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Mejores Prcticas en Proceso de

Investigacin de Denuncias
Pablo Miranda / Mariano Gojman

Santiago, 16 de Mayo, 2014

Auditorio Diario Financiero

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Alcance

Introduccin

Fundamentos Legales & procesos aplicables al Fact Finding

Clasificacin de Casos

Actividades de Fact Finding conduciendo y evidenciando el anlisis

Proteccin de denunciantes / informantes

Reportes y Listas de chequeo

Procesos Disciplinarios y evaluacin de criterios para discusin

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Organizacin Global de Compliance

General Counsel

Compliance Operations Compliance Governance

(Chief Compliance Officer) (Chief Counsel Compliance)

Division Cluster Corporate Business Collective Compliance Compliance Compliance Remediation


Compliance Compliance and Cross- Excellence Action & Legal Investiga- Discipline & & Risk
Officers Officers Sector External tions Integrity Prevention
Units, Affairs
Supply
Chain

Business experience Legal expertise

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Manejo de casos de Compliance Proceso estndar

Remediacin
Denuncia / Registro Validacin legal / decisin Mandato de
Investigacin Disciplina
Acusacin del Caso caso central o local Investigacin
Reporte

Fiscala /
Cuerpo legal, forenses e Comit de tica / Integridad /
Todos Organizacin de Fiscala (especializada en Cumplimiento) Fiscala (en Cumplimiento)
investigadores Disciplina
Cumplimiento

Hotline Recepcin
Substan- Borrador del mandato Proceso detallado de
(EthicsPoint, Inc) del caso Categorizacin Viabilidad de la investigacin Investigaciones. Remediacin
ciacin
Ombudsman Sanity Check
& hechos del caso. Remediacin de las
(Andreas von Categora Acusacin Acusacin
Aprobacin & firma
deficiencias detect.
Mrissy de la
firma von
Registro del del caso factible? substanciada?
Cdigo de
caso en central / del mandato por el
Mrissy Dr. von
sistema s s Fiscal General.
Conducta para Disciplina
Stetten
Rechtsanwlte
local Investigaciones
RRHH Acciones disciplinarias
en Mnich) Requisitos: no & Determinacin
Auditora
- Acceso
otros de Hechos Inicio del proceso del

Interna
restringido
(Legal) pre-evaluacin
Comit Disciplinario
Gerencia / - Log de cooperacin
RRHH cambios estrecha con: Corporativo.
De correspon- no Fiscala &
Fiscala & - Esquema Clemencia / Amnista
Organizacin estndar de der: traspaso Organizacin
de datos Local o a de Cumplim. Reporte
Cumplimiento
RRHH / etc. Cierre Denunciante
etc. Al Directorio /
del caso no substanciado
Al cuerpo revisor
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Manejo de casos de Compliance Interfases

Remediacin
Denuncia / Registro Validacin legal / decisin Mandato de
Investigacin Disciplina
Acusacin del Caso caso central o local Investigacin
Reporte

Evaluacin Contnua

Evaluacin del impacto financiero via Contadura / Estados

Auditora & Anlisis de Riesgos de Cumplimiento


Resultados utilizados como fuente del Plan de
informacin al Auditor Externo Financieros

Evaluacin de medidas preventivas con el equipo SOX Estados


Financieros

Evaluacin de la obligacin de revelacin (Comit Senior) Procedimientos


Casos centrales

legales / 6K, 20F

Revelacin de documentos, reportes de investigacin etc. a terceros / Querella penal /


autoridades pblicas / Organismos multilaterales de Crdito / Fiscal cooperacin con las
General / Gerencia General autoridades

Evaluacin de los riesgos de litigacin Litigacin civil

Evaluacin de impactos adicionales (de ser necesario con Evitar impactos


Fiscala) negativos

Evaluacin de la relevancia meditica con el Departamento de comunicacin


Comunicaciones Corporativas / Asuntos Institucionales
locales /
Casos

RRHH

Monitoreo por Fiscala & la Organizacin de Cumplimiento


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Manejo de casos de Compliance - Desempeo
Cdigo de Conducta para Investigaciones & Determinacin de Hechos

Conducir las actividades bajo la ley & estndares profesionales

Violaciones al Cdigo: Medidas disciplinarias !


(Objectividad Debido Cuidado Profesional) Conflictos de Informar al supervisor &
Inters notificar al Fiscal General
Demostrar respeto e imparcialidad hacia las partes involucradas.
Dont s
Grabaciones secretas
Evitar la presuncin de culpa o de falta.
Utilizar investigadores privados
Garantizar a las partes involucradas el derecho a ser escuchadas. Dont s
Asumir una falsa identidad o utilizar pretextos.

Permitir, de estar permitido por la ley o las polticas de la Entidad, Emitir falsos testimonios
Requerimientos

la presencia de un abogado durante una entrevista (organizacin Dont s


& costos debe ser definida). Inducir a la violacin de la Ley / Poltica Corp.
Realizar promesas condicionadas al resultado de
Consultar a Fiscala ante potenciales declaraciones auto- Dont s la investigacin.
incriminantes (existencia de protocolo legal local, asesora legal
a empleados, etc.) Traspasar propiedad privada
Otros principios: Dont s Circunvalar los derechos garantizados a los
Permitir correcciones a las minutas de las entrevistas Empleados.

Esbozar conclusiones solamente con suficiente informacin Dont s Intentar averiguar la identidad de un informante

Restriccin de la informacin (need-to-know basis)


Confidencialidad
Proteccin de la identidad del informante
Derechos de privacidad.
Aplicabi-
lidad

Auditora Interna RRHH Organizacin de Cumplimiento Control Interno


Otros (IT, equipo de litigadores, Seguridad) Protection notice / Copyright notice
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Terminologa & clasificacin de casos (Cumplimiento)
Assessment
Nombre de CDC
Medidas
Asunto a ser la Actividad Mandato Jurisdiction
Responsable disciplinarias
investigado (Fact librado por decididas por
According to
Finding) CDC Charter

CDC
Cumplimiento Chief Counsel Compliance
Caso Central Investigacin Compliance
or
Corporativo HR/Management Governance

Cluster Regional
Cumplimiento Compliance CDC (unlikely) Compliance
Organization / HR
Caso Local Regional / Clarificacin Officer Level or
in alignment
Local and responsible HR/Management
Compliance
Cluster GC Governance

HR
CDC
Organizacin Indagacin in alignment with
Caso RRHH RRHH or
Compliance
RRHH RRHH HR/Management
Governance

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Faltas de conducta Tpicos clave

Corrupcin (mbito Pblico & Privado)


Violacin a las leyes de la competencia (Anti-trust)
Fraude e irregularidades contables (conducta intencional y/o negligente)
Fraude general (Malversacin del efectivo & conflictos de inters intencionales)
Robo, Malversacin de activos & dao intencional a la propiedad)
Violacin de los derechos de supervisin (conducta intencional o negligente)
Violacin de regulaciones internas (destinadas a prevenir los puntos anteriores)
Otros
1. Represalias por denuncias
2. Ventas de datos personales confidenciales
3. Divulgacin de informacin confidencial durante una licitacin
4. Violacin al control de exportaciones
5. Brechas en la normativa vinculada a la informacin privilegiada (Insider)
6.
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Faltas de conducta Tpicos clave (bis)

RRHH
1. Errores en procesos de Recursos Humanos (contratacin, desarrollo, permisos,
finiquitos)
2. Quejas sobre el ambiente de trabajo, salarios, calculo de incentivos, sobrecarga
laboral, extensin de la jornada, aspectos organizacionales y de procesos.
3. Casos de nepotismo (pituto), agresin laboral, discriminacin, acoso y otras
conductas inapropiadas por parte de colegas de trabajo y/o superiores.
4. Irregularidades vinculadas a gastos de viajes (T&E)
5. Uso particular de equipos de comunicacin, automviles y otros activos corporativos.
6. Tpicos sindicales
7. Tpicos del Impuesto a la Renta
8. Tpicos vinculados a pensiones

CENTRAL: Aspectos / situaciones crticas para la compaa (escalacin & prioridad):


1. Investigacin penal o gubernamental en marcha
2. Fraudes > 50.000 EUR
3. Daos materiales a la compaa (se debe establecer un umbral segn la Entidad)
4. Relevancia reputacional del caso (Prensa y/o Opinin Pblica)
5. Represalias ante denuncias (Whistleblower retaliation)
6. Acusaciones dirigidas a un ejecutivo Senior (definir) que impliquen una sancin grave
7. Acusaciones que afecten la capacidad de los certificadores - SOA 302
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Fundamentos del Fact Finding

Filosofa subyacente al Fact Finding: Enfoque basado en el Riesgo

Comprensin de la denuncia, chequeo de plausibilidad


(Reconocimiento de los aspectos legales)

Planificacin determinacin del foco

Cooperacin y bsqueda de informacin

Flujo de la informacin y el principio need to know

Administrando el caso

Adherencia al Cdigo de Conducta para Fact Finding


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Fundamentos Legales y procesos

Normas de Conducta (BCG)

Registro de casos

Cdigo de Conducta para Fact Finding e


investigaciones de Cumplimiento

Poltica de reporte de Violaciones de Cumplimiento

Investigaciones de Cumplimiento

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Reporte

Que es un caso de Cumplimiento?

Un caso de cumplimiento es cualquier denuncia plausible sobre una


violacin de..

Las normas de conducta corporativas o

La legislacin aplicable que puede resultar en procedimientos


penales o multas

en el transcurso de los negocios de la compaa por parte de la


Gerencia, empleados o terceros actuando en nombre de la misma.

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Reporte

Que significa Plausible?

Algo aparentemente o concebiblemente verdadero..creble

Como determinar la plausibilidad?

Conjuga la denuncia los criterios definidos por los procesos corporativos?


Podra ser verdad? Por ejemplo, existe el proyecto cuestionado?
Tales determinaciones deben ser hechas sin actividad intrusiva

Actividad intrusiva:

entrevistas
investigacin realizada fuera del escritorio
diseminacin de la denuncia contraria al principio need to know

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Chequeos de Plausibilidad

SI

1. Emplear la mxima discrecin en proteger las identidades de todos


los involucrados
2. Establecer los hechos bsicos relevantes de la denuncia
3. Consultar y obtener consejo (Gobierno Corporativo) en caso de duda

NO

1. Recolectar datos electrnicos personales sin la debida autorizacin


(Legal / Gobierno Corporativo)

2. Contactar/entrevistar al sujeto/s o a testigos clave.


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Cdigo de Conducta para Fact Finding e
investigaciones de Cumplimiento

Los requerimientos que deben ser observados durante tales actividades.

Las tcnicas que NO deben ser aplicadas.

Como actuar en situaciones de conflicto de inters.

El cdigo complementa las Normas de Conducta.

La responsabilidad / Governance del Cdigo reside en el Chief Counsel


Compliance.

TODO el personal de la empresa que est autorizado a ejecutar cualquier


actividad de Fact Finding DEBE ejecutar sus obligaciones de acuerdo al
Cdigo y a las respectivas leyes locales.
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Cdigo de Conducta para Fact Finding e
investigaciones de Cumplimiento (cont)

Obligaciones del personal involucrado en tales tareas:

Conducir las actividades en forma consistente con la legislacin aplicable y los


estndares profesionales, de una forma objetiva y diligente;

Demostrar equidad y respeto hacia las partes involucradas en las


investigaciones, incluyendo pero no limitndose a entrevistas y a otros tipos de
contacto directo;

Aplicar la presuncin de inocencia en las partes involucradas y siempre


permitir a los sujetos de la investigacin el derecho a ser escuchados;

Permitir, donde la poltica corporativa y la legislacin aplicable lo permitan o


indiquen, la presencia de un abogado o de un miembro del consejo de los
trabajadores / sindicato durante una entrevista (organizacin & costos a cargo del
colaborador, a menos se indique lo contrario por parte de la Compaa)

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Cdigo de Conducta para Fact Finding e
investigaciones de Cumplimiento (cont)
Consultar y obtener consejo (Gobierno Corporativo) de antemano, cuando una
entrevista tenga el potencial de derivar en declaraciones auto-incriminadoras
parte de los empleados, en relacin a violaciones sobre legislacin penal, a los
efectos de asegurar un claro entendimiento de la legislacin local aplicable en
dichos casos.

Permitir a los empleados hacer correcciones en las minutas de entrevistas

Redactar conclusiones, en relacin a la culpabilidad de las partes


involucradas, solamente despus de haber obtenido informacin suficiente

Diseminar informacin solamente bajo el principio need-to-know

Mantener la confidencialidad de la informacin obtenida durante la actividad


de fact finding

Proteger la identidad de los denunciantes

Observar las polticas corporativas y la legislacin aplicable, vinculada a la


proteccin de los derechos de privacidad y de recoleccin electrnica (o
de otro tipo) de datos. Protection notice / Copyright notice
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Cdigo de Conducta para Fact Finding e
investigaciones de Cumplimiento (cont)

El personal asignado a tareas de fact-finding no aplicarn las siguientes tcnicas:

Realizar u obtener grabaciones secretas de entrevistas


Utilizar investigadores privados
Asumir una identidad falsa o presentar un falso pretexto en el fact finding
Realizar declaraciones falsas sobre hechos materiales
Inducir a la violacin de una Ley o poltica
Hacer promesas vinculadas al resultado de una averiguacin
Traspasar propiedad privada
Circunvalar los derechos otorgados a los empleados, bajo polticas corporativas
o la legislacin aplicable, o su representacin por un abogado
Involucrarse en cualquier intento de indagar sobre la identidad de un
denunciante annimo, sin la autorizacin previa del Chief Counsel Compliance.

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Situaciones de Conflicto de Inters durante el fact finding

Conflictos de inters, actuales o potenciales, pueden surgir entre otras cosas- por:

(1) Una relacin personal o profesional con alguna parte involucrada en la acusacin de una
falta de conducta.

Ej.: Prometido/a, esposos, ex-esposos, parientes (por via de sangre o poltica), hermanastros y sus parientes /
descendientes, etc.

Ej.:Gerentes disciplianrios o funcionales, actuales o previos, subordinados, relaciones de Mentorship o Coaching, etc..

(2) Alguna conexin o involucramiento en actividades relacionadas con la acusacin de una


falta de conducta.

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Poltica de reporte de violaciones de
Cumplimiento

Alcance proveer de apoyo a individuos que

Reportan una falla real o aparente por parte de empleados, entidades del
grupo, o socios de negocios de la empresa, en cumplir con las leyes o
regulaciones aplicables, las normas de conducta u otras polticas corporativas
vinculadas al Cumplimiento.

La poltica se encuentra diseada para:

Animar a los individuos a sentirse confiados cuando elevan este tipo de casos
Recordar a las personas los canales disponibles para elevar estos casos
Re-asegurar a las personas que sern protegidas de represalias, si estos casos
son reportados en buena fe (bona fide)
Remover cualquier estigma o consecuencia adversa que pueda ser asociado
con el reporte de casos, ya que dichas denuncias hechas en buena fe,
benefician a la compaa y a sus empleados.
Evitar el mal uso de los procesos de Cumplimiento.
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Poltica de reporte de violaciones de
Cumplimiento (cont)

Puede existir la imposicin de sanciones contra aquellos individuos


quienes sabiendas provean informacin falsa o tendenciosa con la
intencin de causar la acusacin errada de otros empleados o la sospecha
de violaciones de cumplimiento (mala fide)

Prohibicin de Represalias, las Represalias contra aquellos que hayan


reportado denuncias de cumplimiento en buena fe no sern toleradas.
Dicha prohibicin de represalias, se extienden a cualquier accin que pueda
directa o indirectamente daar la relacin laboral, el potencial de ingresos,
los pagos de incentivos, el desarrollo de carrera u otros intereses laborales
del denunciante.

Cualquier forma real o amenaza de dao o cualquier otra discriminacin


que afecte al denunciante no est permitida.

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Poltica de reporte de violaciones de
Cumplimiento (cont)

Las sanciones disciplinarias, aplicadas mediante un debido proceso, en


respuesta al involucramiento del sujeto en la falta de conducta denunciada,
no son consideradas represalias.

Si una medida disciplinaria, u otra medida legal laboral es impuesta sobre un


empleado que hubiera reportado una violacin de cumplimiento, por motivos
sin vnculo a la denuncia, los hechos, el momento y los fundamentos deben
ser documentados en forma previa a la aplicacin de cualquier sancin
disciplinaria. Las autoridades responsables (Gobierno Corporativo) deben ser
informadas de inmediato.

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Investigaciones de Cumplimiento
Existencia de un proceso que explica el entorno de la creacin de la Oficina
de investigaciones y su funcin.

La Oficina apoya a la Compaa mediante el aseguramiento de un cuerpo


profesional que adhiera a las leyes y a las normas de conducta.

Las investigaciones son autorizadas por el Chief Counsel Compliance


mediante un Mandato.

Las investigaciones pueden ser conducidas por el equipo de investigaciones,


la auditora corporativa forense o por terceros, tales como un abogado
externo.

Las investigaciones son conducidas en colaboracin estrecha con Legales.

Todas las investigaciones resultan en un reporte al Chief Counsel Compliance


formando la base de las medidas adicionales para remediar y/o prevenir las
Protection
faltas de conducta (ej.: consecuencias disciplinarias para casosnotice / Copyright notice
confirmados)
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El apoyo de la Gerencia en el Fact Finding

SI NO

Apoyar al equipo de fact finding Enfrentar al sujeto con las


y seguir sus instrucciones acusaciones / denuncias
Proteger la identidad de los Tomar represalias en contra de
sujetos y potenciales testigos personas que hayan comunicado
durante la clarificacin la falta de conducta
Proteger la identidad de los Conducir una investigacin /
denunciantes clarificacin propia
Sugerir quien puede ayudar / Asesorar o informar a otros
asistir en la clarificacin sobre la investigacin, a menos
que dicha necesidad haya sido
discutida con el equipo forense
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La entrevista es.

Una conversacin con un propsito

Para obtener evidencia que pruebe o no la falta de conducta


denunciada

Una oportunidad para los sujetos de una investigacin de explicar su


comportamiento

Una chance de evaluar la evidencia ya obtenida

Un ordenamiento de preguntas secuencial y lgico

Obtener respuestas a las preguntas sobre Quin; Qu; Cuando, Dnde,


Cmo y Por qu
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Elaboracin del Informe

Al finalizar las entrevistas y la recoleccin de documentos y su revisin, debe


producirse un reporte sobre la investigacin realizada

El Informe debe tener una estructura que gue al lector

El lenguaje utilizado debe ser simple, claro y conciso

Se informa / reporta sobre lo que se encontr, no sobre lo que se ha hecho

Los informes deben ser breves, ms que extensos

La evidencia debe ser claramente descrita

Se debe proveer una conclusin, considerando la totalidad de la evidencia,


contrastando la violacin identificada

Se deben inclur recomendaciones para su implementacin


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Elaboracin del Informe (cont) - Estructura

Cubierta (Ttulos, referencias, numeraciones, etc.)

Informacin general (Background) - rea, personas clave, legislacin


aplicable

Resumen ejecutivo del caso (una sola pgina)

Evidencia obtenida

Conclusin y evaluacin legal

Recomendaciones (acciones disciplinarias; necesidades de auditora;


necesidades de capacitacin, acciones civiles o penales, reporte a la
autoridad fiscal, etc.)

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Proceso Disciplinario Estandard (Global / Local)

1. Denuncia Confirmada (Investigadores / Forenses / RRHH / Otros)

2. Evaluar Responsabilidad del Comit Disciplianrio (Posicin + Severidad de la denuncia)

3. Procesos Disciplianrio Corporativo 3. Proceso Local

4. Entrevista Final 4. Entrevista Final

5. CDC Meeting 5. LDC Meeting

Senior Manager/
Head Head of HR Local
GC CHR CFO CCO CCC Head CDE Department Employee's line
of Disciplinary
CHR HR (Corporate/ manager Committee, if
GP Representative Sector/Regional) implemented

6. Recomendacin / Decisin 6. Decisin

7. Implementacin / Reporte

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Principios Bsicos en el Proceso Disciplinario

La evaluacin precisa ser razonable, adecuada y consistente

Tratamiento equitativo el mismo estndar en todos los niveles jerrquicos

Considerar todas las circunstancias del caso

Verificar el marco legal local en tiempo y forma

Verificar las fechas lmites en relacin a sanciones disciplinarias

Considerar los criterios de evaluacin

Basar decisiones en un debido proceso de fact finding evitar prejuicios los


funcionarios involucrados en el proceso de fact finding no votan

Resolver situaciones de conflicto de inters en forma inmediata

Realizar una entrevista / audiencia final con el empleado

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Criterios de Evaluacin considerados en el Comit
Disciplinario (Charter)

Naturaleza y severidad de la violacin de cumplimiento denunciada


Grado de participacin
Frecuencia de la falta de conducta
Accin o instruccin / voluntad propia
Intencin
Auto enriquecimiento
Trayectoria (grado de cumplimiento durante la relacin laboral)
Momento de la violacin de cumplimiento denunciada y conducta posterior
Nivel jerrquico al momento de la falta de conducta denunciada
Estndares y medidas tomadas en casos de cumplimiento comparables
Posibilidad de aplicar en Amnista / Leniency
Actitud / Cooperacin del sujeto (empleado) durante la investigacin / proceso de
evaluacin
Actitud del sujeto (empleado) hacia la falta de conducta denunciada o hacia el
cumplimiento
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Compliance Governance
Remediacin & Prevencin de Riesgos

Mission
Identification
and mitigation of
worldwide compliance risks

Vision
Be a competent partner
within Compliance and for the business being
able to identify and mitigate not known and
new potential Compliance risks.

Strategy
Detect
Proactive Reactive

Compliance Risk External Com- Case-based Compliance Control


Assessment & Analysis: pliance Monitoring: Remediation: Framework:
Monitor and support the annual Evaluate changing Monitor and support Identify and mitigate process
Compliance Risk Assessment. external Compliance Compliance Officer weaknesses in already
factors (markets, implementing remediation established Compliance
Execute annually a detailed risk
customers etc.) regarding measures, which have been processes.
analysis based on different input
risks and match findings identified in Compliance
channels like CCF, CRA and Support the organization
to Siemens environment. Investigations.
Remediation. regarding questions to
Compliance owned controls.
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Preguntas ??

Muchas Gracias por su Atencin!!!

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