Unidad 5: Vincular libros de Excel

5.0 Introduccin
Las hojas de clculo estn formadas por millones de celdas. Estas celdas pueden ser
vinculadas (o conectadas en terminologa de Excel 2007) en un solo libro (p. ej. con la
funcin SUMA), entre diferentes hojas de clculo del mismo archivo, entre diferentes
archivos del mismo ordenador e incluso entre archivos de diferentes ordenadores en
cualquier lugar del mundo. Esta unidad trata sobre realizar conexiones al exterior del
archivo en el que est trabajando. Las ventajas de estos vnculos es que el trabajo llevado a
cabo en un rea actualizar el trabajo en cualquier lugar (inmediatamente, si ambos
archivos estn abiertos).

Vincular de un libro de Excel a otro es propenso a errores, y debera evitarse si es posible. Si

crea un vnculo a una celda en concreto en un libro fuente separado y luego cambia la
estructura de ese libro fuente, Excel solo puede ajustar la referencia si el libro que contiene
el vnculo est abierto cuando se realiza el cambio. Si no lo est, su vnculo podra dirigirse a
una celda completamente equivocada sin avisar. Adems, mover los libros o guardarlos en
ubicaciones diferentes puede dar como resultado que las frmulas se vinculen a libros de
Excel no existentes. As que generalmente es mejor realizar copias de los datos en una hoja
de clculo separada de su archivo en lugar de vincular dinmicamente.

A veces, no obstante, vincular a un libro externo es inevitable. Utilizar referencias hacia

celdas con nombres (ver Unidad 18) y tener mucho cuidado con los libros que estn abiertos
al realizar cambios puede reducir la posibilidad de error.

Digamos que usted est gestionando el presupuesto para el lanzamiento de un libro. Tiene a
alguien que controla el presupuesto del catering y ha calculado el coste en 10.000 , pero
usted sabe que esta cifra cambiar cuando consiga presupuestos de los proveedores. Al
vincular su hoja con el presupuesto global con la hoja de catering de su compaero, puede
estar seguro de que cuando actualice su trabajo, su hoja se actualizar tambin
automticamente.

5.1 Vincular a otros archivos

La forma ms sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su
pantalla. Simplemente:

Haga clic en una celda de su archivo original

2010 Excel with Business 1 Unidad 5: Vincular libros de Excel

 Escriba el signo =

Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo

Pulse la tecla Entrar

Ahora debera ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer

archivo. Tambin debera ver en la barra de frmulas algo desalentador como:

=[Libro1]Hoja1!$E$12

donde:

[Libro1] es el nombre del archivo al que est vinculando

Hoja1 es el nombre de la hoja de clculo a la que est vinculando

! indica dnde finaliza el nombre de la hoja

$E$12 es la celda a la que est vinculando. Los smbolos del dlar indican una referencia
absoluta (esencialmente, que si copia esta frmula en cualquier lugar de su hoja, se
vincular a la celda E12, sin tener en cuenta nada ms) lo cual se cubre en la Unidad 11:
Referencias de celda.

Aunque usted raramente tendr que escribir esto partiendo de cero, podra necesitar
editarlo, es decir, cambiar la hoja de clculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando
la frmula directamente en la barra de frmulas (F2 es un atajo til para ello, prubelo!).

De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas frmulas,
incluyendo aquellas que se refieren a una seleccin de celdas. Suponga que tenemos dos
archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino. En el archivo Fuente tenemos los
siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto:

2010 Excel with Business 2 Unidad 5: Vincular libros de Excel

Suponga que deseramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro
archivo Destino:

Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

Escriba =SUMA(

Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustara sumar (puede usar Ctrl si no
son adyacentes)

2010 Excel with Business 3 Unidad 5: Vincular libros de Excel

 Debera ver algo como:

Pulse la tecla Entrar

Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edicin directa en las
celdas:

Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmrquela)

Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevar directamente al archivo
fuente.

5.2 Actualizar libros de Excel 2007

Reabrir un libro
Actualizar es importante con libros vinculados. Para continuar con el ejemplo de arriba,
suponga que se ha vinculado a un libro de un compaero con algunos datos de costes de
catering. Entonces usted guarda y cierra su archivo y se va a casa, pero su compaero
trabaja en el archivo perteneciente a l durante su ausencia. Cuando usted vuelva al da
siguiente para abrir su archivo vinculado, se puede encontrar con el siguiente aviso:

2010 Excel with Business 4 Unidad 5: Vincular libros de Excel

Normalmente usted querr actualizar los vnculos, pero quiz le gustara revisar su trabajo
existente antes del aluvin de actualizaciones. Esto nos lleva a:

Actualizar mientras se encuentra en un archivo

No tiene que reabrir un archivo para actualizarlo con los datos vinculados. Puede actualizar
el archivo siempre que desee mediante:

Datos > Conexiones

5.2 Atencin
Con esta funcionalidad extra viene una responsabilidad extra. Al vincular su archivo a
archivos fuente le est pidiendo a Excel realizar ms trabajo, lo cual puede conducir a
dificultades. Tener lo de abajo en cuenta le ayudar a evitar las ms comunes.

Hacer que Excel trabaje demasiado

Aunque es imposible ser muy precisos sobre qu tareas encuentra Excel ms agotadoras
para un archivo dado, las siguientes medidas deberan ayudar a que el programa funcione
mejor:

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 Evite vincular archivos muy grandes

Evite vincular archivos compartidos o protegidos

Intente vincular solamente los archivos ms pequeos en una red de oficina

Al vincular, mantenga abierto tambin el archivo al que est vinculando

Perder datos
Es posible perder datos por un mal uso de archivos vinculados. Suponga que tiene el archivo
fuente B suministrando a su archivo local A. Entonces guarda el archivo local A en una
memoria USB. Excel mantendr esos valores vinculados para usted en esta copia aislada del
archivo. Pero si luego usted actualiza los vnculos la prxima vez que los abra de la memoria
USB, los datos vinculados no se mostrarn, ya que el archivo B fuente no est realmente
vinculado a la versin copiada. Evite esto pegando los valores en cualquier copia aislada del
archivo que desea mantener. Incluso mejor, evite llevarse esas copias del archivo, como
mucho tendr problemas relacionados con el control de la versin.

Control - Una advertencia!

Si vincula otros archivos, pierde un grado de control sobre los cambios de su archivo,
especialmente porque su archivo puede cambiar tras los cambios en el archivo fuente, por
ejemplo cuando lo abra la prxima vez.

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