Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Ciencias y Tecnologa

Universidad Nacional Experimental Sur del Lago

UNESUR

Jess Mara Seprum

Herramientas de los Sistemas y

procedimientos Administrativos:

Organigrama
Alumna:

Anglica Fernndez C.I: 24.960.445

Seccin: C

Sistemas y Procedimientos

Santa Brbara de Zulia; 2017

 ndice

Introduccin(3)

Conceptos de Organigramas....(4)

Objeto del Organigrama...............(5)

Finalidad del Organigrama.......(5)

Funciones.(6)

Ventajas en el uso de Organigrama.(6)

Desventajas en el uso de Organigramas. (7)

Tipos de Organigramas(8)

Aspectos fundamentales que deben sealar los Organigramas(12)

Datos, Fuentes y Mtodos para la elaboracin de organigramas.(14)

Normas Para Elaborar Un Organigrama..(15)

Tcnicas Para La Elaboracin De Organigramas(15)

Conclusin.. (17)

Bibliografa. (18)
 Introduccin

Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en

los llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de Organizacin.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el
organigrama de la manera siguiente:

"Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos

importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado
de su funcin respectiva."

Otro autor expone su concepto de esta forma:

"El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura

de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente."

Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia
del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin.
Conceptos de Organigrama:

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de

una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de
las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales
de comunicacin. A continuacin mencionamos otras definiciones:

Para Terri:

Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una

estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales
de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva.

Melinkoff:

Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar

hasta donde sea posible la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
adems de sus estratos jerrquicos.

Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los
niveles jerrquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal
sealan que existe especializacin y correlacin.

Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre"

Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo
(la cual est colocada al lado de la unidad principal)

Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para
expresar relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la
organizacin.

Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes que
no estn expresadas dentro de la estructura.

Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea

quebrada o con zigzagueos.

Benjamn Franklin:
 Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.

Guillermo Gmez Ceja:

Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de

una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que
desarrollan.

Objeto del Organigrama

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente

las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante
lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicacin.

Finalidad del Organigrama

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los

aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as
como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una

organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones
bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:

- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.

- Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran
una dependencia o entidad.

- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la

organizacin.

- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples

relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y
control.

- Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos
niveles jerrquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.

- Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:

- Los cargos existentes en la compaa.

- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

- Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones:

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa

al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y

actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal
asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de
organizacin.

Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin

y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como
elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los
sistemas de personal. Y en forma general sirve para:

-Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.

Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.

Ventajas de uso de los Organigramas

El uso de organigramas presenta las siguientes ventajas:

Informa la estructura organizativa de la organizacin;

 Muestra las diversas actividades y funciones que se realizan la organizacin, sean
estas especializadas o no;

Indica la forma en que dichas actividades y funciones se agrupan por rea de

responsabilidad;

Representa las diferentes unidades o departamentos que constituyen la organizacin,

indicando sus respectivos niveles jerrquicos;

Muestra el nivel de relacin que se establece entre las distintas unidades de una
organizacin y su jerarqua;

Permite analizar la estructura de la organizacin, y realizar un diagnstico de la

misma, en la que se indiquen fallas de diseo, de relacin, de departamentalizacin,
de jerarqua y de control interno;

Permite reflejar los distintos cambios de estructura realizados, en la organizacin, a

travs del tiempo;

Al ser una representacin grfica, permite apreciar a simple vista la estructura

general y las relaciones de trabajo de una organizacin, mejor de lo que podra
hacerse por medio de una larga descripcin;

Por ltimo, su utilizacin dentro de la organizacin permite:

Conocer las reas de accin de las unidades o departamentos que forman parte de la
organizacin;

Hacer conocer a todos los integrantes su posicin relativa en la estructura;

Capacitar al personal de la organizacin;

Instituir y ubicar a los recin ingresados.

Desventajas de los Organigramas

Los organigramas son una analoga sinttica de compleja estructura

organizacional, no son otra cosa que una simple representacin grfica de la estructura
orgnica de una entidad, por lo tanto no puede pretendrselo todo de ellos, su uso
presenta las siguientes desventajas:
 Representa exclusivamente la estructura formal de una organizacin, pues la
estructura informal es compleja, cambiante e indefinida y de casi imposible
representacin;

Indica solamente las relaciones formales, entre unidades o departamentos, que posee
la organizacin, dejando de lado las relaciones informales que coexisten en la
misma;

Muestra niveles de autoridad, pero no permite medir el grado de ejercicio de dicha

autoridad por parte de los individuos que la detentan;

No indica el grado en que la organizacin centraliza, o no, su toma de decisiones;

No indica como fluye la comunicacin e informacin dentro de la organizacin,

ms all de la formalidad en las relaciones que representa;

Indican la estructura de la organizacin a un momento dado, por lo tanto, ante cada

cambio producido en las tareas o funciones debe actualizarse, algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica
y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos;

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status
que les da la funcin que ejercen, no asumiendo las responsabilidades y
obligaciones que amerita el mismo;

Por ltimo, no se puede representar ninguna situacin que no est definida con
claridad, esta dificultad en la representacin, induce a la necesidad de solucionar los
problemas de indefinicin estructurales previo a la realizacin del organigrama.

Tipos de Organigramas (Clasificacin):

Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro

"Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la
Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la
siguiente clasificacin de organigramas: 1) por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su
mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a

ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.

 Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo
corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque
tambin puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el

objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin
accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o
unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados
a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de
informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin
macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la
distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de
remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas
especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se
considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin

representativa de una organizacin
hasta determinado nivel jerrquico,
segn su magnitud y caractersticas.
En el sector pblico pueden abarcar
hasta el nivel de direccin general o
su equivalente, en tanto que en el
sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:
 Especficos:
Muestran en
forma
particular la
estructura de
un rea de la
organizacin.
Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de

una organizacin y sus
relaciones de jerarqua
o dependencia.
Conviene anotar que
los organigramas
generales e integrales
son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las

principales funciones que
tienen asignadas, adems de
las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran
utilidad para capacitar al
personal y presentar a la
organizacin en forma
general.
Ejemplo:
 De puestos, plazas y
unidades: Indican las
necesidades en cuanto
a puestos y el nmero
de plazas existentes o
necesarias para cada
unidad consignada.
Tambin se incluyen
los nombres de las
personas que ocupan
las plazas.

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide

en cinco tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las

unidades ramificadas de arriba
abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan
los diferentes niveles
jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso
ms generalizado en la
administracin, por lo cual,
los manuales de organizacin
recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las

unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se
ordenan en forma de columnas, en
tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por lneas
dispuestas horizontalmente.
 Mixtos: Este tipo de
organigrama utiliza
combinaciones
verticales y horizontales
para ampliar las
posibilidades de
graficacin. Se
recomienda utilizarlos
en el caso de
organizaciones con un
gran nmero de
unidades en la base.

De Bloque: Son una variante

de los verticales y tienen la
particularidad de integrar un
mayor nmero de unidades
en espacios ms reducidos.
Por su cobertura, permiten
que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos
niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la

unidad organizativa de mayor jerarqua se
ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa
un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, osea el ms extenso, indica el menor
nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de
igual jerarqua se ubican sobre un mismo
crculo, y las relaciones jerrquicas estn
indicadas por las lneas que unen las figuras.
Aspectos fundamentales que deben sealar los Organigramas

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un

nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los
trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y
terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben
contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos
figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del
puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no
pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores,
lneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades.

2. Nombre del funcionario que formul las cartas.

3. Fecha de formulacin.

4. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

5. Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).

Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato

vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se
agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar
con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones
se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el
nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organograma, va el nombre de
la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organograma; as como
en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin. Entre las tcnicas reales para la
elaboracin de un organograma se deben considerar: los datos que deben recogerse, las
fuentes de informacin, los mtodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y

el rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a
ambas cosas se ajuste. Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger
principalmente la siguiente informacin:

Informacin sobre unidades

 A. El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la
institucin. sta ser una cifra de control.

B. Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique
la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.

C. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que
comprenden cada puesto.

Informacin sobre relaciones

Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno de los
rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Informacin sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las

funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar
representadas en el organograma.

Datos, Fuentes y Mtodos para la elaboracin de organigramas

Datos que se deben recoger:

Las Unidades administrativas

Las relaciones entre unidades
Las funciones que realizan

Fuentes de informacin

En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:

A. Los archivos de la institucin,

B. Los empleados y funcionarios,

C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Mtodos de recoleccin de datos

1. Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines,

etc.).

2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.

4. Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las
oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.

Normas Para Elaborar Un Organigrama:

El rectngulo correspondiente al nivel ms alto debe ser de tamao mayor que los
dems o por lo menos igual, pero nunca menor.

De la base inferior del rectngulo debe salir la lnea jerrquica central, la cual
deber ser siempre ms gruesa que las dems.

En el nivel inmediato inferior, a la administracin deber aparecer las asesoras.

Luego de las asesoras estarn las unidades operativas, con cada una de sus
clasificaciones.

Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribucin

de los rectngulos, tipografa clara y de fcil lectura, proporcionalidad en los
tamaos, lneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fcil lectura e interpretacin.

Tcnicas Para La Elaboracin De Organigramas:

Se conocen cinco tcnicas bsicas que se han de seguir en el procedimiento para la

elaboracin de los organigramas:

Autorizacin Y Apoyo De Los Niveles Superiores: La unidad encargada de

elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de parte
o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse de los
niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La
autorizacin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad que realice el
acopio de la informacin bsica para el diseo del organigrama.

Recopilacin De La Informacin: Deber especificarse la informacin bsica que

se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus
fuentes. Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se
desea representar, as como del contenido especfico del organigrama.
Determinando lo anterior, se realizar el acopio de la informacin correspondiente
a:

Los rganos que integran dicha(s) rea(s).

 El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.

Las relaciones que guardan entre ellos.

La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan.

Los puestos y el nmero de plazas que los integran.

Clasificacin Y Registro De La Informacin: Este paso es de vital importancia ya

que es la instancia en la que se organiza, clasifica y selecciona la informacin
recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observacin
adecuadamente presentada y concentrada, para lo cual debern elaborarse formatos
que permitan su manejo gil y claro.

Anlisis De La Informacin: La informacin que ha sido recopilada, clasificada y

registrada, deber someterse a un anlisis para detectar, entre otros aspectos,
posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretacin
personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin de los datos que as lo
requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas a estudio. Una vez
que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se proceder al
diseo del organigrama.

Diseo Del Organigrama: Los elementos grficos que se utilizan para representar
a las unidades que componen la estructura orgnica, as como las relaciones
existentes entre ellos, son:

Figuras para representar los rganos.

Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos.

El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de

conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de
stas.

Anteriormente se mencionaron algunas de las principales normas para el diseo de

los organigramas, debindose tener siempre en cuenta que no existen normas rgidas,
puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de manera
significativa en la representacin grfica.
 Conclusin

El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la

estructura jerrquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los directores,
gerentes y empleados, todos los cargos y funciones estn ah. Ayuda a la divisin interna,
pero tambin contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes
externos, como proveedores y socios.

La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensin.

Y para esta planificacin, es esencial desarrollar organigramas que promuevan. la
interaccin y comunicacin frecuente entre las reas de marketing, ventas y produccin
 Referencias Bibliogrficas

MORAN, G. (2011): iGestion2.0. Organigramas: Concepto, funciones y distintos

tipos. Recuperado de: http://igestion20.com/organigramas-concepto-funciones-y-distintos-
tipos/

NIEVAS, G. (2013): 274 - SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Nievas.

Organigrama, Ventajas y Desventajas que plantea su uso. Recuperado de:
http://274sanievas.blogspot.com/2013/09/organigrama-ventajas-y-desventajas-que.html

THOMPSON, I. (2012): PromonegocioS.net. Tipos de Organigramas. Recuperado

de: https://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

WATTS, A. (2014): Monografias.com. El organigrama. Recuperado de:

http://www.monografias.com/trabajos88/organigrama/organigrama.shtml