Está en la página 1de 63

GESTION DE PORTAFOLIO

DE PROYECTOS
Curso 1:
Introduccin a las GESTION DE PORTAFOLIO DE
PROYECTOS

Captulos:
1. La Gerencia de Proyectos de software
2. GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS
3. El proceso unificado
4. Gestin de Riesgos

Universidad Tecnolgica del Per - UTP


GESTION DE PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

Curso 1:
Introduccin a las GESTION DE PORTAFOLIO DE
PROYECTOS

Captulo 4:
Gestin de Riesgos

Universidad Tecnolgica del Per - UTP


GESTION DE PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

Captulo 4:
Gestin de Riesgos

Temas:
1. El Riesgo
2. El Proceso para la Gestin de Riesgos
3. Documentos RUP

GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS


GESTION DE PORTAFOLIO DE
PROYECTOS

Gestin de Riesgos
GESTION DE PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

Captulo 4:
Gestin de Riesgos

Temas:
1. El Riesgo

GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS


1. EL RIESGO

Cualquier evento futuro


incierto que puede
obstaculizar el logro de los
objetivos estratgicos,
operativos y/o financieros de
la organizacin.

Gestin de Riesgos
1. EL RIESGO
Una visin amplia del riesgo

Gestin de Riesgos
1. EL RIESGO

En el desarrollo de software un riesgo es


una variable que puede tomar un valor que
pueda disminuir la probabilidad de xito en
un proyecto o eliminarla por completo.

Gestin de Riesgos
1.1. DEFINICIONES

1 Evento de Riesgo

2 Gestin de Riesgos

1. El Riesgo
a) EVENTO DE RIESGO

Una ocurrencia futura posible y discreta que puede


afectar al proyecto para bien o para mal, como
oportunidades con resultados positivos o amenazas
con resultados negativos.
Ejemplo:
Las herramientas de desarrollo no fueron entregadas a
tiempo por el proveedor

Figura: http://1.bp.blogspot.com

1.1. Definiciones
a) EVENTO DE RIESGO
Caractersticas:
Situacionales
Interdependientes
Un evento de riesgo puede afectar a otros
Un riesgo puede causar otros
Dependientes de la magnitud
A mayor tasa de retorno, ms aceptable es
el riesgo
A mayor impacto, ms significativo es el
riesgo

Figura: http://francislz.files.wordpress.com/2007/08/domino.jpg

1.1. Definiciones
b) GESTIN DE RIESGOS

Un subconjunto de la gerencia de proyectos que


incluye los procesos requeridos para identificar,
cuantificar, responder y controlar los eventos de
riesgos.

Beneficios:
Minimiza a la gerencia de la crisis
Minimiza las sorpresas y los problemas
Ganar ventaja competitiva
Disminuye las variaciones del proyecto
Aumenta la probabilidad de xito
Aumenta la rentabilidad

1.1. Definiciones
1.2. TIPOS DE RIESGO

Si el Riesgo es todo lo que puede afectar el xito del


proyecto, entonces tenemos 2 tipos:

RIESGOS

DIRECTOS INDIRECTOS
(Se tiene el (No se tiene el
control) control)

1. El Riesgo
1.3. PRINCIPIOS BSICOS DE LA GESTIN DEL RIESGO

Todo es gestin del riesgo

Paranoia saludable

Apropiado

Sistemtico

Iterativo

1. El Riesgo
1.3. PRINCIPIOS BSICOS DE LA
GESTIN DEL RIESGO
Todo es gestin del riesgo,
Todo esta centrado en gestionar el riesgo
Paranoia saludable,
pensar razonablemente en todo lo que puede
ir mal
Apropiado,
El costo de la respuesta no debe ser mayor que
la prdida de impacto
Sistemtico,
identificacin de factores que ponen en peligro
el proyecto
Iterativo,
a lo largo del proyecto

1. El Riesgo
GESTION DE PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

Captulo 4:
Gestin de Riesgos

Temas:
2. El Proceso para la Gestin de
Riesgos

GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS


2. EL PROCESO PARA LA GESTIN DE
RIESGOS

Gestin del riesgo del proyecto

Incluye los procesos relacionados con llevar


a cabo la planificacin de la gestin, la
identificacin, el anlisis, la planificacin de
respuesta a los riesgos, as como su
monitoreo y control en un proyecto.
Gua del PMBOK
2008 Project Management Institute

Gestin de Riesgos
2. EL PROCESO PARA LA GESTIN DE RIESGOS

Identificacin

Evaluacin Anlisis
del Riesgo

Priorizacin
Manejo del
Riesgo
Planeamiento
del Manejo

Control del Resolucin


Riesgo

Monitoreo

Fuente: Software Risk Management, Boehm, 1989

Gestin de Riesgos
2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Es un proceso iterativo
Involucra a todo el equipo
Herramientas y tcnicas:
Revisin de documentos
Tormenta de ideas
Entrevistas
FODA
Lista de verificacin
Anlisis de supuestos
Tcnicas de diagramacin

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS
Tipo Riesgo
Organizacin El proyecto carece de un promotor efectivo en los superiores
Los despidos y las reducciones de la planilla reducen la capacidad del
equipo
Personal Las personas clave slo estn disponibles una parte del tiempo
No hay suficiente personal disponible para el proyecto
usuarios Los usuarios finales insisten en nuevos requerimientos
Los usuarios no tienen tiempo de revisar las especificaciones
Planificacin La presin excesiva en la planificacin reduce la productividad
La fecha final ha cambiado sin ajustarse al mbito del producto o a los
recursos disponibles
Proceso La burocracia produce un progreso ms lento del esperado
La gestin de riegos del proyecto de software consume ms tiempo del
esperado.
Utilizar lo ltimo en informtica alarga la planificacin de forma
Producto impredecible.
El desarrollo de funciones de software erroneas requiere volver a
disearlas e implementarlas
Entorno Los espacios estan sobreutilizados, son ruidosos o distraen
Las herramientas de desarrollo no estan disponibles en el momento
deseado

Lista de Riesgos

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Riesgos de Tamao y complejidad


Nmero de unidades de negocio
Dependencias con otros proyectos y/o sistemas
Tipo de proceso de negocio
Clculo de horas de esfuerzo

Riesgos de Organizacin
Objetivos del proyecto
Falta de prioridades
Apoyo del sponsor

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Riesgos de cronograma
Complejidad y secuencia de las tareas

Riesgos de Costo
Reduccin del cronograma: presiones, cliente

Riesgos de Requisitos
Requerimientos incorrectos
Requerimientos incompletos
Requerimientos inconsistentes
Requerimientos no realizables

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Riesgos de Calidad
Software no confiable: no funciona como debe ser por
periodos
Software no utilizable: difcil de utilizar o entrenar usuarios
Software de difcil mantenimiento: difcil de corregir
errores
Software no portable: entornos operativos

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

EDR - Estructura de Desglose de Riesgo o RBS (Risk


Breakdown Structure)
Enumera las categoras y subcategoras de donde
pueden surgir los riesgos para un proyecto tpico.
Un beneficio de este enfoque es que recuerda a los
participantes de un ejercicio de identificacin de riesgos
las muchas fuentes de donde pueden surgir riesgos del
proyecto.

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS
RBS (Risk Breakdown Structure)

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.2. ANLISIS DE RIESGOS

Determine la probabilidad y el impacto de cada


riesgo
IMPACTO
El efecto en los objetivos del proyecto si el riesgo ocurre.
La valoracin del impacto debera ser hecho antes de la
valoracin de la probabilidad de ocurrencia

PROBABILIDAD
Posibilidad de que el riesgo pueda ocurrir
Ver resultados histricos
Usar probabilidad matemtica

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.2. ANLISIS DE RIESGOS

Existen dos enfoques en el Anlisis de Riesgos

Anlisis Cualitativo
Anlisis Cuantitativo

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.2.1. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Evala la prioridad de los riesgos identificados usando


la probabilidad de la ocurrencia, el impacto
correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los
riesgos efectivamente ocurren, as como otros
factores como el plazo y la tolerancia al riesgo de las
restricciones del proyecto como: coste, cronograma,
alcance y calidad.

2.2. Anlisis de riesgos


2.2.1. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Probabilidad
Muy bajo = 1 Menor que 10%
Bajo = 2 10-25%
Moderado = 3 25-50%
Alto = 4 50-75%
Muy alto = 5 Mayor que 75%

Impacto
Desviacin mayor de 6 meses en calendario;
Catastrfico = 5 deslizamiento costo mayor del de 10%; reduccin
mayor del de 10% en funcionalidad del producto.

Desviacin menor de 6 meses en calendario;


Crtico = 4 deslizamiento de los costos menor del 10%; reduccin
menor del 10% en funcionalidad del producto

Desviacin menor de 3 meses en calendario;


Serio = 3 deslizamiento costo menor del de 5%; reduccin
menor del de 5% en funcionalidad del producto
Desviacin menor de 1 mes en calendario;
Menor = 2 deslizamiento costo menor del de 2%; reduccin
menor del de 2% en funcionalidad del producto
Insignificante = 1 Impacto insignificante en el proyecto

2.2. Anlisis de riesgos


2.2.1. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Ejemplo:

Tipo Riesgo Probabilidad Impacto


El proyecto carece de un promotor efectivo en los
Organizacin superiores 3 3
Los despidos y las reducciones de la planilla
reducen la capacidad del equipo 2 4
Las personas clave slo estn disponibles una parte
Personal del tiempo 5 4
No hay suficiente personal disponible para el
proyecto 3 5

2.2. Anlisis de riesgos


2.2.1. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

1 2 3 4 5
Impacto

Evaluacin (severidad)

ALTO Atencin requerida


MEDIO Evaluar
BAJO Monitorear

2.2. Anlisis de riesgos


2.2.1. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Acciones:
Crear un plan de respuesta para cada riesgo de nivel
alto
Evaluar los riesgos de nivel medio para determinar si
el impacto es muy severo y crear el plan de
respuesta si es necesario
Los riesgos de nivel bajo, podran ser considerados
como supuestos, para su posterior monitoreo
Actualizar el cronograma del proyecto con las
actividades asociadas al plan de gestin del riesgo
Evaluar peridicamente los riesgos (nuevos riesgos)
Monitorear el plan de gestin de riesgos para saber si
es efectivo

2.2. Anlisis de riesgos


2.2.2. ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Se realiza respecto a los riesgos priorizados en el


proceso Anlisis Cualitativo de Riesgos por tener un
posible impacto significativo sobre las demandas
concurrentes del proyecto.
El proceso analiza el efecto de esos riesgos y les
asigna una calificacin numrica
Tcnicas:
Simulacin de Montecarlo
Anlisis de rbol de Decisiones

2.2. Anlisis de riesgos


2.3. PRIORIZACIN DEL RIESGO

Es el proceso de clasificar aquellos riesgos que, si


ocurren, tendrn el mayor efecto sobre el proyecto.

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.3. PRIORIZACIN DEL RIESGO

A menudo se ordenan los de mayor prdida al tope o


los ms probables.

TIPs:
Priorice amenazas (grupo de proyecto)
Use una clasificacin cuantitativa si es posible, sino una
cualitativa.

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.3.1 VALOR ESPERADO

El valor esperado (VE)


VE = P * I
Es un valor producto del calculo P x I, esto se calcula a
partir que cada riesgo identificado tiene una P que
puede ser pesada contra su I
El VE a nivel de proyecto es igual a la suma de los VEs
para cada evento de riesgo
Es importante medirlo para tener una idea que tan
riesgoso puede ser un proyecto

2.3. Priorizacin del riesgo


2.3.1 VALOR ESPERADO

Valor
Riesgo Probabilidad Impacto
Esperado
El proyecto carece de un promotor efectivo en
los superiores 3 3 9
Los despidos y las reducciones de la planilla
reducen la capacidad del equipo 2 4 8
Las personas clave slo estn disponibles una
parte del tiempo 5 4 20
No hay suficiente personal disponible para el
proyecto 3 5 15

2.3. Priorizacin del riesgo


2.3.2 ORDENAR POR CRITICIDAD

Valor
Riesgo Probabilidad Impacto
Esperado
Las personas clave slo estn disponibles una
parte del tiempo 5 4 20
No hay suficiente personal disponible para el
proyecto 3 5 15
El proyecto carece de un promotor efectivo en
los superiores 3 3 9
Los despidos y las reducciones de la planilla
reducen la capacidad del equipo 2 4 8

2.3. Priorizacin del riesgo


2.3.3 SELECCIN

El equipo de proyecto decidir cules riesgos


direccionar, basado en la premisa:
Nunca habr suficiente tiempo y recursos para
responder a todos los riesgos.
Como herramientas para este proceso se puede
utilizar la evaluacin cualitativa, el valor esperado y la
clasificacin comparativa de riesgos.

2.3. Priorizacin del riesgo


2.4. PLAN DE GESTIN

Presupuesto

Roles Categoras

Plan de
Metodologa Calendario
Gestin

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.5. RESOLUCIN DE RIESGOS

Documentar un plan de respuestas


Asignar:
Recursos
Tareas o actividades de respuesta
Tiempo de solucin (de ser posible)
Duracion
Tipo Riesgo Prob. Imp. VE Responsable Actividades
(t)
Las personas clave slo estn disponibles
una parte del tiempo
Personal 5 4 20 J.Perez
No hay suficiente personal disponible para
el proyecto
3 5 15 J.Perez
El proyecto carece de un promotor
efectivo en los superiores
Organizacin 3 3 9 J.Perez
Los despidos y las reducciones de la
planilla reducen la capacidad del equipo
2 4 8 S.Rodriguez

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.5. RESOLUCIN DE RIESGOS

PMBOK 2008 sugiere las siguientes estrategias de


Respuesta:
Estrategias para Riesgos Estrategias para Riesgos
Negativos o Amenazas Positivos u Oportunidades
Evitar Explotar
Transferir Compartir
Mitigar Mejorar
Aceptar Aceptar

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.5.1. ESTRATEGIAS DE RESPUESTA

Transferir: Nosotros planeamos transferir todo o parte de


la gestin del riesgo a un tercero
Outsourcing
El tercero debera tener un expertise particular para
gestionar el riesgo
El riesgo no es eliminado

Aceptar: Nosotros aceptamos las consecuencias del


riesgo si ello ocurre
Riesgos de bajo impacto bajas probabilidad de
ocurrencia aquellos donde poco podemos hacer
sobre el riesgo
Aceptacin pasiva (afrontar) y activa (Plan de
contingencia)

2.5. Resolucin de riesgos


2.5.1. ESTRATEGIAS DE RESPUESTA

Evitar: Nosotros estamos consiente del riesgo y


rechazamos esta opcin por los posibles resultados
no favorables
Eliminar la condicin que est causando el
problema
Empleado para ciertas circunstancias nicas

Mitigar: Nosotros planeamos minimizar la


ocurrencia y efecto del riesgo
En muchos casos este es el camino a tomar
Tomar acciones proactivas para asegurar que
el riesgo no ocurra
Asegurar que el impacto del riesgo es
minimizado

2.5. Resolucin de riesgos


2.5.1. ESTRATEGIAS DE RESPUESTA

Duracion
Tipo Riesgo Prob. Imp. VE Responsable Actividades
(t)
Mitigar.- Solicitar formalmente con 2
Las personas clave slo estn A lo largo del
5 4 20 J.Perez semanas de anticipacin las reuniones
disponibles una parte del tiempo proyecto
Personal que se deseen tener
Mitigar.- Elaborar un calendario de
No hay suficiente personal disponible trabajo aprovechando los recursos Todo el
3 5 15 J.Perez
para el proyecto existentes y solicitar formalmente un proyecto
presupuesto para horas extras
El proyecto carece de un promotor Aceptar. - Efectuaremos el proyecto Todo el
efectivo en los superiores asumiendo el riesgo de ocurrir proyecto
Organizacin 3 3 9 J.Perez
Los despidos y las reducciones de la
planilla reducen la capacidad del Mitigar.- Motivar al personal con los A lo largo del
equipo recursos disponibles. proyecto
2 4 8 S.Rodriguez

2.5. Resolucin de riesgos


2.6. MONITOREO DEL RIESGO

Proceso de identificar, analizar y planificar


nuevos riesgos
Realizar el seguimiento de los riesgos
identificados y los que se encuentren en
supervisin
Volver a analizar riesgos existentes.

Figura: http://www.seguridad-pca.com.ar/images/monimgs.jpg

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.6. MONITOREO DEL RIESGO

Manejo y actualizacin de la lista de riesgos


Riesgos activos o inactivos.
Revisin de los planes de manejo de riesgos
Revisin del estado de los riesgos que estn siendo
mitigados
Revisiones peridicas :semanales
Avances del manejo: actualizacin del estado
Reevaluacin de los planes de mitigacin de riesgos
inactivos

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.6. MONITOREO DEL RIESGO

Top 10 - Lista de riesgos


Ranking
Ranking previo
Permanencia (semanas)
Nombre del riesgo
Estado de resolucin
Una buena prctica de bajo costo

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.6. MONITOREO DEL RIESGO

Comunicacin de riesgos
No tenga miedo difundir los riesgos
Use su juicio
El cielo se est cayendo vs.
distribucin de informacin

2. El proceso para la gestin de riesgos


2.6. MONITOREO DEL RIESGO

Problemas tpicos en la gestin de riesgos

Dificultades y desafos a considerar:


Riesgos no detectados
Riesgos no reconocidos
No hay proceso suficiente
Demasiado proceso
Trabas mas comunes:
No hay un plan de gestin de riesgo
Se efecta al inicio y no se actualiza
Se confunden problemas con riesgos
No se priorizan los riesgos
No se documentan las respuestas

2. El proceso para la gestin de riesgos


Documentos RUP
La Gestin del Riesgo
INTRODUCCIN A LAS
GESTION DE PORTAFOLIO
DE PROYECTOS
Captulo 4:
Gestin de Riesgos

Temas:
3. Documentos RUP

GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS


3. DOCUMENTOS RUP

Lista de Riesgos Plan de Gestin de


Riesgos

Gestin de Riesgos
3. DOCUMENTOS GP

En GP la evaluacin del riesgo es un proceso


continuo; los riesgos van cambiando en el tiempo.
Las primeras iteraciones enfrentan los mayores
riesgos
Los riesgos guan el plan de iteraciones, las
iteraciones en si son planeadas para atacar ciertos
riesgos en particular, intentar limitar un riesgo o
reducirlo.
Los riesgos se identifica para poder anticiparnos a
ellos o mitigarlos a travs de estrategias definidas.
El Business Case considera la lista de riesgos para
ser considerado como parte del costo a asumir.

Gestin de Riesgos
3.1. EL PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

3. Documentos RUP
3.1. EL PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Tarea: Desarrollar el Plan de Gestin de Riegos


Esta tarea describe cmo crear un plan documentado
para identificar, analizar y priorizar riesgos, as como para
identificar las estrategias de gestin de los riesgos ms
significativos del proyecto.

3. Documentos RUP
3.1. EL PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Detalla:
Cmo gestionar los riesgos.
Tareas de gestin de riesgos
Responsabilidades asignadas
Cualquier recurso adicional

3. Documentos RUP
3.1. EL PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Pasos para elaborar el Plan de Gestin de Riesgos:


Definir herramientas para el procedimiento de
gestin de riesgos
Crear la lista de riesgos inicial
Asignar el equipo de gestin de riesgos
Decidir estrategias para gestionar los 10
primeros riesgos
Definir indicadores para los 10 primeros riesgos
Establecer la planificacin para el informe y las
revisiones de riesgos

3. Documentos RUP
3.2 LISTA DE RIESGOS

Fase:
Inception

Actividad:
Concebir un nuevo proyecto

3. Documentos RUP
3.2 LISTA DE RIESGOS

Tarea: Identificar y valorar los riesgos


En esta tarea se describe cmo identificar, analizar y
priorizar los riesgos del proyecto, y cmo determinar las
estrategias de gestin de riesgos adecuadas y reflejarlas
en la lista de riesgos del proyecto.

Objetivos:
Identificar, analizar y priorizar los riesgos del
proyecto
Determinar las estrategias de gestin de
riesgos adecuadas
Actualizar la lista de riesgos para reflejar el
estado actual del proyecto

3. Documentos RUP
3.2 LISTA DE RIESGOS

Este artefacto es una lista ordenada de riesgos


conocidos y abiertos del proyecto, ordenados en
orden decreciente de importancia y asociados con la
mitigacin especfica o las acciones de contingencia.

3. Documentos RUP
3.2 LISTA DE RIESGOS

Pasos para elaborar la Lista de Riesgos:


Identificar los Riesgos potenciales
Analizar y priorizar los Riesgos
Identificar las estrategias de cobertura de Riesgos
Identificar las Estrategias de Mitigacin
Identificar las Estrategias de Contingencia
Revisar los Riesgos durante la Iteracin
Revisar los Riesgos al final de la Iteracin

3. Documentos GP
LABORATORIO N 5

En este laboratorio, usted:


Elabora el Plan de Gestin de Riesgos
Efecta el Anlisis de riesgos y elabora la lista de Riesgos

Universidad Tecnolgica del Per - UTP