RG - GC-CPC - Matriz de Comunicacion

COMUNIC
INTERNA
CALIDA
QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR
Poltica de Calidad, Mision, Vision y
Objetivos de Calidad Ingreso de personal
Actualizacin
Procedimientos del SGC Ingreso de personal

Actualizacin
Dependiendo de la periodicidad del

Desempeo de los procesos proceso
Desempeo del SGC Revision por la direccion
Resultados de la evaluacion de
satifaccion del clientes Durante la revision de la direccion
cada vez que se establezca un
Programa de auditoria programa de auditoria
Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas
Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria
Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el

mejoras cierre de la accion
Cambios en las actividades de los

Actualizacion de documentos de los procesos / actualizacion de
procesos del SGC herramientas y medios
Ingreso de nuevo personal a los

Responsabilidad y autoridad proyectos
Cada vez que se establezcan nuevos

Requisitos de los Clientes requisitos
Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la

version
Planes de mejoramiento de Despus de evaluacin de

competencia desempeo por competencias
Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad
De acuerdo al cronograma de
Manteniento actividades
RSE Dar a conocer la responsabilidad
social y empresarial
EXTERNA

Cada vez que se genere una Peticin,

Peticiones, Quejas o Reclamos Queja o Reclamo al Interior de la
Entidad
Dar a conocer los servicios y productos Cuando sea necesario y oportuno

de la empresa
No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad

servicios del servicio o del productos
Resultados de la auditoria Externa Al finalizar la auditoria
Mantenimiento de equipo de Cada vez que exista la necesidad

comunicacin
Dar a conocer a los clientes
Portafolio de Servicios potenciales nuestros servicios
prestados.
Dar a conocer al cliente una posible

Propuesta de Servicios solucion a los requerimientos
presentados.
Encontrar la mejor solucion tecnica
Requerimientos de la organizacin. y economica a una necesidad en la
organizacin.
RSE
Dar a conocer la responsabilidad
social y empresarial
COMUNICACIN
INTERNA
CALIDAD
AQUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR QUIEN COMUNICA
Reuniones de difusin, Corrreo,
A todo el personal de DCA Coordinador del SGC
folletos
A todo el personal de DCA Coordinador del SGC
folletos
Envo de informe a travs de

Responsables de los procesos Coordinador del SGC
sistema web de indicadores
Informe de la revision por l a

Comit de calidad Gerencia
direccion
envio de informe por Email Gerencia

Responsable de los procesos
Auditor lider Reunion Coordinador del SGC
comunicacin interna Auditor lider

Entrega de informe general y por
proceso. Envio Coordinador del SGC
Responsable de los procesos de informe por Email
Responsable de los procesos.
Responsables de la Correo electronico Responsables asignados
acciones
Coordinador del SGC
Correo electronico
Responsable de los procesos Responsables asignados
Reuniones
RRHH perfiles, hoja de vida y entrega de

GERENCIA RRHH
contrato
Responsables de los procesos
A todo el personal de DCA Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC
Cartelera y verbal
A todo el personal de DCA Gerencia
Pgina Web
Al personal involucrado en el proyecto Reuniones RRHH

Al personal involucrado en el proyecto Compra
Jefe de manteniento Email Responsable del proceso
Partes Interesadas Charla informativas Coordinador del SGA
EXTERNA
A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC
Gerencia y Responsables del Correo electronico Coordinador del SGC

proceso
Correo electronico,visita , pagina

Clientes y partes interesadas web Ventas, contratacion
Coordinador de SGC Correo electronico Clientes
Al personal involucrado en el proyecto Verbal,correo electronico Compra

Gerencia, RRHH y Responsables proceso. Envio Coordinador del SGC
del proceso de informe por Email
Mantenimiento Email, verbal, o llamada Personal de la empresa
Correo Electronico, Documento Mercadeo

Clientes Fisico o en medio magnetico
Clientes Personas Correo Electronico, Documento Gerente, Gerente de

interesadas Fisico o en medio magnetico Proyectos, Profesional
Snior
Proveedores y partes Correo Electronico, Documento Gerente de proyectos,

interesadas. Fisico o en medio magnetico Gerente.

REGISTRO
Lista asistencia y correo
Seguimiento a los procesos

del SGC Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora
Informe de la revision por la

direccion
Informe de la evaluacion de
satifaccion del cliente
Acta de reuniones y informes
de la Reunion
Formato del plan de auditoria
Informe de la auditoria
Interna
Registro y documentaciones y
seguimiento eficaz de la
acciones correctivas y de
mejoras del SGC

de la Reunion
Contarto de trabajo
afiliaciones inducciones
* Registro de asistencia
* Divulgacin de Procedimientos e
instructivos
* Actas de Reuniones
* Cartelera de cada rea de

trabajo e intructivos
* Pagina Web
Acta de reuniones y informes de

la Reunion
Formato de Manteniemiento
REGISTRO
instructivos
Formato de PQR
Contrato firmado
Formato de accion correctiva
Interna
Formato mantenimiento del

contratista
formato de mercadeo
Portafolio de servicios
impreso

SEGURIDAD Y SALUD E
COMUNICA
INTERNA
Objetivos de SST Ingreso de personal
Actualizacin
Procedimientos del SGSST Ingreso de personal

Actualizacin
Desempeo de los procesos Dependiendo de la periodicidad del proceso
Desempeo del SGSST Revision por la direccion
cada vez que se establezca un programa de

Programa de auditoria auditoria
Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre de la

mejoras accion
Actualizacion de documentos de los Cambios en las actividades de los procesos /

procesos del SGSST actualizacion de herramientas y medios
Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos
Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos
Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la version
Planes de mejoramiento de Despus de evaluacin de desempeo por

competencia competencias
Manteniento De acuerdo al cronograma de actividades
Informe estadstico de Ausentismo Cada vez se haga revision de esta

Tratar temas relacionado con la seguridad y
Reunin mensual de COPASST Salud en el Trabajo de DCA TECHNOLOGY
Plan Anual de Seguridad y Salud en
Dar a conocer las actividades a realizar
el Trabajo(Objetivos, metas y
anualmente en materia de salud ocupacional
programas
Informar a los integrantes de las brigadas las

Reunion de Brigadas de Emergencias fechas, horarios y temticas de las reuniones con
brigadas de emergencia.
Dar a conocer a todas las personas que visitan la

oficina de DCA TECHNOLOGY, las rutas de
Ruta de Evacuacion evacuacin previstas por la empresa en caso de
emergencias.
Identificacin de peligros, evaluacin y Dar a conocer los peligros a los que esta
expuestos dentro de la instalaciones de la
control de riesgos empresa
Cuando se modifique la legislacin aplicable en
Requisitos legales y otros requisitos Seguridad ySalud en el Trabajo
RSE Dar a conocer la responsabilidad social y
empresarial
EXTERNA
Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos
Cada vez que se genere una Peticin, Queja o

Peticiones, Quejas o Reclamos del SST
Reclamo al Interior de la Entidad
de la empresa
No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad del servicio o
servicios del productos

comunicacin
Dar a conocer a todas las personas que visitan la
oficina de DCA TECHNOLOGY, las rutas de
Ruta de Evacuacion evacuacin previstas por la empresa en caso de
emergencias.
Identificacin de peligros, evaluacin y Dar a conocer los peligros a los que esta
expuestos dentro de la instalaciones de la
Cuando se modifique la legislacin aplicable en

Requisitos legales y otros requisitos Seguridad ySalud en el Trabajo
RSE Dar a conocer la responsabilidad social y
empresarial
URIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
COMUNICACIN
INTERNA
A todo el personal de DCA Coordinador del SGSST
folletos
A todo el personal de DCA Coordinador del SGSST
folletos

Responsables de los procesos Coordinador del SGSST

Comit de SGI Gerencia
direccion
Responsable de los procesos envio de informe por Email Gerencia
Auditor lider Reunion Coordinador del SGSST
Responsable de los procesos comunicacin interna Auditor lider

proceso. Envio Coordinador del SGSST
de informe por Email
Responsables de la acciones Correo electronico Responsables asignados
Coordinador del SGC
Correo electronico
Reuniones
Trabajadores y partes interesadas perfiles, hoja de vida y entrega de RRHH

contrato
A todo el personal de DCA Cartelera y verbal Gerencia

Pgina Web
Al personal involucrado en el
Reuniones RRHH
proyecto
Reunion, charlas Compra
proyecto
Recursos Humanos Informe escrito Talento Humano
Integrante de COPASST Comunicacin Interna Integrante de COPASST
Gerencia Lider del proyecto y

Comunicacin Interna
Partes interesadas Talento humano
A travs de comunicaciones
Integrantes de Brigadas internas enviada por el correo a Coordinador SGI
los integrantes de las brigadas
Reunion informativa, Avisos en la Coordinador SGI

Trabajadores pared
Trabajadores Charla informativas Copasst
Todos el personal Email Coordinador del SGSST
EXTERNA
A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGSST
Gerencia y Responsables del Correo electronico Coordinador del SGSST

proceso
Correo electronico,visita , pagina
Clientes y partes interesadas web Ventas, contratacion
Reunion, Email Compra
proyecto
Gerencia, RRHH y Responsables proceso. Envio Coordinador del SGC
del proceso de informe por Email

Reunion informativa, Avisos en la Coordinador SGI
Visitantes Partes interesadas pared
Vistantes, contratista y Partes

Charla informativas Copasst
interesadas
Parte interesadas Email, verbal Coordinador del SGSST

REGISTRO
Seguimiento a los procesos del

SGSST Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora

direccion

la Reunion
Formato del plan de auditoria
Informe de la auditoria Interna
Registro y documentaciones y
seguimiento eficaz de la acciones
correctivas y de mejoras del
SGSST

la Reunion
Contarto de trabajo afiliaciones
inducciones
* Divulgacin de Procedimientos
e instructivos
* Cartelera de cada rea de
trabajo e intructivos
* Pagina Web

de la Reunion
Formato de Manteniemiento
Formato de matriz
Acta de reuniones informes
de la Reunion
Cronogramas

la Reunion

la Reunion
acta de verificacion
REGISTRO
instructivos
Formato de PQR
Contrato firmado
Formato de accion correctiva
Informe de la auditoria Interna

contratista
la Reunion

COMUNICACI
INTERNA
MEDIO AMBIENTE
Objetivos de Medio Ambiente
Ingreso de personal
Actualizacin
Procedimientos del SGA

Ingreso de personal
Actualizacin
Dependiendo de la periodicidad del

Desempeo de los procesos proceso
Desempeo del SGA Revision por la direccion
cada vez que se establezca un programa de

Programa de auditoria auditoria
Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre

mejoras de la accion
Cambios en las actividades de los
Actualizacion de documentos de los procesos / actualizacion de herramientas y
procesos del SGA medios
Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos

Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la version
Planes de mejoramiento de competencia Despus de evaluacin de desempeo por

competencias
Manteniento De acuerdo al cronograma de actividades
Informe estadstico de Ausentismo Cada vez se haga revision de esta
Tratar temas relacionado con la seguridad y

Reunin mensual de COPASSTMA Salud en el Trabajo de DCA TECHNOLOGY
Plan Anual de Seguridad y Salud en Dar a conocer las actividades a realizar

el Trabajo(Objetivos, metas y anualmente en materia de salud
programas ocupacional
Informar a los integrantes de las brigadas
Reunion de Brigadas de Emergencias las fechas, horarios y temticas de las
reuniones con brigadas de emergencia.
Dar a conocer a todas las personas que

visitan la oficina de DCA TECHNOLOGY, las
Ruta de Evacuacion rutas de evacuacin previstas por la
empresa en caso de emergencias.
Dar a conocer los peligros a los que esta

Identificacin de peligros, evaluacin y expuestos dentro de la instalaciones de la
Cuando se modifique la legislacin
Requisitos legales y otros requisitos aplicable al Medio Ambiente
Dar a conocer la responsabilidad social y
RSE empresarial
EXTERNA

Peticiones, Quejas o Reclamos de Medio Cada vez que se genere una Peticin, Queja
Ambiente o Reclamo al Interior de la Entidad

de la empresa
No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad del
servicios servicio o del productos

comunicacin
Dar a conocer a todas las personas que

visitan la oficina de DCA TECHNOLOGY, las
Ruta de Evacuacion rutas de evacuacin previstas por la
empresa en caso de emergencias.
Dar a conocer los peligros a los que esta

Identificacin de peligros, evaluacin y expuestos dentro de la instalaciones de la
Cuando se modifique la legislacin
Requisitos legales y otros requisitos aplicable al Medio Ambiente
Dar a conocer la responsabilidad social y
RSE empresarial
OMUNICACIN
INTERNA
MEDIO AMBIENTE
Reuniones de difusin,
A todo el personal de DCA Coordinador del SGA
Corrreo, folletos
Reuniones de difusin,
A todo el personal de DCA Coordinador del SGA
Corrreo, folletos

Responsables de los procesos Coordinador del SGA

Comit de SGI Gerencia
direccion
Responsable de los procesos envio de informe por Email Gerencia
Auditor lider Reunion Coordinador del SGA
comunicacin interna Auditor lider

Entrega de informe general y

Responsable de los procesos por proceso. Coordinador del SGA
Envio de informe por Email

Responsables de la Correo electronico Responsables asignados
acciones
Coordinador del SGC
Correo electronico
Reuniones
Trabajadores y partes perfiles, hoja de vida y entrega RRHH

interesadas de contrato
A todo el personal de DCA Cartelera y verbal Gerencia

Pgina Web
Reuniones RRHH
proyecto
Reunion, charlas Compra
proyecto
Recursos Humanos Informe escrito Talento Humano
Integrante de
Integrante de COPASSTMA Comunicacin Interna
COPASSTMA
Gerencia Lider del proyecto y

Comunicacin Interna
Partes interesadas Talento humano
A travs de comunicaciones
internas enviada por el correo Coordinador SGA
Integrantes de Brigadas a los integrantes de las
brigadas
Reunion informativa, Avisos Coordinador SGA

Trabajadores en la pared
Trabajadores Charla informativas COPASSTMA
Todos el personal Email Coordinador del SGA
Todos el personal Coordinador del SGA

Charla informativas
EXTERNA
A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGA
Gerencia y Responsables del Correo electronico Coordinador del SGA

proceso
Correo electronico,visita ,
Clientes y partes interesadas pagina web Ventas, contratacion
Reunion, Email Compra
proyecto
Entrega de informe general y
Gerencia, RRHH y Responsables por proceso. Coordinador del SGC
del proceso Envio de informe por Email
Visitantes Reunion informativa Avisos Coordinador SGA

Partes interesadas en la pared
Vistantes, contratista y Partes

Charla informativas COPASSTMA
interesadas
Partes Interesadas Email Coordinador del SGA

REGISTRO
Seguimiento a los
procesos del SGA
Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora

direccion
Acta de reuniones y
informes de la Reunion
Formato del plan de
auditoria
Interna
Registro y documentaciones
y seguimiento eficaz de la
acciones correctivas y de
mejoras del SGSST
Acta de reuniones y
Contarto de trabajo
afiliaciones inducciones
* Divulgacin de
Procedimientos e
instructivos
* Cartelera de cada rea

de trabajo e intructivos
* Pagina Web
Acta de reuniones y
Formato de
Manteniemiento
Formato de matriz
Acta de reuniones
Cronogramas
Acta de reuniones y
Acta de reuniones y
REGISTRO
instructivos
Formato de PQR
Contrato firmado
Formato de accion
correctiva
Interna
contratista
Acta de reuniones informes

de la Reunion

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN Y PARTICIP
Versin: 02 Fecha: 20/06/2016 Pgina 1 de 3
FECHA DE CAMBIO NUMERO DE CAMBIO DESCRIPCION DEL CAMBIO
9/4/2012 1 Se anexa en la matriz lo de medio ambiente

6/20/2016 2 se anexa lo relacionados con RSE
Actualizacion de iso 9001-14001 y SGSST, Se divide la matriz de comunicaci
3/2/2017 3 de gestion
fecha de actualizaci 9/4/2016

Elabor: Pedro j. Espaa
Revis: Jackelin Espaa
UNICACIN Y PARTICIPACION
Cd. PR-GI-CC
DESCRIPCION DEL CAMBIO
a en la matriz lo de medio ambiente

anexa lo relacionados con RSE
ST, Se divide la matriz de comunicacin de acuerdo a cada sistema
de gestion

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COMUNIC

Procedimientos del SGC Ingreso de personal

Dependiendo de la periodicidad del

Desempeo del SGC Revision por la direccion

Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas

Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria

Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el

Cambios en las actividades de los

Ingreso de nuevo personal a los

Cada vez que se establezcan nuevos

Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la

Planes de mejoramiento de Despus de evaluacin de

Cada vez que se establezcan nuevos

Cada vez que se genere una Peticin,

Dar a conocer los servicios y productos Cuando sea necesario y oportuno

No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad

Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad

Resultados de la auditoria Externa Al finalizar la auditoria

Mantenimiento de equipo de Cada vez que exista la necesidad

Dar a conocer al cliente una posible

Envo de informe a travs de

Informe de la revision por l a

envio de informe por Email Gerencia

comunicacin interna Auditor lider

RRHH perfiles, hoja de vida y entrega de

A todo el personal de DCA Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC

Al personal involucrado en el proyecto Reuniones RRHH

Jefe de manteniento Email Responsable del proceso

Partes Interesadas Charla informativas Coordinador del SGA

A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC

Gerencia y Responsables del Correo electronico Coordinador del SGC

Correo electronico,visita , pagina

Coordinador de SGC Correo electronico Clientes

Al personal involucrado en el proyecto Verbal,correo electronico Compra

Entrega de informe general y por

Mantenimiento Email, verbal, o llamada Personal de la empresa

Correo Electronico, Documento Mercadeo

Clientes Personas Correo Electronico, Documento Gerente, Gerente de

Proveedores y partes Correo Electronico, Documento Gerente de proyectos,

Partes Interesadas Charla informativas Coordinador del SGA

Lista asistencia y correo

Lista asistencia y correo

Seguimiento a los procesos

Informe de la revision por la

Acta de reuniones y informes

* Cartelera de cada rea de

Acta de reuniones y informes de

Lista asistencia y correo

Formato de accion correctiva

Formato mantenimiento del

Lista asistencia y correo

Procedimientos del SGSST Ingreso de personal

Desempeo de los procesos Dependiendo de la periodicidad del proceso

Desempeo del SGSST Revision por la direccion

cada vez que se establezca un programa de

Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria

Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre de la

Actualizacion de documentos de los Cambios en las actividades de los procesos /

Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos

Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos

Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la version

Planes de mejoramiento de Despus de evaluacin de desempeo por

Manteniento De acuerdo al cronograma de actividades