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INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRAPROTOCOLARES 08.08.

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Segn el artculo 26 de la Ley del Notariado son Instrumentos Pblicos


Extraprotocolares las actas y dems certificaciones que se refieren a actos, hechos o
circunstancias que presencie o le conste al notario por razn de su funcin.

Son aquellos instrumentos otorgados o autorizados por un notario pblico,referidas a


hechos o circunstancias que presencie o le conste en original, fuera del Protocolo. Se
redactan dentro o fuera de la notara.

Estos instrumentos son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial, a solicitud de


parte interesada.

La funcin notarial se ejerce en forma:

a) Personal.
b) Autnoma.
c) Exclusiva.
d) Imparcial.

IMPORTANCIA

Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediacin,


pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificacin que da
el notario pblico.

El notario con su firma y sello fortalecer con presuncin de verdad, todo hecho, dicho
y acto que a l le conste, y de esta manera, el documento valdr por s mismo.

Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Son excelentes medios
probatorios. Sirven de prueba plena.

CARACTERSTICAS

1.- No constan en el Protocolo Notarial.

2.- Son instrumentos pblicos: El Notario da fe pblica de los actos celebrados ante l.

3.- Documentan hechos o acciones.


4.- Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de Lima.

5.- Pueden redactarse en la notara o fuera de ella.

6.- Gozan de fecha cierta.

7.- Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser incorporados al


protocolo notarial.
CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS
EXTRAPROTOCOLARES

Se pueden clasificar en:

Actas

Certificaciones

Poderes extraprotocolares

ACTAS

El acta notarial es el instrumento pblico que contiene la narracin de un


acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho, que
presencie o le conste al notario.

En las actas normalmente hay un hecho, el notario solo tiene la actividad de ver y or,
no entra al fondo del asunto, por lo que se limita a narrar el hecho, lo deja como es no lo
manipula ni lo altera, la firma de las partes si se produce, no es otorgamiento ni
consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y odo por el notario, que es
narracin de lo sucedido

El notario extender actas, en las que consigne los actos, hechos o circunstancias que
presencie o le consten y que no sean de competencia de otra funcin.

CONTENIDO DEL ACTA

El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos fcticos a
situaciones en las que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o
manifestaciones de voluntad.

Contiene la narracin de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho jurdico


independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatacin.

Tiene una finalidad probatoria, de fijacin de hechos, dichos o actos, a travs del
tiempo.

IMPORTANCIA Y EFECTOS DE LAS ACTAS

Brindan seguridad jurdica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe


pblica que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la
autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.
Tienen valor probatorio pleno. Tienen fecha cierta.

Gozan de todos los efectos de un Instrumento Pblico Notarial.

CLASES DE ACTAS

Autorizacin para Viajes de Menores


Destruccin de Bienes.
Entrega.
Juntas, Directorios, Asambleas, Comits y dems actuaciones
corporativas.
Licitaciones y Concursos.
Inventarios, subastas.
Sorteos y de Entrega de Premios.
Constatacin de identidad,
Transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de
voluntad.
Verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas
Otras Actas que la ley seale.

AUTORIZACIN DE MENORES

Es un acta expedida por el notario a travs de la cual da fe de la declaracin de una o


ambos padres respecto al permiso de viaje dentro o fuera del pas de su menor hijo, en
ejercicio de la patria potestad.

El Decreto Legislativo del Notariado y el TUO del Reglamento del mismo, considera a
la autorizacin para viaje de menores como un instrumento pblico extra protocolar.

Se extiende en un papel especial de seguridad emitido por el Colegio de Notarios de


Lima.

CLASES DE AUTORIZACIN DE VIAJE

Autorizacin de Viaje Interior y Exterior.

Requisitos Autorizacin de Viaje Interior:

- Documento de identidad de los padres o apoderados del menor.


- DNI del menor o Partida de Nacimiento vigente del menor.
- Conocer el destino de viaje del menor.
- Firma del acta por parte del padre o apoderado e impresin de su huella dactilar.

Requisitos Autorizacin de Viaje Exterior:

- DNI de ambos padres.


- Partida de Nacimiento original del menor.
- Biomtrico de ambos padres.
- Conocer el destino de viaje del menor.
- Firma del acta por parte de los padres o apoderados del menor, e impresin de
sus huellas dactilares.

El viaje se tramita en cualquier notara pblica mediante un acta notarial que consta de
un papel de seguridad impreso, para el caso de Lima, por el colegio de Notarios.

DURACIN DE LA AUTORIZACIN DE VIAJE

- La direccin General de Migraciones y Naturalizacin del Ministerio del


Interior, establece en el TUPA IN , indica que las autorizaciones de viaje expedidas
por el Notario o Juez de Familia , o autorizacin consular otorgada en el extranjero, ser
no mayor a 30 das a partir de su fecha de expedicin.

En caso que uno de los padres haya fallecido?

En caso de fallecimiento de uno de los padres, la autorizacin la otorga solo el padre


que vive, presentando el acta de defuncin correspondiente.

Cundo es madre soltera?

Cuando el menor ha sido reconocido solo por la madre, ser suficiente solo su
autorizacin, debiendo constar en el acta notarial tal circunstancia y el haber tenido a
la vista la partida de nacimiento respectiva del da del que se solicita el permiso.

Cundo uno de los padres o un tercero, tiene el poder para autorizar viaje de un
menor?

Cuando el poder de autorizar viajes al menor, lo tiene un tercero o un solo padre en caso
de viajes al extranjero, se necesita la Vigencia de Poder actualizada, y el DNI del
solicitante, junto con la partida de nacimiento, y firma el Apoderado.

Cundo uno de los padres radica en el extranjero, y quiere otorgar una


autorizacin de viaje para el menor?

El padre que vive en el extranjero, tiene que acercarse al Consulado de dicho Pas, a
tramitar la Autorizacin de viaje para su menor hijo, esa autorizacin de viaje se lleva
a Ministerio de Relaciones Exteriores para ser visada, y posteriormente se tramita la
autorizacin de viaje ante la Notaria Publica.

Cul es el procedimiento de una autorizacin de viaje?

- Llenar la solicitud de viaje correspondiente, por los padres o tutor.


- Verificacin de documentos de identidad y/o partida de nacimiento
- El Notario identifica al padre, madre o ambos padres o tutores o apoderados,
segn sea el caso teniendo a la vista los documentos de identidad o poderes
respectivos.
- Se elabora el acta en el papel de seguridad impreso del Colegio de Notarios.
- Si el viaje es al interior, firma uno de los padres o apoderados, firma el acta e
imprime su huella dactilar en seal de autorizacin.
- Si el viaje es al exterior, ambos padres o apoderados firman el acta e imprimen
sus huellas dactilares en seal de autorizacin.
- Se insertan los sellos de seguridad
- El Notario firma el acta.

Se entrega el acta al interesado

ACTA DE DESTRUCCIN DE BIENES

A travs de este instrumento, el Notario a solicitud del interesado, deja constancia de la


destruccin de bienes muebles, tales como, insumos, productos industriales, mercadera,
materiales, medicinas, etc., que se encuentran en desuso o se han convertido en
obsoletos, ya sea, por deterioro, por vencimiento, por ser defectuosos, etc

Requisitos:

Solicitud escrita, indicando da, hora y el lugar de la diligencia.


Nombre completo y datos de identificacin de la persona natural o jurdica solicitante.
Nombre completo e identificacin de las personas que estarn presentes en la
destruccin.
Relacin detallada de los bienes a destruir, indicando cantidad, peso, modelo, nmero
de serie, etctera, que permitan identificarlos indubitablemente.
Documento que acredite legitimidad para solicitar la destruccin (si es el propietario de
los bienes responsables, etc.).
Nombre completo e identificacin del representante de la SUNAT, convocada para que
presencie la destruccin.

ACTA DE ENTREGA

El acta de entrega y recepcin, es un acta que da cuenta de los artculos, finanzas y


circunstancias en las que se va a entregar un cargo y sus accesorios al nuevo
representante del mismo, y da cuenta de las circunstancias y tramites que se realizaron o
realizarn para llevarla a cabo.

Esta acta, necesita de testigos, que ratifican y dan fe al documento levantado por el
notario.
Requisitos:

Solicitud verbal o escrita, precisando el objeto de la entrega, indicando el lugar, fecha y


hora, donde se llevar a cabo.
Indicar nombre documento de identidad de la persona que realizar la entrega,
documento que acredite la representacin sea el caso, nombre y documento de identidad
de la persona que recibir la entrega.
Verificacin de las huellas dactilares de los solicitantes.
Verificacin de la existencia de los bienes materia de entrega y recepcin.
Relacin o inventario de los bienes con las caractersticas necesarias para su
identificacin individualizada.

ACTAS DE LICITACIONES Y CONCURSOS

LICITACIN PUBLICA

La licitacin pblica es la modalidad ms importante entre las forras de la contratacin


selectiva, tiene las siguientes variantes:

Licitacin Pblica Nacional. para la adquisicin de bienes y suministros producidos


por empresas que cuentan con planta industrial instalada en el pas, as como para la
ejecucin de obras por empresas que tengan instalaciones en el pas.
Licitacin Pblica Internacional, para la adquisicin de bienes y suministros que no
se elaboren en el pas o, tratndose de obras, cuando las caractersticas tcnicas de stas
requieran de participacin internacional.

Las modalidades licitatorias son:


Por el Financiamiento
Con financiamiento de la entidad. Esta asume el costo de la obra, servicio, compra o
suministro.
Con financiamiento de contratista. Quien asume directamente el costo total o parcial de
la obra, servicio, compra o suministro.
Con financiamiento de terceros, en condiciones similares a los dos anteriores, ms los
costos financieros. El compromiso lo adquiere el tercero con el postor y con la Entidad.

Por el Alcance del Contrato.-


Llave en mano. Es cuando el postor ofrece todos los bienes y/o servicios necesarios para
el funcionamiento de la prestacin del objeto del contrato;
Administracin controlada. Cuando el contratista se limita a la direccin dtcnica y
econmica de la prestacin;
Concurso-oferta. El postor concurre ofertando: expediente tcnico, ejecucin de obra,
plazos y tambin el terreno.

CONCURSO PUBLICO

Es aquel que se convoca para la contratacin de servicios en general, de servicios de


consultora y de arrendamiento de bienes, dentro de los mrgenes establecidos por la
Ley Anual de Presupuesto.
Se entiende por servicios en general aquellos que la Entidad contrata con terceros, ya
sean stos personas naturales o jurdicas, para desarrollar actividades tcnicas como
limpieza, vigilancia, reparaciones y otras similares.
Se entiende por servicios de consultora aquellos de carcter profesional, altamente
calificados, prestados por personas naturales o jurdicas para investigaciones, proyectos,
estudios, diseos, supervisiones, inspecciones, gerencias, auditoras especiales distintas
a las previstas en el Decreto Legislativo N 850 y las asesoras profesionales
especializadas.

Clases de Concurso Pblico


Concurso Pblico Nacional, para la contratacin de personas y/o empresas que presten
servicios de consultora con oficinas instaladas en el pas.
Concurso Pblico Internacional, para la contratacin de servicios de consultora que
slo se pueden prestar contando con participacin internacional.

Requisitos:

Solicitud formal de presencia notarial para determinado acto pblico de licitacin,


concurso, adjudicacin directa o adjudicacin de menor cuanta.
Aviso de convocatoria (publicado en la pgina web del OSCE y de la entidad pblica
que convoca el proceso).
Resolucin de designacin del comit especial, permanente u rgano encargado de
llevar el proceso.
Resolucin de aprobacin de las bases.
Bases integradas y en caso de obras, adicionalmente, expediente tcnico.
Libro de actas de procesos de seleccin debidamente certificado por notario o juez.

ACTAS DE SORTEOS Y ENTREGA DE PREMIOS

Requisitos:

Solicitud formal de presencia notarial para determinado acto de sorteo o entrega de


premios.
Resolucin del director de Gobierno Interior del Ministerio del Interior, con la
autorizacin correspondiente.
Debe estar presente un representante del Ministerio del Interior. Si no estuviere, el
notario dejara constancia en el Acto notarial.
Documento nacional de identidad del solicitante o poder de quien acta en
representacin de un tercero o de una persona jurdica con la vigencia de poder
correspondiente.

OTRAS ACTAS QUE LA LEY SEALE

Actas de inventarios y subastas conforme el decreto legislativo 674, Ley de promocin


de las Inversin privada de las empresas del estado.
Actas de juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas.
Actas de constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de servicios de
certificacin digital.
Actas de transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad de
terceros.
Acta de verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en general.
Otras Actas.

ACTAS DE JUNTAS, DIRECTORIOS, ASAMBLEAS, COMITS Y DEMS


ACTUACIONES CORPORATIVAS

En ciertas ocasiones, posiciones o asuntos a discutirse en las juntas generales de


accionistas son tales que, adems de la labor del secretario de la junta, que se encarga de
elaborar el acta, ameritan la presencia de un notario pblico a fin de que deje constancia
de lo discutido y de los acuerdos adoptados con total validez e imparcialidad. Ello es
til puesto que impedir posibles impugnaciones o resolver cuestionamientos
posteriores sobre lo discutido y acordado en junta, y redundar en una mayor
transparencia, toda vez que el Decreto Legislativo del Notariado (DLN), aprobado por
Decreto Legislativo N 1049, establece en su artculo 97 que la autorizacin del notario
de un instrumento pblico extra protocolar, da fe de la realizacin del acto, hecho o
circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripcin de
documentos, confirindole fecha cierta. Asimismo, como seala Enrique Elas, la
presencia misma del notario en una junta general es un elemento que, en la prctica,
contribuye sobremanera a su formalidad y seriedad, se convierte en un factor de suma
importancia en las juntas conflictivas o de posiciones e intereses sumamente
encontrados o en las que se toman acuerdos de gravedad o trascendencia.

Empero, este problema no es exclusivo de las juntas generales; puede presentarse


tambin en el directorio de una compaa. No obstante, la Ley General de Sociedades
(LGS) slo hace referencia a la presencia del notario en el caso de las juntas. Es as que
el artculo 138 de la LGS establece que por acuerdo del directorio o a solicitud
presentada no menos de cuarenta y ocho horas antes de celebrarse la junta general, por
accionistas que representen cuando menos el veinte por ciento de las acciones suscritas
con derecho a voto, la junta se llevar a cabo en presencia de notario, quien certificar la
autenticidad de los acuerdos adoptados por la junta. Ello supone una lamentable
omisin, toda vez que la presencia y aporte del notario en las sesiones de directorio
puede resultar tan positiva como en la junta, y en ciertos casos este vaco normativo ha
sido utilizado por las mayoras de directores para impedir el ingreso del notario (a
solicitud de directores independientes o nombraos por accionistas minoritarios) a la
sesin de directorio.

CERTIFICACIONES

Son constancias puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el notario da
fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las personas, de la
suscripcin de documentos, confirindoles fecha cierta.

Es la constatacin que realiza el Notario acerca de la realizacin de un determinado


hecho, de la identidad de una persona determinada u objeto, de la suscripcin de
documentos, confirindole fecha cierta. A diferencia de las actas, las certificaciones se
extienden en un documento privado.

Son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial si lo solicita el interesado.

IMPORTANCIA Y EFECTOS

Las certificaciones notariales merecen la importancia que la misma ley les otorga.
Prueba plena y oficial.

Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro. Los interesados obtienen seguridad


jurdica, fe pblica, garanta y fecha cierta acerca de la existencia del instrumento.

CLASES DE CERTIFICACIONES

La entrega de cartas notariales.


La expedicin de copias certificadas.
La certificacin de firmas.
La certificacin de reproducciones.
La certificacin de Apertura de Libros.
La constatacin de supervivencia.
La constatacin domiciliaria dentro de su jurisdiccin.
Otras que la ley determine.

LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

Las cartas notariales son documentos privados mediante los cuales se comunica,
informa o exige algo.

El notario realizar la certificacin notarial luego de la diligencia respectiva para la


entrega de dichas cartas.
El notario certificar la entrega de cartas e instrumentos que los interesados le soliciten,
a la direccin del destinatario, dentro de los lmites de su jurisdiccin, dejando
constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado
que devolver a los interesados.

REQUISITOS PARA LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

Un original y un cargo o duplicado.


Las cartas notariales deben estar previamente firmadas por el remitente o
representante si fuera el caso, deben constatar el nombre correcto del
destinatario as como la direccin exacta donde se va a diligenciar.

El trmite no es personal.

EXPEDICIN DE COPIAS CERTIFICADAS

El notario podr expedir una copia transcrita y certificada de un acta o documento,


donde sealar en su caso la descripcin de la legalizacin del libro, de los folios que
constan y obran, del contenido del acta, nmero de firmas y otras circunstancias que
sean necesarias para obtener una idea cabal del contenido.

El notario expedir copia certificada que contenga la transcripcin literal o parte


pertinente de actas y dems documentos, con indicacin, en su caso, de la certificacin
del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, nmero de
firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su
contenido.

El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o
documento, ni de las firmas identidad, capacidad o representacin de quienes en l
aparecen suscribindolo.

REQUISITOS DE EXPEDICION DE COPIAS CERTIFICADAS

1.- Libro de actas original o documento original, con indicacin de las fojas y actas
cuya trascripcin se requiere.

En caso de existir enmendados, entrelneas o testados debern estar previamente


salvados con el mismo tipo de letra y tinta.

CERTIFICACION DE FIRMAS
La certificacin de firmas consiste en que el notario da fe que la firma que aparece en
un documento es autntica y que pertenece la persona que ha firmado en su presencia.
Para ello tiene que haber identificado previamente a la persona con su documento de
identidad.

El notario certificar firmas en documentos privados cuando le hayan sido suscritas en


su presencia o cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. El notario no
asume responsabilidad sobre el contenido del documento de lo que deber dejar
constancia en la certificacin, salvo que constituya en s mismo un acto ilcito o
contrario a la moral o a las buenas costumbres

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACION DE FIRMAS

Documento original a legalizar.


Presencia del interesado.

D.N.I. original vigente y constancia de haber sufragado en las ltimas


elecciones. Los extranjeros con pasaporte o carnet de extranjera.

Si la certificacin de firma es con poder o en representacin de una entidad, se


requiere de vigencia de poder.

CERTIFICACIN DE REPRODUCCION

La certificacin de reproducciones consiste en que el notario da fe de que la


reproduccin o fotocopia que tiene a la vista es idntica y guarda absoluta conformidad
con el original.

El notario certificar reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio


idneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta
conformidad con el original. En caso que el documento presente enmendaduras el
notario, a su criterio, podr denegar la certificacin que se le solicita o expedirla
dejando constancia de la existencia de las mismas.

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACION DE REPRODUCCIONES

Documento original.

Copia exacta y legible del documento original.


CERTIFICACION DE APERTURA DE LIBROS

La certificacion de apertura de libros consiste en preparar un Acta de Apertura, puesta


en el primer folio til del libro donde se seala el nmero cronolgico que le
corresponder al libro, nombre o razn social de la entidad, objeto del libro, nmero de
folios y la forma en que son llevados, lugar y fecha que se otorga dicha acta y sello y
firma del notario.

Todos los folios debern estar numerados y sellados por la notara.


El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros
que la ley seale.

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACION DE APERTURA DE LIBRO

Solicitud firmada por el interesado o su representante si fuera el caso.

Fotocopia del R.U.C.

Fotocopia del Documento de Identidad del solicitante.

Si se trata de una continuacin, deber acompaarse el Libro anterior


previamente concluido o la denuncia por la prdida si fuera el caso.

LA CONSTATACIN DE SUPERVIVIENCIA
Es la verificacin que realiza el notario que una persona se encuentra viva. El
Certificado de Supervivencia es un documento requerido especialmente para el cobro de
pensiones/jubilaciones o subsidios (por ejemplo por orfandad) a fin de comprobar que el
beneficiario todava existe y por lo tanto tiene derecho al pago respectivo. En muchos
casos, es necesario renovar dichos certificados cada ao o cada seis meses, segn los
requerimientos de la entidad competente en el Per.

LA CONSTATACIN DOMICILIARIA

Es la verificacin que realiza el notario respecto al domicilio del requirente.


Otros que determine la ley.

EFECTOS
Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro, ya que el Notario mediante la
certificacin da fe de la ocurrencia de un determinado hecho, de la identidad de la
persona firmante o del documento reproducido.