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MS WORD 2013

Tutorial del programa de Word 2013


APRENDIZAJE ELECTRNICO PARA EL CURSO DE
OFIMTICA INTERMEDIA
ESCUELA DEL MINISTERIO PBLICO
E LEARNING

2016
NDICE
Contenidos
Sesin 1: Reconociendo los diseos, estilos de pgina y plantillas
Estilos, aplicar un estilo y modificar los formatos de un estilo
Eliminar, cambiar el nombre y mostrar estilos
Diseo de documentos, imgenes
Columnas, WorArt y Letra capital
Encabezados y pie de pgina
Sesin 2. Crear Plantillas
Crear una plantilla
Elementos que se guardan en una plantilla
Modificar una plantilla
Crear plantillas a partir de documentos Word
Sesin 3. Combinar correspondencia
Combinar correspondencia
La pestaa Correspondencia
Campos de combinacin
Filtrar destinatarios
Combinar en correo electrnico
Sesin 4. Compartir documentos y Formularios
Compartir documentos
La pestaa revisar
Formularios
Proteger formularios
Sesin 5. Referencias cruzadas, ttulo y marcador
Marcadores
Insertar marcadores
Referencia cruzada
Ttulo
Notas al pie y notas al final
Mostrar los marcadores de un documento
Sesin 6. Documentos en Lnea y macros
Hipervnculos.
Tipos de hipervnculos.
Introduccin a Macros
Creacin de una Macro
Eliminacin de una Macro

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BIENAVENTURADO

EL

QUE

COMIENZA POR EDUCARSE ANTES DE


DEDICARSE A PERFECCIONAR A LOS
DEMS.

JUAN C. ABELLA

RECONOCIENDO LOS DISEOS, ESTILOS DE PGINA


Y PLANTILLAS

COMPETENCIA
SE

INTRODUCE EN EL RECONOCIENDO DE LOS DISEOS ,


PGINA Y PLANTILLAS

ESTILOS DE

CONTENIDO
ESTILOS, APLICAR UN ESTILO Y MODIFICAR LOS
FORMATOS DE UN ESTILO

ELIMINAR, CAMBIAR EL NOMBRE Y MOSTRAR ESTILOS


DISEO DE DOCUMENTOS
IMGENES
COLUMNAS
WORD ART
LETRA CAPITAL

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1.

CONOCIENDO LOS ESTILOS DE WORD


Diseando nuestro documento
Reconociendo los diseos, estilos de pgina y plantillas

1.1. PARA QU SIRVEN LOS ESTILOS EN WORD?


Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el
mismo (o
cul es su naturaleza) y para darle un formato profesional.

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver
todos los
estilos disponibles y ms opciones (Crear estilo, Borrar formato y Aplicar estilos)

Pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.

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APLICAR Y QUITAR ESTILOS
Tambin podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello,
debers
seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Es importante que no los escojas por motivos estticos, sino por ser la etiqueta
ms adecuada
para el tipo de texto. El formato se puede modificar, as que no debemos
preocuparnos por
l. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin
de la
verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y
aplicar el primer
estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir cambiarlo.
Por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos distintos
en un
mismo prrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestin, desplegar el
men que
muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

Tambin dispones de la opcin


Borrar todo en el panel de
Estilos,
que
funciona
exactamente igual.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA

Competencia. Aplica diferentes estilos

Ejercicio 1: Redacta un documento, o busca informacin de internet Los comienzos


de la
red y pgalo sin formato en el documento de Word
Abre Word para empezar a trabajar en un documento en blanco.
Escribe el texto:
Los comienzos de la red
Internet surgi a partir de un proyecto militar.
Para mostrar el panel de estilos, haz clic en el pequeo botn que hay en la
esquina inferior
derecha del grupo Estilos. Ms
Selecciona la primera palabra, Internet, y haz clic en Ttulo 1 en el panel.
Selecciona la segunda lnea de texto y pulsa esta vez en Ttulo 2.
Luego, haz clic en Borrar todo para eliminar el estilo. Quedar seleccionado el
estilo
Normal.
Selecciona ahora el estilo Sin espaciado. Observars que disminuye la separacin
entre
lneas.
Cierra el documento y guarda los cambios.

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APARIENCIA DE LOS ESTILOS
Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto global
modificando los
estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho ms rpida utilizando los
temas y los
conjuntos de estilos integrados. En ambos casos conviene revisar bien el documento
para ver los
cambios efectuados.
Los estilos estn relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto
al
documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos.
Si pulsamos los botones Colores y Fuentes podremos combinar distintas
configuraciones
de colores y fuentes que estarn definidos en los Temas de que dispongamos.

Desde la pestaa Diseo puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al


hacer clic
en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y prrafo de todo el
documento.
No se puede aplicar slo a una seleccin del texto.

Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos
juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botn y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El
nuevo
conjunto de estilos aparecer en el panel dentro de Personalizados, junto a los
conjuntos de
estilos Integrados.
1.2. CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre
tendremos la opcin
de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
Lo primero ser aplicar un estilo ya existente.
Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos
interesa.
Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, lo aplicamos a un texto y
desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botn Nuevo estilo.

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Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el

siguiente.
Aqu podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de
fuente,
negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes. La
vista previa y
el cuadro de resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una
idea del
resultado final.

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1.3. DISEO DEL DOCUMENTO
Recuerda que en el Office 2013 tenemos dos pestaas de Diseo, pero trabajaremos
con la pestaa
DISEO - NO con Diseo de Pgina.

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones
que tienen
que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir
siendo el mismo.

La presentacin del documento es importante. No


slo por elegancia, sino tambin para facilitar y
motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita
mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen
resultados espectaculares.

En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de
las ms
generales a las ms especficas:
Aplicar un tema.
Incluir una portada y cambiar el color de pgina.
Modificar el formato del texto.
Modificar el formato de los prrafos.
Utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y cmo copiar
el formato
de un texto a otro.

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Dentro de la pestaa DISEO encontramos lo siguiente:

1.3.1. LOS TEMAS


Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los
estilos, que
introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.
Y as con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el
documento,
porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiarn su formato por
completo
con un nico clic.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya vez que dispones de una larga lista
de opciones (observa
que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas
personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo
que buscamos, y utilizar
los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros
temas. De este modo,
podramos.
Por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la
combinacin de colores del
tema Austin, la combinacin de fuentes del tema Chincheta y los efectos del tema
Ejecutivo. Con esta
mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos conservar para futuros
proyectos pulsando
el botn Guardar tema actual.

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Y por qu debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de
especificarlos nosotros?

La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar


al completo el tema

1.3.2. CAMBIAR EL FONDO DE PGINA


Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el
fondo de las
pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del
papel de
impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo
de pgina >
grupo Fondo de pgina.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las
pginas a
la vez:

Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por


ejemplo, Confidencial o
Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el
que quieras del listado:

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Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca
de agua2. Si lo que
quieres es personalizarla porque ningn texto se adapta a tus necesidades o quieres
que la marca de agua
sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa), luego te explicamos cmo
hacerlo.

Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de
colores.

Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el


que quieres en
la paleta, pulsa Ms colores. Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no
sean
simplemente de un color sino que utilicen degradados, texturas y tramas.

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1.3.3. BORDES DE PGINA .
Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

Recuerda que tienes 3


pestaas, de la cuales
debes elegir la pestaa
que vas a trabajar. En
este caso si deseas
colocar
caratulas,
debes elegir la pestaa
Borde de pgina e ir a
ARTE

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.


Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o
Personalizado. El
cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul.
Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una
consecuencia de
dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color
(cuando el
programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo

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Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma
predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que
hay a su
lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin
tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...

Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles.
Podrs utilizar las
tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele
tener un color
muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo

Veremos una de las opciones del DISEO DE PGINA


Dentro del Diseo de Pgina en la versin del 2013
encontramos a las famosas columnas. En el office 2010 todo lo encontrbamos en
DISEO DE
PGINA.

1.4. COLUMNAS
Una columna es como una forma de separar una hoja; tenerla bien ordenada y que las
letras no se
pasen a otro lado. Tambin sirven para hacer trpticos
Pasos para crear columnas
Seleccionar el texto; sin dejar espacio, ni seleccionando espacios.
Haz clic en el botn Columnas de la cinta de opciones, ficha Diseo de pgina,
grupo
Configurar pgina.
Podras elegir ya el icono de tres columnas pero pulsa en Ms columnas para ver
cuadro de
dilogo que aparece. Indica ahora el nmero de columnas para esa seccin.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Aplica temas al documento

Ejercicio 1:
En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un tema,
Baja informacin de internet, puede ser la biografa de algn artista, cpiala como
texto sin
formato y pgala en un documento vaco de Word.
Edita un texto, crea tu propio formato de texto.
Ahora selecciona la pestaa Diseo.
Pulsa el botn Temas. El tema por defecto es Office.
Elige el tema Aspecto, haciendo clic en l. Observa el cambio.
Despliega de nuevo el men y elige el tema Espiral.
Repite la operacin con In, Orgnico y Retrospectiva. Dejaremos este ltimo.
Junto al botn Temas encontrars los botones Colores del tema y Fuentes del tema.
Haz
clic en uno de ellos y pasa el cursor sin clicar sobre las distintas opciones.
Luego, repite la
operacin con el otro. Lo interesante es que vayas viendo cmo cambia el aspecto
del
documento, y cmo se van aplicando previsualizaciones del resultado, no es
necesario
hacer clic para modificar los valores.
Guarda los cambios como una copia en tu carpeta Mis documentos, o en la que ests
utilizando para guardar los documentos del curso. La utilizars en posteriores
ejercicios.

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1.4.1. MEN INSERTAR
INSERTAR W ORDART
WordArt es texto decorativo que se puede agregar a un documento. Es posible
realizar cambios a
WordArt, como el tamao de fuente y el color del texto, mediante las opciones de
herramientas de
dibujo disponibles automticamente despus de insertar o seleccionar el elemento de
WordArt en
un documento.
Pasos para Insertar WordArt:
1. Haga clic en men INSERTAR.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en WordArt.
3. Haga clic en cualquier estilo de WordArt y comience a escribir.

Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer
es hacer clic sobre la
que ms nos guste.

A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado. Si


hemos
seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya
escrito
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para
cambiar aspectos como
la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier
otro texto.

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Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio
camino de ser
imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las
Herramientas de
dibujo, con una pestaa de Formato.
Realizar cambios en WordArt
Haga clic en cualquier parte del texto de WordArt que desee cambiar.
En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, haga clic en cualquier opcin.
Por ejemplo, puede cambiar la direccin del texto de WordArt si hace clic en
Direccin del texto,
en el grupo Texto y elige una nueva direccin.

1.4.2. INSERTAR LETRA CAPITAL.


La letra capital no es ms que la letra que se pone al comenzar un texto y es ms
grande que las
dems. Esta puede ser de dos maneras: la capital y la capital incluida en el
margen.
Debemos hacer clic en el prrafo que deseemos iniciar con este tipo de letra, es
importante que
sepamos que el prrafo debe contener texto.
Pasos para insertar la letra capital:
Seleccionar la letra de un prrafo
Ir a men INSERTAR
Elegir LETRA CAPITAL (est al lado del WordArt)
En el grupo de texto en la pestaa insertar, debemos hacer clic en letra capital:

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1.4.3. IMGENES Y GRFICOS
Para insertar imgenes en nos vamos a la pestaa INSERTAR como se
muestra en la imagen.
Observemos las herramientas que utilizamos para insertar imgenes, grficos y
formas:

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
Estos
grficos tambin son vectoriales.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestaas
que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las
imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva.

1.4.4. EDICIN DE IMGENES


Cuando insertamos una imagen por ejemplo: La que vemos en pantalla nos aparece las
opciones de Diseo al costado de la imagen. Y podemos colocar la imagen, atrs del
texto,
delate del texto, cuadrado, etc.

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INSERTAR IMGENES PREDISEADAS
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral. Imgenes
prediseadas

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si


lo
dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al
escribir
motocicleta aparecen las imgenes que tengan relacin con ese concepto.
Insertar imgenes desde archivo
En este caso haremos clic en la opcin Imagen. Se abrir una ventana similar a la
que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, que ya
conocemos.

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Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedar
enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de
imagen
agrupadas en la pestaa Formato.

Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se
pueden arrastrar para
modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados
entre cada uno de los
crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de
cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centmetros.

Si lo que queremos no es
redimensionarla,
sino
recortarla para quedarnos con slo una parte de la imagen, tambin lo podremos
hacer desde aqu
con la herramienta Recortar.
Al hacer clic sobre ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen.
Lo nico que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir
arrastrando.
Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de la imagen
se aplicar
el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms
amplia la zona
de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

1.4.5.

ESTILOS DE IMAGEN
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la
imagen de un
contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y
relieves.

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Para ver el listado completo de estilos:
Clic en el botn Ms situado justo en la esquina inferior
derecha de la muestra que hay en la cinta.
Con los botones Contorno, Efectos y Diseo de imagen
Podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto
del que hayamos aplicado.
AJUSTES
En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez,
brillo y contraste de una
forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word lo que
hace es mostrar un
conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la
opcin de colorear
la imagen, tambin con el mismo sistema de pre visualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de
unas Opciones que
abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se
suelen aplicar
en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden
resultar tiles para
dar un efecto curioso a una imagen de portada.
ORGANIZAR
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten
posicionar, voltear,
alinear y ajustar la imagen a su contexto.
Posicin ajusta la imagen
respecto a la pgina. En
cambio, Ajustar texto: Ajusta la
imagen respecto del texto que
la rodea.
Girar. Muestra un men con
diferentes opciones de giro y
volteo aplicables a la imagen.

Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con ms de


una imagen a
la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una nica imagen,
alinearlas o
definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al frente y
Enviar al fondo.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre
dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y
tamao para devolver a la imagen su aspecto original.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Diseo de documentos (10 puntos)
Ejercicio 1:
En este ejercicio practicaremos cmo disear un documento con imgenes, columnas,
marcos, y
letra capital. Observa la imagen para que puedas desarrollar algo similar al
modelo.
Copia la informacin que se ha otorgado lneas abajo, y pgala en un documento
vaco de
Word, en una hoja de forma horizontal A4 con sus mrgenes 2.5 para todos sus lados
Edita el texto, trata de guiarte del modelo.
Justifica el texto Control + J
Cuando tengas todo el documento justificado y ordenado como se muestra en la imagen
agrega las columnas (dos columnas).
Inserta las imgenes, como observars tienes 4 imgenes insertadas, una de ellas
detrs del
texto.
Insertar los textos Info competencia y biografa, dentro de un cuadro de texto, y
el ttulo
Campeona lo puedes hacer en un WordArt, o un cuadro de texto, es su eleccin.
Agregar color de pgina, si lo cree conveniente.
Agrega bordes de prrafo como se observa en la imagen.
Por ultimo aplica letra capital en el prrafo Del mundo.
Observa detenidamente el modelo y crea un diseo superior.
Recuerda, est en una hoja horizontal, el estilo de letra y tamao es a su estilo,
pero todo
debe estar en una sola hoja.
Texto a copiar:
Sofia mulanovich aljovn naci en Lima el 24 de junio de 1983. Sus padres son
Herbert Mulanovich Barreda Ins Aljovn de Mulanovich. Tiene 2 hermanos,el mayor
Herbert
y Matias el menor.
Sofi estudio en el colegio San Silvestre y desde chica tuvo aficin por el mar.
Aprendio a nadar a los tres aos en la academia de Walter Ledgard y destac en su
colegio como nadadora.
Comenz a correr olas en morey bugui a los cinco aos en la playa de Mncora.
A los nueve aos cambi con mucho entusiasmo a tabla hawaiana. Su primer entrenador
desde muy chiquita fue
Roberto Meza, luego Maggo de la rosa la entren cuando comenz a competir en el
extranjero.
A los 12 aos viaj acompaante a un campeonato internacional a Guadalupe, sin
embargo dejo a todos
impresionados por su habilidad corriendo olas. A los trece aos empez a correr
auspiciada por Billabong Per
y ese mismo ao asisti al US OPEN donde lleg hasta los cuartos de final. En 1998
gan el panamericana en Brasil.
En 1999 es contratada oficialmente por la firma Roxy de Quicksilver para competir
en el circuito WQS e intentar la clasificacin
para la mxima divisin, el circuit WCT.
En su primer ao del circuito WQS qued onceava quedndose por un puesto para
clasificar a la WCT.En su segundo ao en la
WQS

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termin segunda exhibiendo un surfing moderno clasificando as a la mxima
divisin.
En su primer ao en el WCT circuito que rene a los 18 mejores del mundo qued
sptima siendo una de las mas jvenes ganado
as mucha fuerza y experiencia para el futuro.
Es el 2004 su mejor ao hasta ahora. En Febrero sale campeona en Ecuador en el
mundial ISA en la categora damas y el Per
como
pasa a ocupar el cuarto puesto. Fue para ella una alegra inmensa.
Un detonante de confianza y seguridad en ella misma lo que la hicieron campeonar
consecutivamente en Fidji,Tahit y Francia del
circuito WCT.
Actualmente se encuentra en la primera posicin del WCT faltando tres fechas.
En estos momentos se est preparando a conciencia entrenada por su hermano Matas y
esperamos que nos de la inmensa
satisfaccin de lograr el campeonato Mundial WCT del 2004.
-REDMAN - CARR GANA TERCER EVENTO CONSECUTIVO DE SURF
-SOFIA MULANOVICH YA ESTA EN CUARTOS DE FINAL
-SOFIA MULANOVICH CLASIFICA EN TAHITI
-SOFIA MULANOVICH QUINTA EN FIJI
-MULANOVICH CONSIGUE INCREIBLE PUNTAJE Y PASA A LOS CUARTOS DE FINAL
-BUEN COMIENZO DE SOFIA EN FIJI
-SOFIA MULANOVICH VIAJO A FIJI
-MULANOVICH Y GEORGESON ELIMINADAS DE AUSTRALIA
-"MUVI 2":EL NUEVO VIDEO DE SOFIA MULANOVICH
-BUEN COMIENZO DE SOFIA EN AUSTRALIA
-SOFIA MULANOVICH LISTA PARA INICIAR MUNDIAL 2006
-LA "GRINGA" FUE ELIMINADA CON EL ESPY 2005
-RESULTADO DE COMPETENCIAS (1998 - 2004)
-DATOS SOFIA

1.5.

ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA

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2013/index.htm

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Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada
pgina. Esto es til para
escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo,
el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
pgina, y suele contener
los nmeros de pgina.

Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y


hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de
pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para
encabezado y pie de pgina > Diseo, que contiene los
iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los
elementos que lo contienen en modo edicin:

Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo


creemos conveniente, insertar numeracin de
pgina, fechas o cualquier otro elemento de la barra
de herramientas como vamos a ver a continuacin.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos
haciendo clic en el
botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa

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Ya podemos cerrar nuestro encabezado y pie de pgina mediante la opcin Cerrar
encabezado y pie
de pgina.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.


Elementos rpidos. Permite, desde la opcin Propiedad del documento, escoger
distintos elementos de un
listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por
ejemplo, insertar con un
slo clic el autor del documento o la fecha.

La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la pestaa


Insertar, pero se
incluye en la de Diseo de los encabezados y pies de pgina porque es una
herramienta muy til en este
tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan
a la
personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que
probablemente lo
utilizars ms a menudo desde la pestaa Insertar directamente. Con l podemos
insertar
rpidamente prrafos completos y dems contenido que solemos repetir constantemente
con un slo
clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes prediseadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se
seleccione.
En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

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a. Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado
y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando
la
primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo
encabezado o pie con el nmero de la pgina.
b. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un
encabezado
y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el
nmero de
pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares
imprimirlo a
la derecha.

NMEROS DE PGINA
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de
estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento.

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo


imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar desplegando la
opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de


encabezado y pie de
pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de edicin.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para
que elijamos
el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a
cada
ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin
del formato que
buscamos.

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En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes
alineaciones.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de
una forma, por ejemplo con cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de
pgina a los cuales no se les aplica algn tipo de formato.
En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene
acompaado de la palabra Pgina o Pg., por ejemplo.
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total
de pginas del documento, por ejemplo.
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final
de pgina
dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador
tenemos que estar en
modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto
normal. Una vez
insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del
nmero de
pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a
continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados
entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las
pginas:
a. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera
seccin).
b. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:

Si tenemos estructurado
nuestro documento en
captulos,
tambin
podemos incluir el nmero
del captulo junto con el de
la pgina, marcando la
casilla Incluir nmero de
captulo y seleccionando
un formato.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA

Competencia. Disea documentos con encabezados y pie pgina


Ejercicio 2:
En este ejercicio practicaremos cmo disear un documento con imgenes, columnas,
WordArt,
letra capital y encabezados y pie de pgina. Observa la imagen para que puedas
desarrollar algo
similar al modelo.
Contina trabajando en el documento de la tarea 01, de Sofia Mulano, y trabajars
en la
segunda hoja, con hoja horizontal.
Baja informacin de internet, puede ser la biografa de algn cantante, autor,
hroe con la
cual te identifiques, cpiala como texto sin formato y pgala en la segunda hoja
del
documento de Sofia Mulano, trata que la informacin cubra alrededor de 4 hojas.
Recuerda que la configura de la pgina es horizontal y sus mrgenes 2.5. para todos
sus
lados.
Edita el texto, trata de guiarte del modelo.
Justifica el texto Control + J
En el primer y tercer prrafo coloca tres columnas
En el segundo y cuarto prrafo trabaja con formato de prrafo, agregando 4cm de
sangra
para los lados derecho e izquierdo.
Inserta las imgenes, como observars tienes 3 imgenes insertadas.
Insertar un WordArt, para el encabezado GLAMOUR en uno de los lados, y para el otro
lado Lo mejor de Espectculo con un texto simple, como se observa en los modelos
de
la parte inferior. Recuerda que el encabezado no debe ir en la primera hoja de
Sofia
Mulano, debe aparecer a partir de la segunda hoja.
Agrega un pie de pgina con la opcin de Pgina x de y, lo encuentras en nmero de
pgina final de pgina.
Agrega color de relleno en el segundo y cuarto prrafo, donde se han aplicado las
sangras
como se observa en la imagen.
Agrega 5 bordes de prrafo en los textos como observas en las imgenes.
Por ultimo aplica letra capital en los prrafos.
Observa detenidamente el modelo y crea un diseo superior.
Observe un diseo para que se pueda guiar.

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30
CADA CUAL DEBE APLICARSE A LA
EDUCACIN

PROPIA

HASTA

EL

LTIMO DA DE SU VIDA .

MASSIMO TAPARELLI D'AZEGLIO

PLANTILLAS EN WORD 2013

COMPETENCIA
APRENDE

A UTILIZAR LAS PLANTILLAS DE WORD 2013, CON ESTILOS


PROFESIONALES , PLANTILLAS PREDETERMINADAS , CON DIFERENTES
EXTENSIONES.

CONTENIDO

CREAR UNA PLANTILLA


ELEMENTOS QUE SE GUARDAN EN UNA PLANTILLA
MODIFICAR UNA PLANTILLA
CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD

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2. PLATILLAS EN W ORD
2.1. QU ES UNA PLANTILLA ?
Es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la
estructura y el
formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y
tabulaciones de las
tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla
cuando vamos a
generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax, un
currculum o
una factura.

2.2. ELEMENTOS QUE SE GUARDAN EN UNA PLANTILLA


Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan
definido en
ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos
estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la
plantilla.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2013. De ah la
potencia de
las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2013.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dot abrindola normalmente desde
Word, como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est.
Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final
de
todo el botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una
ventana
donde est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas
personales.
Podemos copiar la ruta y luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y
buscar
la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por ejemplo:
C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Aplicando plantillas en nuestros documentos

Ejercicio 1: Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que
creemos estn personalizados.
Abre Word de forma que se muestre un documento en blanco.
En la ficha Archivo, selecciona Opciones.
Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones de Word. Sitate en la categora
Avanzadas.
Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de
dicha
categora. Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
Localiza las Plantillas personales y observa la ruta. Es probable que se vea
acotada por
unos puntos suspensivos. Para averiguar la ruta completa, selecciona Plantillas
personales
y pulsa el botn Modificar.
Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que
haremos ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las
teclas CTRL+C para copiarla.

Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.


Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el
portapapeles.
Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la
ventana de
Opciones.
En la ficha Archivo, seleccionamos Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, borramos la ruta de la barra de direcciones
superior,
haciendo clic sobre el espacio vaco y pulsando SUPR. Luego, pulsamos CTRL+V para
pegar la ruta que habamos copiado anteriormente y pulsamos la tecla INTRO.
Una alternativa a este proceso es situar el punto de insercin en la caja Nombre de
archivo
y pulsar CTRL+V seguido de INTRO. El resultado ser el mismo: se muestra el
contenido
de la carpeta donde se guardan las plantillas y apreciamos en ella Normal.dot.
Selecciona Normal.dot haciendo clic en ella y pulsa el botn Abrir.
Se abrir una nueva ventana de Word con la plantilla base abierta. En principio, su
aspecto
es el de un documento en blanco.

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Hacemos clic en Insertar > Encabezado > En blanco (el primer encabezado de la
lista). En
la zona para Escribir texto, escribimos www.aulaclic.es y pulsamos Guardar o
CTRL+G.
Cierra todos los documentos, y sal de Word.
Vuelve a abrirlo. El documento en blanco Documento1, que se crea automticamente al
iniciar Word, contendr el encabezado que se ha creado en la plantilla. Al igual
que hemos
realizado este cambio, podramos haber realizado cualquier otro: la fuente, el
color de
fondo, un membrete, una marca de agua, etc.
Vamos a deshacer este cambio, para que los nuevos documentos no tengan este
encabezado. Es decir, vamos a devolverlo a la normalidad.
En Archivo > Reciente, localiza la plantilla Normal.dot y haz clic en ella para
abrirla.
Una vez abierta, haz doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se
mostrarn en la cinta las Herramientas para encabezado y pie de pgina.
En la ficha Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulsa sobre Encabezado y
selecciona la opcin Quitar encabezado.
Luego, pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma ficha.
Guarda los cambios y cierra la plantilla.
En Archivo > Nuevo, crea un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se
aprecia.
Cierra el documento.

Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla,
dentro de la
seccin DESTACADAS.
Buscar plantillas en lnea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos
acceso a
internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las
podremos

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descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina
web. Adems,
tambin hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Currculo, Fax, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son
susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft.
Por ello,
es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras
nuevas.
Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista
de
categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para
buscar
plantillas dentro de la
misma.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer


clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.
Observa que en la esquina superior derecha est el botn
Anclar que hace que la plantilla
quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Utiliza plantillas preinstaladas

Ejercicio 1: En este ejercicio veremos qu fcil resulta realizar un currculum


partiendo de
una plantilla ya existente.
En este ejercicio practicaremos la creacin de un texto estructurado con estilos.
Abre Word.
En la ficha Archivo, selecciona Nuevo. Aparecer una pantalla con un cuadro de
bsqueda, escribe currculum.

Utiliza la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Estn


ordenadas alfabticamente.
Selecciona Currculum (Diseo origen) haciendo clic sobre ella.

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Pulsa el botn Crear.

El resultado ser similar al siguiente:

Rellena la informacin y guarda el documento normalmente. Realiza cualquier


modificacin y guarda el documento con el nombre Documento a partir de plantilla.
Luego, cirralo.
Repite la operacin: Archivo > Nuevo > Selecciona la plantilla Currculo (Diseo
origen) que ahora debe aparecer en la primera pgina puesto que la has utilizado
recientemente, crea un documento a partir de ella. El resultado ser el mismo que
la
primera vez y no se apreciarn las modificaciones realizadas, porque la plantilla
no ha
sido modificada, slo se ha utilizado para crear un documento a partir de ella.
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2.3.

MODIFICAR PLANTILLAS
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto
anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros
hemos elegido currculum ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual
que
si fusemos a crear un documento.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de


diseo
que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn,
como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y
telfono.
As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el
tipo de letra, etc.
Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en
Guardar
como y nos aparecer un cuadro de dilogo, en Tipo de archivo aparecer Documento
de
Word, pero nosotros debemos cambiarlo a Plantilla de Word (*.dotx), como puedes ver
en
la siguiente imagen.

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Automticamente Word 2013 cambiar la carpeta a la carpeta predeterminada para las
plantillas.
Por ejemplo, C:\Users\Asus\Documents\Plantillas personalizadas de Office, o
similar. Hay que
guardarla en esta carpeta para que luego aparezca en la seccin PERSONAL, al buscar
plantillas.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Si quisiramos modificar una plantilla prediseada como tal, lo nico que
tendramos que hacer es
guardarla como plantilla, con el mismo nombre y en el mismo directorio que la
original.
2.4.

CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD


Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2013 podemos crear una
plantilla
simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2013 tendremos
que:
Disear el documento Word 2013.

Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos


incluir
campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla
contenga estos
campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para
disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx).
Como ya
sabes, automticamente Word 2013 te propondr que la guardes en la carpeta por
defecto
para las plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego aparezca
la
seccin PERSONAL.
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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Convierte documentos normales en plantillas.
Ejercicio 1: En este ejercicio veremos cmo convertir un documento normal en una
plantilla.
Crea tu Currculum vitae y coloca todos tus datos sobre l e
incluso tu fotografa.
En la ficha Archivo, selecciona Guardar como. Se abrir el
cuadro de dilogo Guardar.
Lo guardaremos en el mismo directorio que el resto de
ejercicios. El nombre que le daremos a la plantilla ser
Currculum personalizado.
Deberemos desplegar el listado de tipos de archivo y seleccionar Plantilla de Word
(*.dotx) y
pulsar Guardar.
Haz clic en Archivo > Reciente. Observa que ahora posees ambos archivos: el
documento de
Word normal (.docx) y la plantilla (.dotx).
Vuelve a la ficha Inicio. Selecciona y borra tu nombre, ciudad y forma de contacto,
dejando
intactos, esto s, los textos que los preceden.
Elimina de igual forma el texto que hay dentro de cada uno de los otros apartados,
seleccionndolo y pulsando INTRO, para dejar un espacio entre cada uno de los
ttulos.
Haz clic con el botn derecho del ratn sobre la imagen y selecciona la opcin
Cambiar
imagen.
Se abrir el cuadro de dilogo que permite escoger la imagen sustituta. Selecciona
la imagen
foto-tipo.gif y pulsa el botn Insertar.
Vers que los efectos que se haban aplicado a la foto anterior se mantienen en
esta. El
resultado hasta el momento ser similar al siguiente:
En la segunda pgina, donde se encuentra la carta de
presentacin, elimina el nombre y la forma de
contacto que se incluan en la firma.
Ya tienes lista una plantilla personalizada para crear
tus currculums. Sin embargo, en Archivo > Nuevo >
seccin PERSONAL no aparece. Si deseas que
aparezca en esta seccin, debers guardarla en la carpeta de Plantillas
personalizadas de
Office. Como ya hemos visto en anteriores ejercicios del tema cmo averiguar cul
es esa
carpeta y guardar documentos en ella, no vamos a repetirlo. Si no lo recuerdas te
recomendamos que repases el primer paso a paso de la unidad.
En caso de que la guardes en la carpeta adecuada, cuando accedas a la seccin
PERSONAL
del modo indicado podrs escoger si modificar la plantilla o crear un documento a
partir de
ella.
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CUANDO ERES UN EDUCADOR SIEMPRE
ESTS EN EL LUGAR APROPIADO A SU
DEBIDO TIEMPO .

NO HAY HORAS MALAS

PARA APRENDER .

BETTY B. ANDERSON

COMBINAR CORRESPONDENCIA

COMPETENCIA
APRENDE A MANEJAR CORRESPONDENCIA EN WORD, EDITA CARTAS Y EMITE A
INVITACIONES A MUCHOS DESTINATARIOS . DOMINA ESTA COMBINACIN PARA
CREAR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS , COMO UNA CARTA MODELO QUE SE
DEBE ENVIAR A MUCHOS CLIENTES O UNA HOJA DE ETIQUETAS DE DIRECCIN.

CONTENIDO
COMBINAR CORRESPONDENCIA
LA PESTAA CORRESPONDENCIA
CAMPOS DE COMBINACIN
REGISTROS Y DESTINATARIOS
COMBINAR CORRESPONDENCIA
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3. COMBINAR CORRESPONDENCIA
Podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo
(el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los
que cambian en
cada carta segn la persona).

3.1.

LAS CARTAS EN LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA.

Debemos crear diferentes tipos de cartas desde esta opcin. De esta forma podemos
generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde
estn almacenados
los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de


etiquetas o
recibos, la impresin de sobres, etc.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales:
el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su
valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser
de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de
Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo
si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente,
y los campos sern por
ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de
ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo
resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que
ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de
correspondencia.
All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

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Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un
asistente porque
en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al
siguiente paso. Como
la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas.
Al hacer clic en
Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la


parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una
explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar
con el
asistente.

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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar
una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro
archivo Word,
etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una
lista
nueva.

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Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin
Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de
Examinar... aparece
la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece
la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se
abre el cuadro de
dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde
coger los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as
que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta
adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que
necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar
seleccionada la opcin
Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la
combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas.
Puedes desplegar el
men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones
que veremos ms
adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia.
Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en
qu tabla basarnos; si
es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si
no estaba escrito
ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posicin

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donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic
en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.

En l podremos marcar o desmarcar los registros para


seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn
todos seleccionados, pero si queremos descartar
alguno no tenemos ms que desactivar su casilla
haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las
herramientas disponibles paras ordenar, filtrar,
buscar duplicados, etc. Cuando terminemos haremos
clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el
asistente.

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Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo
electrnico...
(si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms
elementos... aparecer la
lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el
campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el
asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos
del origen
de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario
que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para
terminar hacer
clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la


opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo
para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el
documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales...
En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro
actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin
combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de
tareas.

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ACTIVIDADES DEL CURSO WORD:
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
EJERCICIO APLICATIVO DE LA LTIMA SEMANA DE WORD
En estos ejercicios aprenders combinar correspondencia, no olvides hacer
sus consultas y enviar un correo a su docente si tienes dudas.

Competencia. Combinar correspondencia

Ejercicio 1: En este ejercicio realizaremos una invitacin, y como destinatarios


colocamos los nombres de
nuestros compaeros de clase del aula virtual; creamos 20 invitaciones y guardamos
nuestros contactos.
Puedes hacerlo en Excel o Access, que su profesor le otorgue los campos de la
invitacin.
Crea una Invitacin de cumpleaos o reunin a un evento muy importante. Carta.
En la ficha Correspondencia, pulsa en Iniciar combinacin de correspondencia y
selecciona la opcin
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir un panel en el lateral derecho. Deja marcada la opcin Cartas y pulsa el
enlace inferior
Siguiente: Inicie el documento.
En el paso 2 dejamos marcada Utilizar el documento actual y pulsamos Siguiente.
En el paso 3 dejamos marcada Utilizar una lista existente. Un poco ms abajo,
pulsaremos Examinar....
Se abrir una ventana donde deberemos buscar el archivo que contiene los datos a
combinar. En este
caso hemos debido crear un archivo contactos en Access o Excel.
Se abrir una ventana con la lista de destinatarios. Como la invitacin es a una
fiesta, etc. Slo
invitaremos a los compaeros de clase. Para ello, haz clic en el encabezado
Categora. De esta forma,
todos los contactos de Clase quedarn uno tras otro.
Desmarca la casilla de todos aquellos contactos que no pertenezcan a la categora
Clase y pulsa
Aceptar.
De nuevo en el panel, pulsa Siguiente.
Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta. Haz
clic en el documento,
tras la palabra faltes. Inserta una coma y un espacio. Luego, pulsa sobre Ms
elementos.
Selecciona Nombre y pulsa Insertar. Luego, pulsa Cerrar. La invitacin ahora
termina con el texto No
faltes, <<Nombre>>!
Pulsa Siguiente. Ahora vers que el texto es No faltes, Esther! y que el panel
dispone de unos botones
<< y >> para ir movindonos por las distintas invitaciones. Al pulsarlos veremos
cmo va cambiando
el nombre.
Pulsa Siguiente. Este ltimo paso permitira imprimir las invitaciones. Como se
trata de un ejemplo no
vamos a pedirte que lo hagas, pero puedes hacerlo si lo deseas. En tal caso
simplemente indicaramos
que queremos imprimirlo todo y se abrira la ventana para configurar la impresin.
Cierra el panel y cierra el documento, guardando los cambios.

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3.2. LA PESTAA CORRESPONDENCIA
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas
podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto,
pero tambin
podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms
adelante.

Editar lista de destinatarios.


Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para
realizar los cambios convenientes
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de
direcciones tal como vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos
tal como
vimos con el asistente.
Insertar campo. Insertar campo combinado Permite insertar en la posicin
del cursor un campo del origen de datos

Resaltar campos de combinacin. Resaltar campos de combinacin Permite resaltar los


campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a
campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil
localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y
retroceder por los diferentes destinatarios.
Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo
de error por tu parte en la creacin de la carta.

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3.3. INSERTAR CAMPOS DE COMBINACIN
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono Insertar campo
combinado de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de
combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos
el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el
documento
principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por
un
valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el


.
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien
con los
datos.

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del
origen
de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado
localizar los
campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es
hacer clic
sobre el icono Resaltar campos de combinacin, los campos del origen de datos
aparecern resaltados.

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3.3.1. Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al
combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes
botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los
datos que
salen son los esperados.

Primer registro del origen.


Registro anterior
.
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Opciones de la cinta Correspondencia
Ejercicio 2: Aprenderemos a sacar partido de las herramientas de la ficha
Correspondencia.
Abre el archivo Invitacin que hemos realizado en clase. Se mostrar un aviso:
En l se nos informa de que abrir el archivo conlleva la ejecucin de una consulta
sobre la
base de datos. Este aviso se muestra por razones de seguridad, si estamos seguros
de la
procedencia y fiabilidad del archivo (como es este caso) pulsamos S.
Haz clic en la pestaa Correspondencia.
Observa el grupo Escribir e insertar campos. En l apreciars herramientas para
incluir un
bloque de direcciones, una lnea de saludo o cualquier campo de la tabla enlazada.
Pulsa el
botn Resaltar campos de combinacin. El nombre se resalta con un fondo gris.
Desactiva
la opcin para devolverlo a la normalidad.
Ahora, nos centraremos en el grupo Vista previa de resultados. El botn con este
mismo
nombre debe estar activado para que, al ir pulsando adelante y atrs, se vaya
apreciando
cmo cambia el nombre del invitado.
Tambin disponemos, en este grupo, de la herramienta Comprobacin automtica de
errores. Al hacer clic sobre ella se muestra una ventana con varias opciones.
Selecciona la
primera para Simular la combinacin e informar de los errores en un documento
nuevo.
Luego, pulsa Aceptar.
Un mensaje nos informar de que no hay errores de combinacin. Lo aceptamos.

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3.3.2. Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos,
no slo para
mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el
icono
se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde
encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a
utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos


de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a
un destinatario y por cada destinatario se
generar un documento (carta, mensaje de
correo electrnico, etiqueta, etc.)

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve


para indicar qu
destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas,
si queremos que
un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la
casilla
haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca
todos los registros a
la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el
origen de datos en la
parte inferior y pulsamos Edicin.

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Se abrir este cuadro de dilogo:

Cambiar los datos del destinatario o aadir.


Tambin podremos posicionarnos en un valor en
concreto utilizando el botn Buscando.

Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado,
aparecer
el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Editar destinatarios
Ejercicio 3: Aprenderemos a sacar partido de las herramientas de la ficha
Correspondencia.
Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de
correspondencia, haz
clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrir la ventana con
la lista de
contactos de la base de datos.
Sabemos que Ana no podr asistir a la fiesta porque al terminar el curso se va de
viaje con su
familia. Por lo tanto no vamos a enviarle la invitacin. Pulsa el enlace inferior
Buscar
destinatario. En el cuadro, escribe Ana y pulsa Buscar siguiente. Luego pulsa
Cancelar para
cerrar la ventana. Vers seleccionado el registro correspondiente a Ana. Una vez
encontrado,
desmarcamos su casilla.
Hemos detectado otro error. A Mari Carmen le gusta que la llamen simplemente
Carmen, as
que vamos a modificar el registro para que la invitacin sea de su agrado. Ten
presente que la
modificacin se realizar sobre la base de datos.
Selecciona en el apartado Origen de datos la base contactos.accdb. Luego haz clic
en el botn
Edicin.... Se abrir una ventana muy similar que nos permitir modificar
registros.
Haz clic en el botn Buscando... para localizar a Mari Carmen.
Una vez aparece seleccionada, haz doble clic sobre la palabra Mari para que se
seleccione, y
pulsa SUPR y pulsa Aceptar el mensaje que te pregunta si deseas conservar las
modificaciones.
Ahora se muestra de nuevo la lista de destinatarios, pero en vez de Mari Carmen
pone Carmen.
Dar de alta nuevos registros y eliminarlos. Seleccionar la base y a pulsar el botn
Edicin....
Pulsa el botn Nueva entrada. En la lista veremos un registro en blanco. En cada
columna
iremos introduciendo los datos:
Nombre: Bruno, Apellidos: Castaero, Categora: Trabajo, Direccin: Vallehermoso,
2, Telfono:
352418792, email: 352418792@aulaclic.es
Pulsa Aceptar y acepta los cambios. Vuelve a Aceptar la otra ventana.
En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, utilizamos los
botones de
navegacin entre los registros hasta comprobar que Bruno dispone de invitacin.
Volvemos a pulsar Editar lista de destinatarios. Porque, en realidad, Bruno es un
contacto del
trabajo, as que no pinta nada en la fiesta de fin de curso. Sera suficiente con
desactivar su
casilla para que no se genere su invitacin, sin embargo, vamos a ver cmo
eliminarlo.
Selecciona contactos.accdb y pulsa Edicin....
En la lista de la ventana Modificar origen de datos, haz clic sobre el registro que
hemos
introducido y pulsa el botn Eliminar entrada. Confirma la accin y acepta el
cuadro de
dilogo.
Comprueba que ya no aparece en la lista de destinatarios.
Cierra el documento, guardando los cambios.

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3.4. FILTRAR DESTINATARIOS
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que
tengan un determinado
valor en un campo de combinacin. Ejemplo utilizar nicamente los clientes
determinados.

En la pestaa Correspondencia hacemos clic en Editar lista de destinatario


. En el
cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el
encabezado del
campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se desplegar una lista con varias
opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.


Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en
el campo, en este
caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores,
seleccionar del
origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems
no se
combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el
campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se
puede abrir
haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar
Editar lista de
destinatarios. La ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo


la condicin que debern cumplir los registros
del origen de datos que queremos que salgan
combinados. Se puede poner una condicin o
varias. Cada lnea es una condicin
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En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con:
cuando se compruebe
si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin
direccin, seleccionaremos
Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos que Comparado con: sale
deshabilitado y por
tanto no podemos escribir nada.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones
compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaca, sacara los
clientes de
nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su
encabezado ya no se
muestra negra, sino azulada.
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una
lnea de saludo, etc.
Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al
nombre del destinatario,
su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu coincidir con los
nombres que tiene nuestro
origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar
campos. Esta utilidad me
permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro origen de datos
para que Word pueda
luego realizar la asociacin necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un
botn Asignar campos.

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de


todos los campos estndares que utilizar Word
en combinar correspondencia y a la derecha
indicamos el nombre del campo del origen de
datos con el que se corresponde.

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Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo
estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos
estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la
opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las
asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o
veremos que falta algo.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la
impresora el resultado de la combinacin. Finalizar
correspondencia

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de
aplicar los
filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un
grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en
blanco indica desde
el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en
blanco indica hasta
el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde:
2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Combinar al imprimir

Ejercicio 1: En este ejercicio imprimiremos una invitacin para cada invitado.


Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Finalizar, haz clic sobre el botn
Finalizar
y combinar y selecciona Imprimir documentos.
Deja marcada la opcin Todos y pulsa Aceptar.
Se abrir la ventana Imprimir para seleccionar la impresora. Puedes utilizar tu
impresora
convencional o Microsoft XPS Documento Writer para imprimirlo a un archivo y as
evitar
gastar tinta y papel.
Pulsa Aceptar para proceder a la impresin. En caso de que hayas escogido imprimir
como
archivo XPS debers indicar en qu carpeta guardarlo.
El resultado ser que, a pesar de que el documento ocupa 1 pgina, se han impreso
11, una
por cada invitado.
Veamos ahora cmo personalizar de forma individualizada alguna invitacin. Pulsa de
nuevo Finalizar y combinar, pero esta vez selecciona Editar documentos
individuales.
Se abrir una nueva ventana de Word con el documento. Esta vez ocupar 11 pginas y
podremos modificar libremente cada una de ellas. Es posible que se pierdan formatos
propios del diseo de pgina, como el color de fondo. En tal caso deberemos
volverlos a
aplicar.
No vamos a modificar nada, de momento es suficiente con que sepas cmo se hace.
Cierra
la ventana de Word con el documento de 11 pginas sin guardar los cambios.
Cierra el documento Invitacin donde hemos estado trabajando con la combinacin de
correspondencia, guardando los cambios.

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3.5.

Combinar en correo electrnico


Dentro de Imprimir documentos, la opcin Enviar mensajes de correo electrnico
permite enviar
cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la
creciente utilizacin
del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho
trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en
este, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar
(como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los
parmetros del mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de


e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del
mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Sobres y etiquetas
Necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a
los sobres o
paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:
Creamos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo
electrnico
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos
por
seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia.
Es ah donde
seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar
el asistente
y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

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En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la
posicin del texto, en la
pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista
previa del resultado.
Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde
la pestaa Opciones de
impresin.
En el caso de las etiquetas lo principal es
indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a


imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de
etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en
concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos
cualquiera de
ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto
perfectamente
ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear
una Nueva
etiqueta con el botn y establecer sus propiedades.

La hoja del documento contiene una tabla que dibuja los


lmites de las etiquetas. En cualquier momento podemos
cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es
conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.

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Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara
hacer es
Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el
formato si
se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva
utilizando la lista de
contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia >
grupo Crear
y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que
nos sitan
en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de
agenda
que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la
orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del
resultado. Siempre
podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est
todo
listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.

Agregar franqueo electrnico. Descargar un programa de franqueo


electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases.
Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal
operacin.

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61
DAR

AMOR, CONSTITUYE EN S , DAR

EDUCACIN.

ELEONOR ROOSEVELT

COMPARTIR DOCUMENTOS Y CREAR FORMULARIOS


COMPETENCIA
APRENDE A COMPARTIR DOCUMENTOS DE
FORMULARIOS PARA SIMPLIFICAR PROCESOS .

TRABAJO

CREA

CONTENIDO
COMPARTIR DOCUMENTOS
FORMULARIOS
AGREGAR O ELIMINAR LA PROTECCIN DE UNA SECCIN
CREAR Y EDITAR MENSAJES DE AYUDA EN LOS CAMPOS

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62
4.

COMPARTIR DOCUMENTOS

El trabajo en equipo en las empresas es muy frecuente. Un documento puede ir


pasando por diferentes
manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresas
grandes y tambin en
ambientes de TELETRABAJO, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e
incluso en
trabajos de estudiantes.
4.1.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un
documento y
poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar
cambios sobre l
y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para saber quin
coment o
modific el documento original.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto
que tienen las
diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de
documentos.

Los comentarios sirven para aclarar alguna


frase o palabras dentro del documento, al
insertar un comentario nos resalta la palabra
y dibuja un texto a la derecha del documento
con el comentario precedido de una lnea
roja.

En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios


efectuados en el
documento:
el control de cambios activado podemos ver fcilmente
El primero es un cambio de formato, Con
nos dice
que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.
mediante textos informativos los diferentes cambios producidos en
el documento.

La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por
el corrector o la persona
que ha hecho los comentarios.

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4.2.

LA PESTAA REVISAR

La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a


compartir
documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de


cambios que
se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento podrs resaltar
texto,
insertar comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.

La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de


herramienta en los grupos
Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imgenes:

Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos
cada punto.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con
varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres
matizar o apostillar algn
concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de
personas que comparten el
texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo
indiquemos expresamente
a la hora de lanzar la impresin.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

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Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un texto en la parte derecha del


documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es
donde podemos
introducir el texto del comentario.

El comentario nos ofrece informacin del autor. Lo primero que indica es que es un
comentario.
Entre corchetes escribe el autor (tu nombre) y a continuacin muestra el texto del
comentario. Si
colocamos el cursor encima del comentario aparece la hora/fecha en que se hizo el
comentario.

En otras vistas, como Esquema el texto aparece resaltado y en la


parte derecha aparece un globo comentario pero para poder ver los
comentarios deberemos hacer clic en el globo.
Tambin desde la vista Diseo de impresin, desde el comando Mostrar comentarios
podemos
elegir la forma en que se muestran los comentarios, en la forma de texto que hemos
visto hasta
ahora o en forma de un globo.
Podemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo
queremos mostrar, en la
zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones vertical se vera como vemos
en la imagen de
abajo.

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Veamos el resto de botones de la ficha de revisin que hacen referencia a
comentarios.
Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento,
desde la opcin
que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular
inferior

Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario
de una persona
en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa
Inicio, desplegando el
men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando la combinacin de teclas Ctrl+I
o bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la
lista Comentario y
en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los que han
aadido
comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo
podemos
desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos
comentarios segn nos interese.

ocultar/mostrar

los

Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa


Revisar podemos marcar o desmarcar la opcin que pone
Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la
opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo
contrario no se vern.

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Tambin podemos ocultar/mostrar los comentarios por su autor. En la opcin Personas
especficas
podemos elegir el autor que queremos mostrar u ocultar.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben imprimirse. Debemos
acceder a la
pestaa Revisar y desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la
esquina, nos
aparecer el siguiente un cuadro de dilogo donde debemos pulsar el botn Opciones
avanzadas... ,
aparecer un cuadro de dilogo donde veremos la opcin Orientacin del papel al
imprimir, como
muestra la siguiente imagen:

Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la
imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que
quepan mejor
los globos.
Adems de esto en el dilogo de Imprimir, seccin Configuracin, debemos tener la
precaucin de
tener seleccionada la opcin Imprimir documento con revisiones.

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EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Comentarios en Word 2013
Ejercicio 1: Crear comentarios
Abre uno de tus trabajos y sita el punto de insercin donde quieras incluir el
comentario. En nuestro
caso, selecciona el ttulo de apartado.
Recuerda que para encontrarlo fcilmente puedes ir a Vista y activar el Panel de
navegacin.
Haz clic en la pestaa Revisar, y en el grupo Comentarios pulsa Nuevo comentario.
Aparece un globo en la parte derecha de la pantalla donde especifica el nombre del
usuario que est
escribiendo el comentario. Ah es donde debes escribir el texto del comentario.
Escribe Quitar la
palabra ejercicios para que guarde coherencia con los enunciados de las soluciones
de otros temas.
Repetimos las acciones para un segundo comentario.
Haz clic en Nuevo comentario.
Escribe en l el texto Cambiar a minsculas. Y guardar.

Ejercicio 2:

Desplazarse por los comentarios

Sitate en el inicio del documento presionando las teclas CTRL+INICIO del teclado.
As se apreciar
mejor el desplazamiento.
En la ficha Revisar, grupo Comentarios, pulsa los botones Comentario siguiente y
Comentario anterior
para desplazarte a travs de ellos.
Ejercicio 3: Bsqueda sobre comentarios
En este ejercicio vamos a buscar un comentario en concreto dentro del documento.
Abre la pestaa Inicio, despliega el men Buscar y selecciona Ir a. O bien pulsa
las teclas CTRL+I. Se
abrir el dilogo Buscar y reemplazar.
En la pestaa Ir a selecciona de la lista de la izquierda la opcin Comentario y en
el cuadro despegable
debes seleccionar el revisor de los comentarios que quieres ver. En este caso ser
tu mismo usuario, ya
que slo t has insertado comentarios en el documento.
Con los botones Anterior y Siguiente puedes navegar entre tus comentarios.
Ejercicio 4: Ocultar comentarios
En este ejercicio veremos cmo ocultar los comentarios.
En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, haz clic sobre Mostrar marcas y haz clic
sobre Comentarios
para desactivar la opcin. Observars que ya no se muestran en el documento.
Sin embargo, no se han borrado. Haz clic de nuevo en la opcin para activarla de
nuevo y volver a
mostrarlos.

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Control de cambios
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada
uno de los miembros
de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o
texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente a cada miembro
del equipo que
realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.

Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones, los cambios de
formato estn
especificados pero otras modificaciones no estn tan claras. A continuacin
estudiemos qu tipo de
modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya.
Por ejemplo, en esta
imagen se ve que se ha aadido "de la BD".

Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto con el prefijo Con
formato, y
despus indica qu tipo de formato se ha aplicado. En este caso se ha cambiado la
fuente a
negrita en las palabras "en una sola tabla".

Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical
negra, indicando que
el documento ha sido editado y modificado.

Para activar el Control de


cambios debemos
pulsar el botn de la pestaa Revisar antes de hacer ningn cambio sobre el
documento.
Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl+Mays+E. Si lo
activamos
cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos
comparar el
documento original con el documento final tras los cambios.

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Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de cambios.

El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos
ver el
documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas
marcas
verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a
la
derecha, es la opcin por defecto.

Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas pero sin
ninguna
marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones
efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as evitamos que
por cada cambio
que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede
resultar bastante
agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.
Tambin desde el men Mostrar marcas podemos indicar si queremos mostrar las
Inserciones y
eliminaciones.

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Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones nos
aparece una ventana
donde podemos ver los cambios y comentarios del documento. Podemos elegir entre
formato
horizontal o vertical.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.


Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha
activado el control
de cambios, despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas
de navegacin
de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento
podemos
desplazarnos al anterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento


podemos
desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el


cambio propuesto.
O automticamente
Desplegando la opcin Aceptar encontramos varias opciones:

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Aceptar y continuar con la siguiente.
Aceptar todos los cambios. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios
encontrados con respecto
al documento original.
Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.
De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios. Desplegando
la opcin
Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la siguiente imagen.

EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA


Competencia. Control de cambios
Ejercicio 1: En este ejercicio realizaremos algunos cambios en un documento y
aprenderemos cmo llevar un control sobre ellos, aceptndolos o rechazndolos.
Abre uno de los trabajos desarrollados en clase.
Pulsa el botn Control de cambios de la ficha Revisar.
Ahora, realizars los cambios.
Modifica el ttulo.
Observa que la palabra sigue apareciendo, pero en rojo y tachada. El cambio se ha
producido
correctamente.
Cambia a minsculas una palabra cualquiera puede ser MULTITABLA del ttulo.
Ejercicios
MULTITABLA. Hazlo eliminando la palabra y escribindola de nuevo.
Observars que la palabra en maysculas aparece en rojo tachada y la palabra nueva
en minsculas
aparece junto a ella, en rojo y subrayada.
En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, en el desplegable Todas las revisiones
elige Original. Vers el
documento tal y como estaba antes de realizar los cambios.
Ahora, cambia el valor por Ninguna revisin. Vers cmo quedar tras las
modificaciones, pero sin
ningn tipo de marca.
Vuelve a dejar el valor por defecto Todas las revisiones.
Cntrate ahora en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Contiene las herramientas
para aceptar o
rechazar cambios. Pulsa el botn Aceptar.
Es posible que un mensaje te indique que no hay cambios ms all de donde est
situado el punto de
insercin, en tal caso debers responder que S que deseas empezar a analizar el
documento desde el
principio.

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Se aceptar el primer cambio, realizado en el apartado anterior, desapareciendo as
las marcas de
revisin. Pulsa Siguiente para ir al siguiente cambio en el otro apartado y pulsa
el botn Rechazar.
Observars que el cambio rechazado ha sido el ltimo realizado, es decir, la
eliminacin de la palabra
MULTITABLA. En cambio la insercin de la palabra multitabla no se ha cancelado, de
modo que el
texto que se muestra Ejercicios MULTITABLAmultitabla
Este tipo de cosas ocurren a veces, por eso es interesante siempre, despus de
aceptar o rechazar
cambios, observar el resultado.
Selecciona el texto MULTITABLA del ttulo y brralo.
Ahora, despliega el men del botn Aceptar haciendo clic sobre la pequea flecha
triangular que
contiene. En l, elige Aceptar todos los cambios.
En realidad esta accin no era necesaria, con Aceptar habra bastado, porque no
tenamos ms cambios
en el documento, pero as prcticas para utilizar esta accin.
Pulsa los botones Siguiente y Anterior del grupo Cambios. Comprobars que no se
realiza ningn
desplazamiento, y que un mensaje informa de que no se han encontrado cambios. Esto
es as porque ya
no existe ningn cambio pendiente de ser aceptado o rechazado.
Pulsa Guardar.

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Comparar cambios sobre un documento
Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original
sea modificado sin
que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el
documento se guardarn
los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre ellos, por tanto no
podremos revisar para
aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia del documento
original y lo podamos
comparar.
Comparar el documento original con el documento modificado.
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable
tener guardada
una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza
algn cambio sin
activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos
utilizar la
herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha
sido guardado sin el control de cambios debemos seguir los
siguientes pasos:
Abrir el documento original.
Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn
Comparar,
Seleccionar la opcin Comparar...
Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.

Debemos seleccionar el documento original y el documento revisado, es decir el


documento
con los ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los
cambios
producidos con respecto al documento original.
Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos
encontraremos con una muy interesante que nos ofrece tres formas
distintas de combinar los documentos.

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Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios
producidos.
Comparar en paralelo dos documentos.
Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos
el
documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).
Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccionamos Ver en
paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin
vertical un
documento al lado del otro.

En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:

Desplazamiento sincrnico.
Este botn puede activarse
o desactivarse. Si est activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un
documento el otro
documento tambin se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas
ventanas de los
documentos, por si las habamos modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la
edicin normal.

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75
4.3.

FORMULARIOS

Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas
los
completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2013 permite la
introduccin y uso de
formularios en nuestros documentos.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe
ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos
especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos
activar la Ficha de
programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la
pestaa Archivo.
En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Desarrollador en
el cuadro de la
derecha que muestra las fichas disponibles.

Aceptamos el cuadro de dilogo y ya disponemos de una nueva pestaa, llamada


Desarrollador.

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Propiedades comunes de los controles
En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos
agregar al documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el
control y hacer clic sobre
el tipo de control deseado en la ficha Desarrollador.

Una vez insertado el control, podemos modificar


sus propiedades, seleccionndolo haciendo clic sobre l, y pulsando en Propiedades.
Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el


ttulo Nombre:
se mostrara
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est
activado el
Modo Diseo.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que


el lector pueda
borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su
contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que
lo rellenen las
vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles
estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para
ser sustituido por el
texto a rellenar.

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Para cambiar este texto debemos pulsar en
introducir el nuevo texto. El texto que
Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido

, hacer clic sobre el control e


escribamos se mostrar como ayuda.

Aa y Texto Aa permiten introducir un cuadro de texto que el usuario

podr rellenar. La
diferencia entre ambos es que slo el control
Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato)
permite o no, que se
puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el
texto, este se crear
como texto normal y el control desaparecer.

El control Imagen
, permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre
una serie de
elementos disponibles.

La diferencia entre ambos es


que el cuadro combinado
aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el
cuadro de lista
aparece ya desplegado y slo
permite elegir una opcin entre las
existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades
del control.
El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.
Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar
respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se mostrarn con los
botones Subir
y Bajar.

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El Selector de fecha, despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con
qu formato
queremos que aparezca la fecha.

4.4.

PROTEGER FORMULARIOS
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal,
aplicando estilos
y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario
debe introducir la
informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario
podra editar y
eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el
formulario, debemos proteger
el documento de la siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opcin Restringir edicin.
Abrimos as el panel
Restringir formato y edicin.
La opcin que nos interesa la elegimos en la seccin Restricciones de edicin,
activando la casilla y seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la
contrasea.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de


guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los usuarios podrn rellenar
el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo
que rellenen como un documento normal.

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79
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Crea formularios

Ejercicio 1: En este ejercicio aprenderemos a realizar un formulario.


La principal ventaja de este tipo de documentos es que podremos compartirlo con
terceras
personas para que rellenen los datos en l. El usuario no podr modificar el diseo
del formulario,
slo introducir los datos.

PREPARACIN PREVIA DEL DOCUMENTO Y EL ENTORNO:


Abre un documento en blanco de Word y edtalo para conseguir que presente el
aspecto de formulario. De
momento slo debers preocuparte del texto fijo, sin incluir controles de ningn
tipo.

Guarda el documento y llmalo Formulario cursos Office.


Ten en cuenta las siguientes consideraciones:
Hemos utilizado el tema por defecto Office.
El texto CURSOS DE TU NOMBRE tiene aplicado el estilo Ttulo, y adems una
alineacin
centrada.
El texto Informacin sobre los cursos de Office es un Ttulo 1.
Luego hemos introducido dos tablas de una columna y dos filas, que tienen el estilo
rpido Lista clara
- nfasis 1.
Si tienes problemas para realizar este documento, debers repasar las unidades
relativas al formato y las
tablas de este curso. En la carpeta de ejercicios del curso encontrars el archivo
Formulario cursos Office
para que puedas realizar el ejercicio a pesar de no conseguir el resultado
indicado.

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Creacin del formulario:
Para insertar los controles necesitaremos utilizar la ficha Programador de la
cinta. Si no se muestra,
haz clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activa la casilla
de la ficha en la
columna de la derecha. Luego, pulsa Aceptar.
Pon el punto de insercin detrs de Nombre:
En la pestaa Desarrollador, grupo Controles, pulsa el icono Texto.
Introduce otro control de Texto detrs de e-mail: y de Pregunta:
Introduce un Cuadro de lista detrs de Curso:
Modificar las propiedades de algunos controles.
Haz clic sobre el control Cuadro de lista y pulsa el botn Propiedades del grupo
Controles. Vamos
a introducir los valores que el usuario puede elegir.
En la lista de valores inferior, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. As
eliminamos la
opcin de ejemplo.
Pulsa en Agregar.
Escribe Word y pulsa Aceptar.
Repite los dos ltimos pasos para introducir los valores Excel, Access y
PowerPoint.
Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabticamente.
Pulsa Acepar.
Selecciona el control de texto que est junto a Pregunta: y pulsa el botn
Propiedades.
Marca la opcin Permitir retorno de carro para poder escribir varias lneas y pulsa
Aceptar.
A continuacin, modificaremos los textos informativos que se muestran en los
controles cuando stos
an no han sido rellenados.
Activa el Modo Diseo pulsando en Modo Diseo.
Pulsa sobre el control de texto del Nombre y borra su contenido. Escribe Introduzca
aqu su
nombre.
Repite la operacin con el resto de controles. Los textos sern:
email: Escriba su direccin aqu.
Curso: Seleccione un curso.
Pregunta: Escriba aqu su consulta.

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Ya puedes hacer clic de nuevo en el botn Modo Diseo
Ser el siguiente:

para ver el resultado.

Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas
que
rellenen el formulario con sus datos modifiquen su diseo y contenido.
En la ficha Desarrollador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edicin.
Se abrir el panel Restringir formato y edicin. Marca la opcin Permitir slo este
tipo de
edicin en el documento.
En el desplegable elige Rellenando formularios.
Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegrate de que has
desactivado el Modo Diseo.
Establece la contrasea tu nombre y pulsa Aceptar.
Por ltimo, vamos a guardar este documento como una plantilla.
Haz clic en Archivo > Guardar como.
El nombre Formulario cursos Office se mantendr, pero como tipo de archivo
escogeremos
Plantilla de Word (*.dotx).
Pulsa Guardar. Ahora tendrs, por una parte el documento normal de tipo docx, sin
controles, y la plantilla con el formulario completo, de tipo dotx.
Cierra el panel y el documento.

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82
DIOS, EL SEOR, CRE AL
HOMBRE PARA EL CIELO , POR
ESTO LOS PADRES TIENEN LA
OBLIGACIN DE EDUCAR A LOS
HIJOS PARA EL CIELO .

ADOLFO KOLPING

REFERENCIAS CRUZADAS, TTULO Y MARCADOR

COMPETENCIA
RELACIONA INFORMACIN EN EL DOCUMENTO , CON LOS MARCADORES
Y LAS REFERENCIAS CRUZADAS . Y A HACE ACLARACIONES CON LA
UTILIZACIN DE LAS NOTAS AL PIE Y LAS NOTAS AL FINAL .

CONTENIDO
REFERENCIA CRUZADA
TTULO
DEFINIR Y VER UN MARCADOR
IR A UN MARCADOR
MOSTRAR LOS MARCADORES DE UN DOCUMENTO

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5. MARCADORES
Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un
nombre e identifica para
futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento
tcnico es frecuente
realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para
una posterior consulta.

5.1. EN

FORMATO DIGITAL TAMBIN SE PUEDE HACER ESTO Y DE UNA MANERA MS

ELEGANTE

Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos
puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro
documento.

REFERENCIAS CRUZADAS .
Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se
encuentra en el documento. Por
ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema
anterior solemos
hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias
cruzadas para hacer referencia a
alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre
otras tiene la
ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado
y la referencia
ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.

En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior.


El
bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una
referencia cruzada nos
informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde
se encuentra
la referencia (en este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir
informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina.
Por ejemplo una
nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la
nota
al pie se pondr quin es el autor de esa cita.
En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la
palabra AvPg.

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Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se
tratan igual, la
diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para
aclarar algn punto y
la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del
documento.

5.2. INSERTAR MARCADORES


Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que
vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.

Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl +


Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del
marcador. El
nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede
contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir
seleccionando un
marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est
asociado el
marcador.
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin
para mostrar
Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.

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Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas,
en la lista
de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las
opciones relativas
a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro
documento
aquellos marcadores que hemos incluido.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa


Inicio,
desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la
lista
despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo
debemos pulsar el
botn Ir a.

5.3.

REFERENCIAS CRUZADAS

Cmo crear una referencia cruzada a un marcador.

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Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares
adecuados de nuestro
documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que
deseamos insertar la
referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia
cruzada Referencia
cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta
imagen.
En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo
apareceran los
marcadores que hayamos creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.

Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un


hipervnculo.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a
los que
podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos,
ilustraciones,
tablas, notas al pie, ...
El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el documento
cuando creemos
la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer
el nombre que
dimos al marcador cuando lo creamos.

Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican


adaptndose al
Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.

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Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo
en cuestin
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una
tabla, no solo hace falta
que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo tipo
Tabla. A continuacin
vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
5.4. Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo
predefinidos (Ttulo 1,
Ttulo 2, ... Ttulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a
la barra de formato y en estilo
escoger el ttulo que corresponda

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y
dependiendo de dnde
hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se
encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms
atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el
documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos
visto en el punto
anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y
dependiendo de dnde hayamos
situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el
documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia
se encuentra en una
posicin anterior a la que est la referencia en el documento
Tipo Nota al pie o Nota al final.
Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y Notas al final, una vez
creadas ya podremos
asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin.

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Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas
al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al
final.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de
pgina con el
mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero,
obviamente, debemos crear la
ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del
elemento e ir al men Insertar,
Referencia,
Ttulo...
y
aparecer
un
cuadro de dilogo como el que
vemos en la
imagen.

En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin,


Ilustracin o Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera
ilustracin que creamos,
Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en
el botn Nuevo
rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia
cruzada segn el
campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un
elemento al que
asignar la referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia
Cruzada, para los
tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y
dependiendo de dnde
hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se
encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms
atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el
documento.

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Tipo Elemento numerado.
Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados
utilizando las opciones
de Numeracin y Vietas).

EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA


Competencia. Referencias cruzadas
Ejercicio 1: Trabajaremos con una monografa, o tarea dejada en clase, as que
brelo.

REFERENCIAR TTULOS
En este ejercicio vamos a crear unas referencias cruzadas a los ttulos del
documento.
Sitate al final del ltimo apartado (Cerrar Word). Se trata de la penltima
pgina.
A continuacin, crea el ttulo Conclusin, que utilizar el estilo Ttulo 2.
Como contenido de este apartado, escribe En esta unidad hemos aprendido a
terminando la frase
con un espacio.
Luego haz clic en Insertar > Referencia cruzada.
En el cuadro de dilogo Referencia cruzada, selecciona Ttulo como Tipo.
Justo abajo, en el apartado Para qu ttulo, vers un esquema con los ttulos del
documento.
Selecciona Ejecutar Word.
En Referencia a, selecciona Texto del ttulo.
Presiona Insertar y despus Cerrar. El texto se insertar como una referencia, de
modo que ahora
podremos leer En esta unidad hemos aprendido a Ejecutar Word.
Podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a
nuestro ttulo. Por
ejemplo, cambia Ejecutar por iniciar.
Al dejar el cursor sobre el texto iniciar Word, un recuadro informativo nos
indicar que pulsando
CTRL y haciendo clic sobre l podremos seguir el enlace.
Contina editando el texto de este nuevo apartado. Incluye un punto final y un
espacio. A
continuacin escribe Tambin hemos estudiado lo bsico para crear terminando la
frase con un
espacio.
Haz clic en el botn Referencia cruzada de la ficha Insertar.
Lo normal ser que el tipo Ttulo se mantenga seleccionado. Selecciona el ttulo El
primer texto y
asegrate de que en la opcin Referencia a est seleccionado Texto del ttulo.
Presiona Insertar y despus Cerrar.
El texto ser Tambin hemos estudiado lo bsico para crear El primer texto. Cambia
El por un.
Ahora vamos a comprobar que el enlace funciona. Pulsa la tecla CTRL y haz clic
sobre el texto un
primer texto. Word te situar en el apartado El primer texto del documento.
Guarda los cambios, pero no cierres el documento, ya que lo utilizars en el
ejercicio siguiente.

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Ejercicio 2: Referenciar ilustraciones
En este ejercicio seguiremos ms o menos los mismos pasos que en el anterior. La
diferencia ser que el
tipo de referencia no ser a un ttulo, sino a una imagen.
Sita el punto de insercin tras el texto que has incorporado en el apartado
Conclusin, en el
ejercicio anterior. Luego, pulsa INTRO para crear un nuevo prrafo.
En l, escribe En el prximo tema te familiarizars con la ventana de Word que
introdujimos en la
pgina finalizando la frase con un espacio.
Accede a la pestaa Insertar y haz clic en el botn Referencia cruzada.
En el dilogo Referencia cruzada, selecciona el Tipo Ilustracin.
Debers seleccionar en la lista 2: Ventana inicial de Word.
En Referencia a selecciona Nmero de pgina. De esa forma se insertar en el texto
el nmero de
pgina donde se encuentre la imagen. Si posteriormente modificamos el documento y
la imagen
pasa a estar situada en otra pgina, el nmero se actualizar.
Presiona Insertar y despus Cerrar.
El texto ser En el prximo tema te familiarizars con la ventana de Word que
introdujimos en la
pgina 4. Aade un punto final.
Si quieres puedes pulsar CTRL y hacer clic sobre el nmero de pgina para ver cmo
Word
muestra el lugar exacto donde se encuentra el epgrafe de la ilustracin.
Cierra el documento guardando los cambios.

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5.5. Notas al pie y notas al final
Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar
automticamente y no tendremos que
realizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el
cuadro de dilogo de Notas
al pie y notas al final haciendo clic en la pequea flecha situada en la esquina
inferior derecha del grupo
Notas al pie.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.


Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la
seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la
seccin.
Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato
del nmero que deseamos que se muestre como
subndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en
Smbolo...
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra,
smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia
en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva
pgina.

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Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de
formato a mitad
del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn
encima aparece un
"bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos
doble clic sobre el superndice
nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.

EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA


Competencia. Notas al pie de pgina
Ejercicio 1: En este ejercicio aprenderemos a crear notas al pie. Trabajaremos
sobre el
archivo Clulas - grupo 2.
Hemos sealado los lugares donde hay que incluir notas con un pequeo nmero, como
el que
resultara si insertramos notas al pie. Sin embargo, estos nmeros son intiles,
ya que estn
puestos a mano y no estn relacionados con ninguna nota. Lo que debes hacer es
localizarlos en el
texto y borrarlos, sustituyndolos por notas al pie correctas.
Crearemos una como ejemplo. Si deseas seguir practicando repite la operacin con el
resto
de palabras marcadas.
Al final del primer apartado (Historia y teora celular), borra el nmero 5 y
selecciona el texto siglo
XX que hay junto a l.
Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Noto al pie y noto al
final haciendo
clic en la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al
pie.
Selecciona Notas al pie y Final de pgina.
En formato de nmero escoge 1,2,3,....
Iniciar en: 1
Numeracin: Continua.
Aplicar cambios a: Texto seleccionado.
Haz clic sobre Insertar.
Escribe Bechtel, William (2005). Discovering Cell Mechanisms: The Creation of
Modern Cell.
Cambridge University Press.
Observa que ahora el texto siglo XX tiene un superndice con nmero 1 y que en el
pie de pgina
est el nmero 1 con la nota que hemos escrito. Adems si sitas el ratn encima
del superndice
aparece un bocadillo con esa frase.
No olvides guardar los cambios antes de cerrar

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DONDE HAY BUENA EDUCACIN NO
HAY DISTINCIN DE CLASES.
KUNG FUTSE, CONFUCIO

REFERENCIAS CRUZADAS , TTULO Y MARCADOR


COMPETENCIA
APRENDE

A CREAR HIPERVNCULOS , PGINAS WEB Y MACROS PARA LA


AUTOMATIZACIN DE CADA UNA DE SUS TAREAS EN WORD 2013

CONTENIDO
HIPERVNCULOS.
TIPOS DE HIPERVNCULOS
CREACIN DE PGINAS WEB
BARRAS DE HERRAMIENTAS WEB
INTRODUCCIN A MACROS
CREACIN DE UNA MACRO
EJECUCIN DE UNA MACRO
ELIMINACIN DE UNA MACRO

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6. QU ES UN HIPERVNCULO?
Un hipervnculo es un enlace, normalmente entre dos pginas web de un mismo sitio,
pero un enlace
tambin puede apuntar a una pgina de otro sitio web, a un fichero, a una imagen,
etc. Para navegar al
destino al que apunta el enlace, hemos de hacer clic sobre l. Tambin se conocen
como hiperenlaces,
enlaces o links.

6.1. Dependiendo de cul sea el destino, hacer clic en un hipervnculo puede hacer
que ocurran varias
cosas. Si el destino es otra pgina web, el navegador la cargar y la mostrar,
pero si el destino es un
documento de Word, el navegador nos dar la posibilidad de abrir una sesin de
Word.
Por lo tanto, podemos usar los hipervnculos para conducir a los visitantes de
nuestro sitio web
por donde queramos.

6.2. TIPOS DE HIPERVNCULOS.


Existen varios tipos de hipervnculos. Vamos a ver los ms usados.
Hipervnculo de texto: Un hipervnculo de texto es un enlace que se encuentra
asociado a un
texto, de forma que si hacemos clic sobre ese texto, navegamos dnde indique el
hipervnculo. Por
defecto, cuando creamos un hipervnculo de texto, el texto aparece subrayado y en
un color distinto
al del texto normal, de forma que el visitante sepa que existe ese enlace. Si
volvemos a la pgina
despus de visitar el enlace, este aparecer con otro tono tambin.
Hipervnculo de imagen: Un hipervnculo de imagen es un enlace que se encuentra
asociado a
una imagen, de forma que si hacemos clic sobre esa imagen, navegamos dnde indique
el
hipervnculo.
Por otra parte, los hipervnculos pueden referirse a pginas del mismo sitio web o
de otros
sitios web.
Hipervnculo local o interno: Un hipervnculo local o interno es un vnculo a una
pgina que se
encuentra en el mismo sitio web (sitio local). As, para referirnos a ella tan solo
basta con poner la
ruta o direccin en el disco duro. Si se encuentra en la misma carpeta, basta con
poner su nombre.
Por ejemplo, supongamos que tenemos un vnculo desde esta pgina a otra llamada
curso que
est en la carpeta Access. El vnculo sera: access/curso.htm
Hipervnculo externo: Un hipervnculo externo es un vnculo a otro sitio web en
Internet (sitio
externo). Es un vnculo a cualquier otro lugar fuera del sitio actual. Cuando
ponemos un vnculo
externo, escribimos la direccin completa de la pgina incluido http://www....

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Hipervnculo a una direccin de correo electrnico: Un hipervnculo a una direccin
de correo
electrnico es un vnculo que contiene una direccin de correo. Al pulsar en l,
automticamente se
abre el programa de correo que tenga el usuario instalado para poder escribir a esa
direccin de
correo.
6.3. CREAR O EDITAR PGINAS WEB
Para crear una nueva pgina, lo haremos creando un documento normal. Ya nos
preocuparemos a la hora
de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Para editar una pgina ya existente:
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un
documento normal, a
travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en
el men
contextual, elegir Abrir con > Word.
Puede ocurrir que Word no pueda abrir la pgina HTML por algn problema con el
contenido. Por
ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, si usa DTD. En estos casos hay que
eliminar la instruccin que
impide el acceso.

Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de
vistas o en la pestaa
Vistas.

A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos


acostumbrados para el
resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todo
el formato
de Word, y al guardarla, se modificarn.

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Insertar y modificar hiperenlaces
Un hiperenlace (o hipervnculo) puede ser una palabra, frase o grfico. Se
caracteriza porque al
hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hiperenlace. Cuando
pasamos el
cursor por encima de un hiperenlace, Este cambia de forma y toma la forma de una
mano.
Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra
pgina en el
mismo servidor o en uno distinto, a una direccin de correo electrnico, a un
servidor ftp, etc.
Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar, pulsar el botn Vnculo, y
luego Hipervnculo.

Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el


campo Texto y el
campo Direccin, veamos cmo hacerlo:

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Texto.
Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con
lo cual ya aparecer en
este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen,
deberemos seleccionarla antes
de hacer clic en el botn de hiperenlace, y veremos que el texto que se muestra es
<Seleccin del
documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte
izquierda:
Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin
completa de
Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.google.com/index.htm
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web,
por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta
indicar la primera
parte de la direccin (http://www.hotmail.com)
Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo,
Word2010/tema_14_word.htm.
Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro
hipervnculo nos lleve a
un lugar en el mismo documento donde nos encontramos.
Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que vamos a crear en
este
momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo
en el campo
Nombre del nuevo documento.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver
ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que
introduzcamos el texto de
la sugerencia
Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botn podemos
elegir ese
archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando
utilizamos el comando
Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos
la pgina a la
que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos
seleccionada (si es que
los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una
ventana como esta para que
el marcador se aada a la direccin de la pgina.

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Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames, aqu
podemos
elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo. Al
hacer clic
en este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que
selecciones el marco
de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn derecho
del ratn aparece la
ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el
cuadro de dilogo Insertar
Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
caractersticas del
hipervnculo.

Guardar la pgina
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta
que no lo
guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor,
deberemos
guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar
la pestaa Archivo y la opcin Guardar o
Guardar como. El proceso ser el mismo,
tanto si se trata de una pgina nueva como si
queremos guardar un documento de Word
como pgina web.
El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo
que debemos modificar es el tipo de archivo,
eligiendo Pgina web en el desplegable donde
especificamos el tipo:
Podemos elegir varias opciones:

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La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web,
pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una
en un archivo y
estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos pgina Web de un slo archivo, se genera un nico archivo que lleva
incorporadas las
imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro
del documento,
en un archivo .htm las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto
donde se especifica el
Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando
guardamos
nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo
es el que se ver en la
barra de ttulo del navegador y en lista de Favoritos, cuando se guarde nuestra
pgina en Favoritos, y
tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina.

6.4. CONVERTIR A HTML


Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas
caractersticas de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no
sern visibles al
ver la pgina en un navegador como Internet Explorer, Mozilla Firefox o Netscape
Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado
y el contorno
no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas
caractersticas de formato desaparecen.
Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo,
todos
los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como
borde simple; el
texto en varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son
desplazadas
hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto
al texto tambin
puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros
de
lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.

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100
ACTIVIDADES DEL CURSO WORD:
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Crear una pgina web
Ejercicio 3: En este ejercicio aprenderemos a crear una pgina web a partir de un
documento de
Word. Tambin veremos cmo incluir hipervnculos, ya que son un recurso
imprescindible en
cualquier pgina.
Disea un documento
Selecciona el encabezado. Mi primer documento.
Haz clic en la ficha Insertar, grupo Vnculos, y pulsa Hipervnculo.
En la ventana que se muestra, asegrate de que est marcada la opcin Archivo o
pgina web existente
de la botonera de la izquierda.
En el cuadro de texto inferior llamado Direccin es donde debers escribir la ruta
de la pgina que
quieras enlazar.
Luego, pulsamos Aceptar.
Al situar el cursor sobre el ttulo del apartado, un pequeo globo informativo nos
indicar que pulsando
la tecla CTRL y haciendo clic sobre l se seguir el enlace. Hazlo para comprobar
que funciona
correctamente. Recuerda que si no dispones de conexin a internet en ese momento se
mostrar un
mensaje de error.
Ahora, guardaremos el resultado como una pgina web, en vez de sobre escribir el
archivo de Word
docx existente. Para ello, haz clic en Archivo > Guardar como.
Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo
de la pgina. Por defecto ser el texto que se estableci con el estilo Ttulo o el
que indicamos en la
portada. Podramos modificarlo desde el botn Cambiar ttulo. En esta ocasin no lo
haremos.
Pulsa el botn Guardar. Si existe alguna incompatibilidad de formato que Word no
pueda pasar a
formato HTML propio de las pginas web, nos informar en un mensaje. Deberemos
considerar si son
incompatibilidades relevantes o no. En nuestro caso slo nos informa de que no
podr adaptar los
estilos subrayados, pero eso no es de demasiada trascendencia, as que pulsa
Continuar.
Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, en caso de
tener varias
pginas numeradas, los nmeros de pgina desaparecen puesto que slo tenemos una
pgina web.
Slo nos queda comprobar que el enlace que hemos creado en este ejercicio funciona
correctamente.
Haz CTRL+clic sobre el ttulo Unidad 1. Mi primer documento. La pgina web que
enlazaste se abrir
en el navegador.
Cerrar el documento.

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6.5. MACROS
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran
realizarse automticamente
utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que
el usuario
decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
Automatizar una serie de pasos.
Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el
eslogan de la empresa,
si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos
mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen
como si fueran
comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinacin
de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de
comandos ya
definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo
Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la
lista con los comandos
disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si
estn compuestos de
una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos
modificarlos.

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6.6. CREAR MACROS CON LA GRABADORA
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo
que vamos a
hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos (o
acciones) que
vayamos realizando. As pues todo lo que hagamos se guardar y posteriormente al
ejecutarla se
llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin
innecesaria o que no tenga
que ejecutarse siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qu tipo
de macro vamos
a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy
recomendable realizar
varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn
error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar
el ratn para
desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones
de
desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edicin bsica.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a
grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del
documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla
para posteriores documentos. Una macro debe ser genrica.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y desplegar
el men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen.


Nombre de macro. Aqu escribiremos el
nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro
debemos tener en cuenta las siguientes
condiciones:
Debe comenzar con una letra.
No debe ser un nombre mayor de
80 caracteres entre letras y
nmeros.
No puede contener espacios ni
smbolos.

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Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente
en Word las
acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que
haba antes.
Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que
podr ser
un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de
Teclado
aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es
necesario
utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro
grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la
macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema
utiliza para crear
todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la
macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir
de ese momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o
desde la barra de estado pulsando en el botn cuadrado.

Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar
alguna
accin que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para
que termine
de guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el
botn, pero es
conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a
continuacin.

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ACTIVIDADES DEL CURSO WORD:
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Grabar una macro
Ejercicio 1: En este ejercicio aprenderemos a grabar una macro. Abre Word.
Trabajaremos con un
documento en blanco.
Empezaremos por crear la macro.
En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra
triangular, y
selecciona la opcin Grabar macro.
Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala encabezado y deja la opcin
Guardar macro
en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionado. As la macro estar
disponible para los
nuevos documentos que se creen. Como descripcin escribe el texto Incluir
encabezado
corporativo.
Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
Se abrir la ventana de Opciones de Word y se mostrar la categora Barra de
herramientas de
acceso rpido. En la columna de la izquierda se mostrarn las macros disponibles,
debers
seleccionar la nica que hay: Normal.NewMacros.Encabezado. Luego, pulsa el botn
Agregar que
hay entre las columnas.
La macro se incluir en la columna de la derecha. Pulsa el botn Modificar... que
hay justo bajo
ella.
Escoge el icono que tiene forma de nube (est al final).
En el recuadro Nombre para mostrar escribe Encabezado corporativo. Luego, pulsa
Aceptar. Vers
que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.

Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de opciones.


Volvers a apreciar la pgina en blanco y al colocar el cursor sobre ella, vers
que tiene un aspecto
distinto
Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que detengamos la grabacin, todas las
acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear el encabezado.
Haciendo clic en Insertar > Encabezado > Editar encabezado creamos el encabezado.
Escribe:
www.mpfn.gob.pe/escuela.es.
Cursos de informtica
Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.

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La macro ya est grabada. Vamos a comprobar que funciona correctamente.
Cierra el documento desde Archivo > Cerrar. Escoge la opcin No guardar cuando el
mensaje te pregunte
si quieres conservar los cambios.
Crea un nuevo documento desde Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
Pulsa el icono en forma de nube de la barra de acceso rpido superior. Se crear un
encabezado con el
texto, tal Insertar la macro en la barra de acceso rpido
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo >
Opciones. Aparece el

dilogo Opciones de Word.


En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la
macros que
hayamos grabado.
Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a
la barra. La macro
se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y
haciendo clic en el
botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos
preestablecidos para que puedas
seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botn
Personalizar... en el cuadro de
dilogo anterior, que es el que permite escoger el acceso de teclado a la accin.
Se abrir el cuadro de
dilogo que vemos en esta imagen, que es el mismo que veramos si pulsramos la
opcin Teclado del
cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.
En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la
macro en concreto
a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado
es donde deberemos
especificar la combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como
si fusemos a
ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+K. Deberemos hacer
clic en Asignar
para que la combinacin se asigne a la macro.

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Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de
comando.

Editar el cdigo de la macro.


Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems puede
servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic, para corregir
posibles errores
que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y pulsamos el
botn
Modificar. Tambin podemos editar la macro con la combinacin de teclas ALT + F11 y
dentro
del dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre
el editor de Visual Basic
con la macro seleccionada
como vemos en la imagen.

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ACTIVIDADES DEL CURSO WORD:

EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA


Competencia. Cdigo de una macro

Ejercicio 2: En este ejercicio aprenderemos cmo visualizar el cdigo fuente de una


macro. Esto nos
permitira editarla, si disponemos de conocimientos de programacin.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que
se creaba la macro
sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el mismo equipo en
que hicimos el
anterior, ya que la macro se guard en la plantilla bsica Normal.

Abre Word para mostrar un documento en blanco.


Primero la abriremos desde la opcin que nos permite modificarla:
En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
Ah vers la macro encabezado. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el botn
Modificar.
Se abrir una ventana de Visual con el cdigo que especifica las acciones que
realiza la macro.
Observa el cdigo.
Cierra la ventana.
Veamos ahora otra forma de abrir el cdigo de una macro:
Pulsa ALT+F11. Se abrir la misma ventana.
En este caso se mostrar la macro encabezado, pero eso no tiene por qu ser as
siempre, ya que se
mostrar el cdigo de aquello que se haya consultado por ltima vez.
Para mostrar la macro adecuada, debers abrirla desde el panel izquierdo.
En este caso, la ruta adecuada ser Normal (el nombre de la plantilla a la que se
ha aplicado la
macro) > Mdulos > NewMacros.
Cierra la ventana de cdigo.

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6.7. EJECUTAR Y ELIMINAR MACROS
Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:
Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.
- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic
sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.

Paso a paso. Ejecuta la macro


instruccin a instruccin abriendo
el editor de Visual Basic.

Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.


Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas
macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones
de
autoejecucin:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde
tenemos la
macro.

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AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde
tenemos la
macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro

Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle


el
nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo
documento ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
ACTIVIDADES DEL CURSO WORD:
EJERCICIO PARA PRACTICAR EN CASA
Competencia. Eliminar una macro

Ejercicio 3: En este ejercicio aprenderemos cmo eliminar una macro.


Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el primer paso a
paso de esta unidad,
en que se creaba la macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos
realizarlo en el mismo
equipo en que hicimos el otro ejercicio, ya que la macro se guard en la plantilla
bsica Normal.
Abre Word para mostrar un documento en blanco.
En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
Ah vers la macro encabezado. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el botn
Eliminar.
Se abrir un mensaje que te pedir que confirmes la accin. Escoge S.
En la lista ya no aparece la macro en cuestin.
Cierra la ventana.
La macro se ha borrado, pero no el botn que la ejecutaba en la barra de acceso
rpido.
Comprobemos qu ocurre si lo ejecutamos y veamos cmo solucionarlo:
Pulsa en el botn de la barra de acceso rpido que tiene forma de nube y que
ejecutaba la macro
Encabezado corporativo.
Un mensaje te informar de que la macro ha sido deshabilitada o eliminada. Pulsa
Aceptar.
Para eliminar este botn que ha dejado de ser til, haz clic con el botn derecho
del ratn sobre l.
Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de
acceso rpido.

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