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TEORA DE CARGO Y DEL ABONO

Es un mtodo para realizar registros contables fundamentado en el principio del


equilibrio patrimonial, por cuanto toda transaccin o hecho contable que se realice,
siempre produce un cambio entre los elementos de la ecuacin patrimonial:
Activo = Pasivo + Capital
[Ecuacin No. 1]
Esto ocurre debido a que toda transaccin se registra mediante cargos y abono
por igual valor, es decir, esta teora habla de cuales cuentas se les carga y a
cules se les abona.
Cuando se dice que le cargamos a una cuenta es hacer el registro contable por l
debe, cuando decimos que abonamos es hacer el registro contable por el haber,
independientemente de que aumente o disminuya el saldo de la cuenta, es decir
va a depender directamente de la naturaleza de la cuenta.

Cargo:

Son todos los importes que se anotan por l debe


Las cuentas REALES de ACTIVO aumentan cuando se cargan.
Las cuentas REALES de PASIVO y PATRIMONIO disminuyen
cuando se cargan.
Las cuentas NOMINALES de EGRESOS (Gastos) aumentan
cuando se cargan.
Las cuentas NOMINALES de INGRESOS (Gastos) disminuyen
cuando se cargan.

Abono:

Son todos los importes que se anotan por el haber


Las cuentas REALES de ACTIVO disminuyen cuando se abonan.
Las cuentas REALES de PASIVO y PATRIMONIO aumentan
cuando se abonan.
Las cuentas NOMINALES de INGRESOS aumentan cuando se
abonan.
Las cuentas NOMINALES de EGRESOS disminuyen cuando se
abonan.
Qu es l Debe?
Es el lado izquierdo de la cuenta contable. Son las entradas o aumentos si la
cuenta es de activo, las cancelaciones o disminuciones de las obligaciones si es
de pasivo, y los gastos o prdidas si es de resultado.
La suma de las cantidades que se registran en l debe se denominan dbitos o
cargos y la accin de incorporar una cantidad al debe se denomina cargar, debitar
o adeudar.

Qu es el Haber?
Es el lado derecho de la cuenta contable. Son las salidas o disminuciones si la
cuenta es de activo, el abono o aumento de las obligaciones si es de pasivo, y los
ingresos o ganancias si es de resultado.
La suma de las cantidades que se registran en el haber se denominan crditos o
abonos, y la accin de incorporar una cantidad al haber se denomina abonar o
acreditar.
Las cuentas T aumentan o disminuyen dependiendo de la clasificacin de las
cuentas. Por ejemplo:
Tabla I
Clasificacin de Cuentas

Tipo de Cuenta Debe Haber


Activos + -
Pasivos - +
Patrimonio - +
Ingreso - +
Compras + -
Gastos Administrativos + -
Gastos de Ventas + -

El (+) significa que esta cuenta aumenta por este lado, y el (-) significa por donde
disminuye dicha cuenta.

Reglas del cargo y el abono


Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que
representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce
cada operacin, por sencilla que sta sea afectar cuando menos a dos cuentas.
Con el propsito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos:
1. Si compramos mercancas y las pagamos en efectivo, debemos considerar,
al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en
mercancas, como la disminucin del Activo en caja.
2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos
considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin
del Pasivo en documentos por pagar, como la disminucin del Activo en
caja.
3. Si pagamos en efectivo algn gasto, debemos considerar, al mismo tiempo
y por la misma cantidad, tanto la disminucin que por el gasto sufre el
Capital, como la disminucin del Activo en clientes.
Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operacin
que se haya efectuado, siempre habr una causa y un efecto que, por la misma
cantidad, variar nuestros valores del Balance.
Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del
Activo, Pasivo y del Capital, por las operaciones que se efectan en el negocio, se
deben registrar en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos
Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se
presenta el problema de saber qu cargos y qu abonos van a significar los
aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y del
Capital.

Reglas o principios

Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas.


1. Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una
anotacin en el debe.
2. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una
anotacin en el haber.
3. La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una
anotacin en el haber.

Principios que deben observarse.


a) Los aumentos del Activo se cargan.
b) Las disminuciones del Activo se abonan.
c) Los aumentos del Pasivo se abonan.
d) Las disminuciones del Pasivo se cargan.
e) Los aumentos del Capital se abonan.
f) Las disminuciones del Capital se cargan.
El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi
siempre los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del
mismo, solamente en el caso contrario tendr saldo deudor.

INVENTARIOS
El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de los elementos que
componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
Antes, los inventarios se realizaban por medio fsico (se escriban en un papel).
Es detallada porque se especifican las caractersticas de cada uno de los
elementos que integran el patrimonio.
Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas
correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en
unidades monetarias.

Tipos de Inventarios

Segn su forma:
Inventario Peridico
Es el que se lleva a cabo cada determinado tiempo llevando un conteo fsico, para
conocer con claridad la cantidad de inventario que la empresa posee en un
periodo determinado. Con este conteo fsico la empresa conoce el costo de venta,
y el inventario exacto que posee. Se lleva a cabo al trmino de cada periodo, ya
sea mensual, semestral o anual.
El costo de venta que se gener en un periodo se calcula realizando un juego de
inventario, donde se suman las compras al inventario inicial, y luego se resta el
inventario final y las devoluciones en compras. Una de las desventajas de este
inventario es la prdida del inventario por falta de un control constante.
Inventario Final
Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio econmico, por lo general se
realiza el ltimo da del ao fiscal; y sirve para determinar la nueva situacin del
capital. Con este se realiza un inventario fsico de las mercancas o productos con
su correspondiente valoracin.
Inventario Perpetuo
Es el inventario que de manera actualizada demuestra la cantidad de artculos
existentes en el almacn de manera detallada. Este lleva un registro de las
mercancas en existencia y de las que han sido vendidas con su respectivo valor,
por lo tanto, lleva un control de las salidas y entrada de mercancas.
Este inventario es muy empleado al momento de realizar balances provisionales,
mensuales o trimestrales.
Inventario Intermitente
Es el inventario realizado varias veces al ao.
Inventario Fsico
Es el inventario real, que consiste en el conteo, peso y medida de todos y cada
uno de los artculos existentes en el almacn. Este conteo puede ser de materias
primas a transportar para su transformacin, o de productos para la venta.
Tipos de inventarios fsicos:
De materias primas: son los inventarios que se realizan a materias que no
han tenido ningn cambio antes del proceso de fabricacin del producto, las
mismas son empleadas en la produccin.
Materias en proceso: inventarios donde se realiza el conteo de las materias
usadas en la elaboracin del producto.
Productos terminados: inventario realizado solo a los productos que ya han
pasado por un proceso de fabricacin, y que estn listos para su posterior
almacenamiento.
Se efecta como una lista bien detallada de las existencias; y tiene como finalidad
dar a conocer a los auditores, que el inventario realizado es el valor activo
principal que muestra el nmero de mercancas o productos que estn en el
almacn. Se debe llevar como mnimo una vez al ao.
Inventario en Trnsito
Es el inventario utilizado con el fin de mantener las operaciones de produccin que
ligan a la empresa con los proveedores y clientes. Estos muestran los materiales
que han sido pedidos por la empresa y que an no se han recibido. Estos se
utilizan a la hora de moverse el material de un lugar a otro.
Inventario Mximo
Es el inventario utilizado para pronosticar la demanda en la produccin. En
algunos artculos este inventario puede ser muy alto a causa del enfoque de
control de masas utilizado. Este se calcula con relacin a los meses de demanda y
su variacin del excedente.
Inventario Mnimo
Es el inventario utilizado para determinar la cantidad mnima que se tendr que
mantener en el almacn.
Inventario en Lnea
Es el inventario que est en proceso de ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario Agregado
Es el inventario aplicado cuando se administra la produccin de un solo producto.
Aqu los artculos deben ser agrupados en familia o segn su importancia
econmica.
Inventario de Mercanca
Es el inventario que contiene todos los bienes que le pertenecen a la empresa,
quienes los compran para vender sin hacerle modificaciones.
En este tipo de inventario se crea una cuenta con las mercancas listas para
ventas, y en otra cuenta por separado se especifica las mercancas que tienden
ciertas condiciones o caractersticas peculiares, como son las mercancas que
estn en transmites, mercancas bajo consignacin, etc.

Segn su funcin:
Inventario de Reserva
Tambin llamado inventario de seguridad, se lleva a cabo para compensar los
incrementos no esperados por la compra, y los riesgos inesperados de paros de la
produccin.
Inventario de Desacoplamiento
En este tipo de inventario se realizan dos operaciones o procesos adyacentes
donde la sincronizacin en sus tasas de produccin no es sincronizarle, llevando a
que cada operacin se realice segn lo planeado.
Inventario de Ciclo
Se muestra cuando las mercancas o productos comprados o producidos resultan
ser mayores que las necesidades de la empresa.
Este es tomado en cuenta al momento de la persona dejar de lado la compra, la
produccin, o el transporte de una unidad a la vez; y opta por trabajar por lotes,
por ello los inventarios tienden a acumularse.
Inventario Estacional
Tambin llamado inventario de previsin, sucede cuando la empresa en
temporada baja incrementa la produccin para satisfacer la demanda alta, creando
cierta acumulacin de productos o mercancas.
Los inventarios segn su forma se pueden clasificar en:

Inventario de Materias Primas:


Recae aquellos materiales utilizados en la elaboracin de productos pero que no
han pasado por procesamiento. Representa todos los materiales que son usados
directamente en la fabricacin del producto.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin
Es el inventario en el que se contabiliza la mano de obra, los materiales, la materia
prima bruta, los costos indirectos de produccin, etc. Refiere a los bienes en
proceso de manufactura perteneciente a las empresas industriales o
manufactureras.
Este inventario se lleva a cabo contabilizando el total de materiales, gastos de
fabricacin, y mano de obra antes de la fecha de cierre. Se muestran productos
que an no se han terminado de fabricar, y que les falta algunos procesos o
etapas para pasar a ser un producto terminado.
Inventario de Productos Terminados
Es la contabilizacin de los bienes que para ser vendidos se transforman en
productos elaborados, y que pertenecen a las empresas industriales o
manufacturera. En este inventario se encuentran todos los productos o mercanca,
as como tambin los artculos que se han producido que estn disponibles para la
venta.
Inventario de Suministro de Fbrica
Detalla los materiales empleados en la fabricacin de productos y que no pueden
ser contabilizados con exactitud, como son los clavos, la pintura, los lubricantes,
etc.

Los sistemas o mtodos bsicos utilizados para la contabilizacin de inventarios


son: el sistema de inventario peridico donde la empresa al finalizar el perodo
hace el conteo de existencia sin tener un registro continuo de su stock; y el
sistema de inventario perpetuo o permanente donde se lleva un continuo registro
de las existencias y de los costos de la mercanca vendida.
Los inventarios deben ser activos corrientes, ya que la organizacin u empresa no
puede comprar mercancas para retenerlas por muchos aos en su
establecimiento, ya que puede generar un aumento en el costo financiero debido a
los recursos que tendr sin movilizar, los cuales no dan paso a ninguna
rentabilidad. Todo inventario est conformado por partidas del activo corriente las
cuales estn aptas para la venta. Estn constituidos por toda la mercanca que se
encuentra en el almacn de una empresa, que es valorada como costo de
adquisicin tanto para las actividades productivas como para la venta.

Utilidades de Inventarios

La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa:


obtener utilidades.
La obtencin de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que
ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera
con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente
se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en las
micro y pequeas empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes,
un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que
su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el
presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa
restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones
comerciales, de produccin y servicios, y es que, sin el efectivo control de los
inventarios, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se
convierten automticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas
y simplificadas del control de inventarios, que permita llevar a cabo la planeacin y
la maximizacin de utilidades.

INVENTARIO CICLICO
El inventario cclico es un mtodo de conteo y control en el que el inventario se
cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Dichos intervalos (o ciclos)
dependen del indicador de inventario cclico establecido en los materiales, es
decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales, etctera.
El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta
rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo:
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aqu la importancia del adecuado manejo del inventario que permitir al negocio
mantener el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta
manera conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.
Materiales, se clasifican todos aquellos que deben incluirse en el inventario cclico,
mediante un indicador que se utiliza para agruparlos en diversas categoras
(usualmente A, B y C). Para cada categora se definen los intervalos de tiempo de
recuento.
Una vez cumplido el ciclo de cada categora se har el conteo de los materiales
considerados dentro del grupo registrando la existencia real en una ficha de
registro comparndose posteriormente con la existencia terica y realizando los
ajustes de forma contable y en cantidad. La frmula tradicional del inventario
cclico es:
Inventario Cclico de Categora = Fecha de ltimo inventario de Categora +
intervalo predefinido de Categora.