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Anlisis y Diseo de Sistemas

SISTEMAS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

CONCEPTO DE SISTEMAS:

Un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo
operando sobre datos/energa/materia para proveer informacin/energa/materia.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un
todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o
interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas. De ah se deducen
dos conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos (u objetos),
como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producir
cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin
de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia.
Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de
los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si
aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y
del orden. De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de
ordenacin del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una
tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del
entorno.
Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del
enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la
realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en
serio como en paralelo.

TIPOS DE SISTEMAS

En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:


Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El
hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo
existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:


Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recursos externo y nada producen
que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema
cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con

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muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas.
Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas.
Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es
ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin
adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados.

LA ORGANIZACIN (EMPRESA) COMO SISTEMA


Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que
interacta influyndose mutuamente.
Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que
responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan
actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

SUBSISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA:


a) Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema
est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel,
dinmica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema Tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas,
incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos.
c) Subsistema Administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos,
desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el
establecimiento de los procesos de control.

SISTEMAS DE INFORMACIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
Un sistema de informacin debe cumplir con los siguientes componentes bsicos interactuando entre s:
El hardware, equipo fsico utilizado para procesar y almacenar datos,
El software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer informacin,
Los datos que representan las actividades de la empresa,
La red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos,
Las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.
Los sistemas de informacin son una combinacin de tres partes principales: las personas, los procesos del
negocio y los equipos de tecnologas de la informacin.

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que
requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o
informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases
automticas.
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Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las
unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado
y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms


importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la
informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos
magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de


acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de
los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin


procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la
salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En
este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas
contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin, se muestran como ejemplo las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de
Informacin de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.
Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automtico).
Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:
Clculo de antigedad de saldos.
Clculo de intereses moratorios.
Clculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catlogo de clientes.
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Facturas.

Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Plizas contables (interfase automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo
conceptual ilustrado en la en la figura.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN SEGN SUS OBJETIVOS DENTRO DE LA


ORGANIZACIN
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las
organizaciones:
1. Automatizacin de procesos operativos.
2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una
organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte,
los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la
Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la
Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su
uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin:


Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organizacin.

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Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y
poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se
cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son:


Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de
la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en
el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo,
un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin
como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de
estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo
grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que
indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que
apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin
operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de
fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son:


Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar
informacin para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto, no pueden
adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de
la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando
nuevas funciones o procesos.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los
bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio.

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Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener
un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que
buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando
productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso
productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de
crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un
Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin
denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de
sus usuarios.

TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACIN DESDE EL PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL


Un sistema de informacin es un grupo de elementos utilizados para la administracin de datos, los cuales
se encuentran coordinados entre s para su uso ulterior. Estos elementos, adems, fueron concebidos con
el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de informacin
tienen como propsito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organizacin, y as alcanzar
ventajas competitivas.

Siete Tipos Principales de Sistemas


La organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingls) en el nivel
estratgico; sistemas de informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en
el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de
conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo. A su vez, los
sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales reas funcionales.
1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)
Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina
bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
Est basado en la computadora y la relacin de los trabajos rutinarios, es el ms importante y el ms
utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la
empresa.
Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las siguientes:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco

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sofisticados.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
2. Sistemas de Soporte para la Decisin (DSS)
Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisin utilizando
modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el
de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisin del ser humano.
3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)
Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios individuales.
Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos
incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software. El SW de GDSS, ayuda a la programacin,
comunicacin y administracin conjunta de grupos de trabajo.
Caractersticas
Diseo especial
Facilidad de uso
Flexibilidad
Apoyo a la toma de decisiones
Aportaciones annimas
Reduccin del comportamiento negativo del grupo
Mantenimiento de registros automticos
Elementos
Base de datos
Base de modelos
Gerente de dilogo
Alternativas
Saln de decisiones
Red de decisiones de rea local
Tele conferencias
Red de decisin de rea extensa
4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)
Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseo. Su principal cometido es integrar los
conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los flujos de informacin asociados a puestos
intensivos en informacin. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).
Como se observa el conocimiento como activo intangible es difcil de administrar, incluso apenas se est
comprendiendo cmo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las
organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos
ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestin de
una manera ms efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y
valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se
puedan desarrollar y mejorar.
Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los
empleados y profesionistas de alto desempeo y los ayudan a crear nuevos conocimientos e
integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelacin y simulacin).

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Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este
puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de
informacin a travs de la organizacin (procesamiento de datos, calendarios electrnicos).
5. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)
Es una aplicacin de Tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad de los
trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la
oficina tpica.
Coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades geogrficas y reas funcionales. Manejan y
controlan documentos. Programan actividades. Comunican.
Sirven a las necesidades de informacin en los niveles de conocimientos en la institucin
Coordinan y administran
Enlazan el trabajo
Acoplan a la institucin
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de
oficinas principales:
Administracin de documentos
Programacin de las actividades de las personas y grupos
Comunicacin con personas y grupos
Administracin de los datos
Administracin de proyectos
Administracin de Documentos
Son las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos. (procesamiento de
palabra, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y administracin del flujo de trabajo).
Trabajo de Colaboracin (Groupware)
Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar funciones y
servicios que dan soporte a las actividades de colaboracin de los grupos de trabajo.
Administracin de la Informacin (Base de Datos de Escritorio)
Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas para dar soporte a tareas de administracin de
datos especficos de la oficina para el trabajador de la informacin.
Administracin de Proyectos
Es el software que facilita el desarrollo, programacin y administracin de un proyecto complejo en
subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin y sus requerimientos de
recursos.
6. Sistemas de Informacin para la Administracin (SIA)
(MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos,
software, bases de datos y dispositivos para suministrar la informacin rutinaria a administradores y
tomadores de decisiones.
Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones. Son sistemas
que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las computadoras. Su inters principal es
la eficiencia operativa.
Objetivo
Ofrecer a la administracin la informacin necesaria de manera habitual y continua.
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No slo ofrece datos, sino el conjunto de stos analizados y procesados.
Ayudar en el proceso de planeacin como una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar
ventajas competitivas a la empresa.
Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una
empresa.
Permitir una comunicacin ms lateral y cruzada sobre una base formal en una organizacin.
Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos administrativos de una
organizacin mediante el uso de la informacin recabada.
7. Sistemas de informacin Estratgicos
Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver
cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su entorno exterior.
Caractersticas:
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto, no
pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la
organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando
nuevas funciones o procesos.
Apoyan en el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa.
Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms indicadores
clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratgica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que compite o en
la que interacta con clientes y proveedores.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores.

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN (T.I.)


La conjuncin de las telecomunicaciones y la informtica han desarrollado las TI con las que se puede
explotar la informacin como un recurso de gestin empresarial.
Las TI reducen el coste de almacenamiento, procesamiento, transmisin y difusin de la informacin.
Facilitan el acceso a grandes masas de informacin y en periodos de tiempos muy reducidos.

IMPORTANCIA ESTRATGICA DE LAS TI


Las TI desempean un papel importante en la creacin de ventajas competitivas. En cuanto en la
metodologa de desarrollo del plan estratgico hay tres cuestiones fundamentales:
Determinar qu informacin va a necesitar la empresa
Establecer el papel de las TI en la gestin de la informacin
Establecer un plan de trabajo que trate aspectos como la evolucin de la tecnologa, el grado de
descentralizacin o la implantacin de nuevos sistemas.

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