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SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACION DEL PIP 1- SISEV


Qu es el sistema de seguimiento y evaluacin del PIP1?
El Sistema de seguimiento y evaluacin del PIP1 es una herramienta que nos permite
automatizar diferentes procesos referentes a la ejecucin fsica y financiera de los Sub
Proyectos.

Esto a su vez nos permite a nivel del PIP1 procesar informacin para poder reportar indicadores
de productos y efectos y as servir de soporte para la toma de decisiones.

Diseo e implementacin

Se tom en cuenta que el sistema sea utilizado por el personal de los Sub Proyectos
para el ingreso de informacin.
Se debe tener acceso desde las 6 Unidades Descentralizadas.
Se trabaja sobre la base del Sistema de Fondos Concursables ya que el Sistema
continua el proceso en la Fase de ejecucin y seguimiento.
Articulacin entre los Sistemas de Informacin del PNIA
El sistema de Seguimiento y Evaluacin del PIP1 se sostiene sobre la informacin del
Sistema de Fondos Concursables.
Se utiliza informacin de Sub Proyectos (Marco Lgico, POA, Indicadores), informacin
sobre la cual se realizar el monitoreo y seguimiento fsico y financiero.
Posteriormente El Sistema de Seguimiento y Evaluacin del PIP1 debe ser capaz de dar
informacin a los dems sistemas a travs de Reportes o formatos especficos.
La informacin registrada adems nos permite reportar al Plan Operativo Institucional
(En las actividades que correspondan)
Nivel de avance de actividades para el desarrollo e implementacin
del Sistema SISEV

Antecedentes
Para este caso, se toma como referencia el diagrama de procesos para el seguimiento y
evaluacin del PIP1. El mismo que se alcanz y revis en el proceso de diseo del sistema y el
cual anexo al final del presente informe.

La primera actividad realizada fue la identificacin de actores y la seleccin de procesos que se


incluyen en el SISEV. Sobre esa base se determinan las prioridades y estas se traducen en las
respectivas actividades.

Los procesos requeridos para sistematizacin corresponden a los usuarios siguientes:

Entidad Ejecutora
UPMSI
UD

Hay que tener en cuenta que los procesos correspondientes a los usuarios Unidad de
Administracin, Unidad de rea legal, Direccin de operaciones y Direccin ejecutiva, se han
implementado en el software INTEGRA por tanto y con el afn de no duplicar esfuerzos y
trabajar en base a un solo SISTEMA ARTICULADO, se propone una interfaz que permita
consultar esa informacin.

Img. 3 Identificacin de usuarios que intervienen en los procesos de Seguimiento y evaluacin del PIP1
Acciones Implementadas
En base a lo indicado anteriormente se procede a la identificacin de actividades para el
respectivo diseo y posterior implementacin en el SISEV. Las actividades estn clasificadas
por Usuarios y estas a su vez contienen uno o ms mdulos dependiendo de la complejidad del
proceso. Igualmente hay que indicar que sobre la marcha se identificaron actividades nuevas,
las cuales procedieron a registrar e implementar.

Usuario Entidad Ejecutora


N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de
implementacin
1 La EE realiza el Taller de inicio (1ra Mod. Implementacin: Culminado
reunin de la Alianza, Junta de Taller de Inicio del
asociados). Proyecto
2 La EE realiza la presentacin pblica Mod. Implementacin: Culminado
Presentacin Pblica del
Proyecto
3 Elaboracin de Lnea de Base Mod. Implementacin: Culminado
Lnea de base
4 Presentacin de ITF 1 hasta N Mod. ITF: Paso Critico N Culminado
5 Levanta observaciones Mod. ITF: Paso Critico N Culminado
6 EE Continua ejecucin Mod. ITF: Paso Critico N Culminado
7 Presentacin de ITF N Mod. ITF: Paso Critico N Culminado
8 Elaboracin de Lnea de Salida Mod. Cierre Culminado
9 Presentacin Pblica de resultados Mod. Cierre Culminado
del Proyecto
10 Presentacin de Ultimo ITF, Informe Mod. ITF: Paso Critico N Culminado
Final, Cierre CC, acta de transferencia Mod. Cierre
de bienes

Usuario UPMSI
N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de
implementacin
1 Transfiere documentacin a las UDs. Ninguno (Reporte de Culminado
respectivas Fondos Concursables)
2 Intercambio de experiencias entre Ninguno Por Implementar
proyectos PNIA
3 Evala la documentacin de cierre Mod. Cierre (Acceso En proceso
central)
4 Informe de conformidad tcnica y Mod. Cierre (Acceso En proceso
solicita devolucin de Carta fianza o central)
cheque de gerencia.

Usuario UD
N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de
implementacin
1 Primera visita de seguimiento Mod. Talleres: Ficha de En proceso
seguimiento
2 Evaluacin de ITF y verificacin de N Mod. ITF: Evaluacin UD En proceso
depsito.
3 Elabora Informe de aprobacin, sella Mod. ITF: Aprobacin UD En proceso
la informacin y autoriza
desembolso.
4 Emite informe de cierre y enva a Mod. Cierre: Aprobacin En proceso
UPMSI UD
Conclusiones
Tal como se muestra en los cuadros anteriores, se han priorizado actividades de acuerdo a las
necesidades y al proceso de ejecucin actual. Adicionalmente a esto, se han adicionado
actividades nuevas las cuales no estaban contempladas en el mapeo de procesos inicial. Estas
Total Proyectos con
2015 2016
Informacin por Regularizar
TIPO DE FONDO
Por Por Por
Registrados Registrados Registrados
Regularizar Regularizar Regularizar
CAPACITACIN POR
11 11 0
COMPETENCIAS
DESARROLLO DE EMPRESAS
9 20 29 0
SEMILLERISTAS
INVESTIGACIN ADAPTATIVA 9 45 53 1
INVESTIGACIN ESTRATGICA 29 7 30 16 59 23
SERVICIOS DE EXTENSIN
58 163 221 0
AGRARIA
N Sub Proyectos 104 7 269 16 373 23

se han venido implementando tomando en cuenta el nivel de prioridades tal como se trabaj
con las otras actividades.

Usuario Entidad Ejecutora


N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de
implementacin
1 Registro de beneficiarios de los Mod. Implementacin: Culminado
Proyectos. Beneficiarios
2 Elaboran su Plan de adquisiciones en Mod. Implementacin: Culminado
el taller de Inicio Plan de adquisiciones
3 Identifican posibles efectos negativos Mod. Implementacin: Culminado
y proponen medidas para mitigar el Salvaguardas
impacto ambiental del Sub proyectos ambientales.
4 Proponen medidas para visibilizar e Mod. Implementacin: Culminado
incentivar la participacin de mujeres Salvaguardas sociales
y grupos indgenas
5 Imprimen el ITF en el sistema Mod. ITF: Imprimir ITF Culminado
6 Reprograman y sinceran su POA Mod. Mantenimiento: Culminado
Reprogramacin POA
7 Sinceran la fecha de inicio de acuerdo Mod. Mantenimiento: Culminado
a la Fecha de desembolso del PNIA Fecha de Inicio y Cierre
(Primer desembolso)
8 Identifican indicadores que vayan de Mod Implementacin: Culminado
acuerdo a la propuesta del Programa Lnea de base ->
PIP1 Indicadores del Programa

Asimismo, existe informacin que no estaba sistematizada y/o no cumpla los requisitos para
poder trabajar en el SISEV (Proyectos 2015, Proyectos IE 2016). Actualmente se ha venido
registrando la informacin por las Entidades Ejecutoras, mostrndose un gran avance en el
mismo. A continuacin, se alcanza un reporte situacional del registro de informacin:

Igualmente, como en toda implementacin de un sistema, existe una etapa de implementacin


y capacitaciones la cual se viene dando actualmente, todo esto reforzado por un constante
acompaamiento por parte de la UPMSI en coordinacin con Sistemas.