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TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a


continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un
memorando, a la asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato
para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se
debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios
de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de
la auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

CONSTRUCTORA D&R S.A.S.


Direccin: Calle 39 N 38-39 Km 30 Ibagu
Cargo: Director Constructora Ibagu Correo karenDc@hotmail.com
De: Equipo Auditor rea Gerencia Calidad SebastianRP@hotmail.com
Para: Coordinacin CONSTRUCTORA D&R S.A.S.
Marina Cruz
Fecha: Junio 13 de 2017
OBJETIVO:
Comprobar mediante la auditoria interna que se est cumpliendo con el programa
de Sistema de Gestin de Calidad de CONSTRUCTORA D&R S.A.S, en los
procedimientos de prestacin de servicios a nivel constructivos.

ALCANCE:
Verificar la prestacin de los servicios a nivel constructivos e investigacin de
Gestin de Calidad de la CONSTRUCTORA D&R S.A.S, argumentado de forma
idnea que todos los servicios prestados son de excelente calidad y dominio en la
industria constructiva.

AUDITORIA:

Manual de Procedimientos
Norma ISO 9001:2008
SGC de MRC
Ejecucin y control de unidades de obra
Sistema de Gestin Ambiental (ISO 14001 de 2008
Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001 de 2010
Manual de Organizacin y Procedimientos.

Reunin de apertura: Junio 12 de 2017


Hora: 8:00am
Reunin de cierre: Junio 15 de 2017
Hora: 5:00pm
Un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos relacionados a la
prestacin de servicios de la CONSTRUCTORA D&R S.A.S, consignados en cada
uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria.
La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser
atendida en primera instancia por el Gerente de la Constructora, El Coordinador
de Anlisis y Calidad y los Analistas (interventores) de la Constructora, el da 12
de Junio del presente ao, con una duracin de 7 horas, en las instalaciones la
Constructora. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarnos para realizar las
respectivas correcciones.

--------------------------------------
Gerente Constructora

---------------------------------------
Coordinador Anlisis y Calidad

----------------------------------------
Analista (interventor)

OBSERVACIONES
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria al correo: calidadempresarial@hotmai.com,
cualquier duda comunicarse al celular: 3251421522. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
estn pendientes.
b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Ejecucin y control de Manual de direccin y control de
unidades de obra obra. Versin marzo 2012
2 Seguimiento Ambiental - ANLA. Versin septiembre 12 de
Servicio de CyMA 2016
3 Planificacin de la gestin de Norma ISO 9001:2008
la CyMA (En obra o servicio)
4 Proceso de Gestin de Sistemas de Gestin de Calidad.
Recursos. Versin 05 febrero 2015
5 Manual de Calidad M-AM-001 Versin Junio de 201
6 Control de equipos de Transformacin sin misterio ISO
inspeccin, medicin y ensayo 9000.

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.
Tcnicas de verificacin oral o verbal
Permite obtener informacin oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta puede
ser por entrevistas, indagacin, encuestas y cuestionarios.
Indagacin
Consiste en obtener informacin verbal sobre un asunto mediante averiguaciones
directas o conversaciones con funcionarios u otro personal.
Encuestas y cuestionarios
Se les llama mtodo interrogativo o de opinin, se efecta con un propsito
especfico. La informacin que se obtenga por estas vas es poco confiable,
menos que la recolectada por los auditores en base a entrevistas.
Entrevistas
Esta tcnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con funcionarios de la
entidad y con otras personas. La informacin recopilada por medio de esta
tcnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra
obtenida por otras fuentes.
Tcnicas de verificacin documental
Consisten en obtener de la entidad documentacin escrita para soportar las
afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores.
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista de Verificacin:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de Calidad (Documentacin nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?:
Si, claramente sealadas en el manual de calidad.
Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados
de la constructora?:
S, no hay evidencia de la comunicacin.
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II):
Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realizacin de actividades?: Si
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,
instructivos y procedimientos de la constructora?:
No, Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no
se documenta.
Instrucciones de trabajo pas a paso (Documentacin nivel III): Si
Estn identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del rea de
control de calidad?:
No, Tcitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de la constructora
estn ordenadas por los formatos solicitud de anlisis de produccin y servicios
solicitados.
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV): Si.
Se lleva una bitcora de anlisis con sus respectivos registros?: Si.
Existe una metodologa definida para el almacenamiento y retencin de los
documentos que evidencian los anlisis?:
Si, Documentacin completa.
Son los protocolos, manuales, instructivos y mtodos vigentes y actuales?:
Si, La informacin est en desorden.
Est debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacin que se
maneja en la constructora?:
No, Hay riesgo de perder informacin debido al desorden respecto del servicio.
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No
Estn definidas las pautas de actuacin cuando se observa que las medidas han
sido errneas?: No, exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medicin, anlisis y
mejora?:
Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no est documentado.
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema
de gestin de calidad de la constructora en los servicios que presta?: Si.
Se emprenden acciones para conocer y realizar un anlisis de satisfaccin del
cliente?: SI

e- Generacin de hallazgos de auditor.

Fecha: Marzo 3 de 2017 Auditor (es): Gerencia de Calidad


Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Personal Constructora
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
1 Procedimientos Poltica, Agregar
de costos en gestin
materiales. financiera.
implementacin
de procedimientos
de los costos en
materiales para
x
construccin.
2 Manual de Compras y No se tiene en
procedimientos logstica.
.
cuenta
despachos
debidos
procedimientos
los
y
x
con respecto a la
mercanca.
3 Libro de Libro de Se omite cierta
registros registros y informacin,
anlisis. relacionada
los
con
materiales,
maquinaria.
x
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.


o Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales.
o Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
o Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente.
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades de la constructora
a nivel de investigacin que permitan generar actividades de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora.
o Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos
g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso


estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades y funciones que debe tener una empresa Constructora, las cuales
arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento
de los indicadores establecidos dentro de una organizacin. La auditora interna
de calidad organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que
la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua). La
auditora interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento, para obtener
resultados exitosos en la implantacin del SGC.
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de
comunicacin que usar durante la auditora.
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditora Auditora Auditora
1
2
3
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.


g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
Leer y analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditora.
Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.