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  • Plan Fortalecimiento Institucional

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    Plan Fortalecimiento Institucional

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    PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE COORDINACION DE PROGRAMAS CAF + (mmMaya Ministerio de Medio Ambiente y Agua 4a 42 43 4s 46 a7 | Programacin anual de acthidades Programa PASD. Programa PROAR.... Programa MIAGUA\.. Programa MIAGUA Gestion administrative Resumen de carga oborl Presupuesto disponible. 5 Cindusionesyrecomendaciones Tina deo Ae ye 15 15 16 ey Pry 7 a 2 2 Deseripcion de tareas y competencias 2.1 Evaluacién de Proyectos 2.1.1 Proyectos PROAR Para el caso del programa PROAR, ln evaluacén exante de proyectos se considers la més Important, yl que amerta mayores estuerzosy mayor cuidad en eltrabalc dels profeionales des Unica £1 programa PROAR se caractrza por tener una mayor exgenca por I calidad de los documentos ‘que componen los proyectos, generalmente a vel TESA, seg las norms sectorales de agua y saneamientoy de igo. ‘Asimismo los proyectos tanto de agua ysaneamiento como de rego, consisten en obras de mayor complejidad que aquellos de otros programas, como por ejemplo el MIAGUA En este sentido Contato de Préstamo, asi como el Manual Operativa del Programs establecen como condicién para el fnanciamiento de ls proyectos la aprobacion y cericaién por parte del MAYA en relacn al cumpliiento de condiciones tcneasy amblentales del proyecto fnancar, as como Ia anvencia de CAF. Con la fnaidad de garantiar a objetiidad en lot process de revisiiny evaluacién de los proyectos, asf como la uniformidad de critevios éencos, le UCP-CAF requiete de inetruments y procedimientos adecuados, los que se han veide desorollando a pat detaleresinternos de Unied, en coordinacién con los Vieministeroe. Debido al esquema de sjecueén del Programa, que Involuer al MMAYA, ls entidad ejecutora EMAGUA, y los municipios o goberaciones cofinanciadores, el procedimento de evalvaién y sprobacién del fnanciamiento de los proyectos es mis complejo que, por elenpl, en e ato del Programa MIAGUA. En la siguiente piping (Fgura 2) se muestra el procedimiento uitado hasta Ia fecha que considera ls pasos de resin yevaluacion dels proyectos por parte de las ferentesentdade Como se puede observar existon tres niveles de reviién de los proyectos, donde el sitimo es Priticamente accesorio alos controls de a CAF. Erste, sin embargo una propuesta actusliada para agizar la evaluacén y aprobaciin de los Proyectos, que serdremitiéa en breve poral Minstri de Mecho Ambient y Agus, y que prev la incorporacién del PROAGRO como entided convocada @ apoyer y astorar en todo el procedimiento de evaluacion ée los proyectos de rego, v donde ademés se slicaré la modeled de ands dels proyectos en un Comité Ad-Hoc. En todo caso, para efectos de conocer las necesidades de ls Unidad, se considera como competencia de fa Unidad el realizar las treas de evalucion de lot proyectos y gestiones necesaias para posibles ajustes, complementacones @ incluso nvevesextuclas, en el marc del ‘componente de preinversién. ines eis series EVALUACION DE PROYECTOS PROAR (CONT) Enided Prometera| UOP-CAF euacua | car Fier (contac Fogel reas davai has iia de propeston POR aay aS aor ilmenite eta acid paecta tomar mi tiempo que el jose We proyectos directamente en bs ‘municipios y/o eatidedes promotoras. En este sentido, para ls siguientes gestiones se hace necesaro establecerlormecaniemos y procedimientos pare que los alustes a proyectos se realicin con recursos de preiversisn del program. Est servicio de apoyo pois extenderse a requermientos de otros programas, come ser MIAGUA ‘otros a requerimientode os sectores de agua y saneamientoy de rego, ta modelded de atensin serb 9 tawds de una combinacién de servos de profeionals indvidualesy de empresas consultoras yestardIigada estrechament a otra de las competenclas de a Unidad, corespondinte ala administracion de servicios de preinversién, Para que el apoyo en lacomplementacisn de proyectos sa efctvo, es necesario considerar que lor municipios en muchos casos no cuentan con recursos para una contaparte, y que por lo {general as actividades de apoyo deben realzarse de la manera més il posible. En este sentico, 's# considera necesario omit la contraparte dela Entidad Promotora del proyecto, excepto 20 algunos casos en los cules la complementacin de proyectos ivolucre la contrataciin de servicios de Ingenieria aaa Ia elaboracén de une nueva alternative del proyecto o un reise¥o completo de as obras, 2.2.2 Programa MIAGUA Para el caso del programa MIAGUA, debid al proceso que conleva la probacién de actividades de preinversén en a programa PROAR, por lo general no seré facile 2poyar en a complementaién de proyectos, excepto en aquallas casos en los que ls trabajos requerios comprendan areas simales ypuntuales, posible de realizar através de unaconsutorainvidul. 22.3 Owas carterasde inversién programa PASD, no cuenta actuslmente con demands Kentieadss par la complementacin de los proyectos aprotados, por lo que actualmente no s® considers Is pesibidad de realiar tareas de apoyo ala preinversin para estos casos. Por otra lado, es nacesaro considrar que el componente de Preinversién del PROAR, debe hacerse disponible en ocasiones para faciitar algunas Iniiatvas locales, 0 regionales, on coordinacin con el MIAAYA las mismas que podrian, 0 n, ser fnanciadas postriormente con recursos de a CAF, 0 deotos nancadores 2.3 Administracién de servicios de preinversién PROAR la admintracién del componente de preinversién del programe PROAR inclye los ‘heamnonens es 1 Premocién del franciamlento de prelaversién ‘+ Tramitacion de aplicaciones de fnanciamiento 1 Precesos de contratacin yadministaci de servis profesional TAGE Bram ease” Ge prReTIET Wl RANGA Com Ia Talis 38 talleres 0 reuniones con municipios y/o gobernaciones, en los que se han identicade demandas logitimasypotencaidades. La tramitacén de apiacones de Fanclamionto consists en todos lot pasos necesaros para contar con la aprobacién de CAF para franciar determinado estudio. Entre estos requerimientas setendet 1 laboracién de fihas o perfles de proyectos, tares que seré encareads a profesonaes Independientesointtuciones de apoyo alas entidadespromotoras dels proyectos ‘+ Eaboracisn de los términos de referencia para ls realizackin de los estudio de Dreinversin,asgnada a personal inferno de la Unidad, 0 en caso necesaio a persoral ‘extern, fnancado con recursos de jreinversién. En asté sentldo, se haestableedo cono politica del sector, principalmenteen el caso dels proyectos de rego, que los estudio de Ingenieria se leven » cabo en dos fases,inicalmente a través de un estudio de ‘denticacién oy posteriormente a través de un estudio integral técnica econémio socaly ambiental TESA Una ver elaborados los documentos necesarios para la aplicacién del fnanciamlent, fs mismos seran remitides @ CAF para su aprobacién y posterior inicio de los procesos Se ontratacin. Es todos los cares se debe prever la contratacién de servicios de upervisiin elas conslerias, para cua efecto te seleccionarin profeionsloe independiantes 0 firmas consultora an casor que lo amare. Los procesos de contrataién y administracin de servicios profesionales se relzaén através de la propia Unidad, en el marco dal Contato de Préstame y Ise normas de ejacucién de los componentes del programa, excepto en los casos que por estrategla sectoral se considere necesaria la intervencica de una trceraentdad ejcutora En la Rigura 2 se muestra el fio del proceso de evaluacion y aprobacién de la conrataclén de estuslos de preinversién, cuando Intervene Ia entdad ejteutora EMAGUA, Para este caso, de igual manera se ha acordado con el financiador que ei MMAYA presente una propuesta mediante la cual sea posible agar la anuencia por parte de la CAF a los proyectos y procesos de contratacién de ls servos, en el ‘marco del componente de preinversin del programs. En este sentido, por ejemplo se tine previsto que ‘para a elabracién de términes de efereia or terceros, 9 cuando seo necesaria la cantrataciin de consultores unipersonales para la realzacén de estudios que, por su costo, correspondan a process de contratacisn menor, se contratarén estos servcis empleando erterlos de transperencla y compettiided en general aceptados por CAF 24 Seguimiento y monitoreo de proyectos 2.4.1. Programas MIAGUA Las tareas previsas de seguimlento y monitoreo alos proyectos MIAGUA incluyen inspeccones peridicas de obras para cass selecionados,inclidos ls proyectos dela muestra representative aay war a deformities 2 Programa PASD Para el caso del PASO, ol desembolio se solicka de manera similar a la de MIAGUA, aproximadament se deben procesar 4 desembolos por af, paral caso del proyecto de Canales de Drenaje de Santa Cruz dela Sera, lo cual se puede provectar para los otros dos proyectos de programe 25.3 Programa PROAR 1 procesamiento de desembolsos es distinto para el caso del programe PROAR, priacpalmente porque los recursos pasan por cuentas del MMAYA, Io que significa mayores requistor y tramitacién para hacer efectvos los deserts. as tareasrequeridas de destmbolso para el caso del PROAR son as siguientes: 1), nserpedn de recurs en el presupuesto general del estado 2} Vericaién de coherencia de datos de justifcaiones de gasto presentadas por ol ente jecutor, en caso que corresponda 3) Soltud de desembelso a CAF {2} Elaboracién de infoones y docamentacin de respaldo para transterenia al ente ejector 5) Teimite de transerecia enol sstema SIGMA 2.6 Sistematizacion y andlisis de informacién sobre el avance de los programas Esta competencia de a UCP se origina tanto del MMAyA como de la CAF, yes desrrlla ‘estechacoordinaciéa con los Viceminsterios VAPSB y VRHR 1 objetivo de esta tarea es contar con Informacin que permita realizar una evaluacién de los resultados de laimplementacidn de os programas. 2.61 Obtencién de informaciin En algunos casos, a UCP no cuenta con toda la lnfocmacién necesaria para realizar el andi. requerdo, En estos casos es necesario realizar las gestiones correspondientes ante otras instancias del MMAYA w otras insttuciones coma ser MDRYT, MPO, y MEF. las actividades que volura esta parte del trabajo, no pueden ser elaramenteestablecdas, pues ependen en gran medida del tipo de informacion requerida y la ditntas posibdades de estén desde la UCP, VRHR, VAPSB © MMAYA; sin embargo, con la inalidad de aprosimar los requerimientos de esfuerz yestablecer un promedio de plazos aplcables, se han detallad de Ia sigulente manera: + Cocrainaciénysolictud de informacién mediante nots (formal informal) ‘Respuesta por parte de la entidad propietaria de a informacon Con estas actvidede es posible estar lo recurtosnecesaios pas ealiacién de exta toes W3aF 3 Anlisis de Ia Estructura Organizativa 3.1 Estructura organtzativa original 1 estructura organizatva con la que ha sido cread la Unidad tiene Ia pecularidod de haberse asignado las funciones y respansabildades por especaidad técnica, dado que se manelan dos sectors importantes que son ague/saneamientoy ig. Se toma en cuenta ademés que dentro e las competencis del Vieministerio de Agua Potable y Saneamiento Bisco, se encuentra también ta de promoveryelecstar proyectos y programas de infraestructura de drenajephvial en ‘reas urbana, sef como en el cazo del Viceminiterio de Recursos Hldrcas y Rlego cuye ‘competencaalcanza al maneje del recurso hdrica lo ual involura proyectos de almacenamiento Y regulaién en cursos de agua y manejo integral de cuenca, por lo que s8inclyye un equipo de trabajo especiicamente paral tematic de drenaje ycuencs. En este sentido se tlene una dvs de tareas sen las diferentes especaidadesrequeridas en el manejo de los tes prograrms a cargo de la Unidad. La figura siguiente muestra el orgavigrama orginal abe notar que hasta la pasadagestidn se cond, adclonimente alo prevsto ent creacién de UCP, con cinco profesionales asignados por el programa PROAGRO par refrzar actividades de: ‘aformlacin y evaluscién de proyectos de ago, custo de ols con bate en Cochabombe, une signado hasta el mes de agosto en la cudad deta Paz De igualmanera, se contrataron dos consultores de enlace destinados al Unido Técnica de Agua Potable y Saneamiento Bésico del VAPSB, quienes cumplian labores de apoyo a la UCP-CAF y Wor 2 ta aeisraion ae eUras a -aPIES BE 3pO}OV-eOREAIOT seguimionto y registro contabe de lo desemboleot dela tes programas, y la coordinacia y ‘supervisién de los procesos de ausitoria dels mismos. Para afontar las tareas requeridas en el manejo administrative de las programas y el apeyo internoa la unidad se cequiere cantar con al menos cuatro puestos que cumplan Ia uncon de: 1 respoxsabided administrativafnanciee, i) programacién presupuesaria, 1) contabtdad yy) asistencia administrativa Por ot lado, Ins actividades adminstrativas requieren un atesoramiento en asuntosjurdicos, «que permita respaldar cada accin. En este seni, el organigrama cuenta con el persoraljuridco necesaio, el cual se considera sufiiente 3.3 Propuesta de modificacién organtzativa ‘Como sea inicado en el acipite anterior, el principal problema detectade en el andi ela estructura organlzativa se encuentra en el escasonémero de especalistas en las diferentes Sreas e la urd. Por este motivo, la modiiacionorgarizativa se debe centrar en un camblo en la ‘miro-estrutura, sin afectarsignificatwamente el organirama egal prevsto en la creaciin de a undad. Ena sigulente figuras presenta el rganigrama propuesto como parte de este plan de fortaecimiato. u ‘Asimismo, se ha consderado necesaro separar las acthidades de sepuimiento y evaluacin de ‘obras, des de evalusssn y control de ealiad de los estusos de pre-ivertin En este sentido, shan asignado tes técnicos de seguimiento y evaluacién, quienes tienen como principal tarea el Ta War angele ton ‘prasentidos puntualmente'y con copia @ CAF, por tanto es wacesaiio Breer le persona responsible de estatarea, Adicionsimente 2 las tareas_mencionadas es importante consderar las ctiidades de procesamiento dela soleudes de desembalo, que actuamente se realan solamente para el ‘caso de proyecto Saneamientoy Orenaje de Santa Cruz de le Sera, pero que esperamos en fa presente gestion pueda reaiarse también pars ls otros proyectos (tra scividad importante, elacionada al cumplimient de condiciones del Contrato de Préstamo el programa, es el desarolo de una AudtoriaExterma la ima que consete en varesprecesos, etd le revisn de extadosfnanceros, la elaborecon de los trminos de referencia, el proceso

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