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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS

UNIDAD ACADEMICA ESPECIAL SALINAS

INFORMATICA

TEMA: SLABO DE INFORMATICA

GM 1/A. GONZAGA VITERI JOS LUIS

FACILITADOR: GLORIA MARITZA VALENCIA VIVAS

SALINAS,2017
ESCUELA SUPERIOR NAVAL
PRIMERO ALFA.
INFORMATICA
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Contenido
TABLA DE CONTENIDOS..................................................................................3
UNIDAD 1 PROCESADOR DE TEXTO..............................................................3
Manipulacin de texto, Comentarios.................................................................3
Herramientas de imagen, Marca de agua...................................................3
Pasos...........................................................................................................5
Correcciones de imagen..............................................................................5
Color de imagen...........................................................................................6
Las marcas de agua....................................................................................6
Pasos...........................................................................................................7
Encabezado y pie de pgina, notas al pie de pgina, numeracin de
pginas...................................................................................................8
Pasos...........................................................................................................9
Nmero de Pgina.......................................................................................9
Tablas: insertar-eliminar filas y columnas, unir-dividir celdas, autoformato
de tablas, diseo personalizado de formato de tabla, formulas en
tablas, ordenar lista, duplicado de encabezado de tablas, imprimir
encabezado de tabla, convertir una tabla en texto y viceversa............9
Herramienta de tablas................................................................................11
Grficos: grficos estadsticos, formatos de grfico. Personalizar los
grficos.................................................................................................16
Elementos de los grficos..........................................................................17
Modificar un grfico bsico segn las necesidades..................................18
Smart art: Agregar formar, quitar formas........................................................20
Elementos para tener en cuenta al elegir un diseo.................................20
Panel texto.................................................................................................21
Agregar o eliminas formas en un elemento grfico Smart Art...................22
Cambiar los colores de un grfico Smart Art.............................................23
Hipervnculos...................................................................................................24
Crear hipervnculo a un archivo en el equipo............................................24
Quitar o desactivar hipervnculos..............................................................25
Columnas: personalizar columnas, saltos de columnas.................................25
Control de cambios.........................................................................................26
Activar o desactivar el icono de Control de Cambios................................26
Formularios.....................................................................................................27
Empezar con una plantilla de formulario...................................................28
Empezar con un documento en blanco.....................................................28
Agregar contenido al formulario.................................................................28
Establecer o cambiar las propiedades de los controles de contenido......29
Agregar texto con instrucciones al formulario...........................................29
Agregar proteccin a un formulario...........................................................30
Combinar correspondencia.............................................................................30
Proceso de combinacin de correspondencia...........................................31
Macros.............................................................................................................32
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Secciones, Estilos...........................................................................................34
Seccin con formato como dos columnas.................................................35
Tablas de contenidos, ilustraciones e ndices.................................................35
Ilustraciones...............................................................................................36
ndices........................................................................................................37
Marcadores y referencias cruzadas................................................................37
Insertar la referencia cruzada....................................................................40
Citas y bibliografas (APA)...............................................................................42
Buscar una fuente de informacin.............................................................44
Editar una fuente........................................................................................45
Agregar citas al documento.......................................................................46
UNIDAD 2 HOJA DE CALCULO.......................................................................48
Ventana de Excel, Uso del puntero.................................................................48
Puntero de trabajo.....................................................................................48
Operaciones de edicin y manejo de texto: copiar, cortar, pegar, copiar
formato, guardar, abrir, cerrar, proteger hoja, proteger libro...............49
Tipo de dato: Formato de celdas: filas, columnas, insertar- eliminar filas y
columnas, alto-ancho de filas y columnas, alineacin, bordes y
rellenos.................................................................................................53
Bordes de celdas.......................................................................................58
Relleno de celdas......................................................................................59
Operadores y prioridades: construccin de formulas.....................................61
Operadores aritmticos..............................................................................61
Operadores de comparacin.....................................................................61
Operador de concatenacin de texto.........................................................62
Operadores de referencia..........................................................................62
Prioridad de operadores............................................................................63
Referencias relativas, absolutas y mixtas.......................................................65
Referencias absolutas y relativas en Excel....................................................68
Configuracin de pgina: mrgenes, tamao de papel, ajuste y orientacin,
encabezado y pie de pgina, numeracin de pginas........................70
Aplicacin de funciones bsicas.....................................................................74
Modelacin de datos: crear un grfico, partes del grfico, personalizar
grficos, tipos de grficos....................................................................76
Aadir un Serie de datos...........................................................................77
Ordenar y filtrar...............................................................................................98
Filtrar datos en una tabla de Excel..........................................................101
Formato condicional......................................................................................106
Validacin de datos.......................................................................................109
Funciones de bsqueda y referencia............................................................114
Funciones lgicas..........................................................................................117
Funciones: matemticas, estadsticas, financieras.......................................118
Frmula en Excel para convertir nmero a romanos..............................121
Tablas dinmicas: crear, editar y actualizar..................................................122
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Crear una tabla dinmica.........................................................................122

Macros...........................................................................................................130
Lista de referencias.........................................................................................137
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TABLA DE CONTENIDOS

UNIDAD 1 PROCESADOR DE TEXTO

Manipulacin de texto, Comentarios

Para manipular, introducir, cambiar o corregir un texto se realiza por

intermedio del teclado, al escribir las palabras se forman de izquierda a
derecha es una prerrogativa exclusiva del ejercicio informtico gracias al Word
Processor que permite visualizar un elaborado en la pantalla. Mientras se
escribe se evidencia el puntero de insercin ( ) y si se contina escribiendo
no se requiere presionar la tecla <INTRO> para continuar con la escritura del
texto hasta el final del documento.

Herramientas de imagen, Marca de agua

En Word, la barra de herramientas dispone el men insertar imgenes.

Cuando ya tenemos la imagen se le puede agregar a travs de la herramienta
formato en donde se realizan los pasos que se detallan a continuacin para
agregar una imagen.
Para ello se siguen los siguientes pasos
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Pasos:

Paso 1. Se ubica el punto de insercin en el lugar donde se quiere inserter

la imagen
Paso 2. En la pestaa insertar, se hace clic donde se va insertar la imagen

Paso 3. Se abrir el cuadro de

dialogo insertar imagen y
seguidamente se busca la imagen que se desea
seleccionar
Paso 4. Luego se procede a dar clic en el botn insertar

Paso 5. Aparecer la imagen insertada en el documento

Si se desea cambiar en la imagen el tamao, se da clic
sosteniendo en una de las esquinas de la imagen y se
arrastra el cursor hasta que la imagen tenga el tamao
deseado.
Para ajustar o realizar cambios o corregir la imagen insertada, se lo puede
realizar dndole clic derecho y a travs de
la barra de herramientas formato se aplica
la actividad que se desee realizar como lo
seala la ilustracin continua.

Word nos permite quitar el fondo de una imagen insertada. Esta herramienta
no actuar a la perfeccin en imgenes muy coloridas, pero ayudar mucho
en nuestro trabajo.
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Pasos
Paso 1:
Seleccione la imagen que desea remover el fondo

Paso 2:
Seleccionar la pestaa formato

Paso 3:
Escoger la Opcion Quitar Fondo

Paso 4:
Cuando se activa la opcin Quitar fondo, la imagen estar en
prpura indicando que esa parte ser removida. Tambin
aparece un controlador de ajuste que permite establecer qu
imagen se debera quedar. Esta herramienta trabaja
inteligentemente con las imgenes.

Paso 5:
Finalmente presionamos Enter y el resultado final ser
parecido a la imagen que observamos a la derecha.

Correcciones de imagen
Esta herramienta permite Ajustar la nitidez, brillo y contraste de las imgenes.
Para utilizar esta herramienta es necesario:
1ro. Seleccionar una imagen
2do. Escoger la pestaa formato
3ro. Seleccionar la Propiedad
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4to. Sleccionar el Brillo, conntraste y nitidez que necesita

Color de imagen
Esta opcin nos permite cambiar el color de la imagen para mejorar la calidad
o coincidir con el contenido del documento.

Pasos
Para utilizar esta herremienta es necesario:
1ro. Seleccionar una imagen
2do. Escoger la pestaa formato
3ro. Seleccionar la Propiedad
4to. Seleccionamos la saturacin, el tono del color o la
opcion que deseemos.

Las marcas de agua

Son imgenes o texto que se colocan en la parte posterior del documento

en la que se puede marcar el estado del documento como borrador,
confidencial.
Para ello se debe dar clic en diseo marca de agua

Se puede convertir una imagen, una imagen

prediseada o una foto en una marca de agua que
puede usar para marcar un documento
Agregar una marca de agua solo a pginas
seleccionadas
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Pasos
1. Para agregar una marca de agua a unas pginas determinadas solamente,
esas pginas deben estar en una seccin diferente. Puede desglosar un
documento en partes con saltos de seccin y aplicar una marca de agua
solo para esa seccin. Desvincule las secciones antes de aplicar una
marca de agua para que las secciones no se copien automticamente. Vea
cmo crear saltos de seccin.
Ponga el cursor sobre la pgina (despus del salto de seccin) donde
desee que aparezca la marca de agua.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Fondo de pgina, elija Marca de agua

Crear y guardar una marca de agua

personalizada
Se puede crear su propia marca de agua de texto con Marca de agua
personalizada.
En la ficha Diseo, en el grupo Fondo
de pgina, elija marca de agua.
En la ficha Diseo de pgina, en el
grupo Fondo de pgina, elija marca de
agua.

Seleccione la marca de agua

personalizada.
En el cuadro de dilogo marca de
agua impresa, seleccione la marca
de agua de texto.
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Escriba el texto de marca de agua en el cuadro de texto . Puede intentar

diferentes fuentes, diseos, tamaos y colores mientras se encuentre all.
Elija Aceptar para aplicar la marca de agua al documento.
Guardar una marca de agua personalizada en la Galera de marcas de agua
Para guardar la marca de agua personalizada que cre en la Galera de
marcas de agua haga lo siguiente:
Haga doble clic en el rea de encabezado del documento.
Mueva el cursor sobre la marca de agua y haga clic para seleccionar.
En la ficha Diseo, en el grupo Fondo de pgina, elija marca de agua.
En la ficha Diseo de pgina, en
el grupo Fondo de pgina, elija
marca de agua.
Seleccione Guardar seleccin en
Galera de marcas de agua.

Encabezado y pie de pgina, notas al pie

de pgina, numeracin de pginas.

El encabezado y pie de pgina es un rea en

las imgenes que puede contener texto o
grficos y que aparecen en la parte superior o
en la parte inferior de todas las pginas de un
documento.
Los encabezados se usan para documentos
que contienen el logo y datos de la Institucin,
mientras que los pies de pgina, se utilizan para enumerar las pginas o el
nombre del autor.
Para realizar los trabajos del encabezado o pie de pgina se realizan los
siguientes pasos.
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En la barra de herramientas en el men insertar y luego en la opcin del

encabezado
Y se realizan los siguientes pasos

Pasos
Paso 1. Seleccione Insertar y, despus, seleccione Encabezado o Pie de
pgina.
Paso 2. Seleccione cualquier formato predefinido para el encabezado o pie de
pgina. Despus de seleccionar un formato, en el documento se mostrar el
rea de encabezado y pie de pgina.
Paso 3. Escriba el texto que prefiera en el encabezado o pie de pgina.
Paso 4. Cuando haya terminado, elija Cerrar encabezado y pie de pgina.

Nmero de Pgina
Para insertar nmero de pgina, se ingresa a travs del men
insertar el nmero de pgina, se le da clic y se despliega las
opciones en donde se pueden colocar los nmeros, ejemplo al
principio del documento, al final, la posicin as como se lo
observa en la imagen de la derecha.

Tablas: insertar-eliminar filas y columnas, unir-dividir celdas,

autoformato de tablas, diseo personalizado de formato de tabla,
formulas en tablas, ordenar lista, duplicado de encabezado de tablas,
imprimir encabezado de tabla, convertir una tabla en texto y
viceversa.

Las tablas permiten ordenar y mejorar la esttica

de un documento para que el lector comprenda lo que
se desea expresar.
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Para insertar una tabla, se va a la barra de herramientas, insertar la tabla, se

inserta el nmero de filas y columnas que se requiere.

Si posterior al haber insertado la tabla, se quiere

incrementar o reducir el nmero de filas o
columnas es fcil realizarlo.

A Las tablas se pueden unir o dividir una tabla en

dos siempre y cuando tengan la misma
distribucin.

Combinar las celdas, sirve para combinar el contenido de dos o ms celdas en

una.

El autoformato permite personalizar la propiedad de la tabla.

Se puede distribuir las filas uniformemente, permite que las celdas o filas
seleccionadas tengan la misma altura.
Mientras que la distribucin uniforme de las
columnas, convierte a las celdas o columnas
seleccionadas al mismo ancho.
El alto y ancho de celda, personaliza tanto su ancho
como el alto

Herramienta de tablas
 13

Utilizando las herramientas de la tabla, se realizan cambios en el borde:

Cuando agrega un borde a una pgina, texto o imagen, puede realizar esos
elementos en su documento destaquen. Puede hacer lo mismo con las tablas
en los documentos. Segn el programa que est usando, puede agregar un
borde a una tabla mediante la Galera de estilos de borde, puede disear su
propio borde personalizado o puede aplicar un estilo de tabla prediseado.
Se puede agregar un borde con la galera de estilos de borde.
La forma ms rpida de agregar bordes en Word y Outlook es desde la
Galera de estilos de borde.
Haga clic en la tabla y luego haga clic en el controlador de movimiento de
tabla para seleccionar la tabla.

Aparece la ficha Diseo de herramientas de tabla.

Haga clic en Estilos de borde y elija un estilo de borde.

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Haga clic en Bordes y elija dnde desea agregar los bordes.

Para cambiar o agregar bordes para el elemento de la tabla, compruebe que

est seleccionado Copiar borde y, a continuacin, en la tabla, haga clic en
cada borde que desea cambiar o agregar. Word aplica el estilo de borde que
ya ha elegido, y no es necesario seleccionar la tabla en primer lugar.

Para agregar un borde personalizado

Se procede a disear su propio borde personalizado, se puede elegir el
color, ancho, estilo de lnea, y donde desea aplicar los bordes.
En Word, haga clic en la tabla y, a continuacin, haga clic en el
Controlador de movimiento de tabla para seleccionar la tabla.
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Haga clic en la ficha Diseo de herramientas de tabla (la ficha Diseo de

tabla en Office para Mac).

Disee el borde.
Haga clic en Estilo de lnea y elija un estilo.

Haga clic en Grosor de lnea (Grosor de la pluma) y elija el ancho de

borde que desee.

Haga clic en Color de la pluma y elija un color.

Haga clic en Bordes y elija los bordes que desee.

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haga clic en cada borde que desea cambiar o agregar. Word aplica el estilo de
borde que ya ha elegido, y no es necesario seleccionar la tabla en primer
lugar.

Usar un estilo de tabla

Aplicar un estilo de tabla prediseado es otra forma rpida de destacar la
tabla. Estilos de tabla Agregar coordinador bordes, sombreado y formato de
texto.
Haga clic dentro de una tabla y, a continuacin, haga clic en la ficha Diseo
de herramientas de tabla (la ficha Diseo de tabla en Office para Mac).
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En la Galera de Estilos de tabla, haga clic en un estilo de tabla. Para ver

ms estilos de la galera, haga clic en la flecha ms. (Esta flecha aparece
debajo de la galera en Office para Mac.)

En la pestaa diseo de herramientas de tabla, en el grupo de Datos, se

puede realizar clculos y comparaciones mediante el uso e formulas

Una frmula de Word se actualiza

automticamente cuando se abre el documento que contiene la frmula.
Tambin puede actualizar un resultado de frmula de forma manual. Para
obtener ms informacin, vea la seccin Actualizar resultados de frmulas.

Grficos: grficos estadsticos, formatos de grfico. Personalizar los

grficos.
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Los grficos se usan para presentar series de datos numricos en formato

grfico y de ese modo facilitar la comprensin de grandes cantidades de datos
y las relaciones entre diferentes series de datos.

Datos en la hoja de clculo

Grfico creado con los datos de la hoja de clculo

Excel ofrece muchos tipos de grficos que le ayudarn a mostrar los datos de
forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un grfico o modifique
uno existente, puede elegir entre distintos tipos de grfico (por ejemplo,
grficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, grficos de
columnas apiladas o grficos circulares 3D). Tambin puede crear un grfico
combinado al utilizar varios tipos de grficos en uno solo.
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Elementos de los grficos

Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan

de forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades.
Para cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a
otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato.
Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.

1. El rea del grfico.

2. El rea de trazado del grfico.
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3. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico.

4. Los ejes horizontales (categoras) y vertical (valores) en los que se
trazan los datos del grfico.
5. La leyenda del grfico.
6. Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico.
7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un
punto de datos de una serie de datos.

Modificar un grfico bsico segn las necesidades

Despus de crear un grfico, puede modificar cualquiera de sus elementos.

Por ejemplo, puede cambiar la forma en que se presentan los ejes, agregar
un ttulo al grfico, mover u ocultar la leyenda o presentar elementos de
grfico adicionales.
Para modificar un grfico, puede hacer lo siguiente:
Cambiar la presentacin de los ejes del grfico Puede especificar la
escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o las categoras
que se presentan. Para que el grfico sea ms fcil de leer, tambin puede
agregar marcas de graduacin a un eje y especificar con qu intervalo
aparecern.
Agregar ttulos y etiquetas de datos a un grfico Para que la informacin
que aparece en el grfico sea ms clara, puede agregar un ttulo de
grfico, ttulos de eje y etiquetas de datos.
Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una
leyenda, cambiar su ubicacin o modificar las entradas de la leyenda. En
algunos grficos, tambin puede mostrar una tabla de datos que contenga
las claves de leyenda y los valores representados en el grfico.
Aplicar opciones especiales en cada tipo de grfico Existen lneas
especiales (lneas de mximos y mnimos, y lneas de tendencias), barras
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(barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de

datos y otras opciones para los diferentes tipos de grficos.
Aplicar estilos y diseos de grfico predefinidos para crear grficos de
aspect profesional.

En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del

grfico, puede aplicar rpidamente un diseo y un estilo predefinidos. Word
proporciona varios diseos y estilos predefinidos de gran utilidad. No
obstante, puede adaptar un diseo o un estilo de acuerdo con sus
necesidades. Para ello, cambie manualmente el diseo o el formato de los
distintos elementos del grfico, como el rea del grfico, el rea de
trazado, la serie de datos o la leyenda.
Cuando se aplica un diseo de grfico predefinido, un conjunto especfico
de elementos del grfico (como los ttulos, la leyenda, la tabla de datos o
las etiquetas de datos) se distribuyen de una manera especfica en el
grfico. Puede seleccionar entre diversos diseos para cada tipo de
grfico.
Cuando se aplica un estilo de grfico predefinido, el grfico adopta el
formato en funcin del tema del documento que ha aplicado, de modo que
el grfico coincida con los colores para temas (un grupo de colores),
fuentes de tema (un grupo de fuentes del texto de encabezado y cuerpo) y
efectos de tema (un grupo de efectos de lnea y de relleno) de su
organizacin o con los suyos propios
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Smart art: Agregar formar, quitar formas.

El SmartArt es un elemento grfico en el que se agrega la

representacin visual de la informacin o ideas. Estos grficos tienen como
propsito comunicar mensajes de forma rpida, fcil y eficaz.
El botn de SmartArt se encuentra en la pestaa Insertar y, segn el
tamao de pantalla, puede parecerse a uno de los siguientes:

En otros programas de Office no se pueden crear elementos grficos

SmartArt, pero puede copiar y pegar elementos grficos SmartArt como
imgenes en esos programas.
Puede cambiar el aspecto del elemento grfico SmartArt si cambia el
relleno de su forma o texto, si agrega efectos como sombras, reflejos,
iluminados o bordes suaves, o si agrega efectos tridimensionales (3D),
como biseles o giros.

Elementos para tener en cuenta al elegir un diseo

Cuando elija un diseo para el elemento grfico SmartArt, pregntese qu

desea transmitir y si desea que la informacin aparezca de una manera
determinada. Como parte de este proceso, cuando cree un elemento grfico
SmartArt, se le pedir que elija un tipo, como Proceso, Jerarqua o Relacin.
Un tipo es similar a una categora de elemento grfico SmartArt y cada tipo
contiene varios diseos diferentes.
Como puede cambiar de diseo de forma rpida y sencilla, pruebe diferentes
diseos (de distintos tipos) hasta que encuentre el que ilustra mejor su
mensaje.
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Cuando selecciona un diseo, aparece un texto de marcador de posicin

(por ejemplo, [Texto]). El texto de marcador de posicin no se imprime y no
aparece durante una presentacin de PowerPoint. Puede sustituir el texto
de marcador de posicin con su propio contenido. Tenga en cuenta que las
formas que contienen texto de marcador de posicin siempre se muestran
y se imprimen, a menos que las elimine.

Panel texto

El panel Texto se utiliza para escribir y modificar el texto que aparece en el

elemento grfico SmartArt, aparece a la
izquierda del elemento grfico y a medida
que agrega y modifica su contenido, el
elemento grfico SmartArt se actualiza
automticamente.
El panel Texto funciona como un esquema o una lista con vietas que asigna
informacin directamente al elemento grfico SmartArt. Cada elemento grfico
SmartArt define su propia asignacin entre las vietas del panel Texto y el
conjunto de formas del elemento grfico SmartArt.
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Agregar o eliminas formas en un elemento grfico Smart Art

Paso 1. Dar clic en el grfico Smart Art que desee agregar otra forma
Paso 2. En la forma existente situada ms cerca del lugar donde desee
agregar la nueva forma se le da clic
Paso 3. En la herramienta de Smart Art en la ficha diseo del grupo crear
grfico haga clic en panel de texto

Se puede establecer el formato de caracteres como la fuente, el tamao de

fuente, la negrita, la cursiva y el subrayado del texto en el elemento grfico
SmartArt al aplicar el formato al texto en el panel Texto. Este formato de
caracteres no se muestra dentro del panel Texto, pero se refleja en el
elemento grfico SmartArt.
Cambiar los colores de un grfico Smart Art.
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En Herramientas de SmartArt, en la pestaa Diseo, hay dos galeras para

cambiar rpidamente el aspecto del elemento grfico SmartArt: Estilos
SmartArt y Cambiar colores.
Los Estilos SmartArt incluyen rellenos de
formas, bordes, sombras, estilos de lnea,
degradados y perspectivas
tridimensionales (3D), y se aplican a todo el
elemento grfico SmartArt.
Al situar el puntero sobre una miniatura en
cualquiera de estas galeras, puede ver cmo un estilo SmartArt o una
variacin de color afectan al elemento grfico SmartArt antes de aplicarlo
realmente.
Para enfatizar distintas etapas en un elemento grfico SmartArt de tipo
Proceso, puede utilizar cualquiera de las combinaciones de Multicolor.

Si dispone de un elemento grfico SmartArt de tipo Ciclo, puede utilizar

cualquiera de las opciones Rango de degradado - Colores n de nfasis para
enfatizar el movimiento circular. Estos colores se mueven a lo largo de un
degradado hasta la forma central y despus se invierten hasta la primera
forma.

Cuando se eligen colores, se debe considerar tambin si se quiere que la

audiencia imprima el elemento grfico SmartArt o que lo visualice en pantalla.
Cuando se inserta un elemento grfico SmartArt en el documento sin
especificar un tema, el elemento grfico coincidir con el resto del contenido
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del documento. Si cambia el tema del documento, el aspecto del elemento

grfico SmartArt se actualizar automticamente.

Hipervnculos

El hipervnculo puede ser texto o grficos. Al usar hipervnculos, puede

proporcionar informacin a sus lectores sin repetir la misma informacin en
pginas diferentes.
Los hipervnculos del documento funcionan exactamente igual si lee el
documento tanto
en Word como en
Word Online.
Para crear un hipervnculo, se debe hacer clic en Insertar > Vincular
Para agregar vnculos que salten de una parte de un documento a otra parte
del mismo documento, marque el destino y, a continuacin, agrguele un
vnculo.

Crear hipervnculo a un archivo en el equipo

Para crear un hipervnculo a un archivo, se procede a realizar los siguientes

pasos:
Paso 1. Seleccione el texto o imagen que quiera mostrar como hipervnculo

Paso 2. En la pestaa Insertar se da clic en Hipervnculo

Paso 3. Para establecer un vnculo a un archivo existente, haga clic en
Archivo o pgina web existente
bajo Vincular a y, despus se
ubica el archivo en la lista
Buscar en o en la lista Carpeta
actual.
 27

Para crear un nuevo archivo en blanco y el

vnculo, se debe dar clic en Crear nuevo
documento bajo Vincular a, luego se escribe
un nombre para el nuevo archivo y se usa la
ubicacin que se muestra en Ruta de acceso
completa o vaya a otra ubicacin de
guardado haciendo clic en Cambiar. Tambin
puede elegir si quiere Modificar documento nuevo ms adelante o abrir y
Modificar documento nuevo ahora.

Quitar o desactivar hipervnculos

Para quitar un hipervnculo y conservar el texto, haga clic con el botn

secundario en el
hipervnculo y haga clic
en Quitar hipervnculo

Columnas:
personalizar
columnas, saltos de columnas

Con la finalidad de brindar un formato al texto, se puede realizar el documento

con columnas al estilo de un boletn, generalmente se lo aplica al estilo
periodstico.
Para implementar columnas en un documento se realizan los siguientes pasos
Paso 1. A travs de la barra de herramientas nos
ubicamos en la pestaa de formato.
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Paso 2. Damos clic en columnas y se despliega el men de opciones

Paso 3. Hcer clic en el diseo de columna que elija.
Paso 4. El diseo seleccionado se aplica a todo el documento o a la seccin
que se eligi.

Automticamente el programa Word, establece el ancho de las columnas que

se adapte a la pgina del documento.

Control de cambios

A travs de Word, con la herramienta control de cambio se puede observar

quien ha realizado cambios en el documento siempre y cuando se active en el
icono control de cambios.

Activar o desactivar el icono de Control de Cambios

En la pestaa revisar, al dar clip en control de cambios se activa esa

herramienta que permite observar la marca de nuevos cambios que se
realicen en el documento. Word marca los nuevos cambios realizados en el
documento.

Al desactivar Control de cambios, Word dejar de marcar los nuevos cambios.

Las marcas de revisin de los
cambios permanecern en el
documento hasta que las elimine.

Formularios
Para crear un formulario en Microsoft Word, puede empezar con una
plantilla y agregar controles de contenido, como casillas, cuadros de texto,
selectores de fecha y listas desplegables
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Se puede usar Word para rellenar el formulario en su equipo. Cualquier control

de contenido que agregue a un formulario tambin se puede vincular a datos.

Se puede crear un formulario si se empieza con una plantilla. En el sitio web

Office.com hay disponible una amplia variedad de plantillas de formulario.

Paso 1 Para crear un formulario se ejecutan los siguientes puntos

En la pestaa archivo se da clic
En opciones se vuelvo a dar clic
Se da clic para personalizar
la cinta
Luego se personaliza la cinta
de opciones, se da clic en
pestaas principales
En la lista, se activa la casilla
desarrolladora y despus se
da clic en aceptar

Paso 2 Para abrir una plantilla o documento sobre el que basar el formulario

Se puede empezar con un documento en blanco y guardarlo como un

documento o plantilla para volver a usarlo en el futuro.

Empezar con una plantilla de formulario

Hacer clic en la ficha Archivo.

Hacer clic en Nuevo.
Buscar Formularios en el cuadro de Plantillas.
Hacer clic en el formulario que coincida con el tipo que quiera crear.
Hacer clic en Descargar.
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Volver hacer clic en la pestaa Archivo

Hacer clic en Guardar como y elegir la ubicacin donde se guardar el
formulario.
Escribir un nombre nuevo a la nueva plantilla en Guardar como y,
proceder a dar clic en Guardar.

Empezar con un documento en blanco

Si quiere crear su propia plantilla, empiece con un nuevo documento y

gurdelo como una plantilla
1. En el documento de formulario que haya creado, haga clic en la
pestaa Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
3. En Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Word en el men.
4. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre de archivo
para la nueva plantilla y, despus, haga clic en Guardar.

Agregar contenido al formulario

En la pestaa Desarrollador, en el grupo

controles, dar clic en modo de diseo y,
despus, insertar los controles que quiera
usar.

Establecer o cambiar las propiedades de los controles de contenido

Cada control de contenido tiene propiedades que se pueden establecer o

cambiar.
El control Selector de fecha ofrece opciones para el formato en el que desea
mostrar la fecha.
Dar clic en el control de control de contenido que quiera cambiar.
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En la ficha Programador del grupo Controles, haga clic en Propiedades y

cambie las propiedades que desee.

Agregar texto con instrucciones al formulario

Un texto con instrucciones puede dar ms juego al formulario que va a

crear y a distribuir. Puede cambiar este texto predeterminado en los controles
de contenido.
Para personalizar el texto con instrucciones para los usuarios de su formulario,
se hace lo siguiente:
Dentro de Controles, en la ficha Programador, hacer clic en Modo de diseo.

Hacer clic en el control de contenido donde desea revisar el texto con

instrucciones.
Modifique el texto y aplique el formato que desee.
En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseo
para desactivar la funcin de diseo y guardar el texto con instrucciones.

Agregar proteccin a un formulario

Si protege un formulario, no se podr modificar

Abrir el formulario donde quiera agregar proteccin.

En la pestaa Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Seleccionar y,
despus, haga clic en Seleccionar todo.
 32

En la pestaa Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en

Agrupar y, despus, si se le pide, vuelva a hacer clic en Agrupar.
Combinar correspondencia

La combinacin de correspondencia de Word puede ayudar a las

organizaciones a producir diversas formas de comunicacin escrita de manera
ms eficiente.

Mediante la combinacin de correspondencia, la organizacin puede crear un

lote de cartas o correos electrnicos personalizados para enviar a los
contactos profesionales. Cada carta o correo electrnico puede incluir tanto
contenido estndar como personalizado.

Con la combinacin de la carta o el correo electrnico y una lista de

distribucin, se puede crear un documento de combinacin de
correspondencia que enva correo masivo a personas especficas o a todas
las personas de la lista de distribucin de correo.

Tambin puede crear e imprimir etiquetas postales y sobres con la

combinacin de correspondencia.

Proceso de combinacin de correspondencia

El combinar correspondencia tiene tres documentos implicados en la creacin

e impresin de cartas y correos electrnicos, o de etiquetas y sobres.

El documento principal
 33

El documento contiene texto y grficos que son idnticos para todas las
versiones del documento combinado.
Este documento contiene los datos que se usan para rellenar la informacin
en el documento principal. Por ejemplo, una lista de distribucin de correo
contiene las direcciones que se imprimirn en las etiquetas o en los sobres.

El documento combinado
Este documento es una combinacin del documento principal y la lista de
distribucin de correo. La informacin se extrae de la lista de distribucin de
correo y se inserta en el
documento principal, lo que
produce el documento
combinado (la carta, el
correo electrnico, las
etiquetas o los sobres)
personalizado para
diferentes personas de la
lista de distribucin.

Para combinar correspondencia se realiza los siguientes pasos:

Paso 1. Documento principal se lo debe configurar, el documento principal lo
integra el texto y los grficos que sern similares para cada uno del
documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una invitacin a casa
abierta o da de campo.

El documento se lo conecta al origen de datos, que no es otra cosa que el

archivo con el contenido de la informacin que se va a combinar. Ejemplo, los
nombres y direcciones de los destinatarios de la invitacin.
 34

Sealar la lista de
destinatarios, Word genera
una copia del documento
principal por cada elemento
registro, de su archivo de
datos. Si el archivo de datos
es una lista de correos, es
probable que esos elementos
sean destinarios de la
correspondencia.

Macros

Macros es una serie de comandos e instrucciones que se agrupan como un

nico comando para realizar una tarea automticamente. Por lo general se lo
utilizan en: Acelerar tareas frecuentes de modificaciones y formato, para
combinar varios comandos como para insertar una tabla con un tamao y
bordes especficos y con un nmero determinado de filas y columnas, as
como para realizar que una opcin de un cuadro de dialogo sea ms accesible
y/o automatizar series de tareas complejas.

Para ello, se ingresa a la herramienta vista, se da clic a macros y se despliega

dos opciones:
 35

1 ver macros y 2 grabar macros, como se observa en la imagen de a

continuacin

Posteriormente se da clic en ver macros se despliega varias opciones las que

se evidencian en la siguiente imagen.
Luego se le da un nombre al macro y se presiona crear y se genera una nueva
pantalla en lenguaje Visual Basic

Para que el macro se

ejecute, se procede a
grabar la macro
 36

Secciones, Estilos

Las secciones brindan la oportunidad de dividir, dar formato y diseo de

pginas especficas como numeracin de lnea, Columnas o encabezados y
pie de pgina en los documentos de todos los tamaos. La divisin puede ser
por secciones, como en partes o captulos y agregar formato a cada una de
ellas, como columna, encabezados y pies de pgina o bordes de pgina.
En Word se usan las marcas de formato
como puntos (...) para los espacios o
flechas () para los caracteres de
tabulacin para mostrar los diseos de
texto de los documentos. Es posible que
estas marcas de formato sean tiles
cuando se disea contenido con un
aspecto especfico en mente.
Muestra marcas de prrafos y otros
smbolos de formatos ocultos, resulta de
mucha utilidad cuando se realiza tareas
de avanzados diseos, como es el caso
de escritura de un artculo para una
revista cientfica .
Seccin formato como una sola Columna
Salto de seccin que controla el diseo y el formato de la seccin anterior
identificado por 1

Seccin con formato como dos columnas

 37

En la pgina despus del salto de seccin, haga doble clic en el rea de

encabezado (principio de pgina) o pie de pgina (final de pgina) donde
quiera mostrar los nmeros de pgina.
Se abrir la
pestaa Diseo en Herramientas para
encabezado y pie de pgina.
Haga clic en Vincular al anterior para
anular la seleccin del botn y
desconectar el encabezado o pie de
pgina del encabezado o pie de pgina
de la seccin anterior

Tablas de contenidos, ilustraciones e ndices

Para crear una tabla de contenido que podr mantener actualizada con gran
facilidad, en primer lugar, necesitar aplicar los estilos de ttulo al texto que
desea incluir en dicha tabla. Luego, Word la generar automticamente a
partir de esos ttulos.

Word buscar estos ttulos y los usar para crear

la tabla de contenido, la cual continuamente se ir
actualizando siempre y cuando no se cambie el
nivel, la secuencia o el texto de ttulo.

El primer paso es ubicarse en el lugar donde se

insertar la tabla de contenido, es decir al inicio
del documento.
 38

El segundo paso es dar clic en referencias, tablas de contenido y

seguidamente elegir dentro de la galera de estilos la tabla automtica.

Si llegare a seleccionar la tabla manual, se crear una imagen de la tabla de

contenido y sta no se actualiza de manera automtica,

Ilustraciones

Despus de agregar ttulos a un documento, puede crear una tabla de

ilustraciones. Tambin puede crear una tabla de ilustraciones utilizando
los estilos.
Cuando se crea una tabla de ilustraciones, Microsoft Word busca los
ttulos, los ordena por nmero y los muestra en un documento.
Antes de comenzar, agregue ttulos a las ilustraciones que desee
incluir en la tabla de ilustraciones. Si desea ms informacin sobre
cmo agregar ttulos, consulte Agregar ttulos en Word.
Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de ilustraciones.
En la pestaa Referencias, en el grupo Ttulos, haga clic en Insertar
tabla de ilustraciones.
En la lista Etiqueta de ttulo, haga clic en el tipo de etiqueta de los elementos
que desee incluir en la tabla de ilustraciones.
Seleccione todas las dems opciones que desee y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.

ndices

La creacin de un ndice es un proceso de dos

partes. Marque las entradas y despus, cree el
ndice.
 39

Crear el ndice
Aplicar estilos de ttulos
Selecciona el texto que desea incluir en la tabla de contenido y luego en la
pestaa de inicio, haga clic en un estilo, como ttulo 1

Haga esto con todo el texto que quiera mostrar en la tabla de contenido. Por
ejemplo: Si escribe un libro con captulos, puede aplicar el estilo Ttulo 1 a los
ttulos de los captulos. Puede aplicar el estilo Ttulo 2 a los ttulos de las
secciones en esos captulos.

Marcadores y referencias cruzadas

Un marcador identifica una palabra, seccin o posicin en el documento

especficas para que pueda volver a encontrarlas fcilmente sin necesidad de
desplazarse por el documento. Por ejemplo, puede crear un marcador para
identificar texto que quiere revisar ms adelante.
Para agregar un marcador, primero se marca el punto del documento al cual
quiere ir. Despus podr saltar a ese punto o agregar vnculos al mismo dentro
del documento.
Agregar marcador en una ubicacin
Seleccione el texto, imagen o el punto del documento en el que quiere insertar
un marcador.
Haga clic en Insertar > Marcador.

En Nombre de marcador, escriba o seleccione un nombre y haga clic

en Agregar.

Una vez que haya creado sus marcadores, puede agregarles vnculos dentro
del documento o saltar a ellos en cualquier momento.
Saltar a un marcador
 40

Pulse Ctrl+I para abrir la pestaa Ir en el cuadro de dilogo Buscar y

reemplazar. En Ir a...,
haga clic en Marcador.
Introduzca o elija el
nombre del marcador
y haga clic en Ir.

Tambin puede agregar hipervnculos que lo llevarn a una ubicacin de

marcador del mismo documento.

Seleccione el texto u objeto que desea usar como hipervnculo.

Haga clic con el botn secundario y luego haga clic en Hipervnculo .

En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.
En la lista, seleccione el encabezado o marcador al que desea vincular.
Una referencia cruzada permite vincular a otras partes del mismo documento.

Una referencia cruzada permite vincular a otras partes del mismo

documento. Por ejemplo, podra utilizar una referencia cruzada para vincular a
un grfico o el grfico que aparece en otro lugar del documento. La referencia
cruzada aparece como un vnculo que lleva al lector respecto al elemento
referenciado.

Si desea vincular a un documento independiente puede crear un

hipervnculo.
Crear el elemento que est referencias cruzadas primero
No se puede hacer referencias cruzadas a algo que no existe
Se debe crear el grfico, ttulo, nmero de pgina, etc., antes de
intentar establecer el vnculo.
 41

Al insertar la referencia cruzada, ver un cuadro de dilogo que

muestra todo lo que est disponible para vincular a. ste es un ejemplo.

Insertar la referencia cruzada

En el documento, escriba el texto que iniciar la referencia cruzada.
En la ficha Insertar, hacer clic en referencia cruzada.

En el cuadro tipo de referencia, hacer clic en la lista desplegable para elegir lo

que desea vincular a. La lista de lo que est disponible depende del tipo de
elemento (ttulo, nmero de pgina, etc.) que est vinculando.

En el cuadro referencia a, haga clic en la informacin que desee insertar en el

documento. Opciones dependen de lo que elija en el paso 3.
 42

En el cuadro para qu, haga clic en el elemento especfico que desea hacer
referencia, como "insertar la referencia cruzada".
Para que los usuarios puedan pasar al elemento al que se hace referencia,
active la casilla de verificacin Insertar como hipervnculo.

Si la casilla de verificacin incluir ms adelante o ms atrs est disponible,

compruebe que incluya a especificar la posicin relativa del elemento que se
hace referencia.
Haga clic en Insertar.
Las referencias cruzadas se insertan en el documento como campos.

Un campo es un conjunto de informacin que indica a Word que inserte texto,

grficos, nmeros de pgina y otro material en un documento
automticamente.
 43

La ventaja de utilizar campos que es el contenido que se est insertado,

fecha, nmero de pgina, grficos, etc., se actualiza automticamente cada
vez que hay un cambio. De forma similar, si se actualiza un grfico que tiene
almacenada en otros lugares, pero se hace referencia en el campo, la
actualizacin se consigue recogen automticamente sin tener que volver a
insertar el grfico.

Utilizar un documento maestro

Si desea hacer referencias cruzadas a los elementos que residen en un

documento independiente pero no desea utilizar hipervnculos, tendr que
combinar los documentos en un documento maestro y, a continuacin,
introduzca las referencias cruzadas.

Citas y bibliografas (APA)

En Word, se puede agregar fcilmente citas al escribir un documento en

donde se necesita citar sus orgenes, como un documento de investigacin.
Pueden agregar citas en varios formatos, como APA, estilo de Chicago, GOST,
IEEE, ISO 690 y MLA. Posteriormente, puede crear una bibliografa las
fuentes que utiliza para escribir el papel.

Para agregar una cita a su documento, agregar el origen utilizado.

Crear una Fuente

En la pestaa Referencias, haga clic en la flecha situada junto a Estilo de

bibliografa y, a continuacin, haga clic en el estilo que desea emplear para la
cita y la fuente.
 44

En la pestaa Referencias, en el grupo Citas y bibliografa, haga clic en la

flecha situada junto a Estilo y, despus, haga clic en el estilo que quiera
emplear para la cita y la fuente.

Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.

En la pestaa Referencias, haga clic en Insertar cita y luego siga uno de estos
procedimientos:

Para agregar la informacin de la fuente, haga clic en Agregar nueva fuente y,

despus, en el cuadro de dilogo Crear fuente, haga clic en la flecha situada
junto a Tipo de fuente bibliogrfica y seleccione el tipo de fuente que quiere
usar (por ejemplo, una seccin de un libro o un sitio web).

Si desea agregar un marcador de posicin para crear una cita y completar la

informacin de la fuente ms adelante, haga clic en Agregar nuevo marcador
de posicin. Junto a las fuentes de marcador de posicin del Administrador de
fuentes aparecer un signo de interrogacin.

Si decide agregar una fuente, escriba sus detalles. Para agregar ms

informacin sobre una fuente, active la casilla Mostrar todos los campos
bibliogrficos.
 45

Haga clic en Aceptar cuando termine. La fuente se agregar como cita en el

lugar seleccionado del documento.

Agregar citas al documento

Haga clic al final de la frase que quiere citar y, despus, en la pestaa

Referencias, en el grupo
Citas y bibliografa, haga
clic en Insertar cita.
Seleccione la cita que
quiera usar de la lista de
citas en Insertar cita.

Buscar una fuente de informacin

La lista de fuentes disponibles para su uso puede ser bastante larga. A veces,
es posible que quiera buscar una fuente que ha citado en otro documento.
En la pestaa Referencias, vaya al grupo Citas y bibliografa y haga clic en
Administrar fuentes.

Si abre un documento que todava no contiene citas, en Lista general

aparecern todas las fuentes que ha usado en documentos anteriores.
Sin embargo, si el documento s incluye citas, las fuentes de dichas citas
aparecern en Lista actual y todas las fuentes que haya citado, tanto en
documentos anteriores como en el documento actual, aparecern en Lista
general.
 46

Para buscar una fuente de informacin especfica, siga uno de estos

procedimientos:

En el cuadro de ordenacin, ordene por autor, ttulo, nombre de etiqueta de

cita o ao, y despus busque la fuente que quiere en la lista resultante.
En el cuadro Buscar, escriba el ttulo o el autor de la fuente de informacin que
desea buscar. La lista se acotar dinmicamente para coincidir con el trmino
de bsqueda.

Editar una fuente

En la pestaa Referencias, vaya al grupo Citas y bibliografa y haga clic en
Administrar fuentes.

En el cuadro de dilogo Administrador de fuentes en Lista general o Lista

actual, seleccione la fuente que quiere editar y, despus, haga clic en Editar.
Nota: Para modificar un marcador de posicin para agregar informacin de la
cita, seleccione el marcador de posicin de la Lista actual y haga clic en Editar.
En el cuadro de dilogo Editar fuente, realice los cambios que quiera y haga
clic en Aceptar.
 47

Si la cita de estilo desea no aparece, puede agregar estilos personalizados.

Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.
En la pestaa Referencias, haga clic en Insertar cita.
En el cuadro de dilogo Crear fuente, junto a Tipo de fuente bibliogrfica, elija
el tipo de fuente que quiere usar (por ejemplo, una seccin de un libro o un
sitio web).

Escriba los detalles de la fuente y haga clic en Aceptar. La fuente se agregar

como cita en el lugar seleccionado del documento.
 48

Una vez que haya completado estos pasos, la cita se agrega a la lista de citas
disponibles. La prxima vez que cite esta referencia no tendr que volver a
escribirla. Simplemente deber agregar la cita (consulte los pasos en el
procedimiento siguiente).

Agregar citas al documento

Haga clic al final de la frase que desea citar y, a continuacin, en la

pestaa Referencias, haga clic en Citas.

En el panel Citas de la derecha, haga doble clic en la cita que desea agregar.

Si se necesita modificar una fuente, haga clic en el botn de configuracin en

la esquina inferior derecha del panel Citas y, despus, haga clic en Editar
fuente. Realice los cambios que desee en la fuente y haga clic en Aceptar.

Para administrar la lista de fuentes, haga clic en Administrador de orgenes de

citas y agregue, modifique o elimine fuentes de la lista.
 49

Agregar citas personalizadas al documento

Adems de las opciones de cita que se incluyen de forma predeterminada en
Word, puede agregar estilos de cita personalizado.

UNIDAD 2 HOJA DE CALCULO

Ventana de Excel, Uso del puntero

Excel es un programa integrado que combina en un solo paquete una hoja

de clculo, grficos y macros, bajo el sistema operativo Windows. Se puede
considerar que una hoja de clculo es una hoja cuadriculada, en la que
adems de introducir datos existe la posibilidad de poder trabajar
directamente, sin tener que buscar una calculadora, una mesa de dibujo, ni
pinturas de colores para diferenciar unos datos de otros, como se lo observa
en la figura continua.
Los elementos de la
ventana son: Barra de
ttulo, barra de mens,
barras de herramientas
 50

estndar y formato, cuadro de nombres, barra de estado, serie de etiquetas

junto con los controles, puntero de trabajo, celda, celda activa, barra de
frmulas, encabezado de columnas, encabezado de filas.

Puntero de trabajo

Es el puntero del ratn que adopta varias formas cuando Excel est preparado
para llevar a cabo una nueva tarea; es sensible y su funcin cambia en
funcin de la accin que se ejecute.

El puntero del Mouse es un cursor que aparece en la pantalla para indicar la

posicin donde se encuentra en el programa. Cuando se coloca en diferentes
partes de la pantalla, su apariencia cambia para especificar algn tipo de
operacin. Las diferentes clases de punteros que aparecen en Excel son las
siguientes:

Permite Seleccionar Celdas

Mueve El Contenido De Una Celda

Con Esta Forma De Cursor Podemos Copiar Las Celdas

Cambia El Ancho De Una Columna

Cambia El Alto De Una Fila

Selecciona Toda La Fila

Selecciona Toda La Columna

 51

Operaciones de edicin y manejo de texto: copiar, cortar, pegar, copiar

formato, guardar, abrir, cerrar, proteger hoja, proteger libro.

Para incluir datos en las celdas se procede as:

Paso 1. Hacer clic sobre la celda en donde se va a quedar la informacin
Paso 2. Escribir la informacin
Paso 3. Presionar INTRO

Manejo de texto. - Es posible que se deban realizar cambios en la hoja de

trabajo, unas veces porque se quiere corregir un error, otras porque se
necesita incorporar nueva informacin o ver los resultados para cambiar
diferentes condiciones. Se pueden editar los datos fcilmente introduciendo
mediante el uso de la barra de frmulas o directamente en la celda activa.

Copiar, cortar, pegar

Se puede usar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Excel para
mover o copiar celdas completas o su contenido. Tambin puede copiar
contenido o atributos especficos de las celdas de la siguiente manera.

Paso 1. Seleccionar las celdas que desea mover o copiar.

Paso 2. En la pestaa inicio, en portapapeles

Para mover celdas, hacer clic en Cortar o Ctrl+X.

Para copiar celdas, hacer clic en Copiar o Ctrl+C.

Paso 3. Seleccionar la celda superior izquierda de la zona en la que desea
pegar la seleccin.

Paso 4. En la ficha de inicio, en el grupo Portapapeles, hacer clic en pegar

o en forma abreviada Ctrl+V.
 52

copiar formato, guardar, abrir, cerrar, proteger hoja, proteger libro.

Para copiar formato se realizan los siguientes pasos

Seleccionar o elegir la forma, el texto, la imagen o la celda de la hoja de
clculo con el formato que desea copiar.
Hacer clic en Inicio y en el grupo Portapapeles, hacer
clic en Copiar formato.
Despus de que el puntero se transforme en un pincel,
haga clic y arrastre para seleccionar la forma, el texto o la
celda de la hoja de clculo a la que desea dar formato y
despus suelte el botn del ratn.
Para copiar el formato a una nica celda, varias celdas o un rango o
rangos de celdas, arrastre el puntero del mouse a lo largo de las celdas o
rangos de celdas donde desea aplicar el formato.

Para guardar archivo

Para guardar por primera vez se presiona el botn Guardar de la barra de

herramientas estndar o mediante la opcin Guardar del men Archivo o de
manera rpida CTRL + G

Cuando se guarde un archivo, debe realizarse en una carpeta de la unidad de

disco duro, en una ubicacin de red, en un CD o DVD, en el escritorio, en una
unidad flash o guardarlo en otro formato de archivo. Si no se usa la carpeta
predeterminada debe identificar la ubicacin de destino, el proceso de
guardado es el mismo sin importar la ubicacin que elija.

Guardar como.
 53

Una vez que hemos guardado el libro de trabajo, en la Barra

de ttulo aparecer el nombre del mismo. Cuando deseamos
guardar el libro de trabajo con otro formato de archivo distinto,
para ello se desplegar la lista Guardar como y elegiremos
el tipo de archivo que se desea.

Abrir
La forma ms rpida de empezar a trabajar con un
archivo que hayamos guardado en una ocasin
anterior, es pulsando el botn Abrir de la barra de
herramientas estndar

Luego aparecer un cuadro de dialogo. Ah se

procede a seleccionar el archivo que se requiera y
se selecciona sobre el botn Abrir y se tendr a
disponibilidad el archivo sobre el que se desea
trabajar.

Cerrar
Para dejar de trabajar con el libro de trabajo sin salir de Excel, se selecciona
Cerrar en el men de Archivo
Si no se ha guardado el libro de trabajo, aparecer un mensaje de
advertencia que nos permite guardar los cambios realizados.

Proteger hoja, proteger libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de clculo ocultas, agregar,
mover, eliminar u ocultar hojas de clculo o cambiarles el nombre, puede
proteger la estructura de un libro de Excel con una contrasea.
 54

La proteccin de hojas de clculo es un proceso de dos pasos:

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables
En el archivo de Excel, seleccionar la pestaa de la hoja de clculo que quiere
proteger.
Seleccionar las celdas que otros usuarios pueden editar.
Haga clic con el botn derecho en cualquier
lugar de la hoja y seleccione Formato de
celdas. Luego ir a la pestaa Proteccin y
desactive Bloqueada.
Paso 2: Proteger la hoja de clculo
Despus, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la
hoja, como, entre otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos,
ordenar o usar el filtro automtico. Adems, tambin puede especificar una
contrasea para bloquear la hoja de clculo. Una contrasea impide que otras
personas quiten la proteccin de la hoja de clculo: es necesario escribirla
para desproteger la hoja.
Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.
1. En la pestaa Revisar, hacer clic en
Proteger hoja.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione
los elementos que quiera que los usuarios puedan
cambiar.

Tipo de dato: Formato de celdas: filas, columnas, insertar- eliminar filas y

columnas, alto-ancho de filas y columnas, alineacin, bordes y
rellenos.

Cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

 55

Valores numricos
Texto
Frmulas

Formato de celdas: filas, columnas, Insertar-eliminar filas y columnas en una

hoja de clculo.

Insertar filas
Hacer clic con el botn secundario del
mouse en las celdas seleccionadas y, a
continuacin, haga clic en Insertar.
En el grupo Celdas de la pestaa Inicio,
hacer clic en la flecha debajo de Insertar y en Insertar filas de
hoja.

Eliminar filas
Seleccione la fila.
Seleccione Inicio > Eliminar > Eliminar filas de hoja.
O bien, haga clic con el botn derecho en la fila seleccionada y elija
Eliminar.

Insertar una columna

Seleccionar la letra de la parte superior de una columna para
seleccionar toda la columna.
Seleccionar Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja
O bien, haga clic con el botn derecho en la parte superior de la
columna y seleccione Insertar.
 56

Eliminar una columna

Seleccione la columna.
Seleccione Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja.
bien, haga clic con el botn derecho en la parte superior de la
columna y seleccione Eliminar.

Tamao de filas y columnas

El ancho de las columnas y el alto de las filas no siempre es el adecuado y
que algunas celdas son pequeas y otras grandes.
En la figura que continua podemos ver una hoja de clculo con texto en la
celda B2 que rebasa hasta la H2. Este mismo texto se ha introducido en la
celda B4, pero al haber texto en la D4 slo invade hasta la C4. Por ltimo en la
casilla D6 hemos introducido un nmero muy largo que no cabe en la celda,
de ah la simbologa que muestra.

Para modificar el ancho de una columna o el alto de una fila podemos utilizar
el ratn y hacerlo de forma grfica o ejecutar el comando correspondiente y
realizar los cambios, con precisin numrica en el cuadro de dilogo.
Para cambiar el ancho de una columna utilizando el ratn podemos seguir
estos pasos:
Situamos el puntero en el borde que separa las letras de las cabeceras
de las columnas y veremos que el cursor se transforma en doble flecha
 57

horizontal (cursor del cambio de tamao) como muestra la figura que

sigue.
Hacemos clic y sin soltar el botn del ratn arrastramos hacia la
derecha (para hacer la columna ms ancha) o hacia la izquierda (para
hacer la columna ms estrecha). Mientras arrastramos vamos viendo
una etiqueta amarilla que nos indica el ancho con lo que nos podemos
aproximar bastante al tamao deseado.
1. Para concluir soltamos el botn del ratn y ya tenemos en nuevo ancho
de la columna.

Para modificar el alto de una fila procederemos con los mismos pasos
anteriores pero situando el puntero sobre la lnea que separa los nmeros que
encabezan las filas y arrastraremos hacia abajo (para hacer la fila ms ancha)
o hacia arriba (para hacer la fila ms estrecha).
Tambin podemos cambiar el ancho o el alto de varias columnas o filas a la
vez y de ese modo conseguimos el mismo ancho o alto para todas ellas. El
procedimiento a seguir sera:
1. Seleccionamos varias filas o varias columnas.
2. Situamos el puntero en la lnea de separacin de las letras de las
columnas seleccionadas o de los nmeros de las filas seleccionadas y
veremos que toma la forma de doble flecha.
3. Hacemos clic y sin soltar el botn del ratn arrastramos para conseguir
el alto o ancho deseado. Cuando soltemos veremos que todas las filas
o columnas seleccionadas tienen el mismo alto o ancho.
 58

Tambin contamos con otro mtodo que podemos utilizar para cambiar el
ancho de las columnas o el alto de las filas y que nos permite establecer estos
parmetros con total precisin:
1. Activamos una celda de la columna cuyo ancho queremos cambiar o de
la fila a la que vamos a cambiar el alto.
2. Ejecutamos el
comando Formato>Columna>Ancho o Formato>Fila>Alto y
aparecer el cuadro de dilogo Ancho de columna (que vemos en la
figura 8.19) o el cuadro de dilogo Altura de fila.
3. Escribimos el ancho o el alto deseado. Tambin podemos hacer clic
sobre las puntas de flecha para aumentar o disminuir la cantidad que
aparece. Cuando tenga el tamao deseado hacemos clic en el
botn Aceptar.

Este mismo mtodo podemos utilizarlo para cambiar el ancho de varias

columnas o el alto de varias filas a la vez. Para ello lo que tenemos que hacer
es seleccionar las columnas o las filas que vamos a modificar.
Por ltimo, contamos con dos comandos especiales, uno para las columnas y
otro para las filas, que nos permiten establecer el ancho o el alto ideal
basndose para ello en el contenido que tienen todas las celdas de esa fila o
de esa columna.
En las columnas es el comando Formato>Columna>Ancho ptimo, que
establece el ancho adecuado tomando como referencia la celda que en esa
columna tiene la entrada ms larga. Muestra un cuadro de dilogo semejante
 59

al anterior y en la casilla Adicional podemos indicar el espacio adicional que

se incrementar por encima de la celda con la entrada ms larga.

Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de Excel aparecern al

momento de imprimir nuestro documento, pero tambin nos ayudan a resaltar
y dividir adecuadamente los datos de manera que podamos visualizar la
informacin correctamente.

Bordes de celdas

Para aplicar un borde podemos utilizar el botn Bordes que se encuentra en

el grupo Fuente de la ficha Inicio.
 60

Tambin podemos configurar los bordes de una celda desde el cuadro de

dilogo Formato de celdas en la pestaa Bordes.

Este cuadro de dilogo nos permitir elegir un estilo de lnea para

los bordes, as como un color adecuado.

Relleno de celdas
Adems de poder utilizar el botn Color de relleno de la ficha Inicio, podemos
seleccionar un color de relleno para nuestra celda desde el cuadro de
dilogo Formato de celdas dentro de la pestaa Relleno.
 61

Desde la pestaa Relleno podremos seleccionar un color slido as

como Efectos de relleno los cuales nos permiten aplicar un efecto de color
degradado. De igual manera podemos elegir un Estilo de Trama para rellenar
las celdas.
 62

Operadores y prioridades: construccin de formulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los

elementos de un formula, como suma, resta, multiplicacin o divisin. Existe
un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede
cambiar este orden usando parntesis.

Operadores aritmticos

Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o

multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los
siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ (signo ms) Suma 3+3
(signo menos) Resta 31
Negacin 1
* (asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciacin 3^2

Operadores de comparacin

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se

comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor
lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador aritmtico Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1
 63

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el
fin de generar un solo elemento de texto.

Operador Significado Ejemplo

aritmtico
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores ("Viento"&"norte")
para generar un valor de texto
continuo

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador
Significado Ejemplo
aritmtico
Operador de rango, que genera
una referencia a todas las
(dos puntos) B5:B15
celdas entre dos referencias,
stas incluidas.
Operador de unin, que
; (punto y coma) combina varias referencias en SUMA(B5:B15;D5:D15)
una sola
Operador de interseccin, que
genera una referencia a las
(espacio) B7:D7 C6:C8
celdas comunes a las dos
referencias
(dos puntos) Operador de rango, que genera B5:B15
una referencia a todas las
celdas entre dos referencias,
 64

stas incluidas.
Operador de unin, que
; (punto y coma) combina varias referencias en SUMA(B5:B15;D5:D15)
una sola
Operador de interseccin, que
genera una referencia a las
(espacio) B7:D7 C6:C8
celdas comunes a las dos
referencias
Orden de clculo

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de

Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel
que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual
estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por
operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn
el orden especfico de cada operador de la frmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las

operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula
contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula
contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los
operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripcin
(dos puntos)
(un solo espacio) Operadores de referencia
; (punto y coma)
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y/ Multiplicacin y divisin
 65

+y- Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
=
<>
<=
>=
<>

Uso de parntesis

Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la

frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da
un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma.
La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel
sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se
obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Referencias relativas, absolutas y mixtas.

Referencias relativas. Las celdas pueden tener varios tipos de referencias,

dependiendo de cmo queramos utilizar esas celdas en las frmulas.
Mediante las referencias relativas, pegamos la frmula de una forma rpida.
Para ello, lo primero que debemos hacer es seleccionar la celda que contiene
la frmula y seguidamente damos clic en la esquina inferior derecha de la
 66

celda, con el cursor en forma de cruz, y arrastramos hasta la celda que nos
interese. Al finalizar observamos que en cada fila aparece la suma de fila
correspondiente.
Si pulsamos encima de las celdas observamos la barra de frmulas, veremos
que el contenido cambia, o sea, se ha copiado la frmula.

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan

una relacin con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto
quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda,
Excel ajustar automticamente su columna y su fila.
Las referencias relativas es la combinacin de la columna y la fila de una
celda. Por ejemplo, la siguiente frmula contiene una referencia relativa a la
celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2
Las referencias relativas es la combinacin de una letra y un nmero sin
caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen se puede observar
que se ha ingresado la frmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha
frmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de

copiarlas hacia otra celda, este tipo de referencias guarda una relacin con la
fila y la columna en la que se encuentra as que, al momento de copiar la
frmula, las referencias relativas sern modificadas por Excel de manera
automtica.
 67

La siguiente imagen muestra el resultado despus de haber copiado la

frmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa
la multiplicacin de los valores de la columna A por 2. La frmula de la celda
B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tena la
frmula original.

Este cambio automtico en la referencia sucedi porque, al copiar la frmula

hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la
frmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por
lo tanto la fila de la referencia tambin aumentar en uno.
Al copiar la frmula hacia abajo, no se ha cambiado la columna sino
solamente la fila de la referencia. En el siguiente ejemplo, se observa una
frmula donde se expresa la suma el total de las ventas del mes de Enero:

La frmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de

copiarla hacia la derecha estar aumentando la columna por lo que la formula
 68

copiada deber aumentar tambin su columna. En la figura siguiente se

observa el resultado de copiar la frmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la frmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su

columna. Por esta razn, cada celda de la fila 7 sumar el rango superior de
su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al
momento de copiar la frmula a otras celdas. El cambio ser relativo a la
cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la frmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten
que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias
permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta se antepone el smbolo $ a la
columna y fila de la referencia. La siguiente frmula tiene una referencia
absoluta a la celda A1: =$A$1*2
La misma frmula del primer ejemplo de la seccin anterior, la ingresaremos
en tambin en la celda B1 y se la copia hacia abajo. La siguiente imagen
muestra el resultado de dicha accin:
 69

En esta ocasin tenemos como resultado el nmero 20 en todas las filas de la

columna B y eso se debe a que la referencia permaneci fija an despus de
haber copiado la frmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecern inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
Las referencias absolutas son muy tiles cuando queremos que una frmula
haga referencia a una misma celda sin importar a dnde las copiemos.
Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas,
tenemos una combinacin sumamente til como lo veremos en el siguiente
ejemplo.

Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una frmula de Excel se puede tener referencias absolutas y

relativas, como se lo expresa en el siguiente ejemplo en una tabla de datos.

El objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en

dlares y el tipo de cambio que est indicado en la celda E2. El primer intento
que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente frmula:
=B2*E2
 70

Para ello se ingresar la frmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo

tendremos el resultado siguiente:

La frmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las frmulas de

las filas inferiores devuelven cero.
Si queremos que todas las frmulas hagan referencia a la celda E2 sin
importar que la copiemos a otra ubicacin, entonces es necesario hacer que
dicha referencia sea absoluta.

=B2*$E$2
En esta frmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En
el momento en que ingresamos esta frmula en la celda C2 y la copiamos
hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.
 71

Lo mejor de este tipo de frmulas es que, podrs cambiar el valor del tipo de
cambio y obtendrs los nuevos precios automticamente sin la necesidad de
modificar las frmulas.
Referencia relativa Referencia absoluta
A7 $A$7

La diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa est en

que la primera de ellas utiliza el smbolo $ para hacer saber a Excel que
queremos dejarla fija an despus de haberla copiado a otra celda.

Configuracin de pgina: mrgenes, tamao de papel, ajuste y

orientacin, encabezado y pie de pgina, numeracin de pginas.

La manera en que la hoja de clculo entre en la hoja de papel, se la

puede controlar desde el dilogo Configurar Pgina,
para modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas
impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao
del papel, ...

Para ello, nos situamos en la pestaa Diseo de pgina.

En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a

muchas de las opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del
papel, el tamao, etc.
 72

El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias

pestaas: La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar
caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que
utilizamos y otros parmetros.

En el ajuste de Escala
permitir indicarle si
deseamos que la salida a
impresora sea
determinada por un factor
de escala (100%, 50%,
200%...) o bien ajustando
automticamente la hoja
en un nmero de pginas
especfico (una pgina de
ancho por 1 de alto, as se
imprimir en una sola
hoja...).

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de

las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
 73

Para seleccionar la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la

impresora se colocar el papel siempre de la misma forma), se sigue el
siguiente orden.
Se selecciona la hoja cuya orientacin se desea cambiar
Seguidamente se da clic en orientacin y se selecciona la que se
desea (vertical u horizontal) como lo seala la figura que sigue.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina, nos permite indicar a cuntos

centmetros del borde del papel queremos que se siten.
 74

Si se desea que la salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las
casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de pgina se podr personalizar y ajustar

diferentes parmetros.

Se puede seleccionar un encabezado o pie de pgina predefinido, y

tambin elegir un elemento predefinido, entre las opciones tenemos
Nmero de pgina, Nombre de archivo, Fecha actual, entre otros como se
lo observa en la figura continua.
 75

Aplicacin de funciones bsicas

En Excel, las funciones en las hojas de clculo se categorizan de acuerdo

a la funcin, entre las que se detallan a continuacin.

Funcin de bsqueda y Funciones lgicas Funciones de

referencia texto

Funciones de texto y Funciones de Funciones

hora informacin estadsticas

Funciones matemticas Funciones Funciones de

y trigonomtricas financieras Ingenieras

Funciones de base de datos Funciones de cubo

Cada funcin tiene un orden denominado sintaxis, que es requerido para que
la funcin arroje los resultados.

Sintaxis:
Comienzan con el signo =
Luego se ingresa la funcin que se vaya a trabajar
Los argumentos nmeros, textos o referencias de celdas deben
escribirse dentro de parntesis
Si hay ms de un argumento se deben separar por comas.

Entre las funciones mtematicas y trigonmetricas bsicas tenemos a:

 76

La funcin SUMA, que puede sumar valores individuales, referencias o

rangos de celda o una combinacin de las tres, ejemplo.

=SUMA (A2:A10, C2:C10)

=SUMA (A2:A10)

La funcin SI, es una de las funciones lgicas ms populares de Excel y le

permite realizar comparaciones lgicas entre un valor y un resultado que
espera. En su forma ms sencilla, la funcin SI dice:

SI(Algo es Verdadero, hacer algo; de lo contrario hacer algo diferente)

Por esto, una instruccin SI puede tener dos resultados. El primer resultado es
si la comparacin es Verdadera y el segundo si la comparacin es Falsa.
Ejemplos sencillos de SI

=SI(C2="S",1,2)
En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = S, entonces devolver un 1,
en caso contrario devolver un 2)

=SI(C2=1,"S","No")

La funcin BUSCAR es una de las funciones que se la utiliza cuando se

necesita buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posicin en una segunda fila o columna.
 77

Modelacin de datos: crear un grfico, partes del grfico, personalizar

grficos, tipos de grficos.

Trabajar en Excel permite modelar los datos a travs de grficos.

Crear grficos. Para crear un grfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable tener seleccionado el

rango de celdas requerido en el grfico. De
esta forma, Excel podr generarlo
automticamente. Caso contrario, el grfico
se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos
que solicita.

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar

un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
 78

En cada uno de los tipos generales de grficos se podr

encontrar un enlace en la parte inferior del listado que
muestra Ms grficos de...

Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el

cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al
hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.

Aqu se puede observar el listado de todos los

grficos disponibles.
Mediante la seleccin y dar clic en aceptar se
puede empezar a crear.

Adems, vers que aparece en la barra de mens

una seccin nueva, Herramientas de grficos, con
dos pestaas: Diseo y Formato.

Aadir un Serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos

queremos que aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo,
encontraremos dos opciones muy tiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos.

Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

En el campo Rango de datos

del grfico, se debe indicar el
 79

rango de celdas con que se crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos

englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes

escribir el rango o bien pulsar el botn y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al
eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que
hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por
ejemplo, los grficos de superficie) mientras que otros, en cambio, (como el
que ves en la imagen) se bastan con una sola.

Utiliza el botn Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el

literal que se mostrar en la leyenda de series del grfico, o el rango de celdas
de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos
Series1 por Ventas.

El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a
categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
disponible en la pestaa Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas, abrirs un pequeo cuadro
de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan
datos o estn ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un
grfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn
Aceptar.

Caractersticas y formato del Grfico

 80

En la pestaa Diseo podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto

del grfico.

En la seccin Diseos de grfico podrs agregar o modificar la presentacin

de los elementos del grfico, o bien escoger un Diseo rpido. Estos diseos
rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en
uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en
el propio grfico, etc.

Si, por ejemplo, escoges Lneas de la cuadrcula,

podrs escoger entre distintas opciones sobre las lneas a mostrar o la escala
de valores a manejar. Te
recomendamos que explores estas
opciones, inclusive la ltima opcin
"Ms opciones de lneas de
cuadrcula...".

Si el grfico est seleccionado,

tambin podrs realizar estas
acciones a partir de los botones que nos aparecen a la derecha de ste

Si lo que quieres es desplazar los elementos, slo debers seleccionarlos en

el propio grfico y colocarlos donde desees.
 81

Excel 2016 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas
opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados.
En la pestaa Diseo,
tambin puedes dar un estilo
a tu grfico rpidamente.

En funcin del tipo de

grfico que hayas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te propondr unos
u otros.

Estos estilos de diseo incluyen distintas presentaciones que cambiarn su

aspecto, mediante la variacin tanto de los colores como del estilo de algunos
de los elementos del grfico.

Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde

encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms
adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos), y los
Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de

sus componentes (reas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo que
ms se ajuste a lo que buscas.
 82

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas

Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para
personalizar an ms el estilo del grfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el

grfico, pero tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el
rea de trazado, la leyenda, las lneas de divisin principales, etc.

Para hacerlo, lo ms cmodo es seleccionar en el propio grfico el elemento

que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de
Formato.

En la imagen vemos que est seleccionada el rea de trazado.

A continuacin, podemos pulsar el botn

Aplicar formato a la seleccin.
Dependiendo del elemento seleccionado,
podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo, las lneas de divisin
principales no tienen opcin de modificar el relleno, porque obviamente no se
puede rellenar una lnea. En cambio, la serie de datos s que permite colorear
el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.
Si la modificacin que hemos realizado no nos convence, siempre podemos
pulsar el botn Restablecer para hacer coincidir el estilo. As recuperar el
aspecto del estilo predeterminado que le hubisemos aplicado.
Por ltimo, no hemos de olvidar tambin que los elementos de texto que
contenga el grfico no dejan de ser eso, texto, por lo que podremos utilizar las
herramientas de la pestaa Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de
fuente, su tamao, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se
comportarn de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el
color de relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta botn
 83

relleno, lo que har Excel ser asignar el color indicado tanto al cuadro de
muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o lneas, es decir,
a la serie que identifique en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si
cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automticamente
se modificar el de la leyenda.

Modificar el tamao y distribucin de un grfico

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de
controles que explicaremos a continuacin:

Los controles cuadrados

Cuadrado establecen el ancho y
largo del objeto. Haz clic sobre
ellos y arrstralos para modificar
sus dimensiones.

Haciendo clic sobre uno o varios

elementos del grfico, aparecern los smbolos circulares Crculo. Una vez
seleccionados, pulsando el botn derecho del ratn podrs modificar las
propiedades de estos elementos, tales como el contorno o el relleno.

Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el
cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta forma
podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
Modificar la posicin de un grfico
Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:
Selecciona el grfico.
Sitate en la pestaa Diseo de las Herramientas de grficos.
 84

Pulsa sobre el botn Mover grfico que encontrars en la seccin Ubicacin

Se abrir el siguiente
cuadro de dilogo:

- La primera opcin te permite

establecer el grfico como una Hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no
molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos
si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si

utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en
la posicin y con el tamao que t elijas. sta es la forma en que se inserta
por defecto, cuando se genera un nuevo grfico.

Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma

hoja o bien a otra.
TIPOS DE GRFICOS
Desde los comienzos de Microsoft Excel los grficos han sido uno de sus
puntos fuertes y por eso mismo los seores de Microsoft no paran de inventar
nuevos tipos de grficos. A continuacin, te explicamos los diferentes tipos de
grficos Excel que puedes crear.
GRFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS
Los grficos de columnas o barras son una representacin muy sencilla de
una o varias series numricas.

Columnas agrupadas
En las dos siguientes imgenes vemos un grfico Excel de columnas sencillo,
en el que slo tenemos una nica serie de datos que va a de Enero a Julio
 85

(categoras). Como
puedes ver, el grfico
expresa muy bien en
vertical aquellos meses
con mayores valores y
permite comparar muy
fcilmente con el resto de
los meses.

Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente grfico hemos aadido una serie ms (pongamos la del ao
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolucin ao a ao.
En este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en
estos grficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas muchas
series, de lo contrario conseguirs que el grfico sea muy difcil de leer.

Columnas apiladas
Los grficos con
columnas apiladas
puede ser una
manera muy sencilla
de hacer una
comparativa rpida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos
series de valores.
 86

Columnas apiladas al 100%

Pero tambin podemos hacer una grfica Excel con columnas apiladas al
100% de manera que veamos, para cada mes, qu serie tiene mayor peso
relativo sobre la categora (mes).

Grfico de barras
Este grfico es igual que el de columnas pero con la pequea diferencia de
que el grfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender
de este grfico y es que el ltimo valor de las categoras aparece en la parte
de arriba en vez de al revs pero gracias a Dios el orden del eje se puede
cambiar mediante un par de clicks as que tampoco es un drama.
 87

Grfico de barras apiladas

El grfico de barras apiladas tambin es muy til, al igual que el de columnas
apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categoras es largo.
Por ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una
encuesta. Yo, particularmente, tambin lo uso mucho cuando quiero mostrar
un ranking donde el primer valor siempre est en la parte superior y el ltimo
de los valores est en la parte inferior de la grfica.

Barras apiladas al 100%

Otro grfico que tambin resulta muy til es el de las barras apiladas al 100%
que funciona exactamente que el grfico de Excel de columnas pero que a mi
me parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a
la derecha o a la izquierda se encuentra un valor con un pequeo truquillo.
 88

El truco para mejor este grfico es crear una serie intermedia con un color que
resalte mucho.

GRFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)

Los grficos circulares o tambin llamados de quesitos son unos grficos muy
usados pues representan de manera muy sencilla la proporcin de una serie
de valores respecto del total. Dominar este tipo de grficos es fundamental.
Nos puede ayudar a representar de manera muy sencilla una serie de valores
muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendramos.
 89

Como puedes ver, automticamente los valores numricos se han convertido

en porcentajes. Este tipo de grfica con porcentajes es muy fcil de entender
y, en seguida visualizamos cul es la parte que destaca sobre el resto.

Tambin podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor

todas sus caractersticas o destacar un valor.

Grfico de anillo en Excel

Una variable que ltimamente se est poniendo ms de moda para hacer
reportes o para valor indicadores.
Es un grfico sencillo de hacer, pero no tan fcil de que sea til. Un ejemplo
podra ser el siguiente:
 90

GRFICOS DE REAS
Unos grficos muy interesantes y que se usan muy poco como grficos de
Excel. Realmente no es fcil usar este tipo de grficos porque su aplicacin
puede resultar un poco concreta en algunos casos.
Grfico de reas
Como puede verse en la siguiente imagen este grfico de Excel nos permite
representar las series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podramos
compara las horas dedicadas a una tarea en el Ao 1 frente al Ao 2. Tambin
lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra comparativa.

reas apiladas
Este tipo de grfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera
muy grfica. Es muy frecuente usarlo para ver volmenes que se usan de
manera continua. Podra usarse para ver el volumen de agua acumulado en
diferentes pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de agua
acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio y Julio.
 91

GRFICOS DE LNEAS
Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este
grfico Excel est muy indicado cuando en las categoras tenemos cualquier
referencia de tiempo como das, aos, meses, horas, minutos.

Lneas con marcadores

Adems, podremos aadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta de
los valores. Dependiendo del nmero de series que tengamos convendr
tener los valores aunque si slo queremos ver las tendencias y no los valores
exactos de cada punto no ser conveniente usar las etiquetas para evitar que
el grfico est demasiado recargado.
 92

Varias lneas
En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o ms series de valores y
ver sus tendencias. Para ello usaremos el grfico de lneas sin usar los
marcadores.

Varias lneas apiladas

Este tipo de grfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y
ver la tendencia conjunta. La lnea superior es la suma de la lnea inferior y los
valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la progresin de un
conjunto de elementos.
 93

GRFICOS DE DISPERSIN
Estos grficos son la representacin grfica de una serie de coordenadas. Por
ejemplo, pueden servirnos para ver la situacin de una serie de fbricas. En el
eje de las x podemos tener el volumen de fabricacin y en el el eje de las y
(vertical) el nmero de horas de mantenimiento requeridas. Este tipo de
grfico est especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos
con dos caractersticas diferentes. Por ejemplo, tambin podramos comparar
el precio y el margen de un conjunto de productos.

Grficos de burbuja
Este grfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que
podemos introducir una tercera variable que nos permitir hacer una mejor
 94

comparacin. Esta tercera variable est representada por el tamao del punto
como puede verse en la siguiente imagen.

GRFICO COMBINADO
Los grficos Excel combinados son mis favoritos. En estos grficos podemos
tener dos de los grficos anteriormente explicados en un nico grfico.
Normalmente se usan para representar variables que son completamente
diferentes. Por ejemplo, podramos comparar el porcentaje de dedicacin a
una tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no parecen
caractersticas similares y por eso las usamos con grficos de diferente
naturaleza.
 95

Adems, si queremos hacer una comparacin de valores que no tienen un

orden de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda como
eje secundario:

En la grfica anterior hemos modificado los datos de la serie Superficie para

que est expresada en porcentaje. Como el Volumen est medido en unas
unidades y la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo de
grfico para que sea mas fcil de entender al tener dos ejes diferentes.

GRFICO DE ARAA
El grfico de araa en Excel es muy poco usado, yo dira que casi nunca se
usa excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de grfico de
Excel puede usarse cuando tengamos una serie de caractersticas que
queramos comparar.
Siguiendo con el ejemplo de los valores segn los meses del ao, el grfico de
araa se vera de la siguiente manera en Excel:
 96

Como puedes ver, mediante este grfico somos capaces de comparar

visualmente unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorara diferentes
resultados en una encuesta y su comparativa con el ao anterior. Es decir, no
sirve para comparar los diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

GRFICOS ESTADSTICOS
Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de grficos
muy particulares usados, sobretodo, en estadstica.
Histograma
El grfico histograma est muy relacionado con los conjuntos de valores de
una nica serie de datos histrica. Por ejemplo, se usa mucho para comparar
series pluviomtricas (de lluvias) en una regin a lo largo de un ao.

Como puedes ver, la separacin entre las diferentes categoras de la grfica

no existe. Adems, este tipo de grfico Excel nos permite agrupar segn:
ancho del rango o nmero de rangos para poder hacer otro tipo de
valoraciones como los grficos de frecuencia.

Grfico de Pareto
 97

Este diagrama muestra una distribucin a modo de Histograma ms una lnea

que son los valores acumulados de la serie. Como puede verse, la lnea acaba
en el 100%. Lo importante de esta lnea es mostrar el comportamiento de los
valores mientras se va acumulando.

GRFICOS DE CASCADA
Este es un grfico que cada vez se usa ms. Aunque no se suele usar con
series de tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan por
ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la consultora. Este grfico
refleja como diferentes elementos se van acumulando sobre el total y lo van
disminuyendo otros elementos.

GRFICOS DE JERARQUA
 98

Este tipo de grfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar

aquellos valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.

GRFICOS EN 3D
Casi todos los tipos de grficos que hemos visto en esta gua pueden hacerse
en 3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas. Te aviso
desde ahora, tengo una mana persecutoria contra los grficos 3D. No se muy
bien de donde viene pero lo que s que te puedo decir es que no he visto
grficas ms feas que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos
grficos y todava no he visto un informe que tenga grficos en 3D hechos con
Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.

Ahora bien, otra cosa son los grficos con relieve, esos s que me gustan. Y si
los haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por ejemplo,
un grfico de columnas como el que veamos antes puede ser muy sencillo de
hacer y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la siguiente imagen
vamos a ver un grfico hecho con relieve. Bueno, una comparacin del antes y
el despus y estoy seguro de que te gustar lo que vas a ver.
 99

No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el grfico de la
derecha te parece mucho ms trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos
cambios adems de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la
diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no ms.

Ordenar y filtrar

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botn de flecha

en su extremo derecho el cual es conocido como el botn de filtro y cuando
hacemos clic sobre l se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar
datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botn de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas
opciones de ordenacin de datos. Al aplicar un criterio de ordenacin a una
tabla de Excel las filas se reorganizarn de acuerdo al contenido de la
columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo
texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabticamente) o de
Z a A.
 100

Por el contrario, si la columna contiene datos numricos, entonces podremos

ordenar de menor a mayor o tambin podremos hacerlo de mayor a menor. En
el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de ms antiguo a ms
reciente o viceversa.

Otra opcin de ordenacin que nos da Excel es la de ordenar por color y eso
har que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas.
Esta opcin es relevante solamente cuando hemos aplicado algn formato
condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la
fuente.

Mltiples criterios de ordenacin

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenacin. Por
ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, despus por pas y
posteriormente por regin. Para lograr este tipo de ordenacin haremos uso
 101

del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrar
el siguiente cuadro de dilogo:

La parte superior del cuadro de dilogo Ordenar contiene botones que nos
permiten establecer mltiples niveles de ordenacin. A continuacin, explico
cada uno de esos botones:
Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenacin.
Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenacin
podemos eliminarlo de la lista.
Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenacin hacia
arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
Opciones: Con este botn podemos indicar si la ordenacin de datos va a
distinguir entre maysculas y minsculas.
La ordenacin de los datos se har comenzando por el nivel superior y hacia
abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenacin
especificado en cada nivel.
 102

Filtrar datos en una tabla de Excel

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a

desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los criterios
especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados, sino que
solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran tambin
al pulsar el botn de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de
columna.
 103

En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee

cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opcin Filtros de texto muestra
varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc.
Cualquiera de estas opciones mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro
personalizado que nos permitir indicar el detalle del filtro que deseamos
aplicar.
 104

En este cuadro de dilogo podemos especificar dos condiciones para una

misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una
de ellas. Al hacer clic en el botn Aceptar se aplicar el filtro a los datos.

En la parte inferior del men de filtrado observamos una lista de los valores
nicos de la columna y cada opcin tiene a su lado una caja de seleccin que
podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas
filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores nicos que se
nos dificulta encontrar la opcin que necesitamos, entonces podemos utilizar
el cuadro de bsqueda de manera que podamos encontrar los valores
adecuados y seleccionarlos.

Filtros de nmeros y fecha

En la seccin anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las
opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un nmero o una fecha
sern diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las
opciones de Filtros de fecha.
 105

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los

criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar
las opciones de Filtros de nmero:

Algunas de las opciones de filtros mostrarn el cuadro de dilogo Autofiltro

personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a
aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicar de
inmediato sobre los datos. Lo mismo suceder con el filtro de nmero Diez
mejores que no necesita de ningn parmetro adicional y se aplicar de
inmediato sobre la columna.

Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botn de
filtro cambiar su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro
aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

Hacer clic sobre el botn de filtro y seleccionar la opcin Borrar filtro de

y se eliminar el filtro de dicha columna.
 106

Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una
tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar >
Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botn de filtro se volver a mostrar como
una flecha hacia abajo.

Filtrar por segmentacin de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentacin de
datos. Este mtodo no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional
en pantalla, pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a
encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la
segmentacin de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a
Herramientas de tabla > Diseo > Herramientas > Insertar segmentacin de
datos. Se mostrar un cuadro de dilogo con las columnas de nuestra tabla:

En este ejemplo he seleccionado la columna Pas y al pulsar el botn Aceptar

se insertar en la hoja de Excel un panel con las opciones de segmentacin
de datos para la columna previamente seleccionada:
 107

Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicar el filtro

correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel
debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratn
sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el botn
que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentacin de
datos correspondiente.

De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos

en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja
de utilizar la segmentacin de datos es que tendemos una ayuda visual para
conocer rpidamente los filtros que estn siendo aplicados a la tabla. Para
eliminar los paneles de segmentacin de datos debes hacer clic sobre su
borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y
seleccionar la opcin Quitar.

Formato condicional.

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel
aplique un formato especial o no sobre esa celda.
 108

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que
cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor
contenido en ella, etc.

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

-Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
- Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio.
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de
su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o
menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de
iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos
en la imagen.
 109

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos

que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor,
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones
que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar.
De esta forma, si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre
varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo,
un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que
contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo
donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la
condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la
letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
 110

Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las
condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de
las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el
formato condicional.

Validacin de datos

Evitar que el usuario final de la hoja de clculo introduzca valores incorrectos

en las celdas.
En pocas palabras, se trata de validar lo que el usuario ingresa e informarle si
es que los datos ingresados no coinciden con algn formato o estn fuera de
un rango que ya definimos.
Qu opciones tengo para validar
Excel provee de varios tipos de validaciones, las cuales podemos adecuarlas
a nuestros formatos. En la siguiente lista vemos qu tipos de datos podemos
validar.
Nmero entero. Entendamos por nmero entero, todos aquellos que no
cuenten con decimales.
Decimal.Este tipo se puede usar sobretodo si deseamos usar porcentajes en
las celdas. Si deseamos introducir 20%, en la celda pondremos .2 y damos
formato de porcentaje.
Lista. Definimos una lista de valores que se encuentren en un rango de
cualquier hoja.
Fecha. Aqu los datos deben tener formato de fecha.
Hora. Se validar que el dato introducido sea hora.
Longitud de texto. Se validar si el texto introducido cumple con la longitud
asignada.
Personalizada. Podremos personalizar nuetra validacin mediante una
frmula, por ejemplo, podemos permitir que en la celda slo se inserten
 111

frmulas, para lo cual definiremos la siguiente frmula como validacin en la

celda =ESFORMULA(D9).
La validacin de datos numricos, fecha y hora tendrn los siguientes criterios
de validacin que podremos usar:

1-Entre.
2-No est entre.
3-Igual a.
4-No igual a.
5-Mayor que.
6-Menor que.
7-Mayor o igual que.
8-Menor o igual que.

Cmo comienzo
Se podrn validar celdas nicas o rangos adyacentes o no adyacentes. Slo
debemos elegir la o las celdas a validar y nos vamos a la pestaa Datos >
Validacin de datos. Para mostrar un ejemplo, vamos a permitir slo el ingreso
de datos que se encuentren en una lista mediante un ComboBox en una
celda.
 112

En la pestaa de Mensaje de entrada, especificaremos un mensaje como

ayuda visual para que el usuario sepa qu datos debe ingresar.

Podemos definir un mensaje con un aviso al cliente de que el valor ingresado

no coincide con la validacin definida. En la pestaa Mensaje de error
definimos el tipo de aviso y el texto.
 113

En la siguiente tabla vemos los disintos tipos de avisos que podemo utilizar
segn convenga.

Aplicar validacin sobre datos ya introducidos

La validacin se genera al momento de introducir datos, pero qu sucede
cuando ya tenemos nuestros datos y deseamos saber si alguno no cumple
con las reglas que le queremos definir.
 114

En el botn de Validacin de datos, tenemos la opcin de Redondear con un

crculo los datos no vlidos. En la siguiente imagen definimos que slo deben
permitirse fechas que pertenezcan al ao 2013, pero como ya las tena antes
de la validacin, las voy a marcar para saber cules no cumplen.

Ejemplos
Adjunto un ejemplo que podemos descargar para ver las distintas maneras en
las que nos podemos auxiliar de la validacin de datos.
 115

Funciones de bsqueda y referencia.

Funcin BUSCAR(...)
Esta funcin busca un valor en un rango de una columna o una fila o una
matriz. Debes indicar el valor a buscar, dnde quieres que busque y de dnde
obtendrs el resultado.
Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de amig@s y en la
columna C sus e-mails, escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del
cual queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda E1 la funcin
BUSCAR y le pasamos como parmetros:

"valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y "vector_resultado =

C:C". Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona
buscada.
Funcin BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas;
ordenado)
 116

Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve el resultado

en la misma columna desde una fila especificada.
Ejemplo: Supongamos la misma situacin anterior: una columna con nombres
y otra con los e-mails; y queremos que nos diga quin est 2 puestos ms
abajo de un amig@ en la lista o el e-mail que est dos filas ms abajo del que
buscamos. Seleccionamos la funcin BUSCARH con los siguientes
parmetros:
"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos
devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas
ms abajo del buscado.

Funcin BUSCARV (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas;

ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la
misma fila desde una columna especificada.
Tiene el mismo efecto que la funcin anterior salvo que esta funcin realiza la
bsqueda por columnas.

Funcin COINCIDIR (valor_buscado; matriz_buscar_en;

tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posicin relativa de un elemento, que coincide con un valor dado
en un orden especificado dentro de una matriz.
Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1 y especifica cmo ha de coincidir
el valor_buscado con los valores de matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es
inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada
deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO;
VERDADERO.
 117

Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es

exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es
mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben
colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1;
-2; ...y as sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1.
Ejemplo:
=COINCIDIR(23;{"uvas";,23\"peras";45\"manzanas";55}) devuelve 2 que
es la posicin donde se encuentra el nmero 23.

Funcin DIRECCION (fila; columna; abs; a1; hoja)

Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificada la fila y la
columna.
abs = especifica el tipo de referencia que devuelve.
(1 u omitido devuelve una referencia absoluta
2 devuelve una referencia fila absoluta, columna relativa
3 devuelve una referencia fila relativa, columna absoluta
4 devuelve una referencia relativa )

a1 = es un valor lgico que especifica el estilo de la referencia A1 o F1C1. Si

a1 es VERDADERO o se omite, DIRECCION devuelve una referencia del
estilo B3; si es FALSO, DIRECCION devuelve una referencia del estilo F3C2
(Fila3Columna2).

Hoja = es texto que especifica el nombre de la hoja de clculo o que se

utilizar como referencia externa. Si se omite hoja, no se utilizar ningn
nombre de hoja.
 118

Ejemplo: =DIRECCION(1;2) devuelve una referencia absoluta a ($B$1)

=DIRECCION(1;2;4) devuelve una referencia absoluta a (B1)
=DIRECCION(1;2;4;falso) devuelve una referencia absoluta a (F1C2)

Funcin INDICE (matriz; num_fila; num_columna)

Dentro de un rango especificado por matriz, devuelve el valor de la celda que
se encuentre en la interseccin de una fila y una columna en particular.
Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda que se encuentra
en la segunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir, A4.

Funciones lgicas
Funcin FALSO ()
Devuelve el valor lgico Falso.
Ejemplo: =FALSO () devuelve FALSO

Funcin VERDADERO
Devuelve el valor lgico Verdadero.
Ejemplo: =VERDADERO () devuelve VERDADERO

Funcin SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Realiza una comprobacin y devuelve un valor si la comprobacin es
verdadera y otro valor si resulta falsa.
Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad
Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta frmula
contendr el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es
negativo. Esta funcin es muy til para obtener valores dependiendo de
alguna condicin.
 119

Funcin NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico proporcionado, es decir, si le pasamos FALSO devuelve
VERDADERO y viceversa.
Ejemplo: =NO(FALSO) devuelve VERDADERO
Funcin Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve
VERDADERO. Si no, devuelve FALSO. Esta funcin es de gran utilidad para
evaluar si se cumplen varias condiciones a la vez.
Ejemplo: =Y(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor
positivo y en B3 un 5 y en C4 un negativo.

Funcin O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si al menos algn valor lgico es verdadero y devuelve
VERDADERO. Si todos los valores son falsos devuelve FALSO.
Ejemplo: =O(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor
positivo o en B3 un 5 o en C4 un negativo.

Funciones: matemticas, estadsticas, financieras.

Funcin SUMAR.SI
Es una funcin que se usa para sumar todos nmeros que cumplan el criterio
establecido en el criterio de la suma.
Estructura
=sumar.si(rango,criterio,rango_suma)
Rango: Corresponde al rango de celdas que se va a evaluar
Criterio: El criterio o la condicin que deben de sumarse las celdas puede ser
un nmero, texto o expresin.
 120

Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar si se omite suma las celdas
establecidas en el rango.
Ejemplo 1: Con criterio texto
Sumar todos los que en su promocin diga OK

El resultado sale 150 unid.

Funcin ALEATORIO
Si alguna vez te has preguntado como generan bases de dato gigantes con un
sinfn de nmeros que cumplen un grupo de reglas respectivas. Bueno la
manera de lograrlo es mediante la funcin aleatorio.
=ALEATORIO()

=ALEATORIO.ENTRE()
La nica y gran diferencia entre ambas es que la primera genera valores entre
cero y uno; como a continuacin:

Y la segunda, por ejemplo, puede generar valores entre dos nmeros dados
enteros como los siguientes:
 121

Funcin ALEATORIO.ENTRE
Alguna vez has querido asignar rpidamente un nmero al azar a cada
miembro de un equipo y tu equipo era de 50 personas?
O alguna vez has querido realizar un sorteo y determinar como ganador al
que le toque el nmero 20, pero no tenas 20 pedazos de papel para escribir
cada nmero?
Con la funcin ALEATORIO.ENTRE Excel te permite hacer este tipo de
maniobras tan sencillas de manera sper rpida.

Cmo hacerlo?
Retomando la primera pregunta planteada en esta publicacin, asumamos
que tenemos una lista de 50 alumnos y a cada uno quiero asignarle un
nmero al azar.
 122

Me sito en la primera celda vaca correspondiente al nmero y ah ingreso mi

frmula:
=ALEATORIO.ENTRE(nmero inferior que desees asignar y que la funcin te
pueda devolver, nmero superior que desees asignar y que la funcin te
pueda devolver)
Para fines de este ejemplo, la frmula sera la siguiente:
=ALEATORIO.ENTRE(1,50)

Frmula en Excel para convertir nmero a romanos

Nos situamos en cualquier celda donde queramos introducir los nmeros
romanos e insertamos los nmeros a trabajar, por ejemplo
=NUMERO.ROMANO(2012)
 123

De esta manera, puedes saber como se escribe cualquier nmero en Nmeros

Romanos.

Tablas dinmicas: crear, editar y actualizar

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que
ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del
almacn, con el nmero de referencia y el mes de compra. Adems, sabemos
la cantidad comprada y el importe del mismo.
 124

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

1. Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.

2.
3. Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

4.
 125

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un

rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
5.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

6.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

7.

Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los
datos en la tabla dinmica.
 126

Con esta herramienta, podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
8. - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
9. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
10. - En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.

11.
Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo, deberamos arrastrar el campo REFERENCIA a , el

campo MES a y, finalmente, el campo IMPORTE a la seccin

.
Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido:
 127

12.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los

rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los
meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica, nos aparece la pestaa Analizar:
13.

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que, en cualquier momento,

podremos quitar un campo de una zona arrastrndolo fuera.
14.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin apenas esfuerzo.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total,
obtendramos la siguiente tabla, ms compleja, pero con ms informacin:
 128

15.

Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos

en la seccin Valores, el rtulo Valores aparecer en una de las
secciones de rtulos. Si te aparece en Etiquetas de columna, despliega
la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a etiquetas de fila.
16.
Modificar campos de una tabla dinmica
 129

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel

permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y
reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinmica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla
dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista
se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla
dinmica.

17.
18.
Lista de campos de tabla dinmica
19. Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel,
debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro
del grupo Mostrar de la ficha Opciones.
 130

20.
21.
22. Quitar un campo de una tabla dinmica
23. Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y
cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del
ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es
haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

24.
Mover un campo de una tabla dinmica
Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente
arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las
opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos
de columna o Mover a valores
 131

25.
26.
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y
viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinmica
Finalmente, para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la
lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja
de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las
reas predeterminadas.

27.
28. Eliminar una tabla dinmica.
29. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la
tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Macros

Importar y exportar desde y hacia otras aplicaciones office.

Introduccin
 132

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, un libro en el que

hemos definido una serie de caractersticas especficas como pueden ser el
tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y
caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas
en una sola, aadiendo, por ejemplo, un botn en nuestro libro que, al pulsar
sobre l, realice todas esas tareas.
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el
grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que,
posteriormente, son traducidas a instrucciones en VBA, las cuales podemos
modificar si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro, debemos acceder a la pestaa Vista, desplegar el
submen Macros y, dentro de este submen, seleccionar la opcin Grabar
macro...

Adems de esta opcin, en el men podemos encontrar las siguientes

opciones:
Ver Macros - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese
libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias
relativas, para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.
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grabar macro
Al seleccionar la opcin Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de
dilogo Grabar macro, donde podemos darle un nombre (no est permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las

teclas CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una
combinacin que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro

activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro, pulsamos el botn Aceptar y, a
continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn
cuadrado junto al estado actual barra estado grabado donde tenemos la
opcin de detener la grabacin.
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A partir de entonces, debemos realizar las acciones que queramos grabar. Es

conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin ya que, si
seleccionamos alguna celda, posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el

botn Detener de la barra de estado, tambin accesible desde el men

de Macros haciendo clic en Detener grabacin.

Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de
macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos
queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo, si hemos creado una macro que automticamente da formato a
las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente
antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro, debemos acceder al men Ver Macros..., que se

encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, donde nos aparecer el
cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen, con un listado de
las macros creadas.
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Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se

cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin, abriendo el editor
de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de
mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no
es posible deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo
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que es interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que vayan a

realizar cambios importantes.
Crear una macro manualmente
Para crear una macro de forma manual, es necesario tener conocimientos de
programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje
de programacin en el que se basa el VBA de Excel.
Primero, debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de
teclas Alt+F11. Para ver el entorno de desarrollo de programacin del editor
Visual Basic.
Una vez abierto el editor de Visual Basic, debemos insertar un mdulo de
trabajo que es donde se almacena el cdigo de las funciones o
procedimientos de las macros. Para insertar un mdulo, accedemos al men
Insertar Mdulo.
A continuacin, debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin
(en el caso que devuelva algn valor) o si, por el contrario, es un
procedimiento (si no devuelve ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men
Insertar Procedimiento.
Nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen donde le
damos el Nombre: al procedimiento/funcin, sin insertar espacios en l.
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Tambin escogemos de qu Tipo es, si es un Procedimiento, Funcin o

Propiedad.
Adems, podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como
Pblico, podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro
mdulo; si lo creamos como Privado, slo podremos utilizarlo dentro de ese
mdulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito, presionamos sobre
Aceptar y se abrir el editor de Visual Basic donde escribiremos las
instrucciones necesarias para definir la macro.
Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado
se almacenen con el resto de las hojas de clculo, deberemos utilizar un tipo
de archivo diferente.
Para ello, deberemos ir la pestaa Archivo y seleccionar la opcin Guardar
como.

Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar

como tipo, seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
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Dale un nombre y el archivo se almacenar.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas, puede que se nos
muestre este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como

estn compuestas por cdigo, podran realizar acciones que fuesen
perjudiciales para nuestro equipo. Si confas en las posibles Macros que
contuviese el archivo o las has creado t, pulsa el botn Habilitar contenido. Y
si no, cierra la advertencia de seguridad con el botn de la derecha. En ese
caso, las macros seguirn deshabilitadas.
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Lista de referencias

https://es.scribd.com/document/316175706/Silabo-de-Informatica-Carpeta
file:///C:/Users/Josgovi/Downloads/1240475225.Unidad%203.pdf