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Office Depot, Inc.

: el valor empresarial del procesamiento


analtico en lnea
Cuando el ao pasado fracasaron los planes de fusin de Office Depot
con Staples, Inc., analistas de Wall Street como Donald Spindel dijeron
que a la compaa le tomara "varios trimestres recuperar el impulso
perdido". Despus de todo, el lder del mercado de suministros de
oficina haba perdido a muchos de sus altos gerentes durante los
debates de la infortunada fusin. Tambin haba perdido docenas de
empleados de oficina que solan ayudar a generar informes sobre
ventas de productos en sus 600 tiendas en Estados Unidos.
Pero gracias a su incremento en el uso del software de
procesamiento analtico en lnea (OLAP, online analytical processing)
por parte de sus 200 comercializadores y ejecutivos de finanzas, Office
Depot se las arregl para generar un crecimiento "respetable" de 4% en
las ventas durante el segundo semestre del ao pasado. Al equipar a
sus comercializadores con sus propias herramientas analticas, la
empresa con sede en Delray, Florida, pudo "operar en forma ms
eficiente, sin las personas que perdi", dijo Spindel.
Office Depot comenz a utilizar Essbase y Wired para software
OLAP a comienzos de 1996. Esto ha permitido a centenares de
comercializadores, vendedores y ejecutivos iniciar sus propias
consultas y "dar un nuevo enfoque a la empresa", dice Bob Nickerson,
director de planeacin de mercancas e informacin en Office Depot.
Por ejemplo, en el otoo de 1996, Nickerson y otros 100
comercializadores de Office Depot utilizaron Essbase para revisar el
negocio de los computadores personales del minorista, generando
anlisis detallados del margen bruto del retorno sobre las inversiones,
por tienda y por tipo de producto.
"Encontramos que tenamos demasiadas existencias marginales
en las tiendas equivocadas", dijo Nickerson. Por tanto, el minorista
redujo su surtido de computadores personales de 22 a 12 productos.
Esto ayud a la empresa a eliminar el inventario innecesario y a evitar
costosas reducciones de precios en los equipos que se estaban cubrien-
do de polvo.
A su vez, el retorno sobre activos de Office Depot en su negocio de
los computadores "ha mejorado sustancialmente", dice Nickerson. l se
rehus a cuantificar esas ganancias especficas, pero dijo que el uso,
por parte de la empresa, del Essbase y Wired para herramientas OLAP
"se ha traducido en millones de dlares en rentabilidad". El ao pasado,
Office Depot ocup el tercer lugar entre los minoristas de computadores,
con US$2,590 millones en ventas, despus de las tiendas CompUSA y
Best Buy.
Incluso Dilbert, al que Office Depot ha otorgado licencia de uso en
su actual campaa publicitaria, pasara por un momento difcil al
referirse cnicamente a los retornos que Office Depot ha logrado sobre
su inversin inferior a US$5 millones en software Essbase y servidores
Compaq 7000. Para allanar el camino se realiz un esfuerzo de cinco
aos, ya terminado, con el fin de remplazar unos cuantos computadores
AS/400 de rango intermedio de IBM por un mainframe 900-MIPS de IBM
que corre un DB2.
Es posible que un desplazamiento hacia el procesamiento en
mainframe no suene muy seductor, pero Office Depot acab con
sistemas de buena arquitectura que se desempeaban bien en el
mantenimiento de datos detallados. Esto ayud a Office Depot a
establecer un ambiente limpio de apoyo a las decisiones que
comprende 4 terabytes, principalmente de datos DB2 y 300 gigabytes
de informacin Essbase que se almacena en plazas de datos o "cubos".
Paul Gaffney, vicepresidente senior de desarrollo de , sistemas de
Office Depot, dice: "Habra sido imposible entregar tales datos si no
tuvisemos una buena arquitectura de stos".
Pero el xito no se ha producido fcilmente. Un solo cubo puede
contener hasta 30,000 productos y hasta 53 semanas de datos
financieros para cada una de sus 600 tiendas, dice Nickerson. Y cuando
los cubos crecen demasiado, los servidores de disco de Office Depot se
atascan. Para deshacer estos cuellos de botella, Office Depot adquiri
unidades de disco magntico RAID de mltiples canales de IBM. Esto
ayud a que las plazas de datos generaran respuestas en fracciones de
segundo "a cualquier solicitud de indagacin" en cubos diseados
previamente, dice Gaffney.
Office Depot est considerando la posibilidad de dar a los
proveedores acceso extranet a sus plazas de datos uti- lizando el Wired
para conexiones OLAP. Office Depot ya' comparte la actividad de
ventas con dos proveedores cla- ve a travs de series de transacciones
de intercambio electrnico de datos, de manera que "tenemos que
decidir si realmente necesitamos enviarles dicha informacin por medio
de Essbase", dijo Nickerson.
Preguntas

1. Cul es el valor empresarial del procesamiento analtico en


lnea para Office Depot?.

2. Obtuvo Office Depot un retorno suficiente sobre las inversiones


que tuvo que hacer en tecnologa de informacin para la
implementacin de OLAP? Explique.

3. Debera Office Depot dar acceso extranet a sus plazas de


datos a sus proveedores ?. Fundamente su respuesta.