lADMINISTRACIN: NATURALEZA, PROPSITO Y RELEVANCIA EN EL

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Una de las actividades humanas ms importantes es administrar. Desde que las

personas empezaron a formar grupos para lograr metas que no podan cumplir
como individuos, la administracin ha sido esencial para asegurar la coordinacin
de los esfuerzos individuales. Conforme la sociedad ha llegado a depender cada
vez ms del esfuerzo en grupo y que muchos grupos organizados se han vuelto
grandes, la tarea de los administradores o gerentes ha ido creciendo en
importancia.

Definicin de la Administracin: su naturaleza y propsito

De acuerdo con Koontz (2008, p.4), la definicin de Administracin es la que a

continuacin se describe:

Administracin, es el proceso de disear y mantener un

ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos,
cumplen metas especficas de manera eficiente.

Si bien, esta definicin resulta ser bsica, es necesario poder ampliarla mejor:

a) Como administradores o gerentes (de ahora en adelante Gerentes), las

personas realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, dirigir y
controlar.
b) La administracin se aplica a cualquier tipo de organizacin.
c) Tambin se aplica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.
d) La meta de todos los gerentes es la misma: crear un supervit 1.
e) La administracin se ocupa de la productividad, lo que implica efectividad y
eficiencia.

Funciones de la Administracin

1Diferencia favorable de los ingresos y los gastos, o del debe y el haber de una cuenta
(Diccionario de la Lengua Espaola 2005 Espasa-Calpe).
Al estudiar o revisar los principales elementos de la administracin, es necesario
poder separarla en cuatro funciones gerenciales: planear, organizar, dirigir y
controlar, alrededor de las cuales el conocimiento que subyace esas funciones
puede organizarse.

Este clasificacin se ha utilizado y probado durante muchos aos. Aun cuando

hay diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial, la mayora de la
literatura y autores de hoy han adoptado este marco referencial, o uno similar aun
despus de experimentar en ocasiones con alternativas para estructurar el
conocimiento.

Aunque la importancia esta en las tareas de los gerentes relativas a disear un

ambiente interno para el desempeo dentro de una organizacin, nunca hay que
ignorar que ellos tambin deben operar en el ambiente externo de la empresa. Es
evidente que los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que
comprendan y respondan a los muchos elementos del ambiente externo (factores
econmicos, tecnolgicos, sociales, ecolgicos, polticos y ticos) que afectan sus
reas de operacin. Ms an, muchas organizaciones ahora operan en distintos
pases, siendo estas importantes para la economa de cada nacin.

La administracin como elemento esencial para cualquier organizacin

Los gerentes tienen la responsabilidad de tomar acciones que permitan a los

individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos del grupo. As, la
administracin se aplica a organizaciones grandes y pequeas, empresas
lucrativas y no lucrativas y a industrias de manufactura y de servicios. El trmino
empresa se refiere a un negocio, dependencia de gobierno (pblica), hospital,
universidad y cualquier otro tipo de organizacin: de negocios y no de negocios.

La administracin efectiva esta a cargo del presidente de la corporacin, el

administrador del hospital, el supervisor de primera lnea del gobierno, el lder de
los nios exploradores, el obispo de una iglesia, el director de un equipo de
beisbol y el rector de una universidad.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN: PLANIFICACIN, ORGANIZACIN,

DIRECCIN Y CONTROL

Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales

Con seguridad, una situacin determinada puede diferir de manera considerable

entre varios niveles de una organizacin o entre varios tipos de empresas. De
igual modo, el mbito de autoridad que se tenga puede variar y los tipos de
problemas tratados ser muy diferentes. Ms an, la persona que desempea un
rol gerencial puede estar dirigiendo a personas del departamento de ventas,
ingeniera o finanzas. Pero permanece el hecho de que como gerentes, todos
obtienen resultados al establecer un ambiente que le permita desarrollarse de
manera efectiva al grupo.

Todos los gerentes realizan funciones gerenciales. Sin embargo, el tiempo

dedicado a cada funcin puede variar. La siguiente figura ilustra una aproximacin
del tiempo relativo dedicado a cada funcin. As, los gerentes de alto nivel dedican
ms tiempo a planear y organizar que los gerentes de menor nivel. Dirigir, por otra
parte, ocupa ms tiempo de los supervisores de primera lnea. La diferencia en el
tiempo dedicado a controlar vara un poco para los gerentes en diversos niveles.

Fuente: Koontz, Harold (2008). Administracin: una perspectiva global y empresarial.

Etapas de la Administracin

Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura til para organizar el
conocimiento administrativo. Sin embargo, no se han presentado nuevas ideas,
descubrimientos de investigacin o tcnicas que no puedan colocarse con
facilidad en las clasificaciones de planear, organizar, dirigir y controlar:

a) Planear: incluye seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones

para lograrlos; requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de
accin futuros de entre alternativas. Hay varios tipos de planes, yendo de
propsitos y objetivos generales, a las acciones ms detalladas a seguir.
No existe un plan verdadero hasta que se tome una decisin, el
compromiso de recursos humanos o materiales. Antes de tomar una
decisin, todo lo que existe es un estudio de planeacin, un anlisis o una
propuesta; no hay un plan real.

b) Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una
meta deben tener roles que desempear, ya sea que ellos mismos los
desarrollen, sean accidentales o fortuitos, o definidos y estructurados por
 alguien que quiere asegurarse de que contribuyen de manera especfica al
esfuerzo del grupo. El concepto de un rol implica que lo que las personas
hacen tiene un propsito u objetivos definidos; saben cmo su objetivo de
trabajo se ajusta al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad, herramientas e
informacin necesarias para realizar la tarea. Organizar, entonces, incluye
el establecimiento de una estructura intencional de roles para que las
personas desempeen en una organizacin. Es intencional en el sentido de
asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr metas son
asignadas y, se espera, sean asignadas a las personas que mejor pueden
realizarlas.

Es una herramienta administrativa y no un fin en si mismo. Aunque la

estructura define las tareas a realizar, los roles as establecidos tambin se
deben disear a la luz de las habilidades y motivaciones de las personas
disponibles.

Disear una estructura de organizacin efectiva no es tarea gerencial fcil.

Se enfrentan muchos problemas para hacer que las estructuras se ajusten
a las situaciones, incluye definir los tipos de trabajos que deben realizarse y
encontrar a las personas que lo hagan.

c) Dirigir: es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas

organizacionales y de grupo; tambin tiene que ver predominantemente con
el aspecto interpersonal de administrar. Todos los gerentes estarn de
acuerdo en que sus problemas ms importantes surgen de las personas,
sus deseos y actitudes, as como su comportamiento individual y en grupo,
que los gerentes efectivos tambin necesitan ser lderes efectivos. Ya que
el liderazgo implica capacidad de seguimiento y que las personas tienden a
seguir a aquellos que ofrecen medios para satisfacer sus necesidades,
anhelos y deseos, es comprensible que dirigir incluye motivacin, estilos y
enfoques de liderazgo y comunicacin.

d) Controlar: es medir y corregir el desempeo individual y organizacional

para asegurar que los sucesos se conformen a los planes. Incluye medir el
desempeo contra metas y planes, mostrar dnde existen desviaciones de
los estndares y ayudar a corregir desviaciones. En suma, controlar facilita
el cumplimiento de los planes. Aun cuando planear debe preceder el
control, los planes no se logran solos, stos guan a los gerentes en el uso
de recursos para alcanzar metas especficas; entonces las actividades son
examinadas para determinar si se conforman a los planes.

Las actividades de control generalmente se relacionan con la medicin del

logro. Algunos de los medios de control, como el presupuesto de gastos,
registros de inspeccin y el registro de horas de trabajo perdidas, son
bastante conocidos. Cada uno de ellos mide y cada uno muestra si los
planes funcionan. Si las desviaciones persisten, su correccin es indicada.
 Pero, que es corregido? Actividades a travs de personas. Nada puede
hacerse, por ejemplo, acerca de reducir residuos, o comprar de acuerdo a
especificaciones, o manejar las devoluciones de ventas, a menos que
alguien sepa quin es responsable de esas funciones. Obligar que los
sucesos se conformen a los planes significa localizar a las personas
responsables de los resultados que difieren de la accin planeada y luego
tomar los pasos necesarios para mejorar el desempeo. As, los resultados
son controlados al llevar un registro de lo que las personas hacen.

Si bien se ha mencionado que la gran mayora de la literatura establece slo

cuatro etapas del ciclo administrativo, existe una quinta tan importante como las
dems. Esta corresponde a la integracin de personal:

e) Integracin de personal: requiere cubrir y mantener cubiertas las

posiciones en la estructura de la organizacin. Esto se logra al identificar
los requisitos de fuerza de trabajo; volver a inventariar a las personas
disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear las
carreras, compensar y capacitar, o de otra forma desarrollar candidatos u
ocupantes actuales de puestos para que las tareas se puedan cumplir con
efectividad y eficiencia.

https://www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE