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GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5´S

S e i t o n e S i k e 5´s i t s
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Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Guia de implementación Programa 5´S

Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Universidad del Valle

Luis Carlos Castillo Gómez Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Claudia Milena Muñoz Patiño Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento

Julieta Ruiz Sinisterra Diseño gráfico y diagramación

IMPRESO EN Unidad de Artes Gráficas Facultad de Humanidades Santiago de Cali, Colombia

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

Teléfono: (2) 321 22 23

Ciudad Universitaria Mélendez Edificio Administración Central 301 - Oficina 3016 - 3er. piso

http://gicuv.univalle.edu.co

http://planeacion.univalle.edu.co

Objetivos

Guía de Implementación - Programa 5´s

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3
Objetivos Guía de Implementación - Programa 5´s 3 » Proporcionar y conocer la metodología del sistema

» Proporcionar y conocer la metodología del sistema japonés de las cinco herramientas 5´S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) con el propósito de mejorar las condiciones de trabajo de cada uno.

» Comprender en qué consisten cada uno de los términos japoneses y los beneficios que brinda al implantarlos.

» Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creación de condiciones de mejoramiento y calidad en el entorno.

Conceptos

5´s

Es un conjunto de actividades que crean condiciones ambientales agradables y placenteras en la Institución, el hogar y la comunidad a través del fomento de los buenos hábitos en nuestro comportamiento y convivencia social.

Es uno de los programas de mejoramiento continuo más populares y aplicados en las empresas occidentales, el mismo ha sido desarrollado en muchas empresas dando excelentes resultados.

5 PALABRAS EN JAPONÉS

5´S: Método que utiliza cinco palabras Japonesas que empiezan con la letra S

Paso 1 SEIRI–Clasificar

Paso 1 SEIRI–Clasificar
 

Paso 2 SEITON–Ordenar

Paso 2 SEITON–Ordenar
 

Paso 3 SEISOU–Limpiar

Paso 3 SEISOU–Limpiar
 

Paso 4 SEIKETSU–Estandarizar

Paso 4 SEIKETSU–Estandarizar
 

Paso 5 SHITSUKE–Disciplina

Paso 5 SHITSUKE–Disciplina

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

Beneficios

» Mejora la calidad de vida de los funcionarios, transformando el ambiente de trabajo y la actitud de las personas.

» Genera espacios de mejoramiento en las instituciones y eficiencia en sus procesos del día a día, disminuyendo desperdicios y reduciendo costos de operación.

» Mejora y mantiene las condiciones de organización, orden y limpieza mostrando a todo el personal, de las instituciones, que la calidad inicia desde su puesto de trabajo propiciando ambientes favorables para el servicio y la gestión de cada funcionario.

» Colaboradores más comprometidos y motivados.

» Mayor seguridad y menos riesgos de accidentes laborales.

» Mayor calidad en sus productos y servicios.

FASES DE LAS 5’S

MANTENER Y MEJORAR Disciplina y hábito ESTANDARIZAR Y BIENESTAR PERSONAL Control visual FASES OPERATIVAS
MANTENER Y MEJORAR
Disciplina y hábito
ESTANDARIZAR Y
BIENESTAR PERSONAL
Control visual
FASES OPERATIVAS
Clasificación
Orden
Limpieza

Programa 5´s:

SEIRI-SEITON-SEISOU-SEIKETSU-SHITSUKE

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Guía de Implementación - Programa 5´s 5 A través de las siguientes ilustraciones que representan a

A través de las siguientes ilustraciones que representan a una oficina, se irá mostrando los cambios

que tiene un área de trabajo al ir aplicando cada una de las etapas o fases de la metodología de las 5´S. En la siguiente figura se muestra una oficina en su estado inicial, sin la aplicación de las 5´S.

en su estado inicial, sin la aplicación de las 5´S. A continuación se describirá cada una

A continuación se describirá cada una las etapas de la metodología de las 5´S bajo los siguientes

parámetros: definición, propósito, pasos para poner en práctica, beneficios y algunos consejos o tips. En cada etapa se podrá observar la ilustración de la oficina después de aplicar cada “S”.

ilustración de la oficina después de aplicar cada “S”. SEIRI–Clasificar » Identificar, organizar, clasificar,

SEIRI–Clasificar

» Identificar, organizar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo aquellos requeridos para la función efectiva del puesto de trabajo.

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento La clave es: Para recordar Mantener únicamente lo
OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
La clave es:
Para recordar
Mantener únicamente lo necesario
para el proceso

Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios.

Propósito

Tener en el área todo lo que necesitamos y sólo lo que necesitamos para el
Tener en el área todo lo que
necesitamos y sólo lo que
necesitamos para el trabajo diario

Para poner en Práctica

» En el área de trabajo sólo debe haber material indispensable, de uso inmediato y
» En el área de trabajo sólo debe
haber material indispensable, de
uso inmediato y en cantidades
mínimas
» Verificar lo que es útil y
necesario.
» Separar lo que no tiene utilidad
para las actividades diarias
» Cambiar de lugar lo que no sirve,
mover a otro lugar

Resultados

» Desocupa espacios » Hace visibles los materiales realmente utilizados » Puesto de trabajo más
» Desocupa espacios
» Hace visibles los materiales
realmente utilizados
» Puesto de trabajo más
confortable y fácil de limpiar
» Evita la compra innecesaria de
materiales
» Mejora el desempeño
» Prepara el ambiente para la
segunda fase

Metodología

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Metodología Guía de Implementación - Programa 5´s 7 1. Clasificar y organizar archivos o documentos de

1. Clasificar y organizar archivos o documentos de trabajo según la siguiente tabla:

Prioridad

Frecuencia de Uso

Acción

 

Nunca

Área de descarte

Baja

Quizás una vez al año

Mantener en un depósito separado

Menos de una vez al año

 

Ocasionalmente

 

Media

Una vez cada 2 a 6 meses, al mes

Colocar un poco separado del lugar de trabajo

Una vez a la semana

 

Constantemente

 

Alta

Una vez al día

Mantener en el lugar de trabajo o próximo a él

Una vez por hora

2. Realizar descarte y limpieza general, según la siguiente tabla:

Descarte

Estado

Acción

Cosas aún

En buen estado

Enviar al área que lo usará o mantener en área de trabajo

útiles

Material recuperable

Recuperación, enviar al área que lo usará

 

En buen estado

Venta, otro uso

Cosas inútiles

Material pésimo estado

Venta chatarra, retales

Basura

Botar

3. Investigue origen (Causa Raíz) del problema y evite nuevos acumulamientos.

4. Aplique el principio LO MEJOR ES UNO (Una copia, un documento, etc.)

5. Si es posible, comparta utilizando un sólo objeto en un determinado ambiente de trabajo.

6. Practique, logre resultados y estandarice.

7. Hoja de chequeo.

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

La siguiente figura representa a la oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y

SEPARAR.

oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y SEPARAR. SEITON–Orden » Establecer el modo en
oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y SEPARAR. SEITON–Orden » Establecer el modo en

SEITON–Orden

» Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Para recordar

Para recordar

Guía de Implementación - Programa 5´s 9 Para recordar “Un lugar para cada cosa y cada

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Consiste en identificar y ubicar los materiales seleccionados en la fase de clasificación.

los materiales seleccionados en la fase de clasificación. Propósito Que cada cosa esté identificada, en su

Propósito

Que cada cosa esté identificada, en su sitio y haya un sólo sitio para cada
Que cada cosa esté identificada,
en su sitio y haya un sólo sitio
para cada cosa.

Para poner en Práctica

» Definir lugar y modo adecuados de organizar, guardar y que todos lo entiendan »
» Definir lugar y modo adecuados de
organizar, guardar y que todos lo
entiendan
» Colocar a la mano lo que usa a toda hora,
cerca lo que usa pocas veces al día, lejos lo
que usa de vez en cuando: papeles, libros y
folders nunca se apilan. Deben guardarse
en forma vertical
» Ordenar todos los elementos necesarios con
nombres y colores para su fácil acceso y uso

Resultados

» Racionaliza los espacios. » Facilita el acceso a los materiales y los equipos reduciendo
» Racionaliza los espacios.
» Facilita el acceso a los materiales y los
equipos reduciendo el tiempo de búsqueda.
» Facilidad en la comunicación, ¡Su ausencia
es la causa de errores por excelencia!
» Mejora el ambiente de trabajo reduciendo
esfuerzo físico y mental, pues todo estará en
el lugar correcto.
» Facilita regresar a su lugar los objetos
o documentos que se utilizan y ayuda a
identificar cuando falta algo.

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

La siguiente figura representa a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR.

a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR . SEISOU–Limpieza » Consiste en identificar
a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR . SEISOU–Limpieza » Consiste en identificar

SEISOU–Limpieza

» Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y reparar los deterioros asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Guía de Implementación - Programa 5´s 11 Propósito Mantener limpio el área de trabajo y todos

Propósito

Mantener limpio el área de trabajo y todos los materiales en perfecto estado de uso,
Mantener limpio el área de trabajo
y todos los materiales en perfecto
estado de uso, haciendo visible
cualquier anomalía.

Para poner en Práctica

» Recoger y retirar lo que estorba. » Barrer y limpiar con un trapo o
» Recoger y retirar lo que estorba.
» Barrer y limpiar con un trapo
o brocha polvo y suciedad de
los sitios de trabajo. (Atacar la
fuente).
» El dispensador de basura debe
ser su mejor aliado, téngalo a la
mano.
» Hacer un plan de aseo para los
sitios de uso común.
» Limpiar el puesto de trabajo y el
equipo después de su uso, por lo
menos dos veces por semana.

Resultados

» Concientizar sobre la necesidad de mantener el sitio de trabajo limpio. » Crear un
» Concientizar sobre la necesidad
de mantener el sitio de trabajo
limpio.
» Crear un ambiente de trabajo
saludable y agradable.
» Mejorar la imagen y propiciar
mejores condiciones en el
puesto de trabajo.
» Reducir la probabilidad
de accidentes y contraer
enfermedades.
» Bienestar y Satisfacción de los
empleados.

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

La siguiente figura representa a la oficina, luego de poner en práctica la etapa de LIMPIAR.

oficina, luego de poner en práctica la etapa de LIMPIAR . SEIKETSU–Estandarizar » El Seiketsu o
oficina, luego de poner en práctica la etapa de LIMPIAR . SEIKETSU–Estandarizar » El Seiketsu o

SEIKETSU–Estandarizar

» El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener y conservar el estado de limpieza, de organización y los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras S, solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores (Clasificar, Ordenar y Limpiar).

Guía de Implementación - Programa 5´s

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13

Propósito

Establecer hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones, hábitos los cuales deben
Establecer hábitos para conservar
el lugar de trabajo en perfectas
condiciones, hábitos los cuales
deben ser permanentes. También
implica elaborar estándares de
limpieza y de inspección para
realizar acciones de autocontrol
constantemente.
para realizar acciones de autocontrol constantemente. Para recordar “Si no existe un proceso para conservar los
Para recordar

Para recordar

acciones de autocontrol constantemente. Para recordar “Si no existe un proceso para conservar los logros, es

“Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente

llegue a tener elementos innecesarios

y se pierda la limpieza alcanzada las acciones realizadas anteriormente”

La visualización juega un papel muy importante en la estandarización, al permitir una gestión continua de la higiene o mantenimiento de la limpieza alcanzada. Una técnica muy utilizada es control visual. Como se puede observar en la siguiente figura:

de la limpieza alcanzada. Una técnica muy utilizada es control visual. Como se puede observar en

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

Se analiza a cotinuación el funcionamiento del control visual, utilizando como ejemplo la anterior figura, con la cual se pueden explicar las siguientes normas:

1) ¿Por dónde circulan los vehículos? R./ La calle 2) ¿Por dónde circulan los peatones? R./ El Anden 3) ¿Por dónde cruzan la calle los peatones? R./ El cruce peatonal y la línea de detención de los vehículos (Cebra) 4) El ordenamiento del tráfico de vehículos y peatones por un medio visual: el semáforo. 5) El nombre y la dirección de la calle y el sentido de circulación dados por: el cartel indicador de la esquina. 6) ¿Dónde se depositan los residuos?: R./ En el dispositivo a mitad de cuadra. 7) Prohibido ensuciar las paredes: cartel indicador

Para poner en Práctica

» Es necesario preparar previamente el lugar de trabajo con la aplicación de las primeras
» Es necesario preparar previamente el lugar de
trabajo con la aplicación de las primeras “S´s”:
Clasificar, Ordenar y Limpiar”. Posteriormente
desarrollar un estándar para dichas “S´s”
» Realizar el control visual en el lugar de trabajo,
iniciando con el planteamiento de las siguientes
preguntas:
1. ¿Qué información, procedimientos y normas
deben ser conocidos por los funcionarios?
2. ¿Cómo se difunden en la actualidad?
3. ¿Pueden ser notificados usando el control
visual?
4. ¿Qué recursos se necesitan para
implementarlo?
» Actividad adicional: Realizar periódicamente
una serie de visitas por las áreas y/o oficinas
que hayan implementado la metodología de
5´S y detectar aquellos puntos que necesitan
acciones de mejora. Posteriormente comunicar al
funcionario o equipo de trabajo responsable de
aplicar las 5´S en el área y/o oficina visitada, para
que se coloque en marcha las acciones de mejora
pertinentes.

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Resultados

» Mantiene el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras “S” » Se mejora
» Mantiene el estado de limpieza
alcanzado con las tres primeras
“S”
» Se mejora el bienestar del
funcionario al crear un hábito
de conservar impecable el
sitio de trabajo en forma
permanente.
» Se evitan errores en la limpieza
que pueden conducir a
accidentes o riesgos laborales
innecesarios
» Los tiempos de intervención
se mejoran y se incrementa la
productividad.
intervención se mejoran y se incrementa la productividad. La siguiente figura representa como se produce la

La siguiente figura representa como se produce la metamorfosis de la oficina luego de implementar las etapas anteriormente vistas, incluida la de ESTANDARIZAR y CONTROL

VISUAL.

de la oficina luego de implementar las etapas anteriormente vistas, incluida la de ESTANDARIZAR y CONTROL

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

16 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento SHITSUKE–Disciplina » Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de

SHITSUKE–Disciplina

» Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de voluntad, la creatividad y el sentido crítico para trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Para recordar

Para recordar

de acuerdo con las normas establecidas. Para recordar Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e

Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de trabajo es:

¡Cuestión de Hábito!

Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas.

Propósito

Definir, implantar y evaluar los procedimientos de trabajo acordados y evidenciar áreas de mejora con
Definir, implantar y evaluar los
procedimientos de trabajo acordados
y evidenciar áreas de mejora
con el fin de mantener y mejorar
continuamente la organización, orden
y limpieza del entorno de trabajo.

Para poner en Práctica

» Cumplir la responsabilidad en cada tarea SIN que se lo tengan que recordar. »
» Cumplir la responsabilidad en
cada tarea SIN que se lo tengan
que recordar.
» Tener el hábito de hacer bien el
trabajo, desde la primera vez.
» No criticar, tratar de resolver
problemas y presentar
soluciones.
» Hacer evaluaciones al lugar de
trabajo
» Respetando y haciendo respetar
las normas del sitio de trabajo.

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Resultados » Facilita la ejecución de tareas. » Propicia resultados de acuerdo a lo planeado.
Resultados
» Facilita la ejecución de tareas.
» Propicia resultados de acuerdo a
lo planeado.
» Propicia el crecimiento personal
y profesional.
» Mejora los servicios y las
relaciones personales.
» Prepara
a
instituciones
y
funcionarios para los programas
de calidad.
5 puntos en 5’s
para los programas de calidad. 5 puntos en 5’s » Fijar las normas y respetarlas. »
para los programas de calidad. 5 puntos en 5’s » Fijar las normas y respetarlas. »

» Fijar las normas y respetarlas.

» Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.

» Si no se hace nada, nada mejorará.

» El cambio empieza por uno mismo

» Si no puede hacerlo Ud. mismo, busque alguien que le pueda ayudar.

“Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor residencia dentro de la propia persona y dentro de nosotros mismos. Si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habrá progreso”

Kaoru Ishikawa Precursor de los círculos de calidad en Japón

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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento

Conclusiones -Las 5´S permiten

n ó i c O a c r d 5´s fi i e s a
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» Adquirir autodisciplina

» Identificar los tipos de desperdicios que existen en el lugar de trabajo

» Reduce los movimientos innecesarios

» Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas

» Reduce los accidentes de trabajo

» Mejora la eficiencia en el trabajo

Plan de Trabajo

Las etapas que contempla el proyecto de 5´S a desarrollar son:

a) Seleccionar un área o puesto de trabajo para aplicar la metodología de las 5´S, lo ideal es empezar por su propio puesto de trabajo.

b) Tomar varias fotos del área o puesto de trabajo, desde diferentes ángulos.

c) Después de observar cuidadosamente las fotografías, se describirán los problemas más notorios en el ambiente de trabajo, con relación a cada una de las 5´S. La descripción de los problemas debe sujetarse a una idea corta y concreta. Por ejemplo:

» “Hay desperdicios de comida en el piso”

» “El piso está lleno de polvo” o “El piso está muy sucio”

» “Hay muchos materiales esparcidos desordenadamente por el área”

» “Las cosas están fuera de su lugar, sin ningún motivo”

» “Entre otros problemas percibidos”

d) Una vez identificados los problemas, el participante, quien ha tomado la iniciativa de aplicar esta metodología para mejorar, deberá priorizar los aspectos que requieren de mayor atención.

Guía de Implementación - Programa 5´s

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Guía de Implementación - Programa 5´s 19 e) Por último, se deberá realizar la implementación de

e) Por último, se deberá realizar la implementación de cada una de las etapas de la metodología 5´S como se ha explicado en esta guía, tanto en su puesto de trabajo como en el resto de las oficinas de su área. La puesta en práctica de las primeras tres “S” deberá hacerse “S” por “S”, considerando el siguiente orden: primero Clasificación, después Organización y posteriormente Limpieza.

Las actividades puntuales de las primeras tres “S” son:

1. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios

2. Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, según se trate.

3. Listar todos los materiales o documentos innecesarios.

4. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho.

5. Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios.

6. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.

7. Anular todos los focos de suciedad encontrados

8. Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso, tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje, etc.

9. Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de una codificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su ubicación correcta.

10. Definir e incorporar los, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios, archivadores, etc.

11. Señalar con letreros y etiquetas los recipientes en donde van a ser ubicados los materiales o documentos necesarios.

12. Considerar y determinar el flujo de materiales más adecuado durante el proceso de operación en el área, departamento o puesto de trabajo de que se trate.

13. Racionalizar la ubicación de los documentos y equipamiento necesario para la operación y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.

14. Establecer los controles visuales más adecuados para efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado en el sitio de estudio.

La documentación de los avances logrados en las áreas a través de fotos es recomendable para llevar a cabo, posteriormente, la evaluación del proyecto.

La calidad, una cultura de hacer las cosas bien, en el tiempo justo y con los recursos necesarios

Recuerda que en http://gicuv.univalle.edu.co, podrás encontrar información adicional sobre el programa de 5´S (Videos, Listas de Chequeo, Formatos, Bibliografía, Casos de Éxito, etc.)

de Chequeo, Formatos, Bibliografía, Casos de Éxito, etc.) Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación
de Chequeo, Formatos, Bibliografía, Casos de Éxito, etc.) Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación
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Info:

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Correo: gicuv@univalle.edu.co