ADMINISTRACION de RECURSOS 2008

ADMINISTRACION de HARDWARE y SOFTWARE

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INDICE

1. OBJETIVO.

2. ALCANCE

3. JUSTIFICACION de la ADMINISTRACION

4. ESTRATEGIAS a UTILIZAR

5. PROGRAMAS de TRABAJOS

6. RECURSOS NECESARIOS

7. PLAN de ACTIVIDADES

8. DESARROLLO del PLAN

9. ANEXOS

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1. OBJETIVO

Establecer una guia metodolgica para desarrollar los procesos de

administracin que deben llevar a cabo las organizaciones en materia de
Software (Sistemas Operativos, Software y Aplicaciones) y de Hardware
(Servidores Computadoras, Redes y Comunicaciones).

2. ALCANCE

Involucra todas las dependencias de las organizaciones que requieren

utilizacin de tecnologa de informacin, compra de Software, compra y/o
reparacin de Hardware, (Finanzas o Auditoria, Compras y/o Proveedores
Legales, Recursos Humanos y Administracin).

3. JUSTIFICACION de la ADMINISTRACION

Cuando planeamos y definimos estrategias adecuadas para la

implantacin, uso y crecimiento de la Tecnologa de Informacin debemos
tener presente que nos involucramos en un proceso de administracin.

En consecuencia, la administracin de la tecnologa de informacin

tiene que ver con la forma en que planeamos, organizamos, dirigimos y
controlamos nuestros bienes informticos de tal suerte que todos los
costos involucrados (adquisicin, mantenimiento, capacitacin, uso,
infraestructura, etc.) sean optimizados.

As entonces, cuando la inversin en tecnologa de informacin se

hace necesaria para la organizacin, la optimizacin de los costos
involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos
informticos debe convertirse en una prioridad para la misma.

Por lo tanto, la poltica de administracin de recursos informticos

conlleva una seria responsabilidad, pues la inversin no termina con la
adquisicin del recurso, pues la infraestructura tecnolgica, la preparacin
del recurso humano que utiliza la tecnologa y el mantenimiento de la misma
son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida til del
recurso. Sin embargo, en nuestro pas la vida til del equipo puede ser un
poco ms larga, de 4 a 5 aos, aunque con el avance tan rpido de la
tecnologa este tiempo se est reduciendo.

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Cuando el ciclo de vida til del recurso informtico termina, una

organizacin debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de
nueva tecnologa. Estas estrategias deben permitir de alguna manera,
optimizar el costo total de la tecnologa de informacin, y adems deben
incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversin en
tecnologa y el subsiguiente retorno de la inversin.

4. . ESTRATEGIAS a UTILIZAR

Uso de Tecnologas de Informacin

Existen ocho estrategias que justifican la implantacin de una

administracin de tecnologa de informacin:

1. Alineacin: Inversiones en tecnologa de informacin alineadas con la

estrategia general de la organizacin. Este es un punto
importantsimo a la hora de controlar el cumplimiento de las polticas
de la organizacin.

2. Administracin: Control a travs de polticas y procedimientos

formalmente definidos para el buen uso de tecnologas de
informacin. En este aspecto se debe ser estricto por cuanto hay
usuarios que tratan de evadir esta norma con perjuicios para la
organizacin-

3. Competitividad: Utilizacin de la Tecnologa de Informacin como

ventaja competitiva. Hoy en dia el mercado del rubro que sea
demanda cada de mas y mejores servicios.

4. Costo Total de la Tecnologa de Informacin : Reduccin del costo

total de la tecnologa de informacin utilizada mediante iniciativas
que promuevan el uso de estndares. Tiene que ver con los puntos 1 y
2, y la relacin costo/beneficio.

5. Personal: Poner nfasis en la retencin de su personal. Las

condiciones laborales que afectar ms al rea de TI que a otras
reas de la organizacin, aumentando la presin sobre la gente.

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6. Otras reas: Obtener el apoyo de los responsables de otras reas

de la organizacin para los proyectos de TI. Este punto es clave sin el
cual se llega a una desorden total.

7. Importancia: Lograr que el rea de TI sea considerada estratgica y

no solamente operativa. Este un punto en el cual los responsables de
las reas de sistema deben centrar la atencin.

8. Alcances: Es vital para la Administracin de Tecnologas de

Informacin, definir los alcances de la capacitacin con el fin de
establecer claramente que tecnologas se debern desarrollar y
administrar.

5. PROGRAMAS de TRABAJOS

Para el desarrollo del Plan de administracin de Tecnologas de

Informacin, se cuenta con cuatro programas operativos, los cuales se
enuncian a continuacin:

1. Administracin de Hardware

La administracin del hardware se basa en el control del inventario de

hardware, y puede realizarse en forma bsica, media o avanzada y puede
requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de
control que se desea obtener.

Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware

en la organizacin. El inventario de hardware debe incluir un listado
completo de todos los componentes de la red incluyendo PC's, Servidores,
perifricos y dispositivos de red y de comunicaciones.

La informacin del inventario incluye identificacin relevante

(nmeros de serie, nmeros de inventario, cdigos de barra, etc.) de cada
componente de PC's, Servidores, perifricos y hardware de la red. Adems
de lo anterior es conveniente mantener un historial de los aspectos
financieros (registros de adquisicin, arrendamiento, seguros, depreciacin)
fsicos (movimientos, adiciones, cambios) y tcnicos (reparaciones fechas
elementos).

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a. Equipo
b. Marca
c. Modelo
d. Tipo (servidor, computadora, concentrador, impresora, switch,
etc.)
e. Nmeros de serie,
f. Nmeros de inventario,
g. Cdigos de barra, etc.

La administracin del espacio en disco en la red: Consiste en

monitorear constantemente la informacin residente en los discos duros del
servidor o de las PC's de la organizacin. Existe mucha informacin que no
es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco
y que todo usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. Por
ejemplo notas de e-mail, archivos de caractersticas singulares, fotos,
imgenes, tarjetas electrnicas de felicitacin, los famosos tapices y
protectores de pantalla, adems de toda aquella informacin que NO es
informacin de negocio.

El beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita

que estemos actualizando continuamente las PC's con discos duros de mayor
capacidad y la realizacin de inversiones innecesarias.
El conocido comentario por parte del usuario "Necesito mayor capacidad en
disco o ms memoria" de ahora en adelante debe ser justificado antes de
instalarle un nuevo disco o mayor capacidad de memoria. La impresin es
otro punto de alto costo en papel y consumibles, por lo que se deben
optimizar la utilizacin de las impresoras.

2. Administracin de Software

La economa digital actual

El software comercial resulta indispensable para cualquier

organizacin ya sea pequea o grande gracias al software la empresa se
vuelve mas eficiente, los trabajadores son mas productivos y se puede
aprovechar todos los beneficios como por ejemplo el comercio electrnico.

Pero para sacar el mayor provecho del software se. debe administrar
correctamente, tal cual como se hara con otro activo de valor de la
organizacin. La administracin deficiente de los programa de software

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priva a la organizacin del valor total de la productividad y la eficacia del

software.

La administracin de los programas de software de la organizacin

como un activo valioso tiene sus ventajas, debido que representa un 25 %
del presupuesto de tecnologa de informacin de la organizacin, es
importante controlar la adquisicin y actualizacin puede implicar ahorros
tambin en materia de hardware. Al instalar los programas en las PC de los
empleados que los necesitan, se puede evitar actualizar agregar o
reemplazar el hardware de aquellos empleados que no necesitan capacidad
adicional.

La Administracin de Software es la funcin que permite asegurar a

la organizacin el cumplimiento de las licencias del software que se tiene
instalado as como el buen uso que se haga del mismo y su ubicacin e
identificacin en cada PCs. Los elementos que intervienen en una buena
administracin de software son:

a. Control de las aplicaciones y versiones de software

Generalmente utilizado para procesos de migracin y

actualizacin. Consiste en llevar un control de las aplicaciones que
estn instaladas en la organizacin de tal modo que cuando exista la
necesidad de cambiar a una nueva versin o aplicar algunos "parches"
al software que presenta problemas se pueda realizar de manera
uniforme.

Al ser el software un bien en el que se invierten grandes

cantidades de dinero se hace muy importante poderlo controlar. En
los aos recientes, el gasto en tecnologas de informacin ha
trasladado su nfasis del hardware al software provocando que la
relacin entre el primero y el segundo que en un principio era de 32 %
haya pasado a ser de un 40 %, por lo que cuando se quiera comprar un
paquete de software o se haga un desarrollo de software medida
interno o subcontratado las organizaciones necesitan controlar esta
inversin.

El beneficio que se obtiene con un buen control de versiones

por ejemplo lo observamos en los procesos de actualizacin de

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licencias pues se puede planear de mejor forma las inversiones en
adquisicin de licencias de software y con ello optimizar los costos.

b. Auditoria de Software

La auditoria de software permite evaluar el grado de

exposicin en el que se encuentra una organizacin con respecto al
software que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes
licencias de uso. Se respetarn los derechos de autor, por lo tanto
todo el software que se utilice deber ser legal y contar con la
licencia vigente respectiva. Se asignar a cada persona el software
necesario de acuerdo con sus funciones. Ser obligacin del propio
usuario utilizar o conservar en su equipo nicamente software
autorizado, en tal sentido firmara conformidad al respecto.

Los beneficios que se obtienen son la eliminacin del riesgo de

enfrentar demandas civiles y penales por tener software sin la
correspondiente licencia. As tambin permite conocer cmo se llevan
a cabo los controles definidos para la administracin del software.

c. Medicin de utilizacin del software

"Lo que no se puede medir. No se puede controlar". La

importancia de conocer el uso que se le esta dando al software
permite saber si hay retorno de la inversin realizada. El comprar
licencias de software sin analizar el uso que se le va a dar puede ser
causa de que los costos de adquisicin se eleven.

3. La definicin de estndares, polticas y procedimientos

Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra sustentado a

travs de estndares, polticas y procedimientos de control, de nada
servirn los esfuerzos realizados. Dentro de los estndares se
pueden definir aquellos relativos al uso de software de base
(sistemas operativos), software de oficina (paquetes administrativos,
hojas de clculo, procesadores de texto, etc.), y software de red.
Aplicaciones institucionales.

De las polticas, se pueden definir polticas de uso de software

entre otras y de los procedimientos, se pueden incluir aquellos
relativos al proceso de adquisicin de licencias, instalacin de

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software, de hardware y actualizacin. Todo lo anterior debe ser
soportado por un buen plan de concientizacin que comunique de
manera efectiva y responsable.

Piratera de Software

Es el uso y copia del software sin el permiso del dueo o

desarrollador, los casos ms comunes de piratera son:

a. Adquirir una licencia de software e instalarla en varios equipos,

cuando los trminos de la licencia no lo permite.

b. Descargar software comercial de Internet

c. Compra de upgrade sin la licencia base

d. Compra de equipos con software preinstalado sin documentacin

e. Compra de licencias OEM sin el hardware correspondiente

f. Copia o duplicacin de software sin autorizacin

Consecuencias

Utilizar software sin licencia no solo afecta a la industria del

software sino tambin representa un riesgo para los usuarios a saber:

a. Aumenta la posibilidad que el software no funciones

correctamente

b. Se pierde el soporte de acceso al cliente, actualizaciones

documentacin tecnica, entrenamiento y parche.

c. Aumenta el riesgo de virus que afecta informacin importante

d. Estar sujeto a multas por infringir la leyes de propiedad

intelectual

e. Riesgo potencial de publicidad negativa para la organizacin

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Riesgos

Es importante educar a los empleados acerca del rol que juega

a la hora de proteger de violaciones a la seguridad informtica,
recordando la importancia de algunos consejos sobre la seguridad:

Instalar un programa antivirus: Asegurar que todas las PC tienen

instalado un programa antivirus y que la opcin de la actualizacin
automtica este activada.

Instalar un Firewall o sistema de seguridad: El sistema Firewall

evita el acceso no autorizado a las PC y el uso por parte de
Hackers.

Contraseas: Cambiar las contrasea de las PC como mximo cada

120 das y asegurar que sean confiable y que contengan nmeros y
smbolos

Comunicacin con los empleados: Hablar con los empleados a los

efectos de la importancia de la seguridad informtica en la
organizacin.

Licencia de software

Es el derecho de instalar y usar un software. Es un derecho

perpetuo.

Tipos de licencias:

Single licenses
Volumen licenses
Por escritorio o dispositivo
Por uso recurrentes
Por servidor
Por cliente que accede a un servidor
Licencia Beta

4. Desarrollo de Recursos Humanos

La Mejora del Personal es parte fundamental dentro de la

estrategia de administracin de tecnologa de informacin. En ella

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intervienen tanto la capacitacin del usuario y el personal de sistemas
como la motivacin del personal de soporte a usuarios.
Capacitacin del Usuario.
Un usuario bien capacitado depender menos del apoyo del
personal de soporte de sistemas y por lo tanto tendr la capacidad
para explotar al mximo las herramientas que se le asignaron para
llevar a cabo su labor. Por otro lado, los tiempos de demora
ocasionados por auxiliar a sus compaeros se vern minimizados y la
productividad se incrementar de forma substancial. Para poder
llevar a cabo lo anterior y realizarlo de manera exitosa es
conveniente definir un programa de capacitacin para los usuarios que
harn uso de los activos informticos.
Este plan de capacitacin debe incluir entre otros: Cursos de
concientizacin, curso bsico de introduccin a la informtica, de uso
de aplicaciones de oficina (procesadores de texto, hojas de clculo,
presentaciones, correo electrnico, etc), de aplicaciones de propsito
especfico entre otras ms.

El programa de capacitacin debe de ser diseado de forma tal

que le permita al usuario adquirir las competencias necesarias para
hacer uso adecuado y efectivo de las herramientas. Algo importante a
recordar es que los usuarios slo asistan a los cursos indispensables
para llevar a cabo su labor y no a todos los que se proporcionen en la
organizacin. El curso de concientizacin debe involucrar una
induccin a las polticas de la empresa respecto al uso del activo
informtico, los estndares, los derechos y obligaciones as como de
los procedimientos existentes para la solicitud, asignacin, cambio y
movimiento de activo informtico.

Otro aspecto importante es poner en conocimiento cmo

funciona la mesa de ayuda para el reporte y manejo de incidentes a
travs del personal de soporte a usuarios. Por otro lado las prcticas
de buen uso deben ser reforzadas con una campaa peridica a travs
de mensajes, folletos, memos y plticas de responsabilidad.

Capacitacin del Personal de sistemas

Al igual que con la capacitacin al usuario final un programa

efectivo de capacitacin dirigido al personal de sistemas permitir
que stos adquieran las competencias indispensables para dar soporte

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a los usuarios. Mientras mejor capacitados estn, el tiempo de
respuesta ante una contingencia ser ms rpido y los tiempos de
cada del equipo y demora de la actividad del usuario sern reducidos.

Este programa de capacitacin debe ser reforzado por un

programa motivacional que mantenga activa la actitud de servicio del
personal de soporte hacia los usuarios, pues muchas veces esta
actividad provoca tensin y requiere de mucha paciencia y
relajamiento.

Supervisin y Evaluacin

Este programa est diseado para dar seguimiento y evaluar el

trabajo realizado a travs de los otros cuatro programas operativos
de trabajo.

6. RECURSOS NECESARIOS

Programas de Trabajos
Tipo de Desarrollo
Recurso Administracin Administracin de Supervisin
de Hardware de Software Rec. y Evaluacin
Humanos
Personal
encargado
de
Humanos supervisar y
evaluar los
otros
programas
Financieros Asignacin de Asignacin de Asignacin
presupuesto presupuesto de
para compra para compra presupuesto
de todo el de todo el para pago
Hardware Software de
necesario necesario instructores
(computadoras, necesarios
servidores,
comunicacin)
Contrato para
conexin a

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Internet
Materiales Equipo de
y equipos conexin,
comunicacin y
mantenimiento
requerido

Informacin Acceso a Informacin Informacin Informacin

Internet sobre las sobre los generada
necesidades cursos a por los
de software y impartir al otros tres
licencias, para personal de programas,
su compra Sistemas y para ser
a los evaluada
usuarios

7. DESARROLLO del PLAN

Formacin del equipo de trabajo

La primera vez que se implementa el plan de administracin de

tecnologa de informacin o manejo de Hardware y software es
crtico ganar el consenso y el apoyo de toda la organizacin en
especial del nivel ejecutivo; de otra manera el rea de sistemas asume
unilateralmente todo el riesgo.

La forma de evitar este problema es comprometer empleados

de diferentes reas para la formacin del equipo de trabajo; el
nmero de miembros del equipo puede variar segn la organizacin
pero lo recomendable es no ms de 10 ni menos de 5 integrantes.

Existen roles mnimos que deben ser cubiertos:

Un representante de la alta gerencia
Al menos dos integrantes del rea de sistemas
Un representante de las siguientes reas:
o Finanzas o Auditoria
o Compras y/o Proveedores
o Legales
o Recursos Humanos
o Administracin

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Antes de desarrollar el plan de administracin del hardware y
software, las necesidades de la organizacin debe estar claramente
definida y que el rea de sistemas utilizar el plan como vehiculo de
comunicacin para compartir su misin con la gerencia y las otras
reas.
La principal preocupacin del equipo de trabajo es preparar el
borrador del plan pero es importante nombrar a un responsable que
coordine todas y cada una de las actividades; al margen de que en
particular cada miembro del equipo debe revisar las comunicaciones
que sern divulgadas al resto de los empleados de la organizacin, con
esta informacin ser necesario ver que cambios son necesarios
realizar y la forma en que sern implementados.

Escribir el Plan

Lo ms importante es que la escritura del plan resulte con

descripciones sencillas y cortas para que las personas que tengan que
leerlo se tomen el tiempo y que luego para un mayor detalle recurran
a los anexos. El plan sin los anexos no deben se no mas de 20 paginas
con el objetivo de que sean 10, debe estar en espacios sencillos con
amplio margen y muchos subttulos y una sola pagina por hoja.
Diferentes miembros del equipo pueden se asignados a cada seccin y
el coordinador que concentre los esfuerzos en la realizacin del
documento.

Presentacin del plan

Una vez terminado e impreso el plan se debe programar su

presentacin a la gerencia, la cual no debe llevar ms de 30 a 60
minutos y en un lugar adecuado para evitar la distraccin, seguir el
ordenamiento del escrito y ampliar con la ayuda de los anexos y al
final de la presentacin dejar un espacio para las preguntas.

Recuerde que el objetivo de la presentacin del plan es obtener

su aprobacin y el apoyo necesario de la alta gerencia para luego
coordinar con las otras reas la concrecin del mismo.

Acciones correctivas

Algunas acciones correctivas estn identificadas en el plan

como a corto plazo y otras que requieren de esfuerzos continuos. Por

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ejemplo versiones desactualizadas de software o la eliminacin de
software no autorizados o la actualizacin de hardware.

Las acciones correctivas pueden involucrar la definicin de

nuevas polticas o el cambio estructural en el proceso de adquisicin y
distribucin de hardware y software.

En otros casos se necesita de acciones como las siguientes:

Destruir las copia ilegales
Reasignar software y hardware
Implementar controles para el cumplimiento de normas, Etc.

Una vez que el equipo de trabajo ha escrito el plan, ha logrado

su aprobacin e iniciar su implementaron y se adapto la acciones
correctivas el trabajo no se ha terminado, la administracin del
hardware y software es continuo monitoreando la inversin para que
los beneficios del efectivo manejo de hardware y software se
reflejen en el presente y continen el futuro, recordando lo
expresado en el punto 3 Justificacin de la Administracin.

Plan de actividades

Una vez terminada la etapa inicial, se requiere que el rea de

Sistemas sea la nica instancia para dar mantenimiento al control de
hardware y software, en coordinacin con el rea Administrativa
para los efectos de nmeros de inventario y resguardos.

Cada ao se deber actualizar los movimientos de hardware y

software ocurridos. El rea Financiera deber aprovisionar los
recursos financieros para el ejercicio.

Res Perodo anual

ACTIVIDADES E F M A M J J A S O N D
1.- Realizar visitas de AS
inspeccin de hardware y
software
2.-Realizar levantamiento de AS
datos de servidores
3.-Realizar levantamiento de AS
datos de computadoras

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4.- Desarrollar un inventario AS
de hardware y software.
7.- Generar una BD para AS
hacer el seguimiento de toda
la tecnologa de informacin
8.-Revisar resguardos AS
existentes de BD
9.- Generar resguardos AS
necesarios para proteccin
de la informacin.
10.- Analizar la pertinencia AS
del hardware
11.- Desarrollar proyecto de AS
inversin para compra o AA
actualizacin de Tecnologa
de Informacin.
12.- Entregar proyecto de AS
inversin al rea de Finanzas
13.- Integrar proyecto de AF
inversin en Presupuesto y
Programa de Adquisicin de
Tecnologa de Informacin
AS: Analista de Sistemas, AA: Analista Administrativo, AF: Analista
Financiero

8. ANEXOS

Definiciones

Sistema Operativo
Conjunto de programas o software destinado a permitir la
comunicacin del usuarios con la computadora y su recursos. Comienza
a trabajar cuando se enciende el computador gestionando el hardware
desde los niveles ms bsicos.

Software
Es la parte lgica de la computara, esto es el conjunto de
programas que pueden ejecutar el hardware para la realizacin de las
tareas de computacin a las que se destina. Es el conjunto de
instrucciones que permite la utilizacin del equipo.

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Aplicacin
Programas que permiten la interaccin entre el usuario final y
la computadora y/o servidor.

Direccin IP
Direccin lgica que identifica una computadora en la red y la
hace nica, permitiendo la comunicacin a todos los servicios de la red
de la organizacin. Estas direcciones se asignar a los proveedores de
servicios de Internet, quienes a su vez le asignan un nmero a cada
clientes cuando se conecta a Internet. Es a travs de esta direccin
que se determinan los orgenes de los mensajes en la red.

Direccin MAC
Es la identificacin fsica, nica de cada tarjeta de la red de
computadoras.

FireWalls
Conjunto de elementos de software y hardware que permite la
proteccin de servicios determinados, por medio de barrera lgicas,
el acceso a una red o servicios de la misma. Su fin es proteger la
informacin de accesos no autorizados reflejando tcnicamente las
polticas de red de una organizacin.

Hardware
Conjunto de elementos fsicos y dispositivos que componen una
tecnologa.

Motor de Base de Datos

Sistema que permite almacenar sistemticamente, datos para
la consulta, ordenamiento y actualizacin.

Puerto
Punto de conexin en Switch, Router o Hub donde llegar la
computadora.

Red
Se utiliza como sinnimo de Internet.

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Servidor
Computadora que ofrece servicios de red orientado a clientes
determinados con el fin de que interacten con el sistema y tenga la
informacin necesaria.

Switch
Dispositivos de interconexin de computadoras que realiza
filtrado con relacin

WAN
Red de rea extendida: Una red informtica que abarca un rea
geogrficamente grande, consiste una o ms red de rea local LAN se
conectan a travs de redes pblicas como el sistema telefnico,
tambin lo pueden hacer por satlite o por onda de radio.

OEM
Las licencias de tipo OEM (fabricante de equipos originales)
corresponde a ciertos programas de software que se distribuyen
generalmente en equipos nuevos.

Peer to Peer (P2P)

La tecnologa (P2P) permite a los usuarios ubicar compartir y
distribuir informacin entre estaciones de trabajo PC, sin
necesidades de conectarse a un servidor central.

Modem
Dispositivo a programa que permite trasmitir informacin a
travs de lneas telefnicas o cable.

Fuentes bibliogrficas:

Universidad Americana de Acapulco: PLAN de DESARROLLO

de TECNOLOGIA de INFORMACION.

UPAED: POLTICA de ADQUISICION Y ADMINISTRACION

de HARDWARE y SOFTWARE.

Universidad del Valle: AREA de CALIDAD Y

MEJORAMIENTO.

Bearing Point: ADMINISTRACION de ACTIVOS de SOFTWARE.

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