‘ALDTIORAS MEDIOAMIENTAES CAPITULO 23 METODOLOGIA GENERAL DE LA AUDITORIA MEDIOAMBIEN’ .1. ETAPAS DE LA AUDITORIA. MEDIOAMBIENTAL, Las etapas necesarias para realizar auditorfa medioambiental son diver- pueden variar en funcién de varios tores como pueden ser, entre otros, el de auditoria, los objetivos que se gan o la situaci6n de la empresa que yaa auditar. Por lo general, podemos tinguir cuatro fases basicas: Definicién de objetivos Esta fase consiste en definir la mision determinar de forma conereta los ob- fivos de la auditorfa, Va acompafiada de seleccién de criterios y prioridades. Preauditoria Identificamos preauditorfas con un igndstico previo. Es una fase de preparacién para la lera auditorfa, con el fin de mini- L mizar tiempo y gastos y maximizar la productividad del equipo auditor. Com- prende gran variedad de actividades, que resumimos a continuaci6n en dos partes Planificacién de la auditoria y toma de decisiones, que incluye el aleance de la auditorfa, la identificacién de las fuentes de informacién, la discusin del programa de auditorfas y sus prio- ridades. Seleccién del equipo de auditorta, asignandole sus tareas y responsabili- dades. C) Auditoria La auditorfa propiamente dicha tam- bign engloba distintas actividades, todas ellas dirigidas a la busqueda y recopila- cién de informacién, a saber: Visitas, cuestionarios, estudio de los documen- tos de la empresa, entrevistas con el personal, observacién por parte del au- ditor y toma de muestras y andlisis de Jas mismas. 245Monucl de gestén medioombionial de lo empresa para cono- cer asf cual es la situacién medioambien- tal de la empresa (incluidos los aspectos juridicos y econémicos afectados). De esta manera dividimos la etapa bésica en dos fases: ~ Identificacién de actividades. ~ Ejecucién de la auditorfa. D) Postauditoria La postauditoria es la fase de elabo- raci6n del informe final, presentando los resultados, comparindolos, verificando el cumplimiento de la legislacién vigen- te y concluyendo con las recomendacio- nes y medidas correctoras adecuadas. Se divide por tanto en dos fas ~ Evaluacién y presentaci6n de los re- sultados. Resumen y conclusiones de la audi- toria, En los epigrafes siguientes de este capitulo se explica més detalladamente cada una de estas etapas, 23.2. DEFINICION DE OBJETIVOS Esta fase tiene por objeto definir la misi6n de la auditoria, seleccionar los cri- terios y prioridades, determinar los obje- tivos y fijar el método. Todo ello, por s puesto, en funcién del tipo de auditoria. Los objetivos de la auditorfa medio- ambiental serdn bien definidos desde el 246 ‘Mariano Seoénez Calvo/ ene Angulo Ag Principio, antes de la ejecucién de laa ditorfa propiamente dicha, para evitar fracaso de la gestién y por tanto del ditor, bien por ser la auditorfa incomph ta o bien por todo lo contrario: por masiado extensa y carente de interés. AL fijar los objetivos se fijan tam el alcance y la extensién de la auditor aunque no en su totalidad, puesto que esta etapa del desarrollo atin no se cone cen todos"los datos necesarios. Adem: esta definicién de objetivos, criterios, cance y extensién debe ser capaz de ev lucionar, de adaptarse y de irse modi cando si el desarrollo de la auditoria lo requiere. También se han de seleccionar I prioridades de la auditoria, ast como método adecuado. La seleccién del método adecuado. sdlo depende del tipo de auditoria, si también de las caracteristicas de la presa a auditar, Entre los métodos o instrumentos ra la obtencién y procesamiento de lain formacién, cuya eleceién es funcién los objetivos y de las circunstancias la propia auditoria, destacan las ent vistas, el andilisis de procesos, los mu treos y andlisis de muestras, los guioy de auditorfa, las listas y formularios tandarizados, la documentacién 0 dor de trabajo del propio auditor y tiltimo, los cuestionarios de informaci © check-list, sin duda alguna el inst mento més eficaz de cuantos dispone auditor. Asf pues, es necesaria una prime toma de contacto con ésta, seleccion:‘do las actividades que se van a analizar, ometiéndolas a juicio, realizando visi- us preliminares para obtener las prime- ns informaciones sobre la empresa, pla- tificar un programa-calendario de la ria y elaborar los cuestionarios. 3. PREAUDITORIA La preauditoria es la etapa de planifi ‘cin y toma de decisiones sobre la for- ma de ejecuci6n de la auditoria. Es la eparacién para la verdadera auditoria y iprende gran cantidad de actividades: Desarrollo del plan de auditorfas. Definicién del aleance (técnico, tem- poral, geografico, juridico, etc.). Elecci6n de los criterios de evalua- cién. Seleccién del equipo de auditoria. Obtencién de la informacién nece- saria. Es una etapa de diagnéstico previo y preparacién para la ejecucién de la ditoria propiamente dicha, con el fin minimizar tiempo y gastos y de maxi- nizar la productividad y el rendimiento ¢ la auditorfa. Para realizarla, es indis- pensable, ademis, la colaboracién de la ipresa, facilitando Ia informacién que Jos auditores soliciten, bien sea a través conversaciones 0 entrevistas (infor- macién oral) © bien proporcionando los documentos necesarios o rellenando stionarios (informacién escrita). El ditor reunira asf la informacién desti- tada a realizar un diagndstico previo, 247 AUIToRAS WEDIOANBIENTALES concretindose de este modo los objeti- vos de la auditoria. Esta fase consiste, en primer lugar, en la planificaci6n de la auditoria, deter- minando su alcance (técnico, juridico, geografico y temporal), identificando las fuentes de informacién adecuadas, ges- tionando los cuestionarios y desarrollan- do un programa de auditorfa que refleje sus prioridades en funcién de los objeti- vos ya definidos. En segundo lugar, se debe seleccio- nar el equipo de auditores, asignando ti reas, funciones y responsabilidades. ‘Aunque no existe ninguna normativa aplicable a la figura del auditor, de su actuacién va a depender el éxito y la credibilidad de la auditoria. Por ello, los auditores han de ser profesionales com- petentes, con experiencia, objetivos, ho- nestos, con cualificacién y una solida formaci6n, con amplios conocimientos de la normativa medioambiental, de los procesos de produccién y de las técni- cas de minimizacién y correccién de impactos. Es imprescindible el reciclaje y la actualizaci6n constante de dichos conocimientos debido a la rapida evolu- cin de las técnicas, de los métodos y de la normativa medioambiental. La constitucién y el disefio del equipo de auditores, dirigido por un jefe de equi- po, asi como la planificacién de la audi- torfa y el reparto de funciones y respon- sabilidades, revisten una importancia radical, ya que de ello depende el rend miento de Ia auditorfa y su éxito final. De todo ello se ha informado ampliamente en otros capitulos de esta obra.‘Manual de gestion medioambiental de la empresa Las actividades de la auditoria se pue- den esquematizar de la siguiente forma: + Desarrollo del plan de auditorias: -D — Identificaci6n de las fuentes de jicién del alcance. formacién y gestién de cuestiona- tios. cusiGn del programa de audito- rias y de sus prioridades. + Seleccién de los miembros y del jefe del equipo auditor: — Comprobar su competencia y cuali- dades. — Asignar tareas y responsabilidades. Estas actividades las desarrollamos del modo siguiente: a) Desarrollo del plan de auditorias: Planificacién El aleance de la auditorfa se ha de de- finir con profundidad y con nivel de de- talle, para ahorrar tiempo y recursos y realizar una adecuada planificaci6n, El alcance depende de numerosi factores, como pueden ser: el tipo de auditoria, el tiempo disponible, el amano y las actividades de la em- presa, la complejidad de los procesos, los re- cursos humanos y econdmicos, ete. La identificacién de las fuentes de in- formaci6n también es un factor impor tante que se ha de determinar durante la etapa de planificacién, ‘Mariano Seodnez Caho/ ene Angulo. Fundamentalmente, estas fuentt serdin: — Informacién general sobre la em — Permisos y autorizaciones. — Documentacién de la planta, — Aspectos generales de la planta. — Descripcién de los procesos e identi caci6n de las emisiones y de la duccién de residuos y efluentes. — Gestién de los residuos Con esta actuacién se comenzariin confeccionar las preguntas de los ct tionarios destinados tanto a técnicos cientificos como a directivos y dei personal de la empresa o planta de duccién, con el fin de obtener respues precisas, para conocer la situacién de empresa, el sistema de produccién, mecanismos de control interno, el rep to de tareas y responsabilidades en el no de la empresa, y para poder elal asf el inventario necesario para la au torfa medioambiental. Se ha de desarrollar también un p grama de auditoria, reflejando los obj tivos y acciones prioritarias, como s la revisi6n del antiguo plan de auditor as o planes de gestién medio ambien si existieran-, la revisiGn de la no tiva medio ambiental a nivel municip. autonémica, nacional y de la UE, la vision de los planes de instalacién, revision de los esquemas de proce la adquisicién de copias de los pen sos, autorizaciones y planos, la identifi cacién de las fuentes de emisién, los —pos de vertido, los tipos de tratamiealmacenamiento 0 eliminacién de re- duos, etc, Scleccidn del equipo auditor La seleccién del personal que consti- rf el equipo auditor se debe hacer en icidn de todas las caracteristicas, ex- icadas en el capitulo correspondiente. 4. AUDITORIA En esta etapa se desarrolla realmente auditoria en su sentido mas estricto. Hemos de definir los objetivos de la , la metodologfa que se empleara y téenicas que se uti 1, Objetivos de la auditoria Se persigue una dualidad de objeti- El primer objetivo es la verificacién a situaci6n técnica y medioambiental Ja empresa, a partir de la informacion pilada, de documentos, de entrevis- de cuestionarios, de controles técni de la normativa y de la reglamenta- existente, El segundo objetivo es el anillisis y la usidn critica de los resultados en ‘én de los objetivos planteados en principio, para completar asf las in ciones recopiladas. Metodologia de la auditoria Camara Internacional de Comer- (CIC) sugiere 5 fases para la ejecu- de la auditoria. AUDORAS MEDIONNBENTAES Fase |. Estudio de la informacién re- copilada. Fase 2. Estudio de los puntos fuertes y de los puntos débiles de la emp Fase 3. Recopilacién de pruebas. Fase 4, Evaluaci6n de las pruebas. Fase 5. Informe sobre los resultados de la auditorfa o informe previo. Vamos a desarrollar a continuacién cada una de estas cinco fases: Fase 1. Estudio de la informacion recopilada Para conocer el control interno y el funcionamiento de la empresa, se anal zar profundamente toda la informacién obtenida (documentos, entrevistas y conversaciones, cuestionarios, normati- vas, controles técnicos, visitas e inspec ciones, antiguos planes de gestién am- biental, etc.). Los resultados de los anilisis deben Soportarse en una s6lida base constituida por pruebas irrefutables, tanto si se trata de aspectos positivos de la empresa como si son aspectos negativos, deficienci incumplimientos de la normativa, ete. 1s res Fase 2. Puntos fuertes y puntos débiles de la empresa Esta fase tiene como finalidad verifi- car si la empresa cumple la normativa y la reglamentacion existentes. Por eso, el auditor debe ser riguroso, evaluando ob- jetivamente, sector por sector, los ries ‘20s, fallos y deficiencias detectadas. Pa-‘Manual de gestin medioambiental de la empresa raello los criterios de evaluacin pueden ser variados, aunque la Cémara Interna- cional de Comercio (CIC) aconseja los siete siguientes: — Formacién y experiencia del personal. ~ Definicién clara y precisa del reparto de tareas y responsabilidades. ~ Divisién de las funciones para mini- mizar los conflictos de poder. ~ Sistema de autorizacién eficaz. ~ Existencia de control interno. — Existencia de medidas de seguridad. ~ Existencia de documentos determi- nando las gestiones a seguir. El trabajo del auditor deberd seguir dos criterios: El riesgo que corre la em- presa y la eficiencia del control interno. Fase 3. Recopilacién de pruebas El informe final de la auditoria se apoya en las pruebas obtenidas, material indispensable que determina la situacién legal de la empresa. Las deficiencias incumplimientos de la normativa 0 cédi- g0s de buena conducta detectados por el auditor, han de fundamentarse rigurosa-~ mente sobre estas pruebas, La obtencién de las pruebas se rea- liza por diferentes métodos: Cuestio- narios, tests, entrevistas, reuniones, observaciones, visitas técnicas, ins- pecciones, andlisis de los datos dis- ponibles, andlisis de vertidos, de emi- siones, de residuos, etc. Todo ello se estudia mas adelante, en el apartado Mariano Seodnez Calvo/ Irene Angulo Agu correspondiente a las téenicas utili das en la auditoria. Fase 4. Evaluacién de las pruebas obtenidas Las pruebas que se han recopilados analizan detalladamente para detectar dos los fallos y deficiencias del funcio miento de la empresa, y los riesgos qi podria correr ésta si no soluciona dich problemas, completando asf los objet propuestos al inicio de Ia auditoria Fase 5. Informe previo Con toda esta informacién recopil da y analizada, se redactaré un pre forme dirigido al personal de la empr sa, a sus técnicos y fundamentalmen a sus directivos, para que conozcan das las deficiencias detectadas ent funcionamiento interno y, como con cuencia, los riesgos medioambiental juridicos y econémicos que corre empresa Se puede completar esta fase con t reuni6n entre el equipo auditor y los rectivos y técnicos para discutir los es tados, para plantear y responder in gantes y para formular dudas 0 criticas. Para ello se necesita com; sién, didlogo y buena comunicacién a ambas partes. j De esta manera se completaré la ditorfa propiamente dicha, siendo el guiente paso la elaboracién del infom final, para ir presentando los resultad y proponiendo las medidas correct adecuadas (postauditoria).. Técnicas utilizadas en la auditoria Son muchas las téenicas que se van a tlizar para llevar a buen término la au- jtorfa; se elegirin unas u otras bi nente en funcién del tipo de auditoria, continuacién esbozamos a grandes gos las técnicas y cualidades de éstas, sbiendo que la tltima decisién en cuan- ipa su elecciGn corresponde al auditor, ye decidir basdndose en toda la infor- én recogida durante la etapa de la auitoria previa. ica La comunicacién y el didlogo son jcas a utilizar por el auditor para guir 1a cooperacién adecuada por ie de directivos, técnicos y trabaja- iors, y para obtener con facilidad la ormacién que permitiré conocer la juacin medioambiental de la empre- Esta comunicacién esta basada en m serie de cualidades humanas que bbe tener el auditor; debe ser educado able, debe saber escuchar y dialo- ¥, por supuesto, debe conocer la odologia de la auditoria y las carac- fsticas técnicas generales de la em- esa a auditar. Para conseguir mas informacién acer- del funcionamiento de la empresa, se iden hacer controles técnicos, que se- a mds rigurosos cuanto mayores sean riesgos o deficiencias de la empresa, ps controles son variados, y existen 0s métodos para Hevarlos a caby Cuestionarios, tests y encuestas, servaciGn por parte del auditor. Inspecciones y visitas técnicas. 251 ‘AuorTonAS WEDIONMBIENTALES — Anélisis de muestras (de emisiones, de vertidos o de residuos s6lidos). — Tests de verificacién, etc. Ademis de los controles técnicos y de la obtencién de informacién, gracias a una buena comunicacién entre todos, también es importante para el desarrollo de Ia auditorfa que el trabajo del equipo auditor esté perfectamente estructurado. Por ello, cada auditor debe tener sus pro- pias notas de trabajo, documento que sin tener un formato especifico deberé deta- lar todas las observaciones y pruebas numeradas, fechadas y firmadas. De esta manera, todas las conclusio- nes de la auditoria tendran un buen porte gracias al cardcter detallado de e te documento, que ademas podra utilizarse, una yez.realizada la auditoria, durante el seguimiento, e incluso como base de datos. 23.5. POST-AUDITORIA E INFORME AUDITOR Es la fase de elaboracién del informe final o informe auditor, presentando los resultados y las conclusiones obtenidas junto con las recomendaciones, observa- ciones y medidas correctoras adecuadas. Se debe Hamar la atencién especialmen- te sobre las deficiencias, las infracciones y los riesgos detectados, insistiendo so- bre la urgente necesidad de soluciones, tanto técnicas como juridicas. El informe auditor debe proporeionar la documentacién para valorar el alcance de la auditoria, presentar a los directivosManual de gestion medioombientol de la empresa Jos resultados de 1a auditoria y sus con- clusiones y demostrar la necesidad de acciones correctoras. Los resultados se presentan en un in- forme escrito basado en las conelusiones obtenidas, en las Ilamadas de atencién sobre las deficiencias detectadas y en las observaciones, consejos y medidas co- rrectoras a tomar, EL informe final no es s6lo una herra- mienta de trabajo, sino también un ele- mento decisivo para convencer a la di- reccién de la urgencia y necesidad de tomar las medidas correctoras que se in- diquen. La forma de presentar los resultados finales y el contenido del informe final variarn mucho en funcién de los objeti- vos iniciales de la auditoria y de los re- sultados finales obtenidos 23.5.1. Elaboraci6n del informe final: Presentacién de resultados Los resultados deben darse a conocer de forma clara y directa en un informe detallado, asegurdndose el equipo audi- tor que se han cubierto todos los objeti- vos de la auditoria, y que las téenicas y métodos empleados han sido correctos en cada caso, El informe verificari la calidad, se- riedad y fundamentos de las observacio- nes, mediciones y estimaciones, y por tanto se incluirdn los resultados y las conclusiones correspondientes. Ademis de los resultados, el informe final incluye las llamadas de atencién Mariano Seodnez Calvo/ Irene Angulo Agia que sefialan situaciones que requiert atencién urgente, como deficiencias cl ras, violaciones de la normativa, negl: geneii Por tiltimo, el informe se compl con las conelusiones del equipo audito las sugerencias de cambios a corto 0 la go plazo, para mejorar la situacién dioambiental o juridica de la empres El informe inicialmente puede oral, permitiendo una primera toma d contacto del equipo auditor con los di rectivos, y a su vez de los directivos eo los resultados de la auditoria, En es primera reunién deben abundar el didlo go y la comprensién mutua (en especi si la auditoria es externa). Todos debe colaborar, y en especial el personal y la directivos de la empresa, que tienen g tomar conciencia de las deficiencias d sistema y de la necesidad de solucions urgentes Aunque se pueda dar un primer i me oral, el informe final serd escrito. 23.5.2. Contenido del informe La estructura y el contenido det me auditor no estin sujetos a ningtin ti de normativa, aunque dependen, por puesto, de los objetivos de la auditor, El informe es un instrumento clatg exacto, conciso, detallado y rigurosa descripci6n de los resultados, insuficie cias, deficiencias y riesgos de la orgati zaci6n y del sistema, s6lidamente a mentado y fundamentado en las prueh obtenidas por el auditor. Asimismo om tendré la proposici6n de las solucionmejora de la situacién, que han de in- luir medidas correctoras a corto y a lar plazo. Por tanto, el contenido del informe icin de los resulta~ . torfa en relacién lacién vigente, asf como de pruebas obtenidas. Estos resultados seran analizados por ores (agua, aire, suelo), revelando deficiencias 0 inconformidades del tema respecto a la normativa medio- biental vigente: Desviaciones en los 0, técnicas, operaciones, etc. RESUMEN Y CONCLUSIONES El objetivo principal de la auditoria msiste en conocer la situacién medio- biemtal de Ia empresa, y, como conse- ncia, en reflejar las medidas correc- 3s, recomendaciones y soluciones idicas para mejorar dicha situacién. Las medidas correctoras y las solu- es juridicas se pueden formular sin s, o bien se puede organizar un plan seguimiento formalizado que asegure cumplimiento de todas estas actuacio- y la eficacia de las mismas. Por ello es necesario que la auditoria luya una etapa de conclusién, etapa 253 AUDMTHAS WEDIOANBIENTALES que deberd reflejarse también por escrito en el informe final, con comentarios ge- nerales sobre aspectos importantes basa- dos en las observaciones realizadas, con objeto de sugerir cambios a largo 0 a corto plazo en los procesos productivo: a) Medidas a corto plazo, por orden de prioridad — Impacto sobre la salud piblica y la se- guridad de los trabajadore: Impacto sobre el medio ambiente. Impacto sobre la prioridad. Incumplimiento administrativo. b) Medidas a largo plazo y posibles usos de la auditoria Mejorar el conocimiento de los proce- sos, asf como de las posibles fuentes de contaminacién. Mejorar la calidad de los productos elaborados. Mejorar la situacién del personal, apli- cando un plan de seguridad e higiene. Aumentar la productividad de la planta. Aumentar los beneficios econémicos. Informar a los accionistas y a la Ad- ministracién.