adoptar la forma de títulos de deuda y obtención de préstamos realizados en el mercado interno. organismos internacionales y entidades financieras internacionales. se utiliza en forma complementaria al clasificador por fuentes de financiamiento. el cobro de tasas. Este clasificador es de uso interno del sistema. sus ingresos se incluirán en esta fuente. regalías y fondos que se originan como variaciones de los distintos tipos de activos financieros. Cuando organismos de la Administración central realicen actividades de venta de bienes o servicios. Donaciones Externas Comprende los recursos que tienen su origen en donaciones de gobiernos extranjero y organismos internacionales destinados a la formación de capital. especificando a mayor nivel cual es el organismo que financia las erogaciones realizadas. El detalle del clasificador está disponible en el manual de SIAFI. derechos. 5.3 Clasificador de Organismos Financieros El clasificador de organismos financieros permite identificar el organismo emisor de los fondos provenientes de financiamiento interno o externo. ò para financiar gastos de operación o consumo.3. servicios. 5.3. 79 . como los egresos realizados con dichos fondos. venta de activos.

3. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5.4 Ejemplo Balanza de Comprobación Corresponde a: _____________________________________________________ Periodo: __________________________________________________________ Código _________________________________________________________ Código cuenta Saldo mayor anterior Nombre de la cuenta Movimientos del mes Saldo actual Debe Haber Totales _____________ ______________ ________________ Elaborado por Revisado por Registrada por 80 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5.3.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario) CÒDIGO FECHA CUENTA DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER BALANCE DE PARTIDA ________________________ _____________________ ELABORO APROBO 81 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5.3.6 Ejemplo movimiento de cuenta (Libro Mayor) NOMBRE DE LA CUENTA: _______________________________________ CODIGO CONTABLE: ____________________________________________ NUMERO FECHA DESCRIPCION PARTIDA DEBE HABER SALDO 82 .

Para ello habrá que evitar la excesiva brevedad o demasiado detalle. Estas operaciones deberán registrarse de conformidad con los principios y políticas contables que se incluyen en este manual. Claridad en la Información Los términos empleados para la presentación de los estados financieros así como de sus anexos. Si se hace un cambio habrá que revelar la índole del mismo y el impacto en los Estados Financieros. además deberá suministrarse información suficiente para que los usuarios puedan cotejar los saldos de las cuentas afectadas antes y después del cambio efectuado. Para lograr esta confianza deberán ajustarse a los siguientes factores que regulan el proceso de información financiera. La unidad de Bienes tendrá las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad: ƒ Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice. Los informes financieros deben prepararse de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. ubicación entre otros. ƒ Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status. 83 .4. administración y diferentes usuarios. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5. Estos factores o estándares informativos que detallaremos a continuación están amparados por la opinión de los auditores. Oportunidad de la Información Los informes financieros que se elaboren.4 Factores a Considerar en la Información Financiera Los responsables de los procesos contables deben garantizar a los usuarios que los Estados Financieros contienen información fidedigna y confiable. Esto no significa que el RNP no pueda implementar un método o sistema mejor de contabilidad dentro de los límites fijados por los principios contables. deben estar disponibles a la brevedad suficiente para que sean útiles en la toma de decisiones de la dirección.1 Principios de contabilidad generalmente aceptados. En cada nivel se procurara que estos se preparen en forma mensual a más tardar el 10 del siguiente mes. Relación Unidad de Bienes y Contabilidad Existe en el Organigrama de Contabilidad una línea de relación con la unidad de Bienes. Información Completa Los informes financieros deben cubrir la totalidad de las operaciones realizadas por ésta durante el período contable fijado. deben ser claros. 5. de los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP.

Dicho catalogo se desglosa en el Manual Contable del SIAFI.sefin.hn.4. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 5. en la página web de la Secretaria de Finanzas www.2 Catálogos de Cuenta El catalogo de cuentas será el Plan Único de cuentas contables aprobado para el Sector Gubernamental.gob. 84 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL 85 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO VI
6 PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1 Políticas y normas para uso de la Pagaduría.

Para garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del Registro Nacional
de las Personas, sean manejados en forma transparente y oportuna se deberán respetar las
siguientes políticas.

6.1.1 Políticas Sobre Ingresos

Apertura de Cuenta Bancaria.

El RNP deberá abrir y mantener una sola cuenta bancaria a nombre de la Unidad ejecutora
(Registro Nacional de las Personas) en el Banco Central de Honduras; y a nombre de los Proyectos
cuando se trate de fondos Externos, de acuerdo a las necesidades de los cooperantes las cuales
serán manejadas mediante la autorización de firmas mancomunadas.

La cuenta operativa a nombre del Registro Nacional de las Personas, en el Banco Central se
alimentará con fondos de la Tesorería General de la República mediante transferencias vía F-01
con imputación presupuestaria.

En caso de remanente en la cuenta de Banco Central, de los fondos solicitados vía F-01, estos
podrán ser utilizados bajo los siguientes criterios:

Los fondos remanentes en los grupos 200 y 300 podrán utilizarse para pago de otras
actividades dentro de los mismos grupos, siempre y cuando se haga la f-07 de reversión a
la f-01 original (con la que se solicitaron los fondos a la Tesorería General), y se cargue la
nueva f-01 con la nueva imputación correspondiente.
Los fondos remanentes en los grupos 100 y 400 podrán utilizarse al finalizar el año para
actividades consideradas de suma importancia para el RNP, y que no cuenten con
presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. Para ello se deberán hacer las f-07 de
reversión correspondiente.

Recepción del Efectivo.

Como lo establece el Artículo 49 de la Ley de Fortalecimiento de los Ingresos, Equidad Social y
Racionalización del Gasto Público, aprobado mediante Decreto Legislativo No. 17_2010, el
Registro Nacional de las Personas está autorizado a cobrar la tarifa de Lps.200.00 en concepto de
pago por emisión, reposición, renovación de documentos dañados o extraviados.

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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Este pago debe efectuarlo el solicitante o su apoderado legal, en cualquier agencia del Sistema
Bancario Nacional autorizado, mediante recibo Oficial de Pago, TGR-1. Este recibo es emitido por
la Tesorería General de la República, y el pago debe hacerse a nombre del Registro Nacional de las
Personas bajo la partida 12218.

De acuerdo a las Disposiciones Generales del Presupuesto 2010, de todos los Ingresos percibidos a
través de la Tesorería General de la República, el 20% de estos ingresos serán utilizados por la
Tesorera el 80% restante será devuelto al RNP mediante el procedimiento que se explica en los
diagramas siguientes.

Recepción de pagos mediante Cheques

Si el ingreso es a través de Cheque: En el Nivel Central los cheques deben ser emitidos a nombre
de la Pagaduría General de la República.

Políticas Sobre los Egresos

Pagos mediante Cheque

Todo pago que se efectué deberá hacerse por medio de cheques vouchers, se exceptúan de ello
los pagos que se realicen por medio transferencia Bancaria a través de Banco Central o vía SIAFI.

Autorización de Cheques

1. El Pagador Especial tiene potestad para registrar su firma como única firma autorizada
para emisión de cheques con fondos del Estado de Honduras.
2. En el caso del manejo de los fondos de fuentes externas, estas cuentas se manejarán de
acuerdo a lo establecido en los Convenios que la rigen.
3. También se debe registrar la firma del Sub Director Administrativo para la emisión de
cheques, sin embargo esta firma debe ser usada únicamente cuando por razones de fuerza
mayor el pagador no pueda firmar.

Límite de autorización de Cheques

El Pagador Especial no tiene límite para la firma de cheques, en el caso de que otras personas sean
autorizadas para firma, se les aprobará por escrito los límites sobre los valores autorizados.

Emisión de Cheques

Todos los cheques que se emitan, deberán ser nominativos, no deberán emitirse cheques al
portador, y serán impresos en papel de seguridad.

Los cheques deberán ser pre numerados y toda la numeración será controlada en forma
correlativa.

87

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Anulación de Cheques

El proceso de anulación de cheques se hará mutilando éstos en el espacio de las firmas registradas
y estampándoles la leyenda “ANULADO” ya sea utilizando un sello o un lápiz tinta. Seguidamente
se procederá a realizar las operaciones contables respectivas.

Cheques no reclamados

Aquellos cheques que no sean reclamados en el período de 3 meses serán anulados teniendo el
cuidado de hacer la reversión contable.

Custodia Cheques en Blanco

Todos los talonarios de cheques en blanco serán guardados en caja fuerte o en un lugar bajo llave
con la supervisión y responsabilidad del Pagador.

6.1.2 Procedimiento para administración de TGR para registro de Ingresos

Flujo grama No. 16

88

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.3 Formato de entrega de TGR a nivel nacional.

QUEDAN
El Suscrito Registrador Civil Municipal de_________________________ departamento
de______________ por medio de la presente HACE CONSTAR; que quedan bajo su responsabilidad y
para efectos de control interno, _____________ talonarios de 50 formatos TGR-1 para la
recuperación de L. 200.00 cada formato, haciendo un total equivalente a L._____________ para
cobros de reposición de tarjetas de identidad como del resto de los documentos administrativos
comprendidos en la autorización del Directorio en Decreto Legislativo No. 17-2010 y e acuerdo a
solicitudes presentadas por los interesados conforme la siguiente numeración:

DEL NUMERO AL NUMERO DEL NUMERO AL NUMERO

Estos formatos serán liquidados mediante informes de las reposiciones solicitadas que emita este
Registro y que son objeto de cobro legalmente establecidas.

En fe de lo anterior firmamos en la ciudad de____________________, departamento de
__________________ a los ______ días del mes de _______ del año 20__.

RECIBIO

__________________
Firma y sello Registrador Civil Municipal

ENTREGADOS POR:

POR: PAGADURIA ESPECIAL POR: AUDITORIA INTERNA

____________________________ ___________________________
Nombre Nombre

89

Identidad Banco No. De Identidad. y firma del solicitante. TGR-1 Valor Fecha 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 TOTAL Realizado Por:_____________________________ 90 . regrese al RNP con la copia Azul sellada por el Banco. Paso No. Nombre Completo. El empleado del RNP. se quedará con la copia azul y la hará llegar a pagaduría de esta institución en los primeros 5 días del mes siguiente al corte.5 Formato de reporte diario de Ingresos por Servicios REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS REPORTE DIARIO DE INGRESOS POR XXXXXXXXXXXXXXXX No. Valor. en el formato de reporte. No. 2: Llenado del Formulario (a. Paso No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. 4. b. 6. Pague en el Banco.1. Verificar el nombre del Ciudadano y demás datos que estén en el sistema cuando el proceso es mecanizado. Fecha Solic. 1. c. Nombre No. Fecha.1. Paso No. 3. d. Rubro del RNP (12218) en la TGR 1.4 Aspectos a Considerar para capacitar a los Registradores Municipales Paso No.

1. l TGR-1 Identidades Varias TOTALES 91 .6 Informe de Ingresos -Debe ser elaborado por tarde el 09 de mes siguiente al mes reportado -Debe incluir un resumen narrativo del informe -Un cuadro de ingresos por municipio -Reporte de Ingresos del Mes -Nota de remisión dirigida al Director con copia a las instancias administrativas respectivas. en L. 6. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. en L.7 Formato de Reporte de Ingresos Propios por mes REPORTE DE INGRESOS PROPIOS MES DE XXXX Certificaciones y Código Cantidades Reposiciones Valores en Constancias Valor Total Municipa Descripción L.1.

17 92 .1.8 Procedimiento para Registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP Flujo grama No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. -Este informe debe presentarse a la Comisión de Evaluación de Compras. en la liquidación se debe adjuntar copia del depósito realizado. -Al menos cada 3 meses el Pagador debe hacer un informe de la disponibilidad de efectivo por este concepto. en este proceso se debe considerar.9 Devoluciones de Efectivo Las devoluciones de dinero en efectivo pueden realizarse por concepto de liquidaciones de viáticos. 93 . -En las liquidaciones de viáticos.1. quienes mediante Acta deberán decidir los rubros a financiar con esta disponibilidad. o anticipos para eventos o similares. -Las devoluciones deben realizarse a la cuenta operativa del Banco Central de Honduras a nombre del RNP. errores o/u omisiones etc. -Se deberá realizar la F-07 de reversión de presupuesto indicando la disminución en la F-01 original del monto no usado.

10 Ejemplo Control de Cheques en Transito Número de Cuenta: ______________________________________________________ A nombre de : __________________________________________________________ Nombre del Banco: ______________________________________________________ Corresponde al mes de: _______________________ Año ____________ Numero Fecha Beneficiario Valor Cheque Cheque TOTAL 94 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6.1.

1. FECHA VALOR BENEFICIARIO _____________________________________________________________________ Se solicita la anulación de estos cheques por los siguientes motivos: _________________________ ____________________ SOLICITADO POR AUTORIZADO POR Original: Contabilidad (partida contable) Copia: Arch. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. 95 .11 Ejemplo de Nota anulación de cheque Lugar y Fecha: ______________________ Señor Presente Por este medio solicito su autorización para proceder a la anulación de los siguientes cheques: No.

3. En el caso de los proyectos de cooperantes se recibirán autorizaciones de pago que deberán venir autorizadas por el funcionario respectivo. Recibir de recepción y distribución de documentos las autorizaciones de pago que correspondan a proyectos de cooperantes y F01. Recibir del Departamento de Contabilidad las F01. Elaborar las autorizaciones de pago que correspondan al Directorio en Pleno. para la evaluación del POA. 2. Conciliar fondos de cooperantes. con su respectivo respaldo documentario. a los oficiales de cheques cuando así corresponda y en su caso al jefe de egresos para la elaboración de la transferencia al beneficiario. Recibir de todas las unidades bajo su responsabilidad el reporte mensual. 4. Mantener la información actualizada para evacuar cualquier consulta o requerimiento de los entes contralores del Estado. Remitir en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes Inmuebles. lo mismo que el saldo de fondos especiales 7. si los fondos solicitados a la TGR ya fueron conciliadas en el Banco Central. para elaborar las transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada operación. 6. Recibir de la Unidad de recepción de documentos. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 6. cuando sean generadas por el presupuesto ordinario del RNP. Llevar un correlativo de la numeración de los cheques elaborados. Revisar en el SIAFI. Impuestos sobre la Renta. de las actividades. 2. Recibir de recepción y Distribución de Documentos las Transferencias Bancarias para autorización previa a la firma del Pagador Especial. IHSS. Elaborar las Transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada operación. Descargo de los pagos colaterales de planillas de sueldo (INJUPEM. Conciliar el saldo de cuenta en los bancos. posteriormente remitir esta F01.12 Funciones del Personal de Pagaduría Funciones del Jefe de Egresos y Remisión de Transferencias 1.1. sobre Servicios Profesionales. 7. o a la cuenta de planillas de Banco de Occidente o a la institución financiera que este manejando el pago de planillas. para la elaboración de los cheques. Cooperativas. etc). Recibir de recepción y Distribución de Documentos las Transferencias Bancarias para autorización previa firma del Pagador Especial 6. 5. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realicen. 2. 3. 3. 96 . remitirlas al jefe de Egresos para la evaluación del POA. vecinales guardando el registro de respaldo. las F01 conciliadas. Oficial de Cheques 1. Recepción y Distribución de documentos 1. 4. 5.

guardando el registro de respaldo 4. 6. Revisar los cheques emitidos contra las órdenes de pago y matar con el sello de pagado con cheque y número a todos los comprobantes de soporte que correspondan y remitirlos al pagador especial para su firma. Oficiales de Cuentas 6. Revisión del cálculo del impuesto vecinal e impuesto sobre la renta. Revisión de los documentos de respaldo en las órdenes de pago que ingresan al Departamento para su respectiva revisión. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realice. Impuestos sobre la Renta. 9. Igual para pagos de colaterales. decimocuarto mes o bonificaciones de vacaciones o derechos laborarles. Solicitar en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes Inmuebles. 8. 97 . 2. remitirlas al jefe de egresos para evaluación del POA. Descargo de Impuestos Vecinales. 9. vecinales. 12. Revisar todas las transferencias de pago e ir al Banco Central de Honduras para su ejecución. y Sobre la Renta en la Dirección Ejecutiva de Ingresos y la Alcaldía Municipal del Distrito Central 3. 13. sobre Servicios Profesionales. materiales o útiles y contratación de bienes y servicios 8. Evacuar vía teléfono todas las consultas referentes al pago de planillas. que se acompañen por su respectiva autorización. también las planillas electrónicas para realizar el respectivo pago o aplicación de crédito en su cuenta de ahorro en Banco de Occidente en la Agencia Múltiple del Barrio la Granja de Comayagüela. 7. Responsable servicios públicos y planillas a) Pago de Servicios Públicos a nivel nacional por medio de cheques y o transferencias. Revisar las planillas de pago de sueldos y vacaciones al personal del RNP. Rechazar las órdenes de pago que no vengan con el respaldo correcto. Si es por servicios públicos y o privados que la orden sea acompañada por toda la documentación de soporte. 10. Descargo de F 01 en Tesorería de las empresas que prestan servicios públicos. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 4. 11. 1. Llevar un cuadro de registro de cada orden de pago revisada. compra de equipos. Si el pago es por servicios profesionales comprobar que el cálculo esta correcto. detallando la documentación de soporte. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos Oficial de Cuentas II 5. con su respaldo para grabación en el programa respectivo. Recibe las operaciones administrativas que tengan que ser revisadas y validadas. ya sea por pago por anticipos de decimotercer mes. 7. La documentación consiste en solicitudes diversas. 5. Si es por suministros revisar la documentación de soporte respectiva. Remitir al encargado de digitación de documentos el Voucher.

Coordinación y supervisión de todas las actividades competentes a las ventanillas de Registro Civil e identificación. Conciliar en el sistema SIAFI. Elaborar el informe mensual de ingresos por cobro y servicios y remitirlos al jefe de departamento para elaborar el informe final que se remitirá a los directivos del RNP. Digitación de Documentos Digitaliza toda la información de pagos que ingresa a la Pagaduría y posteriormente remite la documentación original al departamento de Contabilidad para su registro y custodia. Remitir a la oficina de ingresos de la SEFIN el informe de recaudación final. Revisión de los pagos directos de alquileres 15. la ruta de recolección mensual de TGR1 a nivel nacional. 11. Responsable de Alquileres b) Recibe de la Oficial de cheques o de la recepción y distribución. 12. Elaborar en coordinación con el Departamento de Pagaduría. Sub Jefe de Ingresos c) Mantener supervisión estricta del personal a su cargo. Elaborar reporte mensual de operaciones. Mantener un archivo por departamento del pago de los alquiles 14. Mantener al día los pagos de los alquileres a nivel nacional 13. los cheques o transferencias para el pago por depósito a la cuenta de los propietarios o representantes de los locales en alquiler. lo relacionado a la cuenta alquileres. Remitir informe de operaciones mensuales al departamento de Egresos para la evasión del POA. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 10. Jefe de Ingresos Mantener la supervisión estricta del personal a su cargo. 17. Manejo del inventario de la TGR1 para distribución a los diferentes departamentos del País. Remitir al Jefe de Egresos el archivo semanal de los documentos digitalizados para su revisión y custodia. para la conciliación y la deducción del correspondiente de la TGR. Llevar el control y custodia de los talonarios que se remitan a los registradores a nivel nacional y en las ventanillas del Distrito Central. 98 . Manejo del inventario necesario y adecuado de los formatos TGR1 para tener abastecidas las ventanillas. 16. Actualización de 284 locales a nivel nacional.

matrimonios y Solterías Ventanillas de Autenticas Revisar los documentos de autenticas. literales y copias de folio Extender el documento autenticado Hacer corte diario de Ingresos Oficiales de Ingresos Manejo del Inventario de los recibos de TGR1 en cuanto a la distribución a nivel nacional Revisar los ingresos de los recibos a nivel nacional y elabora informe de ingresos generales Clasifica. el cual deberá ser pagado en la Institución Bancaria. matrimonios. el cual deberá ser pagado en la Institución Bancaria. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Ventanillas de Ingresos Proporcionar al cliente la TGR1 completamente lleno con los datos del servicio solicitado. Ventanillas de Identificación Verificar en el Sistema si la información solicitada se encuentra en la base de datos Extender el Recibo de la TGR1. Recepción y Distribución de documentos a nivel nacional Recibe a nivel nacional la Correspondencia Recibe de los coordinadores de las giras la correspondencia y documentos oficiales y clasifica y distribuye a los departamentos designados. Manejo de control interno de la correspondencia recibida y entregada Informe mensual de actividades realizadas al jefe de Egresos para elaboración del Poa 99 . Llenar el libro control de los servicios solicitados por el cliente en forma correlativa del talonario que se está utilizando. los que serán proporcionados por el cliente. Verificar en el Sistema información referente a los casos de Defunciones. solterías. defunciones. verificando la fecha de los documentos. Ventanillas de Registro Civil Extender el Recibo de la TGR1. coteja e investiga la información de los recibos TGR1 Secretaria Manejo de la Correspondencia Apoyo en la elaboración de los informes mensuales a nivel nacional.

CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 100 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7.

7.4 Bajas y Transferencia de Bienes Para la baja de Bienes Muebles por extravió. Vehículos. 7. y cuyo monto no podrá ser inferior al costo de su reposición. etc. Aire acondicionado. Los Bienes Muebles (mobiliario.) para ello se deberán hacer las provisiones presupuestarias en base a las políticas definidas por la SEFIN lo cual garantizara su eficiencia y durabilidad. Mobiliario y Equipo de Oficina.1.3 Mantenimiento Se deberá contar con contratos de servicios de mantenimiento para todos aquellos bienes que por su naturaleza necesiten de este servicio (Vehículos. o de las dependencias que cumplan esa función. se cumplirá con lo estipulado en la legislación relativa a Bienes Nacionales. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO VII 7.2 Seguro Todos los Bienes Muebles e Inmuebles propiedad del RNP. Edificios. la Contaduría General de la Republica y el Tribunal Superior de Cuentas. en los Municipios que hayan adquirido o tengan asignados los bienes. serán asignados en forma personal a los funcionarios y/o empleados que harán uso de los mismos. 7. subasta o inservible. deberán contar con un seguro que los proteja de cualquier riesgo. vehículos). Terrenos. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7. Para facilitar la administración y control de Bienes Muebles e Inmuebles como ser.1 Políticas sobre administración y control de bienes muebles e inmuebles La administración de los bienes muebles e inmuebles corresponde al titular de la Gerencia Administrativa a través del Jefe de Bines Nacionales.1. terrenos) serán entregados en custodia a los funcionarios y/o empleados de cada oficina etc. equipo. Para estos efectos deberá tomarse en cuenta las regulaciones presupuestarias emitidas por la Secretaría de Finanzas.1. se deberá cumplir con las siguientes políticas: 7. 101 . Fotocopiadoras. etc.. daño. Computadoras.1 Custodia y Asignación Los Bienes Inmuebles (edificios.1.

18 102 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Transferencias Cuando se realicen transferencias de Bienes entre departamentos y/o oficinas.00 (Doscientos Lempiras Exactos). el informe deberá ser entregado a la Gerencia Administrativa. la Contaduría General de la República y al Tribunal Superior de Cuentas.6 Procedimiento para el registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles Flujo grama No. los que serán verificados por la Unidad de Auditoría Interna de acuerdo a los programas de auditoría que dicha oficina maneje. estos deberán ser identificados de acuerdo a los códigos de Municipios utilizados. realizados por la Sección de Control de Bienes de la Unidad de Bienes Nacionales. se cumplirá con lo estipulado en la legislación relativa a Bienes Nacionales. 7. Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles Se registraran como bienes muebles e inmuebles aquellos cuyo costo de adquisición sea mayor o igual a L. 200. la Contaduría General de la República y el Tribunal Superior de Cuentas. 7.1.5 Inventarios Físicos Cada entidad deberá practicar inventarios físicos cada 12 (doce) meses.1.

D. ___________________________ declaro haber recibido los artículos arriba descritos tal y como se indica en este documento.1. Descripción Series Códigos Valor Iniciales Fecha CERTIFICACION Yo.C. a los____ días del mes de _____del año_____.7 Ejemplo ACTA DE CARGO En Tegucigalpa. En caso de perdida por causa imputable a mi persona autorizo a la oficina de contabilidad para que deduzcan de mis prestaciones o sueldo pendientes el valor del bien extraviado. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7. Dependencia __________ de los Bienes que a continuación se detallan: Revisión inventario No.. M. se HACE CONSTAR que se ha hecho entrega al señor(a) ____________. ____________________ _________________________ RECIBIO ENTREGO FIRMA Y NOMBRE Original: Bienes Copia: Receptor 103 . por lo que me hago responsable por la pérdida o deterioro de cualquiera de los artículos debido a negligencia o descuido de mi parte. los que utilizare en el desempeño de mi trabajo.

8 Ejemplo de Control de Mobiliario y Equipo CODIGO DEL BIEN:__________________ CODIGO GRUPO:________________________________ DESCRIPCION DEL BIEN: _______________________________________________________________________________ VIDA UTIL:____________ DEPRECIACION MENSUAL:____________ VALOR RESIDUAL:_________ CONTROL Y REGISTRO CANTIDADES LEMPIRAS VALOR EN LIBROS DEPRECIACION VALOR EN ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA MES ACUMULADA LIBROS FECHA DESCRIPCION 104 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7.1.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Formato para CONTROL MANTENIMIENTO DE BIENES

NOMBRE DEL BIEN:_____________________________________________________

CODIGO DEL BIEN: _____________________________________________________

FECHA DE COMPRA: _________________ PROVEEDOR: _____________________

NOMBRE PROVEEDOR SERVICIO PARA MANTENIMIENTO: _______________

TELEFONO Y DIRECCION: _______________________________________________

CONTACTAR A: _________________________________________________________

COSTO DEL MANTENIMIENTO

PAGADO

FECHA DESCRIPCION DEL SERVICIO PRESUPUESTADO MANO DE REPUESTOS Y COSTO
OBRA MATERIALES ACUMULADO

___________________ _____________________

Recibe Entrega

105

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.9 Procedimiento para Descargo de Bienes

Flujo grama No. 19

7.1.10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes
CONSTANCIA DE SOLVENCIA DE ACTIVOS FIJOS

Por este medio HAGO CONSTAR: Que el señor: ___________________________________

Quien se ha venido desempeñado como: _______________________________________

En la oficina de: ___________________________________________________________

No tiene pendientes de entrega activos fijos propiedad de la Secretaria de Educación

Para los fines de trámite de prestaciones y sueldos extiendo la presente en ________________ A
los ____________________ días del mes de _________________.

_______________________________________ ________________________
REPONSABLE DE LA CUSTODIA DE BIENES JEFE DE LA OFICINA

__________________________________________
EMPLEADO

Original: Recursos Humanos
Copia: Unidad de Bienes
Copia: Empleado

106

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.11 Procedimiento para Matricula de Vehículos

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

a. Elaboración de Inventario de Vehículos (junio) Jefe Bienes

b. Solicitar Certificación de Vehículos a la Contaduría General de la Administración y
República Bienes

c. Emitir Certificación y entregar al RNP Contaduría G.

d. Solicitar al TSC Certificación de propiedad de los vehículos, remitir Administración
certificación de la Contaduría

e. Emitir constancia de propiedad de Vehículos TSC

f. Remitir a la DEI toda la información anterior, solicitando visto bueno RNP
para matricula

g. Emite autorización de matricula DEI

h. Pago de matrícula y entrega de boleta de revisión RNP

Procedimiento para Control de Bienes Inmuebles

El Departamento Legal debe enviar la Escritura de adquisición del Bien, debidamente
registrada en el Instituto de la Propiedad.

El jefe de Bienes envía original del documento a la Procuraduría General de la República.

El jefe de bienes deberá dejar copia de la Escritura para los Archivos del RNP y enviar copia
a la contaduría General de la República.

7.2 Funciones del Encargado de Bienes

Los Encargados de Bienes tendrán las siguientes funciones:

1. Control absoluto sobre los registros de los bienes propiedad del RNP
2. Inventario actualizado de los bienes propiedad del RNP
3. Archivo de todos los documentos de operación de cargo y descargo
(Altas y bajas), tramitados ante la Contaduría General de la Republica.

4. Control de entregas de bienes a funcionarios y empleados del RNP.

107

Legal 108 .:_______________________ FECHA ESCRITURA: ________________________ NOTARIO: ___________________________ INSCRITA EN F__________T_________________ DEL LIBRO DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE ______________________________________ EL______________ DE______________DE_________________________________________ DESCRIPCION DEL TERRENO: ____________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ CONTROL DEL COSTO COSTO TRASLADO O COSTO FECHA DESCRIPCION DE LA ORIGINAL REVALUACION MEJORAS VENTA ACTUAL OPERACIÓN _________________________________ _______________________________ Encargado de Bienes Administrador ________________________________ Dpto. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7.2.1 Ejemplo para Registro y Control de Terrenos CODIGO TERRENO: ________________________ CODIGO MUNICIPIO: _______________________ FECHA ADQUISICION: ______________________ FECHA ESCRITURA: ____________________ ESCRITURA NO.

2. 109 . ubicación entre otros. La unidad de Bienes tendrá las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad: ƒ Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice. ƒ Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status. de los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7.2 Relación Unidad de Bienes y Contabilidad Existe en el Organigrama de Contabilidad una línea de relación con la unidad de Bienes.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8. PROVEEDURIA 110 .

6. Realizar la recepción de materiales y equipo contra la orden de compra. las necesidades previsibles de materiales y servicios como suministros de oficina. 111 . Supervisar adecuadamente la recepción de los bienes y servicios adquiridos cotejando que posean las calidades y condiciones especificadas con apoyo de los interesados.1 Funciones Generales de Proveeduría 1. 4. 7. procurando una fuente de información veraz y oportuna para todas aquellas dependencias internas que de alguna forma se encuentren vinculadas en el proceso de contratación. en coordinación con los usuarios. formularios. 3.2 Función de recepción y despacho de materiales 1. suministros y activos que se encuentran en bodega y su custodia mediante un sistema de inventario perpetuo y computarizado. Mantener un registro actualizado e integral de proveedores tanto nacionales como extranjeros. 6. Mantener el registro de proveedores debidamente actualizado. 5. inversiones y otros. Coordinar con el Almacén Central la gestión de control de existencias. Llevar en forma ordenada el control de inventario y mercancías. 2. 8. recibidas de las diferentes dependencias autorizadas de la institución. 10. 2. Planear y programar. Gestionar las acciones que procedan ante las instancias correspondientes por incumplimiento de los pedidos o contratos. para ofrecer información oportuna a todas las dependencias del RNP sobre los aspectos que en materia de proveeduría interesen. cuando solicitado. repuestos. 9. 12. 3. Mantener y administrar la información del Departamento en todas sus áreas. materiales de construcción. en los trámites de adquisición de bienes y servicios. materiales de aseo. Establecer los mecanismos de control para la recepción y despacho de materiales y verificar que los mismos sean recibidos satisfactoriamente 4. servicios varios. Brindar asesoría en la materia bajo su competencia a las dependencias que la requieran. Tramitar las solicitudes de materiales o de servicios. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO VIII 8 PROVEEDURIA 8. Fijar límites máximos y mínimos para las existencias que deben mantenerse en el Almacén. Vigilar el cumplimiento exacto de las condiciones estipuladas en las contrataciones y pedidos. Mantener custodia de las garantías de los equipo a su cargo. con el propósito de estandarizarlos y evitar dualidades. Participar como unidades técnicas en las comisiones de adjudicaciones de ofertas en la adquisición o venta de bienes y servicios. 11. 8. Establecer y mantener mecanismos de coordinación. Mantener una clasificación específica de los materiales por su valor y rotación 5.

repuestos para vehículos etc. 5. materiales didácticos. se deberá cumplir con las siguientes políticas y normas: Manejo de Proveeduría Para mejorar los servicios y disminuir los costos de operación se mantendrá un solo almacén a Nivel Central. etc. Primeras Salidas (PEPS). Verificar compras primordiales 9.4 Políticas sobre manejo de Almacén.3 Funciones de almacén 1. 2. Control de inventarios actuales y anteriores 8. Rendir informes trimestrales de los movimientos de la bodega y el respectivo saldo de inventario a esa fecha indicando las cantidades a pedir cuando éstos lleguen a su inventario de seguridad o mínimo que debe existir. Recepción Todos los bienes no duraderos adquiridos deberán ser recepcionados por el almacén y en caso donde no exista físicamente esta unidad. Crear un reporte de salidas y entradas de material. 112 . el cual será dotado de los recursos necesarios para su adecuada operación. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 7. Para facilitar el manejo administrativo de los bienes no duraderos como ser. Entrega de Materiales Las entregas de materiales se efectuarán en base a requisición con el Visto Bueno del Jefe inmediato. por lo que se deberá garantizar la seguridad de los mismos. Crear un control manual de entradas y salidas de material de forma continua y actualizada 7. Clasificar materiales existentes 8. Incorporar inventarios anteriores 6. no se aceptaran otro tipo de documentos. Crear una base de acceso directo a lo existente en la bodega ingresando todo lo que actualmente existe para mayor control y aprovechamiento de la misma. Valuación Los inventarios de materiales y útiles de oficina. Crear un reporte de necesidades 4.. material didáctico. 3. serán valuados al costo de adquisición utilizando el método de Primeras Entradas. serán recibidos directamente por los solicitantes. Crear un reporte por solicitudes por dirección y personales.. 8. materiales y útiles de oficina.

aprobación y validación de la Unidad de Auditaría Interna. y efectuar los ajustes respectivos en el control del inventario y en el sistema contable. Existencias menores a los puntos mínimos Periódicamente se deben analizar los productos cuya existencia real es menor a las cantidades mínimas. Descargo de Materiales en mal Estado Se deberá descargar del inventario todo aquel material que se encuentre en mal estado. Diferencias de Inventario Las diferencias de inventarios serán cargadas a los responsables del almacén utilizando el precio de reposición. Toma de Inventario Físico a) Los productos en el almacén deben estar ordenados y clasificados b) Los productos en mal estado deben estar separados del inventario en buen estado c) Elaborar corte de formularios indicando los últimos documentos utilizados y los próximos a utilizar después del inventario d) Realizar una reunión para dar instrucciones a las personas que participarán en el inventario e) Avisar con anticipación el cierre del almacén durante el período que se levantará el inventario físico para ello se debe enviar una circular a las oficinas interesadas y Proveedores. Inventarios Físicos En los Almacenes se deberán practicar inventarios físicos tres veces al año. 113 . los que serán supervisados por el Departamento de Auditaría Interna del RNP de acuerdo a los planes de trabajo que esta tenga. para ello se requerirá de la verificación. Si estos son originados por deficiencias en su manejo. es decir el precio de mercado vigente al momento de confirmarse las diferencias. Esta circular debe ser colocada en un lugar visible en el almacén. dichos valores se cargarán al responsable del Almacén al valor de reposición. luego se entregara administrador para que lo autorice y se proceda a la adquisición de estos. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Existencias de Materiales Se deberán mantener existencias mínimas de materiales para uso de nivel central equivalentes a un mes de consumo promedio. para ello se deberá elaborar un formulario el que será firmado por el encargado de Almacén. por lo que se levantará un Acta de Descargo.

Proveeduría envía acta de recepción de materiales auditados a administración. Proveeduría envía copia del proceso (factura.5 Procedimiento para requisición de materiales a Proveeduría Flujo grama No. orden de compra y acta de recepción) a la Unidad de Bienes. 2. h) Realizar el conteo de los artículos dejando evidencia de dicho trabajo. Proveeduría revisa la entrega contra Orden de Compra 4. 8. Proveeduría elabora acta de recepción 6. i) Descargar los productos en mal estado. Administración procesa el pago a 114 . 7. j) Al finalizar el inventario físico solicitar la firma en el listado del encargado de almacén. 20 8. recibo. Proveedor entrega los bienes o materiales 3. g) Coordinar con Auditoría interna la supervisión del inventario. 8. Administración envía copia de la Orden de Compra a Proveeduría en tiempo y forma. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas f) Preparar los materiales y papelería que se utilizarán en la toma física del inventario. Proveeduría firma comprobante de entrega 5.6 Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores 1.

7 Ejemplo de formato para requisición de Materiales REQUISICION NO. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8. FOLIO____ _________________ _________________ _________________ AREA SOLICITADA FIRMA Y SELLO FECHA CODIGO SOLICITANTE:_________________ ITEM Código de U CANTIDAD producto N Solicitada Autorizada Entregada DESCRIPCION I D A d FECHA DE ENTREGA ENTREGO: FIRMA RECIBIO NOMBRE 115 .

8 Ejemplo formato para levantar inventario físico en el almacén NOMBRE DEL ALMACEN:____________________________________ PRACTICADO EL_______DE______DE_____ HOJA ____ DE ______. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8. Código producto Descripción Presentación Cantidades Tarjeta Contadas Diferencia ___________ _______________ _________________ Contado por Supervisado por Encargado Almacén 116 .

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8. COSTO COSTO NO DESCRIPCION CODIGO PRESENTACION CANTIDAD UNITARIO TOTAL Entregado por: ________________________ Recibido por: ___________________________ Nombre y Firma Lugar y Fecha: _______________________________________ Original: Almacén Copia: Contabilidad 117 .9 Ejemplo comprobante de entrega de materiales Por este medio hago constar que he recibido a satisfacción los productos que más abajo se detallan y que fueron pedidos en solicitud Nº__________.

10 Ejemplo Formato de reporte de existencia por debajo de cantidades mínimas ALMACEN:______________________________________________ REPORTE DE EXISTENCIAS DEBAJO DE CANTIDADES MINIMAS AL__________________ DE_________________ DE____________________ Código Cantidades Cantidad producto Descripción Presentación Real Mínima Solicitada aprobada Se solicita la compra para recibirla el ________ de __________ de ________________ _________________________________ ________________________________ Preparado por Autorizado por 118 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8.

NOMBRE PRODUCTO CÓDIGO PRESENTACION CANTIDADES LEMPIRAS FÍSICO KARDEX DIF. FÍSICO KARDEX DIF.11 Ejemplo de Formato de Inventario Físico No. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8. _______________ ________________________________ Elaborado por Aceptado por encargado de Almacén 119 .

La base de datos fue desarrollada en SQL Server 2005. El sistema Cuenta con un Manual Técnico de Usuario donde se detalla la información para el manejo del Mismo. La seguridad del sistema se manejara a través de Usuarios dentro del sistema y cada uno de los usuarios debe pertenecer a un rol que a su vez tiene definidos los permisos de las acciones del sistema a las que tendrá permiso el usuario. así como de un usuario de base de datos que es el que permite los inicios de sesión dentro de la base de datos. Salidas: Registro y mantenimiento de las salidas de productos realizadas en el almacén. Entradas: Registro y mantenimiento de las entradas de productos realizadas en el almacén. Dicho Manual forma parte integral de este manual. 120 . El sistema de control de bienes esta divido en 5 módulos que son: Mantenimientos: Mantenimiento de las tablas de referencia utilizadas por el sistema. (En este manual no se mencionan las tablas de referencia utilizadas del Sistema de Recursos Humanos). mantenimiento y seguimiento de las requisiciones que llegan al almacén. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 8.NET y Visual Basic. Para este sistema se creó una base de datos la cual contiene 23 tablas necesarias para el correcto funcionamiento del sistema. Solicitudes de Compra: Registro y mantenimiento de las solicitudes de compra de productos realizadas en el almacén.12 Sistema Informático del RNP para Proveeduría Actualmente el RNP se encuentra en proceso de implementación del SIPRO “Sistema de Control de Bienes”. y para presentar una interfaz agradable y de fácil uso por cualquier tipo de usuario se utilizó controles AJAX. en las cuales estará distribuida la información recolectada por el sistema así mismo como la necesaria para ser utilizada como referencia por el mismo sistema. Requisiciones: Registro. la conexión a la base de datos se realizara a través de la Clases BDD incluida dentro del sistema. El sistema está desarrollado en Visual Studio 2008 utilizando ASP.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 9. AUDITORIA INTERNA 121 .

y legalidad. Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas apropiadas (seguimiento). Auditores Externos. como también por el Tribunal Superior de Cuentas. tanto los preparados por la Auditoría Interna. de acuerdo con las normas técnicas de auditoría gubernamental y otras disposiciones emitidas por el Tribunal y las normas de auditoría generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables. 6. 3. Efectuar el control previo. equidad. en cualesquier función de su competencia. en relación con las conclusiones y recomendaciones que contienen los memorandos e informes de auditoría o revisiones especiales aceptadas por la administración activa. dará cuenta por escrito a las autoridades superiores y al Tribunal de las posibles situaciones irregulares que compruebe en el desempeño de su labor. de acuerdo con disposiciones generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables. Asesorar. evaluar. 4. Asimismo. 5. reglamentos y de controles internos para determinar la eficiencia y eficacia del recurso económico financiero. veracidad. Comunicar sobre los resultados de las auditorías o revisiones especiales que realice. concurrente y posterior de la ejecución y liquidación del presupuesto de la institución. economía. conforme a la Ley del Tribunal. Visión En el cumplimiento de sus funciones vigila que las operaciones financieras y administrativas del RNP se realicen con base en la eficacia.1 Funciones General de Auditoria 1. Realizar auditorías o revisiones especiales. eficiencia. 122 . y promover la modernización del sistema de controles internos en la misma. 2. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO IX 9 AUDITORIA INTERNA Misión Examinar. Verificar los controles del sistema de procesamiento electrónico de información de la institución. revisar. 9. al órgano administrativo de más alto nivel. para que exista un sistema de transparencia en la gestión de sus servidores. y determinar el fiel cumplimiento de la administración en el RNP de las disposiciones legales.

éste participará y tendría la facultad de objetar la validez de las decisiones. están sometidos a la política general de la entidad. eficaz e independiente. aprobación. a lo dispuesto en el Artículo 106 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. inciso c) del Acuerdo Administrativo Nº 27/2003 “Normas Generales Sobre Auditorías Internas” Numeral II. adopción o toma de decisiones. la cual deberá ser creada sobre la base de criterios tales como: el volumen del presupuesto asignado a la entidad.2 y 1. La Unidad de Auditoría Interna debe contar con su propio Reglamento Interno. ni en actividades administrativas o financieras. En materia de administración de personal. El personal de la Unidad de Auditoria Interna no participará en los procesos de administración. La Unidad de Auditoría Interna actúa con independencia funcional y de criterio a efecto de que pueda expresar sus opiniones en forma objetiva y con la energía que demanden las circunstancias. Asimismo en el desarrollo de sus funciones se enmarca a lo estipulado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. sobre asuntos relacionados con cualquier aspecto del proceso administrativo. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 9. evaluar o definir una situación conflictiva. no obstante cuando el caso lo amerite puede actuar a priori y también en forma concurrente.3 Estructura En la estructura organizativa del RNP. para impedir la consumación de los efectos del acto irregular detectado. donde se establece que todos los sujetos pasivos del sector público.TSC-027/2003. a efecto que pueda expresar sus opiniones en forma objetiva. integra una comisión para analizar.2 Marco Legal La Unidad de Auditoría Interna. los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditoría Interna. que señala el Artículo 5 de su Ley. 9. En materia de administración de personal. están sometidos a la política general de la entidad y a lo dispuesto en el Articulo106 de la 123 . la Unidad de Auditoria Interna se identificará como una dependencia al nivel de staff. se crea para facilitar la ejecución de las funciones de fiscalización de conformidad al Artículo Tercero.3 del Artículo tercero del Acuerdo Administrativo No. La misma normativa le faculta para ejercer sus funciones a posteriori. Si el Auditor Interno por disposición de la máxima autoridad de la Secretaría. volumen y tipo de operaciones y el nivel de riesgo institucional. aplicables al sector público de Honduras y vigila que las normas que emite el RNP se cumplan fielmente. deben contar con una Unidad de Auditoría Interna. contabilización. numerales 1. si a su juicio no se ajustan al marco legal y a los intereses del Estado. emitido por el Tribunal Superior de Cuentas. los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditoría Interna. El auditor deberá comunicar su objeción a la autoridad superior y al Tribunal Superior de Cuentas. y a lo que se establece en el Capítulo V.

5 La Organización La Unidad de Auditoría Interna es un órgano de fiscalización preventiva. estará sujeta al régimen de administración de personal de la Institución y responde por su gestión ante el Tribunal Superior de Cuentas.3 del Artículo tercero del Acuerdo Administrativo No.027/2003. 9. Entre los objetivos de la auditoría interna. 124 . está confirmar que los funcionarios y empleados responsables de la ejecución de las operaciones administrativas y financieras.2 y 1. en el cumplimiento de sus obligaciones actuará con independencia funcional y de criterio y ejercerá sus labores de fiscalización de conformidad a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público de Honduras. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. concurrente y a posteriori.4Independencia La Unidad de Auditoría Interna. emitido por el Tribunal Superior de Cuentas). numerales 1.TSC-027/2003. asimismo a lo que se establece en el Capítulo V. y funcionalmente tiene plena autoridad para fiscalizar las actuaciones de los funcionarios y empleados en todas sus dependencias. 9. (Acuerdo Administrativo No. las han ejecutado de conformidad con las disposiciones legales establecidas.

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 10. MODIFICACIONES AL MANUAL 125 .

5. Análisis de la Modificación El Sub Director Administrativo junto con el Administrador General. Este después de ser firmada será remitido y entregado al Sub Director Administrativo del RNP. 10. 10. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas CAPITULO X 10 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUALES 10.1 Modificaciones del Manual Las modificaciones del presente manual. serán solicitadas por el Jefe de la oficina interesada mediante el formulario procesos horizontales anexo A. Para ello se usura el formulario procesos horizontales anexo B. 126 . en este deberán participar funcionarios y personal del área administrativa del RNP.4. 10. Estas deben será aprobadas por el Directorio del RNP y serán respondidas a todos los involucrados en un periodo no mayor a 25 días calendario una vez aprobadas. 10. Jefe de Contabilidad analizaran las solicitudes de modificación del manual. El Pagador Especial.3. archivaran las modificaciones aprobadas junto al original del manual de procesos que se modifica. Archivo de Modificaciones Los responsables de cada proceso en las diferentes oficinas.2. Plan de Actualización y Mejora del Manual La Subdirección Administrativa cada 2 años integrará un comité de actualización y mejora de este manual. Notificación de las Modificaciones Todas las modificaciones al manual sin excepción alguna serán notificadas por escrito a todos los involucrados por el titular de la Subdirección Administrativa.

Formato para la Solicitud de Modificación del Manual FORMULARIO ANEXO A Fecha:_____________ Ref.6. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 10. :______________ Sr. (a) Subdirector Administrativo RNP Presente Estimado Sr. (a) Por este medio solicito a usted analizar la modificación del manual de procesos con titulo ______________________________________________________________ bajo las siguientes condiciones: Documento original Modificación propuesta Numeral Pagina Detalle Numeral Pagina Propuesta Se solicita dicha modificación por los siguientes motivos: Atentamente ______________________________ Jefe oficina interesada 127 .

Formato para Modificación del Manual Anexo B Fecha: _____________________ Ref: _______________________ Numero modificación: ________ Señores (as) Involucrados en el manual De __________________ Estimados señores (as) Por este medio se les informa que a partir del _____ de _____________ de __________ se modifica el manual de la referencia en los aspectos siguientes: Condición Anterior Condición actual aprobada Numeral pagina Contenido Numeral Pagina Contenido Al momento del archivo de esta modificación insertarla en el documento como hoja numero _____________. Atentamente _____________________________ Subdirección Administrativa 1 El numeral V corresponde a información solicitada por la Presidencia de la República. FIN MANUAL 128 . Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas 10.7.