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Ciencias de la Informacin Vol. 37, No.

2-3 agosto-diciembre, 2006

Las Auditorias de informacin


en las organizaciones

Madelayne L. Vega Garca

RESUMEN ABSTRACT
Se comenta el concepto de auditora y se Herein are given commentaries about the
profundiza en lo relacionado a las auditoras de concept audit, and focuses how information
informacin en las organizaciones como auditing process is understood in organizations
herramienta que permite el descubrimiento, as tools, that contribute to the discovering,
monitoreo y evaluacin de los recursos de monitoring and evaluation of internal and external
informacin, tanto internos como externos con information resources, in order to organize, keep
vistas a instrumentar, mantener o mejorar la or improve information management. Are given
gestin de informacin. Se recogen diferentes also different approaches of the concept
aproximaciones al concepto de auditora de information audit, regarding other types of
informacin situndolo en comparacin con otros auditing processes. Is included a list of other
campos de la auditora. Se ofrece un recuento de methodologies used in information auditing
las diferentes metodologas establecidas para
afrontar las auditoras de informacin.

Introduccin
instituciones actuales y sus dirigentes es el de la

D urante las ltimas dcadas los


investigadores desde diferentes
perspectivas han estudiado mltiples
aspectos relacionados con la aparicin, desarrollo
sobreinformacin. Hoy podemos acceder a ms
informacin que nunca. Se estima que en los ltimos
50 aos la humanidad ha producido ms informacin
que en toda su historia anterior y en estos momentos
y evolucin de la Sociedad de la Informacin. se duplica cada cuatro aos.

Las sociedades de la informacin realizan esfuerzos Como se aprecia, en esta Sociedad de la Informacin
por convertir la informacin en conocimiento, el recurso escaso no es la informacin sino el tiempo.
destacndose como peculiaridad de esta nueva Los directivos disponen de ms informacin y menos
sociedad la velocidad con la que la informacin se tiempo para procesarla, evaluarla y aplicarla, por lo
genera, trasmite y procesa, de manera casi que es necesario gestionar la informacin que las
instantnea. organizaciones utilizan, generan o procesan para
poder orientar sus actividades de una manera
eficiente.
Es notable observar que cada da las organizaciones
dependen en mayor medida de la informacin, de La informacin en la gestin empresarial moderna
las tecnologas de la informacin, de las no puede ser considerada como un apoyo o soporte
comunicaciones que la procesan y de los sistemas para las actividades operativas de la organizacin,
de informacin en los que se apoya la gestin. sino que debe tratarse como uno de sus principales
Uno de los problemas con los que se enfrentan las recursos.

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Vega

La informacin es un elemento imprescindible para de la misma. En la medida en que los recursos se


el funcionamiento de la organizacin, un recurso empleen en funcin de la organizacin y bajo
bsico e importante que requiere por tanto que se le principios que aseguren la optimizacin permanente
apliquen las tradicionales tcnicas de gestin, es de su utilizacin, mejoraran las condiciones de su
decir, planificacin, organizacin, direccin y gestin y por ende de sus resultados [1, p. 133].
control.
Los estudios relacionados con la gerencia y las
Las organizaciones se han centrado poco en obtener ciencias de la informacin han sido estimulados por
informacin relevante. La informacin tambin el desarrollo de las tcnicas de informacin,
produce como cualquier otro recurso: rendimiento, ofrecindole un medio de controlar la informacin y
estos posibilitan prevenir problemas, revelar por tanto aumentando la productividad. El trmino
alternativas, reducir incertidumbres y ofrecer gerencia de la informacin apareci, en sus
soluciones. Lo anterior permite que en el mbito comienzos en un marco estrictamente prctico, pero
interno se obtenga un mximo rendimiento en actualmente abarca una amplia gama de temas.
relacin con el resto de los recursos de la
organizacin y que a nivel externo o de estrategia, La gestin ha proporcionado mtodos y herramientas
ocupe un lugar privilegiado. a las ciencias de la informacin con fundamentos
bsicos y soluciones prcticas a problemas de la
Actualmente se apodera de un gran valor dentro de informacin. La propia interdisciplinariedad de las
la empresa el papel de los trabajadores de la ciencias de la informacin, su vinculacin con las
informacin como consultores internos que pueden nuevas tecnologas, le sita en un papel fundamental
generar informacin evaluada o nuevos en la actualidad.
conocimientos para la organizacin.
La ciencia moderna de la administracin en general,
La aplicacin de herramientas de gestin, como es coincide en reconocer el impacto que est teniendo
el caso de las auditoras informacionales, permitir la informacin en las organizaciones, debido a que
asegurar que la informacin que circule en las existe mucha informacin que es necesario compartir
organizaciones sea la ms relevante y apropiada para entre departamentos y direcciones para lograr
ella. resultados precisos y eficientes, dentro de la
actividad de cualquier organizacin, o sea
El trabajo que aqu presentamos tiene como gestionarla.
objetivos:

- Realizar una caracterizacin acerca de las auditoras Llamamos gestin de informacin


de informacin en las organizaciones. a la gestin de recursos de
- Analizar la importancia de las auditoras de
informacin como herramienta de gestin en
informacin, gestin de archivos,
las organizaciones. registros administrativos e
inteligencia competitiva
Desarrollo
(organizacional, corporativa, de
En la dcada del 80, la informacin no era negocios).
considerada como un activo de importancia sino
como un subproducto resultante de los negocios,
pero en la actualidad las organizaciones no pueden Para llevar a cabo la gestin de informacin de las
ignorar como manejar la informacin. organizaciones, es necesario en primer lugar conocer
perfectamente la organizacin (estructura, funciones
La informacin esta considerada como un recurso y personas que la integran), dominar su visin,
valioso y costoso para las organizaciones, por lo misin, objetivos generales, etc. Tambin para el xito
que gestionarla adecuadamente es de suma del proceso se debe analizar cmo se utiliza la
importancia, para hacer uso y manejo adecuado de informacin, quines, para qu y cmo fluye la
la misma. misma.
La organizacin es un sistema constituido por un La gestin de informacin esta relacionada con la
conjunto de recursos tangibles e intangibles, que obtencin de la informacin adecuada, en la forma
operan tanto en el ambiente interno como externo correcta, para la persona indicada, al costo adecuado,

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en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado para recursos, hace que esta no se desgaste, ni se agote
tomar la accin correcta. con el uso, sino que permite actualizarse
infinitamente, con bajo coste adicional.
Toda organizacin est continuamente captando
datos, gran parte de los cuales no tienen significacin Debido a la mayor complejidad del entorno y de la
alguna para ella, pero en cambio existen otros que le organizacin, el papel de la informacin, la gestin
sirven para conocer mejor su entorno y a s misma. de los sistemas de informacin, junto con las
Estos toman una nueva dimensin y constituyen la necesidades de informacin cada vez ms completa,
llamada informacin, que ha ido adquiriendo cada han propiciado el valorar a la informacin como un
vez ms importancia, por cuanto va a permitir tomar factor estratgico y a emplearla en el diseo de
una decisin ms acertada y ejecutar con mayor estrategias, que en unin de las nuevas tecnologas,
aprovechamiento un trabajo. va a ser utilizada para poder adquirir una ventaja
competitiva.
Debido a la cantidad y densidad de informacin que El sistema de informacin en la organizacin debe
es generada dentro de las organizaciones es que servir para captar la informacin que esta necesita y
resulta necesario identificarla, organizarla para su ponerla, con las transformaciones necesarias, en
utilizacin como recurso. El saber obtenerla, cmo poder de aquellos miembros de la empresa que la
transmitirla y cmo organizar su gestin, son requieran, bien sea para la toma de decisiones, el
cuestiones fundamentales en toda organizacin. Una control estratgico o la puesta en prctica de las
informacin ser significativa en cuanto sea til decisiones adoptadas.
como materia prima para la toma de una decisin
determinada, aceptando pues que la utilidad de la Lo esencial de todo sistema de informacin es que
informacin est estrechamente relacionada con las mediante l se proporciona la informacin necesaria,
decisiones que deben ayudar a tomar, lo que nos en el momento oportuno y con la estructura
lleva al concepto de valor de la informacin. adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la
requieran para diversos usos. Esto solo es posible
La informacin tiene valor si: si se ha realizado previamente un proceso de anlisis
de la informacin, en el cual se haya adicionado un
Contribuye a reducir la incertidumbre del futuro conjunto de valores pertinentes, a partir del trabajo
Puede afectar la decisin considerada intenso que realizan especialistas entrenados en el
Contribuye a modificar sensiblemente las uso de las tcnicas de informacin.
consecuencias de una decisin
Tradicionalmente los sistemas de informacin se han
La informacin as concebida reviste el carcter de centrado ms en su infraestructura (Hardware,
un recurso ms para la organizacin como lo es el software) que en analizar la informacin por su
capital, las materias primas y el trabajo, pues sin relevancia, lo que actualmente, con el crecimiento
informacin no hay empresa viable. desmedido de informacin, resulta imprescindible
tomar en cuenta, para brindar una informacin
Las organizaciones hacen un mayor uso de la esencial, que cumplimente los objetivos.
informacin para incrementar su eficiencia, estimular
la innovacin y elevar su posicin competitiva. Esto Cornella [2] platea que debido a la gran cantidad de
obliga a que se plantee el problema de la economa informacin que se produce en el mundo, las
de la informacin, ya que la misma debe ser organizaciones tienen dos retos importantes:
administrada con el mismo rigor que cualquier otro
recurso necesario en la actividad empresarial. 1- Conseguir que no entre en la organizacin ms
que informacin de utilidad.
La informacin cuenta con dos caractersticas que
la distingue del resto de los recursos: su 2- Segundo, que se obtenga, mejor, cuanta ms
intangibilidad, por lo que resulta difcil de manejar y informacin relevante
gestionar, as como medir y comprobar si se le ha
sacado el mximo rendimiento a la informacin sea Lograr estos dos objetivos no es fcil, se necesita,
si se ha utilizado con la eficacia adecuada. La ante todo, llevar a cabo un anlisis de los
incombustibilidad, caracterstica que la hace ms requerimientos de informacin de la organizacin, o
valiosa y la favorece con respecto al resto de los sea la informacin precisa para poder funcionar

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correctamente o en otra terminologa, realizar una las instituciones, adems dice que una auditora
auditora de la informacin. organizada de objetivos y resultados permite
identificar los que ya no sirven o los que se han
Auditoras de informacin comprobado que son inalcanzables e identifica el
rendimiento insatisfactorio y las actividades que son
Existe evidencia de que algunas especies de obsoletas o improductivas.
auditoras se practicaron desde tiempos remotos, Existen algunas premisas bsicas de las cuales
cuando los soberanos exigan el mantenimiento de parten las diferentes definiciones que existen sobre
las cuentas por dos escribanos independientes para la auditora de la informacin como son:
as comprobar la veracidad de sus operaciones
financieras. Con el desarrollo del comercio surge la La informacin como un recurso y activo de la
necesidad de establecer a la auditora como organizacin
profesin en 1862, en Inglaterra. Como recurso la informacin tiene que ser
gestionada
Dentro de la teora administrativa casi al mismo
La gestin de la informacin esta
tiempo que Taylor, el francs Henri Farol propone
estrechamente vinculada a los objetivos,
las cinco funciones universales que deben
misin y estrategia de la organizacin.
cumplimentar los administradores o gerentes:
planear, organizar, ordenar, coordinar y controlar.
En la literatura se ofrecen diferentes definiciones
Dentro de la funcin de control aparece la auditora, sobre auditora de informacin, pero vale sealar la
la cual permite acumular y evaluar evidencias, ofrecida por Guy ST. Clair, el cual cuenta con
realizado por una persona competente acerca de la abundantes trabajos de corte terico sobre el tema
informacin cuantificable y con el propsito de y es citado por Cristina Soy
determinar e informar el grado de correspondencia
que existe entre la informacin que ha sido El mtodo ms sencillo para entender como se
cuantificada y los criterios establecidos. utiliza la informacin, que niveles de servicio se
piden, quienes son los clientes y que tipo de
La auditora guarda estrecha informacin es necesario proveer en una auditora
de la informacin. En trminos sencillos, la auditora
relacin con otras disciplinas y de la informacin consiste en un proceso que
utiliza tcnicas de otros campos examina todas las funciones de la empresa
relacionadas con la informacin y determina cmo
del conocimiento, como es el caso la utilizan [2, p. 9].
de la Estadstica.
Es importante tambin conocer algunos aspectos
La auditora, de manera general, es un proceso que relevantes dentro del concepto de auditora de
a grandes rasgos pretende estudiar, descubrir, informacin:
identificar y evaluar algo; su prctica se sita en el
marco de los procesos de control interno y Brinda la posibilidad de determinar el valor de
diagnstico global de las organizaciones. la informacin dentro de la organizacin
Permite conocer los requerimientos para poner
Las tendencias actuales de las auditoras internas en funcionamiento un sistema de informacin
en las organizaciones se deben ocupar de identificar de utilidad para la organizacin
y gestionar los riesgos. La alta direccin de la Se realiza siempre sobre la base de los objetivos
organizacin deber establecer la responsabilidad, de la organizacin
autoridad y obligaciones de esta funcin. Ofrece efectividad a la informacin
El trmino auditora de la informacin no es nuevo,
fue utilizado por primera vez por Robert Taylor, en La auditora de informacin no es
1982, y desde hace ms de veinte aos se realizan solo un inventario de los recursos
auditoras de la informacin las cuales resultan de
utilidad para cualquier tipo de organizacin.
de informacin con los que
cuenta una institucin, sino
Meter F. Drucker plantea que es una de las acciones
mas importantes y necesarias para la direccin de tambin una herramienta a partir

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de la cual se ha de construir el En el establecimiento de una Intranet efectiva es


imprescindible la realizacin de una auditora de
sistema de gestin de informacin informacin y as trazar una estrategia para la gestin
de las organizaciones. de contenidos. Esta auditora de informacin definir
los procesos y la informacin requerida para
Las auditoras pueden ser externas e internas, en desarrollar las tareas, identificara la procedencia de
funcin del sujeto que la lleva a cabo; total o parcial, la informacin con la finalidad de facilitar la
segn su alcance; obligatoria o voluntaria, de generacin y comparicin de informacin y
acuerdo al origen del mandato; y administrativa, de conocimiento en un entorno descentralizado,
marketing o de sistemas de informacin, en relacin logrando que estos sistemas sean verdaderamente
con el objeto que se audita; entre otras efectivos y respondan a los objetivos de la
clasificaciones, que pretenden examinar procesos organizacin.
vinculados a los objetivos de la organizacin.
En la conformacin de un servicio y de una poltica
Existen tres direcciones para realizar las auditoras de informacin la auditora constituye la fase inicial
de informacin: un enfoque es de arribaabajo, el y por tanto, de la efectividad con que esta se realice,
cual se desarrolla de los niveles superiores o depender el xito del proceso de creacin. La
directivos de la organizacin a los niveles auditora permitir obtener resultados e indicadores
operativos. Otro es de abajo-arriba, ste parte del que permitirn contrastar con estndares para
anlisis desde la base o departamento de la valorar la eficacia de un proceso.
organizacin hacia el nivel superior y el ltimo de
dentro-afuera, en el que se forman grupos de trabajo La auditora es una metodologa idnea para
para identificar oportunidades y riesgos. Se dice que identificar cambios, reestructurar una organizacin
la combinacin de dichos enfoques permitir mejores y ofrecer soluciones, as como determinar una
resultados. estrategia de informacin corporativa.

La auditora de la informacin puede tratarse desde


La auditora de la informacin es un diagnstico
dos perspectivas:
sobre el uso de la informacin dentro de la
organizacin y una metodologa de gestin aplicable
a cualquier mbito e institucin que establezca las
1- Perspectiva global que prev los elementos
relacionados con la informacin dentro de la
necesidades de informacin y los recursos que
organizacin, tambin se denomina auditora
correspondan a ellas. Contribuye al establecimiento,
estratgica
la redefinicin y la evaluacin de una poltica de
informacin corporativa, la creacin de valor y la
determinacin del valor de la informacin para una
2- Perspectiva parcial donde se realiza la auditora
a alguna funcin o proceso y que tambin se
organizacin.
denomina auditora operativa.
Es necesario tener en cuenta que la planificacin de
la informacin en una organizacin persigue crear En opinin de la Consultora de servicios de
una determinada arquitectura de la informacin que informacin Jacqueline Cropley Las auditoras se
responda a la misin y objetivos de dicha entidad. pueden plantear segn dos enfoques. Se puede
Esta arquitectura prev la auditora, el mapeo y uso observar el conjunto de la situacin para tener una
de la informacin, as como sus flujos y necesidades.. idea del valor y los usos de la informacin en la
Todos estos elementos son asequibles mediante un empresa; o bien se puede analizar el fondo
proceso global de auditora de informacin. documental completo. Por otra parte, el examen
puede completarse con auditoras de informacin
La auditora de la informacin es adecuada en ms restringidas y continuadas. En la prctica, esto
cualquier tipo de organizacin y su utilizacin se quiere decir centrarse en un rea particular del uso
establece en varios entornos como es el caso de la de la informacin el catalogo de determinados
creacin de servicios y polticas de informacin materiales, por ejemplo, o la divulgacin de
corporativas, en la evaluacin de servicios, para el informacin a los usuarios [3, p. 43].
establecimiento de estrategias y una variante muy
utilizada en la actualidad es en la implantacin de Dentro de las auditoras internas o parciales se
una Intranet. encuentran:

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- Auditora estratgica del servicio de informacin: importante y la utilizacin de esta en la organizacin.


herramienta para el servicio gestor en el Cuando se realiza una auditora de informacin para
proceso de planificacin del marketing un diagnstico global se deben tomar en cuenta los
estratgico, parte del anlisis de los elementos flujos de informacin dentro de la organizacin y
ambientales, externos e internos. los elementos medioambientales.

- Auditora de una coleccin: tiene como Henry Mintzberg establece seis tipos de flujos [4]
caractersticas verificar la fiabilidad del que proporcionan el conocimiento de la
catlogo bibliogrfico, identificar los organizacin:
documentos catalogados de forma incorrecta
y determinar la obsolescencia de la coleccin, - Autoridad formal: se refleja en el organigrama que
entre otras, ya que, como cualquier otro activo, establece la divisin del trabajo en la
las colecciones bibliogrficas tienen que estar organizacin.
sujetas a los mismos controles internos.
- Flujos regulados: flujos de materias primas y
- Auditora de adquisiciones: en el rea de auxiliares de autoridad y de informacin.
adquisiciones se gestionan recursos
econmicos que deben ser manejados con - Comunicacin informal.
rapidez y considerando las mejores
condiciones econmicas. Es una actividad - Constelaciones de trabajo: se adoptan formas de
bastante estandarizada. grupos de trabajo, equipos independientes que
toman decisiones a su nivel dentro de la
- Auditoras de publicaciones peridicas: las organizacin.
publicaciones peridicas forman parte de
cualquier coleccin y se considera una parte - Procesos de decisin ad hoc: vnculos entre las
importante en el presupuesto de los servicios decisiones operativas, administrativas y
de informacin. Se requiere de un proceso estratgicas y los participantes en las distintas
laborioso desde la propia seleccin hasta la etapas del proceso de decisin.
utilizacin por parte del usuario.
- Informacin: es un valor en s mismo que apoya
- Auditoras de niveles de automatizacin: se encarga todo el proceso, favorece las actividades y la
de los aspectos de la infraestructura infraestructura de la organizacin, sirve en la
tecnolgica. gestin de recursos humanos y el desarrollo
de la tecnologa.
- Auditoras de la seguridad de los fondos de un
servicio de informacin: se ocupa de Por su parte, en los elementos medioambientales
salvaguardar los activos que resulten de que conforman las variables externas a la
inters. organizacin pueden distinguirse tres niveles.

Las auditoras de informacin de manera - Entorno inmediato: elementos que afectan


general presentan mltiples ventajas en directamente a la organizacin. Ej.:
su aplicacin por parte de las competidores clientes.
organizaciones que van desde el ahorro
de costos por la gestin ms racional de - Entorno remoto: elementos que la organizacin no
los recursos hasta el desarrollo de trata a diario pero puede afectar las decisiones
estrategias para la organizacin. a largo plazo, dependiendo de las
circunstancias pueden convertirse en
primarios. Ej.: condicionantes polticas,
El conocimiento de la organizacin es un puntal
econmicas, ambientales.
importante que propicia el xito en las auditoras de
informacin. El estudio de usuarios y de las - Elementos medioambientales internos: se incluyen
necesidades de informacin siempre estn presentes elementos como la estructura, la cultura y
dentro de las auditoras de informacin. Estas recursos corporativos
proponen para su realizacin un diagnstico del uso
de la informacin, identificacin de los recursos con En su fase preparatoria la auditora pone de
los que se cuenta, encontrar la informacin manifiesto las estructuras de poder, los valores y

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las percepciones de los diferentes grupos dentro de por las personas que la necesitan para
la organizacin. desarrollar su trabajo.

La auditora de la informacin como procedimiento 4- Tecnologas y sistemas de informacin: se


que establece un diagnstico de utilizacin de la deben tener en cuenta los puntos siguientes:
informacin dentro de la organizacin debe
comenzar por definir las principales metas de la - Como se aplica la tecnologa de la informacin
organizacin y las limitaciones organizacionales que - Hasta que punto resulta apropiada para las
actan sobre los sistemas de informacin, determinar tareas que hay que desarrollar
las necesidades de los usuarios e inventariar los - Fiabilidad y facilidad de uso
recursos disponibles, o sea, conocer lo que hace la - Compatibilidad con otros sistemas.
organizacin en relacin con la informacin para - Quien toma las decisiones de adquisicin de
alcanzar sus objetivos. tecnologa
- Que dicen los usuarios de lo que los sistemas
El establecimiento de la poltica y estrategia de deben hacer
informacin en la organizacin debe derivarse de - Quien gestiona la tecnologa y que relacin
una auditora de informacin y si esta poltica y hay entre gestores de informacin y
estrategia existiesen proporciona elementos para responsables de tecnologas
evaluarla y en caso necesario hacer una redefinicin.
5- Relacin coste-beneficios de la informacin:
Para el desarrollo de estas estrategias y polticas de se proporciona una estimacin de los costes
informacin es necesario tener en cuenta el actuales y del valor de la informacin dentro
diagnstico organizativo, componente de toda de la organizacin, teniendo en cuenta los
auditora de informacin. Es reconocida tambin su siguientes pasos:
utilidad en otros procesos como la auditora del
conocimiento y para determinar el valor de la - Costes relacionados con la informacin
informacin en la organizacin. (equipamiento y personal).
- Contabilizacin del ahorro derivado de la
Un proyecto de auditora de informacin tiene que disponibilidad y uso de la informacin en
tratar las siguientes reas: trminos de disminucin del riesgo, menos
dedicacin del personal.
1- Recursos de informacin - Evaluacin de los recursos de informacin en
relacin con el alcance de los objetivos
- Identificar los recursos corporativos.
- Localizarlos - Valoracin de la informacin por lo que respecta
- Determinar el responsable de los mismos a la calidad, uso, impacto en la productividad y
- Averiguar que informacin contienen eficiencia desde el punto de vista financiero.
- Ver como hacen referencia a ellos las personas - Existencia de capital intelectual (conocimientos,
que la gestionan ideas e iniciativas como elemento motor del
- Apreciar como los definen los usuarios y el negocio).
modo como los utilizan
- Ver que opinan al respecto los propios usuarios El disponer de un listado de los elementos que se
- Detectar si hay personas que podran deben prever en una auditora resulta de
emplearlos y no lo hacen e investigar el por utilidad para no obviar ningn aspecto
qu relevante.

2- Guardianes y usuarios de la informacin: los La auditora es una actividad normalizada en el caso


guardianes son las personas que tratan o de las auditoras financiera o las de calidad,
gestionan de algn modo la informacin y los pero las auditoras de informacin no cuenta
usuarios los que la utilizan. en la actualidad con una metodologa estndar
para su aplicacin.
3- Flujos de informacin e interrelaciones: hay
que averiguar quin proporciona la informacin En el caso de la realizacin de auditoras de
y a quin, adems de cmo sta es obtenida informacin no obedece a un requerimiento

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legal, sino que se practica como parte del Persona con experiencia dentro de la
control interno con la finalidad de mejoras y organizacin.
correcciones. Su prctica an se considera Persona con disposicin para comunicarse y
poco utilizada, debido a factores como: compartir (aqu van incluidos los llamados
porteros que introducen informacin del
No esta regulada por leyes, ni se penaliza su exterior a la organizacin de modo informal).
ausencia
An no forma parte de una cultura dentro de la La auditora de informacin como herramienta de
organizacin trabajo necesita de alguna persona que planifique,
No obstante, s estn identificadas una serie de organice, dirija y controle la actividad. En cuanto a
procesos y tcnicas como son: esto, hay el criterio de que sea un equipo interno
dentro de la organizacin. Si las dimensiones de esta
- El inventario fsico: identifica y categoriza los lo requiere, este grupo deber estar integrado por
recursos de informacin dentro de la personas de diferentes reas de trabajo, a su vez
organizacin de manera sistemtica y ofrece ser el que efectu la actividad, la controle e
una fotografa de lo que tiene la organizacin implemente los resultados. Existe la variante de
en un momento dado sobre recursos de adicionarle al mismo un consultor externo, quien
informacin. podr brindar sus experiencias, y lo que resulta ms
importante, la objetividad de sus opiniones,
- Mapeo de la informacin: representa grficamente resultando la fusin del equipo interno y el consultor
los recursos de informacin y sus relaciones, e externo la alternativa ms efectiva.
indica hasta qu punto stos son bsicos, su
posicin, cmo interactan, quin los utiliza y Llevar a la prctica esta auditora requiere un
su responsable. conjunto de habilidades derivadas de algunas
disciplinas como: auditora clsica, gestin de
- Anlisis de las necesidades de informacin de los informacin, administracin de empresas y
empleados y directivos para desarrollar sus tecnologa de la informacin. Dentro de las tcnicas
papeles y alcanzar los objetivos de la que utiliza se encuentran: observacin,
organizacin. interrogacin, cuantificacin, benchmarking
(comparacin con los mejores), revisin y
- Grficos de procesos y flujos de trabajo:
evaluacin.
herramienta de valor para la auditora de
informacin. En las auditoras de informacin la obtencin de
datos resulta de gran importancia y estos pueden
- Procesos de control y verificacin: brindan como adquirirse de: reuniones informales, que permiten
resultado un informe con recomendaciones. reconocer problemas existentes en los colectivos;
cuestionarios -para valorar opiniones-, los cuales
Es conveniente realizar en un primer momento las deben resultar fcil de rellenar; las entrevistas
auditoras por reas que permiten un riesgo menor (breves y preparadas con antelacin); la
y lograr un adiestramiento en el proceso. observacin, para el registro de hechos y las
opiniones de expertos, que aportan conocimientos
Para comenzar a auditar es necesario confeccionar valiosos.
un documento con la justificacin de la auditora de
informacin, los objetivos, el modo de llevarla a cabo Los datos recopilados se podrn procesar con
y los recursos necesarios. Tambin es necesario el varias tcnicas estadsticas como las medidas de
apoyo de la direccin y de las personas claves por centralizacin, dispersin, probabilidad y series
su responsabilidad y nivel de acceso que tengan de temporales que permitirn conocer sobre el uso de
la informacin. la informacin dentro de las organizaciones

Las personas dentro de la organizacin que se deben Actualmente las auditoras de informacin se han
tomar en cuenta para realizar las auditoras deben desarrollado en todo el mundo, donde existen
ser: empresas consultoras (actividad de expertos que
parte de una previa auditora de informacin),
Persona con una responsabilidad en la dedicadas dentro de sus servicios a realizar
organizacin. auditoras informacionales. En nuestro pas existen

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pocas instituciones que brindan este servicio y se deficiencias. Las auditoras de informacin brindan,
han realizado no muchas investigaciones, faltando adems, la posibilidad de incrementar sensiblemente
todava el lograr que se convierta en una herramienta la cultura de la informacin dentro de la organizacin.
ms del trabajo cotidiano de nuestras instituciones Con el desarrollo actual de organizaciones
de informacin. vinculadas al sector de la informacin y del
La auditora como diagnstico de la utilizacin de la conocimiento se ha creado la necesidad de que sean
informacin en las organizaciones, establece la valorados los activos intangibles dentro del balance
situacin real y la ptima, por tanto, se recomienda econmico de una organizacin, as como el
que el informe a presentar de auditora debe: desarrollo de normas contables y de auditora que
reflejen el valor de estos activos, y ofrezcan un
Ser un documento breve, con resumen considerable beneficio a las organizaciones.
ejecutivo
Utilizar terminologa adecuada al destinatario En los momentos actuales de cambios, estrategias y
Destacar oportunidades, beneficios, amenazas, competitividad, al trabajador de la informacin le
riesgos y cumplimiento de los objetivos corresponde jugar un papel activo en el desarrollo
Proporcionar ejemplos de buen uso de la de esta herramienta metodolgica de grandes
informacin que crea valor cualidades y aplicabilidad para el desarrollo de la
Presentar propuestas a corto plazo y de poco gestin de informacin en las organizaciones
riesgo, que brinden acciones rpidas y actuales.
efectivas Metodologas para auditoras de
Contener aspectos nuevos a auditar, en caso Informacin
de que no se haya realizado una auditora
global, con detalles para su desarrollo y En la actualidad no se dispone de una metodologa
calendario o mtodo nico estandarizado para poner en prctica
una auditora de informacin. La literatura nos
Este informe final se presentar a la alta direccin, ofrece una clasificacin en cuanto a mtodos para
para luego difundirse al resto de la organizacin, desarrollar auditoras de informacin.
aunque se sugiere tener contactos a lo largo del
proceso con los implicados, con la finalidad de que - Mtodos coste-beneficios: realiza el anlisis
vayan conociendo adelantos del proceso. comparativo de productos y servicios en
funcin del coste y beneficios recibidos. Debe:
La auditora es un proceso
continuo, que requiere Definir los objetivos que el sistema tiene que
alcanzar
planificaciones peridicas, en Establecer mtodos alternativos
dependencia de la organizacin, y Determinar los costes de las alternativas
Establecer modelos que relacionen los costes
sobre todo de un seguimiento que de cada alternativa
evalu la puesta en marcha de las Establecer los criterios valorando los costes
recomendaciones. Luego de la estimados respecto a la efectividad mediante
la realizacin de una clasificacin de las
familiarizacin de las alternativas para identificar los ms
organizaciones con la realizacin prometedores
Estudiar los costes y beneficios
de auditoras, estas se realizaran
- Mtodo de aproximacin geogrfica de Gillman:
ms rpidas y si se emplea igual establece la relacin entre los diferentes
metodologa y estndares elementos despus que estos son identificados
resultar ms fcil contrastar los y consta de los siguientes estadios:

resultados. Educacin
De manera general las auditoras informacionales, Anlisis de necesidades
por su carcter, tienden a construir ms que a Anlisis de recursos
controlar, mejoran el desempeo de la organizacin Anlisis de los servicios existentes
y permiten adoptar posiciones correctivas ante las Establecimiento de necesidades y recursos

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- Mtodos de aproximacin hbrica: combina - Anlisis de los flujos de informacin: propuesta


componentes de los mtodos de coste- por Elizabeth Orna y basada en los flujos de
beneficio y la aproximacin geogrfica, informacin dinmicos. Su finalidad es el
haciendo hincapis en los costes y valores de establecimiento de una poltica de informacin
los componentes del sistema de informacin. corporativa. Tiene las siguientes fases:
Cuenta con las siguientes fases.
Investigacin
Relacin de los recursos que proporciona el Auditora de informacin
servicio de informacin Balance
Identificacin de las finalidades para las cuales Desarrollo de la poltica
los recursos de informacin se establecieron
en relacin con los objetivos corporativos - Soft Systems Methodology: este mtodo prev la
Identificacin de los servicios de informacin participacin de todos los agentes
proporcionados y las reas principales de involucrados en la informacin, el componente
concentracin ambiental, as como las percepciones y
Identificacin de las topologas de servicios actitudes de las personas. Cuenta con dos
proporcionados momentos:
Identificacin de la posicin del servicio de
informacin en relacin con la organizacin a Anlisis de requerimiento de informacin
la que pertenece Discusin y validacin
Coste y valores de la informacin - Mtodos combinados propuestos por Buchanan
Recomendaciones de mejora de la informacin y Gibas: surgen por la propia especificacin de
y el sistema de gestin de la informacin los anteriores mtodos. Cuenta con las
siguientes fases:
- Mtodos de gestin de auditoras de informacin:
es la auditora tradicional en conjunto con la Promocin
contabilidad y la consultora de gestin. En Investigacin
este caso, las metodologas ms generalizadas Anlisis
son las creadas por Burk, Horton y Orna, que Contabilizacin
tratan de identificar los informes emitidos y su Sntesis
finalidad y uso por parte de los destinatarios.
En ella se fijan los puntos siguientes: - Mtodo de auditora de informacin gerencial
propuesta por Chambers y Selim: analiza las
Inventario de la distribucin de la informacin debilidades del sistema de reporte. Los pasos
formal a modo de listas de los informes principales son:
producidos o utilizados
Consideracin de la finalidad del informe Inventariar la distribucin de informacin
respecto a la posicin jerrquica y formal obteniendo listas de reportes
responsabilidades del receptor producidos, usados y sus listas de circulacin
Identificacin de las debilidades en el sistema Considerar el propsito del reporte con relacin
de informes a la posicin jerrquica y responsabilidades
Identificacin de las reas prioritarias de mejora de cada receptor
Diseo de prototipo de cambios y test Identificar las debilidades en el sistema de
Implementacin de los cambios y evaluacin reportes, en primera instancia, al comparar los
de su utilidad reportes recibidos por personas que ocupan
niveles similares y luego establecer una
- Infomap, mtodo desarrollado por Burk y Horton: discusin con los auditados
brinda la posibilidad de descubrir, mapear y Identificar las reas prioritarias para efectuar
evaluar los recursos de informacin. Presenta mejoras a partir de consultoras con los
cuatro pasos: decidores
Proponer cambios de diseos y probarlos
Recopilacin de datos Implementar los cambios que han dado
Coste/valor resultados
Anlisis - Mtodo de auditoras operacionales asesoras,
Sntesis descrito por Gruber. Tiene como objetivo:

12 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006


Las Auditorias de informacin en las organizaciones

Definir el propsito del sistema auditado y se dice que es la ms amplia para identificar y definir
establecer cuan efectivamente se cumple los recursos de informacin de una organizacin,
Establecer si el propsito esta en proporciona una va para medir su coste y valor,
correspondencia con el objetivo y filosofa de subraya los problemas y oportunidades
la organizacin relacionados con las prcticas y polticas actuales
Chequear la eficiencia y eficacia con que se de gestin de informacin; aunque tambin recibe
utilizan, se contabilizan y se conservan los deficiencias como el ser un proceso largo en el
recursos tiempo, lo cual puede convertirlo en caro; que no
Determinar la utilidad y confiabilidad del sistema tiene en cuenta el contexto de la organizacin;
de informacin que apoya la organizacin altamente dependiente de los usuarios sin prestar
Asegurar el cumplimiento de obligaciones, atencin a cmo se utiliza la informacin y requiere
regulaciones y normas actualizaciones peridicas.
Otros enfoques metodolgicos sobre auditoras de Pese a todos estos inconvenientes que le achacan a
informacin son: esta metodologa, es posible su aplicacin en
cualquier organizacin y resulta una nica y valiosa
- Enfoque utilizado en la reingeniera del Servicio de herramienta para gerenciar sus recursos de
Informacin, de Arthur Andersen: propone el informacin.
perfeccionamiento de la estructura para
compartir el conocimiento y la definicin de la Todos los mtodos tienen su utilidad y resulta
infraestructura tecnolgica. recomendable conocer el propsito y alcance que
- Enfoque de Alfonso Cornella: actualiza las pretendemos lograr con la auditora de informacin.
herramientas metodolgicas y tecnolgicas De acuerdo con esto, debemos seleccionar la
que se pueden emplear para el monitoreo de la metodologa ms adecuada y si el estudio a realizar
informacin critica y considera a las personas, lo requiere ofrecer modificaciones en dependencias
con sus conocimientos, dentro de las fuentes de los intereses que se persiga durante la ejecucin
y recursos de informacin. de la auditora de informacin.

- Susan Henczel define la auditora de informacin Conclusiones


como una herramienta que puede ser usada no
solo para identificar los recursos de informacin Con la realizacin de este trabajo se lleg a las
sino adems los de conocimientos dentro de la siguientes conclusiones:
organizacin. Considerar la auditora como proceso continuo
- Israel Nez, con la metodologa AMIGA, propone y punto de partida para cualquier toma de
la elaboracin de mapas de conocimiento en la decisin en materia de informacin que deba
organizacin, ms all de los mapas de recursos abordar una organizacin.
de informacin y considerando a los recursos Proponer la auditora de informacin como una
humanos dentro de estos. herramienta de trabajo de uso cotidiano para
Estos enfoques utilizan los mtodos anteriormente propiciar cambios en la cultura de las
mencionados como base a sus metodologas, solo organizaciones y como base para la
que realizan de manera general algunas formulacin de polticas de informacin.
modificaciones, centradas fundamentalmente en
considerar a las personas y el conocimiento como Considerar la necesidad de desarrollar dentro
recursos importantes dentro de la organizacin. de la organizacin de la informacin en las
entidades una lnea de actividad en auditora
Los estudiosos del tema al reflexionar sobre estas de informacin, dada su importancia para el
metodologas establecen que ninguna de ellas por campo de la gestin de informacin, la
s sola proporciona un todo. Ellas cubren un inteligencia empresarial y por supuesto en la
propsito y alcance especfico. Algunos votan gestin del conocimiento.
porque el mtodo de Orna es el ms aplicable y til,
dependiendo siempre de los objetivos que se Practicar la auditora de informacin fortalecera
persiga con la auditora. el papel del profesional de la informacin como
En la literatura, la propuesta de Infomap, de Burk y consultor para la organizacin en materia de
Horton, se presenta como la ms utilizada. De ella informacin y gestin de conocimiento.

ciencias de la informacin 13
Vega

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