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Minimanual Tablas Retención y Transferencia Documental (Archuvo General de La Nación) PDF
Minimanual Tablas Retención y Transferencia Documental (Archuvo General de La Nación) PDF
TABLAS DE RETENCION Y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin por medio del Acuerdo 12 de 16 de
octubre de 1991 fij un plazo de seis meses para la presentacin de las TRD de los
Organismos Nacionales del Orden Central. Para realizar este trabajo el AGN busc la
colaboracin de expertos, al cabo de la cual algunas de las entidades del sector pblico
presentaron sus TRD.
El bagaje terico previo para la elaboracin de este material se enriqueci con los talleres y
sesiones adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales
de Francia; Jos Antonio Ramrez Delen y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo
General de la Nacin de Mxico y Louis Garn de los Archivos Nacionales de Quebec,
Canad, en desarrollo del Proyecto de Normatividad Bsica para Archivos en Colombia,
quienes adems aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoracin,
Seleccin y Retencin Documental.
El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la
administracin, para normalizar los procesos archivsticos relacionados con la gestin
documental. Como objetivos especficos se sealan los siguientes:
Tablas de Retencin Documental: Se sealan las bases legales, las pautas y los
procedimientos para su elaboracin y presentacin. Incluye, adems, una lista de
trminos asociados con la administracin de documentos, algunos de los cuales no estn
contemplados en el Reglamento General de Archivos.
Anexos: Se incluyen, en primer lugar, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995, los
Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y los Acuerdos 002 y 006 de 1996 de la Junta Directiva
del Archivo General de la Nacin y, en segundo lugar, algunas propuestas de formatos e
instructivos, que pueden diligenciarse en el proceso de elaboracin de las Tablas de
Retencin y de las Transferencias Documentales.
Este documento fue preparado por Clara Ins Casilimas Rojas, Julia Godoy de Lozano y
Mara Imelda Lpez Avila con la colaboracin de otros funcionarios de la Divisin de
Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin de Colombia.
TABLAS DE RETENCION
DEFINICION E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son
fundamentales porque:
Artculo 8: "Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la nacin".
Artculo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en
bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin
del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos
privados, en los trminos que seale la ley".
Artculo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento
y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial..."
Artculo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin..."
Artculo 72: "El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos
asentados en territorios de riqueza arqueolgica."
Artculo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo
los casos que establezca la ley.
Adems de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que
hacen relacin al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores
pblicos como:
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y
se dictan otras disposiciones."
Decreto 1777 de 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido
por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sobre adopcin de sus Estatutos.
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la
presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales del
orden central.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones."
Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupcin. Artculo 27: "El Cdigo Penal
tendr un artculo con el nmero 148A, del siguiente tenor: Utilizacin indebida de
informacin privilegiada. El servidor pblico o el particular que como empleado o directivo
o miembro de una junta u organo de administracin de cualquier entidad pblica o privada
que haga uso indebido de informacin que haya conocido por razn o con ocasin de sus
funciones, con el fin de obtener provecho para s o para un tercero, sea una persona natural
o jurdica, incurrir... "
Artculo 79: "Ser causal de mala conducta el hecho de que un funcionario pblico
obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadana, en general, y de
los medios de comunicacin, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia
a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos
exigidos por la ley.
La decisin de negar el acceso a los documentos pblicos ser siempre motivada, con base
en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que
atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarqua."
Ley 200 de 28 de julio de 1995. Cdigo Disciplinario nico. Artculo 40 seala los
DEBERES de los servidores pblicos:
Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los
servidores pblicos o la prestacin del servicio a que estn obligados."
Numeral 16. "Causar daos o prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que
hayan llegado a su poder por razn de sus funciones."
Ley 594 julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
El Artculo 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retencin. Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental.
COBERTURA DE LA NORMA
RAMA EJECUTIVA
RAMA LEGISLATIVA
Congreso de la Repblica
Senado de la Repblica
Cmara de Representantes
Asambleas Departamentales
Concejos Municipales
RAMA JUDICIAL
Fiscala General de la Nacin
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdiccin Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdiccin Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdiccin Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdiccin Especial para los Pueblos Indgenas
Jurisdiccin de Paz
MINISTERIO PBLICO
Procuradura General de la Nacin
Procuraduras Regionales
Procuraduras Departamentales
Procuraduras Distritales
Defensora del Pueblo
Personeras Municipales
ORGANIZACION ELECTORAL
Consejo Nacional Electoral
Registradura Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registraduras Distritales y Municipales
ORGANIZACION TERRITORIAL
Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indgenas
Entidades descentralizadas locales
CONCEPTOS
Los trminos precedidos por un asterisco (*) no estn incluidos en el Reglamento General
de Archivos o estando registrados en el, se emplean en con alcances diferentes
*Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
*Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa.
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos
de los archivos.
Destruccin de Documentos
Vase: Eliminacin de Documentos.
*Disposicin final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin,
seleccin por muestreo y/o microfilmacin.
Gestin de Archivos
Vase: Administracin de Archivos
*Pieza Documental. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un
oficio, un informe.
*Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varan de acuerdo con el tramite de cada asunto.
Las Tablas de Retencin (2) pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura
de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier
institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares,
Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas hacen referencia a documentos
caractersticos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clnicas, Actas de Sesiones del
Congreso.
Unidad de conservacin. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.
PRINCIPIOS BASICOS
En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y
de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones
legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental, avaladas por el Comit
de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, debern
difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de
facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.
PROCESOS TECNICOS
El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos
que constituyen herramientas de primera mano en la gestin documental: Identificacin,
Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden la elaboracin de las
Tablas de Retencin Documental y los dos ltimos son su resultado. A continuacin se
detalla cada uno.
Identificacin
Debe partirse del FONDO identificndolo con toda la documentacin producida por la
entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones
documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
SIMPLE
(Acuerdo,
Resolucin)
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA
(Expediente de Orden de
pago, Expediente de
Historia Laboral,
Expediente de
procesos jurdicos)
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo
tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son
la base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series
constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por
la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
Valoracin
Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en
cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos
criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, semiactiva o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto
que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.
Seleccin
Si bien es cierto que no hay una norma general de seleccin se pueden sealar algunos
elementos indispensables para abordar este proceso:
Eliminacin
- Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos que
han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se
cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin.
- Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y
este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su
respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13 )
- Valoracin y Seleccin Documental, basndose en los items 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).
Aplicacin
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:
RESPONSABLES DE LA EVALUACION
Para los organismos del orden nacional el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nacin previo concepto emitido por el Comit Evaluador de Documentos del AGN.
Para los organismos del orden departamental el Comit Evaluador de Documentos del
Orden Departamental o la instancia a la cual se delegue esta funcin.
Para los organismos del orden municipal el Comit Evaluador de Documentos del Orden
Municipal o la instancia a la cual se delegue esta funcin.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DEFINICION E IMPORTANCIA
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico
de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas.
Las oficinas debern transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales
que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la TRD correspondiente. Debern
transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia
de su produccin-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no
es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El
archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico
en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar que las
series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona,
para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de
acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina.
Limpieza de la documentacin
- Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que comprende:
aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una
boquilla de succin protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las
telas de algodn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes
externas de los libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el
interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
- Si se detecta material afectado especialmente por agentes biolgicos como hongos y/o
insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservacin con
una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deber mantenerse bajo
condiciones de depsito con buena ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y
temperatura.
Revisin y Foliacin
- Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la
esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
- Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn doblados, se
numerarn como un slo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental
(folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en
orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrar el nmero de folio
del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas.
- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni
vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn
cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.
Entre las unidades de conservacin ms comunes que pueden encontrarse en los diferentes
archivos, estn las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una
de estas unidades, dependiendo de su estado de conservacin, deber prepararse de la
siguiente manera para la transferencia:
Cajas
- Identificacin. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes
datos generales:
Carpetas
FONDO ________________________________________
SECCION ______________ SUBSECCION____________
SERIE _________________ SUBSERIE________________
N DE FOLIOS ___________
N DE CARPETA _________
N DE CAJA _____________
Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.
Amarre
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisin, foliacin y amarre, se
proceder al embalaje o empaque, as:
- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mnimas sugeridas por el Archivo
General de la Nacin.
- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de
otros. Los de gran formato debern colocarse horizontalmente unos encima de otros y
rellenar los espacios vacos con bolas de papel sin impresin, preferiblemente papel
peridico blanco.
Direction des archives de France. Instruction pour le tri et la conservation aux archives
communales des documents postrieurs a 1982 produits par les services et
tablissements publics des communes. Pars.1993. 177 p.
Rodrguez R., Libardo. Estructura del poder pblico en Colombia. 7 edicin, Editorial
Temis. Santaf de Bogot, 1999.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos,
as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica
son los siguientes:
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
trminos previstos por la Ley.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y
programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control,
seguimiento y coordinacin, as:
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar
los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o
arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de
archivos.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos
pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su
organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la
obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas
relacionadas con su labor.
Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas
de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier
medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:
PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas
que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o
a la Ley.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo
13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento
cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo
hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso
directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un
sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del
Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en
tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en
los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin,
ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la
Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas
y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y
servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus
disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de
la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos,
tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25
de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio
documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar
la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones
patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos
pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura.
El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y
archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales
o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters
cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo
General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los
que tengan mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al
Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con
asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACIN
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico
declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los
ofreciere en venta.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo
General de la Nacin.
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
ANDRES PASTRANA ARANGO
EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJIA ARANGO
ANEXO 2
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
DECRETO N 1382
(18 de Agosto de 1995)
En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11o. del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 "Por la cual se crea el Archivo General de la
Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la
Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".
Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo No. 012 del 16
de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental
de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin.
Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover
la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la
eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental.
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan
determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad
y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional.
Artculo 1. Para los fines de este decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes,
contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos
del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de
retencin documental.
Artculo 4. El Archivo General de la Nacin podr una vez efectuada la inspeccin, poner
en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin,
el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las
investigaciones respectivas.
Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual
hayan estado adscritas o vinculadas.
Dado en Santaf de Bogot D.C. , a los 18 das del mes de Agosto de 1995
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No.8
( Octubre 18 de 1995 )
En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y
CONSIDERANDO
Que el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los secretarios generales de los
organismos nacionales la transferencia de la documentacin histrica al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION
Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION y en su literal b) precepta:"fijar polticas y expedir reglamentos
necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de
la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva."
Que el artculo 8o. del decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y su
numeral c) dispone: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los
archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta,
reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservacin de
documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y
normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional".
Que el artculo 5o. del Acuerdo 07, estableci: "Categorizacin de archivos oficiales. Los
archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en
las siguientes categoras:
1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes
de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en
custodia..."
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990, el
Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo No. 07 de 1994,
ACUERDA
Artculo 1. De conformidad con lo sealado en el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995 y
en concordancia con los artculos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, debern transferirse, bajo la responsabilidad de lo
Secretarios Generales, la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del
sector central de la Rama Ejecutiva, entendindose por tales: la Presidencia de la
Repblica, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las
Superintendencias.
Artculo 2. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y
Departamentos Administrativos, transferirn la documentacin histrica a su respectivo
archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia a los
archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el
patrimonio histrico documental de la respectiva regin.
Artculo 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Legislativa, Judicial y los no
pertenecientes a alguna de ellas transferirn la documentacin histrica a su respectivo
archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, al archivo del orden departamental, municipal o
distrital, segn el caso.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot D.C. , a los dieciocho das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco ( 1995 ).
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No. 9
(Octubre 18 de 1995)
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y
CONSIDERANDO
Que el Artculo 1o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los organismos del orden nacional,
presentar al Archivo General de la Nacin, sus Tablas de Retencin Documental.
ACUERDA
Artculo 2. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de las Ramas
del Poder Pblico, tambin debern presentar sus Tablas de Retencin Documental.
Artculo 4. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no
pertenecientes a alguna de ellas, debern presentar sus Tablas de Retencin, una vez
analizada por su respectivo Comit de Archivo, directamente al Archivo General de la
Nacin para su aprobacin o improbacin.
Artculo 5. Las Tablas de Retencin Documental debern elaborarse siguiendo los
principios de la archivstica y los criterios generales sealados por el Archivo General de la
Nacin.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco (1995).
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No. 12
(Octubre 18 de 1995)
"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento
General de Archivos", Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora".
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de
la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para
organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".
Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en
su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel
nacional".
Que se hace necesario establecer los Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora en los
departamentos.
ACUERDA
Artculo 1. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 13A del
siguiente tenor:
Artculo 2. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el numeral 17A del
siguiente tenor:
Artculo 17A. Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del
Consejo Departamental de Archivo sern: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y
supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el departamento; c)
Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y
proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental
acordes con las polticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin y bajo la coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional; f)
Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin,
descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la
formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y
reas de trabajo.
Artculo 3. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 18A del
siguiente tenor:
Artculo 19. Creacin del Comit de Archivo. Cada entidad establecer un Comit de
Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor
de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la
toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
PARAGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras, por las siguientes
personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de
quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector
Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidir; el jefe de la Oficina Jurdica
o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeacin o su delegado; el jefe de la unidad de
organizacin y mtodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los
documentos que se evaluarn y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo,
quien actuar como secretario. Adems podrn asistir como invitados aquellos funcionarios
o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones
correspondientes (jefe de la unidad de Control Interno, tcnicos, historiadores o usuarios
externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios sern integrantes
del Comit de Archivo aquellos funcionarios que desempeen labores similares o afines.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco (1995).
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO N 006
(Febrero 7 de 1996)
"Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin"
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994
C O N S I D E R A N D O:
Que el Artculo 1 del Decreto 1382 de 1995 orden a los Organismos del Orden Nacional,
presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental.
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan
determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad
y servicios de los archivos en las entidades pblicas.
A C U E R D A:
PARAGRAFO: Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el comit podr invitar a los
funcionarios o especialistas que considere del caso.
a) Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin en los trminos previstos en
el Art.18 del acuerdo 07 de 1994.
e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los
archivos de los organismos nacionales.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los siete (7) das del mes de febrero de mil novecientos
noventa y seis (1996).
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No 002
(Febrero 7 de 1996)
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990,
R E S U E L V E:
Artculo 1. El pargrafo del Artculo 18A del Reglamento General de Archivos quedar en
el siguientes texto.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santaf de Bogot, a los seis (6) das del mes de febrero de 1996.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que
produce o produjo los documentos.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin
de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja N. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total
de hojas del inventario.
Cdigo. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo
rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de
entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabtico.
Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-
1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga
fecha se anotar s.f.
Soporte. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK,
DVD), etc.
Notas. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la informacin
A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de
pginas que lo componen.
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Funcin de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel Expediente
Cinta Magntica Libro
Microfilme Documento simple
Otro
Cul?______________________________________________________________
4.3 Ordenacin_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservacin___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Trmite Original _______________________________
Nmero de copias _______________________
7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
SI NO
En cul o cules?__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite_______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10. Con qu periodicidad se produce?
10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual
10.4 Otra Cul?____________________________________________
11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo
establece?_________________________________________________________________
12. En el archivo de gestin, la consultan
12.1 La misma oficina 12.2 Otras Oficinas
Cules?____________________________________
12.3 Otras Entidades Cules?____________________________________
12.4 Personas Naturales
12.5 Porque la consultan?___________________________________________________
13 Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin
a otros archivos?
Central Histrico Otros Cuales?_______________________________
13.1 Con que periodicidad se realizan?_________________________________________
_________________________________________________________________________
14. En el archivo central la oficina sigue consultado esta unidad documental?___________
_________________________________________________________________________
14.1 Con qu frecuencia?____________________________________________________
14.2 Qu aos?____________________________________________________________
15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de
esta unidad documental?_____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES_____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo: ___________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________
ANEXO 9.1
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
2. Fecha de ltima asignacin de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada
o le fueron asignadas ltimas funciones a la oficina en mencin.
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de
procedimiento se anotarn aquellas que correspondan especficamente a la oficina en
cuestin.
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el
numeral I.5 de la primera hoja.
4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la informacin (papel, microfilm,
cinta magntica, entre otros).
6. Trmite. Original. Nmero de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que
describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolucin de un asunto: sealando
las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
7. La informacin contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o
condensada en otra? S_______ No______Es necesario tener en cuenta si la Unidad
Documental en mencin est registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance,
en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cul o
cules est includo.
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite de la Unidad Documental. Deben
anotarse las oficinas que intervienen en la gestin documental. Esta informacin debe
coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
11. Por cunto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y
quin lo establece? Debe anotarse el tiempo de retencin (meses o aos) en la oficina
sealando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ Cules? _______
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja,
siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin
de las tablas de retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas
diligenciadas para la entidad.
Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos
como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificacin documental
establecido en la entidad.
Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoracin con miras permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o
microfilmacin.
ANEXOS:
FORMATO DE ELIMINACIN
EN ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL
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