Qu es el sistema de seguimiento y evaluacin del PIP1? El Sistema de seguimiento y evaluacin del PIP1 es una herramienta que nos permite automatizar diferentes procesos referentes a la ejecucin fsica y financiera de los Sub Proyectos.
Esto a su vez nos permite a nivel del PIP1 procesar informacin para poder reportar indicadores de productos y efectos y as servir de soporte para la toma de decisiones.
Diseo e implementacin
Se tom en cuenta que el sistema sea utilizado por el personal de los Sub Proyectos para el ingreso de informacin. Se debe tener acceso desde las 6 Unidades Descentralizadas. Se trabaja sobre la base del Sistema de Fondos Concursables ya que el Sistema continua el proceso en la Fase de ejecucin y seguimiento. Articulacin entre los Sistemas de Informacin del PNIA El sistema de Seguimiento y Evaluacin del PIP1 se sostiene sobre la informacin del Sistema de Fondos Concursables. Se utiliza informacin de Sub Proyectos (Marco Lgico, POA, Indicadores), informacin sobre la cual se realizar el monitoreo y seguimiento fsico y financiero. Posteriormente El Sistema de Seguimiento y Evaluacin del PIP1 debe ser capaz de dar informacin a los dems sistemas a travs de Reportes o formatos especficos. La informacin registrada adems nos permite reportar al Plan Operativo Institucional (En las actividades que correspondan) Nivel de avance de actividades para el desarrollo e implementacin del Sistema SISEV
Antecedentes Para este caso, se toma como referencia el diagrama de procesos para el seguimiento y evaluacin del PIP1. El mismo que se alcanz y revis en el proceso de diseo del sistema y el cual anexo al final del presente informe.
La primera actividad realizada fue la identificacin de actores y la seleccin de procesos que se
incluyen en el SISEV. Sobre esa base se determinan las prioridades y estas se traducen en las respectivas actividades.
Los procesos requeridos para sistematizacin corresponden a los usuarios siguientes:
Entidad Ejecutora UPMSI UD
Hay que tener en cuenta que los procesos correspondientes a los usuarios Unidad de Administracin, Unidad de rea legal, Direccin de operaciones y Direccin ejecutiva, se han implementado en el software INTEGRA por tanto y con el afn de no duplicar esfuerzos y trabajar en base a un solo SISTEMA ARTICULADO, se propone una interfaz que permita consultar esa informacin.
Img. 3 Identificacin de usuarios que intervienen en los procesos de Seguimiento y evaluacin del PIP1 Acciones Implementadas En base a lo indicado anteriormente se procede a la identificacin de actividades para el respectivo diseo y posterior implementacin en el SISEV. Las actividades estn clasificadas por Usuarios y estas a su vez contienen uno o ms mdulos dependiendo de la complejidad del proceso. Igualmente hay que indicar que sobre la marcha se identificaron actividades nuevas, las cuales procedieron a registrar e implementar.
Usuario Entidad Ejecutora
N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de implementacin 1 La EE realiza el Taller de inicio (1ra Mod. Implementacin: Culminado reunin de la Alianza, Junta de Taller de Inicio del asociados). Proyecto 2 La EE realiza la presentacin pblica Mod. Implementacin: Culminado Presentacin Pblica del Proyecto 3 Elaboracin de Lnea de Base Mod. Implementacin: Culminado Lnea de base 4 Presentacin de ITF 1 hasta N Mod. ITF: Paso Critico N Culminado 5 Levanta observaciones Mod. ITF: Paso Critico N Culminado 6 EE Continua ejecucin Mod. ITF: Paso Critico N Culminado 7 Presentacin de ITF N Mod. ITF: Paso Critico N Culminado 8 Elaboracin de Lnea de Salida Mod. Cierre Culminado 9 Presentacin Pblica de resultados Mod. Cierre Culminado del Proyecto 10 Presentacin de Ultimo ITF, Informe Mod. ITF: Paso Critico N Culminado Final, Cierre CC, acta de transferencia Mod. Cierre de bienes
Usuario UPMSI N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de implementacin 1 Transfiere documentacin a las UDs. Ninguno (Reporte de Culminado respectivas Fondos Concursables) 2 Intercambio de experiencias entre Ninguno Por Implementar proyectos PNIA 3 Evala la documentacin de cierre Mod. Cierre (Acceso En proceso central) 4 Informe de conformidad tcnica y Mod. Cierre (Acceso En proceso solicita devolucin de Carta fianza o central) cheque de gerencia.
Usuario UD N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de implementacin 1 Primera visita de seguimiento Mod. Talleres: Ficha de En proceso seguimiento 2 Evaluacin de ITF y verificacin de N Mod. ITF: Evaluacin UD En proceso depsito. 3 Elabora Informe de aprobacin, sella Mod. ITF: Aprobacin UD En proceso la informacin y autoriza desembolso. 4 Emite informe de cierre y enva a Mod. Cierre: Aprobacin En proceso UPMSI UD Conclusiones Tal como se muestra en los cuadros anteriores, se han priorizado actividades de acuerdo a las necesidades y al proceso de ejecucin actual. Adicionalmente a esto, se han adicionado actividades nuevas las cuales no estaban contempladas en el mapeo de procesos inicial. Estas Total Proyectos con 2015 2016 Informacin por Regularizar TIPO DE FONDO Por Por Por Registrados Registrados Registrados Regularizar Regularizar Regularizar CAPACITACIN POR 11 11 0 COMPETENCIAS DESARROLLO DE EMPRESAS 9 20 29 0 SEMILLERISTAS INVESTIGACIN ADAPTATIVA 9 45 53 1 INVESTIGACIN ESTRATGICA 29 7 30 16 59 23 SERVICIOS DE EXTENSIN 58 163 221 0 AGRARIA N Sub Proyectos 104 7 269 16 373 23
se han venido implementando tomando en cuenta el nivel de prioridades tal como se trabaj con las otras actividades.
Usuario Entidad Ejecutora
N Actividad Mdulo SISEV Estado actual de implementacin 1 Registro de beneficiarios de los Mod. Implementacin: Culminado Proyectos. Beneficiarios 2 Elaboran su Plan de adquisiciones en Mod. Implementacin: Culminado el taller de Inicio Plan de adquisiciones 3 Identifican posibles efectos negativos Mod. Implementacin: Culminado y proponen medidas para mitigar el Salvaguardas impacto ambiental del Sub proyectos ambientales. 4 Proponen medidas para visibilizar e Mod. Implementacin: Culminado incentivar la participacin de mujeres Salvaguardas sociales y grupos indgenas 5 Imprimen el ITF en el sistema Mod. ITF: Imprimir ITF Culminado 6 Reprograman y sinceran su POA Mod. Mantenimiento: Culminado Reprogramacin POA 7 Sinceran la fecha de inicio de acuerdo Mod. Mantenimiento: Culminado a la Fecha de desembolso del PNIA Fecha de Inicio y Cierre (Primer desembolso) 8 Identifican indicadores que vayan de Mod Implementacin: Culminado acuerdo a la propuesta del Programa Lnea de base -> PIP1 Indicadores del Programa
Asimismo, existe informacin que no estaba sistematizada y/o no cumpla los requisitos para poder trabajar en el SISEV (Proyectos 2015, Proyectos IE 2016). Actualmente se ha venido registrando la informacin por las Entidades Ejecutoras, mostrndose un gran avance en el mismo. A continuacin, se alcanza un reporte situacional del registro de informacin:
Igualmente, como en toda implementacin de un sistema, existe una etapa de implementacin
y capacitaciones la cual se viene dando actualmente, todo esto reforzado por un constante acompaamiento por parte de la UPMSI en coordinacin con Sistemas.
