NORMATIVA INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS INTERNA POR ADMINISTRACION DIRECTA. eee No.4 2, REVISION | wy. 00 pacina | 1d09 Que, Que, Que, Que, Que, RESOLUCION No. 324 EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO CONSIDERANDO: el Concejo Metropolitano d2 Quito, mediante Ordenanza No. 0309, aprobada y sancionada el 16 de abril de 2010 cred la Empresa Publica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, que sucede a lal Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito “EMAAP-Q", en consecuencia asume| los derechos y obligaciones; derechos ltigiosos, en general asume los derechos y obligaciones| derivados de todos y cada uno de los actos y contratos celebrados por la Empresa que se extingue; y, el patrimonio que incluye bienes muebles e inmusbles, tangibles e intangibles; y, demas activos y pasivos| que hasta el 16 de abril de 2010, estaban en custodia, posesién y administracién de la EMAAP-Q", e! objetivo principal de la “Empresa Publica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento’, es lal prestacién de los servicios pablicos de agua potable y saneamiento; coordinar el mantenimiento de las| fuentes hidricas, de conformidad con el ordenamiento juridico nacional y metropolitano; el Art. 4 de la Ley Organica de Empresas Piblicas, define a la Empresa como una persona juridica de| derecho piiblico con patrimonio propio, dotada de autonomia presupuestaria, financiera, econdmica administrativa y de gestion; la Unidad de Auditoria Interna en el Examen Especial practicado a los desembolsos realizados por la Empresa en el “Revestimiznto del Tune! de Alcantarillado Jatunhuaycu’, por el periodo comprendido| entre el 13 de diciembre de 2007 y el 31 de agosto de 2009, efectud algunas recomendaciones, constantes en el Oficio N° 083-Al-2010 del 10 de mayo de 2010, entre elias, elaborar un Instructivo para la Ejecucion de Obras por Administracion Directa; el articulo 10 del “Reglamento de Determinacién de Etapas del Proceso de Ejecucion de Obras Prestacion de Servicios Publicos", emitido por la Contraloria General del Estado, mediante Acuerdo N° 817, de 18 de septiembre de 1991, publicado en el Registro Oficial N° 779, de 27 de los mismos mes y afio, establece que, “En esia etapa, la institucién decidira si la construccién del proyecto, se realizara por| administracion directa o por contrato, baséndose en el analisis del ambito de actividades de la entidad, de su capacidad técnica y administrativa, en la disponibilidad de recursos humanos y materiales, asi como en el estudio corporalivo del factor costo-beneficio de estas dos alternativas. Por administracion| directa se entiende la modalidad de construccién que emplea personal tecnico, mano de obra, personal administrativo y maquinaria pertenecientes a la institucion’ ELABORADQ REVISADO ‘APROBADO | cargo:FU DEPARTS PUBLICA ‘Cargo: DIRECTOR BJECUTIVO PRASA | Cargo; DIRECTOR JURIDICO io Nonibre:Dr..Juan Aguirre Ribadeneira | cargo: GERENTE GENERAL (Firma: 4 O4Yy/* Nombre: Ing. Othén Zevalios Moreno XY :NTO CONTRATAGION Cargo: GeRENTE TECNICO DE i INFRAESTRUCTURA Fecha: 2010 NOV 11 =.ConmORATNO Revision | w.. 00 MORBATAYA: INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS AMREREA, POR ADMINISTRACION DIRECTA FECHA, No.1 paca | 2de9 Que, en las "Normas de Control interno para las Entidades, Organismos del Sector Publico y de las Personas| Juridicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Publicos”, En actividades de Control, en la| Fase 408-14 sobre la Ejecucion de la obra por administracion directa, indica que, cuando la entidad| ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos , tendré que hacerlo de conformidad con| las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la Fase 408- 13. Que, el numeral 8 del Art 11 de la Ley Orgénica de Empresas Piblicas prevé como atribucién del Gerente General, el aprobar los reglamentos internos que requiera la empresa; y, Que, el literal h) del Art. 12 “Funciones Generales asignadas al Gerente General’ del Reglamento Organica Funcional de la Empresa establece la aprobacién de reglamentos intemos. En uso de la atribucién conferida en numeral 8 del Articulo 11 de la Ley Organica de Empresas Piblicas, concordante con la letra h) del Art 12 del Reglamento Orgénico Funcional de la Empresa Publica, RESUELVE: DICTAR EL “INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS POR ADMINISTRACION DIRECTA”. CAPITULO! De los Proyectos de Obras Publicas Art.1.- OBJETO.- Establecer las normas y atribuciones para ejecutar obras mediante administracion| directa, previa orden de inicio emitida por la Gerencia General o su delegado. Art.2.- AMBITO.- La aplicacién de este Instructivo corresponde a la Gerencia Técnica de Infraestructura, {que evaluara los proyectos de construccién, a fin de detectar aquellos que por sus caracteristicas especificas podrian ejecutarse por administracién directa y serén los encargados de la direccién, ‘organizacion, coordinacion y control de proyectos en ejecucién. Asi mismo le correspondera lal ‘administracién, distribucién y control del personal, materiales y equipos de acuerdo al preeupuesto y PAC aprobados, debiendo encargarse de la recopilacion, custodia y archivo de los documentos {écnicos de los proyectos ejecutados por administracion directa,contonatNo REVISION | 4. 00 MORMATIVA INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS INTERNA POR ADMINISTRACION DIRECTA FECHA No.1 Paina | 3de9 ‘Art.3.- DEFINICIONES.- Art. 4. Art. 5. Art. 6 L¢ Ejecucion de obra por Administracién Directa: Modalidad de construccién, que emplea personal] tecnico, mano de obra, personal administrative maquinaria, herramientas, pertenecientes a |a| institucion. Proyecto de obra publica: Conjunto de memorias, planos, especificaciones, célculos, presupuestos y| otros documentos técnicos, que establecen las caracteristicas y dimensiones de una obra publica, para su valoracion y ejecucion. Obra Publica: Trabajes de construccién, restauracion, conservacién, readecuacion, ampliacién o modificacion que realicen, en forma directa 0 indirecta, las entidades del sector publico. REQUISITO.- Pera le ejecucién de obras por administracién directa, la Gerencia Técnica de| Infraestructura, observara obligatoriamente un proceso de elapas sucesivas, que permita la] planificacion, ejecucién, control y mantenimiento idéneos de las obras, cumpliendo con los requisitos| minimos establecidos en el numeral 1.4 del Capitulo | de la Gula para la Ejecucién de Obras| Publicas por Administracion Directa emitido por la Contraloria General del Estado; CREACION DE LA UNIDAD EJECUTORA.- Una vez que se cuente con los estudios ¢ informes de| las Areas técnicas correspondientes, sobre la necesidad y conveniencia de ejecutar una obra por| administracién directa y con los recursos suficientes, la Gerencia General mediante Resolucién| motivada crear una Unidad Ejecutora que se encargara de llevar adelante la ejecucion y control de| los proyectos, para lo cual contaré con personal técnico, administrativo, operative y de apoyo, a fin] de garantizar la agilidad de los procesos. CAPITULO II Etapas de los proyectos de obras por administracion directa ETAPAS.- Los proyectos de obras puiblicas deben desarrollarse, en general, en las siguientes tapas: a) Prefactibilidad; b) Factibilidad: ) Financiacién; 4) Diserio definitivo; e) Modalidad de ejecucion; ) Construccién; y, 9) Mantenimiento: La division del proyecio en etapas tiene por objeto el que su estudio sea debidamente meditado| progresivo y completo. El detalle y complejidad de cada una de las fases estaran directamente| relacionados con la magnitud e importancia del proyecto, a) PREFACTIBILIDAD.- La etapa de prefactibilidad debe estudiar el proyecto en sus aspectos| relevantes, a base de las ideas generales, planteadas para alcanzar determinados objetivos, sin| incurrir en erogaciones que no se justifiquen plena y evidentemente o que seat desproporcionadas con relacién a la naturaleza de esta etapaconrorativo Bena DEMATIVE: INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS ee POR ADMINISTRACION DIRECTA. FECHA No.1 paca | 4a9 Se deberan cubrir as siguientes actividades - Recopilacién de la informacién existente respecto a la materia a la que se refiere el proyecto: - Analisis de los aspectos mas relevantes del proyecto; ~ Estableciniento de alternativas de solucion; - Estimativos de costo de cada una de las alternativas; = Conclusiones sobre los aspectos fundamentales; - Estudio preliminar de costo - beneficio de las altemmativas; - Estableciniento preliminar de plazos para las etapas del proyecto, y, - Presupuesto de la etapa siguiente, b) FACTIBILIDAD.-Se estudiara el proyecto en todos los espectos, a fin de que los resultados de e808 estudios constituyan elementos de juicio suficientes 0 plenos para que la entidad pueda tomar tuna decisién cefinitive sabre la ejecucién o abandono de aquél. Esta etapa cubriré las siguientes actividades: - Estudio de los aspectos econémicos del proyecto} - Estudio de los aspectos de ingenieria, con esquemas preliminares; - Estudio de los aspectos financieros para las etapas siguientes: - Planteamiento de las altemativas que ofrezca el proyecto; - Estudio de los plazos tentativos, por etapas, incluyendo la de construccién; - Estimacién de costos de las altemnativas, con la debida aproximacion; - Evaluacion de rentabilidad y costo beneficio de las alternativas: y, - Comparacién y seleccién de alternativas y recomendacién razonada de una de ellas 0 de abandonar el proyecto. ©) FINANCIACION.- Se estudiardn detalladamente todos los aspectos financieros que el rroyecto| implique, con definicién de las fuentes de financiamiento internas y extemas y determinacion con suficiente base documental, de la seguridad del flujo de fondos. Se deberan cuarir las siguientes actividades - Estimacién del costo del proyecto; - Estudio de allernativas de financiamiento; y, - Recomendacién razonada de una alternativa, con indicacion de ventajas y desventajas, d) _DISENO DEFINITIVO.- Se establecera, en forma detaliada, el diserio del proyecto definitivo, que permita realizar la construccion del proyecto. Disefo es la representacién y descripcién grafica y escrita de la obra que se trata de ejecutar, de tal manera que sea idénea y eficiente para su ejecucién: Se cubricn las siguientes actividades: 4. Estudios y célsulos; 2. Memorias descriptivas; jy 3: Blanes construcvos | 4. Especiicaciones técnicas; i |p /Ss revsion | 1. 00 Saar INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS ONTERMA POR ADMINISTRACION DIRECTA FECHA No.4 xcs | ses 5 Estudios de impacto ambiental 5. Analisis de prosios unas, & Presupuesto por rbrosy globe 7. Programas de trabajo, cronogramas valorados; 8. Plazos de construccién; y, 9. Recomendacién de la ampliacion o actualizacion del financiamiento, de ser necesario. e) MODALIDAD DE EJECUCION.- En esta etapa, Ia institucién decidiré que la construction del proyecto se realice por administracian directa, basandose en el analisis del émbito de actividades de| la entidad, de su capacidad técnica y administrativa en la disponibilidad de recursos humanos y| materiales, asi como en el estudio comparativo del factor costo ~ beneficio, EI Estudio comparativo analizara la capacidad de la entidad para ejecutar las obras, la experiencial de a insttucién, el plazo de construccién, el costo, el personal y maquinarias disponibles, que no afectan al cumplimiento de otras responsabilidades, y concluira con una recomendacién razonada| de la modalidad de ejecucion. Art. 7. EJECUCION DE UNA OBRA QUE CUENTA CON DISENOS DEFINITIVOS. Una vez que se cuente con los disefios definitvos y se haya cumplido fos siguientes requistos, la Gerencia General autorizard a la Unidad Ejecutora iniciar la ejecucién de la obra especifica a) Haber cumplido las etapas previas del proyecto, esto es: Prefactibilidad, factibilidad y evauaci6n, financiacion y disefo; ) Informe técnico en el que se demuestre la conveniencia de adoptar la modalidad de administracion directa con base en un estudio comparativo respecto a la contratacién global de los trabajos basandose en: ‘* Presupuesto referencial, elaborado por la Empresa; '* Programacién de la obra con el respective desglose de actividades, plazos e inversiones; y, * Certificacién de experiencia de la Empresa y su personal técnico asignado a la administracion de la construccion de la obra en ejecucién de proyectos similares, ) Detalle de los recursos disponibles para el proyecto a ejecutar, en lo humano, material y técnico que no comprometan o afecten el cumplimiento de otras responsabilidades, d) Esquema organizativo de la Empresa en el que consten las relaciones jerérquicas y la especificacion de las funciones del personal asignado a cada proyecto. e) CONSTRUCGION.- Comprende la ejecucién de la obra material y debe dividirse en sub etapas| valoradas de acuerdo con la naturaleza del proyecto. La iniciacién de esta etapa supone, necesariamente, la existencia de la disponibilidad financiera para su construccion. La instituci6n debera verificar los siguientes aspectos: _ = Que exista el fnanciamiento que garantice la ejecucién de la obra y provea el normal flujo de fondos; LI Que'e! proyecto se ejecute en conformidad con los documentos del disor; = Que los trabajos se cumplan de acuerdo con los cronagramas y previsiones de costo y gasto =__ Que se presenten y estudien, en forma regulary suficiente los informes de avance de la obre; fecoaronatine REVISION | W.. 00 PORTA: INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS enna POR ADMINISTRACION DIRECTA FECHA No. 4 Pacina | 609 = Que se de cumplimiento a la normativa interna vigente sobre seguridad industrial = Que se deterrrinen las causas y, de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa; y ~ Que los recursos humanos y materiales de la entidad, se utiicen adecuadamente. El control de geslién de los proyectos debera ser reportado, sus avances, en el Sistema MS Proyect f) MANTENIMIENTO.- La institucion esta obligada a ejecutar, en forma eficiente, efectiva, econémica y oportuna, el mantenimiento de las obras que son de su responsabilidad, bao una ~adecuada programacion, EI mantenimiento de las obras ejecutadas se iniciard tan pronto como se termine la construccién, misma que sera entregada mediante el acta de recepcién respectiva, a la Gerencia de area o Direccién correspondiente, segtin el caso. Art. 8.- DE LA FISCALIZACION.- Para la etapa de construccién la entidad, deberd establecer la supenisién y fiscalizacion obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del disefo | especificaciones que se ejecute por administracién directa. Los objetivos mas importantes de la labor fiscalizadora, son los siguientes: a) Vigilar y responsabilizarse por el fiel y estricto cumplimiento de los objetivos del proyecto a| ejecutarse por administracién directa, a fin de que la obra se ejecute de acuerdo a sus disefios| definitivos, especficaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los disefiadores y| normas técnicas aplicables. b) Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los disefiadores asi como imprevisiones lécnicas| que requieran de acciones correctivas inmediatas que conjuren la situacién. ) Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados, d) Conseguir de manera oportuna se den soluciones técnicas a problemas surgidos durante la| ejecucion del contrato. ) Obtener que el equipo y personal técnico de las construcciones sea idéneo y suficiente para la obra. ) Obtener informacién estadistica sobre personal materiales, equipos, condiciones climaticas, tiempo| trabajado, etc. del proyecto, g) Conseguir que los ejecutivos de la entidad se mantengan oportunamente informados del avance de| obra y problemas surgidos en la ejecucién del proyecto. Para que los objetivos puedan cumplirse dentro de los plazos acordados y con los costos progremados, a la fiscalizacion se le asigna, entre otras, las siguientes funciones, dependiendo del tipo ce obra, magnitud y complajidad del proyecto, 2) Revisién de los parametros fundamentales utiizados para los disefios contratados y elaboracisn o aprobacién de “planos para construccién’, de ser necesarios, fi b) Evaluacion pertitica del grado de cumplimiento de los programas de tabsio,// ; / (A ff fconronatNo REveIGN | eae NORMATIVA INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS INTERNA POR ADMINISTRAGION DIRECTA FECHA No.4 pacina | 709 ¢) Revision y actualizacion de los programas y cronogramas prasentados por la Unidad Ejecutora 4) Supervisar la ubicacién en el terreno, todas las referencias necesarias para la correcta ejectcién del proyecto, €) Sugerir durante el proceso constructive la adopcién de las medidas correctivas ylo soluciones| técnicas que estime necesarias en el disefio y construccién de las obras, inclusive aquellas referidas a métodos constructivos {) Supervisar las ediciones de las cantidades de obra ejecutadas, 9) Examiner cuidadosamente los materiales a emplear y controlar su buena calidad y la de los rubros| de trabajo, a través de ensayos de laboratorio que debera ejecutarse directamente o bajo la surervision| de su personal h) Resolver las dudas que surgieren en fa interpretacion de los planos, especificaciones, detalles| constructivos y scbre cualquier asunto técnico relativo al proyecto. i) Preparar periédicamente, los informes de fiscalizacién dirigidos @ la Unidad Ejecutora, que contendran por lo menos la siguiente informacion: = Analisis del estado de! proyecto en ejecucién, atendiendo a los aspectos econémicos, financieros y de avance de obra. = Calculo de cantidades de obra y determinacion de volimenes acumulados. ~ Informes de los resultados de los ensayos de laboratorio, y comentarios al respecto. = Anélisis y opinién sobre la calidad y cantidad del equipo dispuesto en obra ~ Analisis del personal técnico. ~ Informe estadistico sobre las condiciones climaticas de la zona del proyecto. ~ Referencia de las comunicaciones cursadas. = Cumplimiento del plan de manejo ambiental o medidas ambientales. = Otros aspectos importantes del proyecto. j) Calificar al personal técnico de la obra y recomendar reemplazo del personal que no saisfaga los requerimientos necesarios. k) Comprobar periédicamente que los equipos sean los minimos requeridos y se encuenten en buenas condiciones de uso, 1) Anotar en el libro de obra las observaciones, instrucciones 0 comentarios que a su criterio deben sser considerados_ para el mejor desarrollo de la obra, Aquellos que tengan especial importancia se consignaran adicionalmente por ofcio regular m) Verificar que la Unidad Ejecutora disponga de todos los disefios, especificaciones, programas, licencias y demas documentos. 1) Coordinar les actividades mas importantes del proceso constructivo, |, ©) Participar como observador en la recepcién informando sobre la calidad y cantidad de los (| trabajos ejecutados, ta legalidad y exactitud de los pagos realizados,NORMATIVA INTERNA No. 4 Revision | y.. 00 INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA FECHA pagina | Bde Art. 9.- Art. 10.- Art. 11 Art. 12. Art. 13.- 4 \p p) Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por la Unidad Ejecutora y sugerir las modificaciones que estime pertinentes, de ser el caso. 4g) Registrar en los planos de construccién todos los cambios introducidos durante la construccién, para obtener los pianos finales de la obra ejecutada, 1) En proyectos de importancia, prepararan memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos empleados en la construccién de las obras. 8) Expedir certiicados de aceptabilidad de equipos, materiales y obras o parte de elles. 4) Exigir a la Unidad Ejecutora el cumplimiento de las leyes laborables, ambientales y de seguridad industrial, asi como los procedimientos y normativa interna vigentes, ) Exigir a la Unidad Ejecutora el cumplimiento que tiene relacién con le Etapa N° 409-03 de la “Normas de Control Intemo para las Entidades, Organismos del Sector Publico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Publicos’, relacionadas al medio ambiente. DEL LIBRO DE OBRA.- E! Libro de Obra es una memoria de la construccién, que debe contener tna resefia cronolégica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos y sus pormenores, sive para controlar la ejecucién de la obra y para facilitar la supervision de la misma. La Unidad Ejecutora, responsable de la construccién deber mantener permanentemente en el sitio de la obra y bajo custodia inmediata del fiscalizador, un libro debidamente autorizado, empastado y prenumerado, en el que se anoten las instrucciones que el supervisor o fiscalizador emitan sobre la ejecucién de los trabajos. COMPILACION DE DOCUMENTOS.- Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, asi como los que resulten de la etapa de terminacién de las construccién seran archivadas por la Unidad Ejecutora Se efectuard esta recopllacién, para conservar los documentos como fuente de informacién estadistica e historica, como soporte técnico para el mantenimiento del proyecto y de los nuevos, proyectos de remodelecion, ampliacion y construcciones nuevas. REGISTRO DE COSTOS.- Para todas las etapas de un proyecto se _mantendran registros contables, que permiten la identificacién de costo de cada una de elias y de la obra en general. La obra que se ejecute, se convierte en acto to de Ia Empresa, por lo que se apllcara las normas de contabilidad que se establecen para su registro. RECEPCION DE OBRA.- La recepcién de la obra, sera realizada por una Comision designada por el Gerente General o su delegado, cumpliendo con los requisitos legales correspondientes, DE LA NORMATIVA APLICABLE.- La Unidad Ejecutora que se cree; asi como el personal que forme parte de ella, responsables de la ejecucién de las obras por administracién directa que realice la Empresa, se sujetaran al Reglamento de Determinacion de Etapas del Proceso de Ejecucion de Obras y Prestacion de Servicios Publicos, a la Guia para la Ejecucién de obras ‘ublicas por Administracion Directa, emitida por la Contraloria General del Estado, Norma:NORMATIVA INTERNA, No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA REVISION | 00 FECHA PAGINA | ode Técnicas correspondientes. En lo que sea aplicable la Ley Organica del Sistema Nacional de Contratacién Publica, su Reglamento General y Resoluciones del INCOP y demas normativa correspondiente. Dada en Quito, Distrito Metropolitano, el 7010 Hoy 14 a IngyOthén Zevallos Moreno GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA/“/ A