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UNIVERSIDAD DE CUENCA
DEPARTAMENTO
INFORMATICA BASICA
Contenido
Introduccin a Microsoft Excel 2007 .......................................................................................................... 13
Que es una Hoja de Clculo .................................................................................................................... 13
Conceptos Bsicos de Excel ........................................................................................................................ 14
Iniciar Microsoft Excel 2007 .................................................................................................................... 17
Elementos de Microsoft Excel 2007............................................................................................................ 19
Elementos de la Pantalla de Excel........................................................................................................... 19
La Barra de Titulo ................................................................................................................................ 19
La Barra de Acceso Rpido .................................................................................................................. 19
La Banda de Opciones ......................................................................................................................... 20
La barra de Formulas .......................................................................................................................... 21
Barras de Desplazamiento .................................................................................................................. 21
Barra Manejo de Hojas de Calculo ...................................................................................................... 22
Barra de Estado ................................................................................................................................... 22
El Botn Office .................................................................................................................................... 23
Ayuda de Microsoft Excel ....................................................................................................................... 24
Los Libros de Trabajo .................................................................................................................................. 26
Creacin de un Nuevo Libro de Trabajo ................................................................................................. 26
Guardar un Libro de Trabajo ................................................................................................................... 26
Abrir un Libro de Excel ............................................................................................................................ 27
Cerrar un Libro de Excel .......................................................................................................................... 28
Eliminar un Libro de Excel ....................................................................................................................... 29
Botones de los Cuadros de Dialogo Abrir y Guardar .............................................................................. 29
Empezando a Trabajar con Microsoft Excel 2007 ....................................................................................... 32
Movimientos en las Hojas ....................................................................................................................... 32
Movimientos en el Libro ......................................................................................................................... 33
Ingresar Datos en las Celdas ................................................................................................................... 33
Introducir Datos en varias celdas simultneamente .......................................................................... 34
Modificando Datos de las Celdas ............................................................................................................ 34
Tipos de Datos......................................................................................................................................... 35
Datos Numricos ................................................................................................................................. 35
ndice de Figuras
Figura 1 Hoja de Clculo Microsoft Excel 2007 ........................................................................................... 14
Figura 2 Hoja Clculo................................................................................................................................... 15
Figura 3 Filas ............................................................................................................................................... 15
Figura 4 Columnas....................................................................................................................................... 16
Figura 5 Celda Microsoft Excel .................................................................................................................... 16
Figura 6 Rango de Celdas ............................................................................................................................ 17
Figura 7 Iniciar Excel desde Todos los Programas (Windows XP y Windows 7) ......................................... 17
Figura 8 Iniciar Excel desde Ejecutar ........................................................................................................... 18
Figura 9 Salir de Excel.................................................................................................................................. 18
Figura 10 Pantalla de Excel 2007 ................................................................................................................ 19
Figura 11 Barra de Titulo............................................................................................................................. 19
Figura 12 Barra Acceso Rpido ................................................................................................................... 19
Figura 13 Personalizar Barra Acceso Rpido ............................................................................................... 20
Figura 14 Banda de Opciones ..................................................................................................................... 20
Figura 15 Acceso por teclado Banda Opciones ........................................................................................... 21
Figura 16 Barra Formulas ............................................................................................................................ 21
Figura 17 Barras de Desplazamiento .......................................................................................................... 22
Figura 18 Barra Manejo Hojas de Clculo ................................................................................................... 22
Figura 19 Botn Office ................................................................................................................................ 23
Figura 20 Opcin con otro men desplegable ............................................................................................ 24
Figura 21 Ayuda de Excel ............................................................................................................................ 25
Figura 22 Nuevo Libro ................................................................................................................................. 26
Figura 23 Guardar un Libro Excel ................................................................................................................ 27
Figura 24 Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................ 28
Figura 25Documentos Recientes ................................................................................................................ 28
Figura 26 Cerrar un Libro Excel ................................................................................................................... 28
Figura 27 Eliminar un Libro Excel ................................................................................................................ 29
Figura 28 Ventana Abrir .............................................................................................................................. 29
Figura 29 Ventana Guardar Como .............................................................................................................. 30
Figura 30 Ventana Ir a... .............................................................................................................................. 32
Figura 31 Ingreso de Datos en una Celda ................................................................................................... 33
Figura 32 Ingreso de Datos simultneamente ............................................................................................ 34
Figura 33 Tipos de Datos ............................................................................................................................. 35
Figura 34 Datos Numricos ......................................................................................................................... 35
Figura 35 Tipos de Nmeros ....................................................................................................................... 36
Figura 36 Datos de tipo Texto ..................................................................................................................... 36
Figura 37 Formato Fechas ........................................................................................................................... 37
Figura 38 Formato Horas ............................................................................................................................ 37
Figura 39Seleccin de una nica Celda ...................................................................................................... 38
ndice de Tablas
Tabla 1 Movimientos en Hoja Clculo ........................................................................................................ 32
Tabla 2 Movimientos entre Hojas de Clculo ............................................................................................. 33
Tabla 3 Operadores Aritmticos ................................................................................................................. 80
Tabla 4 Ejemplos de uso de los operadores aritmticos ............................................................................ 80
Tabla 5 Tabla de operadores lgicos........................................................................................................... 81
Tabla 6 Ejemplo de operadores lgicos ...................................................................................................... 81
Tabla 7Tabla de operadores de texto ......................................................................................................... 81
Tabla 8Tabla de prioridad de operadores ................................................................................................... 83
Tabla 9 Ejemplo de prioridad de operadores ............................................................................................. 83
Tabla 10 Ejemplo de funcin contar ......................................................................................................... 100
Tabla 11 Ejemplo funcin promedio ......................................................................................................... 101
Tabla 12: Smbolos utilizados para las comparaciones ............................................................................. 107
Tabla 13: Datos a graficar ......................................................................................................................... 112
Una de las aplicaciones informticas utilizada ms frecuentemente en las empresas son las hojas de
clculo las cuales nos permiten manipular datos o informacin en forma de tablas o cuadriculas (unin
de filas y columnas).
Gracias a la versatilidad de las hojas de clculo, sus usos son variados como por ejemplo se las utiliza
para crear pequeas bases de datos, informes, grficos estadsticos, clasificaciones de datos, entre
otros. Las operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas permitindonos obtener un
nuevo valor o resultado.
Una hoja de clculo es una tabla de datos o informacin dispuestos en filas y columnas. Cada dato se
encuentra en una celda (interseccin de una fila y una columna), las cuales pueden contener nmeros,
letras, formulas o funciones que permiten obtener o calcular un nuevo dato o valor a partir de otros
datos.
Existen diferentes programas o aplicaciones que nos permiten manejar una hoja de clculo:
Libro de Trabajo: los archivos creados en Excel se denominan libros de trabajo. Un libro es un
conjunto de una o varias hojas de clculo, donde cada hoja de clculo contiene su informacin.
Los archivos de Excel tienen la extensin .xls para la versin 2003 y .xlsx para la versin 2007.
Hoja de Clculo: Dentro de Excel podemos crear varias hojas de Clculo, las cuales contendrn
la informacin. Una hoja de clculo de Excel es como una gran hoja cuadriculada formada por
16384columnas y 1048576 filas. Las Columnas tienen por nombre Letras y las filas se las
referencia por Nmeros.
Columnas
Filas
Fila: Es el conjunto de Celdas Horizontales, se las nomina por nmeros en orden creciente. Cada
fila se numera desde la 1 hasta la 1048576.
Fila 2
Filas
Figura 3 Filas
Columna: Es el conjunto de Celdas Verticales, se las nomina por letras cuyo orden es de
izquierda a derecha. Cada columna se nombra por letras del abecedario, por ejemplo A, B,
C,AA, AB,XA. Cada hoja de clculo tiene 16384 columnas desde la A hasta la XFD.
Columnas
Columna B
Figura 4 Columnas
Celda: Es el lugar donde se pueden introducir los datos. En Excel se define como celda a la
interseccin entre una Fila y una Columna y se la identifica con un nombre como C4 (C es el
nombre de la columna y 4 es el nombre de la fila).
En las celdas se introduce cualquier tipo de informacin como texto o nmeros, y tambin
frmulas o instrucciones para realizar un determinado clculo o tarea.
Nombre
Celda
Celda
Celda Activa: cuando hacemos clic sobre una celda para ingresar un dato, texto o formula, esa
celda es la celda activa. Esta celda aparece ms remarcada que las dems celdas.
Rango: dentro de una hoja de clculo podemos seleccionar varias celdas, a estas celdas
seleccionadas se les da el nombre de Rango. Excel trata los rangos como una unidad. Los rangos
dentro de Excel son importantes ya que nos permite realizar operaciones basndonos en rangos
de datos.
Rango
Todos los Programas: clic en el botn inicio, todos los programas, buscamos la carpeta
Microsoft Office y seleccionamos Microsoft Excel 2007.
Para cerrar Excel podemos hacer clic en el botn salir ubicado en la parte superior derecha de
la ventana.
Otra forma de salir de Excel es hacer clic en el botn Office y seleccionar Salir de Excel.
Botn Office
Salir de Excel
nombre de nuestro documento. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar ,
restaurar y cerrar .
En la barra de acceso rpido encontramos botones con las operaciones ms habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Se abre una nueva ventana donde podremos aadir nuevas opciones a la barra:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
Inicio
Insertar
Diseo de pagina
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, podemos reconocerlas porque tienen
un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn lo que estemos haciendo en Excel. Est
diseado para mostrar solamente aquellas opciones que pueden ser utilizados en un momento
determinado.
Si pulsamos la tecla ALT, podremos entrar en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
La barra de Formulas
En esta barra se introducen o modifican datos de la celda que esta activa. A la derecha de esta barra se
encuentra el Cuadro de Nombres el cual visualiza el nombre de una celda o un rango de celdas
Barras de Desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
Vertica
l
Horizontal
Figura 17 Barras de Desplazamiento
Ir a la primera hoja.
Ir a la hoja anterior/siguiente.
Ir a la ltima hoja.
Barra de Estado
Al hacer clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla,
se despliega un men de opciones, las cuales son acciones que podemos realizar sobre el documento de
Excel como por ejemploNuevo documento, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir.
Documentos
Recientes
Opciones
A este men se puedeacceder desde el modo de acceso por teclado al presionar las Teclas Alt + A.
Comandos inmediatos. Estos comandos se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se los reconoce porque al posicionarnos con el puntero sobre ellos no se despliega ningn tipo
de men y adems a la derecha del nombre no se muestra nada. Por ejemplo, la opcin Guardar
que nos permite guardar el documento actual, la opcin Abrir el cual muestra una ventana para
seleccionar el archivo a abrir.
Opcin con otro men desplegable. Estos comandos tienen un tringulo a la derecha el cual
significa que si me posiciono con el puntero sobre estas opciones, men con nuevas opciones se
visualizara. Por ejemplo la opcin Guardar Como desplega un nuevo men con las diferentes
opciones para guardar un nuevo documento.
Botn Ayuda
Dentro de esta ventana podemos seleccionar una plantilla para nuestro nuevo libro, por defecto
seleccionaremos la plantilla Libro en Blanco. Adems podemos crear un nuevo libro a partir de una
plantilla predeterminada.
Guardar
Guardar Como
Las dos opciones nos permiten guardar los documentos, la diferencia es que Guardar Como... permite
salvar el documento en el que se trabaja en un archivo y ubicacin diferentes al que se est utilizando,
Guardar y Guardar Como se comportan de igual manera slo en el caso de un documento que nunca ha
sido guardado. Por ejemplo, si abrimos Excel y creamos un nuevo libro, al momento de guardar
podemos elegir las opciones Guardar o Guardar como, ambas opciones abrirn, en este caso, la misma
ventana para seleccionar la ubicacin y el nombre de archivo a salvar.
Especificamos la
ubicacin destino
Nombr
e
Archivo
Figura 23 Guardar un Libro Excel
La otra forma es, primero abrimos el programa Excel, clic en el botn office y seleccionamos la opcin
Abrir. Se nos despliega la ventana Abrir en la cual debemos seleccionar la ubicacin del archivo de Excel
y hacer clic en el botn Abrir.
Especificamos la
ubicacin archivo
Clic Abrir
La tercera forma de abrir de un libro de trabajo es haciendo clic en el botn office y buscar en la seccin
de documentos recientes el libro de Excel que deseamos recuperarlo.
Directori
o/carpet
a
Botone
Carpet s
as Accin
Comun
es
Botones Accin:
Permite regresar a la carpeta anterior en caso de que nos cambiamos de carpeta.
Permite crear una nueva carpeta o directorio dentro del directorio seleccionado.
Debemos definir el nombre de la nueva carpeta.
Diferent
es
Vistas
Movimiento Teclas
Celda hacia abajo Flecha abajo
Celda hacia arriba Flecha arriba
Celda hacia derecha Flecha derecha
Celda hacia izquierda Flecha izquierda
Primera Celda A1 Ctrl + inicio
Primera celda de la columna activa Ctrl + flecha arriba
Ultima celda de la columna activa Ctrl + flecha abajo
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
Ultima celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha
Otra forma de moverse dentro de una hoja si se sabe con exactitud la celda destino, es con el comando
Ir a que se encuentra en la opcin Buscar y Seleccionar en la pestaa Inicio:
Ir a
Adems, siempre podemos utilizar las barras de desplazamiento con el ratn para movernos dentro de
la hoja.
Movimientos en el Libro
Un libro de trabajo contiene una o ms hojas de clculo. Por defecto siempre aparece3 hojas, pero
podemos insertar nuevas hojas o eliminar hojas existentes.
Para movernos por las diferentes hojas podemos utilizar la barra de hojas:
Hojas del
Libro
Haciendo clic en cualquier etiqueta nos cambiamos de hoja. Podemos tambin utilizar combinaciones
de teclas para desplazarnos dentro del libro de trabajo:
Movimiento Teclas
Hoja Siguiente Ctrl + Av Pag
Hoja Anterior Ctrl + Re Pag
Los datos introducidos aparecern en dos lugares a la vez: en la celda activa y en la Barra de Formulas.
Datos
insertad
os
Figura 31 Ingreso de Datos en una Celda
Tecla Enter (Intro): al presionar la tecla Enter se valida lo introducido en la celda y la celda activa
pasa a ser la siguiente celda hacia abajo.
Teclas de Movimiento: al presionar cualquier tecla de movimiento se valida lo introducido en la
celda y la celda activa cambia segn la tecla de movimiento que presionamos.
Botn de Aceptacin: al hacer clic en el botn de aceptacin de la barra de formulas se valida
lo introducido y la celda activa no se cambia, sigue siendo la misma.
Botn
Aceptacin
Si antes de validar la informacin que introducimos queremos recuperar lo que estaba introducido
anteriormente en la celda, podemos pulsar la tecla Esc (Escape) o hacer clic sobre el botn de
cancelacin de la barra de formulas y as no se ingresan los datos en la celda.
Datos ingresados
simultneamente
Con cualquiera de estas formas obtendremos como resultado el cursor para modificar los datos.
Texto: podemos ingresar en cada celda textos cortos o largos (letras, nmeros, caracteres, etc.).
Numrico: solo introducimos nmeros en una celda.
Formulas: Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=).
Numrico
Texto
Frmula
Datos Numricos
Un dato tipo numrico en Excel comprende los nmeros propiamente dichos, las fechas y horas,
porcentajes, etc. Un dato de tipo nmero puede incluir dgitos del 0 al 9 y los signos especiales + ( ) /
%. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
Si queremos que Excel reconozca los datos ingresados como numricos debemos cumplir ciertas reglas,
por ejemplo no introducir espacios en blanco, caso contrario se los consideraran como caracteres
alfanumricos (texto) y no podremos realizar operaciones con estos datos.
Cuando un numero es demasiado grande y sobrepasa el tamao de la celda, se visualizara una serie de
signos (#####) o se mostrara el numero en notacin cientfica. Esto depende del formato
preestablecido en la celda. Al momento que aumentamos el tamao de la columna podremos visualizar
el nmero.
Podemos definir el signo de los nmeros ingresados. El signo (+) delante de los nmeros se ignora y
para ingresar un numero negativo debemos ingresar el signo (). Otra forma de ingresar un nmero
negativo es escribirlo entre parntesis. Excel 2007 reconoce los nmeros entre parntesis como
nmeros negativos.
Nmero Decimal
Nmero Negativo
Porcentaje
Nmero Negativo
Podemos ingresar texto que solo contenga numero, para ello debemos anteponer el sigo de apostrofe
(') y si requerimos introducir texto en formulas, este debe estar entre comillas dobles ( ).
Cuando escribimos un texto muy largo y no cabe en la celda, el texto empieza a invadir la celda de la
derecha vaca, caso contrario ser recortara, esto no significa que los datos se borran, solamente no son
visualizados pero si aumentamos el tamao de la columna podremos observar todo el texto.
De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas. Las
fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha de nacimiento = das vividos).
Seleccionar Celdas
Para realizar cualquier modificacin al aspecto de una celda o a su contenido tenemos que seleccionar
las celdas sobre las cuales vamos a aplicar los cambios por lo que revisaremos diferentes maneras de
seleccionar celdas.
Celda seleccionada
Rangoseleccionado
Despus de soltar el botn del ratn las celdas seleccionadas aparecern con un marco alrededor y la
celda activa ser la celda en la que inici la seleccin
Para seleccionar o ampliar un rango de celdas continuas haciendo uso del teclado luego de posicionarte
en la primera celda a seleccionar se debe pulsar la tecla F8 para posteriormente hacer uso de las teclas
de flechas de direccin y desplazarse hasta la ltima celda del rango, por ltimo volver a pulsar F8 para
finalizar la seleccin.
Luego de la primera vez que se pulsa F8 se inicia el modo Ampliar Seleccin que indica que la seleccin
ser ampliada lo cual puede ser verificado en la barra de estados.
Resultado de aadir
seleccin
Despus de aadir una o ms selecciones la celda activa ser la celda en la que inici la ltima seleccin.
Para aadir celdas a una seleccin existente haciendo uso del teclado luego de que ya exista un rango
seleccionado se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Maysculas (MAYUS/SHIFT) y F8, para luego
desplazarse hasta el inicio del nuevo rango y seleccionarlo ya sea utilizando el ratn o el mtodo del
teclado (F8). Si es que se desea agregar ms rangos se debe repetir el proceso de Maysculas y F8,
desplazarse al inicio del siguiente rango y seleccionar.
Se puede verificar que est activado el modo agregar a la seleccin porque en la barra de estados se
presenta el mensaje Agregar a la seleccin luego de pulsar por primera vez la combinacin de teclas
indicada.
La funcionalidad de las teclas Mayscula (MAYUS/SHIFT) y Control (CTRL) se mantiene para la seleccin
de filas, es decir si mantienes pulsada la tecla Mayscula podrs seleccionar filas contiguas mientras que
Seleccionar Hojas
Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo se debe hacer clic en el botn que se
encuentra ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo situado entre los
identificadores de la Fila 1 y Columna A.
Existen tareas en las que se desea considerar a toda la hoja de clculo como una sola entidad y no como
un conjunto de celdas. La hoja de clculo en la cual se est trabajando se encuentra seleccionada y en
Si se presiona la tecla Maysculas y se hace clic en la etiqueta de otra hoja de clculo se seleccionan
todas las hojas continuas que se encuentran entre la hoja actual y la hoja en cuya etiqueta se hizo clic.
En caso de desear seleccionar hojas de clculo no continuas se deber mantener presionada la tecla
Control (CTRL) mientras se hace clic en la etiquete de cada hoja que se desee seleccionar.
Para seleccionar todas las hojas de clculo se tiene la alternativa de hacer clic con el botn derecho del
ratn sobre cualquiera de las etiquetas que identifican a las hojas y en el men contextual que se
presenta hacer clic con el botn izquierdo del ratn en la opcin Seleccionar todas las hojas.
El Portapapeles
El portapapeles es un espacio de memoria en el cual se puede almacenar temporalmente el contenido
de celdas, imgenes, texto, grficos, tablas u otros elementos; lo cual permite que los elementos de una
hoja de clculo puedan ser duplicados ya sea en la misma hoja, otras hojas e incluso otros editores (por
Ejemplo copiar datos de una hoja Excel a un Documento en Microsoft Word).
Para poder hacer uso de las facilidades de copia que brinda el portapapeles se debe aplicar las
operaciones Copiar y Pegar, en donde la primera copiar el contenido de las celdas seleccionadas al
espacio de memoria temporal (portapapeles) y la segunda copia el contenido del espacio de memoria
temporal a la celda activa.
Portapapeles Universidad
de
Cuenca
Copiar Pegar
Una vez que se han identificado los elementos que intervienen en el proceso de copiar celdas utilizando
el portapapeles, para duplicar el contenido de una o varias celdas primero se deben seleccionar las
celdas a copiar, luego se debe hacer clic en la Operacin Copiar. Para finalizar se debe seleccionar la
celdas sobre las que se duplicar el contenido y hacer clic en la Operacin Pegar. Las celdas destino
pueden estar ubicadas en la misma hoja e incluso en una hoja de un libro diferente.
Luego de que las dar clic en la Operacin Copiar, las celdas seleccionadas para copiar son rodeadas por
una lnea de puntos que indica que el contenido de las celdas esta en el portapapeles y mientras estas
lneas estn presentes se podr seleccionar otras celdas destino y duplicar varias veces. Para dejar de
duplicar y eliminar la lnea de puntos se deber pulsar la tecla Escape (ESC).
Otra alternativa a la Operacin es utilizar el Men Contextual, para lo cual, se hace clic con el botn
derecho del ratn sobre la celda en la que se duplicarn los datos, como resultado se presenta un Men
Contextual en el cual, haciendo clic con el botn izquierdo del ratn, se debe seleccionar la opcin
Pegar.
Si las celdas en las que se pega el contenido del portapapeles contienen datos estos sern reemplazados
con los del portapapeles por lo que se debe tener precaucin en no reemplazar datos de forma
involuntaria.
El siguiente paso a seguir es pulsar el botn izquierdo del ratn y, mientras se le mantienen pulsado,
arrastrarlo sobre las celdas contiguas (a la derecha, izquierda, arriba o abajo) dando como resultado que
las celdas en las que se duplicar el contenido se marcan.
Por ltimo una vez que se han marcado las celdas destino se libera el botn del ratn y los datos se
duplican.
Cuando se utiliza este mtodo para duplicar celdas, que contienen datos que podran ser parte de una
serie (nmeros, fechas, horas, semana1, semana2, semana3 ) el efecto es que en lugar de duplicar los
datos se generan nuevos valores que completan la serie de los ya seleccionados. Por lo que se debe dar
clic sobre la operacin Opciones de Autorrelleno y seleccionar la operacin Copiar Celdas.
Datos
duplicados luego
de aplicar Copiar
Celdas
Figura 60 Copiar celdas contiguas Datos numricos
Cuando se trabaja con datos que pertenecen a una serie (das de la semana, meses, das del ao, etc.) y
se desea evitar que se rellene la serie, al momento de arrastrar el ratn, se debe presionar la tecla
Control (CTRL).
celda en la que se iniciar a copiar y se hace clic en la OperacinPegar del grupo de opciones
Portapapeles en la ficha Inicio.
En esta tarea tambin se pueden utilizar la alternativas (CTRL+C) para Copiar y (CTRL+V) o ENTER para
pegar, as como el Men Contextual.
Por ejemplo si en una celda se escribe la palabra LUNES, luego se hace clic en el Cuadro de Llenado y se
arrastra el ratn sin liberar el botn, en las celdas contiguas se rellenar automticamente el resto de
valores correspondientes a la serie de das de la semana.
Si es que se desea alterar el resultado del llenado rpido de celdas, luego de liberar el botn izquierdo
del ratn se debe hacer clic en la opcin Opciones de Autorelleno que se presenta al final de la serie
resultante y elegir el comportamiento deseado.
Opciones de
Autorrelleno
Si es que se desea que en lugar de generar los valores correspondientes a la serie se copie el valor de la
celda o celdas seleccionadas inicialmente, se debe presionar la tecla Control (CTRL) mientras se arrastra
Este mismo efecto se obtiene con series de fechas, nombres de meses, horas y otras series. A
continuacin un ejemplo de series creadas con autorelleno.
El Portapapeles
Como se explico en Copiar Celdas o Rangos, el portapapeles es un espacio de memoria en el cual se
puede almacenar temporalmente el contenido de celdas, imgenes, texto, grficos, tablas u otros
elementos; lo cual permite que los elementos de una hoja de clculo puedan ser desplazados a otra
posicin.
Para desplazar el contenido de una o varias celdas a otra posicin primero se deben seleccionar las
celdas a desplazar para luego cortar el contenido de la celda o rango de celdas haciendo uso de la
Operacin Cortar. Esta operacin traslada el contenido seleccionado al portapapeles. Para finalizar se
debe seleccionar las celdas a las que se desplazar el contenido y hacer clic en la Operacin Pegar, esto
provoca que el contenido del portapapeles sea trasladado a las celdas destino a su vez que elimina lo
incluido en las celdas origen.
Cuando se ha trasladado el contenido al portapapeles las celdas a desplazar son rodeadas por una lnea
de puntos siendo aun posible cancelar la operacin mover pulsando la tecla Escape (ESC).
En lugar de hacer clic en la operacin Pegardel grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio se
puede pulsar al mismo tiempo las teclas Control y V (CTRL+V) o pulsar la tecla ENTER.
Con este mtodo si es que se intenta desplazar a una ubicacin en la que ya existen datos, se presentar
la advertencia Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?, dando la opcin para cancelar
la operacin mover.
Cortar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio. Una vez que los datos estn en el
portapapeles se selecciona la hoja de destino (haciendo clic sobre la etiqueta de la hoja), se selecciona la
celda a la que se mover los datos de origen y hace clic en la operacin Pegar del grupo de
opciones Portapapeles en la ficha Inicio.
En esta tarea tambin se pueden utilizar la alternativas (CTRL+X) para Cortar y (CTRL+V) o ENTER para
pegar, as como el Men Contextual.
Borrar Celdas
En caso de borrar se debe seleccionar la celda o rango de celdas cuyo contenido o atributos se desea
eliminar, luego hacer clic en la Pestaa Inicio de la Banda de Opciones para en el Grupo de
OpcionesModificar hacer clic en la Opcin Borrar.
Una vez se haya hecho clic en la Opcin Borrar se presenta un men en el que se puede seleccionar
Borrar todo, Borrar formatos, Borrar contenido o Borrar Comentarios
Opciones de Borrado
Figura 70 Borrar Celdas Opciones de borrado
Borrar todo.- Elimina el contenido de la celda o rango de celdas seleccionadas, incluyendo el formato
de las celdas, y los comentarios relacionados. Con respecto a las dimensiones de las celdas, estas no se
ven afectadas luego de la operacin borrar.
Borrar formatos.- Elimina nicamente el formato de la celda o rango de celdas, manteniendo los datos y
cualquier comentario asociado.
Otra alternativa para borrar el contenido es a travs del Men Contextual. Para ello, una vez que se
haya seleccionado la celda o rango de celdas a borrar, se hace clic con el botn derecho del ratn sobre
una de las celdas (sin anular la seleccin) dando como resultado la aparicin de una Men Contextual
en el que se debe escoger (dando clic) la opcin Eliminar. Una vez selecciona la opcin Eliminar
Borrar Contenido
de celdas
Otra manera de borrar el contenido de las celdas es pulsando la tecla Suprimir (Supr o Del) luego de
haber seleccionado la celda o rango de celdas.
Borrar comentarios.- Elimina nicamente los comentarios asociados a la celda o rango de celdas
seleccionadas, manteniendo el contenido y formato de las celdas.
Formatos
Formato de Celdas
Mediante los formatos de celda se establece la apariencia que tendr el contenido de las celdas en lo
que tiene que ver con formato numrico, alineacin, bordes, relleno y proteccin de hojas. Se debe
tener en consideracin que el formato se aplica a una celda no a los datos que en ella se ingresan por lo
que si se cambia el valor de una celda ste se presentar en el formato definido para la celda.
Para modificar el formato de las celdas primero se debe seleccionar la celda o celdas de las cuales se
desea modificar su apariencia para luego hacer clic sobre la OpcinFormato, que se encuentra en el
grupo de opciones Celdas, en la Ficha Inicio. Una vez que se hace clic en la Opcin Formato, se
presenta un men del cual hay que hacer clic sobre Formato de Celdas.
Una vez seleccionada la opcin formato de celdas se presenta el Cuadro de dialogo de Formato de
Celdas.
Otro mtodo para acceder al Cuadro de Dialogo Formato de Celdas es, una vez seleccionadas las celdas
a las cuales se cambiar su apariencia se hace clic con el botn derecho del ratn sobre una de ellas y en
el Men Contextual que se presenta hacer clic sobre la opcin Formato de Celdas.
Formatos numricos
Para modificar la apariencia de los valores numricos de una celda se debe acceder al Cuadro de
Dialogo Formato de Celdas ya sea utilizando las tcnicas indicadas anteriormente o haciendo clic con el
botn izquierdo del ratn en la flecha que se encuentra en el Grupo de Opciones Nmero de la Ficha
Inicio lo que provocar que la pestaa Nmero se seleccione automticamente.
Una vez que la pestaa Nmero se encuentra seleccionada, se configura el formato de nmero de
acuerdo a la categora deseada y se hace clic sobre el Botn Aceptar.
Categora General: Con esta categora los valores se presentan tal como se ingresaron en las celdas sin
un formato especfico de nmero.
Categora
General
Categora Nmero: Sus opciones permiten que el formato de nmero incluya: hasta 30 posiciones
decimales, separador de miles y aspecto que tendrn los nmeros negativos.
En el caso del aspecto que tendrn los nmeros negativos se puede definir si es que presentarn el signo
menos -, se presentaran en color rojo o ambos.
Categora Moneda: Sus opciones permiten que el formato de nmero incluya: el smbolo de moneda a
utilizar, hasta 30 posiciones decimales, y aspecto que tendrn los nmeros negativos.
Categora Contabilidad: Sus opciones permiten que el formato de nmero incluya: hasta 30 posiciones
decimales y el smbolo de moneda a utilizar.
Categora Fecha: Como se explico anteriormente los datos de tipo Fecha y Hora son tratados como
nmeros por lo que los formatos de fecha incluyen nmeros que representan fechas. Las opciones de la
categora fecha permiten especificar: el tipo de representacin y la configuracin regional (ubicacin)
Se debe tener presente que en la categora fecha en la opcin Tipo existen formatos varan
dependiendo de la configuracin regional del sistema operativo. Estos formatos inician con asterisco *.
Se debe tener presente que en la categora fecha en la opcin Tipo existen formatos varan
dependiendo de la configuracin regional del sistema operativo. Estos formatos inician con asterisco *.
Categora Porcentaje: Sus opciones permiten que el formato de nmero incluya: hasta 30 posiciones
decimales.
Cuando se aplica esta categora, los valores de las celdas se multiplican por 100 y en el resultado se
incluye un smbolo porcentual %.
Categora Fraccin: Su opcin permite escoger de entre 9 alternativas de representar un nmero como
fraccin.
Categora Cientfica: Su opcin permite determinar las posiciones decimales que utilizar para
representar un nmero en notacin cientfica.
Categora Especial: Sus opciones permiten escoger formatos especiales (cdigo postal, numero
telfono, etc.) que dependen de la Configuracin Regional tambin seleccionada en esta categora.
Categora Personalizada: Sus opciones permiten crear formatos personalizados para nmeros (formato
cdigos de productos por ejemplo) tomando como punto de partida los tipos existentes. En esta
categora se puede modificar la opcin Tipo.
Haciendo clic con el botn izquierdo del ratn en la flecha ubicada en la Operacin Categora se tiene
acceso rpido a las diferentes categoras de formato numrico que se pueden aplicar a las celdas
seleccionadas.
Operacin Categora
A ms de las categoras del formato numrico se tiene la opcin Ms formatos de nmero . que al
seleccionarla haciendo clic abre el Cuadro de dialogo de Formato de Celdas.
Permite establecer la categora porcentaje en las celdas seleccionadas, los valores de las celdas
se multiplican por 100 y en el resultado se incluye un smbolo porcentual %.
Muestra el valor de la celda con separador de miles. Cambia el formato de celda a Contabilidad
sin smbolo de moneda.
Formulas y Funciones
Introduccin
Las frmulas son lo que hacen que una hoja de clculo sea til, sin estas, nicamente se convertira en
un procesador de texto, cuyo principal valor sera el permitir que la informacin se muestre en forma de
tabla.
Las frmulas se utilizan para calcular resultados, utilizando valores almacenados en los libros. Cuando
estos valores almacenados cambian, las frmulas actualizan los resultados sin necesidad de realizar
ningn esfuerzo adicional.
Una frmula se tiene que escribir en una celda, realiza un clculo de algn tipo y devuelve un resultado,
que se muestra en la celda. Para trabajar con nmeros y textos las frmulas utilizan operadores y
funciones de hoja de clculo. Los nmeros y textos que se utilizan en las diferentes frmulas, lo que
facilita la operacin de cambiar datos y da una naturaleza dinmica a los libros.
1. Operadores
4. Funciones de calculo
Cuando se trabaja con una tabla, una de las funciones nuevas de Excel 2007 permite crear frmulas que
utilizan los nombres de columna de la tabla, esto hace que las frmulas sean ms fciles de leer.
Nota: Las frmulas siempre comienzan con el signo de igual (=) para que Excel pueda distinguirlas de las
celdas con texto.
Operadores
Excel permite el uso de muchos operadores en sus frmulas. Los operadores son smbolos que indican el
tipo de operacin que quiere que lleve a cabo. Existen diferentes tipos de operadores: aritmticos,
lgicos, de texto, de referencia.
Operadores aritmticos
Son los que nos permiten realizar operaciones matemticas bsicas, combinando valores numricos y
dan como resultado otros valores numricos.
+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
% Porcentaje
^ Potenciacin
Ejemplo:
Operadores lgicos
Son los que nos permiten comparar dos valores produciendo como resultado Verdadero o Falso.
Operador Conocido
= Igual
> Mayor
< Menor
<> Diferente
Ejemplo:
Operadores de texto
El signo &, cuyo nombre en espaol es et que significa y de la que deriva la espaola y.Es conocido
por su nombre en ingls ampersand. Este operador nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una
sola lnea contnua.
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias.
Ejemplo:
, (coma)
Ejemplo:
(espacio)
Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias
Ejemplo:
Cuando Excel calcula el valor de una frmula, se emplea ciertas reglas para saber en qu orden se van a
evaluar las operaciones. La siguiente tabla muestra la prioridad de operadores en Excel:
* Multiplicacin 2
/ Divisin 2
+ Suma 3
- Resta 3
Esta tabla muestra que elevar un valor a otro tiene la mxima prioridad, es decir, se ejecutar siempre
en primer lugar y que los operadores lgicos que estn en ltimo lugar se ejecutarn al ltimo.
Para eliminar el orden de prioridad preestablecido se usa parntesis, lo que ocasiona que las
expresiones entre parntesis se evalen en primer lugar.
Ejemplos:
Frmulas y funciones
Formulas
Las frmulas son ecuaciones que realizan clculos con los datos ingresados en una hoja de clculo. Se
puede hacer referencia a otras celdas que estn en la misma hoja o a celdas en otras hojas. Las
frmulas pueden contener funciones predefinidas como Suma, Promedio, operadores (+,-,*,/,>,<,=, etc.)
y constantes.
Una funcin de hoja de clculo puede simplificar de manera significativa una frmula. Para calcular la
media de los valores de 10 celdas (A1:A10) sin utilizar una funcin, tiene que escribir una frmula como
esta:
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10)
=SUMA(A1:A10)
Para comenzar a escribir frmulas debemos conocer primero sus partes, la figura mostrada a
continuacin indica cuales son las partes ms importantes de la misma:
Una frmula debe comenzar por el signo = (igual), para indicar a la celda que contiene un frmula y
no texto. Excel nos proporciona dos maneras de introducir una frmula en una celda: a mano o
sealando las referencias de la celda.
Para introducir una frmula de manera manual debe seleccionar una celda y escribir el signo igual (=)
seguido por la frmula.
Despus de introducir una frmula la puede editar, algunas de la formas para hacerlo son:
La mayora de las frmulas que crea contienen referencias a celdas o a rangos. Estas referencias
permiten que sus frmulas trabajen dinmicamente con los datos de esas celdas o con rangos, en lugar
de ser restringidos a valores fijos. Estos es, si su frmula se refiere a la celda A1 y cambia el valor de esa
celda, los resultados de la frmula cambiarn para reflejar el nuevo valor. Si no emplea referencias en
sus frmulas, tendr que editar las frmulas para cambiar los valores dentro de ellas.
Cuando emplee una referencia en una frmula puede ser de uno de estos tres tipos:
Relativa: las referencias de fila y columna pueden cambiar cuando copie la frmula en otra
celda, ya que las referencias son en realidad distancias relativas respecto a la fila y columna
actuales. Veamos el siguiente ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia
abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr
B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 .
Absoluta: la referencias de fila y columna no cambian cuando copia la frmula, ya que son
referencias a una celda concreta. (Ejemplo: $A$1). Una referencia absoluta usa dos signos del
dlar ($) en su direccin: uno para la letra de columna y otro par el nmero de la fila (por
ejemplo , $A$5). Tomemos el ejemplo anterior:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una
columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una
fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila
hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna
ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 .
Por defecto Excel crea referencias a celdas relativas en las frmulas, la diferencia se hace evidente
cuando se copia una frmula en otra celda.
Una opcin para cambiar el tipo de referencia, una vez que sabemos distinguir entre los diferentes tipos
de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las
referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2,
B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a
la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto
pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando
estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos
pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos
hacer con la celda.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo
'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples' '.
Figura 111 Referencia a una hoja del mismo libro pero con nombre costo 2010
Por ejemplo: '[Presupuesto 2010]Hoja2'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro
"Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2.Muy importante: Fjense bien que al escribir una
cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
nombre funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN).
Si queremos introducir una funcin en una celda, se debe situar en la celda donde queremos introducir
la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta manera no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con
la descripcin escrita.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clics
obre sta. Observe como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre
esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el
botn . Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos
defuncin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin
que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango
de celdas tipo A1:B1 . Para ello, hacer clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms pequeo
y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseada
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn
sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn,
que nos permite obtener promedio, contar nmeros, obtener el mximo de una lista y el mnimo de una
lista.
Definicin:
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro
de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo
de nmero de un rango o matriz de nmeros.
Sintaxis:
CONTAR(valor1; [valor2],...)
Donde:
valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar
nmeros.
valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que
desea contar nmeros.
Nota: Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos,
pero slo se cuentan los nmeros. Veamos el siguiente ejemplo:
Ejemplos:
Funcin promedio
Definicin:
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango (rango: dos o
ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) A1:A20
contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros.
Sintaxis:
PROMEDIO(numero1, [numero2],...)
Donde:
Nota: la funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo de
nmeros en una distribucin estadstica.
Definicin:
Sintaxis:
Mn(expr)
Mx(expr)
Donde:
El marcador de posicin expr representa un rango de valores del cual se encontrar el mximo y el
mnimo de los valores.
Nota: la funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo de
nmeros en una distribucin estadstica.
Ejemplos:
Funciones de Bsqueda
Funcin BUSCAR
Definicin:
Busca un valor en un rango de una fila o una columna y devuelve un valor situado en la misma posicin
en el segundo rango (Rango_de_resultado) de una fila o columna.
Sintaxis:
BUSCAR (Valor_a_buscar ; Rango_de_comparacin ; Rango_de_resultado)
Donde:
Rango_de_comparacin es un rango de celdas que slo contiene una fila o una columna. Los valores
pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Obligatorio.
Rango_de_resultado es un rango que slo incluye una fila o una columna. Este argumento debe tener
el mismo tamao que Rango_de_comparacin. Obligatorio.
Nota:
Los valores del Rango_de_comparacin se deben colocar en orden ascendente: ; -2; -1; 0; 1; 2;; A-Z;
FALSO, VERDADERO; caso contrario, BUSCAR puede resultar en un valor incorrecto. El texto en
maysculas y en minsculas es equivalente.
Funcin BUSCARV
Definicin:
Sirve para buscar un valor en la columna ms a la izquierda de un rango y retorna el valor en la misma
fila al valor encontrado en la tabla.
Sintaxis:
BUSCARV (Valor_a_buscar ; Rango ; Nmero_de_columna ; [Ordenado])
Donde:
Valor_a_buscar es el valor que se busca; el valor puede ser un nmero, un texto, un valor lgico
o una referencia. Obligatorio.
Rango es un rango de celdas donde se busca el valor. Este rango debe disponer en la
primera columna donde se desea buscar y en las siguientes columnas el valor
que se desea mostrar. Obligatorio.
Nota:
Se utiliza BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la
izquierda de los datos que deseamos encontrar.
Ejemplos:
=BUSCARV (C10;A2:C7;2) busca el valor contenido en la celda C10 en el rango A2:C7, si lo encuentra
devuelve el correspondiente valor situado en la misma posicin en la columna nmero 2 es decir en el
nombre del vendedor. En este caso Ral.
=BUSCARV (C10;A2:C7;3) busca el valor ubicado en la celda C10 en el rango A2:C7, si lo encuentra
devuelve el correspondiente valor situado en la misma posicin en el columna sobre el Total de Ventas -
nmero 3. En este ejemplo la funcin devuelve el valor 200000.
Funciones Lgicas
Funcin SI
Definicin:
Es una funcin condicional que permite realizar una pregunta lgica, donde se puede tener dos posibles
resultados VERDADERO o FALSO devolviendo un nico valor si la condicin resulta ser verdadera y otro
valor si la condicin resulta ser falsa.
Sintaxis:
SI (Pregunta_lgica ; Accin_en_caso_verdadero ; Accin_en_caso_falso)
Donde:
Nota:
Los siguientes operadores de comparacin pueden ser utilizados dentro del parmetro Pregunta_lgica:
Ejemplos:
= SI (D2<>5%; B2;"No aplica") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple la condicin de tener un Bono
diferente al 5%; de ser afirmativa la respuesta se visualizar el nombre del vendedor, caso contrario se
visualizar la frase de No aplica. En el grfico se observa la frmula aplicada para cada uno de los
vendedores.
Definicin:
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI. Nos permite realizar varias preguntas en la
misma sentencia. Con la funcin Y, slo se ejecutar el argumento situado en la parte verdadero de la
funcin SI cuando todas las respuestas sean verdaderas.
Sintaxis:
Y (Pregunta_1 ; Pregunta_2 ; Pregunta_3)
Ejemplos:
= SI(Y(C2>20000;D2>5%);"Cumple";"No cumple") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple con un Total
de Ventas mayor a 20000 (C2) y si su Bono es mayor al 5%; se visualizar el texto Cumple de ser
positiva la respuesta, caso contrario se visualizar No cumple. En el grfico se observa la frmula
aplicada para cada uno de los vendedores.
Funcin O
Definicin:
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI. Con ella tambin podremos realizar varias
preguntas dentro de la funcin SI. Con la funcin O, slo se ejecutar el argumento reservado en el caso
que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.
Sintaxis:
O (Pregunta_1 ; Pregunta_2 ; Pregunta_3)
Ejemplos:
= SI(O(C2>20000;D2>5%);"Cumple";"No cumple") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple con un Total
de Ventas mayor a 20000 (C2) o si su Bono es mayor al 5%; se visualizar el texto Cumple de ser
positiva la respuesta, caso contrario se visualizar No cumple. En el grfico se observa la frmula
aplicada para cada uno de los vendedores.
Funcin SUMAR.SI
Definicin:
Suma slo las celdas en un rango de valores que cumplan con una condicin indicada en los argumentos.
Sintaxis:
SUMAR.SI (Rango_de_celdas_a_evaluar ; Criterio ; [Rango_suma])
Donde:
Rango_de_celdas_a_evaluar se ingresa el rango de celdas del cual se desea contar las celdas y
verificar la condicin. Obligatorio
Rango_suma rango de celdas que contienen los valores que van a ser sumados. Los datos a
ser tomados en cuenta para el clculo sern nicamente los relacionados a
nmeros; el resto de valores (lgicos, texto, etc.) son omitidos en el clculo. Si
se omite este valor se tomar como rango el primer argumento ingresado.
Opcional
Ejemplos:
= SUMAR.SI (D2:D7;">5%";C2:C7) esta funcin sumar el Total de Ventas ubicado en el rango C2:C7;
siempre que se cumpla la condicin de que el Descuento ubicado en el rango D2:D7 sea mayor al 5%. En
este caso el resultado es 300000.
Funcin CONTAR.SI
Definicin:
Cuenta el nmero de veces que una cadena de texto o un nmero aparece dentro de un rango de
celdas. La funcin se aplica siempre que las celdas no estn en blanco y que cumplan con el criterio
especificado.
Sintaxis:
CONTAR.SI (Rango_de_celdas_a_evaluar ; Criterio ; Rango_suma)
Donde:
Ejemplos:
= CONTAR.SI (D2:D7;">5%") esta funcin cuenta el nmero de clientes que cumplen con la condicin de
que el Descuento ubicado en el rango D2:D7 sea mayor al 5%. En este caso el resultado es 4.
= CONTAR.SI (C2:C7;"<40000") esta funcin cuenta el nmero de clientes que cumplen con la condicin
de que el Total de Ventas ubicado en el rango C2:C7 sea menor a 40.000. En este caso el resultado es de
3 clientes.
Grficos
Objetivo:
Disear grficas utilizando las caractersticas de Excel, aprendiendo a personalizar elementos como
ttulos, escalas, leyendas, colores, etc.
Introduccin:
Una de las ventajas ms importantes de Excel es su facilidad de creacin de grficos. Los grficos en
general son una representacin visual de valores, haciendo ms sencilla e inmediata la interpretacin
de esos datos. Los grficos nos permiten por ejemplo mostrar con mayor claridad la diferencia/relacin
existente entre los valores graficados o tambin el comportamiento de un valor a lo largo del tiempo. En
la mayora de los casos un grfico expresa mucho ms que un rango de datos.
Tipos de grficos
Los grficos ms importantes que se pueden utilizar en Excel son los que se presentan a continuacin.
Cabe mencionar que los ejemplos de grficos utilizados estn basados en la siguiente tabla:
Columnas
Con este tipo de grfico se puede mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un
periodo de tiempo determinado. Se puede indicar tambin las comparaciones entre varios elementos.
Para este tipo de grfico las categoras debern organizarse horizontalmente de tal manera de que los
valores se coloquen verticalmente, con el fin de ilustrar la variacin ocasionada.
Total de Ventas
250.000,00
200.000,00
150.000,00
Enero
100.000,00
50.000,00 Febrero
0,00 Marzo
Barras
Este tipo de grficos permiten visualizar comparaciones entre elementos individuales. A diferencia de
los grficos de columnas, las categoras en este caso se encuentran organizadas verticalmente y los
valores aparecen horizontalmente organizados.
Total de Ventas
Martha
Ral
Jorge Marzo
Pedro Febrero
Mara Enero
Juan
0,00 50.000,00 100.000,00 150.000,00 200.000,00 250.000,00
Barra agrupada: compara valores de distintas categoras. Tambin est disponible con un efecto
visual 3D. Puede ser visualizado en el grfico anterior.
Barra apilada: muestra la relacin de los elementos individuales con el todo. Disponible tambin
con un efecto visual 3D.
Barra 100% apilada: compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categoras.
Tambin disponible con un efecto visual 3D.
Barra cilndrica: similar a los grficos de columnas 3D pero en forma de cilindro. Existe tambin
la posibilidad de crear grficos en forma de cono o de pirmide.
Lneas
Los grficos tipo lneas sirven para mostrar tendencias a lo largo del tiempo o entre categoras. En cada
valor de datos es posible tambin incluir marcadores de los mismos.
250.000,00
200.000,00
150.000,00
Enero
100.000,00
Febrero
50.000,00
Marzo
0,00
Lnea apilada: presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre
categoras.
Lnea 100% apilada: muestra la tendencia del aporte porcentual de cada valor en el tiempo o
entre categoras.
Lneas 3D: presenta el grfico con efecto visual 3D.
600.000,00
200.000,00
400.000,00
Marzo 100.000,00 Enero
200.000,00
Febrero 0,00 Marzo
Enero Febrero
0,00
Juan
Enero Marzo
Jorge
Ral
Juan
Pedro
Circular
Los grficos circulares permiten representar una serie de datos proporcionalmente en funcin del
porcentaje que cada uno de ellos representa en la suma de los elementos. Con este tipo de grficos no
se pueden utilizar varias series de datos y es til cuando se desea destacar un elemento (ej. Total de
ventas del mes de enero).
11% Mara
33%
Pedro
43% Jorge
Ral
Circular: donde se muestra la contribucin de cada valor al total. Tambin disponible con efecto
visual 3D.
Grfico circular seccionado: muestra la contribucin de cada valor al total enfatizando los
valores individuales. Efecto visual 3D tambin disponible.
Circular con subgrfico circular: consta de valores definidos por el usuario, combinados en un
pequeo grfico circular ubicado a un extremo del grfico principal.
Circular con subgrfico de barras: igual que el subtipo anterior pero nicamente combinado en
un subgrfico de barras.
4%
2%
Total de 11% Total de Total de
7% Juan 43% Juan 11% 76% Juan
33% 7%
11% 43%
Mara Mara 7% Mara
4% 33%
Pedro Pedro 4% Pedro
43% 2% 76% 33% 2%
Dispersin (XY)
Los grficos XY visualizan la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o dibujan dos
vectores de nmeros como una nica serie de coordenadas XY. Este tipo de grfico es muy utilizado para
representar datos cientficos. Estas lneas pueden aparecer con o sin marcadores.
Y
20,00
15,00
10,00
5,00
0,00
-6 -4 -2 0 2 4 6
rea
Con este tipo de grfico se puede representar las tendencias de los valores en el transcurso del tiempo o
entre categoras. Al presentar la suma de los valores graficados, tambin se puede mostrar la relacin de
las partes con un todo.
250.000,00
200.000,00
150.000,00
Enero
100.000,00
50.000,00 Febrero
0,00 Marzo
rea apilada: muestra la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre
categoras. Se lo puede graficar con un efecto visual 3D.
rea 100% apilada: visualiza la tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del
tiempo o entre categoras. Tambin disponible con un efecto visual 3D.
600.000,00 100%
400.000,00
Marzo 50% Marzo
200.000,00
0,00 Febrero 0% Febrero
Enero Enero
Ral
Juan
Pedro
Figura 143: Ejemplos de subtipos de grficos de rea
Crear un grfico
A travs de Excel 2007, la creacin de grficos resulta muy fcil y rpida. A continuacin se indicar los
pasos a seguir durante la creacin de un grfico. La tabla de datos con la que se va a trabajar es la Tabla
13: Datos a graficar; en la cual se presentan el total de ventas efectuadas a cada cliente durante los
meses de Enero, Febrero y Marzo. Se solicita comparar grficamente a todos los clientes durante los tres
primeros meses del ao.
Paso 1: Seleccionar los datos que se desean graficar, incluyendo los ttulos de las filas (nombre
de los clientes: Juan, Mara, Pedro, etc.) y las columnas (meses: Enero, Febrero, Marzo)
Paso 2: Una vez que se han seleccionados los datos, se deber hacer clic en la ficha Insertar, y
en el grupo Grficos, seleccionar el tipo de grfico correspondiente al requerimiento, en este caso al
ser una comparacin de valores es mejor utilizar el tipo de grfico Columna.
Paso 3: Despus de haber seleccionado el tipo de grfico Columna, aparecern varios subtipos
de grficos, donde se deber seleccionar en la opcin Columna agrupada, el primer subtipo de
columnas de la seccin Columna en 2-D. Adicionalmente, como se presenta en el grfico anterior, al
colocar el puntero sobre el tipo de grfico, el nombre del tipo de grfico y un breve descripcin de la
misma aparecern en pantalla.
250.000,00
200.000,00
150.000,00
Enero
Febrero
100.000,00
Marzo
50.000,00
0,00
Juan Mara Pedro Jorge Ral Martha
El grfico que se ha creado compara el total de ventas efectuadas a cada cliente mes a mes. Como se
puede observar, los ttulos de las filas (nombres de los clientes) se encuentran en la parte inferior del
grfico y los ttulos de las columnas (meses del ao) se encuentran en la parte de la leyenda del grfico
Se debe mencionar que despus de haber creado el grfico, los cambios que se efecten en los datos de
la tabla se reflejarn inmediatamente dentro del mismo.
Nota
Si se desea cambiar el tipo de grfico luego de haberlo creado, se deber seleccionar el grfico. Luego de
eso dar clic en la ficha Diseo del men Herramientas de grficos y dentro de grupo Tipo se dar clic en
la opcin Cambiar tipo de grfico para seleccionar el nuevo tipo.
Personalizar grficos
Una vez que el grfico ha sido creado, las Herramientas de grficos aparecen en la Cinta de opciones,
incluyendo las fichas/pestaas Diseo, Distribucin y Formato. A travs de estas opciones se podr
personalizar el grfico de acuerdo a nuestras necesidades.
Cuando se termina la personalizacin, para eliminar las fichas en la cinta de opciones basta con dar clic
fuera del grfico. As mismo para que vuelvan a presentarse bastar con dar clic dentro del grfico.
Si se retoma el ejemplo de la creacin de un grfico se puede observar que los ttulos de las filas
(nombres de los clientes) se encuentran en la parte inferior del grfico y los ttulos de las columnas
(meses del ao) se encuentran en la parte de la leyenda del grfico. Si se aplica la opcin antes
mencionada de Modificador filas/columnas el grfico resultante es el siguiente:
250.000,00 250.000,00
200.000,00 200.000,00 Juan
150.000,00 150.000,00
Enero 100.000,00 Mara
100.000,00
50.000,00 Febrero 50.000,00 Pedro
0,00
0,00
Marzo Jorge
Ral
Este nuevo grfico que se ha creado compara ahora las ventas efectuadas por mes, donde los ttulos de
las filas (nombres de los clientes) se encuentran ahora en la parte de la leyenda del grfico y los ttulos
de las columnas (meses del ao) se encuentran ahora en la parte inferior del mismo. Si se desea
recuperar la vista inicial del grfico, se deber nuevamente hacer clic en Modificador filas/columnas.
Es posible insertar varios tipos de ttulos. Se puede dar un ttulo al grfico y tambin a cada uno de los
ejes que se presentan en el grfico. La Figura 146: Resultado del Ejercicio tiene dos ejes, a la izquierda se
encuentra el eje vertical o tambin conocido como eje Y o de valores; y en la parte inferior se encuentra
el eje horizontal, tambin conocido como eje X o de categoras.
Para insertar un ttulo al grfico de forma sencilla, se deber dar clic en el grfico para que se active en
la Cinta de opciones las Herramientas de grficos, despus, hacer clic en una de las opciones del grupo
de Diseos de grfico de la ficha Diseo. Si desea obtener ms opciones se puede dar clic en el botn
Ms para ver todos los diseos. En el caso del ejercicio, si se desea insertar ttulos para los dos ejes as
200.000,00
Ttulo del eje
150.000,00
Enero
100.000,00
Febrero
50.000,00
Marzo
0,00
Juan Mara Pedro Jorge Ral Martha
Ttulo del eje
Para cambiar el texto se deber dar doble clic sobre cada uno de los ttulos. En este caso el ttulo del
grfico es Comparacin de las ventas efectuadas a cada cliente mes a mes, el ttulo del eje vertical de
la izquierda corresponde a Total de ventas, y el ttulo del eje horizontal de la parte inferior pertenece a
Clientes.
150.000,00
Enero
100.000,00
Febrero
50.000,00
Marzo
0,00
Juan Mara Pedro Jorge Ral Martha
Clientes
Si bien, este tipo de insercin es muy fcil y rpido, tambin se pueden agregar ttulos a travs de la
ficha Diseo del grupo Etiquetas. En este caso, se dar clic en Ttulo del grfico y en Ttulos de los ejes.
Al ingresar una nueva fila dentro de la serie, el grfico automticamente mostrar un espacio en blanco
en la grfica, se deber ingresar el nombre y el total ventas de un nuevo cliente.
Otra manera de ingresar una serie de datos es a travs de la opcin Seleccionar Datos del grupo Datos
dentro de la pestaa Diseo
Utilizar el botn Editar de la seccin Entradas de leyenda (Series) para modificar los campos que sern
mostrados en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin se podr modificar el rango de celdas
que se incluirn como Etiquetas del eje horizontal (categora).
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna se podr invertir los datos de las series y pasarlas a las
categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el punto Intercambio de vistas revisado
anteriormente.
Nota:
Al hacer clic en el botn Celdas ocultas y vacas se abrir un cuadro de dilogo desde donde se podr
elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Para eliminar una serie de datos se deber utilizar el mismo cuadro de dilogo, y presionar el botn
Quitar.
Estas opciones permiten aplicar diversos estilos a los grficos. Para esto se deber primeramente
seleccionar el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (ej. reas, barras, leyenda, ttulo,
La primera opcin Hoja nueva permite establecer el grfico como una nueva hoja. Esta opcin tiene la
ventaja de que no molestar dentro de la hoja de clculo, pero al mismo tiempo no se puede contrastar
los datos numricos si se encuentran en una hoja diferente. Es posible asignarle un nombre diferente a
la nueva hoja con el grfico. Presionar el botn Aceptar para modificar su nueva posicin.
Con la segunda opcin, Objeto en, se puede mover el grfico a una hoja ya existente. Al utilizar este
mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y se podr situarlo en la posicin y con el tamao que se
prefiera.
Impresin
Introduccin:
A menudo es necesario realizar copias en papel de los libros de trabajo que se estn utilizando, por ello
es importante aprender a aprovechar las opciones de las que dispone Excel para hacer impresiones
personalizadas.
Paso 1: En la hoja de clculo, seleccionar la zona de la hoja de trabajo que se desea definir como el
rea de impresin.
Paso 2: A continuacin, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, hacer clic en
la opcin rea de impresin y, finalmente hacer clic en Establecer rea de impresin.
En este momento queda configurada el rea de impresin. Es importante mencionar que el rango
establecido como rea de impresin aparecer rodeado por una lnea discontinua.
Nota:
El rea de impresin que se haya establecido ser almacenado al guardar el libro.
Vista preliminar
Esta herramienta resulta muy til antes de realizar la impresin, ya que permite ver en pantalla cmo
quedar exactamente el trabajo realizado una vez que est impreso. Por ejemplo, cuando se va a
imprimir hojas de clculo muy extensas se podr comprobar cmo quedar la distribucin final de la
misma.
Para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina se deber utilizar la opcin Vista preliminar que se
encuentra en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
Nota:
Cuando se regresa a la hoja de clculo, aparecern dentro de la pgina unas lneas discontinuas que
indicarn donde Excel har los saltos de pgina, estas lneas nicamente son slo referencias, es decir
que no se imprimirn en el papel.
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Es posible modificar los factores que afectan a la presentacin de
las pginas impresas, como por ejemplo: la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del
papel, etc. Si se desea modificar una de estas opciones, desde la vista preliminar se deber dar clic en el
botn Configurar pgina. Aparecer un cuadro de dilogo que consta de 4 fichas.
Ficha Pgina
Es la primera ficha del cuadro de dilogo Configurar Pgina. Esta ficha permite indicar caractersticas
como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos, calidad de impresin, etc.
Ficha Mrgenes
Permite modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir.
Si se desea que la salida tenga centradas las hojas tanto de forma horizontal como vertical, se deber
activar las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente segn sea lo deseado.
En el recuadro Encabezado aparece un ejemplo del tipo de encabezado elegido, pulsando la flecha de la
derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para el pie de pgina se muestra la misma lista.
Es posible tambin indicar si se desea configurar el encabezado y pie de pgina para pginas impares y
pares diferentes, primera pgina diferente, aplicar la escala con el documento o alinear con mrgenes
de pgina. Las dos ltimas opciones mencionadas se encuentran activadas por defecto.
En caso de querer colocar nuestro propio encabezado o pie de pgina, se deber hacer clic sobre el
botn Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina segn sea el caso. Para cualquiera de
los dos aparecer en pantalla el siguiente cuadro de dilogo:
Como se puede observar, existen tres secciones en el cuadro de dilogo. De acuerdo al lugar donde se
quiere colocar el contenido del encabezado o pie de pgina (izquierda, central, derecha) se deber hacer
clic en cualquiera de ellas y escribir el texto deseado. Adicionalmente existen unos botones ubicados
sobre los cuadros de texto que servirn para introducir ciertos cdigos o para modificar el formato del
texto.
Cambia el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botn
aparece el cuadro de dilogo Fuente.
Inserta el nmero de pgina. Al hacer clic sobre este botn el cdigo &[Pgina]
aparecer en la seccin en la que nos encontremos situados, a travs de esta codificacin en cada
hoja impresa aparecer el nmero de pgina correspondiente.
Inserta el nmero total de pginas a imprimir. Al hacer clic en este botn aparece el
cdigo &[Pginas] que a la hora de imprimir ser el nmero total de pginas.
Incluye la fecha del computador dentro del encabezado o pie de pgina. Al hacer clic
sobre este botn aparece el cdigo &[Fecha].
Inserta la hora del computador. Al hacer clic en este botn aparece el cdigo &[Hora].
Incluye el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (su posicin en el disco). Al
hacer clic sobre este botn aparece el cdigo [Ruta de acceso]&[Archivo] que al imprimir mostrar
el nombre del libro de trabajo completo.
Inserta el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece el cdigo
&[Archivo].
Adiciona el nombre de la hoja al encabezado o pie de pgina. Al hacer clic sobre este
botn el cdigo &[Etiqueta] aparecer en el cuadro de texto, y en la impresin se visualizar el
nombre de la hoja impresa.
Inserta una imagen. Al hacer clic sobre este botn aparecer el cuadro de dilogo para
elegir la imagen a insertar y una vez elegida sta en el recuadro del encabezado o pie de pgina
pondr el cdigo &[Imagen] y en la impresin saldr la imagen seleccionada. Esta opcin puede ser
utilizada por ejemplo para incluir el logotipo de la empresa o institucin.
Ficha Hoja
Esta seccin permite definir la forma en que se desea que se impriman los datos contenidos en el
documento.
A travs de este cuadro de dilogo se podr establecer el rea de impresin o Imprimir ttulos
mediante las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior: en cada pgina que se imprima aparece como ttulo de columnas
aquella fila indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda: en cada pgina que se imprima aparece como ttulo de la fila
aquella columna indicada en el recuadro.
Con en el recuadro Imprimir se permite establecer la calidad de la impresin, si se desea imprimir lneas
de impresin, imprimir el documento en blanco y negro, calidad borrador, y ttulos de filas y columnas
para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los
nombres de las columnas superiores) de la hoja.
En el recuadro Orden de las pginas se controla el orden en que se numeran e imprimen los datos
cuando se requiere ms de una pgina para imprimirlos.
Paso 2: De forma inmediata se abrir un cuadro de dilogo desde donde se podr configurar las
opciones de impresin como por ejemplo: seleccionar la impresora donde se realizar la impresin,
seleccionar el nmero de copias deseadas, indicar el rango de impresin, etc.
En el recuadro Intervalo de pginas, se podr indicar si se desea imprimir Todas las pginas, o bien slo
un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y Hasta:
En el recuadro Imprimir, se indicar si se desea imprimir Todo el libro, slo las Hojas activas (la hoja en
que se est trabajando en este momento), o bien, Seleccin para imprimir slo las celdas u objetos
seleccionados de la hoja.
Por ltimo en el recuadro Copias, se podr indicar el Nmero de copias a realizar y la forma en que van a
ser impresas (Intercalar).
Sobre las imgenes y dibujos pueden realizarse diversas operaciones como por ejemplo mover, copiar,
rotar, cambiar de tamao, intensidad, etc. Esto se realiza a travs de varias barras de herramientas
(pestaas de Diseo, Formato, etc.) que se activan al momento de seleccionar dicha imagen u objeto.
Aparece un cuadro de dilogo donde se podr indicar la ubicacin de la imagen en alguno de los
dispositivos de almacenamiento instalados en la computadora.
En la parte derecha de este cuadro de dilogo se muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
Cuando se haya seleccionado el archivo que se desea insertar se deber pulsar el botn Insertar para
que la imagen aparezca en la hoja de clculo.
Paso 1: Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas del grupo Ilustraciones de la pestaa
Insertar.
En la parte derecha de la pantalla aparecer un panel con el nombre Imgenes prediseadas que consta
de los siguientes elementos:
Por ejemplo al escribir "casas" aparecen en el panel las imgenes que tengan relacin con esta palabra.
Paso 2: Una vez que se han llenado todos los criterios de bsqueda, se deber dar clic en el botn
Buscar, donde aparecer un listado con los archivos localizados. Estos archivos aparecen en pantalla
a modo de vista previa.
Paso 3: Si una de las imgenes se acopla a nuestros requerimientos de bsqueda se deber
seleccionar la imagen de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo.
Nota:
Al realizar bsquedas de imgenes puede ser que el programa solicite que se inserte el CD de Office2007
para copiar la imagen al disco duro. Esto depender del tipo de instalacin que se efectu con el
paquete de Microsoft Office.
Al hacer clic en este men, un listado de todas las formas disponibles aparecer en pantalla. Para
acceder a una de las opciones basta con seleccionar la opcin deseada y hacer clic sobre ella, esta
opcin permite volver a la hoja de clculo y establecer el tamao que tendr la forma. Se deber hacer
clic en una zona de la hoja, arrastrar el ratn y soltarlo hasta obtener el tamao deseado.
Insertar WordArt
A travs de la herramienta WordArt se pueden crear ttulos y rtulos. Para esto es necesario introducir o
seleccionar el texto al que queremos aplicar un estilo de WordArt y automticamente se crear un
objeto grfico.
Una vez que se ha aplicado WordArt a un texto, se deja de tener texto y se pasa a tener un grfico, es
decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, etc.
Al hacer clic sobre el botn aparecer en pantalla un listado con la Galera de WordArt. nicamente ser
necesario seleccionar el tipo de letra que ms nos guste.
Una vez que se ha seleccionado el tipo de grfico WordArt a insertar, se mostrar en pantalla el texto en
la hoja de clculo dispuesto para ser modificado.
Insertar hipervnculo
Un hipervnculo es un enlace de un documento que abre otra pgina u otro archivo cuando se hace clic
en l. Por lo general un hipervnculo es a una pgina web, a una imagen, a una direccin de correo
electrnico o a un programa. El hipervnculo puede ser a travs de un texto o una imagen.
Cuando el usuario de un sitio hace clic en el enlace, el resultado se muestra en un Explorador Web, ya
sea abierto o ejecutado, segn el tipo de destino. Por ejemplo, un hipervnculo a una pgina muestra la
pgina en el Explorador Web pero un hipervnculo a un archivo AVI abre el archivo en un reproductor
multimedia.
Se puede adicionalmente crear un hipervnculo que vaya a un archivo existente o a un archivo nuevo.
Una vez que se haya especificado el nombre para el archivo nuevo, se podr elegir entre abrir el archivo
para modificarlo inmediatamente o volver al archivo ms adelante. En cualquiera de los casos, el archivo
se crea automticamente.
Paso 1: Seleccionar la celda u objeto de dibujo que se desea establecer como hipervnculo, dar clic
en la opcin Hipervnculo del grupo Enlaces de la pestaa Insertar.
Adems, se puede hacer clic con el botn secundario (derecho) del ratn en la
celda o el grfico y, a continuacin, hacer clic en Hipervnculo en el men
contextual, o bien, presionar la combinacin de teclas CTRL+ALT+K.
Paso 2: Aparece una ventana con varias opciones. En el recuadro Vincular a: se puede escoger:
a) Archivo o pgina Web existente, para crear un vnculo a un archivo o pgina Web ya creado.
b) Lugar de este documento, para crear un vnculo dentro del mismo libro.
c) Crear nuevo documento, para crear un vnculo a un archivo que no se ha creado todava.
d) Direccin de correo electrnico, para vincular a una direccin de correo electrnico.
Paso 3: De acuerdo a la opcin seleccionada en el paso anterior es posible realizar una de las
siguientes acciones:
a) Si se ha seleccionado la opcin Archivo o pgina Web existente se deber buscar y seleccionar
el archivo al que se desea crear el hipervnculo. Esto se lo realiza a travs de la seccin central
del mismo cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. (Ver figura anterior)
b) Si se ha seleccionado la opcin Lugar de este documento, en el centro del cuadro de dilogo se
deber escribir una referencia de celda o seleccionar una hoja del libro de clculo para indicar
hacia dnde se va a vincular.
c) Si se ha seleccionado la opcin Crear nuevo documento en la parte central del mismo cuadro de
dilogo aparecer en pantalla nuevas opciones que permitirn escribir el nombre del archivo
nuevo. Tambin se podr especificar la ruta al nuevo archivo y elegir entre abrir el archivo para
modificarlo inmediatamente o volver al archivo ms adelante.
Nota:
Cada vez que se apunta sobre la celda u objeto que contiene un hipervnculo, el puntero se convierte en
una mano , indicando que puede hacer clic en la celda u objeto.
Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla es utilizando las barras de divisin.
Para realizar esto, se dar clic en el men Inmovilizar paneles ubicado en la pestaa Vista. Existen varias
opciones a escoger:
Inmovilizar paneles: se basa en la seleccin actual para inmovilizar los paneles tanto horizontal
como vertical.
El resultado es el siguiente:
Para desactivar la inmovilizacin de los paneles es necesario volver al mismo men de Inmovilizar
paneles y seleccionar la opcin Movilizar paneles.