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11. Organigramas
12. Hipervnculos
Seguridad en el libro:
Ir al men herramientas, elegir la opcin Proteger y se desplegar una sub-lista,
elegir Proteger libro.
Se debe marcar todos las casillas para mayor seguridad y debemos asignarle una
contrasea.
T
rabajando con listas: Podemos trabajar con listados y aplicar las diferentes
herramientas de Excel para sacar provecho de datos importantes que nos
permitirn tomar decisiones.
En el caso de trabajar con listas, debemos usar los trminos registros (filas) y campos
(columnas).
O
rdenar listas: Este proceso consiste en ordenar en forma ascendente o
descendente la lista por cualquiera de los campos, que esta contenga. Podemos
ordenar por 1, 2, 3, 4 o mas campos.
Para esto, debemos hacer clic en el men datos, ordenar y ordenar por uno o mas
campos de acuerdo a nuestras necesidades.
F
ormulario: Esta herramienta nos va a permitir llenar un listado haciendo uso de
una ventana bastante amigable, que me va a permitir buscar, eliminar, ingresar,
pasar de uno a uno cada registro.
Debemos hacer clic en cualquier celda, dentro de la lista, clic en el men datos, elegir
formulario y observar lo siguiente.
V
alidacin: Nos va a permitir saber que tipo de dato debo ingresar a cada celda,
dentro de un registro, por ejemplo un numero entero, decimal, lista, fecha, hora,
etc. Adems permitir programar un mensaje de error que nos avisar, el tipo de
dato correcto.
Para trabajar con esta opcin debo seleccionar la celda o celdas que quiero que cumplan
una condicin determinada, por ejemplo precio mayor que 50 nuevos soles.
F
iltros avanzados: Es un tipo de filtro especial que me va a permitir filtrar la lista
de acuerdo a mas de un criterio y colocar el resultado en otro lugar. Pude ser de
dos tipos: filtro con criterio normal y filtro con criterio calculado.
Fig1.
Fig.3
S
ubtotales: Nos va a permitir visualizar la lista de forma ordenada y realizado
subtotales por ejemplo, por departamentos, por especialidades y dems. Puedo
sumar, contar, promediar, sacar el mximo, mnimo, etc
Fig.2
Para ello debemos hacer clic en el men archivo, nuevo y elegir la ficha Soluciones de
hoja de clculo, como se muestra en la figura.
Fig.1
Fig.2
Para ello vamos a hacer clic en el men ver, barra de herramientas y activamos
formularios.
Fig.1
Fig2.
G
uardar el rea de trabajo: en algunas ocasiones estamos trabajando con una lista
bastante extensa, de 100 a mas registros en el cual debemos corregir o actualizar
algunos datos de los registros y deseamos dejar nuestra labor temporalmente por
lo que necesitamos marcar alguna zona del registro exacto que dejamos la ultima ves
que cerramos el trabajo.
Para hacer esto hacemos uso del comando guardar rea de trabajo, esta herramienta crea
un archivo de extensin *.xlw, con el nombre de reanudar, que va a potarse como un
acceso directo al archivo de Excel, y solo bastar con abrirlo para que se visualice la
hoja de calculo y nos deja en el lugar donde nos habamos quedado para continuar
nuestra labor.
V
ista previa con salto de pgina: Este tipo de vista, nos permite personalizar y
reconfigurar las hojas de clculo. Por ejemplo, si tenemos datos que salen
impresos en mas de una hoja, a travs de esta vista podemos corregir este
problema y hacer que salga en una sola.
Para activar esta vista, debemos hacer clic en el men ver , elegir la opcin vista previa
de salto de pgina.
O
btener datos externos: Nos permite obtener informacin que se encuentre en otro
formato, llamase en un bloc de notas(txt), como archivos de Microsoft Access o
Fox Pro, con el fin de poder visualizarlas en la hoja de clculo de excel,
pudiendo despus de esto, realizar ordenamiento, consultas, como si fueran de origen
archivos de Excel.
Supongamos que tenemos datos estadsticos en un programa cualquiera que graba sus
reportes en archivos de textos, entonces si quisiramos trasladar estos datos a la hoja de
excel, tendramos que hacer lo siguiente:
Ir al men Datos, obtener datos externos, importar archivo de texto.
Fig.1.
Seguir los pasos del asistente y en una de las opciones (paso 2 de 3) debemos
establecer las celdas por cada registro, para que salga cada una en su respectiva
celda. Esto se logra haciendo clic en entre la letra y el nmero que aparece y
automticamente se generar una fecha que apunta hacia arriba.
Fig.3.
Fig.4
Fig.5
Debemos hacer clic en el men archivo, propiedades y llenar los datos que se solicitan,
clic en aceptar .
Fig.1
M
over o copiar hojas de libros externos: Esta opcin se usa de mera interna
dentro de un libro de trabajo o entre libros. Es decir si queremos mover o
copiar una hoja de calculo a otra posicin dentro del libro, es decir a la ultima
posicin, debemos hacer clic derecho sobre la hoja en mencin y hacemos un clic sobre
mover o copiar, esto abrir una ventana en donde podemos incluirlo a la ultima posicin
del libro y si abrimos el men desplegable podemos moverlo hacia otro libro externo.
Cabe resaltar que para pasar una hoja electrnica de un libro a otro ambos libros
deben estar abiertos.
S
eleccionar solo celdas visibles: Algunas veces requerimos solo enviar parte de la
informacin completa que tenemos, por lo cual ocultamos las filas o columnas
que no debera visualizarse y lo enviamos, pero esto no es suficiente, por que as
como lo ocultamos, el destinatario tambin pueden desocultarlo. Para esto debemos
complementar el procedimiento, es decir ocultar la informacin que no queremos que
vea y despus seleccionar solo las celdas visibles, al hacer esto, copiamos estas celdas y
la pegamos a una nueva hoja, tenga por seguro que solo se pegaran las celdas que
elegimos y las que estaban ocultas no.
Para hacer esto debemos seleccionar la lista donde esta la informacin y despus hacer
clic en el men edicin, elegir la opcin Ir a y hacer clic en el botn especial, despus
elegir la opcin que dice solo celdas visibles(2) y clic en el botn aceptar, copiamos
con el men Edicin copiar y nos vamos a otra hoja y pegamos el contenido, ntese que
solo se pegarn las celdas visibles.
O
rganigramas: Podemos realizar organigramas institucionales en Microsoft Excel,
para ello debo hacer clic en el men insertar, elegir objeto, y la opcin Ms.
organization chart 2.0
Fig.1
H
ipervnculos: Esta versin de Excel, es decir 2000, esta orientada
a Internet, en donde podemos hacer uso de hipervnculos
para:
Fig.1
Tablas dinmicas por resumen: Va hacer uso solo de dos datos, en donde exista
una condicin, por ejemplo, cantidad de personas por sexo.
Tablas dinmicas por anlisis de datos: va hacer uso de mas de dos campos y
debemos analizar que datos vamos a necesitar para incluirlo en nuestra tabla, por
ejemplo, mostrar el sueldo bsico, afp de los varones casados, sin hijos.
Clic en diseo.
Para activar el control de cambios debemos hacer clic en el men herramientas, control
de cambios, resaltar cambios.
Para aceptar o rechazar los cambios vamos al mismo men y elegimos la opcin
Aceptar o rechazar cambios
A
uditora de formulas: Nos va a permitir ver en donde interviene una o mas
celdas dentro de una frmula, para as corregir errores en ella si se presentan.
Debemos tener en consideracin dos conceptos importantes:
G
rabar libro como pgina web: esta opcin me permite poder convertir mi hoja
de clculo en una pgina web para difundirlo a travs de internet solo
colocndolo en un servidor.
Para eso debo hacer clic en el men archivo, guardar como pgina web y ver que
crear un archivo de tipo html (pgina web).