PANTALLA ACCESO AL SISTEMA ELECCIN DE AMBIENTE DE TRABAJO

Para ingresar al sistema se debe seleccin que tipo de operacin se va realizar ya

sea de importacin o exportacin como se muestra en la siguiente imagen.

PANTALLA MODULOS DE IMPORTACION (AEREOS Y MARITIMOS)

En esta seccin del sistema nos podemos organizar tanto en los envos que sean
AEREOS o MARTIMOS y as poder organizar los diferentes tipos de operaciones de
acuerdo a su naturaleza algo que no se contemplaba en la versin anterior del
sistema que agrupaba los tramites en un solo modulo, con esto vamos poder tener
separados los ambientes de trabajo

PANTALLA INGRESO DE DATOS GENERALES (IMPORTACIN AEREA).

En esta seccion vamos a poder llenar los datos generales del trmite de importacin
AEREA, aqu se detallan datos de tipos de aduana, cdigos de clasificacin de
manifiestos, nmeros de vuelos y detalle de los medios de transporte.

Nota: en algunas celdas del sistema tienen un signo al lado del detalle (+) estos
signos sirven para predeterminar una informacin esto ayuda para ahorrar tiempo
en ciertas celdas q la informacin va ser siempre la misma ejemplo distrito de
aduana
Ejemplo de predeterminar informacin

DETALLE DE OPCIONES DE LA PANTALLA DE INGRESO DE DATOS

GENERALES.-

En la parte baja de la pantalla de llenado de datos generales se encuentran datos

que son informacin muy importantes para la transmisin de datos los cuales son el
tipo de operador de comercio exterior (OCES) que es el mismo cdigo que tenan
en el sistema SICE mas los sufijos que le otorgo la aduana para identificar su
actividad siendo de la siguiente manera:

0190 = (Agente de Aduana) + cdigo sice (0190 0001) actual detalle de ecuapass

Por lo cual el tipo de OCE seria 01900001 siempre van hacer 8 DIGITOS
Tambin se cuenta con el detalle de tipo de envi en esta seccin se puede detallar
cuando es una trasmisin inicial, en caso sea el primer envi de informacin en este
caso como es un primer envi de informacin la letra indicadora va ser P

P: Transmisin Inicial o primer envi (genera nmero de entrega nico)

R: Retransmisin (Se mantiene nmeros de entrega)
C: Anulacin (Se mantiene nmeros de entrega)

Los tipos de envos R y C se utilizan cuando despus de hacer el primer envi o la

transmisin inicial, al comparar los datos que usted lleno con los datos que suben y
se verifican en la opcin del estado del documento de transporte hijo (ecuapass)
hay algn error o dato que se cambi antes del arribo del medio de transporte en
este caso como es un TRAMITE AEREO el usuario tiene 12 horas despus del arribo
para poder hacer las correcciones necesarias sin generacin de multas despus de
ese lapso las multas se generan por cada envi que realice y tendr q generar un
trmite como envi tardo.

EN CONCLUSIN SE PUEDE EDITAR LA INFORMACION DESPUES DE TRANSMITIDA

EN EL LAPSO INDICADO SIN MULTAS UTILIZANDO LOS TIPOS DE ENVIO
RETRANSMISION Y ANULACIN.

PANTALLA DE INGRESO DE DATOS GENERALES DE LA GUIA HIJA

En esta pantalla vamos a detallar los datos que se relacionan con las guas hijas en
esta seccion vamos a registrar los datos de puerto de embarque, tipo de BLS
Numero de Master, Fletes, Depsitos etc.

El sistema maneja dos opciones para esta seccion del llenado del NUMERO DE GUIA
HIJA en algunos casos se completa con 00000 hasta cumplir con un mnimo de 18
caracteres dndole click al botn con un numero 0 que al lado del doc. de
transporte H-B/L el sistema automticamente completa con ceros a la izquierda el
nmero de la gua hija

Esta funcionalidad queda a consideracin del cliente que se maneje en esta forma
de llenado ya que en algunas transmisiones no utilizan los 0 a la izquierda y en
otras si por eso deben de estar seguros de utilizar los nmeros de hija para evitar
multas por envos tardos.

El mismo detalle con los nmeros de GUIA Master ya que se han detectado que el
ecuapass no diferencia los guiones en los nmeros de gua por lo que despus de
hacer los envos se debe de verificar en el portal de ecuapass en la seccion de
estado de presentacin de documento de transporte hijo que la informacin que se
transmitiera debera de subir y comparar si en caso llegara a demorar ms de lo
normal se debe verificar que los nmeros de guas ya sea hija o master estn
correctos con los debidos guiones o caracteres q tenga.

Ejemplo:

MASTER: BL-USMIA-005657633-8

CORRECTO: BL-USMIA-005657633-8
INCORRECTO: BLUSMIA0056576338

PANTALLA DE LLENADO DE CONSIGNATARIO / IMPORTADOR

En esta seccin vamos a llenar los datos del consignatario previamente registrado
para realizar este proceso el sistema cuenta con dos opciones

- Digitar los datos del cliente en esta pantalla y dar un ENTER el sistema le va
dar la opcin de registrar el importador S/N, con el cual lo va llegar a una
pantalla de registro el cual ser su base de datos ya que una sola vez
 grabado no tendr q hacerlo nuevamente

- Irse a la opcin OTROS/ CONSULTA MANTENIMIENTO DE TABLAS /

IMPORTADORES-EXPORTADORES (IMPORTAD) en esta tabla es que se van
almacenando todos los clientes que se registren en su sistema.

Los datos a llenar son:

NOMBRE DEL CLIENTE
DIRECCION
PAIS
TELEFONOS
TIPO DE DOCUMENTO Y TIPO DE PERSONA
Despus de digitar toda esta informacin se procede a grabar la misma si por AB
motivo alguna informacin del cliente cambiara tendr q entrar a la opcin de
consulta mantenimiento de tabla buscar la opcin importadores buscar el registro
que est mal y editarlo correctamente luego de eso darle click al botn
ACTUALIZAR

PANTALLA DEL DETALLE DE DOCUMENTO DE TRANSPORTE IMPORTACION

AEREA

En esta pantalla vamos a registrar el TIPO DE CARGA, DESCRIPCIONES Y DEMAS el

sistema cuenta con indicadores que muestran que datos son mandatorio y tambin
hay datos que se pueden predeterminar con la opcin que est al lado de la celda y
tiene un signo (+) dndole click ah este signo el sistema les brinda la oportunidad
de predeterminar esta informacin, as en futuros llenados no va tener que digitar
esta informacin que estara predeterminada.

PROCESO DE ENVIO DE INFORMACION.

Una vez que hemos llenado los datos de las pantallas anteriormente indicadas se
procede con la generacin del archivo XML para luego de eso proceder con el
firmado y luego envi hacia el ecuapass.

Despus de revisado todo el tramite vamos a la primera pantalla y escogemos la

opcin que indica generar EDOCS

1.

2.
 MANIFIESTOS DE IMPORTACION MARITIMA

PANTALLA DE INGRESO DE DATOS GENERALES

En esta pantalla se ingresaran los datos generales de la operacin que se va

realizar a diferencia del trmite de importacin areo aqu en esta pantalla se
agregan datos como terminal de descarga, esta seccion tambin cuenta con las
opciones de predeterminar los campos que siempre se van utilizar as ahorrar
tiempo de digitacin.
PANTALLA DE INGRESO DE DATOS DOCUMENTO DE TRANSPORTE.

En esta seccin se van ingresar los datos del documento de transporte como se
indic en el mdulo areo el nmero de guas hijas y master deben de estar tal y
como se detallan ya que por algn carcter mal llenado pueda que les cause
problemas al subir la informacin al portal ecuapass, en esta seccion tambin estn
detallados con un asterisco los datos que son mandatorios.

PANTALLA DE INGRESO DE DATOS DEL CONSIGNATARIO

En esta seccin se llenan los datos del importador, (ver modulo areo) se deben de
llenar los datos como se registran en el SRI una vez llenado eso ya forma parte de
su base de datos por lo cual la prxima vez ya no tendr que volverlo a digitar.
PANTALLA DE INGRESO DE DATOS DETALLE DE DOCUMENTO DE
TRANSPORTE

En esta seccin del sistema se va detallar todo lo que tenga q ver con los datos del
contenedor, tipos de carga, condiciones del contenedor, informacin de sellos y
dems, los datos ms importantes estn con asteriscos indicadores adems en esta
imagen que muestro a continuacin se muestran los casilleros complementarios del
sello del contendor calificacin del mismo.

PROCESO DE ENVIO DE INFORMACION.

Una vez que hemos llenado los datos de las pantallas anteriormente indicadas se
procede con la generacin del archivo XML para luego de eso proceder con el
firmado y luego envi hacia el ecuapass.

Despus de revisado todo el tramite vamos a la primera pantalla y escogemos la

opcin que indica generar EDOCS

1.

2.

3.
PROCESOS DE INGRESO DE MS DE UNA GUIA EN UN TRAMITE

En esta parte explicaremos como poder hacer envos individuales de una gua hija
ya sea para tramites areos o martimos, el sistema en el proceso normal se digita
la informacin pasando pantalla por pantalla hasta completar las operaciones
indicadas en los prrafos anteriores pero que pasa cuando su trmite tiene ms de
una gua hija.

El ingreso de datos bsicamente es el mismo la nica parte donde van a cambiar es

en la pantalla de documento de transporte solo al digitar la primera gua hija luego
graba, digita el nuevo nmero de gua hija sobre el anterior q ya estaba ingresado
el sistema automticamente les va crear otra gua hija y dejara lleno algunos datos
q usted tendr q verificar que estn correctos, y seguir con el proceso normal de
llenado de consignatarios y detalle de documentos de transporte este proceso
aplica para los areos y martimos.

En la pantalla de detalle de documento de transporte para los martimos en caso

tengan ms de un contenedor con el botn agregar se puede agregar el otro
contenedor tenindole que editar la informacin que corresponda

Cuando finalizan de llenar todas las guas hijas y se procede al proceso normal de
envi en la primera pantalla.

En esta accin el sistemas les va generar una carpeta con dos archivos que seran
las dos guas hijas o dependiendo de la cantidad de guas q se hayan digitado
ejemplo
Estas dos archivos generados contienen la informacin de cada gua hija con su
propio nmero de entrega las cuales al ser transmitidas se podr verificar en el
portal de ecuapass el resultado de la operacin

DECLARACION DE GUIAS HIJAS INDIVIDUALES

En un caso que puede suceder de las dos guas hijas UNA gua saliera con algn
error o no este declarada correctamente pueden generar y hacer el envi de esa
solo gua hija, recordemos que el botn de generar e-docs de la primera pantalla
general o totaliza el envi por lo que en este suceso no sera utilizado, a su vez
utilizaremos el envi individual que se encuentra en la pantalla de DOCUMENTO DE
TRANSPORTE y vamos primero a ubicar cual es la gua que vamos a enviar
individualmente con los botones de flechas que estn en la parte baja podemos
ubicarla luego de eso en el casillero que indica PROCESADO desactivar esa pestaa
para poder editar la informacin que necesitamos luego de eso ponemos grabar

Con eso el sistema acepta los cambios que se realizaron y procedemos con la
generacin de la gua individual, en la parte baja derecha del sistema hay unos
casilleros similares al de la primera pantalla en lo que se refiere al envi.

Esta seccion va generar un solo archivo xml en la misma ubicacin que los dems
procesos antes mencionados y va interactuar con la misma naturaleza que los
envos normales los cuales son TRANSMISION INICIAL (P) ; RETRANSMISION (R);
ANULACION (C)

En este caso se aconseja utilizar lo que es retransmisin para q se mantenga el

mismo nmero de entrega y no tenga q variar la informacin que tienen registrada
desde el primer envi.

INDICACIONES y RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL USO DEL

SISTEMA
Revisar que los separadores de miles y decimales estn bien configurados para eso
nos vamos al panel de control / configuracin regional y de idioma / botn de
configuracin adicional. En la celda que indica SIMBOLO DECIMAL va ir el signo del
punto ( . ) y en la celda q indica SEPARACIN DE MILES le va poner el signo de
coma ( , ) luego de eso aplica y acepta, con esto evitamos que valores como el
peso y flete se vayan con malas separaciones de cantidades.

SISTEMA DE FIRMA E-PLUS

El sistema de firma e interconexin con Ecuapass trabaja con la versin 6 de java

por lo que puede descargarla desde esta direccin (Descarga Aqu) la misma q
puede interactuar con la versin 7.15 que les indica la aduana para efectos del
ecuapass seguir las mismas instrucciones para evitar que las actualizaciones se
bajen automticamente.

Grficos en siguiente hoja

RECOMENDACIONES Y ACLARACIONES

Es muy importante por parte de los clientes revisar la informacin antes de ser
transmitida con esto nos podemos asegurar que la misma sea la correcta y real y
evitarnos futuras multas las cuales corrern por parte del usuario que realice la
transmisin de los datos, el sistema est 100% probado en todos sus mdulos
porque lo que el deber del digitador la previa revisin. La compaa Qualitysoft no
se hace cargo de multas generadas por mala digitacin o mala revisin de datos

1.- CONFIGURACION DE JAVA

De esta manera se evitar que la versin de JAVA cambie automticamente, y evite
contratiempos con las aplicaciones; esta es una recomendacin incluso de la misma
Aduana.