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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas

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FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS

SISTEMA WEB PARA EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL


PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ANCN

PARA OBTENER EL TTULO PROFESIONAL DE:


INGENIERO DE SISTEMAS

AUTOR:

LOZADA CHIRA, GABRIEL AARN

ASESOR:

BRAVO BALDEON, PERCY

LNEA DE INVESTIGACIN:

SISTEMA DE INFORMACIN

LIMA PER

2015

Sistema web para el Proceso 1 Lozada Chira Gabriel Aarn


de gestin documental para
la Municipalidad Distrital de Ancn
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DEDICATORIA

El presente trabajo de investigacin se lo


dedico a Dios que me ha guiado y dado la
sabidura a lo largo de la carrera. A mis
padres Vctor Lozada Luna y Carmen Chira
Riza por apoyarme en todo momento
desinteresadamente, y brindarme su amor
y comprensin.

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AGRADECIMIENTO

Agradezco a cada una de las personas que


me han apoyado a lo largo de estos cinco
aos de carrera, de manera especial al
Ingeniero Csar Rivas Ponce un gran amigo,
que me ha apoyado en todo momento
para el desarrollo de este proyecto.

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DECLARACIN DE AUTENTICIDAD

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PRESENTACIN

SEORES MIEMBROS DEL JURADO:

Yo Gabriel Aarn Lozada Chira, presento ante ustedes la tesis titulada: SISTEMA WEB PARA EL
PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ANCN, con la
finalidad de determinar la influencia de un sistema web en el proceso de gestin documental en
la municipalidad Distrital de Ancn, en cumplimiento del Reglamento de Grados y Ttulos de la
Universidad Csar Vallejo para obtener el grado de Ingeniero de Sistemas.

El documento consta de 7 captulos: el primer captulo lleva por ttulo: Introduccin, en l se


detalla el planteamiento del problema, la formulacin, justificacin, limitaciones, antecedentes y
objetivos de la investigacin; el segundo captulo se titula: Marco Metodolgico, en l se
describen las variables que intervienen en la investigacin, las hiptesis, las variables, la
metodologa, la poblacin y muestra, el mtodo a utilizar, las tcnicas, instrumentos y el mtodo
de anlisis de la investigacin; en el tercer captulo se detallan los resultados obtenidos; en el
cuarto captulo, la discusin; en el quinto, las conclusiones; en el sexto, las recomendaciones y en
el ltimo la bibliografa y los respectivos anexos.

Agradezco a todos los lectores, a poder tener en cuenta el esfuerzo y dedicacin que me impuls
a realizar la presente investigacin, por lo que pido disculpas ante alguna deficiencia propia de
este proyecto, y que lo presentado y expuesto sea de vuestro inters y consideracin.

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NDICE GENERAL Pg.

Portada.......................................................................................................................... 1
DEDICATORIA....................................................................................................................................2
AGRADECIMIENTO............................................................................................................................3
DECLARACIN DE AUTENTICIDAD ....................................................................................................4
PRESENTACIN .................................................................................................................................5
NDICE DE TABLAS ............................................................................................................................9
NDICE DE FIGURAS ........................................................................................................................10
RESUMEN ........................................................................................................................................11
ABSTRACT .......................................................................................................................................12
I. INTRODUCCIN ........................................................................................................................13
1.1. PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................................14
1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA ........................................................................................16
1.2.1. Problema Principal .........................................................................................................16
1.2.2. Problemas Especficos ....................................................................................................16
1.3. JUSTIFICACIN ..................................................................................................................16
1.3.1. Justificacin Institucional ...............................................................................................16
1.3.2. Justificacin Tecnolgica ................................................................................................17
1.3.3. Justificacin Econmica .................................................................................................17
1.4. ANTECEDENTES .................................................................................................................17
1.5. OBJETIVOS.........................................................................................................................21
1.5.1. Objetivo General ............................................................................................................21
1.5.2. Objetivos Especficos ......................................................................................................21
1.6. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................................21
1.6.1. Marco Terico ................................................................................................................21
1.6.2. Marco Conceptual ..........................................................................................................33
II. MARCO METODOLGICO .......................................................................................................34
2.1 HIPTESIS ..........................................................................................................................34
2.1.1 Hiptesis General ............................................................................................................34
2.1.2 Hiptesis General ............................................................................................................34
2.2 VARIABLES .........................................................................................................................34
2.2.1 Definicin Conceptual .....................................................................................................34
2.2.2 Definicin Conceptual .....................................................................................................34
2.3 OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES ...............................................................................35

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2.4 METODOLOGA ..................................................................................................................37


2.4.1 Desarrollo de la Metodologa de la variable independiente ...........................................37
2.5 TIPO DE ESTUDIO ...............................................................................................................37
2.6 DISEO DE ESTUDIO ..........................................................................................................39
2.7 POBLACIN, MUESTRA Y MUESTREO ................................................................................39
2.7.1 Poblacin ........................................................................................................................40
2.7.2 Muestra ..........................................................................................................................41
2.7.3 Muestreo ........................................................................................................................42
2.8 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS ................................................42
2.8.1 Tcnicas ..........................................................................................................................42
2.8.2 Instrumentos ..................................................................................................................42
2.9 MTODO DE INVESTIGACIN .............................................................................................43
2.10 MTODOS Y TCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE DATOS ...............................44
III. RESULTADOS .........................................................................................................................47
3.1 DESCRIPCIN .....................................................................................................................47
3.1.1 Prueba de Hiptesis 1 .....................................................................................................47
3.1.2 Prueba de Hiptesis 2 .....................................................................................................51
IV. DISCUSIN .............................................................................................................................56
V. CONCLUSIONES .......................................................................................................................57
VI. RECOMENDACIONES .............................................................................................................58
VII. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................................59
ANEXOS .......................................................................................................................................63
Anexo N 1: Matriz de Consistencia.............................................................................................64
Anexo N 2: Diagrama actual del Proceso de Gestin Documental de la Municipalidad distrital
de Ancn .....................................................................................................................................65
Anexo N 3: Diagrama propuesto del proceso de Gestin Documental de la Municipalidad
distrital de Ancn ........................................................................................................................67
Anexo N 4: Entrevista al usuario experto de Gestin Documental ............................................68
Anexo N 5: Ficha de conteo general de expedientes .................................................................70
Anexo N 6: Directiva n 005-2014-gaf-mda (2014) ....................................................................71
Anexo N 7: Clculo de costo directo identificable ......................................................................72
Anexo N 8: Clculo del costo directo no identificable ................................................................75
Anexo N 9: Clculo del costo unitario del procedimiento administrativo y servicio restado en
exclusividad .................................................................................................................................79
Anexo N 10: Juicio de Expertos, para la aplicacin de la Metodologa .......................................81

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Anexo N 11: Ficha de Registro N 1: Nivel de Eficiencia para determinar la problemtica


actual en el proceso en el proceso de gestin documental.........................................................84
Anexo N 12: Ficha de Registro N 2: Nivel de Servicio para determinar la problemtica actual
en el proceso en el proceso de gestin documental ...................................................................85
Anexo N 13: Juicio de Expertos sobre las fichas de recoleccin de Datos. .................................86
Anexo N 14: Pre Test - Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Servicio Agosto del 2014 .90
Anexo N 15: Planilla de Remuneraciones- Empleados. ..............................................................91
Anexo N 16. Clculo de Costo Ideal de Recursos por Expediente ..............................................93
Anexo N 17. Pre Test - Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Eficiencia Agosto del 2014
....................................................................................................................................................95
Anexo N 18. Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Servicio Mayo del 2015 .................108
Anexo N 19. Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Eficiencia Mayo 2015 ....................109
Anexo N 20. Test de KolmogorovSmirnov ...........................................................................121
Anexo N 21. Tabla t- Student ..................................................................................................122
Anexo N 22. Declaracin de Autenticidad ...............................................................................124
Anexo N 23. Actas de Reunin ................................................................................................125

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NDICE DE TABLAS Pg.

Tabla N 1: Macro de trabajo organizado en flujos aplicado en el proyecto ...................... 32


Tabla N 2: Macro de trabajo organizado en fases aplicado en el proyecto....................... 32
Tabla N 3: Operacionalizacin de variables ....................................................................... 35
Tabla N 4: Indicadores ........................................................................................................ 36
Tabla N 5: Determinacin de la Poblacin ......................................................................... 40
Tabla N 6: Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos ........................................... 43
Tabla N 7: Prueba Z Diferencia de medidas ....................................................................... 44
Tabla N 8 Pruebas de normalidad para el Pre Test del indicador Nivel de Eficiencia para
el proceso de gestin documental. ..................................................................................... 48
Tabla N 9 Pruebas de normalidad para el Post Test del indicador Nivel de Eficiencia para
el proceso de gestin documental. ..................................................................................... 48
Tabla N 10 Prueba de Rangos de Wilcoxon para el Nivel de Eficiencia para el proceso de
gestin documental ............................................................................................................. 50
Tabla N 11 Estadsticos de contraste ................................................................................. 51
Tabla N 12 Pruebas de normalidad para el Pre Test del indicador Nivel de Servicio en el
proceso de gestin documental. ......................................................................................... 52
Tabla N 13 Pruebas de normalidad para el Post Test del indicador Nivel de Servicio en el
proceso de gestin documental. ......................................................................................... 53
Tabla N 14 Prueba de T para muestras relacionadas ......................................................... 55

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NDICE DE FIGURAS Pg.

Figura 1: Expediente emitidos en cinco meses ................................................................... 15


Figura 2. Modelo general de un sistema ............................................................................. 22
Figura 3: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos
y Servicios Prestados en Exclusividad .................................................................................. 28
Figura 4: Fases de RUP......................................................................................................... 31
Figura 5: Distribucin Normal.............................................................................................. 39
Figura 6: Distribucin Normal.............................................................................................. 46
Figura 7: Histograma Nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental Pre-Test
............................................................................................................................................. 49
Figura 8: Histograma Nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental Post-Test
............................................................................................................................................. 49
Figura 9: Histograma Nivel de Servicio en el proceso de gestin documental Pre-Test..... 53
Figura 10: Histograma Nivel de Servicio en el proceso de gestin documental Post-Test . 54

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RESUMEN

El presente trabajo de investigacin cientfica titulado: Sistema web para el proceso de gestin
documental para la municipalidad distrital de Ancn tiene como objetivo principal determinar la
influencia de un sistema web, en el proceso de gestin documental, para saber si se obtendr
mejoras o no en el proceso.

El modelado del sistema web se realiz utilizando la metodologa RUP por ser una de las
metodologas ms completas y detalladas, adems porque la municipalidad lo requera, lo cual es
esencial para poder entender con exactitud los procesos internos. El software se desarroll con el
lenguaje de programacin PHP, con los lenguajes de diseo y maquetacin HTML, CSS y las
validaciones con Java Script. Como base de datos se utiliz Postgresql.

Los indicadores a medir en la presente investigacin fueron, el nivel de eficiencia y el nivel de


servicio. La poblacin se tom por cada indicador, para el nivel de eficiencia fueron 560
expedientes emitidos en 2 semanas y para el nivel de servicio, 4 Reportes de expedientes
atendidos por semana. El tipo de investigacin fue aplicada, con un diseo Pre-experimental. Y
para la recopilacin de los datos se utiliz las fichas de registro, documentos municipales y el
apoyo del personal municipal.

La implementacin del sistema web para el proceso de gestin documental optimiza el proceso
de gestin documental, respecto al indicador de nivel de eficiencia, aument en un 32.39% y
respecto al nivel de servicio, en un 26.07%

Finalmente se concluy que el sistema web para el proceso de gestin documental, influy de
manera positiva en la municipalidad distrital de Ancn. Ya que se aument el nivel de eficiencia y
el nivel de servicio, para la satisfaccin del usuario final.

Palabras Clave: Sistema web, Proceso, Gestin Documental, nivel de eficiencia, nivel de servicio.

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ABSTRACT

This scientific research work entitled "Web system for document management process for the
district municipality of Ancon" main objective is to determine the influence of a web system in
document management process to see if improvements will be obtained or not in the process.

Web system modeling was performed using the RUP methodology as one of the most complete
and detailed methodologies, because the municipality also demanded, which is essential to
understand the internal processes accurately. The software was developed with the PHP
programming language, the language of design and HTML layout, CSS and Java Script validations.
As PostgreSQL database was used.

The indicators measured in this study were, the level of efficiency and service levels. The
population was taken for each indicator for the level of efficiency 560 records were issued in two
weeks and the level of service, 4 Reports of files served per week. The research was applied, with
a pre-experimental design. And for the collection of data registration cards, municipal documents
and support municipal staff it was used.

The implementation of web system for document management process optimizes document
management process with respect to efficiency level indicator, it rose by 32.39% and compared to
the level of service in a 26.07%

Finally it was concluded that the web system for document management process, influenced
positively in the district municipality of Ancon. Since the level of efficiency and service levels for
end user satisfaction increased.

Keywords: web, Process, Document Management, level of efficiency, service level system.

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I. INTRODUCCIN

La Municipalidad Distrital de Ancn cuenta con una estructura orgnica cuyas funciones estn
debidamente establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones.
Es el rgano de Gobierno Local promotor del Desarrollo Local, que emana de la voluntad popular.
Tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa
en los asuntos municipales de su competencia y ejerce funciones y atribuciones establecidas en la
Constitucin y la Ley Orgnica de Municipalidades y dems normas legales vigentes.

Tiene como finalidad promover el desarrollo integral y sostenible, la economa local y la adecuada
prestacin de los servicios pblicos locales en estricta armona con los planes nacionales,
regionales y metropolitanos de desarrollo para el mejoramiento de la calidad de vida de la
poblacin, representar a los vecinos consolidando la democracia participativa, promover,
fomentar y conducir el desarrollo socio econmico en la circunscripcin de su jurisdiccin a travs
de una adecuada priorizacin y planificacin de las necesidades de la poblacin, fomentar el
bienestar de los vecinos del distrito, proporcionando servicios que satisfagan sus necesidades
vitales en los aspectos de acondicionamiento del espacio fsico y uso del suelo, saneamiento
ambiental, salubridad, abastecimiento, comercializacin, educacin, cultura, recreacin, deporte,
seguridad, transportes y comunicaciones.

Para que la Municipalidad distrital de Ancn pueda cumplir con todas estas funciones y servicios
hacia la poblacin, existen distintos rganos municipales encargados de funciones especficas,
pero existe uno esencial: Trmite documentario; el cual se relaciona con todos los rganos, con
los remitentes de instituciones externas, y los contribuyentes.

Este rgano tiene encargada la gestin documental, que es la esencial para la realizacin de todos
los trmites, procesos, procedimientos y acciones que se realizan y que realiza la municipalidad.
Es de suma importancia este rgano porque es el inicio y el fin de absolutamente todas las
actividades, ya que estas deben estar debidamente documentas, sustentadas, mantener un
seguimiento, mantener un historial y un orden segn la Normativa Municipal.

Pero actualmente, la municipalidad sufre de muchos problemas relacionados con los documentos,
por distintos motivos, como la carencia de orden, mala organizacin, falta de un correcto
seguimiento de las acciones y actividades de los documentos, entre otras razones que hacen que
el proceso de gestin documental no se realice de la manera correcta.

Este problema, est generando consecuencias grabes en el proceso, por lo que se necesita una
solucin pronta. En este proyecto de investigacin, pretende dar solucin a la problemtica actual
en base a unos objetivos establecidos y, por medio de las tecnologas de informacin,
especficamente con un Sistema web para el proceso de gestin documental, el cual ser una
herramienta que facilitar el proceso, disminuyendo el margen de error, y aumentado la eficacia y
eficiencia del proceso.

La presente investigacin se divide en los siguientes captulos:


El captulo I detalla el ttulo, duracin del proyecto y datos generales referentes al proyecto. El
captulo II detalla el plan de investigacin identificando la problemtica, razn y motivo de la
investigacin, antecedentes del mismo, y el marco referencial y las hiptesis para su desarrollo. El
captulo III detalla la metodologa a emplear en la investigacin, estudio de las variables,
poblacin muestra y muestreo a utilizar. El captulo IV detalla la administracin del proyecto,
desarrollo de cronograma, anlisis de recursos y costos a emplear.

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1.1. PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA

Segn el Documento (Reglamento de Organizaciones y Funciones [ROF], 2013) de La


Municipalidad Distrital de Ancn, menciona que: La Unidad del Archivo Central y Trmite
Documentario es el rgano encargado de conducir el procesamiento de la documentacin
que ingresa, se genera y se conserva en el archivo de la municipalidad. Est a cargo de un
funcionario de confianza con categora de Jefe de Unidad, quien depende funcionalmente
de la Secretaria General.

En base a la definicin podemos inferir que este proceso es esencial en la municipalidad,


por la razn de que el documento cumple un papel de gran importancia para la
generacin y realizacin de todas las transacciones y procesos que se realicen en la
misma. Algunas funciones que cumple sta unidad son: Organizar, ejecutar y controlar los
procesos tcnicos, archivsticos acopio organizacin descripcin seleccin conservacin y
servicio; elaborar el manual de procedimientos en coordinacin con la Gerencia de
Planeamiento y Presupuesto que garanticen la organizacin y custodia del acervo
documentario; supervisar la organizacin de los archivos en aplicacin a las normas
archivsticas internas y externas; organizar, ejecutar y controlar los procesos de recepcin,
registro, clasificacin, distribucin, control de informacin de la documentacin que
circula en la municipalidad; administrar la base de datos de los documentos que ingresan
y salen de la entidad; supervisar y controlar el trmite oficial en concordancia al Texto
nico de Procedimientos Administrativos de la entidad; otras funciones que le asigne la
Secretaria General. (ROF, Pg. 30)

El proceso de gestin documental tiene como elemento fundamental y principal al


Documento, el conjunto de documentos forma los Expedientes. El proceso puede iniciar
en Mesa de Partes, cuando un remitente emite un expediente dirigido hacia algn rgano
o gerencia de la municipalidad, esto es en el caso de expedientes externos; por el lado de
expedientes internos, lo puede iniciar cualquier funcionario de la municipalidad.

El proceso continua cuando el expediente (con sus respectivos documentos ligados) se


deriva hacia otra gerencia, subgerencia o a un funcionario en especfico, continua cuando
este recepciona el expediente y lo vuelve a derivar hacia otro destino (con un nuevo
documento anexado como respuesta o informe), y as sucesivamente hasta que el
Gerente o Subgerente finalice el expediente, se enva un reporte al remitente y el
expediente se almacene en Archivo General. Todos los documentos se manejan de
manera fsica. (Ver anexo 02)

Se realiz una entrevista al Sr. Darwin Huamn encargado del Proceso de gestin
documental (Ver anexo 04), en donde nos menciona que existen grandes inconvenientes
en el proceso, que en poco tiempo se convierten en problemas por los resultados que se
tienen.
Inconvenientes como: acumulacin de expedientes pendientes, falta de atencin a
tiempo de los expedientes, falta de orden, mala organizacin, falta de importancia en el
proceso, falta de un correcto seguimiento del expediente, entre otros que generan
problemas como la prdida y/o confusin de los expedientes y documentos ligados,
gastos innecesarios de recursos (que se generan por la prdida de los expedientes y
documentos), prdida de tiempo al realizar la bsqueda y la derivacin de los
expedientes, ya que se realiza manualmente adems Mesa de partes se ubica en el primer
nivel de la municipalidad, pero los dems rganos se encuentran en el segundo.

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Adems en la entrevista se menciona que diariamente se generan aproximadamente


entre 40 y 70 Expedientes, esto sera entre 800 a 1400 expedientes mensuales, de los
cuales solo el 80% aprox. Se resuelven en el tiempo indicado, el otro 20% toma mayor
tiempo o en algunos casos no son atendidos.

Para ser ms especficos, un expediente que debera durar de 4 a 6 das, tarda de 1 a 2


semanas en generar una respuesta. Mensualmente se aprecia una demora de respuestas
del 20% aproximado de los expedientes, estamos hablando de 200 a 350 expedientes
mensuales retrasados. (Ver anexo 05).

Se realiz un conteo detallado de la cantidad de Expediente registrados en 5 meses. Y se


obtuvieron los resultados mostrados en la Figura 1.
Se muestra la Cantidad Total de expedientes registrados en un mes (verde), luego la
cantidad de expedientes atendidos (azul) y por ltimo la cantidad de expedientes
atrasados y/o perdidos (naranja). Se muestra una gran cantidad de expedientes que no se
atendieron de la manera correcta, lo cual es un gran problema, ya que muchos de ellos
pueden ser de suma importancia, y generan gastos tanto de tiempo como de dinero, para
la municipalidad y para el remitente afectado.

Figura 1

EXPEDIENTES EMITIDOS 2014


Fuente: Elaboracin Propia

Cantidad Atendidos Atrasados


1200

1140
1102

1045
1024

984
974
920

850
787
237
182

166
155

134

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

Expediente emitidos en cinco meses

Se utiliz como indicadores el Nivel de servicio y Nivel de eficiencia, los cuales se


evaluaron en un plazo de tiempo de un mes y 2 semanas respectivamente, teniendo
como poblacin de Nivel de servicio, 4 reportes del resultado de atencin de los
expedientes, el mismo que es su muestra, se realiz el pre test, donde evaluamos y
obtenemos un porcentaje del nivel de servicio por cada reporte. Obteniendo como
resultado un 72.74% (Ver Anexo 14).
Y respecto al Nivel de Eficiencia la poblacin fue de 560 expedientes y una muestra de
115 expedientes, se realiz el pre test evaluando cada uno de estos expedientes
obteniendo un porcentaje que es el nivel de eficiencia. Obteniendo como resultado un
76.35% (Ver Anexo 17).

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1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.2.1. Problema Principal

De qu manera influye un sistema web en el proceso de gestin documental


para la Municipalidad Distrital de Ancn?

1.2.2. Problemas Especficos

De qu manera influye un sistema web en el nivel de eficiencia para el proceso


de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn?

De qu manera influye un sistema web en el nivel de servicio en el proceso de


gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn?

1.3. JUSTIFICACIN

Las empresas hoy en da, se encuentran en un mundo de constantes cambios,


constantes mejoras, muy competitivo. Estas se encuentran al margen de las nuevas
tendencias, a la espera de nuevas ofertas, con las puertas abiertas para nuevas
oportunidades y con tendencia siempre a mejorar con el apoyo de la tecnologa.
Teniendo como meta principal realizar procesos eficientes y eficaces a la vez.

Es por esto que las empresas buscan de alguna u otra manera poder ahorrar
considerablemente tiempo, dinero y mantener o mejorar la calidad de sus productos o
servicios. Y la municipalidad de ancn no se puede quedar atrs. Para esto se ve
necesario poder mejorar uno de los procesos de mayor magnitud de la empresa, para la
mejora considerable de la misma.

1.3.1. Justificacin Institucional

A travs de esta investigacin, se benefici considerablemente a la Municipalidad


Distrital de Ancn, en cuanto a la realizacin del proceso de gestin documental,
generando una mejora satisfactoria en los resultados obtenidos, resaltados por
una mejor gestin, orden, rapidez, ahorro de tiempo y dinero, mejor
administracin de los recursos entre otros.
Esta investigacin, permiti que la Municipalidad Distrital de Ancn de un gran
saldo, aprovechado en todo sentido las ventajas de esta tecnologa de
informacin.

Carrera (2009) a travs de su proyecto de Anlisis y diseo de un sistema de


trmite de documentos de pago a proveedores va internet, mejor los flujos en la
gestin documental, mejoro el servicio dado hacia los usuarios, proporcion
seguridad y confidencialidad en la informacin. Brindado la confianza a los
usuarios de que el proceso realizado, se da de la manera correcta.

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1.3.2. Justificacin Tecnolgica

Como nos menciona Cobarsi (2013) Los sistemas de informacin que conocemos
hoy tienen dos fundamentos tecnolgicos principales: la digitalizacin de
informacin y su codificacin binaria, y la red internet, aunque en los prximos
aos otros avances tecnolgicos en curso pueden cambiarlos radicalmente.

Se sabe que hoy en da al buscar una solucin, mayormente hay una tendencia a
lo informtico ya que se adapta de manera fcil y es muy beneficioso para todos.
Es por esto que se realiz una mejora total de los procesos municipales con la
tecnologa de la mano.

1.3.3. Justificacin Econmica

Al realizar la implementacin de un sistema de gestin que mejor los procesos


en todo sentido, trajo consigo tambin el ahorro considerable econmicamente
hablando. Es cierto que se necesita de una inversin, pero que a corto y/o a largo
plazo va ser de gran beneficio para la municipalidad. As como es el caso de la
Municipalidad Provincial de Sullana Piura, que en el ao 2003, implement un
sistema web para la gestin de trmite documentario, el cual gener un ahorro
considerable de los recursos involucrados en el proceso, un aproximado 20 000
soles en un ao. (Medina, 2007).

1.4. ANTECEDENTES

En el ao 2010 Mosquera M. Jenny C. Realiz su proyecto de investigacin cientfica


titulada: Diseo recomendado de un modelo de gestin documental para la
automatizacin de expedientes de clientes en una institucin financiera. Los objetivos
de esta investigacin son: Disear un modelo de gestin documental para la
automatizacin de expedientes de Clientes en una Institucin Financiera; realizar un
diagnstico tanto en la Gerencia de Gestin Documental como en las reas de negocios
del banco que generan expedientes, con el propsito de conocer la situacin actual en
funcin de la gestin y operatividad de las mismas; determinar los entes y/o factores
externos que regulan e influyen en la organizacin y manejo de expedientes de clientes
del banco, con el objeto de definir los tipos de documentos que conformarn los
mismos; y Recomendar el diseo de un modelo de gestin documental bajo la lgica de
Proyectos que facilite la automatizacin de los expedientes, a fin de minimizar el tiempo
de consultas, que refleje de manera actualizada la condicin de cada cliente y minimice
la manipulacin del documento fsico. Utiliza el diseo de investigacin descriptivo de
campo que consiste en el anlisis sistemtico de problemas con el propsito de
describirlos, explicar sus causas y efectos, entender su naturaleza y factores
constituyentes o predecir su ocurrencia.

Su poblacin y muestra son 11 personas. Menciona que la hiptesis de esta


investigacin es: El diseo de un modelo de gestin documental servir de base y
sustento para validar la automatizacin de expedientes de clientes en una institucin
financiera. Y las conclusiones y resultados ms resaltantes que menciona son: La
Gerencia carece de indicadores de gestin efectivos, que le permitan controlar y cumplir
con los objetivos propuestos para el logro de la atencin inmediata de las solicitudes y

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respuesta oportuna al usuario; Recargo de actividades asignadas al personal base de la


Gerencia, lo que impide la atencin total y oportuna de todas las solicitudes de
expedientes que se reciben diariamente, adicional al cambio de instrucciones
constantemente. El personal pone de manifiesto la necesidad de llevar un control ms
efectivo de los expedientes, que les permita a los usuarios la consulta rpida y eficaz de
los mismos; y Los expedientes de los clientes que permanecen en la Gerencia de Gestin
Documental estn expuestos al fuego, agua y tiempo, siendo afectados adems por la
humedad y distintas plagas, lo que ocasiona prdida de la informacin fsica.
Adicionalmente pueden ser robados, adulterados y fcilmente accesados, lo que
conlleva problemas de seguridad y confidencialidad que pueden afectar la estabilidad y
competitividad de la Institucin.

De esta investigacin se pudo tener un apoyo para la redaccin del planeamiento del
problema y de la formulacin del problema. Ya que la problemtica tiene relacin con
esta investigacin, respecto a la manipulacin de recursos monetarios para el impulso
de la organizacin.

Se investig un proyecto de tesis de Carrera Jimnez, Doliria Sarita del 2009 que
sustenta su tesis en la universidad Pontificia Universidad Catlica del Per, titulado
Anlisis y diseo de un sistema de trmite de documentos de pago a proveedores va
internet. El cual tiene como objetivos: Elaborar el anlisis y diseo del sistema que
cubra todos los requerimientos establecidos que ser implementado bajo una
arquitectura Web J2EE orientada a objetos; y Disear un sistema que brinde las
facilidades para definir los flujos de aprobacin que sean necesarios dentro de la
institucin en cualquier momento, evite la prdida y/o deterioro de los documentos
fsicos y evite la duplicidad de documentos a tramitar. El tipo de investigacin es
aplicada. En la poblacin, esta investigacin utiliz 1200 documentos y como muestra
300.

En las hiptesis nos dice que son: La elaboracin de un anlisis y diseo del sistema
cubrir todos los requerimientos establecidos bajo una arquitectura web J2EE orientada
a Objetos y El sistema brindar facilidades para definir los flujos de aprobacin que sean
necesarios dentro de la institucin en cualquier momento. Se evitar la prdida y/o
deterioro de los documentos fsicos y evitar la duplicidad de documentos a tramitar.
Como las conclusiones y resultados ms resaltantes nos menciona que Se ha cumplido
con el objetivo de realizar el anlisis y diseo de un sistema de Trmite de Documentos
de Pago a Proveedores va Intranet, con el fin de apoyar las labores administrativas de
una institucin organizada en unidades como la PUCP, institucin del caso prctico; La
informacin que se obtenga a travs de estas estadsticas le servir a cada unidad de la
institucin para plantear sus indicadores de gestin, los cuales son necesarios para la
implementacin de un sistema de gestin de la calidad como ISO 9001:2000.

La presente investigacin sirvi como apoyo para la redaccin de la justificacin. Ya


que esta investigacin ha generado buenos resultados, gracias a su correcto anlisis y
diseo, ha servido como una base y brinda una seguridad de que el proyecto a
realizarse tendr xito.

En el ao 2011 Valles Ojeda, Michael Ral junto a Taquiri Benavides Oscar Martn
desarrollaron su Proyecto de Ingeniera: Proyecto de fortalecimiento de capacidades
para la implementacin del Sistema de Trmite documentario en la Municipalidad del
Callao. El cual plantea como problemtica que: La Municipalidad Provincial del Callao

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tiene limitaciones para la gestin documentaria y atencin al ciudadano, no se cuenta


con sistemas informticos software y hardware, as como el personal con las
competencias adecuadas. Tiene como objetivos: Priorizar la atencin de los usuarios y
administrados, simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin de
Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio
y transparencia que sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

Esta investigacin es de tipo exploratorio y descriptiva, ya que con la informacin


obtenida, se determin con mayor amplitud la deficiencia en los procesos de gestin de
trmite documentario de la Municipalidad Provincial del Callao. Tiene una poblacin y
muestra 30 documentos. Las hiptesis que plantea este proyecto son:
Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a
que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados;
Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la
atencin de la documentacin; Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente
los gastos por este concepto.

Como resultados y conclusiones el sistema permiti: El manejo de seguridad a travs de


niveles de roles y funciones; Gestin y administracin de toda la documentacin que
ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Municipalidad Provincial del
Callao; Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin en el
proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios;
Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y amigable, el
sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su
organizacin.

Esta investigacin, ha servido como apoyo para un mejor entendimiento del proceso
de gestin documental y de trmite documentario, adems para tener una visin de
los diferentes problemas relacionados que poseen otras organizaciones, y como se
resuelven por medio de la tecnologa.

En el ao 2010 Campillo Torres Irima realiz la Tesis Doctoral Titulada Sistema de


Gestin Integral de Documentos de archivo para empresas de la construccin del
territorio de Camagey. En donde menciona su problema principal: Cmo realizar de
manera ms efectiva el proceso de Gestin documental en organizaciones del grupo
empresarial de la construccin del territorio camageyano?. En sus objetivos menciona
que: El objetivo general es desarrollar las principales herramientas de diseo e
implementacin de un Sistema de Gestin Integral de Documentos de Archivo, para el
grupo empresarial de la construccin de Camagey. Para la consecucin del objetivo
general se han marcado una serie de objetivos especficos, enunciados a continuacin
por orden de actuacin: a) Mejorar la efectividad y el servicio del proceso de gestin
documental b) estudiar normativas y regulaciones sobre gestin documental en
empresas cubanas, c) determinar la metodologa o herramientas principales para
establecer el SGDA d) desarrollar las directrices que refiere la norma ISO 15489-2:2006
para el diseo e implementacin del sistema de gestin integral de documentos de
archivo, e) Validar la propuesta.

El tipo de investigacin que se realiz fue aplicada con respecto a la poblacin,


menciona que La gestin de documentos como elemento indispensable en los procesos
clave de la organizacinValor y utilizacin de los documentos en el desempeo
profesionalDesconocimiento de decretos y procedimientos que propician la gestin de

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documentos en las organizaciones empresariales. Por estos motivos se hizo necesario


elegir a aquellas empresas que formaran parte del Grupo Empresarial de la Construccin
y que tuvieran avances en el Perfeccionamiento Empresarial y fueran intensivas en la
utilizacin del conocimiento como principio de su actividad. De esta forma se seleccion
la muestra perteneciente a la Macro-Empresa ECOAI No.8, actualmente representa la
mayor del sector constructivo, cuenta con varias condecoraciones entre ellas, la
condicin de Vanguardia Nacional en el sector, con un total de 1662 trabajadores.

Se plantea como hiptesis lo siguiente: La propuesta de un Sistema de Gestin Integral


de Documentos de archivo, puede facilitar la utilizacin, aumentar el servicio y
efectividad y conservacin de los documentos en organizaciones empresariales del
sector de la construccin en el territorio camageyano.Como resultados y conclusiones
tenemos que: El nivel de efectividad y de servicio en el proceso de gestin aumento en
un 25.5%. Se realizan recomendaciones para mejorar el proceso y extenderlo hacia otras
que deseen alcanzar altos ndices de eficiencia. Se destacan las limitaciones que se han
encontrado a partir del desarrollo de la investigacin, as como lneas futuras

Esta investigacin sirvi como apoyo para la seleccin del indicar de Nivel de servicio,
y para tener una comparacin de los resultados.

En el 2013 Rodrguez Ruiz Mara, realiz su proyecto de investigacin titulada: Sistema


de gestin documental de la universidad nacional Agraria Nicaragua (SIGDUNA). La
cual tiene como Objetivos: Contribuir a la gestin de la informacin de la UNA a travs
de la creacin de un Sistema de Gestin de Archivos que permita la organizacin,
conservacin y disposicin de los documentos de archivos que se generan en la
institucin para la preservacin de la memoria histrica e institucional de la UNA,
adems de generar un proceso eficiente que genere ahorro significativo para la
empresa. La investigacin realizada es de tipo aplicada, y utiliz como poblacin 1300
documentos y una muestra de 345, para su gestin. La hiptesis que tiene este proyecto
es que se contribuir de manera considerable a la gestin de la informacin de la UNA
a travs de la creacin de un Sistema de gestin de archivos que permitir la
organizacin, conservacin y disposicin de los documentos de archivos que se generan
en la institucin para la preservacin de la memoria histrica e institucional de la UNA, y
genera un proceso eficiente con un ahorro significativo en la empresa.

Por ultimo como resultados y conclusin podemos ver que: Con el sistema de gestin
implantado en la UNA se estar permitiendo a realizacin de una buena gestin de la
informacin. Se lograra conocer que informacin se tiene, y donde est en el momento
que se necesite, aunque no debemos olvidar que los recurso en la UNA, son un poco
limitado, si no se invierte una mnima parte ser imposible poner en marcha el plan de
un sistema de gestin en la Universidad (SGDUNA). Es por esto que al implementar este
sistema, se generar un ahorro significativo en los recursos incluidos en el proceso. Al
concluir la investigacin se pudo constatar que Este sistema permiti generar procesos
administrativos, normalizados, simplificados, y ahorro de tiempo en bsqueda de
informacin documental y aumento en el nivel de eficiencia en un 28% y generando
un ahorro del 30% del presupuesto orientado para este proceso.

Esta investigacin define varios conceptos los cuales han apoyado al desarrollo del
Marco terico y Conceptual, contribuyendo adicionalmente con ideas que permitiran
la innovacin del sistema.
Adems sirvi para la seleccin y la discusin del indicador nivel de eficiencia.

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1.5. OBJETIVOS
1.5.1. Objetivo General

Determinar la influencia de un sistema web en el proceso de gestin documental


para la Municipalidad Distrital de Ancn.

1.5.2. Objetivos Especficos

Determinar la influencia de un sistema web en el nivel de eficiencia para el


proceso de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

Determinar la influencia de un sistema web en el nivel de servicio en el proceso


de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

1.6. MARCO REFERENCIAL

1.6.1. Marco Terico

A. Sistema Web

Segn Len (2003) define que un sistema web es un tipo de aplicacin cliente
servidor que (generalmente) utiliza el navegador web como cliente. Los navegadores
envan solicitudes a los servidores y los servidores generan respuestas y las
devuelven a los navegadores. Se diferencian de las aplicaciones cliente-servidor
antiguas porque hacen uso de un programa cliente en comn, es decir, el navegador
Web. Existen importantes ventajas en el uso de los navegadores web como clientes:

1. Son ubicuos y estn presentes en prcticamente cada escritorio y se pueden


utilizar para interactuar con muchas diferentes aplicaciones Web. No hay necesidad
de instalar varios programas clientes especializados en el escritorio, lo que reduce
drsticamente los dolores de cabeza de mantenimiento.

2. Los navegadores ofrecen mecanismos para descargar con seguridad y ejecutar


clientes ms complejos cuando se requiere una funcionalidad adicional que los
navegadores por s solos no pueden proporcionar. (p. 29)

Segn Lujan (2002) define a un sistema web, como un tipo especial de aplicacin
cliente/servidor, donde tanto el cliente (el navegador, explorador o visualizador)
como el servidor (el servidor web) y el protocolo mediante el que se comunican
(Hyper Text Transfer Protocol -HTTP) estn estandarizados y no han de ser creados
por el programador de aplicaciones. El protocolo HTTP forma parte de la familia de
protocolos de comunicaciones Transmission Control Protocol/Internet Protocol
(TCP/IP), que son los empleados en Internet. Estos protocolos permiten la conexin
de sistemas heterogneos, lo que facilita el intercambio de informacin entre
distintos ordenadores.

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El cliente web es un programa con el que interacciona el usuario para solicitar a


un servidor web el envo de los recursos que desea obtener mediante HTTP. Por
lo tanto, la misin del cliente web es interpretar las pginas HTML y los
diferentes recursos que contienen (imgenes, sonidos, etc.).
El servidor web es un programa que est esperando permanentemente las
solicitudes de conexin mediante el protocolo HTTP por parte de los clientes
web. En los sistemas Unix suele ser un "demonio" y en los sistemas Microsoft
Windows un servicio. (p. 33 )

Se denomina sistema web a aquella aplicacin cuya interfaz se construye a partir de


pginas web. Las pginas web no son ms que ficheros de texto en un formato
estndar denominado HTML (Hipertext Markup Language). Estos ficheros se
almacenan en un servidor web al cual se accede utilizando el protocolo HTTP
(Hypertext Transfer Protocol), uno de los protocolos de internet. Para utilizar una
aplicacin web desde una maquina concreta basta con tener instalado un navegador
web en esa mquina, ya sea este el Internet Explorer de Microsoft, el Netscape
Navegator o cualquier otro navegador. (Berzal, F y Cubero, J. 2005, p.187).

B. Sistema de Informacin

Segn Peralta (2008), de una manera ms acertada define sistema de informacin


como: conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el
recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado
por las personas que utilizan el sistema. (p. 65)

Segn Fernndez Alarcn (2006) Un sistema es un conjunto de componente que


interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Aunque existe una gran
variedad de sistemas, la mayora de ellos pueden representarse a travs de un
modelo formado por cinco bloques bsicos: elementos de entrada, elementos de
salida, seccin de transformacin, mecanismos de control y objetivos. Tal y como
muestra la Figura 2, los recursos acceden al sistema a travs de los elementos de
entrada para ser modificados en la seccin de transformacin. Este proceso es
controlado por el mecanismo de control con el fin de lograr el objetivo marcado. Una
vez se ha llevado a cabo la transformacin, el resultado sale del sistema a travs de
los elementos de salida. (p. 11)
Figura 2
Fuente: Fernndez (2006)

Objetivos

Mecanismo de
control

Entradas Transformacin Salidas


s

Modelo generals de un sistema


s s

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De Palos, Lpez, Romo y Medina (2008) mencionan que: La informacin constituye


uno de los activos estratgicos ms importantes para las empresas. El
funcionamiento de toda organizacin depende de un adecuado abastecimiento,
tratamiento y en definitiva gestin de ese recurso que constituye la informacin.
La informacin y el conocimiento son los instrumentos mediante los cuales las
organizaciones pueden conocer las necesidades de la sociedad, la dinmica de la
competencia, las oportunidades a explotar, los posibles aliados en el mercado, a sus
trabajadores y sus necesidades, etc. Con un adecuado flujo de informacin las
empresas y las organizaciones en general pueden funcionar eficientemente y
competir explotando sus capacidades ms distinticas. (p. 104)

C. Gestin

Segn informa el diccionario de la Real Academia Espaola (RAE) (2001), Hacer


diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

Segn Prez (2007) El concepto de gestin lleva asociada la idea de accin para que
los objetivos fijados se cumplan. (p. 133)

Segn la ISO 900:2000 define gestin como actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organizacin. (p. 18 )

D. Gestin Documental

Segn La Norma ISO 15489 (2006), define a la gestin documental es el rea de la


gestin responsable del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin,
mantenimiento y uso destruccin de documentos, incluyendo los procesos para
capturar y conservar evidencia e informacin sobre actividades y transacciones de la
organizacin. (p. 15 )

Segn Alos (2006) menciona que la Gestin Documental es la captura,


almacenamiento y recuperacin de documentos. Con o sin una solucin de gestin
documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada da. Para
muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran
las posibilidades de mejorar el proceso. (p. 34)

Segn Nelson (2011) La gestin de documentos se encarga de controlar de manera


eficiente y sistemtica la produccin, reunin, organizacin, conservacin, acceso,
disposicin y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones
de una organizacin. Esto permite a las organizaciones dar respuesta a situaciones
adversas, favorece la toma de decisiones, la rendicin de cuentas, le permite tener
memoria y proteger sus intereses.

Todo esto es logrado a travs de la planificacin, diseo y ejecucin de sistemas de


informacin que favorece el acceso a la informacin la cual es prolongada en el
tiempo. (p. 65)

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E. Proceso

Segn la Norma Tcnica Peruana (2004) Es un conjunto de actividades mutuamente


relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. (p. 15)

Segn informa el diccionario de la Real Academia Espaola (RAE) (2001), este


concepto describe la accin de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y
al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenmeno natural o necesario para
concretar una operacin artificial.

Segn la ISO 9000 define que el proceso es :Conjunto de actividades mutuamente


relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados (p. 2)

F. Procesos de Gestin Documental

Segn la norma ISO 15489, el proceso de gestin de documentos es el conjunto de


actividades que interactan entre s para mantener un control eficiente y sistemtico
del ciclo de vida de los documentos, se compone de siete fases. Sin embargo, aunque
se describen de forma lineal estos procesos, sobre todo en los sistemas electrnicos,
pueden realizarse a un mismo tiempo o en un orden diferente; por ejemplo, si se
trabaja con una aplicacin de archivo electrnico la incorporacin (captura) del
documento y su registro se tendrn que efectuar simultneamente.
Los procesos de gestin de documentos son los siguientes:

1. Incorporacin de los documentos. Los procedimientos de la gestin de


documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a
formar parte del sistema, es decir, qu se tiene que hacer cuando se decide
archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso comporta
seleccionar los documentos que hay que capturar.

2. Registro. La finalidad del registro es formalizar la incorporacin de un documento


dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido mediante un
identificador nico y una breve informacin descriptiva que facilite su posterior
recuperacin. Los documentos se han de registrar en el momento de su
incorporacin, de manera que no puede tener lugar ningn otro proceso
documental hasta que no se haya efectuado el registro.

3. Clasificacin. Se ha de identificar la categora a la que pertenece un documento,


teniendo en cuenta la actividad de la organizacin con la cual est relacionado y
de la cual es evidencia. Este proceso se lleva a cabo concretando el lugar que
ocupa cada documento en el cuadro de clasificacin. Este instrumento, que
normalmente se codifica, debera proporcionar una visin general de todos los
procesos y actividades de la organizacin, de forma que el cdigo de clasificacin
indique la direccin de un determinado documento, especificando su ubicacin
y facilitando su posterior recuperacin.

4. Almacenamiento. Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los


documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad

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durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios


enumerados en la norma ISO 15489 para llevar a cabo un plan de gestin de
documentos: garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro.
Por eso, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones
de manipulacin, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la
destruccin no autorizados, de prevenir su deterioro o prdida y de reducir los
riesgos ante posibles robos o desastres.

5. Acceso. Se ha de regular a quin se permite llevar a cabo una operacin


relacionada con un documento (creacin, consulta, modificacin, eliminacin...) y
en qu circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y
seguridad. Los derechos de acceso de los usuarios del sistema de gestin de
documentos dependern de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de
los documentos que contienen datos de carcter personal) y de las necesidades
de la organizacin (por ejemplo, la confidencialidad de los documentos con
informacin estratgica o financiera).

6. Trazabilidad. Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de forma


que se garantice, por un lado, que nicamente los usuarios con los permisos
adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado,
que los documentos pueden ser localizados siempre que se necesiten. En esta
fase es esencial medir la eficiencia que se tiene, para garantizar el uso adecuado
de los recursos en la gestin. El seguimiento del rastro de un documento
permite mantener un control adecuado de los procesos documentales y del
servicio, el cual al igual que la eficiencia debe ser medido desde que es
incorporado al sistema de gestin de documentos hasta que se aplica la
disposicin final.

7. Disposicin. Agotado el plazo de conservacin establecido para un documento


determinado, se aplica la disposicin prevista en el calendario de conservacin
(eliminacin, conservacin permanente, transferencia a otro sistema archivstico).
No se debera llevar a cabo ninguna accin de disposicin sin autorizacin y sin
haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la
organizacin, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningn pleito
o investigacin en curso que implique la utilizacin del documento como prueba.

La norma ISO 15489 sirve de gua y proporciona directrices para orientar a todas
aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestin documental y que
quieren desarrollar un sistema de gestin de documentos eficaz, eficiente y de
calidad. Este compendio de buenas prcticas de gestin de documentos ayuda a
planificar la gestin de documentos, proporcionando una visin global que parte del
enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una poltica clara al respecto y
establecer directrices y prcticas de gestin de los documentos integradas con los
procesos empresariales, los procedimientos de la organizacin y el resto de los
sistemas de gestin. Tambin propone una metodologa de trabajo para el diseo e
implementacin de un sistema de gestin de documentos, seala los procesos que
hay que definir, desde la incorporacin del documento hasta su disposicin final, y
establece los instrumentos principales de la gestin de documentos. Esta norma
presenta claras ventajas para las organizaciones, pblicas o privadas, ya que propone
un marco para sistematizar la gestin de documentos a la vez que supone un reto

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para los profesionales de la gestin de la informacin. Un aspecto que hay que


destacar es su utilidad para el tratamiento especfico de los documentos
electrnicos. Aunque esta norma est dando sus primeros pasos en nuestro pas, ya
se estn llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo,
sera conveniente que se hiciera ms visible la particularidad de la gestin de los
documentos dentro del mbito de la gestin de la informacin y del conocimiento en
las organizaciones. Una herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la
importancia de la gestin de documentos son los indicadores de rendimiento, que
permitiran concretar el valor que los documentos aportan a las organizaciones y
demostrar cmo constituyen un factor de xito para el desarrollo de los procesos de
negocio. (p. 12 - 13)

La Municipalidad Distrital de Ancn, creo la DIRECTIVA N 005-2014-GAF-MDA


(2014) para regular el desarrollo del Sistema de gestin documental, para que se
mantenga un orden y estndar en el proceso.
En la cual se explica a detalle cmo se realiza el proceso de gestin documental,
desde su creacin hasta su finalizacin. (Ver anexo 6)

En esta investigacin, segn las etapas antes mencionadas se considerar los


indicadores nivel de eficiencia y nivel de servicio, segn la dimensin trazabilidad de
la variable dependiente.

Indicadores para el Procesos de Gestin Documental

Estos indicadores, como menciona la norma ISO 15489, se encuentran en la


dimensin Trazabilidad la cual menciona que: Se ha de controlar el uso y movimiento
de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que nicamente los
usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido
asignadas y, por otro lado, que los documentos pueden ser localizados siempre que
se necesiten. En esta fase es esencial medir la eficiencia que se tiene, para garantizar
el uso adecuado de los recursos en la gestin. El seguimiento del rastro de un
documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales y
del servicio, el cual al igual que la eficiencia debe ser medido desde que es
incorporado al sistema de gestin de documentos hasta que se aplica la disposicin
final.

Eficiencia

Para Koontz y Weihrich (2004), la eficiencia es "el logro de las metas con la
menor cantidad de recursos". (p. 54)

Segn Villarroel (2007) refiere que la esencia de la eficiencia, es hacer lo


correcto correctamente. Lo que equivale a evitar al mximo los desperdicios de
tiempo, recursos y financiamiento. (p. 34)

Para Milgrom y Roberts (1993) El concepto de eficiencia se asocia con la


asignacin de los recursos escasos con que cuenta una sociedad para satisfacer
las preferencias de sus miembros. En esta lnea, una asignacin eficiente es una
asignacin de recursos tal que no existe otra asignacin disponible que mejore a
alguien sin perjudicar a nadie. Los criterios de asignacin ptima, dada la renta

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de una sociedad, se conocen como criterios de eficiencia paretianos y forman la


base de la llamada economa del bienestar. (p. 45)

Nivel de Eficiencia

Segn Chiavenato (2006), eficiencia " Significa utilizacin correcta de los recursos
(medios de produccin) disponibles. Puede definirse mediante la ecuacin:

Dnde:
P: Los productos resultantes
R: Los recursos utilizados (p. 54)

En base a la frmula de obtencin del nivel de eficiencia, definiremos cada una de las
variables utilizadas en esta frmula.

1. Los productos resultantes: Es el producto que obtendremos del proceso de


trmite documentario, es decir el expediente.

2. Los recursos Utilizados: En los recursos, mediremos cada uno de los recursos
materiales utilizados en el proceso, ms el recurso humano que depender del
tiempo de trabajo invertido en el proceso. Ambos valorizados de manera
monetaria, todo esto basado en las normas y estndares legales de la
Presidencia de consejo de ministros. Para esto definiremos a Recurso.

Segn Navas y Guerras (2002) Los recursos son el conjunto de factores o


activos de los que dispone una empresa para llevar a cabo su estrategia. (p.
12)

Para Barney (2005) Recurso; todo lo que permite a una empresa concebir e
implantar estrategias que mejoren su eficiencia y eficacia. (p. 24)

Segn Chiavenato (2006) Los recursos son medios que las organizaciones
poseen para realizar sus tareas y lograr sus objetivos: son bienes o servicios
utilizados en la ejecucin de las labores organizacionales. La administracin
requiere varias especializaciones y cada recurso una especializacin. (p. 31)

Para el nivel de eficiencia necesitamos el producto resultante entre los recursos


utilizados, para esto los mediremos de manera monetaria, en base al decreto
supremo N 064-2010-pcm de la Presidencia de consejo de ministros (2010). Primero
calcularemos un precio ideal del expediente, y luego el precio real, para a partir de
estos dos precios aplicar la formula. El decreto nos menciona lo siguiente:

Proceso general de determinacin de costos de los procedimientos administrativos


y servicios prestados en exclusividad.

La metodologa de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y


servicios prestados en exclusividad como proceso general se asienta en las bases
sealadas en el la Figura 3.

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Figura 3.

Fuente: Decreto supremo N 064-


2010-pcm (2010)

Metodologa de Determinacin de Costos de los


Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en
Exclusividad

Los pasos que se deben seguir para determinar los costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad son los siguientes:

a. Pasos previos

Determinar los objetos de costo.


Realizar el mapeo de actividades por cada centro de actividad que realiza la
prestacin de procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad.
Recopilar la informacin de consumo en cantidad de los elementos de costo
considerados.
Recopilar la informacin del costo unitario por cada elemento de costo
considerado.

b. Proceso de determinacin de costos

El proceso de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y


servicios prestados en exclusividad se desarrolla en tres pasos:

Paso 1: Clculo del costo directo identificable


Se desarrolla el proceso de clculo por identificacin directa del costo de los
elementos de costo (personal directo, material fungible y servicio directo
identificable) mediante un inductor denominado directo de costos al
procedimiento y servicio administrativo.

Paso 2: Clculo del costo directo no identificable


Se desarrolla el proceso de clculo por identificacin va inductores del costo de
los elementos de costo (material no fungible, depreciacin y amortizacin,
servicios de terceros y costos fijos), primero de los centros de actividad,
mediante la identificacin de otros inductores adecuados a la realidad de cada
entidad; luego, de cada centro de actividad a las actividades mediante el
inductor tiempo de duracin de las actividades; y finalmente, hacia los
objetos de costos, mediante el inductor tiempo de duracin de la actividad

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relacionada con el objeto de costo, procedimiento administrativo y servicio


prestado en exclusividad.

Paso 3: Clculo del costo unitario del procedimiento administrativo y servicio


prestado en exclusividad
Se suman los valores totales obtenidos en los pasos 1 y 2 por cada elemento de
costo por cada procedimiento administrativo o servicio prestado en
exclusividad, y el resultado se divide entre el nmero de prestaciones anuales;
as se obtiene el costo unitario por elemento de costo por procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad. Finalmente, se suman estos
costos unitarios y se obtiene el costo unitario total del procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad

Proceso especfico de determinacin de costos de los procedimientos


administrativos y servicios prestados en exclusividad

A continuacin, se detalla el proceso especfico de determinacin de costos de


los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad; se
presenta la informacin necesaria y las frmulas para su aplicacin.

Clculo de costo directo identificable: Por identificacin directa (para los


siguientes elementos de costo: personal directo, material fungible y servicio
directo identificable) (Ver Anexo 7)

Clculo del costo directo no identificable: Por identificacin mediante


inductores (para los siguientes elementos de costos: material no fungible,
servicio de terceros, depreciacin de activos, amortizacin de intangibles y
costos fijos) El objetivo es determinar, por cada uno de los elementos de costo
considerados como costo directo no identificable mediante inductores, el valor
que le corresponde a cada procedimiento administrativo o servicio prestado en
exclusividad. (Ver Anexo 8)

Clculo del costo unitario del procedimiento administrativo y servicio prestado


en exclusividad. (Ver Anexo 9)

Servicio

Para Richard L. (2002), "los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones


que se ofrecen en renta o a la venta, y que son esencialmente intangibles y no
dan como resultado la propiedad de algo. (p. 26)

Stanton, Etzel y Walker (2004), definen los servicios "como actividades


identificables e intangibles que son el objeto principal de una transaccin ideada
para brindar a los clientes satisfaccin de deseos o necesidades" (en esta
propuesta, cabe sealar que segn los mencionados autores sta definicin
excluye a los servicios complementarios que apoyan la venta de bienes u otros
servicios, pero sin que esto signifique subestimar su importancia). (p. 43)

Segn Lamb, Hair y McDaniel (2002), "un servicio es el resultado de la aplicacin


de esfuerzos humanos o mecnicos a personas u objetos. Los servicios se

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refieren a un hecho, un desempeo o un esfuerzo que no es posible poseer


fsicamente". (p. 25)

Nivel de Servicio

Segn Vrtice (2010) menciona que: Se llama nivel de servicio de un


establecimiento al porcentaje de peticiones atendidas sobre el total de
peticiones recibidas de los clientes. (p. 33)

La existencia del nivel de servicio es consecuencia del tiempo como variable en


toda actividad econmica: Si un cliente estuviera dispuesto a esperar
indefinidamente a que se satisficiera su demanda, todas las peticiones recibidas
se atenderan y el nivel de servicio sera del 100%. Evidentemente, esto no es
as.

Un establecimiento puede conocer su nivel de servicio aplicado la siguiente


frmula:

Dnde:

NS: Nivel de Servicio


PA: Peticiones atendidas
PR: Peticiones recibidas (p. 47)

Para el nivel de servicio, y en base a lo que nos menciona el autor, necesitamos


los productos recibidos, y los productos atendidos, que para este caso los
productos seran los expedientes. Los expedientes recibidos como los atendidos
se calcularn por cada semana del mes, y luego se aplicar la frmula para
obtener el porcentaje del nivel de servicio.

G. Metodologa de desarrollo del Sistema web para el Proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad distrital de Ancn

Para el desarrollo de la presente tesis se emplear una metodologa orientada a


objetos ya que reflejan modelos reales de modo ms natural que las metodologas
estructuradas. La metodologa POO seleccionada es el Proceso Unificado de
Desarrollo de Software (RUP) que, no es simplemente un proceso, sino un marco de
trabajo extensible que puede ser adaptado a organizaciones o proyectos especficos.

Segn Kruchten (2003) define RUP: El Proceso Unificado Racional es un proceso de


ingeniera de software. Proporciona un enfoque disciplinado para la asignacin de
tareas y responsabilidades dentro de una organizacin de desarrollo. Su objetivo es
asegurar la produccin de software de alta calidad que satisfaga las necesidades de
sus usuarios finales dentro de un horario predecible y presupuesto.

El proceso unificado racional es un producto del proceso. RUP es desarrollado y


mantenido por Rational Software e integrado con una suite de herramientas de

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desarrollo de software. Est disponible en IBM en CD-ROM o a travs de Internet.


(p. 135)

Se escogi como lenguaje de modelado al Lenguaje Unificado de Modelado (UML),


por ser RUP una gua para saber cmo utilizarlo efectivamente. Adems, UML nos
permite comunicar claramente los requisitos, arquitecturas y diseos.

Las razones por las que se escogi RUP fueron:

Es un enfoque para el desarrollo de software, iterativo, centrado en la


arquitectura y dirigido por los casos de uso.
Es un proceso de ingeniera de software bien definido y estructurado. Define
claramente las etapas del proyecto, a los responsables, cmo y cundo una tarea
debe de realizarse.
Provee un marco personalizable para la ingeniera del software y que puede ser
implantado tanto en pequeos como en grandes grupos de trabajo. Tambin,
permite hacer uso de las mejores prcticas y compartir las experiencias con cada
miembro del equipo.
La metodologa est validada por la NTP-ISO/IEC 12207:2004 (Norma Tcnica
Peruana) para el Proceso del Ciclo de vida del Software. La cual debe ser cumplida
por las entidades estatales, en este caso la Municipalidad Distrital de Ancn.

Los cinco flujos de trabajo requisitos, anlisis, diseo, implementacin y prueba


tienen lugar sobre las cuatro fases: inicio (o concepcin), elaboracin, construccin y
transicin. (Ver figura 4).

Figura 4
Fuente: Kruchten (2003)

Fases de RUP

Para el caso especfico del proyecto las cuatro fases del RUP consistieron en:

- Fase Inicio. Definir el alcance del proyecto e identificacin de los casos de uso.

- Fase Elaboracin. Planificar el proyecto, especificar los casos de uso y disear la


arquitectura del sistema.

- Fase Construccin. Desarrollar el software basndose en la arquitectura diseada.

- Fase Transicin. Entrega del producto a los usuarios, realizar el mantenimiento y las
mejoras que se puedan solicitar.

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Se presenta a continuacin las Tablas 1 y 2 con los marcos de trabajos seguidos


durante este proyecto. El primer marco de trabajo organizado por flujos de trabajo
del proceso unificado muestra a qu flujo de trabajo fundamental pertenece cada
artefacto.

El segundo marco de trabajo organizado por fases del proceso unificado muestra el
orden en que se construyeron los artefactos. (p. 142)

Tabla N 1
Macro de trabajo organizado en flujos aplicado en el proyecto

Flujos de Trabajo Artefacto


Requerimientos Visin del proyecto
Requerimientos del sistema
Diagrama de casos de uso y especificacin de casos de uso.
Anlisis Diagrama de clases
Diagrama de estados
Diseo Diagrama de clases de diseo
Diagrama de secuencia de sucesos
Diagrama de componentes
Modelo entidad relacin
Interfaz
Implementacin Diagrama de despliegue
Pruebas Pruebas del sistema
Fuente: Kruchten (2003)

Tabla N 2
Macro de trabajo organizado en fases aplicado en el proyecto

Flujos de Trabajo Artefacto


Inicio Requerimientos Visin del proyecto
Requerimientos del sistema
Requerimientos Diagrama de casos de uso
Elaboracin Requerimientos Diagrama de casos de uso- Especificacin.
Anlisis Diagrama de clases
Anlisis Diagrama de estado
Diseo Diagrama de clases de diseo
Diseo Diagrama de secuencua de sucesos.
Diseo Diagrama de componentes
Diseo Prototipos.
Diseo Modelo entidad relacin
Construccin Implementacin Diagrama de despliegue
Transicin Pruebas Pruebas del sistema
Fuente: Kruchten (2003)

La aplicacin de esta metodologa para este proyecto de investigacin cientfica, ha


sido validada por expertos en Ingeniera (Ver anexo 10)

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1.6.2. Marco Conceptual

A. Sistema Web

Segn Len (2003) define que un sistema web es un tipo de aplicacin cliente
servidor que (generalmente) utiliza el navegador web como cliente. Los navegadores
envan solicitudes a los servidores y los servidores generan respuestas y las
devuelven a los navegadores. Se diferencian de las aplicaciones cliente-servidor
antiguas porque hacen uso de un programa cliente en comn, es decir, el navegador
Web. (p. 29)

B. Sistema de Informacin

Segn Peralta (2008), de una manera ms acertada define sistema de informacin


como: conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el
recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado
por las personas que utilizan el sistema. (p. 65)

C. Proceso

Segn la Norma Tcnica Peruana (2004) Es un conjunto de actividades mutuamente


relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. (p. 15)

D. Gestin

Segn la ISO 900:2000 define gestin como actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organizacin. (p. 18)

E. Gestin Documental

Segn La Norma ISO 15489 (2006), define a la gestin documental es el rea de la


gestin responsable del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin,
mantenimiento y uso destruccin de documentos, incluyendo los procesos para
capturar y conservar evidencia e informacin sobre actividades y transacciones de la
organizacin. (p. 15)

F. Procesos de Gestin Documental

Segn la norma ISO 15489, el proceso de gestin de documentos es el conjunto de


actividades que interactan entre s para mantener un control eficiente y sistemtico
del ciclo de vida de los documentos, se compone de siete fases. Sin embargo, aunque
se describen de forma lineal estos procesos, sobre todo en los sistemas electrnicos,
pueden realizarse a un mismo tiempo o en un orden diferente; por ejemplo, si se
trabaja con una aplicacin de archivo electrnico la incorporacin (captura) del
documento y su registro se tendrn que efectuar simultneamente. (p. 12)

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II. MARCO METODOLGICO

2.1 HIPTESIS

2.1.1 Hiptesis General

Ha: El sistema web mejora el proceso de gestin documental para la Municipalidad


Distrital de Ancn.

2.1.2 Hiptesis Secundarias

H1: El sistema web aumenta el nivel de eficiencia en el proceso de gestin documental


para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H2: El sistema web aumenta el nivel de servicio para el proceso de gestin documental
para la Municipalidad Distrital de Ancn.

2.2 VARIABLES

2.2.1 Definicin Conceptual

Variable Independiente (VI): Sistema de web

Aplicacin cliente servidor que (generalmente) utiliza el navegador web como cliente.
Los navegadores envan solicitudes a los servidores y los servidores generan respuestas
y las devuelven a los navegadores. Se diferencian de las aplicaciones cliente-servidor
antiguas porque hacen uso de un programa cliente en comn, es decir, el navegador
Web.

Variable Dependiente (VD): Proceso de gestin documental

El proceso de gestin de documentos es el conjunto de actividades que interactan


entre s para mantener un control eficiente y sistemtico del ciclo de vida de los
documentos, se compone de siete fases.

2.2.2 Definicin Conceptual

Variable Independiente (VI): Sistema de web

El Sistema de informacin manipular los datos e informacin generada en mesa de


parte de la Municipalidad Distrital de Ancn, para ejecutar el proceso de gestin
documental, que actualmente se realiza de manera manual y con deficiencias.

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Variable Dependiente (VD): Proceso de gestin documental

Cuando tenemos un correcto proceso de gestin documental para la Municipalidad


Distrital de Ancn, el rendimiento en toda la municipalidad mejorar, ya que todo el
proceso se realiza de manera general y completa en todos los puntos de la
municipalidad.

Las variables definidas anteriormente se operacionalizan de la siguiente manera como


se muestra en la Tabla 3: (resumen de lo anterior)

2.3 OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES


Tabla N 3
Operacionalizacin de variables

Variable Dimensin Indicador Descripcin

Se evaluar el
nivel de eficiencia
Trazabilidad Nivel de Eficiencia en el proceso de
Proceso de gestin gestin
documental , para la documental.
municipalidad
Distrital de Ancn Se evaluar el
nivel de servicio
Trazabilidad Nivel de Servicio dado en el
proceso de
gestin
documental.

Fuente: Elaboracin Propia

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Tabla N 4
Indicadores

Dimensin Indicador Descripcin Tcnica Instrumento Unidad de Medida Frmula

Trazabilidad Nivel de Eficiencia Se evaluar el nivel Fichaje Ficha de Registro Porcentaje


de eficiencia en el de nivel de
proceso de gestin eficiencia
=
documental
Dnde:
P: Los productos
resultantes

R: los recursos
utilizados

Trazabilidad Nivel de Servicio Se evaluar el nivel Fichaje Ficha de Registro Porcentaje


de servicio dado en de nivel de servicio
el proceso de
=
gestin
documental Dnde:

NS: Nivel de Servicio

PA: Peticiones
atendidas

PS: Peticiones Recibidas

Fuente: Elaboracin Propia

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2.4 METODOLOGA

2.4.1 Desarrollo de la Metodologa de la variable independiente

Como mencionamos anteriormente y en base a la prueba de expertos realizada, la


metodologa utilizada fue RUP, donde en primer lugar definimos las actas de reunin
(Ver Anexo 23), luego seguimos con la metodologa de la siguiente manera:

Documento Requerimientos (Ver Anexo 24)

Documento Visin (Ver Anexo 25)

Modelado de caso de uso del negocio (Ver Anexo 26)

Documento Arquitectura (Ver Anexo 27)

Modelo de Anlisis (Ver Anexo 28)

Modelo de caso de uso del sistema (Ver Anexo 29)

Modelo de Datos (Ver Anexo 30)

Documento Diseo (Ver Anexo 31)

Documento Despliegue (Ver Anexo 32)

Documento Glosario (Ver Anexo 33)

2.5 TIPO DE ESTUDIO

Para saber el tipo de estudio que estamos realizando, primero los definiremos para
luego realizar la seleccin:

Investigacin bsica.

Valderrama (2013) sobre la investigacin bsica manifiesta: Es conocida tambin


como investigacin terica, pura o fundamental. Est destinada a aportar un
cuerpo organizado de conocimientos cientficos y no produce necesariamente
resultados de utilidad prctica inmediata. Se preocupa por recoger informacin de
la realidad para enriquecer el conocimiento terico-cientfico, orientado al
descubrimiento de principios y leyes (p. 164).

Snchez y Reyes (2006) sobre la investigacin bsica dice: Tambin llamada pura
o fundamental lleva a la bsqueda de nuevos conocimientos. Mantiene como
propsito recoger informacin de la realidad para enriquecer el conocimiento
cientfico (p. 36).

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Investigacin aplicada.

Valderrama (2013) no refiere: Se denomina tambin activa, dinmica, prctica o


emprica. Se encuentra ntimamente ligada a la investigacin bsica, ya que
depende de sus descubrimientos y aportes tericos para llevar a cabo la solucin
de problemas, con la finalidad de generar bienestar a la sociedad. (p. 165)

Segn Keith (2007) menciona que En la investigacin aplicada el objetivo es


predecir un comportamiento especfico en una configuracin muy especfica.
Es probable un error ver la distincin de la investigacin bsica de la aplicada slo
en trminos de que el estudio tenga aplicaciones prcticas, debido a que esta
diferencia a menudo se reduce a una cuestin de tiempo. Los resultados de la
investigacin aplicada son para uso inmediato. Sin embargo, no hay nada ms
prctico que una teora general y precisa. (p. 56)

Bunge (1983) manifiesta que: El blanco primario de la investigacin cientfica es


pues el progreso del conocimiento. Tal es el caso de la investigacin aplicada, en
estos casos no se busca el conocimiento sin ms calificacin, sino conocimiento
til. El objetivo central de la investigacin cientfica aplicada es mejor el control
del hombre sobre los hechos (p.44).

Investigacin Operativa

Valderrama (2013) seala: Consiste en trabajos sistemticos basados en


conocimientos existentes, obtenidos mediante investigacin y/o experiencia
prctica. Se dirigen a la fabricacin de nuevos materiales, productos o
dispositivos; a establecer nuevos procesos, sistemas y servicios, o a la mejora
sustancial de los ya existentes. Supone la validacin y la optimizacin de las
tecnologas y sus productos materiales. (p. 167)

Investigacin Explicativa

Ospino (2004) menciona que: Mediante este tipo de investigacin se establecen


las causas o los orgenes de fenmeno fsico o social objeto del estudio. Si el
estudio exploratorio intenta definir el campo del conocimiento y el descriptivo se
estructura de tal manera que responda preguntas de mucho ms contenido, el
explicativo revela las causas de la expresin indagada; esto da al conocimiento
actual un nuevo enfoque. El objetivo es conocer por qu suceden ciertos hechos,
por medio de la delimitacin de las relaciones causales existentes o, al menos, de
las condiciones en que ella se produce. (p. 89)

Investigacin Experimental

Salkind (1999) La investigacin experimental es aquella en la que los participantes


se asignan a grupos con base en algn criterio determinado que suele llamarse
variable de tratamiento. (p. 13)

Concluimos que la investigacin realizada es del tipo aplicada, porque se


implementar una herramienta, el Sistema web para el proceso de gestin
documental, que es el que permitir solucionar la problemtica actual que se presenta

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en la Municipalidad Distrital de Ancn. El producto de la investigacin aplicada es la


tecnologa (Sistema web para el proceso de gestin documental).

2.6 DISEO DE ESTUDIO

El diseo de estudio es Pre- Experimental, porque se pretende administrar el proceso


de gestin documental de la Municipalidad Distrital de Ancn en la modalidad pre-
prueba y pos-prueba.

Gmez (2006, p. 90) indica que en una investigacin pre-experimental no existe la


posibilidad de comparacin de grupos. Este tipo de diseo consiste en administrar un
tratamiento o estmulo en la modalidad de solo post-prueba o en la de pre-prueba /
post-prueba a un grupo fijo.

Figura 5
Fuente: Bernal
(2006)

Diseo de estudio

G: Grupo experimental: Es el grupo (muestra) al cual se le aplic la medicin para


evaluar las dimensiones del proceso de gestin documental.

X: Experimento (Implementacin del Sistema web): Es la aplicacin del sistema web


para el proceso de gestin documental. Mediante dos evaluaciones (Pre-Test y Post-
Test) se midi si el sistema web gener cambios en el proceso de gestin documental
en la Municipalidad Distrital de Ancn.

O1: Pre-Test: Medicin del grupo experimental antes de la aplicacin del sistema
web para el proceso de gestin documental. Esta medicin fue comparada con la
medicin del Post-Test.

O2: Post-Test: Medicin del grupo experimental despus de la aplicacin del sistema
web para el proceso de gestin documental. Ambas mediciones fueron comparadas y
ayudaron a determinar el nivel de eficiencia y nivel de servicio; antes y despus de la
aplicacin del sistema web.

2.7 POBLACIN, MUESTRA Y MUESTREO

La presente tesis se desarrolla en la Municipalidad Distrital de Ancn, al ser un


proceso de gestin documental, el objeto de estudio viene a ser el Expediente ya es
que es el objeto fundamental en el proceso.

Los indicadores podrn utilizar el objeto de estudio como base para los clculos.

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En el caso de Nivel de eficiencia, se tendr que utilizar la cantidad de expedientes,


entre los recursos utilizados (a lo largo del proceso) para el procesamiento de esta
cantidad de expedientes.

En el caso de Nivel de servicio, se tendr la cantidad de expedientes atendidos, entre


la cantidad total de expedientes emitidos, obteniendo de esta manera un resultado
en porcentaje.

2.7.1 Poblacin

Segn Arias (2006) Se entiende por poblacin al conjunto finito o infinito de


elementos con caractersticas comunes, para los cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin. Esta queda limitada por el problema y por los
objetivos del estudio.
La poblacin es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el
estudio. Segn Tamayo y Tamayo, (1997), La poblacin se define como la
totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin posee una
caracterstica comn la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigacin.

Para el indicador Eficiencia, la poblacin est conformada por una cantidad promedio
de expedientes emitidos en dos semanas. A partir de la recoleccin de datos
realizados en 5 meses (Ver Anexo 5). Y en base a documentacin de la
municipalidad, se ha obtenido un promedio de 1000 expedientes por mes, pero para
dos semanas la cantidad ser de 560 expedientes.

Entonces nuestra poblacin ser de 560 Expedientes

Para el indicador Nivel de Servicio, la evaluacin se realiz en un mes, y la poblacin


es de las 4 Reportes del resultado de atencin de los expedientes, son 4 ya que son
por cada semana del mes, en donde se evaluarn los expedientes emitidos y los
expedientes atendidos en cada semana.

Entonces nuestra poblacin ser 4 reportes de atencin de expedientes por


semana.

Podemos ver el resumen de la poblacin en la tabla N 5.

Tabla N 5
Determinacin de la Poblacin
Poblacin Tiempo Indicador

560 Expedientes 2 Semanas Nivel de Eficiencia

4 Reportes 1 Mes Nivel de Servicio

Fuente: Elaboracin Propia

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2.7.2 Muestra

Para Castro (2003), la muestra se clasifica en probabilstica y no probabilstica. La


probabilstica, son aquellas donde todos los miembros de la poblacin tienen la
misma opcin de conformarla a su vez pueden ser: muestra aleatoria simple,
muestra de azar sistemtico, muestra estratificada o por conglomerado o reas.
La no probabilstica, la eleccin de los miembros para el estudio depender de
un criterio especfico del investigador, lo que significa que no todos los
miembros de la poblacin tienen igualdad de oportunidad de conformarla. La
forma de obtener este tipo de muestra es: muestra intencional u opintica y
muestra accidentada o sin norma.

La muestra es considerada como el grupo de individuos que se toma de la


poblacin, para estudiar un fenmeno estadstico (Tamayo y Tamayo, 2008, pg.
38)

Por otro lado, Ramrez (1999), indica que "la mayora de los autores coinciden
que se puede tomar un aproximado del 30% de la poblacin y se tendra una
muestra con un nivel elevado de representatividad".

Por su parte Hernndez citado en Castro (2003), expresa que "si la poblacin es
menor a cincuenta (50) individuos, la poblacin es igual a la muestra".

Clculo del tamao de la muestra para el Nivel de Eficiencia

2
=
2 ( 1) + 2

Dnde:
n = Tamao de la muestra
N = Total de la poblacin (560 expedientes)
Z = Nivel de confianza al 90% (1.65) elegido para la investigacin
p = proporcin esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 p (en este caso 1-0.05 = 0.95)
d = precisin (en este caso se desea un 3%).

Aplicando la frmula:

(560) (1.65)2 (0.05) (0.95)


=
(0.03)2 (560 1) + (1.65)2 (0.05)(0.95)
72.4185
=
0.632418
= . =

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Clculo del tamao de la muestra para el Nivel de Servicio

Como Hernndez menciona anteriormente, para este caso nuestra muestra es la


misma que la poblacin es decir 4 reportes del resultado de la atencin de los
expedientes.

2.7.3 Muestreo

Muestreo segn Malhotra (2004) es la coleccin de elementos u objetos que


procesan la informacin buscada por el investigador y sobre la cual se harn
inferencias, de igual manera nos dice que la muestra es un subgrupo de elementos
de una poblacin selectos para participar en un estudio; de igual forma se puede
decir que la muestra es la seleccin de una poblacin que la pueda representar, esto
debido a la imposibilidad de conocer los gustos y las necesidades de todos, de esta
forma es posible conocer a proporcin las respuestas a las cuestiones planteadas.

Contando con una poblacin de 560 expedientes para el indicador nivel de eficiencia
y 4 reportes de expedientes atendidos, para el indicador nivel de servicio, se aplic
un muestreo de tipo intencionado, el cual dentro de los muestreos de tipo no
probabilstico se caracteriza porque es el investigador quien selecciona, segn su
propio criterio y conocimiento de caractersticas de la poblacin que estudia, a los
individuos que conforman la muestra considerndolos los ms representativos.

En base a esto debemos recordar que, los expedientes que utilizaremos sern
aquellos que se inician correctamente, es decir aquellos que pasan de mesa de parte
y son derivados a alguna gerencia.

Por lo tanto, para la presente investigacin solo se seleccionarn los expedientes


resultantes del clculo de la muestra (115 expedientes y 4 reportes respectivamente
por cada indicador), puesto que facilitaba la medicin post test de nuestros
indicadores.

2.8 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Segn Yuni y Urbano (2006) La literatura metodolgica llama la atencin sobre


algunas propiedades de las tcnicas de recoleccin de informacin. En general, todas
esas propiedades se derivan de los requisitos de validez y confiabilidad, aunque cada
tradicin de investigacin establece criterios y nomenclaturas propios para designar
tales propiedades. Las tcnicas que se utilizan en la presente tesis son:

2.8.1 Tcnicas

Fichaje: Segn nos menciona Gavagnin (2009), el fichaje es un modo de


recolectar y almacenar informacin, que aparte de contener una extensin,
le da una unidad y un valor.

2.8.2 Instrumentos

Fichas de Registro: Segn Bez (2007) Nos menciona que las fichas de registro
son instrumentos de la investigacin documental que permiten registrar los
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datos significativos de las fuentes consultadas. Las fichas de registro orientan


el sentido de la bsqueda, favorecen la anotacin de los hechos observados y,
posteriormente, facilitarn la labor del analista.

El investigador realizar visitas a la Municipalidad Distrital de Ancn para


evaluar el proceso de gestin documental. Se registrarn los recursos
utilizados en el procesamiento de cada expediente, y los resultados de la
atencin de los mismos. Para poder realizar la medicin del Pre-Test y
posteriormente la del Post-Test.

FR1: Ficha de Registro N 1: Para el indicador Nivel de Eficiencia


(Ver Anexo 11)
FR2: Ficha de Registro N 2: Para el indicador Nivel de Servicio
(Ver Anexo 12)

Los instrumentos para la recoleccin de datos se indican en la Tabla N 6


mostrada a continuacin:

Tabla N 6
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
Indicador Tcnica Instrumento Fuente Informante

Nivel de Fichaje Ficha de Trmites emitidos en Todos los rganos


Eficiencia Registro la Municipalidad de la Municipalidad

Nivel de Fichaje Ficha de Trmites emitidos en Todos los rganos


Servicio Registro la Municipalidad de la Municipalidad

Fuente: Elaboracin Propia

2.9 MTODO DE INVESTIGACIN

El mtodo deductivo es un mtodo de razonamiento que consiste en tomar


conclusiones generales para explicaciones particulares. El mtodo se inicia con el
anlisis de los postulantes, teoremas, leyes, principio, etc. De aplicacin universal y
de comprobada validez, para aplicarlos a solucione o hechos particulares. (Bernal,
2006, p. 4)

Se utiliz el mtodo de investigacin hipottico- deductivo, porque a partir de los


trmites manipulados que se procesaron y analizaron se pudo confirmar las hiptesis
expuestas, para ellos se trabaj directamente con la muestra obtenida a partir de la
poblacin y la informacin obtenida.

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2.10 MTODOS Y TCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE DATOS

El mtodo de anlisis de datos en esta investigacin fue el cuantitativo, ya que es


pre-experimental y se obtuvieron estadsticas que ayudaron a comprobar que la
hiptesis era correcta. Segn Malhotra (2004), la investigacin cualitativa
proporciona conocimiento y entendimiento del problema, en tanto que la
investigacin cuantitativa busca cuantificar los datos y, en general, aplica algn tipo
de anlisis estadstico (p.137).

La presente investigacin busca comparar los resultados actuales (Pre Test), con los
resultados obtenidos despus de implementar el sistema de informacin (Post Test).
Dado que se busca comparar los resultados actuales, con los resultados despus de la
aplicacin de la herramienta, el sistema web, y la muestra es mayor a 30 unidades;
entonces la verificacin o contrastacin de las hiptesis se har con la prueba Z. Y se
plantea de la siguiente manera, tal como se muestra en la tabla N 7.

Tabla N 7
Prueba Z Diferencia de medidas
N Ia Id Di Di2

1 I1a I1d I1a - I1d (I1a - I1d)2

2 I2a I2d I2a I2d (I2a I2d)2

3 I3a I3d

4 I4a Id

N Ina Id Ina - Ind (Ina - Ind)2


2
=1 =1

Fuente: Zulliger (1997)

Para Garca, Asensio y Fuentes (1999) expresan que la estadstica inferencial tiene como
propsito el conocimiento de poblaciones a partir del estudio de muestras o subconjuntos
representativos y suficientes de dichas poblaciones (p. 73). El anlisis y la contrastacin de
datos se realizaron mediante la utilizacin de la estadstica inferencial

El mtodo estadstico a utilizar para la validacin de las hiptesis es la Distribucin Normal,


cuya funcin es apoyar a la toma de decisiones de la hiptesis en trmino de aceptarlas o
rechazarlas.

Se utilizar el Procesador sistematizado computarizado: Sistema SPSS, donde el anlisis


estadstico estar dado por la recopilacin de datos estos sern codificados y luego
transferidos a un matriz. Los pasos a seguir son:

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Pruebas de Hiptesis:

A. Hiptesis de Investigacin 1

H1: El sistema web aumenta el nivel de eficiencia para el proceso de gestin


documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.
Indicador: Nivel de Eficiencia
Hiptesis Estadsticas

Dnde:
NEa: Nivel de eficiencia antes de utilizar el sistema web
NEd: Nivel de eficiencia despus de utilizar el sistema web

Hiptesis H10: El sistema web no aumenta el nivel de eficiencia para el proceso de


gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H10: NEd-NEa< =0

Hiptesis H1a: El sistema web aumenta el nivel de eficiencia para el proceso de


gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H10: NEd- NEa >0

B. Hiptesis de Investigacin 2

H2: El sistema web aumenta el nivel de servicio para el proceso de gestin documental
para la Municipalidad Distrital de Ancn.
Indicador: Nivel de Servicio
Hiptesis Estadsticas

Dnde:
NSa: Nivel de servicio antes de implementar el sistema de informacin.
NSd: Nivel de servicio despus de implementar el sistema de informacin.

Hiptesis H20: El sistema web no aumenta el nivel de servicio para el proceso de


gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H20: NSa- NSd<= 0

Hiptesis H2a: El sistema web aumenta el nivel de servicio para el proceso de gestin
documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H2a: NSa- NSd>0

Nivel de Significancia

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X = 5% (ERROR)
Nivel de confiabilidad ((1-X)=0.95)

Estadstica de Prueba

Descripcin:
= Varianza
= Media Poblada
= Tamao de la Muestra
= Media Muestral

Promedio
=1
=

Desviacin Estndar

Regin de rechazo

Segn Ortega et al. (2009, p. 182-184), debido a que se ha establecido el nivel de


significancia igual a 0.05 y los grados de libertad son 9, ya que la muestra es 10,
entonces segn la tabla de distribucin t, el punto crtico tx es 1.8331. Tal como se
aprecia en la Figura 6, la regin de rechazo de la hiptesis nula (RR) ser para aquellos
valores de t mayores que el punto crtico tx, que es 1.8331.

Figura 6
Hernndez (2006)

Zc

RR

Valor Crtico Zx

Distribucin Normal

Dnde: R

R: regin de rechazo.
RA: regin de aceptacin.

La tabulacin, anlisis y la interpretacin de los datos recopilados sern realizados a


travs de herramientas como el programa SPSS. Adems la asesora de un profesional
experto en el rea de estadstica.

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III. RESULTADOS

3.1 DESCRIPCIN

En este punto se describen los resultados obtenidos del anlisis de los datos del pre-
test y post-test con la ayuda del software estadstico SPSS Statistics. Primero se
realiz la prueba de normalidad para poder identificar si el anlisis es paramtrico o
no paramtrico, luego se realiz las pruebas de hiptesis y finalmente la discusin de
los resultados.

La presente investigacin es de tipo pre-experimental, la cual presenta dos etapas


para la recoleccin de datos, la primera etapa fue cuando el sistema an no estaba
implementado (pre - test) y la segunda es cuando el sistema ya estaba implementado
(post - test), por esto se realiz la comparacin de los datos obtenidos en ambas
etapas.

3.1.1 Prueba de Hiptesis 1

Indicador: Nivel de Eficiencia

H1: El sistema web aumenta el nivel de eficiencia para el proceso de gestin


documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

NEa: Nivel de eficiencia antes de utilizar el sistema web


NEd: Nivel de eficiencia despus de utilizar el sistema web

Hiptesis H10: El sistema web no aumenta el nivel de eficiencia para el


proceso de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H10: NEd-NEa< =0

Hiptesis H1a: El sistema web aumenta el nivel de eficiencia para el proceso


de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H10: NEd- NEa >0

Prueba de Normalidad
Segn Balluerka y Vergara (2002) La prueba de Kolmogorov Smirov se
emplea cuando la muestra es superior a 50 sujetos. Esta prueba examina si la
distribucin se ajusta a la curva normal con varianza o2 y media u. (p. 46)

As como nos menciona anteriormente Balluerka y Vergara, y debido a que la


muestra para este indicador es de 115 expedientes, y mayor a 50, se realiz
la prueba de Kolmogorov Simirnov.

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Si el valor sig. Es mayor a 0.05, se adopta una distribucin normal, de lo


contrario se adopta una distribucin no normal.

En las tablas 8 y 9 se muestra las pruebas de normalidad para el indicador de


nivel de eficiencia en pre y post test.

Tabla N 8
Pruebas de normalidad para el Pre Test del indicador Nivel de Eficiencia
para el proceso de gestin documental.

Kolmogorov-Smirnova

Estadstico gl Sig.

Pre- test de Nivel de Eficiencia ,084 115 ,045


para el proceso de gestin
documental

Fuente: Elaboracin Propia

Como se muestra en la tabla 8 el valor Sig. Del Pre Test del indicador de nivel
de eficiencia para el proceso de gestin documental es menor a 0.05, por
ende se adopta una distribucin no normal.

Tabla N 9
Pruebas de normalidad para el Post Test del indicador Nivel de Eficiencia
para el proceso de gestin documental.

Kolmogorov-Smirnova

Estadstico gl Sig.

Post- test de Nivel de Eficiencia ,152 115 ,000


para el proceso de gestin
documental

Fuente: Elaboracin Propia

Como se muestra en la tabla 9 el valor Sig. Del Post Test del indicador de
nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental es menor a 0.05,
por ende se adopta una distribucin no normal.

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Estadstico Descriptivo
En la figura 7, se muestra el nivel de eficiencia para el proceso de gestin
documental del Pre test, obteniendo una media de 0,7636 y una desviacin
estndar de 0,1157.

Figura 7

Fuente: Elaboracin Propia Histograma

Nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental Pre-Test

En la figura 8, se muestra el nivel de eficiencia para el proceso de gestin


documental del Post test, obteniendo una media de 1,0875 y una desviacin
estndar de 0,698.

Figura 8

Histograma
Fuente: Elaboracin Propia

Nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental Post-Test

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En relacin a los resultados de las figuras 7 y 8, se puede observer que existe


un aumento en el nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental,
desde 0,7636 hasta 1,0875.

Para la contrastacin de la hiptesis se aplic la prueba de rangos Wilcoxon,


debido a que el nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
adopto una distribucin no normal (Sig. menos a 0.05)

En las tablas 10 y 11, se muestran los resultados de la prueba de rangos de


Wilcoxon

Tabla N 10
Prueba de Rangos de Wilcoxon para el Nivel de Eficiencia para el proceso de
gestin documental.

Rangos
N Rango Suma de
promedio rangos
Post- test de nivel Rangos 0a ,00 ,00
de eficiencia para el negativos
proceso de gestin Rangos 115b 58,00 6670,00
documental - Pre- positivos
test de nivel de Empates 0c
eficiencia para el Total 115
proceso de gestin
documental

a. Post- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental


< Pre- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
b. Post- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
> Pre- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
c. Post- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
= Pre- test de nivel de eficiencia para el proceso de gestin documental
Fuente: Elaboracin Propia

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Tabla N 11
Estadsticos de contraste

Post- test de nivel de eficiencia para el


proceso de gestin documental - Pre- test de
nivel de eficiencia para el proceso de gestin
documental
Z -9,307b
Sig. asintt. (bilateral) ,000
a. Prueba de los rangos con signo de Wilcoxon
b. Basado en los rangos negativos.
Fuente: Elaboracin Propia

Como se muestra en la tabla 11, el valor Sig. Es: 0,000.


Entonces tenemos que realizar la comparacin con el nmero que nos brinda
la tabla de Kolmogorov-Smirnov (para este caso) segn su muestra, Ver
Anexo 20. Para este indicador la muestra es 115, segn la tabla el valor que
ser el punto de comparacin se debe obtener de la siguiente frmula:
La cual aplicada nos resulta el valor de: 0,1268.
Por lo tanto el valor de Sig. Obtenido 0,000 es menor a 0,1268, por ende se
rechaza la hiptesis nula, entonces el sistema web si aumenta el nivel de
eficiencia para el proceso de gestin documental en la Municipalidad Distrital
de Ancn.

3.1.2 Prueba de Hiptesis 2

Indicador: Nivel de Servicio

H2: El sistema web aumenta el nivel de servicio para el proceso de gestin


documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.
Indicador: Nivel de Servicio

Hiptesis Estadsticas

Dnde:

NSa: Nivel de servicio antes de implementar el sistema de informacin.


NSd: Nivel de servicio despus de implementar el sistema de informacin.

Hiptesis H20: El sistema web no aumenta el nivel de servicio para el proceso


de gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.
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H20: NSa- NSd<= 0

Hiptesis H2a: El sistema web aumenta el nivel de servicio para el proceso de


gestin documental para la Municipalidad Distrital de Ancn.

H2a: NSa- NSd>0

Prueba de Normalidad

Segn Morales (2010), cuando el tamao de la muestra (n) es pequeo, n<50,


se usa la prueba de Shapiro-Wilk para probar la normalidad, que es debida a
los autores Samuel S. Shapiro y Martin B. Wilk que la publicaron en 1965.
Dicha prueba consiste en calcular la estadstica de prueba W, que si es mayor
al nivel de significancia se concluye que la distribucin es normal, sino la
distribucin es no normal (pp. 180-181).

En relacin a lo expuesto por Morales y debido que la muestra para nuestro


segundo indicador son 4 reportes del resultado de atencin de los
expedientes.

Si el valor Sig. Es mayor a 0.05, se adopta una distribucin normal, de lo


contrario se adopta una no normal.

En la tabla 12 y 13 se muestra la prueba de normalidad para el nivel de


servicio en pre y post test

Tabla N 12
Pruebas de normalidad para el Pre Test del indicador Nivel de Servicio en el
proceso de gestin documental.

Shapiro-Wilk

Estadstico gl Sig.

Pre Test de Nivel de Servicio en el ,784 4 ,076


proceso de gestin documental

a. Correccin de la significacin de Lilliefors

Fuente: Elaboracin propia

Como se muestra en la tabla 12, el valor Sig. Del Pre Test del indicador Nivel
de servicio en el proceso de gestin documental, es mayor a 0.05, por lo
tanto se adopta una distribucin normal.

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Tabla N 13
Pruebas de normalidad para el Post Test del indicador Nivel de Servicio en
el proceso de gestin documental.

Shapiro-Wilk

Estadstico gl Sig.

Post Test de Nivel de Servicio en el ,763 4 ,051


proceso de gestin documental

a. Correccin de la significacin de Lilliefors

Fuente: Elaboracin propia

Como se muestra en la tabla 13, el valor Sig. Del Post Test del indicador Nivel
de servicio en el proceso de gestin documental, es mayor a 0.05, por lo
tanto se adopta una distribucin normal.

Estadstico Descriptivo

Figura 9
Histograma
Fuente: Elaboracin Propia

Nivel de Servicio en el proceso de gestin documental Pre-Test

En la figura 9, se muestra el nivel de servicio en el proceso de gestin


documental del Post test, obteniendo una media de 0,7274 y una desviacin
estndar de 0,0868.

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Figura 10

Histograma

Fuente: Elaboracin Propia

Nivel de Servicio en el proceso de gestin documental Post-Test

En la figura 10, se muestra el nivel de servicio en el proceso de gestin


documental del Post test, obteniendo una media de 0,9881 y una desviacin
estndar de 0,0137.

En relacin a los resultados de las figuras 9 y 10, se puede observar que


existe un aumento en el nivel de servicio en el proceso de gestin
documental de 0,7274 hasta 0,9881.

Para la contrastacin de la hiptesis se aplic la prueba T para muestras


relacionadas, debido a que el nivel de servicio en el proceso de gestin
documental adopt una distribucin normal.

En la tabla 14, se muestran los resultados de las pruebas de muestras


relacionadas.

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Tabla N 14
Prueba de T para muestras relacionadas

Prueba de muestras relacionadas


Diferencias relacionadas t gl Sig.
Medi Desviac Error tp. 95% Intervalo de (bilater
a in tp. de la confianza para la al)
media diferencia
Inferior Superior
Pa Pre Test de Nivel de Servicio ,2606 ,09162 ,0458105 ,1149068 ,4064859 5,69 3 ,011
r1 en el proceso de gestin 963 11 1
documental - Post Test de
Nivel de Servicio en el proceso
de gestin documental

Fuente: Elaboracin Propia

Como se muestra en la tabla 14, el valor Sig. Es: 0,011


Entonces tenemos que realizar la comparacin con el nmero que nos brinda
la tabla de T- Student (para este caso) segn su muestra, Ver Anexo 21. Para
este indicador la muestra es 4, segn la tabla el valor que ser el punto de
comparacin es: 2,1318
Por lo tanto el valor de Sig. Obtenido 0,011 es menor a 2,1318, por ende se
rechaza la hiptesis nula, entonces el sistema web si aumenta el nivel de
servicio en el proceso de gestin documental en la Municipalidad Distrital de
Ancn.

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IV. DISCUSIN

El nivel de eficiencia sin un sistema web era de 76,35% y luego de su aplicacin


aument a 108,74 %, lo que significa un aumento del 32.39%. Esto se debi a la
implementacin de un sistema web para el proceso de gestin documental.

En la realizacin de la investigacin encontramos similitud con el antecedente de


Rodrguez Ruiz Mara con su proyecto de investigacin titulada: Sistema de gestin
documental de la universidad nacional Agraria Nicaragua (SIGDUNA) En donde
menciona como conclusin lo siguiente: Este sistema permiti generar procesos
administrativos, normalizados, simplificados, y ahorro de tiempo en bsqueda de
informacin documental y aumento en el nivel de eficiencia en un 28% y
generando un ahorro del 30% del presupuesto orientado para este proceso.
Y en nuestra investigacin se gener un aumento del 32.39%.

El nivel de servicio sin un sistema web era de 72,74% y luego de su aplicacin


aument a 98,81 %, lo que significa un aumento del 26.07%. Esto se debi a la
implementacin de un sistema web para el proceso de gestin documental.

En la realizacin de la investigacin tenemos como antecedente el proyecto de


Camilo Torres Irma en su Tesis Doctoral titulada: Sistema de gestin integral de
documentos de archivos para empresas de la construccin del territorio de
Camagey El cual menciona como resultado que el nivel de efectividad y de servicio
en el proceso de gestin aumento en un 25.5%. Y la presente investigacin aumento
en un 26.07%.

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V. CONCLUSIONES

Se concluye que el nivel de eficiencia en proceso de gestin documental en la


Municipalidad Distrital de Ancn aumenta con la aplicacin de un sistema web para
dicho proceso, ya que el nivel de eficiencia anterior a la implementacin fue de
76.35%, y el nivel de eficiencia despus de la implementacin fue de 108.74%, lo que
significa un aumento del 32.39% en el nivel de eficiencia.

Se concluye que el nivel de servicio en proceso de gestin documental en la


Municipalidad Distrital de Ancn aumenta con la aplicacin de un sistema web para
dicho proceso, ya que el nivel de servicio anterior a la implementacin fue de
72.74%, y el nivel de eficiencia despus de la implementacin fue de 98.81%, lo que
significa un aumento del 26.07% en el nivel de eficiencia.

Finalmente despus de haber obtenido resultados satisfactorios de los indicadores


del estudio, se concluye que un sistema de informacin mejora el proceso de gestin
documental en la municipalidad Distrital de Ancn.

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VI. RECOMENDACIONES

A continuacin se menciona las recomendaciones para futuras investigaciones.

Se recomienda investigar respecto al proceso o al tema de investigacin, en otras


empresas, para tener una mejor visin de cmo se maneja en otras entidades.

Respecto a gestin documental, se recomienda investigar las distintas problemticas


que tienen las empresas para este proceso, y que es lo que requieren para poder
solucionarlo.

Se recomienda mantener un seguimiento de cmo se est utilizando el producto


resultante de la investigacin cientfica, para de alguna manera mejorarlo cada cierto
tiempo.

Se recomienda mantener un contacto consecutivo con el cliente, o el beneficiado de


la investigacin.

Se recomienda buscar varios antecedente, para tener una mejor visin de que es lo
que se quiere hacer y como lo toman otros autores.

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VII. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Presidencia de consejo de ministros (2010). Decreto Supremo que aprueba la


metodologa de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad comprendidos en los Textos nicos de
Procedimientos Administrativos de las Entidades Pblicas, en cumplimiento del
numeral 44.6 del artculo 44 de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General. Decreto supremo N 064-2010-pcm. Per

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ANEXOS

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Anexo N 1: Matriz de Consistencia
PROBLEMAS OBJETIVOS HIPTESIS VARIABLES VARIABLE DEPENDIENTE MTODOS
Principal General General Independiente

P: De qu manera O: Determinar la Hi: El sistema web mejora Tipo de


influye un sistema web influencia de un sistema el proceso de gestin Investigacin:
en el proceso de gestin web en el proceso de documental para la X1: Sistema de Aplicada
documental para la gestin documental para Municipalidad Distrital de Web
Municipalidad Distrital la Municipalidad Distrital Ancn. Diseo de
de Ancn? de Ancn. INDICADOR INSTRU ITEMS / Investigacin:
DIMENSIO
ES TCNICAS FRMUL Pre-Experimental
Secundario Especficos Especficos Dependientes NES
MENTO A
Poblacin:
P1: De qu manera O1: Determinar la H0: El sistema web
1,2,3,4,5 560 Expedientes
influye un sistema web influencia de un sistema aumenta el nivel de Ficha de
Trazabilidad Nivel de Fichaje (Anexo 4 Reportes de
en el nivel de eficiencia web en el nivel de eficiencia para el proceso Registro
Eficiencia N11) Expedientes
para el proceso de eficiencia para el proceso de gestin documental
gestin documental para de gestin documental para la Municipalidad
la Municipalidad Distrital para la Municipalidad Distrital de Ancn.
Y1: Proceso de Muestra:
de Ancn? Distrital de Ancn. 1,2,3,4,5
gestin Ficha de 115 Expedientes
Trazabilidad Nivel de Fichaje (Anexo
P2: De qu manera O2: Determinar la Ha: El sistema web documental Registro 4 Reportes
Servicio N12)
influye un sistema web influencia de un sistema aumenta el nivel de
en el nivel de servicio web en el nivel de servicio servicio para el proceso de Muestreo:
para el proceso de para el proceso de gestin gestin documental para Probabilstico
gestin documental para documental para la la Municipalidad Distrital
la Municipalidad Distrital Municipalidad Distrital de de Ancn. Mtodo de
de Ancn? Ancn. Investigacin:
Deductivo

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Anexo N 2: Diagrama actual del Proceso de Gestin Documental de la Municipalidad


distrital de Ancn

Fuente: Elaboracin Propia

Descripcin

Los rganos municipales son

1. El remitente que puede ser un contribuyente o empleado de la municipalidad, inicia un


expediente en Mesa de Partes, con un documento y una serie de requisitos fsicos
segn el tipo de expediente.

2. Mesa de Partes evala la solicitud del remitente y si cumple con todos los requisitos, lo
deriva a una gerencia municipal especifico, el cual evaluar el expediente y lo derivar
a una subgerencia municipal para su evaluacin ms detallada. El expediente que se
genera es el conjunto de todos los documentos fsicos que existen.

2* Si el expediente no cumple con todos los requisitos segn TUPA, el expediente


queda en espera hasta su regularizacin.
2** Si el expediente tiene alguna equivocacin o le falta algn documento, este se
rechaza para su revisin, al emisor.

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3. La gerencia evala el expediente, y puede generar una respuesta para el remitente o


volverlo a derivar a una subgerencia para su revisin. Todo esto adjuntando un nuevo
documento fsico al expediente.

4. La subgerencia evala el expediente y puede generar una respuesta para la gerencia o


puede derivarlo a un empleado para su atencin. Todo esto adjuntando un nuevo
documento fsico al expediente

5. El empleado genera una respuesta para la subgerencia y deriva el expediente con su


respuesta adjuntada.
* Tambin puede rechazar el expediente.

6. La subgerencia genera una respuesta para la gerencia, y lo deriva hacia el con su


respuesta adjuntada.

* Tambin puede rechazar el expediente.

7. La gerencia finaliza el expediente y genera una respuesta para el remitente, que ser un
documento fsico.

8. Se informa al remitente sobre su atencin y finalizacin de su expediente. Por medio de


un reporte fsico que puede recoger o puede ser enviado a su casa.

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Anexo N 3: Diagrama propuesto del proceso de Gestin Documental de la Municipalidad


distrital de Ancn

Fuente: Elaboracin Propia

Descripcin

El proceso es el mismo que el actual, con la diferencia de que los documentos fsicos, se
quedan en mesa de partes, y luego solo se utilizan documentos y expedientes virtuales. Al
final se puede generar un reporte fsico o tambin un reporte virtual que se enva por correo
electrnico.

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Anexo N 4: Entrevista al usuario experto de Gestin Documental

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Anexo N 5: Ficha de conteo general de expedientes

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Anexo N 6: Directiva n 005-2014-gaf-mda (2014)

1. Objetivo

Establecer las disposiciones que regulen el Sistema de Gestin Documental


para la Municipalidad Distrital de Ancn, en la recepcin, registro,
foliacin, derivacin, distribucin, seguimiento y control de los
documentos internos y externos que se tramitan en la MDA, a travs del
adecuado uso del Sistema de Gestin Documental (SGD), a fin de dotar de
celeridad y eficacia, la tramitacin de los mismos.

2. Base legal

2.1 Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades.


2.2 Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.
2.3 Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
2.4 Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la informacin
2.5 Ley N 29060, Ley del Silencio Administrativo.
2.6 Resolucin de Contralora N 075-98-CG, Normas Tcnicas para el Control
Interno para el Sector Pblico.
2.7 Ordenanza N 280-2012/MDA, que aprueba el Reglamento de
Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Ancn.

3. Alcance

Las disposiciones contempladas en la presente Directiva son de obligacin y


cumplimiento obligatorio de todo el personal de la Municipalidad Distrital de
Ancn (Funcionarios, Servidores Pblicos, y personal bajo el Rgimen
Especial de Contrato Administrativo de Servicios-CAS).

Luego se definen como se realiza el proceso de gestin documental, con los


siguientes puntos.

4. Definicin de trminos

5. Disposiciones generales

6. Sistema de Gestin Documental

7. Responsabilidades

8. Disposiciones especificas

9. Disposiciones Complementarias Finales

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Anexo N 7: Clculo de costo directo identificable

I. Clculo del costo del personal directo

El objetivo es determinar el costo del personal directo por prestacin de cada


procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se siguen
dos pasos: primero se determina el costo del personal directo por minuto y luego el
costo del personal directo por prestacin. En el cuadro 1 se detalla el primer paso, y en
el cuadro 2, el segundo paso.

HEd = Horas efectivas trabajadas al da


DL = Nmero de das laborables por mes
TMe = Tiempo mensual efectivo
TMe = 60 x Hed x DL

I.b Clculo del costo de personal directo por minuto (por cargo)
CMp = Costo mensual del personal directo
CPm = Costo del personal directo por minuto
CPm = CMp / TMe

Paso 1: Se debe tomar como base el costo mensual del personal directo (CMp) por
centro de actividad, el cargo y, segn escala de ingresos, las horas efectivas por da
(HEd) y el nmero de das laborables por mes (DL). Se calcula el costo del personal
directo por minuto (CPm) dividiendo el costo mensual del personal directo (CMp) entre
el tiempo mensual efectivo en minutos (TMe).

I.c Clculo del tiempo total (por actividad)


Cp = Cantidad de personas

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Te = Tiempo efectivo (en minutos)


Tt = Tiempo total (en minutos)
Tt = Cp x Te

I.d Clculo del costo total del personal directo (por actividad)
CTp = Costo total del personal
CTp = Tt x CPm

I.e Clculo del costo del personal directo por prestacin


CPp = Costo del personal por prestacin
CPp = CTp

Paso 2: Tomando el dato del costo de personal directo por minuto (CPm) del cuadro 1,
as como la informacin recopilada acerca de la cantidad de personas (Cp) que laboran
y el tiempo en minutos (Te) por actividad del procedimiento administrativo o servicio
prestado en exclusividad, se determina el tiempo total (Tt). Al multiplicarlo por el costo
de personal por minuto (Cpm), se obtiene el costo total por actividad del
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad (CTp). Al sumar todos
los valores por cada actividad, se obtiene el valor del costo del personal directo por
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.

II. Clculo de costo del material fungible

El objetivo es determinar el costo del material fungible por prestacin de cada


procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se siguen
dos pasos. En primer lugar, se determina el costo total del material fungible por
actividad, y luego, el costo del material fungible por prestacin. En el cuadro 3 se
detallan los pasos 1 y 2.

II.a Clculo del costo de material fungible (por actividad)


Cm = Cantidad de material fungible
Cu = Costo unitario del material por la unidad de medida
CTm = Costo total del material fungible
CTm = Cm x Cu

II.b Clculo del costo de material fungible (por prestacin)


CMp = CTm

Paso 1: Tomando en cuenta el dato del material fungible, su unidad de medida, la


cantidad de consumo de material fungible (Cm) en la actividad del procedimiento o

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servicio administrativo y su costo unitario (Cu) segn la unidad de medida, se


determina el costo total del material fungible por actividad (CTm) del procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad multiplicando la cantidad (Cm) por
el costo unitario (Cu).

Paso 2: Tomando en cuenta el valor del costo total por actividad (CTm) por el
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad, se suman todos los
valores de todas las actividades y se obtiene el costo de material fungible (CMp) por
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.

III. Clculo de servicios directos identificables (por centro de actividad)

El objetivo es determinar el costo del servicio directo identificable por prestacin de


cada procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se
siguen dos pasos. Primero, se determina el costo total del servicio directo identificable
por actividad; y luego, el costo del servicio directo identificable por prestacin. En el
cuadro 4 se detallan los pasos 1 y 2.

III.a Clculo del costo de servicios directos identificables (por centro de actividad)
CS = Cantidad de servicio directo
Cu = Costo unitario de servicio directo
CTS = Costo total de servicio directo
CTS = CS x Cu

III.b Clculo del costo de servicios directos identificables (por prestacin)


CSp = CTS

Paso 1: Tomando como base el dato de servicio directo identificable, su unidad de


medida, la cantidad de consumo del servicio directo identificable (CS) en la actividad
del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad y su costo
unitario (Cu) segn la unidad de medida, se determina el costo total de servicio directo
identificable (CTS) por actividad del procedimiento administrativo o servicio prestado
en exclusividad multiplicando la cantidad (CS) por el costo unitario (Cu).

Paso 2: Teniendo el valor del costo total por actividad (CTS) del procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad, se suman todos los valores de todas
las actividades y se obtiene el costo de servicio directo identificable (CSp) por
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.

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Anexo N 8: Clculo del costo directo no identificable

IV. Clculo del costo de elemento de costo (material no fungible, servicio de terceros,
depreciacin de activos y amortizacin de intangibles y costos fijos)

Para la determinacin del costo de los costos directos no identificables se siguen los
siguientes pasos:

Paso 1: Clculo del costo del elemento de costo por centro de actividad
Paso 2: Clculo del costo del elemento de costo por actividad y por centro de actividad
Paso 3: Clculo del costo del elemento de costo por objeto de costo, por actividad y por
centro de actividad.
Paso 4: Clculo del costo del elemento de costo por prestacin. En los cuadros 5 y 6 se
describe el paso 1; en el cuadro 7, el paso 2; y en el cuadro 8, el paso 3, el paso 4 en el
punto IV.d.

Paso 1: Clculo del costo del elemento de costo por centro de actividad
El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por cada centro de actividad
relacionado con el objeto de costo. Para ello, se realizan dos pasos: primero, se determina
el inductor que se va a utilizar en el proceso de clculo, as como la recopilacin de los
valores del inductor por centro de actividad (cuadro 5); y segundo, se calcula el costo del
elemento de costo por centro de actividad (cuadro 6).

IV.a Clculo del costo del elemento de costo (por centro de actividad)

INDca = Valor del inductor por centro de actividad


INDt = Valor total del inductor
INDt= INDca

CAec = Costo anual del elemento de costo (por entidad)


CECca = Costo del elemento de costo por centro de actividad
CECca= CAec x INDca / INDt
Tomando como dato el valor del costo anual del elemento de costo (CAec) y los valores
de inductores por centro de actividad (INDca), se calcula el valor del elemento de costo

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por centro de actividad multiplicando el costo anual del elemento de costo (CAec) por el
valor del inductor por cada centro de actividad (INDca). El resultado se divide entre el
valor total de inductor (INDt) y se obtiene el valor del costo del elemento de costo por
centro de actividad.

Paso 2: Clculo del costo del elemento de costo por actividad y por centro de actividad

El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por cada actividad de cada
centro de actividad relacionado con el objeto de costo.

IV.b Clculo del costo del elemento de costo (por actividad por centro de actividad)

TEi = Tiempo efectivo (por actividad) en la prestacin del procedimiento i


NPi = Nmero de prestaciones anuales del procedimiento i
TTact = Tiempo total consumido en la actividad (por entidad)
TTact = (TEi x NPi)
FT = Factor TUPA = Porcentaje de tiempo de actividades relacionadas con el TUPA (por
centro de actividad)
TTEca = Tiempo total efectivo consumido en el centro de actividad (por entidad)
TTEca = ( Ttact) / FT
PDact = Porcentaje de dedicacin (por actividad)
PDact = TTact / TTEca
CECact = Costo del elemento de costo por actividad
CECact = CECca x PDact

Para realizar el clculo del costo del elemento de costo por actividad y por centro de
actividad se realiza el siguiente procedimiento:

Por cada elemento de costo en cada actividad de cada centro de actividad se coloca
S o No en el campo Identificacin del uso, que viene a ser una identificacin
de si la actividad participa o no en el procedimiento administrativo o servicio
prestado en exclusividad. Si se coloca S, tambin se debe especificar el factor en

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porcentaje de dedicacin de la actividad al procedimiento administrativo o servicio


administrativo; si se coloca No, el factor es 0%.

Se calcula el tiempo consumido en la actividad para todos los objetos de costo


(TTact) sumando el producto de los tiempos efectivos por actividad (TEi) en una
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad al
nmero de prestaciones en el ao (NPi) que tengan como campo de identificacin
S.

Se calcula el tiempo total efectivo de actividad por centro de actividad de la entidad


(TTEca) sumando los tiempos de la actividad (Ttact) dividida entre el factor FT.

Se calcula el porcentaje de dedicacin de la actividad (PDact) dividiendo el tiempo


total consumido en la actividad por entidad (TTact) entre el tiempo total efectivo
consumido en el centro de actividad por entidad (TTEca).

Tomando el dato de costo por centro de actividad del cuadro 6, se multiplica este
valor por el porcentaje de dedicacin por actividad (PDact) y se calcula el valor del
costo del elemento de costo por actividad (CECact).

Paso 3: Clculo del costo del elemento de costo por objeto de costo por actividad por
centro de actividad

El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por objeto de costo, por
actividad de cada centro de actividad.

IV.c Clculo del costo del elemento de costo (por objeto de costo por actividad por
centro de actividad)

TE = Tiempo efectivo por actividad (de una prestacin)


NP= Nmero de prestaciones anuales
TToc =Tiempo total consumido en el objeto de costo (por entidad)

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TToc =TE x NP
PDoc = Porcentaje de dedicacin (por objeto de costo)
PDoc = TToc / TTact
CECoc = Costo del elemento de costo por objeto de costo
CECoc = CECact x PDoc

Para realizar el clculo del costo del elemento de costo del objeto de costo, por actividad,
por centro de actividad se realiza el siguiente procedimiento:

Se toman como base los datos del elemento de costo, el centro de actividad, la
actividad, el objeto de costo, el tiempo total de consumo en la actividad y el costo
por actividad.

Se calcula el tiempo total consumido en el objeto de costo por entidad (TToc)


multiplicando el tiempo efectivo por actividad de una prestacin (TE) por el nmero
de prestaciones anuales (NP).

Se calcula el porcentaje de dedicacin por objeto de costo (PDoc) dividiendo el


tiempo total consumido en el objeto de costo por entidad entre el tiempo total
consumido en la actividad de la entidad (TTact).

Tomando el dato de costo por actividad del centro de actividad (CECact) del cuadro
7, se multiplica este valor por el porcentaje de dedicacin por objeto de costo (PDoc)
y se calcula el valor del costo de la actividad por centro de actividad y por objeto de
costo (CECoc).

Paso 4: Clculo del costo del elemento de costo por prestacin.

IV.d Clculo del costo del elemento de costo (por prestacin)

CECp = Costo del elemento de costo por prestacin


NP = Nmero de prestaciones
CECp = CECoc/NP = CEC/NP

El proceso de clculo se muestra en los anexos 4, 5, 6 y 7. Para ello, se multiplica el costo


de la actividad por centro de actividad y por objeto de costo (CECoc) por el nmero de
prestaciones (NP) del ao, y se obtiene el costo del elemento de costo por prestacin
(CECp) del objeto de costo por actividad por centro de actividad.

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Anexo N 9: Clculo del costo unitario del procedimiento administrativo y servicio


restado en exclusividad

Cp = Costo de una prestacin (por procedimiento administrativo o servicio prestado en


exclusividad)
Cp = CPp + CMp + CSp +CECp (para materiales fungibles) + CECp (para servicios de
terceros) + CECp (para depreciacin de activos y amortizacin de intangibles) + CECp
(para costos fijos)
El proceso de clculo se muestra en los anexos 4, 5, 6 y 7. Para ello, se suma el costo
unitario de cada elemento de costo de cada procedimiento administrativo o servicio
prestado en exclusividad.

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Anexo N 10: Juicio de Expertos, para la aplicacin de la Metodologa

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Anexo N 11: Ficha de Registro N 1: Nivel de Eficiencia para determinar la problemtica actual en el proceso en el proceso de gestin
documental.

Recursos en Soles
Costo unitario del % Nivel de
Total de
Cdigo de Producto - Precios: Costo directo procedimiento Eficiencia =
Num Asunto del Expediente Costo directo recursos
Expediente Estado (P/R) no administrativo y ( P/R)*
identificable en Soles
identificable servicio prestado 100%
en exclusividad
EXPEE- INSCRIPCION DE Precio ideal 2 5 5 12
1 1 Atendido 75
1/MDA ORGANIZACION SOCIAL Precio Real 3 8 5 16
AUTORIZACION PARA Precio ideal 1.5 3 4 8.5
EXPEE-
2 EFECTUAR 1 Atendido 100
2/MDA Precio Real
REMODELACION 1.5 3 4 8.5

Detalles: Para el nivel de eficiencia necesitamos el producto resultante entre los recursos utilizados, para esto los mediremos de manera
monetaria, en base al decreto supremo N 064-2010-pcm de la Presidencia de consejo de ministros. Primero calcularemos un precio ideal del
expediente, y luego el precio real, para a partir de estos dos precios aplicar la formula.

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Anexo N 12: Ficha de Registro N 2: Nivel de Servicio para determinar la problemtica actual en el proceso en el proceso de gestin
documental

Semana Expedientes Atendidos (PA) Expedientes Recibidos (PR) % Nivel de Servicio (PA/PR) * 100%

1 100 200 50

2 200 200 100


3
4

Detalle: Para el nivel de servicio, y en base a lo que nos menciona el autor, necesitamos los productos recibidos, y los productos atendidos,
que para este caso los productos seran los expedientes. Los expedientes recibidos como los atendidos se calcularn por cada semana del mes,
y luego se aplicar la frmula para obtener el porcentaje del nivel de servicio

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Anexo N 13: Juicio de Expertos sobre las fichas de recoleccin de Datos.

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Anexo N 14: Pre Test - Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Servicio Agosto del 2014

FICHA DE CONTEO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SEMANA - MUNICIPALIDAD DISTRTITAL DE ANCN


Mes: Agosto
Expediente Emitidos: 1040
Expediente Atendidos: 753
Expedientes Atrasados o Incompletos 287

Expedientes
Semana Expedientes Recibidos % Nivel de Servicio (PA/PR) * 100%
Atendidos
1 190 242 78.51239669
2 181 232 78.01724138
3 162 269 60.22304833
4 220 297 74.07407407

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Anexo N 15: Planilla de Remuneraciones- Empleados.

Municipalidad Distrital de Ancn Planilla de Remuneraciones- Empleados.


Sub-gerencia Recursos
Municipalidad Humanos
Distrital de Ancn Planilla de Remuneraciones- Empleados.
RUC:Sub-gerencia
20131378468Recursos Humanos
RUC: 20131378468

MONT O
COD. APELLI DOS Y NOMBRES SUB SUJ ETO DESCT. TOTAL NETO A ESSALUD
GR A DESC. A. F. P. DESCT. PAGAR 9% DN I Cargo
1 ALVA LEON , ALI CI A DEL ROSARI O SPE 2068. 12 267. 20 341. 23 1726. 89 186. 13 10377482 SECRET. GERENC. MUN
2 ASTOPI LCO VERAST EGUI DE BAZAN , MARI OLA MAVY STB 2056. 00 260. 70 364. 16 1691. 84 185. 04 06540139 SECRET. SALA REG.
3 BLAS FALCON , ALFREDO OSCAR SAD 2092. 99 267. 48 392. 92 1700. 07 188. 37 06542357 PROGRAM. SOCIALES
4 BRAVO BASURTO, ELSA MARGOT # NOMBRE? 2, 092. 99 267. 48 376. 22 1716. 77 188. 37 06544258 RES. VILLAS DE ANCON
5 BUSTAMANTE PAREDES CATALI NA FABI OLA STB 2076. 80 265. 42 345. 53 1731. 27 186. 91 06543900 VASO DE LECHE
6 CAMACHO HERRERA, SON I A VI RGI N I A SAD 1972. 80 0. 00 60. 00 1912. 80 177. 55 06544760 RESP. CIAN
7 CARBAJ AL LUQ UE, PABLO VI RGI LI O SAD 2215. 61 281. 83 459. 11 1756. 50 199. 40 06546137 POLIC. MUN. KM 39
8 CAVERO FALLA, AN GEL SAD 2024. 80 257. 55 617. 98 1406. 82 182. 23 06542280 POLIC. MUN.
9 CHUN GUE COTRI N A, ANA SAD 2024. 80 258. 77 333. 77 1691. 03 182. 23 10187159 ASIST. ADMINIST.
10 CONDOR CRUZADO, GI N A LUCY SAC 2211. 67 282. 65 457. 17 1754. 50 199. 05 06543287 DEMUNA
11 DELGADO REYES VDA DE GUERRA, YOLAN DA STA 2219. 96 0. 00 236. 32 1983. 64 199. 80 06544560 REGISTRO CIVIL
12 ESQ UI VEL YUPAN Q UI , AN A MARI A SAC 2211. 89 285. 78 504. 06 1707. 83 199. 07 06545429 LIQUIDACION DEV.
13 FALCON RAMI REZ , J ULI A TEODORI CA SAD 2030. 00 257. 40 317. 40 1712. 60 182. 70 06545690 RESP. ARCHIVO
14 GUERRERO CALERO BLANCA N I EVES STD 2, 030. 86 259. 54 319. 54 1711. 32 182. 78 06544073 SECRET. G.D.U.
15
16 GARRI
GOMEZDO PEREZJDE
REYES, ULI LOJ
AN A,ROQMARI
UE A ROMELI A SAD
SAD 2024. 90
2094. 80 261. 60
0. 00 363. 25
721. 47 1661. 65
1373. 33 182. 54
188. 23 06546438
06541158 SECRET. GENERAL
POLIC. MUN.

TOTAL 1RA PARTE 33, 448. 99 3, 473. 39 6, 210. 14 27, 238. 85 3, 010. 40

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COD.

MONT O APORT.
APELLI DOS Y NOMBRES
SUB SUJ ETO DESCT. TOTAL NETO A ESSALUD
GR A DESC. A. F. P. DESCT. PAGAR 9%

2, 094. 97 267. 74 360. 57 1734. 40 188. 55


17 LEON VALEN ZUELA, DAVI D SERGI O SAC 06542706 POLIC. MUN. KM 39
2024. 80 259. 78 399. 16 1625. 64
18 LEON SI LVA, MARI TZA ASUNCI ON SAB 182. 23 06541800 DEMUNA
A C E R E
19 MI J A REGALADO VI CKY PATRI CI A SPB 08459109 DEMUNA KM 39
2079. 93 265. 82 404. 14 1675. 79 187. 19
20 MI N AYA Q UI ROZ, J ENN Y MI RT HA STB
2024. 80 258. 77 335. 64 1689. 16 182. 23 06545534 S.G.C.D.P.S.
21 OCHOA HUACCHA, MARI A LUZ SAD

A S
22 PANCHAN O LEON, ASEN CI ON MART A SAE 06543049 REGISTRO CIVIL
PAST OR SAN CHEZ VDA. DE RAMI REZ,
2211. 50 0. 00 194. 89 2016. 61 199. 04
23 MARGARI T A SAD 06542791 FEDATARIA
2024. 80 257. 55 1224. 45 800. 35 182. 23
24 PAZ REATEGUI , VI CENT E GUSTAVO SAD 06542431 POLIC. MUN.
2024. 80 261. 60 348. 60 1676. 20 182. 23
25 PEREZ BENDEZU, FLORA EULALI A SAD 06540907 S.G.P.S.
1952. 00 0. 00 313. 76 1638. 24 175. 68
26 SAN CHEZ VARGAS, LUI S SAF 10187161 INSP. TRANSP.
257. 55 380. 55 1644. 25 182. 23
27 SAN MART I N REY, CARLOS FRAN CI SCO SAD 2024. 80 06543984 POLIC. MUN.
2226. 34 282. 30 457. 09 1769. 25
28 SARMI EN TO HI DALGO, J ULI A LI LI AN A STA 200. 37 06545450 ASIST. RENTAS
2048. 66 0. 00 182. 92 1865. 74 184. 38
29 VI LCA ORDERES, J OSE # NOMBRE? 06544006 POLIC. MUN
1900. 00 241. 68 296. 68 1603. 32 171. 00
30 YARLEQ UE AYALA, J OSE AN TON I O SAF 06541850 PROMOTOR
2, 092. 99 267. 48 358. 92 1734. 07 188. 37
31 VALDERRAMA PURI ZAGA, J UANA MARI A SAB 06542658 SECRETARIA GPRODETS
21473. 02
TOTAL 2DA PARTE 26, 730. 39 2, 620. 27 5, 257. 37 2, 405. 73

TOTAL EN GENERAL 60, 179. 38 6, 093. 67 11, 467. 50 48, 711. 88 5, 416. 12

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Anexo N 16. Clculo de Costo Ideal de Recursos por Expediente


1. Evaluaremos el Expediente:

Cdigo: EXPEE-5613/MDA
Nmero de Documentos: 2
Nmero de Folios: 3
Fecha: 06-08-2014

Seguimiento:

2.1.1.1 Mesa de Partes, registra el expediente


2.1.1.2 Mesa de Partes deriva el expediente a Secretaria General
2.1.1.3 Secretaria General Rechaza el Expediente
2.1.1.4 Mesa de Partes Deriva expediente a Gerencia de Desarrollo Econmico Turstico y
Social
2.1.1.5 Gerencia de Desarrollo Econmico Turstico y Social Recepciona el Expediente
2.1.1.6 GDE registra el segundo documento al expediente
2.1.1.7 GDE deriva el expediente a la Sub Gerencia de Participacin Vecinal
2.1.1.8 Sub Gerencia de Participacin Vecinal Finaliza el expediente y genera reporte.

Personas de la municipalidad Involucradas: 4


Tiempo ideal de atencin al expediente por persona: 8 min aprox.
Tiempo total dedicado para el expediente: 32 min aprox.

3 Calculamos el costo del Personal Directo.

Segn la frmula que nos menciona concluimos que debemos en primer lugar dividir
el sueldo Mensual Bruto entre 240 (que son 30 das por 8 horas diarias) esto para
obtener el costo del personal por Hora.
Luego este resultado lo dividimos entre 60 (minutos) para obtener el costo de la
persona por Minuto.
Realizando los clculos en base a la planilla en el Anexo 16, concluimos que el costo
por minuto en promedio es de 0.14 cntimos de sol, el cual tomaremos para un
estndar de los clculos.

4 Calculamos el costo de los Recursos incluidos en el Expediente

Existen otros tipos de costos que no se pueden medir porque no existen parmetros
exactos, como por ejemplo el consumo de luz, el consumo de sellos, de lapiceros,
entre otros los mismos que son presentados como gastos indirectos de produccin,
pero que sin embargo a nivel global si es tomado en cuenta para el costo final.
Pero si utilizaremos para los expedientes los folios y los Folders que tomaremos para
este caso 0.10 cntimos el costo de cada folio y 0.50 cntimos por cada folder. Y
entre otros gastos fijos se tomar una cantidad de 0.20 cntimos.
De esta manera obtenemos el costo no identificable. Segn un resumen de la
documentacin concluimos que el costo directo no identificable es un 43% del

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identificable, y el costo unitario es la mitad del identificable. Por lo tanto tenemos


que:

Costo Directo Identificable: (32*0.14)+ (1*0.5)+ (3*0.10)+0.20=5.48


Costo Directo No Identificable: 5.48* 43%= 3.1236
Costo Unitario del Procedimiento: 1.56

Total: 10.16
Este total vendra a ser nuestro precio ideal del Expediente.

Pero para este expediente, tendremos en cuenta que el tiempo de demora no ha


sido el mismo y se han utilizado un par de folios ms, por errores cometidos por
escritura. Y tenemos que el precio real del expediente es:

Costo Directo Identificable: (50*0.14)+ (1*0.5)+ (5*0.10)+0.20=8.20


Costo Directo No Identificable: 5.48* 43%= 4.67
Costo Unitario del Procedimiento: 2.33

Total: 15.211

Ahora aplicamos la frmula para el Porcentaje% de Eficiencia:


(P/R)*100

%Eficiencia=10.16/15.211= 66.82 % de Eficiencia

Concluimos que l % de Eficiencia para este expediente es de: 66.82%.

De esta misma manera realizaremos el clculo para cada uno de los expedientes de
nuestra muestra.

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Anexo N 17. Pre Test - Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Eficiencia Agosto del 2014

Recursos en Soles
Costo
Cost
unitario del
o Costo
procedimient Total de % Nivel de
Cdigo de Asunto del Primer Documento del Producto dire directo
N Folios Precios o recursos en Eficiencia = (
Expediente Expediente -Estado cto no
administrativ Soles P/R)* 100%
iden identific
o y servicio
tific able
prestado en
able
exclusividad
Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 1 6.32 3.6024 1.8012 11.7236
1 6 ideal 75.2380952
5611/MDA DE POSESION Atendido
Precio Real 8.4 4.788 2.394 15.582
Precio
EXPEE- 1 6.43 3.6651 1.83255 11.92765
2 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 ideal 62.4271845
5612/MDA Atendido
Precio Real 10.3 5.871 2.9355 19.1065
Precio
EXPEE- 1 3.45 1.9665 0.98325 6.39975
3 SOLICITAN VEEDOR PARA ELECCIONES 3 ideal 61.6071429
5613/MDA Atendido
Precio Real 5.6 3.192 1.596 10.388
Precio
EXPEE- 1 2.34 1.3338 0.6669 4.3407
4 SOLICITA APOYO DE MOVILIDAD 1 ideal 52
5614/MDA Atendido
Precio Real 4.5 2.565 1.2825 8.3475
Precio
EXPEE- INFORMA SOBRE INVASION DE POBLADOR 1 3.22 1.8354 0.9177 5.9731
5 3 ideal 60.5263158
5615/MDA EN PARTE POSTERIOR DE COMEDOR Atendido
Precio Real 5.32 3.0324 1.5162 9.8686
Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 1 6.22 3.5454 1.7727 11.5381
6 6 ideal 84.8567531
5616/MDA DE POSESION Atendido
Precio Real 7.33 4.1781 2.08905 13.59715
7 EXPEE- SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 47 1 Precio 9.6 5.472 2.736 17.808 77.8588808

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5617/MDA Atendido ideal


12.3
Precio Real 7.0281 3.51405 22.87215
3
Precio
10.2 5.814 2.907 18.921
EXPEE- 1 ideal
8 SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 47 66.5362035
5618/MDA Atendido 15.3
Precio Real 8.7381 4.36905 28.43715
3
Precio
EXPEE- 1 7.5 4.275 2.1375 13.9125
9 SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 14 ideal 91.2408759
5619/MDA Atendido
Precio Real 8.22 4.6854 2.3427 15.2481
Precio
EXPEE- 1 9.21 5.2497 2.62485 17.08455
10 SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 46 ideal 82.2321429
5620/MDA Atendido
Precio Real 11.2 6.384 3.192 20.776
Precio
EXPEE- 1 10.1 5.757 2.8785 18.7355
11 SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 48 ideal 58.3815029
5621/MDA Atendido
Precio Real 17.3 9.861 4.9305 32.0915
Precio
11 6.27 3.135 20.405
EXPEE- 1 ideal
12 SOLICITA LICENCIA DE OBRA NUEVA 47 77.3558368
5622/MDA Atendido 14.2
Precio Real 8.1054 4.0527 26.3781
2
Precio 5.10
EXPEE- SOLICITA PUESTO EN PLAYA MIRAMAR 1 2.90814 1.45407 9.46421
13 8 ideal 2 75.2507375
5623/MDA PARA BRINDAR SERVICIOS DE MASAJES Atendido
Precio Real 6.78 3.8646 1.9323 12.5769
Precio
EXPEE- 1 3.44 1.9608 0.9804 6.3812
14 SOLICITA PAGO DE VACACIONES TRUNCAS 3 ideal 75.6043956
5624/MDA Atendido
Precio Real 4.55 2.5935 1.29675 8.44025
Precio
INVITACION A REUNION DE 2.3 1.311 0.6555 4.2665
EXPEE- 1 ideal
15 COORDINACION Y SOCIALIZACION DE 1 65.7142857
5625/MDA Atendido
AVANCES DE PLAN DE SALUD ESCOLAR Precio Real 3.5 1.995 0.9975 6.4925

16 EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 4 1 Precio 2.4 1.368 0.684 4.452 75

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5626/MDA TRIBUTARIA Atendido ideal


Precio Real 3.2 1.824 0.912 5.936
Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 1 3.11 1.7727 0.88635 5.76905
17 4 ideal 69.1111111
5627/MDA TRIBUTARIA Atendido
Precio Real 4.5 2.565 1.2825 8.3475
Precio
EXPEE- 1 4.44 2.5308 1.2654 8.2362
18 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 ideal 86.71875
5628/MDA Atendido
Precio Real 5.12 2.9184 1.4592 9.4976
Precio
1.3 0.741 0.3705 2.4115
INVITACION A ACTOS CELEBRATORIOS ideal
EXPEE- 1
19 POR 1ER. ANIVERSARIO DE LA RED DE 1 54.1666667
5629/MDA Atendido
SALUD LIMA NORTE IV Precio Real 2.4 1.368 0.684 4.452

Precio
EXPEE- 1 2.3 1.311 0.6555 4.2665
20 SOLICITA VISACION DE PLANOS 2 ideal 71.875
5630/MDA Atendido
Precio Real 3.2 1.824 0.912 5.936
Precio
EXPEE- 1 4.55 2.5935 1.29675 8.44025
21 RECIBOS DE EDELNOR 4 ideal 85.8490566
5631/MDA Atendido
Precio Real 5.3 3.021 1.5105 9.8315
Precio
EXPEE- SOLICITA AUTORIZACION PARA USO DE LA 1 2.3 1.311 0.6555 4.2665
22 2 ideal 67.6470588
5632/MDA VIA PUBLICA Atendido
Precio Real 3.4 1.938 0.969 6.307
Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 1 5.12 2.9184 1.4592 9.4976
23 9 ideal 82.1829856
5633/MDA DE POSESION Y RECTIFIVCACION DE LOTE Atendido
Precio Real 6.23 3.5511 1.77555 11.55665
Precio
EXPEE- RECLAMACION POR ENTREGA DE 1 8.32 4.7424 2.3712 15.4336
24 31 ideal 80.776699
5634/MDA CONSTANCIA Atendido
Precio Real 10.3 5.871 2.9355 19.1065
Precio
EXPEE- 1 6.32 3.6024 1.8012 11.7236
25 RENUNCIA LABORAL 5 ideal 87.4135546
5635/MDA Atendido
Precio Real 7.23 4.1211 2.06055 13.41165

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Precio
AGRADECIMIENTO POR PARTICIPACION 1.3 0.741 0.3705 2.4115
EXPEE- 1 ideal
26 EN EL II FESTIVAL POR LA ECOLOGIA Y 1 43.3333333
5636/MDA Atendido
TURISMO DE ANCON Precio Real 3 1.71 0.855 5.565

Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 1 6.12 3.4884 1.7442 11.3526
27 7 ideal 72.8571429
5637/MDA DE POSESION Atendido
Precio Real 8.4 4.788 2.394 15.582
Precio
6.6 3.762 1.881 12.243
PONE EN CONOCIMIENTO SERVICIOS ideal
EXPEE- 1
28 COMPLEMENTARIOS EN AREAS DE 12 70.8154506
5638/MDA Atendido
MANTEMIENTO, LIMPIEZA Y OTROS Precio Real 9.32 5.3124 2.6562 17.2886

Precio
EXPEE- SOLICITAN SESION ORDINARI ADE 1 12.3 7.011 3.5055 22.8165
29 49 ideal 70.6896552
5639/MDA URGENCIA Atendido
Precio Real 17.4 9.918 4.959 32.277
COMUNICA CERTIFICADO DE Precio
EXPEE- 1 5.4 3.078 1.539 10.017
30 INCAPACIDAD TEMPORAL POR PRE Y POST 6 ideal 85.7142857
5140/MDA Atendido
NATAL Precio Real 6.3 3.591 1.7955 11.6865
Precio
EXPEE- 1 9.34 5.3238 2.6619 17.3257
31 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 14 ideal 91.5686275
5641/MDA Atendido
Precio Real 10.2 5.814 2.907 18.921
Precio
EXPEE- SOLICITO EXONERACION DE100% DE 1 5.3 3.021 1.5105 9.8315
32 6 ideal 84.1269841
5642/MDA PAGO POR DERECHO DE SEPULTURA Atendido
Precio Real 6.3 3.591 1.7955 11.6865
Precio 10.2
5.8368 2.9184 18.9952
EXPEE- 1 ideal 4
33 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 21 82.3151125
5643/MDA Atendido 12.4
Precio Real 7.0908 3.5454 23.0762
4
Precio
EXPEE- 1 7.3 4.161 2.0805 13.5415
34 SOLICITA CONFORM,IDAD DE OBRA 23 ideal 78.4946237
5644/MDA Atendido
Precio Real 9.3 5.301 2.6505 17.2515

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Precio
EXPEE- 1 8.3 4.731 2.3655 15.3965
35 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 24 ideal 86.9109948
5645/MDA Atendido
Precio Real 9.55 5.4435 2.72175 17.71525
EXPEE- Precio
1 7.44 4.2408 2.1204 13.8012
36 56146/MD SOLICITA COBNFORMIDAD DE OBRA 23 ideal 79.1489362
Atendido
A Precio Real 9.4 5.358 2.679 17.437
Precio
EXPEE- 1 7.5 4.275 2.1375 13.9125
37 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 24 ideal 79.787234
5647/MDA Atendido
Precio Real 9.4 5.358 2.679 17.437
Precio
EXPEE- 1 7.44 4.2408 2.1204 13.8012
38 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 24 ideal 72.9411765
5648/MDA Atendido
Precio Real 10.2 5.814 2.907 18.921
Precio
SOLICITA CON CARACTER DE URGENTE 5.3 3.021 1.5105 9.8315
EXPEE- 1 ideal
39 REMITIR INFORME RESPECTO A 6 86.8852459
5649/MDA Atendido
CONSTANCIAS DE POSESION OTORGADAS Precio Real 6.1 3.477 1.7385 11.3155

Precio
EXPEE- SOLICITA SE LE OTORGUE HABILITACION 1 1.3 0.741 0.3705 2.4115
40 2 ideal 54.1666667
5650/MDA URBANA Atendido
Precio Real 2.4 1.368 0.684 4.452
Precio
EXPEE- SOLICITA EXONERACION DE 100% DE 1 5.6 3.192 1.596 10.388
41 5 ideal 76.7123288
5651/MDA PAGO POR DERECHO DE SEPULTURA Atendido
Precio Real 7.3 4.161 2.0805 13.5415
Precio
EXPEE- SOLICITUD DE ACCESO A LA 1 5.09 2.9013 1.45065 9.44195
42 5 ideal 68.3221477
5652/MDA INFORMACION PUBLICA Atendido
Precio Real 7.45 4.2465 2.12325 13.81975
Precio
6.23 3.5511 1.77555 11.55665
EXPEE- 1 ideal
43 SOLICITA VISACION DE PLANOS 14 86.1449115
5653/MDA Atendido 7.23
Precio Real 4.12224 2.06112 13.41536
2
EXPEE- 1 Precio
44 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 6.56 3.7392 1.8696 12.1688 75.7505774
5654/MDA Atendido ideal

Sistema web para el Proceso 99 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Precio Real 8.66 4.9362 2.4681 16.0643


Precio
EXPEE- 1 7.65 4.3605 2.18025 14.19075
45 SOLICITA VISACION DE PLANOS 11 ideal 89.4736842
5655/MDA Atendido
Precio Real 8.55 4.8735 2.43675 15.86025
Precio
EXPEE- 1 5.62 3.2034 1.6017 10.4251
46 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 ideal 87.2670807
5656/MDA Atendido
Precio Real 6.44 3.6708 1.8354 11.9462
Precio
EXPEE- 1 5.66 3.2262 1.6131 10.4993
47 SOLICITA APOYO DE MOVILIDAD 5 ideal 87.8881988
5657/MDA Atendido
Precio Real 6.44 3.6708 1.8354 11.9462
Precio
EXPEE- 1 7.44 4.2408 2.1204 13.8012
48 SOLICITA VISACION DE PLANOS 12 ideal 75.1515152
5658/MDA Atendido
Precio Real 9.9 5.643 2.8215 18.3645
Precio
EXPEI- 1 2 1.14 0.57 3.71
49 REQUERIMIENTO DE COMBUSTIBLE 1 ideal 86.9565217
816/MDA Atendido
Precio Real 2.3 1.311 0.6555 4.2665
Precio
EXPEI- 1 4.3 2.451 1.2255 7.9765
50 REMITE REPORTE DE INGRESOS 3 ideal 76.7857143
817/MDA Atendido
Precio Real 5.6 3.192 1.596 10.388
Precio 10.4
EXPEI- 1 5.9565 2.97825 19.38475
51 EL QUE SE INDICA 31 ideal 5 68.3006536
818/MDA Atendido
Precio Real 15.3 8.721 4.3605 28.3815
Precio
9.65 5.5005 2.75025 17.90075
EXPEI- 1 ideal
52 OPINION LEGAL 28 85.2473498
819/MDA Atendido 11.3
Precio Real 6.4524 3.2262 20.9986
2
Precio
9.44 5.3808 2.6904 17.5112
EXPEI- 1 ideal
53 OPINION LEGAL 16 90.4214559
820/MDA Atendido 10.4
Precio Real 5.9508 2.9754 19.3662
4
54 EXPEI- LEY DE TRANSPARENCIA 5 1 Precio 5.4 3.078 1.539 10.017 83.8509317

Sistema web para el Proceso 100 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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821/MDA Atendido ideal


Precio Real 6.44 3.6708 1.8354 11.9462
Precio
MANTENIMIENTO DE LAS ZONAS 1.23 0.7011 0.35055 2.28165
EXPEI- 1 ideal
55 ADYACENTES AL MONUMENTO A TUPAC 1 38.4375
822/MDA Atendido
AMARU II PARA CEREMONIA Precio Real 3.2 1.824 0.912 5.936

Precio
EXPEI- PLANILLA ADICIONAL OBRERO 1 4.2 2.394 1.197 7.791
56 4 ideal 76.3636364
823/MDA PERMANENTE Atendido
Precio Real 5.5 3.135 1.5675 10.2025
Precio
DESIGNACION DE PE4RSONAL PARA QUE 2.3 1.311 0.6555 4.2665
EXPEI- 1 ideal
57 PARTICIPE EN CEREMONIA DEL 04 DE 2 67.6470588
824/MDA Atendido
NOVIEMBRE HOMENAJE A TUPAC AMARU Precio Real 3.4 1.938 0.969 6.307

Precio
EXPEI- INVITACION A LOS SEORES REGIDORES 1 1.5 0.855 0.4275 2.7825
58 1 ideal 62.5
825/MDA DEL CONCEJO MUNICIPAL Atendido
Precio Real 2.4 1.368 0.684 4.452
Precio
APOYO CON COASTER PARA TRASLADO DE 1.5 0.855 0.4275 2.7825
EXPEI- 1 ideal
59 ALUMNOS - CEREMONIA DEL 04 DE 1 93.75
826/MDA Atendido
NOVIEMBRE (TUPAC AMARU II) Precio Real 1.6 0.912 0.456 2.968

Precio
EXPEI- REQ. SEMANAL DE COMBUSTIBLE DEL 1 3.12 1.7784 0.8892 5.7876
60 3 ideal 72.5581395
827/MDA 03/11/2014 AL 09/11/2014 Atendido
Precio Real 4.3 2.451 1.2255 7.9765
TRANSFERENCIA DE ACERVO Precio
EXPEI- 1 5.2 2.964 1.482 9.646
61 DOCUMENTARIO AL ARCHIVO CENTRAL 5 ideal 82.5396825
828/MDA Atendido
DE LA MDA Precio Real 6.3 3.591 1.7955 11.6865
REQUERIMIENTO DE INFORMACION (REF. Precio
EXPEI- 1 1.4 0.798 0.399 2.597
62 MEMORANDO N 390-2014- 1 ideal 87.5
829/MDA Atendido
GDETYS/MDA) Precio Real 1.6 0.912 0.456 2.968
63 EXPEI- REQUERIMIENTO DE INFORMACION (REF. 4 1 Precio 3.56 2.0292 1.0146 6.6038 55.625

Sistema web para el Proceso 101 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
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830/MDA MEMORANDO N 391-2014- Atendido ideal


GDETYS/MDA) Precio Real 6.4 3.648 1.824 11.872
Precio 15.4
APROBACION DE BASES AMC 017-2014- 8.8008 4.4004 28.6412
ideal 4
EXPEI- CE-MDA DERIVADA DE UNA ADP 004- 1
64 70 67.1304348
831/MDA 2014-CE-MDA CONSTRUCCION DE LISTAS Atendido
Precio Real 23 13.11 6.555 42.665
Y VEREDAS EN OASIS

APROBACION DE BASES DE AMC 018- Precio 17.3


9.8781 4.93905 32.14715
EXPEI- 2014-CE-MDA DERIVADA DE ADP-005- 1 ideal 3
65 68 71.2289355
832/MDA 2014-CE-MDA CONSTRUCCION DE PISTAS Atendido 24.3
Y VEREDAS EN COOPERATIVA Precio Real 13.8681 6.93405 45.13215
3
Precio
EXPEI- 1 5.4 3.078 1.539 10.017
66 opinion legal 5 ideal 83.8509317
833/MDA Atendido
Precio Real 6.44 3.6708 1.8354 11.9462
Precio
EXPEI- 1 4.5 2.565 1.2825 8.3475
67 COMBUSTIBLE 4 ideal 84.5864662
834/MDA Atendido
Precio Real 5.32 3.0324 1.5162 9.8686
Precio
EXPEI- 1 4.66 2.6562 1.3281 8.6443
68 COMBUSTIBLE SEMANAL 4 ideal 95.2965235
835/MDA Atendido
Precio Real 4.89 2.7873 1.39365 9.07095
Precio
VISITA DE REPRESENTANTE DEL MIDIS A 1.4 0.798 0.399 2.597
EXPEI- 1 ideal
69 LA MUNICIPALIDAD DE ANCON (REF. 1 90.3225806
836/MDA Atendido
INFORME N 376-2014-SGPS/MDA) Precio Real 1.55 0.8835 0.44175 2.87525

Precio
EXPEI- 1 3.45 1.9665 0.98325 6.39975
70 REMITE REPORTE DE INGRESOS 3 ideal 94.2622951
837/MDA Atendido
Precio Real 3.66 2.0862 1.0431 6.7893
Precio
EXPEI- 1 6.23 3.5511 1.77555 11.55665
71 ANEXAR AL EXPEDIENTE 6 ideal 82.5165563
838/MDA Atendido
Precio Real 7.55 4.3035 2.15175 14.00525

Sistema web para el Proceso 102 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Precio
EXPEI- 1 3.2 1.824 0.912 5.936
72 ROL DE VACIONES 2 ideal 59.2592593
839/MDA Atendido
Precio Real 5.4 3.078 1.539 10.017
Precio
EXPEI- 1 3.3 1.881 0.9405 6.1215
73 EL QUE SE INDICA 3 ideal 61.1111111
840/MDA Atendido
Precio Real 5.4 3.078 1.539 10.017
Precio
EXPEI- SITUACION DE PERDIDA DE BALON DE GAS 1 3.2 1.824 0.912 5.936
74 3 ideal 76.1904762
841/MDA (REF. INF. N 368-2014-SGPS/MDA) Atendido
Precio Real 4.2 2.394 1.197 7.791
Precio
2.23 1.2711 0.63555 4.13665
EXPEI- REQUERIMIENTO DE PERSONAL (INF. N 1 ideal
75 2 63.0834512
842/MDA 369-2014-SGPS/MDA) Atendido 3.53
Precio Real 2.01495 1.007475 6.557425
5
Precio 30.4
REMISION DE EXPEDIENTE PARA SU 17.3508 8.6754 56.4662
ideal 4
EXPEI- EVALUACIN (LEVANTAMIENTO DE 1
76 121 47.3185139
843/MDA OBSERVACION EXP. S/N DEL 29/10/2014 Atendido 64.3
Precio Real 36.6681 18.33405 119.33215
(REF. EXP. N 2879-2014) 3
PLANILLA ADICIONAL CAS Precio
EXPEI- 1 4.66 2.6562 1.3281 8.6443
77 ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS OCTUBRE 4 ideal 83.963964
844/MDA Atendido
2014 Precio Real 5.55 3.1635 1.58175 10.29525
Precio
EXPEI- PROGRAMACION DE MATRIMONIOS PARA 1 1.3 0.741 0.3705 2.4115
78 1 ideal 83.3333333
845/MDA NOVIEMBRE 2014 Atendido
Precio Real 1.56 0.8892 0.4446 2.8938
Precio
3.4 1.938 0.969 6.307
EXPEI- 1 ideal
79 REITERO SOLICITUD DE FUMIGACION 3 95.6399437
846/MDA Atendido 3.55
Precio Real 2.02635 1.013175 6.594525
5
Precio
EXPEI- REQUERIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE 1 5.3 3.021 1.5105 9.8315
80 5 ideal 72.6027397
847/MDA GESTION AMBIENTAL Atendido
Precio Real 7.3 4.161 2.0805 13.5415
81 EXPEI- REQUERIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE 5 1 Precio 6.3 3.591 1.7955 11.6865 75

Sistema web para el Proceso 103 Lozada Chira Gabriel Aarn


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La Municipalidad Distrital de Ancn
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848/MDA SEGURIDAD CIUDADANA Atendido ideal


Precio Real 8.4 4.788 2.394 15.582
Precio
EXPEI- 1 4.3 2.451 1.2255 7.9765
82 REPROGRAMACION DE VACACIONES 3 ideal 76.7857143
849/MDA Atendido
Precio Real 5.6 3.192 1.596 10.388
Precio
EXPEI- CONFORMIDAD DE SOAT PARA EL 1 6.7 3.819 1.9095 12.4285
83 5 ideal 79.7619048
850/MDA HYUNDAI DE PLACA WGA-377 Atendido
Precio Real 8.4 4.788 2.394 15.582
Precio
9.4 5.358 2.679 17.437
EXPEI- 1 ideal
84 REQUERIMIENTO DE PUBLICACION 14 90.0383142
851/MDA Atendido 10.4
Precio Real 5.9508 2.9754 19.3662
4
Precio
EXPEI- 1 1.56 0.8892 0.4446 2.8938
85 SOLICITO LA SALA DE SESION DE CONSEJO 1 ideal 78
852/MDA Atendido
Precio Real 2 1.14 0.57 3.71
Precio
EXPEI- 1 2.4 1.368 0.684 4.452
86 SOLICITO LA SALA DE SESION DE CONSEJO 2 ideal 69.5652174
853/MDA Atendido
Precio Real 3.45 1.9665 0.98325 6.39975
Precio
EXPEI- 2 DO REITERATIVO AUTORIZACION DE 1 4.55 2.5935 1.29675 8.44025
87 4 ideal 81.25
854/MDA FERIA DE MUEBLES Atendido
Precio Real 5.6 3.192 1.596 10.388
Precio
EXPEI- REITERATIVO DE SOLICITUD DE 1 3.55 2.0235 1.01175 6.58525
88 4 ideal 88.75
855/MDA INFORMACION Atendido
Precio Real 4 2.28 1.14 7.42
Precio
EXPEI- REITERATIVO DE LLAVES PARA EL 1 5.66 3.2262 1.6131 10.4993
89 6 ideal 66.3540445
856/MDA CEMENTERIO MUNICIPAL Atendido
Precio Real 8.53 4.8621 2.43105 15.82315
EXPEI- CERTIFICACION PRESUPUESTAL PAGO POR 1 Precio
90 6 6.23 3.5511 1.77555 11.55665 82.4074074
857/MDA BONIFICACION 5 DE NOVIEMBRE Y 1RO DE Atendido ideal

Sistema web para el Proceso 104 Lozada Chira Gabriel Aarn


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MAYO LAUDO ARBITRAL A EMPLEADOS


PERMANENTES MDA
Precio Real 7.56 4.3092 2.1546 14.0238

Precio
EXPEI- 1 9.32 5.3124 2.6562 17.2886
91 servicio de fumigacion 17 ideal 76.3934426
858/MDA Atendido
Precio Real 12.2 6.954 3.477 22.631
REQUERIMIENTO DE INFORMACION Precio
EXPEI- 1 5.23 2.9811 1.49055 9.70165
92 SOBRE LA SRA. MARTHA MAICELO 5 ideal 61.5294118
859/MDA Atendido
TRIGOSO Precio Real 8.5 4.845 2.4225 15.7675
Precio
EXPEI- 1 3.2 1.824 0.912 5.936
93 ADOPTAR LAS MEDIDAS DE PRECAUCION 2 ideal 88.8888889
860/MDA Atendido
Precio Real 3.6 2.052 1.026 6.678
Precio
EXPEI- DOCUMENTOS PARA EL ARCHIVO 1 2.65 1.5105 0.75525 4.91575
94 2 ideal 91.3793103
861/MDA CENTRAL Atendido
Precio Real 2.9 1.653 0.8265 5.3795
Precio
EXPEI- 1 8.44 4.8108 2.4054 15.6562
95 REQUERIMIENTO DE PARCHES 11 ideal 90.5579399
862/MDA Atendido
Precio Real 9.32 5.3124 2.6562 17.2886
Precio
5.4 3.078 1.539 10.017
EXPEI- CONFORMIDAD DE SERVICIO DE NOTARIO 1 ideal
96 5 72.7468678
863/MDA ADP N 004-2014 CE/MDA Atendido 7.42
Precio Real 4.23111 2.115555 13.769665
3
Precio
EXPEI- CONFORMIDAD DE SERVICIO NOTARIAL 1 4.5 2.565 1.2825 8.3475
97 4 ideal 69.2307692
864/MDA ADP N 005-2014 CEP/MDA Atendido
Precio Real 6.5 3.705 1.8525 12.0575
Precio
REQUERIMIENTO PARA LA EVALUACION 2.1 1.197 0.5985 3.8955
EXPEI- 1 ideal
98 AMBIENTAL DE PLAYAS TEMPORADA DE 2 87.5
865/MDA Atendido
VERANO 2014-2015 Precio Real 2.4 1.368 0.684 4.452

99 EXPEI- REQUERIMIENTO PARA LA EVALUACION 2 1 Precio 1.55 0.8835 0.44175 2.87525 70.4545455

Sistema web para el Proceso 105 Lozada Chira Gabriel Aarn


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La Municipalidad Distrital de Ancn
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866/MDA AMBIENTAL DE PLAYAS TEMPORADA DE Atendido ideal


VERANO 2014-2015
Precio Real 2.2 1.254 0.627 4.081

REQUERIMIENTO PARA LA EVALUACION Precio


EXPEI- 1 3.44 1.9608 0.9804 6.3812
100 AMBIENTAL DE PLAYAS TEMPORADA DE 2 ideal 79.4457275
867/MDA Atendido
VERANO 2014-2015 Precio Real 4.33 2.4681 1.23405 8.03215
Precio
REMISION DE ANULACION DE 24.5 13.965 6.9825 45.4475
EXPEI- 1 ideal
101 RECONOCIMIENTO DE LA ASOC. VIRGEN 92 69.3461647
868/MDA Atendido 35.3
DE LA PUERTA Precio Real 20.1381 10.06905 65.53715
3
CERTIFICACION PRESUPUESTAL Precio
EXPEI- 1 6.33 3.6081 1.80405 11.74215
102 BONIFICACION 5 DE NOVIEMBRE 2014 13 ideal 75.3571429
869/MDA Atendido
OBREROS MUNICIPALES Precio Real 8.4 4.788 2.394 15.582
Precio
EXPEI- 1 7.42 4.2294 2.1147 13.7641
103 OFICIO N 141-2014-OCI/MDA 8 ideal 89.1826923
870/MDA Atendido
Precio Real 8.32 4.7424 2.3712 15.4336
Precio
EXPEI- CONFORMIDAD DE SERVICIO DEL SR. 1 5.66 3.2262 1.6131 10.4993
104 6 ideal 73.9869281
871/MDA ANDRES MARTINEZ TRINIDAD Atendido
Precio Real 7.65 4.3605 2.18025 14.19075
Precio
EXPEI- 1 2.3 1.311 0.6555 4.2665
105 REMISIN DE ARCHIVADORES 2 ideal 92
872/MDA Atendido
Precio Real 2.5 1.425 0.7125 4.6375
REMUNERACION IMPONIBLE DEL Precio
EXPEI- 1 2.66 1.5162 0.7581 4.9343
106 PERSONAL 1993-2007 PARA FINES DE 2 ideal 76
873/MDA Atendido
SANEAMIENTO CONTABLE Precio Real 3.5 1.995 0.9975 6.4925
Precio
EXPEI- 1 3.2 1.824 0.912 5.936
107 CARTA N 008-2014-GAF/MDA 2 ideal 74.4186047
874/MDA Atendido
Precio Real 4.3 2.451 1.2255 7.9765
Precio 15.3
EXPEI- 1 8.7381 4.36905 28.43715
108 REMISION DE INFORMACION 20 ideal 3 82.4193548
875/MDA Atendido
Precio Real 18.6 10.602 5.301 34.503

Sistema web para el Proceso 106 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Precio
EXPEI- 1 4.22 2.4054 1.2027 7.8281
109 REMITO PARTIDA 4 ideal 79.1744841
876/MDA Atendido
Precio Real 5.33 3.0381 1.51905 9.88715
Precio
EXPEI- 1 3.24 1.8468 0.9234 6.0102
110 REPORTE DE INGRESOS 3 ideal 69.527897
877/MDA Atendido
Precio Real 4.66 2.6562 1.3281 8.6443
Precio
EXPEI- 1 4.33 2.4681 1.23405 8.03215
111 RECAUDACION DE OCTUBRE 3 ideal 58.5135135
878/MDA Atendido
Precio Real 7.4 4.218 2.109 13.727
Precio
EXPEI- 1 5.32 3.0324 1.5162 9.8686
112 LIBROS DE REGISTRO DE LA AM N 02 5 ideal 83.9116719
879/MDA Atendido
Precio Real 6.34 3.6138 1.8069 11.7607
Precio
PAGO POR CONCEPTO DE VACACIONES 9.34 5.3238 2.6619 17.3257
EXPEI- 1 ideal
113 TRUNCAS SR. CARLOS IGNACIO CAVERO 11 91.3000978
880/MDA Atendido 10.2
NAVARRO Precio Real 5.8311 2.91555 18.97665
3
Precio 10.3
5.8938 2.9469 19.1807
EXPEI- PAGO POR VACACIONES TRUNCAS CAS SR. 1 ideal 4
114 12 67.8923178
881/MDA CARLOS ELMO ESTRADA PASCO Atendido 15.2
Precio Real 8.6811 4.34055 28.25165
3
Precio 12.3
PAGO POR VACACIONES TRUNCAS A 7.0338 3.5169 22.8907
EXPEI- 1 ideal 4
115 FAVOR SR. MAXIMINO MAXIMO 13 67.6535088
882/MDA Atendido 18.2
POMASONGO GALVEZ Precio Real 10.3968 5.1984 33.8352
4

Sistema web para el Proceso 107 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
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Anexo N 18. Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Servicio Mayo del 2015

FICHA DE CONTEO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SEMANA - MUNICIPALIDAD DISTRTITAL DE ANCN


Mes: Mayo
Expediente Emitidos: 1467
Expediente Atendidos: 1457
Expedientes Atrasados o Incompletos 10

% Nivel de Servicio
Semana Expedientes Atendidos Expedientes Recibidos
(PA/PR) * 100%
1 430 433 99.3071
2 477 480 99.375
3 460 461 98.7830
4 90 93 96.7741

Sistema web para el Proceso 108 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Anexo N 19. Ficha de Recoleccin de Datos de Nivel de Eficiencia Mayo 2015

Recursos en Soles
Costo
unitario del
Costo
Cdigo de Produc Costo procedimient Total de % Nivel de
Asunto del Primer Doucmento del directo
N Expedient Folios to - Precios directo o recursos en Eficiencia = (
Expediente no
e estado identific administrativ Soles P/R)* 100%
identific
able o y servicio
able
prestado en
exclusividad
HACE DE CONOCIMIENTO 1 Precio
EXPEE- 2.62 1.49 0.75 4.83
1 NOMBREMIENTO COMO GOBERNADORA 2 atendid ideal 103.0303
5470/MDA
DELDISTRITO DE ANCON o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
HACE DE CONOCIMIENTO 1 Precio
EXPEE- 2.55 1.45 0.73 4.69
2 NOMBRAMIENTO DE NUEVA 2 atendid ideal 100
5471/MDA
GOBERNADORA o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
HACE DE CONOCIMIENTO 1 Precio
EXPEE- 28635.59 16322.28 8161.14 52746.75
3 NOMBRAMIENTO DE NUEVA 2 atendid ideal 112.5
5472/MDA
GOBERNADORA o Precio Real 25453.85 14508.70 7254.35 46886.00
HACE DE COJNOCIMIENTO CESE LABORAL 1 Precio
EXPEE- 2.82 1.61 0.80 5.19
4 DE EX GOBERNADORA Y TENIENTES 1 atendid ideal 113.33
5473/MDA
AKLCALDES o Precio Real 2.49 1.42 0.71 4.58
Precio
HACE DE CONOCIMIENTO 1 3.34 1.91 0.95 6.16
EXPEE- ideal
5 NOMBRAMIENTO DE NUEVA 2 atendid 131.37
5474/MDA
GOBERNADORA o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69

HACE DE CONOCIMIENTO CESE LABORAL 1 Precio


EXPEE- 3.13 1.78 0.89 5.77
6 DE EX GOBERNADORA Y TENIENTES 1 atendid ideal 125.9259
5475/MDA
ALCALDES o Precio Real 2.49 1.42 0.71 4.58

Sistema web para el Proceso 109 Lozada Chira Gabriel Aarn


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HACE DE CONOCIMIENTO 1 Precio


EXPEE- 3.18 1.81 0.91 5.85
7 NOMBRAMIENTO DE NUEVA 3 atendid ideal 122
5476/MDA
GOBERNADORA o Precio Real 2.60 1.48 0.74 4.80
HACE DE CONOCIMIENTO CESE LABORAL 1 Precio
EXPEE- 2.89 1.65 0.82 5.32
8 DE EX GOBERNADORA Y TENIENTES 1 atendid ideal 116.21
5477/MDA
ALCALDES o Precio Real 2.49 1.42 0.71 4.58
OPOSICION A PRETENSION DE EMPRESE 1 Precio
EXPEE- 2.98 1.70 0.85 5.49
9 NEXTEL DE INSTALACION DE ANTENA DE 6 atendid ideal 107.1428
5478/MDA
COMUNICACIONES o Precio Real 2.78 1.59 0.79 5.13
1 Precio
EXPEE- SOLICITA COPIA DE 16.29 9.29 4.64 30.01
10 4 atendid ideal 105.1724
5479/MDA BOLETAS DE PAGO
o Precio Real 15.49 8.83 4.42 28.54
1 Precio
EXPEE- SOLICITA INFORMACION RESDPECTO A 35.86 20.44 10.22 66.06
11 6 atendid ideal 106.3515
5480/MDA PROPIETARIO DE LOTE
o Precio Real 33.72 19.22 9.61 62.12
1 Precio
EXPEE- SOLICITA INSCRIPCION EN PADRONES DE 9.08 5.18 2.59 16.73
12 7 atendid ideal 111.8181
5481/MDA PREDIOS Y ARBITRIOS MUNICIPALES
o Precio Real 8.12 4.63 2.32 14.97
1 Precio
EXPEE- 19.59 11.17 5.58 36.08
13 SOLICITA PAGO DE VACACIONES TRUNCAS 7 atendid ideal 125
5482/MDA
o Precio Real 15.67 8.93 4.47 28.87
1 Precio
EXPEE- SOLICITA SEPARACIO NCONVENCIONAL 24.59 14.02 7.01 45.29
14 14 atendid ideal 104.0441
5483/MDA (LEY N 29227)
o Precio Real 23.63 13.47 6.74 43.53
1 Precio
EXPEE- 3.97 2.27 1.13 7.32
15 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 13 atendid ideal 124.2647
5484/MDA
o Precio Real 3.20 1.82 0.91 5.89
1 Precio
EXPEE- 3.77 2.15 1.08 6.95
16 SOLICITACONSTANCIA DE POSESION 10 atendid ideal 100
5485/MDA
o Precio Real 3.77 2.15 1.08 6.95
17 EXPEE- SOLICITA PAGO DE LIQUIDACION POR 3 1 Precio 7.06 4.03 2.01 13.01 125.5813

Sistema web para el Proceso 110 Lozada Chira Gabriel Aarn


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5486/MDA TIEMPO DE SERVICIOS atendid ideal


o Precio Real 5.62 3.21 1.60 10.36
1 Precio
EXPEE- 3.88 2.21 1.10 7.14
18 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 7 atendid ideal 107.7669
5487/MDA
o Precio Real 3.60 2.05 1.03 6.63
1 Precio
EXPEE- SOLICITAC SE INSTALE COMISION DE 5.60 3.19 1.60 10.32
19 2 atendid ideal 100.6993
5488/MDA TRANSFERENCIA
o Precio Real 5.56 3.17 1.59 10.25
SOLICITA AUTORIZACION PARA 1 Precio
EXPEE- 3.71 2.11 1.06 6.83
20 CONSTRUCCION DE SARDINEL EN 4 atendid ideal 108.4905
5489/MDA
CEMENTERIO MUNICIPAL DE ANCON o Precio Real 3.42 1.95 0.97 6.30
1 Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 3.73 2.12 1.06 6.87
21 6 atendid ideal 105.3664
5490/MDA DE POSESION
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- 4.51 2.57 1.28 8.30
22 SOLICITA VISACION DE PLANOS 20 atendid ideal 103.211
5491/MDA
o Precio Real 4.37 2.49 1.24 8.05
SOLICITAN SE RESPETE PROPIEDAD Precio
71.82 40.93 20.47 132.28
PRIVADA DE RECURRENTES Y SE DEJE SIN 1 ideal
EXPEE-
23 EFECTO RESOLUCION DE ALCALDIA N 378 atendid 109.466
5492/MDA
282-2013-A/MDA Y RES. DE ALCALDIA N o Precio Real 65.61 37.40 18.70 120.85
782-2014-A/MDA
1 Precio
EXPEE- 3.90 2.23 1.11 7.19
24 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 8 atendid ideal 106.7761
5493/MDA
o Precio Real 3.66 2.08 1.04 6.73
SOLICITA CESION EN USO DE LOCAL PARA 1 Precio
EXPEE- 55.39 31.57 15.79 102.03
25 USO INSTITUCIONAL DE ASOCIACION 11 atendid ideal 103.2679
5494/MDA
AMIGOS UNIDOS POR ANCON o Precio Real 53.64 30.57 15.29 98.80
1 Precio
EXPEE- SOLICITUD DE ACCESO A LA 10.01 5.71 2.85 18.44
26 3 atendid ideal 106.5573
5495/MDA INFORMACION PUBLICA
o Precio Real 9.40 5.36 2.68 17.31

Sistema web para el Proceso 111 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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1 Precio
EXPEE- 4.04 2.30 1.15 7.44
27 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 7 atendid ideal 112.2994
5496/MDA
o Precio Real 3.60 2.05 1.03 6.63
1 Precio
EXPEE- 3.97 2.26 1.13 7.32
28 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 13 atendid ideal 100.5102
5497/MDA
o Precio Real 3.95 2.25 1.13 7.28
1 Precio
EXPEE- 5.77 3.29 1.65 10.64
29 SOLICITA PUESTO DE TRABAJO 5 atendid ideal 100.5714
5498/MDA
o Precio Real 5.74 3.27 1.64 10.58
REITERAN LO SOLICITADO EN OFICIO N 1 Precio
EXPEE- 2.65 1.51 0.75 4.88
30 131-2014-MML-GDU DE FECHA 2 atendid ideal 104.0723
5499/MDA
05/09/2014 o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
1 Precio
EXPEE- SOLICITUD DE ACCESO A LA 9.87 5.63 2.81 18.19
31 10 atendid ideal 100.6451
5500/MDA INFORMACION PUBLICA
o Precio Real 9.81 5.59 2.80 18.07
1 Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 4.25 2.43 1.21 7.84
32 9 atendid ideal 114.5174
5501/MDA DE POSESION
o Precio Real 3.72 2.12 1.06 6.84
1 Precio
EXPEE- 4.06 2.31 1.16 7.48
33 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 10 atendid ideal 107.5862
5502/MDA
o Precio Real 3.77 2.15 1.08 6.95
1 Precio
EXPEE- 3.82 2.18 1.09 7.04
34 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 108.0568
5503/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
SOLICITA APADRINAMIENTO DE 1 Precio
EXPEE- 3.57 2.04 1.02 6.58
35 PROMOCION 5TO. B DE INSTITUCION 1 atendid ideal 110.2564
5504/MDA
EDUCATIVA 898-8193 VILLAS DE ANCON o Precio Real 3.24 1.85 0.92 5.97
1 Precio
EXPEE- 3.72 2.12 1.06 6.85
36 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 105.097
5505/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
37 EXPEE- SOLICITA VISACION DE PLANOS 12 1 Precio 4.24 2.42 1.21 7.82 108.9855

Sistema web para el Proceso 112 Lozada Chira Gabriel Aarn


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La Municipalidad Distrital de Ancn
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5506/MDA atendid ideal


o Precio Real 3.89 2.22 1.11 7.17
1 Precio
EXPEE- 4.10 2.34 1.17 7.56
38 SOLICITA VISACION DE PLANOS 9 atendid ideal 110.4368
5507/MDA
o Precio Real 3.72 2.12 1.06 6.84
1 Precio
EXPEE- 3.97 2.26 1.13 7.31
39 SOLICITA VISACION DE PLANOS 10 atendid ideal 105.0819
5508/MDA
o Precio Real 3.77 2.15 1.08 6.95
1 Precio
EXPEE- 3.94 2.25 1.12 7.26
40 SOLICITA VISACION DE PLANOS 9 atendid ideal 106.0393
5509/MDA
o Precio Real 3.72 2.12 1.06 6.84
1 Precio
EXPEE- 4.06 2.32 1.16 7.49
41 SOLICITA VISACION DE PLANOS 9 atendid ideal 109.375
5510/MDA
o Precio Real 3.72 2.12 1.06 6.84
1 Precio
EXPEE- 4.01 2.29 1.14 7.38
42 SOLICITA VISACION DE PLANOS 9 atendid ideal 107.9044
5511/MDA
o Precio Real 3.72 2.12 1.06 6.84
1 Precio
EXPEE- 4.79 2.73 1.37 8.83
43 SOLICITA VISACION DE PLANOS 22 atendid ideal 106.8322
5512/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 5.85 3.34 1.67 10.78
44 3 atendid ideal 104.1015
5513/MDA TRIBUTARIA
o Precio Real 5.62 3.21 1.60 10.36
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 6.16 3.51 1.76 11.35
45 3 atendid ideal 109.6153
5514/MDA TRIBUTARIAS
o Precio Real 5.62 3.21 1.60 10.36
AVANCE DE EJECUCION DELGASTO AL 1 Precio
EXPEE- 11.25 6.41 3.21 20.73
46 TERCER 8 atendid ideal 100.4424
5515/MDA
TRIMESTRE - COMPROMISO ANUAL o Precio Real 11.20 6.39 3.19 20.63
EXPEE- CONSTANCIA DE POSESION PARA SU 1 Precio
47 6 2.89 1.65 0.82 5.33 103.9568
5516/MDA TRAMITE SERVICIOS BASICOS atendid ideal

Sistema web para el Proceso 113 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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o Precio Real 2.78 1.59 0.79 5.13


1 Precio
EXPEE- 4.12 2.35 1.17 7.59
48 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 116.4179
5517/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- CONSTANCIA DE POSESION PARA 2.86 1.63 0.82 5.27
49 6 atendid ideal 102.91
5518/MDA TRAMITE DE SERVICIOS BASICOS
o Precio Real 2.78 1.59 0.79 5.13
Precio
1 4.17 2.38 1.19 7.68
EXPEE- SOLICITA AMPLIACION DE LICENCIA DE ideal
50 14 atendid 103.9568
5519/MDA CONSTRUCCION
o Precio Real 4.01 2.29 1.14 7.39
1 Precio
EXPEE- 4.71 2.68 1.34 8.67
51 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 104.9393
5520/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.74 2.70 1.35 8.73
52 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 21 atendid ideal 107.0707
5521/MDA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
1 Precio
EXPEE- 4.85 2.76 1.38 8.93
53 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 21 atendid ideal 109.4736
5522/MDA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
1 Precio
EXPEE- CONFORMIDAD DE OBRA SOLICITA 5.39 3.07 1.53 9.92
54 21 atendid ideal 121.6326
5523/MDA CONFORMIDAD DE OBRA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
1 Precio
EXPEE- 5.08 2.90 1.45 9.36
55 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 113.2478
5524/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.52 2.57 1.29 8.32
56 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 100.6329
5525/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
EXPEE- 1 Precio
57 SOLICITA CONFORMIDAD DEOBRA 22 4.87 2.77 1.39 8.97 108.4905
5526/MDA atendid ideal

Sistema web para el Proceso 114 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26


1 Precio
EXPEE- 4.86 2.77 1.38 8.94
58 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 108.2262
5527/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- COMUNICAN QUE EFECTUARAN 4.89 2.79 1.39 9.00
59 21 atendid ideal 110.3773
5528/MDA TRABAJOS
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
1 Precio
EXPEE- HACE DE CONOCIMIENTO QUE 2.76 1.57 0.79 5.08
60 2 atendid ideal 108.3333
5529/MDA EFECTUARAN TRABAJOS
o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
1 Precio
EXPEE- HACE DE CONOCIMIENTO QUE 2.92 1.66 0.83 5.37
61 2 atendid ideal 114.6226
5530/MDA EFECTUARAN TRABAJOS
o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
1 Precio
EXPEE- HACE DE CONOCIMIENTIO QUE 2.73 1.56 0.78 5.03
62 2 atendid ideal 107.3863
5531/MDA EFECTUARAN TRABAJOS
o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
1 Precio
EXPEE- HACE DE COPNOCIMIEBNTO QUE 2.80 1.59 0.80 5.15
63 2 atendid ideal 109.9056
5532/MDA EFECTUARAN TRABAJOS
o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69
COMUNICAN RATAFICACION DE COMITE Precio
1 10.11 5.77 2.88 18.63
EXPEE- VEEDOR PARA MANTENIMIENTO II DE ideal
64 8 atendid 104.3539
5533/MDA LOCAL ESCOLAR I.E. NUESTRA SEORA DE
o Precio Real 9.69 5.52 2.76 17.85
LA PAZ
1 Precio
EXPEE- 4.74 2.70 1.35 8.74
65 SOLICITA CONFIRMIDAD DE OBRA 20 atendid ideal 108.6003
5534/MDA
o Precio Real 4.37 2.49 1.24 8.05
1 Precio
EXPEE- 4.64 2.64 1.32 8.54
66 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 21 atendid ideal 104.7008
5535/MDA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
EXPEE- SOLICITAN REALIZACION DE PEQUEOS 1 Precio
67 1 2.86 1.63 0.82 5.27 115.0943
5536/MDA PROYECTOS APROBADOS EN PSPTO. atendid ideal

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_____________________________________________________________________________

PARTICIPATIVO 2013 o
Precio Real 2.49 1.42 0.71 4.58

1 Precio
EXPEE- 4.07 2.32 1.16 7.50
68 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 115.1351
5537/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- 3.52 2.01 1.00 6.49
69 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 5 atendid ideal 101.2396
5538/MDA
o Precio Real 3.48 1.98 0.99 6.41
1 Precio
EXPEE- 4.52 2.58 1.29 8.32
70 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 100.7194
5539/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 3.52 2.01 1.00 6.48
71 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 5 atendid ideal 101.1428
5540/MDA
o Precio Real 3.48 1.98 0.99 6.41
1 Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 4.04 2.30 1.15 7.44
72 6 atendid ideal 114.1744
5541/MDA DE POSESCION
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- 4.95 2.82 1.41 9.12
73 SOLICITA VISACION DE PLANOS 6 atendid ideal 110.3773
5542/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 7.30 4.16 2.08 13.45
74 SUBDIVISION DE LOTES 22 atendid ideal 102.8938
5543/MDA
o Precio Real 7.10 4.05 2.02 13.07
Precio
3.03 1.73 0.86 5.58
INFORMA PROCESO DE MANTENIMIENTO 1 ideal
EXPEE-
75 PREVENTIVO DE II ETAPA DE LOCASL 66 atendid 119.1011
5544/MDA
ESCOLAR DE I.E.I. CARLOS MANUEL COX o Precio Real 2.55 1.45 0.73 4.69

1 Precio
EXPEE- 4.80 2.74 1.37 8.85
76 COMUNICAN TRABAJOS 2 atendid ideal 107.0281
5545/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26

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1 Precio
EXPEE- 4.80 2.74 1.37 8.85
77 SOLICITA CONFIRMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 107.0707
5546/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.72 2.69 1.35 8.69
78 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 105.1886
5547/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
Precio
1 5.14 2.93 1.47 9.47
EXPEE- ideal
79 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid 114.6226
5548/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26

Precio
5.18 2.95 1.48 9.53
1 ideal
EXPEE-
80 SOLIICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid 115.3703
5549/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26

1 Precio
EXPEE- 4.52 2.57 1.29 8.32
81 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 100.6493
5550/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.95 2.82 1.41 9.12
82 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 110.3448
5551/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 5.16 2.94 1.47 9.51
83 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 115.0537
5552/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
Precio
3.66 2.09 1.04 6.75
1 ideal
EXPEE-
84 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 5 atendid 105.3475
5553/MDA
o Precio Real 3.48 1.98 0.99 6.41

EXPEE- 1 Precio
85 SOLICFITA COBNFORMIDAD DE OBRA 22 4.73 2.70 1.35 8.71 105.4298
5554/MDA atendid ideal

Sistema web para el Proceso 117 Lozada Chira Gabriel Aarn


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_____________________________________________________________________________

o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26


1 Precio
EXPEE- 4.53 2.58 1.29 8.34
86 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 100.8629
5555/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
SOLICITA SE CONVOQUE A MESA DE Precio
1 15.48 8.83 4.41 28.52
EXPEE- TRABAJO A MIEMBROS DE COMITE ideal
87 3 atendid 100.3215
5556/MDA (COMISIOON PARITARIA DE NEGOCIACION
o Precio Real 15.43 8.80 4.40 28.43
COLECTIVA
1 Precio
EXPEE- 4.89 2.79 1.39 9.00
88 SOLICITA CONFORMIDAD DEOBRA 21 atendid ideal 110.4142
5557/MDA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
1 Precio
EXPEE- 5.69 3.24 1.62 10.49
89 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 126.8817
5558/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 5.06 2.89 1.44 9.33
90 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 112.8617
5559/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.63 2.64 1.32 8.53
91 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 103.2051
5560/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 4.53 2.58 1.29 8.34
92 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 22 atendid ideal 100.9174
5561/MDA
o Precio Real 4.49 2.56 1.28 8.26
1 Precio
EXPEE- 17.32 9.87 4.94 31.91
93 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 212 atendid ideal 109.90566
5562/MDA
o Precio Real 15.76 8.98 4.49 29.03
1 Precio
EXPEE- 4.82 2.75 1.37 8.87
94 SOLICITA CONFORMIDAD DE OBRA 21 atendid ideal 108.7755
5563/MDA
o Precio Real 4.43 2.52 1.26 8.16
EXPEE- 1 Precio
95 SOLICITUD MATRIMONIAL 15 10.41 5.93 2.97 19.18 102.994
5564/MDA atendid ideal

Sistema web para el Proceso 118 Lozada Chira Gabriel Aarn


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o Precio Real 10.11 5.76 2.88 18.62


1 Precio
EXPEE- 10.86 6.19 3.09 20.00
96 SOLICITUD MATRIMONIAL 19 atendid ideal 104.9549
5565/MDA
o Precio Real 10.35 5.90 2.95 19.06
1 Precio
EXPEE- 10.40 5.93 2.96 19.15
97 SOLICITUD MATRIMONIAL 14 atendid ideal 103.4602
5566/MDA
o Precio Real 10.05 5.73 2.86 18.51
1 Precio
EXPEE- 10.99 6.26 3.13 20.24
98 SOLICITUD MATRIMONIAL 15 atendid ideal 108.7108
5567/MDA
o Precio Real 10.11 5.76 2.88 18.62
1 Precio
EXPEE- 9.85 5.62 2.81 18.15
99 SOLICITUD MATRIMONIAL 7 atendid ideal 102.295
5568/MDA
o Precio Real 9.63 5.49 2.75 17.75
1 Precio
EXPEE- 3.91 2.23 1.11 7.20
100 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 110.4265
5569/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PUESTO EN MERCADO MODELO 4.09 2.33 1.17 7.54
101 2 atendid ideal 124.0789
5570/MDA DE ANCON
o Precio Real 3.30 1.88 0.94 6.08
1 Precio
EXPEE- SOLICITA VISACION DE PLANOS Y 4.61 2.62 1.31 8.48
102 17 atendid ideal 109.9056
5571/MDA MEMORIA DESCRIPTIVA
o Precio Real 4.19 2.39 1.19 7.72
1 Precio
EXPEE- 4.58 2.61 1.31 8.44
103 SOLICITA VISACION DE PLANOS 17 atendid ideal 109.4142
5572/MDA
o Precio Real 4.19 2.39 1.19 7.72
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 5.85 3.34 1.67 10.78
104 3 atendid ideal 104.054
5573/MDA TRIBUTARIA
o Precio Real 5.62 3.21 1.60 10.36
1 Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 2.35 1.34 0.67 4.33
105 9 atendid ideal 106.5015
5574/MDA DE POSESION
o Precio Real 2.21 1.26 0.63 4.06

Sistema web para el Proceso 119 Lozada Chira Gabriel Aarn


De gestin documental para
La Municipalidad Distrital de Ancn
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1 Precio
EXPEE- 3.76 2.14 1.07 6.93
106 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 8 atendid ideal 102.8846
5575/MDA
o Precio Real 3.66 2.08 1.04 6.73
1 Precio
EXPEE- SOLICITA ESPACIO AL LADO DE 3.53 2.01 1.00 6.49
107 2 atendid ideal 106.8322
5576/MDA MEERCADO MODELO DE ANCON
o Precio Real 3.30 1.88 0.94 6.08
1 Precio
EXPEE- 3.67 2.09 1.04 6.75
108 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 103.6328
5577/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 5.83 3.33 1.66 10.75
109 3 atendid ideal 103.7593
5578/MDA TRIBUTARIA (IMPTO. PREDIAL)
o Precio Real 5.62 3.21 1.60 10.36
1 Precio
EXPEE- SOLICITA PRESCRIPCION DE DEUDA 5.02 2.86 1.43 9.26
110 4 atendid ideal 101.9607
5579/MDA TRIBUTARIA (ARBITRIOS)
o Precio Real 4.93 2.81 1.40 9.08
1 Precio
EXPEE- SOLICITA RENOVACION DE CONSTANCIA 4.07 2.32 1.16 7.50
111 6 atendid ideal 115.073
5580/MDA DE POSESION
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- 30.49 17.38 8.69 56.17
112 SOLICITA DIVORCIO ULTERIOR 6 atendid ideal 119.955
5581/MDA
o Precio Real 25.42 14.49 7.25 46.83
1 Precio
EXPEE- 3.63 2.07 1.04 6.69
113 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 6 atendid ideal 102.7247
5582/MDA
o Precio Real 3.54 2.02 1.01 6.52
1 Precio
EXPEE- 3.85 2.20 1.10 7.10
114 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 8 atendid ideal 105.4298
5583/MDA
o Precio Real 3.66 2.08 1.04 6.73
1 Precio
EXPEE- 4.51 2.57 1.29 8.31
115 SOLICITA CONSTANCIA DE POSESION 5 atendid ideal 129.745
5584/MDA
o Precio Real 3.48 1.98 0.99 6.41

Sistema web para el Proceso 120 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Anexo N 20. Test de KolmogorovSmirnov

Sistema web para el Proceso 121 Lozada Chira Gabriel Aarn


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_____________________________________________________________________________

Anexo N 21. Tabla t- Student

Sistema web para el Proceso 122 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Sistema web para el Proceso 123 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Anexo N 22. Declaracin de Autenticidad

Sistema web para el Proceso 124 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Anexo N 23. Actas de Reunin

Sistema web para el Proceso 125 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Sistema web para el Proceso 126 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Sistema web para el Proceso 127 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Sistema web para el Proceso 128 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Universidad Csar Vallejo Escuela de Ingeniera de Sistemas
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Sistema web para el Proceso 129 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Sistema web para el Proceso 130 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Sistema web para el Proceso 131 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Sistema web para el Proceso 133 Lozada Chira Gabriel Aarn


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Sistema web para el Proceso 134 Lozada Chira Gabriel Aarn


de gestin documental para
la Municipalidad Distrital de Ancn
Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 24
Sistema Web para el proceso de Gestin
Documental para la Municipalidad Distrital
de Ancn
Requerimientos
Versin 1.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
08/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
requerimientos. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

ndice
1. Introduccin .................................................................................................................. 4
1.1. Propsito ............................................................................................................................ 4
1.2. Vista General ..................................................................................................................... 4
1.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaciones ......................................................................... 4
1.4. Referencias ......................................................................................................................... 4
2. Requerimientos Software ............................................................................................. 5
2.1. Requerimientos Funcionales .............................................................................................. 5
2.1.1. Definicin ................................................................................................................... 5
2.1.2. Requerimientos ........................................................................................................... 5
2.2. Requerimientos No Funcionales......................................................................................... 7
2.2.1. Definicin ................................................................................................................... 7
2.2.2. Requerimientos ........................................................................................................... 7

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

REQUERIMIENTOS
1. Introduccin

1.1. Propsito
Este documento de Requerimientos de software tiene como propsito brindar una
visin comprensible de los requerimientos tanto funcionales como no funcionales
del software, para su fcil entendimiento y como base para el inicio de la creacin
del sistema.
1.2. Vista General
Este documento cuenta con la descripcin a detalle de los dos grandes tipos de
requerimientos para el desarrollo de nuestro Software: Requerimientos funcionales
y los no funcionales, describiendo cada uno de ellos, en base a las entrevistas antes
realizadas, y a los reglamentos internos de la Municipalidad Distrital de Ancn.
1.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaciones
RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa para
describir el proceso de desarrollo de software.
UML: es un lenguaje unificado de modelado. Ofrece un estndar para describir un
plano de sistema, incluyendo aspectos conceptuales tales como proceso de negocio,
funciones de sistemas, y aspectos concretos como expresiones de lenguaje de
programacin.
Requerimiento: Requerimiento es el acto y la consecuencia de requerir. Este
verbo, que tiene su origen etimolgico en el trmino latino requirre, refiere a
solicitar, pedir, avisar o necesitar algo.

1.4. Referencias
- Modelo de Caso de uso del sistemas
- Arquitectura

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

2. Requerimientos Software

2.1. Requerimientos Funcionales

2.1.1. Definicin

Requerimientos funcionales, Son declaraciones de los servicios que debe


proporcionar el sistema, de la manera en que ste debe reaccionar a entradas
particulares y de cmo se debe comportar en situaciones particulares. En algunos
casos, los requerimientos funcionales de los sistemas tambin pueden declarar
explcitamente lo que el sistema no debe hacer. Los requerimientos funcionales de
un sistema describen lo que el sistema debe hacer. Estos requerimientos dependen
del tipo de software que se desarrolle, de los posibles usuarios del software y del
enfoque general tomado por la organizacin al redactar requerimientos. Cuando se
expresan como requerimientos del usuario, habitualmente se describen de una
forma bastante abstracta. Sin embargo. los requerimientos funcionales del sistema
describen con detalle la funcin de ste, sus entradas y salidas, excepciones,
etctera. Los requerimientos funcionales para un sistema software se pueden
expresar de diferentes formas.

2.1.2. Requerimientos

RF1: El sistema debe permitir el acceso por parte de todos los funcionarios de la
municipalidad distrital de Ancn, cada uno con un usuario y contrasea, adems
de sus privilegios segn el rol que tenga.

RF2: El sistema debe permitir el registro de expedientes internos y externos, con


un nmero correlativo y auto generado.
a. Para los expedientes externos el formato ser: EXPEE-nmero/MDA, el
autogenerado es por ao.
b. Para los expedientes internos el formatos ser: EXPEI-nmero/MDA, el
auto generado es por el usuario.

RF3: El sistema debe permitir el registro de nuevo remitentes externos, los cuales
pueden ser contribuyentes o remitentes externos a la municipalidad distrital de
Ancn. Se debe registrar sus nombres, apellidos, nmero de documento, direccin
y correo electrnico.

RF4: El sistema debe permitir el registro de nuevos documentos, los cuales


pertenecen a los expedientes es decir, el conjunto de documentos forma a los

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

expedientes. Cada documento tambin tiene un cdigo correlativo y es auto


generado, el formato ser: Abreviatura de tipo de documento+-+nmero+-
+Abreviatura de gerencia+-+Abreviatura de sub gerencia+/MDA, adems se
debe registrar el tipo de documento, contenido, observaciones, fecha y hora.

RF5: Para los expedientes externos se debe registrar el remitente, un destino que
necesariamente es externo. Un tipo de expediente, el cual se debe obtener del
documento TUPA de la municipalidad Distrital de Ancn, el tipo de respuesta a
Domicilio o por correo, la fecha y hora.

RF6: El sistema debe permitir el registro de los tipos de expediente, cada uno
tiene requisitos para su registro, los cuales deben ser presentados al momento de
su registro, si falta alguno si se genera un cdigo de expediente pero no se puede
derivar hasta su regularizacin, si no se regulariza en un plazo de 3 das hbiles, el
expediente se finalizar automticamente.

RF7: El sistema debe poder permitir el registro de expedientes externos, sin


necesidad de escoger una gerencia destino, esto se podr regularizar luego.

RF8: Para los expedientes internos solo basta tener el documento el destino, que
puede ser a cualquier usuario de la municipalidad, dependiendo del rol del emisor.

RF9: El sistema debe permitir registrar los expedientes, y luego poder derivarlos
de manera masiva.

RF10: El sistema debe permitir recepcionar los expedientes.

RF11: El sistema debe permitir rechazar los expedientes.

RF12: El sistema debe permitir finalizar los expedientes.

RF13: El sistema debe guardar un registro de todas las acciones realizadas sobre
el expediente, desde que su creacin hasta su finalizacin.

RF14: El sistema debe permitir que cada usuario pueda ver sus expedientes,
documentos ligados y seguimiento, por medio de una bandeja.

RF15: El sistema debe brindar un reporte de derivacin masiva.

RF16: El sistema debe generar el reporte de finalizacin, con un detalle, o debe


enviar este reporte por correo electrnico al remitente externo.

RF17: El sistema debe generar un reporte para ver los expedientes, con sus

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Requerimientos Fecha: 08/01/2015

documentos ligados.

RF18: El sistema debe permitir consultar los expedientes, con sus documentos y
su seguimiento.

RF19: El sistema es solo de uso interno para la municipalidad distrital de Ancn,


no se debe tener ninguna clase de acceso externo al sistema.
2.2. Requerimientos No Funcionales
2.2.1. Definicin
Requerimientos no funcionales. Son restricciones de los servicios o
funciones ofrecidos por el sistema. Incluyen restricciones de tiempo, sobre
el proceso de desarrollo y estndares. Los requerimientos no funcionales a
menudo se aplican al sistema en su totalidad. Normalmente apenas se
aplican a caractersticas o servicios individuales del sistema. Los
requerimientos no funcionales, como su nombre sugiere, son aquellos
requerimientos que no se refieren directamente a las funciones especficas
que proporciona el sistema, sino a las propiedades emergentes de ste como
la fiabilidad, el tiempo de respuesta y la capacidad de almacenamiento. De
forma alternativa, definen las restricciones del sistema como la capacidad de
los dispositivos de entrada/salida y las representaciones de datos que se
utilizan en las interfaces del sistema.
2.2.2. Requerimientos

RNF1: El sistema debe mantener una disponibilidad 24 por 7, en toda la


municipalidad distrital de Ancn.

RNF2: El sistema debe ser multi-plataforma, y debe estar a disposicin de


los usuarios.

RNF3: El sistema solo es de uso interno para la municipalidad distrital de


Ancn.

RNF4: El sistema debe ser de fcil manejo, entendible, dinmico.

RNF5: El sistema debe brinda confianza y seguridad de la informacin a los


u a los usuarios.

RNF6: El sistema debe tener una interface amigable.

RNF7: El sistema debe ser flexible, para poder adicionar nuevas funciones.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 7


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 25

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad
Distrital de Ancn
Visin
Versin 1.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
08/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visin con las primeras capturad de Gabriel Lozada Chira
requisitos funcionales del sistema

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

ndice
1. Introduccin ...................................................................................................... 4
1.1. Propsito ............................................................................................................................................................ 4
1.2. Alcance ............................................................................................................................................................... 4
2. Posicionamiento ................................................................................................. 5
2.1. Oportunidad de Negocio .............................................................................................................................. 5
2.2. Sentencia que define el problema ............................................................................................................. 5
3. Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios ............ 6
3.1. Resumen de Stakeholders ............................................................................................................................ 6
3.2. Resumen de Usuarios .................................................................................................................................... 7
3.3. Entorno de usuario.......................................................................................................................................... 8
3.4. Perfil de los Stakeholders ............................................................................................................................ 8
3.4.1. Gerente de Administracin ................................................................................................................. 8
3.5. Perfiles de Usuario ......................................................................................................................................... 9
3.5.1. Administrador .......................................................................................................................................... 9
3.5.2. Jefe de mesa de partes ........................................................................................................................... 9
3.5.3. Gerente...................................................................................................................................................... 10
3.5.4. SubGerente .............................................................................................................................................. 10
3.5.5. Empleado ................................................................................................................................................. 11
4. Descripcin Global del Producto ..................................................................... 11
4.1. Perspectiva del producto ............................................................................................................................11
4.2. Resumen de caractersticas .......................................................................................................................12
4.3. Suposiciones y dependencias ...................................................................................................................13
4.4. Costo y Precio ................................................................................................................................................13
5. Descripcin Global del Producto ..................................................................... 15
5.1. Mdulo de Administracin .......................................................................................................................15
5.2. Mdulo de Usuario Mesa de Partes .......................................................................................................15
5.2.1. Gestin de expedientes externos ..................................................................................................... 15
5.2.2. Gestin de tipos de expedientes ...................................................................................................... 15
5.3. Mdulo de Usuario General ......................................................................................................................15
5.3.1. Gestin de expediente internos........................................................................................................ 15
5.3.2. Bandeja de Entrada .............................................................................................................................. 15
6. Restriccines .................................................................................................... 15
7. Rangos de Calidad ........................................................................................... 15
8. Precedencia y Prioridad .................................................................................. 16
9. Otros requisitos del Producto .......................................................................... 16
9.1. Estndares Aplicables .................................................................................................................................16
10. Requisitos de Documentacin ........................................................................ 17
10.1. Ayuda en Lnea ...........................................................................................................................................17
10.2. Soporte de Instalacin, Configuracin. ..............................................................................................17
11. Conclusiones y Recomendaciones .................................................................. 17

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

VISIN
1. Introduccin

1.1. Propsito

El propsito de ste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de


alto nivel y las caractersticas del sistema web para el proceso de gestin
documental para la municipalidad distrital de Ancn. El documento se centra en
la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios
finales.
Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestin de los documentos que se
generan a diario en toda la municipalidad, desde su creacin hasta su finalizacin,
atendiendo las solicitudes requeridas en el mismo.
Los detalles de cmo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en
la especificacin de los casos de uso y otros documentos adicionales

1.2. Alcance

El documento Visin se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema web para el


proceso de gestin documental para la municipalidad distrital de Ancn. Dicho
sistema ser desarrollado por el estudiante de ingeniera de sistemas Gabriel
Lozada Chira.
El sistema permitir a los usuarios poder gestionar los expedientes emitidos en la
municipalidad tanto por los remitentes internos como por los externos. Luego
adicionar documentos con solicitudes para poder ser atendidos por sus receptores.

1.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa para
describir el proceso de desarrollo de software.
UML: es un lenguaje unificado de modelado. Ofrece un estndar para describir
un plano de sistema, incluyendo aspectos conceptuales tales como proceso de
negocio, funciones de sistemas, y aspectos concretos como expresiones de
lenguaje de programacin.

1.4. Referencias

- Glosario.
- Plan de desarrollo de software.
- RUP (Rational Unified Process).
- Diagrama de casos de uso.

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2. Posicionamiento

2.1. Oportunidad de Negocio

El sistema permitir a la municipalidad poder realizar el proceso de gestin


documental, de manera ordenada, ahorrando de manera considerable gran
cantidad de recursos tales como el tiempo, documentos fsicos, folders, lapiceros,
dinero, entre otros. Adems de mantener toda la informacin al alcance de los
usuarios, de forma segura y confiable, para de esta manera obtener mejores
resultados al atender las solicitudes de cada documento.

2.2. Sentencia que define el problema

El problema Actualmente la municipalidad distrital de Ancn, realiza su


proceso de gestin documental de manera deficiente, ya que
existen grandes inconvenientes en el proceso, que en poco
tiempo se convierten en problemas por los resultados.
Inconvenientes como: acumulacin de expedientes
pendientes, falta de atencin a tiempo de los expedientes,
falta de orden, mala organizacin, falta de importancia en el
proceso, falta de un correcto seguimiento del expediente,
entre otros que generan problemas como la prdida y/o
confusin de los expedientes y documentos ligados, gastos
innecesarios de recursos (que se generan por la prdida de
los expedientes y documentos), prdida de tiempo al realizar
la bsqueda y la derivacin de los expedientes, ya que se
realiza manualmente adems Mesa de partes se ubica en el
primer nivel de la municipalidad, pero los dems rganos se
encuentran en el segundo.

Afecta Toda la municipalidad


Los contribuyentes
Los remitentes externos
El impacto Deficiencia en los resultados del proceso de gestin
asociado documental.
Una adecuada Implementar un sistema de gestin documental que
solucin sera administre todos los documentos que se emiten la
municipalidad, manteniendo un orden y seguimiento de las
acciones realizadas sobre los mismos, para as garantizar
resultados adecuados, ahorrando recursos y de forma segura.

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2.3. Sentencia que define la posicin del Producto

Para Toda la municipalidad


Quienes Realizan sus funciones referentes al rea que se
encuentran.
El nombre del producto Sistema web para el proceso de gestin
documental.
Que Administra todos los documentos emitidos en la
municipalidad, garantizando un orden, seguridad
y ahorro considerable de recursos.
No como El modo de ejecucin del proceso actualmente,
con documentos fsicos, demora en las acciones,
poca seguridad y mala organizacin.
Nuestro producto Permitir ordenar y ejecutar de manera correcta
el proceso de gestin documental, para garantizar
resultados ptimos tanto en el proceso como en
lo econmico.

3. Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y


Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las
necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los
participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de
requerimientos. Tambin es necesario identificar a los usuarios del sistema y
asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa
adecuadamente. Esta seccin muestra un perfil de los participantes y de los
usuarios involucrados en el proyecto, as como los problemas ms importantes
que stos perciben para enfocar la solucin propuesta hacia ellos. No describe sus
requisitos especficos ya que stos se capturan mediante otro artefacto. En lugar
de esto proporciona la justificacin de por qu estos requisitos son necesarios.

3.1. Resumen de Stakeholders

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Nombre Descripcin Responsabilidades


Engel Salinas Gerente del Planificar, organizar, dirigir, coordinar y
rea controlar los Sistemas Administrativos
administrativa Abastecimientos, Tesorera, Contabilidad,
de la Personal y Tecnologa de la Informacin
municipalidad de acuerdo con las disposiciones vigentes.
distrital de Desarrollar las actividades relacionadas
Ancn. con la administracin de fondos, valores,
crdito y seguros, para garantizar una
adecuada gestin y posesin de solvencia
con relacin a los recursos, as como una
eficaz proteccin de los bienes de la
municipalidad.
Controlar el marges de bienes de la
Municipalidad y las acciones derivadas de
su administracin, a travs de la
Subgerencia de Logstica, Gestin
Patrimonial e Informtica
Planificar. organizar y efectuar el control
de la Gestin Patrimonial de los Activos
Fijos de la Municipalidad, as como de los
inventarios anuales.
Controlar la apropiada aplicacin de los
procedimientos contables para el registro
de las operaciones econmicas -
financieras de la municipalidad,
considerando los principios de la
contabilidad y las obligaciones tributarias,
a fin de estructurar los estados financieros
bsicos consolidados.

3.2. Resumen de Usuarios

Nombre Descripcin responsabilidad

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Administrado El administrador, Gestin de usuarios


r va tener el Gestin de areas
privilegio especial
de poder gestionar
los usuarios, las
areas, entre otras
funciones
administrativas del
sistema.
Jefe de Mesa Persona encargada Registrar expedientes externos
de Parte de registrar los Gestionar los tipos de expedientes
expedientes
externos, y revisar Verificar que los expedientes cumplan los
que el remitente requisitos para iniciarlos.
cumpla los
requisitos
detallados en el
TUPA.
Gerente Persona que Registrar expedientes internos
gerencia un rgano Recepcionar, guardar, derivar y finalizar
municipal
expedientes.
SubGeremte Persona que Registrar expedientes internos
gerencia una Recepcionar, guardar, derivar y finalizar
dependencia expedientes.
municipal
Empleado Persona encargada Registrar expedientes internos
de realizar una Recepcionar, guardar, derivar y finalizar
funcin especial en
expedientes.
una gerencia o
subgerencia

3.3. Entorno de usuario

Los usuarios ingresarn al sistema en primer lugar por medio de cualquier


ordenador, con acceso a la red privada de la municipalidad. Luego por
medio de cualquier tipo de navegador web. Dentro del mismo cada usuario
tiene un nombre y un contrasea con la cual podrn tener acceso al sistema.

3.4. Perfil de los Stakeholders


3.4.1. Gerente de Administracin

Representante Engel Salinas

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Descripcin Gerente del rea de Administracin, de la


municipalidad distrital de Ancn
Tipo Administrador
Responsabilidades Encargado de gestionar los procesos de
administrativos de la municipalidad
Criterio de xito Facilidad en la gestin administrativa
Grado de Revisin de requerimientos, estructura del
participacin sistema.
Comentarios Ninguno.

3.5. Perfiles de Usuario


3.5.1. Administrador

Representante Darwin Huaman (El cambio de personal


es constante)
Descripcin Es el administrador en el area de TI.
Tipo Experto en sistemas
Responsabilidades Encargado de gestionar los recursos
informticos de la municipalidad
Criterio de xito El Sistema permita una correcta ejecucin
del proceso de gestin documental.
Grado de Revisin de requerimientos, estructura del
participacin sistema.
Comentarios Ninguno

3.5.2. Jefe de mesa de partes

Representante No precisa por cambio constante del


personal
Descripcin Encargado de registrar los expedientes
externos, y verificar que los expedientes
cumplan todos los requisitos planteados
en el documento TUPA
Tipo Experto en el proceso de gestin
documental
Responsabilidades Encargado de iniciar el proceso de gestin
documental, con los expedientes externos

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 9


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Documento Visin Fecha: 08/01/2015

Encargado de validar que el contribuyente


registre su expediente con los requisitos
necesarios y obligatorios.
Criterio de xito El Sistema permita una correcta ejecucin
del proceso de gestin documental.
Grado de Revisin de una correcta gestin de los
participacin expedientes y documentos ligados al
mismo
Comentarios Ninguno

3.5.3. Gerente

Representante No precisa por ser gran cantidad de


Gerencias
Descripcin Es el Gerente de un rea en especfica de
la municipalidad distrital de Ancn
Tipo Depende del tipo de gerencia
Responsabilidades Encargado de administrar los procesos y
funciones de la gerencia, las subgerencias
y los empleados de la misma
Criterio de xito El Sistema permita una correcta ejecucin
del proceso de gestin documental.
Grado de Revisin de una correcta gestin de los
participacin expedientes y documentos ligados al
mismo.
Comentarios Ninguno

3.5.4. SubGerente

Representante No precisa por ser gran cantidad de


SubGerencias
Descripcin Es el SubGerente de una dependencia, de
un rea en especfica de la municipalidad
distrital de Ancn
Tipo Depende del tipo de subgerencia
Responsabilidades Encargado de administrar los procesos y

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Documento Visin Fecha: 08/01/2015

funciones de la subgerencia y los


empleados de la misma
Criterio de xito El Sistema permita una correcta ejecucin
del proceso de gestin documental.
Grado de Revisin de una correcta gestin de los
participacin expedientes y documentos ligados al
mismo.
Comentarios Ninguno

3.5.5. Empleado

Representante No precisa por ser gran cantidad de


Empleados
Descripcin Es el empleado de un rea o dependencia
en especfica.
Tipo Depende del rea o dependencia a la cual
pertenezca.
Responsabilidades Encargado del rol que se le asigne.
Criterio de xito El Sistema permita una correcta ejecucin
del proceso de gestin documental.
Grado de Revisin de una correcta gestin de los
participacin expedientes y documentos ligados al
mismo.
Comentarios Ninguno

4. Descripcin Global del Producto

4.1. Perspectiva del producto

El producto a desarrollar es un Sistema web para el proceso de gestin


documental para la municipalidad distrital de Ancn. Las rea a tratar por el
sistema, son todas, ya que este proceso se realiza en toda la municipalidad, por
el manejo masivo de los documentos. El sistema se va realizar utilizando la
arquitectura cliente- servidor, con el objetivo de ofrecer eficacia y eficiencia en
el proceso.

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Documento Visin Fecha: 08/01/2015

4.2. Resumen de caractersticas


A continuacin se mostrar un listado con los beneficios que obtendr el cliente
a partir del producto:

Beneficio del cliente Caractersticas que lo apoyan


Digitalizacin de los Al realizar el registro de los documentos en el
documentos sistema, se disminuir el uso de documentos
fsicos, para tenerlos de manera digital, y as
mantener un orden para el manejo masivo de
informacin
Ahorro del recurso tiempo El sistema al realizar el proceso de gestin
documental de manera digital y automatizada,
disminuir el tiempo invertido en cada paso.
Por ejemplo para la derivacin de un
expediente, solo bastar hacer un clic, para
que el receptor pueda tener el expediente y
todos sus documentos ligados.
Ahorro de recursos en general Adems del recuso tiempo, se ahorrar varios
recursos tales como el recurso humano,
facilitando el trabajo del usuario y
garantizando que el proceso se est realizando
de la correcta manera. Luego otros recursos
ahorrados sern por ejemplo los papeles,
lapiceros, folders, entre otros, que en resumen
es ahorro de dinero.
Seguimiento de todas las El sistema mantendr un seguimiento de cada
acciones realizadas accin que se realice en el proceso,
garantizando que se realice de la manera
correcta y si existe algn inconveniente o
problema, se puede verificar la causa y poder
solucionarla. Adems de permitir la auditoria
del proceso.
Seguridad en la Informacin El sistema mantiene reglas estrictamente
establecidas de privilegios por usuario, para
mantener una correcta seguridad de la
informacin. Adems la arquitectura
pemitir que toda la informacin se
almacene de manera segura y ordenada.
Calidad en el servicio El sistema al mantener un orden y
seguimiento correcto del proceso, trae como
resultado calidad en el servicio, y garantiza
optimos resultados.
Repositorio de datos El sistema mantiene un historial completo de

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 12


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

todos los expedientes y documentos


generados, adems de copias de seguridad de
los mismos, para consultas posteriores.

4.3. Suposiciones y dependencias

Se seguir un modelo de procesos que me permita llegar al cliente y


satisfaga con la calidad del servicio.
Se contar con acceso a toda la informacin solicitada, para la
elaboracin del sistema.
La municipalidad tentr el cdigo fuente del sistema y el acceso
completo al mismo, sin la necesidad de licencias, ya que se va realizar
en un lenguaje y base de datos libre.
El desarrollador del proyecto ser independiente de las reglas
organizacionales de la empresa, rendir informes directamente a la
Gerencia de Administracin y de TI de la municipalidad distrital de
Ancn.
Los documentos o informacin que se necesite debern ser solicitados
de manera formal a los encargados de proporcionarla.
La municipalidad debe permitir el acceso a los servidores y red local de
la municipalidad, para poder realizar la implementacin adecuada del
sistema.

4.4. Costo y Precio

A continuacin se presenta los recursos humanos necesarios para realizar


este proyecto

Recursos Humanos
Personal Cantidad Costo Mensual Meses Costo Total
Analista 1 1,500 4 6, 000
Programador 2 1,500 4 12,000
DBA 1 1,500 4 6,000
Testeador 1 1,500 4 6,000
Total 30, 000

Se presenta los materiales de consumo necesarios para realizar las pruebas


y dems acciones.

Materiales
Material Cantidad Costo Unitario (S/.) Costo Total

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Documento Visin Fecha: 08/01/2015

(S/.)
Millar de hojas 2 13 26.00
bond
Copias 50 0.10 5.00
Impresiones 500 0.05 25.00
Archivador 5 1.50 7.50
CD-RM 1 1.50 1.50
Folder con 10 0.80 8.00
fastener
Lapiceros 20 0.5 10.00
Sub Total 83.00

Se presenta los materiales de inversin necesarios para el desarrollo del proyecto, se


detalla el Hardware y Software

Hardware
Material Caractersicas Cantidad Costo Total
(S/.)
Servidor de la Servidor en rack 1 15 000
Base de Datos PowerEdge R420 Intel
OLAP Xeon E5-2440 v2
1.90GHz Sistema
Operativo Windows
Server 2012 8GB
RDIMM Disco Duro 1TB
Sub Total 15 000

Software
Material Caractersicas Cantidad Costo Total
(S/.)
Html, PHP, JS 1 0 0
Licencia de 1 0 0
Postgres sql
Sub Total 0

Se calcular el monto total de todos los recursos y materiales para mostrar el


presupuesto a utilizar en este proyecto.

Presupuesto
Descripcin Costo Total (S/.)
Recursos Humanos 30 000

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

Materiales 15 083
Sub Total 52 583

5. Descripcin Global del Producto


5.1. Mdulo de Administracin
Este mdulo es especial por el privielgio que posee, el cual permite
administrar los usuario y las areas del sistema, entre otras funcionalidades
5.2. Mdulo de Usuario Mesa de Partes
5.2.1. Gestin de expedientes externos
Permite la gestin de expedientes externos, por parte de los
contribuyentes, validando que se presenten los documentos
requeridos para poder iniciarlos.
5.2.2. Gestin de tipos de expedientes
Permite la gestin de los tipos de expedientes, junto con sus
requerimientos, los cuales se encuentran detallados en el
documento TUPA de la municipalidad distrital de Ancn.
5.3. Mdulo de Usuario General
5.3.1. Gestin de expediente internos
Permite la gestin de los expedientes internos, que pueden ser
iniciados por cualquier usuario de la municipalidad, y luego
derivarlos hacia un destino es especfico.
5.3.2. Bandeja de Entrada
Esta interfaz, permite a los usuarios poder gestionar los
expedientes junto a sus documentos ligados. Se realizan acciones
como la recepcin, el guardado, la derivacin, el rechazo y la
finalizacin de los expedientes.

6. Restriccines

Es necesario que se tenga acceso completo al servidor y a la red local de la


municipalidad distrital de Ancn, para poder realizar de forma correcta la
implementacin y pruebas del sistema.

7. Rangos de Calidad

El desarrollo del Sistema web para el proceso de gestin documental, se ajustar

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 15


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

a la Metodologa de desarrollo de Software RUP, contemplando los parmetros


de calidad que la metodologa define.

8. Precedencia y Prioridad

Atributos Descripcin Valor Peso


Prioridad Indica la necesidad de A: Alta 5
implantacin de una
funcin determinada
M: Media 3
B: Baja 1

Nombre de la Valor Peso


Caracterstica
Mdulo de Administracin Alta 5
Mdulo de Usuario Mesa de Alta 5
Partes
Mdulo de Usuario General Alta 5

9. Otros requisitos del Producto

9.1. Estndares Aplicables

Lenguaje para el Diseo aplicaciones: El que sea necesario


Framework de desarrollo: El que sea necesario
Uso de una base de datos Postgres SQL
Protocolo de comunicacin: HTTP
Uso de un sistema operativo: Todos
Metodologa de desarrollo de software: RUP
Herramienta de modelado: UML y la herramienta CASE (Computer Aided
Software Engineering) Rational Rose

9.2. Requisitos de Sistema

Para instalar la Aplicacin Cliente Servidor se necesitar un servidor:


Plataforma: Windows /XP o Linux (A preferencia del cliente)
Procesador Intel/AMD (A preferencia del cliente) mayor a 2.5 GHz

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 16


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Documento Visin Fecha: 08/01/2015

Memoria RAM de 8 GB
Disco Duro de 5000 GB de almacenamiento
Tarjeta de Red Ethernet Gigabit

9.3. Requisitos de Desempeo

Uno de los requerimientos primarios es permitir el acceso a la red y al servidor


local de la municipalidad, para poder realizar las distintas pruebas.

9.4. Requisitos de Entorno

El mdulo Cliente Servidor estar disponible al personal de la municipalidad


distrital de Ancn tal como lo determine la misma y en las condiciones pactadas.

10. Requisitos de Documentacin

10.1. Ayuda en Lnea

Sobre informe de errores que tengan los usuarios al utilizar la aplicacin, podrn
contactar al personal de programacin de la aplicacin por medio telefnico o va
Internet.

10.2. Soporte de Instalacin y configuracin.

En la adquisicin del producto, el cliente recibir el soporte y apoyo para la


instalacin de la aplicacin, donde se ensear paso a paso el uso adecuado del
sistema y como solucionar los posibles errores que se encuentren durante la
instalacin.

11. Conclusiones y Recomendaciones

El sistema web para el proceso de gestin documental, es un sistema orientado


netamente al este proceso, el cual manejar y gestionar grandes cantidades de
informacin, entre expedientes y documentos, garantizando a sus usuario, calidad
en servicio, ahorro de recursos y seguridad en todo sentido.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 17


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 26

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad
Distrital de Ancn
Modelo de caso de uso del negocio
Versin 2.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de caso de uso del negocio Fecha: 10/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
10/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento de
modelo de caso de uso de Negocio Gabriel Lozada Chira
11/04/2015 2.0 Actualizacin y mejora del
diagrama y de las definiciones de Gabriel Lozada Chira
cada caso de uso.

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Modelo de caso de uso del negocio Fecha: 10/01/2015

ndice
1. Introduccin ................................................................................................... 5
1.1. Propsito ............................................................................................................................................................ 5
1.2. Alcance ............................................................................................................................................................... 5
2. Diagrama de Visin, Misin, Objetos y Metas................................................ 6
3. Descripcin de los Trabajadores..................................................................... 6
3.1. Usuario de Mesa de Partes .......................................................................................................................... 6
3.2. Gerente ............................................................................................................................................................... 7
3.3. SubGerente ....................................................................................................................................................... 7
3.4. Empleado ........................................................................................................................................................... 7
3.5. Notificador ........................................................................................................................................................ 7
4. Descripcin de los Actores .............................................................................. 7
4.1. Remitente - Contribuyente .......................................................................................................................... 7
5. Casos de Uso ................................................................................................... 8
5.1. Diagrama de casos de uso ........................................................................................................................... 8
5.2. Caso de Uso 1: Generar solicitud de expediente externo ................................................................ 9
5.2.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 9
5.2.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................... 9
5.2.3. Flujo de eventos principal:................................................................................................................ 9
5.2.4. Flujo de eventos alternativos: .......................................................................................................... 9
5.2.5. Post-condiciones: .................................................................................................................................. 9
5.2.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................... 9
5.3. Caso de Uso 2: Recepcionar, revisar expedientes y requisitos del mismo ............................... 9
5.3.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 9
5.3.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................... 9
5.3.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 10
5.3.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 10
5.3.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 10
5.3.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 10
5.4. Caso de Uso 3: Generar solicitud de expediente interno ..............................................................10
5.4.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 10
5.4.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 10
5.4.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 10
5.4.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 10
5.4.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 11
5.4.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 11
5.5. Caso de Uso 4: Registrar documentos respuesta al expediente ..................................................11
5.5.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 11
5.5.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 11
5.5.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 11
5.5.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 11
5.5.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 11
5.5.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 11
5.6. Caso de Uso 5: Recepcionar expedientes ...........................................................................................11

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5.6.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 11


5.6.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 11
5.6.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 11
5.6.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 12
5.6.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 12
5.6.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 12
5.7. Caso de Uso 6: Derivar expedientes .....................................................................................................12
5.7.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 12
5.7.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 12
5.7.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 12
5.7.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 12
5.7.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 12
5.7.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 12
5.8. Caso de Uso 7: Rechazar expedientes ..................................................................................................12
5.8.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 12
5.8.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 12
5.8.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 13
5.8.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 13
5.8.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 13
5.8.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 13
5.9. Caso de Uso 8: Finalizar expedientes ...................................................................................................13
5.9.1. Descripcin: .......................................................................................................................................... 13
5.9.2. Pre-condiciones: ................................................................................................................................. 13
5.9.3. Flujo de eventos principal:.............................................................................................................. 13
5.9.4. Flujo de eventos alternativos: ........................................................................................................ 13
5.9.5. Post-condiciones: ................................................................................................................................ 13
5.9.6. Requerimientos especiales: ............................................................................................................. 13
5.10. Caso de Uso 8: Notifica el resultado del expediente externo finalizado ............................14
5.10.1. Descripcin: ..................................................................................................................................... 14
5.10.2. Pre-condiciones: ............................................................................................................................. 14
5.10.3. Flujo de eventos principal: ......................................................................................................... 14
5.10.4. Flujo de eventos alternativos:.................................................................................................... 14
5.10.5. Post-condiciones: ........................................................................................................................... 14
5.10.6. Requerimientos especiales:......................................................................................................... 14

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MODELADO DE CASO DE USO DEL NEGOCIO

1. Introduccin

1.1. Propsito

1.2. Alcance

Este documento se realiza en forma previa al Modelo de Casos de Uso del


Sistema y constituye una entrada fundamental para realizar el mismo. El
propsito principal de modelar actores y CU del Negocio es describir como se
utiliza el negocio por parte de sus clientes y socios. Estos Casos de Uso del
Negocio constituyen los procesos del Negocio que dan valor a los actores
involucrados. Estos procesos son el vehculo con el que el Negocio hace cosas.
Las estrategias del Negocio se traducen en Objetivos del Negocio que guan las
actividades realizadas en los procesos del Negocio, por lo que cada CU del
Negocio debe soportar por lo menos un objetivo del Negocio

1.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa
para describir el proceso de desarrollo de software.
UML: es un lenguaje unificado de modelado. Ofrece un estndar para describir
un plano de sistema, incluyendo aspectos conceptuales tales como proceso de
negocio, funciones de sistemas, y aspectos concretos como expresiones de
lenguaje de programacin.

1.4. Referencias

- Glosario.
- Plan de desarrollo de software.
- RUP (Rational Unified Process).
- Diagrama de casos de uso.

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2. Diagrama de Visin, Misin, Objetos y Metas

Por medio de este diagrama, podemos ver de manera general la visin, misin, objetos y
Metas que tiene la empresa, teniendo en cuenta que estn orientados a la eficiencia y al
servicio en sus procesos

3. Descripcin de los Trabajadores

3.1. Usuario de Mesa de Partes

El usuario de mesa de partes, es el nico usuario que registra los


expediente externos, existen distintos tipos de expedientes externos, los
cuales tiene requerimientos, para poder ser iniciados, estos
requerimientos se encuentran detallados en el documento TUPA de la
municipalidad distrital de Ancn, si no se cumplen los requerimientos, el
expediente no procede y se queda en espera hasta que se cumplan todos.

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3.2. Gerente

Es aquel usuario que gerencia un rea en especfica en la municipalidad


distrital de Ancn, adems tiene a su mando los subgerentes y empleados
de la gerencia. El Gerente es el nico que puede finalizar los expedientes
externos, ya que con su firma realiza esta accin.
Puede iniciar expedientes internos y derivarlos a otras gerencias, a sus
propias subgerencias y empleados.

3.3. SubGerente

Es aquel usuario que gerencia una dependencia en especfica en la


municipalidad distrital de Ancn, adems tiene a su mando los
empleados de esta subgerencia.
Puede iniciar expedientes internos y derivarlos a su gerente, a otras
subgerencias pero pertenecientes a la misma gerencia y tambin a los
empleados de su misma subgerencia

3.4. Empleado

Es aquel usuario trabajador que pertenece a una gerencia y/o a un


subgerencia en la municipalidad distrital de Ancn.
Puede iniciar expedientes internos y derivarlos a su subgerente y a los
dems empleados de su propia subgerencia.

3.5. Notificador

Es aquella persona que notifica a los remitentes externos, que el


expediente que iniciaron, ya se finaliz. Enva el documento de
finalizacin al remitente

4. Descripcin de los Actores

4.1. Remitente - Contribuyente

El remitente es aquella persona que inicia un expediente, con el primer


documento ligado a este expediente, este expediente puede ser interno o
externo. Cuando son expedientes internos, los remitentes son los propios
empleados de la municipalidad distrital de Ancn, pero cuando los
expedientes son externos, los remitentes pueden ser los contribuyentes
del distrito, o entidades externas a la municipalidad, como por ejemplo

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ministerios.
Estos remitentes esperan una respuesta a la solicitud enviada al iniciar el
expediente.

5. Casos de Uso

5.1. Diagrama de casos de uso

Por medio del diagrama de caso de uso del negocio, podemos tener una visin general
de las funciones de cada uno de los actores externo o internos, que intervienen en el
proceso de gestin documental.

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5.2. Caso de Uso 1: Generar solicitud de expediente externo

5.2.1. Descripcin:
Es la generacin de un nuevo expediente externo, por parte del
Remitente - Contribuyente, el cual puede ser un contribuyente de
la municipalidad distrital de Ancn, o un remitente externo a la
municipalidad, como por ejemplo un ministerio.
5.2.2. Pre-condiciones:
Para poder generar un expediente externo, se deben cumplir con
los requisitos que menciona el documento TUPA de la
municipalidad distrital de Ancn por cada tipo de expediente
externo que se pretende registrar.
5.2.3. Flujo de eventos principal:
El remitente - contribuyente llega a la municipalidad, presenta los
documentos necesarios para realizar su solicitud.
Cada documento debe tener un Asunto en especfico, y un
contenido obligatoriamente.
5.2.4. Flujo de eventos alternativos:
En caso no se cumplan con todos los requisitos, el expediente se
queda en estado: Pendiente de requisitos, el remitente-
contribuyente, deber regularizar el expediente en los prximos
tres das hbiles, de lo contrario, el expediente se finalizar, con
un detalle de incompleto.
5.2.5. Post-condiciones:
El expediente externo se presenta y cumple con todos los
requisitos obligatorios.
5.2.6. Requerimientos especiales:
Los requerimientos especiales se detallan en el documento TUPA
de la municipalidad distrital de Ancn.

5.3. Caso de Uso 2: Recepcionar, revisar expedientes y requisitos del


mismo

5.3.1. Descripcin:
Es la accin recepcionar y registrar los expedientes externos, por
parte del remitente - contribuyente, todo esto si se cumplen los
requisitos por el tipo de expediente que se presenta.
5.3.2. Pre-condiciones:
Para poder recepcionar se deben cumplir con los requisitos que

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menciona el documento TUPA de la municipalidad distrital de


Ancn por el tipo de expediente presentado.
5.3.3. Flujo de eventos principal:
El usuario de mesa de partes, genera un nmero de expediente
externo, el conjunto de los documentos presentados forma el
expediente.
El usuario de mesa de partes verifica que se cumplan todos los
requisitos para este tipo de expediente. Y si es as lo deriva hacia
la gerencia que ser encargada de atender este expediente
5.3.4. Flujo de eventos alternativos:
En caso no se cumplan con todos los requisitos, el expediente se
queda en estado: Pendiente de requisitos, y se informa al
remitente que debe realizar la regularizacin.
5.3.5. Post-condiciones:
El expediente se registra correctamente en la base de datos.
5.3.6. Requerimientos especiales:
Los requerimientos especiales se detallan en el documento TUPA
de la municipalidad distrital de Ancn.

5.4. Caso de Uso 3: Generar solicitud de expediente interno

5.4.1. Descripcin:
Es la generacin de un nuevo expediente interno, por parte de
cualquier usuario de la municipalidad, que puede ser un gerente,
subgerente o empleado. De la misma manera como un expediente
externo, el expediente interno es formado por un conjunto de
documentos, pero no son necesarios los requisitos que se detalla
en el documento TUPA.
5.4.2. Pre-condiciones:
Para poder generar un expediente interno, el usuario debe
pertenecer a la municipalidad distrital de Ancn.
5.4.3. Flujo de eventos principal:
El usuario debe registrar un nuevo documento el cual debe tener
necesariamente un asunto y un contenido. Con este documento se
genera un expediente y por consiguiente un nmero de
expediente.
5.4.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno.

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5.4.5. Post-condiciones:
Expedientes externos correctamente registrados
5.4.6. Requerimientos especiales:
Ninguno.

5.5. Caso de Uso 4: Registrar documentos respuesta al expediente

5.5.1. Descripcin:
Esta accin, es para poder registrar nuevos documentos a los
expedientes ya generados, se realiza de la misma manera tanto en
los expedientes externos como en los internos. De igual manera
se necesita de manera obligatoria un asunto y un contenido.
5.5.2. Pre-condiciones:
Debe existir un expediente ya generado con un nmero asignado,
y por lo menos el expediente debe tener un documento ligado.
5.5.3. Flujo de eventos principal:
Cuando llega un expediente a un usuario, este genera un nuevo
documento y lo agrega al expediente para poder volver a
derivarlo, con el nuevo documento como respuesta del ltimo
anterior documento.
5.5.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno
5.5.5. Post-condiciones:
Nuevo documento correctamente registrado en el expediente.
5.5.6. Requerimientos especiales:
Ninguno

5.6. Caso de Uso 5: Recepcionar expedientes

5.6.1. Descripcin:
Es la accin que permite recepcionar los expedientes, al
recepcionar estas aceptando que el expediente est correctamente
redactado y pertenece al usuario al cual se ha derivado.
5.6.2. Pre-condiciones:
Se debe haber registrado correctamente los expedientes.
5.6.3. Flujo de eventos principal:
Una vez que se le ha derivado un documento, este se debe revisar

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 11


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y si cumple con todo lo requerido para que el usuario lo pueda


revisar y atender, se recepciona.
5.6.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno
5.6.5. Post-condiciones:
Expediente correctamente recepcionado por los usuarios.
5.6.6. Requerimientos especiales:
Ninguno

5.7. Caso de Uso 6: Derivar expedientes

5.7.1. Descripcin:
Es la accin que permite derivar los expedientes tanto internos
como externos, los cuales tiene documentos.
5.7.2. Pre-condiciones:
Se debe haber registrado correctamente los expedientes.
5.7.3. Flujo de eventos principal:
Una vez que se tiene un expediente correctamente registrado, se
debe escoger el destino, y derivarlo, para su atencin.
5.7.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno
5.7.5. Post-condiciones:
Expediente correctamente derivado hacia alguna gerencia,
subgerencia o dependencia.
5.7.6. Requerimientos especiales:
Ninguno

5.8. Caso de Uso 7: Rechazar expedientes

5.8.1. Descripcin:
Esta accin se trata como su propio nombre lo menciona,
rechazar los expedientes, por distintos motivos como por ejemplo
que no cumpla con todos los requisitos, o que el expediente se
haya derivado hacia la gerencia, subgerencia o empleado
equivocado.
5.8.2. Pre-condiciones:
Para que se pueda rechazar un expediente, antes se debe haber

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Modelo de caso de uso del negocio Fecha: 10/01/2015

derivado un expediente hacia el usuario que posteriormente lo


rechazar.
5.8.3. Flujo de eventos principal:
Llega el expediente hacia el usuario, el usuario lo revisa y
Analiza, se da cuenta que el expediente no es el correcto o posee
Alguna clase de falla, se realiza el rechazo.
5.8.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno.
5.8.5. Post-condiciones:
Expediente correctamente rechazado
5.8.6. Requerimientos especiales:
Ninguno

5.9. Caso de Uso 8: Finalizar expedientes

5.9.1. Descripcin:
Esta accin permite a finalizar los expedientes, cuando un
expediente se finaliza ya no se puede manipular, solo queda en
registro de archivos.
Cada usuario puede finalizar el expediente que inici, pero solo
los gerentes pueden finalizar los expediente externos.
5.9.2. Pre-condiciones:
Expediente registrado.
5.9.3. Flujo de eventos principal:
El expediente es derivado hacia la persona que la inici, o en caso
de ser un expediente externo, hacia el gerente. Este usuario revisa
el expediente, genera un reporte de finalizacin, detallando el
porqu de la finalizacin, y finaliza el expediente con su firma y
sello.
5.9.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno
5.9.5. Post-condiciones:
Expediente correctamente finalizado
5.9.6. Requerimientos especiales:
Ninguno

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 13


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Modelo de caso de uso del negocio Fecha: 10/01/2015

5.10. Caso de Uso 8: Notifica el resultado del expediente externo


finalizado

5.10.1. Descripcin:
Esta accin se realiza cuando se ha finalizado un expediente
externo. Se trata de enviar el reporte de finalizacin, al remitente
- contribuyente, por medio del usuario notificador.
5.10.2. Pre-condiciones:
Expediente correctamente finalizado
5.10.3. Flujo de eventos principal:
El Gerente finaliza un expediente, y enva el reporte al
notificador, para que este lo enve de manera fsica a la direccin
del remitente, o entregrselo el da que se acerque a la
municipalidad distrital de Ancn
5.10.4. Flujo de eventos alternativos:
Ninguno
5.10.5. Post-condiciones:
Reportes de finalizacin, correctamente enviados.
5.10.6. Requerimientos especiales:
Debe estar registrada la direccin del remitente - contribuyente.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 14


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 27

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad
Distrital de Ancn
Arquitectura
Versin 2.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
08/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
arquitectura con las primeras Gabriel Lozada Chira
capturas de requisitos funcionales
del sistema
10/05/2015 2.0 Afinar definiciones y agregado de
diagramas. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


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Arquitectura Fecha: 08/01/2015

ndice
1. Introduccin ...................................................................................................... 4
1.1. Propsito ...................................................................................................................................................... 4
1.2. Vista General .............................................................................................................................................. 4
1.3. Entidades ...................................................................................................................................................... 4
2. Representacin de la Arquitectura .................................................................... 4
3. Metas y Restricciones de la Arquitectura .......................................................... 5
3.1. Metas ............................................................................................................................................................. 5
3.2. Restricciones del Sistema ...................................................................................................................... 5
4. Arquitectura de Software .................................................................................. 5
4.1. Capa Vista ................................................................................................................................................... 5
4.1.1. Organizacin ......................................................................................................................................5
4.1.2. Tecnologas usadas ..........................................................................................................................6
4.2. Capa Control............................................................................................................................................... 6
4.2.1. Organizacin ......................................................................................................................................6
4.2.2. Tecnologas usadas ..........................................................................................................................7
4.3. Capa Datos .................................................................................................................................................. 7
4.3.1. Organizacin ......................................................................................................................................7
4.3.2. Tecnologas usadas ..........................................................................................................................7

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

ARQUITECTURA

1. Introduccin
El presente documento nos muestra el enfoque arquitectural del sistema haciendo
uso de diferentes vistas arquitectnicas para as poder ilustrar las caractersticas ms
importantes del sistema. Se pretende capturar y transmitir las decisiones
arquitectnicas ms importantes realizadas en el sistema.

1.1. Propsito
Este documento de arquitectura de software tiene como propsito brindar una
visin comprensible de la arquitectura general del software utilizando
diferentes vistas de la arquitectura para ilustrar diferentes aspectos del mismo.

1.2. Vista General


Este documento cuenta con una breve descripcin de los subsistemas con los
que cuenta el sistema de logstica integral, describiendo los diferentes
diagramas utilizando para el modelado de este sistema.

1.3. Entidades
En este proyecto se utilizaran las siguientes entidades: usuario, proveedor,
cliente, materia prima, producto, impuesto.

2. Representacin de la Arquitectura
La Arquitectura a utilizar ser Cliente-Servidor. Se desarrollar una sola aplicacin
integrada, en la que solo se permitir el acceso a los usuarios registrados en el
sistema y a las tareas a las cuales tengan acceso autorizado. Se emplear un solo
servidor centralizado.

La Arquitectura se realizar en cuatro capas: Vista, Control y Datos.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

3. Metas y Restricciones de la Arquitectura

La meta principal de la arquitectura del sistema es mostrar los aspectos principales


que influirn en la etapa de desarrollo.
Se tomarn en cuenta las siguientes metas y restricciones para el diseo de la
arquitectura del sistema:

3.1. Metas

1. El sistema SIGMUNI Ancn, permitir el acceso a sus usuarios desde


cualquier terminal de la municipalidad distrital de Ancn.
2. Para poder acceder al sistema, se requiere de un usuario registrado, y
con un privilegio asignado, as como de una contrasea. Dependiendo
del privilegio del usuario, se habilitarn o deshabilitarn acciones.
3. Los requerimientos estipulados en el documento de requerimientos, debe
ser considerados como parte de la arquitectura del sistema a
implementar.
4. El uso del sistema SIGMUNI Ancn, se limita dentro de la organizacin.
Fuera de ella no se podr acceder al sistema.

3.2. Restricciones del Sistema

1. El sistema usar PostgresSql como motor de Base de Datos


necesariamente. Debe considerarse de manera obligatoria la elaboracin
de una copia de respaldo de las tablas para no afectar la informacin
almacenada antes de poner en total funcionamiento del sistema.
2. Las caractersticas tcnicas del servidor, no debe ser menor a un
procesador Xeon E5-2440 v2, 1.9 GHz, 8Gb de RAM, Disco duro de 1
TB. El sistema operativo a disposicin del cliente (Windows server o
Linux).
3. Las computadoras que se de la municipalidad distrital de Ancn, deben
mantenerse en red.

4. Arquitectura de Software

4.1. Capa Vista

4.1.1. Organizacin

La capa de vista, es la capa que se relaciona directamente con el usuario


final.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

4.1.2. Tecnologas usadas

Se utilizar el lenguaje de maquetacin HTML, Java Script para


distintas validaciones y CSS para el diseo de las interfaces. Aadido a
el diseo se usaran los software Photoshop e Illustrator.

4.2. Capa Control - Negocio


4.2.1. Organizacin

La capa control, es la intermediaria para llegar a la capa de Datos. No se


realiza ninguna clase de consulta directamente hacia la capa de datos,
siempre tiene que pasar antes por la capa de control.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

4.2.2. Tecnologas usadas


Se utilizara el lenguaje de programacin PHP, para realizar las funciones
y procedimientos necesarios para el correcto funcionamiento.

4.3. Capa Datos


4.3.1. Organizacin
Esta capa realiza las consultas a la base de datos.

4.3.2. Tecnologas usadas


Para esta capa se utilizar PHP, y la utilizacin de un controlador para
realizar la conexin con la base de datos Postgres SQL

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 7


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Arquitectura Fecha: 08/01/2015

5. Diagrama WAE
Descripcin: En 1998, Jim Conallen defini
una extensin a la que denomin WAE (Web
Application Extension) para UML. Esta
extensin es la convencin ms difundida y
aceptada hasta nuestros das y podramos decir
que define el estndar de facto. En esta entrega,
formada por dos artculos, presentaremos los
elementos que definen el 20-80 en el modelado
de aplicaciones Web usando la WAE. El foco
de este artculo es la WAE en los diagrama de
clases.

En este diagrama debemos tener en cuenta lo


siguiente:

Server Page: Representa una pgina Web que


tiene scripts ejecutados por el servidor. Estos
scripts interactan con los recursos que se
encuentran al alcance del servidor. Slo puede
mantener relaciones con objetos que se
encuentren en el servidor

Client Page: Representan pginas que son


dibujadas por el navegador web y pueden ser
una combinacin de algn o algunos lenguajes
de marcado, scripts del lado del cliente, islas de
datos, etc.

Form: Representa una coleccin de campos de


entrada que forman parte con una pgina del
lado cliente (Client Page). Tiene una
correspondencia directa con la etiqueta
<FORM> de XHTML o HTML.

ClientScript Object: Es una coleccin de


scripts del lado del cliente que existe como un
archivo separado y que son incluidos mediante
una peticin independiente por parte del
navegador.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 18


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 28
Sistema Web para el proceso de Gestin
Documental para la Municipalidad Distrital
de Ancn
Modelo de Anlisis
Versin 2.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
08/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
anlisis. Gabriel Lozada Chira
30/06/2015 2.0 Mejora de los diagramas de
secuencia y colaboracin. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

ndice
1. Introduccin ........................................................................................................... 5
1.1. Propsito .................................................................................................................................................................... 5
1.2. Vista General ........................................................................................................................................................... 5
2. Modelado Esttico del Sistema ............................................................................... 5
2.1. Diagrama de clases ................................................................................................................................................ 6
3. Modelado Dinmico del Sistema ............................................................................ 7
3.1. Login ........................................................................................................................................................................... 7
3.1.1. Diagrama de Colaboracin ...................................................................................................................... 7
3.1.2. Diagrama de Secuencia .............................................................................................................................. 8
3.2. Gestionar Gerencias .............................................................................................................................................. 9
3.2.1. Diagrama de Colaboracin ...................................................................................................................... 9
3.2.2. Diagrama de Secuencia .............................................................................................................................. 9
3.3. Gestionar SubGerencias ................................................................................................................................... 10
3.3.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................10
3.3.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................10
3.4. Gestionar Usuarios ............................................................................................................................................. 11
3.4.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................11
3.4.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................11
..............................................................................................................................................................................................11
3.5. Gestionar Asignar privilegios ......................................................................................................................... 12
3.5.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................12
3.5.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................12
3.6. Gestionar Remitente ........................................................................................................................................... 13
3.6.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................13
3.6.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................13
3.7. Gestionar Tipo de Expediente ........................................................................................................................ 14
3.7.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................14
3.7.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................15
3.8. Registrar Expedientes Externos ..................................................................................................................... 15
3.8.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................16
3.8.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................17
3.9. Registrar Expedientes Internos ...................................................................................................................... 17
3.9.1. Diagrama de Colaboracin ....................................................................................................................18
3.9.2. Diagrama de Secuencia ............................................................................................................................18
3.10. Derivar Expedientes Guardados ............................................................................................................... 19
3.10.1. Diagrama de Colaboracin ................................................................................................................19
3.10.2. Diagrama de Secuencia .......................................................................................................................19
3.11. Consultar Expedientes .................................................................................................................................. 19
3.11.1. Diagrama de Colaboracin ................................................................................................................20
3.11.2. Diagrama de Secuencia .......................................................................................................................20
3.12. Bandeja de Entrada ........................................................................................................................................ 21

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.12.1. Diagrama de Colaboracin ................................................................................................................22


3.12.2. Diagrama de Secuencia .......................................................................................................................22

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

MODELO DE ANLISIS
1. Introduccin
El presente documento se centra en la funcionalidad requerida del sistema con sus
respectivos usuarios.
Esta funcionalidad se basa en el proceso de gestin documental de la municipalidad
distrital de Ancn. Los detalles de cmo el sistema cubre los diferentes
requerimientos del interesado se pueden observar en la especificacin de los casos de
uso, en la especificacin de los casos de negocio y otros documentos adicionales.

1.1. Propsito
El propsito de este documento es colectar, analizar y definir las necesidades de alto
nivel y caractersticas del Sistema web para el proceso de gestin documental para la
municipalidad Distrital de Ancn. Se enfoca en los detalles de cmo este sistema
cubre las necesidades del negocio y cmo funciona mediante diagramas bien
especificadas.

1.2. Vista General


El sistema web para el proceso de gestin documental permitir a la municipalidad
distrital de Ancn, realizar este proceso de mejor manera en todo sentido,
manteniendo un ahorro significativo de recursos y mejorar el nivel de servicio hacia
los distintos usuarios.

1.3. Referencias
Glosario.
Modelo de casos de uso

2. Modelado Esttico del Sistema


El modelo Esttico tiene la tarea de modelar la estructura esttica de nuestro sistema,
mostrndonos las clases, objeto y relaciones que existen dentro del sistema. Este
modelo tiene dos herramientas para mostrar de una manera ms grfica el

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

comportamiento esttico del sistema, en este caso utilizaremos el Diagrama de


clases.
Estas relaciones se describen en el diagrama de clases a continuacin.

2.1. Diagrama de clases

El diagrama de clases, muestra cada una de las clases utilizadas en el desarrollo del sistema, teniendo como las
principales la de: Expedientes, Documentos y Seguimiento, ya que estas manejan la gran mayora de datos del
proceso de gestin documental.

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Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3. Modelado Dinmico del Sistema

El modelo Dinmico tiene la tarea de modelar el comportamiento del sistema durante el


transcurso del tiempo o en funcin al tiempo. A continuacin mostraremos la conducta
del sistema a travs de los siguientes diagramas:

3.1. Login

Esta interface es permite el inicio de sesin de los distintos usuarios. Al momento de realizar
el inicio de sesin se permite el acceso en primer lugar a la base de datos, por medio de un
usuario interno de base de datos, ya configurado. Y en segundo lugar en la validacin del
sistema a partir de una tabla de base de datos, brindando los privilegios segn el tipo de
usuario que ingrese al sistema.

3.1.1. Diagrama de Colaboracin

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Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.1.2. Diagrama de Secuencia

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Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.2. Gestionar Gerencias

Esta es una funcin especial del administrador que permite el registro, modificacin y
eliminacin de las gerencias.
3.2.1. Diagrama de Colaboracin

3.2.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 9


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.3. Gestionar SubGerencias

Esta es una funcin especial del administrador que permite el registro, modificacin y
eliminacin de las Subgerencias.

3.3.1. Diagrama de Colaboracin

3.3.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 10


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.4. Gestionar Usuarios

Esta es una funcin especial del administrador que permite el registro, modificacin y
eliminacin de usuarios para el sistema. Adems de asignarle los privilegios necesarios.

3.4.1. Diagrama de Colaboracin

3.4.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 11


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.5. Gestionar Asignar privilegios

Esta ventana brinda una funcin nica del administrador, que es de asignar los
privilegios a los usuarios. Los cuales son Usuario experto, Usuario junior y Usuario
simple.
3.5.1. Diagrama de Colaboracin

3.5.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 12


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.6. Gestionar Remitente

Esta ventana permite la gestin de los remitentes, los cuales se utilizarn para el registro de
expedientes externos. Esta es una funcin especial de usuario experto.

3.6.1. Diagrama de Colaboracin

3.6.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 13


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.7. Gestionar Tipo de Expediente

Esta funcin es nica para el usuario experto, permite el registro de los tipos de expedientes
que se pueden registrar, por gerencia, adems de los requisitos que se necesitan para generar
cada tipo de expediente. Y todo esto segn el documento TUPA de la municipalidad distrital
de Ancn.

3.7.1. Diagrama de Colaboracin

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.7.2. Diagrama de Secuencia

3.8. Registrar Expedientes Externos

Esta ventana permite la gestin de los remitentes, los cuales se utilizarn para el registro de
expedientes externos. Esta es una funcin especial de usuario experto.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 15


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.8.1. Diagrama de Colaboracin

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 16


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.8.2. Diagrama de Secuencia

3.9. Registrar Expedientes Internos

Esta ventana permite el registro de expedientes internos, los cuales se manejan de manera
interna en la municipalidad distrital de Ancn. Esta funcin es para todos los usuarios.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 17


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.9.1. Diagrama de Colaboracin

3.9.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 18


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.10. Derivar Expedientes Guardados

Esta ventana muestra una lista de los expedientes guardados antes de ser derivados,
para realizar su derivacin de manera masiva. Es una funcin para todos los usuarios

3.10.1. Diagrama de Colaboracin

3.10.2. Diagrama de Secuencia

3.11. Consultar Expedientes

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 19


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

Esta ventana, permite consultar los expedientes EXTERNOS, para poder realizar
su edicin, dependiendo del estado en que se encuentren. Es una funcin especial
para el usuario experto.

3.11.1. Diagrama de Colaboracin

3.11.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 20


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.12. Bandeja de Entrada

Es la interface de organizacin de expedientes que tiene cada uno de los


usuarios, aqu puede ver todos los detalles de los expedientes que maneja, o
ha manejado, segn un filtro de estados. Tambin puede ver los documentos
ligados a los expedientes. Adems esta interface permite la recepcin de
expedientes, el rechazo de expedientes, el guardado de nuevos documentos en
los expedientes, la finalizacin de los expedientes, y la generacin de reportes.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 21


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Anlisis Fecha: 08/01/2015

3.12.1. Diagrama de Colaboracin

3.12.2. Diagrama de Secuencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 22


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 29

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad
Distrital de Ancn
Modelo de caso de uso del sistema
Versin 3.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
10/01/2015 1.0 Propuesta inicial del documento de
modelo de caso de uso del sistema Gabriel Lozada Chira
20/02/2015 1.2 Aumento y mejora de Casos de uso
e interfaces. Gabriel Lozada Chira
25/03/2015 2.0 Aumento y mejora de Casos de uso
e interfaces. Gabriel Lozada Chira
10/05/2015 3.0 Aumento y mejora de Casos de uso
e interfaces. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

ndice
1. Introduccin ...................................................................................................... 6
1.1. Propsito ............................................................................................................................................................ 6
1.2. Alcance ............................................................................................................................................................... 6
2. Descripcin de los Actores ................................................................................. 7
3. Casos de Uso ...................................................................................................... 8
3.1. Diagrama de casos de uso ............................................................................................................................ 8
3.2. Caso de Uso 1:Login ..................................................................................................................................... 9
3.2.1. Descripcin: .............................................................................................................................................. 9
3.2.2. Diagrama: .................................................................................................................................................. 9
3.2.3. Especificacin .......................................................................................................................................... 9
3.2.4. Prototipo: ................................................................................................................................................. 11
3.3. Caso de Uso 2: Gestionar Usuarios........................................................................................................12
3.3.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 12
3.3.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 13
3.3.3. Especificacin ........................................................................................................................................ 13
3.3.4. Prototipo ................................................................................................................................................... 16
3.4. Caso de Uso 3: Asignar Privilegios .......................................................................................................16
3.4.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 16
3.4.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 17
3.4.3. Especificacin:....................................................................................................................................... 17
3.5. Caso de Uso 4: Buscar Usuarios .............................................................................................................18
3.5.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 18
3.5.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 18
3.5.3. Especificacin ........................................................................................................................................ 18
3.5.4. Prototipo ................................................................................................................................................... 20
3.6. Caso de Uso 5: Gestionar Gerencias .....................................................................................................20
3.6.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 20
3.6.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 20
3.6.3. Especificacin:....................................................................................................................................... 21
3.6.4. Prototipo: ................................................................................................................................................. 22
3.7. Caso de Uso 6: Buscar Gerencias ...........................................................................................................22
3.7.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 22
3.7.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 23
3.7.3. Especificacin:....................................................................................................................................... 23
3.7.4. Prototipo: ................................................................................................................................................. 24
3.8. Caso de Uso 7: Gestionar SubGerencias..............................................................................................24
3.8.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 24
3.8.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 24
3.8.3. Especificacin ........................................................................................................................................ 24
3.8.4. Prototipo: ................................................................................................................................................. 26
3.9. Caso de Uso 8: Buscar SubGerencias ...................................................................................................26
3.9.1. Descripcin: ............................................................................................................................................ 26
3.9.2. Diagrama: ................................................................................................................................................ 27
3.9.3. Especificacin:....................................................................................................................................... 27

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.9.4. Prototipo: ................................................................................................................................................. 28


3.10. Caso de Uso 9: Registrar Expedientes Externos.............................................................................28
3.10.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 28
3.10.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 28
3.10.3. Especificacin: .................................................................................................................................... 28
3.10.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 36
3.11. Caso de Uso 10: Gestionar tipo de expedientes ..............................................................................36
3.11.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 36
3.11.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 36
3.11.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 36
3.11.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 38
3.12. Caso de Uso 11: Buscar tipo de expedientes ...................................................................................38
3.12.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 38
3.12.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 39
3.12.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 39
3.12.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 40
3.13. Caso de Uso 12: Gestionar remitentes................................................................................................40
3.13.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 40
3.13.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 40
3.13.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 40
3.13.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 42
3.14. Caso de Uso 13: Buscar remitentes .....................................................................................................42
3.14.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 42
3.14.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 42
3.14.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 43
3.14.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 44
3.15. Caso de Uso 14: Derivar expedientes guardados ...........................................................................44
3.15.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 44
3.15.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 44
3.15.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 44
3.15.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 53
3.16. Caso de Uso 15: Consultar expedientes .............................................................................................54
3.16.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 54
3.16.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 54
3.16.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 54
3.16.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 59
3.17. Caso de Uso 16: Registrar expedientes internos.............................................................................60
3.17.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 60
3.17.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 60
3.17.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 61
3.17.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 65
3.18. Caso de Uso 17: Bandeja de Entrada ..................................................................................................65
3.18.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 65
3.18.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 66
3.18.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 66
3.18.4. Prototipo: ............................................................................................................................................... 75
3.19. Caso de Uso 18: Generar Reportes ......................................................................................................76
3.19.1. Descripcin: ......................................................................................................................................... 76

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.19.2. Diagrama: .............................................................................................................................................. 76


3.19.3. Especificacin ..................................................................................................................................... 76
3.19.4. Prototipo ................................................................................................................................................ 78

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

MODELADO DE CASO DE USO DEL SISTEMA

1. Introduccin

1.1. Propsito

El propsito de este documento, es detallar cada uno de los casos de uso del
sistema, la relacin entre ellos, y con los usuarios del mismo.
Aqu se va especificar cada accin que el usuario realiza sobre el sistema, y la
reaccin de este, las validaciones que se deben realizar, la lgica del sistema, y
hasta las consultas de base de datos que se deben realizar para la gestin de la
data.

1.2. Alcance

El programador del sistema, al ver la especificacin de cada uno de los casos de


uso, no tendr dudas y entender a perfeccin el fin del sistema y las acciones
que realiza. Bastar para poder empezar a desarrollar el sistema.

1.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa
para describir el proceso de desarrollo de software.
UML: es un lenguaje unificado de modelado. Ofrece un estndar para describir
un plano de sistema, incluyendo aspectos conceptuales tales como proceso de
negocio, funciones de sistemas, y aspectos concretos como expresiones de
lenguaje de programacin.

1.4. Referencias

- Glosario.
- Plan de desarrollo de software.
- RUP (Rational Unified Process).
- Diagrama de casos de uso.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


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2. Descripcin de los Actores

2.1. Usuario Administrador


El administrador es un usuario con privilegios especiales, para el manejo
administrativo del sistema, como es el de crear a los usuarios, las
gerencias, subgerencias, brindar privilegios, entre otras acciones nicas.

2.2. Usuario Experto


El usuario de experto, es el usuario de mesa de partes, es el nico usuario
que registra los expediente externos, existen distintos tipos de
expedientes externos, los cuales tiene requerimientos, para poder ser
iniciados, estos requerimientos se encuentran detallados en el documento
TUPA de la municipalidad distrital de Ancn, si no se cumplen los
requerimientos, el expediente no procede y se queda en espera hasta que
se cumplan todos.

2.3. Usuario Junior


Este usuario tiene la capacidad de derivar y recibir expedientes, de
cualquier usuario de la municipalidad distrital de Ancn. Este privilegio
se le asigna al Gerente Municipal.

2.4. Usuario Simple


Este usuario, puede ser un Gerente, SubGerente o Empleado. Los cuales
tienen la capacidad, de poder guardar, derivar, recepcionar, rechazar y
finalizar expedientes, entre otras capacidades. La diferencia radica en el
filtro de envo y en la finalizacin de expedientes:

2.4.1. Gerente: Puede derivar expedientes a otros gerentes, los


subgerentes de su gerencia, y los empleados de su gerencia y
subgerencias.
Es el nico que puede finalizar los expedientes externos.

2.4.2. SubGerente: Puede derivar expedientes a su gerente, a los


sugerentes de su gerencia y a los empleados de su subgerencia.
Puede finalizar los expedientes que el mismo inici.

2.4.3. Empleado: Puede derivar expedientes a su subgerente y a los


empleados de su subgerencia.
Puede finalizar los expedientes que el mismo inici.

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3. Casos de Uso

3.1. Diagrama de casos de uso

El diagrama de caso de uso del sistema, presenta de manera global el sistema que se ha
desarrollado, la interaccin entre sus interfaces y los usuarios. A continuacin se
especifica cada uno de los casos de uso del sistema.

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3.2. Caso de Uso 1: Login

3.2.1. Descripcin:
Esta interface es permite el inicio de sesin de los distintos
Usuarios.

3.2.2. Diagrama:

3.2.3. Especificacin

Nombre: Login
Actores: Todos los usuarios
Esta interface es permite el inicio de sesin
de los distintos usuarios. Al momento de
realizar el inicio de sesin se permite el
acceso en primer lugar a la base de datos, por
medio de un usuario interno de base de datos,
Descripcin:
ya configurado. Y en segundo lugar en la
validacin del sistema a partir de una tabla de
base de datos, brindando los privilegios
segn el tipo de usuario que ingrese al
sistema.
Pre-condicin Ingresar al sistema correctamente
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Ingresa al Sistema, por medio de la 1. Muestra la ventana de Inicio de sesin, con
URL del sistema dos campos de texto para el nombre de
2. Da clic sobre el botn Ingresar al usuario y la contrasea, y un botn: Ingresar
SIGMUNI Ancn.
3. Ingresa el nombre de usuario y la 2. Evala que el usuario y contrasea sean
Contrasea. Da clic en el botn los correctos, y evala si es un usuario

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Ingresar. administrador u otro tipo de usuario.

Para por ingresar, debe tener asignado un


privilegio, de lo contrario no permite el
ingreso, el query que se utilizar para
evaluar ser el siguiente: select
u.id_usuario,u.dni,u.nombre_usuario,u.contr
asenia,u.nombre,u.apellido_paterno,u.apelli
do_materno,
case when d.nivel=1 then 'Gerente'
when d.nivel=2 then 'SubGerente'
when d.nivel=3 then 'Empleado' end
,a.nombre, case when p.privilegio=1 then
'Administrador'
when p.privilegio=2 then 'Experto'
when p.privilegio=3 then 'Junnior'
when p.privilegio=4 then 'Simple' end
,d.id_area_ger,d.id_area_dep
from usuario u
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on
a.id_area=d.id_area_dep
inner join privilegios p on
p.id_usuario=u.id_usuario
where u.nombre_usuario=? and u.estado=1
and d.estado=1

Este query retorna el id, dni,


nombre_usuario, contrasea, nombre,
aepellido paterno materno,el nivel si es
Gerente, subgerente o empleado, el area,el
privilegio.
Para mostrarlo en la parte superior del
sistema (Nombre y apellidos, Nombre
usuario, Nivel, Gerencia y Privilegio)

3. Muestra el men de inicio, de


administrador o de usuario general, segn sea
el caso.
Flujo Secundario 1
1. Ingresa un usuario o contrasea 1. Muestra mensaje: Credenciales invlidas
incorrectos
Post-condicin: Usuario correctamente logeado

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3.2.4. Prototipo:

3.2.4.1. Ventana de Inicio de Sesin.

3.2.4.2. Men de Administrador

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3.2.4.3. Men Experto

3.2.4.4. Men General

3.3. Caso de Uso 2: Gestionar Usuarios


3.3.1. Descripcin:
Esta es una funcin especial del administrador que permite el
registro, modificacin y eliminacin de usuarios para el sistema.

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3.3.2. Diagrama:

3.3.3. Especificacin

Nombre: Gestionar Usuario


Actores: Administrador
Esta es una funcin especial del administrador que
permite el registro, modificacin y eliminacin de
Descripcin:
usuarios para el sistema. Adems de asignarle los
privilegios necesarios.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de usuario, muestra la
lista de los usuarios, y en la parte superior un botn:
Nuevo Usuario.
Con el siguiente query:

select u.id_usuario,u.dni,case
when d.nivel=1 then 'Gerente'
when d.nivel=2 then 'SubGerente'
1. Da clic en el men
when d.nivel=3 then 'Empleado' end,
Archivo, sub men
u.nombre_usuario,u.nombre,u.apellido_paterno,u.apell
Gestin, la opcin
ido_materno, a.nombre as Gerencia,a2.nombre as
Gestionar Usuarios
SubGerencia
from usuario u
inner join detalle_usuario d on
u.id_usuario=d.id_usuario
inner join area a on a.id_area= id_area_ger
inner join area a2 on a2.id_area=id_area_dep
where u.estado=1 and d.estado=1 and u.id_usuario!=0
order by d.nivel,u.nombre_usuario asc
2. Abre una ventana flotante con los campos: Nivel
(empleado, subgerente, gerente), gerencia, subgerencia
(combobox), y las cajas de texto: nombre, apellido
2. Clic sobre el botn
paterno, apellido materno, DNI, nombre usuario,
Nuevo Usuario
contrasea.
Y los botones: Eliminar, Limpiar, Guardar y agregar
privilegios
3. Carga las gerencias de la base de datos, si se
3. Selecciona el nivel
selecciona el nivel: gerente, las subgerencias se

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bloquean, de lo contrario se desbloquean.


4. Selecciona un gerente 4. Carga las subgerencias de la base de datos.
5. Se genera automticamente el nombre del usuario. Si
es un empleado, se obtiene la primera letra del nombre,
todo el apellido paterno, y la primera letra del apellido
materno. De lo contrario Si es un subgerente, se tiene
como prefijo la letra S, seguido del primer nombre de
5. Selecciona una la subgerencia. Si es un gerente, el prefijo ser la letra
Subgerencia, ingrese el G. En caso de que el nombre de usuario generado ya
nombre, apellido paterno y exista, se le adiciona un nmero, segn la cantidad de
apellido materno. usuarios con el mismo nombre.

Para esto utilizamos el siguiente query, para saber


la cantidad usuarios con el mismo nombre tenemos:

select count(dni) from usuario where nombre_usuario


like '%" + nombre + "%' and estado=1
7. Valida que todos los campos no tengan valores
nulos, que su tamao sea el mismo o menor que el de la
base de datos y que el dni sea nico. Guarda el registro.

Primero se debe guardar en la tabla Usuario, con el


siguiente query:

INSERT INTO usuario( dni, nombre_usuario,


contrasenia, nombre, apellido_paterno,
apellido_materno)
VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?);

Y luego se debe insertar en la tabla Detalle_usuario,


para esto, se necesita el id_usuario ingresado, para
6. Ingresa el dni, y la ingresarlo en Detalle_usuario como Llave Foranea,
contrasea, da clic en el con el siguiente query:
botn Guardar. select id_usuario from usuario where
nombre_usuario='"+nombreUsu+"' and estado=1

y el insertar en detalle usuario, con el siguiente


query:

INSERT INTO detalle_usuario(id_usuario,


id_area_ger,id_area_dep,nivel)
VALUES (?, ?, ?,?);

Debemos saber que cuando es un gerente y par a un


empleado directo de una gerencia, el id_area_dep
(id de dependencia) es el mismo que el id_area_ger
(id de gerencia).

Si es un subgerente o un empleado de una

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subgerencia, entonces el id_area_ger es de la


gerencia y el id_area_dep es de la subgerencia o
dependencia.

Y adems en Gerente, el nivel = 1, en sugerente el


nivel=2 y en empleado nivel=3
8. Muestra Mensaje: Usuario correctamente registrado.
Y cierra la ventana.
Flujo Secundario 1
1. Se consulta un usuario 1. Se cargan todos los datos del usuario consultado, en
de la tabla de usuarios. la ventana de registro de usuarios.
La consulta sera as:

SELECT u.dni, u.nombre_usuario, u.contrasenia,


u.nombre, u.apellido_paterno,
u.apellido_materno,d.nivel,d.id_area_ger,d.id_area_de
p FROM usuario u
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
where d.estado=1 and u.id_usuario=?
2. Se cambian todos los 2. Modifica todos los datos, y muestra el mensaje:
datos, y se da clic en el Usuario correctamente actualizado. Y cierra la ventana.
botn: Guardar. Para la actualizacin, en primer lugar debemos
modificar en la tabla Usuario :

UPDATE usuario SET dni=?, nombre_usuario=?,


contrasenia=?, nombre=?,apellido_paterno=?,
apellido_materno=? WHERE id_usuario=?

Luego, en la tabla detalle_usuario, debemos solo


cambiar el estado a 0, segun el id usuario:

UPDATE detalle_usuario SET estado=0 WHERE


id_usuario=?,

Y por ltimo ingresar nuevamente en la tabla


detalle_usuario, con estado 1, que es por defecto, de
esta manera existe un historial de los lugares a los
que perteneci este usuario:

INSERT INTO detalle_usuario(id_usuario,


id_area_ger,id_area_dep,nivel)
VALUES (?, ?, ?,?);
Flujo Secundario 2
1. Muestra el mensaje de confirmacin: Realmente
1. Consulta el usuario, y da desea eliminar este usuario. Y si se confirma, lo
clic sobre el botn: elimina mostrando el mensaje: Usuario correctamente
Eliminar. eliminado. Y cierra la ventana.

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Para la eliminacin, simplemente se debe cambiar el


estado a 0, en la tabla USUARIO, en la tabla detalle
usuario, queda tal cual:

UPDATE usuario SET estado=0 WHERE


id_usuario=?
Flujo Secundario 3
1. Da clic sobre el botn:
1. Muestra la ventana de asignacin de privilegios
Asignar Privilegios
Post-condicin: Usuario correctamente registrado.

3.3.4. Prototipo

3.4. Caso de Uso 3: Asignar Privilegios

3.4.1. Descripcin:
Esta ventana brinda una funcin nica del administrador, que es
de asignar los privilegios a los usuarios. Los cuales son Usuario
experto, Usuario junior y Usuario simple.

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3.4.2. Diagrama:

3.4.3. Especificacin:

Nombre: Asignar Privilegios


Actores: Administrador
Esta ventana brinda una funcin nica del
administrador, que es de asignar los
Descripcin: privilegios a los usuarios. Los cuales son
Usuario experto, Usuario junior y Usuario
simple.
Pre-condicin Registrar usuario correctamente
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Consulta un usuario de 1. Muestra los datos del usuario en la ventana de
la lista de usuarios. creacin de usuarios.
2. Se abre una la ventana de Asignacin de privilegios,
2. Da clic sobre el botn: la cual contiene un campo para el nombre del usuario, y
Asignar Privilegios un combobox para seleccionar el privilegio. Adems de
dos botones: Guardar y Quitar.
3. Se asigna el privilegio y muestra mensaje: Privilegio
asignado.
Para esto recordemos que 1 es Administrador, 2 es
Experto, 3 es Junior y 4 es Simple
Primero debemos consultar si es que ya se le ha
asignado un privilegio a este usuario:

3. Selecciona un privilegio select id_usuario from privilegios where id_usuario=?


y da clic en el botn
guardar Y luego si es que an no tiene, se ingresa:

INSERT INTO privilegios( privilegio, terminal,


id_usuario) VALUES (?, ?, ?);

De lo contrario, se modifica:
UPDATE privilegios SET privilegio=?, terminal=?
WHERE id_usuario=?
Flujo Secundario 1

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1. Da clic sobre el botn 1. Muestra la ventana de confirmacin, y muestra el


quitar. mensaje: Privilegio quitado.

Se realiza con el siguiente query:

delete from privilegios where id_usuario=?


Post-condicin: Usuario con privilegios correctamente asignados.

3.4.4. Prototipo:

3.5. Caso de Uso 4: Buscar Usuarios


3.5.1. Descripcin:
Esta ventana permite la busqueda de los usuarios registrados en el
sistema, para su consulta por parte del administrador.

3.5.2. Diagrama:

3.5.3. Especificacin

Nombre: Buscar Usuarios


Actores: Administrador
Esta ventana permite la bsqueda de los usuarios
Descripcin: registrados en el sistema, para su consulta por parte del
administrador.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado

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Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de usuario, muestra la
lista de los usuarios, y en la parte superior un botn:
Nuevo Usuario.
La lista contiene las siguientes columnas: Id (oculta),
DNI, Usuario, Nombres, Apellido Paterno, Apellido
Materno, Gerencia, SubGerencia. Y una columna ms
para poder consultar por fila cada registro.

La consula es:
select u.id_usuario,u.dni,case
1. Da clic en el men
when d.nivel=1 then 'Gerente'
Archivo, sub men
when d.nivel=2 then 'SubGerente'
Gestin, la opcin
when d.nivel=3 then 'Empleado' end,
Gestionar Usuarios
u.nombre_usuario,u.nombre,u.apellido_paterno,u.apell
ido_materno, a.nombre as Gerencia,a2.nombre as
SubGerencia
from usuario u
inner join detalle_usuario d on
u.id_usuario=d.id_usuario
inner join area a on a.id_area= id_area_ger
inner join area a2 on a2.id_area=id_area_dep
where u.estado=1 and d.estado=1 and u.id_usuario!=0
order by d.nivel,u.nombre_usuario asc
2. Filtra automticamente la tabla, segn el campo
ingresado.

Con el siguiente query:

select u.id_usuario,u.dni,case
when d.nivel=1 then 'Gerente'
when d.nivel=2 then 'SubGerente'
when d.nivel=3 then 'Empleado' end,
u.nombre_usuario,u.nombre,u.apellido_paterno,u.apell
2. El usuario escribe el ido_materno, a.nombre as Gerencia,a2.nombre as
texto por el cual desea SubGerencia
realizar el filtro. from usuario u
inner join detalle_usuario d on
u.id_usuario=d.id_usuario
inner join area a on a.id_area= id_area_ger
inner join area a2 on a2.id_area=id_area_dep
where u.estado=1 and d.estado=1 and u.id_usuario!=0
and u.dni like '%A%' or
u.nombre_usuario like '%A%' or u.nombre like '%A%'
or u.apellido_paterno like '%A%' or
u.apellido_materno like '%A%' order by
d.nivel,u.nombre_usuario asc
3. El usuario da clic sobre 3. Se muestran los datos cargados del registro

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el botn de consulta de una consultado, en la ventana de registro de usuarios.


fila.
La consulta es:
SELECT u.dni, u.nombre_usuario, u.contrasenia,
u.nombre, u.apellido_paterno,
u.apellido_materno,d.nivel,d.id_area_ger,d.id_area_de
p FROM usuario u
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
where d.estado=1 and u.id_usuario=?
Post-condicin: Usuario correctamente consultado.

3.5.4. Prototipo

3.6. Caso de Uso 5: Gestionar Gerencias


3.6.1. Descripcin:
Esta es una funcin especial del administrador que permite el
registro, modificacin y eliminacin de las gerencias.
3.6.2. Diagrama:

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3.6.3. Especificacin:

Nombre: Gestionar Gerencia


Actores: Administrador
Esta es una funcin especial del administrador que
Descripcin: permite el registro, modificacin y eliminacin de las
gerencias.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de gerencias, muestra
la lista de las gerencias, y en la parte superior un botn:
1. Da clic en el men Nueva Gerencia
Archivo, sub men
Gestin, la opcin Con la siguiente consulta:
Gestionar Gerencia
select id_area,nombre from area where nivel=1 and
estado=1 and id_area!=0 order by nombre asc
2. Abre una ventana flotante con los campos: Nombre,
2. Clic sobre el botn
Abreviatura y descripcin, adems de los botones:
Nueva Gerencia
Eliminar, Limpiar y Guardar
7. Valida que todos los campos no tengan valores
nulos, que su tamao sea el mismo o menor que el de la
base de datos y que el nombre de la gerencia sea nica.,
para saber que es nico, entonces esta consulta, no debe
retornar nada:

select id_area,descripcion,abreviatura from area


where nombre=? and estado=1 and nivel=?

El nivel sera =1
3. Ingresa los datos
Guarda el registro.
El query para el registro es el siguiente:

INSERT INTO area(nombre, descripcion, nivel,


dependencia, abreviatura) VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?);

Debemos recordar que como es una gerencia,


entonces la dependencia es igual a 0
8. Muestra Mensaje: Gerencia correctamente
registrado. Y cierra la ventana.
Flujo Secundario 1
1. Se consulta una gerencia 1. Se cargan todos los datos de la gerencia consultada,
de la tabla de gerencias en la ventana de registro de gerencias

con el siguiente query:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 21


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

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SELECT nombre, descripcion, nivel, dependencia,


abreviatura FROM area where id_area=?
2. Se cambian todos los 2. Modifica todos los datos, y muestra el mensaje:
datos, y se da clic en el Gerencia correctamente actualizada. Y cierra la
botn: Guardar. ventana.

Se modifica con el siguiente query:

UPDATE area SET nombre=?, descripcion=?,


nivel=?, dependencia=?, abreviatura=? WHERE
id_area=?
Flujo Secundario 2
1. Muestra el mensaje de confirmacin: Realmente
desea eliminar esta gerencia. Si se confirma, lo elimina
mostrando el mensaje: Gerencia correctamente
1. Consulta una gerencia, y eliminada. Y cierra la ventana.
da clic sobre el botn:
Eliminar. Se elimina, solo cambiando el estado a 0, con el
siguiente query:

UPDATE area SET estado=0 WHERE id_area=?


Post-condicin: Gerencia correctamente registrada.

3.6.4. Prototipo:

3.7. Caso de Uso 6: Buscar Gerencias


3.7.1. Descripcin:
Esta ventana permite la bsqueda de las Gerencias registrados en
el sistema, para su consulta por parte del administrador.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 22


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3.7.2. Diagrama:

3.7.3. Especificacin:

Nombre: Buscar Gerencias


Actores: Administrador
Esta ventana permite la bsqueda de las gerencias
Descripcin: registradas en el sistema, para su consulta por parte del
administrador.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de gerencias, muestra
la lista de las gerencias, y en la parte superior un botn:
Nueva Gerencia

La lista contiene las siguientes columnas: Id (oculta),


nombre y una columna ms para poder consultar por
1. Da clic en el men fila cada registro.
Archivo, sub men Adems en la parte superior de cada columna, un
Gestin, la opcin campo de texto para realizar la busqueda, la opcin
Gestionar Gerencias para odernar y la opcin para mostrar 10, 20, 50 o 100
filas.

Con la siguiente consulta:

select id_area,nombre from area where nivel=1 and


estado=1 and id_area!=0 order by nombre asc
2. Filtra automticamente la tabla, segn el campo
ingresado.
2. El usuario escribe el
El query es:
texto por el cual desea
realizar el filtro. select id_area,nombre from area where nivel=1 and
estado=1 and id_area!=0 and nombre like '%G%'
order by nombre asc
3. El usuario da clic sobre 3. Se muestran los datos cargados del registro

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 23


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el botn de consulta de una consultado, en la ventana de registro de gerencias


fila.
con el siguiente query:

SELECT nombre, descripcion, nivel, dependencia,


abreviatura FROM area where id_area=?
Post-condicin: Gerencia correctamente consultada.

3.7.4. Prototipo:

3.8. Caso de Uso 7: Gestionar SubGerencias


3.8.1. Descripcin:
Esta es una funcin especial del administrador que permite el
Registro, modificacin y eliminacin de las subgerencias.

3.8.2. Diagrama:

3.8.3. Especificacin

Nombre: Gestionar SubGerencia

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 24


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Actores: Administrador
Esta es una funcin especial del administrador que
Descripcin: permite el registro, modificacin y eliminacin de las
Subgerencias.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de Subgerencias,
muestra la lista de las Subgerencias, y en la parte
1. Da clic en el men superior un botn: Nueva SubGerencia
Archivo, sub men
Gestin, la opcin El query es:
Gestionar SubGerencia
select id_area,nombre from area where nivel=2 and
estado=1 and dependencia=? order by nombre asc
2. Abre una ventana flotante con los campos: Gerencia
(Combo box) ,Nombre, Abreviatura y descripcin,
adems de los botones: Eliminar, Limpiar y Guardar
Para saber que el nombre de la subgerencia es unica, se
2. Clic sobre el botn consulta asi:
Nueva SubGerencia
select id_area,descripcion,abreviatura from area
where nombre=? and estado=1 and nivel=?

El nivel sera =2
7. Valida que todos los campos no tengan valores
nulos, que su tamao sea el mismo o menor que el de la
base de datos y que el nombre de la Subgerencia sea
nica. Guarda el registro.
8. Muestra Mensaje: SubGerencia correctamente
registrado. Y cierra la ventana.
3. Ingresa los datos
El query de registro es:

INSERT INTO area(nombre, descripcion, nivel,


dependencia, abreviatura) VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?);

Como es Subgerencia, la depencia, es el id de la


gerencia a la cual pertenece, y el nivel =2
Flujo Secundario 1
1. Se consulta una 1. Se cargan todos los datos de la Subgerencia
Subgerencia de la tabla de consultada, en la ventana de registro de Subgerencias
Subgerencias
con el siguiente query:

SELECT nombre, descripcion, nivel, dependencia,


abreviatura FROM area where id_area=?
2. Se cambian todos los 2. Modifica todos los datos, y muestra el mensaje:
datos, y se da clic en el SubGerencia correctamente actualizada. Y cierra la

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

botn: Guardar. ventana.

Se modifica con el siguiente query:

UPDATE area SET nombre=?, descripcion=?,


nivel=?, dependencia=?, abreviatura=? WHERE
id_area=?
Flujo Secundario 2
1. Muestra el mensaje de confirmacin: Realmente
desea eliminar esta Subgerencia. Si se confirma, lo
elimina mostrando el mensaje: SubGerencia
1. Consulta una correctamente eliminada. Y cierra la ventana.
Subgerencia, y da clic
sobre el botn: Eliminar. Se elimina, solo cambiando el estado a 0, con el
siguiente query:

UPDATE area SET estado=0 WHERE id_area=?


Post-condicin: SubGerencia correctamente registrada.

3.8.4. Prototipo:

3.9. Caso de Uso 8: Buscar SubGerencias


3.9.1. Descripcin:
Esta ventana permite la bsqueda de las SubGerencias registrados
en el sistema, para su consulta por parte del administrador.

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.9.2. Diagrama:

3.9.3. Especificacin:

Nombre: Buscar SubGerencias


Actores: Administrador
Esta ventana permite la busqueda de las Subgerencias
Descripcin: registradas en el sistema, para su consulta por parte del
administrador.
Pre-condicin Usuario administrador correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana de gestin de Subgerencias,
muestra la lista de las gerencias, y en la parte superior
un botn: Nueva SubGerencia
1. Da clic en el men La lista contiene las siguientes columnas: Id (oculta),
Archivo, sub men nombre, gerencia y una columna ms para poder
Gestin, la opcin consultar por fila cada registro.
Gestionar SubGerencias
El query es:

select id_area,nombre from area where nivel=2 and


estado=1 and dependencia=? order by nombre asc
2. Filtra automticamente la tabla, segn el campo
ingresado.
2. El usuario escribe el
el query es:
texto por el cual desea
realizar el filtro. select id_area,nombre from area where nivel=2 and
estado=1 and dependencia=? and nombre like '%?%'
order by nombre asc
3. Se muestran los datos cargados del registro
3. El usuario da clic sobre consultado, en la ventana de registro de Subgerencias
el botn de consulta de una
con el siguiente query:
fila.
SELECT nombre, descripcion, nivel, dependencia,

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

abreviatura FROM area where id_area=?


Post-condicin: SubGerencia correctamente consultado.

3.9.4. Prototipo:

3.10. Caso de Uso 9: Registrar Expedientes Externos


3.10.1. Descripcin:
Esta ventana permite el registro de expedientes externos, por
parte del remitente - contribuyente, el cual puede ser un
contribuyente de la municipalidad distrital de Ancn, o de un
remitente externo de a la municipalidad distrital de Ancn. Esta
funcin solo se atribuye al usuario experto. Es decir el usuario de
mesa de partes.

3.10.2. Diagrama:

3.10.3. Especificacin:

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Nombre: Registrar expedientes externos


Actores: Usuario Experto
Esta ventana permite el registro de expedientes
externos, por parte del remitente - contribuyente, el
cual puede ser un contribuyente de la municipalidad
Descripcin: distrital de Ancn, o de un remitente externo de a la
municipalidad distrital de Ancn. Esta funcin solo se
atribuye al usuario experto. Es decir el usuario de
mesa de partes.
Pre-condicin Usuario experto correctamente logeado
Flujo Principal
Usuario Sistema
1. Se abre la ventana de registrar expedientes externos,
como se muestra el prototipo.Evalaa si es que existen
expedientes incompletos que no se han regularizado, y
los finaliza.

En el combo destino solo se cargan las gerencias,


que ya tengan un usuario asignado osea un gerente
creado para esta gerencia, ya que se deriva el
expediente a un usuario. La consulta ser:

select a.nombre from area a


inner join detalle_usuario d on
d.id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=d.id_usuario
1. Da clic en el men
where a.nivel=1 and a.estado=1 and d.nivel=1 and
Archivo, Nuevo Expediente
d.estado=1
and d.id_usuario!=0

Y cuando se selecciona un destino, lo que se debe


tener en memoria es el codigo del usuario Gerente
de este destino, ya que es nico.

select d.id_usuario from area a


inner join detalle_usuario d on
d.id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=d.id_usuario
where a.nivel=1 and a.estado=1 and d.nivel=1 and
d.estado=1
and d.id_usuario!=0 and a.nombre=?
2. Se cargan los tipo de expediente, segun el rea
seleccionada en el combo: Tipo de expediente.
2. Selecciona el remitente,
Para esto si debemos saber el id_area segun el
ingresa el correo, selecciona
nombre de la gerencia:
el destino.
select id_area from area where nombre=? and
estado=1

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Ahora para la carga en el combo ser:

select nombre from tipo_expediente where


id_area_ger=? and estado=1 order by nombre asc
3. Cargan los requisitos, en la lista de requisitos, segn
el tipo de expediente.

Primero debemos saber el id del tipo de expediente,


segun su nombre y la gerencia a la cual pertenece,
porque pueden ver expedientes con el mismo
nombre, pero de distintas gerencias:

select id_tipoexpe from tipo_expediente where


3. Selecciona el tipo de
nombre=? and estado=1 and id_area_ger=?
expediente
Ahora que tenemos el id_tipoexpe, podemos
consultar los requisitos para este tipo de
expediente:

select re.nombre from requisitos_expediente r


inner join requisitos re on
re.id_requisitos=r.id_requisitos
where re.estado=1 and id_tipoexpe=?
4. Selecciona todos los 4. Pasan los requisitos, a la lista: Requisitos
requisitos, y da clic en la cumplidos.
flecha pasar.
5. Selecciona el tipo de
notificacin: Domicilio o
correo
5. Para la seleccin del tipo de documento, se debe
tener en el combo todos los tipos de documento, los
cuales se consultan con el siguiente query:

select nombre from tipo_documento where estado=1


order by tipo, nombre asc
6. Ingresa el asunto del
documento, selecciona el Genera el codigo del documento con la siguiente
tipo de documento, ingresa estructura:
el nmero de folios, ingresa
el contenido y las La abreviatura del tipo de documentos, ms el nmero,
observaciones. Da clic en el ms la abreviatura de la subgerencia, seguido de la
botn Guardad Documento. abreviatura de la gerencia a la que pertenece el
usuario. El nmero de cdigo, se genera a partir del
tipo de documento y el usuario. Guarda el documento
y muestra mensaje: Documento correctamente
guardado

Para Generar el cdigo de documento, debe ser un

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correlativo, que depende de 3 valores: el tipo de


documento, el usuario y el ao.:

Con este query retornamos el ltimo codigo que se


tiene: (luego debemos aumentarle ms uno, para
poder generar el nuevo codigo)

select codigo_doc from documento where extract(year


from fecha)=(select extract(year from current_date))
and id_usuario=? and id_tipodoc=? and estado=1
order by codigo_doc desc limit 1

Para la consulta anterior necesitamos el id_usuario,


el cual ya lo tenemos en memoria al momento de
iniciar sesin, el id_tipodoc se obtiene del nombre del
tipo de documento: (Tambien consultamos la
abreviatura, porque la usaremos para la generacin
del cdigo)

select id_tipodoc, abreviatura from tipo_documento


where nombre=? and estado=1

Ahora debemos obtener las abreviaturas del


documento (la que ya tenemos con la consulta
anterior), de la gerencia y subgerencia a la cual
pertenece, para esto tenemos el id_usuario, que lo
tenemos en memoria.

*Debemos recordar que si es un gerente, solo se


pondra la abreviatura de su gerencia, ejemplo:
CARTA-100-ADM/MDA
Pero si es un subgerente o empleado, si se pone la
abreviatura de la subgerencia, seguido de la gerencia,
ejemplo:
CARTA-100-MD-SG/MDA

El query para obtener estas abreviaturas ser:


Este retorna las abreviaturas de gerencia y
subgerencia, debemos tener en cuenta que si es un
gerente, las abreviaturas seran las mismas.

select a.abreviatura as "Abrev. Gerencia",


a2.abreviatura as "Abrev. SubGerencia" from usuario
u
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on a.id_area=d.id_area_ger
inner join area a2 on a2.id_area=d.id_area_dep
where d.estado=1 and a.estado=1 and u.estado=1

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and u.id_usuario=?

Para registrar el documento, necesitamos un


id_expediente, lo vamos a registrar sin este id osea con
0, ya que aun no tenemos un id_expediente.

INSERT INTO documento(id_tipodoc, codigo_doc,


codigo_completo,asunto,
folios, contenido, observaciones,id_usuario,tipo_doc,
num_multiple)
VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);

(el codigo_doc es solo el nmero, por ejemplo: 100,


pero el codigo_completo es todo: CARTA-100-
ADM/MDA)

Debemos tener en memoria el id_documento, del


documento ingresado consultando por su codigo
completo , el id_usuario y el ao actual:

select id_documento from documento where


codigo_completo=? and id_usuario=? and
extract(year from fecha)=(select extract(year from
current_date))
6. Se habilitan las funciones de los botones: Nuevo,
Guardar expediente e Imprimir. Y se deshabilita la
opcin de la fecha.
7. Se genera el cdigo de expediente con la siguiente
estructura: EXPE-Inicial del tipo de documento- el
nmero de expediente /MDA. Ejemplo: EXPEE-
100/MDA y muestra mensaje de confirmacin: El
expediente ser guardado, pero no derivado. Luego se
podr realizar la derivacin, realmente Desea guardar
el expediente?

Como cumple todo, entonces se va guardar, para esto


primero debemos generar el codigo de expediente,
7. Da clic en el botn registrar el expediente, modificar el id_expediente en
Guardar. el documento, segun el id_documento, y al final
registrar el seguimiento.

Obtener el ltimo codigo de expediente externo, este


se obtiene por el ao:

select codigo from expediente where extract(year from


fecha)=(select extract(year from current_date)) and
estado=1 and tipo_expe='E' order by codigo desc limit
1

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Registrar el expediente:
INSERT INTO expediente(codigo, codigo_completo,
id_remitente, folios, correo, tipo_expe, id_tipoexpe,
requisitos, respuesta)
VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);

Recordemos que como es expediente externo, el camo


TIPO_EXPE = E, requisitos true o false si cumple
todos o no respectivamente, y respuesta 1 si es
domicilio, 2 si es por correo

Luego que insertamos, debemos mostrar el codigo de


expediente generado. y actualizar el id_expediente en
la tabla documento, para esto obtenemos el
id_expediente, lo consultamos por el codigo_completo
mostrado y por el ao actual.

select id_expediente from expediente where


codigo_completo=? and extract(year from fecha)=?

Ahora actualizamos el id_expediente en la tabla


documento, por su id_documento

update documento set id_expediente=? where


id_documento=?

Por ltimo ingresamos el seguimiento, donde el la


accion es: GUARDAR EXPEDIENTE (1), el estado
origen es Guardado(8), al igual que el estado destino
Guardado(8).
*El codigo de la accion y el estado, lo sacamos de las
tablas accion y estado respectivamente.
El id_area_origen, y id_usuario_origen, los tenemos
en memoria, al momento de iniciar sesin.
el id_area_destino y el id_usuario_destino, tambien lo
tenemos en memoria, al momento de seleccionar el
destino del expediente externo. No hay detalle, el
num_seguimiento, empieza en 1, este es un
coorrelativo segun el id_expediente, para lo que
debemos consultar el ltimo y sumarle 1 con el
siguiente query:

select num_seguimiento from seguimiento where


id_expediente=? order by num_seguimiento desc limit
1

Y en num_multiple es 0.

El insert sera asi:


INSERT INTO seguimiento(id_expediente, id_accion,

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id_area_origen, id_usuario_origen, id_estado_origen,


id_area_destino,
id_usuario_destino, id_estado_destino,
num_seguimiento) VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);
8. Muestra mensaje: Expediente correctamente
8. Da clic en Si.
guardado.
Flujo Secundario 1
1. Da clic en el botn 1. Muestra el mensaje de confirmacin: Faltan
Guardar expediente, pero Requisitos. Se guardar como estado pendiente, el
queda al menos un requisito cual tiene 48 horas hbiles para regularizar. De todas
pendiente en la lista. maneras desa guardar?
2. Da clic en Si. 2. Guarda el expediente con estado: pendiente de
requisitos. Muestra el mensaje: Expediente guardado.
Y un segundo mensaje: La fecha de vencimiento para
regularizar es: (Se muestra la fecha tres das despus
de la fecha actual).

Lo que cambia es en el guardado del seguimiento, la


accion ser: GUARDAR EXPEDIENTE (1), el estado
origen es Guardado(8), pero el estado destino sera
Pendiente req(4)

Y debemos guardar los expedientes que cumple y los


que no. En la tabla: Requisitos_pen, los guardaremos,
con el id_expediente, id_requisitos y pendiente(true si
esta pendiente, false si no esta pendiente), insertamos
con el siguiente query:

INSERT INTO requisitos_pen(id_expediente,


id_requisito, pendiente) VALUES ( ?, ?, ?);

El query para obtener la fecha de vencimiento, va ser


el siguiente:

select case when to_char(current_date,'d')::int = 1


then current_date+2
when to_char(current_date,'d')::int = 2 then
current_date+2
when to_char(current_date,'d')::int = 3 then
current_date+2
when to_char(current_date,'d')::int = 4 then
current_date+2
when to_char(current_date,'d')::int = 5 then
current_date+2
when to_char(current_date,'d')::int = 6 then
current_date+3
when to_char(current_date,'d')::int = 7 then
current_date+3
end;

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Tenemos que registrar tambin la fecha de


vencimiento en la tabla Expe_pen, donde tienes que
registrar el id_expediente, el query es el siguiente:

INSERT INTO expe_pen(id_expediente, fecha)


VALUES (?, ?);
Flujo Secundario 2
1. Da clic en el botn 1. Mestra el mensaje de confirmacin: No ha
Guardar expedientes, pero seleccionado un destino. Se guardar como estado En
no se ha seleccionado un espera. Podra Actualizarlo luego. De todas maneras
destino. desea guardar?
2. Guarda el expediente con estado: En espera. y
muestra mensaje: Expediente guardado.
2. Da clic en el botn
Lo que cambia es en el guardado del seguimiento, la
Guardar.
accion ser: GUARDAR EXPEDIENTE (1), el estado
origen es Guardado(8), pero el estado destino sera En
espera(2)
Flujo Secundario 3
2. Muestra el reporte de expedientes, Se debe mostrar
el expediente, y los documentos ligados al mismo.

Query para consultar expediente por id:

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA')
as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as
"Remitente",e.folios,e.fecha,e.hora,e.id_expediente
from expediente e
inner join remitente c on
1. Da clic sobre el boton e.id_remitente=c.id_remitente where tipo_expe='E'
imprimir: and e.id_expediente=?

Y el query para consultar los documentos segun el


id_expediente

select n.id_documento,n.asunto,t.nombre as "Tipo


doc",
n.folios,n.fecha,n.hora,n.contenido
from documento n
inner join tipo_documento t on
t.id_tipodoc=n.id_tipodoc
where n.id_expediente=2 and n.num_multiple=0
order by n.id_documento desc
Post-condicin: Expediente externo correctamente guardado.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 35


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.10.4. Prototipo:

3.11. Caso de Uso 10: Gestionar tipo de expedientes


3.11.1. Descripcin:
Esta funcion es nica para el usuario experto, permite el registro
de los tipos de expedientes que se pueden registrar, por gerencia,
adems de los requisitos que se necesitan para generar cada tipo
de expediente. Y todo esto segn el documento TUPA de la
municipalidad distrital de Ancn.
3.11.2. Diagrama:

3.11.3. Especificacin

Nombre: Gestionar tipo de expediente


Actores: Usuario experto
Esta funcin es nica para el usuario experto, permite
el registro de los tipos de expedientes que se pueden
Descripcin:
registrar, por gerencia, adems de los requisitos que se
necesitan para generar cada tipo de expediente. Y todo

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 36


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

esto segn el documento TUPA de la municipalidad


distrital de Ancn.
Ingresar a la interface de registro de expedientes
Pre-condicin
externos.
Flujo Principal
Usuario Sistema
1. Se muestra la ventana de Nuevo tipo de expediente,
1. En la interface de como se muestra en el prototipo.
registro de expedientes, da En el combo gerencias, se cargar las gerencias
clic sobre el men registradas.
opciones, y clic sobre:
Registrar nuevo tipo de Con el siguiente query se consulta:
expediente select nombre from area where nivel=1 and estado=1
and id_area!=0 order by nombre asc
2. Se abre una lista de los requisitos ya antes
registrados si exisitira alguno, para poder simplemente
2. Se ingresa el nombre del reutilizarlos.
trmite, se selecciona la
gerencia, se ingresa una Esta es la parte del Input, que escribes una letra y se
descripcin, se ingresa una abre una lista en la parte de abajo, y esta es la
letra en el campo requisito. consulta:

select nombre from requisitos where estado=1


3. Se agrega este requisito a la lista de requisitos. Si no
3. selecciona de la lista de
exisitia en la base de datos, se agrega.
requisitos cualquiera, y da
El query es as:
enter, o clic en el botn
ms.
INSERT INTO requisitos(nombre) VALUES (?);
4. Se valida que el nmbre de expediente sea nico para
la gerencia, se registra en la base de datos y muestra
mensaje: Tipo de expediente registrado. Y cierra la
4. Se ingresa la base legal, ventana.
y se da clic en el botn
Para consultar si es nico, realizamos el siguiente
Guardar.
query:

select nombre from tipo_expediente where nombre=?


and estado=1 and id_area_ger=?
Flujo Secundario 1
1. En al ventana de registro 1. Se cierra la ventana actual, y se abre la lista de los
de tipos de expediente, se tipos de expediente
da clic sobre el botn:
Mostrar Lista. select id_tipoexpe, nombre from tipo_expediente where
estado=1 order by nombre asc
Flujo Secundario 2
1. Se consulta un registro, 1. Valida que el nombre de expediente sea nico para la
se modifican los datos y se gerencia, y muestra mensaje: Expediente correctamente
da clic en el botn actualizado.
Guardar.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 37


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Flujo Secundario 3
1. Valida que nunca se haya utilizado este tipo de
expediente, si es as elimina el expediente y muestra
mensaje: Tipo de expediente correctamente eliminado.
De lo contrario muestra mensaje: No se puede eliminar
este tipo de expdiente, ya que se encuentra en uso.

Para validar que no se haya utilizado este tipo de


expediente en el registro de expedientes, se realiza el
1. Una vez consultado un siguiente query:
tipo de expediente, se da
clic en el botn eliminar. select id_expediente from expediente where estado=1
and id_tipoexpe=?

Si retorna true, entonces no lo podemos eliminar.

El query ser el siguiente:

update tipo_expediente set estado=1 where


id_tipoexpe=10
Post-condicin: Tipo de expediente correctamente registrado

3.11.4. Prototipo:

3.12. Caso de Uso 11: Buscar tipo de expedientes


3.12.1. Descripcin:
Esta ventana permite la busqueda de los tipos de expedientes
registrados en el sistema, para su consulta por parte del usuario
experto.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 38


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.12.2. Diagrama:

3.12.3. Especificacin

Nombre: Buscar Tipo de expedientes


Actores: Usuario Experto
Esta ventana permite la busqueda de los tipos de
Descripcin: expedientes registrados en el sistema, para su consulta
por parte del usuario experto.
Pre-condicin Ingresar a la ventana de registro de tipo de expedientes.
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana con una lista. La lista contiene las
siguientes columnas: Id (oculta), nombre, gerencia.

1. Clic sobre el botn Ver El query ser el siguiente:


Lista, de la ventana
Registrar tipo de select t.id_tipoexpe,t.nombre,a.nombre as Gerencia
expedientes. from tipo_expediente t
inner join area a on a.id_area=t.id_area_ger
where a.estado=1 and t.estado=1 order by t.nombre
asc
2. Filtra automticamente la tabla, segn el campo
ingresado.

Con el siguiente query:


2. El usuario escribe el
texto por el cual desea select t.id_tipoexpe,t.nombre,a.nombre as Gerencia
realizar el filtro. from tipo_expediente t
inner join area a on a.id_area=t.id_area_ger
where a.estado=1 and t.estado=1 and t.nombre like
'%?%' order by t.nombre asc
3. Se muestran los datos cargados del registro
consultado, en la ventana de registro de tipo de
expedientes.
3. El usuario da clic sobre
La consulta ser por el id_tipoexpe:
el botn de consulta de una
fila. select t.nombre,a.nombre as
gerencia,t.id_area_ger,t.descripcion,
t.base from tipo_expediente t
inner join area a on a.id_area=t.id_area_ger

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 39


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

where a.estado=1 and t.id_tipoexpe=?


Post-condicin: Tipo de expediente correctamente consultado.

3.12.4. Prototipo:

3.13. Caso de Uso 12: Gestionar remitentes


3.13.1. Descripcin:
Esta ventana permite la gestin de los remitentes, los cuales se
utilizarn para el registro de expedientes externos. Esta es una
funcin especial de usuario experto.

3.13.2. Diagrama:

3.13.3. Especificacin

Nombre: Gestionar remitentes


Actores: Usuario experto
Esta ventana permite la gestin de los remitentes, los
cuales se utilizarn para el registro de expedientes
Descripcin:
externos. Esta es una funcin especial de usuario
experto.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 40


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Ingresar a la ventana de registro de expedientes


Pre-condicin
externos.
Flujo Principal
Usuario Sistema
1. Se muestra la ventana de gestin de remitentes, tal
1. Da clic sobre el men: cual se muestra en el prototipo. El combobox
opciones, Registrar documento tiene la opcin DNI y RUC.
remitentes.

2. Valida que el nmero de documento sea nico, y


que depende si el DNI es de 8 dgitos y el RUC de 11.
Guarda el remitente y muestra el mensaje: Remitente
correctamente registrado. Se cierra la ventana

2. Ingresar el nombre, Para validar que el numero de documento sea nico,


apellido paterno, apellido debemos realizar la siguiente consulta:
materno, selecciona el tipo
select numero_doc from remitente where
de documento, ingresa el
numero_doc=? and estado=1
nmero de documento,
ingresa la direccin, Si retorna algun valor, entonces ya se ecuentra
ingresa el correo, da clic en registrado.
el botn: Guardar Para realizar la insersin, realizamos el siguiente
query:

INSERT INTO remitente(nombre, apellido_paterno,


apellido_materno, documento, numero_doc, direccion,
correo) VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);
Flujo Secundario 1
1. Consulta un remitente de 1. Se cargan todos los datos del remitente registrado.
la tabla de remitentes. Da Se actualizan los datos del remitente y muestra el
clic en el botn Guardar. mensaje: Remitente actualizado.

Para realizar la consulta ejecutamos el siguiente


query por el id_remitente:

select nombre, apellido_paterno, apellido_materno,


documento, numero_doc, direccion,correo from
remitente where id_remitente=?

Y para realizar la actualizacin, ejecutamos el siguiente


query:

UPDATE remitente SET nombre=?,


apellido_paterno=?, apellido_materno=?,
documento=?, numero_doc=?, direccion=?, correo=?
WHERE id_remitente=?
Flujo Secundario 2
1. Una vez consultado un 1. Muestra un mensaje de confirmacin: Realmente

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 41


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

remitente, da clic en el desea eliminar este remitente


botn: Eliminar
2. Si es que el remitente no ha sido registrado en algn
expediente externo, se elimina y muestra mensaje:
Remitente correctamente registrado. De lo contrario
muestra mensaje: No se puede eliminar este remitente
porque se encuentra en uso.

Para validar de que no se haya utilizado este remitente


en algun expediente externo, realizamos la siguiente
2. Da clic en Si consulta:

select id_expediente from expediente where estado=1


and id_remitente=?

Si retorna algn resultado, entonces no se puede


eliminar este remitente.
De lo contrario, realizamos el siguiente query:

update remitente set estado=0 where id_remitente=?


Post-condicin: Remitentes correctamente registrados.

3.13.4. Prototipo:

3.14. Caso de Uso 13: Buscar remitentes


3.14.1. Descripcin:
Esta ventana permite la bsqueda de los remitentes registrados en
el sistema, para su consulta por parte del usuario experto.

3.14.2. Diagrama:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 42


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.14.3. Especificacin

Nombre: Buscar remitentes


Actores: Usuario experto
Esta ventana permite la bsqueda de los remitentes
Descripcin: Registrados en el sistema, para su consulta por parte del
usuario experto.
Ingresar a la ventana de registro de Expedientes
Pre-condicin
externos, o entrar a la ventana de Gestin de remitentes.
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre la ventana con una lista. La lista contiene las
1. Clic sobre el botn Ver siguientes columnas: Id (oculta), nombre, documento:
Lista, de la ventana
Registrar remitentes o El query para la lista es:
sobre el botn de seleccin
de remitentes en la ventana select id_remitente, concat(apellido_paterno,'
de registro de expedientes ',apellido_materno,' ',nombre) as Persona, numero_doc
externos. as Documento from remitente
where estado=1 order by Persona asc
2. Filtra automticamente la tabla, segn el campo
ingresado.

El query de bsqueda es:


2. El usuario escribe el
texto por el cual desea select id_remitente, concat(apellido_paterno,'
realizar el filtro. ',apellido_materno,' ',nombre) as Persona, numero_doc
as Documento from remitente
where estado=1 and concat(apellido_paterno,'
',apellido_materno,' ',nombre) like '%?%' order by
Persona
3. Se muestran los datos cargados del registro
consultado, en la ventana de registro de tipo de
expedientes.
3. El usuario da clic sobre
el botn de consulta de una Para la consulta se realiza el siguiente query:
fila.
select nombre, apellido_paterno, apellido_materno,
documento, numero_doc, direccion,correo from
remitente where id_remitente=?

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Post-condicin: Remitente correctamente consultado

3.14.4. Prototipo:

3.15. Caso de Uso 14: Derivar expedientes guardados


3.15.1. Descripcin:
Esta ventana muestra una lista de los expedientes guardados antes
de ser derivados, para realizar su derivacin de manera masiva.
Es una funcin para todos los usuarios.

3.15.2. Diagrama:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 44


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.15.3. Especificacin

Nombre: Derivar expedientes guardados


Actores: Todos
Esta ventana muestra una lista de los expedientes
guardados antes de ser derivados, para realizar su
Descripcin:
derivacin de manera masiva. Es una funcin para
todos los usuarios
Pre-condicin Registrar uno o varios expedientes internos o externos.
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se abre una ventana con una tabla, la cual posee una
columna (la primera) con un checkbox, el cual permite
seleccionar una fila en especfica. Seguido de la
columnas: id_expediente(oculto), Cdigo, remitente,
destino, fecha y hora.
Y un checkbox en la parte superior de la ventana con la
opcin de seleccionar todo.

Para realizar la consulta de los expedientes externos


que estn guardados y podemos derivar, debemos
realizar la siguiente consulta:

*Antes se debe tener creada una vista llamada:


ultimos_seguimientos, el cual retorna el ultimo
seguimiento por expediente.
1.Selecciona en la ventana
CREATE OR REPLACE VIEW ultimos_seguimientos
de registro de expediente
AS
externo o interno, el men
SELECT s.id_expediente,
Opciones, y la opcin: Ver
max(s.num_seguimiento) AS num_seguimiento,
expedientes guardados.
s.num_multiple
FROM seguimiento s
WHERE s.id_accion <> 6 AND s.id_estado_origen
<> 10 AND s.id_estado_destino <> 10
GROUP BY s.id_expediente, s.num_multiple;

ALTER TABLE ultimos_seguimientos


OWNER TO postgres;

Ahora si realizamos el siguiente query: (PARA


DERIVAR EXPEDIENTES EXTERNOS
GUARDADOS)

select e.id_expediente,concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA','-',r.num_multiple) as "Codigo",
concat(re.apellido_paterno,' ',re.apellido_materno,'

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 45


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

',re.nombre) as
"Remitente", a.nombre as
"Destino",concat(u.apellido_paterno,'
',u.apellido_materno,' ',u.nombre) as "Persona
Destino",r.fecha,r.hora
from (select
t.id_expediente,t.id_estado_destino,t.id_usuario_destin
o,t.id_usuario_origen,t.id_estado_origen,t.fecha,t.hora,
t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente re on
re.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on d.id_area_dep=a.id_area
inner join tipo_expediente t on
e.id_tipoexpe=t.id_tipoexpe
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8
and extract(year from e.fecha)=(select extract(year
from current_date)) and e.tipo_expe='E' and
d.estado=1 order by e.id_expediente

PARA LOS EXPEDIENTES INTERNOS


GUARDADOS:

select e.id_expediente,concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA','-',r.num_multiple) as
"Codigo",a2.nombre as Remitente,
a.nombre as "Destino",concat(u.apellido_paterno,'
',u.apellido_materno,' ',u.nombre) as "Persona
Destino",r.fecha,r.hora
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.fecha,t.hora ,t.num_multiple,t.id_area_destino
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 46


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inner join usuario u on


u.id_usuario=r.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on d.id_area_dep=a.id_area
inner join usuario u2 on
u2.id_usuario=r.id_usuario_origen
inner join detalle_usuario d2 on
d2.id_usuario=u2.id_usuario
inner join area a2 on d2.id_area_dep=a2.id_area
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8 and extract(year from
e.fecha)=(select extract(year from current_date)) and
e.tipo_expe='I'
and r.id_usuario_origen= ? and d.estado=1 and
d2.estado=1
order by e.id_expediente

PARA AMBOS EXPEDIENTES INTERNOS Y


EXTERNOS, EN LA BANDEJA DE ENTRADA:

(select e.id_expediente,concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA','-',r.num_multiple) as "Codigo",
concat(re.apellido_paterno,' ',re.apellido_materno,'
',re.nombre) as
"Remitente", a.nombre as
"Destino",concat(u.apellido_paterno,'
',u.apellido_materno,' ',u.nombre) as "Persona
Destino",r.fecha,r.hora
from (select
t.id_expediente,t.id_estado_destino,t.id_usuario_destin
o,t.id_usuario_origen,t.id_estado_origen,t.fecha,t.hora,
t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente re on
re.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on d.id_area_dep=a.id_area
inner join tipo_expediente t on
e.id_tipoexpe=t.id_tipoexpe

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where r.id_estado_destino=8 and


r.id_estado_origen=8
and extract(year from e.fecha)=(select extract(year
from current_date)) and e.tipo_expe='E' order by
e.id_expediente)

union all

(select e.id_expediente,concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA','-',r.num_multiple) as
"Codigo",a2.nombre as "Remitente",
a.nombre as "Destino",concat(u.apellido_paterno,'
',u.apellido_materno,' ',u.nombre) as "Persona
Destino",r.fecha,r.hora
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.fecha,t.hora ,t.num_multiple,t.id_area_destino
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario d on
d.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on d.id_area_dep=a.id_area
inner join usuario u2 on
u2.id_usuario=r.id_usuario_origen
inner join detalle_usuario d2 on
d2.id_usuario=u2.id_usuario
inner join area a2 on d2.id_area_dep=a2.id_area
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8 and extract(year from
e.fecha)=(select extract(year from current_date)) and
e.tipo_expe='I'
and r.id_usuario_origen= ? and d.estado=1 and
d2.estado=1
order by e.id_expediente)
2. Selecciona una o algunas 2. Muestra el mensaje de confirmacin: Desea derivar
filas de la tabla. Y da clic los expedientes seleccionados?
sobre el botn: Derivar.
3. Deriva los expedientes y muestra mensaje:
Expedientes correctamente derivados. Y muestra un
3. Da clic en si. reporte, de derivacin. Tal cual muestra el prototipo.

Ahora cuando se deriva el documento, se debe agregar

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 48


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un nuevo registro al seguimiento...

Lo que cambia es en el guardado del seguimiento, la


accin ser: DERIVAR EXPEDIENTE (2), el estado
origen es Derivado(1), pero el estado destino ser
Pendiente(3)

Para el usuario y rea destino de cada uno, lo


consultamos uno por un por el id_expediente, con el
siguiente query:

select id_area_destino as area,id_usuario_destino as


usuario from seguimiento where id_expediente=?
order by id_seguimiento desc limit 1

Y el query de insert es:

INSERT INTO seguimiento(id_expediente, id_accion,


id_area_origen, id_usuario_origen, id_estado_origen,
id_area_destino,
id_usuario_destino, id_estado_destino,
num_seguimiento) VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);

Luego para poder realizar el reporte de derivacin,


insertaremos algunos datos en la tabla: ntemp_ex:
El id_temp se debe generar, para esto seleccionamos el
ultimo id, y le sumamos uno:

select id_temp from ntemp_ex order by id_temp desc


limit 1

en casi no retorne nada, el primero ser: 0

INSERT INTO ntemp_ex(id_temp, id_expediente,


id_usuario, num_mul, id_documento) VALUES (?, ?, ?,
?, ?);

Aqu insertamos el id_expediente obtenido de la misma


tabla, el id_usuario que es el usuario actual, el
num_mul para los externos es 0, para los internos, se
debe consultar del nombre, y el id_documento que es el
documento con el cual se derivo, para consultar este
id_documento, realizamos la siguiente consulta por el
id_expediente:

select id_documento from documento where


id_expediente=? and num_multiple=? and
tipo_doc!=1 order by id_documento desc limit 1

Luego debemos tener el memoria el litmo codigo

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 49


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

ingresado en la tabla ntemp_ex, para realizar el reporte:

select id_temp from ntemp_ex order by id_temp desc


limit 1

Ahora veamos la consulta que se realiza en el reporte:


PARA EXPEDIENTES EXTERNOS:

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'-
',extract(year from e.fecha),'/MDA') as
"Codigo",n.asunto,e.folios,
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as "Remitente",
t.fecha,t.hora,ar2.nombre as
"Destino",concat(us.apellido_paterno,'
',us.apellido_materno,' ',us.nombre) as "Usuario
Destino",t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
inner join ntemp_ex d on d.num_mul=u.num_multiple
inner join expediente e on
t.id_expediente=e.id_expediente
inner join documento n on
n.id_documento=d.id_documento
inner join usuario us on
us.id_usuario=t.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=us.id_usuario
inner join area ar2 on ar2.id_area=de.id_area_dep
inner join remitente c on
c.id_remitente=e.id_remitente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple
and n.id_expediente=d.id_expediente and
d.id_temp=? and
d.id_expediente=u.id_expediente
and de.estado=1
order by concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA'),t.num_multiple asc

PARA EXPEDIENTES INTERNOS:

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'-
',extract(year from e.fecha),'/MDA') as
"Codigo",n.asunto,e.folios,
ar.nombre as "Remitente",
t.fecha,t.hora,ar2.nombre as
"Destino",concat(us.apellido_paterno,'

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 50


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

',us.apellido_materno,' ',us.nombre) as "Usuario


Destino",t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
inner join ntemp_ex d on d.num_mul=u.num_multiple
inner join expediente e on
t.id_expediente=e.id_expediente
inner join documento n on
n.id_documento=d.id_documento
inner join usuario us on
us.id_usuario=t.id_usuario_origen
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=us.id_usuario
inner join area ar on ar.id_area=de.id_area_dep
inner join usuario us2 on
us2.id_usuario=t.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario de2 on
de2.id_usuario=us2.id_usuario
inner join area ar2 on ar2.id_area=de2.id_area_dep
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple
and n.id_expediente=d.id_expediente and
d.id_temp=? and
d.id_expediente=u.id_expediente
and de.estado=1 and de2.estado=1
order by concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA'),t.num_multiple asc

PARA EXPEDIENTES AMBOS, en la BANDEJA DE


ENTRADA:

(select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'-
',extract(year from e.fecha),'/MDA') as
"Codigo",n.asunto,e.folios,
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as "Remitente",
t.fecha,t.hora,ar2.nombre as
"Destino",concat(us.apellido_paterno,'
',us.apellido_materno,' ',us.nombre) as "Usuario
Destino",t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
inner join ntemp_ex d on d.num_mul=u.num_multiple
inner join expediente e on
t.id_expediente=e.id_expediente
inner join documento n on
n.id_documento=d.id_documento

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 51


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inner join usuario us on


us.id_usuario=t.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=us.id_usuario
inner join area ar2 on ar2.id_area=de.id_area_dep
inner join remitente c on
c.id_remitente=e.id_remitente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple
and n.id_expediente=d.id_expediente and
d.id_temp=? and
d.id_expediente=u.id_expediente
and de.estado=1
order by concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA'),t.num_multiple asc)

union all

(select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'-
',extract(year from e.fecha),'/MDA') as
"Codigo",n.asunto,e.folios,
ar.nombre as "Remitente",
t.fecha,t.hora,ar2.nombre as
"Destino",concat(us.apellido_paterno,'
',us.apellido_materno,' ',us.nombre) as "Usuario
Destino",t.num_multiple
from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
inner join ntemp_ex d on d.num_mul=u.num_multiple
inner join expediente e on
t.id_expediente=e.id_expediente
inner join documento n on
n.id_documento=d.id_documento
inner join usuario us on
us.id_usuario=t.id_usuario_origen
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=us.id_usuario
inner join area ar on ar.id_area=de.id_area_dep
inner join usuario us2 on
us2.id_usuario=t.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario de2 on
de2.id_usuario=us2.id_usuario
inner join area ar2 on ar2.id_area=de2.id_area_dep
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple
and n.id_expediente=d.id_expediente and
d.id_temp=? and
d.id_expediente=u.id_expediente

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 52


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and de.estado=1 and de2.estado=1 order by


concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA'),t.num_multiple asc)

Podemos descargar el ejemplo de reporte:


https://drive.google.com/file/d/0B9w_cCVhxttUT3dIM
VFpNmNoWFE/view?usp=sharing
Flujo Secundario 1
1. Da check en la opcin: 1. Se seleccionan todas las filas de la tabla.
Seleccionar todo.
Flujo Secundario 2
1. Cambia la fecha de 1. Se filtran por el ao. simplemente en las consultas
consulta anteriores agregamos el siguiente filtro en el query:

and extract(year from e.fecha)=2015


Post-condicin: Expedientes correctamente derivados.

3.15.4. Prototipo:

Reporte de derivacin

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 53


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3.16. Caso de Uso 15: Consultar expedientes


3.16.1. Descripcin:
Esta ventana, permite consultar los expedientes, para poder
realizar su edicin, dependiendo del estado en que se encuentren.
Es una funcin especial para el usuario experto.

3.16.2. Diagrama:

3.16.3. Especificacin

Nombre: Consultar Expedientes


Actores: Usuario experto
Esta ventana, permite consultar los expedientes
EXTERNOS, para poder realizar su edicin,
Descripcin:
dependiendo del estado en que se encuentren. Es una
funcin especial para el usuario experto.
Ingresar a la ventana de registro de expedientes
Pre-condicin
externos.
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Clic sobre le men: 1. Muestra la ventana de consulta de expedientes, tal
Opciones, clic sobre la cual muestra en el prototipo.
opcin: Consultar El combobox, posee las opciones de: En espera,
expedientes pendiente de requisitos, Rechazados Guardados.
2. Selecciona uno de los 2. En la tabla se muestra la lista de los expedientes por

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 54


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

estados del combo, y el ao estado y por el ao.


del expediente.
Para los expedientes en espera:

select e.id_expediente, concat('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA') as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as "Remitente",e.fecha,e.hora
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_origen
where r.id_estado_origen=8 and
r.id_estado_destino=2 and
extract(year from e.fecha)=(select extract(year from
current_date)) order by e.id_expediente

Para expediente pendiente de requisitos

select e.id_expediente, concat('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA') as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as "Remitente",e.fecha,e.hora
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_origen
where r.id_estado_origen=8 and
r.id_estado_destino=4 and
extract(year from e.fecha)=? order by e.id_expediente

Para expediente rechazados

select e.id_expediente, concat('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA') as "Codigo",

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 55


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as "Remitente",e.fecha,e.hora,r.detalle
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.detalle from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_origen
where r.id_estado_origen=5 and
r.id_estado_destino=9 and
extract(year from e.fecha)=2015 order by
e.id_expediente

La columna: r.detalle no debe mostrarse


Cuando seleccionamos este expediente, se debe
argar su detalle, es el detalle de rechazo r.detalle

Para expedientes guardados

select e.id_expediente, concat('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA') as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as
"Remitente", a.nombre as "Destino",r.fecha,r.hora
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.fecha,t.hora from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_destino
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=u.id_usuario
inner join area a on de.id_area_dep=a.id_area
inner join tipo_expediente t on
e.id_tipoexpe=t.id_tipoexpe
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8
and extract(year from e.fecha)=2015 and
e.tipo_expe='E' and de.estado=1 order by

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e.id_expediente

3. Abre la ventana de Registro de expedientes externos,


y carga el expediente, para su edicin.

Ac debemos consultar cada expediente


seleccionado, por id:

Para los expedientes en espera (Los que no tienen


destino):

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA')
as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as
"Remitente",e.id_remitente,e.folios,e.correo,e.respuesta
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
3. Selecciona una de las inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
filas y da clic sobre le inner join usuario u on
botn: Consultar. u.id_usuario=r.id_usuario_origen
where e.id_expediente=?

Adems tenemos que consultar el documento:La


siguiente consulta se utilizara para todas las siguientes
consultas de los documentos.
select
n.id_documento,n.codigo_completo,n.asunto,t.nombre
as "Tipo doc",n.id_tipodoc,
n.folios,n.observaciones,n.contenido
from documento n
inner join tipo_documento t on
t.id_tipodoc=n.id_tipodoc
where id_expediente=?

Para los rechazados, pendiente de requisitos y


guardados:

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA')
as "Codigo",
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as
"Remitente",e.id_remitente,folios,t.nombre as "Tipo

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 57


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expe",
e.id_tipoexpe,r.id_usuario_destino,e.correo,e.respuesta
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
inner join usuario u on
u.id_usuario=r.id_usuario_origen
inner join tipo_expediente t on
e.id_tipoexpe=t.id_tipoexpe
where e.id_expediente=?
*Ver restriccin de documentos Pendientes de
requisitos
Flujo Secundario 1
1. Selecciona una fila con 1. En la caja de texto inferior, muestra el detalle del
el estado de rechazado. rechazo.
Flujo Secundario 2
1. Si el expediente an esta a ms de 1 da de su
vencimiento, Muestra el mensaje: An esta en tiempo
de regularizaci, jundo la fecha de vencimiento. Si est
a un da, muestra el mensaje: Le queda un da para su
regularizacin. Pero si est en el da del vencimiento,
muestra el mensaje: Se venci el plazo para su
regularizacin, el expediente se finalizar. Y finaliza el
expediente.

*Para los expediente Pendiente de requerimientos


aparte de consultar el expediente y documento,
antes debemos evaluar si esta en el tiempo de
1. Consulta un expediente regularizacin, o ya se venci:
con estado: Pendiente de
requisitos. Debemos consultar de la tabla expe_pen, la fecha de
vencimiento, segun el id_expediente:

select fecha from expe_pen where id_expediente=?

Luego debemos evaluar y comparar la fecha actual,


con la fecha de vencimiento. Restando la fecha de
vencimiento menos la de hoy.

La logica seria esta:

if (resta < 0) {
mensaje: "Tiene plazo para la regularizacin del

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 58


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Expediente"
} else if (resta == 0) {
mensaje: "Hoy vence el plazo de regularizacin del
Expediente"

Si el expediente aun no vence, como en los casos de


arriba, debemos cargar los requerimientos pendientes, y
los que no estan pendientes.

Para los requisitos pendientes


select id_requisito from requisitos_pen where
pendiente=true and estado=1 and id_expediente=?

Para los requisitos no pendientes


select id_requisito from requisitos_pen where
pendiente=false and estado=1 and id_expediente=?

Si el expediente ya venci:
} else if (resta > 0) {
mensaje: "Este Expediente ya venci. Se Modicar el
estado a Finalizado"

Y ac se realiza el finalizado del expediente:

INSERT INTO seguimiento( id_expediente, id_accion,


id_area_origen, id_usuario_origen, id_estado_origen,
id_area_destino,
id_usuario_destino, id_estado_destino, detalle,
num_seguimiento, num_multiple) VALUES (?, ?, ?, ?,
?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);

En donde el id_accion=5, id_area_origen, id_area


destino, son el id del area del usuario actual;
id_usuario_origen y destino, son el id del usuario
actual; id_estado_origen y destino es=7, num
seguimiento es el correlativo segun el id_expediente,
num_multiple=0
Post-condicin: Expediente correctamente consultado.

3.16.4. Prototipo:

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3.17. Caso de Uso 16: Registrar expedientes internos


3.17.1. Descripcin:
Esta ventana permite el registro de expedientes internos, los
cuales se manejan de manera interna en la municipalidad distrital
de Ancn. Esta funcin es para todos los usuarios.

3.17.2. Diagrama:

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3.17.3. Especificacin

Nombre: Registrar expedientes internos


Actores: Todos.
Esta ventana permite el registro de expedientes
internos, los cuales se manejan de manera interna en la
Descripcin:
municipalidad distrital de Ancn. Esta funcin es para
todos los usuarios.
Pre-condicin Usuario correctamente logeado.
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Se muestra la ventana de registro de expedientes
internos, tal cual se muestra en el prototipo. En la parte
superior es para el registro del documento, y en la parte
inferior es para realizar la seleccin del destino del
expediente.
El combobox tiene las opciones de: Gerencias,
Subgerencias y Empleados.

Para los tipos de documento se tienen que cargar en


un combo, con el siguiente query:

select nombre from tipo_documento where estado=1


order by tipo, nombre asc
1. Si el usuario es el
experto, en la ventan de Para el destino, tenemos que saber si es Gerente,
registro de expedientes Subgerente o Empleado, y saber si es un usuario con
externos, en el men Privilegio Junnior u otro. Detallaremos que query
Opciones, en la opcin: mostrar segun estos valores:
Registrar expediente
*Los valores que tiene ? son los codigos de gerencias,
interno, de lo contrario, en
subgerencia o usuario actual, para que estos no
el men nos vamos al
aparezcan en la lista. y los que tienen ? es para los
botn Archivo y
usuarios de una gerencia, o subgerencia especifica
seleccionamos la opcin:
Registrar Expediente. Si es Usuario Junnior:
--Gerentes: Todas Las gerencias

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=1 and a.estado=1 and de.nivel=1 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger!=?
order by a.nombre asc

--Subgerentes: Todas las Subgerencias

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select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
id_area_dep=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=2 and a.estado=1 and de.nivel=2 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
order by a.nombre asc

-- Empleados: todos los empleados

select u.id_usuario,u.nombre_usuario from usuario u


inner join detalle_usuario de on
u.id_usuario=de.id_usuario
where u.estado=1 and de.estado=1 and de.nivel=3
order by u.nombre_usuario asc

Cuando es un Gerente Normal


--Gerentes: todos los gerentes

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=1 and a.estado=1 and de.nivel=1 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger!=?
order by a.nombre asc

--Subgerente: todos los subgerentes pero de una


gerencia especifica:

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
de.id_area_dep=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=2 and a.estado=1 and de.nivel=2 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger=?
order by a.nombre asc

--Empleados: todos los empleados de su gerencia y de


las subgerencias de esta gerencia

select u.id_usuario,u.nombre_usuario from usuario u


inner join detalle_usuario de on
u.id_usuario=de.id_usuario
where u.estado=1 and de.estado=1 and de.nivel=3
and de.id_area_ger=?
order by u.nombre_usuario asc

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--Cuando es un Subgerente
-- Geretes: solo su gerente:

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=1 and a.estado=1 and de.nivel=1 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger=?
order by a.nombre asc

--Subgerente: solo los sugbgerentes de esta gerencia:

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
de.id_area_dep=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=2 and a.estado=1 and de.nivel=2 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger=? and de.id_area_dep!=?
order by a.nombre asc

--Empleados: solo empleados de esta subgerencia

select u.id_usuario,u.nombre_usuario from usuario u


inner join detalle_usuario de on
u.id_usuario=de.id_usuario
where u.estado=1 and de.estado=1 and de.nivel=3
and de.id_area_dep=?
order by u.nombre_usuario asc

--Cuando es un Empleados
--- Gerente: solo el gerente al que pertenece

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
id_area_ger=a.id_area
inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario
where a.nivel=1 and a.estado=1 and de.nivel=1 and
a.id_area!=0 and de.estado=1
and de.id_area_ger=?
order by a.nombre asc

--subgerente: solo el subgerente que pertenece

select u.id_usuario,a.nombre from area a


inner join detalle_usuario de on
de.id_area_dep=a.id_area

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 63


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inner join usuario u on u.id_usuario=de.id_usuario


where a.nivel=2 and a.estado=1 and de.nivel=2 and
a.id_area!=0
and de.id_area_dep=?
order by a.nombre asc

--emepleados: solo empleados de su subgerencia, y la


gerencia

select u.id_usuario,u.nombre_usuario from usuario u


inner join detalle_usuario de on
u.id_usuario=de.id_usuario
where u.estado=1 and de.estado=1 and de.nivel=3
and de.id_area_dep=? and u.id_usuario!=?
order by u.nombre_usuario asc
2. Dependiendo de su nivel de usuario se cargan los
2. Para el registro del posibles destinos. Si es un Gerente, se cargan las dems
documento: Seleciona la gerencias, sus subgerentes y sus empleados directos. Si
fecha de derivacin, es un Subgerente, se carga su gerente, las subgerencias
Ingresa el asunto del de su gerencia, y los usuarios de su subgerencia. Si es
documento, selecciona el un empleado se carga su Subgerencia, y los empleados
tipo de documento, ingresa de su subgerencia. Todo esto si son usuarios Simples o
el nmero de folios, el experto. Si es un usuario Junnior, el puede enviar a
ingresa el contenido y las cualquier destino. Todos los destinos se cargan en la
observaciones. Y primera lista.
selecciona una de las (Ya esta el detalle arriba)
opciones del combobox.
3. Pasa el destino a la lista de destino.

Ya tenemos en memoria, el id_usuario al cual se va


derivar, porque consultamos el id_usuario.
3. Selecciona su destino y
da clic sobre la flecha para
Pero para su id_area_destino, tenemos que
pasar.
obtenerlo con el siguiente query:

select id_area_dep from detalle_usuario where


id_usuario=? and estado=1
4. Genera el codigo del documento con la siguiente
estructura: La abreviatura del tipo de documentos, ms
el nmero, ms la abreviatura de la subgerencia,
seguido de la abreviatura de la gerencia a la que
pertenece el usuario. El nmero de cdigo, se genera a
4. Da clic en el botn partir del tipo de documento y el usuario. Guarda el
Guardar Documento. documento y muestra mensaje: El expediente ser
guardado, pero no derivado. Luego se podr realizar la
derivacin, realmente Desea guardar el expediente?

Para la generacin de documento, y el guardado, se


realiza de la misma manera como en el registro de

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 64


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expedientes externos. El formato del documento


sera el mismo, y la forma de guardar tambin,
incluso el seguimiento.
5. Se genera el cdigo de expediente con la siguiente
estructura: EXPE- el nmero de expediente /MDA. Y
se bloquean las acciones, solo permite la modificacin
del documento

El codigo de expediente interno, se genera de igual


manera que el externo, el autogenerado es por tipo
y por ao, pero el formato es asi: EXPEI-100/MDA
Flujo Secundario 1
1. Cambia los datos, y da 1. Muestra mensaje: Documento correctamente
clic sobre el botn: modificado.
modificar documento.
Post-condicin: Expediente internos correctamente registrado

3.17.4. Prototipo:

3.18. Caso de Uso 17: Bandeja de Entrada


3.18.1. Descripcin:
Es la interface de organizacin de expedientes que tiene cada uno
de los usuarios, aqu puede ver todos los detalles de los
expedientes que maneja, o ha manejado, segn un filtro de

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 65


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

estados. Tambin puede ver los documentos ligados a los


expedientes. Adems esta interface permite la recepcin de
expedientes, el rechazo de expedientes, el guardado de nuevos
documentos en los expedientes, la finalizacin de los expedientes,
y la generacin de reportes.

3.18.2. Diagrama:

3.18.3. Especificacin

Nombre: Bandeja de Entrada


Actores: Usuario experto, Junior y Simple
Es la interface de organizacin de expedientes que tiene
cada uno de los usuarios, aqu puede ver todos los
detalles de los expedientes que maneja, o a manejado,
segn un filtro de estados. Tambin puede ver los
Descripcin: documentos ligados a los expedientes. Adems esta
interface permite la recepcin de expedientes, el
rechazo de expedientes, el guardado de nuevos
documentos en los expedientes, la finalizacin de los
expedientes, y la generacin de reportes.
Pre-condicin Usuario correctamente logeado
Flujo Principal
Actor Sistema
1. Ingresa a la opcin 1. Se muestra la ventana de la bandeja de entrada, tal
Bandeja de entrada desde cual se muestra en el prototipo, al lado izquierdo se

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 66


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

el men principal encuentra la lista de los expedientes y los filtros por


estado (Pendientes, Recepcionados, Derivados,
Finalizados, Rechazados, Guardados), ao, origen y
nombre, al centro se encuentra el detalle del
expediente, los documentos ligados al expediente y
para la creacin de nuevos documentos para el
expediente, por ltimo al lado derecho se muestra la
lista de seguimiento del expediente, y los destinos para
relizar la derivacin del expediente.
2. Se carga en la lista de expedientes, todos los
expedientes pendientes para el usuario con el formato
(Codigo de expediente, fecha y hora), con un icono
diferente los externos de los internos. La manera de
ordenar, es por el tipo de expediente (Interno y
Externo), y por la fecha y hora.

Para cada estado de los expedientes, tendremos los


siguientes querys:

Para los Pendientes, recpecionados, finalizados y


rechazados:
*El r.id_estado_destino, cambia segun el estado
Pendiente=3, recepcionado=6, rechazado=5,
finalizado=7 ,r.id_usuario_destino, es el id del usuario
actual, y el extract(year from e.fecha)=? es el ao que
se muestra en el filtro.

select e.id_expediente, CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-


2. Selecciona el estado ',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0
Pendientes for 9) ,'-',r.num_multiple)
from (select t.id_seguimiento as cod,
t.id_expediente,t.id_estado_destino,t.num_seguimiento,
t.id_usuario_destino,t.fecha,t.hora,t.num_multiple from
ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_destino=? and
r.id_usuario_destino=? and extract(year from
e.fecha)=? order by e.id_tipoexpe, e.id_expediente
desc

Para los expedientes derivados:

select e.id_expediente,CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 67


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

for 9) ,'-',r.num_multiple)
from (select t.id_seguimiento as cod,
t.id_expediente,t.id_estado_destino AS
estado_des,t.id_usuario_origen,t.id_estado_origen,
t.id_estado_destino,t.id_usuario_destino,t.fecha,t.hora,
t.num_multiple from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_origen=1 and r.estado_des=3 and
extract(year from e.fecha)=? and
r.id_usuario_origen=?
order by e.id_tipoexpe, e.id_expediente desc

Para los expedientes guardados:

select e.id_expediente, CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0
for 9) ,'-',r.num_multiple) as "Codigo"
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.fecha,t.hora,t.num_multiple from
ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8 and extract(year from
e.fecha)=? and
r.id_usuario_origen=? order by e.id_tipoexpe,
e.id_expediente desc

De la misma manera para la busqueda de cada uno:

Para los Pendientes, recpecionados, finalizados y


rechazados:

select e.id_expediente,CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0
for 9) ,'-',r.num_multiple)
from (select t.id_seguimiento as cod,
t.id_expediente,t.id_estado_destino,t.num_seguimiento,
t.id_usuario_destino,t.fecha,t.hora,t.num_multiple from
ultimos_seguimientos u

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 68


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

inner join seguimiento t on


u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and
u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_destino=? and
r.id_usuario_destino=? and extract(year from
e.fecha)=?
and CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA','
',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0 for 9) ,'-
',r.num_multiple) like '%?%'
order by e.id_tipoexpe, e.id_expediente desc

Para los derivados:

select e.id_expediente,CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0
for 9) ,'-',r.num_multiple)
from (select t.id_seguimiento as cod,
t.id_expediente,t.id_estado_destino AS
estado_des,t.id_usuario_origen,t.id_estado_origen,
t.id_estado_destino,t.id_usuario_destino,t.fecha,t.hora,
t.num_multiple from ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_origen=1 and r.estado_des=3 and
extract(year from e.fecha)=? and
r.id_usuario_origen=?
and CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA','
',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0 for 9) ,'-
',r.num_multiple) like '%?%'
order by e.id_tipoexpe, e.id_expediente desc

Pra los guardados:

select e.id_expediente, CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-


',e.codigo,'/MDA',' ',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0
for 9) ,'-',r.num_multiple) as "Codigo"
from (select t.id_expediente,t.id_estado_destino,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.id_estado_o
rigen,t.fecha,t.hora,t.num_multiple from
ultimos_seguimientos u
inner join seguimiento t on
u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento and

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 69


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

u.num_multiple=t.num_multiple) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
where r.id_estado_destino=8 and
r.id_estado_origen=8 and extract(year from
e.fecha)=? and
r.id_usuario_origen=?
and CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA','
',r.fecha,' ',substring(r.hora from 0 for 9) ,'-
',r.num_multiple) like '%?%'
order by e.id_tipoexpe, e.id_expediente desc
3. Se muestran los detalles del expediente, se cargan los
documentos ligados a este expediente, se carga el
seguimiento del expediente con el formato: (Accin,
fecha y hora) y se activan los botones de Recepcionar,
Rechazar y la opcin para imprimir el expediente.

Para los detalles del exepediente: retorna el codigo del


expediente, el remitente y el numero de folios

select CONCAT('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA'),
CONCAT(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre),e.folios
from (select
t.id_expediente,t.id_seguimiento,t.id_estado_destino,t.n
um_seguimiento,
t.id_usuario_destino,t.id_usuario_origen,t.num_multipl
e from ultimos_seguimientos u
3. Selecciona un inner join seguimiento t on
expediente de la lista. u.id_expediente=t.id_expediente
where u.num_seguimiento=t.num_seguimiento) r
inner join expediente e on
r.id_expediente=e.id_expediente
inner join remitente c on c.id_remitente=e.id_remitente
where r.id_expediente=? and r.num_multiple=?

Y para el utllimo usuario que tuvo el expediente:

select u.nombre_usuario from seguimiento n


inner join usuario u on
n.id_usuario_origen=u.id_usuario
where n.id_expediente=? and n.num_multiple=? and
u.estado=1 order by n.id_seguimiento desc limit 1

Para realizar la carga de los documentos ligados, lo


hacemos por el id_expediente:

Se le manda el id_expediente, y el num_multiple

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 70


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

*El id_documento debe estar oculto

select id_documento,CONCAT(codigo_completo,'
',fecha,' ',substring(hora from 0 for 11)) from
documento where id_expediente=? and
num_multiple=?
order by id_documento asc

Para la carga de los seguimiento:


*El id_seguimiento, debe estar oculto

select id_seguimiento,CONCAT(s.fecha,' ',s.hora,' >


',a.nombre) from seguimiento s
inner join accion a on a.id_accion=s.id_accion and
id_expediente=? and num_multiple=? order by
s.id_seguimiento
4. Muestra los detalles del documento en el panel para
el registro de documentos, con ninguna opcin
habilitada.

Para consultar el documento, es por el


id_documento:
4. Da clic sobre un
documento select
codigo_completo,asunto,folios,t.nombre,observaciones,
d.contenido,d.tipo_doc
from documento d
inner join tipo_documento t on
d.id_tipodoc=t.id_tipodoc and d.id_documento=?
5. Muestra mensaje: Expediente correctamente
Recepcionado, cambia el estado en el combo, y muestra
todos los expedientes recepcionas, se limpia toda la
pantalla.

Para esta accion, se registra el seguimiento:


id_accion: 3 Recpecionar
id_area_origen: El area actual
id_usuario_origen: El usuario origen
5. Da clic sobre le botn id_estado_origen: 6 Recepcinado
Recpecionar. id_area_destino: El area actual
id_usuario_destino: El usuario origen
id_estado_destino: 6 Recepcinado
num_seguimiento: coorrelativo

INSERT INTO seguimiento(id_expediente, id_accion,


id_area_origen, id_usuario_origen, id_estado_origen,
id_area_destino,
id_usuario_destino, id_estado_destino,
num_seguimiento) VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

Flujo Secundario 1
1. Despus de consultar un 1. Muestra mensaje: Realmente desea rechazar este
expediente pendiente, da expediente?
clic sobre el botn
Rechazar.
2. Da clic en Si 2. Muestra una ventana para insertar el detalle del
rechazo.
3. Ingresa el detalle de 3. el Expediente regresa a su receptor, dependiendo si
recahzo, da clic en aceptar es expediente extreno o interno, en externo regresa pero
no a un usuario, si no a mesa de partes. Muestra
mensaje: Expediente correctamente rechazado.

Para el rechazo, existen dos tipos de rechazo, uno es el


rechazado a mesa de partes, y el otro es el rechazado a
un usuario cualquiera.

Para esto debemos obtener de la caja de texto del


ultimo usuario, a parit de su nombre, su id_usuario, su
privilegio y el area al cual pertenece:

select u.id_usuario,case when p.privilegio=1 then


'Administrador'
when p.privilegio=2 then 'Experto'
when p.privilegio=3 then 'Junnior'
when p.privilegio=4 then 'Simple' end,de.id_area_dep
from usuario u
inner join privilegios p on p.id_usuario=u.id_usuario
inner join detalle_usuario de on
de.id_usuario=u.id_usuario
where u.nombre_usuario='?' and u.estado=1 and
de.estado=1

Para el rechazo a mesa de partes:


Evaluamos su el privilegio== Experto, y el tipo de
expediente es externo=E:

id_accion: 4 Rechazar
id_area_origen: El area actual
id_usuario_origen: El usuario origen
id_estado_origen: 5 Rechazado
id_area_destino: El area del usuario consultado
id_usuario_destino: El id del usuario consultado
id_estado_destino: 9 Rechazado mdp
num_seguimiento: coorrelativo
detalles: el detalle del rechazo

Y para el rechazo de cualquiere otro usuario, es lo


mismo que el primero, con la excepcion de que el
estado destino es:

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

id_estado_destino: 5 Rechazado

INSERT INTO seguimiento(id_expediente, id_accion,


id_area_origen, id_usuario_origen,
id_estado_origen, id_area_destino,
id_usuario_destino, id_estado_destino,
detalle, num_seguimiento, num_multiple)
VALUES ( ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?);
Flujo Secundario 2
1. Se cargan los detalles del expediente, los
1. Selecciona un
documentos ligados y su seguimiento. Se activa el
expediente con estado
botn de nuevo documento y se activa el botn
Recepcionado
Finalizar.
2. Se cargan los datos del documento, y si es el ltimo
2. Selecciona un documento registrado, y el creador es el usuario
documento logeado, entonces se activa el botn de edicin de
documento.
3. Clic sobre nuevo 3. El documento se guarda, y se actualiza la lista de los
documento e ingresa un documentos ligados. y se activa el botn guardar
nuevo documento, con el expediente.
mismo procedimiento del
registro de expedientes El guardado se realiza de la misma manera que se
internos. ha ido realizando en lo que respecta a documentos.
4. Muestra mensaje de cofirmacion de guardado y
guarda el expediente con el nuevo documento ligado.

Para el guardado, se debe insertar el seguimiento, el


id_usuario, que sera el destino, se obtendr de la
lista destino, y de este mismo se obtiene su gerencia,
para obtener la gernecia de un usuario, lo hacemos
de la siguiente manera:

select de.id_area_dep from usuario u


inner join detalle_usuario de on
4. Selecciona el destino, y de.id_usuario=u.id_usuario
da clic sobre el boton where u.estado=1 and de.estado=1 and
Guardar Expediente. u.id_usuario=?

Para el seguimiento, los valores sern:

id_accion: 1 Guardar
id_area_origen: El area actual
id_usuario_origen: El usuario origen
id_estado_origen: 8 Guardado
id_area_destino: El area del usuario consultado
id_usuario_destino: El id del usuario consultado
id_estado_destino: 8 Guardado
num_seguimiento: coorrelativo

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Flujo Secundario 3
1. Se muestra un mensaje de confirmacin, y luego de
su confirmacin, un mensaje para ingresar los detalles
de finalizacin, al igual que los detalles de rechazo. Se
guarda y muestra mensaje: Expediente correctamente
finalizado.

Para la finalizacion, debemos agregar uel


seguimiento de finalizacion:

id_accion: 5 Finalizar
id_area_origen: El area actual
id_usuario_origen: El usuario origen
1. En la opcin de los id_estado_origen: 7 Finalizado
expedientes id_area_destino: El area actual
Recpecionados, selecciona id_usuario_destino: El usuario origen
un expediente y da clic id_estado_destino: 7 Finalizado
sobre el botn Finalizar num_seguimiento: coorrelativo
detalles: el detalle de la finalizacion
1.1 Si es expediente externos, se evalua como se
registr para generar la respuesta, si es por correo, se
enva un correo con el detalle de finalizacin, de lo
contrario se genera un reporte y se muestra, y para los
expedientes internos, solo se genera el reporte de
finalizacin.

Evaluamos el tipo de respuesta por el id_expediente:

select respuesta from expediente where


id_expediente=?
Flujo Secundario 4
1. Se muestra la lista de los expedientes que ha
1. Se selecciona el estado:
derivado este usuario, y solo es de consulta, tambin
Derivados
permite la impresin del reporte de expediente.
Flujo Secundario 5
1. Se selecciona el estado 1. Muestra la lista de los expedientes finalizados por
Finalizado este usuario, de igual manera es solo para consultar.
Flujo Secundario 6
1. Se selecciona el estado 1. Muestra la lista de los expedientes que se rechazaron
Rechazado a este usuario.
2. se consultan todos los datos para este expediente, y
2. Selecciona un
se activa la opcin solo para poder modificar el ltimo
expediente
documento.
3. Modifica el documento y
da clic sobre el botn 3. Se guarda el expediente, con los datos modificados.
guardar
Flujo Secundario 7
1. Selecciona el estado 1. Muestra la lista de los expedientes que se han
Guardados guardado antes de ser derivados, con la opcin para

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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

guardar activada.
2. Este es el nico documento que se puede editar.

Para saber si este documento es el ltimo, y adems


lo a creado el usuario que esta logeado, realizamos
2. Selecciona el ltimo
la siguiente consulta:
documento
select id_documento,id_usuario from documento where
id_expediente=? and num_multiple=? order by
id_documento desc limit 1
3. Se edita el documento, 3. Se guarda el expediente y muestra mensaje:
da clic sobre el botn Expediente correctamente guardado.
Guardar expediente
Flujo Secundario 8
1. Da clic sobre opciones y
1. Se muestra la ventana para derivar expedientes
luego, Consultar
guardados.
documentos guardados
Flujo Secundario 9
1. Selecciona un 1. Se abre la ventana de detalles del seguimiento, donde
seguimiento de la lista de se ve el origen, destino, estados, fecha y hora del
seguimientos. seguimiento del expediente
Flujo Secundario 10
1. Muestra el reporte, el cual se debe llenar con lo
siguientes datos del query:

select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-',e.codigo,'/MDA')
as "Codigo",
1. Clic sobre el botn concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
imprimir reporte de ',c.nombre) as "Remitente" ,e.folios
expediente finalizado ,e.fecha,e.hora ,s.detalle
from expediente e
inner join remitente c on e.id_remitente=c.id_remitente
inner join seguimiento s on
s.id_expediente=e.id_expediente
where e.id_expediente=2 and s.id_estado_destino=7
Post-condicin: Expedientes correctamente gestionados.

3.18.4. Prototipo:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 75


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Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.19. Caso de Uso 18: Generar Reportes


3.19.1. Descripcin:
Permite la generacin de reportes de los expedientes emitidos, y
sus respectivos documentos ligados, por rangos de fecha y tiempo
especficos. Es una accin nica del usuario experto.
3.19.2. Diagrama:

3.19.3. Especificacin

Nombre: Generar Reportes


Actores: Usuario Experto
Descripcin: Permite la generacin de reportes de los

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 76


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

expedientes emitidos, y sus respectivos


documentos ligados, por rangos de fecha y
tiempo especficos. Es una accin nica del
usuario experto.

Usuario correctamente logeado, y expedientes


Pre-condicin
correctamente registrados.
Flujo Principal
Actor Sistema
Selecciona el botn Muestra la ventana de Reportes como muestra el
Reportes del men prototipo.
principal
Genera el Reporte, segn el filtro seleccionado,
para esto, se necesita el siguiente query:

"select concat('EXPE',e.tipo_expe,'-
',e.codigo,'/MDA') as codigo,
concat(c.apellido_paterno,' ',c.apellido_materno,'
',c.nombre) as remitente,e.folios as folios, e.fecha
as fecha,substring(e.hora from 0 for 9) as
hora,e.id_expediente as id_expediente from
Selecciona los filtros y
expediente e inner join remitente c on
da clic sobre el botn
e.id_remitente=c.id_remitente where
Generar
tipo_expe='E' and
e.id_expediente='$id_expediente'";
// and e.fecha between '2015-04-15' and '2015-05-
01';
//and e.id_expediente='$id_expediente'
//and extract(year from e.fecha)=2015
//and extract(month from e.fecha)=05 and
extract(year from e.fecha)=2015

Post-condicin: Reporte correctamente Generado

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Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Caso de uso del Sistema Fecha: 10/01/2015

3.19.4. Prototipo

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 78


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 30
Sistema Web para el proceso de Gestin
Documental para la Municipalidad
Distrital de Ancn
Modelo de Datos
Versin 2.0
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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
12/02/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
modelo de datos. Gabriel Lozada Chira
30/06/2015 2.0 Actualizacin y mejora de los
diagramas. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

ndice
1. Introduccin ...................................................................................................... 4
1.1. Propsito ............................................................................................................................................................ 4
1.2. Alcance ............................................................................................................................................................... 4
1.3. Definiciones, siglas y abreviaturas........................................................................................................... 4
1.4. Referencias ........................................................................................................................................................ 4
1.5. Visin General ................................................................................................................................................. 4
1. Modelo Lgico de la Base de Datos ................................................................... 5
2. Modelo Fsico de la Base de Datos ..................................................................... 7
3. Diccionario de Datos .......................................................................................... 8
3.1. Accion ................................................................................................................................................................. 9
3.2. Area ....................................................................................................................................................................10
3.3. Detalle_usuario ..............................................................................................................................................11
3.4. Documento ......................................................................................................................................................12
3.5. Estado ................................................................................................................................................................13
3.6. Expediente .......................................................................................................................................................14
3.7. ExpePen ............................................................................................................................................................16
3.8. Privilegios ........................................................................................................................................................16
3.9. Remitente .........................................................................................................................................................17
3.10. Requisitos ......................................................................................................................................................18
3.11. Requisitos_expediente ..............................................................................................................................18
3.12. Requisitos_pen ............................................................................................................................................19
3.13. Seguimiento ..................................................................................................................................................20
3.14. Tipo_documento .........................................................................................................................................22
3.15. Tipo_expediente..........................................................................................................................................22
3.16. Usuario ...........................................................................................................................................................23

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

MODELO DE DATOS
1. Introduccin

1.1. Propsito
Este documento tiene como objetivo proveer una especificacin formal del diseo
del sistema mostrando su descomposicin en mdulos y la interaccin entre las
partes. El mismo ser utilizado por los implementadores para el desarrollo.

1.2. Alcance
Este documento busca generar una especificacin formal del diseo de manera
que sea una gua la implementacin del sistema y medio de comunicacin de las
decisiones significantes del proyecto.

1.3. Definiciones, siglas y abreviaturas.


Referirse al documento Glosario.

1.4. Referencias

Documento Glosario
Documento de Caso de Uso
Documento de Descripcin de la Arquitectura

1.5. Visin General

En esta primera versin del diseo se incluye un diseo preliminar del caso de uso
definido para realizar una bsqueda.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

1. Modelo Lgico de la Base de Datos

Primero generamos el diagrama conceptual, para que a partir de este poder obtener el lgico.

Podemos ver las distintas tablas que intervienen en el sistema y como se


relacionan unas con otras. De manera central la tabla Expediente junto con la
tabla Documento y Seguimiento son las principales, ya que son las que
almacenan la mayor parte del proceso. Sin poco importantes las dems tablas, ya
que tambin son necesarias para el correcto funcionamiento.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

El diagrama lgico de la base de datos, es el siguiente

Luego de haber tenido una idea de las tablas y relaciones entre ellas, ahora las detallamos con cada una de
sus columnas, y las relaciones que hay entre ellas.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

2. Modelo Fsico de la Base de Datos

Por ltimo definimos los tipos de columna para cada una de las tablas, y los detalles de cada tipo de
columna, si es que es necesario. Debemos recordar que para este caso no usaremos un tamao en las
columnas de tipo INT (Integer).

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 7


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

3. Diccionario de Datos

El motor de base de datos que se va utilizar es Postgrets, y el gestor que se va utilizar ser el
PgAdmin3. El nombre de la base de datos ser: GestionDocumental, se utilizar un usuario de
base de datos, llamado: gestin, con contrasea: sistemas. Este usuario debe tener todos los
privilegios.

Tiene un total de 15 Tablas, relacionadas y normalizadas, para la gestin y registro de la data.


* Todas las llaves primarias, tienen un secuencia relacionada. Para que el valor sea entero
incremental automticamente.
* El estado se registra con un valor por defecto igual a 1, que significa activo.
* La fecha se registra con un valor por defecto que se obtiene directamente de la base de datos,
con la fecha actual, de tipo DATE.
* La hora se registra con un valor por defecto que se obtiene directamente de la base de datos,
con la hora exacta que se realiza el registro, de tipo Varchar.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 8


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

3.1. Accion

Descripcin: Son las acciones que se realizan sobre los expedientes. Estas acciones deben estar
con un id especifico y un nombre especifico. Se recomienda no alterar nada de esta tabla.

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_accion Llave primaria int


nombre nombre de la accion varchar (30)

Creacin:

CREATE TABLE accion


( id_accion integer NOT NULL DEFAULT nextval('acc_sec'::regclass),
nombre character varying(30),
CONSTRAINT accion_pkey PRIMARY KEY (id_accion)
)WITH (
OIDS=FALSE);
ALTER TABLE accion
OWNER TO gestion;

Valores obligatorios:

Detalle:

Guardar Expediente: es la accin antes de la derivacin, el usuario origen an es el dueo del


expediente.
Derivar Expediente: es la accin de enviar un expediente.
Recepcionar Expediente: es cuando el receptor es el nuevo dueo del expediente
Rechazar Expediente: es cuando el receptor rechaza el expediente y lo regresa al emisor.
Finalizar Expediente: es cuando se finaliza el expediente, y ya no se puede realizar ninguna
accin sobre esta.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 9


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

3.2. Area

Descripcin: Son las gerencias (organo) y subgerencias (dependencias) de la municipalidad

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_area Llave primaria int


nombre nombre del area en mayuscula varchar (50)
descripcion descripcion del area varchar (100)
nivel el nivel es 1 si es gerencia y 2 si es int
subgerencia
dependencia Si es una gerencia el valor registrado sera int
0, si es una subgerencia es valor
registrado sera el id_area de la gerencia a
la que pertenece.
fecha fecha de registro date
hora hora de registro varchar (25)
estado 1 si es activo, 0 si no es activo int
abreviatura es la abreviatura de esta area, para el varchar (5)
codigo autogenerado.

Creacin:

CREATE TABLE area


(
id_area integer NOT NULL DEFAULT nextval('area_sec'::regclass),
nombre character varying(50),
descripcion character varying(100),
nivel integer,
dependencia integer,
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
estado integer DEFAULT 1,
abreviatura character varying(5),
CONSTRAINT area_pkey PRIMARY KEY (id_area)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE area
OWNER TO gestion;

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 10


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

3.3. Detalle_usuario

Descripcin: Es donde se registra a donde pertenece el usuario, es decir al area y si es gerente,


subgerente o empleado
Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_detalle Llave primaria int


id_usuario Llave Foranea de la tabla Usuario int
nivel 1 si es gerente, 2 si es subgerente y 3 si es int
empleado
id_area_ger Llave Foranea de la tabla Area, es el int
id_area de la gerencia a la que pertenece
id_area_dep Llave Foranea de la tabla Area, es el int
id_area de la subgerencia a la que
pertenece, Si es un gerente, entonces no
tiene una subgerencia, entos es el mismo
id_area de la gerencia. Si es un empleado
directo, es decir que no tiene subgerencia,
entonces tambien es el id_area de la
gerencia
estado 1 si es activo, 0 si no es activo int
fecha fecha de registro date
hora hora de registro varchar (25)

Creacin:

CREATE TABLE detalle_usuario


(
id_detalle integer NOT NULL DEFAULT nextval('deta_usu_sec'::regclass),
id_usuario integer,
nivel integer,
id_area_ger integer,
id_area_dep integer,
estado integer DEFAULT 1,
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
CONSTRAINT detalle_usuario_pkey PRIMARY KEY (id_detalle),
CONSTRAINT detalle_usuario_id_area_dep_fkey FOREIGN KEY (id_area_dep)
REFERENCES area (id_area) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT detalle_usuario_id_area_ger_fkey FOREIGN KEY (id_area_ger)
REFERENCES area (id_area) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT detalle_usuario_id_usuario_fkey FOREIGN KEY (id_usuario)
REFERENCES usuario (id_usuario) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 11


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

)WITH (
OIDS=FALSE);
ALTER TABLE detalle_usuario
OWNER TO gestion;

3.4. Documento

Descripcin: Es el documento, el cual pertenece a un expediente. Recordar que el conjunto de


documentos forma un expediente

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_documento Llave primaria int


id_expediente Llave Foranea de la tabla expediente, es al int
expediente que pertenece este documento
id_tipodoc Llave Foreana de la tabla: int
tipo_documento, es para saber que tipo de
documento es
codigo_doc Es el nmero de codigo autogenerado del int
documento, ejemplo: 100. Este codigo se
genera por usuario, tipo de documento y
ao
codigo_completo Es el codigo completo en cadenam que se varchar (30)
forma por la abreviatura de gerencia,
subgerencia y tipo de documento,
ejemplo: SOLIC-100-MP-SG/MDA
(abreviatura de solicitud, el codigo,
abreviatura de la subgerencia de mesa de
partes y la abreviatura de la gerencia de
Secretaria general)
asunto Es el asunto del documento. varchar (100)
folios Es el nmero de folios, que tiene el int
documento.
contenido Es el contenido en texto, del documento varchar (500)
observaciones Son las observaciones del documento varchar (500)
fecha Es la fecha de registro. date
hora Es la hora de registro varchar(25)
id_usuario Llave Foranea de la tabla: Usuario, que es int
el id_usuario creador del documento.
tipo_doc 0 si es un documento normal, 1 si es un int
documento anexado. Por defecto es 0
estado 1 si esta activo, 0 si no lo esta. int

Creacin:

CREATE TABLE documento

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 12


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

(
id_documento integer NOT NULL DEFAULT nextval('docu_sec'::regclass),
id_expediente integer,
id_tipodoc integer,
codigo_doc integer,
codigo_completo character varying(30),
asunto character varying(100),
folios integer,
contenido character varying(500),
observaciones character varying(500),
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
id_usuario integer,
tipo_doc integer DEFAULT 0,
estado integer DEFAULT 1,
CONSTRAINT documento_pkey PRIMARY KEY (id_documento),
CONSTRAINT documento_id_expediente_fkey FOREIGN KEY (id_expediente)
REFERENCES expediente (id_expediente) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT documento_id_tipodoc_fkey FOREIGN KEY (id_tipodoc)
REFERENCES tipo_documento (id_tipodoc) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT documento_id_usuario_fkey FOREIGN KEY (id_usuario)
REFERENCES usuario (id_usuario) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION)

3.5. Estado

Descripcin: Son los estados del expediente, ya tiene valores registrados que no se deberan
modificar.

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_estado Llave primaria int


nombre nombre del estado varchar (15)
descripcion descripcion del estado varchar (50)

Creacin:

CREATE TABLE estado


(
id_estado integer NOT NULL DEFAULT nextval('esta_sec'::regclass),
nombre character varying(15),
descripcion character varying(50),
CONSTRAINT estado_pkey PRIMARY KEY (id_estado)
)

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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE estado
OWNER TO gestion;

Valores obligatorios:

Detalle:

Derivado: Cuando se realiza la derivacin


En espera: Cuando se ha registrado, pero no se registra el destino
Pendiente:
Pendiente requ: Cuando esta pendiente de requisitos
Rechazado: Cuando esta rechazado
Recepcionado: Cuando se recepciona
Finalizado: Cuando se finaliza
Guardado: Cuando se guarda, antes de derivar
Rechazado mdp: Cuando se rechaza, pero a mesa de partes

3.6. Expediente
Descripcin: Son los expedientes internos y externos

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_expediente Llave primaria int


codigo Es el codigo autogenerado del expediente, int
este es por tipo de expediente osea si es
interno o externo y por ao. Ejemplo: 100
codigo_completo Es el codigo completo como cadena, int
como ejemplo:EXPEE-100/MDA (El
prefijo EXPE, seguido de la inicial del

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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

tipo de documento: E si es externo, I si es


interno.)
id_remitente Llave foranea de la tabla Remitente, es el int
remitente del expediente externo, si es un
interno el id ser 0
folios Es el nmero de folios del expediente, es int
la suma del nmero de folios de sus
documentos.
correo Es un correo para generar una respuesta. varchar(100)
tipo_expe Es la inicial del tipo de expeidente, E si es varchar(1)
externo, I si es interno
id_tipoexpe Llave foranea, de la tbla tipo_expediente, int
para el tipo de expediente externo.
requisitos true si se cumplen todos, false si no se boolean
cumplen
respuesta 1 si la respuesta es a domicilio, 2 si es por int
correo.
fecha es la fecha de registro date
hora es la hora de registro varchar(25)
estado 1 si esta activo, 0 si esta inactivo int

Creacin:

CREATE TABLE expediente


(
id_expediente integer NOT NULL DEFAULT nextval('expe_sec'::regclass),
codigo integer,
codigo_completo character varying(30),
id_remitente integer,
folios integer,
correo character varying(100),
tipo_expe character varying(1),
id_tipoexpe integer,
requisitos boolean,
respuesta integer,
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
estado integer DEFAULT 1,
CONSTRAINT expediente_pkey PRIMARY KEY (id_expediente),
CONSTRAINT expediente_id_remitente_fkey FOREIGN KEY (id_remitente)
REFERENCES remitente (id_remitente) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT expediente_id_tipoexpe_fkey FOREIGN KEY (id_tipoexpe)
REFERENCES tipo_expediente (id_tipoexpe) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)
WITH (
OIDS=FALSE

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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

);
ALTER TABLE expediente
OWNER TO gestion;

3.7. ExpePen

Descripcin: Es el registro de la fecha de los expedientes pendientes de documento

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* idexpe Llave primaria int


id_expediente Llave foranea, de la tabla Expediente int
fecha fecha de vencimiento de regularizacin date
Creacin:

CREATE TABLE expe_pen


(
idexpe integer NOT NULL DEFAULT nextval('expe_pen_sec'::regclass),
id_expediente integer,
fecha date,
CONSTRAINT expe_pen_pkey PRIMARY KEY (idexpe),
CONSTRAINT expe_pen_id_expediente_fkey FOREIGN KEY (id_expediente)
REFERENCES expediente (id_expediente) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE expe_pen
OWNER TO postgres;

3.8. Privilegios

Descripcin: Es para asignar privilegios a los usuarios, y el terminal de donde pertenece.

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

id_usuario Llave foranea de la tabla Usuario int


Privilegio Privilegio al cual pertenece: 1. Super int
admin, 2. Experto, 3. Junnior, 4. Simple.

Creacin:

CREATE TABLE privilegios

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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

(
id_usuario integer,
privilegio integer,
terminal integer,
CONSTRAINT privilegios_id_usuario_fkey FOREIGN KEY (id_usuario)
REFERENCES usuario (id_usuario) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE privilegios
OWNER TO gestion;

3.9. Remitente

Descripcin: Son los remitentes y contribuyentes para el registro de expeidnetes externos.

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_remitente Llave primaria int


nombre el nombre del remitente varchar(100)
apellido_paterno el apellido paterno varchar(100)
apellido_materno el apellido materno varchar(100)
documento 1 si es DNI, 2 si es RUC int
numero_doc es el numero del documento varchar(15)
direccion es la direccion del remitnete varchar(100)
correo es el correo del remitente varchar(100)
fecha es la fecha de registro date
hora es la hora de registro varchar(25)
estado 1 si esta activo, 0 si no lo esta. int

Creacin:

CREATE TABLE remitente


(
id_remitente integer NOT NULL DEFAULT nextval('remi_sec'::regclass),
nombre character varying(100),
apellido_paterno character varying(100),
apellido_materno character varying(100),
documento integer,
numero_doc character varying(15),
direccion character varying(100),
correo character varying(100),
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 17


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estado integer DEFAULT 1,


CONSTRAINT remitente_pkey PRIMARY KEY (id_remitente)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE remitente
OWNER TO gestion;

3.10. Requisitos
Descripcin: Es el registro de todos los posibles requisitos para los tipos de expediente externo

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_requisitos Llave primaria int


nombre nombre del requisito varchar(50)
fecha es la fecha de registro date
estado 1 si esta activo, 0 si no lo esta int

Creacin:

CREATE TABLE requisitos


(
id_requisitos integer NOT NULL DEFAULT nextval('requ_sec'::regclass),
nombre character varying(50),
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
estado integer DEFAULT 1,
CONSTRAINT requisitos_pkey PRIMARY KEY (id_requisitos)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE requisitos
OWNER TO gestion;

3.11. Requisitos_expediente
Descripcin: Es la relacion entre el tipo de expediente, y los requisitos para este tipo de
expediente

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

id_tipoexpe Llave forane de la tabla tipo _expediente. int


id_requisitos Llave foranea de la tabla requisitos int

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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

Creacin:

CREATE TABLE requisitos_expediente


(
id_tipoexpe integer,
id_requisitos integer,
CONSTRAINT requisitos_expediente_id_requisitos_fkey FOREIGN KEY (id_requisitos)
REFERENCES requisitos (id_requisitos) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT requisitos_expediente_id_tipoexpe_fkey FOREIGN KEY (id_tipoexpe)
REFERENCES tipo_expediente (id_tipoexpe) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE requisitos_expediente
OWNER TO gestion;

3.12. Requisitos_pen
Descripcin: Son los requisitos pendientes de los expediente externos

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_requipen Llave primaria int


id_expediente Llave Foranea de la tabla Expediente int
id_requisito Llave Foranea de la tabal Requisitos int
estado 1 si esta activo osea pendiente, 0 si ya no int
lo esta.

Creacin:

CREATE TABLE requisitos_pen


(
id_requipen integer NOT NULL DEFAULT nextval('requisitospen_sec'::regclass),
id_expediente integer,
id_requisito integer,
estado integer DEFAULT 1,
CONSTRAINT requisitos_pen_pkey PRIMARY KEY (id_requipen),
CONSTRAINT requisitos_pen_id_expediente_fkey FOREIGN KEY (id_expediente)
REFERENCES expediente (id_expediente) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT requisitos_pen_id_requisito_fkey FOREIGN KEY (id_requisito)
REFERENCES requisitos (id_requisitos) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 19


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE requisitos_pen
OWNER TO gestion;

3.13. Seguimiento
Descripcin: Es el seguimiento de cada expediente

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_seguimiento Llave primaria int


id_expediente Llave foranea de la tabla int
Expediente, para registrar el
seguimiento del expediente.
id_accion Llave foranea de la tabla accion, es int
la accion que se realiza en este
seguimiento
id_area_origen Llave foranea de la tabla area, para int
el area origen.
id_usuario_origen Llave foranea de la tabla usuario, int
para el usuario origen
id_estado_origen Llave foranea de la tabla Estado, int
para el estado origen
id_area_destino Llave foranea de la tabla area, para int
el area destino.
id_usuario_destino Llave foranea de la tabla usuario, int
para el usuario destino
id_estado_destino Llave foranea de la tabla Estado, int
para el estado destino
fecha fecha de registro del seguimiento date
hora hora de registro del seguimiento varchar(25)
detalle Detalle del seguimiento, varchar(100)
normalmente es para el rechazo y la
finalizacin
num_seguimiento El el correlativo segun el int
id_expediente.

Creacin:
CREATE TABLE seguimiento
(
id_seguimiento integer NOT NULL DEFAULT nextval('remi_sec'::regclass),
id_expediente integer,
id_accion integer,
id_area_origen integer,

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 20


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

id_usuario_origen integer,
id_estado_origen integer,
id_area_destino integer,
id_usuario_destino integer,
id_estado_destino integer,
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
detalle character varying(100),
num_seguimiento integer,
CONSTRAINT seguimiento_pkey PRIMARY KEY (id_seguimiento),
CONSTRAINT seguimiento_id_accion_fkey FOREIGN KEY (id_accion)
REFERENCES accion (id_accion) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_area_destino_fkey FOREIGN KEY (id_area_destino)
REFERENCES area (id_area) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_area_origen_fkey FOREIGN KEY (id_area_origen)
REFERENCES area (id_area) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_estado_destino_fkey FOREIGN KEY (id_estado_destino)
REFERENCES estado (id_estado) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_estado_origen_fkey FOREIGN KEY (id_estado_origen)
REFERENCES estado (id_estado) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_expediente_fkey FOREIGN KEY (id_expediente)
REFERENCES expediente (id_expediente) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_usuario_destino_fkey FOREIGN KEY (id_usuario_destino)
REFERENCES usuario (id_usuario) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION,
CONSTRAINT seguimiento_id_usuario_origen_fkey FOREIGN KEY (id_usuario_origen)
REFERENCES usuario (id_usuario) MATCH SIMPLE
ON UPDATE NO ACTION ON DELETE NO ACTION
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE seguimiento
OWNER TO gestion;

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 21


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

3.14. Tipo_documento
Descripcin: Es para el registro de los tipos de documentos

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_tipodoc Llave primarua int


nombre nombre del documento varchar(30)
tipo 0 si es normal, 1 si es multiple int
abreviatura abreviatura para el tipo de documento varchar(15)
estado 1 si esta activo, 0 si no lo est int

Creacin:

CREATE TABLE tipo_documento


(
id_tipodoc integer NOT NULL DEFAULT nextval('tipodoc_sec'::regclass),
nombre character varying(30),
tipo integer,
abreviatura character varying(5),
estado integer DEFAULT 1,
CONSTRAINT tipo_documento_pkey PRIMARY KEY (id_tipodoc)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE tipo_documento
OWNER TO gestion;

3.15. Tipo_expediente
Descripcin: Son los tipos de expedientes, para el registro de expedientes externos, segn el
documento TUPA

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_tipoexpe Llave primaria int


nombre es el nombre del tipo de expediente varchar(100)
id_area_ger Llave foranea de la tabla Area, para el int
registro de la gerencia a la cual pertenece
descripcion es ladescripcion del tipo de expediente varchar(100)
base es la base en que se sustenta este tipo de varchar(50)
expediente
id_usuario Llaver foranea de la tabla Usuario, para el int
registro del usuario creador
estado 1 si esta activo, 0 si no lo esta int

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 22


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Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

fecha la fecha de registro date


hora la hora de registro varchar(25)

Creacin:

CREATE TABLE tipo_expediente


(
id_tipoexpe integer NOT NULL DEFAULT nextval('tipo_expe_sec'::regclass),
nombre character varying(100),
id_area_ger integer,
descripcion character varying(100),
base character varying(50),
id_usuario integer,
estado integer DEFAULT 1,
fecha date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
CONSTRAINT tipo_expediente_pkey PRIMARY KEY (id_tipoexpe)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE tipo_expediente
OWNER TO gestion;

3.16. Usuario
Descripcin: Son los usuarios del sistema

Columnas:

PK Nombre Descripcin Tipo

* id_usuario Llave primaria int


dni es el dni del usuario varchar(8)
nombre_usuario es el nombre de usuario, si es un gerente, se varchar(20)
pone le prefijo G, seguido del primer nombre de
la gerencia, ejemplo: GADMINISTRACION, de
igual manera con la subgerencia:
SCONTABILIDAD, y con el empleado, la
inicial del primer nombre mas el apellido
paterno y la iniciarl del apellido materno:
GLOZADAC
contrasenia es la contrasea del usuario varchar(20)
nombre es el nombre del usuario varchar(100)
apellido_paterno es el apellido paterno varchar(100)
apellido_materno es el apellido materno varchar(100)
estado 1 se esta activado, 0 si no lo est int
fecha_reg es la fecha de registro date
hora es la hora de registro varchar(25)

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 23


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Datos Fecha: 12/02/2015

Creacin:

CREATE TABLE usuario


(
id_usuario integer NOT NULL DEFAULT nextval('usuario_sec'::regclass),
dni character varying(8) NOT NULL,
nombre_usuario character varying(20) NOT NULL,
contrasenia character varying(20) NOT NULL,
nombre character varying(100) NOT NULL,
apellido_paterno character varying(100),
apellido_materno character varying(100),
estado integer DEFAULT 1,
fecha_reg date DEFAULT ('now'::text)::date,
hora character varying(25) DEFAULT ('now'::text)::time with time zone,
CONSTRAINT usuario_pkey PRIMARY KEY (id_usuario)
)
WITH (
OIDS=FALSE
);
ALTER TABLE usuario
OWNER TO gestion;

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 24


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 31

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad Distrital
de Ancn
Diseo
Versin 2.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
12/02/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
diseo. Gabriel Lozada Chira
30/06/2015 2.0 Actualizacin y mejora de los
diagramas Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

ndice
1. Introduccin ........................................................................................................... 5
1.1. Propsito .................................................................................................................................................................... 5
1.2. Alcance....................................................................................................................................................................... 5
1.3. Definiciones, siglas y abreviaturas. ................................................................................................................. 5
1.4. Referencias ............................................................................................................................................................... 5
1.5. Visin General......................................................................................................................................................... 5
2. Diseo Arquitectnico ............................................................................................ 5
2.1. Capa Vista ................................................................................................................................................................. 6
2.2. Capa Control ............................................................................................................................................................ 6
2.3. Capa Datos ................................................................................................................................................................ 6
3. Diseo de Caso de Uso ............................................................................................ 6
3.1. Login ........................................................................................................................................................................... 6
3.2. Gestionar usuarios.................................................................................................................................................. 7
3.3. Asignar Privilegios ................................................................................................................................................ 7
3.4. Buscar usuarios ....................................................................................................................................................... 7
3.5. Gestionar gerencias ............................................................................................................................................... 7
3.6. Buscar gerencias ..................................................................................................................................................... 8
3.7. Gestionar subgerencias ........................................................................................................................................ 8
3.8. Buscar subgerencias .............................................................................................................................................. 8
3.9. Registrar expedientes externos.......................................................................................................................... 9
3.10. Gestionar tipo de expedientes ....................................................................................................................... 9
3.11. Buscar tipo de expedientes .......................................................................................................................... 10
3.12. Gestionar Remitentes .................................................................................................................................... 10
3.13. Buscar Remitentes .......................................................................................................................................... 10
3.14. Derivar expedientes guardados ................................................................................................................. 10
3.15. Consultar expedientes ................................................................................................................................... 11
3.16. Registrar expedientes internos ................................................................................................................... 11
3.17. Bandeja de entrada ......................................................................................................................................... 12
4. Clases .................................................................................................................... 13
4.1. Usuario .................................................................................................................................................................... 13
4.2. Detalle Usuario .................................................................................................................................................... 13
4.3. Privilegios .............................................................................................................................................................. 14
4.4. Area .......................................................................................................................................................................... 14
4.5. Expediente ............................................................................................................................................................. 15
4.6. Tipo_expediente .................................................................................................................................................. 16
4.7. Requisitos ............................................................................................................................................................... 16
4.8. Requisitos_expe ................................................................................................................................................... 16
4.9. Requisitos_pen ..................................................................................................................................................... 17
4.10. Documento ........................................................................................................................................................ 17
4.11. Tipo_documento ............................................................................................................................................. 18

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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.12. Remitente ........................................................................................................................................................... 18


4.13. Seguimiento ...................................................................................................................................................... 19
4.14. Accin ................................................................................................................................................................. 20
4.15. Estado .................................................................................................................................................................. 20

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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

MODELO DE DISEO
1. Introduccin

1.1. Propsito
Este documento tiene como objetivo proveer una especificacin formal del diseo del
sistema mostrando su descomposicin en mdulos y la interaccin entre las partes. El
mismo ser utilizado por los implementadores para el desarrollo.

1.2. Alcance
Este documento busca generar una especificacin formal del diseo de manera que
sea una gua la implementacin del sistema y medio de comunicacin de las
decisiones significantes del proyecto.

1.3. Definiciones, siglas y abreviaturas.


Referirse al documento Glosario.

1.4. Referencias

Documento Glosario
Documento de Caso de Uso
Documento de Descripcin de la Arquitectura

1.5. Visin General

En esta primera versin del diseo se incluye un diseo preliminar del caso de uso
definido para realizar una bsqueda.

2. Diseo Arquitectnico

La Arquitectura a utilizar ser Cliente-Servidor. Se desarrollar una sola aplicacin


integrada, en la que solo se permitir el acceso a los usuarios registrados en el
sistema y a las tareas a las cuales tengan acceso autorizado. Se emplear un solo
servidor centralizado.

La Arquitectura se realizar en cuatro capas: Vista, Bean, Service, Control y Datos.

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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

2.1. Capa Vista

La capa de vista, es la capa que se relaciona directamente con el usuario final.


Para la capa de vista se utilizar el lenguaje de maquetacin HTML, el
lenguaje para el diseo y los estilos CSS, y para las validaciones Java Script.
Adems para los diseos de interfaces, los software de diseo Illustrator y
Photoshop.

2.2. Capa Control


La capa control, es la intermediaria para llegar a la capa de Datos. Se utilizar
PHP y Java Script.

2.3. Capa Datos


Esta capa realiza las consultas a la base de datos.
Para esta capa se utilizar PHP, con una clase conexin para realizar la
conexin con la base de datos Postgres SQL. Adems en esta capa se utilizar
el lenguaje de consulta de base de datos SQL.

3. Diseo de Caso de Uso


3.1. Login
Esta interface es permite el inicio de sesin de los distintos usuarios.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

3.2. Gestionar usuarios


Esta es una funcion especial del administrador que permite el registro,
modificacin y eliminacin de usuarios para el sistema.

3.3. Asignar Privilegios


Esta ventana brinda una funcin nica del administrador, que es de asignar los
privilegios a los usuarios. Los cuales son Usuario experto, Usuario junior y
Usuario simple.

3.4. Buscar usuarios


Esta ventana permite la busqueda de los usuarios registrados en el sistema,
para su consulta por parte del administrador.

3.5. Gestionar gerencias


Esta es una funcion especial del administrador que permite el registro,
modificacin y eliminacin de las gerencias.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 7


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

3.6. Buscar gerencias


Esta ventana permite la busqueda de las Gerencias registrados en el sistema,
para su consulta por parte del administrador.

3.7. Gestionar subgerencias


Esta es una funcion especial del administrador que permite el
registro, modificacin y eliminacin de las subgerencias.

3.8. Buscar subgerencias


Esta ventana permite la busqueda de las SubGerencias registrados en el
sistema, para su consulta por parte del administrador.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 8


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

3.9. Registrar expedientes externos


Esta ventana permite el registro de expedientes externos, por parte del
remitente - contribuyente, el cual puede ser un contribuyente de la
municipalidad distrital de Ancn, o de un remitente externo de a la
municipalidad distrital de Ancn. Esta funcin solo se atribuye al usuario
experto. Es decir el usuario de mesa de partes.

3.10. Gestionar tipo de expedientes


Esta funcion es nica para el usuario experto, permite el registro de los tipos
de expedientes que se pueden registrar, por gerencia, adems de los requisitos
que se necesitan para generar cada tipo de expediente. Y todo esto segn el
documento TUPA de la municipalidad distrital de Ancn.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 9


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3.11. Buscar tipo de expedientes


Esta ventana permite la bsqueda de los tipos de expedientes registrados en el
sistema, para su consulta por parte del usuario experto.

3.12. Gestionar Remitentes


Esta ventana permite la gestin de los remitentes, los cuales se utilizarn para
el registro de expedientes externos. Esta es una funcin especial de usuario
experto.

3.13. Buscar Remitentes


Esta ventana permite la busqueda de los remitentes registrados en el sistema,
para su consulta por parte del usuario experto.

3.14. Derivar expedientes guardados


Esta ventana muestra una lista de los expedientes guardados antes de ser
derivados, para realizar su derivacin de manera masiva. Es una funcin para
todos los usuarios.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 10


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

3.15. Consultar expedientes


Esta ventana, permite consultar los expedientes, para poder realizar su
edicin, dependiendo del estado en que se encuentren. Es una funcin especial
para el usuario experto.

3.16. Registrar expedientes internos


Esta ventana permite el registro de expedientes internos, los cuales se manejan
de manera interna en la municipalidad distrital de Ancn. Esta funcin es para
todos los usuarios.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 11


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

3.17. Bandeja de entrada


Es la interface de organizacin de expedientes que tiene cada uno de los
usuarios, aqu puede ver todos los detalles de los expedientes que maneja, o a
manejado, segn un filtro de estados. tambin puede ver los documentos
ligados a los expedientes. Adems esta interface permite la recepcin de
expedientes, el rechazo de expedientes, el guardado de nuevos documentos en
los expedientes, la finalizacin de los expedientes, y la generacin de reportes.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 12


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4. Clases
4.1. Usuario

Descripcin:
Esta clase es de los usuarios del sistema
Llave Primaria: id_usuario
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.2. Detalle Usuario


Descripcin:
Son los detalles del usuario, para el registro del area a la cual pertenece
Llave Primaria: id_detalle
Llaves Secundarias: id_usuario (Usuario), id_area_ger (Area), id_are_dep
(Area)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 13


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Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.3. Privilegios
Descripcin:
Esta clase es para el registro de los privilegios de los usuarios del sistema
Llave Primaria: No tiene
Llaves Secundarias: id_usuario (Usuario)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.4. Area
Descripcin:
Esta clase es de los usuarios del sistema
Llave Primaria: id_usuario
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 14


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.5. Expediente
Descripcin:
Esta clase es de los expedientes, tanto externos como internos que se manejan
en la municipalidad distrital de Ancn
Llave Primaria: id_expediente
Llaves Secundarias: id_remitente(Remitente), id_tipo_expe
(Tipo_expediente)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 15


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.6. Tipo_expediente
Descripcin:
Esta clase es para el registro de los tipos de expedientes
Llave Primaria: id_tipoexpe
Llaves Secundarias: id_area_ger (Area), id_requisitos(Requisitos_expe),
id_usuario (Usuario)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.7. Requisitos
Descripcin:
Esta clase es para el registro de los todos los requisitos posibles
Llave Primaria: id_requisitos
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.8. Requisitos_expe
Descripcin:
Esta clase es para relacionar, los tipos de expedientes con los requisitos para
cada tipo.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 16


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

Llave Primaria: No tiene


Llaves Secundarias: id_tipoexpe (tipo_expediente), id_requisitos
(Requisitos)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.9. Requisitos_pen
Descripcin:
Esta clase es para el registro de los expedientes pendientes.
Llave Primaria: id_requipen
Llaves Secundarias: id_expediente (Expediente), id_requisito (Requisito)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.10. Documento
Descripcin:
Esta clase es para los documentos ligados a los expedientes
Llave Primaria: id_documento
Llaves Secundarias: id_expediente (Expediente), id_tipo_doc
(Tipo_documento), id_usuario (Usuario)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 17


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.11. Tipo_documento
Descripcin:
Esta clase es de los tipos de documentos
Llave Primaria: id_tipodoc
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.12. Remitente
Descripcin:
Esta clase es para los remitentes - contribuyentes de la municipalidad
Llave Primaria: id_remitente
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 18


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.13. Seguimiento
Descripcin:
Esta clase es para el seguimiento que se realiza a los expedientes
Llave Primaria: id_seguimiento
Llaves Secundarias: id_expediente (Expediente), id_accion (Accion),
id_area_origen (Area), id_usuario_origen (Usuario), id_estado_origen
(Estado), id_area_destino (Area), id_usuario_destino (Usuario),
id_estado_destino (Estado)
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 19


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Modelo de Diseo Fecha: 12/02/2015

4.14. Accin
Descripcin:
Esta clase es para las acciones que se realizan en el seguimiento
Llave Primaria: id_accion
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

4.15. Estado
Descripcin:
Esta clase es para los estados del expediente, que se registran en el
seguimiento
Llave Primaria: id_estado
Llaves Secundarias: No tiene
Atributos: Los atributos para esta clase son los siguientes:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 20


Municipalidad Distrital de
Ancn

Anexo 32
Sistema Web para el proceso de Gestin
Documental para la Municipalidad Distrital
de Ancn
Despliegue
Versin 2.0
Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Despliegue Fecha: 15/02/2015

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
15/02/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
despliegue con el respectivo Gabriel Lozada Chira
diagrama de despliegue.
25/06/2015 2.0 Mejora del diagrama de despliegue
Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Despliegue Fecha: 15/02/2015

ndice
1. Introduccin: .......................................................................................................... 4
2. Descripcin: ............................................................................................................ 4
3. Diagrama de Despliegue ......................................................................................... 5

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Despliegue Fecha: 15/02/2015

DESPLIEGUE
1. Introduccin:

Representa una vista esttica de la configuracin de tiempo de ejecucin de nodos


de procesamiento y los componentes que se ejecutan en los nodos. En otras
palabras, los diagramas de Despliegue muestran el hardware para el sistema, el
software que est instalado en ese hardware, y el middleware se utiliza para
conectar las mquinas dispares entre s.

2. Descripcin:

La Implementacin del sistema para el proceso de Gestin Documental para la


municipalidad Distrital de Ancn, se realizar con la estructura Cliente- Servidor,
adaptndonos a la estructura actual de la municipalidad.

Utilizaremos un servidor propio de la municipalidad distrital de Ancn, como


repositorio principal, los clientes sern todos los puntos terminales (computadoras)
de la municipalidad distrital de Ancn. Sabiendo que cada una de estas deben
encontrarse en la misma red del servidor.

La entrega del sistema se realizar una vez culminados los procesos de anlisis,
diseo y construccin, y con la aprobacin del administrador de la municipalidad. A
partir de la instalacin, se realizarn las respectivas pruebas, mantenimiento y
capacitaciones necesarias para su correcto uso.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Despliegue Fecha: 15/02/2015

3. Diagrama de Despliegue

El diagrama de despliegue muestra la interaccin directa del cliente con la capa de


presentacin, hacia un navegador web, este se conecta por un protocolo de conexin http
hacia el servidor, y por ltimo este se conecta por medio de un socket local, hacia la base
de datos Postgres

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


Municipalidad Distrital de Ancn

Anexo 33

Sistema Web para el proceso de Gestin


Documental para la Municipalidad Distrital de
Ancn
Glosario
Versin 1.0
Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha Versin Descripcin Autor
09/01/2015 1.0 Descripcin de los trminos usados
en la elaboracin del Proyecto. Gabriel Lozada Chira

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 1


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

ndice
1. Introduccin .................................................................................................................... 3
1.1. Propsito ........................................................................................................................................................................... 3
1.2. Alcance .............................................................................................................................................................................. 3
1.3. Organizacin del glosario ........................................................................................................................................... 3
2. Terminos en orden Alfabtico ......................................................................................... 4
2.1. Administracin: .............................................................................................................................................................. 4
2.2. Area: ................................................................................................................................................................................... 4
2.3. Base de datos: ................................................................................................................................................................. 4
2.4. Contribuyente: ................................................................................................................................................................ 4
2.5. Dependencia: ................................................................................................................................................................... 4
2.6. Gestin: ............................................................................................................................................................................. 4
2.7. Apache ............................................................................................................................................................................... 5
2.8. Documento: ...................................................................................................................................................................... 5
2.9. HTTP .................................................................................................................................................................................. 5
2.10. Eficiencia: ...................................................................................................................................................................... 5
2.11. Expediente: .................................................................................................................................................................... 6
2.12. Folios: .............................................................................................................................................................................. 6
2.13. Gerente: .......................................................................................................................................................................... 6
2.14. Gestin documental: .................................................................................................................................................. 6
2.15. Java: ................................................................................................................................................................................. 6
2.16. JDK (development kit jdk):..................................................................................................................................... 6
2.17. JVM (Java virtual Machin): .................................................................................................................................... 6
2.18. Postgres: ......................................................................................................................................................................... 7
2.19. Proceso: .......................................................................................................................................................................... 7
2.20. Proceso de Gestin Documental: .......................................................................................................................... 7
2.21. Protocolo: ....................................................................................................................................................................... 7
2.22. Remitente: ...................................................................................................................................................................... 7
2.23. Requisitos para los Tipos de Expediente: .......................................................................................................... 8
2.24. RUP:................................................................................................................................................................................. 8
2.25. Servicio:.......................................................................................................................................................................... 8
2.26. Servidor web: ............................................................................................................................................................... 8
2.27. Sistema de informacin: ........................................................................................................................................... 8
2.28. Sistema web: ................................................................................................................................................................. 8
2.29. Subgerente: .................................................................................................................................................................... 9
2.30. Tipo de Expediente: ................................................................................................................................................... 9
2.31. Tomcat: ........................................................................................................................................................................... 9
2.32. TUPA: ............................................................................................................................................................................. 9

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 2


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

GLOSARIO

1. Introduccin

En el siguiente documento se encuentran todos los trminos que se manejan en el Negocio


estudiado, dicha terminologa se ha ido recavando en el transcurso de la visin del
proyecto.
Funciona como un diccionario informal, con trminos y conceptos de la nomenclatura que
se domina. De esta forma el entendimiento de la documentacin del proyecto se hace an
ms comprensible.

1.1. Propsito

Fundamentar los trminos y conceptos que son usados frecuentemente en el


Negocio y sistema, con el objetivo de que su estudio sea ms fcil.
1.2. Alcance

Este documento servir de fundamento a todas las documentaciones a realizar, ya


que contiene toda la terminologa necesaria para entendimiento de las mismas.
1.3. Organizacin del glosario

Este documento presenta los trminos y conceptos a utilizar en el desarrollo del


proyecto, y estn organizados en orden alfabtico.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 3


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

2. Trminos en orden Alfabtico

2.1. Administracin:
La administracin como una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas y
cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a travs de los cuales se puede alcanzar propsitos comunes que
individualmente no es factible lograr.
2.2. rea:
Es una gerencia de la municipalidad distrital de Ancn.
2.3. Base de datos:
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido; una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y
debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la
mayora de las bases de datos estn en formato digital, siendo este un componente
electrnico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al
problema del almacenamiento de datos.Existen programas denominados sistemas gestores
de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a
los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, as como su
utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica.
2.4. Contribuyente:
Se define contribuyente tributario como aquella persona fsica con derechos y
obligaciones, frente a un ente pblico, derivados de los tributos. Es quien est obligado a
soportar patrimonialmente el pago de los tributos (impuestos, tasas o contribuciones
especiales), con el fin de financiar al Estado. Adems es una figura propia de las
relaciones [derecho tributario|tributarias] o de impuestos. Se determina y define en
concreto de acuerdo con la ley de cada pas. El contribuyente es, en sentido general, el
sujeto pasivo en Derecho tributario, siendo el (sujeto activo) el Estado, a travs de la
administracin.
2.5. Dependencia:
Es una subgerencia de la municipalidad Distrital de Ancn
2.6. Gestin:
es la asuncin y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso (es decir, sobre un
conjunto de actividades) lo que incluye:

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 4


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

La preocupacin por la disposicin de los recursos y estructuras necesarias para que


tenga lugar.
La coordinacin de sus actividades (y correspondientes interacciones).
La rendicin de cuentas ante el abanico de agentes interesados por los efectos que se
espera que el proceso desencadene.
Tambin se entiende por gestin al conjunto de trmites a realizar para resolver un asunto.
2.7. Apache
es un servidor web HTTP de cdigo abierto para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux,
etc.), Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la nocin de
sitio virtual, es altamente configurable, admite bases de datos de autenticacin y
negociado de contenido, aunque carece de una interfaz grfica que ayude en su
configuracin
2.8. Documento:
un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situacin o
circunstancia. Tambin se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser
utilizados para comprobar algo.
Son aquellos que conforman los expedientes, es decir el grupo de documentos genera un
expediente.
2.9. HTTP
Una de las maravillas que podemos encontrar en el mundo de los ordenadores es
justamente la posibilidad de poder conectarnos a la red de redes, pudiendo estar
conectados al instante con todas partes del mundo, obteniendo una gran cantidad de
informacin y sobre todo accediendo a una gran cantidad de aplicaciones y utilidades,
para lo cual debemos aprender un concepto bsico y muy utilizado que analizaremos a
continuacin. Cada vez que enviamos informacin a Internet estamos utilizando el
protocolo que es conocido como HTTP, siglas que en ingls significan Hypertext
Transfer Protocol, cuyo equivalente en nuestro idioma sera el de Protocolo de
Transferencia de Hipertexto, lo que nos permite navegar cmodamente por la red sin
necesidad de memorizar grandes cifras o textos ms que complicados.
Lo que permite este protocolo es justamente gestionar el Acceso a un punto remoto,
brindando entonces una especie de atajo, para lo cual tendremos asignado una Va de
Comunicacin determinada, que se otorga por el contenido de Hipertexto, es decir, la
asignacin de un texto especfico para poder hallar rpidamente un destino en la Web.

2.10. Eficiencia:
La eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos".

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 5


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Glosario Fecha: 09/01/2015

2.11. Expediente:
Es el elemento principal del proceso de gestin documental, que se conforma por el
conjunto de documentos.
2.12. Folios:
Es la cantidad de documentos fsicos y virtuales que se generan por expediente.
2.13. Gerente:
Se designa con el trmino de gerente a aquella persona que en una determinada empresa u
organizacin tiene la responsabilidad y las tareas de guiar a los dems, de ejecutar y dar
rdenes y de lograr que las cosas se hagan para poder cumplir cierta y correctamente con
el objetivo y la misin que promueve la organizacin.
2.14. Gestin documental:
La gestin documental es el rea de la gestin responsable del control eficiente y
sistemtico de la creacin, recepcin, mantenimiento y uso destruccin de documentos,
incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e informacin sobre
actividades y transacciones de la organizacin.
2.15. Java:
es un lenguaje de programacin de propsito general, concurrente, orientado a objetos
que fue diseado especficamente para tener tan pocas dependencias de implementacin
como fuera posible. Su intencin es permitir que los desarrolladores de aplicaciones
escriban el programa una vez y lo ejecuten en cualquier dispositivo (conocido en ingls
como WORA, o "write once, run anywhere"), lo que quiere decir que el cdigo que es
ejecutado en una plataforma no tiene que ser recompilado para correr en otra. Java es, a
partir de 2012, uno de los lenguajes de programacin ms populares en uso,
particularmente para aplicaciones de cliente-servidor de web, con unos 10 millones de
usuarios reportados
2.16. JDK (development kit jdk):
Es un software que provee herramientas de desarrollo para la creacin de programas en
Java. Puede instalarse en una computadora local o en una unidad de red.
En la unidad de red se pueden tener las herramientas distribuidas en varias computadoras
y trabajar como una sola aplicacin

2.17. JVM (Java virtual Machin):


Una Mquina virtual Java (en ingls Java Virtual Machine, JVM) es un programa nativo,
es decir, ejecutable en una plataforma especfica, capaz de interpretar y ejecutar
instrucciones expresadas en un cdigo binario especial (el Java bytecode), el cual es
generado por el compilador del lenguaje Java. La JVM es una de las piezas

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 6


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

fundamentales de la plataforma Java. Bsicamente se sita en un nivel superior al


Hardware del sistema sobre el que se pretende ejecutar la aplicacin, y este acta como
un puente que entiende tanto el bytecode, como el sistema sobre el que se pretende
ejecutar. As, cuando se escribe una aplicacin Java, se hace pensando que ser ejecutada
en una mquina virtual Java en concreto, siendo sta la que en ltima instancia convierte
de cdigo bytecode a cdigo nativo del dispositivo final.
2.18. Postgres:
Es un Sistema de gestin de bases de datos relacional orientado a objetos y libre,
publicado bajo la licencia BSD. Como muchos otros proyectos de cdigo abierto, el
desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una empresa y/o persona, sino que es
dirigido por una comunidad de desarrolladores que trabajan de forma desinteresada,
altruista, libre y/o apoyados pororganizaciones comerciales. Dicha comunidad es
denominada el PGDG (PostgreSQL Global Development Group).

2.19. Proceso:
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

2.20. Proceso de Gestin Documental:

El proceso de gestin de documentos es el conjunto de actividades que interactan entre


s para mantener un control eficiente y sistemtico del ciclo de vida de los documentos, se
compone de siete fases. Sin embargo, aunque se describen de forma lineal estos procesos,
sobre todo en los sistemas electrnicos, pueden realizarse a un mismo tiempo o en un
orden diferente; por ejemplo, si se trabaja con una aplicacin de archivo electrnico la
incorporacin (captura) del documento y su registro se tendrn que efectuar
simultneamente.

2.21. Protocolo:
Un protocolo puede ser un documento o una normativa que establece cmo se debe actuar
en ciertos procedimientos. De este modo, recopila conductas, acciones y tcnicas que se
consideran adecuadas ante ciertas situaciones.

2.22. Remitente:
Es aquel usuario que emite un expediente, puede ser un contribuyente propio del Distrito
de Ancn, o un usuario externo a este.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 7


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

2.23. Requisitos para los Tipos de Expediente:


Son una serie de documento obligatorios, que el remitente debe presentar para iniciar un
tipo de expediente externo especfico, estos requisitos se pueden encontrar en el
documento TUPA de la municipalidad Distrital de Ancn.

2.24. RUP:
El RUP (Proceso Unificado de Rational), es una metodologa que busca mejorar las
practicas que se implementan en el desarrollo de software, basndose en requerimientos
comprobados a nivel comercial, y que, en el mbito de oferta y demanda actual cumpla
con los requerimientos obtenidos.

2.25. Servicio:
Los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en renta o a la
venta, y que son esencialmente intangibles y no dan como resultado la propiedad de
algo.

2.26. Servidor web:


Es un programa informtico que procesa una aplicacin del lado del servidor, realizando
conexiones bidireccionales y/o unidireccionales ysncronas o asncronas con el cliente y
generando o cediendo una respuesta en cualquier lenguaje o Aplicacin del lado del
cliente. El cdigo recibido por el cliente suele sercompilado y ejecutado por un navegador
web. Para la transmisin de todos estos datos suele utilizarse algn protocolo.
Generalmente se usa el protocolo HTTP para estas comunicaciones, perteneciente a la
capa de aplicacin del modelo OSI. El trmino tambin se emplea para referirse al
ordenador que ejecuta el programa.

2.27. Sistema de informacin:


De una manera ms acertada define sistema de informacin como: conjunto de elementos
que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de
informacin pueda operar y el recurso humano que interacta con el Sistema de
Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema.

2.28. Sistema web:


es un tipo de aplicacin cliente servidor que (generalmente) utiliza el navegador web
como cliente. Los navegadores envan solicitudes a los servidores y los servidores

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 8


Sistema Web para el proceso de Gestin Documental para la Municipalidad Distrital de Ancn Versin: 1.0

Glosario Fecha: 09/01/2015

generan respuestas y las devuelven a los navegadores. Se diferencian de las aplicaciones


cliente-servidor antiguas porque hacen uso de un programa cliente en comn, es decir, el
navegador Web.

2.29. Subgerente:
un sub gerente es una persona que ocupa un cargo de gerente de segundo nivel,..es el
asistente del gerente general, en su lugar al ausentarse el gerente general. este reporta
todos los acontecimientos del da, toma decisiones, tiene las responsabilidad de las
actividades llevadas a cabo, planifica, organiza, dirige y controla actividades de su cargo,
dirige personal, resuelve conflictos, entre otros.
2.30. Tipo de Expediente:
Son los tipos de expedientes externos, que podemos encontrar en el documento TUPA de
la municipalidad Distrital de Ancn

2.31. Tomcat:
Apache Tomcat (tambin llamado Jakarta Tomcat o simplemente Tomcat) funciona como
un contenedor de servlets desarrollado bajo el proyecto Jakarta en la Apache Software
Foundation. Tomcat implementa las especificaciones de los servletsy de JavaServer Pages
(JSP) de Oracle Corporation (aunque creado por Sun Microsystems)

2.32. TUPA:
Texto Unico de Procedimientos Administrativos: Documento de gestin que contiene los
procedimientos administrativos que, por exigencia legal, deben iniciar los administrados
ante las entidades para satisfacer o ejercer sus intereses o derechos.

Confidencial <Municipalidad Distrital de Ancn>, 2015 Pg. 9