Manual Access 2010

MANUAL
ACCESS 2010
Formacin para el Empleo

Saul Ayuso Sahogar
Vctor Manuel Rodrguez lvarez
Edita: EDITORIAL CEP S.L.
C/ Dalia n 20. Polgono El Lomo
28970 Humanes de Madrid (Madrid)
Tlf. 902 108 209

Edicin: mayo 2011
ISBN papel: 978-84-681-2209-0 / ISBN pdf. 978-84-681-6307-9

Depsito Legal: M-22969-2011
Cualquier forma de reproduccin, distribucin, comunicacin pblica o transformacin de esta
obra slo puede ser realizada con la autorizacin de sus titulares, salvo excepcin prevista por la
ley. Dirjase a CEDRO (Centro Espaol de Derechos Reprogrficos, www .cedro.org) si necesita
fotocopiar o escanear algn fragmento de esta obra
Imprime: PUBLICEP LIBROS DIGITALES S.L.
C/ Violeta n 19. Polgono El Lomo
28970 Humanes de Madrid (Madrid). Tfl. 91 609 4176

AUTORES
Saul Ayuso Sahogar
Vctor Manuel Rodrguez lvarez
Presentacin del manual
Prerrequisitos y/o conocimientos previos
A la hora de tomar este manual para su aprendizaje, no se hace necesario tener conocimientos previos en la materia, ya
que a lo largo del manual se irn desarrollando todo los aspectos que forman parte de la aplicacin.
Perfil del usuario
Este manual est dirigido a cualquier tipo de persona, es decir, tanto para profesionales como nefitos en la materia. Por lo
tanto el contenido de este manual, puede ser seguido por todas aquellas personas que quieran adquirir cualquier
conocimiento sobre la materia o bien tengan conocimientos puntuales de la materia y quieran adquirir mejores
conocimientos. Cosa que puede ser positiva tanto en el aspecto laboral como en el de usuario privado.
ndice
MDULO NICO: ACCESS 2010
TEMA 1. ELEMENTOS DE ACCESS 2010 ......................................................................................11
- Arrancar Access
- Elementos de la pantalla inicial
- Barras de Access
- La ayuda
- El portapapeles
- Base de datos
- Tablas de datos
LO QUE HEMOS APRENDIDO ................................................................................................................................33
TEMA 2. FORMULARIOS E INFORMES ........................................................................................35
- Formularios
- Los informes
TEMA 3. LAS CONSULTAS....................................................................................................................61
- Crear una consulta
- Las Consultas de resumen
- Las Consultas de referencias cruzadas
- Las Consultas de accin

TEMA 4. LOS CONTROLES DE FORMULARIOS E INFORMES ......................................................87
- Propiedades Generales de los Controles
- Etiquetas y Cuadros de Texto
- Cuadros Combinados y Cuadros de Lista
- El Control Grupo de Opciones
- El Control Ficha
- Las Herramientas de Dibujo
- Imgenes y Marcos de Objeto
- El Botn de Comando
- Controles ActiveX
TEMA 5. OTRAS OPERACIONES EN ACCESS ..............................................................................97
- Las macros
- Crear Bucles
- AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado
- Las Relaciones
- Filtros
LO QUE HEMOS APRENDIDO................................................................................................................................115
TEMA 6. HERRAMIENTAS DE ACCESS ......................................................................................117
- Anlisis
- Utilidades de la base de datos
- Importar y Exportar datos
LO QUE HEMOS APRENDIDO ..............................................................................................................................131

TEMA 7. PERSONALIZACION DE ACCESS ................................................................................133
- Visualizar Barras de herramientas
- La creacin de una barra personalizada
- Asociar Barras a Formularios o Informes
- Opciones de inicio
- Panel de Control
- Panel de Navegacin
- Introduccin a las expresiones
LO QUE HEMOS APRENDIDO ..............................................................................................................................147
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................149
MDULO NICO.
Access 2010
TEMA 1. Elementos de Access 2010

TEMA 2. Formularios e informes
TEMA 3. Las consultas
TEMA 4. Los controles de formularios e informes
TEMA 5. Otras operaciones en Access
TEMA 6. Herramientas de Access
TEMA 7. Personalizacin de Access
TEMA 1
Elementos de Access 2010
Arrancar Access
Elementos de la pantalla inicial
Barras de Access
El portapapeles
La ayuda
Base de datos
Tablas de datos
OBJETIVOS:
Aprender diversas formas de arrancar Access 2010, sus elementos bsicos (la pantalla, las
diversas barras con las que cuenta Word, etc.), nomenclatura as como sus funciones y
usos.
Conocer la manera ms rpida de obtener ayuda.
Aprender que es una base de datos, as como los medios para su creacin y cierre.
Conocer las tablas de datos, as como sus funciones tales como su creacin, las
modificaciones, el guardado de las tablas, etc.
Tema 1. Elementos de Access 2010
ARRANCAR ACCESS
Antes de comenzar con los documentos de Access, vamos a ver diferentes aspectos de la hoja de trabajo; lo primero
es ver como iniciar y finalizar dicho programa. Existen dos formas bsicas de iniciar Access, la primera de ellas, es desde
el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocaremos el cursor sobre el botn
Inicio, haciendo desplegar el men. A continuacin colocaremos el cursor sobre Todos los programas, donde nos aparecer
otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; colocaremos el puntero del ratn sobre la carpeta con el
nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa.
La segunda opcin, es desde el icono de Access del escritorio, siempre y cuando hayamos realizado una copia del
acceso directo.
En el caso de querer cerrar Access, podemos realizarlo de dos maneras, una de ellas es a travs del botn cerrar,
este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Access. Otra manera es a travs de pulsar
la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Figura 1.1
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Access 2010
ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL

Cada vez que arranquemos Access, nos aparecer una pantalla como la de la figura 1.2, donde a continuacin vamos
a detallar unos cuantos de los elementos que la forman.
Barra de opciones
Barra de men
Barra de Herramientas
Panel de Navegacin
Figura 1.2
Esta pantalla no tiene que coincidir con la que cada uno de vosotros tengis en vuestro ordenador, ya que cada uno
puede configurarla a su gusto.
BARRAS DE ACCESS
En este punto, vamos a ver las barras que ms se van a usar, ya que aparecen como predeterminadas cada vez que
abramos Access.
La barra de mens
Figura 1.3
La figura 1.3 representa la barra de mens, que incluye todos los mens que se pueden ejecutar en Access. Esta barra
tiene un comportamiento "inteligente", es decir, nos muestra slo los comandos ms importantes y los que el usuario va
utilizando. Este comportamiento pretende facilitar el uso de los mens despegables, ya que slo aparecen los comandos de
uso general ms frecuentes y los comandos que va utilizando cada usuario, en lugar de una larga lista con muchos
comandos que no utilizamos casi nunca.
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La barra de opciones
Figura 1.4
En ella estn los iconos para ejecutar de forma inmediata los comandos ms habituales, como crear un nuevo correo
electrnico, imprimir, buscar entre otros.
La barra de herramientas de acceso rpido
Es una barra de herramientas que se puede personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de
la ficha en la cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles
(en la barra de men o debajo de la barra de herramientas) y le podemos agregar botones que representan comandos.
Si queremos agregar algn otro icono, a parte de los determinados por Access, solo tenemos que situarnos sobre el
icono y pulsar el botn secundario del ratn en el comando y, a continuacin, hacemos clic en la opcin Agregar a la
barra de herramientas de acceso rpido del men contextual.
Figura 1.5
El panel de navegacin
El panel de navegacin es una ubicacin central desde la que se puede ver con facilidad y tener acceso a todos los
objetos de base de datos. De manera predeterminada, cuando se abre una base de datos en Access 2010, el panel de
navegacin aparece a la izquierda del rea de trabajo.
Las operaciones que podemos realizar con este panel son:
- Ajustar todo el panel de navegacin.
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Access 2010
- Usar objetos de base de datos.
- Seleccionar una categora.
- Buscar, mostrar y ordenar objetos en una base de datos.
- Crear y modificar categoras y grupos personalizados.
- Agregar objetos a un grupo personalizado.
- Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados.
- Ocultar objetos y grupos
LA AYUDA
A la hora de necesitar ayuda, Access nos la facilita, por medio de su men de ayuda. Las maneras para poder abrir este
men son varias, nosotros os mostraremos alguna de ellas. La primera de ellas es a travs del men Archivo, opcin
Ayuda, o bien podemos tener acceso si pulsamos la tecla F1.
Figura 1.6
Este men nos mostrar una serie de opciones como Buscar, Tabla de contenido, conectar con Microsoft Office Online,
obtener la informacin ms reciente sobre cmo utilizar, etc., las cuales nos permitirn obtener la ayuda que necesitemos.
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EL PORTAPAPELES
En el portapapeles, Access almacena el elemento copiado o cortado, mientras que pega el ltimo elemento que se
copi. Por lo tanto, el portapapeles funciona de manera automtica, pero tambin se puede manejar manualmente y obtener
mayor provecho de sus posibilidades.
El portapapeles est siempre activo, pero no tiene mucho sentido verlo en pantalla cuando slo queremos pegar o copiar
el ltimo elemento. Por esto, slo aparecer automticamente en la pantalla al utilizar dos veces el comando Copiar o
Cortar; o bien podemos hacerlo visible en cualquier momento activando la barra de herramientas Portapapeles para ello
iremos al men Inicio, opcin Portapapeles, donde pulsamos el icono iniciador.
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento. Su espacio de almacenaje
de elementos copiados y cortados es limitado, como mximo de unos 24 elementos. Su vaciado es rpido, solo tenemos
que pinchar en el icono Borrar todo y se borrarn todos los elementos. En el caso de querer borrar un slo elemento,
colocaremos el cursor sobre dicho elemento y aparecer un pequeo tringulo negro, donde al hacer clic sobre l
aparecern las opciones Pegar, Eliminar para borrar, el cual seleccionaremos.
BASE DE DATOS
Antes de comenzar con la explicacin de los elementos bsicos, se hace necesaria la explicacin de ciertos instrumentos
de Access. Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de
los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases
de datos de Access2010 tienen la extensin (.accdb) para que el ordenador las reconozca como tal, aunque Access 2010
an puede abrir archivos.mdb en caso de tener guardadas bases de datos de otras versiones de Access. Si queremos
podemos convertir al nuevo formato de archivo, donde lo primero abrimos nuestra base de datos (men Archivo, opcin
Abrir), donde seleccionamos la base de datos. Una vez abierta iremos nuevamente al men Archivo, opcin Compartir,
donde pulsamos en Guardar base de datos como. A la derecha, en Tipos de archivos de base de datos, hacemos clic en
Base de datos de Access y guardamos como (previamente hemos dado nombre a la base de datos). Automticamente se
copia de la base de datos en el formato de archivo.accdb.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Una tabla de datos es un objeto que se
define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden
ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin, etc. Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila.
La consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. El
formulario es diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. El informe diseado para
dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Una macro define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Y por ltimo el mdulo contiene
procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.
Crear, abrir y cerrar una base de datos
Para crear una nueva base de datos tenemos varias posibilidades para realizarlo por medio del men Archivo, opcin
Nuevo o bien hacer clic sobre el icono nuevo de la barra de herramientas de acceso rpido. Automticamente nos aparece
el panel de tareas donde podremos seleccionar Base de datos en blanco.
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Access 2010
Figura 1.7
Seleccionamos de las plantillas Base de datos en blanco y pulsamos el comando Crear, situado en la parte inferior
izquierda. Tambin podemos ver donde se ubicar y el nombre de la base de datos que estamos creando. Si queremos
cambiar la ubicacin de la base de datos pulsamos el icono de la carpeta, donde dentro de esta ventana tenemos diferentes
opciones como Guardar en, donde seleccionamos la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Nombre de archivo,
donde damos nombre a nuestra base de datos. Una vez hecha nuestra seleccin hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .accdb, y aparecer la
siguiente ventana:
Figura 1.8
20 Editorial CEP
En el caso de abrir una base de datos lo podemos hacer desde men Archivo, opcin Abrir, o desde icono Abrir de la
barra de herramientas acceso rpido. Al pulsar cualquiera de estas opciones nos aparece la siguiente ventana:
Figura 1.9
Para cerrar una base de datos lo podemos hacer de varias formas bien ir men Archivo, opcin Cerrar, bien hacer clic
sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos o bien en el botn cerrar de la ventana de Access.
La plantilla de Access
Access permite crear bases de datos por medio de plantillas, las cuales se caracterizan por ser un archivo que, al abrirlo,
crea una aplicacin de base de datos completa. La base de datos est preparada para usarse y contiene todas las tablas,
formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar.
Cada plantilla est diseada para satisfacer determinadas necesidades de administracin de datos especficas. En caso
de no encontrar la plantilla que se ajuste a nuestras necesidades Access 2010 permite conectarnos a la web por medio de
Office.com, donde podemos seleccionar aquella que ms se ajuste a nuestro perfil.
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Access 2010
Figura 1.10
Access 2010 incluye cinco plantillas de base de datos web, es decir, que la base de datos est diseada para ser
publicada en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Sin embargo, tambin puede usar una base de
datos compatible con la Web como base de datos de cliente estndar, porque son adecuadas para cualquier situacin.
- Base de datos web de activos, permite realizar el seguimiento de los activos, incluidos los detalles y propietarios de
los mismos.
- Base de datos web de ONGs, permite realizar el seguimiento de las labores de recaudacin de fondos.
- Base de datos web de contactos, permite realizar el seguimiento de informacin como nombre y direccin, nmeros
de telfono, direcciones de correo electrnico e incluso adjuntar imgenes, documentos y otros archivos.
- Base de datos web de problemas, permite administrar un conjunto de problemas, como tareas de mantenimiento
que deben realizarse.
- Base de datos web de proyectos, permite realizar el seguimiento de diversos proyectos y sus tareas asociadas.
Las plantillas de ejemplo, no estn diseadas para ser publicadas en Servicios de Access, pero se pueden compartir si
se ubican en una carpeta de red compartida o en la biblioteca de documentos, donde encontramos plantillas como Eventos,
Estudiantes, etc.
Para crear una base de datos por medio de una plantilla comienza yendo al men Archivo, opcin Nuevo, donde
seleccionamos la plantilla a usar. A esta plantilla podemos darle un nombre para que cuando realicemos cualquier tipo de
modificacin, sta recaiga sobre la creada y no la original.
TABLAS DE DATOS
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla, podemos crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de datos existente o
importar o establecer un vnculo a una tabla de otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel, un documento
de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos. Cuando creamos una nueva base de
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datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. Posteriormente podemos introducir datos en la tabla
para empezar a definir los campos.
Para crear una tabla en una nueva base de datos podemos realizarlo por medio del men Archivo, opcion Nuevo, donde
al pulsar crear aparece la tabla de nuestra base de datos ya creada. Si ya tenemos la base de datos creada, la
seleccionamos bien desde Bases de datos recientes o bien atrevs de Abrir documento. Una vez abierta la base de datos,
iremos al men Crear, opcin Tablas, Tabla.
Figura 1.11
Tambin podemos importar datos desde una hoja de clculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un
archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc; o vincular para crear una tabla
por medio de datos almacenados en otra ubicacin. Para crear tablas debemos de ir al men Datos externos, opcin
Importar, donde seleccionamos uno de los comandos de donde provendrn los datos. Debemos de seguir las instrucciones
de las ventanas que aparecen en cada paso.
Figura 1.12
Otras posibilidad que ofrece Access es la de usar un servicio web para crear una tabla, donde nos ubicaremos en la
opcin Importar y vincular, Servicio web. La primero que debemos de hacer es pulsar en Instalar una nueva conexin, donde
seleccionamos el archivo de conexin a usar y aceptamos. A continuacin en la ventana Crear vculo a datos de servicios
web, expandimos la conexin a usar; y seleccionamos la tabla con la que estableceremos nuestro vculo. De forma opcional,
poemos escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vnculo. Access usar este
nombre para la tabla vinculada en el panel de navegacin (si la conexin que desea usar ya est instalada, omita este paso).
Finalmente solo queda aceptar.
Automticamente aparece la tabla creada de la siguiente manera, pero podemos cambiar la vista que nos ofrece, por
medio de la opcin Vistas, Ver, donde seleccionamos la opcin Vistas diseo y nos obliga a guardarlo.
A modo de inciso, ser ms sencillo rellenar los datos desde la vista de diseo. A continuacin rellenaremos los datos
que van a formar parte de nuestra tabla, comenzando por definir las columnas que componen la tabla. Para ello utilizamos
una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as
sucesivamente.
Editorial CEP 23
Access 2010
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. En la ficha General se relacionan las caractersticas
generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo.
Figura 1.13
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha
Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos
da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.
A continuacin detallamos algunas de las propiedades que forman la pestaa General:
Propiedad de campo Descripcin

Establecer el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Nmero
o Autonumeracin.
Tamao del campo
Sugerencia Para lograr un rendimiento ptimo, especifique siempre el Tamao del campo
mnimo que sea suficiente.
Personalizar la forma en la que el campo se muestra de forma predeterminada cuando se
Formato
visualiza o imprime.
Posiciones decimales Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar nmeros.
Especificar si un campo Autonumeracin se incrementa o recibe un valor aleatorio al agregar
Nuevos valores
un nuevo registro.
Mostrar los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener ms informacin
Mscara de entrada
acerca de cmo crear y usar una mscara de entrada, consulte la seccin Vea tambin.
Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios,
Ttulo
informes y consultas.
Asignar automticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos
Valor predeterminado
registros.
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Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del
Regla de validacin
campo.
Escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la expresin en la propiedad
Texto de validacin
Regla de validacin.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en S) de una cadena de longitud
Permitir longitud cero
cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y utilizacin de un ndice.
Comprimir el texto almacenado en este campo al almacenar una pequea cantidad de texto
Compresin Unicode
(> 4.096 caracteres).
Modo IME Controlar la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows.
Modo de oraciones IME Controlar la conversin de oraciones en las versiones asiticas de Windows.
Etiquetas inteligentes Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.
Realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor
Slo anexar
de la propiedad en S).
Elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto como HTML y
Formato del texto permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato de la propiedad para
almacenar solo texto sin formato.
Alineacin del texto Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control.
Tabla 1.1
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
Figura 1.14
Editorial CEP 25
Access 2010
Cuando creamos una nueva tabla o abrimos una tabla existente en la vista Hoja de datos, podemos agregar un campo
a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos. Para ello, una vez en
nuestra tabla en la vista Hoja de datos, en la columna Agregar nuevo campo, escribimos el nombre del campo que
deseamos crear, as como los datos en el nuevo campo.
Tambin podemos crear lo que se denomina un campo calculado, para ello deberemos estar en la vista Diseo. Una vez
abierta la tabla, en la primera fila vaca escribimos un nombre para el campo calculado en Nombre del campo, donde en la
columna Tipo de datos elegimos Calculado, apareciendo el Generador de expresiones. Escribimos el clculo que deseamos
ejecutar en el Generador de expresiones. Por ejemplo, si la tabla tiene Campo1 y Campo2 y desea crear un campo
calculado (Campo3) igual al valor del Campo1 dividido por el valor del Campo2, debe escribir [Campo1]/[Campo2] en el
Generador de expresiones. Cuando hayamos terminado pulsamos Aceptar.
Despus de crear un campo, podemos establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y
comportamiento. Entre las opciones que nos ofrecen las diversas propiedades encontramos:
- Controlar la apariencia de los datos de un campo.
- Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo.
- Especificar valores predeterminados para un campo.
- Agilizar la bsqueda y la ordenacin en un campo.
Podemos establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No
obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseo. Cuando
trabajamos en la vista Hoja de datos, podemos cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las
dems propiedades de un campo; en cambio si trabajamos con la vista Diseo podemos establecer cualquier propiedad de
campo desde el propio campo y desde el panel Propiedades del campo.
Para ver estas propiedades iremos al men Diseo de la tabla, opcin Mostrar u ocultar, Hoja de propiedades. Donde
automticamente aparece la tabla de propiedades de la tabla; donde establecemos y especificamos una configuracin para
la propiedad. Las propiedades que encontramos las detallamos a continuacin:
Propiedad de tabla Para

Mostrar vistas en el sitio
Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.
de SharePoint.
Hoja secundaria de datos
Cuando abra la tabla, expanda todas las hojas secundarias de datos.
expandida
Realizar una de estas acciones:
- Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar
Alto de hoja secundaria
todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".
de datos
- Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee
en pulgadas.
Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de izquierda a derecha o de
Orientacin
derecha a izquierda.
Proporcionar una descripcin de la tabla. Esta descripcin aparecer en la informacin
Descripcin
sobre herramientas para la tabla.
Establecer Hoja de datos, Tabla dinmica o Grfico dinmico como la vista predeterminada
Vista predeterminada
al abrir la tabla.
26 Editorial CEP
Regla de validacin Escribir una expresin que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.
Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresin en la propiedad
Texto de validacin
Regla de validacin.
Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la vista Hoja
Filtro
de datos.
Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenacin predeterminado
Ordenar por
de las filas en la vista Hoja de datos.
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso
Hoja secundaria de datos
afirmativo, qu tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular campos Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que
secundarios coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificados para la tabla.
Vincular campos Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios
principales especificados para la tabla.
Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor
Filtrar al cargar
en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos
Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la propiedad Ordenar por
Ordenar por al cargar
(estableciendo su valor en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.
Tabla 1.2
Finalmente solo queda guardar los cambios, para ello pulsamos la combinacin de teclas CTRL+G.
Figura 1.15
A continuacin detallaremos los diferentes tipos de datos:
- Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en
clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.
Editorial CEP 27
Access 2010
- Memo, se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear
un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
- Nmero, para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten
almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se
utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
- Fecha/Hora, para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
- Moneda, para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados
datos que contengan entre uno y cuatro decimales.
- Autonumrico, nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
- S/No, valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
- Objeto OLE, objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
- Datos adjuntos, son fotos, imgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos preferente para
almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.
- Hipervnculo, texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de
hipervnculo.
- Asistente para bsquedas, crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para
bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.
Por otro lado, antes de guardar la tabla, hay que asignar una clave principal, la cual proporciona un valor nico para cada
fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal compuesta por ms de un campo.
Los pasos para su asignacin comienzan con seleccionar el campo que ser clave principal y seguidamente pulsar icono
Clave principal de la opcin herramientas del men Diseo de la tabla. A la izquierda del nombre del campo aparecer una
llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. En el caso de que la clave est basada en varios
campos, seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados
todos los campos hacer clic en el Clave principal. A tener muy en cuenta que un campo o combinacin de campos que
forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no puede haber dos filas en la tabla con el mismo
valor en el campo/s clave principal. Si cometemos este error automticamente nos saldr una ventana informando de
nuestro error.
Access establece varios tipos de Claves principales:
- Autonumrico: un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un
28 Editorial CEP
nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal
de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes
de guardar una tabla recin creada, Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si
se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.
- Campo simple: si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros
de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal
tiene valores duplicados o Nulos, Access no establece la clave principal Se puede ejecutar una Consulta de buscar
duplicados con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fcilmente
las entradas duplicadas mediante la edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo
como clave principal o bien definir una clave principal de campos mltiples.
- Campos mltiples: en situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden
designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la
tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. Si no se est seguro de poder
seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples, probablemente
resultar ms conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.
Otras formas de crear una tabla
A parte de crear una tabla desde cero, tambin podemos crear tablas de diferentes maneras. La primera de ellas es por
medio de una base de datos existente por medio de la opcin Bases de datos recientes o por medio de la opcin Abrir
documento.
Otra de las formas es por medio de la importacin o vinculacin para crear la tabla, para ello iremos al men Datos
externos, opcin Importar, haciendo clic en uno de los orgenes de datos disponibles, donde seguimos los pasos que se nos
marcan en el asistente que aparece.
Tambin podemos crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista.
Para ello nos situamos en la opcin Tablas, Listas de SharePoint; donde podemos seleccionar entre varias opciones como
crear la lista de SharePoint basada en una plantilla, crear una nueva lista personalizada, importar los datos de una lista
existente o vincular a una lista existente.
La ltima de las opciones de creacin de una tabla es por medio de una base de datos que conecte los datos de un sitio
web que proporcione una interfaz de servicio web. Debemos de seleccionar Servicio web de la opcin Importar, donde
debemos de establecer una nueva conexin (Instalar) y buscamos el archivo de conexin a usar y aceptamos. A
continuacin en la Crear vnculo a datos de servicios web, expanda la conexin a usar y seleccionamos la tabla con la que
estableceremos el vnculo, donde podemos darle o no nombre. Finalmente solo tenemos que Aceptar, quedando creada la
tabla vinculada.
Guardar una tabla
A la hora de guardar nuestra tabla se puede recurrir a varias formas de hacerlo, la primera de ellas consiste en ir al men
Archivo, opcin Guardar y la segunda de ellas por medio del botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido.
En el caso de ser una tabla nueva habr que asignarle un nombre. Si no hemos asignado clave principal antes de guardar
la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le
decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda
la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
Editorial CEP 29
Access 2010
Cerrar una tabla
En el caso de querer cerrar una tabla, se puede ir al men Archivo o bien pulsando el botn Cerrar de la ventana de la
tabla de datos.
Modificar tablas de datos
Cada vez que queramos cambiar algo de nuestra tabla de datos tendremos que realizar una modificacin en su diseo,
para ello abrimos la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar. Una vez seleccionada la tabla a modificar,
haremos clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. A continuacin pulsamos el men Diseo para ver las
opciones que nos permite. Nos posicionaremos sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Figura 1.16
Si lo que queremos aadir un nuevo campo, iremos al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien,
nos situamos en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono Insertar filas de la opcin Herramientas, en este
ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. En el caso de querer eliminar un campo,
nos posicionaremos en el campo y hacer clic en el icono Eliminar fila o bien seleccionar toda la fila correspondiente al campo
haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr.
En el caso de introducir datos en una tabla, podemos realizarlo a travs de la ventana Base de Datos, donde
seleccionamos la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. A continuacin
haremos clic sobre el botn Abrir de la ventana Base de datos, donde seguidamente haremos doble clic sobre el nombre de
la tabla en la ventana Base de Datos. Si estamos en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos de
la barra Diseo de tabla. Una vez introducido los datos, pulsamos el botn Cerrar de la ventana Hoja de datos para terminar
con dicha tabla.
Para borrar un registro entero, seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado y a continuacin pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono Eliminar de la barra Hoja de
datos.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el icono
Diseo de la barra Hoja de datos.
Buscar y reemplazar datos
Para poder realizar bsquedas de datos de nuestra tabla, lo podemos hacer por medio del men Diseo, opcin
Herramientas, Modificar bsqueda. Automticamente nos aparece el asistente de bsqueda de datos, la cual puede
realizarse la bsqueda desde otra base o tabla de datos, o por medio de escribir el dato de bsqueda.
30 Editorial CEP
Figura 1.17
A continuacin seguimos los pasos que nos va a mostrar el asistente.
El formato de las hojas de datos
Si queremos dar hacer que las hojas de datos de una base de datos tengan la apariencia que nosotros queramos, para
ello iremos al men Archivo, opcin Opciones, donde seleccionamos Hoja de datos, dentro de la cual podemos realizar las
modificaciones que queramos.
Figura 1.18
Podemos establecer cambios en la apariencia de las celdas, efectos de celda predeterminados, en el ancho de
columnas, modificacin de las fuentes as como su formato.
Editorial CEP 31
LO QUE HEMOS APRENDIDO: tema 1
Hemos visto las diferentes partes que compone la pantalla de Access, as como sus operaciones bsicas, como
formas de iniciar y cerrar Access.
Por otro lado hemos aprendido a diferenciar las diferentes barras de las que dispone Access, as como las formas
para acceder a la ayuda.
Hemos aprendido conceptos bsicos sobre las bases de datos como la forma de crear, abrir y cerrar una base de
datos.
Hemos detallados las diversas formas de creacin de una tabla, as como las diferentes funciones que podemos
realizar sobre la misma.
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Access 2010
ANOTACIONES
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TEMA 2
Formularios e informes
Formularios
Los informes
OBJETIVOS:
Aprender cmo crear y disear un formulario.
Aprender qu es un informe, as como crear, disear e imprimirlos.
Tema 2. Formularios e informes
FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente, para editar los registros de una tabla o consulta.
Crear un formulario
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos, donde iremos al men Crear, opcin
Formulario, donde podemos crear formularios de varias maneras:
Figura 2.1
- Formulario, permite crear rpidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra
informacin acerca de un solo registro a la vez.
- Diseo de formulario, abre un formulario en blanco, donde incorporamos los distintos objetos que queremos
aparezcan en l.
- Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.
- Formulario en blanco, permite crear formularios cuando los elementos que nos ofrece Access no se ajustan a
nuestras necesidades, por medio de una Lista de campos, los cuales aadimos para crear el formulario. Hay que
tener en cuenta que el orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar segn qu parte del
formulario est seleccionada en ese momento. Si no podemos ver el campo a agregar, seleccionamos otra parte
distinta del formulario e intente agregar el campo nuevamente.
- Formulario dividido, un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo, una vista
Formulario y una vista Hoja de datos. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y
cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones). Al
pulsar esta opcin de crear formularios, Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista
Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos.
- Formulario de varios elementos, si queremos crear formulario que muestre varios registros pero ms personalizable
que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos. Access crea el formulario y lo muestra en
la vista Presentacin. Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece
a una hoja de datos.
- Asistente para grficos, utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico.
- Asistente para tablas dinmicas, utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla
dinmica.
Un buen mtodo para crear formularios es por medio del asistente para formularios, donde podemos acceder a l por
medio de la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Formularios,
Editorial CEP 37
Access 2010
Asistente de formularios.
Elegimos la opcin crear un formulario utilizando el asistente, donde nos aparece la ventana de asistente para
formularios, por medio del cual introduciremos los campos que van a formar parte de nuestro formulario.
Figura 2.2
En esta ventana podemos observar:
- Tabla/Consulta: nos da la ubicacin de los datos que se cogern de las diversas tablas o consultas.
- Campos disponibles: se detallan los campos que podemos incluir en el formulario.
- Campos seleccionados: aparecen los campos que forman parte del formulario. Para ello recurre a los botones que
estn en medio de los dos cuadros.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente y aparece la ventana en la que elegimos la distribucin de los datos dentro
del formulario, donde se nos muestra un ejemplo de cmo quedar el formulario.
38 Editorial CEP
Figura 2.3
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla
Figura 2.4
En esta ventana daremos nombre al formulario. Esta ventana permite hacer dos operaciones como:
- Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para
la edicin de registros.
- Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde
podremos modificar el aspecto del formulario.
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en la ventana Base
de datos con el objeto Formularios seleccionado, y hacer clic en el Abrir o simplemente hacer doble clic sobre el nombre del
Editorial CEP 39
Access 2010
formulario en la ventana Base de datos. Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el
formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento
por los registros.
La vista Presentacin y la vista Diseo
La vista Diseo con respecto a la vista Presentacin, es la ms intuitiva para modificar formularios y se puede usar para
casi todos los cambios que deseemos realizar en un formulario de Access. En la vista Diseo, el formulario se est
ejecutando en realidad; por tanto podemos ver los datos tal y como aparecern cuando se use el formulario.
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren pasar a la vista Diseo. En
algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseo antes de poder realizar un
cambio determinado
La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones
Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. Sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms
fcilmente en la vista Diseo que en la vista Presentacin. Se puede:
- Agregar una mayor variedad de controles al formulario, marcos de objetos dependientes, saltos de pgina y
grficos.
- Modificar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin usar la hoja de
propiedades.
- Cambiar el tamao de las secciones de los formularios, por ejemplo, la seccin Encabezado del formulario o la
seccin Detalle.
- Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin.
Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente su diseo en la vista Presentacin. Usando los datos reales
del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se pueden colocar
controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
El diseo de un formulario tambin se puede ajustar en la vista Diseo. Se pueden agregar nuevos controles y campos
al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades que
se pueden configurar para personalizar el formulario. Sin embargo, puede que algunas caractersticas que agreguemos
mientras est en la vista Diseo no sean compatibles con la caracterstica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario
en Web, deber usar solamente las caractersticas disponibles en la vista Presentacin.
Para cambiar a la vista Presentacin o Diseo, hacemos clic con el botn secundario del ratn en el nombre del
formulario en el panel de navegacin y, a continuacin, pulsamos Vista Presentacin o Diseo. El formulario que aparece
puede ser modificado por medio de la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y
secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presionamos F4. Tambin podemos recurrir al panel Lista de campos
(Alt+F8) para la creacin de campos.
El diseo del formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos
del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para ello posicionarse en la
40 Editorial CEP
ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y a continuacin hacemos clic en el men Diseo, donde nos
aparecen diferentes opciones de aplicacin:
Figura 2.5
Como puede observarse el rea de diseo consta de tres secciones:
- La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.
- La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por
pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la
seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
- La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Editorial CEP 41
Access 2010
Podemos eliminar el encabezado o el pie por medio del botn secundario del ratn situado sobre cualquiera de ellos,
donde del desplegable elegimos la opcin Encabezado o pie de formulario. Por otro lado la marca a la izquierda de la opcin
nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos
en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
El men Diseo
El Diseo de formulario, una vez seleccionado, aparece por medio de la opcin men Diseo.
Figura 2.6
En esta barra aparecen las diferentes acciones que se pueden realizar en cuanto al diseo del formulario. Las acciones
tpicas son la vista del formulario, temas, controles, etc. Otro de estas opciones son los Controles, con el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
A continuacin est el botn Cuadro de controles con el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms
cmodo aadirlos en el rea de diseo.
Figura 2.7
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l
(aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos
de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre
el botn Seleccionar objeto.
A la hora de trabajar con controles, lo primero que tenemos que realizar es seleccionarlos, para ello solo tendremos que
hacer clic sobre l. Observamos que al seleccionarlos, stos aparecen rodeados de cuadrados, donde los ms grandes son
denominados controladores de movimiento, mientras que los ms pequeos son los controladores de tamao. A veces
puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso
de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de
controles que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla bajo la barra de mens.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla SHIFT
y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar, pero si queremos seleccionar varios controles contiguos, pulsamos
el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo.
42 Editorial CEP
Si lo que queremos es aadir al formulario un nuevo campo del origen, abrir el cuadro Campos haciendo clic en el botn
Lista de campos de la barra de herramientas. En este cuadro aparecen todos los campos del origen del formulario. A
continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn, arrastrar el campo en el rea del formulario
hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del
campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
El copiado y pegado de nuevos controles se pueden realizar desde el men Inicio, opcin Copiar o Pegar, o por medio
de las teclas Ctrl + C o las teclas Ctrl + V.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el
puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el
control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada
y se movern tanto el control como su etiqueta.
Si queremos cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a
continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha
doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado.
El men Organizar
Figura 2.8
Este men permite organizar la estructura del formulario, donde podemos dar una forma diferente a nuestro formulario
por medio de las opciones Lneas de divisin, Apilado (forma formulario de papel), Tabulado (forma hoja de clculo) e incluso
eliminar el diseo. Por otro lado podemos realizar diferentes operaciones de insercin, as como combinar y dividir filas y
columnas. Podemos cambiar de ubicacin de las celdas, as como posicionarlas en los formularios. Y finalmente podemos
modificar su tamao y orden de aparicin.
El men Formato
Este men afecta a la apariencia que queremos darle a nuestra base de datos, donde podemos seleccionar cada una
de las celdas por medio de la opcin seleccin, a la cual podemos aplicar modificaciones sobre el texto creado, el fondo del
mismo, as como los formatos sobre los controles que hemos creado anteriormente.
Figura 2.9
Editorial CEP 43
Access 2010
Establecer el orden de tabulacin de los controles
Cuando recurrimos a un formulario, puede pasar de un control a otro si presiona la tecla TAB. Es posible configurar el
orden en que respondern los controles del formulario a la tecla TAB.
Cuando se crean formularios con herramientas como asistentes o diseos, Access configura como orden de tabulacin
el orden en que los controles aparecen en el formulario: de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Sin embargo, cuando
se crea o se modifica un formulario sin usar un asistente o un diseo, se puede definir un orden de tabulacin que no
corresponda a la ubicacin de los controles del formulario.
Para ello iremos al panel navegacin donde seleccionamos la Vista Diseo; donde pulsamos el comando Orden de
tabulacin. Automticamente nos aparece la ventana Orden de tabulacin, donde pulsamos en la seccin a modificar.
Podemos establecer un orden predeterminado (de arriba abajo y de izquierda a derecha), por medio del botn Orden
automtico. Pero si queremos personalizarlo, debemos de seleccionarlo y por medio de arrastrarlo lo colocamos en la
ubicacin que deseemos. Solo queda aceptar para finalizar la operacin.
Por otro lado, si queremos quitar un control del orden de tabulacin, una vez en la Vista Diseo y en la Hoja de
propiedades (F4) abierta, seleccionamos el control a quitar la tabulacin y en la ficha Otras de la hoja de propiedades, en
el cuadro de propiedad Punto de tabulacin, hacemos clic en No.
Figura 2.10
Propiedades formularios
Para visualizar las propiedades del formulario, haremos clic sobre la esquina superior izquierda del formulario y
pulsamos el comando Propiedades de la opcin Herramientas del men Diseo, donde se abrir la ventana Propiedades.
Las propiedades estn organizadas en varias fichas, la ficha Todas recopila todas las propiedades, la ficha Eventos
permite asociar macros, procedimientos o cdigo VBA a ejecutar cuando se produzca algn evento asociado al formulario,
44 Editorial CEP
esto no entra en el marco de este curso.
En la pestaa Formato encontramos diversos campos que comentamos a continuacin:
Figura 2.11
- El ttulo: es el que aparece en la barra de ttulo.
- Vista predeterminada: permite especificar la presentacin inicial del formulario, es la vista con la que se visualizan
los datos al abrir el formulario. En esta propiedad podemos elegir entre los siguientes valores (Un nico formulario,
formularios continuos, hoja de datos)
Editorial CEP 45
Access 2010
- Las propiedades Permitir: indican a qu tipo de vista se puede pasar una vez abierto el formulario, las que tengan
la propiedad a S sern las vistas mostradas en la lista del botn Lista de campos y en el men Ver.
- Barras de desplazamiento: permite definir qu barras de desplazamiento queremos que se vean en el formulario
para cuando el formulario es ms grande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la vertical, horizontal,
ambas o ninguna.
- Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de registros.
- Botones de desplazamiento: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario la barra de

desplazamiento por los registros del origen del formulario
- Separadores de registros: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario una lnea de
separacin entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la de Formularios
continuos.
- Ajuste de tamao automtico: indica si una ventana Formulario se abre automticamente con el tamao adecuado
para mostrar registros completos. La ventana Formulario slo cambia de tamao si se abre en vista Formulario. Si
abres el formulario primero en la vista Diseo o la vista Hoja de datos y a continuacin, pasas a la vista Formulario,
la ventana Formulario no cambiar de tamao.
- Centrado automtico: indica si el formulario ser centrado automticamente en la ventana de la aplicacin cuando
se abra.
- Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana Formulario.
- Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones definir una
imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria.
Figura 2.12
46 Editorial CEP
- Origen del registro: permite indicar de qu tabla o consulta se sacarn los datos a visualizar en el formulario.
- Filtro: permite poner una condicin para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el formulario. El
filtro entrar en funcionamiento cuando pulsemos el botn aplicar filtro de la barra de herramientas o la opcin
Aplicar filtro u ordenar del men Registros.
- Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si queremos poner
varios campos de ordenacin tenemos que separarlos por punto y coma.
- Permitir filtros: si esta propiedad est establecida a No, quedarn desactivados los botones de la barra de
herramientas y las opciones del men Registros referentes a filtros.
- Permitir ediciones: si esta propiedad est establecida a No, no se podrn realizar cambios en los datos que
aparezcan en el formulario, nicamente se podrn visualizar.
- Permitir eliminacin: si esta propiedad est establecida a No, no se podrn borrar registros.
- Permitir agregar: si esta propiedad est establecida a No, no se podrn aadir nuevos registros.
- Entrada de datos: si esta propiedad est establecida a S, cuando se abre el formulario no se visualizan los registros
que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a aadir nuevos registros. Se
puede utilizar por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos datos en una tabla pero sin que tenga
acceso a los datos que estaban ya grabados.
Figura 2.13
- Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. Un formulario
emergente puede ser modal o no modal.
- Modal: cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario para poder
hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de dilogo y los mensajes suelen ser modales.
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Access 2010
- Ciclo: permite especificar qu sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el ltimo campo
de un formulario dependiente.
- Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro.
- Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del registro.
- Si elegimos el valor Pgina activa, regresamos al primer campo de la pgina.
LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica
con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden
modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
Crear Informes
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos, donde iremos al men Crear, opcin
informes, si hacemos clic en el botn Nuevo se abre una ventana donde podemos observar las distintas formas que tenemos
para crear un informe.
Figura 2.14
- Informe, permite crear rpidamente un informe con un solo elemento. Este tipo de informe muestra informacin
acerca de un solo registro a la vez.
- Diseo de informe, abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos
que queremos aparezcan en l.
- Informe en blanco, permite crear informes cuando los elementos que nos ofrece Access no se ajustan a nuestras
necesidades.
- Asistente para informes, utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe.
- Asistente para etiquetas, utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas.
Un buen mtodo para crear informes es por medio del asistente para informes, donde podemos acceder a l por medio
de la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Informe, Asistente de
Informe. Al pulsar el botn, automticamente aparece la ventana del asistente, donde introducimos los datos que van a
formar el informe.
48 Editorial CEP
Figura 2.15
Una vez tenemos nuestros datos incluidos, pulsamos el botn Siguiente y aparece la segunda ventana del asistente,
donde elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe
por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Figura 2.16
Con el botn Opciones de agrupamiento podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer la
ventana intervalos de agrupamiento. En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento, desplegando el cuadro
podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos
primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
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Access 2010
Figura 2.17
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos, pulsamos el botn Siguiente y pasamos a la siguiente ventana
donde podemos ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. Esta pantalla nos permite
adems aadir totales de forma casi automtica, si queremos aadir lneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botn
Opciones de resumen.
Figura 2.18
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente y aparece la siguiente ventana, donde se establece
la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal.
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente
generar los campos tal como lo dice la opcin.
50 Editorial CEP
Figura 2.19
A continuacin pulsamos el botn Siguiente y aparece la ventana donde aplicamos el estilo que queremos dar al informe,
podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Figura 2.20
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.
Tambin nos da dos opciones:
- Vista previa del informe, en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin
- Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde
podremos modificar el aspecto del informe.
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Access 2010
El diseo del informe
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos
del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos
un informe. Para ello posicionarse en la ventana Base de datos con el Informe seleccionado y a continuacin hacemos clic
en el men Diseo, donde nos aparece diferentes opciones de aplicacin:
Como puede observarse el rea de diseo consta de varias partes:
- La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.
- La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina.
- La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina
segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin
Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
- La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
- La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Figura 2.21
52 Editorial CEP
Podemos eliminar el encabezado o el pie por medio del botn secundario del ratn situado sobre cualquiera de ellos,
donde del desplegable elegimos la opcin Encabezado o pie de Informe. Por otro lado la marca a la izquierda de la opcin
nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos
en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
El men Diseo
El Diseo de informe, una vez seleccionado, aparece por medio de la opcin men Diseo.
Figura 2.22
En esta barra aparecen las diferentes acciones que se pueden realizar en cuanto al diseo del informe. Las acciones
tpicas son la vista del Informe, temas, controles, etc. Otro de estas opciones son los Controles, con el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
A continuacin est el botn Cuadro de herramientas con el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms
cmodo aadirlos en el rea de diseo. Si no aparece el cuadro Herramientas haremos clic sobre el botn Herramientas de
la barra de herramientas
Figura 2.23
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l
(aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos
de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre
el botn Seleccionar objeto.
A la hora de trabajar con controles, lo primero que tenemos que realizar es seleccionarlos, para ello solo tendremos que
hacer clic sobre l. Observamos que al seleccionarlos, stos aparecen rodeados de cuadrados, donde los ms grandes son
denominados controladores de movimiento, mientras que los ms pequeos son los controladores de tamao. A veces
puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso
de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de
controles que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla bajo la barra de mens.
Editorial CEP 53
Access 2010
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla SHIFT
y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar, pero si queremos seleccionar varios controles contiguos, pulsamos
el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo.
Si lo que queremos es aadir al Informe un nuevo campo del origen, abrir el cuadro Campos haciendo clic en el botn
Lista de campos de la barra de herramientas. En este cuadro aparecen todos los campos del origen del Informe. A
continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn, arrastrar el campo en el rea del Informe
hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del
campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
El copiado y pegado de nuevos controles se pueden realizar desde el men Inicio, opcin Copiar o Pegar, o por medio
de las teclas Ctrl + C o las teclas Ctrl + V.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el
puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el
control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada
y se movern tanto el control como su etiqueta.
Si queremos cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a
continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha
doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado.
El men Organizar
Figura 2.24
Este men permite organizar la estructura del Informe, donde podemos dar una forma diferente a nuestro Informe por
medio de las opciones Lneas de divisin, Apilado (forma Informe de papel), Tabulado (forma hoja de clculo) e incluso
eliminar el diseo. Por otro lado podemos realizar diferentes operaciones de insercin, as como combinar y dividir filas y
columnas. Podemos cambiar de ubicacin de las celdas, as como posicionarlas en los Informes. Y finalmente podemos
modificar su tamao y orden de aparicin.
El men Formato
Este men afecta a la apariencia que queremos darle a nuestra base de datos, donde podemos seleccionar cada una
de las celdas por medio de la opcin seleccin, a la cual podemos aplicar modificaciones sobre el texto creado, el fondo del
mismo, as como los formatos sobre los controles que hemos creado anteriormente.
Figura 2.25
54 Editorial CEP
Propiedades informes
Para visualizar las propiedades del informe, haremos clic sobre la esquina superior izquierda del formulario y pulsamos
el comando Propiedades de la opcin Herramientas del men Diseo, donde se abrir la ventana Propiedades. Las
propiedades estn organizadas en varias fichas, la ficha Todas recopila todas las propiedades, la ficha Eventos permite
asociar macros, procedimientos o cdigo VBA a ejecutar cuando se produzca algn evento asociado al formulario, esto no
entra en el marco de este curso.
Las propiedades ya han sido explicadas en el apartado anterior, por lo tanto no es necesario volver a ellas.
Otras de las operaciones
El comando Ordenar y agrupar, permite modificar los niveles de agrupamiento del informe. Cuando ya hemos visto con
el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y
sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin
para los registros que aparecern en el informe.
Agrupar es el proceso de combinar columnas que contienen valores duplicados, mientras que ordenar, en cambio, es el
proceso de imponer un criterio de ordenacin en las filas (los registros) de los resultados de la consulta.
Una vez situado en el informe, y seleccionado el registro (encabezado, detalle, pie); pulsamos el botn derecho del ratn
o el comando Agrupar y ordenar, se abrir un desplegable con varias opciones, de las cuales seleccionamos la ventana
Ordenar en (solo para los casos en los que no existe ordenacin anterior) u Ordenar y agrupar (ya existen previamente una
ordenacin) que mostramos a continuacin:
- En la columna Agregar un grupo, se escriben las columnas por las que queremos ordenar o agrupar, donde las
columnas que sirven para definir grupos aparecen con un smbolo a su izquierda.
- En la columna agregar un Orden, definiremos el tipo de ordenacin que queremos para cada campo, puede ser
Ascendente (en orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de menor a mayor si el campo es numrico y ms
antiguo a ms reciente si el campo es de tipo fecha) o Descendente, en orden inverso.
Figura 2.26
Editorial CEP 55
Access 2010
Tambin podemos crear expresiones que ordenar y agrupen nuestros datos, para ello iremos a la opcin Agrupacin y
totales y pulsamos Agrupar y ordenar. En la ventana que aparece en la parte inferior podemos agregar al informe un nivel
de agrupacin (Agregar un grupo) o un criterio de ordenacin (Agregar un orden), donde aadimos un nuevo nivel de grupo
o criterio de ordenacin en el panel, adems de una lista de los campos que proporcionan datos para el informe. En dicha
lista hacemos clic en expresin para iniciar el Generador de expresiones, dentro de la cual escribimos la expresin a usar
en el cuadro de expresin (el cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegrese de comenzar la expresin con el
operador igual (=). El proceso sera similar si queremos modificar la condicin que tenamos anteriormente.
Figura 2.27
Imprimir un informe
A la hora de realizar la impresin del documento, Access nos da diversas opciones para su realizacin, bien por medio
del men configuracin de pgina del informe o bien por medio de la opcin Archivo, opcin Imprimir o pulsando Ctrl.+ P.:
Figura 2.28
Dentro del men configurar pgina podemos realizar operaciones tanto de modificacin del tamao de la pgina como
del diseo de la misma de manera predeterminada, Pero que queremos ir ms all, pulsamos el comando Configurar
pgina, donde podremos realizar otro tipo de operaciones para personalizar la configuracin.
Una vez finalizada la configuracin iremos a la impresin de la misma. En la ventana de impresin, nos encontramos
con diferentes operaciones.
56 Editorial CEP
Figura 2.29
- En el recuadro Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin.
- Con el botn Propiedades: accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn
el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en
alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
- En el recuadro Intervalo de impresin: podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo
algunas pginas.
- En el recuadro Copias: podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada,
imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de
cada pgina juntas.
- La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo
a la impresora.
- Con el botn Configurar: podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc.
Editorial CEP 57
Access 2010
Figura 2.30
Dentro de la opcin impresin tambin tenemos la posibilidad de obtener una vista previa del informe a imprimir, donde
la posibilidad de poder modificar el documento por medio de diversas opciones.
58 Editorial CEP
Hemos observado que los formularios sirven para definir pantallas generalmente, para editar los registros de una
tabla o consulta, as como la posibilidad de crear un formulario tanto manual como por medio de un asistente.
Hemos conocido las vistas que influyen en la creacin de los formularios, as como los elementos de diseo para
darle forma al mismo.
Hemos visto las propiedades que forman un formulario, as como la manera de establecer un orden por medio de
la tabulacin de los controles.
Hemos conocido a los informes como medios para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos, as como la forma de crearlos.
Hemos vistos los diferentes elementos para elaborar el diseo del informe, as otra serie de operaciones que se
pueden realizar en ellos.
A la hora de realizar la impresin del informe, Access nos ha permitido observar diversas opciones para su
realizacin.
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Access 2010
ANOTACIONES
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60 Editorial CEP
TEMA 3
Las consultas
Crear una consulta

Las Consultas de resumen
Las consultas de referencias cruzadas
Las consultas de accin
OBJETIVOS:
Aprender cmo crear una consulta por medio del asistente, as como establecer los
parmetros y operaciones que realizar con ellas.
Ver y aprender sobre los diferentes tipos de consultas que ofrece Access (Consultas de
resumen, de referencias cruzadas, de accin, etc.).
Tema 3. Las consultas
LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso
almacenar el resultado en otra tabla. En este tema veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros
de tablas creadas con Access2010.
Entre las opciones que nos va a permitir estas consultas estn:
- Elegir tablas, las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base
de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas.
- Modificar los datos de las tablas, aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar,
eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga
registros de otra tabla o de varias tablas.
- Elegir uno o varios campos, al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver._
- Seleccionar registros, una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro.
- Realizar clculos, se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el
nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que
contendrn el resultado del clculo.
- Para crear nuevos formularios, informes o consulta, partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden
crear nuevos elementos.
Crear una consulta
Antes de comenzar a crear una consulta es conveniente saber los tipos de consultas que existen:
- Consultas de seleccin, son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
que cumplen los criterios especificados. Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque
no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
- Consultas de accin, son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
- Consulta de tablas de referencias cruzadas, presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la
apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una
forma muy clara.
- Consulta de parmetros, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo que solicita la informacin para
recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Se puede disear la consulta para que solicite ms
de un dato, por ejemplo, entre dos fechas.
- Consultas especficas de SQL, son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL.
Editorial CEP 63
Access 2010
Para crear una consulta, los pasos a seguir comienzan con abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
A continuacin iremos al men Crear, opcin Consulta, dentro de la cual tenemos dos opciones de para la creacin usando
un asistente o bien por medio del Diseo de consulta.
Figura 3.1
Si recurrimos al asistente automticamente nos aparece una ventana con diferentes opciones de asistentes, tal y como
vemos en la Figura 3.2.
Figura 3.2
Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:
- Asistente para consultas sencillas, crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados.
- Asistente para consultas de referencias cruzadas, crea una consulta que muestra los datos con un formato
compacto, parecido al de una hoja de clculo.
- Asistente para bsqueda de duplicados, crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en
un campo.
- Asistentes bsqueda de no coincidentes, crea una consulta que busca registros que no tienen registros
relacionados en otra tabla.
64 Editorial CEP
Crear una consulta sin asistentes
Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opcin Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Automticamente se
abrir la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la
consulta.
Figura 3.3
En este ejemplo se va a elegir la tabla Clientes. Tras seleccionar la tabla se pulsa Agregar. Se pueden seleccionar ms
tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa
Cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el comando Mostrar tabla de la opcin
Configuracin de consultas del men Diseo o recurrimos al botn secundario del ratn. El aspecto de la ventana de una
consulta es este:
Figura 3.4
Editorial CEP 65
Access 2010
Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones, la superior que muestra los elementos sobre los que
se va a realizar la consulta y la inferior que muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta
seleccionada. El proceso de creacin de los criterios es muy similar al de los filtros. En las consultas hay un elemento ms,
que da la opcin de que un criterio de seleccin se vea o no. Esta opcin es Mostrar.
A continuacin detallaremos los campos que forman la tabla de consulta:
- Campo, en esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla (con el *) o de uno en uno,
seleccionando cada uno en una columna. La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla hay que
arrastrar el nombre del campo desde la seccin superior, hacer doble clic en la tabla de la seccin superior o hacer
clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegar una lista de los campos para
seleccionar. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca
de la cuadrcula.
- Tabla, en esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy
importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.
- Orden, ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta
segn la columna en la que se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los
resultados en funcin del campo que se quiera. Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre
la casilla Orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un men
con los tipos de orden aplicables a la consulta.
- Mostrar, esta casilla tiene un pequeo cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al
programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio ms para restringir la
bsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la bsqueda. Si la casilla esta activada este criterio
aparecer. Si no est activada ese criterio se utilizar en la bsqueda pero no ser visible en la tabla dinmica.
- Criterios, en esta casilla se introduce la condicin que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la
respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la casilla criterios.
Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en
uno o ms campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. No es necesario
rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.
Para ejecutar la consulta se pulsa el comando Ejecutar de la opcin Tipo de consulta. El programa devolver el o los
registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay. Para mostrar los resultados se abrir la Hoja de respuesta dinmica
en la Vista Diseo. En esta hoja aparecern nicamente los datos solicitados en la Consulta. Para modificar los criterios de
una consulta se cambia a la Vista Diseo.
Operaciones en las consultas
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado
de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo, escribiendo
delante del nombre del campo y seguido de dos puntos. Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
Cambiar el orden de los campos, si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos
campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Ejecutar la consulta podemos hacerlo desde la ventana Diseo de consulta (hacer clic sobre el botn Ejecutar. Cuando
66 Editorial CEP
la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos hacer clic sobre el botn Vista Hoja de Datos) o
bien desde la ventana Base de datos (seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella y a continuacin hacer clic
sobre el botn Abrir de la ventana de la base de datos).
Otra operacin que podemos realizar es modificar el diseo de una consulta, para ello nos situamos en la ventana Base
de datos, en el objeto Consultas y seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella y finalmente hacer clic sobre el
botn Vista diseo.
En el caso de ordenar las filas, haremos clic sobre la fila Orden del campo por el cual queremos ordenar las filas.
Hacemos clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin (ascendente o
descendente). El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada
columna.
Guardar las consultas
Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado.
Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta. Todo depende
de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. Si se va a usar ms veces es conveniente guardarla para no tener
que redisearla la prxima vez.
La consulta se puede guardar desde la vista Diseo o la vista Hoja de datos. Se selecciona el botn guardar o el men
Archivo, opcin Guardar. Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el icono Guardar de la barra de herramientas
de acceso rpido o bien seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Consultas con parmetros u multitabla
Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn
ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla.
El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios.
Despus de crear una consulta normal, se selecciona el men Diseo, opcin Mostrar u Ocultar. Se abrir la ventana para
introducir el valor del parmetro:
Figura 3.5
Editorial CEP 67
Access 2010
Se crean los parmetros deseados, cada parmetro tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual
al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a
buscar. En el campo por el que se va a buscar hay que aadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parmetro
entre corchetes.
Figura 3.6
Cuando se ejecute la consulta aparecer una ventana que pide el valor del parmetro.
Figura 3.7
Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea obtener la lista de mdicos que trabajan
all. Despus se pulsa Aceptar. Esta ser la hoja de respuestas dinmica.
Figura 3.8
Por otro lado tenemos a la consulta multitabla, que se caracteriza por ser una consulta que obtiene datos de varias tablas
por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
68 Editorial CEP
Para aadir una tabla a la zona de tablas podemos, una vez en la ventana Diseo de consulta, elegir la opcin Mostar
tabla o bien hacer clic sobre el icono Mostrar tabla del men contextual.
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de
todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada
una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana
Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si
aadimos a la zona de tablas, tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de
la ventana Diseo de Consulta.
Figura 3.9
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no
exista una relacin definida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente
en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego
aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
Figura 3.10
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son
valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al
Editorial CEP 69
Access 2010
menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las
filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
Figura 3.11
Ahora bien, una vez que tenemos la combinacin creada, puede que queramos cambiar la relacin que hemos
establecido, para ello iremos al men Herramientas de base de datos, opcin Relaciones, Relaciones (figura 3.), se nos
activa el men de las relaciones. Dentro de este men pulsamos el comando Modificar relaciones, donde automticamente
aparece una nueva ventana. En esta ventana seleccionamos tanto las tablas o consultas a modificar la relacin.
Figura 3.12
Tambin podemos ir a la ventana Modificar relaciones haciendo doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. Si
queremos cambiar el tipo de relacin que se establece pulsamos el botn Tipo de combinacin, donde nos aparece la
ventana de Propiedades de la combinacin.
70 Editorial CEP
Figura 3.13
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas
tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que
queramos obtener. Al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, en la ventana de Consulta de seleccin el sentido de
la flecha varia, indicando de qu tabla obtendremos todos los registros.
Tambin podemos crear una nueva relacin pulsando Crear nueva, donde establecemos la nueva relacin a crear.
Figura 3.14
Actualizar datos
Si compartimos una base de datos en una red, otros usuarios podran modificar esos datos al mismo tiempo que ste
est vindolos en una hoja de datos o un formulario. Access actualiza los datos que vemos en intervalos establecidos. No
obstante, podemos visualizar inmediatamente los datos ms actuales actualizando los registros, as como realizar
actualizaciones ms exhaustivas mediante una nueva consulta de datos. Al actualizar los registros, solamente se actualizan
los datos que ya existen en la hoja de datos o el formulario.
El procedimiento a seguir comienza con posicionarnos sobre la Vista Hoja de datos o Formulario de la consulta, donde
en el men Inicio, opcin Registros, pulsamos Actualizar todo y luego en Actualizar.
Figura 3.15
Editorial CEP 71
Access 2010
Para actualizar los registros en la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, debemos de pulsar Actualizacin dinmica.
Tambin podemos establecer un intervalo en el que Access actualiza los datos. De forma predeterminada, Access los
actualiza cada 60 segundos. Para ello iremos al men Archivo, opcin Opciones, Configuracin del cliente. Seleccionamos
el Intervalo de actualizacin (s) dndole un valor.
Figura 3.16
LAS CONSULTAS DE RESUMEN

Las consultas de resumen se definen como un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del
origen de la consulta. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza
distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para establecer una consulta de resumen, pulsamos el comando Total de la opcin Mostrar u ocultar, donde aparece
una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Figura 3.17
72 Editorial CEP
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access
qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total
son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:
Figura 3.18
Al situarnos sobre este campo, obtenemos un desplegable con funciones de agregado, las cules son funciones que
permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se
pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Tambin podemos escribirlas directamente en la fila Campo.
Estas son las funciones que Access nos presenta:
- La opcin Suma, calcula la suma de los valores indicados en el campo, siendo estos datos de carcter numrico.
- La opcin Promedio, calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se
aplica a datos numricos.
- La opcin Desv Est, calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el
argumento.
- La opcin Var, calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento.
- Las opciones Mn y Max, determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores
de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha.
- Las opciones Primero y ltimo, se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan
los clculos.
- La opcin Cuenta, cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de
Editorial CEP 73
Access 2010
cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero.
Otras funciones que aporta Access para este tipo de consulta son:
- Agrupar Por, nos va a permitir definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de
agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando
se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en
la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos
los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.
Hay que tener en cuenta que los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
- Expresin, permite poner en la fila Campo una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene
ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado, valores fijos o nombres de
columna que aparezcan con la opcin Agrupar Por.
- Dnde, permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar
los clculos.
LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Una consulta de referencias cruzadas es una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de
doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Para crear este tipo de consulta
podemos realizarlo desde la vista diseo o usando el asistente de referencias cruzadas. Para ello tenemos que estar en la
ventana Base de datos en el objeto Consultas y hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana Base de datos y
automticamente aparece la ventana de Nueva consulta, donde seleccionamos el asistente de tablas de referencias
cruzadas.
Figura 3.19
A continuacin aparece la primera ventana del asistente, en donde introducimos el origen de la consulta, la tabla o
consulta de donde coger los datos. Observamos que en la opcin Ver, existen varias formas de ver la consulta (Tablas,
Consultas o Ambas). Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla
utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas
74 Editorial CEP
que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas
y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Figura 3.20
Una vez tengamos definidos los parmetros, pasamos a la siguiente ventana por medio del botn siguiente. En esta
ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin
servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas.
Figura 3.21
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas
Editorial CEP 75
Access 2010
filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Pasamos a la
siguiente pantalla del asistente.
Figura 3.22
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por
cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna.
Figura 3.23
En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. Una vez elegida la opcin
pulsamos Siguiente y llegamos a la ltima ventana del asistente.
76 Editorial CEP
Figura 3.24
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre ver la consulta o bien modificar el diseo.
Otra forma de crear este tipo de consulta es por medio de la Vista, donde podremos usar todos los orgenes de registros
(tablas y consultas) que deseemos. Sin embargo, podemos simplificar el diseo si creamos primero una consulta de
seleccin que devuelva todos los datos que deseamos y, despus, usar dicha consulta como nico origen de registros para
la consulta de tabla de referencias cruzadas.
Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseo, se usan las filas Total y Tabla de referencias
cruzadas de la cuadrcula de diseo para especificar qu valores de campo se convertirn en encabezados de columna,
cules se convertirn en encabezados de fila y para qu campo se debe proporcionar la suma, promedio, recuento u otro
clculo.
Para crear la consulta, primero creamos la consulta e iremos al men Diseo de la consulta. A continuacin vamos al
comando Mostrar tabla, donde hacemos doble clic en cada tabla o consulta que deseamos usar como origen de registros.
Si utilizamos ms de un origen de registros, debemos de asegurarnos de que las tablas o consultas se combinan por
campos que tengan en comn.
A continuacin seleccionamos el tipo de consulta, que si en el caso de no aparecer entre las opciones, pulsamos el
botn derecho del ratn y seleccionamos Tabla de referencias cruzadas. Seguidamente en la ventana de diseo de la
consulta, hacemos doble clic en cada campo a usar como origen de encabezados de fila (podemos seleccionar hasta tres
campos para los encabezados de fila). En la tabla de diseo de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas de cada
campo de encabezado de fila, seleccionamos Encabezado de fila.
En la ventana de diseo de la consulta, hacemos doble clic en el campo que vamos a usar como origen de encabezados
de columna (solo puede seleccionar un campo). En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Tabla de referencias
cruzadas del campo de encabezado de columna, seleccionamos Encabezado de columna.
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Access 2010
En la ventana de diseo de la consulta, hacemos doble clic en el campo que vamos a usar para calcular valores de
resumen (solo puede seleccionar un campo para valores de resumen). En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila
Total del campo de valores de resumen, seleccionamos una funcin de agregado que se usar para calcular los valores.
Podemos escribir una expresin en la fila Criterios para limitar los resultados del campo de encabezado de columna. Sin
embargo, el uso de una expresin de criterios con el campo de encabezado de columna no limita el nmero de columnas
que devuelve la consulta de tabla de referencias cruzadas.
Para finalizar, iremos a la opcin Resultados y pulsamos Ejecutar.
Figura 3.25
LAS CONSULTAS DE ACCIN

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas
consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos
registros o eliminar registros.
Entre las diversas consultas de accin destacamos:
Las consultas de creacin de tabla
Se definen como consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Para crear
78 Editorial CEP
una consulta de Creacin de tabla, primero hay que abrir una nueva consulta en vista diseo y a continuacin aadir la tabla
o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. El diseo de la consulta es similar al de la consulta
de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos
guardar en la nueva tabla.
Seguidamente iremos al men Diseo, opcin Tipo de consulta, Crear tabla, donde aparece la ventana Crear tabla, en
la cual escribimos el nombre de la tabla.
Figura 3.26
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla, el nombre de la nueva tabla. Tambin podemos crear la tabla en otra base
de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos, y escribir en el cuadro Nombre del archivo el
nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la
ventana Diseo de consulta
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella, donde definiremos la consulta de seleccin
para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la
consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono
Propiedades de la barra de herramientas veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que
crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear.
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el
contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan
una determinado condicin.
En el caso de querer crear una consulta de actualizacin, tenemos que situarnos en una nueva consulta en vista diseo
y aadir la tabla que queremos actualizar. A continuacin iremos al men Diseo, opcin Tipo de consulta, Actualizar. Como
podemos observar los campos de las tablas cambian, ya que se han sustituido las filas Orden y Mostrar por Actualizar a.
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Access 2010
Figura 3.27
- El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
- En la cuadrcula QBE solo usaremos el o los campos que intervienen en los criterios de bsqueda as como los
campos a actualizar.
- En la fila Actualizar a, escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo (un valor fijo, un
nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen).
Si queremos que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros
a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los
registros de la tabla.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las
reglas de integridad referencial. A la hora de ejecutar la consulta, debemos hacer clic sobre el icono Ejecutar. Al ejecutar la
consulta se realizar la actualizacin de la tabla.
Pueden ocurrir varios efectos en funcin del tipo del valor. Si el a actualizar es un valor fijo, lo ponemos en la fila
Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de
tipo fecha. Si el valor est contenido en un campo de esa misma tabla, tenemos que poner el nombre del campo entre [ ]
para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Cuando el valor a utilizar se encuentra
en otra tabla, tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a
actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin.
Consulta de datos anexados
Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla, donde los nuevos registros quedan
aadidos al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, donde el mecanismo para
80 Editorial CEP
su creacin es igual al de la consulta de creacin de tabla.
En el caso de querer crear una consulta de datos anexados, tenemos que situarnos en una nueva consulta en vista
diseo y aadir la o las tablas que queremos aadir. A continuacin iremos al men Diseo, opcin Tipo de consulta, Anexar.
A continuacin aparece la ventana Anexar, donde escribimos el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos
registros.
Figura 3.28
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta
Figura 3.29
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para
obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a.
- En la fila Anexar a, indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido
en esa columna.
- En la fila Campo, indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino (campo del origen, un valor fijo,
Editorial CEP 81
Access 2010
o cualquier expresin vlida).
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor
predeterminado. Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que
el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor
concreto, lo indicamos en la fila Campo.
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que
ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Si tenemos definido un
ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la
tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda
especificado.
En el caso de querer crear una consulta de eliminacin, tenemos que situarnos en una nueva consulta en vista diseo
y aadir la o las tablas que queremos borrar. A continuacin iremos al men Diseo, opcin Tipo de consulta, Eliminar.
A partir de ese momento, nuestra tabla cambia de aspecto, desapareciendo las filas Orden: y Mostrar y se incluye la fila
Eliminar.
Figura 3.30
- El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
- En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el
origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los
registros.
82 Editorial CEP
- En la fila Eliminar podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin
Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna.
Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de
datos de la barra de herramientas o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista hoja de datos.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el comando Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los
registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa
eliminacin.
Hay que tener en cuenta que una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est
relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en
esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha
podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
Editorial CEP 83
Hemos conocido que son las consultas y las utilidades de stas. Las consultas son los objetos de una base de
datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Hemos visto la manera de crear una consulta por medio del asistente y sin l, as como la posibilidad de establecer
criterios de bsqueda de datos. Tambin hemos visto otra serie de operaciones que afectan a la consulta, tales
como la actualizacin de datos, combinar tablas, etc.
He aprendido a crear tablas de consulta como de resumen, referencias cruzadas, de accin; as como diversas
operaciones que afectan a dichas tablas.
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ANOTACIONES
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86 Editorial CEP
TEMA 4
Los controles de formularios e informes
Propiedades Generales de los Controles

Etiquetas y Cuadros de Texto
Cuadros Combinados y Cuadros de Lista
El Control Grupo de Opciones
El Control Ficha
Las Herramientas de Dibujo
Imgenes y Marcos de Objeto
El Botn de Comando
Controles ActiveX
OBJETIVOS:
Aprender sobre las propiedades generales de los controles, as como otro tipo de
controles.
Dar a conocer que son las etiquetas y los cuadros de texto.
Conocer otra serie de herramientas que podemos usar en las bases de datos.
Conocer el control Active X as como el botn comando.
Tema 4. Los controles de formularios e informes
PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES

Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos,
Las propiedades relacionadas con el aspecto son:
- Nombre, en esta propiedad podemos darle nombre a nuestros controles.
- Visible, permite hacer visible a los controles. Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el
formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible.
- Mostrar cuando, utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. de este modo
podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir.
- Izquierda y Superior, estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin.
- Ancho y Alto, Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura.
Las propiedades relacionadas con el formato:
- Color del fondo, puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario.
- Estilo de los bordes, cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.
- Color y Ancho de los bordes, establece el color del borde del control y su ancho en puntos.
- Efecto especial, esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access.
Las propiedades relacionadas con el texto son:
- Nombre y Tamao de la fuente, establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos.
- Espesor de la fuente, estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su
espesor (cursiva, subrayado, etc.).
- Texto de Ayuda del control, Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual
a un control.
- Texto de la barra de estado, podemos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando
el usuario se encuentre sobre el control.
- ndice de tabulacin, permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe
cuando pulses la tecla TAB.
ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO

Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que
el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del
origen de datos. Hay que destacar dos propiedades como son Ttulo (indica el contenido de la etiqueta) Origen del control
(indica el valor que aparecer en el cuadro de texto)
Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la
propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =.
Editorial CEP 89
Access 2010
CUADROS COMBINADOS Y CUADROS DE LISTA

Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores.
Hay que tener en cuenta que el cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece
como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista.
Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es
muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su
icono en el Cuadro de herramientas.
Figura 4.1
Cada vez que creemos crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado por medio del asistente, se lanzar un
generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control
para que muestre los datos que desees.
- Tipo de origen de la fila, la propiedad nos permite saber el tipo de la fuente de donde sacaremos los datos de la
lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si
seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos introducidos. La opcin Lista de
campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta.
- Origen de la fila, en esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad
Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta indicamos el nombre de una tabla o consulta o tambin
podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen
de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta y si, por el contrario,
elegimos Lista de valores, introduciremos todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre
comillas y separados por puntos y comas.
- Columna dependiente, podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna
dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de
la columna.
- Encabezados de columna, indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de
columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados.
- Ancho de columnas, define el ancho que tendr cada columna en la lista.
- Ancho de la lista, establece el ancho total de la lista.
- Limitar a lista, permite darnos valores de la lista, si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el
campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno
de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de
error y no deja almacenar este valor.
- Filas en lista, permite visualizar filas una vez desplegada la lista.
90 Editorial CEP
- Seleccin mltiple, presenta varios valores como Ninguna (slo se selecciona un valor), Simple (seleccin mltiple
de una sola vez) y Extendida (seleccin mltiple por medio de la tecla Ctrl.).
EL CONTROL GRUPO DE OPCIONES

Este grupo de controles van a mostrar un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin,
Casillas de verificacin o Botones de alternar. Para utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un
control de tipo Grupo de opciones. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que
el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de
opciones.
El control Grupo de opciones se hace necesario vincularlo al campo que queremos que se encuentre vinculado en la
tabla. Estos controles presentan la propiedad Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al
seleccionarlos. Por tanto, se deber establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de
forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control
del control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de
opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones,
el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber
establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado
por el usuario.
Otra forma de crear este tipo de controles es por medio del Asistente para controles, lo que nos permite introducir un
Grupo de opciones en el formulario o informe, donde por medio del generador y con un par de pasos podrs generar un
grupo de controles de forma fcil y rpida.
EL CONTROL FICHA
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias fichas
para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Ficha,
Un control Ficha es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. Una vez insertado el control Ficha
deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr
modificar a travs de la propiedad Nombre.
En el caso de querer insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez se haya
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente se debe colocar el cursor sobre la
pgina hasta que quede sombreada y dibujar el control. Para finalizar hay que cambiar de pgina haciendo clic sobre su
ttulo y rellenarla del mismo modo.
Cabe la posibilidad de aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo hay que hacer clic derecho sobre el control
Ficha y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina
activa. Si lo que se quiere es cambiar la disposicin de las mismas hay que recurrir a la opcin Orden de las pginas del
men contextual. Recurriremos a los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina
seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al
contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha.
Editorial CEP 91
Access 2010
LAS FORMAS
Se recurre a estos controles de formas (lneas y rectngulos) para disear los formularios o informes. Para ello solo
tendremos que seleccionarlos en el Cuadro de autoformas y posteriormente dibujarlo en el formulario o informe. Para ello
slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos
el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado.
Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos.
De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms
cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.
IMGENES Y MARCOS DE OBJETO

A la hora de inserta imgenes en un formulario o informe se recurre a los controles Imagen, Marco de objeto
independiente y Marco de objeto.
El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendremos que seleccionar
el control Imagen en el Cuadro de formas y dibujarlo sobre el formulario o informe, donde automticamente se abre una
ventana de donde elegiremos la imagen a insertar.
Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades tales como Imagen
(indica ruta de acceso a la imagen), Modo de cambiar el tamao (cambio de tamaos por medio de tres opciones (Recortar,
Extender y Zoom), Mosaico de imgenes (toma valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se
rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta), Direccin de hipervnculo, (aade una
direccin a un archivo o pgina Web) y por ltimo Tipo de imagen (puede ser un archivo incrustado forma parte del archivo
de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la
base de datos; o puede ser un archivo vinculado, el cul se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella).
En cuanto a los controles de Marco permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el
control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. Para ello debemos
seleccionarlo en el Cuadro de Herramientas y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir de manera
automtica una ventana con dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o
seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente.
El listado que aparece en Tipo de objeto, muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del
control. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que
podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto
independiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre.
Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son Tipo de presentacin (previsualizar parte del archivo,
o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo),
Activacin automtica (modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco), Activado (permite que
el control pueda abrirse o no), Bloqueado (posibilidad de bloquear su contenido) y Tipo OLE (indica si el archivo est siendo
tratado como un archivo vinculado o incrustado).
El Marco de objeto se caracteriza por que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta
utilizando su propiedad Origen del control. De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y
92 Editorial CEP
almacenarlos en la misma tabla que el resto de su informacin. Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula
el control sea de tipo Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla. As,
una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre
el control y seleccionando la opcin Insertar objeto.
EL BOTN DE COMANDO
Los botones de comando son controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Para ello recurriremos al
asistente para controles. Al pulsar el asistente de controles, lo primero que aparece es una la primera ventana del asistente,
donde podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Estas acciones se encuentran
agrupadas en Categoras y seleccionaremos la que ms nos convenga y luego elegimos la Accin en la lista de la derecha.
Una vez finalizada esta operacin pulsamos Siguiente, donde aparece la siguiente ventana del asistente, donde
podremos modificar el aspecto del botn, pudiendo elegir entre dos opciones mostrar un Texto en el botn, o mostrar una
Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar
todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic
en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro.
Cuando hayamos terminado, pulsamos Siguiente para continuar y llegamos a la ltima ventana, donde daremos un
nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. Si marcamos la casilla
Mostrar Ayuda sobre cmo personalizar el botn se lanzar la ayuda de Access mostrndote unos pequeos puntos de
ayuda para cambiar el tamao, posicin o imagen del botn al terminar con el asistente. Para acabar solo tendremos que
pulsa Finalizar.
CONTROLES ACTIVEX
Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar desplegando la lista de
controles ActiveX haciendo clic en el desplegable de controles. Cada uno de estos controles presentan sus propias
propiedades y por lo tanto su detalle sera demasiado largo. Para poder ver las propiedades de cada uno de ellos, solo
tendremos que hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el control (una vez est sobre el formulario o informe) y
seleccionando la opcin Propiedades.
Figura 4.2
Editorial CEP 93
Hemos visto que las propiedades generales de los controles pueden estar relacionadas con el aspecto, con el
formato o con el texto.
Hemos visto que estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o
varios de los valores.
Hemos aprendido a que cada vez que creemos crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado por medio
del asistente, se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos,
cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos deseados.
Hemos visto que el control del grupo de opciones va a mostrar un conjunto limitado de alternativas representadas
por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar.
Hemos conocido que un control Ficha es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina.
Hemos visto que el control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos, mientras que los
controles de Marco nos van a permitir la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe.
Por otro lado, hemos aprendido que los botones de comando son controles sirven para ejecutar comandos cuando
son pulsados.
Hemos aprendido que se recurre a estos controles de dibujo (lneas y rectngulos) para disear los formularios o
informes.
Hemos visto como Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar
desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles del Cuadro de Herramientas.
Editorial CEP 95
Access 2010
ANOTACIONES
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96 Editorial CEP
TEMA 5
Otras operaciones en Access
Las macros
Crear Bucles
AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado
Las Relaciones
Filtros
OBJETIVOS:
Conocer cmo se crean las macros en Access, as como operaciones que se pueden
realizar con ellas.
Aprender sobre la creacin de bucles, as como conocer el AutoKeys.
Aprender sobre las bases relacionales, as como la creacin y manipulacin de las
mismas.
Conocer que es un filtro y ver los diferentes tipos de filtros que ofrece Access.
Tema 5. Otras operaciones en Access
LAS MACROS
Una macro es un objeto ms de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automtica,
en el orden determinado por el usuario. Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automtica, abrir
automticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automticamente una consulta. Las macros se
ejecutan a travs de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.
Crear una macro
Las macros se crean exactamente igual que los dems objetos de Access. Se selecciona el men Crear, opcin Macros
y cdigos, Macros. Se abrir la ventana para definir las macros.
Figura 5.1
Editorial CEP 99
Access 2010
Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Accin:
Figura 5.2
Esta columna Accin se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia. Al seleccionar la accin
automticamente aparecen los argumentos de la accin, las cuales dependen de que la accin seleccionada tenga ms o
menos argumentos.
Figura 5.3
100 Editorial CEP

Cada accin tiene un nmero de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar
de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que acte.
- Nombre del informe/Formulario/Tabla, objeto de la base de datos sobre el que recae la accin. Al hacer clic en el
campo aparecer una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya
en la base de datos (si la Accin es Abrir Informe).
- Vista, indica la vista en la que se activar el objeto seleccionado. Variar segn el objeto del que se trate, un informe
tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.
- Nombre del filtro, con el filtro se utilizan criterios de seleccin, de esa forma slo se obtendr determinados datos
por sus caractersticas. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condicin de que coincida en
nmero de campos con el objeto que se desee abrir.
- Condicin WHERE, es una clusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla
o consulta. Si se seleccionan nombre de filtro y la condicin WHERE entonces se ejecutar sobre el resultado de
aplicar el filtro. Para redactar la condicin se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrir el generador de
expresiones.
Figura 5.4
Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. Luego se
selecciona el campo y despus la condicin que debe cumplir para que sea seleccionado.
- Modo de la ventana, esta opcin es el modo en el que se trabajar el objeto seleccionado. Los posibles modos son
normal, oculta, icono, dilogo. El modo normal muestra el objeto segn las propiedades normales.
Cuando tengamos muchas acciones en una macro, es posible que nos interese ocultar los detalles para ver la lista de
acciones una bajo otra. En ese caso, podemos expandir y contraer la informacin desde el botn de la esquina superior
izquierda o bien por medio de los comandos Expandir y Contraer.
Editorial CEP 101

Access 2010
Figura 5.5
Ejecutar una macro
La ejecucin de la macro la podemos hacer manualmente por medio del comando Ejecutar o bien a travs del Panel de
Navegacin de donde la seleccionamos. La mayora de las ocasiones, las macros sern acciones que se ejecutan
automticamente, sin la plena consciencia del usuario de la base de datos.
Hay que tener claro en relacin a la macro, que cada vez que programamos una macro, la accin se ejecutar al
interactuar con un determinado control u objeto. Y para ello trabajaremos con los eventos de cada macro (accin que el
usuario realiza, normalmente de forma activa, por ejemplo cerrar la base de datos). Deberemos reflexionar sobre en qu
momento nos interesa que se ejecute la macro, para aprender a elegir qu evento y qu control la desencadenarn.
A la hora de crear macro asociada a un control, una vez seleccionada la Vista diseo en el formulario, as como un
control o el propio formulario, abrimos la Hoja de propiedades, si no est ya abierta F4, y nos situamos en la pestaa
Eventos, de los cuales seleccionamos el que ms nos interese, donde automticamente aparecen dos botones:
- El primero de los botones, nos permitir desplegar la lista de macros que tengamos en la base de datos. Ah es
donde deberemos indicar qu macro ejecutar.
- El segundo botn nos permite elegir el tipo de generador entre los generadores de macros, expresiones y cdigo.
Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarn de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los
pasos de la macro se selecciona el botn paso a paso y despus se pulsa el botn Ejecutar. Aparecer cada accin en una
ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el
caso de que tenga algn error.
- Paso a paso, pulsando este botn se ejecuta la accin que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra
la ventana de la siguiente accin.
- Detener la macro, Se cerrar la ventana de Paso a paso y se cancelar la macro.
- Continuar, contina ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada accin.
102 Editorial CEP

Figura 5.6
Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos y elegimos la macro a
modificar. A continuacin hacemos clic en el botn Diseo, donde podemos quitar o modificar lo que se crea conveniente.
Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana Base de Datos.
Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros
que contengan macros relacionadas. Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la barra de Diseo de Macros. Al
activarlo la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una nueva columna a la izquierda. Esta columna nos da la opcin
de crear diferentes macros dentro de una Macro principal.
Controlar qu acciones de macro se ejecutan
Otra de las acciones que nos va a permitir realizar Access es hacer que una o varias acciones de una macro se realicen
si se cumple una condicin concreta. Para realizarlo, iremos al Panel de Navegacin y hacemos clic con el botn secundario
del ratn en la macro a modificar, a la vez que colocamos la Vista Diseo del men contextual. A continuacin iremos al
desplegable de las condiciones donde seleccionamos la que ms nos interese, y escribimos la expresin manualmente o
bien por medio del Generador de expresiones. En el caso de tener anteriormente creada la condicin, solo tenemos que
pulsar en ella y realizar la modificacin correspondiente.
Hay que tener muy en cuenta que la expresin escrita debe ser booleana, es decir que se debe resolver en Verdadero
o Falso. Las acciones de macro en el bloque Si solo se ejecutan cuando la condicin se resuelva en Verdadero.
Editorial CEP 103

Access 2010
Tipo de acciones
Cada vez que seleccionamos una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones
(tabla 5.1):
Tipos Definicin
Abrir Consulta Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.
Abrir Formulario Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario.
Abrir Informe Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
Abrir Tabla Esta accin permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla
Buscar Registro los criterios especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en las bsquedas que
realices.
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la accin Buscar
Buscar Siguiente
Registro anterior. No tiene argumentos.
Cancelar Evento Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro. No tiene argumentos.
Cerrar Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
Cuadro Msj Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.
Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No tiene argumentos. Vers su
Detener Macro
utilidad ms adelante.
Detener todas Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando en ese momento. No tiene
Macros argumentos.
Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn realizando con una
Eco
Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla.
Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de
Ejecutar Comando
herramientas.
Establecer Valor Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos.
Guardar Esta accin te permitir guardar cualquier objeto que se encuentre abierto en ese momento.
Utiliza esta accin para imprimir el objeto activo. Podrs imprimir Hojas de datos, Informes o
Imprimir
Formularios.
Ir a Registro Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto.

Maximizar Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.
Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa convirtindola en una barra
Minimizar
de ttulo en la parte inferior de la ventana de Access.
Mostrar Barra de
Esta accin permite mostrar u ocultar una barra de herramientas determinada.
Herramientas
Salir Esta accin hace que Access se cierre.
Tabla 5.1
104 Editorial CEP

El flujo de programa
Como es sabido las acciones que componen las macros se comportan de manera ordenada y secuencial, pero en
ocasiones puede interesarnos que el programa se ejecute de diferente manera, por ejemplo que se ejecute una accin slo
si cumple una determinada condicin.
Para ello podemos recurrir al panel derecho Catlogo de acciones, donde vemos el Flujo de programas, dentro del cual
encontramos las opciones necesarias para estructurar la macro segn nuestras necesidades.
Figura 5.7
- Comentario, son texto aclarativo que no se ejecuta, es decir, son como notas para documentar lo que va realizando
y hacer ms legible la macro. Aparece un recuadro para escribir el texto, tal cual y cuando finalizamos vemos que
se ha englobado entre unas etiquetas /* As */ y se ha coloreado verde para resaltarlo.
- Grupo, tampoco se ejecuta, es una forma de englobar en un bloque un conjunto de acciones, de forma que quede
mejor estructurado.
- Si, permite que se ejecuten determinadas acciones nicamente si cumplen la condicin especificada.
- Submacro, no se ejecutan en el orden lgico del programa. Al ejecutar la macro que las contiene, estas son
ignoradas como si se tratara de comentarios. nicamente podremos ejecutarla incorporando una de las dos
acciones capaces de ejecutarlas EjecutarMacro y AlOcurrirError.
Editorial CEP 105

Access 2010
CREAR BUCLES
Se trata de la accin Ejecutar Macro, nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir
la ejecucin de dicha macro, definiendo as un bucle repetitivo, para ello deberemos especificar el Nombre de macro que
queremos ejecutar. Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un
nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser mayor que 1).
En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la ejecucin de la macro
mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se evala la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empezar,
la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar. Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el
Generador de Expresiones.
AUTOKEYS O MTODOS ABREVIADOS DE TECLADO

Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a travs de una
Macro diferentes acciones mediante una combinacin de teclas. El modo de construir una Macro que actu de este modo
es muy sencillo.
Los pasos a seguir consisten en crear una nueva Macro y llmala AutoKeys. Seguidamente activar la opcin Nombres
de Macro para aadir la columna con el mismo nombre. Y finalmente en la columna Nombre de Macro, indicaremos la
combinacin de teclas que activarn las acciones que escribas en la columna Accin.
En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc, debemos escribir la combinacin de teclas que queremos
que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis como la que aparece en el ejemplo siguiente.
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas
^C or ^1 CTRL+C CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT
Tabla 5.2
LAS RELACIONES
Bases de datos relacionales
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla, lo que evita
la duplicidad de datos. Antes de realizar una base de datos relacional, es conveniente realizar un estudio previo del diseo
de la base de datos. A la hora de relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el
mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos,
106 Editorial CEP

donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Entre los tipos de relaciones que se pueden dar:
- Relacin uno a uno, cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra
tabla y viceversa.
- Relacin uno a varios, cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico
registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro
relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
- Relacin varios a varios, cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra
tabla y viceversa.
Crear la primera relacin
Para crear relaciones tenemos varias opciones. La primera de ellas por medio de la barra de Herramientas de acceso
rpido, siempre y cuando hayamos incluido esta opcin, o bien por medio del comando Relaciones de la opcin Relaciones
del men Herramientas de base de datos. Una vez elegidas cualquiera de estas opciones, aparece la ventana Mostrar tabla,
donde indicamos las tablas que formarn parte de la relacin a crear.
Figura 5.8
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada y
pulsamos Agregar. Repetiremos los pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear y finalmente
cerraremos una vez elegidas las tablas.
Editorial CEP 107

Access 2010
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Figura 5.9
A la hora de crear la relacin, iremos sobre el campo de relacin de la tabla principal y pulsaremos el botn izquierdo
del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo cargo de la tabla secundaria. Soltamos el botn del ratn y nos
aparecer la ventana Modificar relaciones siguientes:
Figura 5.10
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos
de relacin, estos datos siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo
tipo. Podemos observar que en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de
los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Tambin nos aparecen tres casillas las cuales podemos o no activar
(Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados). Finalizaremos pulsando el botn Crear, crendose la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
108 Editorial CEP

Figura 5.11
Aadir y quitar tablas a la ventana Relaciones
En el caso de querer crear otra relacin pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla
a la ventana, para ello nos ubicamos en la ventana Relaciones y pulsamos el icono Relaciones de la barra de herramientas.
Al aadir la tabla podemos hacerlo por medio del icono Mostrar tabla o bien mediante el comando Relaciones, donde nos
aparece la ventana Mostrar tablas y seleccionar Aadir las tablas necesarias y pulsar cerrar.
Si lo que queremos es hacer la operacin inversa, es decir, quitar tablas de la ventana Relaciones. Nos situamos en
dicha ventana y con el botn derecho pulsaremos sobre la tabla y elegimos la opcin Ocultar tabla del men contextual.
Tenemos otra opcin, una vez seleccionada la tabla elegiremos del men Diseo, opcin Relaciones, Ocultar tabla
desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.
Modificar o eliminar relaciones
En el caso de querer modificar las relaciones ya creadas solo tendremos que posicionarnos en la ventana Relaciones y
por medio del botn derecho del ratn pulsaremos sobre la relacin a modificar, donde elegimos la opcin Modificar relacin
del men contextual que aparecer o bien haciendo clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Diseo, Modificar
relacin. Automticamente se nos abre la ventana Modificar relaciones, donde realizaremos los cambios. Finalmente solo
nos queda aceptar el cambio.
Si por el contrario lo que queremos es eliminar relaciones, solo tenemos hacer clic con el botn derecho sobre la relacin
a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual o bien por medio de la seleccin de la relacin seleccionada,
pulsamos la tecla SUPR. Automticamente nuestra relacin quedar eliminada de la ventana y de la base de datos.
Otras operaciones de relaciones
La ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla como consecuencia del excesivo
nmero de tablas y relaciones. Se hace necesario limpiar la ventana, manteniendo nicamente las tablas que nos interesen
y as como sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas. Una vez ubicados
en la ventana Relaciones tenemos dos formas de hacerlo, la primera consiste en ir men Edicin, opcin Borrar diseo o
bien pulsando el icono borrar de la barra de herramientas.
Editorial CEP 109

Access 2010
Otra de las operaciones que podemos realizar es mostrar relaciones directas, es decir, visualizar en la ventana
Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello. La mecnica consiste en posicionarse en la
ventana Relaciones y hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la Mostrar directas del men contextual. Otra
opcin es hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir de la opcin Relaciones, Mostrar relaciones directas.
Automticamente aparecen todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Si lo que queremos es visualizar todas las relaciones existentes, Access nos permite elegir entre dos opciones. La
primera de ellas por medio del botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men
contextual o por medio del comando Mostrar todas las relaciones.
Tambin podemos obtener un informe de las relaciones establecidas por medio del comando Informe de relacin.
Figura 5.12
FILTROS
Un filtro es una seleccin de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro
de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, slo estn
ocultos. Para aplicar filtros iremos al men Inicio, opcin Ordenar y filtrar o por medio de los botones filtros de la barra de
herramientas de acceso rpido.
110 Editorial CEP

Figura 5.13
Access tiene tres tipos de filtros:
Filtro por seleccin
Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condicin de filtrado. Cuando la tabla o
el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar. En el casilla Nombre de clientes se quiere a aplicar un filtro para
mostrar slo aquellos clientes que se llamen Sara, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el nombre Sara.
Despus pulsamos el botn de Filtro por seleccin. De la tabla aparecern slo aquellos registros en los cuales el campo
nombre sea Sara, el resto desaparecern.
Para volver a ver todos los registros de la tabla bastar con pulsar sobre el botn de quitar filtro.
Filtro por formulario
Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran nmero de registros. Tras pulsar sobre el botn
Avanzado, aparece un men contextual, del cual seleccionamos Filtro por formulario.
Pulsando en la primera fila de cada columna aparecer una flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta
flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. Si deseamos dejar en blanco esta casilla se pulsa
el botn Cerrar.
Si se prefiere se puede escribir directamente el valor exacto que se est buscando o la expresin cuyo resultado se
desea utilizar como criterio.
Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. Se pueden
volver a aplicar filtros almacenados en consultas.
Borra lo contenido en la cuadrcula del campo, cuando no se quiera aplicar ningn criterio en ese campo.
Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.
Filtro u orden avanzado
Este filtro permite determinar con mayor detalle las caractersticas del filtro. Es muy similar a una consulta, y se
almacena en Consultas.
Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el men Inicio, opcin Ordenar y filtrar, Avanzadas, donde seleccionamos
Filtro avanzado/Ordenar. Tras seleccionar este filtro se abrir esta ventana:
Editorial CEP 111

Access 2010
Figura 5.14
Al igual que en el filtro por formulario, el men y la barra de herramientas son propios de los filtros.
Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios:
- Campo, para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres
procedimientos distintos:
- Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que despliega la lista de todos los campos de
la tabla.
- Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el campo.
- Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la zona inferior.
Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el filtro. Para seleccionar todos los campos
en una celda se selecciona el *, el filtrado se realizar en todos los campos de la tabla.
- Orden, establece el orden que se seguir cuando se encuentre ms de un registro que cumpla las condiciones del
filtro. El orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden.
- Criterios, en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede escribir:
- Un texto, se teclea y el programa lo pondr automticamente entre comillas.
- Una expresin, utilizando los operadores "Entre...Y" o los operadores de comparacin (<, >,<>, <=,>=).
Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado pulsamos la tecla para aplicar el filtro. Automticamente se
abrir la tabla en la que hemos decidido incluir los filtros, pero slo con los registros que cumplan las condiciones de filtrado.
112 Editorial CEP

Para volver a ver todos los registros de la tabla se vuelve a pulsar el botn Aplicar o Quitar Filtro. Si se piensa que en
un futuro puede ser practico volver a ver slo estos datos, se puede almacenar el filtro para aplicarlo. Pero en la tabla, se
estarn guardando todos los registros por mucho que se guarde el filtro. Porque aunque el resto de los registros no se vean,
siguen estando ah.
Editorial CEP 113

Hemos visto generalidades correspondientes a una macro, es decir, crear, guardar y ejecutar una macro entre
otras. etc. que es una macro, as como otras funciones del objeto sobre el que acte. Una vez se han determinado
todas las acciones sucesivas, y los argumentos de accin de cada accin, se guarda la macro pulsando el botn
guardar
Hemos aprendido a crear bucles y a usar el mtodo abreviado para las macros.
Hemos conocido como una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms
de una tabla, lo que evita la duplicidad de datos. Hemos visto los diversos tipos de relaciones que se pueden dar,
as como crear relaciones entre los datos de nuestra base de datos.
Tambin hemos visto la posibilidad de modificar las relaciones dadas en nuestra base de datos.
Hemos visto la utilidad que ofrece el filtro en una base de datos, ver dentro de una tabla slo aquellos registros
que cumplen unas condiciones. Por otro lado, hemos conocido los diversos tipos de filtros tales como el filtro de
seleccin (se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condicin de filtrado), el filtro por
formulario (permite la bsqueda de valores para tablas grandes y con un gran nmero de registros) y el filtro u orden
avanzado (permite determinar con mayor detalle las caractersticas del filtro).
Editorial CEP 115

Access 2010
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116 Editorial CEP

TEMA 6
Herramientas de Access
Anlisis
Utilidades de la base de datos
Importar y Exportar datos
OBJETIVOS:
Aprender sobre el anlisis de tablas y rendimiento, as como conocer en que consiste el
documentador.
Conocer las diversas utilidades de las bases de datos (conversin, compactacin,
reparacin, etc.).
Aprender a exportar e importar tablas de bases de datos.
Tema 6. Herramientas de Access
ANLISIS
Anlisis de tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma
eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste
el diseo de datos.
Entre los objetivos que se persigue cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos
repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie
de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. Para evitar esos posibles
errores, Access recurre a Analizar Tabla que permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas. A modo de informacin
es recomendable usarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos.
En el caso de querer usarla, iremos al men Herramientas de base de datos, opcin Analizar, dentro de esta opcin
encontramos varios tipos de anlisis Tabla, rendimiento y documentador. Para nuestro caso escogeremos Analizar tabla.
Figura 6.1
Automticamente aparece el asistente para analizar tablas, donde deberemos seguir los pasos que nos va pidiendo para
realizarlo.
Analizar Rendimiento
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tenemos definidos en tu base de datos con el objeto de obtener un
informe sobre los cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente. Para ello iremos al men
Herramientas de base de datos, opcin Analizar, Analizar rendimiento. Automticamente aparece la ventana Analizador de
rendimiento.
Figura 6.2
Editorial CEP 119

Access 2010
En esta ventana vemos varias pestaas, de las cuales podemos realizar un anlisis de rendimiento, peor si queremos
analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos y
para ello pulsamos la opcin Seleccionar todo y marcaremos todos los objetos y comenzar el anlisis. Una vez analizado
todo, si queremos analizar de nuevo, es aconsejable analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en
este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o
de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe
sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.
Figura 6.3
Se pueden seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis en particular
de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis. Podemos optimizarla desde la propia
sugerencia, recomendacin o idea, para ello pulsamos el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se
apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto.
El Documentador
Si queremos tener la base de datos documentada, es decir, tener recogida toda la informacin referente a las
caractersticas de cada objeto de la base de datos. Para ello Access nos proporciona el documentador (men Herramientas
de base de datos, opcin Analizar, Documentador de base de datos). Automticamente se abrir la ventana del
documentador.
120 Editorial CEP

Figura 6.4
Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos)
o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones, podremos
indicarle qu caractersticas queremos que nos documente.
Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar, Access nos
devolver el informe solicitado en vista previa.
Figura 6.5
Editorial CEP 121
Access 2010
El documento obtenido lo podremos visualizar, imprimir o enviar a un documento Word, Excel, etc., utilizando las
diferentes opciones que nos presenta el documentador.
UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS
Convertir Base de Datos
Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras versiones de
Microsoft Access. Para convertir una base de datos de Access 2000 o Access 2002 - 2003 (.mdb) al nuevo formato de
archivo (.accdb), primero debemos abrir la base de datos en Access 2010 y, despus, guardarla con el formato de archivo
.accdb.
Iremos al men Archivo, Abrir, donde seleccionamos la base de datos que deseamos convertir. Si no se muestra la
ventana Mejoras de base de datos, la base de datos que est abriendo est en un formato anterior a Access 2000. Al abrir
una base de datos de Access 97 en Access 2010, aparece el cuadro de dilogo Mejoras de base de datos. Para convertir
la base de datos al formato de archivo de Access 2007, hacemos clic en S. Access crea una copia de la base de datos en
el formato .accdb.
A continuacin guardamos por medio de la opcin Guardar y publicar y, donde en Tipos de archivo de base de datos,
haremos clic en Base de datos de Access (*.accdb). Finalmente en el cuadro Guardar como, escribimos un nombre de
archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, hacemos clic en Guardar. Automticamente Access crea una
copia de la base de datos y despus la abre. Access cierra automticamente la base de datos original.
Compactar y Reparar
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Para acceder a esta opcin, iremos al men
Herramientas de base de datos, opcin Herramientas, Compactar y reparar base de datos; o bien por medio del men
Archivo, Informacin, Compactar y reparar. Cada vez que se inserta, modifica o elimina objetos y datos, el archivo de base
de datos se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con
el tiempo. Esto es debido a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando
espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. Por
lo tanto la reparacin, nos va reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione
mejor. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla.
Figura 6.6
Otra de las funciones de Compactar y reparar es detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e
intentar repararlo. A su vez ejecuta esta herramienta cuando la base de datos acte de forma imprevisible o dejen de
funcionar algunas acciones.
Copia de Seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que quieres mantener.
122 Editorial CEP

Al realizar copias de seguridad aseguras que si en algn momento sufres una prdida de informacin (bien porque se
estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario)
tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.
Lo primero que tenemos que hacer es abrir la base de datos a crear una copia de seguridad. A continuacin iremos al
men Archivo, opcin Compartir. En Avanzada seleccionamos Realizar copia de seguridad de la base de datos. A
continuacin en la ventana que aparece le damos nombre o bien cambiamos el que nos aparece y pulsamos aceptar.
Tambin podemos seleccionar el tipo de archivo donde deseamos guardar la base de datos de la copia de seguridad en la
lista Guardar como tipo y, a continuacin, hacemos clic en Guardar.
Figura 6.7
En el caso de que queramos realizar una copia de seguridad de una base de datos dividida, tenemos que tener en
cuenta que dicha base consta normalmente de dos archivos de base de datos, una base de tenemos que tener datos back-
end, que slo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vnculos a las tablas de la base de
datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base
de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la
base de datos front-end.
Para hacer una copia de seguridad de la base de datos back-end, iniciamos Access pero no abriremos una base de
datos. A continuacin Abrimos seleccionando el archivo de base de datos a hacer una copia de seguridad. En la flecha
Editorial CEP 123

Access 2010
situada junto a Abrir, pulsamos Abrir en modo exclusivo. Seguidamente vamos al men Archivo, Compartir. Donde
realizamos los pasos explicados anteriormente.
Para el caso de la copia seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseo, dejaremos abierta
la base de datos inmediatamente despus de cambiar el diseo. A continuacin, realizamos los pasos vistos en copia de
seguridad.
Compartir una base de datos
Access nos ofrece varias posibilidades a la hora de compartir una base de datos.
Por medio de una carpeta de red
La forma ms sencilla de compartir una base de datos es incluirla en una carpeta de red compartida, para ello se debe
cumplir una serie de requisitos:
- Se espera que slo unas pocas personas usen la base de datos al mismo tiempo.
- No hay campos Memo presentes en la base de datos, o si los hay, distintos usuarios no podrn actualizarlos de
forma simultnea.
- Los usuarios no necesitan personalizar el diseo de la base de datos.
Para compartir una base de datos mediante el uso de una carpeta de red, debemos de configurar una carpeta de red
compartida en caso de no haberla ya. Access debes estar configurado para abrirse en modo compartido en todos los
equipos de los usuarios. sta es la configuracin predetermina, pero puede surgir algn problema, por lo tanto debemos
revisarla para asegurarnos de que est bien establecida.
El siguiente paso consiste en copiar el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Una vez realizadas esta
operacin, debemos de asegurarnos que los atributos del archivo estn establecidos para permitir el acceso de lectura y
escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de
datos. Finalmente se hace necesario crear un acceso directo al archivo de base de datos para todos los usuarios
Por medio de un sitio SharePoint
La otra forma de compartir datos es por medio de un sitio SharePoint, el cual se caracteriza por presentar tres formas
diferentes de compartir una base de datos:
- Publicar una base de datos mediante Servicios de Access, nos ofrece una plataforma para crear bases de datos
que podamos usar en la Web; donde diseamos y publicamos una base de datos web con Access 2010 y
SharePoint, y luego podemos usarlas en un explorador web.
- Guardar un archivo de base de datos en una biblioteca de documentos de SharePoint, permite guardar una base
de datos en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint, integrando la administracin de archivos de base
de datos de Access con el resto de la informacin de documentos y negocios. Slo es posible publicar una base de
datos en un sitio de SharePoint para los archivos de base de datos que se guardan con el formato Office Access
2007.
- Mover los datos a listas de SharePoint y vincularlos, permite modificar la copia de la base de datos creada por cada
uno de los usuarios que comparten la base de datos a travs del sitio de SharePoint. Este mtodo comprende tres
pasos principales: mover los datos a las listas de SharePoint, crear vnculos a dichas listas y distribuir el archivo de
124 Editorial CEP

base de datos. Para ello podemos recurrir al asistente que Access nos ofrece.
Por medio de dividir la base de datos
Cuando se divide una base de datos, sta se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end que contiene las
tablas de datos y una base de datos front-end que contiene todos los dems objetos de base de datos, como consultas,
formularios e informes. Cada usuario interacta con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end. Las
bases de datos se dividen mediante el asistente Divisor de base de datos. Una vez dividida la base de datos, deber
distribuir la base de datos front-end a los usuarios.
Antes de realizar cualquier divisin se hace necesario realizar una copia de seguridad de dicha base. Dicho proceso es
bastante largo y por tanto no puede haber ningn usuario realizando cualquier actividad sobre la base. Otra cosa a tener
en cuenta es que, todos los que utilicen la base de datos deben tener una versin de Microsoft Office Access que sea
compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end.
Despus de estas aclaraciones, vamos a explicar cmo se realiza el proceso de divisin de una base de datos. Una vez
hecha la copia de seguridad, empezaremos con el archivo de base de datos almacenado en la unidad de disco duro local,
no en el recurso compartido de red, abrindola e iremos al men Herramientas de base de datos, opcin Mover, pulsando
Base de datos de Access. Automticamente aparece la ventana del asistente Divisor de base de datos, donde pulsamos el
botn Dividir base de datos. En la ventana Crear una base de datos back-end, especificamos un nombre, un tipo de archivo
y una ubicacin para el archivo de base de datos back-end. Cuando el asistente finaliza, muestra un mensaje de
confirmacin.
Figura 6.8
La base de datos ahora est dividida. La base de datos front-end es el archivo con el que inici el proceso (la copia de
la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicacin de red que especific
anteriormente.
Despus de dividir la base de datos, tendremos que distribuir la base de datos front-end a los usuarios para que puedan
empezar a usarla, para ello podemos enviar un correo con la base de datos front-end adjunta a cada uno de los usuarios y
guardar el archivo en una ubicacin de red a la que tengan acceso todos los usuarios de la base de datos.
Podemos agregar restricciones a los cambios en la base de datos front-end que distribuye, pudiendo guardar la base de
Editorial CEP 125
Access 2010
datos como un archivo binario compilado (un archivo .accde). Para ello abrimos el archivo de base de datos front-end
(archivo .accdb) a guardar como un archivo binario compilado (.accde). Para ello iremos al Men Archivo, opcin Guardar
y publicar, Crear ACCDE; donde nos aparece la ventana Guardar como, dentro de la cual damos nombre y ubicacin a la
base de datos.
En el caso de que queramos mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end diferente mediante
el Administrador de tablas vinculadas, dentro del cual seleccionamos las tablas que estn en la base de datos back-end
actual. A continuacin activamos la casilla Siempre comprobar nueva ubicacin y aceptamos.
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS
Importar datos
Access permite importar objetos de una base de datos a otra de manera rpida, para ello nos situaremos en el men
Datos externos, opcin Importar y vincular.
Figura 6.9
Vamos a poner como ejemplo la importacin de datos de una tabla Excel. Si es la primera vez que importamos datos de
Excel, debemos de tener en cuenta que no existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de
Access. Excel no proporciona ninguna funcionalidad para crear una base de datos de Access a partir de datos de Excel.
Mientras que por otro lado, al abrir un libro de Excel en Access, ste crea un vnculo al libro en lugar de importar los datos.
Para realizar la importacin, comenzaremos por la bsqueda de la hoja de clculo a importar. Tambin podemos importar
slo una parte de una hoja de clculo, por medio de definir un rango con nombre que incluya slo las celdas a importar
(seleccionar el rango, y a continuacin hacemos clic con el botn secundario en el rango seleccionado y, seleccionamos en
Asignar nombre a un rango o en Definir nombre; y damos le damos un nombre). El siguiente paso consiste en revisar los
datos de origen y ejecutar cualquiera de las acciones que se nos presentan. Finalmente cerramos el libro de trabajo de
origen si est abierto.
El siguiente paso consiste en preparar la base de datos de destino, donde comenzaremos abriendo la base de datos de
Access en la que se guardarn los datos importados. Asegrese de que la base de datos es de slo lectura y de que tienen
los permisos para realizar cambios en la base de datos. A continuacin iremos al men Archivo, opcin Nueva, Base de
datos en blanco o en Base de datos web en blanco. Antes de iniciar la operacin de importacin, debemos decidir si
deseamos guardar los datos en una tabla nueva (guardamos los datos en una nueva tabla, Access creamos una tabla y
agrega los datos importados a esta tabla) o existente (las filas de la hoja de clculo de Excel se anexan a la tabla
especificada). Para este caso y con el fin de evitar errores es conveniente ir a la vista Diseo y revisar lo siguiente:
- Primera fila, debemos de asegurarnos que la posicin y el tipo de datos de cada columna de la hoja de clculo de
origen coincidan con los del campo correspondiente de la tabla, independientemente si tienen encabezados o no.
- Campos que faltan o adicionales, donde si uno o varios campos de la hoja de datos de origen no aparecen en la
126 Editorial CEP

tabla de destino, agrguelos antes de comenzar la operacin de importacin.
- Clave principal, donde si la tabla contiene un campo de clave principal, la hoja de clculo o el rango de origen debe
tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal y los valores de clave
importados deben ser nicos.
- Campos indizados, donde si la propiedad Indizado de un campo de la tabla est establecida en S, la columna
correspondiente en la hoja de clculo o el rango de origen debe contener valores nicos.
A continuacin vamos a comenzar con el proceso de importacin, donde iremos al men Datos externos, opcin
Importar y vincular, Excel; donde automticamente aparece la ventana Obtener datos externos - Hoja de clculo de Excel.
En el cuadro Nombre de archivo, especificamos la ubicacin del archivo. A continuacin podemos seleccionar cualquiera de
las siguientes acciones:
- Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual, permite almacenar los datos en una
tabla nueva.
- Anexar una copia de los registros a la tabla, permite anexar los datos a una tabla existente.
- Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, permite establecer vnculos de datos con la tabla Excel.
El siguiente y ltimo paso consiste en usar el asistente y seguir los pasos que nos detallan en cada una de las ventanas.
Una vez llegados al final solo tenemos que pulsar Finalizar. Esta operacin puede ser completa en cuyo caso el Asistente
nos muestra una pgina que indica el estado de la operacin de importacin, pero si la operacin no se ejecut
correctamente, Access nos muestra el mensaje Error al intentar importar el archivo. Finalmente solo queda guardar la
informacin de la operacin para un uso futuro.
Si queremos ejecutar una importacin guardada, iremos al comando Importaciones guardadas, donde seleccionamos la
importacin guardada a ejecutar y, a continuacin, pulsamos Ejecutar.
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que acta como si estuviera en
nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder
ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente.
Cuando vinculamos una tabla, no se copia a nuestra base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la
base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la nuestra. Este proceso es completamente transparente, y si
vinculamos una tabla contenida en otra base de datos podremos trabajar con ella del mismo modo que si la estuvisemos
en la nuestra. Cualquier cambio que hagamos en los datos quedarn reflejados en la base de datos origen, y cualquier
cambio que efectuemos en la base de datos origen, quedar reflejado en tu base de datos. Mientras que si importamos una
tabla, estaremos copiando los datos actuales a nuestra base de datos pero no quedar ninguna conexin entre la tabla y la
del origen de la importacin.
Para importa una tabla vinculada, una vez preparados los datos de salida y entrada, comenzamos con el proceso de
importacin, donde iremos al men Datos externos, opcin Importar y vincular, Excel; donde automticamente aparece la
ventana Obtener datos externos, Hoja de clculo de Excel. En el cuadro Nombre de archivo, especificamos la ubicacin del
archivo y a continuacin podemos seleccionamos Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, permite
establecer vnculos de datos con la tabla Excel.
El siguiente y ltimo paso consiste en usar el asistente y seguir los pasos que nos detallan en cada una de las ventanas.
Editorial CEP 127

Access 2010
Una vez llegados al final solo tenemos que pulsar Finalizar.
Access intenta crear la tabla vinculada, donde si la operacin se realiza correctamente, Access nos muestra el mensaje
Se ha terminado de vincular la tabla. Pero si ve valores de error o datos incorrectos, debemos solucionar el problema en los
datos de origen.
Exportar Datos
Access nos va a permitir exportar datos de nuestra base a otra diferente, es decir, enviar la informacin de nuestra base
de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo. Para ello, slo tenemos que seleccionar la opcin Exportar que
encontramos en el men Datos externos.
Figura 6.10
A travs de esta opcin nos permite copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu
base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar. Al pulsar esta opcin, automticamente aparece la
ventana de exportacin de datos. Para este ejemplo usaremos la exportacin a Word.
Para realizar la exportacin, comenzaremos por la bsqueda de los datos a exportar. Tambin podemos exportar tablas,
consultas, formularios o informes. El siguiente paso consiste en revisar los datos de origen, para garantizar que no contienen
indicadores de error (tringulos verdes) ni valores de error como #Num., y ejecutar cualquiera de las acciones que se nos
presentan. Finalmente cerramos el libro de trabajo de origen si est abierto. A continuacin iremos al men Datos externos,
opcin Exportar, Ms y, a continuacin, hacemos clic en Word.
Automticamente aparece el Asistente para exportacin, donde especificamos el nombre del archivo de destino y
activamos la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operacin de exportacin. Hay que tener en cuenta que si hemos
seleccionado los registros a exportar antes de que iniciemos la operacin de exportacin, podemos activar la casilla Exportar
slo los registros seleccionados. No obstante, si deseamos exportar todos los registros de la vista, deje la casilla
desactivada.
128 Editorial CEP

Figura 6.11
Finalmente pulsamos Aceptar. Puede darse la posibilidad de que si existe el documento de destino, nos solicitar pulsar
S para sobrescribir el archivo o No para cambiar el nombre del archivo de destino y vuelva a hacer clic en Aceptar.
Automticamente se nos abre un documento de destino en Word, en funcin de las opciones de exportacin especificadas
en el Asistente. Access tambin muestra el estado de la operacin en la ltima pgina del Asistente, donde podemos
guardar la configuracin de exportacin para su uso posterior.
Figura 6.12
Editorial CEP 129

Hemos conocido que uno de los objetivos del anlisis es evitar la redundancia as como analizar todos los objetos
que tenemos definidos en tu base de datos con el objeto de obtener un informe sobre los cambios que deberan
realizarse para que la base de datos sea ms eficiente, as como saber qu tipos de anlisis permite Access.
Hemos detallado diferente utilidades a las que podemos recurrir a la hora de usar una base de datos. Entre las
utilidades hemos visto la posibilidad de compactar y reparar (revisar la BD), crear una copia de seguridad, etc.
Hemos visto como importar y exportar base de datos a otros programas y viceversa.
Editorial CEP 131

Access 2010
ANOTACIONES
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132 Editorial CEP

TEMA 7
Personalizacin de Access
Visualizar Barras de herramientas

La creacin de una barra personalizada
Asociar Barras a Formularios o Informes
Opciones de inicio
Panel de Control
Panel de Navegacin
Introduccin a las expresiones
OBJETIVOS:
Aprender la creacin y visualizacin de las herramientas que Access ofrece.
Aprender a asociar barras tanto a informes como a formularios.
Aprender a crear un panel de control, as como conocer las opciones de inicio.
Conocer cmo funciona el panel de navegacin.
Realizar una introduccin a la creacin de expresiones
Tema 7. Personalizacin de Access
VISUALIZAR LAS BARRAS

Al igual que el resto de programas de la aplicacin Office, podemos crear nuestra barra tanto de opciones como de
herramientas de acceso rpido a nuestro antojo, pero con el inconveniente de que los cambios que se realicen sobre las
barras de herramientas no slo afectarn al archivo en particular sino a toda la aplicacin Access completa.
Para poder realizar esta personalizacin, existen varias formas, la primera de ellas es pulsar el botn secundario del
ratn en el comando y, a continuacin, hacemos clic en la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido o
Personalizar la cinta de opciones; la segunda de ellos consiste en ir al men Archivo, opcin Opciones, Barra de
herramientas de acceso rpido o Personalizar cinta de opciones.
Figura 7.1
Automticamente se abrir la ventana de personalizacin, donde aparecen dos ventanas, una de ellas contiene todos
los comandos divididos en varias secciones, mientras que la segunda de las ventanas consiste en la ubicacin de donde
vamos a agregar los comandos. Podemos cambiar el nombre y cambiar el orden de las fichas y grupos predeterminados
que vienen integrados, sin embargo, no se puede cambiar el nombre de los comandos predeterminados o cambiar los
iconos asociados a los comandos ni cambiar el orden de esos comandos. Cada vez que personalizamos, en la lista
Personalizar la lista de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra Personalizado o Personalizada
despus del nombre, aunque dicha palabra no aparece en la cinta de opciones.
Tambin podemos configurar Access 2010 para usar solo barras de men personalizadas, para ello abrimos la base de
datos de Access de una versin anterior en Access 2010, donde en Opciones de Access, hacemos clic en Base de datos
Editorial CEP 135

Access 2010
actual. En Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactivamos las casillas Permitir el uso de mens
no restringidos y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar.
LA CREACIN DE UNA BARRA PERSONALIZADA

Si nuestras necesidades nos obligan a crear una nueva barra de opciones o de herramientas, el proceso para la
realizacin comienza con ir a la ventana de personalizacin y seleccionar los comandos que van a formar parte de esa barra.
Figura 7.2
Una vez seleccionado el comando pulsamos el botn Agregar, y automticamente pasa a la barra personalizada. Al
aceptar podemos observar como los comandos han pasado a formar parte de la barra, en este caso de la barra de
herramientas de acceso rpido.
Figura 7.3
Dentro de la pestaa observamos multitud de comandos, los cules estn organizados por Fichas o comandos, donde
solo tenemos que seleccionar cualquiera de uno de los comandos de la lista desplegable y automticamente aparecen los
comandos relacionados.
136 Editorial CEP

Las diferentes categoras son:
- Ficha de herramientas de la barra de acceso rpido, donde nos muestra los comandos propios de esta barra.
- Comandos ms utilizados, donde establece la relacin de los comandos que ms se usan.
- Todos los comandos, detallas todos los comandos existentes.
- Macros, detalla los comandos referentes a las macros.
A continuacin tambin detalla los comandos referentes a los mens as como los comandos referentes a diferentes
aspectos de tablas, informes, etc.
ASOCIAR BARRAS A FORMULARIOS O INFORMES

Para asociar barras de herramientas y mens contextuales a determinados objetos, lo primero que tenemos que hacer
es colocarnos en la Vista de Diseo del Formulario o Informe donde queramos que aparezca la barra.
Figura 7.4
Nos situaremos en el margen superior izquierdo, tal como indica la figura 7.10 Y con el botn derecho del ratn haremos
clic para acceder a la opcin Propiedades, donde encontraremos las siguientes opciones:
- En Barra de mens, podremos seleccionar, de las definidas de tipo Barra de men, la barra que quieras que se
muestre al abrirse el Formulario o Informe.
- Barra de herramientas, nos mostrar aquella barra definida como Barra de herramientas cada vez que abramos
Access.
- Barra de mens contextuales, se mostrar la barra definida como Men contextual cada vez hagamos clic con el
botn derecho del ratn sobre el Formulario o Informe.
Editorial CEP 137

Access 2010
OPCIONES DE INICIO
A continuacin veremos como configurar las opciones de inicio, para ello iremos al men Archivo, opcin Opciones, Base
de datos actual, donde nos aparece la ventana de opciones, desde donde configuraremos todas las opciones del archivo
de la base de datos.
En ocasiones, la opcin para omitir las opciones de inicio puede ser til. Por ejemplo, si hubiera establecido la opcin
para ocultar el panel de navegacin, pero quisiera que este est visible, podemos omitir la opcin establecida previamente.
Para omitir opciones de inicio, debemos de mantener presionada la tecla MAYS mientras se abre la base de datos. En
funcin de la configuracin de seguridad de macros de la base de datos, puede que veamos uno o ms mensajes de
seguridad en el inicio.
Nunca se debe de soltar la tecla MAYS hasta que se cierren todos los mensajes de seguridad. De lo contrario no se
omitirn las opciones de inicio.
Figura 7.5
- Ttulo de la aplicacin, escribimos el texto que se mostrar en la Barra de ttulo de la ventana.
- En Icono de la aplicacin, podemos establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la Barra de ttulo
y para que se convierta en el icono del archivo. En el caso de establecer un icono para la aplicacin podrs activar
tambin la opcin Usar como icono Formulario e informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de
los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de
la aplicacin.
138 Editorial CEP

- Mostrar formulario, no se muestra el formulario designado y no se ejecuta ninguno de los procedimientos de evento
del formulario.
- Formulario de presentacin web, solo est disponible cuando se presenta un formulario web designado. Cuando
est disponible, no se muestra el formulario web designado, y no se ejecutar ninguno de los procedimientos de
evento del formulario.
- Mostrar panel de navegacin, el panel de navegacin se muestra incluso si esta opcin no est activada.
- Nombre de la banda de opciones, no se muestra la cinta personalizada designada.
- Permitir el uso de mens no restringidos, permite determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los
comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada.
- Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, permite ver solo la barra de men contextual que se haya
indicado en el desplegable Barra de men contextual.
PANEL DE CONTROL
Access nos da la posibilidad de crear un Panel de Control que nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar
al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base
de datos.
Para crearlo, debemos pulsar el comando Administrador del panel de control del men Herramientas de base de datos.
Si no lo encontramos deberemos personalizar la cinta para que se muestre.
Figura 7.6
Automticamente Access nos pregunta si queremos crear uno en el caso de no haberlo hecho antes. Pulsamos S para
continuar, donde de abre la ventana Administrador del panel de control.
Figura 7.7
Editorial CEP 139

Access 2010
Desde aqu configuramos los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.
Figura 7.8
Para crear nuevas pginas solo tenemos que hacer clic en el botn Nueva, y escribir el nombre que queremos darle a
la nueva pgina.
La pgina del panel de control que marquemos como predeterminada ser la que se muestre en primera instancia
cuando se abra el Panel de Control. En caso de querer hacer predeterminada una pgina creada por nosotros, solo tenemos
que seleccionarla y pulsar el botn Predeterminado. Si por el contrario queremos eliminar pginas que no estn definidas
como Predeterminado, solo tenemos que seleccionarlas y pulsar el botn Eliminar.
Si queremos ver como configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que
nosotros queramos, pulsamos el botn Modificar, donde aparece la ventana de modificar la pgina del panel de control.
Figura 7.9
Una vez en esta ventana, podemos modificar el nombre de esta pgina de control. A modo de informacin es
recomendable hacerlo ya que el ttulo es el que se mostrar cuando se abra la ventana. Cuando lo hayamos puesto el
nombre, pulsamos el botn Nueva.
A continuacin aparece una nueva ventana, donde completaremos nuestro Panel de control con los elementos que
necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco.
140 Editorial CEP

Figura 7.10
Lo primero que tenemos que hacer es dar un nombre en la propiedad Texto. Seguidamente, en la propiedad Comando,
seleccionamos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:
- Ir al panel, permite abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de este elemento se
muestre dicha pgina.
- Abrir el formulario en modo Agregar, permite abrir el formulario para que podamos insertar nuevos registros,
mientras que los existentes no se vern.
- Abrir el formulario en modo Edicin, permite abrir el formulario para que podamos ver todos los registros existentes
y as poder modificarlos, as como agregar nuevos registros.
- Abrir el informe, permite abrir un Informe en Vista Preliminar.
- Disear aplicacin, cada vez que pulsamos el botn de este elemento aparece la ventana de Administrador de
Panel de Control.
- Cerrar la aplicacin, permite cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control.
- Ejecutar una Macro, permite ejecutar una macro.
Cuando tengamos todo relleno, podemos realizar diferentes acciones antes de aceptar la operacin. Podemos cambiar
de posicin, por medio de los botones de Mover arriba y Mover abajo, de las operaciones a realizar. Una vez hayamos
acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control, cerramos la ventana. Podemos ver que se han creado un
par de elementos nuevos en tu base de datos.
Si vamos al listado de Tablas, encontraremos una tabla denominada Swichboard Items, esta tabla almacena la
configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control. No debemos modificar esta tabla bajo
ningn concepto, ya que afecta al Panel de Control, y ste dejar de funcionar correctamente. Si queremos realizar algn
tipo de cambio iremos al Administrador del Panel de Control.
En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Al pulsar
sobre l, veremos nuestro el resultado de cmo ha quedado nuestro Panel de control. En el caso de no gustarnos lo que
vemos, podemos modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en el
botn Diseo.
PANEL DE NAVEGACIN
El panel de navegacin es una ubicacin central desde la que se puede ver con facilidad y tener acceso a todos los
objetos de base de datos. De manera predeterminada, cuando se abre una base de datos en Access 2010, el panel de
Editorial CEP 141

Access 2010
navegacin aparece a la izquierda del rea de trabajo.
Anteriormente hemos comentado brevemente diferentes operaciones que podamos realizar en dicho panel, en este
punto vamos a ahondar en dicho panel.
Los objetos de una base de datos se pueden organizar en categoras y grupos. Las categoras permiten organizar los
objetos en el panel de navegacin y los grupos permiten filtrar los objetos organizados por categoras. Al crear una nueva
base de datos, la categora que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas
las tablas. Todas las bases de datos tambin tienen una categora llamada Personalizada que se puede usar para crear una
vista personalizada de los objetos. Adems, Access proporciona dos categoras predefinidas ms entre las que se puede
seleccionar, en funcin de la forma en que se desee que se muestren los objetos:
- Tipo de objeto, permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo.
- Fecha de creacin y de modificacin, permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha especfica o
en un intervalo de fechas.
Figura 7.11
Otra de las acciones que podemos realizar es la ordenacin en que se muestran los objetos de la base de datos en el
panel de navegacin. De forma predeterminada, Access ordena los objetos por tipo de objeto en orden alfabtico
ascendente, pero podemos modificarlo por medio de hacer clic con el botn secundario del ratn en la parte superior del
panel de navegacin para mostrar el men contextual, donde podemos seleccionar cualquiera de estas opciones:
- Cambiar la forma en que se muestran los objetos, donde seleccionamos Vista por, dentro de la cual podemos elegir
entre Detalles, Icono o Lista.
- Ver todos los grupos de la base de datos, pulsamos Mostrar todos los grupos.
- Cambiar el criterio de ordenacin para los objetos, seleccionamos Ordenar por y elegimos la opcin que ms se
ajuste a nuestras necesidades.
- Ordenar manualmente y personalizar el orden de presentacin, seleccionamos Ordenar por y pulsamos Quitar
ordenaciones automticas.
Tambin podemos realizar bsquedas de objetos en una base de datos, para eso recurrimos al cuadro Buscar, donde
Access busca dentro de la categora los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincide con los
trminos de bsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen.
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Operaciones sobre categoras y grupos personalizados
En Access cada vez que creamos una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base
de datos contiene la categora Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de
datos. Cada vez que veamos las categoras y los grupos personalizados desde el panel de navegacin, podemos observar
los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequea flecha situada junto a
la esquina inferior izquierda del icono del objeto.
Figura 7.12
Si queremos crear una categora personalizada, procedemos a cambiar el nombre de la categora Personalizada dada
por Access o bien creamos una nueva categora. Para ello iremos a la ventana de Opciones de navegacin (men Archivo,
opcin Opciones, Base de datos actual). Esta ventana muestra una lista de todas las categoras que se han definido en la
base de datos y muestra los grupos de una categora seleccionada.
Cada vez que creamos una nueva categora personalizada, aparecen dos grupos, uno llamado Objetos sin asignar y
otro Grupo personalizado 1 para esa categora; donde todos los objetos de una categora que estn sin asignar a ningn
grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegacin.
Lo primero que tenemos que hacer es hacer clic con el botn secundario del ratn en el men de la parte superior del
panel de navegacin y seleccionar Opciones de exploracin. A continuacin en Categoras, pulsamos Agregar elemento, y
automticamente aparece una categora nueva. A esta categora le damos nombre y pulsamos Intro. Si una que hemos
creado la categora pero queremos cambiarle el nombre, en Opciones de exploracin, iremos a Categoras, donde
seleccionamos Personalizar y, a continuacin, hacemos clic en Cambiar nombre de elemento, donde lo modificamos. Solo
queda pulsar Intro para finalizar.
A continuacin viene la creacin de los grupos personalizados donde se englobarn las categoras. Access crea
automticamente un Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categora nueva. La creacin comienza
con la apertura del men del panel de navegacin y, a continuacin, donde seleccionamos Opciones de exploracin. En
Grupos de nombre de categora, seleccionamos Agregar grupo y le damos nombre. Para finalizar pulsamos Intro. Si una
que hemos creado la categora pero queremos cambiarle el nombre, en Opciones de exploracin, iremos a Grupos de
nombre de categora, donde hacemos clic en Cambiar nombre de grupo, donde lo modificamos. Solo queda pulsar Intro
para finalizar.
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Access 2010
Figura 7.13
Otra de las operaciones que podemos realizar en el panel de navegacin es la de agregar objetos a un grupo
personalizado, podemos hacerlo de dos maneras, la primera de ellas consiste en ir al grupo personalizado que creamos. A
continuacin en Objetos sin asignar, hacemos clic con el botn secundario ratn en el objeto a agregar o mover. Finalmente
hacemos clic en Agregar al grupo en el men contextual y, elegimos el grupo personalizado al que vamos a agregar el
objeto. En cuanto a la segunda de las acciones, consiste en copiar y pegar objetos.
Tambin podemos quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados, para ello hacemos clic con el botn
secundario del ratn en el objeto en el panel de navegacin y pulsamos Quitar. Mientras que para restaurar el acceso directo
para el objeto, arrastramos el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegacin al grupo personalizado.
Ocultar y mostrar objetos y grupos es otra de las operaciones que podemos hacer en el panel de navegacin. Para
ocultar un objeto o grupo en el panel de navegacin, hacemos clic con el botn secundario del ratn en el objeto pulsamos
Ocultar en este grupo o en Ocultar (para el grupo entero).
En el caso de querer mostrarlos iremos a la ventana Opciones de navegacin, donde activamos la casilla Mostrar objetos
ocultos y aceptamos. Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegacin, no estn habilitados
y por lo tanto los tendremos que habilitar tal y como hemos explicado.
INTRODUCCION A LAS EXPRESIONES

Una expresin es la combinacin funciones integradas o definidas por el usuario, identificadores, operadores y
constantes. Cada expresin da como resultado un nico valor. En Access, las expresiones se usan en muchas situaciones,
para realizar clculos, manipular caracteres o realizar pruebas de datos. Tablas, consultas, formularios, macro, etc.
144 Editorial CEP

Crear expresiones de clculo
Cuando usamos una expresin como origen de datos de un control, crear un control calculado. Para escribir una
expresin en un control de cuadro de texto, nos situamos bien en la Vista Presentacin o Vista Diseo del formulario, por
medio del botn secundario del ratn sobre el mismo. A continuacin seleccionamos el control en el que vamos a escribir
la expresin. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presionamos F4. A continuacin podemos realizar dos operaciones:
- Crear manualmente la expresin, donde nos situamos en la ficha Datos de la hoja de propiedades, y pulsamos
Origen del control del cuadro de texto y, a continuacin, escriba (=) seguido del resto de la expresin
([preciototal]=[cantidad]*[precio unidad]).
- Usar el Generador de expresiones para crear la expresin, hacemos clic en el botn Generar situado en el
cuadro de propiedad, donde completamos la expresin.
Crear expresiones de consulta
Tambin podemos recurrir a las expresiones para definir los criterios de una consulta, donde Access devolver solo las
filas que cumplan los criterios. Para establecer estos criterios, iremos a la cuadrcula de diseo de la consulta (Vista Diseo),
donde nos ubicamos sobre la celda Criterios, en la cual podemos:
- Crear manualmente la expresin, donde escribimos la expresin (entre#01/01/2010#Y#27/02/2010). Debemos de

tener en cuenta no colocar el operador = delante de la expresin de criterio.
- Usar el Generador de expresiones para crear la expresin, hacemos clic en el botn Generar de la
opcin Configuracin de consultas.
Para crear expresiones en un campo calculado en una consulta, una vez colocados en la Vista Diseo, hacemos clic en
la celda Campo de la columna en la que vamos a crear el campo calculado, donde podemos:
- Para crear manualmente la expresin, escriba la expresin (Precio total: [Cantidad] * [Precio]). Debemos de tener
muy en cuenta no comenzar la expresin de criterios con el operador =; en su lugar, comincela con una etiqueta
descriptiva, seguida de dos puntos.
- Para crear la expresin con el Generador de expresiones, iremos al men Diseo, opcin Configuracin de
consultas, Generador.
Crear expresiones de tabla
Podemos crear un campo calculado en una tabla. Para crear dicho campo, abrimos la tabla haciendo doble clic en el
panel de navegacin, donde iremos a la columna situada ms a la derecha de la tabla y pulsamos en el encabezado de
columna Haga clic para agregar. Nos aparece un desplegable y seleccionamos Campo calculado y hacemos clic en el tipo
de datos que deseamos para el resultado. Automticamente Access muestra el Generador de expresiones, donde
escribimos el clculo [Cantidad] * [Precio] (no es necesario comenzar la expresin con un signo igual (=)) y aceptamos.
Access agrega el campo calculado, a la vez que resalta el encabezado de campo para que demos nombre a nuestro
campo. Para finalizar solo queda pulsar Intro.
Editorial CEP 145

Access 2010
Expresiones para una regla de validacin a un campo de tabla o un registro
Las expresiones son muy tiles para validar los datos cuando se entran en la base de datos. En las tablas, podemos
crear dos tipos de reglas de validacin: reglas de validacin de campo, que impiden a los usuarios insertar datos no vlidos
en un solo campo, y reglas de validacin de registro, que impiden a los usuarios crear registros que no cumplan los criterios
especificados. Ambos tipos de reglas de validacin se crean mediante expresiones.
En el caso de establecer una regla de validacin de campo, seleccionamos el campo a cambiar. A continuacin en el
men Campos, opcin Validacin de campos, Validacin, seleccionamos Regla de validacin de campo o Regla de
validacin de registro. Automticamente aparece el Generador de expresiones, donde escribimos la expresin
correspondiente (>=0). Tambin podemos establecer un mensaje de validacin, por medio de la opcin Mensaje de
validacin de campo o Mensaje de validacin de registro, donde nos aparece la ventana Escriba el mensaje de validacin,
en la cual escribimos el mensaje que desee que aparezca cuando los datos no coincidan con la regla de validacin y, a
continuacin, aceptamos.
Para la creacin de una regla de validacin a un control, una vez situados en el informe o formulario as como en la Vista
Diseo o Presentacin, nos situamos sobre el control a modificar y con el botn secundario del ratn abrimos el men
contextual y seleccionamos propiedades o bien pulsamos F4. Automticamente aparece la ventana de Propiedades de
control, donde vamos a Todos y seleccionamos Regla de validacin, dentro de la cual escribimos la expresin dentro de la
opcin Generar . Debemos de personalizar el texto que aparece cuando escribimos datos que no coinciden con la
regla de validacin, para ello iremos a la propiedad Texto de validacin (=<0; el valor no puede ser inferior a cero).
Establecer valores predeterminados
Puede usar una expresin para especificar un valor predeterminado para un campo de tabla o controles. Para establece
un valor predeterminado para un campo en una tabla, una vez situados en la tabla y con la Vista Hoja de datos puesta,
seleccionamos de las tablas los campos a modificar. A continuacin iremos al men Campos, opcin Propiedades y en Valor
predeterminado, donde aparece el Generador de expresiones. Solo tenemos que escribir la expresin y asegurarnos de que
sta comience por el signo igual ( =).
Para la creacin de una regla de validacin a un control, una vez situados en el informe o formulario as como en la Vista
Diseo o Presentacin, nos situamos sobre el control a modificar y con el botn secundario del ratn abrimos el men
contextual y seleccionamos propiedades o pulsamos F4. Automticamente aparece la ventana de Propiedades de control,
donde vamos a Todos y seleccionamos Regla de validacin, dentro de la cual escribimos la expresin dentro de la opcin
Generar . Establecer valores predeterminados para controles.
146 Editorial CEP

Hemos visto la forma en la que se trabaja con la base de datos, as como configurado Access para trabajar con
una base de datos adecuada a nuestras necesidades, as como crear nuestras propias barras de herramientas,
nuestros mens de inicio e incluso los mens contextuales dentro de Access.
Hemos aprendido a asociar diferentes barras tanto a formularios como a informes.
Hemos visto los diferentes pasos que nos llevan a la creacin de un Panel de Control, el cual nos ayudar a tener
organizados todos los formularios e informes que queramos.
Hemos visto el funcionamiento del panel de navegacin as como las operaciones que podemos realizar en l.
Hemos iniciado al usuario a la creacin de expresiones, las cuales nos van a permitir obtener unos mejores
resultados en nuestras consultas.
Editorial CEP 147

Access 2010
ANOTACIONES
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148 Editorial CEP

Bibliografa
Bibliografa
Bibliografa:
- Gonzlez Mangas, Gaspar; Gonzlez Mangas, A. Gua rpida. Word Office 2003. Ediciones Paraninfo
- Casas, Julin (2003). Word 2003. Anaya multimedia
- Charte Ojeda, Francisco (2004). Word 2003. Editorial Anaya multimedia
- http://www.aulafacil.com
- http://www.tutorial-enlace.net/top-tutorial-office.htm
- http://www.duiops.net/manuales
- http://www.manualespdf.es/
Editorial CEP 151

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Formacin para el Empleo

Edita: EDITORIAL CEP S.L.

C/ Dalia n 20. Polgono El Lomo

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Tlf. 902 108 209

ISBN papel: 978-84-681-2209-0 / ISBN pdf. 978-84-681-6307-9

Imprime: PUBLICEP LIBROS DIGITALES S.L.

C/ Violeta n 19. Polgono El Lomo

28970 Humanes de Madrid (Madrid). Tfl. 91 609 4176

Perfil del usuario

MDULO NICO: ACCESS 2010

TEMA 1. ELEMENTOS DE ACCESS 2010 ......................................................................................11

- Elementos de la pantalla inicial

LO QUE HEMOS APRENDIDO ................................................................................................................................33

TEMA 2. FORMULARIOS E INFORMES ........................................................................................35

LO QUE HEMOS APRENDIDO ................................................................................................................................59

TEMA 3. LAS CONSULTAS....................................................................................................................61

- Crear una consulta

- Las Consultas de resumen

- Las Consultas de referencias cruzadas

- Las Consultas de accin

LO QUE HEMOS APRENDIDO ................................................................................................................................85

- Propiedades Generales de los Controles

- Etiquetas y Cuadros de Texto

- Cuadros Combinados y Cuadros de Lista

- El Control Grupo de Opciones

- Las Herramientas de Dibujo

- Imgenes y Marcos de Objeto

LO QUE HEMOS APRENDIDO ................................................................................................................................95

TEMA 5. OTRAS OPERACIONES EN ACCESS ..............................................................................97

- AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado

LO QUE HEMOS APRENDIDO................................................................................................................................115

TEMA 6. HERRAMIENTAS DE ACCESS ......................................................................................117

- Utilidades de la base de datos

- Importar y Exportar datos

LO QUE HEMOS APRENDIDO ..............................................................................................................................131

- Visualizar Barras de herramientas

- La creacin de una barra personalizada

- Asociar Barras a Formularios o Informes

- Introduccin a las expresiones

LO QUE HEMOS APRENDIDO ..............................................................................................................................147

TEMA 1. Elementos de Access 2010

ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL

La barra de herramientas de acceso rpido

Las operaciones que podemos realizar con este panel son:

- Ajustar todo el panel de navegacin.

- Usar objetos de base de datos.

- Seleccionar una categora.

- Buscar, mostrar y ordenar objetos en una base de datos.

- Crear y modificar categoras y grupos personalizados.

- Agregar objetos a un grupo personalizado.

- Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados.

- Ocultar objetos y grupos

Crear, abrir y cerrar una base de datos

Crear una tabla de datos

A continuacin detallamos algunas de las propiedades que forman la pestaa General:

Propiedad de campo Descripcin

- Controlar la apariencia de los datos de un campo.

- Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo.

- Especificar valores predeterminados para un campo.

- Agilizar la bsqueda y la ordenacin en un campo.

Propiedad de tabla Para

A continuacin detallaremos los diferentes tipos de datos: