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Tema 2.

- El documento diplomtico:
Concepto y Clasificacin

1. CONCEPTO DE DOCUMENTO
1.1. Concepto amplio (etimolgico)
1.2. Conceptos restringidos: documento-instrumento, documento
histrico, documento jurdico, documento de archivo y documento
diplomtico stricto sensu y lato sensu.

2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DIPLOMTICOS


2.1. Por los efectos jurdicos que produce
2.2. Por los autores de quien proceden
2.3. Por el modo de expedicin
2.4. Por la relacin del documento con los efectos jurdicos
2.5. Segn la autenticidad documental (diplomtica, histrica y jurdica)
2.6. Otras clasificaciones.

+ BIBLIOGRAFA

1. CONCEPTO DE DOCUMENTO

No hay duda de que el objeto de la Diplomtica es el "documento", pero:


Qu entendemos exactamente por documento?

Etimolgicamente documento procede del trmino latino documentum,


derivado, a su vez, del verbo docere (=ensear), indicando "todo aquello que
ensea o instruye sobre algo" 1. Documento, pues, en sentido genrico es as
cualquier objeto con capacidad para transmitir el conocimiento humano,
independientemente de la materia que se haya usado para la enseanza o
instruccin que con l se pretende dar. O tambin puede entenderse el
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que
contiene informacin, sirve de fuente de conocimiento y demuestra o prueba
algo2.

Estructuralmente el documento se conforma o presenta como un soporte


verbal o material (madera, piedra o arcilla con incisiones; papiro, pergamino o
papel con rasgos de tinta; celuloide con sales de plata; cinta con polister con
ferrita, etc.), donde a travs de un medio operativo o lenguaje (escritura
alfabtica, imagen analgica, escritura digital,) se fija en un contenido, una

1
Tambin en poca romana, el documento recibi otras denominaciones segn la fuerza de su funcin
comunicadora: cuando avisaba era monumento (monumentum, del verbo monere= avisar),
cuando instrua era instrumento (instrumentum, del verbo instruere = instruir), cuando recordaba
y serva a la memoria era record (el record ingls es un derivado del latino recordari = recordar)
y cuando gobierna, organiza o rige es registro (regestum, del verbo latino regerere-regestum =
gobernar).
2
NUEZ CONTRERAS, Luis: "Concepto de documento", en Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla:
Diputacin Provincial (1983), p. 31.

1
noticia, un mensaje o una informacin. Tiene, por tanto, una estructura
tripartita: un soporte que, por medio de una combinacin reiterada de smbolos
sujetos a reglas, expresa un conocimiento susceptible de ser comunicado.

Ahora bien, esa acepcin de documento antes apuntada es tan amplia


que, por ella, puede entenderse prcticamente cualquier cosa. Por ello, es
preciso restringir su significado, concretndolo y matizndolo al mismo tiempo
pues el concepto de documento vara sustancialmente segn se le mire desde
los distintos puntos de vista de los profesionales de las diferentes ciencias
relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros,
bibliotecarios, documentalistas, muselogos,... Encontramos entonces distintos
significados para un mismo significante, dependiendo del mbito cientfico en
que se utilice:

1.- Documento-instrumento. Es todo testimonio escrito u oral destinado


a dar fe de un hecho, como lo entenda el Derecho Romano:
Instrumentorum nomine ea omnia accipienda sunt quibus causa instrui
potest 3. Este tipo documental (caso de un discurso, inscripcin, moneda,
etc.) no interesa propiamente a la Diplomtica.

2.- Documento histrico. Es cualquier testimonio escrito que pueda dar


fe de un hecho o acontecimiento, sin que sea necesario que tenga
formalidades ni efectos jurdicos (crnicas, anales, etc.).

3.- Documento jurdico. Es cualquier testimonio escrito, legalmente


vlido, destinado a dar prueba jurdica de un hecho (carta de
compraventa, testamento, ttulo de propiedad, etc.). Lo tpico de este
concepto documental hay que ponerlo en aquello de ser legalmente vlido
para ser prueba jurdica, cuyas notas faltan precisamente al anterior.

4.- Documento de archivo. Se define como "toda expresin que contiene


informacin o testimonio en cualquier lenguaje, forma o soporte, seriado o
unido a otros por un vnculo originario y necesario, que forma parte de un
fondo o conjunto orgnico, producido, recibido y acumulado como
resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o
entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines
jurdicos y/o administrativos, y conservado como prueba, informacin y
continuidad de gestin".
En el documento de archivo es esencial su relacin con la entidad
productora, as como su finalidad y el medio por el que ha llegado al
Archivo; por esto, tan solo considerado como ligado a los dems
documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido
cientfico archivstico. El documento nico, aislado, sin conocimiento de su
procedencia orgnica, carece de este sentido. De aqu se derivan los
principios fundamentales que diferencian a la Archivstica de las dems
ciencias de la documentacin: el carcter seriado de los documentos, el
sentido del Archivo como conjunto orgnico de documentos y nunca como
coleccin documental, y el principio de procedencia.
3
= Con el nombre de instrumentos se ha de admitir todo aquello con lo que pueda ser instruida
una causa.

2
5.- Documento diplomtico en sentido estricto (o stricto sensu). Es
cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurdica en el
que concurren determinadas y especiales formalidades que le dan fuerza
de prueba; es el concepto clsico de Sickel4, al que algunos autores
entienden que le falta un elemento importante, el que se refiere a las
posibilidades histricas del documento. Por eso, Paoli trata de subsanar
esa falta diciendo que por documento diplomtico se entiende aquellas
escrituras que tienen a un tiempo carcter histrico y jurdico, y van
revestidas de especiales formalidades externas 5, de suerte que sus
notas caractersticas son:
a) la obligatoriedad de la escritura;
b) la naturaleza del contenido, necesariamente de tipo jurdico;
c) la forma de redaccin, segn unas normas determinadas.
Se trata pues de un concepto de documento sumamente restringido, ya
que quedan fuera de l todos los escritos preparatorios. Posteriormente
se incluirn tambin aquellos escritos constituidos en testimonio de
hechos jurdicos y susceptibles, por tanto, de consecuencias jurdicas.

6.- Documento diplomtico en sentido lato o amplio (lato sensu). Es


cualquier escrito de carcter legal, histrico o administrativo que exista en
un Archivo y tenga alguna relacin con los documentos diplomticos en
sentido estricto, tales como los proyectos de leyes, las minutas, los
informes, las cartas, las peticiones, las cuentas, listas y estadillos de
personal, etc., los cuales al menos indirecta y parcialmente pueden ser
objeto de la Diplomtica.

2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DIPLOMTICOS

Para establecer esta clasificacin pueden seguirse diferentes criterios.

a) Una primera clasificacin de los documentos, segn los efectos


jurdicos que contiene, divide a stos en:

Documentos dispositivos, probatorios e informativos. Se


diferencian unos de otros en la mayor o menor relacin con la
accin o hecho jurdico que encierra la pieza documentada y sus
consecuencias.

As, un documento es probatorio cuando se limita a consignar y


perpetuar el puro recuerdo de tal hecho y a servir, si llegara el caso, de prueba
o testimonio sobre el mismo. Al contrario, si el documento ha concurrido a la
realizacin del hecho en cuestin, de tal suerte que si no hay documento
tampoco existe efectos jurdicos, se trata de un documento dispositivo.

4
En su obra Acta regum et imperatorum karolinorum digesta et enarrata, 2 vols. Viena: C. Gerolds
Sohn, 1867-68.
5
PAOLI, Cesare: Diplomatica, Firenze: G. C. Sansoni, 1942, p. 18. Para este profesor, se entiende por
documento: una testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata collosservanza di
certe determinate forme, le quali sono destinate a procurale fede e a darle forza di prova.

3
El dispositivo, en consecuencia, constituye, modifica o extingue las
relaciones jurdicas documentadas (P.e., el nombramiento de una persona
como caballerizo mayor del rey, constituye a ste como tal funcionario regio6).
El probatorio, por su parte, solo prueba la existencia de un hecho o un derecho,
pero no lo constituye (P.e., una partida de nacimiento no marca la filiacin o
naturaleza de un individuo, solo la prueba).

Adems est el documento informativo, que es el que primariamente se


hace para decir e informar, no para constituir ni probar7, es decir, son los que
se limitan a dejar constancia de una determinada situacin de hecho (P.e., los
asientos de libros de los comerciantes, informes, etc.).

b) Segn la relacin del documento con los efectos jurdicos que crea,
se dividen en: constitutivos, recognitivos y confirmatorios.

Son constitutivos (que algunos los llaman primitivos) los


documentos que, al hacerse, crean derechos y/u obligaciones; recognitivos
los que constatan, sin crearlo, un estado de derecho o de hecho; y son
confirmatorios los que renuevan otros documentos anteriores, ya sean
constitutivos o recognitivos.

c) En razn de los autores que los expiden, es decir, de la categora


jurdica de la persona o institucin de quien proceden, los documentos
se dividen en:

Pblicos y privados. Es pblico aquel documento que emana de


una autoridad pblica y en forma pblica (documentos oficiales como una real
cdula o una bula pontificia); el problema aqu radica en definir quin es
autoridad pblica y quin no (sobre el Papa, emperador y rey no hay discusin,
pero s en las autoridades intermedias, tanto civiles nobles, seores,
municipios, como eclesisticos obispos, abades, cabildos, etc..
Documento privado sera as el que se refiere a un hecho privado y est
escrito por un notario o escriba (cuando el autor acta como un miembro
particular ms de la sociedad).

Se trata, por tanto, de una distincin a menudo confusa, y en la que no


se tienen en cuenta conjuntos documentales tan notorios como los notariales,
que contienen asuntos propios del derecho privado, pero que son expedidos de
forma pblica.

Por este motivo ha surgido recientemente una tendencia en Diplomtica


que tiende a dividir los documentos por razn del modo en que han sido
expedidos, clasificndolos en: cancillerescos (aqullos que han sido
expedidos en cancilleras u otras entidades pblicas), notariales (expedidos
por notarios o escribanos pblicos) y los privados (los expedidos por personas
particulares sin la intervencin de otras con autoridad pblica).
6
Tambin son documentos dispositivos una real cdula, un contrato, una sentencia, etc.
7
Est claro que cualquier documento, por ser constitutivo, no deja de ser probatorio o informativo. Y, en
su caso, un documento informativo, que naci solo con tal pretensin, puede ser un medio de prueba.
Hemos intentado, pues, reflejar solo el rasgo ms sobresaliente de cada tipo.

4
d) Segn el estado en que el tal documento se ha transmitido hasta
nosotros pueden clasificarse en dos grandes grupos: originales y copias,
que constituyen los polos en torno a los que gira la tradicin documental,
con sus diversas formas intermedias.

Se distingue, as, entre borrador, documento preparatorio o


minuta, puesto en limpio o mundum, original y copia, con diferentes
variantes (que veremos en el tema 6).

e) Por otro lado, los documentos pueden ser clasificados, segn la


autenticidad documental (tipificada por A. Board en tres categoras
diferentes: la diplomtica, la histrica y la jurdica), en verdaderos o
falsos.

- La autenticidad diplomtica discierne los documentos verdaderos de las


falsificaciones, siendo verdaderos aqullos que son lo que aparentan ser,
esto es, que han seguido un proceso de gnesis, expedicin y validacin
correcto, revestido de la forma y solemnidades previstas y con la finalidad
para la que se expidieron; falsos diplomticos, por el contrario, son
aquellos documentos que no son lo que aparentan ser.

- La autenticidad histrica, por su parte, hace referencia a la veracidad de


su contenido, lo cual quiere decir que un documento verdadero
diplomticamente podra ser ntegramente falso histricamente, y tambin a
la inversa.

- La autenticidad jurdica, por ltimo, hace referencia a que el documento ha


sido realizado conforme a los requisitos establecidos y que, por tanto, es
vlido como prueba pblica de autenticidad de cara a dar fe del hecho
documentado, fundamentalmente porque ha intervenido un representante
de la autoridad pblica que garantiza que es fehaciente.

As, autntico es el documento que emiti su autor en la fecha que en l


se precisa de forma directa o indirecta. El documento es fehaciente si est
revestido de las formalidades legales para hacer fe sin prueba de juicio (Vg. un
documento notarial). En este sentido conviene tener en cuenta que un
documento puede ser autntico pero no fehaciente legalmente, como es el
caso del testamento olgrafo; y pudiera darse el caso de un documento
fehaciente no autntico, es decir, no hecho por su autor, aunque un notario
corrupto d fe legal de ello.
El documento, adems, es verdadero cuando informa sobre la realidad
de los hechos y falso cuando enmascara esa realidad8.

8
Puede darse el caso de un documento autntico, fehaciente y falso. Tambin el de un documento
autntico, no fehaciente y verdadero.
Cada concepto se refiere, pues, a una situacin distinta: la autenticidad, al autor del documento; lo
fehaciente, a su formalidad legal; y la veracidad o falsedad, a la conformidad o disconformidad entre lo
real y lo expresado en el documento.

5
f) Por fin, otras clasificaciones documentales, como las que tienen como
criterio discriminador los caracteres externos del documento y el
contenido de su texto, son muy numerosas.

Por ejemplo, entre los documentos papales se distinguen, por su forma,


bulas, breves y motus propios. Dentro de las bulas, distinguan los autores del
siglo XVIII entre privilegia et litterae es decir, privilegios y cartas
apostlicas y, dentro de estas ltimas, los mandatos o cartas ejecutorias,
cartas cerradas, cartas solemnes, curiales, etc.

BIBLIOGRAFA

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6
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