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MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

CAPTULO 11. REALIZACIN DE INSPECCIONES /


AUDITORAS
Seccin 1. Antecedentes

1. CDIGOS DE ACTIVIDAD

A. Mantenimiento: RESERVADO

B. Avinica: RESERVADO

3. OBJETIVO Este captulo le brinda las polticas y procedimientos de


auditora en general, y sirve como base para la realizacin de la misma.

Las polticas y lineamientos contenidos en este captulo tambin son


aplicables a las inspecciones realizadas no como parte de las auditoras.

5. GENERALIDADES

An cuando las inspecciones pueden ser menos formales en la planificacin y


ejecucin que las auditoras, los principios contenidos en este captulo sirven,
especialmente cuando:
Usted utiliza los formularios correspondientes (listas de verificacin);
documenta los hallazgos;
obtiene las acciones correctivas; y
realiza el seguimiento para asegurarse de que dichas acciones
correctivas son efectivas.
NOTA. El vnculo entre auditora e inspeccin esta dado por las mismas
definiciones incluidas ms adelante. Se considera a la inspeccin como la
actividad bsica de una auditora, un elemento constituyente de la misma,
por lo que el contenido de este captulo es tambin aplicable para
ejecucin de inspecciones.

Usted debe tratar de implementar lineamientos de calidad total para


fomentar y asegurar la conformidad con las RABs y estndares, estableciendo
en forma colectiva un nivel aceptable de seguridad en aviacin.

A travs de inspecciones y auditoras de cumplimiento regulatorio, y


documentando el proceso, usted est en la capacidad de evaluar y demostrar
el nivel de conformidad que tiene un operador, o una AMO, respecto a los
RABs. Por tanto, es imperativo que usted se adhiera a las guas expuestas en
este captulo, asegurando de esta manera, que las polticas / procedimientos
de inspeccin y auditora estn siendo aplicados uniformemente en toda
Bolivia.

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Para mantener la efectividad global de la inspeccin o auditora, nuestra


aproximacin a cada organizacin solicitante (ya sea AMO, o COA, etc.), esta
debe ser de completa transparencia, con un alto grado de profesionalismo,
usando la experiencia, la habilidad, y la comunicacin como ingredientes
esenciales La comunidad aeronutica debe ver a estas actividades como
justas y equitativas en su aplicacin.

A. Autoridad de Inspeccin. Las inspecciones y auditoras son


realizadas tomando como norma los RABs, que obliga a las
organizaciones, a permitir que usted como Autoridad inspeccione sus
instalaciones en cualquier momento, para controlar los procedimientos
de mantenimiento, el sistema de calidad, sus registros y su capacidad
general para determinar si cumple con los requerimientos:

...conducir pruebas e inspecciones en cualquier momento o lugar, para


determinar si un poseedor de COA est cumpliendo con las leyes,
regulaciones aplicables a los trminos y condiciones del COA. RAB
119.21 (b)

la validez continua de la aprobacin depender de:


(2) Que a la Autoridad de Aeronutica Civil se le conceda el acceso a
las instalaciones de la Organizacin para determinar el continuo
cumplimiento con la Reglamentacin Aeronutica Boliviana; RAB
145.17 (a) (2)

B. Autoridad del inspector. Por poltica de la AAC usted, como


inspector, tiene autoridad delegada de la mxima autoridad de la AAC,
para imponer el poder regulatorio cuando encuentre una situacin
donde se considere que existe un peligro inminente en la seguridad
operacional. Este poder regulatorio implica la potestad de declarar una
aeronave no aeronavegable, o la confiscacin de documentos de
mantenimiento, o el requerimiento de acciones inmediatas.

Por lo delicado del tema, usted debe usar mucho criterio y tacto en tales
situaciones, donde el factor preponderante es la seguridad de las
personas y propiedades.

An cuando usted no puede permitir que un riesgo en la seguridad


persista, es importante que la compaa u organizacin implicada est
al tanto de los asuntos de seguridad, y se le d la oportunidad para
remediar la situacin voluntariamente. Donde sea aplicable y posible,
se debe consultar al lder del equipo de auditora y / o al jefe del rea.

7. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
La siguiente terminologa es especfica para este captulo relativo a
inspecciones y auditoras.

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TRMINO DEFINICIN
Aquellas actividades y procedimientos a travs de los cuales se obtiene
Actividades de
la informacin para verificar conformidad con los requerimientos
auditora
regulatorios
Alcance mbito. El nmero de reas funcionales y de especialidad incluidas,
que van a ser inspeccionadas, y la profundidad (retroceso en el tiempo)
de la revisin
rea de especialidad Un rea que identifica requerimientos comunes o similares y para el
cual se proveen listas de verificacin especficas
La organizacin a ser auditada. Este trmino puede ser
Auditado intercambiable con operador, organizacin, y poseedor de
certificado
Una revisin con profundidad de las actividades de una organizacin
Auditora
para verificar conformidad con los requerimientos regulatorios
Auditora de
Una auditora que tiene por objetivo solo un rea de especialidad
especialidad
Ayudas de trabajo Todos los documentos requeridos por el auditor o el equipo de auditora
para planificar y ejecutar la auditora. Esto puede incluir cronogramas
de inspeccin, asignaciones, listas de verificacin, y los diferentes
informes de auditora
Calidad de producto El grado en el que cumple los requerimientos del cliente, incluyendo los
o servicio requerimientos relevantes de aeronavegabilidad
Caracterstica Cualquier atributo o propiedad distintiva de un producto, proceso,
servicio o prctica en la cual se puede medir el cumplimiento de la
regulacin
Certificacin El proceso mediante el cual se determina la competencia, calificacin, o
calidad en el cual se basa la AAC para la emisin de un documento
(puede ser un certificado). Esto incluye la emisin original, rechazo,
renovacin o revisin de ese documento
Confirmacin El acto de asegurarse que los tems de la auditora estn de acuerdo
con los datos obtenidos de diferentes fuentes
Conformidad El estado de satisfaccin de los requerimientos regulatorios. El
trmino conformidad es usado algunas veces en este manual, aunque
el trmino cumplimiento es tcnicamente el ms correcto
Defecto Falta de cumplimiento de los requerimientos de uso. Esta definicin
abarca la ausencia de una o ms caractersticas de calidad de uso. Vea
definicin de no-conformidad
Discrepancia Anomala en el cumplimiento de requerimientos (regulatorios o para el
uso). Trmino que agrupa las definiciones de defecto y no-conformidad.
Documentado Lo que ha sido registrado por escrito, fotocopiado o fotografiado y luego
firmado, fechado y guardado
Estndar Un criterio establecido usado como base para la medicin del nivel de
conformidad de una organizacin
hallazgo de auditora Una no-conformidad a un requerimiento regulatorio especfico,
(finding) identificado durante una auditora y debidamente documentado.
Informe de auditora Un informe que describe el proceso de auditora y provee un sumario
de los tems de auditora

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TRMINO DEFINICIN
Inspeccin La actividad bsica de una auditora, que involucra la evaluacin
sistemtica de una caracterstica especfica de la organizacin para
verificar cumplimiento con las regulaciones. El trmino tambin se
refiere a las tareas del inspector ejercidas en el cumplimiento de esta
actividad
Jefe a cargo(de la La persona responsable de autorizar y supervisar todo el proceso de la
AAC) auditora
Lder de la auditora El inspector designado como responsable de la planificacin y
conduccin de la auditora
Miembro del equipo La persona designada por el jefe a cargo para participar en una
de auditora auditora
Muestreo La inspeccin de una porcin representativa de una caracterstica
particular para producir una evaluacin estadstica significativa de
todo
No-conformidad El incumplimiento de requerimientos regulatorios. El trmino no-
conformidad es usado a veces en este manual, aunque el trmino
incumplimiento es tcnicamente el ms correcto. La definicin cubre
la desviacin o ausencia de una o ms caractersticas de calidad o
elementos del sistema de calidad de los requisitos especficos. Vea
definicin de defecto
Observacin tem levantado en inspeccin / auditora que puede necesitar mayor
investigacin para convertirse en discrepancia, o en recomendacin
para prevencin de posibles futuras fallas en el sistema, ya sea por
deterioro o degradacin.
Plan de acciones Un plan presentado en respuesta a los tems de la auditora. El PAC
correctivas - PAC describe cmo la organizacin propone corregir las deficiencias
documentadas en los tems de auditora
Prctica El mtodo mediante el cual un procedimiento es llevado a cabo
Procedimiento o Una serie de pasos seguidos metdicamente para completar una
proceso actividad. Esto incluye: la actividad a realizar y la persona(s)
involucrada(s); el tiempo, lugar y manera de realizacin; los
materiales, equipamiento, y documentacin a ser usada; y la manera
en la cual la actividad va a ser controlada
Revisin del
Una revisin que mide el nivel de conformidad con los requerimientos
aseguramiento de la
regulatorios, estndares, procedimientos, y directrices
calidad
Seguimiento La fase final de la auditora que se enfoca en las acciones correctivas a
los tems encontrados durante la auditora
Verificacin Una revisin independiente, examen, medicin, test, chequeo,
observacin y monitoreo para establecer y documentar que los
productos, procesos, prcticas, servicios y documentos estn en
conformidad con los requerimientos regulatorios. Esto incluye la
confirmacin de que una actividad, condicin o control est en
conformidad con los requerimientos especficos en contratos, cdigos,
regulaciones, estndares, dibujos, especificaciones, descripciones de
elementos del programa, y procedimientos tcnicos. Para propsitos de
este manual, el trmino verificacin se toma como sinnimo de
inspeccin

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NOTA: La diferencia bsica entre no-conformidad y defecto es que los


requerimientos regulatorios pueden diferir de los requerimientos para el
uso.

9. APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN


PROCESOS DE CERTIFICACIN
Dentro de un proceso de certificacin usted puede aplicar los procedimientos
descritos en este captulo interrelacionando las fases de uno y otro proceso de
la siguiente manera:

Proceso de certificacin Fases de la auditora


Fase 1 Presolicitud
Fase 2 Solicitud formal
Fase 3 Anlisis de documentacin Fase 1 Preparacin
Fase 2 Ejecucin
Fase 4 Demostracin e inspeccin Fase 3 Informe
Fase 4 Cierre
Fase 5 Certificacin
Figura 11-1 Cmo usar este captulo en procesos de certificacin

11. APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN


PROCESOS DE CERTIFICACIN

Los procedimientos descritos en este captulo no estn en desacuerdo con los


procedimientos a seguir durante la realizacin de inspecciones. Todas las fases son
aplicables y usted como inspector debe utilizarlas para ejecutar un trabajo uniforme
y de calidad.

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Seccin 2. Panorama de las Auditoras


1. CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA
Hacer una auditora es tanto un arte como una ciencia
Un anlisis genrico de una auditora nos muestra las siguientes
caractersticas:

Debe ser independiente del que realiza la actividad que se audite;


la informacin de una auditora debe ser objetiva e imparcial;
preferentemente, trabajar con la cooperacin del personal de esas reas;
principalmente se verifica el cumplimiento de:
Regulaciones,
polticas,
procedimientos, e
instrucciones de trabajo.
Debe haber criterios de medida: los RABs. Se establece en forma
documentada el grado de cumplimiento con ayuda de los formularios
apropiados (las listas de verificacin);
personal competente: mezcla de formacin y experiencia. Se debe revisar
programas de formacin (debidamente establecidos y documentados);

3. DETERMINACIN DEL ALCANCE DE LA AUDITORA

El alcance de una auditora esta influenciado por:

La clasificacin de la auditora a realizar;


poltica de la AAC;
requerimiento regulatorio;
el periodo que ha pasado desde la ltima vez que los sistemas han sido
examinados (tpicamente desde la ltima auditora hasta el presente);
la cantidad de acciones punitivas aplicadas a la organizacin;
frecuencia de auditoras / inspecciones;
la calidad del trabajo puesto en las acciones correctivas por la
organizacin como resultado de una auditora previa; y
recursos humanos y econmicos disponibles.

5. FRECUENCIA

La frecuencia de la auditora es determinada por la AAC basada en varios


factores, tales como:

Requisitos regulatorios;

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cambios significativos en la organizacin a auditar (cambios en la


estructura organizativa, polticas, tcnicas, tecnologa);
cambios en el sistema de calidad de la organizacin;
resultados de auditoras / inspecciones previas; e
informes de auditoras internas de la organizacin.

7. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN

Las funciones bsicas del auditor son:


Investigar
Verificar A travs de la comunicacin
Confirmar

Es vital la comunicacin, no slo con personal de la organizacin auditada,


sino tambin con los otros miembros del equipo, de tal manera que se pueda
identificar observaciones similares en otras reas.

El que se haya dicho algo no significa que se haya dicho correctamente

El que algo se dijera correctamente no significa que se haya escuchado

El que se haya escuchado algo no significa que se haya comprendido

El que se haya comprendido algo no significa que se haya acordado

El que se haya acordado algo no significa que se haya aplicado

El que se haya aplicado algo no significa que se haya practicado continuamente

Figura 11-2 Importancia de la comunicacin

9. SU ASIGNACIN COMO INSPECTOR

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Usted, como inspector asignado al equipo de auditora debe informar al jefe a


cargo (a travs del lder del equipo de auditora, cuando sea aplicable)
durante toda la auditora. Para asegurar la continuidad, usted no debe
liberarse de sus obligaciones antes de que sus asignaciones en el plan de la
auditora estn bien definidas y usted deba empezar con la tarea.

Los miembros del equipo deben enfocarse en las actividades de auditora y,


por tanto, deben ser desvinculados de sus otras responsabilidades por todo el
tiempo que dure la auditora.

11. CALIFICACIONES DEL INSPECTOR

Las calificaciones que usted tiene como miembro del equipo de auditora,
varan de acuerdo con sus deberes y responsabilidades respectivas. Ms
adelante veremos un desglose detallado.

Cuando no se cumplan con las calificaciones requeridas, se pueden incluir en


el equipo especialistas e inspectores bajo entrenamiento con la aprobacin del
jefe a cargo. Cualquier trabajo realizado por estos inspectores debe ser
revisado por un miembro calificado quien firma y toma la responsabilidad por
el trabajo realizado.

13. EXISTEN RESTRICCIONES DE LA ELEGIBILIDAD?

Si. Para que todo el proceso de auditora se mantenga imparcial, si usted ha


sido designado y esta involucrado en actividades regulares de seguimiento en
una organizacin, no debe participar en auditoras de esa organizacin. Sin
embargo, debe cooperar con el equipo de auditora en calidad de asesor,
cuando lo requiera el auditor lder.

El jefe a cargo puede aprobar su participacin (como inspector que esta a


cargo del seguimiento de las actividades de la organizacin), como miembro
activo del equipo de auditora basndose en motivos circunstanciales y de
recursos humanos.

15. COORDINACIN EN LA AUDITORA

Las auditoras son coordinadas con el jefe a cargo, a travs del auditor lder.
Es tarea del auditor lder que el jefe a cargo este bien informado de todos los
asuntos relevantes y es el directo responsable ante el jefe a cargo de la
administracin de todos los recursos (incluyendo a los recursos humanos), y
de la integridad del proceso de auditora.

17. CONFLICTOS DE INTERS

Si usted como miembro del equipo de auditora cree que su participacin


puede resultar en un conflicto de inters, entonces debe participarle de la

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situacin al auditor lder. Las siguientes situaciones son consideradas


conflictos de inters:

Antiguo empleado de la organizacin (depende de cuanto tiempo atrs


fue empleado y los trminos bajo los cuales termin el empleo);
vnculo organizacional con la compaa;
inters directo en la compaa; y/o
existen lazos familiares con algn dueo de la organizacin, o con otros
miembros clave de la misma.

19. ESPECIALISTAS

Un especialista puede formar parte del equipo de auditora a requerimiento


de la AAC, previo acuerdo mutuo entre el jefe a cargo y el auditor lder.
Ejemplos de especialistas pueden ser: personas especialistas en sistemas
computarizados, donde el sistema aplicado por la empresa es muy complicado
de operar para los miembros del equipo de auditora; o un representante
tcnico del fabricante de la aeronave / componente; etc.

21. OBSERVADORES

Un observador puede formar parte del equipo de auditora mediante un


acuerdo mutuo entre el jefe a cargo, el auditor lder, y la organizacin
auditada. Ese observador puede ser un inspector o asesor de la AAC, o un
representante de la industria aeronutica.

23. CONFIDENCIALIDAD

Debido a la naturaleza delicada de las auditoras, la confidencialidad de la


informacin de las auditoras es muy importante, especialmente durante la
fase de ejecucin (auditora fsica). Usted, como miembro del equipo de
auditores, debe emplear buen juicio y discrecin cuando discuta asuntos
relativos a la auditora, tanto si est dentro o fuera de los predios de la
organizacin auditada. Tocar temas de la auditora debe estar limitado solo
entre los miembros del equipo de auditora, el jefe a cargo, y personal clave de
la AAC. La confidencialidad debe ser llevada de acuerdo con los protocolos de
comunicacin especificados en el plan de auditora.

25. INFORME DE LA AUDITORA

El informe de la auditora es el resultado documentado de una auditora, y es


requerido para cada una de ellas. El informe describe el proceso de
inspeccin, proporciona un sumario del alcance de la auditora, es decir, las
reas que han estado bajo revisin, e incluye un listado de todos los hallazgos
de la auditora.

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El formato utilizado debe estar de la forma y manera que no este en


contradiccin con las polticas de la AAC.

27. FASES DE LA AUDITORA

El proceso de auditora es analizado en la Seccin 4 desde el punto de vista de


los procedimientos. Consiste en las siguientes cuatro fases:
Fase Nombre % aprox. tiempo a emplear
1 Inicio y preparacin 25%
2 Ejecucin 50%
3 Informe
25%
4 Cierre de la auditora
Figura 11-3 Panorama de distribucin de tiempo en una auditora

A. Fase de inicio y preparacin

La preparacin y planificacin durante la fase de pre-auditora le


asegura que se logren los objetivos de la auditora de forma eficiente y
efectiva. El cronograma fijado y la administracin de recursos
humanos requeridos son determinados por el alcance de la auditora
propuesta. Esto se debe referir y justificar dentro del plan de auditora.

La informacin recolectada durante esta fase (de pre-auditora) ayuda


al equipo en:
Identificar las reas especficas, sistemas, y actividades que
deben ser inspeccionadas;
seleccionar los formularios apropiados (las listas de verificacin);
determinar si el alcance de la auditora es adecuado; y
finalizar el plan de auditora.
B. Fase de ejecucin

La fase de auditora fsica debe ser implementada de acuerdo con el


plan de auditora. El propsito de esta fase es el de verificar la
conformidad con los requerimientos regulatorios y el de asignar
hallazgos donde no se confirma el cumplimiento. Los resultados de la
auditora deben ser comunicados a la organizacin que esta bajo
revisin en reuniones diarias y / o en la reunin de clausura.

C. Fase del informe de la auditora

Las actividades post-auditora incluyen la finalizacin de detalles


administrativos y la elaboracin del informe de auditora.

D. Fase de cierre de la auditora

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Esta fase incluye el desarrollo y la aprobacin del plan de acciones


correctivas de la organizacin, asegura la completa implementacin de
ese plan, e incluye el cierre formal de la auditora por parte de la AAC.

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Seccin 3. Clasificacin de las Auditoras


Existe una amplia variedad de clasificaciones de las auditoras, y no todas son
implementadas por usted. Se las incluye para tener conocimiento al respecto y las
marcadas con asterisco (*) son las que usted como inspector / auditor lder va a
aplicar:

1. POR RAZONES GEOGRFICAS*

A. Auditoras nacionales*

Auditoras a organizaciones que surgen a raz del requerimiento de un


Plan Nacional de Auditoras / Inspecciones y el concepto es el de crear
un equipo de auditores utilizando recursos humanos del pas.

B. Auditoras regionales*

Auditoras a organizaciones que requieren contar con la certificacin a


nivel Latinoamericano, y el equipo de auditores est conformado
utilizando todos los recursos humanos de la Regin. Esta clase de
auditoras son las que se estn efectuando a manera de ensayos de
certificacin LAR 145 a travs del SRVSOP (Sistema Regional para la
Vigilancia de la Seguridad Operacional).

3. POR LAS CIRCUNSTANCIAS BAJO LAS CUALES LA AUDITORA ES


ESTABLECIDA*
Auditoras de certificacin
Auditoras de seguimiento (post-certificacin)
Auditoras para habilitacin adicional
Auditoras de propsito especial
A. Auditoras de certificacin*

Estas auditoras se llevan a cabo con el propsito de determinar el nivel


de cumplimiento de la organizacin. Todas las caractersticas de la
organizacin estn sujetas a revisin.

B. Auditoras de seguimiento (post-certificacin)*

Una vez que la organizacin ha recibido la certificacin, esta auditora


es llevada a cabo para asegurar que los requerimientos de certificacin
siguen cumplindose.

C. Auditoras para habilitacin adicional*

Estas auditoras se llevan a cabo antes de otorgar una habilitacin


adicional. No se requiere de una notificacin previa a la organizacin.

11-12 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


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D. Auditoras de propsito especial*

Estas auditoras responden a circunstancias diferentes a las de las


anteriores, pero siempre ligadas a asuntos de seguridad y
cumplimiento.

5. POR LA COBERTURA DEL ALCANCE DE LA AUDITORA*

A. Auditoras combinadas*

Estn orientadas a ms de un rea funcional

B. Auditoras de especialidad*

Estn orientadas a reas concretas o elementos (llenado de listas de


verificacin) de estas, dentro de un rea funcional.

7. POR SU APLICACIN*

A. Auditoras de calidad*

Son exmenes metdicos e independientes que se realizan para


determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad
satisfacen las disposiciones previamente establecidas (incluyendo los
requerimientos relevantes de Aeronavegabilidad), y para comprobar
que estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente (se mantienen en
cumplimiento con las regulaciones), y que son adecuadas para alcanzar
los objetivos.

Este tipo de auditoras se sub-divide en:

(1) Auditoras internas de 1ra parte, las realiza una organizacin


sobre ella misma por medio de:
Alguien de su propio personal; o
un auditor independiente bajo contrato.
Incluyen revisiones de direccin y revisiones previas (auto-
evaluaciones)

(2) Auditoras externas de 2da parte, son ejecutadas por un


cliente, u organizacin en nombre del cliente a un proveedor a
proveedor potencial.

(3) Auditoras de 3ras partes*, ocurren cuando la organizacin


contrata a una persona u otra organizacin para la auditora con
el fin de obtener certificacin independiente de que cumple una
norma concreta. Las auditoras en la que usted participa
(como inspector) son de 3ras partes.

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B. Auditoras de cumplimiento*

Son realizadas despus de que una auditora de calidad establece la


existencia del sistema de calidad. Investiga s el sistema de gestin de
calidad:
Todava est en vigor;
est implantado; y
Si es eficaz.
Examina en detalle partes de una auditora de calidad y mide eficacia:
Considera el cumplimiento de las regulaciones;
revisa procesos; y
revisa datos de esos procesos.
Slo estas auditoras evalan la eficacia real del sistema de gestin de
calidad y determina si es posible mejorar o se necesita acciones
correctivas. Las auditoras de cumplimiento son realizadas por la
organizacin para autoevaluarse (requerido por las LARs), o por usted
en su calidad de inspector.

9. POR SU TIPO

A. Auditoras de producto

Son reinspecciones de producto que ha pasado la inspeccin final. Se


lleva a cabo una evaluacin del proceso de inspeccin a travs de:
El uso correcto de las especificaciones; y
la capacidad del inspector de enjuiciar la aceptabilidad de un
producto.
Se considera una reverificacin de que se cumplen las caractersticas
del producto.

B. Auditoras de proceso*

Evala procedimientos establecidos, y el control de los procesos y


operaciones. Verifica si:
Existen procedimientos para procesos e instrucciones de trabajo;
son adecuados; y
si se siguen condiciones estndar.
Especialmente en condiciones aceleradas y desfavorables.

Estas auditoras se limitan normalmente en alcance pero estn llenas


en detalles: Una pulgada de ancho pero una milla de hondo Una
auditora para ampliar habilitaciones de una organizacin pertenece a
este tipo.

11-14 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


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NOTA: Existe confusin entre las auditoras de proceso y las auditoras de


producto. Cuando se lleva a cabo un examen de las caractersticas del
producto de muestras durante el proceso es una auditora de proceso. Si
se examina el producto en la etapa final, es decir, que ha pasado la
inspeccin final, es una auditora de producto.

C. Auditoras de sistema*

Actividades documentadas realizadas para verificar, por medio de un


examen y las evaluaciones de evidencias objetivas, que los elementos
aplicables del sistema de calidad son adecuados y han sido
desarrollados, documentados e implantados eficazmente de acuerdo a
las regulaciones. Evaluacin a nivel macro del sistema administrativo
y calidad de la organizacin: una pulgada de hondo pero una milla de
ancho. Una auditora de certificacin es de este tipo.

D. Investigacin Survey*

Es una evaluacin global, que analiza:


Instalaciones;
recursos;
estabilidad econmica;
capacidad tcnica;
personal;
capacidades de produccin;
comportamiento anterior; y
todo el sistema de calidad.
Una investigacin tiene alcance mayor que una auditora de sistema de
calidad.

Auditora de producto

Auditora de proceso
Mayor
Auditora de Sistema jerarqua

Investigacin

Figura 11-4 Jerarqua en Auditoras

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-15


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Seccin 4. Procedimientos de Auditora


1. SELECCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

Los procedimientos de auditora son similares en aplicacin pero hay


diferencias debido al tamao, alcance y complejidad de la organizacin que
est siendo auditada. En algunas auditoras, usted no va a emplear todos los
procedimientos descritos en esta seccin.

3. FASE DE PREPARACIN

Las etapas de esta fase se ilustran en la siguiente figura:

Notificacin

Seleccin equipo
auditora

Plan de auditora

Revisin de
documentacin

Reuniones equipo
de auditora
Figura 11-5 Etapas de la fase de preparacin

A. Notificacin

Normalmente la AAC, a travs del auditor lder, se contacta con la


organizacin a ser auditada catorce (14) a sesenta (60) das antes de la
fecha de la auditora planeada para confirmar el cronograma de la
auditora. La complejidad de la auditora determina el periodo de
antelacin para este contacto. Las organizaciones que estn incluidas
en un Programa Nacional de Auditoras deben ser notificadas con tres
(3) meses de anticipacin a la fecha de la auditora planeada.
Circunstancias atenuantes pueden disminuir este periodo de antelacin
para la notificacin, e inclusive no llegar a hacerlo.

B. Seleccin del equipo

11-16 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

La seleccin del equipo de auditora, incluyendo los trminos de


referencia de los miembros del equipo, las calificaciones y
responsabilidades, est especificada en la Seccin 6.

C. Plan de auditora

El auditor lder desarrolla el plan de auditora para la aprobacin del


jefe a cargo. El plan asegura que la auditora se lleve a cabo de manera
organizada y de acuerdo con el criterio predeterminado. Se distribuyen
secciones apropiadas de este plan entre los miembros del equipo de
auditora para que exista una gua y direccin durante toda la
auditora. Si el auditor lder cree conveniente, se proporciona al
auditado todo, o partes del plan. Este plan debe contener los siguientes
puntos, si son aplicables:
Objetivo;
alcance;
una descripcin de la organizacin auditada;
metodologa;
comunicaciones;
viaje;
asistencia de especialistas;
personal clave de la organizacin;
composicin del equipo; y
cronograma de la auditora.
(1) Objetivo
Qu se quiere lograr con esta auditora? Respondemos a esta
pregunta al tiempo de clasificar la auditora a realizar. En otras
palabras, determinamos de qu parte de las regulaciones
evaluamos el cumplimiento.

(2) Alcance
Se debe especificar lo siguiente (cuando sea aplicable):
Las reas de especialidad de la organizacin a ser
auditadas;
el periodo de tiempo atrs que cubre la auditora; y
la cobertura geogrfica que tiene la auditora
Debe existir un balance entre los recursos humanos, el tiempo, y
el alcance: qu tan profundo y amplio el mbito (alcance) puede
ser.

(3) Descripcin de la organizacin


El plan de auditora proporciona informacin especfica de la
organizacin. Esto le proporciona una visin general de la
organizacin e incluye informacin pertinente de:

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-17


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El nmero de empleados y su ubicacin;


las bases de operacin; y
cualquier otra informacin requerida por el auditor lder
(4) Metodologa
El plan de auditora describe la metodologa que se va a usar
durante la auditora, incluyendo:
La manera en cual la auditora es conducida (es decir, los
procedimientos especificados en este manual);
los procedimientos especficos que se deben seguir
(aplicacin de listas de verificacin, material gua,
proporcionados en este manual);
el mtodo de muestreo que se utilizar; y
detalles concernientes al mantenimiento de la carpeta de
auditora requerido en el prrafo E de esta seccin.
(5) Comunicaciones
El plan de auditora debe identificar los protocolos de
comunicacin que tiene que seguir el equipo de auditora. Esto
incluye a las comunicaciones internas entre miembros del
equipo, y personal de la AAC, as como las comunicaciones
externas con personal de la organizacin auditada, otras
entidades, y el pblico en general.

(6) Viaje
Cuando es necesario realizar un viaje, se debe disponer de la
siguiente informacin:
Vigencia de pasaportes, necesidad de visas, vacunas, de
notificacin a la AAC local; y
la disponibilidad de un medio de comunicacin con el jefe a
cargo (correo electrnico puede ser suficiente).
La mejor fuente de informacin usualmente es la misma
organizacin auditada.

(7) Asistencia de Especialistas


Los especialistas son personas que poseen conocimientos y
experiencia profesional que se requieren para llevar a cabo la
auditora.

(8) Personal clave de la organizacin


El plan de auditora debe incluir una lista del personal clave de
la organizacin relevante para la auditora, incluyendo el
nombre, ttulo, y nmero del telfono de oficina.

(9) Composicin del equipo


11-18 REVISIN 08 (05/05) VOL. I
MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

El plan de auditora debe incluir una tabla o un organigrama del


equipo de auditora, indicando lo siguiente, si es aplicable:
Nombres de: el jefe a cargo, el auditor lder, personal de
apoyo, inspector(es) principal(es), miembros del equipo de
auditora, observadores, y especialistas;
miembro del equipo de especialidad tcnica; y
nmero telefnico de la oficina.
(10) Cronograma de la auditora
El cronograma debe proporcionar la siguiente informacin al
equipo:
Fechas de viaje del equipo hacia y desde el lugar de la
auditora;
las asignaciones de reas de especialidades incluyendo
fechas;
las asignaciones durante la etapa de preparacin y
ejecucin, incluyendo fechas / horas de inicio / finalizacin;
y
fecha y hora de la reunin de apertura y cierre.
D. Revisin de documentacin

Esta etapa incluye una revisin detallada de todas las carpetas y


documentacin que son relevantes a la organizacin. En esta etapa se
debe cumplir lo siguiente, cuando sea aplicable:

(1) Asegurarse que todos los manuales y documentos de referencia a


ser usados en la auditora sean fcilmente accesibles e incluyan
la ltima enmienda aprobada.

(2) Revisin de los manuales aprobados del auditado verificando


conformidad con el estndar apropiado.

(3) Revisin de las carpetas y registros del auditado incluyendo:


Auditoras previas incluyendo acciones correctivas y
seguimiento correspondiente, donde es aplicable;
datos de incidentes o accidentes, incluyendo informes de
condiciones no aeronavegables;
acciones punitivas tomadas anteriormente; y
exenciones, aprobaciones, limitaciones, y autorizaciones.
(4) Identificar reas que requieran una revisin posterior durante la
fase de ejecucin:
Uno de los mtodos puede ser adicionar notas en las
secciones aplicables de los formularios (listas de
verificacin);

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-19


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

para identificar las reas crticas se puede emplear una


codificacin sencilla: v elementos a verificar; ?
elementos a aclarar; e trminos ambiguos, equvocos (por
ejemplo, adecuadamente, cmodamente, bien, bastante,
con seguridad).
(5) Seleccionar los formularios aplicables (listas de verificacin) con
el alcance de la auditora.

(6) Completar todos los tems de preparacin marcados en las listas


de verificacin con la letra P - preparacin.

E. Carpeta de auditoras

(1) Una carpeta de auditoras es requerida para rastrear la historia de la


auditora y ayudar a determinar la frecuencia de la auditora. Es tambin
de gran ayuda para la evaluacin de la efectividad del seguimiento de las
auditoras. Consecuentemente, se debe abrir una carpeta de auditoras
para cada organizacin que es auditada.

(2) La carpeta de auditora debe contener un registro completo y cronolgico


de toda la correspondencia y documentacin relacionada con auditoras,
incluyendo un registro completo de las actividades de seguimiento de la
auditora.

(3) Los tems que aparentan ser inconsistentes, o estar incompletos durante
la revisin de la carpeta de auditoras deben ser marcados para
verificacin durante la etapa de ejecucin.
F. Reuniones del equipo de auditora

(1) Esta reunin debe tener la siguiente agenda de puntos, como sea
aplicable para la clasificacin de la auditora:
Detalles administrativos;
revisin y enmienda del plan de auditora, asegurndose
que todos los miembros del equipo reciban las porciones
apropiadas de este plan;
informacin de viaje y viticos, en casos de necesidad de
viaje;
conflictos de inters, confidencialidad, y acceso a la
informacin;
uso de listas de verificacin, llenado de formularios;
aspecto de comunicaciones;
revisin de la fase de preparacin, y una visin general de
la fase de ejecucin; y
donde sea posible, el inspector principal ofrece un resumen
de las actividades y de la situacin actual, tendencias,
11-20 REVISIN 08 (05/05) VOL. I
MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

performance, y el historial de auditoras pasadas de la


organizacin, incluyendo las acciones correctivas y el
seguimiento.

5. FASE DE EJECUCIN

A. Generalidades

Las etapas de esta fase se ilustran en la siguiente figura:

Reunin de apertura

Evaluacin y
verificacin

Reuniones diarias

Reunin de cierre

Figura 11-6 Etapas de la fase de ejecucin

B. Reunin de apertura

La reunin de apertura debe fijar el tono de toda la fase de ejecucin y


en ella deben estar presentes todo el cuadro superior de directivos de la
organizacin y los miembros del equipo de auditora. Esta reunin
delinea el proceso de auditora y confirma requerimientos
administrativos de tal manera que la auditora fsica sea llevada a cabo
de forma eficiente y efectiva, al tiempo que se minimicen las
interrupciones en el trabajo del auditado.

Es importante que en la reunin inaugural se establezca una


comunicacin en dos sentidos. Se hacen las presentaciones, y al tiempo
de la revisin del plan de la auditora, se vuelven a exponer los
objetivos relativos al alcance de la auditora. En este momento se
planifica la logstica de la auditora, incluyendo las horas operativas
del auditado, los escoltas que se utilizarn durante la auditora,
horarios provisionales, y las salas disponibles para las reuniones del
equipo, las reuniones informativas diarias y la reunin final. Adems,
se distribuyen las listas de verificacin a utilizar. Esta reunin no
tiene que durar ms de treinta (30) minutos.

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-21


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Dos factores importantes que tiene que recordar el equipo auditor es ser
puntuales y vestirse adecuadamente para esta reunin. Vestir
adecuadamente quiere decir dar una primera impresin profesional.
En los das siguientes de la auditora, no obstante, los auditores
tendrn que vestirse segn el entorno. Una buena regla prctica es
que los auditores se vistan un grado por encima de los empleados del
rea que se est auditando.

Si representantes de la organizacin lo piden, en la reunin inaugural


se debe disponer de tiempo para revisar los resultados de la auditora
anterior y las acciones correctivas que tuvieron que adoptarse. Si la
organizacin desea que se celebre un foro para discutir sus avances
dentro de sus sistemas de mejora continua en cuanto al cumplimiento
de las regulaciones, tambin hay que dejar algo de tiempo para ello. La
figura 11-7 muestra un ejemplo de agenda de la reunin de apertura.

AGENDA DE LA REUNIN DE APERTURA

Fecha: 1 de abril de 2004


Hora: 8:00 a 8:30 am
Presentaciones
Objetivos y alcances de la auditora
Revisin del Plan de auditora
Duracin Das: 4
Horario de trabajo: 8:00 12:15
13:00 16:00
almuerzo: 12:15 13:00
Arreglos:
Identificaciones
Aspectos de seguridad
escoltas: Asignadas 5 personas
lugar de trabajo asignado
Reuniones diarias: 16:20
Fecha y hora para la reunin de cierre
4 de abril de 2004
Preguntas y respuestas
Agradecimiento por la asistencia
Importante:
Circular lista de asistencia
Mantener control de la reunin
Mantener la reunin a no ms de 30 minutos
Figura 11-7 Ejemplo de Agenda de la reunin de apertura

C. Evaluacin y verificacin

En este punto, el equipo de auditora:

11-22 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Confirma si las operaciones del auditado estn en conformidad


con los requerimientos regulatorios;
confirma si los controles son operativos de forma efectiva y como
est planeado y especificado en el manual apropiado; y
donde se identifica un incumplimiento con los requerimientos
regulatorios, recolecta evidencia objetiva o documentacin de
respaldo, y prepara la redaccin de un hallazgo de auditora.

(1) Formularios aplicables (listas de verificacin)


El uso de formularios (las listas de verificacin) aplicables es
obligatorio porque estas, aparte de ayudar al auditor a determinar el
nivel de conformidad con los requerimientos regulatorios, deben ser
adjuntadas al informe final de la auditora. Basados en los resultados
de los formularios (listas de verificacin) llenados, es posible
determinar las fortalezas y debilidades del sistema de control del
auditado. An cuando no todos los tems de los formularios (listas de
verificacin) necesitan estar evaluados, este sistema es ms efectivo si
todos son analizados.

(2) Inspecciones
Las inspecciones realizadas durante una auditora van desde una
simple observacin de cierta actividad, hasta el anlisis detallado de un
sistema o proceso, usando listas de verificacin. El trmino inspeccin
incluye actividades tales como revisin de archivos y registros;
entrevistas; inspecciones de aeronaves; observacin de procedimientos
de deshielo; inspecciones de pre-vuelo o en rampa; e inspecciones a sub-
bases.

Donde sea posible, las inspecciones deben ser efectuadas en


coordinacin con otros auditores especializados en otras reas. Por
ejemplo, las inspecciones en rampa deben ser llevadas a cabo por un
inspector de Seguridad Aeroportuaria, un inspector de mantenimiento,
y un inspector de cabina.

(3) Entrevistas al personal de la organizacin


Las entrevistas son comunicaciones verbales con el personal del
auditado y van desde indagaciones informales hasta entrevistas
programadas con el Presidente / Gerente Responsable. Estas
entrevistas son importantes para los auditores porque le permite:
Determinar si es que el sistema de calidad documentado en los
manuales respectivos es el que se aplica en la prctica;
determinar la precisin de la informacin proporcionada en la
carpeta de la organizacin;

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-23


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

evaluar el conocimiento del personal de mantenimiento y


certificacin, respecto a sus obligaciones y responsabilidades; y
donde sea aplicable, confirmar la validez de los hallazgos
identificados durante una auditora.
Las tcnicas de entrevistas estn descritas en detalle en la seccin 5.

(4) Solicitud de confirmacin


Las solicitudes de confirmacin son tpicamente usadas cuando el
auditor requiere informacin y la fuente de dicha informacin no est
en condiciones de proporcionarla inmediatamente.

La experiencia nos muestra que por razones de control simultneo de


muchas cosas al mismo tiempo por parte de los auditores,
requerimientos que se dejan para ms tarde, en ocasiones se omiten.
Adems, cuando el operador no puede presentar lo solicitado, este
formulario hace las veces de evidencia objetiva.

Los detalles son introducidos en el formulario de solicitud de


confirmacin (FSC) y enviados al auditado con el requerimiento sea
proporcionado en el tiempo y fecha especificados. Se adjunta un
ejemplo de dicho formulario llenado, al final de este captulo.

Los miembros del equipo entregan estos FSCs al auditor lder quien
revisa la documentacin, la registra en una tabla de control y se remite
a la persona apropiada dentro de la organizacin.

Al final de cada da, el auditor lder compara la tabla de control con los
FSCs para asegurarse que se mantiene el control. En auditoras largas
esto se puede hacer en los resmenes diarios con el auditado. De esta
forma, tanto el auditado como el equipo de auditores estn al tanto del
estado de estos documentos. Independientemente de la forma en que se
lleva el control de estos documentos, todos los FSCs deben ser
esclarecidos antes de finalizar la fase de ejecucin en ese sitio o base.

Cuando se devuelve el FSC, y se toma una accin apropiada, este


material debe ser archivado de acuerdo con el rea de especialidad
relacionada, permitiendo de esta forma, que esta documentacin este
disponible para referencias posteriores. Esta documentacin tambin
proporciona respaldo de evidencia para cualquier accin que se vaya a
tomar ms tarde.

(5) Hallazgos de la auditora


Los hallazgos de la auditora se deben preparar con cuidado por cuanto
estos forman la base del informe de auditora, y en general, de una
auditora exitosa.

11-24 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Ya que todos los miembros del equipo de auditora pueden generar


hallazgos, es necesario estandarizar la forma de presentarlos.

Toda la evidencia objetiva y documentacin de soporte al hallazgo, se


incluye con el informe personal que hace el miembro del equipo al
auditor lder, anotando la referencia apropiada. Esta documentacin
no va con el informe final, pero se retiene en la carpeta de la auditora.

(6) Requerimiento de acciones inmediatas


Cuando usted determine que se requiere una respuesta inmediata para
la solucin de una no-conformidad, primero se debe comunicar al
auditor lder, quien remite el requerimiento a la organizacin
especificando el plazo otorgado para la solucin. Este tipo de acciones
se toma cuando la seguridad est comprometida, y es necesaria una
accin correctiva inmediata, o por lo menos antes de finalizar esta fase
de ejecucin. Por la naturaleza de este requerimiento, slo se realiza
cuando el auditor lder y el jefe a cargo estn de acuerdo. El auditor
lder tambin debe incluir los detalles de esta situacin en el informe de
auditora.

La organizacin debe responder a este requerimiento en el plazo


otorgado.

Para el seguimiento de las acciones correctivas tomadas por la


organizacin, quien toma la responsabilidad en la correspondiente
verificacin y emite una conformidad por escrito (generalmente incluido
en el informe de auditora), es el auditor lder.

D. Reuniones diarias

Durante la auditora se deben realizar resmenes diarios del equipo de


auditora para:
Asegurar la adherencia al plan de auditora;
validar las solicitudes de confirmacin y discutir los hallazgos y
suficiencia de evidencia objetiva;
resolver asuntos o problemas que surgieron a raz de las
actividades de ese da; y
proveer al lder de la auditora con informacin necesaria para
mantener al corriente al jefe a cargo, donde sea aplicable.
E. Reunin de cierre

Previa a la reunin de cierre es necesaria una reunin slo entre los


miembros del equipo de auditora donde se ultimaran detalles
concernientes a la auditora, eliminaran aquellas discrepancias que no
sean slidas, se recordar a todos sobre la necesidad de autorizacin del
auditor lder para la participacin personal en la reunin de cierre, etc.

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-25


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Hay dos tipos de informes: los formales y los informales. Ambos tienen
que ser claros y precisos.

La reunin final tiene lugar despus de terminada la auditora in situ,


y es un ejemplo del tipo de informes informales. Normalmente, es la
relacin oral de los resultados de la auditora ante la direccin y el
personal pertinente del auditado, y puede ir acompaada de un
borrador. Para esta reunin final hay que reservar aproximadamente
una hora.

El auditor lder convoca a una reunin de cierre con el personal clave


de la organizacin (clave para la auditora llevada a cabo), para
transmitirles un resumen de los resultados de la auditora.
Normalmente, si es que est presente el jefe a cargo de la auditora, de
la AAC, es l quien preside la reunin, o simplemente asiste con el resto
del equipo de auditora.

En caso de que se hayan estado realizando las reuniones diarias, el


equipo de auditora ya ha estado comunicando a la organizacin
auditada sobre todos los hallazgos, y no debiera surgir un debate entre
el equipo y la organizacin.

El jefe a cargo / auditor lder debe comunicar al auditado que el informe


de auditora ser enviado dentro del periodo de tiempo, que
generalmente es de diez das hbiles. La organizacin debe entonces
remitir en un plazo de treinta (30) das luego de recibido el informe.
Detalles del proceso de acciones correctivas se discute ms adelante.

El auditor jefe debe exponer el resumen y leer toda la lista de


observaciones descubiertas en la auditora sin ser interrumpido por los
auditados. Se exponen las deficiencias del sistema y los problemas
sobre los que hay que actuar relativos a las normas o requisitos. Si se
tiene que revisar una observacin particular, el auditor responsable de
la auditora de esa rea y el auditor jefe plantearan las preguntas
relativas a esa observacin particular. En este momento ya tienen que
estar verificadas las observaciones, para as poder mantener una
postura firme en caso de desacuerdo. No obstante, si a la verificacin
de las observaciones del equipo auditor, estas no son lo suficientemente
sustanciales para corroborar el punto de vista del equipo auditor en el
desacuerdo, se debe considerar el retirar esas observaciones. Durante
la reunin final se discuten los detalles de la auditora, en la que los
auditores de forma individual aclaran las aseveraciones o responden a
preguntas concretas de las reas que han auditado.

En esta reunin de cierre se debe advertir al auditado que el


seguimiento de las acciones correctivas a largo plazo tiene que llevar el
sistema de calidad de la organizacin, comunicando el progreso a la

11-26 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

AAC. Adems, el seguimiento es realizado por el inspector principal /


designado, y que la revisin en detalle se realiza antes de iniciar la
siguiente auditora programada, donde si se encuentran tems abiertos,
es posible que le llegue al auditado una notificacin de suspensin de
actividades.

Si comienza a perder el control de la reunin final debido al rechazo de


la Direccin del auditado, baje la voz y siga con la evaluacin de la
auditora. Haga hincapi en que stos fueron los resultados basados en
evidencias objetivas, y que no hay tiempo para seguir discutiendo.
Informe al auditado de que las objeciones a las no conformidades de la
auditora (hallazgos) deben ponerse por escrito cuando se presente la
propuesta de plan de acciones correctivas. Reanude la evaluacin de la
auditora y finalice la reunin. La figura 11-8 muestra un ejemplo de
agenda de la reunin de apertura.

AGENDA DE LA REUNIN DE CIERRE

Fecha: 4 de abril de 2004


Hora: 16:00 a 17:00
Agradecimientos a la organizacin auditada
Reiterar objetivos y alcances de la auditora
Recalcar importancia del tamao de la
muestra
Distribuir copias del listado en borrador de los
hallazgos encontrados
Leer el resumen de los hallazgos de la
auditora
Aclarar concepto de acciones correctivas a
largo plazo
Aclarar concepto de codificacin de los
hallazgos
Presentar las conclusiones
Preguntas y respuestas
Agradecimiento por la asistencia
Importante:
Circular lista de asistencia
Mantener control de la reunin
Puntualidad
Evitar confrontaciones. Mucho tacto
Mantener la reunin a no ms de 60 minutos
Figura 11-8 Ejemplo de Agenda de la reunin de cierre

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-27


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

7. FASE DEL INFORME DE AUDITORA

A. El proceso post-auditora

Este proceso incluye una sntesis de todos los detalles administrativos


(descargos, horas extras, etc.), preparacin del informe de auditora y,
si es necesario, poner el informe a consideracin de un comit de
revisin.

B. Informe de auditora

El informe de auditora es un documento que contiene los resultados de


una auditora e incluye un listado de los hallazgos, y donde sea
aplicable, las acciones correctivas tomadas para los requerimientos de
acciones inmediatas. El informe es un recuento objetivo de la auditora
y no debe incluir frases, sugerencias o recomendaciones subjetivas.

El auditor lder es el responsable de la preparacin del informe de


auditora y el jefe a cargo es el que aprueba para luego remitir a la
organizacin.

El formato del informe debe ser coordinado con el jefe a cargo.

C. Procedimientos de informe

An cuando se puede dejar a la organizacin, un borrador del detalle de


hallazgos, a manera de cortesa, esto no es obligatorio. Los hallazgos
que requieren una accin inmediata no estn en el borrador porque la
organizacin ya tiene conocimiento de eso, pero s deben estar incluidos
en el informe de auditora.

Cuando se deja al auditado un borrador del detalle de los hallazgos, la


palabra Borrador debe estar claramente insertada en el encabezado.

El informe de auditora es presentado al auditado normalmente dentro


de los diez das contados desde el ltimo da de la fase de ejecucin. Los
informes de auditora que requieren tiempo adicional para la revisin
del comit son presentados hasta con cinco das adicionales al plazo
anterior. Cualquier demora que exceda los plazos arriba descritos debe
ser documentada ya que la validez de la auditora est comprometida si
no se presenta de manera oportuna.

El informe de auditora debe estar firmado por el auditor lder con el


visto bueno del jefe a cargo. El informe de auditora debe delinear el
procedimiento para responder a los hallazgos y especificar el plazo de
tiempo otorgado de 30 das laborales, a contar desde el momento de
recepcin por parte de la organizacin.

11-28 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Las copias del informe de auditora se distribuyen de acuerdo a las


polticas de la AAC, y debe ser cuidadosamente evaluada esa seleccin
por la obligacin de confidencialidad que se tiene.

9. FASE DE CIERRE

A. Seguimiento de la auditora

Luego de terminar la auditora, si es posible, las responsabilidades de


seguimiento son delegadas al inspector designado a la Organizacin de
la AAC, encargado de aspectos de vigilancia regulatoria en el lugar de
la base de la organizacin. El inspector principal se asegura que:
Donde sea aplicable, se completen las acciones correctivas de los
hallazgos reportados en la fecha especificada requerida;
el plan de acciones correctivas es presentado en el periodo de
tiempo especificado, es aprobado, implementado y efectivo en la
correccin de las no-conformidades; y
el auditor lder este al tanto del seguimiento.
El seguimiento se considera terminado cuando:
El inspector delegado y el auditor lder aceptan y cierran todos
los hallazgos con acciones correctivas;
el estado de las acciones correctivas ha sido registrado en la
carpeta de auditora; y
se genera un informe de cierre de auditora y se enva a la
organizacin auditada una carta comunicndole que la auditora
est cerrada.
B. Tipos de acciones correctivas

(1) Accin correctiva a corto plazo


Esta accin corrige la no-conformidad especfica descrita por el
hallazgo relacionado y es preliminar a la accin correctiva a largo
plazo que previene que el problema se repita. La accin
correctiva a corto plazo debe ser completada en la fecha indicada
expresamente para ese hallazgo en el informe de auditora, o
dentro de los 30 das a contar desde la fecha de recepcin del
informe de auditora.

(2) Accin correctiva a largo plazo


Esta accin correctiva tiene dos componentes. El primero se
refiere a identificar la causa del problema e indicar las medidas
que la organizacin auditada toma para prevenir la recurrencia.
Estas medidas deben enfocarse en un cambio del sistema. El
segundo componente es un cronograma de implementacin de la
organizacin con respecto a la accin correctiva. Salvo
VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-29
MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

excepciones, la accin correctiva debe realizarse dentro de los


noventa (90) das e incluir una fecha propuesta de terminacin

Algunas acciones correctivas a largo plazo pueden requerir un


plazo mayor a los noventa (90) das (por ejemplo, compras de
equipos mayores). Donde sea aplicable, la organizacin debe
incluir documentos que demuestren el progreso, y que no exceda
otros noventa (90) das necesarios para llevar a la fecha de
terminacin propuesta.

C. Envo del Plan de acciones correctivas - PAC

La carta de remisin del informe de auditora notifica al auditado que


debe:
Enviar el plan de acciones correctivas que esta dirigido a los
hallazgos de la auditora dentro de los treinta (30) das laborales
desde el momento de recepcin del informe de auditora. No es
posible extender este plazo sin la aprobacin de la AAC. La
aprobacin se canaliza a travs del inspector a cargo de la
organizacin (inspector principal).
Donde sea aplicable, el PAC debe incluir documentacin de
soporte que puede estar en la forma de entradas de registros,
rdenes de compra, memorandos, enmiendas de manuales, etc.
Donde sea aplicable, las acciones correctivas para cada hallazgo de
auditora deben incluir como mnimo la siguiente informacin:
La codificacin del hallazgo al que se refieren;
la descripcin de la accin correctiva a corto plazo y fecha de
finalizacin; y
la descripcin de la accin correctiva a largo plazo y fecha
propuesta de finalizacin.
D. Aprobacin del PAC

Una vez que se determina que el plan es aceptable, se debe comunicar


al auditado y la informacin apropiada (administrativa, seguimiento en
sitio, la fecha propuesta de finalizacin) ser introducida en la carpeta
de auditora, o donde sea aplicable, en la carpeta de certificacin.

Antes de aprobar planes para hallazgos que incluyan acciones


correctivas que excedan los plazos normales, el jefe a cargo tiene que
estar de acuerdo que el plazo es razonable y que la seguridad no esta
comprometida. Entonces, estos hallazgos, para propsitos del
seguimiento de la auditora se consideran cerrados, siempre y cuando
se cumplan los requerimientos del proceso de seguimiento.

11-30 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Si el plan de acciones correctivas del auditado no es aceptable, se


comunica al auditado y se convoca a una reunin en la que se propone
cambios y se negocia y revisa el plan de acciones correctivas.

Cuando el auditado se muestra poco colaborador, se advierte al


operador de que, a causa de su poca predisposicin a implementar de
forma aceptable el PAC, es posible que reciba una nota de suspensin
de actividades, y si continua la actitud de la organizacin, presentar un
informe al jefe a cargo con las correspondientes recomendaciones.

E. Seguimiento del PAC

Cuando los hallazgos son de naturaleza menor, no existe alguna


condicin que afecte a la seguridad operacional de forma adversa, y el
auditado tiene un programa de aseguramiento a la calidad, o de
auditoras internas de buena reputacin, puede ser aceptable un
seguimiento ms administrativo. En este caso, todos los documentos
de soporte remitidos por la organizacin, luego de revisados, deben
estar aceptables. Todos los otros hallazgos requieren inspeccin de
conformidad en sitio para asegurarse que las no-conformidades han
sido corregidas y las acciones correctivas son efectivas.

Se debe monitorear el progreso hasta que la organizacin auditada


complete las acciones correctivas. Se puede cumplir con esto usando el
formulario (la lista de verificacin) para auditoras donde se identifica
los cdigos de los hallazgos, el tipo de seguimiento (administrativo, o en
sitio), y las fechas tope y aplicada de la accin correctiva.

El seguimiento de las acciones correctivas a largo plazo que han sido


aprobadas al momento de aprobar el PAC, realiza el inspector
designado a la organizacin (inspector principal) quien mantiene al
tanto al jefe a cargo del cierre de los tems. El seguimiento debe ser
revisado cada dos meses y el cierre apropiado se revisa en detalle
durante la siguiente auditora programada.

F. Tarea de seguimiento de la auditora por el inspector


designado

El inspector designado debe:


Monitorear la auditora para asegurarse que se ha observado el
plazo de respuesta de 30 das para la presentacin del PAC o,
donde sea aplicable, que las acciones correctivas requeridas a
una fecha especfica (indicada en el informe de auditora) hayan
sido realizadas;
asegurarse que el PAC incluye todas las acciones correctivas;
asegurarse que la accin correctiva rectifica la no-conformidad y
previene su recurrencia;

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-31


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

determinar que el auditado a propuesto fechas razonables para


las acciones correctivas a largo plazo;
aprobar el PAC en coordinacin con el jefe a cargo y el auditor
lder, y cuando sea aplicable, con los miembros del equipo de
auditora;
determinar para cada tem del PAC si el seguimiento es
administrativo o en sitio, e introducir esta informacin en la
tabla de seguimiento maestra del formulario (la lista de
verificacin) para auditoras;
monitorear el progreso del PAC actualizando apropiadamente la
tabla de seguimiento y asegurarse que se realiza el seguimiento
(administrativo, o en sitio);
asegurarse que la documentacin de respaldo adjunta al PAC sea
suficiente y sea archivada en la carpeta de la auditora;
emitir un informe al jefe a cargo cuando todas las acciones
correctivas han sido implementadas de forma aceptable a la
AAC; y
genera la carta al auditado comunicndole que la auditora est
cerrada (con el visto bueno del jefe a cargo), y archiva la copia en
la carpeta de la auditora.
El visto bueno a travs de correo electrnico es aceptable, siempre y
cuando se adjunte una copia impresa del visto bueno en la carpeta de
auditora.

G. Cierre de la auditora

El jefe a cargo confirma que las acciones de seguimiento han sido


completadas y da el visto bueno para que el inspector designado enve
una carta al auditado informndole que la auditora est cerrada.

H. Acciones punitivas contra la organizacin

Se toman acciones de esta naturaleza, si es que:


Se ha generado un informe indicando que el auditado ha
incumplido con las fechas de cumplimiento de correccin de los
hallazgos de la auditora; o
existe poca predisposicin en la preparacin de un PAC aceptable
ante la AAC.
I. El comit de revisin del informe de auditora

Se rene el comit generalmente para revisar situaciones especiales de


auditoras combinadas (ya sean como parte del proceso de certificacin,
o del programa de inspeccin anual) o de auditoras de especialidad de
organizaciones con operaciones complejas.

11-32 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Adems, este comit tambin se rene para analizar los informes de


seguimiento con recomendaciones de accin punitiva por
incumplimiento.

El propsito del comit es:


Confirmar la precisin tcnica del informe de auditora
prestando especial atencin a la descripcin del auditado, los
informes de especialidad, y los hallazgos de la auditora;
asegurar que el informe es una relacin objetiva de la auditora y
que no contiene frases subjetivas;
asegurar que todos los hallazgos descritos tienen un soporte de
documentacin suficiente; y
analizar en detalle los hallazgos que tratan de incumplimientos
que merecen sancin.
Las personas que conforman el comit de revisin, dependiendo de la
clasificacin de la auditora, son:
El jefe a cargo de la auditora;
la mxima autoridad de AIR y mantenimiento, si es que es otra
del jefe a cargo;
el lder de la auditora;
representante de asesora legal de la AAC;
el inspector designado de la organizacin (inspector principal);
si aplica, la autoridad mxima de emisin de licencias de la AAC;
y
si aplica, el(los) especialista(s) del rea relacionada con la
organizacin en cuestin.
Para facilitar una revisin efectiva es necesario distribuir copias del
informe a los miembros del comit antes de la reunin del comit, en el
entendido que los miembros ya entran a la reunin con todos los
cambios propuestos preparados, de tal forma que en la reunin se
evalan y aprueban todos los cambios propuestos y se remite el informe
al auditado lo antes posible.

Cuando el resultado del anlisis del comit es sancionar al auditado se


presenta un informe a la mxima autoridad de la AAC quien es el nico
que puede firmar la nota de suspensin o sancin al auditado.

J. Vigilancia post-auditora

Durante el seguimiento de la auditora la vigilancia estrecha y


constante es el nico medio para asegurar que las organizaciones con
no-conformidades cumplen con los requerimientos regulatorios y
responden a los hallazgos de la auditora de forma satisfactoria. La
vigilancia post-auditora puede ser llevada a cabo a travs de visitas

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-33


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

informales (inspecciones) o como un seguimiento ms estructurado de


la auditora.

11-34 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Seccin 5. Aspectos Claves de Auditora


A continuacin describimos en detalle tcnicas de auditora que son claves en el
xito de la tarea.

1. MUESTREO

Una muestra es equivalente a una foto instantnea, asla un momento


particular.

No siempre es posible, o necesario que el equipo de auditora examine el cien


por ciento (100%) de las actividades, procesos, y/o registros de la organizacin,
especialmente si esta actividad involucra la revisin de una cantidad
considerable de tems, o demasiada documentacin. El tiempo disponible
para cumplir con la inspeccin y el nivel de experiencia de los auditores son
factores limitantes. Por este hecho es que el lder de la auditora debe
recurrir a tcnicas de muestreo para que el equipo recolecte la evidencia
objetiva necesaria.

Se lleva a cabo un muestreo examinando solo una parte representativa de


tems, cuyos resultados pueden llevar a una conclusin aceptable respecto al
nivel general de cumplimento del sistema de la organizacin.

El lder debe confiar en la habilidad de resto de los miembros del equipo para
detectar problemas sistmicos, si es que los hay. Un sistema que produce un
alto porcentaje de no-conformidades solo requiere un muestreo pequeo para
detectarlas. De forma inversa, un sistema con un pequeo porcentaje de no-
conformidades requiere un muestreo mayor para detectarlas.

Hay una relacin estadstica, directamente proporcional, entre el tamao del


muestreo y la probabilidad de que ese muestreo detecte un porcentaje
aceptable de no-conformidades (s es que existen). Pero, el problema est en
determinar el tamao del muestreo mnimo para confirmar si existen o no
problemas en el sistema del auditado.

Nmero de Nivel de
muestras confianza

Tasa de
no-conformidades
halladas

Figura 11-9 Interrelacin del proceso de muestreo

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-35


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Esta relacin estadstica esta basada en los riesgos inherentes en cada


proceso de muestreo. Si el proceso de muestreo es correcto entonces no deben
haber suposiciones incorrectas:

Del muestreo surgen cuatro suposiciones:

Aceptable Aceptable
Inaceptable Inaceptable
Suponer algo Cuando
Error alfa Inaceptable Aceptable
que es realmente es
Error
Aceptable inaceptable
beta

Figura 11-10 Riesgo de error en las suposiciones

Es un estndar aceptado por la industria el requerir que haya una


probabilidad aceptable del 95% que el muestreo detecte un nivel aceptable del
cinco por ciento (5%) de no-conformidad. Esto establece claramente definido
el criterio de muestreo para una cantidad de tems dada (refirase a la figura
11-11 de este captulo).

Por ejemplo, si tenemos cuatrocientos (400) registros de personal a


inspeccionar, por una caracterstica en particular, para lograr el estndar de
la industria tenemos que revisar ciento cincuenta y tres (153) de ellos.

El auditor lder debe manejar con buen juicio esta situacin, tener experiencia
y saber de las tcnicas de muestreo antes de decidir donde, como y en que
cantidad utilizar los conceptos de muestreo. Es necesario tener en cuenta la
relacin directa entre la importancia de las caractersticas que estn siendo
inspeccionadas y el uso de los conceptos de muestreo.

Donde se utiliza la tcnica del muestreo, se necesita evidencia suficiente


(generalmente 3 ejemplares) para justificar de forma confiable un hallazgo.
Una vez que se logra esa cantidad de evidencia, no es necesario concluir el
muestreo.

Existen varios mtodos de muestreo, nosotros usaremos los siguientes:

A. Mtodo de muestreo aleatorio:

Para aplicar este mtodo se debe tener en consideracin lo siguiente:


Cada grupo de muestreo debe analizarse de forma separada. Si
hay 70 pilotos, 120 tripulantes de cabina, 55 personas de
mantenimiento, y 4 despachadores, cada uno de los 4 grupos
debe ser considerado de forma separada;
las muestras deben ser seleccionadas de forma aleatoria; y
debe utilizar la tabla de la figura 11-11
B. Mtodo de muestreo no aleatorio:

11-36 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Este mtodo difiere del anterior en la forma de seleccin de las


unidades a ser evaluadas.

La aplicacin de este mtodo requiere de experiencia y buen juicio. La


seleccin se realiza enfocndose en reas que son conocidas por tener
mayor probabilidad de no-conformidades y un mayor efecto en la
seguridad operacional. Se debe denotar que en estas situaciones la
interpretacin estadstica del principio general de muestreo no es
aplicable para armar conclusiones de los resultados obtenidos.

Es importante entender que donde se use el muestreo y no se encuentren no-


conformidades, uno no puede asumir que la calidad del sistema del auditado
es perfecta. Al aplicar el muestreo no hay garanta que los resultados reflejen
la condicin verdadera del sistema del auditado. Esta condicin es mayor
para cantidades menores de tems (menos de 20) donde es preferible
inspeccionar el cien por ciento (100%) de los tems.

tems Muestreo tems Muestreo tems Muestreo


1-9 100% 350 128 1 150 203
10 9 400 153 1 200 204
15 14 450 159 1 250 206
20 18 500 165 1 300 207
25 22 550 170 1 350 208
30 26 600 175 1 400 209
40 33 650 179 1 450 210
50 40 700 182 1 500 211
60 46 750 185 1 550 212
70 52 800 188 1 600 213
80 58 850 191 1 650 214
90 63 900 193 1 700 215
100 67 950 195 1 750 216
150 86 1 000 198 1 800 217
200 100 1 050 199 1 850 218
300 121 1 100 201

Figura 11-11 Tabla de valores para muestreo

3. RECOLECCIN DE DATOS

Hay cuatro maneras principales de recolectar datos:

A. Evidencias fsicas

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-37


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Las evidencias fsicas estn representadas por datos tangibles que se


verifican en la auditora. Ejemplos son etiquetas de calibracin con
fecha de vencimiento expirada.

B. Observacin sensorial

La observacin sensorial comprende la verificacin del sistema por


medio de la utilizacin de los cinco sentidos. Los indicios visuales
comprenderan partes o etiquetas por el suelo, remaches por el suelo, o
la observacin de tareas en ejecucin. Un ejemplo de indicio en una
auditora sera el nivel de ruido elevado en las oficinas de la
organizacin, que podra hacer que se cuestionara el aislamiento
acstico del edificio y el rendimiento del personal que trabaja ah.

C. Comparaciones y tendencias

Los auditores buscan patrones o tendencias en sucesos que podran


provenir de causas sistemticas o aisladas. Un ejemplo de patrn sera
cuando el cincuenta por ciento de las cartillas de trabajo sobre corrosin
llegan de forma continuada sin la adecuada clasificacin.

D. Entrevistas y preguntas

Las entrevistas y preguntas realizadas en todos los niveles del personal


de una empresa son una de las fuentes ms importantes para recoger
datos. Las preguntas han de plantearse de forma que no impliquen
sexismo ni racismo. Se recomienda el mtodo siguiente para llevar a
cabo una entrevista eficaz:

(1) Preprese cuidadosamente antes de la entrevista definiendo


claramente las reas que van a ser exploradas y determinando
los objetivos especficos.

(2) Haga que la persona se sienta cmoda, haciendo que la persona


entrevistada forme parte del proceso auditor. Una forma de
conseguirlo es centrndose en la lista de verificacin y pidiendo
informacin en respuesta a la misma. La entrevista debe
realizarse en una zona relativamente tranquila, que quiz tenga
que estar alejada del puesto de trabajo. En determinados casos,
cuando se tengan que mostrar los procedimientos y procesos en
vigor, no obstante, quiz tenga que llevarse a cabo en el puesto
de trabajo.

(3) Explique el propsito de su presencia. Demuestre que posee


conocimientos, competencia e inters por medio de los tipos de
preguntas que haga y por medio de sus conocimientos de la
instalacin y del producto o servicio, pero evite que se le perciba
como un sabelotodo.

11-38 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(4) Documente las respuestas durante, o lo ms pronto posible luego


de la entrevista

(5) Utilice tcnicas adecuadas para preguntar. Como auditor, dse


cuenta de que la gente a veces no oye correctamente una
pregunta y que puede no decir lo que realmente quiere decir. El
tipo de pregunta ms eficaz viene de acuerdo a la situacin:
Cuando usted busca una explicacin ms detallada utilice
las preguntas abiertas. Por ejemplo no pregunte: Ustedes
destruyen estos componentes cuando su vida til vence?
El auditado siempre responde con un si. En su lugar
pregunte Por favor, explique el sistema para prevenir que
componentes con vida lmite vencida sean nuevamente
usados.
Cuando algunos auditados no pueden o no quieren llegar
al punto utilice preguntas cerradas. Haga preguntas que
requieran un si o no. Si es obvio que el entrevistado
esta haciendo perder el tiempo con respuestas muy
largas que no dicen mucho, se debe cambiar a este tipo de
preguntas.
Las preguntas deben seguir un orden o secuencia lgico
para que usted entienda el proceso en general, y no como
una serie de actividades al azar.
Preguntas como De dnde proviene esto? O A dnde va
luego?, requieren que usted tenga conocimiento del papel
de los entrevistados en el proceso.
(6) Otra tcnica eficaz es preguntar Por qu cinco veces
consecutivas hasta que llegue a la respuesta fundamental de la
pregunta. Adems, se puede utilizar el qu, dnde, cundo, por
qu, quin y cmo, s es pertinente. Asegrese de que usa dos
odos y una boca. Escuche el doble de lo que habla. Escuche
detenidamente las respuestas permitiendo al entrevistado llevar
la mayor parte de la conversacin.

(7) Asegrese que las preguntas son bien entendidas y evite las
preguntas o frases complejas.

(8) Evite ser desviado de los objetivos originales.

(9) Si despus de intentarlo con estas tcnicas, sigue sin recibir una
respuesta adecuada, podra intentarlo con la tcnica conocida
como la pausa sugestiva. Con esta tcnica, trate de romper la
barrera que hay entre usted y la persona preguntada
aproximndose ms a esa persona, mirndola a los ojos,
hacindole la pregunta y esperando luego pacientemente la
respuesta.

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-39


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(10) Verifique lo que se dice. Busque y pida datos. Crase las


confesiones y verifique las quejas. Manifieste sus conclusiones
dicindolas en voz alta mientras las escribe. Que sus
pensamientos no sean secretos, ni retenga informacin. Sea
flexible y deje lugar para ms informacin y explicaciones.
Aclare lo que se le dice. Repita la respuesta. Trate de no
discutir. Recuerde, si discute con un tonto, alguien que pasara
por all no sabra quin es el tonto.

(11) Mantngase preguntando hasta que la actividad bajo examen


este clara.

(12) Termine la entrevista si la atmsfera se pone muy negativa.

(13) Termine la entrevista cordialmente agradeciendo al entrevistado


y explique si ser necesario un seguimiento.

5. CONSEJOS TILES

A. Durante las presentaciones en la reunin de apertura, es una buena


costumbre hablar brevemente sobre la experiencia profesional de cada
uno de los auditores, si el auditor lder ve por conveniente establecer la
credibilidad del equipo auditor.

B. Despus de estar trabajando ms de seis horas al da, un auditor suele


perder eficiencia, aunque la mayora de las auditoras duran, como
mnimo, ocho (8) horas por da. Teniendo esto presente, hay que
programar la auditora de las reas ms difciles para las seis primeras
horas del proceso auditor. Por ejemplo, se puede comenzar el da
evaluando los registros de mantenimiento, y terminar la jornada
revisando los edificios e instalaciones.

C. Los escoltas designados no deben contestar las preguntas hechas a los


auditados, sino slo proporcionar instrucciones, o tal vez clarificacin a
las preguntas hechas. Si el acompaante (escolta) decide contestar las
preguntas, pare la entrevista y de manera muy corts, pero firme
explique que tal dinmica no es procedente.

D. Para obtencin de evidencia, las pistas que sugieran no-conformidades


son anotadas si parecen significativas, aun cuando no estn en la lista
de verificacin, para ser investigadas luego.

E. Los siguientes consejos son considerados como buenas tcnicas de


auditora:
Puntualidad. Empezar a trabajar lo antes posible luego de
llegar;

11-40 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

no mencionar nombres de otras organizaciones y menos


comparar;
revisar el programa de auditora cada maana;
hacer la misma pregunta a ms de una persona;
preguntar si est documentado?, est implementado?, y luego
verificar uno mismo;
ser observador, hacer preguntas directas, escuchar
cuidadosamente, y tomar buenas notas
no hacer preguntas muy complicadas. Mantenerlas cortas y al
punto;
siempre que sea posible, obtener evidencia objetiva;
mantener un rostro sin emocin cuando escuche respuestas a sus
preguntas;
seguir la intuicin cuando algo no suena bien o no se ve bien, y
mantenerse haciendo preguntas;
mantenerse calmado y corts;
utilizar los poderes de deduccin;
mantener sentido de proporcin;
ser honesto si se comete un error;
evitar la conversacin excesiva innecesaria o no relacionada con
la auditora. Siga el trabajo;
discutir cualquier problema encontrado en ese mismo momento;
estar preparado para escuchar explicaciones pero recordar
confiar en los propios sentidos y la evidencia;
ser justo, y humano (empata, no simpata).
F. Existen prototipos de personas auditadas. Cuando usted se prepara de
antemano para relacionarse con los diferentes tipos de auditados esta
un paso delante de ellos para lograr las tareas de auditora. La forma
de relacin la define el auditor. Los prototipos son:
Somos la empresa bandera del pas;
respuestas de si o no (nombre, rango, y nmero de serie);
estoy en aviacin por ms de treinta aos y nunca me han pedido
eso;
hablemos de eso durante la comida;
no me indique como operar mi negocio;
demustreme que estoy incorrecto (en que parte de las
regulaciones esta eso);
perdido en los pormenores;
cul es el problema?;
alrededor (evadiendo) el tema;
yo s de regulaciones;
perdedores de tiempo;
enseguida regreso, espreme;
no recuerdo en este momento podra regresar luego?; y
la interrupcin constante.

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-41


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

Seccin 6. Requerimientos del Equipo de Auditora


A continuacin describimos los trminos de referencia, calificaciones, y
responsabilidades de los participantes por parte de la AAC.

1. SELECCIN DEL EQUIPO

El equipo de auditora aprobado por la AAC vara de acuerdo con la


clasificacin de la auditora, el alcance, el tiempo asignado a la auditora, y la
disponibilidad de recursos humanos.

Auditoras de especialidad a menudo consisten de un solo inspector que es el


responsable de todas las tareas de la ejecucin de la auditora. Pero, debe
contar con el visto bueno y tener una relacin directa, con el jefe a cargo.

Auditoras combinadas grandes tienen que contar con la coordinacin del jefe
a cargo, soporte administrativo, un auditor lder, miembros del equipo de
auditora, y cuando sea necesario y aplicable, especialistas y observadores.

Por tanto, es entendible que un equipo de auditora pueda no requerir todas


las posiciones abajo listadas y se pueden combinar o eliminar deberes y
responsabilidades cuando los asume un miembro en particular del equipo.
Esta seccin describe los trminos de referencia, calificaciones, y
responsabilidades del jefe a cargo, el lder de la auditora, y de cada miembro
de la auditora.

3. EL JEFE A CARGO

Si la auditora forma parte de certificacin (o de un programa anual de


auditoras / inspecciones), de un operador areo, entonces toman parte AIR,
Licencias, y OPS, por tanto, la autoridad superior (de estas tres reas), dentro
de la estructura jerrquica de la AAC es la que designa al jefe a cargo por
escrito, abriendo la posibilidad de auto-designacin.

Si la auditora forma parte de certificacin (o de un programa anual de


auditoras / inspecciones), de una organizacin de mantenimiento, entonces la
autoridad superior del rea de AIR es quien designa al jefe a cargo por
escrito, abriendo la posibilidad de auto-designacin.

A. Responsabilidades

El jefe a cargo debe:

(1) Determinar el objetivo y alcance de la auditora;

(2) nombrar al auditor lder por escrito. Es posible que en auditoras


a operadores areos exista la necesidad de nombrar dos auditores
lderes: de AIR y OPS;

11-42 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(3) comunicarse directamente con los jefes / directores regionales con


el fin de obtener recursos de personal requeridos, y apoyo
administrativo necesario;

(4) coordinar con el auditor lder la designacin por escrito de los


integrantes del equipo de auditora, la necesidad de especialistas
y la posibilidad de observadores en el equipo;

(5) coordinar con el auditor lder todos los aspectos econmicos y


alargues (en casos excepcionales y con respaldo de un buen
motivo) en tiempo de la auditora;

(6) aprobar el plan de la auditora;

(7) si es posible, asistir a la reunin de cierre;

(8) revisar y dar el visto bueno al informe de auditora, y asegurarse


que el auditado reciba el informe dentro del tiempo estipulado;

(9) asegurarse que haya realizado alguna accin correctiva


inmediata y efectiva para cualquier riesgo en la seguridad
operacional identificado durante la etapa de ejecucin de la
auditora, respaldada por un requerimiento;

(10) asegurarse que se lleve a cabo una accin de seguimiento de la


auditora de forma apropiada; y

(11) dar el visto bueno para que se enve al auditado una nota
comunicndole que las acciones correctivas estn completadas,
son aceptables ante la AAC y que la auditora se declara cerrada.

5. AUDITOR LDER

A. Trminos de referencia

Los trminos de referencia del auditor lder son descritos en la carta, o


memorando de nombramiento, que especifican que el auditor lder
debe:

(1) Reportar directamente al jefe a cargo de la AAC hasta que sea


liberado de sus obligaciones de la auditora;

(2) conducir todos los asuntos relacionados con la auditora, de


acuerdo con las polticas y procedimientos especificados en este
manual y cualquier otro relacionado con este tipo de actividades;

(3) contactarse inmediatamente con el jefe a cargo con un


requerimiento para accin inmediata cuando la seguridad
operacional se ve afectada;

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-43


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(4) contactarse con los jefes / directores regionales para analizar


detalles de apoyo con recursos humanos y administrativos en
base a coordinaciones previas realizadas por el jefe a cargo; y

(5) analizar en sitio detalles de requerimientos econmicos y


necesidad de alargue de duracin de la auditora, coordinando
directamente con el jefe a cargo.

B. Calificaciones

El auditor lder tiene que:

(1) Haber completado el curso de procedimientos de auditora, o


equivalente, y estar con entrenamiento recurrente actualizado;

(2) haber completado el curso de aeronavegabilidad, niveles bsico y


avanzado, o equivalentes;

(3) tener experiencia relacionada con el tipo de organizacin a ser


auditada;

(4) tener un conocimiento slido de las regulaciones aeronuticas;

(5) haber demostrado talento en comunicacin y gestin;

(6) tener experiencia en procedimientos administrativos; y

(7) para auditoras combinadas a grandes organizaciones, haber


actuado como auditor lder por lo menos dos veces.

C. Responsabilidades

El auditor lder debe:

(1) Planificar, organizar, dirigir, y controlar el proceso de auditora;

(2) manejar las fechas de manera adecuada con antelacin para


permitir una planificacin adecuada antes de la auditora;

(3) coordinar la seleccin y designacin de los miembros del equipo


de auditora. En caso de auditoras a operadores areos, pueden
haber dos auditores lderes: de OPS y AIR. Cada uno de ellos
coordina los miembros de su rea;

(4) mantener la carpeta de la auditora, que incluye copias de los


nombramientos, listas de verificacin, copias de documentos
relacionados con la auditora, copia del informe de auditora, etc.;

11-44 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(5) desarrollar un plan de auditora para aprobacin del jefe a cargo,


incluyendo el cronograma de la auditora;

(6) notificar al auditado por carta de la realizacin de la auditora


planeada (con 14 a 60 das de antelacin, o de 3 meses si es una
auditora programada);

(7) asegurarse que la revisin de la documentacin ha sido


finalizada;

(8) asegurarse que los miembros del equipo hayan entendido bien
sobre sus reas de especialidad asignadas;

(9) coordinar con la autoridad regional de la AAC para que todas las
dems actividades de control y fiscalizacin con la organizacin
auditada sean minimizadas y / o coordinadas a travs del auditor
lder durante el periodo que dura la auditora;

(10) convocar una primera reunin del equipo antes de la auditora,


cuando sea aplicable;

(11) coordinar con la autoridad regional de la AAC la posibilidad de


consultas al soporte legal durante la auditora;

(12) establecer el medio de contacto con el jefe a cargo para


mantenerle al tanto del progreso, problemas potenciales, cambios
en los objetivos o alcance de la auditora, y de otros asuntos
significativos que surgen durante la fase de preparacin;

(13) representar al equipo auditor. Coordinar y dirigir la reunin de


apertura con el auditado y mantener una forma de comunicacin
con el gerente responsable de la organizacin;

(14) avisar inmediatamente al jefe a cargo del requerimiento de una


accin inmediata porque est en riesgo la seguridad operacional,
y estar seguro de que el jefe a cargo esta la tanto de cualquier
asunto de seguridad identificado durante la etapa de ejecucin
de la auditora;

(15) asegurarse que cualquiera de las decisiones a ser tomadas, o


aprobaciones requeridas del jefe a cargo durante la fase de
ejecucin de la auditora, sean recibidas de manera oportuna y a
tiempo;

(16) ejercer una lnea de autoridad sobre los miembros y observadores


del equipo de auditora;

(17) asegurarse que todos los hallazgos de la auditora estn ligados a


requerimientos regulatorios aplicables y estn respaldados por
VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-45
MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

ejemplos especficos y evidencia objetiva, u otra documentacin


de soporte donde sea aplicable;

(18) resumir a personal clave de la organizacin de los hallazgos y


novedades encontradas durante las reuniones diarias al final de
cada da laboral de la auditora;

(19) asegurarse que todos los hallazgos en borrador han sido


discutidos con el auditado antes que finalizar la reunin de
cierre, siempre y cuando sea esto posible de realizar;

(20) coordinar y dirigir la reunin de cierre con el gerente responsable


de la organizacin;

(21) preparar el informe de la auditora y remitir al jefe a cargo para


el respectivo anlisis y visto bueno;

(22) revisar y verificar secciones especficas del informe de la


auditora como sea requerido por el jefe a cargo;

(23) proveer al jefe a cargo con recomendaciones de posibles acciones


punitivas y de suspensin que surgen de la auditora;

(24) asegurarse que los miembros del equipo de auditora han


cumplido con todas las responsabilidades antes de liberarlos de
sus obligaciones para con la auditora, y confirmarla por escrito
si es que se los libera antes de lo que estaba planificado;

(25) cuando sea necesario, remitir un informe del comportamiento de


cada uno de los miembros del equipo, si es que se detectan fallas
en la aplicacin de los procedimientos por parte de los miembros,
necesidades de mayor entrenamiento, y faltantes de inspectores
especializados en ciertas reas. Esto para efectos de mejora en el
rendimiento general de la AAC al tiempo de cumplir con sus
obligaciones.

7. MIEMBRO DE LA AUDITORA

A. Trminos de referencia

Los trminos de referencia del miembro del equipo son descritos en la


carta, o memorando de nombramiento, que especifican que el miembro
del equipo debe:

(1) Informar directamente al auditor lder, hasta que sea liberado de


sus actividades;

11-46 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

(2) conducir todos los asuntos relacionados con la auditora, de


acuerdo con las polticas y procedimientos especificados en este
manual y cualquier otro relacionado con este tipo de actividades;
y

(3) contactarse inmediatamente con el auditor lder con un


requerimiento para accin inmediata cuando la seguridad
operacional se ve afectada.

B. Calificaciones

Un miembro del equipo de auditora tiene que:

Haber completado el curso de procedimientos de auditora, o


equivalente, y estar con entrenamiento recurrente actualizado;

(1) haber completado el curso de Aeronavegabilidad, nivel bsico, o


equivalente;

(2) tener experiencia relacionada con el tipo de organizacin a ser


auditada; y

(3) tener un conocimiento slido de las regulaciones aeronuticas.

C. Responsabilidades

Un miembro del equipo de auditora debe:

(1) Familiarizarse con los trminos de referencia de la auditora;

(2) familiarizarse con las polticas y procedimientos del auditado;

(3) conducir el trabajo de campo de la auditora y documentar los


hallazgos de la auditora;

(4) comunicarse con el auditor lder para asegurarse que est al


tanto del progreso de la auditora y que los problemas potenciales
estn siendo manejados;

(5) revisar la validez y aplicabilidad de los hallazgos de la auditora


para asegurarse que stos estn ligados a requerimientos
regulatorios aplicables y estn respaldados por ejemplos
especficos y evidencia objetiva, u otra documentacin de soporte
donde sea aplicable; y

(6) proporcionar al auditor lder las listas de verificacin del rea de


especialidad aplicable, cuando le sea solicitado.

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-47


MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

PGINA INTENCIONALMENTE
DEJADA EN BLANCO

11-48 REVISIN 08 (05/05) VOL. I


DIRECCIN GENERAL DE AERONUTICA CIVIL

DIRECCIN DE SEGURIDAD OPERACIONAL

FORMULARIO DE SOLICITUD DE CONFIRMACIN

Solicitud de informacin de respaldo

Fecha y hora de la solicitud:


Nombre oficial de la organizacin de
mantenimiento:

Nombre del inspector:

rea auditada: Nombre y cargo de la persona a quien se solicita Firma:


la informacin:

Descripcin del tem solicitado:

Verificacin del Auditor Lder, si es aplicable

Nombre: Firma:

Entrega de la informacin

Nombre de la persona que entrega la informacin: Fecha de la entrega: Hora de la entrega:

Nota.- En el caso de que el auditado no presente el requerimiento solicitado por el inspector, este formulario se convierte en evidencia
objetiva.

Formulario AIR/011 (05/05) Pg. #1


UNIDAD DE AERONAVEGABILIDAD

NOTAS:

Pg. #2 Formulario AIR/011 (05/05)