1 Funciones Bsicas de

la Hoja de Clculo

Objetivos del captulo

44 Conocer el concepto y
caractersticas de una hoja de
clculo.
44 Conocer los elementos ms
importantes de una hoja de
clculo.
44 Explicar la gestin de
documentos y la aplicacin de
formato en una hoja de clculo.
44 Interpretar las frmulas y
funciones ms importantes de
una hoja de clculo.
44 Diferenciar entre edicin e
impresin de hojas de clculo.
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El estudio de este captulo gira en torno al estudio de la hoja de clculo, elemento esencial para trabajar con
nmeros con los que realizar clculos a travs de funciones y frmulas.
El estudio de este captulo se realizar a partir de Excel, que es el programa informtico de gestin de hoja de
clculo de Microsoft. Para ello, el desarrollo de este captulo comenzar con la definicin, caractersticas y elementos
de una hoja de clculo para, a continuacin, explicar la gestin de documentos y aplicacin de formato a las hojas de
clculo.
El estudio de este captulo terminar explicando las frmulas y funciones ms sencillas con las que trabajar
en Excel. Esto se completa con una breve descripcin de las funciones de edicin e impresin de una hoja de clculo.

Figura 1.1. Hoja de clculo de Excel

1.1 EStRUCTURA Y FUNCIONES BSICAS DE UNA HOJA DE

CLCULO

1.1.1 Concepto de una hoja de clculo

La hoja de clculo es una herramienta que sirve para recoger y organizar informacin relacionada con
una gran cantidad de nmeros con los que se trabajan y se realizan clculos. Excel lleva incorporado una
serie de funciones preparadas para efectuar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos y financieros.
El programa informtico ms utilizado en la actualidad, en cuanto a hoja de clculo, es el Excel, que forma parte
del paquete Office de Microsoft.

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El estudio de este captulo se realizar a travs del programa informtico Excel.

Los programas informticos anteriores al Excel fueron Lotus 1-2-3 y Quattro Pro.

Figura 1.2. Logotipo de Microsoft Office Excel

1.1.2 Caractersticas de una hoja de clculo

Las caractersticas de una hoja de clculo son:
nn La hoja de clculo es un instrumento muy til para las personas que trabajan con nmeros.
nn La hoja de clculo sirve para tomar decisiones de los resultados que se obtienen con los nmeros.
nn La hoja de clculo rene una gran cantidad de funciones relacionadas con las Matemticas y la Estadstica.

1.1.3 Estructura de una hoja de clculo

La estructura principal de una hoja de clculo es un rea de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja
de papel cuadriculado, constituida por un nmero determinado de filas y columnas.
La interseccin de una fila y una columna se denomina celda. La celda es identificada por sus coordenadas
columna/fila, a lo que se llama direccin de celda. Primero va la columna y luego el nmero de fila.

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vocabulario

Celda activa. Es la celda que tenemos escogida con el cursor o el ratn. Es la que va resaltada en la
hoja de clculo.

De la estructura de una hoja de clculo se pueden obtener los siguientes elementos de una hoja de clculo:

nn Hoja. Es el componente fundamental de Excel que delimita el rea de trabajo.

La hoja de Excel consta de 65536 filas numeradas por el margen izquierdo y 256 columnas, que van
desde la letra A hasta la letra IV.

nn Libro. Es la unin de varias hojas que estn relacionadas entre s. En Excel suele haber tres hojas por libro.

Las hojas por libro pueden aumentarse o reducirse en funcin de las necesidades del usuario. Tambin
se les puede dar un nombre concreto o cambiar el nombre que tienen.

nn Datos. Son la informacin que contienen las distintas celdas, bien sea en forma de nmero, de texto o de
frmula.

nn Frmulas. Son aquellas que tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a la que
hace referencia cambia. Las frmulas son uno de los elementos ms importantes de Excel.

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1.1.4 Funciones bsicas de una hoja de clculo

Las funciones u operaciones bsicas de una hoja de clculo son:

nn Abrir y cerrar Excel. Se accede al programa informtico de Excel, a travs del men Inicio, haciendo clic
sobre todos los programas y pulsando la opcin de Microsoft Excel. Se cierra Excel a travs de la opcin de men
Archivo y seleccionando la opcin de salir.

nn Barras de Excel. Una vez dentro de Excel podemos encontrarnos con las siguientes barras: barra de ttulo
(es la lnea superior que nos dice en qu aplicacin y archivo estamos); barra de mens (es la que se encuentra
debajo de la barra de ttulo y en la que aparece los mens para el manejo de Excel); barras de herramientas
(se encuentran situadas justo debajo de la barra de mens y en ellas aparece las funciones de Excel que ms
se utilizan para trabajar) y la barra de estado (es aquella que se encuentra en la lnea inferior que nos indica
lo que estamos realizando en ese momento).

nn rea de datos. Es aquella que contiene la celda activa.

La definicin de celda activa se encuentra en el epgrafe 1.1.3.

nn Barras de desplazamientos. Son aquellas que se encuentran encima de la barra de estado que nos indican
hacia donde tenemos que avanzar en la hoja de clculo.

nn Seleccin de una celda. Es una opcin que sirve para introducir, modificar o eliminar datos, frmulas,
imgenes o grficos de una celda concreta. Para introducir, modificar o eliminar estos datos, frmulas, imgenes
o grficos debemos seleccionar la celda donde introducirlo, hacer clic, introducir dichos datos, frmulas,
imgenes o grficos y pulsar la tecla Enter.

nn Desplazamiento por la hoja. Es una opcin que sirve para ir por las diversas celdas y hojas a travs de la
utilizacin de diferentes botones del teclado.

EJEMPLO 1.1

Si queremos ir de la celda A1 a la celda B2 utilizaremos la tecla de las flecha de abajo y nos situaremos
en la celda A2. Despus, utilizaremos la tecla de la flecha de la derecha y nos situaremos en la celda
B2, que es la celda a la que queremos ir.

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1.2
GESTIN DE DOCUMENTOS DE UNA HOJA DE CLCULO

La gestin de documentos de una hoja de clculo conlleva llevar a cabo las siguientes acciones:

44 Guardar un documento de hoja de clculo. Esta opcin se utiliza para almacenar el trabajo realizado en
disco para poder usarlo posteriormente.

EJEMPLO 1.2

Si queremos guardar un documento de hoja de clculo por primera vez, es decir, un libro, debemos
irnos a la opcin Archivo de la barra de mens, seleccionar la opcin Guardar como, desplegar la
opcin Guardar en para guardarlo donde se desee, teclear el nombre del libro que queremos guardar
en la opcin Nombre de archivo y hacer clic en Guardar

44 Abrir un documento de hoja de clculo. Esta opcin se utiliza para recuperar el trabajo realizado en una
hoja de clculo.

EJEMPLO 1.3

Para poder abrir una hoja de clculo debemos dar a la opcin de Archivo de la barra de mens y elegir
la opcin de Abrir. Desde esta opcin desplegaremos la opcin Buscar en y seleccionaremos la hoja
de clculo deseada. Despus, seleccionaremos la opcin Abrir.

44 Escribir un documento de una hoja de clculo. Una vez que estamos en la hoja de clculo deseada nos
pondremos a escribir nmeros y letras y a trabajar con funciones y frmulas en el rea de datos.

La definicin de rea de datos se encuentra en el epgrafe 1.1.4.

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1.3
APLICACIN DE FORMATO A LAS HOJAS DE CLCULO

Para aplicar formato a las hojas de clculo se pueden utilizar las siguientes opciones:
nn Fuentes. Esta opcin sirve para poner el tipo de letra, el tamao, el estilo, el subrayado y el color para la celda
o celdas seleccionadas.

EJEMPLO 1.4

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos, desplegaremos la opcin Celdas del men Formato,
seleccionaremos Fuente, escogeremos la opcin u opciones que queramos cambiar (fuente, estilo,
tamao, subrayado, color, etc.) y haremos clic sobre Aceptar.

nn Bordes y sombreados. Esta opcin sirve para sealar los lmites de una celda, as como establecer el grosor,
el color (de la letra y del fondo de la celda) y la lnea de la celda.

EJEMPLO 1.5

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos, desplegaremos la opcin Celdas del men Formato,
seleccionaremos Bordes o Tramas, escogeremos la opcin u opciones que queramos cambiar (borde,
lnea, color, etc.) y haremos clic sobre Aceptar.

nn Altura de una fila. Con esta opcin se modifica el alto de una celda y, consecuentemente, la altura de toda
una fila.

EJEMPLO 1.6

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos, desplegaremos la opcin Fila del men Formato,
seleccionaremos Alto, escogeremos el alto de fila que queramos y haremos clic en Aceptar.

nn Anchura de una columna. Con esta opcin se modifica el ancho de una celda y, consecuentemente, la anchura
de toda una columna.

EJEMPLO 1.7

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos, desplegaremos la opcin Columna del men
Formato, seleccionaremos Ancho, escogeremos el ancho de columna que queramos y haremos clic
en Aceptar.

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1.4
UTILIZACIN DE FRMULAS Y FUNCIONES SENCILLAS

1.4.1 Frmulas sencillas de Excel

Las frmulas son aquellas que nos permiten obtener resultados sobre un conjunto de datos numricos o de texto.
Las frmulas sencillas de Excel son:
nn Suma. Esta frmula sirve para sumar nmeros de dos o ms celdas. Se representa con el signo +.

EJEMPLO 1.8

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 50 y colocamos sobre la celda A2 el nmero 40. A continuacin,
escribimos en la celda A3 lo siguiente: =A1+A2 y le damos a Enter. Nos tendr que salir 90, que es
el resultado de sumar las celdas A1 y A2.

El signo igual (=) se debe colocar siempre antes de escribir la correspondiente frmula.

nn Resta. Esta frmula sirve para restar nmeros de dos o ms celdas. Se representa con el signo -.

EJEMPLO 1.9

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 90 y colocamos sobre la celda A2 el nmero 50. A continuacin,
escribimos en la celda A3 lo siguiente: =A1-A2 y le damos a Enter. Nos tendr que salir 40, que es
el resultado de restar las celdas A1 y A2.

nn Multiplicacin. Esta frmula sirve para multiplicar el nmero de una celda con el nmero de otra celda. Se
representa con el signo *.

EJEMPLO 1.10

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 7 y colocamos sobre la celda A2 el nmero 8. A continuacin,

escribimos en la celda A3 lo siguiente: =A1*A2 y le damos a Enter. Nos tendr que salir 56, que es
el resultado de multiplicar las celdas A1 y A2.

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nn Divisin. Esta frmula sirve para dividir el nmero de una celda con el nmero de otra celda. Se representa
con el signo /.

EJEMPLO 1.11

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 40 y colocamos sobre la celda A2 el nmero 10. A continuacin,
escribimos en la celda A3 lo siguiente: =A1/A2 y le damos a Enter. Nos tendr que salir 4, que es el
resultado de dividir las celdas A1 y A2.

1.4.2 Funciones sencillas de Excel

Las funciones son aquellas que nos permiten generar operaciones difciles a partir de unos determinados datos.
Con las funciones se simplifica y acorta las frmulas.
Las funciones sencillas de Excel son:
nn Suma. Es una funcin que sirve para sumar dos o ms celdas.

EJEMPLO 1.12

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 20, colocamos sobre la celda A2 el nmero 70 y sobre la celda
A3 el nmero 30. A continuacin, escribimos en la celda A4 lo siguiente: =SUMA(A1;A3) y le damos
a Enter. Nos tendr que salir 120, que es el resultado de sumar las celdas A1, A2 y A3.

Para escribir cualquier funcin hay que utilizar el siguiente formato:
=NOMBRE DE LA FUNCIN(CELDA INICIAL;CELDA FINAL)

nn Promedio. Es una funcin que sirve para sacar la media aritmtica de dos o ms celdas.

EJEMPLO 1.13

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 6, colocamos sobre la celda A2 el nmero 5 y sobre la celda
A3 el nmero 4. A continuacin, escribimos en la celda A4 lo siguiente: =PROMEDIO(A1;A3) y le
damos a Enter. Nos tendr que salir 5, que es el resultado de hacer la media aritmtica de las celdas
A1, A2 y A3.

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nn Max. Es una funcin que sirve para elegir el valor mximo de dos o ms celdas.

EJEMPLO 1.14

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 8, colocamos sobre la celda A2 el nmero 7 y sobre la celda
A3 el nmero 6. A continuacin, escribimos en la celda A4 lo siguiente: =MAX(A1;A3) y le damos a
Enter. Nos tendr que salir 8, que es el valor mximo de las celdas A1, A2 y A3.

nn Min. Es una funcin que sirve para elegir el valor mnimo de dos o ms celdas.

EJEMPLO 1.15

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 8, colocamos sobre la celda A2 el nmero 7 y sobre la celda
A3 el nmero 6. A continuacin, escribimos en la celda A4 lo siguiente: =MIN(A1;A3) y le damos a
Enter. Nos tendr que salir 6, que es el valor mnimo de las celdas A1, A2 y A3.

nn Contar. Es una funcin que sirve para contar el nmero de celdas que contienen nmeros.

EJEMPLO 1.16

Colocamos sobre la celda A1 el nmero 8, colocamos sobre la celda A2 el nmero 7 y sobre la celda
A3 el nmero 6. A continuacin, escribimos en la celda A4 lo siguiente: =CONTAR(A1;A3) y le damos
a Enter. Nos tendr que salir 3, que es la suma de las celdas con nmeros que hay entre las celdas
A1, A2 y A3.

1.5
EDICIN DE HOJAS DE CLCULO
La edicin de hojas de clculo se compone de las siguientes funciones:
nn Mover una hoja de clculo. Es una funcin que sirve para cambiar los datos de una celda o varias celdas a
otra celda o celdas de la misma o diferente hoja de clculo.

EJEMPLO 1.17

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos mover, desplegaremos la opcin Cortar del men
Edicin, nos situaremos sobre la nueva celda o nuevas celdas a mover y desplegaremos la opcin
Pegar del men Edicin.

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 RA-MA 1 n FUNCIONES BSICAS DE LA HOJA DE CLCULO

nn Copiar una hoja de clculo. Es una funcin que sirve para copiar los datos de una celda o varias celdas en
otra celda o celdas de la misma o diferente hoja de clculo.

EJEMPLO 1.18

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos mover, desplegaremos la opcin Copiar del men
Edicin, nos situaremos sobre la nueva celda o nuevas celdas a copiar y desplegaremos la opcin
Pegar del men Edicin.

Estas opciones de mover y copiar una hoja de clculo tambin se puede realizar con el men contextual
que aparece al hacer clic sobre el botn derecho.

1.6
IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO

La impresin de una hoja de clculo es una opcin que sirve para obtener una o varias copias en papel de todas o
de alguna de las hojas de clculo que se encuentren abiertas.

EJEMPLO 1.19

Seleccionaremos la celda o celdas que queramos imprimir, desplegaremos la opcin Imprimir del
men Archivo, seleccionaremos la opcin Imprimir el nmero de copias que queramos y
haremos clic en Aceptar.

19
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ACTIVIDADES 1.1
(( Qu es una hoja de clculo?
(( Diferencie entre celda y celda activa.
(( Cul es la opcin que se utiliza para almacenar el trabajo realizado con una hoja de clculo en el disco?
(( Qu son las frmulas?
(( Para qu sirve la funcin promedio?
(( De qu funciones se compone la edicin de una hoja de clculo?
(( Cules son las frmulas sencillas de Excel estudiadas en este captulo?
(( Si quiere cambiar el color del fondo de una celda, qu formato aplicara?
(( Si quiere cambiar el tipo de letra de una celda, qu formato aplicara?
(( Cul es la opcin que sirve para ir por las diversas celdas y hojas de clculo?

1.7
CASO PRCTICO

A B C D
1 20 30 10 60
2 15 40 25 3
3 8 7 9 8
4 3 4 5 3
5 8 6 10 8

A partir de la tabla, escribir las frmulas en Excel en la columna D para que salgan los resultados que se ponen,
sabiendo que:
44 En la casilla D1 se trata de sumar las casillas A1, B1 y C1.
44 En la casilla D2 se trata de saber el nmero de celdas que hay entre las casillas A2 y C2.
44 En la casilla D3 se trata de obtener el valor mximo entre las celdas A3 y D3.
44 En la casilla D4 se trata de obtener el valor mximo entre las casillas A4 y D4.
44 En la casilla D5 se trata de obtener la media aritmtica entre las casillas A5 y C5.

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2 RESUMEN DEL captulo

El estudio de este captulo ha girado en torno al estudio de la hoja de clculo a travs de uno de sus
programas informticos ms conocidos (Excel).
El estudio de la hoja de clculo ha comenzado a partir del estudio del concepto y principales
elementos y caractersticas de una hoja de clculo.
Tambin se han estudiado opciones de inters para la hoja de clculo, como la gestin de documentos,
la aplicacin de formato y la edicin e impresin.
Uno de los puntos ms importantes del estudio de este captulo ha sido describir las principales
frmulas y funciones que se utilizan en Excel.

2 ejercicios propuestos

n 1. n 6.
Para qu sirve la opcin de imprimir una hoja de
Cul es el elemento de Excel que delimita el rea
de trabajo? Cmo se llama la unin de varias hojas clculo?
relacionadas entre s? n 7.
Si quiere cambiar el color de una celda, qu for-
n 2. Enumere las barras de Excel. mato aplicara?

n 3. n 8.
Cmo se llama el rea que contiene la celda acti-
Cul es la opcin que se utiliza para recuperar el
trabajo que se realiza en una hoja de clculo? va?

n 4. n 9. A travs de que men se accede a Excel?

Qu signo se debe poner siempre antes de cual-
quier frmula? n 10. A travs de que men se sale de Excel?
n 5. Qu son las funciones?

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2 test de conocimientos

1
Cul es el programa informtico de hojas de clculo
que ms se utiliza en la actualidad?
a) Lotus 1-2-3.
6
La funcin de Excel que sirve para contar el nmero
de celdas es:
a) Max.
b) Quattro Pro. b) Min.
c) Excel. c) Contar.

2
Los elementos de una hoja de clculo son:
a) Hoja, rea de trabajo, datos y frmulas.
7
La funcin de Excel que sirve para obtener la media
aritmtica de dos o ms celdas es:
a) Contar.
b) Hoja, libro, datos y frmulas. b) Suma.
c) Hoja, libro, rea de trabajo y frmulas. c) Promedio.

3
Las opciones para aplicar formato a las hojas de
clculo son:
a) Fuentes, bordes y sombreado, altura de una fila y
8
Las funciones de Excel estudiadas en este captulo
son:
a) Suma, Promedio y Contar.
anchura de una columna. b) Max y Min.
b) Fuentes, altura de una fila y anchura de una c) Todas las establecidas en los puntos a y b.
columna.
c) Bordes y sombreado, altura de una fila y anchura
de una columna. 9
La divisin en Excel se representa con el signo:
a) *

4
La funcin de Excel que sirve para elegir el valor
mximo de dos o ms celdas es:
a) Max.
b) /
c) :

b) Min.
c) Contar. 10
a) *
La multiplicacin en Excel se representa con
el signo:

5
La funcin de Excel que sirve para elegir el valor
mnimo de dos o ms celdas es:
a) Max.
b) /
c) :

b) Min.
c) Contar.

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