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Manual de Polticas y objetivos

Grupo 1

DEFINICIN DE POLTICA:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guas generales para canalizar
el pensamiento administrativo en direcciones especficas.
Una buena poltica no debe incluir detalles, simplemente se deben enumerar las lneas generales que
definen la filosofa de la empresa, por ejemplo el compromiso de cumplir la legislacin, la voluntad de
crear un buen ambiente de trabajo, la implantacin de sistemas de mejora continua, la definicin de
objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los
procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestin etc.

DEFINICIN DE MANUAL DE POLTICAS:


Es un documento que tiene como propsito fundamental integrar en forma ordenada las normas y
actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las necesidades de la empresa,
adems de proporcionar elementos de apoyo en la toma de decisiones y servir de gua en la induccin
de nuevos empleados. Incluye las intenciones o acciones generales de la administracin,
Establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la direccin.
OBJETIVO DEL MANUAL DE POLTICAS:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal.
Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser
seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLTICAS:


Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y
tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos
entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones.
VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLTICAS:
Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente.
Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.
El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto
nuevos empleados.
Este tipo de manuales ayuda a la ejecucin correcta de todas y cada una de las actividades,
procurando uniformar el trabajo, adems de que facilita la operacin de las actividades a fin de hacer
eficiente un proceso.
Permite a las personas que lo leen obtener elementos para desarrollar de mejor manera sus
actividades dentro de la empresa, de acuerdo a sus polticas, y presenta una alternativa para la
empresa que desea optimar sus actividades.

TIPOS DE MANUALES DE POLTICAS:

Manuales Generales de Polticas: Son polticas que alcanzan a toda la organizacin y marcan sus
lneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de gua. Una buena poltica general
deber ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboracin del
resto de polticas departamentales y especficas
Manuales especficos de Polticas: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Un
ejemplo es la Poltica de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar,
adems es la ms comn en la mayora de las empresas.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLTICAS.


Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los
objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables
Introduccin: Tiene como propsito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se
pretende cumplir a travs de l, su alcance, como usar este manual y cuando se harn las revisiones y
actualizaciones.
ndice: Es una lista de aportaciones en el manual, relacin de los captulos y pginas
correspondientes que forman parte del documento
Objetivos: Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria;
la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el
trabajo se est realizando adecuadamente
Alcance: Debe enfocarse a una explicacin breve sobre la que abarca el manual de polticas.
Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse contacto para sealar cambios o
correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de polticas.
Organigrama: En este apartado se representara grficamente la estructura orgnica que se
pretende en las polticas.

Declaraciones de Polticas: En este apartado se debern presentar por escrito, de manera


narrativa las polticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

DESARROLLO DE POLTICAS.
Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo:
1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.),
aplicable al organismo social que se trate.
2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para:
* Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir.
* Precisar los lmites a que llegarn las polticas.
* Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas.
* Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento
correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva.
* Aprobacin de las polticas por la direccin superior.
* Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS


1. Propsito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el
establecimiento de una poltica.
2. Definicin: Precisar los conceptos bsicos que se invocan en la poltica.
3. Contenido: Describir en orden numrico y de acuerdo a su importancia los lineamientos especficos
necesarios para la aplicacin de la poltica.
4. Responsables de su observacin: Enunciar la(s) unidades orgnicas que deben observar las
prcticas de la poltica.

PREPARACION DEL MANUAL


El paso inicial para preparar un "Manual de polticas". Es determinar lo que se desea lograr.
Una vez determinados los objetivos, habr que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus
razones de ser, Adems todos los manuales administrativos tienen un propsito en comn: "Obtener
mejores resultados".
Posteriormente se iniciar la elaboracin en s del manual, inicindose el procesamiento de la
informacin, es decir; la integracin propiamente de proceso de elaboracin.
PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL.

La elaboracin de este borrador se debe poner a consideracin de la alta administracin, de los jefes
de departamento y eventualmente de algunos empleados clave.
Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones.
Se deben tener en cuenta las palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el manual,
las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin
de su significado.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboracin del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en
la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantengan un sentido de continuidad y
de unidad.

Pueden surgir durante la elaboracin de manuales de polticas algunas dificultades al determinarse


polticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o
desinters por determinar con xito dichos manuales.

Algunas de las polticas que tratan con los niveles jerrquicos intermedios o inferiores son formuladas
comnmente por los jefes en sus respectivas reas.

Formato: Para lograr un eficiente manual de polticas que ayude a llevar a cabo el
trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada
manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Adems de
permitir hacer referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

Numeracin De Pginas. Despus de seleccionar el formato, hay que decir cmo numerar las
pginas. Existen tres mtodos para numerar las pginas del manual de polticas y son:

a) Numeracin consecutiva de pginas. Es el mtodo ms sencillo, pero tambin el menos flexible. En


ste mtodo las pginas se numeran en orden consecutivo a partir del nmero 1.

b) Numeracin de pginas por secciones. Consiste en que, las pginas de cada una de las secciones
se numeran consecutivamente y cada nmero de pgina va precedido por el de la seccin y un guin.

Encabezamiento De Pginas.: Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la


parte superior de cada pgina y que contiene cierta informacin bsica, como el ttulo de la poltica,
nmero de control, unidad orgnica, fecha de elaboracin y vigencia, etc.
AUTORIZACION DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de polticas y para poder facilitar su implantacin, se recomienda que
sea autorizado por quienes intervienen:

* Por la alta Administracin, para darle la formalidad y el apoyo necesario.

* Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para
asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.

* De la unidad responsable de la elaboracin de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de


tcnicos en su caso.

DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL.

La "Distribucin" del manual de polticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos


grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido ntegramente a todos los miembros
del organismo.

En particular basta con que el personal subalterno reciba nicamente las instrucciones sobre las
polticas que debe observar. Slo los administradores, ejecutivos y los jefes de departamento, pueden
recibir las ediciones completas.

HOJA DE APROBACION

La indicacin de haber sido dada la aprobacin al manual de polticas por parte de los rganos
competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.

REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.

Las polticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad, deben ser revisadas peridicamente
en forma sistemtica para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y
condiciones existentes. .

Actualizaciones Irregulares: Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades


(cambio de alguna poltica, eliminacin, reestructuracin, etc.).

Actualizaciones Regulares: Consiste en establecer un programa de actualizaciones peridicas.


Cuando menos una vez al ao y, si los apartados cambian con rapidez. Ser necesario efectuar esas
revisiones dos veces al ao.
OBJETIVOS

Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende
alcanzar o llegar, en un periodo de tiempo y a travs del uso de los recursos con los que dispone o
planea disponer.

Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa pues stos establecen un curso a seguir
y sirven como fuente de motivacin para los miembros de la misma.

Pero adems de ello, otras ventajas de establecer objetivos para una empresa son:

Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma direccin.

Sirven de gua para la formulacin de estrategias.

Sirven de gua para la asignacin de recursos.

Sirven de base para la realizacin de tareas o actividades.

Permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y,
de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada rea, de cada grupo o de
cada trabajador.

Generan coordinacin, organizacin y control.

Generan participacin, compromiso y motivacin, al alcanzarlos, generan satisfaccin.

Revelan prioridades.

Disminuyen la incertidumbre.

Caractersticas de los objetivos

Para que los objetivos de una empresa permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben
contar con las siguientes caractersticas:

Medibles

Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un lmite de tiempo. Por ejemplo, a
diferencia del objetivo aumentar las ventas, un objetivo medible sera aumentar las ventas en un
20% para el prximo mes. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales como el de aumentar
las ventas, pero siempre y cuando stos estn acompaados de objetivos medibles que en conjunto
permitan alcanzar los generales.

Claros

Deben tener una definicin clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar
demasiados mrgenes de interpretacin.

Alcanzables

Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la
capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) con los que cuenta, as como la
disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes

Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras suceder, sino algo
que signifique un desafo o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni
proporcionan mayor motivacin.

Realistas

Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno
en donde se pretenden cumplir, as como la capacidad y los recursos de la empresa. Por ejemplo, a
diferencia del objetivo aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes, un objetivo realista sera
aumentar de 10 a 20 empleados en un mes.

Coherentes

Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visin, la misin, las polticas, la
cultura y los valores de la empresa.

Tipos de objetivos

Existen diferentes tipos de objetivos en una empresa, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo a
su naturaleza, jerarqua y alcance de tiempo.

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generales

Tambin conocidos como objetivos genricos, son objetivos basados en expresiones generales,
describe el para que de la actividad a realizar, algunos ejemplos son:
Ser la empresa lder del mercado.

Incrementar las ventas.

Aumentar los ingresos.

Generar mayores utilidades.

Obtener una mayor rentabilidad.

Lograr una mayor participacin en el mercado.

Ser una marca lder en el mercado.

Aumentar el nmero de vendedores.

Aumentar el nmero de activos.

Crecer.

Sobrevivir.

Dentro de los objetivos generales se encuentra la visin de la empresa la cual es el principal objetivo
general que persigue una empresa.

b. Objetivos especficos

Son objetivos concretos expresados en trminos de cantidad y tiempo. Los objetivos especficos son
necesarios para alcanzar los objetivos generales. Algunos ejemplos de objetivos especficos son:

Incrementar las ventas mensuales en un 20%.

Obtener una rentabilidad anual del 25%.

Lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo semestre del ao.

Triplicar la produccin antes de acabar el periodo.

Aumentar el nmero de trabajadores de 10 a 12 en un mes.

Reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de finalizar el ao.

Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

Abrir 3 nuevos locales comerciales para el primer trimestre del prximo ao.
En ocasiones, a los objetivos especficos se les conoce como metas.
De acuerdo a su jerarqua, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos estratgicos

Tambin conocidos como objetivos organizacionales, son objetivos que consideran a la empresa como
un todo y que sirven para definir el rumbo de sta. Son formulados por los dueos o los altos directivos
de la empresa, normalmente son generales y de largo plazo. Cada objetivo estratgico requiere una
serie de objetivos tcticos.

b. Objetivos tcticos

Tambin conocidos como objetivos departamentales, son aquellos que se dan a nivel de reas o
departamentos, son formulados por los directivos o los gerentes de la empresa, normalmente son de
mediano plazo, se establecen en funcin de los objetivos estratgicos; cada objetivo tctico requiere
una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos operacionales

Son objetivos que se dan a nivel de operaciones o que se aplican en el puesto de trabajo, comprenden
las tareas o actividades de cada rea, son formulados por los gerentes de reas o los administradores.
Normalmente son especficos y de corto plazo.

De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos de largo plazo

Se formulan generalmente para un periodo de cinco aos y tres como mnimo.

b. Objetivos de mediano plazo

Se formulan generalmente para un periodo de uno a tres aos.

c. Objetivos de corto plazo

Se formulan generalmente para un plazo no mayor de un ao.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando stos sirvan de referencia para
establecer objetivos especficos. Establecer solamente objetivos generales puede generar
confusin y falta de conciencia de hacia dnde realmente se quiere ir.

Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada rea o departamento, y
para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en funcin de los
objetivos de cada rea, y los objetivos de cada rea se formulan en funcin de los objetivos de la
empresa.

Los objetivos de un rea o departamento deben ser coherentes con los objetivos de otras reas o
departamentos. Por ejemplo, no sera coherente que produccin establezca como objetivo
aumentar el nmero de productos fabricados si marketing no cuenta con los recursos necesarios
para vender los productos adicionales.

Los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la empresa. Se les debe comunicar
y hacrseles recordar permanentemente a quienes corresponda.

Siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los objetivos. Se deben cumplir
primero los objetivos ms importantes, relevantes o urgentes, y dar prioridad a los objetivos
estratgicos antes que los tcticos, y a los tcticos antes que a los operacionales.

Los objetivos no deben ser estticos. Se debe tener la suficiente flexibilidad como para adaptarlos
a los cambios inesperados que podran suceder en el entorno como, por ejemplo, los cambios
repentinos en los gustos o preferencias de los consumidores como producto de nuevas modas.

Una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados peridicamente para asegurarse de que
an sigan siendo los resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan siendo acordes a las
condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser necesario.

Recordemos que al redactar un objetivo siempre ste debe empezar por un verbo en infinitivo y deben
ser evaluables, es decir, deben permitir la comprobacin del resultado por ejemplo:

Analizar
Comparar
Definir
Clasificar
Sistematizar
Criticar
Explicar
Describir

Los errores ms comunes en la definicin de los objetivos son:

Ser demasiado amplios y generalizados.


Objetivos especficos no contenidos en los generales.
Planteo de pasos como si fueran objetivos (confundir mtodos, caminos, con objetivos)
Confusin entre objetivos y polticas o planes para llegar a lo que es la finalidad prctica