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FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS

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PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

PROYECTO GRUPAL ESTUDIO DEL CASO LA ENCUADERNADORA S.A.

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Contenido
INTRODUCCIN..................................................................................................................4
OBJETIVO PRINCIPAL.....................................................................................................5
JUSTIFICACIN................................................................................................................5
METODOLOGA6
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN...8
ALTERNATIVAS DE LA SITUACIN..10
BIBLIOGRAFA13

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INTRODUCCIN

En este trabajo hablaremos de una polmica de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A

debido al paro de los caeros y la falta de caa de azcar que afecto al principal fabricante de

papel en el pas (PAPELITOS S.A), disminuyendo as su produccin y la de uno de sus clientes

(LA ENCUADERNADORA S.A).

Aqu veremos la funcin y la importancia de las adquisiciones y el abastecimiento como

estrategia para la organizacin, se buscarn diferentes alternativas sobre esta polmica para que

as pueda tener la ENCUADERNADORA una buena calidad y velocidad de respuesta con sus

clientes, esto teniendo en cuenta las ventajas y las desventajas de una integracin o tercerizacin

(outsourcing).

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OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar cual es la mejor opcin para evitar el desabastecimiento de materia prima(PAPEL) de

la empresa La Encuadernadora S.A. debido a que los cortadores de caa entraron en paro,

poniendo en riesgo el abastecimiento de materia prima a la empresa que abastece el papel a La

Encuadernadora S.A

JUSTIFICACIN

En la empresa La encuadernadora S.A. al igual que en todas las empresas el rea de

compras y aprovisionamiento cumple un papel muy importante, como se pudo notar en la

lectura el primer departamento al que se dirigen cuando se presenta la alerta de un

desabastecimiento de la materia prima es a el rea de compras, la decisin que este

departamento tome cumple un papel fundamental, ya que est en juego no solo la reputacin

de la empresa en cuanto al cumplimiento a los clientes de los diferentes productos sino que

tambin est en juego el empleo de cientos de trabajadores.

El rea de compras y aprovisionamiento debe buscar alternativas con el fin de lograr que se

cumpla la planeacin de la produccin ya establecida de acuerdo a la demanda de los

productos, la cual se encontraba en su punto ms alto, adicionalmente hacer el estudio

pertinente de la oferta de materia prima por parte de otros proveedores que cumpla con los

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estndares de calidad y conservando los precios ya establecidos con el fin de evitar prdidas

al momento de la produccin y lograr sacar al mercado los productos para la temporada.

METODOLOGA

Para poder dar solucin al problema de abastecimiento de la encuadernadora, lo que vamos a

buscar es la solucin con diferentes proveedores nacionales e internacionales.

Sabemos que nuestro principal proveedor es papelitos quien es quien nos suministra los rollos de

hoja para poder fabricar nuestros productos, tambin tenemos en conocimiento que papelitos

tiene varios proveedores de bagazo, ante la situacin de paro en la industria azucarera, nos

veremos obligados a importar el material para no tener que despedir al personal y tampoco dejar

quieta la produccin ni anular ningn turno de produccin.

Para poder llevar a cabo este tipo de proceso se van a plantear varias medidas para poder realizar

importacin de material y no ver afectados los costos de produccin y no alterar los precios de

comercializacin de nuestros productos.

1- Se realizar un inventario para tener certeza de cuanto material tenemos para realizar la

produccin y tener bien claro cunto se estara necesitando para cubrir las metas de

produccin
2- Analizaremos la importacin de material terminado a Per, siempre y cuando tengamos

los mismos costos de produccin y nos den el mismo margen de ganancia.

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3- Si Per nos da unos buenos precios en producto terminado y los mismos estndares de

calidad que tenemos, se revisara el tiempo de entrega en las bodegas de almacenaje para

realizar un pedido que podamos cubrir nuestra demanda ante la produccin.


4- Buscaremos nuevos proveedores para importar bagazo, pero antes se revisar los tiempos

de entrega, la calidad, precio del material puesto en nuestras bodegas.


5- Se analizar junto con la parte financiera de la empresa la solvencia econmica para poder

realizar importaciones y la fluidez econmica para cumplir con estas condiciones de pago
6- Con nuestro nuevo proveedor buscaremos una buena negociacin y la manera de trabajar

de manera conjunta, para ello se propondr hacer el pago de este material de la siguiente

forma: 25% cuando se envi la orden de compra, el otro 25% cuando el material salga de

Per hacia Colombia, y el otro 50% a los 30 das de recibido el material.


7- Si encontramos otro proveedor de bagazo debemos tener claro los criterios de calidad que

mencionamos anteriormente, y los procesos internos en los trminos de las compras para

realizar la importacin de este producto, viendo que no nos afectara el valor final ni la

ganancia de nuestro producto.


8- El producto terminado que llegue de Per, nos debe llegar en buenas condiciones, sin

abolladuras, ni material fisurado porque este ser descontado de la compra total y no ser

relacionado en la factura de pago por malas condiciones de entrega.

Este proceso lo debemos desarrollar en menos de una semana para poder cumplir con los tiempos

de entrega y no parar la produccin de la planta.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA CENTRAL

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Se identifica que una de las circunstancias y razones que generan incertidumbre y que

obliga a la empresa LA ENCUADERNADORA a plantear la posibilidad de que se presente

un problema y que puede afectar la produccin de su empresa, tiene que ver con el paro de

los empresarios caeros afectando indirectamente al no proveer el bagazo de caa para

poder producir la cantidad de papel necesario a la empresa PAPELITOS S.A. empresa que a

su vez provee a LA ENCUADERNADORA la materia prima suficiente para su produccin a

nivel nacional e internacional y as poder cumplir con la cuota mensual de ventas.

Para dar respuesta a la solucin de un problema en donde se desconoce la cantidad de tiempo

que puede durar el paro y solo se cuenta con un molino funcionando para dar soporte y

abastecer la EMPRESA PAPELITOS, la empresa LA ENCUADERNADORA plantea varias

situaciones, para dar manejo a la crisis que se avecina teniendo en cuenta que debe cumplir

con los pedidos de la temporada con mayor demanda para garantizar su posicin en el

mercado y los mrgenes de utilidad. Debe garantizar la cantidad de papel que se requiere

para la produccin y posterior fabricacin de los productos de la temporada uno de los

proveedores de sus proveedores ms importantes entra en paro dejo al proveedor de la

encuadernadora sin materia prima lo que afecta directamente a la encuadernadora ya el

proveedor directo no puede producir la materia prima necesaria para la fabricacin de sus

productos. El inventario de la materia prima existente no cuenta con la cantidad suficiente

para satisfacer la demanda requerida para la produccin.

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No se cuenta con otro proveedor de papel que pueda suplir la demanda actualmente es uno de

los que representa un lugar significativo para proveer la materia prima y los dems no

satisfacen la demanda que se tiene.

Se contempla la posibilidad de comprar papel en otro pas, pero toca sacrificar las utilidades

al aumentar los costos se abastece lo necesario para pasar la temporada una produccin

normal a la temporada y mantener la marca, al Comprar en otro pas se garantiza no dejar a la

encuadernadora sin materia prima para evitar dejar de producir se va a dejar de incrementar

los costos, pero se mantiene la produccin. Esta puede ser una decisin contraproducente y es

el precio internacional del papel es superior al nacional va a aumentar el tiempo para que la

materia prima llegue a inventarios lo que puede generar atrasos en la produccin lo que puede

afectar la imagen de la marca, como el producto importado no se conoce muy bien se puede

arriesgar a que se baje la calidad del papel.

1. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIN

1.1. Alternativas construidas

1- Teniendo en cuenta que el paro de los productores de caa, se puede abrir una licitacin

para empresas de la zona que distribuyan papel normal (no ecolgico) y as, fabricar

algunos lotes con ste papel.(para tener en cuenta: aumento de precio de materia prima lo

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que repercutira en aumento del costo final, pero se puede sacar como una edicin

limitada)
2- Buscar seleccionar y evaluar los distintos proveedores nacionales e internacionales de

papel ecolgico, con el cual se pueda realizar un cuadro comparativo con varias

cotizaciones en donde se haga una investigacin de mercado para conocer cada detalle de

diferentes proveedores.
3- Contemplar la posibilidad de comprar el producto terminado en Per
4- Revisar la produccin de caa en pases aledaos como ecuador, Venezuela, Bolivia,

Brasil entre otras, para entablar contactos de nuevos proveedores.

1.2. Criterios de evaluacin para seleccionar la mejor alternativa

1.2.1. Licitacin para empresas de la zona que distribuyan papel normal ( no

ecolgico)

Debido a que la empresa papelitos S.A es el mayor productor de papel ecolgico y el nico

proveedor de la Encuadernadora S.A., se busca encontrar en la zona del cauca un proveedor que

sea capaz de suplir la necesidad de papel restante para completar y entregar los pedidos a los

clientes y suplir la temporada de altas ventas:

Factores Solucin Alternativa 1

1. Tiempo reducido para empezar licitaciones


2. El insumo de celulosa de rbol para papel es mucho ms costoso para la produccin de

papel (la calidad de papel ecolgico y papel con bagazo de caa est comprobado que no

es sustancialmente relevante)
3. Posibles faltas de compromisos adquiridos con la conservacin y sostenibilidad del medio

ambiente

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4. Aunque el tiempo sea corto para abrir licitaciones, el material estara disponible en el pas

para trabajar mucho ms rpido y no depender de importaciones


5. No hay desmejoramiento de calidad en el producto terminado
6. Solo adquirir la materia prima que haga falta para realizar el abastecimiento del molino

para terminar la produccin de PAPELITOS S.A

Beneficios

Se podr completar y entregar los pedidos a los clientes para que estos tengan la cantidad

de producto necesario para la temporada.


La planta de la Encuadernadora S.A. seguir trabajando normal, por tanto no habr que

desemplear a los trabajadores de planta que se encuentran en la empresa.


Se compra materia prima nacional, lo que beneficia la economa de la regin y del pas.

Riesgos

Debido a que se cambiaria a papel normal no ecolgico, se arriesga la empresa a tener

problemas legales debido al cuidado del medio ambiente e igualmente se est arriesgando

la calidad original de los productos.


Lo ms probable es que debido al paro, los precios del papel de las empresas que estn

laborando normal se eleve debido a la poca competencia y la gran demanda que se

empieza a generar.
Al elevarse los costos de compra de materia prima, la empresa se ver en la obligacin de

hacer un recorte de personal (el que se contrato solo por la temporada) e igualmente se

ver afectada en la reduccin de ganancias.

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Como la Encuadernadora S.A. ya tienen una clientela establecida debido a la calidad de

sus productos y a su compromiso ambiental, se debe considerar informarles a ellos que

habrn unos lotes de la produccin que tendrn papel normal, lo que se puede ver

reflejado en la prdida de clientes y disminucin de las ventas.


1.2.2. Bsqueda, seleccin y evaluacin de otros proveedores nacionales e

internacionales que manejen papel ecolgico

No es bueno seguir teniendo un solo proveedor por que puede haber ms probabilidad de que se

le incumpla a los clientes , en el caso de la encuadernadora al tener solo un proveedor nos limita

como empresa a depender exclusivamente de papelitos

Factores Solucin Alternativa 2

1. Tiempo para buscar posibles proveedores (exteriores ya que el paro es nacional)


2. Tiempo para negociar costos de materia prima con un posible segundo proveedor
3. La urgencia del producto puede hacer que la especulacin a nivel local no genere buenos

precios de compra
4. Al conseguir dos proveedores con una distribucin 70/30 donde PAPELITOS S.A. ser el

mximo proveedor y el posible proveedor alternativo generara competencia para

disminuir costos de materia prima

Beneficios

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Se realiza una investigacin de mercado para conocer cada detalle de diferentes

proveedores y se ponga a prueba todo lo que se solicita para tener los productos de la

encuadernadora con calidad, fechas de vencimiento y caractersticas medioambientales.


Dar un acercamiento a los clientes que consumen nuestros productos y estn fabricados

con estos materiales, de pronto diferentes precios y tendran distintas opciones en

cualquier momento en que nuestro proveedor numero 1 (papelitos) no pueda suplir todos

los pedidos solicitados.


El inventario que se encuentra en bodega puede abastecernos varios meses, y esto nos

puede dar el tiempo necesario para buscar y probar nuevos proveedores, mirar cmo es su

acogimiento del nuevo material con los clientes y poder continuar con la produccin sin

tener que incumplir o entrar en perdidas.


La planta continuara en operacin normal, lo que significa que no habr que desemplear a

los trabajadores que se contrataron por la temporada.

Riesgos

Debido al paro es probable que la consecucin de los proveedores sea algo demorada, lo

que puede llegar a ver afectada la produccin de los productos y por ende un

incumplimiento a los clientes para la temporada.


Implica que la Encuadernadora S.A debe dar a conocer los requerimientos de calidad a

cada una de estas empresas, lo que puede repercutir en informacin para la competencia y

respectivamente a la produccin y venta de productos similares a los de la

Encuadernadora S.A

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Si es un proveedor internacional, se debe tener en cuenta la disponibilidad del material, el

tiempo de entrega, los lineamientos mnimos de importacin que se deben cumplir y los

posibles sobrecostos que se ven reflejados en una disminucin de las ganancias.

1.2.3. Contemplar la posibilidad de comprar el producto terminado en Per

Debido a que segn una visita realizada al vecino pas se identifico que el producto terminado es

3% ms econmico comparado con los productos de la Encuadernadora S.A.

Beneficios

Al traer del exterior el material terminado se podr suplir la produccin y se har la

entrega a los clientes sin retrasos para la temporada.


Se pueden tener mejores precios de acuerdo a precio de la moneda de cambio y teniendo

en cuanta el tipo de negociacin que realicemos.


Mantener un mejor stock y varios proveedores los cuales nos pueden suplir nuestra

necesidad de consumo y desabastecimiento.

Riesgos

Se deben seguir asumiendo los costos del personal que se encuentra laborando fijo en la

empresa.
Implica que se deben dar todas las caractersticas de produccin a un tercero para que este

cumpla con los lineamientos de calidad que se requieren para no incurrir en prdida de

clientes.
Conocer los costos de importacin y aranceles que traen estos productos, y de acuerdo a

esto se debe establecer si el costo del producto para el cliente vara.

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2. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

2.1.Recomendacio n para la empresa

Buscar, seleccionar y evaluar distintos proveedores nacionales e internacionales de papel

ecolgico que pueden servir y realizar un cuadro comparativo con varias cotizaciones en donde

se haga una investigacin de mercado para conocer cada detalle de diferentes proveedores.

Tenemos que tener una solucin para este inconveniente, cualquier solucin tiene que ver con el

cambio, en ese momento tienen que asegurar de que el cambio que se haga sea provechoso para

la empresa y no genere perdidas a futuro, la empresa tiene que buscar en el mercado otros

proveedores no solo para esta situacin si no siempre para tener varias opciones y quizs que

estas opciones sean mejores que las anteriores.

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2.2.Conclusiones

Como resultado del trabajo realizado, podemos concluir:

1. Es importante tener claros y definidos procesos de contingencia sobre estos percances, son claramente
una necesidad ms en esta materia de inventarios y compras eficientes de materia prima.

2. Es necesario tener ms de un proveedor, pues esto hace que los suministros de inventarios sean
constantes y que los precios entre ellos sean mucho ms competitivos y favorables en cuanto a calidad y
precio para la compaa.

3. Un correcto manejo de inventarios y su correcta rotacin hacen que estos inconvenientes sean menos
impactantes en el proceso de produccin para la encuadernadora.

4. Todas las posibles opciones sobre como supeditar este percance pueden solventar el problema, pero
cada una de ellas implica un riesgo frente a los clientes y frente a los intereses internos de La
Encuadernadora.

a) Enviar a produccin mediante una tercerizacin en otro pas PER puede ayudar a entregar
los pedidos a tiempo a un bajo costo, pero se estara entregando a la competencia directa lo que
caracteriza a la encuadernadora, las especificaciones de produccin de cada producto.

b) Conseguir quien provea el bagazo necesario para completar la produccin parece una viabilidad
ms clara y lgica

5.La Encuadernadora debe ampliar su portafolio de proveedores para tener varias opciones de compra

de materiaprima y as tener menos probabilidad de incumplimiento con los clientes. Estos proveedores

deben ser evaluados peridicamente.

BIBLIOGRAFA

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Andrs Lpez Astudillo, (2008), Universidad Icesi. Recuperado 4 de abril 2017 de:

http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/
August Casanovas, (2003), Universidad de Barcelona Virtual. Recuperado 01 de Abril

2017 de: https://cfsbusiness.files.wordpress.com/2012/03/compras-y-

aprovisionamiento.pdf
Programa compras y competitividad. Recuperado 28 Marzo 2017de:

http://www.cdi.org.pe/gcompras/CyCM04.htm
Pgina oficial kienyke, recuperado 23 de abril 2017 de:

https://www.kienyke.com/emprendimiento/en-colombia-se-hace-papel-ecologico-con-

cana-de-azucar

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