SISTEMA INTEGRADOS DE SIG-PCDR-01

GESTIN Versin: 02

PROCEDIMIENTO Fecha: 06/01/17

CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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1. OBJETIVO

Definir los controles para la identificacin, elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin y

difusin de documentos y registros en funcin de los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO
14001:2004 y el estndar OHSAS 18001:2007.

2. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los procesos involucrados con el Sistema Integrado de Gestin de
la organizacin.

3. REFERENCIAS, LEGISLACIN ASOCIADA Y DEFINICIONES

NOMBRE DE LA REFERENCA Y/O LEGISLACIN

CDIGO
ASOCIADA
4.2.3 Control de Documentos
Norma ISO 9001:2008
4.2.3 Control de Registros
4.4.5 Control de Documentos
Norma ISO 14001:2004
4.5.4 Control de Registros
4.4.5 Control de Documentos
Norma ISO 18001:2007
4.5.4Control de Registros

4. DEFINICIONES

Documento: Informacin y su medio de soporte.

Documento externo: Documentos de origen externo, que la organizacin determine que le
son aplicables. Ejemplo: Normas, leyes y reglamentos.
Documento interno: Conjunto de documentos elaborados por EMENSA. con la finalidad de
normar las polticas, principios y actividad a desarrollar dentro de la organizacin. Ejemplo:
Procedimientos, formatos, registros, etc.
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Documento obsoleto: Documento que ha perdido vigencia

Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad proceso.
Formato: Tipo de documento interno que sirve como soporte para registrar la informacin y
recopilacin de datos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias
desempeadas.

5. ABREVIATURAS

CCC: Coordinador de Control de Calidad

CDR: Control de Documentos y Registros
CMA: Coordinador de Medio Ambiente
CSST: Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo
CR: Control de Registros
GG: Gerencia General
RRHH: Recursos Humanos
SAC: Sociedad Annima Cerrada
SIG: Sistema Integrado de Gestin
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
SGA: Sistema de Gestin Ambiental
SGSST: Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
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6. RESPONSABILIDADES

6.1 DOCUMENTOS

CARGO QUE CARGO QUE CARGO QUE

DOCUMENTOS
GENERA/MODIFICA REVISA APRUEBA

Poltica y
Gerente General Gerente General Gerente General
objetivos

Jefe de produccin y
Procedimientos CCC, CMA y CSST Gerente General
mantenimiento

Jefe de produccin y
Registros CCC, CMA y CSST Gerente General
mantenimiento

Documentos
Representante Legal Representante Legal Gerente General
externos
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6. FLUJOGRAMA

6. Realizar la elaboracin, 10. Difundir la

1. Identificar la modificacin o elaboracin,
necesidad de elaborar, eliminacin de modificacin o
modificar o eliminar un documentos o registros. eliminacin de los
documento o registro. documentos y registros.

2. Solicitar la elaboracin, 11. Administrar y

7. Actualizar el listado de
modificacin o eliminacin de documentos y registros. gestionar
documento o registro. adecuadamente los
Si documentos y registros.

3. Revisar la solicitud de
elaboracin, modificacin o
eliminacin de documento y 8. Aprobar los documentos
registro. o registros. 12. Almacenar y
proteger los documentos
y registros.

4. La solicitud fue aprobada?

Fin
9. Fue
aprobado
5. Dar respuesta al solicitante o
solicitantes el
documento

No
No

Fin 6.
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7. DESCRIPCIN DEL PROCESO

7.1 ESTRUCTURA Y CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN

A. CARTULA: Se colocar el nombre del documento completo y logo de la organizacin.

B. ENCABEZADO:

SIG-PCDR-01
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Versin 02
LOGO
PROCEDIMIENTO Fecha

NOMBRE DEL DOCUMENTO Pagina B de C

C. CDIGO DEL DOCUMENTO:

X-Y-Z
Donde:
X = Sistema Integrado de Gestin

CDIGO (Y) DOCUMENTO

PO Poltica
PCDR Control de documentos y registros
PACP Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
PA Procedimiento de auditorias
F Formato
DE Documentos externos

Z = Nmero de documento
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7.3 DESARROLLO

DOCUMENTO DE
RESPONSABLE
DESCRIPCIN

APOYO
ETAPA
ITEM

Los trabajadores involucrados

Identificar la

Trabajadores de la
con el SIG buscan la necesidad
necesidad de

organizacin
de identificar, elaborar y
elaborar, modificar
1 modificar o eliminar algn N/A
o eliminar un
documento o registro que
documento o
pertenezca al SIG de la
registro.
organizacin.
Solicitar la Documento de
CCC, CMA y CSST

Las solicitudes para la

elaboracin, eliminacin,
elaboracin, modificacin o
modificacin, o modificacin y
2 eliminacin de los documentos,
eliminacin de un elaboracin de un
deben ser enviadas al CCC,
documento o documento o
CMA y CSST.
registro. registro.

Revisar la solicitud
CCC, CMA y CSST

El CCC, CMA y CSST, en

de elaboracin,
periodo de no ms de 4 das,
modificacin o
3 dar respuesta a la solicitud por N/A
eliminacin de
medio de un documento, con su
documento o
justificacin correspondiente.
registro.

La solicitud fue
4
aprobada?
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DOCUMENTO DE
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD

APOYO
ITEM

De no ser aprobada la
solicitud el Gerente general

Gerente general
Listado de
expone que no es necesario
No: Dar respuesta a al documentos
5 elaborar, modificar eliminar
solicitante o solicitantes. y registros
dicho documento y registro;
aprobados
comunicando de inmediato al
solicitante o solicitante.
En caso de elaborar o
Listado de
modificar ser necesario una

CCC, CMA y CSST

documentos
Si: Realizar la reunin entre el solicitante con
y registros
elaboracin, modificacin el CCC, CMA y CSST.
6 elaborados,
o eliminacin de los En caso de eliminar el CCC,
modificados
documentos o registros. CMA y CSST eliminaran el
y
documento o registro, siendo
eliminados.
este obsoleto.

Elaboracin y/o
Tipo de documento Eliminacin
modificacin
Procedimientos Cursiva y subrayado Asterisco (*)
Comparacin con la Comparacin con la versin
Poltica, Formatos y documentos
versin anterior anterior
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DOCUMENTO DE
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD

APOYO
ITEM

Los CCC, CMA y CSST

realizaran los cambios

CCC, CMA y CSST

correspondientes en el listado Listado de
Actualizar el Listado de
de documentos y registros documentos
7 documentos y registros
aprobados para su y registros
aprobados.
elaboracin, modificacin y aprobados
eliminacin siendo obsoleto
este ltimo.
Los coordinadores de CCC,
CCC, CMA y CSST
Gerente general
CMA y CSST entregaran al Firma de
Aprobar los documentos Gerente general y este aprobacin
8
o registros. apruebe los documentos y de
registros en un periodo no documentos
mayor de 5 das.

Fue aprobado el
documento?, si este no
9
fue aprobado volver a
actividad N 6.
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DOCUMENTO DE
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD

APOYO
ITEM

Divulgar toda la elaboracin,

Jefe de procesos, CCC, CMA y

modificacin o eliminacin de
los documentos o registros al
Divulgar toda la SIG-CA1
personal involucrado con el
elaboracin, modificacin Formato de

CSST
10 SIG. El jefe de cada proceso y
o eliminacin de los capacitaciones
el CCC, CMA y CSST son los
documentos. y asistencia.
encargados de realizar
capacitaciones informativas
referentes al tema.
Trabajadores

organizacin
Administrar y gestionar Documentos legibles,
de la
11 adecuadamente los identificables, coherentes y
documentos y registros. sin enmendaduras.

12 Almacenar y proteger los Los archivos obsoletos se N/A

documentos y registros. almacenaran en archivo

digital en CD-ROM y DVD con
CCC, CMA y CSST

su respectivo cdigo e
identificacin. Mientras los
documentos vigentes sern
archivados y sern
responsables el CCC, CMA y
CSST de su proteccin
respectiva.
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NOMBRE DEL
CDIGO VERSIN FECHA IDENTIFICO ELABOR REVIS APROB ARCHIVO FIRMA
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LISTA DE ASISTENCIA

N NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FECHA FIRMA