LAS FUNCIONES EN LA ORGANIZACION - Administracin de Personal 1 LINEA Y STAFF LINEA: Funciones vinculadas con las decisiones .Los administradores de linea pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas organizacionales Esta representada por la cadena de mandos desde la Direccién General pasando a través de los distintos niveles fijados en el Organigrama de la Organizacién y se centraran en sus esfuerzos por la generacién de productos o serviclos segin corresponda en cada caso. STAFF: El Personal Staff incluye @ individuos 0 grupos que proporcionan asesoramiento a la linea, por lo tanto sus integrantes son Profesionales especilizados: Asuntos Legales, Recursos Humanos, etc. FUNGIONES DEL AREA DE PERSONAL “+ RESPONSABLE DEL AREA DE PERSONAL ‘Administrar las actividades de su Area en funcién de las poliicas y cultura de la organizacion, proporcionando una ‘organizacion y estructura de personel, que establezca la cantidad de personal y las funciones requeridas en cada érea manteniendo una fluida comunicacion con los responsebles de las distintes Areas a fin de planificar en forma estratégica las actividades en funcién de las necesidades del conjunto, disefiando en cada caso los planes que permitan e! cumplimiento eficaz de los objetivos de la organizecion y promoviendio la equidad y la efciancia- Esto implica que el responsable de la ARH deberé ser proactvo, anticipandose a las necesidades que pudieran surgit en funcién de los Factores Situaconales externos para lo cual deberé Estimar las condiciones Legales, Pollicas, Culturales, y todas aquellas que pudieran afectar desde el mactosistema a la Organizaci6n, y conocer las que competan al émbito interno. También deberd orientar a los responsables de les distintas Area para un mejor aprovechamiento de los Recursos Humanos disponibles, trasmitiendo los valores de la Organizacién en todos los niveles, teniendo en cuenta que las Organizaciones son Sistemas Sociales dado que las personas atraviesan toda la organizacion - AAsimismo como responsable de la supervision de las actividades de los distintos departamentos que intogran Recursos Humanos debera poder transmitir con claridad los objetivos y planes a implementar y procurar ol trabajo en ‘equipo entre las dstintas Areas a su cargo, La division de estas funciones no es igual en todas las organizaciones, esta descripcién puede veriar segtin los paises, tamatio de las organizaciones y culturas de las mismas, pero deberian ser realizadas en cuento las orgnizaciones tengan una complefidad que aso requieran. La letra E corresponde a funciones estrategicas y la S de soporte. ‘+ PROVISION DE PERSONAL (E) NOTA: provisién de personal sera considerado como un sub-sistema de! Area de Personal que esta integrado por funciones que siendo las comprendidas en nuestra materia merecerén ser desarrolladas en el material del cuatrimestre de modo que aquf se enuncian con una breve descripcién y luego se las encontraré refleladas en parte de le bibliografia indicada. 4) Mercado de trabajo 2) Reclutamiento, 3) Seleccién y 4) Inducci6n o Integracién.MERCADO DE TRABAJO: Incluye el andlisis de las condiciones de oferta y de demanda en el que se encuentra el mercado de trabajo, en relacién al lugar y teniendo en cuenta la competencia y demés elementos relevantes para orientar los lugares en donde realizar las buisquedas planificando las estralegias mas adecuadas. RECLUTAMIENTO: Es un conjunto de acciones orientados a atraer candidatos potencialmente caificados para que ocupen los cargos vacantes dentro de la organizacién. Se deben planifcar y elegir las formas y tcnicas mas adecuadas teniendo en cuenta la situacién del mercado laboral, la competencia y el tipo de organizacién para la que se acta. Se trata de atraer a aquellos candidatos con hablidades e intereses que la organizacion requiera y En los casos en que las bisquedas sean externas se deben analizar las técnicas a utlizar para la publicacién en los medios mas adecuedos, =, consultoras ,agencias, etc. de hacerlo en forma directa, confeccidn de avisos, autorizaciones, eto.- para proveer la ‘cantidad de posibles candidatos para ser pre-seleccionados. En esta Area se realza la Recepcion y pre-seleccin de curriculum, y los no seleccionados pero que se consideren adecuacls a futuras bisquedas las Organtzaciones suelon ‘conserverlos en una base de datos para ser utlizados en futuras. Basquedas, ‘SELECCION DE PERSONAL Es la eleccién de las personas con el objetivo de cubrir las vacantes que surjan on las distintas areas de la ‘organizacion teniondo en cuenta los métodos y técnicas mas adecuadas en cada caso. Estas incluyen planificar y realizar enlsevistas con los potenciales candidatos, con el objeto de seleccionar a la persona que més de adecue al puesto a cubrir, Esta seleccién se realza mediante la utiizacién de técnicas adeouadas que incluyen la Entrevista de Seleccién. El Selector debera contar con el curriculum de los candidatos a entrevista, e! formulario de Descripcién de Puestos o una descripcién del mismo, la autorizacién, los exémenes psicotécnicos si los hubiera, efc. En la entrevista se evalian aspecios de la personalidad de los candidatos, sus motivaciones y formacion, Es una herramienta fundamental para el que el Selector debe estar Capacitado. INDUCCION Luego de la Incorporacion se realize o! proceso de Induccién también denominado Integracién o Socializacién que tiene como objeto brindarie la informacion inicial necesaria para su adaptacién a la Organizacién. Se puede hacer mediante una capacitacién que incluya conocer sobre los productos o servicios que la empresa ofrece, las normas generale, ote ++ ADMINISTRAGION LABORAL~ (S)- La adiministracion de personal es responsable de redactary controlar la aplicacién de la normativa para el cumplimiento de le discipina y el control del ausentsmo del personal, asi como [a confeccién de los legajos del personal en cuento incluyan la informacion y documentecién requerida en cumplimento de los procesos administrativos del ingreso, permanencia y saida del personal de la organizacion Ej, Registros de personal, control de ausentismo- presentismo, legejos,inencias, normas de procedimiento ylo cOcigos de ética, Indices de Rotacién de personal, realizactin de encuestas de egresos. Etc. + ANALISIS Y DESCRIPCION DE FUNCIONES — Es un proceso de investigacién que se reaiza mediante la observacion y el estucio y el andlisis. de las funciones que se realizan en un puesto de trabajo y de las responsabilades involucradas en el mismo y su posterior transcripcién en forma olara y ordenada en un Formulario especialmente diseftado para tal fn, para que el lector obtenga una vision del puesto deserit,El Puesto puede definirse como una unidad de organizacién que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven soparado y cistinto de los otros cargos. Responde a la pregunta: zPara que existe este puesto en la ‘orgenizacion? Detallan los abuts y responsabildades que conllevan dicho cargo. El formulario de DESCRIPCION DE PUESTOS describe en forma escrita los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Suele expresarse también en “que debe hacerse", ‘para que" y “como va a controlarse que se haya cumplimentado’ Es el desarrollo de! organigrama y suele conformer un “Manual de Organizacién’, en el que se ineluyen los documentos mencionados. El Analisis y Descripcién de Puestos es una tarea que requiere analistas capacitados y calificados y es una herramienta valiosa que las grandes organizaciones suelen confeccionar. NOTA: Existe material de Cetedra sobre esta funcién ya que su estudio forma parte del programa. Siendo su aplicacién tebrico-préctica, NOTA :Las funciones que se resumen a continuaci6n son desarrolladas en el resto del programa que integra el Plan de Carrera, por fo que sélo se dan las definiciones que permitan al alumno comprender el sentido general de fa funci6n, + COMPENSACIONES Y BENEFICIOS: (E) -o ADMINISTRACION 0 SALARIOS 0 REMUNERAGIONES Y BENEFICIOS- Es la funcién que implica la determinacién del tipo de salario que van a percibir los trabajadores de una Organizacién, deben contempler les legislaciones vigentes en la materia incluyen los beneficics de Ley y los que la empresa incluya de acuerdo a sus polticas. Las polticas en materia salarial procuran ser un incentivo y deben promover la justcia relativa entre los puestos de la Organizacién, La existencia de la Remuneracion caliica la Relacién de Dependencia Empresa-trabejador, y esta relacién se rige por la legislacion en la materia, Es de suma importancia que e! Sistema de Remuneraciones sea percibo como Equitalivo por el Personal, dado que la percepeién de inequidad es fuente de potenciales conflctos y desmotivacién por parte de los trabajadores que se sianten afectados negativamente, Mediante esta funcién la organizaci6n envia un mensaje de lo que espera de sus empleados. Puede otorgar Geterminados beneficios para incentivar determinado tipo de conducta, Se refiere tanto a les partes fas como méviles del salario. Una politica adecuada de remuneraciones es necesaria para alraer, incentver y retener al personal de la organizacion La equidad en su apicacién en un importante mensaje de la Direccién hecla el conjunto del Personal. La estructura salerial deberd ser percbida como equitativa dentro de la organizacién y en relacion a las remuneraciones que estén vigentes en e! Mercado en las empresas de la competencia, Abarca todo lo referido a la forma en que se retribuye al empleado por su trabajo, Las escalas salariales contienen ssumas fas y otras variables o mévil corde con tas que corresponden a la Seguridad Social y legislacién vigente y los programas de incentivos fjados por la organizacién, estos suelon estar relacionados con las responsabilidades fjades para cada nivel de funciones en cuanto a la responsabilidad, y competencias que requieren y que son definidas previemente mediante el Andlsisy la Descripcién de Puestos- ( 0 funcionas). Es un conjunto de normas y procedimientos tendientes a establecer o mantener estructuras de salarios procurando ‘que sean percibidas como equitaivas. Estas politicas se fan en relacitn a les caracteristicas de los distintos niveles de los puestos de la Organizacion mediante el Andiisis y la Descripcién de Funciones como base para las Temuneraciones mantengan un equibrio interno, con respecto a los mismos cargos de otras organizaciones de {indole similar, para lograre! equilbrio externo..NOTA: En la materia Administracién de Personal I, esto se desarrolla en forma completa y se complemeta con la materia de Derecho del Trabajo I en cuanto a la legislacion vigente en el pais. LIQUIDACION DE SUELDOS Y JORNALES (S) Esta sector realiza una funcién técnica en base a un sistema de Liquldacién instalado que permite en base a la Informactén incorporada, realizar la lguidacton de los sueidos de todo el personal de la Organizacién, teniendo en cuenta la aplicacién de la normativa vigente (convenclones colectvas, ausentimo, premio, beneficios sociales, otros Deneficies que pueda dar fa organizacion por desemperio etc), Es una funcién del Area de Recursos Humanos de soporte pero fundamental porque se debe abonar las remuneraciones en tiempo y forma y adecuadamente, Aslismo ‘muchas empresas mantiene la confidencialidad de las Compensaciones a sus Ejecutvos por lo que suele requerirse en las personas que realizan estas funciones confidencialidad y en los sistemas informatizados claves de acceso para quienes estén autorizados. Este sector suele emitr los listados o recibos que luego son abonados de la forma determinada por la Organizacion. Ya sea a través de los Bancos, por cobro en ventana o acreditados en una cuenta personal de cada trabejador. “* RELACIONES LABORALES (E) Es la funcién que contempla la negociacién entre Sindicatos y Empresa, varia segin la legislecion vigente en cada pais. Las organizaciones elaboran politcas con respecto a su personal que deben contemplar la legislacin vigente y a partir de esa base establecer su propia poiiicas que no solo contempie las remuneraciones sino les condiciones de los trabaladores en la organizacién,: Normas de Higlene y Seguridad y otros temas que deben ser negociados entre los representantes de ambos sectores, El area de personal suele designar un representante quien tendré @ cargo la realizacion de reuniones periédicas con los representantes de los trabejadores (delegados gremiales). En la materia “Relaciones del Trabajo” se vera ampliamente todos los aspectos de esta funcién, haciendo énfasis en las teorias del contfcio, la negociaci6n, la legislacion vigente, ete. Es importante sefialar que esta funcién es Estratégica dado que una buena relacién entre representantes de la ‘empresa y de los trabajadores previene no solo huelgas y olras medidas de fuerza sino que genera un clima ‘organizacional favorable mediante la negooiacién del Confict. Como organizaci6n, el Sindicato es una agremiacién o asociacién constituida para defender los interese comundes de sus miembros, Los sindicatos se asocian en Federaciones de ambito regional. Las Federaciones son asociaciones sindicales de grado superior, normalmente asociadas en confederaciénes. En Argentina la C.G.T. es la Confederacion General de Trebgjadores. Que nuclea a las organizaciones de menor rango, NOTA: En la materia Relaciones Laborales, esto so desarrolla en forma completa. “» CAPACITACION Y DESARROLLO (E) Capacitacton, desarrollo de carrera y desarrollo organizacional CAPACITACION: Es el érea que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes de los puestos con el Cbjativo de realizar su funcion en forma eficaz y también con programas de enriquecimiento de tareas, que permiten ‘que personal del mismo nivel jerérquico puedan realizar diversas funciones mediante disintas actividades en temas detorminados. DESARROLLO DE CARRERA: Es una actividad estratégica que permite planificar la cobertura de los Puestos a través del tempo en funcién de las politicas de Desarrollo de cada Organizacion, Esta funcién requiere programar planes capacitacién a mediano o largo plazo para realizacién de los programas de Desarrollo de Carrera con el objato de que los cuadros requeridos estén preparados en tiempo y forma en caso de renuncias, retiros 0 despido, segin las politicas que la Organizecion tenga previstas en cada casoy promoviendo oportunidades para el desarralio personal en funcién del potencial de cada empleado, Incluye tanto capacitacién técnioo- profesional como de cambioactitudinal. Como ejemplo son los planes de jovenes profesionales y las becas para posgrados, asi como talleres en jomadas sobre Liderazgo, Comunicacion, etc El Desarrollo Organizacional: se trata de programes que apuntas a la organizacin en su conjunto en la bitsqueda de la eficacia organizacional Suelen promoverse acciones tendientes a modifica la Cultura Organizacional mediante programas a mediano y largo plazo que uniiquen crterios. Se trabaja en los concepios de Misién y Objetivos. Los iagnésticos de estas necesidades de Formacién suelen realizarse con la intervencién de la Alta Direccién y Consultoras especializedas, Pueden ser actividades que incluyan jomadas de fin de semana para toda le Alla Gorencia, o para un Area en especial por ejemplo: Ventas, ete NOTA: Es tema de la materia Admiistracion de Personal Il “ COMUNICACIONES INTERNAS: Coordinaci6n del flujo de las comunicaciones internas con el abjeto de permitir y promover una fluida interrelacion sectorial, contribuyendo el adecuado fujo de la informacion mediante la utlizacién de fos medios y téonicas mas adecuados en cada caso,, Esta coordinacién intenta involucrar e interrelacionar a todos las Areas de la organizacin, como el resto de las funciones depende del Responsable de ARH, recibe la informacién de otros especialistas 0 depertamentos, y los transmite por los medios que considera mas adecuados y eficaces: Boletines, careleras, intranet, Teuniones, sectoriales, etc. Para bisquedas intornas, planes de capacitacion, apertura, cierre o mudanza de plantas 0 sucursales, También se encarga de las comunicaciones formales: fechas de pago, vinculacién y desvinoulacion do directivos. Y toda comunicaciones que tenga por objetivo la integracién en una cultura y alineamiento con las politioas de la organizacion., en especial en organizaciones de mayor tamatfo. Una buen procesamiento, distribucién y control de la informacién recibida y emitida es un arma estratégica para logrer Ja inlegracién del colectvo de trabajo en una cultura organizacional sOlida y procive a llevar con eficacia los objetivos organizacionales. ‘ HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL La salud y la seguridad de los empleados consttuye una de las principales bases para la preservacion de la fuerza laboral adecuada, ‘Constituyen dos actividades estrechamente relacionadas, orlentadas a garantizar condiciones personals y materiales de trabajo, ‘capaces de mantener cierto nivel de salud de los empleados. Sagin el conceplo emo por la Organizacién Mundial de Salud, “La salud es un estado completo de bienestar fisico, mental y social, y no solo la ausencia de enfermedad”. HIGIENE EN EL TRABAJO: Su funcién esta relacionaca con el dlagndstic y a prevencién de enfermadades ocupacionales a partir cel estudio y el contol de dos variables: el hombre y su ambiente de trabalo; asl como también fa prestacién no solo de servicios médicos, sino también de enfermeria, primeros auxlos; en tiempo tolal o parcial; segtin el tamao de la empresa, relaciones éticas y de cooperacién con la fia del empleado enfermo, Se expresa en un conjunto de normas y procedimientos tendientes a la proteccién de la integridad fisica y mental det trabajador, preservandolo de los riesgos que para su selud puedan presentar su lugar de trabejo y su entorno. Es una funcién eminentemente preventiva, ya que se drige a promover la salud y el bienestar del trabajador y cisminuir los riesgos de enfermedades que puedan generar detetioros psico-fisicas y provocarr ausentismo. Enisle una legislacién vigente cuya normativa las organizaciones deben cumplir pero ademés las organizaciones suelen aplicar planes preventivos no obligatorios cuando lo consideran beneficioso (vacunaciones, cursos anttabaco, etc), Esta funcién suele estar a cargo de Un Medico que se haya especializado en Medicina del Trabajo. SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Cada puesto de trabajo puede tener riesgos potenciales, esta relacion entre las funciones de cada puesto y e! riesgo que ocasionan pera el trabajador, son estudladas y normadas. En nuestro pais existe una extensa normativa al respeclo que contempla estos rlesgos de accidentes por uso de productos téxicos, maquinarlas y elementos relacionados con cada funci6n. $e inlenta la prevencién de accidentes de trabajo, Inoendios y todos los riesgos que seanpropos a cada actividad sea en empresas de servicios o de produccion. Se realza mediante aociones téonicas, educativas, studios psico fsios, y oda otra accion que ayude a detecter y/prevenir deterioro en la salud de los trabajadores, En nuestio pals esta funcion esté a cergo de especilistas Ingenieros con especialidad en Seguridad e Higlene o Licenciados en Higiene y Seguridad, carreras cursadas en Universbdedes reconocides, Los responsables de ambos sectores deben trabajar mancomunadamente ya que existe muchos puntos que se relaciones entre las dos Areas, es por elo que la Funcl6n se encuentra unidicada aunque daban supervisarla espacialstas en cada materia NOTA: En la materia Higlene y Seguridad en el Trabajo, esto se desarrolta en forma completa. EVALUACION DE DESEMPERO: Implica el seguimiento acerca de! desempetio de los trabajadores en su actvided labora Dicha evaluacion es disefiada por especiaistas del Area de Recursos Humanos y aplicada generalmente mediante un formulario por el Jefe Directo, superior inmediato, que es el que puede detetminar el comportamiento del personal evaluado, Se realiza en forma periédica, La Evaluacién de Desemperio es una herramienta para que la organizacién conazca cuales son los talentos, competencias ¢ intereses de los empleadas y poder alinearios junto a los de la Orgenizacién para beneficio del conjunto y aplicar los planes de Desarrollo de Carrera. Pueden ser individuales, grupales 0 mixtas, con o sin partcipacién del evaluado, por competencias, objetivos o mixtas, et Es una herramionta por Ja cual se evalian las hablidades y competencias del empleado de acuerdo a les caracteristices del puesto en el que se desempefia y provee a la organizacion de informacion para la facién de los planes de capacitacién, desarrallo de carrera, desarrollo organizacional, suele utlizarse para ototgar bonificaciones como parte del salar. La Evaluacién de Desempetio es estanderizada y se aplica en toda la organizacién, sirve para madi fa eficiencia y eficacia del empleado en el desempetio de su funcién, Puede medir responsabilidad, identficacién con la organizacin, capacidad de comunicacién, liderazgo, trabajo en equipo, etc. EI modelo lo realiza la ARH en funcién de las necesidades de cada Organizacin en paricular y se aplica on forma periédica, Suele utiizarse para cubrir bisquedas iniemas, promociones, en resumen afectan el fyjo de Recursos Humanos a partir de la incorporacién del empleado a la organizacién “» AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Se define como el andlisis de las polices y practicas del personal de una organizacién en un periodo determinado y la evaluacién de su funcionamiento actual. El propésito de la auditoria es analizer el funcionamiento de los distntos programes en aplicacién, localizando aquellas practicas y concisiones que no son favorabies, y elaborando en funcion de los andiisis realizados las sugerencias para mejorar o eliminar los obstéculos para el logro de la eficiencia y eficacia organizacional, Esta herramienta de control contibuye a affanzar o modifica la cultura de la organizeclon y la reorganizacl6n de procesos y practices que no resultan convenientes. La realizacion de controles, proyectos y asesoramiento sobre cambio de procesos requiere de un completo Sistema de Informactén, SISTEMA DE INFORMACION: La ARH requiera para realizar su funcién de Staff contar con un eficiente y effeaz. La informacin adecuada reduce la incertidumbre por lo que es un aliado excluyente y un auxilo en el proceso de toma de decisiones, Se utliza tanto para realizar sus propuestas en cada una de sus Areas como para suministra los informes que la linea y La Direccibn requiera, asi como los organismos de control del Estado.Existen disefios de programas informatizados especiales para el Area de Recursos Humanos y que suslen ser adaptados por las Consultoras proveedoras de dichos Sistemas, E! punto de partida de un buen sistema de informacién es LA BASE DE DATOS. la base de datos es un sistema de aimacenamiento y acumulacion de datos clasificados y disponibles para obtener informacion. Como ejemplo podemas sefialar el almacenamiento de los datos personales de cada trabajador, domicilo, antecodentes laborales y ‘educacioneles, eto. Suelen acoederse a los mismos segin los intereses de cada Sector o Departamento y también Nivel de Decision. Por ejemplo, Provision de Personal, deberd tener acceso a todos los datos referentes a curriculums almacenads de postulantes, mercado de trabajo, y todo aquello que le facilte su accién, La Gerencla del ‘Area tendra acceso a toda la informaci6n aunque es usual que reciba informes periddicos de cada Area que no incluyen detalles sino informacion estratégica, que como Staff, deberé suministrar cuando la Direccién se lo solicite,