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ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

No. de Auditora Fecha de auditora


01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010
Equipo Auditor: Auditor Lder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio P
Carlos Prez, Rene Serrano, Mnica Camargo.

Observadores: Zulma Rodrguez, Edwin escobar

Objeti
vo:
Determinar el grado de conformidad
del Sistema de Gestin de la Calidad
con los criterios de Auditora (ISO
9001, documentos, requisitos
contractuales, requisitos legales y
reglamentarios, etc.).

Alcan
ce:
El Sistema de Gestin de la Calidad de
la ENEO.

C
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s

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A
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a
:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de
Gestin de la Calidad de la ENEO.
Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y


externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente no se
ha implementado la herramienta de control. m
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificacin y
formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de
la operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin de los proyectos
de investigacin algunos registro no contaban con ttulos. m

Contrario al procedimiento normativo Control de Documentos y


Registros no se tiene definido los criterios para la retencin, conservacin y
disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de personal) m
Se detecta falta de manejo de la documentacin del Sistema de
Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y objetivos de
calidad documentado en el manual de planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
servicios no conformes y aplicacin de acciones correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.
M

ra
Informe de Auditora Interna

Proceso Descripcin del Hallazgo


Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos e
juntas realizadas en los distintos procesos, as como el seguim
mismos
Procesos de Direccin
Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecan
Proceso de Servicios para la medicin de la competencia de los funcionarios de la E
embargo no se muestra evidencia de su aplicacin.
Administrativos
La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de co
Proceso de Registro, seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de P
Aprobacin y Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en
Seguimiento de identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus,
Proyectos de inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el
operativo siendo este un registro bsico de control.
Investigacin
En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific
fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y
Proceso de Servicios en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta n
firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la ope
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio
Acadmicos
En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de lo
de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el p
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:

Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de


Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede
sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por
curricular.
Falta las firmas o constancias de la verificacin he
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de Administr
Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la E
validacin y emisin del dictamen correspondiente.
Proceso de Servicios Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan
Acadmicos
No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores d
Proceso de Servicios
a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC 0
Administrativos

El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de


control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al form
list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico, c
Proceso de Servicios los mecanismos para evidenciar el control del proceso
Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en au
los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron

Acadmicos ste.
CLASIFICACIN:
M

N
o

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o

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o
n
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o
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m
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d
a
d

M
e
n
o
r
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna

Proceso Descripcin del Hallazgo


Se cuenta con la identificacin de problemticas o situacion
en los servicios proporcionados, sin embargo no se ha
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su sol
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado sol
con una persona para la atencin, afectando as el se
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de aus
Procesos de Direccin personal.
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medici
de Indicadores del Proceso de Presupuestos se dete
en los trmites aceptados ante la Unidad de Proc
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un
en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del


SGC de la ENEO que se oficializ en el mes
de enero de 2010, los involucrados en este
ejercicio mostraron gran apertura y
participacin en la auditora, an cuando se
presentaron situaciones ajenas como la
carencia de energa elctrica, que provoc la
reprogramacin de los tiempos planeados
ocasionando que las reas Sistemas,
Servicios Generales, Desarrollo de las
Tecnologas Aplicadas a la Educacin,
Coordinacin de Metodologa, Materiales y
Medios Educativos SUA quedaran
pendientes por revisar, las cuales sern
auditadas en el siguiente ejercicio de
Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el
involucramiento mostrado por el personal en
la etapa de implantacin, se considera el
logro en la eficacia del mismo de acuerdo a
los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder
Auditor:

ABCDE
(Nombre y firma)
CLASIFICACIN:
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n
o
r
O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0


NOTA: De ser necesario utilice anexos
INFORME

2- Diga a que numeral de la norma


ISO 9001:2015, le est apuntando
cada hallazgo referido.

Proceso Descripcin de hallazgo


Se cuenta con un mecanismo de co
Procesos de Direccin documentos internos y externos Li
Documentacin del SGC, actualmente
ha implementado la herramienta de contr
Se detecta que no en todos los casos s
con la identificacin y formatos estand
Procesos de Direccin de los registros utilizados para el contr
operacin de los procesos (ejemplo: in
de los proyectos de investigacin
registro no contaban con ttulos.
Se detecta que no en todos los casos se
con la identificacin y formatos estandari
Procesos de Direccin de los registros utilizados para el control
operacin de los procesos (ejemplo: insc
de los proyectos de investigacin alguno
registro no contaban con ttulos.
Se detecta falta de manejo
documentacin del Sistema de Gesti
Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identifica
Procesos e Indicadores Clave para la m
Procesos de Direccin de los procesos y objetivos de
documentado en el manual de planeaci
calidad.
Mecanismos para realizar camb
documentos, registro de servicios no co
y aplicacin de acciones correc
preventivas definidos en los Proced
Normativos.
Se recomienda generar evidencia de los
acuerdos definidos en las juntas realizad
los distintos procesos, as como el seguim
los mismos

Procesos de Direccin

Se tiene documentado en la Ma
Proceso de Servicios Competencia el mecanismo para la med
Administrativos la competencia de los funcionarios de la
sin embargo no se muestra evidencia
aplicacin.

La coordinacin de investigacin cuenta


Proceso de Registro, registro de control y seguimiento
Aprobacin y proyectos de Investigacin Relac
Seguimiento de Proyectos de
Proyectos de Investigacin Realizados por Profesore
Investigacin ENEO en el cual se identifican los
de los proyectos, integrantes, estatus, fe
inicio y trmino, este mismo n
referenciado en el procedimiento o
siendo este un registro bsico de control.
En el semestre que inici el 2 de febrero
se identific que a la fecha no era imp
Proceso de Servicios asignatura de Proceso de Salud y Enf
Acadmicos en el Nio y el registro de Asigna
horario de sta no estaba firmado, cu
procedimiento gestin y control de la o
del curso PSA 05 establece esta activid
previa al inicio del curso.
En el desarrollo del plan de estu
Administracin de los Servicios de Enf
no se obtuvo la evidencia que esta
procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acue
siguiente:
Falta la identificacin de la neces
desarrollo de ste.
Existe la firma de recibido en 2009 por
la sede, sin haber sido aprobada la liber
este plan de estudios.
Proceso de Servicios Falta las firmas o constancias de la
Acadmicos hecha por el grupo curricular.
Falta las firmas o constancias
verificacin hecha por la
correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de est
Administracin de los Servicios de Enfer
H. Consejo Tcnico de la ENEO
validacin y emisin del d
correspondiente.
Falta de identificacin de los
realizados al Plan de estudios.
No se mostr la aplicacin de la Evalu
Proveedores de acuerdo a lo estableci
Manual de Gestin de la Calidad MGC 01
Proceso de Servicios
Administrativos
El manual de Planeacin de la Calid
procedimiento de Gestin y control
Proceso de Servicios operacin del curso PSA 05, menci
Acadmicos formato de Check list de Supervis
Cumplimiento del Plan Acadmico, com
los mecanismos para evidenciar el co
proceso de Servicios Acadmicos
asistencia de los profesores, tanto en au
en los campos clnicos o sedes, sin emb
se encontraron registros de ste.
Se cuenta con la identificacin de proble
o situaciones de mejora en los
proporcionados, sin embargo no
generado las correcciones o
correctivas o preventivas para su
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de P
solo se cuenta con una persona para la a
Procesos de Direccin afectando as el servicio a los alumno
turno de la tarde y en los casos de ause
personal.
De acuerdo al reporte de indicadores
de la Secretara Administrativa de
Diciembre de 2009 Medicin y An
Indicadores del Proceso de Presupue
detecta una baja en los trmites ac
ante la Unidad de Procesos Admin
(UPA) en el mes de noviembre por un inc
en las solicitudes incompletas.

3- De su concepto personal sobre lo


que debe hacer la empresa en las No
conformidades mayores para
solucionar el aspecto mencionado.

Es frecuente observar en diversas


organizaciones o empresas certificadas
bajo estndares ISO 9001:2015, el uso
de categoras para sus no
conformidades, diferencindolas en
esos casos, en mayores y menores, a
las que se les agrega en ocasiones, un
tercer tipo definido como
observaciones(que no constituyen no
conformidades propiamente tales si no
parcial es decir que hay oportunidades
de mejora.
En este Caso que estamos
estudiando le recomiendo a la empresa
tomar acciones correctivas de
inmediato y poner en marcha mtodos
de medida y anlisis que les permitan
detectar las no conformidades,
mediante parmetros y puesta en
marcha de acciones que minimicen
dichas no conformidades y tiendan a su
eliminacin porque el Incumplimiento
con requisito normativo, propio de la
organizacin y/o legal, que vulnera o
pone en serio riesgo la integridad del
sistema de gestin. Y tambin
prolongada a travs del tiempo de
pequeos incumplimientos asociados a
un mismo proceso o actividad le puede
traer a los largos problemas legales.

Bibliografa
Auditoria interna de Calidad
Norma ISO 9001:2015
Libro ISO 9001:2015.El Futuro de la
Calidad