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Guía de Auditoría Interna Del Sistema Integrado de Gestión PDF
Guía de Auditoría Interna Del Sistema Integrado de Gestión PDF
Subsecretaria General
Beatriz Helena Hincapi Molina
EQUIPO DE TRABAJO
Correccin de estilo
Felipe Solano Fitzgerald
CONTENIDO
UNIDAD I NORMATIVIDAD 11
ANEXO 1 113
BIBLIOGRAFA 119
GLOSARIO 121
6
7
PRESENTACIN
Nos encontramos frente a un importante y amplio escenario para los procesos de auditora, que
en una nueva ptica deben abordar aspectos relacionados con el gobierno corporativo y con los
nuevos riesgos a los que se enfrentan las organizaciones.
El proceso de auditaje no solo debe participar activamente en la evaluacin del control interno,
sino que adems debe actuar proactivamente respecto de la implementacin de los distintos sis-
temas existentes en un todo armnico que garantice la efectividad de la organizacin.
Dentro de este nuevo contexto, la actividad de la auditora integral es estratgica, cumple con un
papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una empresa u organizacin y, con
ello, conducir no solo a importantes ahorros sino tambin a generar y ser fuente de apoyo para
la comprobacin y vigilancia de la mejora continua de cada proceso, rea, producto e indicador
De esta manera, la auditora est concebida como una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta diseada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organiza-
cin, con lo cual fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de un enfoque sistemtico y
disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de gestin y control.
Es por esto que en un trabajo conjunto, la Secretara General de la Alcalda Mayor del Distrito
Capital y la Veedura Distrital elaboraron la Gua de Auditora que se presenta a continuacin.
8
Sin duda este documento ser una importante herramienta orientadora para los jefes y funcio-
narios de las Oficinas de Control Interno y las de Planeacin de entidades y hospitales distritales,
quienes son los llamados a participar y colaborar en el desarrollo y sostenibilidad de sus sistemas
integrados de gestin en favor de los usuarios, comunidades y grupos de inters.
La aplicacin prctica de esta gua orientar los procesos de auditora de las entidades y hospita-
les distritales, la cual podr ser adaptada a su estructura, equipo humano y competencias.
Entregamos este documento con la certeza de que contribuir de cabal forma en la construccin
de una gestin eficiente y transparente de cara a quienes da a da quieren una gestin pblica y
una ciudad mejor.
CONVENCIONES
Og Objetivos Generales
Oe Objetivos Especficos
n Recuerde
Ee Ejercicio
10
11
UNIDAD I - NORMATIVIDAD
Oe
En el estudio de esta primera unidad se muestra el desarrollo normativo que ha permitido
convertir los sistemas de calidad y de control interno en herramientas de gestin, y cmo
desde el ejercicio de auditora se puede verificar su cumplimiento de manera integral.
Og
Definir la estructura normativa que avala la implementacin y verificacin del cum-
plimiento de los sistemas de gestin en las entidades.
Mostrar los cambios y avances normativos establecidos desde la Constitucin Na-
cional hasta el mbito distrital en lo relacionado con el Sistema de Control Interno, el Sis-
tema de Gestin de Calidad y el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en la Atencin
en Salud.
12
13
1.1 CONTEXTO NORMATIVO
En esta gua se entiende como Sistema Integrado de Gestin la armonizacin de los sistemas de
Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo y nico de Acreditacin para el
Sector Salud, en el entendido de que cuentan con un referente legal establecido.
Sin embargo, mediante Decreto Distrital 176 de 2010 se ha establecido que el Sistema Integrado
de Gestin del Distrito est conformado por los sistemas antes mencionados y adicionalmente
por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad
Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental y Archivos, y Responsabilidad
Social. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional 2623 de 2009, que establece
la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo artculo 2 plantea la necesi-
dad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin
de Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, relacionada con la Poltica de Racionalizacin de
Trmites.
Cabe anotar que con base en el referido Decreto Distrital y una vez se operativice y reglamente el
Sistema Integrado de Gestin Distrital, ser necesario ajustar el presente documento de manera
que incluya los temas y aspectos ya mencionados.
La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los servidores pblicos, en
general, y en la Alta Direccin, en particular, un mayor inters y compromiso en la gestin me-
diante un decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una verdadera
cultura de autogestin y de mejoramiento continuo.
Ante la situacin poltica y socioeconmica que se viva en el pas antes de la reforma constitucio-
nal de 1991, la Asamblea Nacional Constituyente se propuso separar el control ejercido por los
organismos externos de control y el ejercido por la propia Administracin, y por esto en el texto
final la Constitucin Poltica establece:
En desarrollo de la anterior obligacin, se expidi la Ley 87 de 1993, que fue reglamentada me-
diante el Decreto 1826 de 1994 e impulsada por la Directiva Presidencial 02 de 1991.
Esta norma es de obligatorio cumplimiento para los organismos y entidades del Sector Central
y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden
Nacional y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de
las dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional. As mismo para las Corporaciones Au-
tnomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de
acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993 y, de modo general, para las empresas y
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entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica
o las privadas concesionarias del Estado.
No obstante la obligatoriedad para las entidades del orden nacional, el pargrafo 2 del artculo
2 de la Ley 872 de 2003 cre la posibilidad de que las asambleas y concejos pudieran disponer
la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades de la Ad-
ministracin Central y Descentralizada de los departamentos y municipios.
Por otra parte, el artculo 48 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991 define el derecho
a la seguridad social para todo colombiano, el cual es reglamentado a travs de la Ley 100 de
1993. Esta ley define el Sistema de Seguridad Social Integral y, en su Artculo 173, establece
como funcin del Ministerio de Salud (actual Ministerio de la Proteccin Social):
Dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios y el control de los
factores de riesgo, que son de obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Pro-
motoras de Salud y por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema
General de Seguridad Social en Salud y por las Direcciones Seccionales, Distritales y
Locales de Salud.
Adicionalmente, de conformidad con los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica de Co-
lombia, la Ley 715 de 2001 en el Ttulo III dicta normas orgnicas en materia de recursos y com-
petencias del sector salud. Como competencias en salud por parte de la Nacin, se establece
entre otras las siguientes:
n
La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los
servidores pblicos, en general, y en la Alta Direccin, en particular,
el mayor inters y compromiso en la gestin mediante un
decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del
Estado una verdadera cultura de autocontrol, autorregulacin,
autogestin y de mejoramiento continuo.
Si bien la Constitucin Poltica de Colombia ha permitido establecer las estructuras de los sistema
de Control Interno, de Gestin de Calidad y el Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, se
debe tener en cuenta que mediante acuerdos, decretos, resoluciones, circulares y directivas,
en el interior de dichas estructuras se ha definido todo el marco conceptual y metodolgico a
seguir por parte de las entidades de los rdenes nacional y distrital. A continuacin se presenta la
normatividad especfica que se ha desarrollado en cada uno de los tres sistemas.
17
1.3.1 Sistema de Control Interno
En desarrollo del mandato constitucional, la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y en especial
el precitado Decreto 1599 de 2005, establece en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades
de la Oficina de Control Interno, en tanto seala que es responsable de realizar la evaluacin
independiente al Sistema de Control Interno y a la gestin de la entidad pblica, as como
del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, de tal manera que debe generar las
recomendaciones correspondientes y asesorar a la Alta Direccin para su puesta en marcha.
1 Firma operadora para la USAID del programa Apoyo al Fortalecimiento de la Eficiencia y la Transparencia en el Estado Colombiano.
18
La Circular N. 6 de 2005 del DAFP, por la cual se definen las directrices para la implementacin
del SGC en la entidades estatales, establece en el numeral 2 que para la verificacin y evaluacin
permanente del Sistema de Gestin de la Calidad ser necesario que se habiliten auditores
internos en la entidad, los cuales debern ser coordinados por la Oficina de Control Interno,
Auditora Interna o quien haga sus veces. Igualmente, en el numeral 3 dice que la Oficina
de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador
independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de
avance y desarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad conforme al plan
de accin que haya establecido previamente.
La fecha lmite para implementar el Modelo Estndar de Control Interno se defini inicialmente
en el Decreto 2621 de 2006, sin embargo posteriormente fue modificado mediante el Decreto
2913 de 2007, estableciendo como fecha final el 8 de diciembre de 2008.
La Ley 489 de 1998 dicta normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del
orden nacional. El Sistema de Desarrollo Administrativo fue reglamentado por el Decreto 910 de
2000 y complementado por el Decreto 3622 de 2005, mediante el cual se adoptan las polticas
de desarrollo administrativo.
Con el Decreto 4110 de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP: 1000:2004. Posteriormente, el Gobierno Nacional,
mediante el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, actualiza la Norma Tcnica de Calidad
NTCGP 1000, la cual representa un avance significativo en la integracin con el Modelo Estndar
de Control Interno (MECI).
El Concejo de Bogot, D.C., decide entonces, con el Acuerdo 122 de 2004, adoptar en las
entidades distritales el Sistema de Gestin de la Calidad creado con la Ley 872 de 2003.
Con el objeto de adelantar procesos articulados y armnicos entre las diferentes entidades
distritales en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, el alcalde de Bogot
designa en el Artculo 4 del decreto como instancia coordinadora a la Direccin de Desarrollo
Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, la cual acompaar y
asesorar el proceso de las entidades obligadas a iniciarlo.
Sistema nico de Acreditacin: est regido por la Resolucin 1445 de 2006. Se define como
el conjunto de entidades, estndares, actividades de apoyo y procedimiento de autoevaluacin,
mejoramiento y evaluacin externa, destinado a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento
de estndares superiores de calidad por parte de los actores del sistema. Esta norma fue modificada
parcialmente por la Resolucin 3960 de 2008, en la que se incluy el Manual de Estndares
para Entes Territoriales de Salud. Por delegacin del Ministerio de Proteccin Social, la entidad
acreditadora es el Icontec.
Debido a que los actores del sector salud cuentan con el SOGCS, el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica reglament el Decreto 4295 de 2007, el cual establece el SOGCS como
Norma Tcnica de Calidad para las entidades de salud de carcter pblico, en cumplimiento de
la Ley 872 de 2003.
21
Siendo consecuente con lo estipulado en el pargrafo del Artculo 1 de esta norma, el Ministerio
de la Proteccin Social elabor la Gua Aplicativa del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad
de la Atencin de Salud para estas instituciones, la cual fue expedida a travs de la Resolucin
2181 de 2008.
Uno de los lineamientos que se establecieron en el Artculo 2 de esta resolucin y que deben
tener en cuenta las instituciones prestadoras de servicios de salud de carcter pblico es el
siguiente:
A la Secretara Distrital de Salud, como organismo de direccin del Sistema General de Seguridad
Social en el Distrito Capital, la normatividad vigente le ha conferido entre otras funciones las de
coordinar, integrar, asesorar, vigilar y controlar los aspectos tcnicos, cientficos, administrativos
y financieros de la salud. Esto fue establecido en el Artculo 2 del Acuerdo 20 de 1990 del
Concejo de Bogot, en el cual se organiz el Sistema Distrital de Salud de Bogot. Adicionalmente,
en el Decreto 1011 de 2006 se asignan a esta direccin Territorial las siguientes funciones:
Ten una tina frente a ti, llnala de agua, mrate en ella, analiza
tu reflejo y podrs ver quin eres verdaderamente.
n
Proverbio japons
22
Ee
A continuacin se presenta una serie de enunciados
relacionados con la normatividad general y especfica
desarrollada en este captulo. Escriba en la casilla de
respuesta, al frente de cada enunciado, la letra de la
norma que corresponda y que se encuentra en el listado
de la parte inferior:
23
24
25
UNIDAD II
GENERALIDADES DE LA AUDITORA
Oe
En esta segunda unidad se pretende que el lector clarifique los conceptos asociados con
la auditora de los sistemas de gestin que las entidades han incorporado a su gestin, as
como su desarrollo y aplicacin.
Og
Presentar conceptos asociados a la Auditora desde los diferentes sistemas, las
clases, los roles y responsabilidades en el proceso de auditora.
Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que algunos se atreven
a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a ella es la Biblia, en el Gnesis, en
especial cuando Dios terminaba una de sus magnficas obras y vea que era buena. Sin embargo,
entre los siglos XIII y XIV nace en Inglaterra la prctica moderna de la auditora, centrada en ese
momento en la evaluacin de la gestin de fondos del Estado a cargo de los funcionarios pblicos.
Posteriormente, durante el siglo XIX, el gran desarrollo generado por la Revolucin Industrial
conllev el surgimiento de la auditora como una prctica de control financiero y anlisis de
la operacin de las organizaciones. En este periodo se fund en Italia la primera asociacin de
auditores (1851), hacia 1860 se reconoci en Inglaterra la auditora como profesin independiente
y durante la misma poca en Francia tuvieron lugar significativos avances en la materia, los cuales
se centraron inicialmente en el sector bancario. Igual sucedi en Estados Unidos, en donde se
definieron unas caractersticas bsicas en cuanto a formacin y entrenamiento de los auditores,
lo cual dio origen a los contadores.
En 1924 surge el concepto de supervisor de calidad como una necesidad de garantizar las
caractersticas de los productos durante su fabricacin. Estos supervisores eran los encargados
de evaluar el comportamiento y la tendencia de los procesos de produccin mediante el uso de
cartas de control. Finalmente, se puede considerar que el concepto de auditora actual surge de
la inspeccin de su desarrollo a lo largo de la historia.
Como parte de los sistemas de gestin establecidos por normatividad del Estado Colombiano ha
aparecido como piedra angular el concepto de auditora, alrededor del cual se desarrollan todas
las actividades del Verificar dentro del ciclo PHVA.
27
A continuacin se presenta el desarrollo que ha tenido este concepto en los sistemas de gestin.
Definido con base en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), el Subsistema de Control
de Evaluacin1 es concebido como el conjunto de componentes de control que al actuar en
conjunto permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad;
la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas,
y los resultados de la gestin. As mismo, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar
recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica.
Con el fin de que este subsistema pueda llevar a cabo su misin, fue estructurado el componente
de evaluacin independiente, el cual se realiza a travs de los siguientes elementos:
1 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005, pg. 57.
2 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI
1000:2005, pg. 68.
28
Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del
Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos
con el fin de comprobar la efectividad de cada uno de ellos y su interaccin para apoyar el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
De acuerdo con lo anterior se encuentra que la evaluacin al sistema de control interno posee las
siguientes caractersticas bsicas:
Auditora interna1: elemento de control que permite hacer un examen sistemtico, objetivo
e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad pblica.
Asimismo, hace posible emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms importantes
de la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
1 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI
1000:2005, pg. 70.
2 Rol de las oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
2007, pg. 53.
29
con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y
los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que producen
los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas. De acuerdo con lo anterior
se encuentra que la auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:
La Norma tcnica de calidad en la gestin pblica establece en el numeral 8.2.2 que las entidades
debern desarrollar de manera planificada auditoras internas para determinar si el Sistema de
Gestin:
Cumple con los requisitos establecidos tanto en la norma tcnica, como en el Sistema de
Gestin de la Calidad.
3 Definicin tomada de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, Captulo 3 Definiciones, pg. 9.
30
2.1.3 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud
Este sistema define la auditora interna como la evaluacin sistemtica realizada en la misma
institucin por una instancia externa al proceso que se audita. Su propsito es contribuir a que la
institucin adquiera la cultura del autocontrol1. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la
auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:
Al analizar cada una de las anteriores definiciones se identifican algunos aspectos esenciales que
debe poseer cualquier tipo de auditora que se realice dentro de la entidad, segn los cuales esta
debe ser:
Sistemtica2: quiere decir no aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividad
planificada y programada.
Independiente3 : est definido en la norma ISO 19011 como uno de los principios de la
auditora, pues es considerada como la base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones
de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados
y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante
todo el proceso de auditora para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarn solamente
en evidencias.
Documentada: consiste en que debe existir un proceso escrito, el cual ha de cumplir los
pasos definidos por la entidad para su elaboracin, revisin y aprobacin.
Emite juicio: se trata de la opinin tcnica y experta que se emite sobre un hecho o una
cosa a partir de la evidencia existente.
Con base en estos principios y en el anlisis de la relacin entre los conceptos se estableci lo
siguiente respecto a cada una de las definiciones:
5 Definicin tomada del Manual de habilidades para auditora, numeral 1.2 pgina 8.
32
En conclusin, las auditoras de los sistemas de gestin en el Estado colombiano tienen las mismas
caractersticas, salvo la auditora interna MECI, que cuenta adems con la emisin de juicios.
n
Las auditoras internas tienen como propsito evidenciar
la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la
gestin de los distintos procesos, actividades, planes,
proyectos, operaciones y dems resultados de las
entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el
ejercicio de autocontrol y autoevaluacin.
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se
presentan dos clases de auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin.
Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los procesos y auditora a
los resultados del servicio.
Evala la efectividad del sistema de gestin tanto para desarrollar las estrategias y las
polticas, como para cumplir los objetivos y el desempeo esperado.
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Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la consistencia de la documentacin
que describe los procesos.
Evala la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestin
aplicado.
Se verifica la concordancia de los procesos y de procedimientos con los requisitos del
cliente y con las prcticas, los instructivos, las normas, adems de las especificaciones
del servicio.
c) La auditora a los resultados del servicio evala la efectividad de las medidas de gestin
que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio.
Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del servicio con los requisitos del cliente, las
especificaciones definidas en la legislacin y la documentacin que precise la manera de prestar
el servicio.
a) Auditoras de primera parte: se refiere a las auditoras internas. Son llevadas a cabo
por, o en nombre de, la propia organizacin para fines internos. Puede construir la base para la
autodeclaracin de conformidad de una organizacin. Su objetivo es determinar si el Sistema
Integrado de Gestin es acorde con los requisitos planificados y si se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestin e identificar oportunidades de mejoramiento.
b) Auditoras de segunda parte: consiste en una auditora externa. Es realizada por las
partes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas en su
nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y puede ser
utilizada para evaluar y seleccionar proveedores, as como para mantener relaciones cordiales,
respetuosas y beneficiosas para las partes.
c) Auditora de tercera parte: es una auditora externa que hacen organizaciones auditoras
independientes, como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo
con los requisitos de las normas NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su objetivo
es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de NTCGP: 1000: 2009, y su propsito es la
certificacin o reconocimiento por un tercero.
35
Nota: Se debe aclarar que puede existir combinacin en los tipos de
auditora mencionados. Un ejemplo es la auditora que realiza el Distrito
dentro del Premio Distrital a la Gestin, ya que utiliza los principios de
la auditora de primera parte pero es realizada por entidades externas,
lo cual la asemeja a la de segunda y tercera parte.
As como en cualquier actividad humana, en la auditora intervienen una serie de actores que
desarrollan actividades especficas, las cuales se presentan a continuacin.
Son roles de la auditora interna el solicitante, el auditado y el auditor, los cuales se relacionan
entre s durante el proceso.
Cada uno de los roles descritos anteriormente tiene una responsabilidad claramente definida a lo
largo del proceso de auditora, como se muestra a continuacin:
Auditor lder:
Equipo auditor:
Los auditores de la Oficina de Control Interno deben acreditar ciertas habilidades y competencias
que le faciliten a dicho grupo humano el cumplimiento de los objetivos propuestos. Las
competencias requeridas son:
Comprensin y respeto por las ideas ajenas: entender y tolerar las diferencias, de
manera que en el proceso conversacional se integren las ideas para crear compromisos que
permitan relaciones efectivas con los integrantes de la entidad, as como con terceros, adems de
generar una perspectiva amplia y variada de esta.
Independencia: debe existir una independencia tanto funcional como crtica y profesional.
Una actitud mental independiente permite acciones objetivas, imparciales y alejadas de prejuicios
que puedan condicionar negativamente la actividad de esta dependencia.
Teniendo en cuenta lo anterior y como quiera que las Oficinas de Control Interno no estn
exentas de aplicar los lineamientos establecidos en la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el
Sistema de Gestin de la Calidad para las entidades del Estado, el jefe de Control Interno debe
estar en capacidad de adoptar un proceso que supervise y evale la eficacia general del programa
de calidad en su propio proceso de control interno.
A continuacin se describen las habilidades que deben tener quienes compongan el equipo de
auditora:
Comparte informacin relevante con sus colaboradores y con otras reas de la organizacin.
Comunica sus ideas en forma clara, eficiente y fluida, de tal forma que logra impactar a su
audiencia del modo que desea y consigue que entienda su mensaje.
Maneja las reglas adecuadas del lenguaje, la gramtica y la sintaxis al transmitir sus ideas,
tanto oralmente como por escrito.
Escucha a los dems con empata procurando entender sus puntos de vista y evitando
ideas preconcebidas.
Tiene influencia sobre los dems para cambiar sus ideas o acciones con base en aportes
positivos y objetivos.
Identifica las causas que llevaron a un problema y propone acciones para resolverlo.
Planificacin y organizacin del trabajo: implica tener amplios conocimientos de los temas del
rea que est bajo su responsabilidad. Consiste en la capacidad de comprender la esencia de los
aspectos complejos de una materia y demostrar habilidad para trabajar con las funciones de su
mismo nivel y de niveles diferentes. Asimismo, tener buena capacidad de discernimiento (juicio),
compartir con los dems el conocimiento profesional y experiencia, afirmarse en los hechos y en
la razn (equilibrio), as como demostrar constantemente inters por aprender. Esta habilidad se
refleja a travs de los siguientes comportamientos:
Sus reportes, trabajos y proyectos son complejos, precisos y siempre estn bien presentados.
Coopera con otras reas cuando sus conocimientos son requeridos o si se lo solicitan.
Responsabilidad: esta competencia est asociada al compromiso con el cual las personas realizan
las tareas encomendadas. Su preocupacin por el cumplimiento de lo asignado est por encima
de sus propios intereses, es decir, la tarea asignada est primero. Esta habilidad se refleja a travs
de los siguientes comportamientos:
Identifica con claridad aquellas tareas que requieren de mayor dedicacin y sabe
redistribuir sus tiempos para desarrollarlas adecuadamente.
Atiende gustosamente las tareas encomendadas, las toma como desafos teniendo en
cuenta los objetivos propuestos y preocupndose por obtener los mejores resultados.
Tiene una actitud comprometida con las tareas en las que est involucrado y puede dar
cuenta de los resultados, que siempre procura cumplir en tiempo y forma.
Habilidad analtica: esta competencia tiene que ver con el tipo y el alcance de razonamiento,
as como con la forma en que un candidato organiza cognitivamente el trabajo. Es la capacidad
general que tiene una persona para realizar un anlisis lgico e identificar los problemas. Esta
habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos:
Comprende los procesos relacionados con su trabajo y con otras reas de la organizacin.
Nota: En el caso de las auditoras solicitadas por la Oficina de Control que requieran recurso humano
adicional al de personal de planta, debern acreditar cursos de auditora interna certificados, con
mnimo 40 horas, adems de haber realizado mnimo 10 auditoras (internas o externas) de calidad
y tener conocimiento de la NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005, as como de su aplicacin en el
Estado. De igual forma, en las auditoras internas que se realicen en los hospitales se debe garantizar
que la evaluacin al mejoramiento de la calidad de la atencin en salud ser realizada por pares, es
decir, un profesional de la salud debe ser auditado por un profesional de su disciplina.
Las entidades distritales debern formar auditores internos del Sistema Integrado de Gestin,
como se menciona en la Circular 06 de 2005, expedida por el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica. En este sentido, es necesario realizar acciones de capacitacin y
entrenamiento, para lo cual se sugiere:
43
Capacitacin de auditor interno: El curso debe ser de 34 horas y tener la siguiente estructura:
Capacitacin del auditor lder: el curso debe ser de 40 horas y tener la siguiente
estructura:
Entrenar auditores lderes, es decir, aquellas personas que tomaron el curso de auditor
lder de 40 horas y las respectivas como auditor observador y acompaante.
Es necesario que la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, lleve un registro de
cada auditor en cuanto a la capacitacin, auditoras de entrenamiento y las evaluaciones que se
44
2.3.6 Recomendaciones para los auditores
En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su equipo auditor adopten
comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el proceso. Con tal
objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
No calificar ni descalificar.
Escuchar activamente.
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos
del sistema en los que se encuentran deficiencias.
Demostrar paciencia.
Considerando que el papel del auditor es realizar el diagnstico del estado en que se encuentra
la entidad con respecto al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se debe:
n
Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurre
a la convocatoria y participacin de personas de toda la
organizacin, es recomendable generar una dinmica que
permita desarrollar y fortalecer las habilidades del auditor.
El presente apartado tiene como propsito dar orientaciones bsicas y generales para el desarrollo
de una auditora integral. Para ello se toman como referentes los requisitos del Sistema de Gestin
de Calidad basado en la NTCGP 1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de Control
Interno MECI 1000:2005, la Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en
Salud y los estndares del Sistema nico de Acreditacin (SUA), los dos ltimos para el sector
salud. Es decir que este modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimiento
de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, la implementacin del Programa de
Auditora para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC) y los estndares del Sistema nico de
Acreditacin (SUA).
Planear
Iniciar la auditora.
Revisar el procedimiento.
Determinar la viabilidad.
47
Conformar el equipo auditor.
Revisar documentos.
Hacer
Verificar
Terminar la auditora.
Seguimiento y revisin.
Actuar
La evidencia de la auditora debe ser evaluada con respecto a los criterios de la auditora para
generar los hallazgos. Es as que los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con
los criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debe reunirse en momentos adecuados cuantas veces sea necesario para revisar
los hallazgos de la auditora durante su desarrollo. Las conformidades deben ser resumidas para
indicar la localizacin, las funciones, el proceso o los requisitos que fueron auditados. Si estaba
incluido en el plan de auditora, se deben registrar los hallazgos de la auditora individuales de
conformidad y sus evidencias.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan tambin deben registrarse.
Las no conformidades deben ser clasificadas y posteriormente revisadas con los representantes
apropiados del auditado. El propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de que la
evidencia de la auditora es precisa y de que las no conformidades se han comprendido.
Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opinin
concerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora y deben registrarse los puntos en
los que no haya acuerdo.
a) La extensin del grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de
auditora.
De acuerdo con el tipo de auditora que se est desarrollando se generarn una serie de resultados
y determinaciones con rtulos especficos, los cuales se presentan a continuacin:
Fortalezas, es decir, aquellos aspectos positivos que la entidad tiene y debe continuar
desarrollando.
Oportunidades de mejora, que de acuerdo con el tipo de auditora se pueden referir a las
debilidades, las recomendaciones o las no conformidades.
Conclusiones, es decir, las proposiciones finales a las que se llega despus de ejecutar
la auditora y considerar la evidencia. En este sentido y siguiendo el cuadro anterior, se puede
incluir el nivel de desarrollo y efectividad, as como el desvo en el cumplimento de metas y
objetivos.
Ee
A continuacin se presentan una serie de afirmaciones con
cuatro opciones de respuesta cada una. Seleccione y marque
con una equis (x) al frente de aquella que usted considere
correcta segn lo expuesto en esta unidad.
51
Oe
En esta tercera unidad se pretende que el lector identifique e incorpore elementos esenciales
en el desarrollo de auditoras integradas en la organizacin que le permitan optimizar los
recursos y eliminar la duplicidad de actividades en la organizacin.
Og
Presentar la metodologa para el desarrollo de la auditora interna del Sistema
Integrado de Gestin.
Cambios tecnolgicos.
Resultados de la auditora a las secciones del manual de calidad una vez al ao.
Cuando se realiza una auditora combinada es importante asegurarse de que los objetivos, el
alcance, los criterios de auditora y la composicin del equipo auditor sean los apropiados.
Dos o ms entidades del Estado, en este caso del Distrito, pueden cooperar como parte de sus
programas de auditora para realizar una auditora conjunta. En tal caso, deber prestarse especial
atencin a la divisin de las responsabilidades, a la provisin de cualquier recurso adicional, a la
competencia del equipo auditor y a los procedimientos apropiados, y de ser necesario, llegar a
acuerdos sobre estos aspectos antes de que comience la auditora.
Este formato puede ser usado en la realizacin de cualquier tipo de auditora combinada y
conjunta para verificar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000; 2009, el MECI
1000: 2005 y otros sistemas que la entidad haya implementado.
Prioridad de la direccin.
Una vez se ha definido el programa de auditora es necesario hacer las siguientes acciones:
El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al Comit de Calidad y/o
Comit de Coordinacin de Control Interno con el fin de presentar el programa anual
de auditoras de la entidad por medio de un correo electrnico, oficio, memorando, etc.
58
Aprobacin del programa anual de auditoras por parte del Comit. En caso de que haya
observaciones por parte del Comit se incorporarn dichos cambios, de lo contrario se solicita
el acta de aprobacin al representante de la Alta Direccin y se procede a socializar el programa
entre los involucrados.
El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al equipo auditor y designar
el auditor lder. En los casos en que se requieran servidores de otras dependencias para que
apoyen el proceso a auditar en temas especficos o tcnicos, el jefe de la Oficina de Control
Interno solicitar dichos servidores.
El perfil de los auditores lo define la entidad de acuerdo con sus necesidades y ser requisito para
la labor de las auditoras.
Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del equipo auditor procedern
de la siguiente manera:
Los criterios de la auditora se utilizan como referencia para determinar la conformidad y pueden
incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del Sistema de Gestin
Integral, requisitos contractuales o cdigos de conducta aplicables de las entidades para conseguir
los objetivos organizacionales.
El cliente puede definir los objetivos de la auditora, en tanto que el alcance y los criterios deben
ser concertados por el cliente de la auditora, el jefe de Control Interno y/o el lder del equipo
auditor de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los
objetivos, del alcance o de los criterios de auditora deben ser acordados por las mismas partes.
Cuando se lleva a cabo una auditora combinada es importante que el lder del equipo auditor
se asegure de que los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora sean los apropiados a su
naturaleza.
Para definir el alcance de la auditora se debe diligenciar el formato Definicin del alcance de la
auditora, en donde se establecen cules sern los requisitos de las normas a verificar y se orienta
sobre cmo proceder en la preparacin de los documentos de trabajo y dems documentacin
requerida que sern aprobados por el auditor lder para iniciar el proceso de auditora.
60
Tabla 6. Formato de definicin de Alcance.
TIPO DE
PROCESOS A
AUDITAR (5):
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de la
Calidad
4.2.3 Control de
Documentos
5.4.1 Objetivos de
la Calidad
61
5.4.2 Planificacin
del Sistema
5.5
Responsabilidad,
Auditora y
Comunicacin
5.5.1
Responsabilidad y
Autoridad
5.5.2
Representante de
la Direccin
5.5.3 Comunicacin
Interna
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Informacin
para la Revisin
5.6.3 Resultados de
la Revisin
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia,
toma de Conciencia
y Formacin
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de
Trabajo
7.6 Control de
los Dispositivos
de Seguimiento y
Medicin
8.2 Seguimiento y
Medicin
8.2.1 Satisfaccin
del Cliente
8.2.2 Auditora
Interna
8.2.3 Seguimiento
y Medicin de los
Procesos
8.2.4 Seguimiento
y Medicin del
Producto y/o
Servicio
8.3 Control del
Producto y/o
Servicio no
Conforme
8.4 Anlisis de
Datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora
Continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva
64
ESTRATGICOS MISIONALES APOYO CONTROL
TIPO DE
PROCESOS
A AUDITAR
PARA EL
MECI (5):
2.1.2.
Procedimientos
2.1.3. Controles
65
2.1.4.
Indicadores
2.1.5. Manual de
Procedimientos
2.2. COMPONENTE INFORMACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
2.2.1.
Informacin
Primaria
2.2.2.
Informacin
Secundaria
2.2.3. Sistemas
de Informacin
2.3. COMPONENTE COMUNICACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
2.3.1.
Comunicacin
Organizacional
2.3.2.
Comunicacin
Informativa
2.3.3. Medios de
Comunicacin
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
3.1.1.
Autoevaluacin
del Control
3.1.2.
Autoevaluacin
de Gestin
3.2 COMPONENTE DE EVALUACIN INDEPENDIENTE
ELEMENTOS DE CONTROL
3.2.1.
Evaluacin del
Sistema de
Control Interno
3.2.2. Auditora
Interna
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del equipo auditor debe informar
al cliente y/o auditado, a quienes se les ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa
de auditora. En tal caso deber decidirse si se contina o se suspende la auditora hasta que los
problemas de documentacin se resuelvan.
Una vez se ha definido cules son los requisitos normativos a verificar, el auditor procede a hacer
una revisin de la documentacin previa al desarrollo de la auditora in situ, estudiando y analizando
informacin y datos relacionados con: objetivos, funciones, propsito, entorno, organizacin
interna y recursos humanos; procesos y procedimientos; productos y servicios; infraestructura
informtica, sistemas de informacin, informacin contable, presupuestal y financiera (donde
se requiera); resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno; informes de auditora
y de rendicin de la cuenta; evaluaciones anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgos,
etc. El propsito de lo anterior es tener un mayor conocimiento de los procesos para auditar y
verificar la pertinencia de la auditora. Finalmente, es necesario resaltar que la documentacin
que se considere necesaria para preparar la auditora se debe solicitar al responsable del proceso
mediante oficio, memorando, correo electrnico, etc.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deben retenerse por
lo menos hasta que finalice la auditora. La retencin de los documentos despus de finalizada
la auditora se relaciona en la respectiva acta. Aquellos documentos que contengan informacin
confidencial o de propiedad privada deben ser guardados con seguridad apropiada en todo
momento por los miembros del equipo auditor.
III) Prepare la lista de verificacin. Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin
pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como
referencia y registro del desarrollo de la auditora.
El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente y/o auditado, y presentado antes
de que comiencen las actividades de la auditora in situ.
Las objeciones del auditado deben ser resueltas entre el lder del equipo auditor y el auditado.
Asimismo, cualquier revisin al plan de auditora debe ser acordada entre las partes interesadas
antes de continuar la auditora.
Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ.
Una vez definidos el alcance y la lista de verificacin, se debe diligenciar el siguiente formato de
Plan de Evaluacin Independiente- Auditora Interna.
OBJETIVO:
ALCANCE:
69
CRITERIOS:
ACTIVIDAD / PROCESO/
FECHA HORA PROCEDIMIENTO / REQUISITO AUDITADO AUDITORES
POR AUDITAR Y/O EVALUAR
REQUERIMIENTOS LOGSTICOS:
AUDITOR AUDITADO
FIRMA AUDITOR LDER Y/O JEFE DE OFICINA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
DE CONTROL INTERNO:
FECHA (4):
FECHA (3):
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Evaluaciones Independientes y el origen de la AUDITORA y/o evaluacin (Programa
Anual de Evaluacin Independiente o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno)
(2) Marque con una equis X el tipo de Evaluacin Independiente
(3) Fecha en la cual el Auditor y /o evaluador firma el Plan de Evaluacin Independiente
(4) Fecha en la cual el responsable del Proceso a auditar y/o evaluar recibe el Plan de de Evaluacin Independiente.
Remitir el plan de auditora al responsable del proceso para auditar por lo menos con
ocho (8) das hbiles de antelacin a la fecha de la reunin de apertura de la auditora.
Despus de recibido el plan de auditora, en los siguientes cinco das hbiles el auditado
manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de Control Interno.
Se debe realizar una reunin de apertura con los responsables de los procesos a auditar con el
propsito de:
En algunos casos, como en las auditoras internas por ejemplo, de acuerdo con la complejidad
de la auditora la reunin de apertura simplemente puede consistir en comunicar que se est
realizando una auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser formal y
mantener registros de los asistentes.
El auditor lder coordinar la reunin de apertura con el fin de presentar a los integrantes del
equipo auditor y adems para:
El siguiente esquema presenta una visin general del proceso desde la recopilacin de la
informacin hasta las conclusiones de la auditora.
1 Las entrevistas son uno de los medios ms importantes para recopilar informacin, de manera que es importante
considerar que estas:
i. Deben ser realizadas a personas de niveles y funciones adecuadas, que desempeen actividades o tareas
dentro del alcance de la auditora.
ii. Deben ser realizadas durante el horario habitual de trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo del
entrevistado(a).
iii. Deben ser explicadas a las personas en cuanto al porqu se hacen. Tambin se les debe dar cuenta de cual-
quier nota que se tome.
iv. Pueden iniciarse pidiendo a la persona que describa su trabajo.
v. Deben evitar preguntas que induzcan la respuesta.
vi. Conducen a resultados, los cuales deben ser resumidos y revisados con la persona entrevistada.
vii. Deben finalizar con un agradecimiento a las personas entrevistadas por su participacin y cooperacin.
72
Observacin de las actividades, de las condiciones y medios de trabajo circundantes.
Documentos tales como la poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones,
proyectos, contratos, entre otros
b) Registrar los hallazgos de la auditora siguiendo las instrucciones del formato Notas de
Auditor.
NOTAS DE AUDITOR
VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): ______
________________________________
Proceso / Procedimiento: _______________________________________________________________
________________________________
REQUISITO
QUE
No. (2) NOTAS FORT. (3) OM. (4) OBS. (5) N C (6) PM (7)
INCUMPLE
(8)
4
73
NOTAS DE AUDITOR
VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): ______
________________________________
Proceso / Procedimiento: _______________________________________________________________
________________________________
REQUISITO
QUE
No. (2) NOTAS FORT. (3) OM. (4) OBS. (5) N C (6) PM (7)
INCUMPLE
(8)
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS E INFORMACIN (9)
FECHA DE
FIRMA DEL AUDITOR: ________________________________________________
LA PRUEBA:
_____
_____________
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el origen de la Auditora y/o evaluacin (Programa Anual de Evaluacin
Independiente - Auditora o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno)
(2) Relacione el nmero de verificacin de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin.
(3) Marque con equis (X) si evidenci una Fortaleza de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de
verificacin.
(4) Marque con equis (X) si evidenci una Oportunidad de Mejora de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de
Lista de verificacin.
(5) Marque con equis (X) si evidenci una Observacin de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de
verificacin.
(6) Marque con equis (X) si evidenci una No Conformidad, relacionada con la pregunta formulada. (Aplica para Auditoras de Calidad)
(7) Marque con equis (X) si evidenci un hallazgo para plan de mejoramiento (No aplica para Auditoras de Calidad)
(8) Si marco con equis (x) en No Conformidad (6), registre el requisito que se incumple.
(9) Anexe la lista de asistentes con sus respectivas firmas.
c) El auditor lder llevar a cabo reuniones de seguimiento al plan de auditora, para lo cual
convocar al equipo auditor.
II) Anlisis de hallazgos de la auditora. La evidencia de auditora debe ser evaluada respecto a
los criterios de auditora para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad
como no conformidad con los criterios. Asimismo, cuando los objetivos de la auditora as lo
especifiquen, los hallazgos pueden identificar una oportunidad de mejora.
El equipo auditor debe reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora en
etapas adecuadas durante su desarrollo. Adems, la conformidad con los criterios de la auditora
debe ser resumida para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados.
Ahora bien, mientras las no conformidades y las evidencias de auditora que las apoyan deben
registrarse, las no conformidades pueden ser clasificadas. Estas deben ser revisadas con el
auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y de que
las no conformidades han sido comprendidas. Tambin se debe hacer todo esfuerzo posible para
resolver cualquier opinin divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora, y
es necesario registrar los puntos en los que no haya acuerdo.
La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad,
adecuacin, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora del sistema integrado de gestin. Si los
objetivos de la auditora as lo especifican, sus conclusiones pueden llevar a recomendaciones de
auditoras futuras.
Respecto al equipo auditor, antes de la reunin de cierre de auditora debe encontrarse para:
(1) Escriba el ao de la vigencia del programa de evaluacin Independiente y el origen de la auditora (Programa Anual de auditora o
por solicitud al Jefe de Control Interno)
(2) Registre el proceso o procedimiento auditado.
(3) Registre el nombre del responsable de proceso.
(4) Registre la fecha de presentacin de la no conformidad (Reunin de Cierre)
III) Elaboracin del informe de auditora. El lder del equipo auditor deber ser responsable de
la preparacin y del contenido del informe de la auditora, el cual ha de proporcionar un registro
completo, preciso, conciso y claro, y deber incluir o hacer referencia a lo siguiente:
Las fechas y los lugares en los que se realizaron las actividades de la auditora in situ.
Adems, el informe de auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, segn
sea apropiado:
El plan de auditora.
INFORME (1)
RESPONSABLE
DEL PROCESO
EQUIPO AUDITOR
OBJETIVO (2)
ALCANCE
PERSONAL
ENTREVISTADO (3)
77
FECHA DE
EJECUCIN
DOCUMENTACIN
ANALIZADA
(CRITERIOS)
FORTALEZAS :
OPORTUNIDADES DE MEJORA:
PLAN DE MEJORAMIENTO
Nmero del hallazgo Temtica
OBSERVACIONES:
CONCLUSIN GENERAL:
Si es necesario, el lder del equipo auditor debera prevenir al auditado de las situaciones
encontradas durante la auditora que pudieran disminuir la confianza en las conclusiones de la
auditora. Finalmente, en muchos casos la reunin debera ser formal y las actas, incluyendo los
registros de asistencia, tendran que ser conservadas.
Ahora bien, cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora y/o a las
conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben ser discutidas, y si es posible, resolverse.
Si esto no sucede, las dos opiniones deben quedar registradas. Adems, si est especificado en
los objetivos de la auditora, se deberan presentar recomendaciones para mejorar. Sin embargo,
se debera enfatizar en que las recomendaciones no son obligatorias.
El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron la
auditora y el responsable del proceso auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes
aspectos:
Objeto de la auditora.
Conclusiones.
Presentacin de las solicitudes de accin correctiva y planes de mejoramiento (si los hay),
los cuales deben ser firmados por el auditado en seal de aceptacin.
El informe de la auditora debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditora.
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan
realizado y el informe aprobado se haya distribuido.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin
del programa de auditora no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra
informacin obtenida durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobacin
explcita del cliente de la auditora, adems de la del auditado cuando sea apropiado. Si se
requiere revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente y el auditado deberan
ser informados tan pronto sea posible.
a) Trmino para presentacin de las acciones correctivas. Una vez realizada la reunin de
cierre donde se entregan las solicitudes de accin correctiva, el auditado cuenta con cinco (5)
das hbiles para remitir las acciones correctivas en el formato Accin correctiva y/o Plan de
mejoramiento a la Oficina de Control Interno.
80
Tabla 12. Formato Accin Correctiva - Auditora de Calidad.
Una vez han sido recibidas las solicitudes por la Oficina de Control Interno se procede as:
Anlisis
El auditor revisa si hay correlacin entre las causas establecidas y la no conformidad, adems si
efectivamente la accin correctiva propuesta elimina las causas que la generaron. Esta informacin
debe registrarla en el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva de la siguiente manera:
Realice una visita de seguimiento y registre los resultados en el formato Seguimiento solicitud de
accin correctiva de la siguiente manera:
(3) (4)
REVISIN DE LA ACCIN CORRECTIVA
Revisin 1 (5) Revisin 2 (6)
Correlacin
de las
No Conformidad Nmero (7) Correlacin de Causas (8)
Acciones
Correctivas
DESCRIBA LA NO
A B C D E F G H I
CONFORMIDAD PRESENTADA
1
2
3
4
5
6
7
8
83
OBSERVACIONES
Para la formulacin de las acciones correctivas y/o preventivas, el responsable del proceso debe
identificar las causas de los hallazgos aplicando metodologas como lluvia de ideas, anlisis de
causa-efecto, anlisis de Pareto, entre otros.
Para llevar a cabo esta evaluacin se recomienda planificar el proceso evaluador aplicando, por
ejemplo, la siguiente encuesta:
FECHA:
NOMBRE DE QUIEN RESPONDE:_____________________________
___________
A continuacin encontrar una serie de preguntas, las cuales debe responder marcando con una equis (X),
tomando como referencia la siguiente escala: D = Deficiente, R = Regular, B = Bueno y E = Excelente
CALIFICACIN
ASPECTOS A EVALUAR EN LA AUDITORA
D R B E
Oportunidad en la notificacin del plan de auditora (Agenda de reuniones).
Claridad en la notificacin del plan de auditora.
Coherencia entre la metodologa utilizada y el alcance planteado.
Enfoque y orientacin de la auditora.
Horario de la Auditora.
Cmo calificara la auditora en general.
86
CALIFICACIN
ASPECTOS A EVALUAR EN EL AUDITOR
D R B E
Cumplimiento del horario de las reuniones de auditora.
Claridad de las preguntas realizadas durante la entrevista.
Orden y coherencia de las preguntas de la auditora.
Capacidad de anlisis y observacin de los procesos auditados.
Eficiencia en el uso de tiempo de auditora.
Ecuanimidad y respeto en el trato con los entrevistados.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_______________________________
n
El proceso de auditora contempla desde la programacin,
planificacin, ejecucin y documentacin, hasta el
seguimiento a las acciones correctivas, preventivas, planes
de mejoramiento y recomendaciones que resulten de las
auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin, lo cual
contribuye al mejoramiento continuo.
A continuacin se presenta un ejemplo con el objetivo de que los lectores apliquen los
instrumentos sealados en este captulo.
Ee
El ejercicio facilitar a quienes deseen hacer auditoras
internas de Sistemas Integrados de Gestin la aplicacin
de instrumentos que ayuden a comprender de manera
ptima el procedimiento. Le guiar a travs de las
diferentes etapas y le brindar informacin sobre cmo
hacer el proceso ms fcil desde la planeacin hasta el
seguimiento de los resultados en pro del mejoramiento
de la gestin de las entidades.
87
3.2 EJERCICIO DE AUDITORA APLICADO
A continuacin se presenta un ejemplo prctico para llevar a cabo una auditora interna del
Sistema Integrado de Gestin. Con este fin ha sido tomada una entidad distrital en donde se
aplican todas las etapas del proceso. La informacin que se tuvo en cuenta para el desarrollo
de cada una de las fases fue: elementos de planificacin estratgica, Manual de calidad, mapa
de procesos (secuencia e interaccin), caracterizaciones, procedimientos, planes de gestin,
sistemas de comunicacin e informacin, normatividad relacionada con los procesos objeto de
auditora, ciclos de mejora, entre otros criterios de auditora.
PROCESO /
PROCEDIMIENTO / FECHA
AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4)
(5)
DEPENDENCIA
1. Gestin y
resultado de los
productos de los
procedimientos
verbal y
ordinario.
2. Efectividad
del proceso de
mejoramiento
continuo.
Seguimiento
3. Interrelacin
Nombre Auditor 1 a las no
del proceso
conformidades
disciplinario 11-05-
Nombre Auditor 2 de la ltima
con los dems 2009
Nombre auditora y
Control Disciplinario procesos, al
Auditado 1 Nombre Auditor 3 verificar la
Talento Humano, 09-06-
sostenibilidad
Compras y 2009
Nombre Auditor 4 del Sistema
Pagos, Direccin
de Gestin de
Jurdica.
Calidad.
4. Control de
registros y
documentos.
5. Seguimiento
a las
observaciones
de la auditora
interna y de la
auditora de
certificacin.
88
PROCESO /
PROCEDIMIENTO / FECHA
AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4)
(5)
DEPENDENCIA
1. Gestin
del resultado
del proceso
de quejas y
soluciones
especficos para
la Secretara
General.
2. Efectividad
del proceso de
mejoramiento
continuo.
Seguimiento
Interrelacin
a las no
Nombre Auditor 1 con los dems
conformidades
procesos,
de la ltima 11-05-
Nombre Auditor 2 Talento Humano,
auditora y 2009
Sistema de Quejas y Nombre Compras y
verificacin al
Soluciones Auditado 2 Nombre Auditor 3 Pagos.
de la 09-06-
3. Control de
sostenibilidad 2009
Nombre Auditor 4 Documentos y
del Sistema
Registros.
de Gestin de
4. Interrelacin
Calidad.
del proceso
SDQS con los
dems procesos
de apoyo y
misional.
5. Seguimiento
a las
observaciones
de la auditora
interna y de la
auditora de
certificacin.
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
Nombre Auditor 1 1000:2005.
Auditora de 2. Cumplimiento 01-07-
Nmina, Nombre Auditor 2 efectividad de objetivos, 2009
Nombre
Administracin de del Sistema metas y normas al
Auditado 3
Carrera Administrativa Nombre Auditor 3 Integrado de reglamentarias. 31-07-
Gestin. 3. Cumplimiento 2009
Nombre Auditor 4 de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
89
PROCESO /
PROCEDIMIENTO / FECHA
AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4)
(5)
DEPENDENCIA
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
Nombre Auditor 1
1000:2005.
Auditora de 2. Cumplimiento 01-07-
Nombre Auditor 2
efectividad de objetivos, 2009
Nombre
Gestin Documental del Sistema metas y normas al
Auditado 4 Nombre Auditor 3
Integrado de reglamentarias. 31-07-
Gestin. 3. Cumplimiento 2009
Nombre Auditor 4
de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
1000:2005.
2. Cumplimiento
Nombre Auditor 1
de objetivos,
Auditora de metas y normas 10-08-
Nombre Auditor 2
efectividad reglamentarias. 2009
Proceso Contable y Nombre
del Sistema 3. Razonabilidad al
Presupuestal Auditado 5 Nombre Auditor 3
Integrado de de las cifras 31-08-
Gestin de los estados 2009
Nombre Auditor 4
financieros.
4. Cumplimiento
de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
90
PROCESO /
PROCEDIMIENTO / FECHA
AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4)
(5)
DEPENDENCIA
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
1000:2005.
2. Cumplimiento
de objetivos,
metas y normas
Nombre Auditor 1
reglamentarias.
Auditora de 3. Cumplimiento 10-08-
Nombre Auditor 2
efectividad de los 2009
Nombre
Proceso Contractual del Sistema procedimientos al
Auditado 6 Nombre Auditor 3
Integrado de de contratacin 31-08-
Gestin. y de los pagos 2009
Nombre Auditor 4
de los contratos
frente a tiempos
plan.
4. Cumplimiento
de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
1000:2005.
2. Cumplimiento
de objetivos,
Metas y normas
reglamentarias.
3. Cumplimiento
de los
Nombre Auditor 1
procedimientos
Auditora de 07-09-
Control de Inventarios de
Nombre Auditor 2 efectividad 2009
y Mantenimiento y Nombre administracin
del Sistema al
Administracin de Auditado 7 de bienes de
Nombre Auditor 3 Integrado de 30-09-
Trmites y Recursos consumo y
Gestin 2009
devolutivos.
Nombre Auditor 4
4. Efectividad
del trmite de
viticos y gastos
de viaje, manejo
de caja menor.
4. Cumplimiento
de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
91
PROCESO /
PROCEDIMIENTO / FECHA
AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4)
(5)
DEPENDENCIA
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
Nombre Auditor 1 1000:2005.
Auditora de 2. Cumplimiento 17-11-
Administracin de Nombre Auditor 2 efectividad de objetivos, 2008
Nombre
polticas en TIC en la del Sistema metas y normas al
Auditado 8
entidades distritales Nombre Auditor 3 Integrado de reglamentarias. 11-12-
Gestin. 3. Cumplimiento 2009
Nombre Auditor 4 de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
1. Requisitos
de la NTCGP
1000:2009
Y MECI
Nombre Auditor 1 1000:2005.
Auditora de 2. Cumplimiento 17-11-
Nombre Auditor 2 efectividad de objetivos, 2008
Comunicacin Nombre
del Sistema metas y normas al
organizacional Auditado 9
Nombre Auditor 3 Integrado de reglamentarias. 11-12-
Gestin. 3. Cumplimiento 2009
Nombre Auditor 4 de requisitos y
efectividad en la
aplicacin de los
procedimientos
de mejoramiento.
Auditor y/o evaluador: Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor Fecha (3):
3 - Nombre Auditor 4. 07-05-2008
APROPIACIN DE TECNOLOGAS DE
INFORMACIN Y COMUNICACIONES
CONTRATACIN Y PRESUPUESTO
ADMINISTRACIN DE CARRERA
CONTROL DISCIPLINARIO
GESTIN DOCUMENTAL
EL DISTRITO CAPITAL
DE RECURSOS
A LA GESTIN
AUDITORAS
TIPO DE
BIENESTAR
PROCESOS A
AUDITAR (5):
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de la
Calidad
X X X X X X X X X X
4.2.3 Control de
Documentos
X X X X X X X X X X X
5.4.1 Objetivos de
Calidad
X X
5.4.2 Planificacin
del Sistema
5.5 Responsabilidad,
Auditora y
Comunicacin
5.5.1
Responsabilidad y X X
Autoridad
5.5.2 Representante
de la Direccin
X
5.5.3 Comunicacin
Interna
X X X
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Informacin
para la Revisin
X
5.6.3 Resultados de
la Revisin
X
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia,
Toma de Conciencia X X X
y Formacin
6.3 Infraestructura X X b
6.4 Ambiente de
Trabajo
X X
7.2.1 Determinacin
de los requisitos
relacionados con el
X X
producto y/o servicio
7.2.2 Revisin
de los Requisitos
Relacionados con el
X X
Producto y/o Servicio
7.2.3 Comunicacin
con el Cliente
X X X
7.4 Adquisicin de
bienes y servicios
7.4.1 Proceso de
Adquisicin de X X X X
Bienes y Servicios
7.4.2 Informacin
para la Adquisicin
de Bienes y
X X X X
Servicios
7.4.3 Verificacin de
los Productos y/o X X X
Servicios Adquiridos
7.5 Medicin,
Anlisis y Mejora
7.5.1 Control de la
Produccin y de
la Prestacin del
X X
Servicio
7.5.3 Identificacin y
Trazabilidad
X X X
8.2 Seguimiento y
Medicin
8.2.1 Satisfaccin
del Cliente
X X
8.2.2 Auditora
Interna
X X
8.2.3 Seguimiento
y Medicin de los X X X
Procesos
8.2.4 Seguimiento
y Medicin del X X X
Producto y/o Servicio
8.3 Control del
Producto y/o Servicio X X X X X X X X X X
No Conforme
Correctiva
Preventiva
8.5 Mejora
TIPO DE
8.5.3 Accin
8.5.2 Accin
8.5.1 Mejora
MECI (5):
Compromisos o
1.1.1. Acuerdos,
Talento Humano
Protocolos ticos
PROCESOS A
DISEO, DESARROLLO E
x
x
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN
X
X
PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y
x
x
EJECUCIN A LA GESTIN
ESTRATGICOS
X
X
COORDINACIN DE LA GESTIN
x
X
X
X
x
SDQS
MISIONALES
CONTROL DISCIPLINARIO
x
X
X
ADMINISTRACIN DE CARRERA
ADMINISTRATIVA, CAPACITACIN,
NOMINA Y BIENESTAR
ELEMENTOS DE CONTROL
ELEMENTOS DE CONTROL
X
X
CONTRATACIN Y PRESUPUESTO
x
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
SEGURIDAD Y VIGILANCIA, CONTROL
X
X
DE INVENTARIOS , MANTENIMIENTO
Y SERVICIOS GENERALES Y
x
x
RECURSOS
X
X
APROPIACIN DE TECNOLOGAS DE
INFORMACIN Y COMUNICACIONES,
Tabla 17. Tipos de Procesos a Auditar para el MECI.
GESTIN DE SEGURIDAD DE
x
X
X
LA INFORMACIN Y RECURSOS
TECNOLGICOS
X
X
GESTIN DOCUMENTAL
x
AUDITORIAS
x
x
CONTROL
95
96
1.2.1. Planes y
x x x x x x x x x x
Programas
1.2.2. Modelo de
x x x x x x x x x x x
Operacin por Procesos
1.2.3. Estructura
x x
Organizacional
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1. Contexto
x x x x x x x x x x
Estratgico
1.3.2. Identificacin del
x x x x x x x x x x x
Riesgo
1.3.3. Anlisis del Riesgo x x
1.3.4. Valoracin del
x x x x x x x x x x x
Riesgo
1.3.5. Polticas de
Administracin del x x x x x x x x x x x
Riesgo
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
ELEMENTOS DE CONTROL
2.1.1. Polticas de
x x x x x x x x x x x
Operacin
2.1.2. Procedimientos x x x x x x x x x x x
2.1.3. Controles x x x x x x x x x x x
2.1.4. Indicadores x x x x x x x x x x x
2.1.5. Manual de
x x
Procedimientos
2.2. COMPONENTE INFORMACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
2.2.1. Informacin
x x x x x x x x x x x
Primaria
2.2.2. Informacin
x x x x x x x x x x x
Secundaria
2.2.3. Sistemas de
x x x x x x x x x x x
Informacin
2.3. COMPONENTE COMUNICACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
2.3.1. Comunicacin
x x
Organizacional
2.3.2. Comunicacin
x x x
Informativa
2.3.3. Medios de
x x x x
Comunicacin
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIN
ELEMENTOS DE CONTROL
3.1.1. Autoevaluacin del
x x x x x x x x x x x
Control
3.1.2. Autoevaluacin de
x x x x x x x x x x x
Gestin
3.2 COMPONENTE DE EVALUACIN INDEPENDIENTE
ELEMENTOS DE CONTROL
97
3.2.1. Evaluacin del
Sistema de Control x
Interno
3.2.2. Auditora Interna x
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
ELEMENTOS DE CONTROL
3.3.1. Plan de
Mejoramiento x x x x x x x x x x x
Institucional
3.3.2. Planes de
Mejoramiento por x x x x x x x x x x x
Procesos
3.3.3. Planes de
x x x x x x x x x x x
Mejoramiento Individual
Fecha de Aprobacin:
Firma del Auditor Lder: Auditor Lder
27-05-2008
Sedes a visitar:
Sede 1 - Sede 2 - Sede 3 - Sede 4 - Sede 5 - Sede 6 - Sede 7 - Sede 8 - Sede 9 - Sede 10 - Sede
11
La NTCGP 1000:2009
Control Disciplinario - Cdigo
Atencin de Quejas y Soluciones - Cdigo
CRITERIOS: Control de Producto No Conforme - Cdigo
Acciones Correctivas y/o Preventivas- Cdigo
Informes de auditora interna a los procesos Control Disciplinario y Atencin de Quejas y
Reclamos.
FECHA DE LA FECHA DE LA
REUNIN DE REUNIN DE 11-05-2009 al 02-06-2009
APERTURA: APERTURA:
Nombre
EQUIPO Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor 3 -
Auditor
AUDITOR: Nombre Auditor 4
AUDITOR LDER Lder
Y/O JEFE DE Auditores de Apoyo: Nombre Auditor
CONTROL de Apoyo 1 - Nombre Auditor de
INTERNO: Apoyo 2 - Nombre Auditor de Apoyo
3 - Nombre Auditor de Apoyo 4
101
ACTIVIDAD / PROCESO/
PROCEDIMIENTO /
FECHA HORA AUDITADO AUDITORES
REQUISITO POR AUDITAR
Y/O EVALUAR
Nombre Auditor Lder - Nombre
Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
11-05- 8:30 a.m. - Todos
Reunin de Apertura 4 - Nombre Auditor de Apoyo 1 -
2009 9:30 a.m. auditados
Nombre Auditor de Apoyo 2 - Nombre
Auditor de Apoyo 3 - Nombre Auditor
de Apoyo 4
Nombre Auditor Lder - Nombre
Mejoramiento Continuo
11-05- 9:30 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
del Sistema Integrado de
2009 1:00 p.m. Auditado 1 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Gestin
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
11-05- 9:30 a.m. Seguridad y Vigilancia Nombre de
4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 -1:00 p.m. Control de Inventarios Auditado 2
Nombre Auditor de Apoyo 4
Nombre Auditor Lder - Nombre
11-05- 2:00 p.m. - Programacin, Seguimiento Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 5:30 p.m. y Ejecucin a la Gestin Auditado 1 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Mantenimiento y Servicios
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
12-05- 2:00 p.m. - Generales Nombre de
4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 5:30 p.m. Administracin y Trmites Auditado 2
Nombre Auditor de Apoyo 4
de Recursos
Nombre Auditor Lder - Nombre
12-05- 2:00 p.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Gestin Documental
2009 5:30 p.m. Auditado 3 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
12-05- 2:00 p.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 5:30 p.m. Auditado 4 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Apropiacin de Tecnologas
de Informacin y Nombre Auditor Lder - Nombre
13-05- 8:00 a.m. - Comunicaciones Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 1:00 p.m. Gestin de Seguridad de Auditado 5 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
la Informacin y Recursos Auditor de Apoyo 2
Tecnolgicos
Nombre Auditor Lder - Nombre
13-05- 2:30 p.m. - Seguimiento del Equipo Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
N.A.
2009 5:30 p.m. Auditor Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
14-05- 8:00 a.m. - Nombre de
Control Disciplinario 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 1:00 p.m. Auditado 6
Nombre Auditor de Apoyo 4
102
ACTIVIDAD / PROCESO/
PROCEDIMIENTO /
FECHA HORA AUDITADO AUDITORES
REQUISITO POR AUDITAR
Y/O EVALUAR
Nombre Auditor Lder - Nombre
14-05- 2:00 p.m. - Atencin de Quejas y Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 5:30 p.m. Reclamos Auditado 7 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
14-05- 2:00 p.m. - CD Procedimiento Nombre de
4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 5:30 p.m. Ordinario Auditado 8
Nombre Auditor de Apoyo 4
Atencin de Quejas y Nombre Auditor Lder - Nombre
15-05- 8:00 a.m. Reclamos en todas las Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
209 -5:30 p.m. sedes Auditado 9 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
GT y Servicios Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
18-05- 3:00 p.m. - Seguimiento del Equipo Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
N. A.
2009 5:30 pm Auditor Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
19-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 1
2009 1:00 p.m. Auditado 10 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
19-05- 8:00 a.m. - Nombre de
Sede 2 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 1:00 p.m. Auditado 11
Nombre Auditor de Apoyo 4
Nombre Auditor Lder - Nombre
19-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 3
2009 1:00 p.m. Auditado 12 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
20-05- 8:00 a.m. Sede 4 Nombre de
4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 1:00 p.m. Auditado 13
Nombre Auditor de Apoyo 4
Nombre Auditor Lder - Nombre
20-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 5
2009 1:00 p.m. Auditado 14 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
20-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 6
2009 1:00 p.m. Auditado 15 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
20-05- 3:00 p.m. - Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 7 N. A.
2005 5:30 p.m. Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
21-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 8
2009 1:00 p.m. Auditado 16 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
103
ACTIVIDAD / PROCESO/
PROCEDIMIENTO /
FECHA HORA AUDITADO AUDITORES
REQUISITO POR AUDITAR
Y/O EVALUAR
Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor
21-05- 8:00 a.m. - Nombre de
Sede 9 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 -
2009 1:00 p.m. Auditado 17
Nombre Auditor de Apoyo 4
Nombre Auditor Lder - Nombre
21-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 10
2009 1:00 p.m. Auditado 18 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
21-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede 11
2009 1:00 p.m. Auditado 19 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Administracin de Carrera Nombre Auditor Lder - Nombre
22-05- 8:00 a.m. - Administrativa Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 1:00 p.m. Capacitacin Auditado 20 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Bienestar del Personal Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
22-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Contratacin
2009 1:00 p.m. Auditado 21 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
22-05- 8:00 a.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Presupuesto
2009 1:00 p.m. Auditado 22 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
22-05- 2:00 p.m. - Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
Sede Principal
2009 6:00 p.m. Auditado 23 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
26, 27,
8:00 a.m. - Anlisis de Hallazgos y Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
28 - 05- N. A.
5:30 p.m. Elaboracin de Informe Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
2009
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
29-05- 8 a.m. Discusin del Informe con Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
N. A.
2009 12:00 m. el Jefe de Control Interno Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
01-06- 2:00 p.m. Presentacin Informe Nombre de Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 5:00 p.m. Preliminar Auditado 7 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
Nombre Auditor Lder - Nombre
03-06- 3:00 p.m. - Reunin de Cierre ( Saln Todos los Auditor 1 - Nombre Auditor 2 -
2009 5:00 p.m. VIP) Auditados Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre
Auditor de Apoyo 2
104
AUDITOR AUDITADO
Firma Auditor Lder y/o Jefe de Oficina de Control Firma del Responsable del Proceso:
Interno: Responsable de Proceso 1
Responsable de Proceso 2
Auditor Lder
Fecha (3): 19-03-2009 Fecha (4): 08-04-2009
Con base en las evidencias encontradas, el grupo auditor deber identificar los hallazgos y
clasificarlos como fortalezas, debilidades, no conformidades y observaciones.
Proceso / Procedimiento (2): Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo)
a) El Manual del Usuario del Sistema (Cdigo) presentado en medio fsico y magntico (CD) al auditor difiere
en su contenido con el publicado en la intranet (Cdigo) versin 1. Igualmente no se identifica si obedece a
una copia controlada o no controlada.
b) El Manual de Servicio (Cdigo) versin 2, presentado en medio fsico a los auditores y publicado en la
intranet, difiere con el publicado en el sitio oficial de consulta de los documentos del SIG de la Secretara
General (Cdigo) versin 1, asimismo, no se identifica si obedece a una copia controlada o no controlada,
segn el procedimiento de control de documentos (Cdigo).
c) Al verificar el documento Listado maestro de registros publicado en la intranet de la red se evidencia que
este no corresponde al formato controlado (Cdigo) versin 4.
Informe (1) Auditora interna a los proceso de Control Disciplinario y Atencin a Quejas y Reclamos
Responsable
Nombre del Responsable del Proceso
del Proceso
Equipo Nombre del Auditor Lder, Nombre de Auditor 1, Nombre de Auditor 2, Nombre de Auditor
Auditor 3, Nombre de Auditor 4
106
Seguimiento a las No Conformidades de la ltima auditora y verificar la sostenibilidad del
Objetivo (2)
Sistema de Gestin de la Calidad
1. Los procesos objeto de esta auditora y los dems que interactan
2. Gestin y resultado de los productos de los procesos misionales Control Disciplinario y
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones
3. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin
4. Interrelacin de los procesos Disciplinario y SDQS con los dems procesos de Apoyo
Alcance y Coordinacin de la Gestin Jurdica del Distrito Capital
5. Control de Registros y Documentos
6. Seguimiento a las observaciones de la auditora interna
Las sedes que se van a visitar son: - Sede 1 - Sede 2 - Sede 3 - Sede 4 -Sede 5 - Sede
6 - Sede 7 - Sede 8 -Sede 9 - Sede 10 - Sede 11
Nombre Auditado 1, Nombre Auditado 2, Nombre Auditado 3, Nombre Auditado 4, Nombre
Auditado 5, Nombre Auditado 6, Nombre Auditado 7, Nombre Auditado 8, Nombre Auditado
Personal
9, Nombre Auditado 10, Nombre Auditado 11, Nombre Auditado 12, Nombre Auditado 13,
Entrevistado
Nombre Auditado 14, Nombre Auditado 15, Nombre Auditado 16, Nombre Auditado 17,
(3)
Nombre Auditado 18, Nombre Auditado 19, Nombre Auditado 20, Nombre Auditado 21,
Nombre Auditado 22, Nombre Auditado 23
Fecha de
11-05-2009 al 04-06-2009
Ejecucin
La NTCGP 1000:2009
Control Disciplinario (Cdigo)
Control de Producto No Conforme (Cdigo)
Acciones Correctivas y/o Preventivas (Cdigo)
Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo)
Informes de Auditora Interna a los procesos Control Disciplinario y Atencin de
Quejas y Reclamos
Fortalezas:
1. Se evidenci compromiso de la alta direccin con el aseguramiento de la disponibilidad de recursos para
la sostenibilidad del SIG, durante las vigencias 2008 y 2009, mediante el Proyecto de Inversin 0001.
2. Para el desarrollo de los procesos de Control Disciplinario y Atencin de Quejas y Reclamos se cuenta
con sistemas de informacin que ayudan a optimizar la prestacin del servicio, adems se evidencian
continuas mejoras y mantenimientos preventivos y correctivos para que el usuario reciba un mejor servicio.
3. Para la induccin de los servidores y contratistas nuevos existe y se aplica la Gua de induccin al puesto
de trabajo para servidores nuevos en puntos de atencin con estrategias como El plan padrino.
4. En el proceso de Control Disciplinario son importantes los Subcomits de Autocontrol, para el mejoramiento
continuo, lo cual les permite una continua retroalimentacin de la gestin, revisin del cumplimiento de los
requisitos del servicio, del cliente y de la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad.
Debilidades:
1. Los servidores y contratistas entrevistados en los procesos certificados y todos los que se interrelacionan
de acuerdo con el alcance presentan dificultades para identificar y relacionar el proceso y procedimiento
correspondiente con las actividades y tareas asignadas.
2. Poca cultura en los servidores y contratistas de los procesos que interactan con los procesos certificados
para aplicar los procedimientos de Mejora Continua, Productos No Conformes, Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas.
3. No se han consolidado y divulgado el plan estratgico ni el plan de accin de la entidad de acuerdo con
los productos establecidos en el proceso de Direccionamiento, Programacin y Seguimiento a la Gestin.
4. No se tiene claridad sobre el trmino de documento externo, su aplicabilidad y registro en los procesos
certificados y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance.
107
5. No se tiene claridad respecto a los procesos que interactan con los procesos certificados, cmo el
cliente interno y externo pueden interponer una queja contra la prestacin de los servicios y productos.
NO CONFORMIDADES
No Conformidad Requisito que Incumple
1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 15 NTCGP 1000:2004. Numerales 4.2.3 Control de documentos
1, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 14 NTCGP 1000:2004. 4.2.4 Control de registros
Incumplimiento de los requisitos establecidos en los procedimientos:
Control Disciplinario (Cdigo)
Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo)
Control de Producto No Conforme (Cdigo)
7, 8, 9, 12, 14, 15, 16 y 17 Acciones Correctivas y/o Preventivas (Cdigo)
Control de documentos CD-PR-002
Control de registros CR-PR-003
Revisin Gerencial RG-FT-196 Versin 1: Actividad 1, Planear
la revisin
NTCGP 1000:2004. Numeral 7.2.3. Comunicacin con el cliente,
2 y 13
literal a) y c), d).
NTCGP 1000:2004. Numeral 6.3 Infraestructura, literal b) equipo
13
para los procesos (tanto hardware como software),
13 NTCGP 1000:2004. Numeral 5.5.3 Comunicacin Interna
14 y 16 NTCGP 1000:2004. Numeral 4.1 literal b), c) y e)
16 NTCGP 1000:2004. Numeral 7.5.3 Identificacin y trazabilidad
NTCGP 1000:2004. Numeral 8.3 Control de producto y/o servicio no
17
conforme
17 NTCGP 1000:2004. Numeral 8.5.2 Accin Correctiva
17 NTCGP 1000:2004. Numeral 8.5.3 Accin Preventiva
Observaciones:
1. Al verificar la secuencia e interaccin lgica de los procesos estratgicos, misionales, apoyo y control, se
evidencia que estn documentados en el Mapa de Procesos, Manual de Calidad y Caracterizacin de los
Procesos. Sin embargo, al indagar con los servidores del nivel directivo, profesional, operativo, asistencial
y contratistas que se interrelacionan o forman parte de los procesos de Control Disciplinario (Cdigo),
Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) se observ:
a) Dificultad para comprender y describir la secuencia e interaccin lgica de sus procesos con los dems
b) Desconocimiento de las fuentes donde se documenta la descripcin, secuencia e interaccin lgica de
los procesos (Mapa de Procesos, Caracterizacin de los Procesos y Manual de Calidad)
c) Desconocimiento del acceso a la documentacin a travs de la intranet de la entidad
d) Desconocimiento del proceso o procedimiento documentado frente a las actividades y tareas que
desarrollan habitualmente
e) Desconocimiento para identificar y precisar cules son las entradas (proveedores e insumos), procesos
y salidas (productos y clientes) en relacin con los procesos y procedimientos que ejecutan en el da a da
f) Dificultad para identificar, precisar y diferenciar un proceso de un procedimiento.
g) Dificultad para identificar qu productos se entregan y se reciben de un proceso a otro.
h) Dificultad para identificar, comprender y aplicar los procedimientos bsicos de la norma NTCGP 1000:2009.
(Elaboracin de Documentos, Control de Documentos, Control de Registros, Control de Producto No
Conforme, Acciones Correctivas y Preventivas, Procedimiento de Auditoras)
108
2. Se observa que en los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos
(Cdigo) y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance cuentan con el Listado Maestro de
Documentos Externos (LMDE) y Listado Maestro de Control de Registros (LMCR). Sin embargo, al indagar
con los servidores y contratistas entrevistados acerca de su uso y aplicacin se encuentra la necesidad de:
o Reforzar los conceptos
o Afianzar la importancia y manejo de estos
o Identificar la utilidad de los documentos externos en la ejecucin de las actividades de los procedimientos
o Identificar la utilidad del Listado Maestro de Control de Registros como evidencia en la ejecucin de las
actividades de los procedimientos
3. Considerando el procedimiento Inventario y Clasificacin de Activos de Informacin y complementando la
observacin realizada en la auditora interna a los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de
Quejas y Reclamos (Cdigo) se observa:
a) En los formatos Listado Maestro de Control de Registro (LMCR), Tablas de Retencin Documental
(TRD) e Inventario de Activos de Informacin (IAI) se solicita informacin similar, lo cual genera duplicidad
e inconsistencias de los registros. Sobre este aspecto, la entidad viene adelantado acciones de mejora
orientada a simplificar en un instrumento las funcionalidades del LMCR, el LMDE, las TRD, el IAI y los
cuadros de clasificacin documental por procesos.
b) Falta claridad en el diligenciamiento e instrucciones de los formatos LMCR, TRD y IAI: ubicacin,
disposicin, tiempos de retencin y nombres de los registros.
c) Se desconoce la aplicabilidad del LMCR, las TRD y el IAI.
De lo anterior se observa la necesidad de trabajar en equipo para unificar los procedimientos, criterios e
instrumentos para el control de los documentos y registros del SIG de acuerdo con las disposiciones legales
aplicables (Ley 594 de 2000 y reglamentarios), adems de generar en los servidores y contratistas la cultura
de uso y aplicacin.
4. La poltica de calidad ha sido divulgada a todos los servidores y contratistas de la entidad y publicada en
el sitio oficial de consulta, sin embargo se observa la necesidad de:
a) Fortalecer su identificacin, entendimiento y relacin con los procesos, procedimientos y actividades que
ejecutan los servidores y contratistas
b) Ajustar su coherencia con los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, sistema de control interno
y los planes estratgicos establecidos
5. Al verificar la medicin de los objetivos estratgicos o de calidad se observa en el reporte Matriz
Cuadro de Mando Integrado1.xls la estructura de los indicadores que miden la eficacia de los productos
identificados para lograr el cumplimiento de cada uno de los objetivos estratgicos o de calidad, frente a
las perspectivas de procesos misionales y de apoyo, financiera y aprendizaje. Sin embargo, es necesario
que se realicen mediciones del avance de estos productos en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad y
que su consolidacin determine el nivel general del cumplimiento y efectividad de cada uno de los siete (7)
objetivos estratgicos o de calidad.
6. Se observ que la entidad, a travs de la Subdireccin de Talento Humano, realiz actividades de
induccin y reinduccin general a servidores y contratistas, sin embargo se debe reforzar la induccin
tcnica en los procesos certificados y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance, en el sitio
de trabajo, debido a que algunos servidores y contratistas manifiestan desconocimiento de los procesos
y procedimientos documentados del SIG y que no recibieron orientacin ni entrenamiento integral de las
actividades propias del cargo, del manejo de los sistemas de informacin y las especificidades del SIG y su
aplicacin, en cumplimiento de la gestin institucional.
7. En las caracterizaciones de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y control, se describe el
ciclo PHVA para la prestacin del servicio y/o realizacin del producto. Sin embargo, al indagar en algunos
servidores del nivel directivo, profesional, operativo, asistencial y contratistas que ejecutan los procesos, se
encuentra la necesidad de precisar y documentar con mayor detalle el ciclo PHVA en concordancia con lo
que se hace para lograr un mayor entendimiento del mejoramiento continuo en el desempeo del proceso.
109
3.2.5 Seguimiento a las acciones correctivas
Este ser realizado por el equipo auditor designado por el jefe de Control Interno o quien haga
sus veces.
Conclusin General:
Conforme con lo evidenciado en la auditora a los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de
Quejas y Reclamos (Cdigo) y a todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance se concluye:
1. El Sistema de Gestin de la Calidad se ha implementado en cuanto a su documentacin y divulgacin.
2. Se encuentra poca cultura para aplicar los requerimientos, procesos, procedimientos, guas, manuales
y registros, establecidos y estandarizados, en el Sistema de Gestin de la Calidad, lo cual denota la
necesidad de seguir trabajando en su optimizacin, articulacin y consolidacin.
3. Aunque existe disponibilidad de recursos asignados y estrategias que promueven la continuidad del
Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario para mantener su sostenibilidad fortalecer:
La aplicacin de los procedimientos bsicos del sistema y la administracin de riesgos
El conocimiento, comprensin, descripcin y aplicacin del ciclo PHVA en el SGC
El principio de enfoque basado en procesos
La medicin de los objetivos estratgicos o de calidad
Dar tratamiento a las no conformidades establecidas identificando las causas que las generaron
y las respectivas acciones correctivas que contribuyan a eliminarlas en pro del mejoramiento
continuo del Sistema de Gestin de Calidad
A B C D E F G H I
4 - - - S - - - - -
ANEXO N. 1
PROCESO DE AUDITORA DE SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTIN EN EL SECTOR SALUD
114
115
La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que pertenezca solo a las oficinas que
lideran el proceso de calidad, sino que debe articular e integrar todas las acciones de mejora
institucionales tanto de los procesos misionales como de apoyo con el fin de cumplir los objetivos
organizacionales.
Para impulsar el mejoramiento continuo en las organizaciones pblicas del pas y con el fin
de lograr los objetivos de cada entidad, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
estructur la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, la cual fue
complementada con el Modelo Estndar de Control Interno.
Sin embargo hay una gran diferencia entre las auditoras definidas para la NTCGP y el MECI
frente al componente de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud
del SOGCS: esta ltima no es solo un listado de auditoras por realizar, sino que abarca todo el
proceso de mejoramiento continuo de la calidad en la prestacin de los servicios de salud.
Es por esto que la auditora para el mejoramiento continuo de la calidad es la herramienta del
SOGCS con la cual se pretende disminuir las brechas entre la calidad esperada y la observada y el
logro de los resultados proyectados, lo cual se consigue a travs de la elaboracin e implementacin
del Programa de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC).
La metodologa para la elaboracin del Programa de Auditora es la Ruta Crtica definida por el
Ministerio de la Proteccin Social, en la cual se establecen ciclos de mejoramiento que inician
116
la identificacin, a travs de un diagnstico, de los problemas o fallas de calidad y termina con la
estandarizacin de procesos, toma de decisiones y dems acciones que defina cada organizacin
para prevenir que se vuelva a presentar la brecha encontrada al inicio del ciclo.
En esta ruta se encuentran nueve (9) fases, en cada una de las cuales existen actividades de Planear,
Hacer, Verificar Y Actuar. Las auditoras internas son una actividad en la fase de Verificacin o en
la de Evaluacin del Mejoramiento de esta ruta.
Teniendo en cuenta que es obligatorio implementar en los hospitales pblicos tanto el Modelo
Estndar de Control Interno como el SOGCS, se recomienda estructurar un Programa de Auditora
para el Mejoramiento de la Calidad Institucional cuyas caractersticas sean:
Finalmente, es importante tener claro que las actividades que realice una oficina no exime a la
otra de realizar las que son su responsabilidad. Cada una por obligacin normativa debe realizar
ejercicios de auditora.
119
BIBLIOGRAFA
ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES. Escuela Superior
de Administracin Pblica (ESAP) - Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP).
AUDITOR LDER: Auditor designado para llevar a cabo una auditora actuando como lder del
equipo.
EXPERTO TCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto
a la materia que se vaya a auditar.
PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una auditora.