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Solicitud de

Compras
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Solicitud de Compras | 1

Tabla de Contenido
Solicitud de Compra ........................................................................................................................... 3

Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4

Elementos del proceso ............................................................................................................. 5

Crear Solicitud de Compra ............................................................................................... 5

Autorizar Solicitud ................................................................................................................. 6

Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7

Notificar Aprobacin ............................................................................................................ 8

Notificar Rechazo ................................................................................................................... 8

Notificar Requerimiento de Cambio .............................................................................. 9

Cotizaciones ............................................................................................................................. 9

Generar Orden de Compra ...............................................................................................10

Cotizaciones .......................................................................................................................................... 11

Modelo de Datos ............................................................................................................................13

Elementos del proceso ............................................................................................................13

Solicitar Cotizaciones...........................................................................................................13

Recibir Cotizaciones...............................................................................................................15

Seleccionar Proveedor ........................................................................................................16

Generar Orden de Compra .............................................................................................................18

Modelo de Datos ........................................................................................................................... 20

Elementos del proceso ........................................................................................................... 20

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Crear Orden de Compra ................................................................................................... 20

Requiere Aprobacin? ..................................................................................................... 22

Aprobar Orden...................................................................................................................... 22

Orden Aprobada?.............................................................................................................24

Enviar Orden de Compra a Proveedor ........................................................................24

Generar Orden y enviarla al ERP.................................................................................... 25

Actualizar ERP........................................................................................................................ 25

Participantes ......................................................................................................................................... 27

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Solicitud de Compra
Versin: 1.0
Autor: Bizagi

Descripcin

El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de


bienes y servicios.

El proceso empieza con la identificacin de los productos o servicios que requiere


un usuario. ste los selecciona de una lista de productos ya existente. Si el producto
no est en la lista se puede agregar como uno nuevo. Si la solicitud excede cierto
valor necesita de la aprobacin del jefe del solicitante o de otra persona con mayor
nivel de autoridad. Adems se puede indicar si se necesita la aprobacin de los
productos solicitados.

Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un nmero


apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un solo proveedor
para la compra de todos los productos o servicios solicitados.

El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de


entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada

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al proveedor que ha sido seleccionado y por ltimo se guarda una copia de la en


el ERP de la compaa.

Modelo de Datos

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Elementos del proceso

Crear Solicitud de Compra


Descripcin

Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de


una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la
solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.

Adems el solicitante debe ingresar la informacin de la entrega, fecha, direccin,


ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la
inspeccin de ellos.

Ejecutantes

Solicitante

Duracin

1 hora

A la entrada

Asignar la fecha del da y datos del usuario solicitante.

Al Salir

Validar la cantidad de productos en la solicitud (mnimo uno)

Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud

Asignar el usuario creador del caso

Calcular el costo estimado de la compra.

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Formas

Autorizar Solicitud
Descripcin

El jefe del solicitante realiza la aprobacin de la solicitud de compra.

Ejecutantes

Jefe

Duracin

3 horas

A la entrada

Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobacin.

Al Salir

Actualizar el o los registros de la aprobacin.

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Formas

Solicitud Aprobada?
Descripcin

De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la


aprobacin de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que
aprob la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para
aprobar el monto de sta, su jefe inmediato deber aprobar la solicitud, y as
sucesivamente.

Condiciones de la Compuerta

No: La solicitud de compra fue rechazada

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Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios


Requiere Aprobacin Adicional: La solicitud fue aprobada Y el jefe no tiene
el nivel de autoridad necesario
Si: La solicitud fue aprobada Y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.

Notificar Aprobacin
Descripcin

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Ejecutantes

Automtico

Script

Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido aprobada.

Usted solicito los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de


aprobacin de la solicitud.

(Tabla de Aprobaciones)

Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.

Notificar Rechazo
Descripcin

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Ejecutantes

Automtico

Script

Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>

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Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido rechazada.

Usted solicit los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de


aprobacin de la solicitud.

(Tabla de aprobaciones)

Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.

Notificar Requerimiento de Cambio


Descripcin

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Ejecutantes

Automtico

Script

Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> necesita algunos cambios.

Usted solicit los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)

Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de


aprobacin de la solicitud.

(Tabla de Aprobaciones)

Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.

Cotizaciones
Descripcin

Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso


de Cotizar.

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En ste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para


realizar la compra.

Ejecutantes

Departamento de Compras

Proceso

Cotizaciones

Generar Orden de Compra


Descripcin

El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al


proveedor. En ste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de
Compra.

Ejecutantes

Departamento de Compras

Diagrama

Generar Orden de Compra

Proceso

Orden de Compra

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Cotizaciones
Versin: 1.0
Autor: Bizagi Xpress

Descripcin

En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones


de diferentes proveedores.

Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido ser el encargado de


suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.

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Formas

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Modelo de Datos

Elementos del proceso

Solicitar Cotizaciones
Descripcin

En sta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o


servicios requeridos.

Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en


ella, ste debe ser agregado por un Administrador en la sesin de Admn.

Ejecutantes

Solicitar Cotizaciones

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Duracin

2 das

A la entrada

Asignar al atributo CostoTotal el valor estimado del costo total de la


cotizacin.

Al Salir

Poltica: Estimar el nmero de cotizaciones necesarias para el proceso de


compra.

Validar si el nmero de cotizaciones solicitadas coincide con el nmero de


cotizaciones necesarias para el proceso de compra.

Forma

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Recibir Cotizaciones
Descripcin

Cada cotizacin recibida debe tener cierta informacin, por ejemplo el costo
unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la
aplicacin de descuentos.

El nmero mnimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de


Negocio que estima el nmero de cotizaciones requeridas a partir del costo total
de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo
ms cotizaciones de las necesarias.

Al Entrar

Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han


solicitado.

Al Salir

Evaluar si el nmero de cotizaciones recibidas es igual al nmero de


cotizaciones requeridas.

Forma

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Seleccionar Proveedor
Descripcin

El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de
ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotizacin.

Adicionalmente, para facilitar la eleccin, se cuenta con la opcin de asignar a cada


proveedor una calificacin basada en la calidad de ste. La calificacin puede ser
excelente, buena o mala.

Ejecutantes

Seleccionar Proveedor

Duracin

4 horas

A la entrada

Fijar todos los proveedores como No seleccionado

Al Salir

Calcular el Costo Total de la compra.

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Forma

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Solicitud de Compras | 18

Generar Orden de Compra

Descripcin

El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,


indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.

Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se


enva a l.

Despus de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el


ERP de la compaa, adems el archivo debe ser enviado a travs de correo
electrnico al proveedor.

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Forma

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Solicitud de Compras | 20

Modelo de Datos

Elementos del proceso

Crear Orden de Compra


Descripcin

Ingresar la informacin necesaria para crear la Orden de Compra, Nmero de


Orden, Fecha de la Orden, Opcin de pago, otra informacin como los datos del
Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automticamente.

Ejecutantes

Orden de Compra

Duracin

1 da

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A la entrada

Asignar a la orden de compra los datos de la cotizacin y del proveedor


seleccionado.

Al Salir

Determinar si la orden requiere aprobacin.

Marcar la orden como no facturada.

Formas

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Solicitud de Compras | 22

Requiere Aprobacin?
Descripcin

Una regla de negocios evala si la Orden de Compra necesita aprobacin debido


al costo total.

Condiciones de la Compuerta

Si: La orden de Compra requiere Aprobacin.


No: Por defecto.

Aprobar Orden
Descripcin

El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.

Ejecutantes

Jefe Administrativo

Duracin

4 horas

A la entrada

Crear un registro con los comentarios de aprobacin.

Al Salir

Actualizar los registros de aprobacin.

Fijar el usuario que realiza la aprobacin.

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Formas

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Solicitud de Compras | 24

Orden Aprobada?
Descripcin

Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si sta necesita cambios. Si
se debe realizar alguna modificacin, el caso debe retornar a la persona encargada
de la actividad Crear Orden de Compra.

Condiciones de la Compuerta

Modificar Orden: La Orden de Compra necesita cambios.


Si: Por defecto.

Enviar Orden de Compra a Proveedor


Descripcin

Enviar un correo electrnico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el


archivo PDF de la Orden de Compra.

Ejecutantes

Automtico

Script

Estimado <Quotations.Supplier.Supplier>

Hemos recibido su cotizacin debido a que estamos satisfechos con las


condiciones, sta ha sido seleccionada.

Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.

Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.

Los mejores deseos

Departamento de Compras Bizagi

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Generar Orden y enviarla al ERP


Descripcin

Una interfaz conectada con el ERP de la compaa genera la Orden de Compra en


el sistema.

Para ms informacin acerca de interfaces visitar:

http://wiki.Bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA

Ejecutantes

Automtico

Al Salir

La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compaa con la informacin
de la Orden de Compra.

El nmero del archivo es regresado por el sistema y es guardado en el atributo


ERPNumeroOrdenCompra.

Implementacin

Servicio Web

Actualizar ERP
Descripcin

Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compaa se debe


realizar sta tarea.

El usuario debe actualizar el ERP manualmente.

Ejecutantes

Asistente de Compras

Duracin

4 horas

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Formas

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Solicitud de Compras | 27

Participantes
Solicitante (Entidad)

Jefe (Entidad)

Automtico (Rol)

Departamento de Compras (Entidad)

Solicitar Cotizaciones (Rol)

Recibir Cotizaciones (Rol)

Seleccionar Proveedor (Rol)

Orden de Compra (Rol)

Jefe Administrativo (Entidad)

Asistente de Compras (Rol)

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