Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

Controle de Verses
Verso Data Autor Notas da Reviso

Sumrio
1 OBJETIVO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES 2
2 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES ................... 2
3 ENTRADAS E FERRAMENTAS PARA OS PROCESSOS .............................. 2
3.1 REQUISITOS DE COMUNICAO DAS PARTES INTERESSADAS ............................... 2
3.2 INFORMAES A SEREM COMUNICADAS .............................................................. 2
3.3 TECNOLOGIAS E FERRAMENTAS USADOS PARA COMUNICAR ............................... 3
4 DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS USADOS PARA COMUNICAR.......... 3
4.1 COMUNICAO GERAL ........................................................................................ 3
4.2 STATUS REPORT / RELATRIO DE DESEMPENHO ................................................. 3
4.3 GERNCIA DE REUNIES ..................................................................................... 4
4.4 GERNCIA DE QUESTES E PROBLEMAS .............................................................. 4
4.5 PLANO DE ESCALONAMENTO .............................................................................. 5
5 EVENTOS DA COMUNICAO ........................................................................ 5
6 ANEXOS .................................................................................................................. 5

Document1 Pgina 1 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br

 Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

1 Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes

[Descreva o objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes.]

Gerenciar as comunicaes do projeto requer um Plano de gerenciamento das comunicaes

desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto englobando os processos
necessrios para assegurar que as informaes do projeto sejam geradas, coletadas,
distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O Plano de gerenciamento das comunicaes descreve de forma clara como as comunicaes

do projeto sero planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em
relao a todo o ciclo de vida das informaes usadas no projeto (da sua gerao e coleta at o
seu armazenamento e possvel descarte).

Abaixo esto descritos os processos usados para atender esses objetivos.

2 Processos do Gerenciamento das Comunicaes

[Descreva os processos de Gerenciamento das comunicaes do projeto a serem adotados no projeto. ]

Planejar o gerenciamento das comunicaes

Processo de descrever de forma detalhada e clara neste plano como as comunicaes
do projeto sero planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas com base nas
necessidades de informao, requisitos das partes interessadas e os ativos
organizacionais disponveis.

Gerenciar as comunicaes
Processo de colocar as informaes necessrias disposio das partes interessadas
no projeto, conforme descrito neste plano.

Controlar as comunicaes
Processo de monitorar e controlar as comunicaes para garantir que as necessidades
de informao das partes interessadas sejam atendidas, conforme descrito neste
plano.

3 Entradas e Ferramentas para os Processos

3.1 Requisitos de comunicao das partes interessadas
[Defina os requisitos de comunicao das partes interessadas individualmente e/ou por grupo]
[Exemplo:
Os requisitos de comunicaes esto documentados no Registro das partes interessadas em anexo.
]

3.2 Informaes a serem comunicadas

[Determine como as informaes do projeto sero geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada. ]
[Exemplo:
As informaes a serem disponibilizadas esto detalhadas na Matriz de Comunicao em anexo.

Document1 Pgina 2 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br

 Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

3.3 Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar

[Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar. Descreva como sero usadas. ]

4 Diretrizes e procedimentos usados para comunicar

[Quando existirem diretrizes e procedimentos especficos para comunicar, descreva-os abaixo: ]
[Abaixo algumas sees sugeridas com seus respectivos exemplos]

4.1 Comunicao geral

Todos os procedimentos relacionados a comunicao devem seguir as polticas e
procedimentos adotados pela empresa e pelo seu Escritrio de Projetos.
Normalmente, estas polticas e procedimentos esto documentados no sistema de gesto da
qualidade ou na metodologia de gerenciamento de projetos.

A comunicao tem como principais objetivos:

Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas
para atender os objetivos do projeto;
Fornecer as ligaes crticas entre pessoas e informaes necessrias para comunicaes
bem-sucedidas;
Garantir a gerao, disseminao, armazenamento, recuperao e descarte de
informaes do projeto;
Manter as partes interessadas alinhadas.

Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a
somente as pessoas autorizadas:
Classificao Pessoas autorizadas Comentrios
Confidencial-GP Equipe de gerenciamento do
projeto
Confidencial Equipe do projeto
Privada Toda empresa
Pblica Sem restrio

4.2 Status Report / Relatrio de desempenho

O Status Report um documento ou apresentao que demonstra as informaes mais
relevantes sobre o projeto para as partes interessadas.
Tem como principais objetivos:
Informar: Deixar todos na mesma pgina. Pode conter:
o Sumrio Executivo
o Indicadores (Prazo, Custos, Escopo, Comunicao, ...)
o Atividades realizadas no perodo do Status Report;
o Atividades em andamento;

Document1 Pgina 3 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br

 Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

o Atividades a serem concludas no prximo perodo;

o Atividades a serem iniciadas no prximo perodo;
o Previses
Tomar decises: Resolver as questes que esto impactando no andamento do
projeto. Pode conter:
o Pontos de ateno e aes ou alternativas para resolv-los.

Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:

Planos de recuperao para atividades com atraso;
Planos de ao corretiva para problemas esperados;
Resoluo para itens de ao associados;
Issues Log

4.3 Gerncia de reunies

Toda reunio do projeto dever ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas
prticas abaixo:
Prepare-se - Planejamento-Pr:
Definir pauta (objetivos e tpicos a serem discutidos)
Escolher participantes (somente os necessrios) e convoc-los com a pauta
Preparar a reunio (Identificar as informaes necessrias e providenciar)
Realizao-Durante
Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critrios de tomada de deciso
Registrar principais decises, aes c/ responsvel e prazo
Determinar data da prxima reunio quando necessrio
Acompanhamento-Ps
Distribuir ata rapidamente
Monitorar as aes e comunicar correes de desvios, progressos,

Para evitar problemas nas conferncias via vdeo e udio, verifique os itens abaixo:
Deixe muito claro no convite os procedimentos e pr-requisitos
Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
Certifique que os participantes possuem os pr-requisitos

4.4 Gerncia de questes e problemas

O gerente de projeto (GP) deve registrar todas as questes e problemas ocorridos no projeto
no registro das questes, mais conhecido pelo termo em ingls, Issues Log.
O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua soluo, e deve, inicialmente, definir e
classificar as questes com base na urgncia e no impacto potencial.
Depois, para cada problema ou questo do projeto, o GP deve:
Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento
descrito abaixo;
Selecionar a melhor soluo;
Gerar as aes com responsvel e data de trmino;

Document1 Pgina 4 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br

 Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

Acompanhar o andamento das aes;

Divulgar a soluo e garantir o alinhamento dos envolvidos na soluo;
Facilitar a comunicao;
Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;
Sempre lembrando de envolver os responsveis para tomar as decises e para executar as
aes.
As questes no resolvidas ou mal resolvidas so fontes de conflitos e de atrasos no projeto e
muitas vezes, causa do cancelamento ou suspenso do projeto.
Alm disso, sero feitas reunies de lies aprendidas para analisar as solues dos problemas
de modo a garantir que o problema no se repita o que pode implicar em atualizar
procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras atividades.
As lies aprendidas ocorrero no trmino de cada fase do projeto e sempre que o gerente de
projeto julgar necessrio.

4.5 Plano de Escalonamento

Criado para agilizar as decises determinando nveis de alada dentro da hierarquia do projeto
e de determinados assuntos especficos.
O Plano de escalonamento tambm usado para reunir agilmente as pessoas envolvidas na
tomada de deciso.
O gerente de projeto o responsvel por acionar os envolvidos para solucionar as questes.

Nvel de
Cargo/Funo Nome Quando acionar
Escalonamento
At Eduardo Montes, Aprovao de oramento
Gerente de Projeto
R$500,00/Ms PMP adicional
At Aprovao de oramento
Cliente Joo Montes
R$1.000,00/Ms adicional
At Patrocinador do Alessandra Aprovao de oramento
R$5.000,00/Ms Projeto Montes adicional
Acima de Aprovao de oramento
Comit do Projeto
R$5.000,00 adicional

5 Eventos da comunicao
[Descreva os principais eventos de comunicao do projeto. Caso eles j estiverem detalhados na matriz de comunicao, exclua a
seo ou redunde caso queira enfatiz-los.
Para um melhor detalhamento incluir um cronograma com os eventos da comunicao. ]

6 Anexos
Matriz de Comunicao
Templates usados de acordo com a matriz de comunicao
Templates de e-mails
Glossrio do Projeto

Document1 Pgina 5 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br

 Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

Aprovaes
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto

Document1 Pgina 6 de 6

PMO Escritrio de Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br