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N 21 Junio 2011

Identificacin y Evaluacin de Requisitos


legales. El Mejoramiento Continuo para un
Sistema de Gestin Efectivo
Por: Jorge Araya, Gerente de Proyectos

La globalizacin y las oportunidades de exportacin, y de comunicacin, que se han abierto a


travs de los diversos tratados de libre comercio que ha firmado Chile, entre otros, ms su
incorporacin a la Organizacin de Cooperacin para el Desarrollo Econmico (OCDE), invita a
las empresas a plantearse la necesidad de mejorar sus servicios y productos, y buscar las
mejores alternativas para ingresar con sus negocios a otros mercados nacionales e
internacionales. Para esto las empresas necesitan respaldar sus servicios y productos a travs
de sistemas de gestin que permitan asegurar un compromiso y calidad con el medio ambiente,
con sus trabajadores, con los clientes y con la comunidad vecina.

Una de las herramientas que tienen los potenciales mercados y clientes para asegurarse que
sus nuevos proveedores son una empresa confiable, es revisar sus sistemas de gestin y
certificaciones que sta pueda tener, por lo mismo muchas empresas buscan a travs de las
normas ISO validarse en los diversos mercados nacionales e internacionales, debiendo cumplir
de forma ntegra las normativas aplicables, por lo que la identificacin, la evaluacin y el
correcto cumplimiento de stas es un elemento fundamental y se convierte en el primero paso
para llegar al xito, pero an as hay muchas organizaciones que se enfocan tan slo en el
cumplimiento normativo, otras que an desconocen la normativa que regula sus actividades, o
simplemente no han evaluado su cumplimiento.

Existen mltiples causas que pueden explicar esta situacin, sin embargo, a nuestro juicio la
principal razn es el desconocimiento o las dificultades que encuentran muchos ejecutivos y
gerentes para dar a su gestin un enfoque estratificado, gradual y sistemtico que les permita
implementar y mantener
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Como se muestra en la Tabla 1, para llegar a cabo un mejoramiento continuo, se pueden identificar
bsicamente 8 etapas en la gestin ambiental, de seguridad y salud ocupacional que necesitan ser
afrontadas gradual y sistemticamente, pues cada una de ellas permite abordar indispensables e
importantes aspectos estratgicos y tiene un racionamiento basado en el negocio. Si bien, estas etapas se
pueden trabajar simultneamente, obviar el desarrollo y mantenimiento de las etapas bsicas o no darles
la importancia que realmente tienen, puede llegar a tener grandes inconvenientes.

Tabla 1: Etapas de un Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad, y Salud Ocupacional.


Etapa Pregunta Estratgica Racionamiento de negocio

1. Compromiso y Cmo estamos Los trabajadores conocen y se empoderan


poltica interna operando como de la misin y visin de la organizacin
empresa? realizando un mejor trabajo.
2. Revisin de la Cumplimos con las Se logra evitar multas, la paralizacin de
normativa legal normativas legales? actividades, se facilita la obtencin de
permisos, y se protege a las personas,
equipos, materiales, y al medio ambiente.
Asegura la continuidad operacional en el
corto y mediano plazo.
3. Planificacin de Se necesita Incrementar la eficiencia de los procesos,
Procesos aumentar el nivel de y el servicio o producto aumenta su valor.
planificacin y detalle
en mis procesos?
4. Implementacin Mantengo Posicionamiento competitivo.
de Herramientas actualizado mi
de Gestin sistema de gestin?

5. Comunicacin La informacin y los Una buena comunicacin interna


Interna objetivos de la contribuye a incrementar los niveles de
organizacin se satisfaccin de los empleados quienes, al
transmiten de forma menos en teora estarn ms motivados y
correcta y sern ms productivo
transversal?
6. Comunicacin Estoy desarrollando Se mejora la imagen corporativa de la
Externa una Responsabilidad organizacin, teniendo mayor aceptacin
Social Empresarial? por parte del cliente final.
7. Evaluacin Cmo saber mi nivel Desarrollar auditoras internas y de forma
Interna de cumplimiento? sistemtica permite anticiparse a los
hechos y tomar acciones pro activas.

8. Medidas Es posible mejorar Se logra cumplir a cabalidad los sistemas


correctivas y mis procesos de gestin.
preventivas internos?

Fuente: Elaboracin propia.

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De lo sealado en la tabla, hay organizaciones que an no superan la primera etapa o no han identificado
y evaluado su nivel cumplimiento legal, y aquellas que habindolo hecho en alguna oportunidad, no lo
realizan de forma sistemtica. En ambos casos, es probable que la organizacin se percate de esta
situacin cuando sean fiscalizados por las autoridades o un alto ejecutivo realice la pregunta en cuestin,
o bien tengan dificultades para obtener los permisos para un nuevo proyecto y en el ms desfavorable de
los casos cuando sean cuestionados por los stakeholders al sufrir un accidente o emergencia.

Por otra parte, se encuentran las organizaciones que an piensan que en el ao 2011 el objetivo de la
gestin sigue siendo la mantencin del cumplimiento legal y llevan a toda la organizacin a intentar
contestar slo preguntas del tipo, estamos cumpliendo con la legislacin?, podra alguien estar
haciendo algo indebido?. Cuando esto sucede, los ejecutivos y gerentes se estn olvidando que el objetivo
de su gestin es proteger y generar valor para su compaa, as como asegurar que las polticas y sistemas
de la empresa estn siendo implementadas de acuerdo con las instrucciones del directorio y los ejecutivos
de ella.

Hoy en da la mayora de las empresas abrazan o intentan transformarse en organizaciones sustentables,


hecho que requiere poner la mirada ms all del cumplimiento legal.

Es perfectamente posible que una compaa pueda alcanzar un 100% de cumplimiento legal, pero fallar
gravemente en la medicin de otras etapas de su gestin, por ejemplo su sustentabilidad. Por esta razn,
las organizaciones necesitan evaluarse no slo por lo que ellos tienen obligatoriamente que hacer, sino
tambin, por las cosas que ellas deberan tener que estar haciendo, las que normalmente corresponden a
actividades relacionadas con la gestin del riesgo, sus sistemas de gestin y la competitividad.

Better Consultores recibe frecuentemente solicitudes de un gran nmero de empresas, con el fin de
buscar apoyo para desarrollar su gestin, y en muchas oportunidades para la implementacin y/o
mantencin de procedimientos que les permitan conocer y tener acceso a la legislacin actualizada que
regula sus actividades, junto con evaluar sistemticamente su nivel de cumplimiento legal, y adoptar
medidas y estrategias para controlar los riesgos asociados a sus procesos.

Basados en nuestra experiencia exponemos los principales elementos que deben ser considerados en el
diseo, implementacin y mantencin de esta etapa bsica, pero altamente necesaria como lo son los
sistemas de identificacin, actualizacin y evaluacin de requisitos legales, por lo tanto se presenta un
enfoque metodolgico que esperamos sea de ayuda a nuestros amigos, clientes y colaboradores.

Metodologa para llevar a cabo un Sistema de Gestin Efectivo

La identificacin y evaluacin de requisitos legales es lo medular para cualquier sistema de gestin, en


general, es un proceso sistmico que se basa en el anlisis peridico y exhaustivo de las actividades,
procesos, procedimientos y los correspondientes aspectos e impactos ambientales y riesgos para la salud
y seguridad de los trabajadores, la identificacin de la normativa aplicable y la verificacin del nivel de
cumplimiento, a travs de un instrumento de evaluacin que permita decidir y tomar acciones priorizadas
sobre lo que la organizacin necesita hacer para cumplir con la legislacin vigente. Este anlisis puede ser
abordado siguiendo las etapas que se sealan en la Error! No se encuentra el origen de la
referencia. y se explican a continuacin:

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Figura 1: Sistema de Gestin Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional

Fuente: Elaboracin propia.

1. Compromiso y Poltica Interna: el objetivo de esta etapa es desarrollar una poltica de trabajo clara,
donde se logre presentar la misin y visin de la organizacin de forma creble, y que genere un
empoderamiento interno por parte de los trabajadores, por medio de la participacin de stos como
elementos claves para cada actividad y objetivo de la organizacin, lo que permitir que el
funcionamiento administrativo, operacional, y finalmente el servicio y/o producto a entregar, se haya
desarrollado de una forma responsable y eficiente, entregado al cliente un trabajo realizado con valor y
sustentabilidad.

2. Identificacin y Actualizacin de Requisitos Legales Aplicables: el objetivo de esta etapa debe ser
relacionar las actividades y procesos desarrollados en el establecimiento con la normativa actualmente
vigente.

Para el desarrollo de esta etapa, se requiere que el equipo de trabajo conozca las actividades y procesos
de manera detallada, identificando las variables de entrada al sistema como son: materias primas,
servicios y recursos requeridos, adems de las variables de salida, por ejemplo: productos, residuos y
emisiones.

Una vez identificadas y analizadas todas las actividades desarrolladas, se debe proceder a la elaboracin
de un inventario de requisitos legales que slo considere aquellos que sean aplicables, donde stos, sean
sistematizados y categorizados segn su rango normativo o jerarqua, ordenados cronolgicamente de
acuerdo a su fecha de publicacin en Diario Oficial (ver ejemplo ilustrativo en Tabla 2Tabla 2: Decretos
Supremos para dos Decretos Supremos).

Los requisitos legales que normalmente debieran encontrarse en cada inventario, corresponden a los
siguientes: Constitucin Poltica: Leyes; Decretos con Fuerza de Ley; Decretos Ley; Decretos Supremos;
Resoluciones; Ordenanzas Municipales; Certificados particulares del establecimiento.

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Tabla 2: Decretos Supremos
Ao
Organismo del ltima Artculo
Tipo Nmero Cuerpo Normativo (publicacin Materia Resumen
Estado modificacin Aplicable
Diario Oficial)

Establece las
Establece condiciones
condiciones sanitarias y
Decreto sanitarias y ambientales Salud Todo el
594 23-04-2000 Ministerio de Salud D.S 57-2003 ambientales bsicas que
Supremo bsicas en los lugares de Ocupacional Decreto
deber cumplir todo
trabajo
lugar de trabajo,

Establece y detalla
cuales son los
Elementos de seguridad
Decreto Ministerio de Transporte y elementos de seguridad
26 obligatorios para 25-04-2000 D.S 88-2002 Art. 3
Supremo Transporte trnsito obligatorios que deben
vehculos motorizados
poseer los vehculos
motorizados.

Fuente: Elaborado propia

Algunas fuentes de informacin que pueden ser consultadas son: el Diario Oficial, Biblioteca del Congreso
Nacional, sitios Web de Organismos del Estado, entre otros. En muchos casos la suscripcin de un servicio
de actualizacin como el que Better Consultores proporciona podra ser recomendable.

3. Planificacin de Procesos: el listado de Requisitos Legales aplicables debe ser revisado, actualizado y
evaluado peridicamente para incorporar los nuevos cuerpos legales que sean promulgados, o sus
modificaciones, as como aquellos cambios en las actividades, procesos y/o procedimientos que realiza la
empresa. La identificacin oportuna de stos, permitir identificar si se hace necesario un mayor
desarrollo de actividades, o si la planificacin de stas ya sea: semanal, mensual, o anual deba ajustarse
fijando nuevos objetivos a corto, mediano, y largo plazo, que permitan desarrollar el trabajo de la
empresa de forma efectiva.

4. Implementacin de Herramientas de Gestin: el objetivo de esta etapa, es desarrollar un instrumento


que permita recolectar informacin objetiva y registrarla de manera sistemtica. Para ello, es necesario
que el instrumento (por ejemplo una lista de chequeo) sea capaz de contener las preguntas suficientes y
necesarias para recoger evidencias de cumplimiento o incumplimiento, visuales y/o documentales. A
continuacin, en la Tabla 3, se presenta como ejemplo general un instrumento de recoleccin de
informacin basado en el D.S. N 144/61 del MINSAL.

Tabla 3: Ejemplo de Instrumento de Medicin de Cumplimiento del D.S. N 144/61 MINSAL


Tipo Nmero Cuerpo Normativo Aplicacin Descripcin Preguntas Si No Obsevaciones

Los gases, vapores, humos,


polvo, emanaciones o
contaminantes de
El manejo de los
cualquiera naturaleza,
residuos generados en
producidos en cualquier
la instalacin se captan Sistema de
Art. 1 establecimiento fabril o 1
y eliminan de forma tal recoleccin municipal
lugar de trabajo, debern
que no causan daos o
captarse o eliminarse en
molestias al vecindario
Establece Normas para forma tal que no causen,
Decreto evitar emanaciones o daos o molestias al
144
Supremo contaminantes de vecindario.
cualquier naturaleza

Prohbase la circulacin de
La revisin tcnica de
todo vehculo motorizado Copia de revisn
Art. 7 los automoviles se 1
que despida humo visible tcnica de vehculos
encuentra vigente
por su tubo de escape.

Fuente: Elaboracin propia.

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Diseado y elaborado el instrumento de evaluacin, se procede a su aplicacin considerando para ello
entrevistas al personal a cargo de los aspectos evaluados, solicitando las evidencias correspondientes y
considerando lo observado en terreno como medio de prueba visual.

La evidencia visual corresponde a las actividades, condiciones y prcticas presenciadas por el equipo
auditor durante visitas inspectivas a las instalaciones y a las observaciones que se obtengan de ste.

La evidencia documental se refiere a los registros, certificados o documentos que acrediten de alguna
gestin, medicin, inscripcin, certificado, permiso, etc. que se ha llevado a cabo y que sus resultados
cumplen con lo exigido y estipulado por la normativa nacional, cuando corresponda. Por ejemplo, una
resolucin sobre autorizacin sanitaria para el funcionamiento del casino, certificados de medicin de
emisiones, etctera, o bien; procedimientos relacionados a los sistemas de gestin que son
implementados en cada instalacin.

5. Comunicacin Interna: La comunicacin interna de una organizacin es una de las herramientas que
puede contribuir de mejor forma al desarrollo eficiente de cualquier sistema de gestin, aportando al
desarrollo y mejoramiento continuo de ste.

6. Comunicacin Externa: Una correcta comunicacin externa contribuye a la organizacin a prestar


mayor atencin a lo que sucede en el exterior. Es una oportunidad clara que tienen la organizacin para
abrir sus puertas y presentar a su grupo de inters el funcionamiento de sta, otorgando un mayor valor a
sus servicios y productos. Adems permitir mejorar la gestin del negocio e identificar las demandas
sociales a las que deben dar respuesta con sus negocios.

Una de las herramientas eficaces que han utilizado las empresas para desarrollar este tipo de
comunicacin, y que en Chile ha tenido un gran impacto esta ltima dcada, son los Reportes de
Sustentabilidad, una publicacin de lenguaje simple que presenta en su todo a la organizacin,
permitiendo mejorar el buen nombre de la empresa, la marca, y el producto final entre el resto de sus
competidores y grupo de inters.

7. Evaluacin de Cumplimiento Legal: el objetivo de esta etapa, es conocer de manera objetiva el nivel
cumplimiento de la normativa ambiental, de seguridad y salud ocupacional, basado en la existencia o
inexistencia de evidencia visual y/o documental, diferenciando los aspectos evaluados segn su
cumplimiento o no cumplimiento, para as obtener una visin real de la situacin en que se encuentra la
empresa.

De acuerdo a ello, se debe realizar el anlisis de los resultados obtenidos en base a la aplicacin de
mtodos estadsticos precisos y sencillos, los cuales entregan gran informacin a la hora de realizar el
anlisis final.

Dado lo anterior, el estudio dar especial nfasis a aquellos aspectos que presenten algn nivel de riesgo
para la salud, seguridad de los trabajadores o para el medio ambiente, sealando la severidad de cada
hallazgo. Bajo estas condiciones las no conformidades por inclumplimiento legal se deben priorizar para ser
resueltas y/o comunicadas a la gerencia, en espacial si sobre sta recae la responsabilidad legal de la
empresa.

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8. Acciones Correctivas y Preventivas: ya identificados y evaluados los requisitos legales de medio
ambiente, seguridad y salud ocupacional, ms la revisin de la poltica interna y los canales de
comunicacin, se debe disear e implementar un Plan de Accin que permita superar aquellos temes que
se encuentren en incumplimiento, reforzando el sistema de gestin para actuar en conformidad a lo
establecido en la normativa vigente. Dicho Plan debe ser informado a la alta gerencia, permitiendo a la
empresa gestionar los recursos para corregir y prevenir las no conformidades, dndole seguimiento a las
acciones que se emprendan.

Es importante mencionar que la normativa legal, as como las condiciones de operacin de toda empresa,
sufren cambios frecuentemente de acuerdo a las necesidades del pas y las caractersticas de cada negocio
y/o proceso, por tanto la identificacin y evaluacin de requisitos legales, como desarrollar planes de
accin y una comunicacin interna y externa adecuada a travs de diferentes medios, debe ser una accin
permanente y continua, que permita abrir y cerrar ciclos con una frecuencia apropiada.

Finalmente y tal como lo sealamos con anterioridad, el cumplimiento de la normativa no es el objetivo de


la gestin, sino una herramienta necesaria, bsica e indispensable para las organizaciones interesadas en
proteger y general valor.

Referencias

- Vctor Gonzlez, Ingeniero de Proyectos Cristian Bustos. Better Consultores; 2010, Gerente
General Identificacin y Evaluacin de Requisitos legales. El Primer Paso para una Gestin
Exitosa. News Better N15.
- NCh. ISO 14.001 Of. 2005, Sistemas de Gestin Ambiental, requisitos con orientacin para su
uso.
- NCh. OSHA 18.001 Of.2004, Sistemas de Gestin, Prevencin de Riesgos Profesionales. Hunt
David, Catherine Johnson, Sistema de Gestin Medioambiental. Serie Mc Graw-Hill de
Management.
- Jos Fernndez Beaumon, Responsabilidad Social Corporativa y Comunicacin. [Disponible en
http://es.scribd.com/doc/21359897/Comunicacion-Externa-RSE]

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