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Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: LINA MARCELA MONTERO SALAZAR


Email: linamontero10@hotmail.com
Fecha: 30/05/16

Descripcin:

La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.
Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:

Plan Kaizen
Empresa: Laboratorio clnico salud total Fecha de planeacin: 15 de mayo 2016
Proceso a mejorar: SERVICIO AL CLIENTE
Fecha de inicio:30- de mayo Fecha de finalizacin: 30 de Julio
Planteamiento del problema: En el laboratorio clnico Salud Total, el cliente llega con su orden de exmenes de
laboratorio dados en su EPS y es atendido por una recepcionista quien le da un turno para ser atendido por las
cajeras, cuando sea su turno este se dirigir a la caja con su documento de identidad y su orden de exmenes
mdicos, la persona encargada de la caja le har una factura para recibir su dinero correspondiente al pago de la
prestacin de servicios y recibir junto a la factura un estiker con cdigo de barras marcado con su nmero de
identificacin, y proceder a ingresar a la parte de la toma de muestras del laboratorio. Donde ser atendido por un
profesional en el cargo el cual le har una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales
datos, que sern utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados adems rectificara
nuevamente los exmenes ordenados para proceder con el proceso de la toma de muestras y posterior anlisis de la
misma, finalmente se le brindara al cliente todas las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad
pertinente para cada procedimiento, los resultados sern entregados en un plazo mximo de 48 horas dependiendo
de la urgencia de los mismos.

Objetivo del plan Kaizen: Lograr reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios,
aumentando la eficiencia en la atencin de los usuarios. Disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de
resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad de cada uno de los procedimientos.

Lder del equipo Kaizen: Lina Marcela Montero Salazar


Lista de miembros del equipo Kaizen:
Mara Montero: recepcionista
Jos Castaeda: Cajero
Natalia Blum: Enfermera
Lina Marcela Montero Salazar: Clida y mejoramiento continuo
Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen
Actividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecucin
Recepcin del paciente 1.000.000 Recepcionista 31 de Mayo
Pago de exmenes 4000.000 Auxiliar Adm o contable 31 de Mayo
Toma de muestra y anlisis 10.000.000 Enfermera 02 de Junio
Entrega de resultados 2.000.000 Recepcionista 04 de junio

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto


Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen est sin lugar a dudas poder aumentar la productividad de la
empresa manteniendo altos estndares de calidad en la presentacin de cada uno de los servicios, disminuyendo
reprocesos y tiempos en la ejecucin de procedimientos que ocasionan gastos adicionales. A su vez mantener el
orden de los clientes y garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecucin del mtodo de Kaizen a
reuniones peridicas cada 15 das a partir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar
cada proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de
gestin de calidad.

Fecha de presentacin final del plan: La presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales
del proceso sern presentadas a todo el personal encargado en 04 de julio del 2016.

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: Atencin al usuario en el laboratorio clnico kaizen


Lder del proceso: Director del laboratorio clinico
Indicador de Responsable del
Actividad Descripcin Meta
gestin reporte
Recepcin del Tiempo promedio de Encuestas a todos Lina Marcela Montero Lograr promediar el
paciente y proceso de atencin al usuario. los usuarios sobre Salazar: Calidad y tiempo normal de
pago. la atencin recibida. mejoramiento continuo atencin a usuarios.

Disminuir tiempos en
la atencin de
usuarios identificando
posible falla, tiempos
muertos o reproceso.

Atencin oportuna y
efectiva brindando al
cliente calidad y
satisfaccin por el
servicio prestado.
Toma de muestras Tiempo promedio de Medir los tiempos Natalia Blum: Mejorar tiempos de
atencin al usuario. de atencin de Enfermera. atencin oportuna sin
acuerdo al Lina Marcela Montero desmejorar la calidad
procedimiento Salazar: Calidad y de la misma.
adecuado. mejoramiento
continuo.
Entrega de Resultados Tiempo promedio de Sern evaluados Mara Montero: Disminuir el tiempo en
entrega de por parte del Recepcionista la entrega de
resultado de personal el tiempo Natalia Blum: resultados
acuerdo al que tardan los Enfermera manteniendo los
procedimiento. responsables en la Lina Marcela Montero estndares de calidad
emisin de los Salazar: Clida y exigidos.
resultados y evaluar mejoramiento
la conformidad por continuo.
parte de los
pacientes de la
clalida y claridad en
los resultados.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
El diseo estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicacin de Kaizen, permite evidenciar los errores
de los procedimientos, procesos y actividades de una operacin. Con esta identificacin podemos lograr o rectificar
los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecucin de todos ellos y de igual forma disminuir los tiempos
de la operacin.

La implementacin del mtodo Kaizen debe ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy de cerca
las metas, objetivos, misin, visin, y poltica de la compaa, lo que pueda garantizar el xito de la mejora continua
de los procesos de una compaa.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.

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